1

Organización de Eventos 1

Solís, Mariana

Evento: Noche de solteros, la experiencia Tinder

TRABAJO PRACTICO FINAL

Romaní, Mariella Dirección de arte

Restrepo, Luisa Publicidad

Szewczuk, Sofía Fotografía

Primo, Eugenia Periodismo

Naredo Costa, Candela Periodismo

80538

2

Planificación Académica

1. Ubicación en el plan de estudio

2. Objetivos

3. Índice de contenidos básicos

4. Desarrollo de contenidos básicos

5. Producción y creación del estudiante

6. Fuentes documentales y bibliografía

(Organización de Eventos I - 021821)

Esta asignatura integra el proyecto pedagógico Eventos Palermo

2015

3

Acerca de

Organización de Eventos I (021821)

Ubicación en el Mapa del Plan de Estudios

La asignatura Organización de Eventos I tiene contenidos equivalentes con Taller de

Comunicación II (021822) La materia se cursa en el primer cuatrimestre del primer año. La

asignatura no posee correlativas. Organización de Eventos I se ubica -dentro del Plan de

Estudios- en el eje troncal de la carrera Organización de Eventos. Este eje se estructura en cuatro

asignaturas que se dictan en dos años: Organización de Eventos I (021821) es la primera. Sigue

Organización de Eventos II (022117) que se focaliza en el universo de los eventos empresariales.

Organización de Eventos III (022141) se acerca a la lógica de los eventos sociales y culturales.

Por último Organización de Eventos IV (022190) es la materia que plantea la estructura de los

megaeventos.

Simultáneamente al cursado de Organización de Eventos I, el estudiante cursa Taller de

Comunicación I en donde se plantea un acercamiento al mundo de la comunicación visual,

conociendo los elementos que componen el lenguaje de las imágenes y de qué manera actúan

sobre el espectador. También cursa Relaciones Públicas I, que es la asignatura donde el alumno

aprende a manejar los vínculos profesionales y entender las funciones principales de las

Relaciones Públicas. En el mismo cuatrimestre cursa Introducción a la Investigación que inicia al

estudiante en la construcción d el conocimiento científico y profesional, planteando una

investigación como eje de la cursada.

La asignatura Organización de Eventos I participa del Proyecto Pedagógico Eventos Palermo, en

donde el alumno tiene la posibilidad de poner en práctica lo aprendido. Este ciclo de eventos es

una oportunidad para que los estudiantes realicen una práctica pedagógica donde puedan poner

de manifiesto sus habilidades y competencias. Esto implica creación y compromiso, así como la

integración de recursos y conocimientos durante el desarrollo de un simulacro profesional.

Esta materia es obligatoria para los estudiantes que siguen la carrera de Organización de

Eventos, pero puede ser elegida por otros estudiantes como materia electiva dentro de su Plan de

4

Estudios. En este sentido, la materia resulta útil para alumnos de las carreras: Comunicación

Audiovisual, Dirección cinematográfica, Dirección de arte publicitario, Dirección teatral, Diseño de

espacios comerciales, Diseño de espectáculos, Diseño de imagen empresaria, Di seño de imagen

y sonido, Diseño de interiores, Diseño de moda, Diseño de packaging, Diseño editorial, Diseño

industrial, Fotografía y Publicidad, ya que les sirve para ampliar su campo de reflexión sobre la

manera en que se organizan y diseñan diferentes eventos de una institución, empresa o persona.

Este plan de electivas se puede completar con asignaturas afines al tema (ver electivas página

web).

Objetivos

Objetivos generales:

• Comprender el concepto de organización de eventos.

• Reconocer las distintas tipologías de eventos.

• Identificar los requerimientos de cada evento según su tipología.

Objetivos específicos:

• Comprender la relación existente entre la imagen corporativa y los eventos.

• Reconocer distintos tipos de mesas y cabeceras.

• Experimentar la adecuada selección de la ambientación, el catering y el personal a

cargo. Explorar los requerimientos de los distintos eventos según el público

destinatario.

Índice de Contenidos Básicos

Módulo 1: La importancia del diseño de imagen en la organización de eventos

Módulo 2: La organización de eventos: conceptos, clasificación, tipologías

Módulo 3: Los eventos como medio de comunicación publicitaria

Módulo 4: La creatividad como factor de alto impacto en eventos

5

Módulo 5: Eventos empresariales e identidad corporativa

Módulo 6: La empresa productora de eventos integrales

Módulo 7: El contexto de trabajo

Módulo 8: El organizador de eventos y el trabajo con el cliente. El rol del profesional

Módulo 9: El proceso organizativo

Módulo 10: Eventos con la Administración Pública y Eventos diplomáticos

Desarrollo de Contenidos Básicos

Módulo 1: La importancia del diseño de imagen en la organización de eventos

Dicen que no existe segunda oportunidad para causar una primera impresión, en tal sentido la

imagen no es, como pudiera parecer, un aspecto frívolo de la comunicación sino que es una

arista fundamental en el desempeño de un organizador de eventos, quien tendrá a su cargo la

intransferible responsabilidad de, en primer lugar, impactar favorablemente ante los ojos de su

potencial cliente para ganar su confianza y respeto, y en segunda instancia tendrá que trabajar en

la construcción de una imagen favorable y enaltecedora para su cliente ante la mirada de sus

invitados. Diseñar un evento es diseñar la imagen del anfitrión.

