trabajo especial de grado final

UNIVERSIDAD CATÓLICA ANDRÉS BELLO

EXTENSIÓN GUAYANA

FACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA INGENIERÍA INDUSTRIAL

Propuesta de mejora a los métodos de trabajo y determinación

de la fuerza laboral en las unidades de Recursos Humanos y

Servicios Administrativos de una institución universitaria.

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

Presentado ante la


Como parte de los requisitos para optar al título de

INGENIERO INDUSTRIAL

Realizado por:Br. Elsa M. Batista Q.

Br. Cristi D. Salaya C.

Profesor guía: Ing. Solange Meneses

Fecha: Mayo 2011


EXTENSIÓN GUAYANA

FACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA INGENIERÍA INDUSTRIAL

Propuesta de mejora a los métodos de trabajo y determinación

de la fuerza laboral en las unidades de Recursos Humanos y

Servicios Administrativos de una institución universitaria.

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

Presentado ante la


Como parte de los requisitos para optar al título de

INGENIERO INDUSTRIAL

Realizado por:Br. Elsa M. Batista Q.

Br. Cristi D. Salaya C.

Profesor guía: Ing. Solange Meneses

Fecha: Mayo 2011

DEDICATORIA

Propuesta de mejora a los métodos de Trabajo y Determinación de la Fuerza Laboral

2011

“Queremos dedicar el fruto de nuestro esfuerzo y constancia

a las personas que siempre han estado con nosotras y a quienes

llevamos siempre en el pensamiento…”

Cristi & Elsa

- III -


2011

AGRADECIMIENTOS

A Dios Todopoderoso y a la Virgen del Valle, por darnos la vida y

constantemente guiarnos, cuidarnos y darnos el valor necesario para alcanzar nuestras

metas y lograr el triunfo.

A nuestros Padres, por estar siempre presentes, contribuyendo con nuestra

formación como persona y profesional, manteniendo siempre la unión familiar y a

nuestros Hermanos, por compartir junto a nosotras la vida tan maravillosa que tenemos y

por brindarnos siempre su apoyo.

A la Universidad Católica Andrés Bello por ser nuestra casa de estudio y

permitirnos formar parte de la familia Ucabista.

A nuestra tutora industrial Ing. Ayskell Fernández por brindarnos la oportunidad

de desarrollar nuestro trabajo especial de grado para optar al título de Ingeniero

Industrial. A la tutora académica Ing. Solange Meneses por su paciencia, apoyo y

colaboración en todo momento. A las dos Mil Gracias!

A la directora de la escuela de Ingeniería Industrial y profesora Ing. Dalia

Gonzales, porque gracias a su oferta pudimos desarrollar el presente trabajo de grado en

las cómodas instalaciones de la universidad, muchísimas gracias por la confianza.

A todos nuestros amigos, que continuamente nos apoyaron y motivaron a seguir

adelante.

- III -


2011

ÍNDICE GENERAL

DEDICATORIA.....................................................................................................................- iii4-

AGRADECIMIENTOS.........................................................................................................- iv5-

ÍNDICE GENERAL.................................................................................................................- 6 -

ÍNDICE DE TABLAS..............................................................................................................- 9 -

ÍNDICE DE ANEXOS............................................................................................................- 10 -

RESUMEN..............................................................................................................................- 11 -

INTRODUCCIÓN..................................................................................................................- 13 -

CAPÍTULO I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...................................................- 15 -

1.1 Planteamiento del Problema.................................................................................- 15 -

1.2 Objetivos...............................................................................................................- 19 -

1.2.1 Objetivo General...............................................................................................- 19 -

1.2.2 Objetivos Específicos.......................................................................................- 19 -

1.3 Alcance.................................................................................................................- 20 -

2.1 Reseña histórica de la UCAB-Guayana................................................................- 21 -

2.1.1 Política de Calidad............................................................................................- 23 -

2.1.2 Objetivos Generales..........................................................................................- 23 -

2.1.3 Visión................................................................................................................- 24 -

2.1.4 Misión...............................................................................................................- 24 -

2.1.5 Valores..............................................................................................................- 25 -

2.1.6 Organigrama estructural de UCAB-Guayana...................................................- 27 -

2.1.7 Unidad de Recursos Humanos..........................................................................- 27 -

2.1.7.1 Coordinador De Recursos Humanos........................................................- 29 -

2.1.7.2 Analista de Recursos Humanos................................................................- 31 -

2.1.8 Unidad de Servicios Administrativos..............................................................- 33 -

- -


2011

2.1.8.1 Coordinador de Servicios Administrativos...............................................- 35 -

2.1.8.2 Analista Contable....................................................................................- 36 -

2.1.8.3 Analista de Crédito y Cobranza................................................................- 42 -

2.1.8.4 Auxiliar de contabilidad...........................................................................- 43 -

2.1.8.5 Cajera........................................................................................................- 44 -

2.2 Bases teóricas.......................................................................................................- 47 -

2.2.1 Estudio de Métodos..........................................................................................- 48 -

2.2.2 Medición del trabajo.........................................................................................- 50 -

CAPÍTULO III: METODOLOGÍA......................................................................................- 71 -

3.1 Diseño de la Investigación....................................................................................- 71 -

3.1.1 Investigación Descriptiva.................................................................................- 71 -

3.1.2 Investigación Explicativa.................................................................................- 72 -

3.1.3 Investigación de Campo...................................................................................- 72 -

3.2 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos...............................................- 73 -

3.2.1 Observación......................................................................................................- 73 -

3.2.2 Entrevista..........................................................................................................- 74 -

3.2.3 Medición...........................................................................................................- 74 -

3.3 Fuentes de Información........................................................................................- 75 -

3.4 Metodología..........................................................................................................- 75 -

3.4.1 Identificar los puestos de trabajo de cada unidad y las funciones del personal que

labora en ellos...............................................................................................................- 75 -

3.4.2 Determinar la carga de trabajo actual...............................................................- 76 -

3.4.3 Normalizar el método para realizar las tareas..................................................- 77 -

3.4.4 Determinar la fuerza laboral de las unidades de Recursos Humanos y Servicios

Administrativos............................................................................................................- 78 -

CAPÍTULO IV: PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS...........................- 79 -

4.1 Identificación de los puestos de trabajo de cada unidad y las funciones del personal

que labora en ellos............................................................................................................- 79 -

4.2 Determinación de la carga de trabajo actual.........................................................- 87 -

4.3 Normalización del método para realizar las tareas...............................................- 93 -

4.4 Determinación de la fuerza laboral de las unidades de Recursos Humanos y

Servicios Administrativos.................................................................................................- 95 -

- -


2011

4.5 Propuestas de Mejoras..........................................................................................- 97 -

4.5.2 Unidad de Servicios Administrativos.............................................................- 108 -

4.5.3 Unidad de Recursos Humanos........................................................................- 111 -

CONCLUSIONES................................................................................................................- 112 -

RECOMENDACIONES......................................................................................................- 115 -

BIBLIOGRAFÍAS................................................................................................................- 117 -

- -


2011

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Tabla de Westinghouse para determinar tamaños de muestras..................................- 54 -

Tabla 2. Método de Westinghouse para la calificación de la velocidad...................................- 58 -

Tabla 3. Hoja de Concesiones.................................................................................................- 65 -

Tabla 4. Determinación del tiempo de fatiga...........................................................................- 66 -

Tabla 5. Cálculo de “n” para la Coordinadora de Servicios Administrativos..........................- 87 -

Tabla 6. Cálculo de “n” para Analista Contable.......................................................................- 88 -

Tabla 7. Cálculo de “n” para Analista de Crédito y Cobranza.................................................- 89 -

Tabla 8. Cálculo de “n” para Auxiliar de Contabilidad............................................................- 89 -

Tabla 9. Cálculo de "n" para Cajera.........................................................................................- 90 -

Tabla 10. Cálculo de “n” para Coordinadora de Recursos Humanos.......................................- 90 -

Tabla 11. Cálculo de “n” para Analista de Recursos Humanos...............................................- 91 -

Tabla 12. Carga de Trabajo......................................................................................................- 91 -

Tabla 13. Total de concesiones por puesto de trabajo..............................................................- 94 -

Tabla 14. Cantidad de Recurso Humano por cargo..................................................................- 95 -

- -


2011

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo 1 - Encuestas..............................................................................................................- 120 -

Anexo 2 – Flujogramas Específicos.....................................................................................- 135 -

Anexo 3 - Registro de Tiempos............................................................................................- 172 -

Tabla 15. Registro de tiempos de para la Coordinadora de Servicios Administrativos.........- 174 -

Tabla 16. Registro de tiempos de para Analista Contable......................................................- 175 -

Tabla 17. Registro de tiempos de para la Analista de Crédito y Cobranza............................- 177 -

Tabla 18. Registro de tiempos de para Auxiliar de Contabilidad...........................................- 178 -

Tabla 19. Registro de tiempos de para la Cajera....................................................................- 178 -

Tabla 20. Registro de tiempos de para Coordinadora de Recursos Humanos........................- 179 -

Tabla 21. Registro de tiempos de para Analista de Recursos Humanos................................- 179 -

Anexo 4 - Carga de Trabajo................................................................................................- 180 -

Tabla 22. Carga de Trabajo....................................................................................................- 181 -

Anexo 5 - Hoja de Concesiones............................................................................................- 184 -

Anexo 6 - Calificación de Velocidad, Tiempo Normal, Tolerancias y Tiempo Estándar- 192

-

Tabla 23. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Coordinadora de Servicios Administrativo…….. - 193 -

Tabla 24. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Analista Contable..................................................- 194 -

Tabla 25. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Analista de Crédito y Cobranza.............................- 198 -

Tabla 26. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Auxiliar de Contabilidad.......................................- 200 -

Tabla 27. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Cajera....- 201 -Tabla 28. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE:

Coordinadora de Recursos Humanos.....................................................................................- 202 -

Tabla 29. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Coordinadora de Recursos Humanos....................- 203 -

Tabla 30. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Analista de Recursos Humanos.............................- 204 -

Anexo 7 - Fuerza Laboral....................................................................................................- 205 -

Tabla 31. Fuerza Laboral........................................................................................................- 206 -

- -


2011

RESUMEN

El objetivo del presente trabajo especial de grado, es proponer una mejora a los

métodos de trabajo y determinar la fuerza laboral de las unidades de Servicios

Administrativos y Recursos Humanos de una institución universitaria.

El motivo por el cual se realiza el estudio, se debe a que la Dirección del Sistema

de Gestión de la Calidad de la universidad realizó encuestas para evaluar el clima

organizacional del personal empleado, obreros y profesionales. Los resultados de estas

encuestas no son los requeridos para cumplir con las normas Certificación de Calidad

ISO 9001:2008. A raíz de esto surge un estudio elaborado por la Dirección General de

Finanzas y Administración denominado: Determinación de la carga de trabajo del

personal profesional y obrero que depende de la Dirección General de Finanzas y

Administración, el cual arrojó que solo las unidades de Servicios Administrativos y

Recursos Humanos presentan una sobrecarga de trabajo, siendo este motivo para realizar

en dichas unidades un trabajo especial de grado.

El trabajo especial de grado se llevó a cabo mediante investigaciones

descriptivas, explicativas y de campo, en la cual, se seleccionó al personal y se les

realizó un estudio de tiempo, el cual comprendía la medición de cada una de las

actividades que realizaban, las demoras inevitables y necesidades personales que se

presentaban dentro de la jornada laboral y la determinación del tamaño de muestra para

un estudio óptimo y confiable. Con los datos registrados en tablas, se procedió a calcular

la calificación de velocidad, el tiempo normal, el total de tolerancias y el tiempo

estándar.

- 10 -


2011

Se determinó la carga de trabajo, se normalizó los métodos de trabajo en base a

la propuesta planteada y finalmente se calculó la fuerza laboral, dando como resultado

en algunos casos la necesidad de contratación de nuevo personal; pero con lo observado

durante el tiempo de estudio se muestra cómo se puede mejorar los métodos de trabajo

sin incurrir en esta acción.

De acuerdo con el objetivo planteado, se propusieron mejoras a los métodos de

trabajo que reducirán los tiempos de traslados, y ejecución de las tareas con mayor

rapidez, eficiencia y mejor calidad.

- 11 -


2011

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, conjugar adecuadamente los recursos económicos, materiales y

humanos origina incrementos en la productividad. Con base en la premisa que en todo

proceso siempre se encuentran mejores posibilidades de solución, puede efectuarse un

análisis a fin de determinar en qué medida se ajusta cada alternativa a los criterios

elegidos y a las especificaciones originales; esto se logra a través de los lineamientos del

estudio de los métodos de trabajo.

Partiendo de los resultados de un estudio previo realizado por ingenieros de la

institución, nació la necesidad de hacer un trabajo especial de grado que estudie los

métodos de trabajo y la determinación de la fuerza laboral en las unidades de Recursos

Humanos y Servicios Administrativos de dicha institución universitaria.

Con el estudio de métodos de trabajo se obtendrá un método mejor que el existente;

buscando reducir el contenido del trabajo suplementario, obtener y eliminar el tiempo

improductivo, consiguiendo con esto incrementar la producción.

El objetivo general de la investigación es diseñar una propuesta de mejora a los

métodos de trabajo y determinar la fuerza laboral en las unidades de Recursos Humanos

y Servicios Administrativos de la Universidad Católica Andrés Bello extensión

Guayana, el mismo se podrá cumplir llevando a cabo una serie lógica de objetivos

específicos que consistirían en identificar los puestos de trabajo de cada unidad y las

- 12 -


2011

funciones del personal que labora en ellos, determinar la carga de trabajo actual,

normalizar el método para realizar las tareas y determinar la fuerza laboral de las

unidades de Recursos Humanos y Servicios Administrativos.

El presente trabajo especial de grado se encuentra estructurado de la siguiente

manera:

Capítulo I: Planteamiento del problema

Se encuentra definido por el planteamiento del problema, objetivo

general, objetivos específicos y alcance.

Capítulo II: Marco Teórico

En este capítulo se encuentra la reseña histórica de la UCAB

Guayana, la descripción de las unidades presentes en el estudio y

la definición de los términos básicos utilizados.

Capítulo III: Metodología

Se explica el marco metodológico indicando de manera detallada

el diseño de la investigación, las técnicas implementadas para la

recolección de datos y la metodología utilizada para alcanzarlos

objetivos planteados.

Capítulo IV: Presentación y Análisis de los Resultados

En este capítulo se presenta los resultados obtenidos del estudio

realizado.

Conclusiones:

Se muestran las conclusiones obtenidas de la investigación junto

con los resultados y el análisis de los mismos.

- 13 -


2011

Recomendaciones:

Se presentan las recomendaciones relacionadas con cada una de

las conclusiones obtenidas.

CAPÍTULO I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

CAPITULO 1: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

En la actualidad, las empresas e instituciones tanto privadas como públicas buscan

ser competitivas, por lo cual se ven forzadas a hacer énfasis en la mejora continua de sus

procesos así como cumplir con los estándares más altos de calidad que le permitan

posicionarse en un nivel superior.

La Universidad Católica Andrés Bello extensión Guayana, localizada en Puerto

Ordaz, Estado Bolívar, posee actualmente la Certificación de Calidad ISO 9001:2008,

obtenida para el proceso de Enseñanza y Aprendizaje en Pregrado, Postgrado y Unidad

de Formación Continua. Esta certificación parte de la primera Certificación ISO

9001:2000 obtenida en Diciembre de 2006 y superadas las auditorias de mantenimiento

y renovación con cero (0) no conformidades.

A partir de la mejora continua que se maneja en la organización, en Noviembre del

2009 la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad de la universidad realizó

encuestas para evaluar el clima organizacional del personal empleado, obreros y

profesionales de la universidad. Los resultados de estas encuestas presentaron una

inconformidad en el personal de la universidad. La pregunta de la encuesta que compete

- 14 -


2011

a dicho estudio fue la siguiente: ¿La carga de actividad laboral interfiere con mis

habilidades para realizar un trabajo de calidad? en donde el sesenta y tres por ciento

(63%) respondieron que su carga de trabajo “NO” interfería para realizar un trabajo de

calidad.

La universidad de acuerdo a sus políticas de calidad requiere que el resultado sea

mayor o igual al setenta por ciento (70%); a raíz de esta diferencia de siete (7%) surge

un estudio elaborado por la Dirección General de Finanzas y Administración

denominado: “Determinación de la carga de trabajo del personal profesional y obrero

que depende de la Dirección General de Finanzas y Administración”, el cual arrojó que

solo las unidades de Servicios Administrativos y Recursos Humanos presentan una

sobrecarga de trabajo; razón por la cual surge la idea de realizar un trabajo especial de

grado que se llevará a cabo solo en esas dos unidades afectadas.

La Unidad de Recursos Humanos es esencialmente de servicios. Sus funciones

varían dependiendo del tipo de organización.

En la Universidad Católica Andrés Bello extensión Guayana, esta unidad tiene las

siguientes funciones:

Ayudar y prestar servicios a la organización, profesionales, profesores,

empleados y comunidad estudiantil en general.

Tramitar y procesar todas las solicitudes de servicios requeridas por el

personal docente, administrativo y obrero perteneciente a la institución,

sirviendo de apoyo, con la finalidad de brindar un servicio eficiente.

Brindar apoyo para el reclutamiento de personal para las unidades de la

institución.

- 15 -


2011

Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en

función del mejoramiento de los conocimientos del personal.

Colaborar con los procesos de evaluación de desempeño y elaboración de

descripciones de cada cargo.

Llevar el control de beneficios del personal que labora para la institución en

general.

Distribuir políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o

revisados, a todo el personal, mediante boletines, reuniones, memorándums o

contactos personales.

La unidad de Servicios Administrativos atiende las necesidades de las unidades

académicas, administrativas y financieras para su correcto funcionamiento. Presta

servicios que van desde la gestión y control de todas las cuentas de la organización,

envíos y traslados de documentos e información entre la universidad y entre foráneos.

Entre las principales funciones que proporcionan están las siguientes:

Se encarga de la administración, registro y seguimiento de las cuentas bancarias,

ejecución presupuestaria y análisis de variaciones, deudas de los proveedores,

mediante la revisión de facturas, cuentas por pagar y relaciones de gastos,

proyectos LOCTI y donaciones varias, Cobros del CIAP, pólizas de Seguro y

Activos Fijos, a fin de contribuir con la gestión administrativa y financiera de la

universidad.

Contratación y control de las pólizas de seguros de los activos fijos.

Organizar, actualizar y controlar las cuentas por cobrar de todas las unidades de

aprendizaje de la institución.

- 16 -


2011

Coordinar todos los canales de información existentes interna y externamente, en

especial con los bancos y empresas que brindan servicios a la institución y

empresas patrocinadoras de becas y donaciones en general.

Control sobre los libros de compra, venta, libros del IVA y registro de

solicitudes.

Manejo y control de fondos recibidos y de caja chica, guardar y custodiar

cheques, fondos y valores así como los documentos que requieran una custodia

especial.

Planificar, organizar, dirigir, y controlar las actividades relacionadas con el

presupuesto, elaboración de estados financieros, tesorería, seguros, activos fijos,

análisis de cuentas por cobrar y otros afines.

Teniendo en cuenta las diversas funciones de cada unidad y la carga de trabajo que

estos presentan, se considera la decisión de mejorar los procesos a través de un trabajo

especial de grado que abarcará la estandarización de los métodos de trabajo, la

determinación del tiempo estándar y la determinación de la fuerza laboral en cada

unidad, en función de la carga de trabajo observada.

- 17 -


2011

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo General

Diseñar una propuesta de mejora a los métodos de trabajo y determinar la fuerza

laboral en las unidades de Recursos Humanos y Servicios Administrativos de la

Universidad Católica Andrés Bello extensión Guayana.

1.2.2 Objetivos Específicos

Identificar los puestos de trabajo de cada unidad y las funciones del personal que

labora en ellos.

Determinar la carga de trabajo actual.

Normalizar el método para realizar las tareas.

Determinar la fuerza laboral de las unidades de Recursos Humanos y Servicios

Administrativos.

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2011

1.3 Alcance

Esta investigación se realizará en las unidades de Recursos Humanos y Servicios

Administrativos de la Universidad Católica Andrés Bello extensión Guayana, y abarcará

la normalización de los métodos de trabajo y la determinación de la fuerza laboral

necesaria en dichas unidades para llevar a cabo las actividades inherentes a cada uno.

Este trabajo especial de grado no será implementado en las unidades donde será

realizado.

- 19 -


2011

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO

CAPITULO 2: MARCO TEÓRICO

2.1 Reseña histórica de la UCAB-Guayana.

La Universidad Católica Andrés Bello, es una institución de educación superior

integrante de la Compañía de Jesús; sin fines de lucro, siendo la principal fuente de sus

ingresos aquellos provenientes de las matrículas, así como ayudas gubernamentales para

las pensiones estudiantiles; igualmente donaciones, aportes, legados de personas

naturales y jurídicas que deseen vincular su nombre al de la universidad.

Inició sus actividades en el mes de mayo de 1995 en Caracas con los programas de

formación continua, dirigidos básicamente a los profesionales del alta y media gerencia

de las principales empresas de la región.

Posteriormente, en octubre de 1996 se iniciaron los estudios de postgrado, en las

áreas de Administración de Empresas, Educación - Procesos de Aprendizaje, Gerencia

- 20 -


2011

de Recursos Humanos y Relaciones Industriales, Desarrollo Organizacional y Gerencia

de Proyectos.

El 2 de octubre de 1997, el Consejo Nacional de Universidades publica en Gaceta

Oficial número 36.313 la creación de la Extensión Guayana de la Universidad Católica

Andrés Bello, En el año 1998 comenzó el área de Pregrado con tres escuelas:

Administración y Contaduría, Educación y Derecho. En octubre de 1999, una vez

culminado el segundo módulo de aulas y los edificios de los laboratorios, dieron inicio

las demás carreras: Relaciones Industriales, Ingeniería Industrial y Comunicación Social.

En el 2005 inician las carreras de Ingeniería Civil e Ingeniería Informática.

UCAB-Guayana actualmente ofrece la siguiente programación académica:

CARRERAS TÍTULOSComunicación Social.

Menciones:

Periodismo Impreso, Audiovisual,

Publicidad y Relaciones Públicas.

Lic. en Comunicación Social, con la

respectiva mención

Educación.

Menciones:

Integral, Preescolar, Física y Matemática y

Ciencias Sociales.

Lic. en Educación, con la respectiva

mención

Técnico Superior Universitario en

Educación, con la respectiva mención

Ingeniería.

