Trabalho de Gestão da Qualidade

2014 – Belo Horizonte - MG

Bernardo QuiulasFabiano CotaItalla FerreiraMaira Sales

Priscila SilveiraRoberta BorgesVictor Monteiro

Fluxograma de Processo

Foi escolhido para elaboração um

fluxograma do Processo de Contas

a Pagar de uma organização. As

interfaces do processo são a

Gerência Financeira, a equipe de

Contas a Pagar e a equipe de

Entrada de Notas Fiscais.

Macro Processo

ENTRADAS

Fechamento do caixa do dia

anterior

Notas Fiscais lançadas

PROCESSO DE CONTAS A PAGAR

SAÍDAS

Notas fiscais lançadas

Pagamentos realizados

Documentos Arquivados

Baixas no sistema realizadas

Processo

Processo

Fim

PONTO DE MELHORIAImplantar esta atividade de

conferência para garantir que todos os pagamentos

planejados sejam realizados

É uma ferramenta simples de resolução de problemas que foi desenvolvida por Taiichi Ono, pai do Sistema de Produção Toyota e consiste em formular a pergunta “Por que” cinco

vezes para compreender o que aconteceu (a causa-raiz). Nada impede, porém, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam

feitas. O número 5 vem da observação de Ono de que esse número costuma ser suficiente para se chegar a causa raiz.

Técnica dos 5 Porques

Fonte: http://www.apostilasdaqualidade.com.br/os-5-porques-5-why-analise-da-causa-raiz/

O transporte se atrasou

para fazer a entrega

O automóvel

não dá partida pela

manhãA bateria está sem

carga O veículo ficou a noite toda com as luzes acesas

O motorista esqueceu de

desligar o farol ao

estacionarEle saiu

apressado sem verificar

o painel

Causa imediataBateria do automóvel sem carga.

Causa RaizNão verificação do painel após estacionar.

SoluçãoMecanismo à prova de falhas (desligamentoautomático das luzes ao remover a chave).

Exemplo

Técnica dos 5 Porques

O método dos “5 Porques”

consiste em perguntar “por que”

até 5 vezes. O objetivo é ir além

dos vários sintomas do problema

para identificar a causa

fundamental.

Definição das Causas Fundamentais

Alto nº de pgtos

atrasados

Máquina Método Medida

Meio ambiente Mão de obra

Matéria Prima

Falta de conhecimento na operação do

sistemaFalta automação nas

atividades

Falta de supervisor na atividade

Baixo grau de instrução da equipe

Falta de conhecimento do processo

Definição das Causas Fundamentais

Alto nº de pgtos

atrasados

Máquina

Falta automação nas atividades

Não existe orçamento para melhoria do software este ano

Definição das Causas Fundamentais

Alto nº de pgtos

atrasados

Método

Falta de conhecimento na operação do

sistema

Falta de treinamento da equipe na operação

do sistema

Definição das Causas Fundamentais

Alto nº de pgtos

atrasados

Método

Falta de conhecimento do processo

Falta de treinamento da equipe no processo

de contas a pagar

Definição das Causas Fundamentais

Alto nº de pgtos

atrasados

Mão de obraFalta de supervisor na

atividade

Atraso no processo de contratação de um

supervisorFalta de treinamento

da equipe de recrutamento

Definição das Causas Fundamentais

Alto nº de pgtos

atrasados

Mão de obraBaixo grau de

instrução da equipe

Não é exigido nível mínimo de instrução

na contratação

Falta de especificação do nível de instrução

na descrição de cargos

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

M’s CAUSA IMEDIATA CAUSA SECUNDÁRIA

CAUSA TERCIÁRIA

CAUSA QUARTENÁRIA

CAUSA QUINTENÁRIA

CAUSA FUNDAMENTAL

Máquina Falta automação nas atividades

Não existe orçamento para melhoria do software este ano

Não existe orçamento para melhoria do software este ano

Método Falta de conhecimento na operação do sistema

Falta de treinamento da equipe na operação do sistema

Falta de treinamento da equipe na operação do sistema

Método Falta de conhecimento do processo

Falta de treinamento da equipe no processo de contas a pagar

Falta de treinamento da equipe no processo de contas a pagar

Mão de obra

Falta de supervisor na atividade

Atraso no processo de contratação de um supervisor

Falta de treinamento da equipe de recrutamento

Falta de treinamento da equipe de recrutamento

Mão de obra

Baixo grau de instrução da equipe

Não é exigido nível mínimo de instrução na contratação

Falta de especificação do nível de instrução na descrição de cargos

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

Por que?Por que?

Por que?Por que?

Por que?

M’s CAUSA IMEDIATA CAUSA SECUNDÁRIA

CAUSA TERCIÁRIA

CAUSA QUARTENÁRIA

CAUSA QUINTENÁRIA

CAUSA FUNDAMENTAL

Máquina Falta automação nas atividades

Não existe orçamento para melhoria do software este ano

Não existe orçamento para melhoria do software este ano

Método Falta de conhecimento na operação do sistema

Falta de treinamento da equipe na operação do sistema

Falta de treinamento da equipe na operação do sistema

Método Falta de conhecimento do processo

Falta de treinamento da equipe no processo de contas a pagar

Falta de treinamento da equipe no processo de contas a pagar

Mão de obra

Falta de supervisor na atividade

Atraso no processo de contratação de um supervisor

Falta de treinamento da equipe de recrutamento

Falta de treinamento da equipe de recrutamento

Mão de obra

Baixo grau de instrução da equipe

Não é exigido nível mínimo de instrução na contratação

Falta de especificação do nível de instrução na descrição de cargos

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

Por que?Por que?