Módulo 2: La organización de eventos: conceptos, clasificación, tipologías

Para poder comprender el universo de posibilidades que ofrece el mundo de los eventos

debemos comenzar por conocer de qué se trata el concepto de evento. A partir de allí

avanzaremos con: Definición. Clasificación de eventos: según la entidad organizadora; según el

carácter; según la procedencia de los participantes. Tipos de eventos. Sus objetivos. Los

propósitos de un evento; según el público; según la inscripción; según el objetivo económico.

Micro, macro y mega eventos. Ferias, exposiciones y congresos. Acontecimientos especiales.

Eventos temáticos, espectáculos especiales y eventos virtuales.

Módulo 3: Los eventos como medio de comunicación publicitaria

Podemos considerar el evento publicitario como un medio de comunicación en sí mismo, ya que

su principal función es dirigir la atención de los medios de comunicación hacia un hecho que por

6

sí solo carece de naturaleza noticiosa. A través de él vehiculizamos el mensaje con fines

publicitarios y nos orientamos a tres tipos de públicos: los asistentes, la prensa invitada y a través

de ambos al target de la marca.

Módulo 4: La creatividad como factor de alto impacto en eventos

Comprender qué es la creatividad e identificar nuestro propio caudal creativo no ayudará a

emprender eventos desde un nuevo lugar. La creatividad es un mundo inacabable y cada

profesión cuenta con sus propias armas para asirse de ella en su beneficio. En el caso de los

eventos es fundamental descubrir como funcionan las percepciones humanas, como se

despiertan las emociones y apelar a todos los sentidos para concebir un evento experiencial de

alto impacto que permita alcanzar el objetivo propuesto, generando recordación, pregnancia y

efectividad. Nuestro ingenio creativo le aportará un valor diferencial a nuestros eventos que

incluso podría mejorar su rentabilidad y nuestro posicionamiento como organizadores.

Módulo 5 Eventos empresariales e identidad corporativa

El desayuno de trabajo: concepto. Desayunos internos, externos o mixtos. Propósito. Lugar de

realización. Horarios y duración. Servicio del desayuno. Tipos de desayuno. Espacio de trabajo.

Brunch. Almuerzos y comidas de negocios. Buffet, Cocktel, vino de honor, coffe break.

Presentaciones o entretenimientos. Recibir en la empresa. Visitas a la empresa. El open-house

(casa abierta) o jornada de puertas abiertas. La imagen de la empresa en juego. Apertura hacia la

comunidad. El contacto personal de los ejecutivos y directivos. Mostrar el modo de trabajo. Las

demostraciones. Retroalimentación para la empresa. Visitas in-house: Refrigerio. Distribución de

material de promoción. Inauguración de oficinas, o de planta industrial: Los discursos, evento que

lo acompaña. Invitación de funcionarios. La prensa. Traslados y estacionamiento. Equipamiento.

Identificación del personal. Los obsequios. Despedida y agradecimiento. También veremos los

atributos de identidad corporativa a partir de los eventos La imagen corporativa y los eventos. La

visita externa (clientes, proveedores, etc.). El empleado como representante de la organización.

Las reuniones de trabajo: su organización. Las reuniones dentro y fuera de la empresa. Las

reuniones de carácter interno o externo. Los horarios y la puntualidad: duración, horario de

comienzo y de finalización. La agenda de temas a tratar. Planificación de la agenda del

organizador. Entrega de la agenda a los participantes. El rol del anfitrión y la recepción de visitas.

El anfitrión como conductor de la reunión. Recepción, presentación y despedida o cierre. La mesa

T: ubicación del anfitrión y de los asistentes en la mesa T. Características generales de la mesa

peine y de la mesa cuadrada con múltiples cabeceras. Jerarquías y presidencia de reuniones,

comidas y almuerzos corporativos. La utilidad de la cabecera francesa en las empresas.

Ubicación de miembros de otras organizaciones.

7

Módulo 6: La empresa productora de eventos integrales

Una empresa organizadora o productora de eventos integrales es una empresa de servicios

orientada a hacer realidad los sueños de las personas. Es importante conocer cómo se organizan

y cómo se desempeñan. Para ello analizaremos:

Organigrama de una empresa organizadora de eventos, funciones, roles y vínculos de las áreas

que las integran. Función del comité organizador. Coordinación general y por áreas. Coordinación

técnica, administrativa y financiera. El trabajo independiente e interdependiente. Los proveedores

para eventos. Las relaciones contractuales.

Módulo 7: El contexto de trabajo

La organización de eventos se nutre y se retroalimenta permanentemente a partir de su

interacción con otras áreas. Por esta razón es necesario conocer cómo se vinculan los eventos

con disciplinas tales como la publicidad, las

promociones, las relaciones públicas, el periodismo, el turismo, la fotografía, el diseño gráfico y

multimedial, el marketing directo e interactivo, entre otras. En este módulo descubriremos

ciencias, artes, técnicas y nuevas tecnologías dispuestas al servicio de la organización de

eventos. En este módulo también analizaremos a los eventos como herramientas estratégicas de

las empresas. Eventos y relaciones públicas. Historia, análisis y evaluación de las reuniones

previas. Los objetivos de los participantes. Internet y redes sociales.