Menciones:

Industrial, Civil e Informática

Ingeniero con su respectiva mención

Relaciones Industriales Lic. en Relaciones Industriales

Administración y ContaduríaLic. en Administración de Empresas

Lic. en Contaduría Pública

Derecho Abogado

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2011

Actualmente la UCAB Guayana posee certificación ISO 9001:2008 en el proceso de

Enseñanza-Aprendizaje en pregrado y postgrado, la cual fue obtenida en noviembre

2006, llegando a octubre de 2007 a la primera auditoría de mantenimiento, cuyo

resultado de línea certificada fue de Cero (0) NO CONFORMIDADES, este resultado es

producto de estandarizar los procesos de las diferentes Escuelas y áreas administrativas;

en establecer objetivos e indicadores claros y medibles, en registrar la información y

dejar constancia de cómo y cuándo se hicieron las cosas, y particularmente, no tener una

NO CONFORMIDAD. La Dirección de Sistema de Gestión de la Calidad de la

Universidad se encuentra ubicado en el Módulo AR, segundo piso, 2da oficina de la

izquierda, el cual se encarga de aplicar las acciones preventivas y correctivas necesarias

para eliminar las causas de las no conformidades, lo que conlleva al mejoramiento

continuo del proceso Enseñanza-Aprendizaje y sus procesos de soporte, asegurando así

que los servicios educativos cumplan satisfactoriamente con las necesidades y

expectativas de las partes interesadas (estudiantes, representantes, empresas u

organismos que solicitan servicios y la sociedad en general).

La Universidad Católica Andrés Bello/Guayana se enfoca en el establecimiento de

objetivos e indicadores claros y medibles, en registrar la información y dejar constancia

de cómo y cuando se hicieron las cosas, y particularmente, no tener una NO

CONFORMIDAD.

2.1.1 Política de Calidad.

En la UCAB-Guayana se tiene como compromiso implantar acciones de mejora

continua, que promuevan la excelencia de nuestros procesos, con el fin de satisfacer las

necesidades y expectativas del estudiante, de nuestro personal y de la sociedad,

ofertando servicios de calidad, a partir del énfasis en la formación y competencia

profesional de nuestro personal.

- 22 -


2011

2.1.2 Objetivos Generales.

Proporcionar a los estudiantes una formación académica de calidad, a través del

cumplimiento de las unidades temáticas, del contenido de los planes y programas de

estudios.

Lograr la satisfacción de los clientes: estudiantes de pregrado, postgrado,

formación continua, del personal y la comunidad donde la Universidad despliega

sus acciones.

Promover la formación del personal docente y administrativo, con el fin de

enriquecer el proceso de enseñanza aprendizaje.

Proporcionar a la comunidad universitaria, instalaciones optimas y funcionales

que cuenten con los suministros y servicios necesarios.

Establecer mecanismos de mejoramiento continuo de los procesos que se

desarrollan en la Universidad.

Promover el desarrollo de la investigación y la extensión universitaria acorde con

las necesidades de la sociedad.

2.1.3 Visión.

“Ser el centro de referencia para la construcción de un país sustentable en lo

educativo, lo económico, lo ambiental y lo social, incluyendo la gobernabilidad,

utilizando la investigación como vector dinamizador de la acción”

2.1.4 Misión.

Contribuir a la formación integral de la juventud universitaria, en su aspecto personal

y comunitario, dentro de la concepción cristiana de la vida. Esforzarse por acelerar el

- 23 -


2011

proceso de desarrollo nacional, creando conciencia de su problemática y promoviendo la

voluntad de desarrollo. Por lo mismo, concederá especial importancia a la promoción de

los recursos humanos y particularmente de la juventud, a fin de lograr la promoción de

todo el hombre y de todos los hombres.

Trabajar por la integración de América Latina y por salvaguardar y enriquecer su

común patrimonio histórico – cultural; por la mutua comprensión y acercamiento de los

pueblos de nuestro continente; por la implantación de la justicia social; por la superación

de los prejuicios y contrastes que dividen y separan a las naciones, y por el

establecimiento de la paz, fundada en hondo humanismo ecuménico.

Irradiar su acción, especialmente a los sectores más marginados de la comunidad

nacional. Promover el diálogo de las ciencias entre sí y de éstas con la Filosofía y la

Teología, a fin de lograr un saber superior, universal y comprensivo, que llene de sentido

el quehacer universitario.

2.1.5 Valores.

Excelencia académica y humana.

Una formación de todos los miembros de la organización, que busque optimizar la

prestación de sus servicios, que se potencie con hábitos, cualidades y el compromiso

orientado al mejoramiento continúo.

Compromiso social

Una visión solidaria de la vida, que relacione la justa búsqueda de éxitos personales

y profesionales con el éxito del país, que proporcione capacidad de entender y de

identificarse con la insoslayable tarea nacional de superar la pobreza.

- 24 -


2011

La UCAB-Guayana debe entenderse a sí misma en función de la sociedad, debe ser

abierta y sensible a ella para captar sus problemas y responder universitariamente a

ellos.

Conciencia ciudadana

La Universidad a través de la educación, tiene el reto de formar ciudadanos

responsables para contribuir con la construcción de un país gobernable, con sólidas

instituciones y un estado de derecho, democrático y de justicia.

Formar ciudadanos en UCAB-Guayana, conduce al compromiso institucional de

entender las actitudes, los conocimientos y el ejercicio profesional como medios

humanizadores. Significa aprender a actuar cívica y responsablemente,

consustanciándose con valores como la justicia, la libertad, la responsabilidad, la

legalidad, el pluralismo, la tolerancia, el respeto mutuo, la participación y el amor a la

patria.

Compromiso por el desarrollo sustentable

Preocupación por contribuir a lograr equidad y justicia social, desarrollo económico,

conservación del ambiente y la gobernabilidad, atendiendo a que la UCAB-Guayana, se

ha propuesto asumir una posición constructiva frente a los desafíos del desarrollo y la

pobreza, a través de una coherente y equilibrada percepción de los componentes que

propenden a la sustentabilidad: los ecológicos, los tecnológicos, los económicos y

socioculturales, y así preparar a los estudiantes ante problemáticas complejas, entre

otras los dilemas de carácter ético.

Visión cristiana de la vida

Una formación en valores basada en una cultura solidaria de inspiración cristiana,

abierta a las diversas corrientes del pensamiento y al pluralismo social, lo cual exige un

- 25 -


2011

crecimiento espiritual abierto a un Dios trascendente y, al mismo tiempo, presente en el

hermano, sin discriminaciones.

2.1.6 Organigrama estructural de UCAB-Guayana.

- 26 -


2011

Fuente: guayanaweb.ucab.edu.ve/dgfa.html.

2.1.7 Unidad de Recursos Humanos.

Organiza y supervisa los procesos de Recursos Humanos y tramita todas las

solicitudes de servicios requeridas por el personal docente y administrativo

perteneciente a la Extensión Guayana, canalizando y velando por el cumplimiento de

políticas y procedimientos establecidos en materia laboral, por la Universidad.

- 27 -

http://guayanaweb.ucab.edu.ve/dgfa.html


2011

En la Universidad Católica Andrés Bello extensión Guayana, esta unidad tiene las

siguientes funciones:

Ayudar y prestar servicios a la organización, profesionales, profesores,

empleados y comunidad estudiantil en general.

Tramitar y procesar todas las solicitudes de servicios requeridas por el

personal docente, administrativo y obrero perteneciente a la institución,

sirviendo de apoyo, con la finalidad de brindar un servicio eficiente.

Brindar apoyo para el reclutamiento de personal para las unidades de la

institución.

Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en

función del mejoramiento de los conocimientos del personal.

Colaborar con los procesos de evaluación de desempeño y elaboración de

descripciones de cada cargo.

Llevar el control de beneficios del personal que labora para la institución en

general.

Distribuir políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o

revisados, a todo el personal, mediante boletines, reuniones, memorándums o

contactos personales.

En la unidad de Recursos Humanos existen dos (2) cargos, que se encuentran

denominados por: Coordinador de Recursos Humanos y Analista de Recursos Humanos.

Cada puesto de trabajo posee una descripción de cargo, en donde se describe el

propósito general del cargo, las funciones generales y las tareas específicas que deben

realizar en la jornada laboral. A continuación se presenta las descripciones de cargo

mencionadas:

- 28 -


2011

2.1.7.1 Coordinador De Recursos Humanos.

Propósito General

Organiza y supervisa todos los procesos de Recursos Humanos y tramita todas las

solicitudes de servicios requeridas por el personal docente y administrativo perteneciente

a la Extensión Guayana, canalizando y velando por el cumplimiento de políticas y

procedimientos establecidos en materia laboral, por la Universidad.

Funciones Generales y Tareas Específicas

a. Reclutamiento y selección.

Revisar evaluaciones de requisitos mínimos de los candidatos

conjuntamente con la Dirección General de Finanzas y Administración en

los procesos de selección de personal administrativo.

Organizar y mantener el archivo de candidatos elegibles.

Informar a la Dirección de RRHH de UCAB Caracas de aquellos

candidatos seleccionados.

Enviar a la Dirección de RHH de UCAB Caracas toda la documentación

validada y los requisitos del ingreso del personal seleccionado.

Revisar y actualizar las modificaciones de nómina de personal docente y

administrativo para adecuar las tablas de estadística.

Participar en las actividades relacionadas con la contratación de personal.

Realizar inducción al nuevo ingreso.

b. Diseño organizacional

Asistir en la elaboración de los perfiles de cargo.

Elaborar las descripciones de cargo.

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2011

c. Compensación y beneficios.

Revisar y realizar actividades relacionadas con el pago de los beneficios

contractuales establecidos en la Convención Colectiva en apoyo a la

Dirección de RRHH de UCAB Caracas.

Orientar al personal sobre las características del programa de evaluación

de desempeño.

d. Nómina/Sueldos y Salarios.

Mantener base de datos de nómina actualizada y elaborar el presupuesto

anual de personal, UCAB Guayana.

Llevar estadística de nómina y mantenerla actualizada con altas, bajas,

pensiones, etc., del IVSS.

Preparar y distribuir mensualmente la "Planilla de Asistencia" a los

trabajadores.

Elaborar presupuesto anual de la unidad.

Elaborar el presupuesto anual de la nómina de UCAB-Guayana.

Elaborar y enviar mensualmente a la Dirección de RRHH de UCAB

Caracas la relación de tiempo trabajado de todo el personal y el

respectivo análisis del procesamiento de la información para la aplicación

del Programa de Alimentación.

Tramitar ante la Dirección de RRHH de UCAB Caracas todos los

beneficios contractuales (préstamo de prestaciones sociales, constancias

de trabajo, inclusión y exclusión de las pólizas de seguros).

Tramitar los reclamos ambulatorios de la póliza H.C.M y solicitudes de

carta aval.

Coordinar la recepción y envío de correspondencia con la Dirección de

RRHH y Servicios Generales de UCAB Caracas.

Transcribir al sistema electrónico bancario la nómina de preparadores.

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2011

Tramitar y conformar las autorizaciones de pago de: suplencias,

beneficios, ayudantía estudiantil, liquidaciones, bonificaciones

contractuales y contrataciones laborales.

e. Bienestar Social

Administrar y supervisar el servicio de enfermería.

Coordinar y apoyar a las unidades de UCAB Guayana para el

requerimiento del servicio ambulancia y paramédicos, para traslados y/o

apoyo logístico a eventos especiales.

Suministrar y hacer la reposición mensual de medicamentos para la

enfermería.

Coordinar el servicio de transporte que cubre la ruta UCAB asignado por

la Alcaldía.

Coordinar diferentes operativos: vacunación, certificado médico vial,

cedulación y cualquier otro inherente que se requiera.

f. Formación

Cargar la Matriz de adiestramiento con la información relativa según

requerimientos de capacitación descritos en la evaluación del personal.

Apoyar en actividades relacionadas con el cumplimiento del programa

de formación de personal.

2.1.7.2 Analista de Recursos Humanos.

Propósito General

Procesa y tramita ante la Dirección de Recursos Humanos de UCAB-Caracas todas

las solicitudes de servicios requeridas por el personal docente y administrativo

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2011

perteneciente a la Extensión Guayana, sirviendo de apoyo, con la finalidad de brindar un

servicio eficiente.


a. Reclutamiento y selección.

Brinda apoyo a la Dirección General de Finanzas y Administración en los

procesos de selección de personal.

Organiza y mantiene el archivo de candidatos elegibles.

Informa a la Dirección de RRHH de UCAB Caracas aquellos candidatos

que han sido seleccionados.

Apoya a la Dirección de RHH de UCAB Caracas en el ingreso

incorporación del personal seleccionado.

b. Compensación y beneficios.

Colabora en el proceso de evaluación de desempeño.

Colabora con el proceso de elaboración de perfiles de cargo.

Apoya a la Dirección de RRHH UCAB Caracas en la aplicación de los

beneficios derivados de la convención colectiva de trabajo.

c. Nómina/Sueldos y Salarios.

Envía periódicamente a la Dirección de RRHH de UCAB-Caracas la

relación de tiempo trabajado de todo el personal para el procesamiento de

la información.

Tramita ante la Dirección de RRHH de UCAB-Caracas las solicitudes de

préstamos con garantía de prestaciones sociales y constancias de trabajo.

Tramita ante la Dirección de RRHH de UCAB-Caracas inclusiones y

exclusiones del seguro H.C.M, I.V.S.S. y vida.

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2011

Coordina la recepción y envío de correspondencia con la Dirección de

RRHH de UCAB-Caracas.

Tramita los reclamos ambulatorios del seguro H.C.M y so licitudes de

carta aval.

Autoriza el pago de la beca-trabajo temporal.

Tramita y conforma las autorizaciones de pago de: suplencias, beneficios,

ayudantía estudiantil, liquidaciones, bonificaciones contractuales y

contrataciones laborales.

Participa en el presupuesto anual de su unidad y consolidación de

presupuesto de personal.

d. Registro y control.

Revisa y actualiza las modificaciones de nómina de personal para adecuar

las tablas de estadísticas.

Participa en las actividades relacionadas con la contratación de personal.

Realiza encuestas y análisis de resultados para resolver situaciones y

mejorar funciones, procesos y actividades.

2.1.8 Unidad de Servicios Administrativos.

Se encarga de dirigir, supervisar y controlar todas las actividades inherentes al

mantenimiento, los servicios generales y los de reproducción propia. Participa en el

estudio y elaboración de los presupuestos para posibles inversiones menores,

controlando su ejecución con la finalidad de satisfacer las diferentes necesidades de las

dependencias y garantizar la operatividad de la Universidad en la zona. Entre las

principales funciones que proporcionan están las siguientes:

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2011

Se encarga de la administración, registro y seguimiento de las cuentas bancarias,

ejecución presupuestaria y análisis de variaciones, deudas de los proveedores,

mediante la revisión de facturas, cuentas por pagar y relaciones de gastos,

proyectos LOCTI y donaciones varias, Cobros del CIAP, pólizas de Seguro y

Activos Fijos, a fin de contribuir con la gestión administrativa y financiera de la

universidad.

Contratación y control de las pólizas de seguros de los activos fijos.

Organizar, actualizar y controlar las cuentas por cobrar de todas las unidades de

aprendizaje de la institución.

Coordinar todos los canales de información existentes interna y externamente, en

especial con los bancos y empresas que brindan servicios a la institución y

empresas patrocinadoras de becas y donaciones en general.

Control sobre los libros de compra, venta, libros del IVA y registro de

solicitudes.

Manejo y control de fondos recibidos y de caja chica, guardar y custodiar

cheques, fondos y valores así como los documentos que requieran una custodia

especial.

Planificar, organizar, dirigir, y controlar las actividades relacionadas con el

presupuesto, elaboración de estados financieros, tesorería, seguros, activos fijos,

análisis de cuentas por cobrar y otros afines.

En la unidad de Servicios Administrativos existen cinco (5) cargos, que se

encuentran denominados por: Coordinador de Servicios Administrativos, Analista

Contable, Analista de Crédito y Cobranza, Auxiliar de Contabilidad y Caja. Al igual que

la unidad de Recursos Humanos, cada puesto de trabajo posee una descripción de cargo

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2011

con las mismas características. A continuación se presenta las descripciones de cargo

mencionadas:

2.1.8.1 Coordinador de Servicios Administrativos.

Propósito General

Se encarga de planificar, organizar, dirigir, y controlar las actividades relacionadas

con el presupuesto, elaboración de estados financieros, tesorería, seguros, activos fijos,

análisis de cuentas por cobrar y otros afines de la UCAB-Guayana, mediante el manejo

eficiente y confiable de los recursos disponibles.


a. Control del presupuesto.

Participa en la formulación presupuestaria, en la elaboración del Estado

de Resultados y en el Flujo de Caja Proyectado.

Supervisa las actividades de control de la ejecución presupuestaría.

Recibe y revisa los reportes mensuales de ejecución presupuestaria.

Realiza revisiones trimestrales con los responsables de las unidades que

presenten desviaciones significativas en la ejecución presupuestaria.

b. Disponibilidad bancaria.

Supervisa la disponibilidad bancaria.

Revisa y aprueba cheques y otros tipos de pagos.

c. Pólizas de seguros.

Vela por el pago oportuno de las primas de seguro.

Solicita cotizaciones de seguros para el año siguiente.

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2011

d. Finanzas.

Supervisa y analiza la disponibilidad de fondos de la cuenta bancaria.

Supervisa los compromisos de pago contra la disponibilidad

presupuestaria y financiera.

Supervisa la preparación de flujo de caja proyectado.

Propone la colocación oportuna de los excedentes financieros.

Vela por el cumplimiento oportuno de los pagos de la Institución.

e. Proceso Contable.

Supervisa el registro contable oportuno y confiable de las operaciones de

la universidad.

Supervisa el cierre mensual.

Supervisa la preparación del informe administrativo.

Establece y hace seguimiento a los procedimientos aplicados en la caja de

la universidad, así como medidas de control del efectivo que maneja.

2.1.8.2 Analista Contable.

Propósito General

El Analista Contable se encarga de realizar las actividades relacionadas con la

administración, registro y seguimiento de: las cuentas bancarias, ejecución

presupuestaria y análisis de variaciones, deudas de los proveedores, mediante la revisión

de facturas, cuentas por pagar y relaciones de gastos, proyectos LOCTI y donaciones

varias, Cobros del CIAP, pólizas de Seguro y Activos Fijos, a fin de contribuir con la

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2011

gestión administrativa y financiera de la universidad. Elabora también reportes que

forman parte de los informes Administrativos y de Control de Gestión.


a. Registro contable de las operaciones

Controlar la disponibilidad de los fondos en las distintas cuentas

bancarias.

Revisar compromisos de pago contra disponibilidad presupuestaria y

financiera.

Realizar registro contable del servicio de emisión de impresiones del

CAI a las unidades.

b. Control de disponibilidad bancaria

Realizar migración del movimiento de efectivo del sistema Banner al

Great Plains.

Verificar que todos los movimientos del efectivo emigren al sistema.

Efectuar y revisar las conciliaciones bancarias.

Mantener actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre

contable del ejercicio fiscal.

Realizar transferencias y demás trámites para la cancelación o

movimientos entre cuentas.

c. Cuentas por pagar

Realizar conciliación de Auxiliares con el Mayor de Bancos, analiza y/o

concilia los auxiliares con el mayor de las cuentas por pagar, cuentas por

cobrar empleados, las cuentas por cobrar a la F.A.B., las cuentas por

pagar de la UCAB-Guayana a la F.A.B. y otras cuentas asignadas.

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2011

Elaborar los cheques.

Revisar los cheques emitidos.

d. Control de retenciones del ISRL

Preparar mensualmente la forma PRN-11 y PJD-13 para la emisión de

cheque para la cancelación de las retenciones.

Preparar el resumen anual de retenciones para el SENIAT.

e. Cálculo de viáticos a profesores de Postgrado y del Centro Internacional de

Actualización Profesional

Realizar con base a los horarios de clase de postgrado la planificación de

pagos.

Emitir los cheques correspondientes.

Controlar el pago de los viáticos.

f. Controla, prepara y envía el Libro de Compras y el Libro de ventas del IVA

Hacer seguimiento a la preparación del Libro de Compras y del Libro de

Ventas de la UCAB-Guayana.

Revisar la información de los libros.

Garantizar el envío oportuno de información a oficina de Caracas.

g. Seguimiento y control presupuestario

Determinar si es un proyecto de activo o de gastos con la información

recibida del Proyecto LOCTI (Formato F-GE-35).

Asignar cuentas contables. Incluir reporte ejecución presupuestaria.

Validar información presupuesto proyectado Vs. ejecutado.

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2011

Revisar variaciones negativas de costos, corregir cargos errados, emitir

comprobantes de ajustes de reclasificación y reportes.

Emitir reporte de control presupuestario.

h. Registro y control contable de proyectos de construcción

Con la información del mayor analítico y reporte de ejecución

presupuestaria, registrar pagos tramitados directamente por la UCAB.

Emitir de nuevo el mayor analítico y la ejecución presupuestaria.

Revisar y contrastar la información de ambos reportes.

Hacer seguimiento y completar la emisión del libro de compras y de la

relación anual de retenciones.

i. Control de Activo Fijo

Revisar las compras de activos realizadas en el mes.

Actualizar la base de datos del activo fijo e imprimir reporte.

Generar comprobante de depreciación.

Planificar, realizar y analizar resultados de los inventarios físicos

periódicos de los activos fijos.

j. Inclusiones al seguro/Renovación de pólizas

Revisar planillas de notificación de ingresos de nuevos activos con los

datos de seriales y modelos.

Emitir carta de ingreso al seguro con la copia de factura de compra.

Verificar el anexo de los recibos de prima por inclusión de los activos

con las cartas emitidas.

Solicitar cotizaciones al corredor de seguros.

Revisar y analizar el monto de las primas.

Hacer seguimiento al vencimiento de las pólizas de seguro.

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2011

k. Reporte de siniestros.

Hacer seguimiento a la entrega de los recaudos correspondientes según

sea el caso.

Preparar carta al seguro remitiendo los recaudos.

Verificar el valor de la indemnización.

Notificar al usuario responsable la indemnización del siniestro.

l. Emisión, control y registro contable de recibos de cobro por concepto de aportes

LOCTI y donaciones varias

Emitir recibo de cobro del aporte con el Boucher del aporte o donación

respectivo.

Registrar el ingreso de fondos en auxiliar del banco correspondiente.

Actualizar cuadro de control de los proyectos.

Preparar relación y enviar a la Dirección de Promoción copia del recibo y

del Boucher de las donaciones varias recibidas.

m. Registro y control de transacciones de UCAB y de UCAB servicios.

Elaborar cheques para procesar pago a los proveedores.

Efectuar registro contable realizar el cierre mensual.

Emitir Estados Financieros.

Efectuar declaración mensual del IVA.

Efectuar retención anual de las retenciones.

Enterar las retenciones mensuales de I.S.L.R.

Efectuar declaración estimada y real anual del I.S.L.R.

Realizar registro contable de los servicios de reproducción de las

diferentes unidades y de las amortizaciones de créditos diferidos.

Realizar análisis de las cuentas.

n. Cuentas por Cobrar

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2011

Registrar contablemente la facturación de los estudiantes de pregrado en

el sistema Great Plains.

Registrar los convenios de pago de los estudiantes de postgrado de los

sistemas Banner y Great Plains.

Cuadrar Auxiliares versus Mayores de las Cuentas por Cobrar.

Realizar análisis y control de las cuentas por cobrar a clientes.

o. Análisis continúo de cuentas asociadas con el proceso de facturación.

