training for trainers module
TRANSCRIPT
Training For Trainers Module
Training For Trainers Modulewww.humanikaconsulting.com
Modul 1Prinsip-Prinsip Belajar
Sasaran ModulSetelah pembahasan modul ini, diharapkan Anda akan mampu menjelaskan:Esensi proses belajarKarakteristik belajar orang dewasaTeori-teori yang digunakan sebagai dasar pelatihan orang dewasaProses mengubah perilaku orang dewasa
Training?Kenapa Training Menarik?
Apa bedanya dengan belajar biasa?
Bagaimana membuat training yang menarik?
Teori Belajar Yang DigunakanTeori AndragogiTeori ReinforcementTeori Perubahan perilaku
Andragogi
Belajar dengan Cara Orang Dewasa
Belajar Anak = Dewasa ?
.Proses belajarnya tergantung pada orang lain.
.Berharap mendapat jawaban dari orang lain atas pertanyaan yang muncul dalam benaknya.
.Ingin diberi tahu apa yang perlu mereka lakukan
.Mampu mandiri dalam belajar dan tidak ingin dipaksa.
.Berharap mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan berdasarkan pengalaman sendiri.
.Melakukan sesuatu berdasarkan apa yang ingin mereka ketahui.
Hambatan Orang Dewasa Belajar:Pengalaman masa laluTidak percaya diriTidak termotivasiTakut gagalTidak tertarikTakut perubahanSalah teknik pendekatan
Orang Dewasa Belajar Jika:Merasa butuh / inginMemiliki kontrol atas proses belajarPengalaman mereka dihargai dan digunakanSeimbang antara teori dan praktekContoh yang digunakan realistisTidak ada ketakutan dikritik atau dicelaKesalahan dan ekspresi bebas dipandang sebagai kesempatan belajar
AndragogiProblem-centered daripada content-centeredkebebasan utk partisipasi aktifmengemukakan pengalamannya dalam proses belajarSituasi belajar harus kolaboratifexperiencial learning, tidak semata-mata transfer pengetahuan.
ReinforcementPerilaku yang punya konsekuensi positif cenderung dipertahankan
Perilaku yang punya konsekuensi negatif akan menghilang
Trainer = Fasilitator
Tugas: memfasilitasi peserta untuk mendapatkan pemahaman melalui keterlibatan dalam pengalaman baru.
Fasilitator harus :open-mindedpendengar yg baikmenerima ide, pemikiran, dan alternatif jawabanmembina hubungan intra-personalmenerima feed-back dan kritik dari pesertaMenghindari komentar-komentar verbal yang negatif atas ide, usulan, jawaban, komentar, dan kritik dan disampaikan oleh peserta.
Proses Perubahan Perilaku (Kurt Lewin)
Un Freezing
MenggoyahkanKeyakinan LamaMoving
MenunjukkanModel IdealRefreezing
Menerapkan& penguatan
Proses Perubahan Perilaku UN-FREEZINGAsumsi, persepsi, keyakinan, dan perilaku lama digoyahkanHarus menyentuh afeksiDengan structured experience dan student centeredmengiyakan, mengangguk, dahi berkerut, bertanya
MOVINGPerlihatkan perilaku yang diharapkan (model ideal)Peserta diajak mencobakan beberapa ciri dari model ideal
RE-FREEZINGMencocokkan pengetahuan, pemahaman, dan ketrampilan baru dengan situasi nyataMemberikan reinfocement atas perilaku yang sesuai
Daur Belajar Kolb
Concrete ExperienceReflective ObservationAbstract ConceptualActive Experimentation
Modul 2Tahapan Kerja Trainer
Sasaran ModulSetelah pembahasan modul ini, diharapkan Anda mampu menjelaskan:Tahapan kerja trainerAktivitas tugas trainer dalam melakukan analisa kebutuhan pelatihanAktivitas tugas trainer dalam mendesain program pelatihanAktivitas tugas trainer dalam menjalankan program pelatihanAktivitas tugas trainer dalam mengevaluasi program pelatihan
Tahapan Kerja TrainerMelakukan analisa kebutuhan Mendesain program pelatihan Meng-conduct program pelatihanMengevaluasi efektivitas program
Analisa KebutuhanMembaca adanya kebutuhanMengkonsultasikan dengan klienMendefinisikan simptom/masalahMendesain metode pengumpulan dataMengumpulkan dataMenganalisa data