Módulo 8: El organizador de eventos y el trabajo con el cliente. El rol del profesional

El momento más importante del trabajo del organizador de eventos es aquel en el que debe ser

intérprete de la necesidad de su cliente y diseñador de sus fantasías. Hay rasgos de personalidad

que definen al buen organizador. Desde su sensibilidad para captar y transmitir conceptos,

pasando por la habilidad para contener la angustia del cliente hasta su capacidad racional y

detallista para no dejar nada librado al azar. Evaluaremos todas aquellas características que lo

definen en su rol profesional. Veremos también: Entrevista con el cliente. Evaluación de

necesidades según el tipo de cliente. Confección del brief del evento. Determinación conjunta de

objetivos y estrategias. Determinación de una cotización a medida. El vínculo entre el

organizador, el cliente, los proveedores y los asistentes al evento. El concepto de servicio. El

cliente directo e indirecto.

Módulo 9: El proceso organizativo

En este módulo evaluaremos las tres etapas en la organización de un evento: El pre-evento o

etapa preliminar; el desarrollo del evento; y el post-evento. Analizaremos las tareas concernientes

a cada etapa.

8

A- Etapa de pre-producción:

• La planificación estratégica: La toma de decisiones. Determinación del tipo de

evento y de su envergadura. Variables controlables e incontrolables. Confección del

timetable o calendarización del evento. Cartera y elección de proveedores.

Planificación de eventos subsidiarios. Desarrollo del material para presentaciones.

Alquiler de equipos de comunicación y traducción simultanea. Contrataciones varias:

locaciones, mobiliario, decoración, ambientaciones temáticas, gastronomía,

alojamientos y traslados, shows, entretenimientos y mini tours para contingentes

extranjeros. Estimación de inversión. Presupuesto del evento. Aspectos legales.

• Recursos humanos: Determinación del equipo de trabajo, la indumentaria y la

capacitación. La coordinación operativa por áreas. Roles y funciones. Preparación

para el manejo responsable de las emociones y las ansiedades el día del evento.

• Espacio, ambientación y decoración: El espacio físico adecuado. Lugares para

realizar eventos. El alquiler del salón. La sala para el evento. La climatización de la

sala. Los planos. Utilización de salón o sector VIP. Los eventos al aire libre. Los

eventos en restaurantes: ventajas y desventajas. El estilo en un evento. Qué

significa definir el estilo.

• Gastronomía: El servicio de catering. El menú. El personal de servicio. El personal

de recepción. La música. La ambientación y la decoración. Los arreglos florales. El

salón y la distribución de los invitados. Bebidas, barras y tragos. Show de barman.

• Mesas, cabeceras y distribución. El servicio de catering: antes, durante la reunión,

o en el receso. El servicio de bebidas. El intercambio de tarjetas comerciales. Los

elementos necesarios en una reunión. El guardarropa. Las tarjetas de ubicación. El

material de trabajo. Los montajes de sala más frecuentes para reuniones: mesa de

directorio, mesa redonda y mesa en U o herradura. Otros montajes para reuniones:

mesas T, mesas peine y mesas cuadradas con múltiples cabeceras. La mesa en U

o herradura: ubicación del orador, del anfitrión y de los asistentes. La mesa en U

para trabajo, para comida y para presentación. Las mesas según el tipo de eventos

y el público invitado.

• Comunicación del evento Recibir y ser recibido: los anfitriones y los invitados. La

cantidad de invitados. Invitados y público. Preparación de la lista de invitados. La

lista de invitados por orden alfabético. Los invitados alternativos. Los invitados

confirmados. Participación. Comunicación. Las invitaciones: cómo invitar y cómo

contestar una invitación. Invitaciones formales e informales. Sistemas de envíos y

confirmaciones. Invitados especiales y celebridades. Inscripciones y pre

9

acreditaciones. El programa del evento. Web del evento, aplicaciones y beneficios.

Cartelería y señalética en el evento. Aportes de nuevas tecnologías. Relaciones con

la prensa. Selección de medios y periodistas invitados. Redacción de comunicados

y gacetillas de prensa. Confección del press-kit. Repercusiones en la prensa /

Clipping de prensa. Conferencias de prensa. Publicidad. Auspicios y PNT

(publicidad no tradicional).

A- Etapa de producción: Del dicho al hecho. El día “D” Durante el evento: ejecución,

control, evaluación. Programación del evento. Seguimiento del timing por áreas de

trabajo. Logística aplicada a los armados y al desarme. Imponderables durante el

evento.

B- Etapa de post-producción: Evaluaciones, agradecimientos y repercusiones.

Agradecimientos.

Recolección de información y medición de resultados. Evaluación del trabajo interno.

Confección de bases de datos. Publicaciones. Merchandising. Negocios vinculados al

post-evento. Feedback y evaluación de satisfacción del cliente.

Módulo 10: Eventos con la Administración Pública y Eventos diplomáticos

Las reuniones con funcionarios públicos. Ubicación de mujeres en actos y reuniones empresarias.

¿Qué es la precedencia? Introducción a la precedencia en las reuniones empresarias. Cómo

aplicar la ley de la derecha. Orden lateral y lineal. La línea de recepción en eventos. Ubicación de

representantes de países. Ubicación de banderas. La presidencia de actos: lugar central y lugar

de honor. Ubicación del Presidente de la Nación. Los eventos corporativos o institucionales. Los

eventos con estrado. El ascenso al estrado. La ubicación de los invitados. La distribución de los

lugares. Los lugares vacantes y el manejo de las demoras. Lugares reservados en las primeras

filas. Los eventos con o sin cónyuges. Ubicación de funcionarios públicos. Eventos y reuniones:

la mesa central o mesa cabecera. Las cabeceras a la inglesa y a la francesa para reuniones y en

eventos: ventajas y desventajas.