Analizar la cuenta de Ingresos diferidos.

Analizar la cuenta Transitoria de Facturación.

Analizar las cuentas de registro de Becas y Exoneraciones.

p. Reportes para Informe de Control de Gestión

Emitir reporte de Estado de Resultados FRX.

Cuadrar el reporte emitido por FRX con el Balance de Comprobación y

con el reporte de ejecución presupuestaria.

Analizar las cifras y emitir por Excel reporte del Estado de Resultados.

Preparar cuadro comparativo de ingresos reales versus ingresos

presupuestados.

Preparar informe de indicadores de la Coordinación de Servicios

Administrativos.

q. Informe administrativo mensual

Recopilar información de los ingresos y egresos esperados.

Elaborar flujo de caja proyectado.

Emitir notas al flujo de caja proyectado.

Emitir reporte de ingresos y gastos del mes una vez recibido el flujo de

caja proyectado.

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2011

Integrar los datos reales al flujo de caja ejecutado.

Redactar notas explicativas de las variaciones, tanto de los ingresos como

de los egresos.

Realizar descripción de los montos en inversiones (en bolívares y en

dólares) en entidades bancarias.

Realizar detalle de la disponibilidad en bancos.

Actualizar según el vencimiento, reinversión o nuevas inversiones.

Realizar registro contable de los movimientos de las inversiones.

Cuadrar información del reporte con el saldo de la cuenta contable.

2.1.8.3 Analista de Crédito y Cobranza.

Propósito General

Se encarga de detectar, organizar y controlar las cuentas por cobrar de pregrado,

postgrado y de crédito UCAB para la elaboración y control de los convenios de pago,

con el fin de obtener los mejores beneficios para la Universidad.


a. Cargos de facturación a estudiantes de pregrado.

Identificar los alumnos con inscripción tardía para aperturarle su cuenta.

Identificar a los alumnos con cambios en su inscripción para realizar los

ajustes en la facturación.

Identificar a los alumnos con exoneración para realizar los ajustes en la

facturación.

Identificar los alumnos a los que se les ha sido modificado el número de

cuotas para ajustársela a una.

Revisión de los resultados del proceso de facturación.

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2011

Notificación a las unidades involucradas de la culminación del proceso de

facturación.

Control de pago de los estudiantes de pregrado y postgrado.

Identificar los alumnos morosos de pregrado y post-grado.

Publicación en cartelera de los estudiantes morosos de pregrado.

Análisis de la situación de morosidad con cada estudiante de pregrado y

postgrado.

Seguimiento a las fechas de vencimientos de los convenios de pago de los

estudiantes de postgrado.

b. Convenio Banesco.

Apertura de cuentas bancarias de los estudiantes financiados.

Elaboración de orden de pago permanente (OPP) enviada a la institución

bancaria.

Auditoría de cuentas bancarias.

Cierre anual de cuentas entre la institución bancaria y la universidad.

2.1.8.4 Auxiliar de contabilidad.

Propósito General

Se encarga de asistir al Analista de Contabilidad en el registro de las solicitudes para

procesos de pagos y en la elaboración del Libro de Compras y el Libro de Ventas.


a. Recibe, revisa y carga las facturas y solicitudes para realizar pagos y sus

soportes de la UCAB Guayana.

Verifica los datos de las facturas y solicitudes de pago.

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2011

Verifica las condiciones de pago de las facturas.

Confirma el código contable.

Carga la factura en el programa correspondiente.

Elabora el comprobante contable.

Adjunta el registro contable a los documentos recibidos.

Entrega el legajo a la persona responsable de preparar los cheques.

b. Recibe, revisa, carga y hace seguimiento de los documentos de la Fundación

Andrés Bello (F.A.B.)

Coteja y verifica facturas con orden de compras.

Archiva el comprobante y las facturas originales en la carpeta de la

F.A.B.

c. Prepara el libro de compras de la F.A.B.

Vacía en un reporte de Excel cada una de las facturas de compras.

Revisa y verifica el cuadre de la cuenta de crédito fiscal, con la totalidad

de las compras y la entrega al analista contable para su revisión y envío a

Caracas.

d. Apoya al Analista de Contabilidad en el complemento de los libros de compra y

venta de UCAB Guayana.

Elabora los libros de compra y venta de la UCAB Guayana.

Realiza la comprobación con el libro Mayor Auxiliar y la entrega al

Analista Contable para su revisión.

e. Recibe y sella la correspondencia recibida de otros departamentos.

Recibe original y sella la copia como recibo. Se le coloca fecha, hora y

firma. Se entrega a la persona a quien va dirigida.

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2011

2.1.8.5 Cajera.

Propósito General

Es la encargada de manejar los fondos recibidos y controlar el fondo de caja chica,

guardar y custodiar cheques, fondos y valores así como los documentos que requieran

una custodia especial como las pólizas de seguro.


a. Recepción, registro y control de fondos.

Recibir fondos en efectivo, cheques o planillas de depósitos por concepto

de preinscripciones, inscripciones de pregrado, cuotas del convenio

colectivo, postgrado y CIAP.

Venta de planillas T1 y T2.

Emisión de constancias y otros derechos de secretaría.

Recibir pago de llamadas telefónicas.

Realización de reintegro de anticipos por gastos de viaje.

Pago de órdenes, comprobantes de salidas de caja, facturas de compras y

otras erogaciones debidamente autorizadas.

Actualizar el estado de cuenta de los estudiantes.

Llenar las planillas de depósitos bancarios.

Entregar al mensajero las planillas y transacciones bancarias que deben

hacerse diariamente en las instituciones financieras.

Recibir y registrar los comprobantes de depósitos bancarios realizados.

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2011

b. Manejo de cheques.

Entregar a los beneficiarios los cheques previamente autorizados por la

administración de la UCAB.

Enviar los cheques para su aprobación y firma.

Recibir los cheques ya firmados y clasificarlos.

Solicitar conformación bancaria de los cheques recibidos.

Llevar el control de los cheques recibidos.

Solicitar chequeras a los bancos.

Guardar y custodiar chequeras.

Conformar telefónicamente con los bancos la emisión de cheques

emitidos a la Universidad.

Elaborar recibos de pagos manuales por conceptos que ameriten ser

pagados por caja chica y reponerlos.

Controlar cheques devueltos y realizar las respectivas notificaciones.

c. Manejo de caja chica.

Efectuar pagos con los fondos de caja y anexar facturas debidamente

conformadas por las compras y gastos efectuados.

Elaborar vale de caja por avances de efectivo para compras/gastos.

Hacer seguimiento a los vales de caja emitidos.

Relacionar los pagos efectuados y reponer la caja chica.

d. Cierre de caja.

Imprimir reporte diario de cierre de caja.

Imprimir reporte de ventas realizadas por el punto de venta.

Hacer depósito en el banco de todas las operaciones realizadas por el

punto de venta.

Totalizar la venta en efectivo y cheques, llenar planillas de depósito y

efectuar los depósitos correspondientes.

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ESTUDIODELTRABAJO

ESTUDIO DE MÉTODOS:

Para simplificar la tarea y establecer métodos más económicos para efectuarla.

MEDICIÓN DEL TRABAJO:

Para determinar cuánto tiempo debería insumirse en llevarla a cabo.


2011

Entregar al Analista Contable el reporte de cierre de caja con sus

respectivos soportes.

Revisar reporte de auditoría.

Conciliar las transacciones sin recibos para garantizar que han sido

debidamente rebajadas en el sistema las cuotas canceladas del estado de

cuenta de los estudiantes.

Verificar diariamente el cuadre del resumen de caja.

Organizar los recibos y cuadre por entidad bancaria.

2.2 Bases teóricas.

La expresión estudio del trabajo comprende varias técnicas en especial el estudio de

métodos y la medición del trabajo.

El estudio de métodos y la medición del trabajo están estrechamente

vinculados. El estudio de métodos se relaciona con la reducción del contenido

de trabajo de una tarea u operación y la medición del trabajo se

relaciona con la investigación de cualquier tiempo improductivo asociado con

costos, y con la consecuente determinación de normas de tiempo para ejecutar la

operación de una manera mejorada, tal como ha sido determinada por el estudio

de métodos. La relación entre ambas técnicas se representa en el siguiente esquema.

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2011

Fuente: http://ingenieriametodos.blogspot.com/2008/05/tcnicas-del-estudio-del-trabajo-y-su.html

2.2.1 Estudio de Métodos.

El estudio de métodos es el registro y examen crítico sistemático de 1os modos de

realizar actividades, con el fin de efectuar mejoras.

Para realizar un estudio de métodos implica analizar la manera de hacer la

transformación en cada etapa del proceso. Antes de estudiar trabajos concretos, el

analista debe examinar el flujo general de las tareas que realiza el trabajador en las

instalaciones. Comprender la situación actual permite estar preparado para mejorarla.

De manera general se han definido varias etapas para un estudio de métodos, las

cuales son:

1. Seleccionar el proceso a estudio.

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2011

2. Registrar el trabajo a estudiar definiendo sus límites en una directa

observación de los hechos relevantes relacionados con ese trabajo y

recolectar de fuentes apropiadas los datos adicionales que sean necesarios.

3. Establecer buscar el método más práctico, eficaz y económico métodos

mediante las personas concernidas.

4. Evaluar diferentes opciones para realizar un nuevo método comparando la

eficacia entre el nuevo método actual.

5. Definir el método nuevo en forma clara a personas que se puedan interesar.

6. Implantar el nuevo método con una práctica normal formando todas las

personas que han de utilizarlo.

7. Controlar la aplicación del método nuevo para evitar el uso del método.

Para el registro de información también existen diversos métodos, uno de los más

comunes y utilizados son los diagramas de flujo, son esquemas gráficos que sirven para

describir un proceso y la secuencia general de operaciones que suceden para configurar

un producto.

El diagrama de flujo de procesos dará una visión general de cómo transcurre el

proceso.

Ayudan a:

Visualizar en todos sus detalles el Método Actual.

Visualizar el efecto que tendría un cambio en una operación dada sobre las

operaciones precedentes y subsecuentes.

Vislumbrar posibilidades de mejoramiento del Método Actual.

Promover y explicar un Método Propuesto determinado.

Comparar dos soluciones competidoras.

Las operaciones que puede sufrir un producto a lo largo del proceso productivo

se agrupan en cinco categorías, cada uno de las cuales tiene un símbolo asignado

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2011

Operación Cualquier actividad que dé como resultado un cambio físico o

químico en un producto o componente del mismo. Incluye

también el ensamble y desensamble de productos.

InspecciónCualquier comparación o verificación de características contra

los estándares de calidad o cantidad establecida para el mismo.

Transporte Cualquier movimiento que no sea parte integral de una

operación o inspección. Se debe incluir la cantidad de distancia

recorrida por el producto para cada actividad.

Retraso Cualquier período en el que un componente del producto esté

esperando para alguna operación, inspección o transporte.

Almacenamient

oMantener un producto o materia prima en el almacén, hasta que

se requiera para su uso o venta.

2.2.2 Medición del trabajo.

Es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador

calificado en llevar a cabo una tarea según una norma de rendimiento preestablecida.

Técnicas de medición del trabajo

Las principales técnicas que se emplean para medir el trabajo son las siguientes:

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2011

Por estimación de datos históricos.

Estudio de tiempos con cronómetros.

Por descomposición en micromovimientos de tiempos predeterminados (MTM,

MODAPTS, técnica MOST).

Método de las observaciones instantáneas (muestreo de trabajo).

Datos estándar y formulas de tiempo.

Cualquier técnica que se aplique proporcionará el tiempo tipo o estándar del trabajo

medido.

Medición del tiempo.

Una vez registrada toda la información general y la referente al método normalizado

de trabajo, la siguiente fase consiste en medir el tiempo de la operación, tarea a la que

comúnmente se le llama cronometraje.

Los aparatos empleados para medir el tiempo son los cronómetros, aparatos movidos

regularmente por un mecanismo de relojería que puede ponerse en marcha o detenerse a

voluntad del operador.

Existen varios tipos de cronómetros, uno de los más comunes hoy en día son los

cronómetros digitales que son un tipo de reloj que basa su funcionamiento en la

electrónica digital para marcar el tiempo.

Estudio de tiempos con cronómetro.

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2011

El estudio de tiempos es una técnica para determinar con la mayor exactitud posible,

con base en un número limitado de observaciones, el tiempo necesario para llevar a cabo

una tarea determinada con arreglo a una norma de rendimiento preestablecido.

Un estudio de tiempos con cronómetro se lleva a cabo cuando:

a. Se va a ejecutar una nueva operación, actividad o tarea.

b. Se presentan quejas de los trabajadores o de sus representantes sobre el tiempo

que consume una operación.

c. Surgen demoras causadas por una operación lenta, que ocasiona retrasos en las

demás operaciones.

d. Se pretende fijar los tiempos estándar de un sistema de incentivos.

e. Se detectan bajos rendimientos o excesivos tiempos muertos de alguna máquina

o grupo de máquinas.

Pasos básicos para su realización:

a. Preparación.

Selección de la operación.

Selección del trabajador.

Actitud frente al trabajador.

Análisis de comprobación del método de trabajo.

b. Ejecución.

Obtener y registrar la información.

Descomponer la tarea en elementos.

Cronometrar.

Calcular el tiempo observado.

c. Valoración.

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2011

Ritmo normal del trabajador promedio.

Técnicas de valoración.

Calculo del tiempo base o valorado.

d. Suplementos.

Análisis de demoras.

Estudio de fatiga.

Cálculo de suplementos y sus tolerancias.

e. Tiempo estándar.

Error de tiempo estándar.

Cálculo de frecuencia de los elementos.

Determinación de tiempos de interferencia.

Cálculo del tiempo estándar.

Método continúo de lectura de reloj.

Cuando se emplea este método, una vez que el cronómetro se pone en marcha

permanece en funcionamiento durante todo el estudio, las lecturas se hacen de manera

progresiva y solo se detendrá una vez que el estudio haya concluido. El tiempo para cada

elemento se obtendrá restando la lectura anterior de la lectura inmediata siguiente.

Equipo de trabajo para la medición de tiempos.

Cronómetro (analógico o digital).

Tabla para estudio de tiempos.

La plantilla deberá contener:

1. Encabezado del área que realiza el estudio.

2. El rango de tiempo al que se realiza el estudio.

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2011

3. Nombre del empleado al que se le realiza la medición.

4. Nombre del cargo.

5. Ubicación o área.

6. Unidad a la que pertenece.

7. Funciones del cargo.

8. Tiempo por función.

9. Descomposición de actividades por función.

10. Número de funciones.

11. Número total de horas por funciones y o actividades.

12. Observaciones.

Tamaño de la muestra.

Depende de las características de la operación a estudiar. Existen diversas maneras

de determinar el tamaño de la muestra, como:

Tabla de Westinghouse.

Criterio del General Electric.

Formulas Estadísticas.

Tabla de Westinghouse.

La tabla de Westinghouse, tabla 1 indica el número de observaciones necesarias en

función de la duración del ciclo y del número de piezas que se fabrican al año. Esta

tabla solo es de aplicación a operaciones muy repetitivas realizadas por operadores

especializados.

Tabla 1. Tabla de Westinghouse para determinar tamaños de muestras.

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Cuando el tiempo por

pieza o ciclo es:

Número mínimo de ciclos a estudiar

Actividades más de

10.000 por año1.000 a 10.000 Menos de 1.000

1.000 horas 5 3 2

0.800 horas 6 3 2

0.500 horas 8 4 3

0.300 horas 10 5 4

0.200 horas 12 6 5

0.120 horas 15 8 6

0.080 horas 20 10 8

0.050 horas 25 12 10

0.035 horas 30 15 12

0.200 horas 40 20 15

0.012 horas 50 25 20

0.008 horas 60 30 25

0.005 horas 80 40 30

0.003 horas 100 50 40

0.002 horas 120 60 50

Menos de 0.002 horas 140 80 60

Fuente bibliográfica: Estudio del trabajo, Ingeniería de Métodos y Medición del trabajo. Roberto García Criollo.

Valoración del ritmo de trabajo

La valoración del ritmo de trabajo tiene por objeto determinar el tiempo tipo para

fijar el volumen de trabajo de cada puesto en las empresas, determinar el costo estándar

o establecer un sistema de salarios de incentivos. Los procedimientos empleados pueden

llegar a repercutir en el ingreso de los trabajadores, en la productividad y, según se

supone, en los beneficios de la empresa.

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2011

La calificación de la actuación o calificación de la velocidad es la técnica para

determinar equitativamente el tiempo requerido por un operador normal para ejecutar

una tarea. Entendemos por un operador normal al operador competente y altamente

experimentado que trabaje en las condiciones que prevalecen normalmente en la

estación de trabajo, a un ritmo ni demasiado rápido ni demasiado lento, sino

representativa de un término medio. Para determinar la calificación de la velocidad se

debe aplicar las siguientes fórmulas:

No hay método universalmente aceptado para calificar la actuación aun cuando la

mayor parte de las técnicas se basan, primordialmente, en el juicio del analista de

tiempo.

Para que el proceso de calificación conduzca a un estándar eficiente y útil, deberán

satisfacerse en forma razonable dos requisitos básicos:

La compañía debe establecer claramente lo que se entiende por tasa de trabajo

normal.

En la mente de cada uno de los calificadores debe existir una aproximación

razonable al desempeño normal.

Requisitos de un buen sistema de valoración.

La primera y la más importante de las características de un sistema de calificación es

su exactitud; sin embargo, no se puede esperar una coherencia perfecta en el método de

calificar, ya que las técnicas para hacerlo se basan esencialmente en el juicio del analista

de tiempos.

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2011

No obstante, hay que considerar los procedimientos que permitan, a los distintos

analistas, dentro de una misma organización, el estudio de operadores diferentes,

empleando el mismo método, para llegar a factores de calificación que no se desvíen en

más o menos el cinco por ciento (5%) de tolerancia.

La calificación del operador debe hacerse única y exclusivamente en el curso de las

observaciones de los tiempos elementales. El analista evalúa la velocidad, la destreza, la

ausencia de movimientos falsos, el ritmo, la coordinación y la eficiencia.

Una vez que se ha juzgado y anotado la actuación nada debe cambiarse. En aquellos

casos donde exista duda, el trabajo u operación debe estudiarse nuevamente para aprobar

o rechazar la evaluación registrada.

Método de calificación de Westinghouse.

Cuando se utiliza este método, al evaluar la actuación del operador se consideran

cuatro (4) factores:

La habilidad se define como “el aprovechamiento al seguir un método dado”. La

aplicación de estos factores deberá establecerse claramente y, como dijimos con

anterioridad, puede variar de empresa a empresa, de trabajo a trabajo y de operación a

operación. El observador debe evaluar y calificar dentro de seis clases – habilísimo,

excelente, bueno, medio, regular, malo – la habilidad desplegada por el operador. Luego,

la calificación se traduce a su porcentaje equivalente de valor.

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2011

El esfuerzo se define como una demostración de la voluntad, para trabajar con

eficiencia. El esfuerzo es representativo de la velocidad con que se aplica la habilidad y

puede ser controlada en un alto grado por el operador. El analista debe ser muy

cuidadoso de calificar solo el esfuerzo real demostrado. Puede darse el caso de que un

operador aplique un esfuerzo mal dirigido, durante un periodo largo, a fin de aumentar

también el tiempo de ciclo y, sin embargo, obtener un factor de calificación bueno. Los

porcentajes y las clases de la tabla se pueden ajustar de acuerdo con los pesos con que

trabaje una empresa.

Las condiciones son “aquellas circunstancias que afectan solo al operador y no a la

operación”. Los elementos que pueden afectar las condiciones de trabajo incluyen

temperatura, ventilación, alumbrado, ruido, etcétera. Aquellas condiciones que afectan la

operación, como las herramientas o materiales en malas condiciones, no se toman en

cuenta para las condiciones de trabajo.

Por otra parte, consistencia es el grado de variación en los tiempos transcurridos,

mínimos y máximos, en relación con la media, juzgado con el arreglo a la naturaleza de

las operaciones y a la habilidad y esfuerzo del operador.

En la tabla 2 se ilustra las características de los grados de habilidad, esfuerzo,

condiciones y consistencia, en conjunto con sus valores numéricos equivalentes.

Tabla 2. Método de Westinghouse para la calificación de la velocidad

Habilidad Esfuerzo0,15 A1 0,13 A1 0,13 A2 Habilísimo 0,12 A2 Habilísimo0,11 B1 0,10 B1 0,08 B2 Excelente 0,08 B2 Excelente0,06 C1 0,05 C1 0,03 C2 Bueno 0,02 C2 Bueno0,00 D Promedio 0,00 D Promedio-0,05 E1 -0,04 E1 -0,1 E2 Regular -0,08 E2 Regular

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-0,15 F1 -0,12 F1 -0,22 F2 Deficiente -0,17 F2 Deficiente

Condiciones Consistencia0,06 A Ideales 0,04 A Perfecto0,04 B Excelente 0,03 B Excelente0,02 C Buena 0,01 C Buena0,00 D Promedio 0,00 D Promedio-0,03 E Regulares -0,02 E Regulares-0,07 F Malas -0,04 F Deficientes

Fuente: Estudio del trabajo, Ingeniería de Métodos y Medición del trabajo. Roberto García Criollo.

Suplementos del estudio de tiempos.

En una fase del estudio de tiempos se obtiene el tiempo base del trabajo objeto de

estudio. Si con este dato calculamos la cantidad de producción que podemos obtener

durante un periodo dado, en la observación continua de los resultados encontraremos

que difícilmente alcanzaremos esta norma de producción, ya que el personal necesita

cierto margen de tiempo que le permita recuperarse de la fatiga, satisfacer sus

necesidades personales y cubrir las demoras inevitables no imputables a él.

Los Suplementos que se conceden en un estudio de tiempo son:

1. Suplementos por fatiga.

2. Suplementos por necesidades personales.

3. Suplementos por demoras inevitables.

1. Suplementos por Fatiga:

Condiciones del trabajo: temperatura, condiciones ambientales,

humedad, nivel de ruido, luz.

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2011

Repetitividad: Duración del trabajo, repetición del ciclo, demanda física,

demanda mental o visual.

Posición: de pie moviéndose, sentado-altura de trabajo.

La tabla de distribución de puntos de los factores por Fatiga y su grado, es la

utilizada para la determinación de este suplemento, en el cual:

Se debe asignar un grado para cada factor.

Determinar los valores en puntos (utilizando la tabla 3) de acuerdo al

grado asignado anteriormente.

Totalizar los puntos y considerando la tabla 4, determinar el porcentaje de

fatiga a permitir y los minutos correspondientes.

Definiciones operacionales por fatiga.