Mendesain ProgramMenentukan subyek pelatihanMenentukan sasaran (objective)Berdiskusi dengan ahli tentang subyek yang telah ditentukanDapatkan deskripsi calon pesertaIdentifikasi pokok-pokok bahasan dalam pelatihanMenstrukturkan bahan pelatihanMenentukan strategi pelatihan
Mendesain ProgramMembuat bahan pegangan siswa dan fasilitatorSiapkan bahan atau alat bantu visualMinta pendapat dengan para fasilitatorUji bahan dalam pelatihan sesungguhnyaRevisi bahanKokohkan penggunaan bahan
Meng-conduct ProgramMemberikan pre-test kepada peserta
Conduct training session
Mengukur kemajuan belajar
Mengevaluasi ProgramEnd-of course evaluation dan action planDebriefing Line ManagerMelakukan review atas evaluasi pelatihanMelakukan evaluasi medium / long term
Kompetensi yang DibutuhkanMemahami perkembangan yang terjadi dalam organisasi / perusahaanPeka terhadap pengembangan kompetensi karyawan / anggota organisasiMampu menggali informasi dengan akuratMampu berfikir logis- analitis dan menemukan sumber penyebab dari gejala yang munculMemahami prinsip-prinsip perubahan perilaku
Mampu menciptakan situasi belajar yang memancing keterlibatan pesertaPeka terhadap orang lain, open-minded, dan tidak takut menerima kritikMemahami kelebihan dan kekurangannya dalam menyampaikan materi pelatihanKesiapan diri untuk berusaha mengembangkan orang lain.Kompetensi yang Dibutuhkan
Modul 3Melakukan Analisa Kebutuhan
Sasaran ModulSetelah pembahasan modul ini, diharapkan Anda mampu menjelaskan:Tujuan melakukan analisa kebutuhanTingkatan analisa kebutuhanLangkah-langkah melakukan analisa kebutuhan
Sesuai dengan kebutuhan.Bukan karena kebiasaan, tapi untuk memberi solusi dari masalah.Untuk mengetahui kebutuhan, tidak cukup hanya berdasarkan asumsi, tapi perlu analisa yang mendalam.
Mengapa Perlu Analisa Kebutuhan?
Tujuan Analisa KebutuhanMengidentifikasi pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku kerja yang dibutuhkan individu, kelompok, dan organisasi untuk meningkatkan kinerja.Terutama pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku kerja yang dapat diintervensi oleh pelatihan
Tingkat Analisa :Analisa organisasiAnalisa pekerjaanAnalisa individu
Analisa OrganisasiRencana strategis organisasi Ada sistem/standar baruTingkat turn-over tinggiTurunnya moral karyawanPerubahan lingkungan eksternal
Analisa PekerjaanMemperjelas pemahaman mengenai apa yang disepakati sebagai kinerja suatu pekerjaanMemperjelas pemahaman mengenai lingkungan kerja yang dibutuhkan pelaku pekerjaan agar dapat berprestasiMenganalisis pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku kerja yang dibutuhkan pelaku pekerjaan agar berprestasi
Analisa PekerjaanPerubahan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugasAdanya teknologi / alat kerja baru
Analisa IndividuMengidentifikasi kesenjangan antara pengetahuan, ketrampilan, sikap, dan perilaku kerja yang dimiliki oleh pelaku pekerjaan, dengan yang dituntut.
Analisa IndividuKaryawan baru atau transfer karyawanKenaikan jabatanSkill yang dimiliki tidak memenuhi tugas yang adaKebutuhan karyawan untuk terus mengembangkan kemampuannya
Langkah Melakukan Analisa KebutuhanSATU: Identifikasi Masalah
Tentukan konteks organisasi kegiatan IKPLakukan gap analysisTetapkan sararan IKPNote: Because the purpose of training is to HELP solve organizational problems, we must have a clear understanding of what the organizational problems are.
Langkah Melakukan Analisa KebutuhanTIGA: Kumpulkan DataLakukan surveySebarkan kuesionerLakukan interviewPelajari dokumen-dokumen kerjaObservasi orang ketika bekerjaDUA: Tentukan desain pengumpulan dataPilih metode pengumpulan data dengan mempertimbangkan hambatan-hambatan yang ada.