Entrega de reconocimientos, premios o diplomas. El brindis. El brindis interno. El cuidado de la

ambientación. El revestimiento de mesas de trabajo y de mesas de comida. Las invitaciones. Las

invitaciones formales. Las invitaciones pre-impresas. Contestación de invitaciones.

10

Producción y creación del estudiante

1. Menú de Trabajos Prácticos sugeridos

Forma de presentación de los Trabajos Prácticos

En todos los casos los TP’s deberán ser presentados con carátula y rótulo según las normas de

presentación de la facultad, con índice, cuerpo principal del informe y bibliografía.

Hojas blancas tamaño A4, numeradas.

Tipografía Arial. Cuerpo: 11. Interlineado: 1,5

Solo en la carpeta de presentación de “Propuesta de Evento”, se podrá aplicar libre creatividad en

el diseño gráfico, como así también en toda la estética de la presentación oral.

TP Nº 1: Proveedores de Eventos (Trabajo introductorio)

Realización individual.

Objetivos: Este primer trabajo busca aproximar a los alumnos a los diversos rubros y servicios

que integran el mercado de los eventos, proveyéndolos de información real y actualizada de las

empresas proveedoras de productos y servicios.

Asimismo promueve la elaboración de una base de datos conjunta de consulta permanente.

Consignas: Asignado uno o varios rubros por alumno, este deberá realizar una investigación

sobre proveedores.

La investigación se desarrollará en dos etapas:

1) Investigación en la web, para compilar y confeccionar base de datos.

2) Investigación de campo, para la cual el alumno seleccionará proveedores que visitará y del

cual obtendrá información complementaria que anexará a su trabajo.

Forma de presentación:

11

1) Para investigación en la web:

Planilla Excel. Tipografía Arial. Cuerpo 11.

Información a consignar en las columnas, según el ejemplo que se explica a continuación:

2) Para investigación de campo: El informe correspondiente a la investigación de campo debe

realizarse en Word.

TP Nº 2: Brief del Evento (1ra. Parte del Role Playing)

Realización grupal.

Objetivo: Este trabajo busca posicionar a los alumnos como clientes de una empresa

organizadora de eventos. Constituye la primera instancia del Rol Playing.

Consigna: Dada en clase la guía referencial, cada grupo confeccionará un informe llamado “Brief

del Evento” en el cual incluirán información, objetivos y requerimientos concernientes al evento

solicitado (social, empresario o publicitario). Al concluir este trabajo, cada grupo quedará

constituido como un cliente solicitante de un evento.

Luego de su corrección los Brief serán intercambiados entre los grupos y serán resueltos en el

siguiente trabajo grupal (TPNº3)

Rubro: Souvenirs

Empresa Servicio Dirección Teléfono Mail Web Contacto Observac.

La

Canastita

Souvenir

personalizados.

Melincué

3174 Villa

del Parque

4504-6711 info@lacanastita

.com.ar

www.lacanastita.c

om.ar

Sr. Perez Solicitar

entrevista

The Great

Secret

Rose

Souvenirs flotantes Lavalle

2275 Once 4-371-

2346 No se informa

www.fiestasinolvid

No se

informa

Abierto

hasta 18hs.

Etc.

12

TP Nº 3: Propuesta para el Evento (2da. Parte del Role Playing)

Realización grupal.

Objetivos: Este trabajo tiene por finalidad que los alumnos confeccionen y presenten una

propuesta para la realización de un evento real. Que desarrollen habilidades para la presentación

oral, escrita y multimedia. Y que a través de la metodología de Role Playing los grupos

interactúen representando el rol de cliente (defendiendo la petición que hicieron), y el rol de

empresa organizadora (defendiendo y vendiendo su propuesta).

Consignas: Quizá este sea el momento que exija el mayor compromiso de los alumnos con la

propuesta de Role Play, dado que bajo la consigna de “presentación al cliente” cada grupo deberá

presentar, defender, argumentar y vender su proyecto.

Cada grupo contará con 30 minutos, aproximadamente, y durante ese tiempo dispondrá del

espacio áulico (tematizado como sala de reuniones a cargo de cada equipo) como así también de

los recursos tecnológicos para realizar su presentación.

Ambos equipos serán evaluados por su participación y la defensa de su rol.

La evaluación estará a cargo, en primer lugar, del docente (como observador externo) y en

segundo lugar, del grupo cliente, quien al concluir la exposición entregará una grilla de evaluación

grupal.

Para procurar la imparcialidad del equipo cliente, éste también será evaluado por su interacción,

la defensa de Brief, su capacidad de interrogar, proponer mejoras y por su mirada crítica como

posible comprador del proyecto.

La empresa organizadora entregará dos carpeta de presentación + cd o dvd con la presentación

en power point (una para el docente y otra para el cliente)

En dicha carpeta deberán consignarse las primeras definiciones destinadas al evento de cierre de

la cursada.

• Definir el recorte temático del evento. Desarrollar los objetivos del mismo. Definir la

tipología correspondiente.

Realizar una descripción del perfil de los anfitriones e invitados. Argumentar las decisiones

tomadas.

• Propuesta espacial y estilística: Relevar los posibles espacios físicos en los que se

desarrollará el evento (contemplar toma de medidas, accesos, características generales

de su emplazamiento). Definir y desarrollar una propuesta estilística. Plantear el tipo de

imagen definida. Realizar una lámina en la que se grafiquen el estilo e imagen.