1. Condiciones de trabajo.

1.1. Temperatura :

Grado1: Climatización bajo control eléctrico o mecánico. 20°C < Temperatura

< 24°C. Grado2: Temperatura controlada por los requerimientos de la tarea. a)

Para trabajos interiores: 24°C < Temperatura < 29.5°C. b) Para trabajo externo:

26.5°C< Temperatura < 32°C. Grado3: Temperatura controlada por los

requerimientos de la tarea. a) Para trabajos interiores: 26.5°C < Temperatura <

18°C. b) Para trabajo externo o con circulación de aire: 32°C < Temperatura <

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2011

4.5°C. Grado4: a) Ambientes sin circulación normal de aire: Temperatura >

32°C. b) Ambientes con circulación de aire: 35°C < Temperatura < 1.5°C.

1.2. Condiciones Ambientales:

Grado1: a) Operaciones normales en exteriores. B) Operaciones en ambientes

acondicionados con aire fresco y libre de malos olores. Grado2: Ambientes de

planta o de oficina sin aire acondicionado. Ocasionalmente pueden presentarse

malos olores o mala ventilación. Grado3: Ambientes cerrados y pequeños, sin

movimiento de aire. Ambientes con polvo y/o humo generado por el trabajo.

Grado4: Ambientes tóxicos, mucho polvo y/o humos no eliminables por

extracción de aire.

1.3. Humedad:

Grado1: Humedad normal, ambiente climatizado. Por lo general hay humedad

relativa de 40% al 55%, con temperatura de 21 a 24°C. Grado2: Ambientes

secos. Menos del 30% de humedad relativa. Grado3: Alta humedad. Sensación

pegajosa en la piel y ropa humedecida. Humedad relativa del 80%. Grado4:

Elevadas condiciones de humedad, tales como trabajo bajo la lluvia o en salas

de vapor o frigoríficos, que ameritan el uso de ropa especial.

1.4. Nivel de Ruido:

Grado1: Ruido de 30 a 60 decibeles. Característico en oficinas o en ambientes

pocos ruidosos. Grado2: a) Ruido por debajo de 30 decibeles. Ambiente

demasiado tranquilo. b) Ruido alto entre 60 a 90 decibeles, pero de naturaleza

constante. Grado3: a) Ruidos agudos por encima de 90 decibeles. b) Ambientes

normalmente tranquilos con sonidos intermitentes o ruidos molestos. c) Ruidos

por encima de los 100 decibeles no intermitentes. Grado4: Ruidos de alta

frecuencia u otras características molestas, ya sean intermitentes o constantes.

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2011

1.5. Iluminación:

Grado1: Luces sin resplandor. Iluminación fluorescente u otra para proveer de

215 a 538 lux para la mayoría de las aplicaciones industriales; y 538 a 1.077 lux

para oficinas y lugares de inspección. Grado2: Ambientes que requieren

iluminación especial o por debajo del estándar. Resplandores ocasionales.

Grado3: a) Luz donde el resplandor continúo es inherente al trabajo. b) Trabajo

que requiere cambios constantes de áreas claras a oscuras con menos de 450 lux.

Grado4: Trabajo a tientas, si luz y/o al tacto. Las características del trabajo

imposibilitan u obstruyen la visión.

2. Repetitividad.

2.1. Duración del trabajo:

Grado1: Operación o sub-operación que puede completarse en un minuto o

menos. Grado2: Operación o su-operación que puede completarse en 15

minutos o menos. Grado3: Operación o sub-operación que puede completarse

en una hora o menos. Grado4: Operación o sub-operación que puede

completarse en más de una hora.

2.2. Repetición del ciclo:

Grado1: a) Poca posibilidad de monotonía. El trabajador puede programar su

propio trabajo o variar su patrón de ejecución. b) Operaciones que varían cada

día o donde las sub-operaciones no son necesarias de realizar a diario. Grado2:

Operaciones de un patrón fijo razonable o donde existen tipos previstos o

previsiones para terminar. La tarea es regular, aunque las operaciones pueden

variar de un ciclo a otro. Grado3: Operaciones donde la terminación periódica

está programada y su ocurrencia es regular, o donde la terminación del

movimiento o los patrones previstos se ejecutan por lo menos 10 veces al

dia.Grado4: a) Operaciones donde la terminación del movimiento o de los

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2011

patrones previstos es más de 10 por día. b) Operaciones controladas por la

máquina con alta monotonía o tedio de trabajador.

2.3. Esfuerzo Físico:

Grado1: a) Esfuerzo manual aplicado más del 15% del tiempo, por encima de

30Kg. b) Esfuerzo manual aplicado entre el 15% y el 40% del tiempo, para

pesos entre 12.5 Kg y 30Kg. c) Esfuerzo manual aplicado entre el 40% y el 70%

del tiempo, para pesos entres 2.5Kg y 12.5Kg. d) Esfuerzo manual aplicado por

encima del 70% para pesos superiores a 2.5Kg. Grado2: a) Esfuerzo manual

aplicado entre el 15% y el 40% del tiempo por encima de 30Kg. b) Esfuerzo

manual aplicado entre el 40% y 70% del tiempo, para pesos entre 12.5Kg y

30Kg. c) Esfuerzo manual aplicado encima del 70% del tiempo, para pesos entre

2.5Kg y 12.5Kg. Grado3: a) Esfuerzo manual aplicado entre el 40% y el 70%

del tiempo para pesos superiores a los 30Kg. b) Esfuerzo manual aplicado por

encima del 70% del tiempo para peros superiores a 30Kg.

2.4. Esfuerzo Mental o Visual:

Grado1: Atención mental o visual aplicada ocasionalmente, debido a que la

operación es prácticamente automática o porque la atención del trabajador es

requerida a intervalos muy largos. Grado2: Atención mental y visual frecuente

donde el trabajo es intermitente, o la operación involucra la espera del

trabajador para que la máquina o el proceso contemplen un ciclo con chequeos

espaciados. Grado3: Atención mental y visual continúas debido a razones de

calidad o de seguridad. Generalmente ocurre en operaciones repetitivas que

requieren un estado constante de alerta o de actividad de parte del trabajador.

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2011

Grado4: a) Atención mental y visual concentrada o intensa en espacios

reducidos. b) Realización de trabajos complejos con límites estrechos de

exactitud o de calidad. c) Operaciones que requieren la coordinación de una

gran destreza manual con atención visual estrecha sostenida por largos periodos

de tiempo. d) Actividades de inspección pura, donde el objetivo fundamental es

el chequeo de calidad.

3. Posición de Trabajo.

3.1. Parado, Moviéndose, Sentado, Altura de trabajo:

Grado1: Realización del trabajo en posición sentado o mediante una

combinación de sentado, parado y caminando, donde el intervalo entre cambios

de posición es inferior a cinco minutos. El sitio de trabajo presenta una altura

normal respecto a la posición de la cabeza y los brazos del trabajador. Grado2:

a) Realización del trabajo parado o combinado con el caminar y donde se

permite que el trabajador se siente solo en pausas programadas para descansar.

b) El sitio de trabajo presenta una disposición fuera del rango normal de trabajo,

impidiendo la comodidad de brazos, piernas y cabeza por periodos cortos

inferiores a un minuto. Grado3: Operaciones donde el sitio de trabajo o la

naturaleza des mismo obliguen a un continuo agacharse o empinarse; o donde el

trabajo requiera la extensión de los brazos o de las piernas constantemente.

Grado4: Operaciones donde el cuerpo es contraído o extendido por largos

periodos de tiempo o donde la atención exige que el cuerpo no se mueva.

En la tabla 3 se totaliza para cada trabajador el tiempo de fatiga, las demoras

inevitables y necesidades personales, denominada como Hoja de concesiones, se suma

todo el tiempo que el operario gasta en si durante el horario de trabajo. Se especifica la

unidad, cargo, turno y más características del puesto de trabajo, así como los grados de

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2011

cada uno de los factores de fatiga, que se determinan utilizando las definiciones

operacionales por fatiga.

Tabla 3. Hoja de Concesiones.

UNIDAD: TURNO:SECCIÓN: CARGO:

Factores de Fatiga Puntos por Grado de Factores

Condiciones de Trabajo 1 Grado 2 Grado 3 Grado 4 Grado1. Temperatura 5 10 15 402. Condiciones Ambientales 5 10 20 303. Humedad 5 10 15 204. Nivel de Ruido 5 10 20 30

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5. Luz 5 10 15 20Repetitividad

6. Duración del Trabajo 20 40 60 807. Repetición del Ciclo 20 40 60 808. Demanda Física 20 40 60 809. Demanda Mental 10 20 30 50

Posición10. De pie, Moviéndose, Sentado, Altura de Trabajo

10 20 30 40

TOTAL PUNTOS: - Puntos

CONCESIONES POR FATIGA: - Minutos

OTRAS CONCESIONES (MINUTOS)

TIEMPO PERSONAL: - MinutosDEMORAS INEVITABLES: - Minutos

TOTAL CONCESIONES: - Minutos


La tabla 4 representa el valor de las concesiones por fatiga, y con esta se determina

el total de puntos por concesión y el porcentaje que le corresponde.

Tabla 4. Determinación del tiempo de fatiga.

Puntaje Porcentaje (%)

Minutos Puntaje Porcentaje (%)

Minutos

0-156 1 5 255-261 16 66157-163 2 10 262-268 17 70164-170 3 14 269-275 18 73171-177 4 18 276-282 19 77178-184 5 23 283-289 20 80185-191 6 27 290-296 21 83192-198 7 31 297-303 22 86199-205 8 36 304-310 23 90

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206-212 9 40 311-317 24 93213-219 10 44 318-324 25 96220-226 11 48 325-331 26 99227-233 12 51 332-338 27 102234-240 13 55 339-345 28 105241-247 14 59 346-349 29 108248-254 15 63 350 o más 30 111


2. Suplementos Personales:

Recesos.

Necesidades personales.

Comidas.

3. Demoras Inevitables:

Limpieza personal.

Limpieza de herramientas o maquinarias.

Limpieza en cambios de turno.

Elaboración de Informes de Producción.

La sumatoria de suplementos por fatiga, suplementos personales y demoras

inevitables da como resultado el total de tolerancias, que debe ser normalizado

utilizando la siguiente fórmula:

Dónde:

CF: concesiones por fatiga.

TN: tiempo básico o normal.

TD: tiempo disponible, ocho (8) horas diarias.

TT: total de tolerancias.

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2011

Tiempo Básico o Normal.

Es el que se tarda en efectuar un elemento de trabajo al ritmo tipo. Se determina por

medio de la siguiente fórmula:

Donde:

TN: Tiempo normal

TPS: Tiempo promedio seleccionado.

Valor del ritmo observado: La velocidad observada.

Valor del ritmo tipo: La velocidad ideal.

Con el Método de Westinghouse también puede ser determinado, usando el tiempo

promedio seleccionado (TPS) por la calificación de velocidad determinada por cargo y

actividad del mismo.

Donde:

TPS: tiempo promedio seleccionado.

Cv: calificación de velocidad.

Tiempo Tipo o Estándar.

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2011

Es el tiempo que se concede para efectuar una tarea. En él están incluidos los

tiempos de los elementos cíclicos (repetitivos, constantes, variables) así como los

elementos casuales que fueron observados durante el estudio de tiempos. A estos

tiempos ya valorados se les agregan los suplementos correspondientes.

Para calcular el tiempo estándar se debe:

Descomponer la tarea en elementos.

Tomar las lecturas.

Determinar el Tiempo Promedio Seleccionado.

Determinar el Tiempo Normal, aplicando la calificación de velocidad

al tiempo promedio seleccionado.

Calcular los suplementos por fatiga, necesidades personales y

demoras inevitables, para obtener las tolerancias.

Determinar el Tiempo Tipo o Estándar, sumando las tolerancias

normalizadas.

El tiempo estándar se determina por medio de la siguiente fórmula:

Carga de Trabajo.

Es la cantidad de actividad que puede ser asignada a una parte o elemento de una

cadena productiva sin entorpecer el desarrollo total de las operaciones. La carga de

trabajo puede estar formada por una o varias unidades mínimas de trabajo y se determina

con la siguiente ecuación:

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Donde:

Tiempo de trabajo efectivo real: es el tiempo sin demoras inevitables y

necesidades personales.

Tiempo disponible: Duración de la jornada laboral (8 horas laborales.)

La Sobrecarga laboral: es el hecho de sobre pasar las capacidades físicas y/o

mentales de los empleados, ocasionado por el exceso de trabajo que debe realizar en su

jornada laboral.

La Sub-carga laboral: es el tiempo ocioso de los empleados ocasionado por las

pocas actividades a realizar o el bajo nivel de dificultad en la que se realiza el trabajo

durante la jornada laboral.

La carga de trabajo puede estar representada de manera:

Cuantitativa: cuando hay demasiado que hacer. Produce en el trabajador

sobrecarga (disminución de la motivación, baja autoestima, absentismo) o

sub-carga (bajo nivel de vigilancia, aburrimiento, ansiedad).

Cualitativa: cuando el trabajo es demasiado difícil. Produce en el

trabajador sobrecarga (el trabajo desborda a la persona, produce

insatisfacción, pérdida de confianza) o sub-carga (escaso contenido y

variación, produce irritabilidad, depresión).

Fuerza Laboral.

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2011

Hace referencia a la capacidad física y mental, inherente a todo ser humano, al

realizar un trabajo. Es la cantidad requerida de personal (mano de obra) para realizar las

actividades de una empresa sin entorpecer el avance de las mismas. Para la

determinación de la fuerza laboral, se utiliza la siguiente fórmula:

Dónde:

Tiempo estándar: es la suma algebraica del TN (tiempo normal) y todas

las tolerancias.

Frecuencia: Número de veces que se realiza la actividad (se puede tomar

en horas, días, semanas o meses).

Tiempo disponible: es la cantidad de trabajo bien sea en horas, días,

semanas o meses.

CAPÍTULO III: METODOLOGÍA

CAPITULO 3: METODOLOGÍA

3.1 Diseño de la Investigación

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2011

De acuerdo al objetivo general planteado referido a diseñar una propuesta de mejora

a los métodos de trabajo y determinar la fuerza laboral en las unidades de Recursos

Humanos y Servicios Administrativos de la Universidad Católica Andrés Bello

extensión Guayana, el diseño de la investigación está basado en:

3.1.1 Investigación Descriptiva

“Las investigaciones descriptivas se proponen conocer grupos homogéneos de

fenómenos utilizando criterios sistemáticos que permitan poner de manifiesto su

estructura o comportamiento. No se ocupan, pues, de la verificación de hipótesis, sino de

la descripción de hechos a partir de un criterio o modelo teórico definido previamente”.

(V. Sabino, Cit., pp. 33 y ss.)

Se plantea el diseño de la investigación como descriptiva debido a que, se debe

conocer las funciones generales y tareas específicas actuales que se realizan en las

unidades de Recursos Humanos y Servicios Administrativos y el procedimiento para

llevarse a cabo, partiendo de las descripciones de cargo que posee cada puesto de

trabajo.

3.1.2 Investigación Explicativa

“Las investigaciones explicativas se proponen, mediante la prueba de alguna

hipótesis, encontrar relaciones entre variables que nos permitan conocer por qué y cómo

se producen los fenómenos en estudio. Este tipo de trabajo implica, entonces, que los

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2011

objetos a estudiar ya son conocidos de un modo suficiente, es decir, que contamos con

una descripción de los mismos”. (V. Sabino, Cit., pp. 33 y ss.)

A partir del estudio realizado por el departamento de sistema de gestión de la calidad

de la universidad, se realiza una investigación explicativa con el motivo de conocer el

cómo se presentan las actividades laborales de los trabajadores y determinar la causa por

la cual determinados puestos de trabajo presenta sobrecarga de trabajo.

3.1.3 Investigación de Campo

“Se entiende por investigación de campo, el análisis sistemático de problemas en la

realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza

y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia,

haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de

investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma

directa de la realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos

originales o primarios”. (Lic. Teogenes Goitte)

Por medio de la medición del trabajo se realiza un estudio de tiempo a las

actividades que realizan diariamente los trabajadores, de acuerdo a las descripciones de

cargo, con el fin de conocer cómo se van presentando los hechos, su duración y los

factores que afectan a la realización de las tareas.

3.2 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

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2011

Para la evaluación de la situación actual de los métodos de trabajo, se debe

seleccionar, examinar, medir y compilar a cada trabajador para determinar las

actividades que realizan dentro de la jornada laboral. Las técnicas e instrumentos

utilizados para recolectar la información son:

3.2.1 Observación

Este método es utilizado para observar cómo los trabajadores realizan sus funciones

y actividades diarias dentro de su horario de trabajo.

“Observación directa: es una técnica bastante objetiva de recolección; con ella

puede obtenerse información aún cuando no existía el deseo de proporcionarla y es

independiente de la capacidad y veracidad de las personas a estudiar”. (Eunice Ugel

Garrido)

“Observación Estructurada: Se observan los hechos estableciendo de antemano

qué aspectos se han de estudiar”. (Eunice Ugel Garrido)

“Observación Individuales: la que realiza una sola persona, es obvio que el

investigador se centra en lo que observa”. (Eunice Ugel Garrido)

“Observación de Campo: es en la cual los hechos se captan tal y como se van

presentando en el mismo sitio donde usualmente se encuentran los sujetos estudiados.

Allí se observa cómo actúa el sujeto”. (Eunice Ugel Garrido)

3.2.2 Entrevista

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2011

Se realiza entrevistas a los trabajadores de cada unidad, para verificar que cumplen

con las actividades establecidas en las descripciones de cargo que posee cada puesto de

trabajo.

“En la entrevista una persona solicita información a otra para obtener datos sobre un

problema específico, es decir, debe haber un intercambio verbal entre dos personas”

(Eunice Ugel Garrido)

“Entrevista Estructurada: cuando el entrevistador elabora una lista de preguntas

las cuales plantea siempre en igual orden (existe un formulario preparado)”. (Eunice

Ugel Garrido)

3.2.3 Medición

Esta técnica es aplicada para la determinación de los tiempos de cada una de las

actividades que el trabajador realiza en su puesto de trabajo durante la jornada laboral.

“Cronometraje Continuo o Acumulativo: se deja correr el cronómetro mientras

dura el estudio, se pone en marcha al principio del primer elemento del primer ciclo al

final de cada elemento se apunta la hora que marca el cronómetro, y los tiempos de cada

elemento se obtienen haciendo las respectivas restas después de terminar el estudio”.

(Lic. Yanira Torres)

3.3 Fuentes de Información

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2011

Las fuentes de información utilizadas para llevar a cabo el cumplimiento de los

objetivos son:

Fuentes de información institucionales: son las descripciones de cargo

establecidas por la institución, las cuales fueron aportadas por la misma.

Fuentes de información primaria: la observación directa y entrevistas

estructuradas realizadas a cada trabajador y la recolección de datos por la

medición de tiempos.

Fuentes de información secundarias: bibliografía, páginas webs y artículos

relacionados con los términos básicos de la investigación.

3.4 Metodología

3.4.1 Identificar los puestos de trabajo de cada unidad y las funciones del personal que labora en ellos.

De acuerdo con el objetivo general de la investigación, lo esencial para evaluar la

situación actual de los métodos de trabajo es identificar las actividades que realizan los

trabajadores. Para ello, se realizó un seguimiento a cada trabajador por medio de

observación directa en ambas unidades y entrevistas estructuradas con el fin de

determinar las actividades que ejercen diariamente en las instalaciones de la universidad,

confirmando esta información con las descripciones de cargo que posee cada puesto de

trabajo.

3.4.2 Determinar la carga de trabajo actual.

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2011

Partiendo de los resultados obtenidos de las entrevistas, se procedió a medir el

tiempo que tomaba cada trabajador para realizar una actividad, en un periodo de una (1)

semana, obteniendo un tamaño de muestra preliminar; el estudio de tiempo fue realizado

con cronometraje continuo y los tiempos tomados, son registrados en formularios.

Los tiempos obtenidos son tabulados por unidad y por puesto de trabajo, que a su

vez se dividieron en actividades, necesidades personales (N/P), y demoras inevitables.

Con los tiempos registrados por actividad, se calcula el tamaño de muestra idóneo para

obtener un estudio confiable, utilizando el Método de Westinghouse, el cual requiere el

tiempo promedio para llevar a cabo cada una de las actividades observadas.

Para la determinación de la carga de trabajo, se toma en cuenta el tiempo real

efectivo y el tiempo disponible que tienen los trabajadores al día. El tiempo real efectivo

es el producto de los tiempos totales de cada actividad entre el tiempo de duración del

estudio.

3.4.3 Normalizar el método para realizar las tareas.

Luego de determinar la carga de trabajo correspondiente a cada cargo, se procede a

normalizar el método de trabajo en la cual se determina el tiempo normal que toma cada

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2011

trabajador en realizar cada una de sus actividades y el tiempo estándar en que se debe

realizar la actividad.

Para la determinación del tiempo normal, se toma en cuenta el tiempo promedio

seleccionado (TPS) que es obtenido de los tiempos cronometrados y la velocidad del

trabajador. Con el método Westinghouse para la calificación de la velocidad, se

evaluaron a los trabajadores de manera subjetiva, tomando en cuenta la habilidad y el

esfuerzo que desempeñan para cumplir con las actividades, las condiciones del lugar de

trabajo y la consistencia que muestran los tiempos registrados.

La identificación de los suplementos por fatiga, al igual que la calificación de la

velocidad, son evaluadas de manera subjetiva haciendo uso de una hoja de concesiones

que contiene: las condiciones de trabajo (Temperatura, condiciones ambientales,

humedad, nivel de ruido y luz), Repetitividad (Duración del trabajo, repetición del ciclo,

demanda física y demanda mental) y Posición (De pie, moviéndose, sentado, altura de

trabajo). La tolerancia viene dada por los suplementos por fatiga, los suplementos por

necesidades personales y por demoras inevitables.

La determinación del tiempo estándar, se realizará tomando como base los tiempos

cronometrados y registrados durante el proceso de medición, la velocidad del trabajo

efectivo del trabajador y las tolerancias correspondientes a cada operación.

3.4.4 Determinar la fuerza laboral de las unidades de Recursos Humanos y Servicios Administrativos.

- 78 -


2011

Una vez realizada la normalización del método de trabajo correspondiente a cada

cargo, se debe determinar la fuerza laboral en cada unidad.

Se determina la fuerza laboral en cada unidad definiendo la cantidad de recurso

humano que se requiere en las unidades evaluadas para cumplir sus objetivos y metas en

base al tiempo estándar determinado y el tiempo disponible que tiene cada trabajador

diariamente para realizar sus actividades.

CAPÍTULO IV: PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

CAPITULO 4: PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

- 79 -


2011

4.1 Identificación de los puestos de trabajo de cada unidad y las funciones del personal que labora en ellos

El estudio de los métodos de trabajo y la determinación de la fuerza laboral,

realizada en las unidades de Recursos Humanos y Servicios Administrativos, abarcó los

cargos que se indican a continuación:

Coordinadora de Servicios Administrativos

Analista Contable

Analista de Crédito y Cobranza

Auxiliar de Contabilidad

Cajera

Coordinadora de Recursos Humanos

Analista de Recursos Humanos

Para cada cargo, se realizó un seguimiento, a fin de verificar el cumplimiento de las

funciones inherentes a cada uno y además determinar la realización de actividades que

no forman parte de la descripción de cargo, esto con el fin de actualizar las funciones de

los cargos que así lo ameriten. En el Anexo 1, se muestran los resultados obtenidos del

seguimiento realizado.