Metode Pengumpulan DataAttitude surveyAssessment centerEmployee interviewManagement interviewObservation of behaviorPerformance appraisalPerformance documentQuestionnaire
Langkah Melakukan Analisa KebutuhanLakukan analisis kualitatifLakukan content-analysis; misalnya mengkategorikan setiap informasi pada kategori positif atau negatifLakukan analisis kuantitatifLakukan analisis statistik sederhanaSusun solusi / saran
EMPAT: Analisis Data
Apakah Pelatihan Merupakan Solusi TEPAT?Pelatihan merupakan solusi yang tepat, hanya apabila:Terjadi kesenjangan kinerja (lack of performance) yang pentingKesenjangan tersebut disebabkan kesenjangan knowledge/skillIndividu memiliki potensi untuk menyerap / mempraktekkan pelatihan yang didapatIndividu belum pernah mendpatkan pelatihan yang sama sebelumnya
Apakah Pelatihan Merupakan Solusi yang TEPAT ?Ada kesenjangan kinerja ?Penting ?Unsignifikan ProblemRecruitment ProblemLingkungan tidak mendukungPrestasi tidak mendapat reward positifAda hambatan-hambatanSikap tidak positif (butuh konseling)Belum pernah mendapat pelatihan tsb sebelumnya ?Perusahaan punya desain pekerjaan yang baik ?Ybs. punya potensi menyerap / praktek ?Ada kesenjangan knowledge / skill ?Siapkan Pelatihan !
Re-design Job
CoachingYa !Ya !Ya !Ya !Ya !Ya !No !No !No !No !No !
Langkah Melakukan Analisa KebutuhanTulis laporanExecutive OverviewDescriptive of PrecessSummary of FindingsPreliminary ConclusionsRecommendationsPotential BarrierSajikan pada pihak berwenangTentukan langkah selanjutnya
LIMA: Sampaikan Umpan-Balik
Modul 4Mendesain Program Pelatihan
Sasaran ModulSetelah pembahasan modul ini, diharapkan Anda mampu menjelaskan:Variabel-variabel yang perlu diperhatikan dalam merancang program pelatihanCara membuat sasaran pelatihanHal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan peserta pelatihanCara menentukan metode pelatihanHal-hal yang dipertimbangkan dalam menentukan instruktur
Variabel dalam Merancang Program Pelatihan
SasaranBahanPesertaInstrukturMetodeLingkungan
Sasaran PelatihanSasaran = ObjectivePenjelasan taktis dari goals. Sasaran berbentuk kalimat yang jelas, spesifik, dan terukur.Pelatihan harus mempunyai sasaran yang jelas, tidak sekedar goals.Tujuan = GoalsPernyataan umum yang didorong oleh kebutuhan yang telah diketahuiContoh : memperbaiki komunikasi antar anggota organisasi
Sasaran PelatihanAPA (yang dilakukan)Peserta mampu mengetik sepucuk surat.KONDISI (dalam kondisi bagaimana)Peserta mampu mengetik sepucuk surat dengan menggunakan PC dan Perangkat Microsoft Words Windows 97STANDAR (dengan tolok ukur seberapa)Peserta mampu.Windows 97 dengan kecepatan 100 kata per menit tanpa membuat kesalahan pengetikan lebih dari tiga hurufSasaran pelatihan yang baik dirumuskan dalam kalimat yang mencakup 3 hal:
Sasaran PelatihanArea: PENGETAHUANMendefinisikan, menuliskan, mengingatArea: PEMAHAMANMengidentifikasi, menjelaskan, mengklasifikasikan, menilai, Area: ANALISAMenganalisa. menyimpulkan, membedakan, membandingkan, Area: PENERAPANMenemukan, menunjukkan, menghitung, mengukur, menggunakan, mendemonstrasikanArea: SIKAPMemilih, menerima, termotivasi untuk.
Peserta PelatihanDapatkan informasi tentang peserta, seperti:Latar belakang pendidikanLatar belakang dan pengalaman kerjaPengalaman mengikuti pelatihanTingkat pengetahuan/ketrampilan tentang subyek yang akan disampaikanPenilai orang lain di tempat kerja terhadap individu pesertaPandangan peserta tentang pelatihan
Identifikasikan Pokok BahasanTuliskan pokok bahasan dengan memanfaatkan informasi sebelumnya:Sasaran pelatihan memberikan informasi mengenai tingkat pengetahuan dan ketrampilan yang harus dimiliki peserta setalah mengikuti pelatihanDeskripsi peserta memberikan informasi mengenaik tingkat pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki peserta saat ini.JADI: pokok bahasan pelatihan merupakan jembatan untuk menutup kesenjangan antara pengetahuan yang harus dimiliki dengan yang telah dikuasai.
Metode PelatihanBrainstormingDiskusi yang dilakukan dengan mengemukakan ide secara bebas untuk menemukan jawaban/solusi.Buzz GroupsDiskusi kelompok yang terdiri atas 2-6 orang tentang sebuah masalah dalam waktu singkat tanpa meninggalkan ruang training.Studi KasusMenganalisa masalah nyata secara detail untuk menemukan solusi.
Metode PelatihanDemonstrasiPraktek skill yang dilakukan trainer, dan peserta mengamatinyaKuliahCeramah yang diberika trainer tanpa interupsi peserta, biasanya untuk audiens dalam jumlah besarTanya jawabSerangkaian pertanyaan yang diajukan trainer kepada sekelompok pesertaAktivitasLatihan yang dilakukan peserta di mana peserta menyelesaikan tugas atau proses tertentu.