Argumentar las decisiones tomadas.

13

• Proponer una agenda de reuniones de trabajo. Proponer una agenda de actividades

para los participantes. Argumentar las decisiones tomadas.

• Definir mesas de trabajo y mesas de comida. Relevar diversos servicios de catering.

Desarrollar un presupuesto. Argumentar las decisiones tomadas.

• Desarrollar la propuesta para las invitaciones. Armar una carpeta de prensa.

TP Nº 4: Investigación Bibliográfica (Trabajo complementario)

Realización grupal.

Objetivos: A partir de este trabajo se pretende que los alumnos lean bibliografía referente a la

materia. Que sean capaces de elaborar un informe y arribar a una conclusión a partir de la

investigación del tema asignado. Que sean diestros para presentar el tema desde una redacción

personal.

Consigna: Se asignará un tema concerniente a la materia a cada grupo a partir del cual indagarán

la bibliografía propuesta por el docente, realizarán lecturas exploratorias complementarias,

consultarán a fuentes externas especialistas en la materia, analizarán críticamente los datos

obtenidos, confeccionarán un texto argumentativo y finalmente elaborarán a una conclusión

grupal.

14

2. Trabajo Práctico Final

Mes de los eventos

Materializar el evento planificado durante el cuatrimestre. Podrá referirse a cualquier temática y

deberá contemplar una propuesta espacial y estilística, una agenda de trabajo, la elección del

catering y la realización de la papelería y la prensa del evento. (Ver en la web: Proyectos

Pedagógicos – Eventos Palermo)

Fuentes documentales y bibliografía

a- Bibliografía Obligatoria

• Papers docente: Prof. Lic. Mariana Solis. Apunte de Organización de Eventos (guía de

clases). Es una guía para facilitar el seguimiento de las clases.

• Buendía, Juan (1991) Organización de reuniones. México: Trillas. (659, 2BUE)

No es un libro de cómo hacer un evento. El autor nos propone una guía completa de

planificación y gestión de un evento. Desde la puesta en escena, la búsqueda de los

recursos y los recursos económicos. Todo el proceso de planificación está en este

pequeño, pero acabado texto. Los alumnos tendrán una guía muy completa sobre cómo

llevar a cabo un evento, cualquiera sea su tipología y cualquiera sea el lugar donde se

realice.

• Jijena Sánchez, Rosario (2003) Eventos: cómo organizarlos con éxito. Buenos Aires:

Nobuko. (060.68 JIJ) El libro introduce en el paso a paso para la producción, gestión y

evaluación de un evento. La autora desarrolla de forma sencilla un índice para elaborar

un programa efectivo para la realización de un evento, teniendo en cuenta esos

momentos factibles de sufrir impedimentos u obstrucciones por factores eventuales, no

previstos.

• Deal Terrence & Key (1999) Celebraciones en las empresas. Granica (658.314 DEA)

15

El autor solo habla de cómo llevar a cabo un evento empresarial. Un almuerzo, una

reunión de trabajo, la llegada de accionistas. Todos los recursos a tener en cuenta para

que una celebración en la empresa esté alineada a la identidad de la compañía. Los

alumnos tendrán una sintética guía de cómo preparar un evento empresarial.

• Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Buenos Aires: Valletta. (060.68

MUS)

La obra plantea reglas básicas para pensar y llevar a cabo un evento empresarial o

institucional. Acerca a los alumnos de forma rápida, sencilla y amena a las herramientas

básicas para que una empresa, un organismo del Estado pueda realizar paso a paso un

evento de forma profesional.

• Cortelezzi, Edith (2009). Buenos modales, buenos negocios. Buenos Aires: Editorial

Sudamericana. (395.52 COR)

La obra plantea reglas básicas de cortesía y buenos modales; acerca a los alumnos al

fenómeno social de ser una figura pública desde el rol de funcionario; profundiza en el

conocimiento del origen del ceremonial y las fórmulas de cortesía destinadas a ordenar las

situaciones públicas.

b- Bibliografía Recomendada

• Fleitman Schvarcer, Jack (1997) Eventos y Exposiciones, una organización exitosa. Ed.

Mc Graw Hill (060.68 FLE)

• Castex, Jorge – Grassi, Juan (2005) Puntos de encuentro. La industria de las

convenciones. Ed. Ferias y Congresos. Buenos Aires (068.68 CAS)

• del Carril, Alicia-Gill, Elisa (2006) De buena educación. Ed. Aguilar. Buenos Aires.

• Thomsett, Michael (1995) Las reuniones de trabajo. Ed. Norma.

• Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Valletta. Buenos Aires (060.68

MUS)

16

c- Referencias Sitios Web

• Guía de organizaciones de eventos

http://miguiaargentina.com.ar/organizacion-de-eventos/empresas-guia.html

• Organización Argentina de proveedores y organizadores de Exposiciones y Congresos

http://www.aoca.org.ar/

• Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina

http://www.cocal.org/

• The Global Association of the Exhibition Industry http://www.ufi.org/

• Asociación Internacional de Ferias de América Latina http://www.afida.org/

• Cámara Argentina de turismo.

http://www.camaraargentinadeturismo.travel/intro_1.php

• Confederación Argentina de la Mediana Empresa.

http://redcame.org.ar/index.php

17

INDICE

1.1 FICHA TECNICA

1.2 CONSIGNA

1.3 OBJETIVOS

1.4 SINOPSIS DE TRABAJO

1.4.1 PREPRODUCCION

1.4.2 PRODUCCION

1.5 PRESUPUESTO REAL

1.6 CONCLUSIONES

1.7 AGRADECIMIENTOS ESPECIALES

1.8 ANEXO (CD)

18

1. 1 FICHA TECNICA

Título del evento: Noche de solteros, la experiencia Tinder

Tipo de evento: Publicitario

Autores: Luisina Holgado, Mariella Romani, Luisa Restrepo, Valentina Scarinci, Candela Naredo

Costa, Eugenia Primo, Sofía Szewczuk.