Como resultado de la evaluación, se proponen modificaciones en las funciones de los

cargos:


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2011

Preparar documentos de la unidad para enviarlos a la UCAB

Caracas.

Analista Contable

Registrar las facturas por anticipo.

Creación de proveedores.

Controlar asistencia y pagos de las Becas Trabajo.

Registra los depósitos de una Asociación Civil.

Escanea cheques de la asociación y demás documentos cuando se

requiere.

Realiza el libro de compras y ventas de UCAB Servicios.


Elaboración y Revisión de los indicadores con la coordinadora de

Servicios Administrativos.

Analizar en el sistema, el estatus de los estudiantes que solicitan

traslado interno y externo.

Retirar y/o Colocar “Hold” en la cuenta de los estudiantes.

Realizar actividades para la gestión de cobranza.

Cajera

Realizar mensualmente las impresiones de facturas.

Crear códigos de cuenta (cuando se requieran).

Archivar cada mañana los recibos del día anterior.

Actualizar el cuadro de los alumnos que no han sido admitidos por

el seguro estudiantil.


Aperturar cuentas electrónicas en el sistema Banner a los

empleados de la institución.

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2011

Cargar información de los empleados para el control de la

población ucabista.

Entregar cheques para pagos de los trabajadores.

A continuación se presentan los flujogramas generales correspondiente a los cargos

descritos, de las actividades observadas durante el estudio de tiempo.

Unidad de Servicios Administrativos

a. Coordinadora de Servicios Administrativos

Revisa, aprueba y firma cheques para pagos.

Analiza la disponibilidad de las cuentas bancaria.

Realizar el Presupuesto de la nómina del personal de la universidad

Supervisar el trabajo realizado por los trabajadores de la unidad de

Servicio Administrativo

Realizar apertura de nueva cuenta (AFIUCAB)

b. Analista Contable

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2011

Analizar la disponibilidad de las cuentas bancarias internacionales.

Revisión de cheques para las cuentas por pagar.

Cálculo de viáticos a profesores de Postgrado y del Centro

Internacional de Actualización Profesional.

Controlar, preparar y enviar el Libro de Compras y el Libro de

ventas del IVA.

Realizar el informe administrativo mensual.

Seguimiento y control presupuestario.

Realizar reportes para el Informe de control de gestión.

Seguimiento y control presupuestario (LOCTI).

Controlar los activos fijos.

Inclusiones al seguro y renovación de póliza.

Emitir, Controlar y Registrar el contable de recibo de cobros por

concepto de aportes LOCTI y donaciones varias.

Registro y Control de Transacciones de UCAB y UCAB servicios.

Realizar informe administrativo mensual (LOCTI).

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2011

Analizar la disponibilidad de las cuentas bancaria

Realizar el cuadre del auxiliar con el mayor de las Cuentas por Cobrar.

Analizar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, cuentas por cobrar de

empleados, las cuentas por cobrar a la F.A.B., las cuentas por pagar de la

UCAB-Guayana a la F.A.B. y otras cuentas asignadas.

Registrar los resumen de caja en el sistema Great Plains

Realizar cheque para solicitudes de pago

Registrar las facturas por anticipo

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2011

c. Analista de Crédito y Cobranza.

Realizar convenios de pagos para las mensualidades de los estudiantes.

Revisar el control de pagos y convenio de pagos de estudiantes de

pregrado y postgrado.


Entregar solicitudes de estados de cuenta y solvencia administrativa de

estudiantes de pregrado y postgrado.

Retirar y/o Colocar “Hold” en la cuenta de los estudiantes

Elaborar la proyección de ingresos

Realiza los indicadores de gestión de la calidad de la unidad

Revisar el reporte de estudiantes morosos e inscritos sin pago

Elaborar reporte de estudiantes con exoneración económica

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2011

d. Auxiliar de Contabilidad.

Recibe, revisa y carga las facturas, solicitudes para realizar pagos,

soportes de la UCAB Guayana y Documentos de la Fundación Andrés

Bello (F.A.B.)

Elaborar el cuadro de indicadores.

Elaborar el Libro de compra y venta de UCAB Guayana.

e. Cajera

Pago de preinscripciones, inscripciones de pregrado, cuotas del convenio

colectivo, postgrado, CIAP, cualquier otro concepto

Entrega de pagos a Proveedores

Realizar conformación de cheques y selección de cheques para su cobro

Recibir y preparar efectivo, facturas, recibos, registro de viajes, entre

otros.

Retribuir dinero de caja chica

Archivar recibos del día anterior cada mañana.

Realizar el Cierre de caja

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2011

Unidad de Recursos Humanos

a. Coordinadora de Recursos Humanos

Realizar el Presupuesto de la nómina del personal de la universidad.

Realizar el presupuesto de la unidad de R.R.H.H

Aperturar cuentas electrónicas a los trabajadores en el sistema Banner

Revisar y/o modificar las descripciones de cargo de los trabajadores

Tramitar los reclamos ambulatorios del seguro H.C.M y reposos médicos

Revisión y seguimiento de la matriz de adiestramiento

Registrar en el sistema los beneficios contractuales

Modificar el segmento de R.R.H.H en la página web de la universidad

b. Analista de Recursos Humanos

Revisar, controlar y actualizar la nómina, sueldo y salarios.

Registro y control de empleados, profesores y profesionales.

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2011

En el Anexo 2 se muestran los flujogramas específicos correspondiente a cada actividad.

4.2 Determinación de la carga de trabajo actual.

Una vez cumplido el seguimiento a cada trabajador, se realizó un estudio de tiempo

en donde se registraron los tiempos utilizados para realizar las actividades que ejercen

diariamente, las demoras inevitables y las necesidades personales, en un periodo de una

(1) semana para cada trabajador. (Ver Tabla 15 a la 21 en el Anexo 3).

Con los tiempos registrados por actividad, se calculó el tamaño de muestra utilizando

el Método de Westinghouse, el cual requiere el tiempo promedio para llevar a cabo cada

una de las actividades observadas y el número de veces que se realiza una actividad

durante un año.

Los resultados obtenidos para el tamaño de muestra por actividad y cargo, se

presentan en las tablas que se muestran a continuación:

Tabla 5. Cálculo de “n” para la Coordinadora de Servicios Administrativos

Método de Westinghouse

Actividad Total (min)

Prom. (min)

Prom. (Hrs.)

n N’

Firmar Cheques y correspondencia recibida 86,06 6,78 0,11 15 17

Análisis de la disponibilidad bancaria 228,47 57,12 0,95 2 4

Realizar el Presupuesto de la nomina del personal de la universidad

1606,73 61,80 1,03 2 26

Supervisar el trabajo realizado por los trabajadores de la unidad de Serv. Administrativo

343,30 10,73 0,18 15 32

Realizar apertura de nueva cuenta (AFIUCAB) 72,07 24,02 0,40 3 3Fuente: Autores.

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2011

Tabla 6. Cálculo de “n” para Analista Contable

Método de Westinghouse

Actividad Total (min)

Prom. (min)

Prom. (Hrs.) n N’

Analizar la disponibilidad de las cuentas bancarias internacionales. 527,96 27,79 0,46 5 19

Analizar la Cuentas por pagar 344,17 28,68 0,48 4 12Calcular los viáticos a profesores de Postgrado y del Centro Internacional de Actualización Profesional

64,65 12,93 0,22 5 5

Controlar, Preparar y Enviar el Libro de Compras y el Libro de Ventas del IVA

242,21 40,37 0,67 3 6

Realizar el Informe administrativo mensual 305,78 76,45 1,27 2 4Realizar seguimiento y control presupuestario. 1399,47 69,97 1,17 3 20Realizar reportes para informes de Control de Gestión 740,65 82,29 1,37 2 9

Seguimiento y control presupuestario (LOCTI) 96,65 13,81 0,23 6 7Control de Activo Fijo 370,43 74,09 1,23 3 5Inclusiones al seguro/Renovación de pólizas 103,72 20,74 0,35 4 5Emisión, control y registro contable de recibos de cobro por concepto de aportes LOCTI y donaciones varias

274,69 27,47 0,46 4 10

Registro y control de transacciones de UCAB y de UCAB servicios 69,76 11,63 0,19 6 6

Informe administrativo mensual (LOCTI) 229,12 57,28 0,95 2 4Analizar la disponibilidad de las cuentas bancaria 283,39 47,23 0,79 2 6Realizar el cuadre del auxiliares con el mayor de las Cuentas por Cobrar 665,26 166,32 2,77 2 4

Analizar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, cuentas por cobrar de empleados, de la F.A.B, las cuentas por pagar de la UCAB-Guayana a la F.A.B. y otras cuentas asignadas.

419,96 209,98 3,50 2 2

Registrar los resumen de las cajas en el sistema Great Plains 188,82 37,76 0,63 3 5

Realizar cheque para solicitudes de pago 290,35 13,83 0,23 12 21Registrar las facturas por anticipo 57,87 11,57 0,19 5 5

Fuente: Autores.

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2011

Tabla 7. Cálculo de “n” para Analista de Crédito y Cobranza

Método de Westinghouse:Actividad Total (min) Prom. (min) Prom. (Hrs.) n N’

Realizar convenios de pago para las mensualidades de los estudiantes

587,67 14,69 0,24 12 40

Revisar el control de pagos y convenio de pagos de estudiantes de pregrado y postgrado

123,56 15,45 0,26 5 8

Realizar actividades para la gestión de cobranza

471,44 31,43 0,52 4 15

Entregar solicitudes de estados de cuenta y solvencia administrativa de estudiantes de pregrado y postgrado

29,11 2,43 0,04 12 12

Retirar y/o Colocar del sistema Hold a estudiantes

28,63 2,86 0,05 10 10

Elaborar la proyección de ingresos 414,55 103,64 1,73 2 4Realiza los indicadores de gestión de la calidad de la unidad

252,99 84,33 1,41 2 3


208,82 41,76 0,70 3 5


259,29 37,04 0,62 3 7

Fuente: Autores.

Tabla 8. Cálculo de “n” para Auxiliar de Contabilidad

Método de WestinghouseActividad Total (min) Prom. (min) Prom. (Hrs.) n N’

Recibe, revisa y carga las facturas, solicitudes para realizar pagos, soportes de la UCAB Guayana y Documentos de la Fundación Andrés Bello (F.A.B.)

327,31 10,23 0,17 12 105

Elaborar cuadre de los indicadores 712,8 356,4 5,94 2 2Elaborar el Libro de compra y venta de UCAB Guayana

451,39 225,70 3,76 2 2

Fuente: Autores.

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2011

Tabla 9. Cálculo de "n" para Cajera

Método de WestinghouseActividad Total (min) Prom. (min) Prom. (Hrs.) n N’

Pago de preinscripciones, inscripciones de pregrado, cuotas del convenio colectivo, postgrado, CIAP, cualquier otro concepto

1755,47 7,31 0,12 15 240

Recibir y preparar efectivo, facturas, recibos, registro de viajes, etc. al mensajero

107,65 5,98 0,10 18 18

Entrega de pagos a Proveedores 98,61 4,29 0,07 10 23

Realizar conformación de cheques y selección de cheques para su cobro

195,57 16,30 0,27 11 12

Realizar el Cierre de Caja 536,72 35,78 0,60 3 15Fuente: Autores.

Tabla 10. Cálculo de “n” para Coordinadora de Recursos Humanos



627,56 89,65 1,49 2 7


101,70 12,71 0,21 5 8

Apertura cuentas electrónicas a los trabajadores en el sistema Banner

104,46 17,41 0,29 5 6


517,38 57,49 0,96 3 9


57,10 7,14 0,12 8 8


164,54 82,27 1,37 2 2


96,59 32,20 0,54 3 3


191,17 63,72 1,06 3 3

Fuente: Autores.

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2011

Tabla 11. Cálculo de “n” para Analista de Recursos Humanos


Revisar, controlar y actualizar la nomina, sueldo y salarios

603,86 30,19 0,50 4 20

Registro y control de empleados profesores y profesionales

681,66 34,08 0,57 4 20

Fuente: Autores.

Una vez obtenidos los tamaños de muestra adecuados para realizar un estudio

confiable, se determinó la carga de trabajo por puestos de trabajo.

Los resultados obtenidos de la carga de trabajo se presentan en la Tabla 12, y

muestra una sobrecarga de trabajo, es decir que son mayores al cien por ciento (100%),

para los cargos:


Analista de Crédito y Cobranza.

Tabla 12. Carga de Trabajo

Cargo Carga de trabajo (%)

Coordinadora de Servicios Administrativos 112,36

Analista Contable 73,28

Analista de Crédito y Cobranza 114

Auxiliar de Contabilidad 77,15

Cajera 42,42

Coordinadora de Recursos Humanos 92,52

Analista de Recursos Humanos 68,56

Fuente: Autores.

- 92 -


2011

La sobrecarga obtenida se debe a que, los trabajadores encargados de dichos puestos

de trabajo, presentan diversas actividades que requieren de tiempos prolongados para

culminarse, causando que el resto de las actividades, que igualmente se deben cumplir,

se retrasen; por tal motivo los trabajadores requieren tiempo extra para realizar las

actividades pendientes.

Se define el tipo de carga de trabajo de manera cuantitativa porque se debe resolver

una serie de tareas en un reducido período de tiempo. Aparece en este caso ya que son

trabajos rutinarios de oficina.

Gráfica de la Carga de Trabajo

Fuente: Autores.

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2011

De acuerdo a la gráfica obtenida, se observa que los cargos anteriormente

mencionados presentan una sobre carga de un 12,36% y 14% respectivamente.

Para ver a detalle el cálculo de la carga de trabajo para cada cargo, se muestra en la

Tabla 22 del Anexo 4.

4.3 Normalización del método para realizar las tareas.

Con la definición operacional de la fatiga, se calculó el total de concesiones que

contemplan las concesiones por fatiga (condiciones del trabajo, repetitividad y la

posición), las demoras inevitables y las necesidades personales.

En las necesidades personales se situó todas aquellas interrupciones en el trabajo,

necesarias para la comodidad y bienestar del empleado. Esto comprenderá las idas a

tomar agua y a los sanitarios. Estudios detallados han demostrado que un margen o

tolerancia de 5% por necesidades personales, aproximadamente de 24 min en ocho

horas, es apropiado para las condiciones de trabajo típicas. El tiempo por retrasos

personales dependerá naturalmente de la clase de persona y de la clase de trabajo. El 5%

(24 minutos) antes mencionado parece ser adecuado para este estudio debido a que los

sanitarios, bebederos de agua y cafetines están en lugares de fácil alcance y accesibilidad

para todo el personal.

Las demoras inevitables vienen dadas por la recepción de instrucciones de los

coordinadores, llamadas telefónicas entre las unidades, ayudas a compañeros y demás

personas. Tomando en cuenta la naturaleza del trabajo y el tiempo medido para este

estudio, resulto que el diez (10) por ciento de las ocho (8) horas, lo que es igual a

- 94 -


2011

cuarenta y ocho (48) minutos, es el tiempo establecido a los trabajadores de las unidades

para las demoras inevitables.

En la tabla 13, se encuentran los valores obtenidos por concesiones por fatiga, el

tiempo por necesidades personales y el tiempo por demoras inevitables, para obtener

como resultado el total de concesiones que corresponde a cada puesto de trabajo.

Tabla 13. Total de concesiones por puesto de trabajo.

Puesto de Trabajo Concesiones por fatiga

Tiempo Personal

Demoras inevitables

Total de concesiones

Coordinadora de Servicio Administrativo

14 24 48 86

Analista Contable 51 24 48 123Analista de Crédito y Cobranza 5 24 48 77Auxiliar de Contabilidad 66 24 48 138Cajera 27 24 48 99Coordinadora de Recursos Humanos

23 24 48 95

Analista de Recursos Humanos 5 24 48 77

Fuente: Autores.

La determinación de las concesiones por fatiga, considerando los factores asociados

a la misma y las concesiones por tiempo personal y demoras inevitables se muestra en la

Anexo 5.

La velocidad del trabajador se determinó por medio de la calificación de la velocidad

utilizando el método de Westinghouse, obteniendo valores entre 1,02 – 1,28. Con el

tiempo promedio seleccionado (TPS) y la calificación de velocidad del trabajador (Cv),

se obtuvo el tiempo normal, el cual significa el tiempo que el trabajador utiliza para

hacer sus actividades.

- 95 -


2011

Una vez determinado la concesión por fatiga, las demoras inevitables y las

necesidades personales, se obtiene el total de concesiones, que no es más que la

sumatoria de los factores mencionados; ésta es normalizada a la jornada laboral diaria 1,

para determinar el tiempo estándar, que es el tiempo que el trabajador tiene establecido

para realizar sus actividades. (Ver Tablas 23 a la Tabla 30 del Anexo 6)

4.4 Determinación de la fuerza laboral de las unidades de Recursos Humanos y Servicios Administrativos.

Se estableció la cantidad de recurso humano por cargo presente en las unidades,

utilizando el tiempo estándar ya determinado, la frecuencia con la que se repitió las

actividades durante el estudio de tiempo y el tiempo disponible por semana. (Ver Tabla

31 del Anexo 7)

Tabla 14. Cantidad de Recurso Humano por cargo

CargoFuerza Laboral

Actual

Fuerza

Laboral

Coordinadora de Servicios Administrativos 1 2

Analista Contable 4 5

Analista de Crédito y Cobranza 1 2

Auxiliar de Contabilidad 1 1

Cajera 3 2

Coordinadora de Recursos Humanos 1 1

Analista de Recursos Humanos 1 1

Fuente: Autores.

1 Las demoras evitables no proporcionan ninguna tolerancia del trabajo en la determinación del tiempo estándar. Se consideran tiempos extraños y no son utilizados en un estudio de tiempos.

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2011

En la Tabla 14 se presentan los resultados obtenidos de la determinación de la fuerza

laboral, donde se obtuvo que los cargos de Coordinadora de Servicios Administrativos,

Analista Contable y Analista de Crédito y Cobranza presentan un déficit de recurso

humano, los cuales requieren de una (1) persona adicional para cumplir con las

actividades descritas en las descripciones de cargos inherentes a los cargos

mencionados.

En el cargo de cajera, actualmente se encuentran laborando tres (3) personas; de

acuerdo a los resultados obtenidos de la fuerza laboral, se obtuvo que solo se requieren

de dos (2) personas para cumplir con este puesto de trabajo.

Aunque los resultados indican que se requiere de otra persona, no es fundamental

para el cumplimiento de las funciones establecidas para dichos cargos.

Con la capacitación y ayuda del beca trabajo se puede agilizar las actividades que

realiza el Analista de Crédito y Cobranza.

Para el cargo de Analista Contable, no se requiere de la contratación de una (1)

persona extra, debido a que los trabajadores realizan actividades extras ordenadas por la

Coordinadora de la unidad de Servicios Administrativos, que no se encuentran dentro de

la descripción de cargo.

Con respecto a la Coordinadora de Servicios Administrativos, se obtuvo que para

cumplir con las actividades asignadas al cargo, se necesita de dos (2) personas, aunque

no es necesaria la contratación de otra persona, debido a que se debe es mejorar la

organización y planificación para realizar las actividades que le corresponde y también

la agilización para elaborar las tareas.

- 97 -


2011

4.5 Propuestas de Mejoras

La propuesta de mejora planteada va en función de mejorar los métodos de trabajo

en las unidades, haciendo énfasis en la disminución de los tiempos por traslados y

demoras, y así realizar las actividades con mayor rapidez y calidad.

Una de las principales mejoras al método de trabajo sería modificar las descripciones

de cargo de los puestos de trabajo, diferenciando las actividades por trabajador, es decir,

identificar las actividades que le corresponde a cada uno de los trabajadores que tengan

el mismo cargo. Actualmente existe una descripción de cargo que abarca a los cuatro

(4) analistas contables y una para las tres (3) cajeras. Con el estudio realizado se

constató que los trabajadores que ocupan el cargo de analista contable, no tienen

actividades en común, cada uno abarca una parte distinta de la contabilidad dentro de la

unidad de Servicios Administrativos. De manera similar ocurre con las cajeras, a

diferencia que éstas tienen tares en común pero no repartidas equitativamente.

Tomando esto como premisa y los resultados obtenidos de las entrevistas, se

propone la diferenciación de las funciones y tareas por trabajador para los cargos:

Analista Contable 1:

a. Registro contable de las operaciones.


bancarias internacionales.

- 98 -


2011

Realizar registro contable del servicio de emisión de impresiones del

CAI a las unidades.

b. Control de disponibilidad bancaria.


Great Plains.


Efectuar y revisar las conciliaciones bancarias.



Realizar transferencias y demás trámites para la cancelación o

movimientos entre cuentas.

c. Cuentas por pagar.

Revisar los cheques emitidos.

d. Cálculo de viáticos a profesores de Postgrado y del Centro Internacional de

Actualización Profesional.

Realizar con base a los horarios de clase de postgrado la planificación de

pagos.

e. Controla, prepara y envía el Libro de Compras y el Libro de ventas del IVA.

Revisar la información de los libros.

f. Seguimiento y control presupuestario.

Validar información presupuesto proyectado Vs. ejecutado.

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2011

g. Registro y control de transacciones de UCAB.


Realizar registro contable de los servicios de reproducción de las

diferentes unidades y de las amortizaciones de créditos diferidos.


h. Reportes para Informe de Control de Gestión.

Preparar informe de indicadores de la Coordinación de Servicios

Administrativos.

i. Informe administrativo mensual

Emitir reporte de ingresos y gastos del mes una vez recibido el flujo de

caja proyectado.

Integrar los datos reales al flujo de caja ejecutado.

Redactar notas explicativas de las variaciones, tanto de los ingresos como

de los egresos.

Realizar descripción de los montos en inversiones (en bolívares y en

dólares) en entidades bancarias.

Realizar detalle de la disponibilidad en bancos.

Actualizar según el vencimiento, reinversión o nuevas inversiones.

Realizar registro contable de los movimientos de las inversiones.

Cuadrar información del reporte con el saldo de la cuenta contable.


a. Asignar cuentas contables. Incluir reporte ejecución presupuestaria.

Seguimiento y control presupuestario.

b. Registro y control de transacciones de UCAB.

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2011


Realizar análisis de las cuentas (Seguro social y LRP).

c. Cuentas por Cobrar.

Cuadrar Auxiliares versus Mayores de las Cuentas por Cobrar.

d. Análisis continúo de cuentas asociadas con el proceso de facturación.

Analizar las cuentas de registro de Becas y Exoneraciones.

e. Reportes para Informe de Control de Gestión.

Emitir reporte de Estado de Resultados FRX.

Preparar cuadro comparativo de ingresos reales versus ingresos

presupuestados.

Analizar las cifras y emitir por Excel reporte del Estado de Resultados.

Cuadrar el reporte emitido por FRX con el Balance de Comprobación y

con el reporte de ejecución presupuestaria.


a. Seguimiento y control presupuestario.