Metode PelatihanProgrammed LearningProgram (interaktif atau bacaan) dengan serangkaian pertanyaan atau tugas yang harus diselesaikan sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.ProjectLatihan berupa pengumpulan informasi, penyelesaian tugas, atau pembuatan sesuatu hal.ReadingMembaca buku, artikel, hand-out baik dalam ruang kelas atau tidak.Role playPeranan yang dilakonkan oleh peserta (baik peranan nyata atau buatan) secara realistis atau dramatis
Metode PelatihanSeminarMembahas topik yang berhubungan atau berseriSimulasiDuplikasi dari situasi nyata sebagai masalah atau games yang kompleks dan peserta mengambil peranan di dalamnya.Tugas kelompokPeserta dibagi dalam kelompok kecil dan diberikan tugas sama/berbeda, dilihat hasilnya, dan dipresentasikan sebagai jawaban kelompok.VideoMenonton video, dilanjutkan diskusi dan review.
Memilih InstrukturInstruktur yang dipilih harus memenuhi persyaratan antara lain:Ahli di bidang yang akan disampaikan (enterprise knowledge, job knowledge, dan job skill)Mempunyai pengetahuan dan ketrampilan andragogiMemiliki ketrampilan komunikasiMemiliki kualitas pribadi yang baik
Modul 5Teknik Menyampaikan Materi
Sasaran ModulSetelah pembahasan modul ini, diharapkan Anda mampu menjelaskan:Akibat kegagalan mengelola kelasTeknik membina rapportTeknik menyampaikan materioTeknik bertanya kepada pesertaTeknik menjawab pertanyaan
Akibat Kegagalan Mengelola Kelas:Hilangnya kepercayaan trainee akan kemampuan trainer
Turunnya motivasi trainee untuk mengikuti training
Hilangnya kepercayaan diri trainer
Membina RapportRapport dengan peserta penting dalam training
Jalin rapport dengan peserta sebelum memulai training
Ciptakan suasana nyaman dan hangat dalam kelas
Tanda Rapport Berhasil:Tertarik pada peserta Ingin tahu pikiran, perasaan, kehawatiran pesertaEnerjik, bersemangatMerasa ingin tersenyum senangHumor muncul spontan
Tanda Rapport Gagal:Tegang, perut tidak enakLelah membayangkan usaha memperbaiki keadaanKadang kurang sabar pada pesertaUsaha komunikasi sulit, sering nggak nyambung
Teknik Membina Rapport:
Berbagi identitasMengingatkan bahwa trainer juga sedang belajarMembagi pengalaman positifPacing, leading, cross-matching harapan, keyakinan, dan nilai kelompok
Tips Menyampaikan Materi:
Yakinkah peserta bahwa materi Anda bermanfaatDi akhir sesi, tanyakan pada peserta apa yang mereka dapatkan selama sesi berlangsungGunakan intonasi dan pilihan kata yang baik. Gunakan bahasa non-verbal dengan tepatUsahakan keterlibatan peserta dalam proses trainingSesuaikan bahasa dengan pesertaSelingi dengan humor, cerita, puisi, dan peribahasaBertanyalah untuk memancing respon peserta
Teknik Bertanya:
Ajukan satu pertanyaan dalam satu waktuHindari pertanyaan tertutup dan direktifPertanyaan harus terfokus, tidak kaburAjukan pertanyaan yang memungkinkan peserta menunjukkan kepandaiannyaAjukan pertanyaan yang merangsang interaksi pesertaPerhatikan peserta yang diamTunggu jawaban beberapa saat
Berespon pada Jawaban Peserta:
Perhatikan jawaban verbal dan reaksi non-verbalVariasikan respon untuk jawaban-jawaban yang berbedaPuji jawaban yang benarPerbaiki jawaban yang salah dengan cara yang tidak mengkritik
Hindarilah!!!
Tampil tidak siap dan tidak terorganisirTerlambat memulai dan mengakhiri pelatihanTerkesan tidak sesuai jadwalKurang waktu istirahatMenanggapi pertanyaan secara tidak tepatMenggunakan alat bantu dengan tidak profesionalTidak melibatkan pesertaTidak membina rapportMenampilkan kebiasaan-kebiasaan burukHumor yang tidak tepatSok tahu dan tidak mengakui kesalahanMenggunakan bahasa dan pengucapan yang tidak tepatTidak memperbaharui materi dan kurang info terbaru
Bangunlah Jiwa dan Badan Untuk INDONESIA RAYA