Asignatura: Organización de Eventos 1

Cursada: Segundo cuatrimestre 2015 / Turno Noche

Final regular: 15/12/15

Profesora: Mariana Solís.

19

1.2 Consigna resumida del trabajo:

A través de diferentes reuniones de preproducción con el cliente (trabajo de rol playing), pudimos

recoger la información necesaria para conocer la marca y a sus representantes, saber de sus

necesidades, plantearle propuestas y cumplir los objetivos del evento planteados por ambas

partes (cliente y productora).

Nuestro cliente, Tinder, es una aplicación para celulares que permite que los usuarios puedan

comunicarse con otras personas escogiéndolas según sus gustos y preferencias, con el fin de

concretar una cita.

1.3 Objetivos:

Los objetivos de nuestro cliente se basaron en primeramente, relacionar a aquellas personas

solteras que utilicen la aplicación, posicionar la marca y darla a conocer a aquellos que no la

utilizaban. Proponer un espacio de entretenimiento donde se pueda vivir la experiencia que la

marca quiere transmitir a través de diferentes actividades relacionadas a las citas y encuentros.

Para nosotros, fue fundamental poder cumplir con los objetivos, exigencias y pedidos de Tinder,

pero además, poder lograr un impacto positivo del evento tanto para los invitados, como para la

prensa. Consideramos que cumplimos con el objetivo de crear un ambiente divertido, sorpresivo y

trasgresor y que las actividades desarrolladas y la concurrencia han logrado crear una buena

experiencia entre nuestros invitados.

1.4 Sinopsis de la producción

1.4.1 PRE-PRODUCCION

Comenzamos por reunirnos con nuestro cliente, quien confeccionó el primer Brief. En este

documento, pudimos conocer los aspectos fundamentales de la marca: su posicionamiento en el

mercado, target, competencia, modalidad de trabajo, sus problemas de comunicación, objetivos

de marketing y comunicación, estrategias y objetivos específicos del evento. La recopilación de

esta información nos ayudó a realizar un análisis de situación para poder armar una propuesta y

comenzar a sumarle valor agregado al evento.

Para que nuestro cliente sepa que interpretamos la información de manera correcta y nos

conozca, realizamos una segunda reunión ( 2° parte del Rol Playing).

Esta instancia resultó fundamental y muy provechosa ya que hubo mucho feedback de parte del

cliente, quien partició activamente en la exposición de la propuesta. Tinder pudo conocer más

sobre nosotros y nuestra manera de trabajar; sobre los clientes que confían en nosotros, quienes

20

componen nuestra organización y sobre las ideas que teníamos para su evento. Se decidió el

lugar del evento, la fecha y se estimó un presupuesto.

Luego, comenzamos a trabajar de lleno en el evento y en aquellas variables que se pueden

planificar, controlar y que hacen parte de nuestro trabajo.

Se dividió el grupo de trabajo en dos (uno integrado por tres personas y otro por cuatro). Dentro

de cada grupo, por lo general trataban de ocuparse todas según la variable o bien, rotarse los

puestos de trabajo. De esta manera, pudimos intercambiar ideas y enriquecer la propuesta,

participando todas del proceso.

Luego de contactarnos con diferentes proveedores, decidimos realizar solamente una

contratación a una empresa llamada Myl Led, a quienes les alquilamos dos mesas luminosas y 10

puff blancos. Todo lo demás referido a la decoración y ambientación, lo hicimos nosotras

comprando algunos elementos, pidiendo prestado, aplicando el criterio, lo aprendido en clase y

siempre pensando en nuestro cliente.

Para el personal (dj, bar tenders, mozas, cupido), nos contactamos amigos que pueda ayudarnos

adhonoren, entendiendo que necesitábamos minimizar los costos debido a nuestro presupuesto.

En lo que respecta al catering, obsequios para el sorteo, merchandising y souvenirs, también

optamos por ocuparnos nosotras y así abaratar costos.

El material gráfico fue confeccionado por dos integrantes del equipo y luego el resto, se encargó

de difundirlo. Entre todo el grupo se armó la lista de invitados.

21

Armado de elementos para la decoración

Armado de regalos

22

Material de comunicación

Afiche

Invitación

Lista de tragos

23

Merchandising

24

1.4.2 PRODUCCION

El armado se comenzó a las 14:30 hs y finalizó a las 18:30 hs.

Si bien surgieron algunos inconvenientes con el montaje de las telas para los globos,

encontramos la manera de solucionarlo pegando los mismos con cinta de papel al techo. No

tuvimos grandes inconvenientes con el armado de la ambientación. Cada integrante del grupo se

ocupó de llevar lo que se pidió y el armado se desarrolló en armonía.

El evento dio comienzo alrededor de las 19.15 hs y si bien por momentos, se retrasaron algunas

actividades, logramos terminarlo a tiempo y cumplir con el horario de desarme.