Determinar si es un proyecto de activo o de gastos con la información

recibida del Proyecto LOCTI (Formato F-GE-35).

b. Registro y control contable de proyectos de construcción.



c. Control de Activo Fijo.

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2011

Revisar las compras de activos realizadas en el mes.

Actualizar la base de datos del activo fijo e imprimir reporte.

Planificar, realizar y analizar resultados de los inventarios físicos

periódicos de los activos fijos.

d. Inclusiones al seguro/Renovación de pólizas.

Revisar planillas de notificación de ingresos de nuevos activos con los

datos de seriales y modelos.

Emitir carta de ingreso al seguro con la copia de factura de compra.

Verificar el anexo de los recibos de prima por inclusión de los activos

con las cartas emitidas.

Solicitar cotizaciones al corredor de seguros.

Revisar y analizar el monto de las primas.

Hacer seguimiento al vencimiento de las pólizas de seguro.

e. Reporte de siniestros.

Hacer seguimiento a la entrega de los recaudos correspondientes según

sea el caso.

Preparar carta al seguro remitiendo los recaudos.

Verificar el valor de la indemnización.

Notificar al usuario responsable la indemnización del siniestro.

f. Emisión, control y registro contable de recibos de cobro por concepto de

aportes LOCTI y donaciones varias.

Emitir recibo de cobro del aporte con el voucher del aporte o donación

respectivo.

Actualizar cuadro de control de los proyectos.

Preparar relación y enviar a la Dirección de Promoción copia del recibo y

del voucher de las donaciones varias recibidas.

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2011

g. Registro y control de transacciones de UCAB servicios.


Realiza el libro de compras y ventas.

h. Análisis continúo de cuentas asociadas con el proceso de facturación.

Analizar la cuenta Transitoria de Facturación.

Analizar la cuenta de Ingresos diferidos.

i. Informe administrativo mensual.

Elaborar flujo de caja proyectado.


j. Otras actividades.

Registrar los depósitos de una asociación civil.

Escanear y archiva los cheques de la asociación.


a. Registro contable de las operaciones.


bancarias.

Revisar compromisos de pago contra disponibilidad presupuestaria y

financiera.

b. Control de disponibilidad bancaria.


Great Plains.

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2011

c. Cuentas por pagar.

Realizar conciliación de Auxiliares con el Mayor de Bancos, analiza y/o

concilia los auxiliares con el mayor de las cuentas por pagar, cuentas por

cobrar empleados, las cuentas por cobrar a la F.A.B., las cuentas por

pagar de la UCAB-Guayana a la F.A.B. y otras cuentas asignadas.


d. Control de retenciones del ISRL.

Preparar mensualmente la forma PRN-11 y PJD-13 para la emisión de

cheque para la cancelación de las retenciones.

Hacer seguimiento a la preparación del libro de compras y del libro de

ventas de la UCAB – Guayana.

e. Cálculo de viáticos a profesores de Postgrado y del Centro Internacional de

Actualización Profesional.

Emitir los cheques correspondientes.

Controlar el pago de los viáticos.

f. Seguimiento y control presupuestario

Revisar variaciones negativas de costos, corregir cargos errados, emitir

comprobantes de ajustes de reclasificación y reportes.

g. Registro y control contable de proyectos de construcción

Con la información del mayor analítico y reporte de ejecución

presupuestaria, registrar pagos tramitados directamente por la UCAB.

Emitir de nuevo el mayor analítico y la ejecución presupuestaria.

Revisar y contrastar la información de ambos reportes.

- 104 -


2011



h. Registro y control de transacciones de UCAB y de UCAB servicios.

Elaborar cheques para procesar pago a los proveedores.

Efectuar declaración mensual del IVA.

Efectuar retención anual de las retenciones.

Enterar las retenciones mensuales de I.S.L.R.

Efectuar declaración estimada y real anual del I.S.L.R.


i. Cuentas por Cobrar

Registrar contablemente la facturación de los estudiantes de pregrado en

el sistema Great Plains.

Cajera 1:













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2011

Entregar al mensajero las planillas y transacciones bancarias que deben

hacerse diariamente en las instituciones financieras.





Solicitar conformación bancaria de los cheques recibidos.

Llevar el control de los cheques recibidos de postgrado e idiomas.

c. Manejo de caja chica.

Efectuar pagos con los fondos de caja y anexar facturas debidamente

conformadas por las compras y gastos efectuados.

Elaborar vale de caja por avances de efectivo para compras/gastos.


Relacionar los pagos efectuados y reponer la caja chica.

d. Cierre de caja.




punto de venta.

Totalizar la venta en cheques, llenar planillas de depósito y efectuar los

depósitos correspondientes.

Revisar reporte de auditoría.




- 106 -


2011



Cajera 2:




















c. Cierre de caja.


- 107 -


2011



punto de venta.








d. Otras actividades:

Imprimir las facturas mensualmente de todos los pagos recibidos durante

el mes.

Actualizar el cuadro de los alumnos que no han sido admitidos por el

seguro estudiantil.

Atender directamente todas las órdenes de la Coordinadora de Servicios

Administrativos.

Cajera 3:








- 108 -


2011









Recibir los cheques ya firmados y clasificarlos.

Llevar el control de los cheques recibidos.


c. Cierre de caja.




punto de venta.








Archivar los recibos del día anterior por concepto de pago, en las carpetas

correspondientes.

- 109 -


2011

4.5.2 Unidad de Servicios Administrativos

Servicios Administrativos

a. Instalar una impresora en el cubículo de la Coordinadora de Servicios

Administrativo para reducir el traslado desde el cubículo hasta la

impresora que tiene en común los trabajadores de la oficina.

b. De la determinación de la fuerza laboral y de acuerdo a los resultados

obtenidos se requiere para la Coordinación de Servicios

Administrativos dos (2) personas para este puesto. Aunque existan

diversas funciones para este cargo no es necesario la contratación de

otro profesional para el puesto, con mejor organización y

planificación de las actividades que le corresponde así como la

agilización para elaborar sus tareas se mejoraría el método de trabajo,

evitando demoras y retrasos en el desarrollo de las actividades. Cabe

destacar que la coordinadora de esta unidad delega algunas de sus

funciones al personal de la oficina y otras unidades.

c. Reubicar la impresora de la oficina a un lugar cercano a los

trabajadores, es decir que se encuentren a una misma distancia de

cada escritorio.

d. Almacenar los documentos de años anteriores en un lugar externo a la

oficina de manera que los archivos actuales (máximo con dos años de

antigüedad) se almacenen en el archivo móvil de la oficina y así

disminuir mobiliarios extras que incomodan el espacio de trabajo.

e. Con la implementación de una beca más o con la que se cuenta

actualmente se le puede asignar labores para escanear y fotocopiar

- 110 -


2011

documentos, evitando así la interrupción de las actividades de los

trabajadores, destacando que solo hay un escáner dispuesto en el lugar

de trabajo de uno de los Analistas, por lo tanto debe detener las tareas

que se encuentra realizando para escanear documentos.

f. Para la Analista de Crédito y Cobranza una mejora a su método de

trabajo seria asignar más tareas, que se encuentran en su descripción

de cargo, a la beca trabajo. Algunas de las actividades que puede

realizar la beca trabajo son:

Revisar el control de pagos y convenios de pagos de


Revisar el reporte de estudiantes morosos e inscritos sin

pagos.

Contactar por medio de llamadas telefónicas a los estudiantes

morosos e informarles su estado.

Mantener actualizada la cartelera de la unidad, desde su

información hasta la presentación de la misma.

Todo lo anterior lo puede lograr la beca trabajo siempre y cuando cumpla con los

lineamientos de la universidad y bajo la supervisión del Analista de Crédito y Cobranza.

Caja

a. En el proceso de facturación, que es realizado una (1) vez al mes por

una de las cajeras, se debe cerrar dos (2) de las tres (3) cajas, debido a

que ambas cajeras tienen una impresora en común. Como

consecuencia la taquilla que queda a disposición del público, se

congestiona y sobrecarga de trabajo a la cajera que ocupa esta

- 111 -


2011

taquilla. Para mejorar este proceso, se propone que las computadoras

de la caja uno (1) y la caja dos (2) estén conectadas a la misma

impresora, de manera que la caja tres (3) cuente con su impresora y al

momento de realizar el proceso de facturación se evite el cierre de

ambas taquillas.

b. Asignar las tareas descritas en las descripciones de cargo de manera

equitativa entre las tres (3) cajeras, para evitar tiempo de ocio en

alguna de ellas.

c. Según los resultados obtenidos en la fuerza laboral es necesario solo

dos (2) personas en el horario regular de la caja (8:00 am – 11:30

pm / 2:00 pm – 4:30pm), es decir, que la caja contaría solo con dos

(2) taquillas para la atención al público. Con la cajera que ocupa la

taquilla tres (3) en el turno diurno, se propone la contratación de la

misma para que ocupe, un turno nocturno comprendido entre las 5:30

pm hasta las 8:30 pm, que facilite a los estudiantes de postgrado e

idiomas realizar sus pagos, debido a que estos son estudiantes ya

profesionales que trabajan y no tienen acceso a la caja en su horario

regular, esto beneficiaria aún más a la universidad porque se captaría

mayor cantidad de pagos.

4.5.3 Unidad de Recursos Humanos

a. La Coordinadora de Recursos Humanos junto con su Analista, deben

delegar actividades que el beca trabajo sea capaz de realizar dentro de

los lineamientos de la universidad. Con el cumplimiento de las tareas

por parte del beca trabajo, se agilizaría el trabajo de las personas de la

unidad, ya que no tendrían que interrumpir sus funciones mientras la

- 112 -


2011

realizan. Algunas de las actividades que el beca trabajo puede realizar

son:

Archivar documentos y papeles.

Llevar cuando sea requerido papeles, a otras unidades evitando

que la coordinadora y analista abandonen su puesto de trabajo.

Entregar los registros militares a los estudiantes.

Mantener actualizada la cartelera de información de la unidad.

b. Actualizar los equipos de computación involucrados en la elaboración

de las actividades. Con esto se mejoraría los métodos de trabajo,

específicamente, se agilizará los trabajos realizados por la Analista de

esta unidad, ya que al tener más de dos archivos abiertos en su

computadora la misma se cuelga y retrasa en el trabajo, debido a que

la debe reiniciar y es un proceso que toma varios minutos.

CONCLUSIONES

En el presente trabajo especial de grado se planteó como objetivo principal

diseñar una propuesta de mejora a los métodos de trabajo y determinar la fuerza laboral

en las unidades de Recursos Humanos y Servicios Administrativos de la Universidad

Católica Andrés Bello extensión Guayana.

Con las descripciones de cargo de los puestos de trabajo de las unidades

estudiadas aportada por la institución, se realizó el seguimiento a cada trabajador

verificando las actividades que realizan, obteniéndose que los trabajadores tienen

actividades que no se encuentran descritas en las descripciones de cargo, como:

- 113 -


2011


Preparar documentos de la unidad para enviarlos a la UCAB

Caracas.

Analista Contable

Registrar las facturas por anticipo.

Creación de proveedores.

Controlar asistencia y pagos de las Becas Trabajo.

Registra los depósitos de una Asociación Civil.

Escanea cheques de la asociación y demás documentos cuando se

requiere.

Realiza el libro de compras y ventas de UCAB Servicios.


Elaboración y Revisión de los indicadores con la coordinadora de

Servicios Administrativos.

Analizar en el sistema, el estatus de los estudiantes que solicitan

traslado interno y externo.

Retirar y/o Colocar “Hold” en la cuenta de los estudiantes.


Cajera

Realizar mensualmente las impresiones de facturas.

Crear códigos de cuenta (cuando se requieran).

Archivar cada mañana los recibos del día anterior.

Actualizar el cuadro de los alumnos que no han sido admitidos por

el seguro estudiantil.


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2011

Aperturar cuentas electrónicas en el sistema Banner a los

empleados de la institución.

Cargar información de los empleados para el control de la

población ucabista.

Entregar cheques para pagos de los trabajadores.

Se realizó un estudio de tiempo de cada una de las actividades que los

trabajadores realizaban dentro de su jornada laboral por un período de cinco (5)

días a cada uno, determinando el tiempo total de actividades y el tiempo

promedio seleccionado (TPS).

Para conocer si existe sobrecarga de trabajo en los puestos de trabajo medidos, se

determinó la carga de trabajo, evidenciando que existe sobrecarga de un 12,36%,

y 14% en el cargo de Coordinadora de Servicios Administrativos y Analista de

Crédito y Cobranza respectivamente.

La fuerza laboral se halló con el fin de verificar si el número de trabajadores que

actualmente hay por cargo son los necesarios para cumplir con las tareas de cada

unidad, dando como resultado que los cargos de la Coordinadora de Servicios

Administrativos y Analista de Crédito y Cobranza requieren dos (2) personas;

para los Analistas Contables se requieren de cinco (5) personas en estos puestos

para cumplir en totalidad con las funciones asignadas a cada uno. En el caso de

las cajeras se obtuvo lo contrario a los casos anteriores donde la fuerza laboral

obtenida era mayor a la actual, es decir, en la caja se requiere solo de dos (2)

cajeras para la atención al público en el horario regular y con la tercera cajera

existente se puede habilitar la taquilla para un horario nocturno.

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2011

RECOMENDACIONES

Presentar el trabajo especial de grado a las coordinadoras de las unidades

estudiadas, para que analicen y tengan conocimiento de la situación actual que

se presenta en las unidades de recursos humanos y servicios administrativos con

el fin de que se tome acciones de mejora junto con la propuesta diseñada.

Considerar la posibilidad de realizar talleres de motivación a fin de estimular la

participación de los trabajadores en la implementación de las propuestas del

presente informe y disminuir así los riesgos de resistencia al cambio.

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2011

Diferenciar las funciones descritas en las descripciones de cargos, para cada

puesto de trabajo, específicamente en el caso de los Analistas Contables y las

Cajeras. Es recomendable que cada uno tenga sus funciones bien definidas ya

que son en su mayoría diferentes tareas para cada uno.

Restringir el acceso a sitios web que no son inherentes al trabajo como páginas

sociales, comerciales y de entretenimiento, que generan en el trabajador falta de

concentración y pérdida de secuencia en la realización de las tareas, provocando

demoras que afectan el tiempo disponible para cumplir con sus actividades.

En la unidad de recursos humanos la temperatura de la oficina debe ser regulada

entre (20°C ≤ Temp. ≤ 24°C) para la comodidad de los trabajadores, evitando

que sea un factor de interrupción en la realización de las actividades diarias.

Mejorar el sistema de iluminación en zonas específicas, de la oficina de

servicios administrativos.

Actualizar el software, equipos, programas y sistemas administrativos para el

registro y control de cuentas, facturas, proyectos y activos, con el fin de realizar

trabajos más eficientes, menor margen de error en su elaboración y evitar

demoras por falla en los sistemas equipos.

Habilitar una taquilla de caja en un horario nocturno, comprendido entre las 5:30

pm hasta las 8:30 pm, para la atención de estudiantes de postgrado e idiomas

que son profesionales y trabajadores y no tienen acceso al horario regular de la

caja.

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2011

Capacitar, entrenar y mantener a los becas trabajo para que estos se mantengan

laborando el mayor tiempo posible en las unidades de la institución, siempre y

cuando cumplan con los lineamientos de la universidad.

BIBLIOGRAFÍAS

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2011

Anexo 1 - Encuestas

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2011

Encuesta a la Coordinadora de Servicios Administrativos

Actividades Si NoParticipa en la formulación presupuestaria, en la elaboración del Estado de Resultados y en el Flujo de Caja Proyectado. (Revisa)

X

Supervisa las actividades de control de la ejecución presupuestaría. XRecibe y revisa los reportes mensuales de ejecución presupuestaria. XRealiza revisiones trimestrales con los responsables de las unidades que presenten desviaciones significativas en la ejecución presupuestaria. (Comunica vía teléfono o email)

X

Supervisa la disponibilidad bancaria. * XRevisa y aprueba cheques y otros tipos de pagos. (Firma). XVela por el pago oportuno de las primas de seguro. XSolicita cotizaciones de seguros para el año siguiente. (Una vez al año). XSupervisa y analiza la disponibilidad de fondos de la cuenta bancaria. * XSupervisa los compromisos de pago contra la disponibilidad presupuestaria y financiera. (Continuamente)

X

Supervisa la preparación de flujo de caja proyectado. XPropone la colocación oportuna de los excedentes financieros. (Cuando existen). XVela por el cumplimiento oportuno de los pagos de la Institución. XSupervisa el registro contable oportuno y confiable de las operaciones de la universidad.

X

Supervisa el cierre mensual. XSupervisa la preparación del informe administrativo. XEstablece y hace seguimiento a los procedimientos aplicados en la caja de la universidad, así como medidas de control del efectivo que maneja.

X

*Estas dos actividades son iguales y se toma como una sola.

Actividades que realiza fuera del perfil de cargo:

Prepara los sobres de la unidad que deben ser enviados a UCAB Caracas y los lleva hasta Recursos Humanos.

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2011

Encuesta a Analista Contable

Actividades Si NoControlar la disponibilidad de los fondos en las distintas cuentas bancarias. (Cuentas en $).

X

Revisar compromisos de pago contra disponibilidad presupuestaria y financiera. XRealizar registro contable del servicio de emisión de impresiones del CAI a las unidades. *

X

Realizar migración del movimiento de efectivo del sistema Banner al Great Plains. XVerificar que todos los movimientos del efectivo emigren al sistema. XEfectuar y revisar las conciliaciones bancarias. (Revisa lo hecho por Rusmaris). XMantener actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable del ejercicio fiscal.

X

Realizar transferencias y demás trámites para la cancelación o movimientos entre cuentas.

X

Realizar conciliación de Auxiliares con el Mayor de Bancos, analiza y/o concilia los auxiliares con el mayor de las cuentas por pagar, cuentas por cobrar empleados, las cuentas por cobrar a la F.A.B., las cuentas por pagar de la UCAB-Guayana a la F.A.B. y otras cuentas asignadas.

X

Elaborar los cheques. XRevisar los cheques emitidos. XPreparar mensualmente la forma PRN-11 y PJD-13 para la emisión de cheque para la cancelación de las retenciones.

X

Preparar el resumen anual de retenciones para el SENIAT. XRealizar con base a los horarios de clase de postgrado la planificación de pagos. XEmitir los cheques correspondientes. XControlar el pago de los viáticos. XHacer seguimiento a la preparación del Libro de Compras y del Libro de Ventas de la UCAB-Guayana.

X

Revisar la información de los libros. XGarantizar el envío oportuno de información a oficina de Caracas. XDeterminar si es un proyecto de activo o de gastos con la información recibida del X

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2011

Proyecto LOCTI (Formato F-GE-35).Asignar cuentas contables. Incluir reporte ejecución presupuestaria. XValidar información presupuesto proyectado Vs. ejecutado. XRevisar variaciones negativas de costos, corregir cargos errados, emitir comprobantes de ajustes de reclasificación y reportes.

X

Emitir reporte de control presupuestario. XCon la información del mayor analítico y reporte de ejecución presupuestaria, registrar pagos tramitados directamente por la UCAB.

X

Emitir de nuevo el mayor analítico y la ejecución presupuestaria. XRevisar y contrastar la información de ambos reportes. XHacer seguimiento y completar la emisión del libro de compras y de la relación anual de retenciones.

X

Revisar las compras de activos realizadas en el mes. XActualizar la base de datos del activo fijo e imprimir reporte. XGenerar comprobante de depreciación. XPlanificar, realizar y analizar resultados de los inventarios físicos periódicos de los activos fijos.

X

Revisar planillas de notificación de ingresos de nuevos activos con los datos de seriales y modelos.

X

Emitir carta de ingreso al seguro con la copia de factura de compra. XVerificar el anexo de los recibos de prima por inclusión de los activos con las cartas emitidas.

X

Solicitar cotizaciones al corredor de seguros. XRevisar y analizar el monto de las primas. XHacer seguimiento al vencimiento de las pólizas de seguro. XHacer seguimiento a la entrega de los recaudos correspondientes según sea el caso. XPreparar carta al seguro remitiendo los recaudos. XVerificar el valor de la indemnización. XNotificar al usuario responsable la indemnización del siniestro. XEmitir recibo de cobro del aporte con el voucher del aporte o donación respectivo. XRegistrar el ingreso de fondos en auxiliar del banco correspondiente. XActualizar cuadro de control de los proyectos. XPreparar relación y enviar a la Dirección de Promoción copia del recibo y del voucher de las donaciones varias recibidas.

X

Elaborar cheques para procesar pago a los proveedores. XEfectuar declaración mensual del IVA. XEfectuar registro contable realizar el cierre mensual. XEmitir Estados Financieros. X

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2011

Efectuar retención anual de las retenciones. XEnterar las retenciones mensuales de I.S.L.R. XEfectuar declaración estimada y real anual del I.S.L.R. XRealizar registro contable de los servicios de reproducción de las diferentes unidades y de las amortizaciones de créditos diferidos. * (CAI).

X

Realizar análisis de las cuentas. XRegistrar contablemente la facturación de los estudiantes de pregrado en el sistema Great Plains.

X

Registrar los convenios de pago de los estudiantes de postgrado de los sistemas Banner y Great Plains.

X

Cuadrar Auxiliares versus Mayores de las Cuentas por Cobrar. XRealizar análisis y control de las cuentas por cobrar a clientes. XAnalizar la cuenta de Ingresos diferidos. XAnalizar la cuenta Transitoria de Facturación. XAnalizar las cuentas de registro de Becas y Exoneraciones. XEmitir reporte de Estado de Resultados FRX. XCuadrar el reporte emitido por FRX con el Balance de Comprobación y con el reporte de ejecución presupuestaria.

X

Analizar las cifras y emitir por Excel reporte del Estado de Resultados. XPreparar cuadro comparativo de ingresos reales versus ingresos presupuestados. XPreparar informe de indicadores de la Coordinación de Servicios Administrativos. XRecopilar información de los ingresos y egresos esperados. XElaborar flujo de caja proyectado. XEmitir notas al flujo de caja proyectado. XEmitir reporte de ingresos y gastos del mes una vez recibido el flujo de caja proyectado.

X

Integrar los datos reales al flujo de caja ejecutado. XRedactar notas explicativas de las variaciones, tanto de los ingresos como de los egresos.

X

Realizar descripción de los montos en inversiones (en bolívares y en dólares) en entidades bancarias.

X

Realizar detalle de la disponibilidad en bancos. XActualizar según el vencimiento, reinversión o nuevas inversiones. XRealizar registro contable de los movimientos de las inversiones. * XCuadrar información del reporte con el saldo de la cuenta contable. * X

*Estas dos actividades son iguales y se toma como una sola.

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2011


Creación de proveedores. Revisa todas las actividades hechas por Rusmarys y Mitzay. Controlar asistencia y pagos de las Becas Trabajo. Registra los depósitos de una Asociación Civil. Escanea cheques de la asociación y demás documentos cuando se requiere. Realiza el libro de compras y ventas de UCAB Servicios. Realiza anticipos de facturas.