Por que?Por que?

Por que?

Número de Causas

5

% Notas Qtde20% Nota 5 1

Notas 5 0 0 0 0 0 0 0 30% Nota 3 2Notas 3 0 0 0 0 0 0 0 50% Nota 1 2Notas 1 0 0 0 0 0 0 0

91

CAUSA BERNARDO FABIANO ITALLA MAIRA PRISCILA ROBERTA VICTOR Total %Tabela de Cargos e Salários desatualizada

3 5 5 5 5 3 5 31 34%

Falta de treinamento da equipe na operação do sistema

5 3 3 3 1 3 3 21 23%

Falta de treinamento da equipe no processo de contas a pagar

3 1 3 3 3 5 3 21 23%

Falta de treinamento da equipe de recrutamento

1 3 1 1 3 1 1 11 12%

Não existe orçamento para melhoria do software este ano

1 1 1 1 1 1 1 7 8%

CritérioMaior impactoMédio impactoMenor impacto

Notas

PRIORIZAÇÃO CAUSAS

Conferência das notas

PRIORIZAR CAUSAS

Número de Causas

5

% Notas Qtde20% Nota 5 1

Notas 5 0 0 0 0 0 0 0 30% Nota 3 2

Notas 3 0 0 0 0 0 0 0 50% Nota 1 2Notas 1 0 0 0 0 0 0 0

91

CAUSA BERNARDO FABIANO ITALLA MAIRA PRISCILA ROBERTA VICTOR Total %Tabela de Cargos e Salários desatual i zada

3 5 5 5 5 3 5 31 34%

Falta de treinamento da equipe na operação do sistema

5 3 3 3 1 3 3 21 23%

Falta de treinamento da equipe no processo de contas a pagar

3 1 3 3 3 5 3 21 23%

Falta de treinamento da equipe de recrutamento

1 3 1 1 3 1 1 11 12%

Não existe orçamento para melhoria do software este ano

1 1 1 1 1 1 1 7 8%

CritérioMaior impacto

Médio impacto

Menor impacto

Notas

PRIORIZAÇÃO CAUSAS

Conferência das notas

PRIORIZAR CAUSAS PRÓXIMO PASSO:

PLANO DE AÇÃO PARA “ATACAR” A CAUSA RAIZ

PRIORIZADA!

Proposição de Meta

Aderência de 100% dos pagamentos realizados aos pagamentos planejados.

MELHOR

100%

Plano de Ação

CAUSA O QUE POR QUE QUEM QUANDO ONDE COMO QUANTOTabela de Cargos e Salários desatualizada

Realizar levantamento de todos os cargos ativos na empresa

Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada

Rita 03/06/2014 a 04/06/2014

Toda empresa

Verificando o cargo de todos os colaboradores admitidos

R$ 67,50

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

Enviar email para os gestores com todos os cargos de sua área para serem atualizados

Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada

Rita 05/06/2014 a 07/06/2014

Toda empresa

Enviando um email para cada gestor com a tabela dos cargos referentes a sua equipe

R$ 22,50

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

Realizar levantamento com a equipe sobre as atividades exercidas

Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada

Gestores 09/06/2014 a 13/06/2014

Toda empresa

Reunindo com toda equipe para levantamento das atividades realizadas / cursos / formação

R$ 1.312,50

Plano de Ação

CAUSA O QUE POR QUE QUEM QUANDO ONDE COMO QUANTOTabela de Cargos e Salários desatualizada

Enviar proposta de descrição de Cargo para RH

Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada

Gestores 16/06/2014 Toda empresa

Enviando um email com a proposta de descrição de cargo da equipe

R$ 109,37

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

Avaliar as propostas de descrição de cargos

Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada

Kátia (Gerente de RH)

17/06/2014 a 19/06/2014

Toda empresa

Analisando todas as propostas e verificando se estão de acordo com a CBO (Classificação Brasileira de ocupações)

R$ 350,00

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

Enviar descrição de cargos para a aprovação da diretoria

Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada

Kátia (Gerente de RH)

20/06/2014 Toda empresa

Enviando um email com todas as descrições de cargos e solicitando a aprovação

R$ 21,87

Plano de Ação

CAUSA O QUE POR QUE QUEM QUANDO ONDE COMO QUANTOTabela de Cargos e Salários desatualizada

Avaliar a proposta final de descrição de cargos

Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada

Diretor de Gestão de Pessoas

21/06/2014 a 24/06/2014

Toda empresa

Analisando a descrição dos cargos de acordo com a estratégia da empresa

R$ 375,00

Tabela de Cargos e Salários desatualizada

Informar as adequações da descrição de cargos

Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada

Kátia (Gerente de RH)

26/06/2014 Toda empresa

Divulgando por email a descrição dos novos cargos para toda a empresa

R$ 21,87

Custo do Plano de Ação R$ 2.280,61

Levantamento de Custos baseado em horas trabalhadas.

OBRIGADO!