25

Tuvimos algunos inconvenientes (aquellas variables incontrolables) que tuvimos que resolver en

el momento.

Horas antes de dar comienzo al evento, el animador a quien habíamos contratado previamente

con la firma de un contrato, nos avisó que no iba a poder asistir. Una integrante del grupo tuvo

que cubrir este puesto ya que no podía faltar alguien que dirija los tiempos y ánimos del evento.

También tuvimos percances con el sonido. A pesar de contar con dos amplificadores de 10 watts

(los cuales eran suficiente para la superficie del aula y la cantidad de invitados), el Dj no pudo

compatibilizar su software con los equipos. Esto también dificultó el comienzo del show de

nuestro artista invitado, quien tocó dos canciones sin micrófono.

Otra situación que nos incomodó fue el hecho de no contar con las bolsas de hielo a la hora

acordada, por lo que las personas que lo llevaron, tuvieron que ingresar al evento con las bolsas

cuando ya había invitados.

Contamos con la ayuda de varios colaboradores (familiares y amigos)

que nos ayudaron a llevar a cabo las diferentes tareas. Si bien estamos muy agradecidos por la

ayuda brindada, por momentos tuvimos que llamar la atención de aquellos que se encontraban

dispersos.

26

Antes de comenzar el evento (fin de armado)

27

Durante el evento

28

29

30

1.5 PRESUPUESTO

Presupuesto real del evento: $7500

1.6 CONCLUSIONES

Sofia Szewczuk:

“Personalmente en un principio fue complicado adaptarme al evento Nuevo por

organizar ya que proveníamos de otro grupo en el cual realizábamos un evento

completamente diferente. Entonces, con muy poco tiempo por delante debíamos

entender el evento, las ideas que ya estaban planteadas, aportar nuestras propias

ideas pero sin cambiar completamente todo ya que no había tiempo para realizar

muchos cambios. Creo que ese fue el primer gran obstáculo que tuvimos que

enfrentar.

Asimismo tuvimos problemas entre los integrantes del grupo por falta de

comunicación entre nosotras, generando que no nos pudiéramos poner de

acuerdo en muchas de las cosas que debíamos realizar, así como también fue

difícil la organización.

Una vez pasado estos dos grandes problemas pudimos centrarnos por completo

en el evento y terminar de ultimar detalles porque se nos acababa el tiempo.

Durante el armado se nos presentaron algunos inconvenientes con la decoración

pero que entre todas como grupo pudimos resolverlos rápidamente.

A pesar de los problemas y los inconvenientes que tuvimos, logramos que el

evento saliera tal como se había pensado desde un principio y opino que los

invitados también pasaron un buen momento durante el evento. El resultado final definitivamente

fue lo que esperaba y lo que creí que iba a ser.”

31

Candela Naredo Costa:

“Considero que el evento “Noche de Solteros” cumplió con sus objetivos, y a pesar de

todos los imprevistos que surgieron a medida que pasaban los días previos al evento y

mismo, ese día en la preparación y armado de la fiesta, salió todo bastante bien y

pudimos como organizadoras resolver los diferentes imprevistos que nos fueron surgiendo

a lo largo de la jornada. Tuvimos algunos problemas de sonido (por ejemplo, cuando el

cantante comenzó con su show, no se había podido conectar el micrófono, por lo que tuvo

que cantar forzando su voz, o también, la música que pasaba el DJ durante la fiesta, se

escuchaba muy bajita), también tuvimos un problema con el animador (que a mi criterio

fue el peor desacierto que nos ocurrió) que no pudo concurrir al evento, y tuvimos que

resolverlo en el momento designando como animadora a una de las organizadoras.

También creo que podríamos haber dispuesto más catering, ya que al finalizar la noche

ya casi no había comida. Pero al margen de todos esos problemas, creo que lo más

destacable fue que pudimos resolver esos problemas, o que mínimamente se superaron.

Además, los invitados se mostraron conformes con el evento e incluso querían quedarse

más tiempo en el evento, porque la estaban pasando bien y eso creo que es lo más

importante”.

Mariella Romani:

“Para ser un primer trabajo de eventos, el cual tuvo que ser real. me pareció que fue un buen

inicio . Quizás surgieron pequeños inconvenientes al trabajarse en equipo (desacuerdos y

desorganización entre las organizadoras) , pero al final se logró tener a tiempo todo preparado y

listo para el armado , en cuanto lo que quizás fue un problema en general para el evento es la

cancelación del animador y la falla del sonido . Pero se logró solucionar en el momento para que

el evento siga en pie”.

32

Valentina Scarinci:

“Analizando los resultados de la elaboración del evento, me sentí sorprendida. Ya que

no tenía expectativas altas acerca de lo que realizamos.

Durante el armado del evento surgieron problemáticas, una de ellas fue que la red que

nos entregaron la enviaron con errores de medidas, lo resolvimos con tull. Esto era

para sostener los globos pero no se podía colocar debido a normas de la universidad y

debimos actuar de manera cuidadosa con respecto a la solución de la misma.

Si bien no tuvimos una manera organizada de actuar, porque surgieron varios

imprevistos, pudimos solucionar cada uno de ellos con calma.