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2011

Encuesta a Analista de Crédito y Cobranza

Actividades Si NoIdentificar los alumnos con inscripción tardía para aperturarle su cuenta. XIdentificar a los alumnos con cambios en su inscripción para realizar los ajustes en la facturación.

X

Identificar a los alumnos con exoneración para realizar los ajustes en la facturación.

X

Identificar los alumnos a los que se les ha sido modificado el número de cuotas para ajustársela a una.

X

Revisión de los resultados del proceso de facturación. XNotificación a las unidades involucradas de la culminación del proceso de facturación.

X

Control de pago de los estudiantes de pregrado y postgrado. XIdentificar los alumnos morosos de pregrado y post-grado. XPublicación en cartelera de los estudiantes morosos de pregrado. XAnálisis de la situación de morosidad con cada estudiante de pregrado y postgrado.

X

Seguimiento a las fechas de vencimientos de los convenios de pago de los estudiantes de postgrado.

X

Apertura de cuentas bancarias de los estudiantes financiados. XElaboración de orden de pago permanente (OPP) enviada a la institución bancaria. XAuditoría de cuentas bancarias. XCierre anual de cuentas entre la institución bancaria y la universidad. X

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2011


Revisión de los indicadores con la Coordinadora de Servicios Administrativos Analizar el estatus en el sistema de los estudiantes que solicitan traslado

interno y externo.

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2011

Encuesta a Auxiliar de Contabilidad

Actividades Si NoVerifica los datos de las facturas y solicitudes de pago. XVerifica las condiciones de pago de las facturas. XConfirma el código contable. XCarga la factura en el programa correspondiente. XElabora el comprobante contable. XAdjunta el registro contable a los documentos recibidos. XEntrega el legajo a la persona responsable de preparar los cheques. XCoteja y verifica facturas con orden de compras. XArchiva el comprobante y las facturas originales en la carpeta de la F.A.B XVacía en un reporte de Excel cada una de las facturas de compras. XRevisa y verifica el cuadre de la cuenta de crédito fiscal, con la totalidad de las compras y la entrega al analista contable para su revisión y envío a Caracas.

X

Elabora los libros de compra y venta de la UCAB Guayana. XRealiza la comprobación con el libro Mayor Auxiliar y la entrega al Analista Contable para su revisión.

X

Recibe original y sella la copia como recibo. Se le coloca fecha, hora y firma. Se entrega a la persona a quien va dirigida.

X

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2011

Encuesta a Cajera

Actividades Si NoRecibir fondos en efectivo, cheques o planillas de depósitos por concepto de preinscripciones, inscripciones de pregrado, cuotas del convenio colectivo, postgrado y CIAP.

X

Venta de planillas T1 y T2. XEmisión de constancias y otros derechos de secretaría. XRecibir pago de llamadas telefónicas. XRealización de reintegro de anticipos por gastos de viaje. XPago de órdenes, comprobantes de salidas de caja, facturas de compras y otras erogaciones debidamente autorizadas.

X

Actualizar el estado de cuenta de los estudiantes. XLlenar las planillas de depósitos bancarios. XEntregar al mensajero las planillas y transacciones bancarias que deben hacerse diariamente en las instituciones financieras.

X

Recibir y registrar los comprobantes de depósitos bancarios realizados. XEntregar a los beneficiarios los cheques previamente autorizados por la administración de la UCAB.

X

Enviar los cheques para su aprobación y firma. XRecibir los cheques ya firmados y clasificarlos. X* Solicitar conformación bancaria de los cheques recibidos. XLlevar el control de los cheques recibidos. XSolicitar chequeras a los bancos. XGuardar y custodiar chequeras. X* Conformar telefónicamente con los bancos la emisión de cheques emitidos a la Universidad.

X

Elaborar recibos de pagos manuales por conceptos que ameriten ser pagados por caja chica y reponerlos.

X

Controlar cheques devueltos y realizar las respectivas notificaciones. X

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2011

Efectuar pagos con los fondos de caja y anexar facturas debidamente conformadas por las compras y gastos efectuados.

X

Elaborar vale de caja por avances de efectivo para compras/gastos. XHacer seguimiento a los vales de caja emitidos. XRelacionar los pagos efectuados y reponer la caja chica. XImprimir reporte diario de cierre de caja. XImprimir reporte de ventas realizadas por el punto de venta. XHacer depósito en el banco de todas las operaciones realizadas por el punto de venta.

X

Totalizar la venta en efectivo y cheques, llenar planillas de depósito y efectuar los depósitos correspondientes.

X

Entregar al Analista Contable el reporte de cierre de caja con sus respectivos soportes.

X

Revisar reporte de auditoría. XConciliar las transacciones sin recibos para garantizar que han sido debidamente rebajadas en el sistema las cuotas canceladas del estado de cuenta de los estudiantes.

X

Verificar diariamente el cuadre del resumen de caja. XOrganizar los recibos y cuadre por entidad bancaria. X*Estas dos actividades son iguales y se toma como una sola.


Solicitar en crédito y cobranza los intereses de alumnos con pagos atrasados. Realizar las impresiones de las facturas de cada mes. Adiestra a personal nuevo que ocupara en la caja un puesto de trabajo. Crear códigos de cuentas cada vez que se necesite. Actualizar el cuadro de los alumnos que no han sido admitidos por el seguro

estudiantil.

- 131 -


2011

Encuesta a la Coordinadora de Recursos Humanos

Actividades Si NoRevisar evaluaciones de requisitos mínimos de los candidatos conjuntamente con la Dirección General de Finanzas y Administración en los procesos de selección de personal administrativo.

X

Organizar y mantener el archivo de candidatos elegibles. XInformar a la Dirección de RRHH de UCAB Caracas de aquellos candidatos seleccionados.

X

Enviar a la Dirección de RHH de UCAB Caracas toda la documentación validada y los requisitos del ingreso del personal seleccionado.

X

Revisar y actualizar las modificaciones de nómina de personal docente y administrativo para adecuar las tablas de estadística.

X

Participar en las actividades relacionadas con la contratación de personal. XRealizar inducción al nuevo ingreso. XAsistir en la elaboración de los perfiles de cargo. XElaborar las descripciones de cargo. XRevisar y realizar actividades relacionadas con el pago de los beneficios contractuales establecidos en la Convención Colectiva en apoyo a la Dirección de RRHH de UCAB Caracas.

X

Orientar al personal sobre las características del programa de evaluación de desempeño

X

Mantener base de datos de nómina actualizada y elaborar el presupuesto anual de personal, UCAB Guayana.

X

Llevar estadística de nómina y mantenerla actualizada con altas, bajas, pensiones, etc., del IVSS.

X

Preparar y distribuir mensualmente la "Planilla de Asistencia" a los trabajadores.

X

- 132 -


2011

Elaborar presupuesto anual de la unidad. XElaborar el presupuesto anual de la nómina de UCAB-Guayana. XElaborar y enviar mensualmente a la Dirección de RRHH de UCAB Caracas la relación de tiempo trabajado de todo el personal y el respectivo análisis del procesamiento de la información para la aplicación del Programa de Alimentación.

X

Tramitar los reclamos ambulatorios de la póliza H.C.M y solicitudes de carta aval.

X

Coordinar la recepción y envío de correspondencia con la Dirección de RRHH y Servicios Generales de UCAB Caracas.

X

Transcribir al sistema electrónico bancario la nómina de preparadores. XTramitar y conformar las autorizaciones de pago de: suplencias, beneficios, ayudantía estudiantil, liquidaciones, bonificaciones contractuales y contrataciones laborales.

X

Tramitar ante la Dirección de RRHH de UCAB Caracas todos los beneficios contractuales (préstamo de prestaciones sociales, constancias de trabajo, inclusión y exclusión de las pólizas de seguros).

X

Administrar y supervisar el servicio de enfermería. XCoordinar y apoyar a las unidades de UCAB Guayana para el requerimiento del servicio ambulancia y paramédicos, para traslados y/o apoyo logístico a eventos especiales.

X

Suministrar y hacer la reposición mensual de medicamentos para la enfermería.

X

Coordinar el servicio de transporte que cubre la ruta UCAB asignado por la Alcaldía.

X

Coordinar diferentes operativos: vacunación, certificado médico vial, cedulación y cualquier otro inherente que se requiera.

X

Cargar la Matriz de adiestramiento con la información relativa según requerimientos de capacitación descritos en la evaluación del personal.

X

Apoyar en actividades relacionadas con el cumplimiento del programa de formación de personal.

X


Aperturar cuentas a los empleados en el sistema Banner. Cargar a la base de datos la información de los empleados para llevar el control de

la población Ucabista. Entregar los cheques de pagos a los trabajadores.

- 133 -


2011

Encuesta a Analista de Recursos Humanos

Actividades Si NoBrinda apoyo a la Dirección General de Finanzas y Administración en los procesos de selección de personal. (Brindan información, Vacantes).

X

Organiza y mantiene el archivo de candidatos elegibles. XInforma a la Dirección de RRHH de UCAB Caracas aquellos candidatos que han sido seleccionados. (Da sus opiniones).

X

Apoya a la Dirección de RHH de UCAB Caracas en el ingreso incorporación del personal seleccionado.

X

Colabora en el proceso de evaluación de desempeño. XColabora con el proceso de elaboración de perfiles de cargo. XApoya a la Dirección de RRHH UCAB Caracas en la aplicación de los beneficios derivados de la convención colectiva de trabajo. (Guarderías).

X

Envía periódicamente a la Dirección de RRHH de UCAB-Caracas la relación de tiempo trabajado de todo el personal para el procesamiento de la información. (Control de Asistencia enviado una vez al mes).

X

Tramita ante la Dirección de RRHH de UCAB-Caracas las solicitudes de préstamos con garantía de prestaciones sociales y constancias de trabajo.

X

Tramita ante la Dirección de RRHH de UCAB-Caracas inclusiones y exclusiones del seguro H.C.M, I.V.S.S. y vida. (Reposos médicos).

X

Coordina la recepción y envío de correspondencia con la Dirección de RRHH de UCAB-Caracas.

X

Tramita los reclamos ambulatorios del seguro H.C.M y so licitudes de carta aval. XAutoriza el pago de la beca-trabajo temporal. XTramita y conforma las autorizaciones de pago de: suplencias, beneficios, ayudantía estudiantil, liquidaciones, bonificaciones contractuales y contrataciones laborales. (Prestamos, exoneraciones entre otros).

X

Participa en el presupuesto anual de su unidad y consolidación de presupuesto X

- 134 -


2011

de personal.Revisa y actualiza las modificaciones de nómina de personal para adecuar las tablas de estadísticas. (Recibe el archivo y lo pasa al coordinador).

X

Participa en las actividades relacionadas con la contratación de personal. XRealiza encuestas y análisis de resultados para resolver situaciones y mejorar funciones, procesos y actividades.

X


Revisa la lista de los graduando para la fecha y verifica si están solventes con documentos y exoneraciones.

Recibe a diarios empaques de empresas de envíos, generalmente de Sodexo e informa al personal y entrega el documento.

Revisa el pedido de enfermería mensual o bimensual, prepara la solicitud lo envía a Hospifarma y lo retira.

Recibe solicitudes de pago y compra, para la adquisición de uniformes para el personal.

- 135 -


2011

Anexo 2 – Flujogramas Específicos

- 136 -


2011

Flujogramas Específicos para la unidad de Servicios Administrativos


Total de operaciones, inspecciones, traslados almacenamientos y demoras

para los Flujogramas a presentados.

ACTIVIDAD ACTUAL

Operaciones 3

Inspección 3

- 137 -


2011

Analista Contable

a. Analizar la disponibilidad de las cuentas bancarias internacionales.

Realiza y verifica migración del movimiento de efectivo del sistema

Banner al Great Plains y a Excel.

Espera mientras migra los movimientos a Excel el programa.

Revisa las conciliaciones bancarias.

Realiza y registra transferencias y movimientos en las cuentas bancarias.

Imprime los reportes de las transferencias y movimientos en las cuentas

bancarias.

Se traslada a la impresora lo busca, revisa y se lo lleva a la oficina de la

coordinadora de la unidad.



- 138 -


2011

b. Revisión de los cheques para las cuentas por pagar.

Revisa cada uno de los cheques emitidos por la analista contable número

cuatro.

Verifica con cada factura si el monto de los cheques es el correcto.

Si un cheque esta errado lo devuelve.

Espera por el cheque corregido.

Firma la planilla.

Los coloca todos en una carpeta.

Se los lleva a la oficina de la coordinadora de la unidad para la firma.

- 139 -


2011

c. Calculo de viáticos a profesores de Postgrado y del Centro Internacional de

Actualización Profesional (CIAP).

Revisa el correo electrónico donde hacen la solicitud del viaje.

Desglosa a cada persona el itinerario de viaje.

Realiza el cálculo por persona del viaje y estadía en su destino.

Imprime en una hoja todo especificado.

Lo busca en la impresora y se lo lleva a la oficina de la coordinadora de la

unidad para su aprobación.

- 140 -


2011

d. Controlar, preparar y enviar el Libro de Compras y el Libro de Ventas del IVA.

Revisa la información del libro de compras.

Actualiza el libro cuando sabe que hay cambios.

Modifica los asientos.

Reclasifica asientos, si detecta un error o se lo notifican.

Guarda todos los cambios hechos.

Lo imprime cada tres meses.

- 141 -


2011

e. Realizar informe administrativo mensual.

Revisa las cuentas.

Analiza las cuentas.

Integra datos reales en las cuentas.

Realiza descripción de los montos en inversiones.

Agrega notas explicativas de las variaciones.


Lo revisa con la coordinadora de la unidad.

Lo archiva.

- 142 -


2011

f. Seguimiento y control presupuestario.

Revisa cada una de las cuentas activas.

Asigna cuentas contables.

Modifica los asientos.


Guarda todos los cambios hechos.


- 143 -


2011

g. Realizar reportes para el Informe de Control de Gestión.

Emite el reporte de resultados FRX.

Revisa información de los resultados.

Cuadra el reporte emitido por FRX con el Balance de Comprobación y

con el Reporte de Ejecución Presupuestaria.


Analiza las cifras del reporte.

Imprime el reporte de resultados FRX.

Lo lleva a la oficina de la coordinadora de la unidad, para su aprobación.

Presenta el informe de resultados a la directora de todas las unidades.

h. Seguimiento y control presupuestario (LOCTI).

- 144 -


2011

Revisa la disponibilidad y cuentas del proyecto.

Determina si es un proyecto de activo o de gastos con la información

recibida del Proyecto LOCTI (Formato F-GE_35).

Carga facturas.

i. Controlar los activos fijos.

Revisa las compras de activos realizadas durante el mes.

Actualiza la base de datos de los activos fijos.

Revisa y actualiza la información (reclasifica asientos) en el libro de

activos fijos.

Imprime el reporte.

Lo busca en la impresora y se lo lleva a la oficina de la coordinadora de la

unidad para su revisión.

Planifica los resultados de los inventarios físicos periódicos de los activos

fijos.

Analiza los resultados de los inventarios físicos periódicos de los activos

fijos.

- 145 -


2011

j. Inclusiones al seguro y renovación de pólizas.

Revisa las planillas de notificación de ingresos de nuevos activos con los

datos seriales y motores.

Emite carta de ingreso al seguro con la copia de la factura de compra.

Verificar el anexo de los recibos de prima por inclusión de los activos con

las cartas emitidas.

Solicita al corredor de seguros las cotizaciones.

Espera por cotizaciones y facturas desglosadas de los nuevos activos fijos

a ingresar al seguro.

Revisa y analiza el monto de las primas.

Muestra y lleva toda la información a la coordinadora de la unidad, para

la aprobación.

Hace seguimiento al vencimiento de las pólizas de seguro.

- 146 -


2011

Alerta del vencimiento de alguna póliza a la coordinadora de la unidad y

esta notifica al corredor.

Espera las renovaciones.

Revisa y analiza el monto de las primas.

Muestra y lleva toda la información a la coordinadora de la unidad, para

la aprobación.

k. Emitir, Controlar y Registrar el contable de recibo de cobros por concepto de

aportes LOCTI y donaciones varias.

Revisa la disponibilidad de los fondos para cubrir cheques de proyecto

LOCTI.

Actualiza el cuadro de control de los proyectos (Ejecución

presupuestaria).

Emite recibo de cobro del aporte con voucher del aporte o donación

respectivo.

Escanea cheques y voucher para tener respaldo en el computador.

Imprime recibo de cobro.

Busca el recibo a la impresora.

Envía a la dirección de promoción copia del recibo y del voucher de las

donaciones recibidas. (Control de donaciones).

- 147 -


2011

l. Registro y control de las transacciones de la UCAB y de UCAB servicios.

Carga facturas al sistema.

Imprime facturas.

Busca facturas en la impresora.

Archiva las facturas.

Actualiza la cuenta transitoria de facturación.

Crea empresas.

Llena cheques manualmente para algún pago necesario.

- 148 -


2011

Efectúa registro contable para realizar el cierre mensual.

Imprime registro contable.

Busca registro en la impresora, lo envía a la persona encargada de

proyecto LOCTI en otra unidad.

Actualiza el libro de compras y ventas de UCAB Servicios.

m. Realizar informe administrativo mensual (LOCTI).

Espera información de la unidad de crédito y cobranza para hacer el flujo

de caja de proyectado.

Elabora el flujo de caja proyectado.


Elaboración del informe.

n. Analizar la disponibilidad de las cuentas bancaria.

Realiza migración de los datos que se encuentran en el sistema Great

Plains a Excel.

- 149 -


2011

Esperar que se realice el traslado


Organiza los datos y revisar las conciliaciones bancarias.

o. Realizar el cuadre del auxiliares con el mayor de las Cuentas por Cobrar.


Plains a Excel.

Esperar que se realice el traslado.

Organiza los datos por días.

Realiza las contabilidades para realizar el cuadre.

p. Analizar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, cuentas por cobrar de

empleados, las cuentas por cobrar a la F.A.B., las cuentas por pagar de la

UCAB-Guayana a la F.A.B. y otras cuentas asignadas.

- 150 -


2011


Plains a Excel.

Esperar que se realice el traslado

Realiza las operaciones pertinentes al caso.

q. Registrar los resumen de las cajas en el sistema.

Registra en el sistema de Great Plains los resumen de cajas

Imprimir el Resumen de cada una de las cajas

Busca las impresiones

Adjunta las impresiones a los resumen de caja

Entrega a una Beca de Trabajo para su almacenamiento

- 151 -


2011

r. Realizar cheques para las solicitudes de pago.

Revisa los datos de la factura y monto que tendrá cheque

Registra monto y fecha en el talonario de la chequera

Coloca el cheque en el comprobante de cheque

Registra en Great Plains los datos de la factura que contendrá el cheque

Imprimir el cheque


- 152 -


2011

Colocar el código en el comprobante de pago

Elabora la relación de cheques

Imprime relación

Busca la relación en la impresora

Almacena en la(s) carpeta(s) correspondientes

Entrega a analista contable #1 para su revisión y firma.s. Registrar las facturas por anticipo.

Recibe y Verifica los datos de la factura.

Carga la factura en el sistema Great Plains.


Busca el comprobante contable

Adjunta comprobante contable y facturas originales.

- 153 -


2011

Reporta la factura en Excel

ACTIVIDAD ACTUAL

Operaciones 83

Transportes 14

Esperas 6

Inspección 19

Almacenamiento 3

Analista de Crédito y Cobranza.

a. Realizar convenios de pagos para las mensualidades de los estudiantes.

Calcula el monto que debe pagar el estudiante.

Le informa al estudiante las instrucciones.

Espera a que el estudiante realice los depósitos.

Realiza el convenio de pago.

- 154 -


2011

Espera que el estudiante revise que los datos estén correctos.

Lleva convenio a la directora para la firma.

Le indica al estudiante los reglamentos del convenio.

Registra el convenio en Excel para el control.

b. Revisar el control de pagos y convenio de pagos de estudiantes de pregrado y

postgrado.

Revisa el archivo de Excel donde lleva el control de estudiantes que han

realizado pagado

Revisa el correo electrónico para verificar si estudiantes realizaron

transferencias electrónicas

c. Realizar actividades para la gestión de cobranza.

Busca información para proyectar en los videos “Paga a Tiempo”.

Se reúne con la Coordinadora de Servicio Administrativo para verificar la

información obtenida.

Se reúne con el encargado para la edición del video.

Espera que el video se encuentre listo.

- 155 -


2011

Realiza una orden de servicio para solicitar CD.

Se dirige al CAI a buscar el CD.

Se dirige a la escuela de Comunicación Social a observar el video.

Espera que el video sea grabado.

Se dirige a Servicios Generales para solicitar la proyección del video.

Se dirige a la oficina.

d. Entregar solicitudes de estados de cuenta y solvencia administrativa de


Ingresa al sistema Banner.

Revisa el Edo. De cuenta del estudiante e manda a imprimir.

- 156 -


2011

Busca la impresión del estado de cuenta.

Entrega el estado de cuenta al estudiante

e. Retirar y/o Colocar del sistema Hold a estudiantes.


Revisa el estado del estudiante.

Retira o coloca el Hold (Dependiendo de lo que solicite).

Llama a caja para informar que el Hold ha sido retirado o colocado.

f. Elaborar la proyección de ingresos.

Revisa el monto de la cantidad de estudiantes de pregrado que hayan

pagado las mensualidades.

Revisa el monto de la cantidad de estudiantes de postgrado que hayan

pagado las mensualidades.

- 157 -


2011

Revisa la cantidad de dinero que ha sido ingresado a la universidad (por otros conceptos).

Registra en archivo de Excel para el control.

g. Realiza los indicadores de gestión de la calidad de la unidad.

Revisa y calcula el monto de la cantidad de estudiantes de pregrado y

postgrados que hayan pagado las mensualidades.


postgrados que contienen convenios.

Revisa la cantidad de estudiantes de pregrado que se encuentran inscritos

sin pago.

Realiza el indicador de gestión de la calidad

Se lo entrega a la directora de la unidad.

h. Revisar el reporte de estudiantes morosos e inscritos sin pago.


postgrados que se encuentran morosos.

Revisa la cantidad de estudiantes de pregrado que se encuentran inscritos

sin pago.

- 158 -


2011

Le envía correo electrónico y/o llama a los estudiantes que se encuentren

en este estado para que realicen el pago.

i. Elabora reporte de estudiantes con exoneración económica.

Revisa la cantidad de estudiantes que tengan exoneración económica.

Se reúne con la analista de Recursos Humanos para revisar la

información.

ACTIVIDAD ACTUAL

Operaciones 20

Transportes 8

Esperas 4

Inspección 11

Auxiliar de Contabilidad.

a. Recibe, revisa y carga las facturas, solicitudes para realizar pagos, soportes de

la UCAB Guayana y Documentos de la Fundación Andrés Bello (F.A.B.).

- 159 -


2011

Recibe y Verifica los datos de la factura, solicitudes da pago y condiciones de pago.

Carga la factura en el sistema Great Plains.


Busca el comprobante contable

Adjunta comprobante contable y facturas originales.