Me alegre con el “como” fue el evento, de cómo se dio, de que hayamos tenido fallas

para poder saber cómo actuamos en equipo para resolverlas, de ver a los públicos

cómodos, felices. Fue nuestro primer evento, nuestro primer evento en equipo y estoy

feliz de lo que logramos, empleando cada uno de los conocimientos que nos dieron

durante la cursada, mis agradecimientos personales son hacia la Profesora Mariana

Solís y a su ayudante Mara, ya que sin ella nada de esto podría haber sido posible, y

sobre todo a cada una de mis compañeras con las que realizamos el evento.”

Luisina Holgado

“Al comienzo, cuando comenzaron a surgir los primeros inconvenientes, solíamos enojarnos y no

nos permitíamos ver que había una solución posible y que de eso también se trata organizar un

evento. No hablo de improvisar, sino de pensar en rápidas soluciones en momentos en los que no

tenés mucho tiempo para pensar y hay que accionar.

Pero al principio no fue fácil...tuvimos que aprender a preocuparnos por lo que sí importaba y

dejar de lado lo que no sumaba.

33

Nos equivocamos en varios puntos,pero increíblemente llegamos al día del evento con un training

que hasta eso momento creíamos no tener. Esto se vió reflejado el día del evento, más

precisamente en el armado, donde el objetivo en común era plasmar esas imágenes que tanto

volaron por nuestra mente y parecía tan difícil de bajarlas a la realidad. Además, obviamente,

llegar cumplir con el cronograma pautado.

Y lo hicimos... todas trabajando en una tarea específica y su vez, asitiendo a la que necesitaba

ayuda, controlando el tiempo, pensando en planes alternativos por si algo salía mal.

A pesar de nuestra poca o nula experiencia, de estudiar diferentes disciplinas y no conocernos,

logramos sortear los obstáculos y disfrutar llevar a cabo nuestro primer evento.

El apoyo constante de Mariana y Mara, el seguimiento y el formato taller, fueron pilares muy

importantes. En los momentos en que se nos nublaban las ideas, siempre estuvieron para

guiarnos y ayudarnos.

Los buenos comentarios recibidos después del evento, evidencian que gracias a todo lo

aprendido y el trabajo en equipo, pudimos lograr nuestro objetivo.”

Eugenia Primo:

“Personalmente creo en cuanto al evento en sí, que llegamos al objetivo que cada una tenia

proyectado y pudimos sortear los inconvenientes que surgieron dentro del grupo, que si bien hubo

otros en la puesta en práctica y en el transcurso del evento, los problemas internos del equipo

fueron los más difíciles. Aunque tomó tiempo, creo que la clave fue la buena organización y estos

muy satisfecha por como resultó todo.

En cuento a lo que la experiencia de organizar esta noche de solteros me dejó, debo decir

que estoy muy sorprendida por la impresión de lo que es realizar un evento que tenía, ya que es

mucho más difícil de lo que ese día uno del otro lado, como invitado, puede apreciar. Sin dudas

las tareas de organizar un evento requieren muchísimo más tiempo del lo que esa jornada dura”

Luisa Restrepo:

El evento Noche de Solteros fue un evento entretenido para el público, donde cada persona tuvo

la posibilidad de experimentar la experiencia Tinder, gracias a los juegos y dinámicas que

realizamos.

El evento estuvo acompaño de bueno tragos con aperitivos de comida para seguir el rato. Gracias

a la organización que realizamos con mis compañeras pudimos realizar el evento que teníamos

en mente, el cual resulto ameno para todos.

34

Los problemas que se presentaron fue que el animador tuvo inconvenientes para presentarse

pero como equipo, pudimos sacarlo adelante buscando una nueva solución.

Todas las organizadoras realizamos diferentes laboras, que gracias a ello pudimos obtener los

resultados en el evento, que siento no de la carrera de organización de evento pudimos sacar

adelante dando lo mejor de cada una. Tanto en la de decoración, comida, ayudantes, invitados y

demás.

Le agradezco a Mariana Solís nuestra profesora por todo lo de la cursada, porque sin ella no

podríamos haber sacado este evento de Noche de Solteros adelante.

CONCLUSION GRUPAL

A pesar de los contratiempos, de la cantidad de inconvenientes que se presentaron al principio,

logramos continuar con nuestro objetivo que siempre fue realizar el mejor evento posible, dentro

de nuestras posibilidades.

No fue fácil, porque además, ninguna de las integrantes del grupo tenía experiencia alguna, pero

gracias al apoyo de Mariana y Mara, a los contenidos aprendidos, a nuestra perseverancia y la

división de tareas, logramos un evento que a pesar de sus problemas, superó nuestras

expectativas.

Si bien la mayoría de nosotras no pertenece a la carrera Organización de Eventos, podemos decir

que si en algún momento de nuestras vidas nos toca organizar uno, vamos a acordarnos de esta

experiencia e intentar aplicar todos los conocimientos adquiridos.

1.7 AGRADECIMIENTOS

Queremos agradecer profundamente a la profesora Mariana Solís y su ayudante, Mara Ziliotto

por el apoyo y contención frente a los diferentes inconvenientes que se presentaron.

A quienes colaboraron desinteresadamente y ayudaron a hacerlo posible: Carolina Onufrik , Ana

Lanús, Iván Orellana, Matias Motto, Jimena Restrepo, Laura Cortéz, Alejandra Saure.

Un agradecimiento especial a la Universidad de Palermo y a quienes organizan el ciclo Eventos

Jóvenes por permitirnos realizar el evento en el establecimiento y guiarnos en cuestiones

relacionadas a la organización del mismo.