Reporta la factura en Excel

Entrega al analista contable correspondiente para preparar los cheques.

b. Elaborar el cuadro de los indicadores.

Vacía un reporte en Excel de los indicadores

- 160 -


2011

Espera el traslado de la información de Great Plains a Excel

Realiza el Cuadre de los indicadores registrado en el sistema Great Plains y los registrados en Excel

Entrega al analista contable correspondiente para su revisión.

c. Elaborar el Libro de compra y venta de UCAB Guayana.

Vacía un reporte en Excel las facturas de compra y venta

Espera el traslado de la información de Great Plains a Excel

Elabora los libros de compra y venta.

Realiza la comprobación con el libro Mayor Auxiliar.

Entrega al analista contable correspondiente para su revisión.

ACTIVIDAD ACTUAL

Operaciones 12

Transportes 1

Esperas 2

- 161 -


2011

Inspección 1

Almacenamiento 1

Cajera

a. Pago de preinscripciones, inscripciones de pregrado, cuotas del convenio

colectivo, postgrado, CIAP, cualquier otro concepto.

Recibe el cheque, planillas de depósito ó tarjetas de crédito/debito.

Verifica la forma de pago (Por punto de venta, planilla de depósito o conformación de cheque) y registrar en el sistema el pago realizado.

Imprime reporte del punto de venta (de haber pagado con tarjeta).

Imprime dos recibos (Si no se ha realizado el proceso de facturación).

Revisar que el estudiante no tenga facturas pasadas acumuladas.

Entrega al cliente el recibo y/o facturas y se queda uno con ella para control.

b. Entrega de pagos a proveedores.

Recibir cheques para el pago de los proveedores.

- 162 -


2011

Almacenar los cheques.

Buscar cheques del proveedor que llegue en el archivo.

Espera mientras firma y sella el proveedor las planillas correspondientes.

Verificar que el recibo haya sido firmado y sellado.

Entrega el cheque.

Organiza los recibos y Colocar en la bandeja de salida para ser llevados a Servicios Administrativos.

c. Realizar conformación de cheques y selección de cheques para su cobro

- 163 -


2011

Recibir los cheque

- 164 -


2011

Relacionar los cheque con el informe.

Conformar los cheques (Si no se encuentran conformados)

Registrar en el sistema

Llenar planilla de depósito.

Entregar al mensajero los cheque a cobrar y/o depositar.

Almacenar los cheque.

d. Recibir y Preparar efectivo, facturas, Registro de viajes, entre otros.

Recibir el efectivo de cheques cobrados.

Relacionar el efectivo con las facturas de pagos pendientes.

Almacena hasta que sean retirados.

e. Retribuir dinero de caja chica.

Efectuar pagos con los fondos de caja.

- 165 -


2011

Anexar factura conformadas por las compras y gastos efectuados.

Elaborar vale de caja.


Relacionar los pagos de caja efectuados.

Reponer la caja chica.

f. Realizar el Cierre de Caja.

- 166 -


2011

Separa por banco y mes las planillas de depósitos, los reportes del punto

de venta y los cheques por entidad bancaria.

Agrupar las transacciones sin recibos que han sido rebajadas en el

sistema.

Realizar sumatoria con la calculadora el monto total obtenido de las

diferentes formas de pago.

Comparar los resultados con el sistema.

Imprimir reporte de caja.

Verificar diariamente el cuadre de resumen de caja.

Organizar los recibos y el resumen de caja por entidad bancaria.

Colocar en la bandeja de salida para ser llevado a Servicios

Administrativos.

ACTIVIDAD ACTUAL

Operaciones 23

Transportes 0

Esperas 5

Inspección 7

Almacenamiento 3

- 167 -


2011

Flujogramas Específicos para la unidad de Recursos Humanos


a. Realizar el Presupuesto de la nómina del personal de la universidad

Se reúne con la Coordinador de Servicios Administrativos para elaborar el

presupuesto de la nómina del personal.

b. Revisar el presupuesto de la unidad de R.R.H.H

Solicita presupuestos para la enfermería, seguros H.C.M. Y uniformes

para los empleados que lo requieran.

Realiza el presupuesto de la unidad.

c. Aperturar cuentas electrónicas a los trabajadores en el sistema Banner

Solicita a la analista de recursos humanos el expediente del trabajador a

aperturarle la cuenta.


Llama a la persona para informar su nuevo correo electrónico.

- 168 -


2011

d. Revisar y/o modificar las descripciones de cargo de los trabajadores

Explicar a los directores de cada unidad la elaboración de las

descripciones de cargo.

Esperar por las descripciones de cargo.

Revisar las descripciones de cargo.

Modificar las imperfecciones que presenten las descripciones de cargo.

Enviar al departamento de gestión de calidad para su aprobación.

Imprimir las descripciones de cargo aprobados.

Almacenar la información de su respectiva unidad.

- 169 -


2011

e. Tramitar los reclamos ambulatorios del seguro H.C.M y reposos médicos

Recibe documentos del H.C.M

Revisa los requisitos.

Almacena en carpeta para colocarlo en la bandeja de salida.

f. Revisión y seguimiento de la matriz de adiestramiento

Revisa la matriz de adiestramiento de los trabajadores evaluados.

Ajustar el presupuesto según los requerimientos de capacitación descritos

en la matriz de adiestramiento.

g. Registrar en el sistema los beneficios contractuales

Recibe el documento que contiene los beneficios que tienen los

trabajadores.

Registra los beneficios en el sistema.

- 170 -


2011

h. Modificar el segmento de R.R.H.H en la página web de la universidad

Ingresa a la página Web de la UCAB

Ingresa en el segmento de R.R.H.H.

Modifica o agrega información al segmente de R.R.H.H.

Informa al personal del CAI que la página ha sido modificada.

ACTIVIDAD ACTUAL

Operaciones 19

Esperas 1

Inspección 3

Almacenamiento 1

- 171 -


2011


a. Revisar, controlar y actualizar la nómina, sueldo y salarios.

Envía periódicamente a la Dirección de RRHH de UCAB-Caracas la

relación de tiempo trabajado de todo el personal para el procesamiento de

la información. (Control de Asistencia enviado una vez al mes).

Tramita ante la Dirección de RRHH de UCAB-Caracas las solicitudes de

préstamos con garantía de prestaciones sociales, constancias de trabajo,

inclusiones y exclusiones del seguro H.C.M, I.V.S.S. y vida. (Reposos

médicos).

Ayuda a hacer informe de gestión y se envía a UCAB Caracas.

Coordina la recepción y envío de correspondencia con la Dirección de

RRHH de UCAB-Caracas y empresas de envíos nacionales.

Recibe paquetes para ser enviado en la valija.

Realiza a detalle y ordena todo lo que mandara en la valija.

Imprime documento que especifica lo que va dentro de la valija.

- 172 -


2011

Espera por algún documento que puede tardar en llegar.

Cierra la valija.

Tramita los reclamos ambulatorios del seguro H.C.M y solicitudes de

carta aval.

Tramita y conforma las autorizaciones de pago de: suplencias, beneficios,

ayudantía estudiantil, liquidaciones, bonificaciones contractuales y

contrataciones laborales. (Prestamos, exoneraciones entre otros).

Lleva las solicitudes de préstamo a la unidad de Servicios

Administrativos para su pronta ejecución.

b. Registro y control de empleados, profesores y profesionales.

Revisa y actualiza las modificaciones de nómina de personal para adecuar

las tablas de estadísticas.

Envía al coordinador de la unidad cualquier modificación en las tablas.

Controla y realiza tablas con el número de entrenamiento del personal.

Recibe solicitudes de pago y compra, para la adquisición de uniformes

para el personal.

- 173 -


2011

ACTIVIDAD ACTUAL

Operaciones 12

Transportes 1

Esperas 1

Inspección 4

- 174 -


2011

Anexo 3 - Registro de Tiempos

- 175 -


2011

- 176 -


2011

Tabla 15. Registro de tiempos de para la Coordinadora de Servicios Administrativos.

ActividadNúmero de mediciones

Tiempo Total (min.)

Tiempo Promedio (min.)

Firmar cheques y correspondencia recibida 17 86,06 6,78

Análisis de la disponibilidad bancaria 4 228,47 57,12

Realizar el presupuesto de la nómina del personal de la universidad

26 1606,73 61,80

Supervisar el trabajo realizado por los trabajadores de la unidad de Servicios Administrativos

32 343,30 10,73

Realizar apertura de nueva cuenta (AFIUCAB)

3 72,07 24,02

Necesidades Personales (N/P) 2 20,98 10,49

Demoras Inevitables (DI) 44 456,7 10,87

- 177 -


2011

- 178 -


2011

Tabla 16. Registro de tiempos de para Analista Contable.


Tiempo Total (min.)


Analizar la disponibilidad de las cuentas bancarias

19 527,96 27,79

Analizar las cuentas por pagar 12 344,17 28,68

Calcular los viáticos a profesores de Postgrado y del Centro Internacional de Actualización Profesional (CIAP)

5 64,65 12,93

Controlar, preparar y enviar el libro de compras y el libro de ventas del IVA

6 242,21 40,37

Realizar el informe administrativo mensual 4 305,78 76,45

Realizar seguimiento y control presupuestario

20 1399,47 69,97

Realizar reporte para informes de Control de Gestión

9 740,65 82,29

Realizar seguimiento y control presupuestario (LOCTI)

7 96,65 13,81

Controlar los Activo Fijo 5 370,43 74,09

Inclusiones al seguro/Renovación de pólizas 5 103,72 20,74

Emisión, control y registro contable de recibos de cobro por concepto de aportes LOCTI y donaciones varias

10 274,69 27,47

Registro y control de transacciones de UCAB y de UCAB servicios

6 69,76 11,62

Informe administrativo mensual (LOCTI) 4 229,12 57,28

- 179 -


2011

Tabla 16. Registro de tiempos de para Analista Contable.


Tiempo Total (min.)


Analizar la disponibilidad de las cuentas bancaria

6 283,39 47,23

Realizar el cuadre del auxiliar con el mayor de las Cuentas por Cobrar

4 665,26 166,32

Analizar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, cuentas por cobrar de empleados, de la F.A.B, las cuentas por pagar de la UCAB-Guayana a la F.A.B. y otras cuentas asignadas.

2 419,96 209,98

Registrar los resumen de las cajas en el sistema Great Plains

5 188,82 37,76

Realizar cheque para solicitudes de pago 21 290,35 13,83

Registrar las facturas por anticipo 5 57,87 11,57



- 180 -


2011

Tabla 17. Registro de tiempos de para la Analista de Crédito y Cobranza.


Tiempo Total (min.)


Realizar convenios de pago para las mensualidades de los estudiantes

40 587,67 14,69

Revisar el control de pagos y convenio de pagos de estudiantes de pregrado y postgrado

8 123,56 15,45

Realizar actividades para la gestión de cobranza

15 471,44 31,43


12 29,11 2,43

Retirar y/o Colocar del sistema Hold a estudiantes

10 28,63 2,86

Elaborar la proyección de ingresos 4 414,55 103,64

Realiza los indicadores de gestión de la calidad de la unidad

3 252,99 84,33


5 208,82 41,76


7 259,29 37,04

Necesidades Personales (N/P) 1 3 3


- 181 -


2011

Tabla 18. Registro de tiempos de para Auxiliar de Contabilidad.


Tiempo Total (min.)


Recibe, revisa y carga las facturas, solicitudes para realizar pagos, soportes de la UCAB Guayana y Documentos de la Fundación Andrés Bello (F.A.B.)

105 327,31 10,23

Elaborar el Cuadre de los indicadores 2 712,8 356,40

Elaborar el Libro de compra y venta de UCAB Guayana

2 451,39 225,70



Tabla 19. Registro de tiempos de para la Cajera.


Tiempo Total (min.)


Pago de preinscripciones, inscripciones de pregrado, cuotas del convenio colectivo, postgrado, CIAP, cualquier otro concepto

240 1755,47 7,31

Recibir y preparar efectivo, facturas, recibos, registro de viajes, etc. al mensajero

18 107,65 5,98

Entrega de pagos a Proveedores 23 98,61 4,29

Realizar conformación de cheques de postgrado y selección de cheques para su cobro

12 195,57 16,30

Realizar el Cierre de Caja 15 536,72 35,78



- 182 -


2011

Tabla 20. Registro de tiempos de para Coordinadora de Recursos Humanos.


Tiempo Total (min.)



7 627,56 89,65


8 101,70 12,71

Apertura de cuentas electrónicas a los trabajadores en el sistema Banner

6 104,46 17,41


9 517,38 57,49


8 57,10 7,14


2 164,54 82,27


3 96,59 32,20


3 191,17 63,72



Tabla 21. Registro de tiempos de para Analista de Recursos Humanos.


Tiempo Total (min.)


Revisar, controlar y actualizar la nomina, sueldo y salarios

20 603,86 30,19

Registro y control de empleados profesores y profesionales

20 681,66 34,08



- 183 -


2011

Anexo 4 - Carga de Trabajo

- 184 -


2011


CargosTiempo Total

por actividades (Min.)

Tiempo por DI (Min.)

Tiempo por NP (Min.)

Duración del estudio

(Días)

Núm. de trabajadores

Tiempo de trabajo real

(Min.)

Tiempo Disponible (Minutos)

Carga de

Trabajo (%)

Coordinadora de Servicio Administrativo

86,06

48 24 5 1 539,326 480 112,36228,47

1606,73343,3072,07

Analista Contable

527,96

48 24 5 4 351,7453 480 73,28

344,1764,65

242,21305,78

1399,47740,6596,65

370,43103,72274,6969,76

229,12283,39665,26419,96188,82290,3557,87

- 185 -


2011


Cargos

Tiempo Total de las

actividades (Min.)




(Días)



(Min.)


Carga de

Trabajo (%)


587,67

48 24 5 1 547,212 480 114,00

123,56471,4429,1128,63

414,55252,99208,82259,29

Auxiliar de Contabilidad327,31

48 24 5 1 370,3 480 77,15712,8451,39

Cajera

1755,47

48 24 5 3 203,60 480 42,42107,6598,61

195,57536,72

- 186 -


2011


Cargos

Tiempo Total de las

actividades (Min.)




(Días)



(Min.)


Carga de

Trabajo (%)


627,56

48 24 5 1 444,1 480 92,52

101,70104,46517,3857,10

164,5496,59

191,17Analista de Recursos

Humanos603,86

48 24 5 1 329,104 480 68,56681,66

- 187 -


2011

Anexo 5 - Hoja de Concesiones

- 188 -


2011

Hoja de concesiones - Coordinadora de Servicios Administrativos


Condiciones de Trabajo 1 Grado 2 Grado 3 Grado 4 Grado1. Temperatura 5 10 15 402. Condiciones Ambientales 5 10 20 303. Humedad 5 10 15 204. Nivel de Ruido 5 10 20 305. Luz 5 10 15 20Repetitividad 6. Duración del Trabajo 20 40 60 807. Repetición del Ciclo 20 40 60 808. Demanda Física 20 40 60 809. Demanda Mental 10 20 30 50Posición10. De pie, Moviéndose, Sentado, Altura de Trabajo

10 20 30 40

TOTAL PUNTOS: 255 Puntos

CONCESIONES POR FATIGA: 16% - 66 Minutos


TIEMPO PERSONAL: 24 MinutosDEMORAS INEVITABLES: 48 MinutosTOTAL DE CONCESIONES: 138 Minutos

- 189 -


2011

Hoja de concesiones 2 - Analista Contable



10 20 30 40





- 190 -


2011

Hoja de concesiones 3 - Analista de Crédito y Cobranza



10 20 30 40





- 191 -


2011

Hoja de concesiones 4 - Auxiliar de Contabilidad



10 20 30 40





- 192 -


2011

Hoja de concesiones 5 - Cajera



10 20 30 40





- 193 -


2011

Hoja de concesiones 6 - Coordinadora de Recursos Humanos



10 20 30 40





- 194 -


2011

Hoja de concesiones 7 - Analista de Recursos Humanos



10 20 30 40





- 195 -


2011

Anexo 6 - Calificación de Velocidad, Tiempo Normal,

Tolerancias y Tiempo Estándar

- 196 -


2011

Tabla 23. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Coordinadora de Servicios Administrativo

Actividad TPS (Min.)

Calificación de Velocidad C Cv = 1± C TN=TPS*C

vTotal de

Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Firmar Cheques y correspondencia recibida 6,78

Excelente 0,08

Habilísimo 0,12

0,25 1,25 8,47813 86 1,8505552 10,32868Excelente

0,04Bueno 0,01

Analizar la disponibilidad bancaria 57,12

Excelente 0,08

Habilísimo 0,12

0,22 1,22 69,6834 86 15,210071 84,89342Excelente

0,04Regular

-0,02

Realizar el presupuesto de la nómina del personal de la universidad

61,80

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,30 1,30 80,3365 86 17,535378 97,87188Excelente

0,04Bueno 0,01

Supervisar el trabajo realizado por los trabajadores de la unidad de servicios administrativo

10,73

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,32 1,32 14,1611 86 3,091007 17,25213Excelente

0,04Excelente

0,03

Realizar apertura de nueva cuenta (AFIUCAB) 24,02

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,30 1,30 31,2303 86 6,8167733 38,04711Excelente

0,04Bueno 0,01

- 197 -


2011

Tabla 24. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Analista Contable



vTotal de

Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Analizar la disponibilidad de las cuentas bancarias 27,79

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,28 1,28 35,5678 123 12,254463 47,82229Bueno 0,02

Bueno 0,01

Revisión de cheques para las cuentas por pagar 28,68

Habilísimo 0,15

Habilísimo 0,12

0,30 1,30 37,2851 123 12,846121 50,1312Bueno 0,02

Bueno 0,01

Cálculo de viáticos a profesores de postgrado y del CIAP 12,93

Excelente 0,08

Excelente 0,09

0,19 1,19 15,3867 123 5,3013 20,688Bueno 0,02

Promedio 0,00

Controlar, Preparar y enviar el libro de compras y libro de venta

del IVA40,37

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,27 1,27 51,2678 123 17,66369 68,93147Bueno 0,02

Promedio 0,00

Realizar el informe administrativo mensual 76,45

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,25 1,25 95,5563 123 32,922742 128,479Bueno 0,02

Regulares -0,02

- 198 -


2011




vTotal de

Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Seguimiento y control presupuestario 69,97

Excelente 0,08

Habilísimo 0,13 0,24 1,24 86,7671 123 29,894561 116,6617Buenas

0,02Bueno 0,01

Realizar reporte para informe de control de gestión 82,29

Excelente 0,08

Habilísimo 0,13

0,24 1,24 102,045 123 35,1584 137,2035Buenas

0,02Bueno 0,01

Seguimiento y control presupuestario (LOCTI) 13,81

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12 0,30 1,30 17,9493 123 6,1842077 24,13349Bueno

0,02Excelente

0,03

Control del activo fijo 74,09

Excelente 0,08

Excelente 0,08 0,19 1,19 88,1623 123 30,37526 118,5376Bueno

0,02Bueno 0,01

Inclusiones al seguro y renovación de póliza 20,74

Habilísimo 0,13


0,02Promedio

0,00Emisión, Control y Registro

contable de recibo de cobros por concepto de aportes LOCTI y

donaciones varias

27,47

Habilísimo 0,13


0,02Excelente

0,03

- 199 -


2011




vTotal de

Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Registro y Control de Transacciones de UCAB y UCAB

servicios11,63

Habilísimo 0,13


0,02Excelente

0,03

Realizar informe administrativo mensual (LOCTI) 57,28

Excelente 0,08

Excelente 0,08 0,19 1,19 68,1632 123 23,4848 91,648Bueno

0,02Bueno 0,01

Analizar la disponibilidad de las cuentas bancarias 47,23

Excelente 0,08

Bueno 0,05 0,14 1,14 53,8441 123 18,551329 72,39543Promedio

0,00Bueno 0,01

Realizar el cuadre del libro auxiliar con el mayor de las

cuentas por cobrar166,32

Excelente 0,08

Bueno 0,05 0,14 1,14 189,599 123 65,32406 254,9232Promedio

0,00Bueno 0,01

Analizar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, cuentas por

cobrar de empleados, de la F.A.B, las cuentas por pagar de la UCAB-Guayana a la F.A.B. y otras

cuentas asignadas.

209,98

Excelente 0,08

Bueno 0,05

0,14 1,14 239,377 123 82,474497 321,8517Promedio 0,00

Bueno 0,01

Registrar los resumen de las cajas en el sistema Great Plains 37,76

Excelente 0,08

Bueno 0,05 0,16 1,16 43,8062 123 15,092906 58,89915Promedio

0,00Excelente

0,03

- 200 -


2011



Calificación de Velocidad C Cv = 1± C TN=TPS*Cv Total de

ConcesionesΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Realizar cheque para solicitudes de pago 13,83

Excelente 0,11

Excelente 0,08

0,20 1,20 16,5914 123 5,7163745 22,3078Promedio

0,00Bueno 0,01

Registrar las facturas por anticipo 11,57

Excelente 0,08

Bueno 0,05

0,14 1,14 13,1944 123 4,545956 17,74032Promedio

0,00Bueno 0,01

- 201 -


2011

Tabla 25. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Analista de Crédito y Cobranza



vTotal de

Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Realizar convenios de pagos para las mensualidades de los estudiantes

14,69

Habilísimo 0,13

Excelente 0,08

0,30 1,30 19,0993 77 3,6492411 22,74852Ideales

0,06Excelente

0,03

Revisar control de pagos y convenios de pagos de estudiantes de pregrado y postgrado

15,45

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,34 1,34 20,6963 77 3,9543799 24,65068Ideales

0,06Excelente

0,03

Realizar actividades para la gestión de cobranza 31,43

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,32 1,32 41,4867 77 7,926743 49,41346Ideales

0,06Bueno 0,01


2,43

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,32 1,32 3,2021 77 0,6118156 3,813916Ideales

0,06Excelente

0,03

Retirar y/o Colocar Hold en el sistema 2,86

Habilísimo 0,15

Habilísimo 0,12

0,36 1,36 3,89368 77 0,7439537 4,637634Ideales

0,06Excelente

0,03

- 202 -


2011

Tabla 25. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Analista de Crédito y Cobranza



vTotal de

Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Actualizar la Proyección de Ingresos 103,64

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,31 1,31 135,765 77 25,940235 161,7054Ideales

0,06Promedio

0,00

Realizar los indicadores de gestión de la calidad de la unidad

84,33

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,29 1,29 108,786 77 20,785357 129,5711Ideales

0,06Regulares

-0,02

Revisar el reporte de estudiantes morosos e inscritos sin pago 41,76

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,31 1,31 54,7108 77 10,453436 65,16428Ideales

0,06Promedio

0,00

Elaborar reporte de estudiantes con exoneración económica 37,04

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,32 1,32 48,8947 77 9,3421608 58,23685Ideales

0,06Bueno 0,01

- 203 -


2011

Tabla 26. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Auxiliar de Contabilidad



ConcesionesΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)Recibe, Revisa y Carga las facturas, solicitudes para realizar pagos, soporte de la UCAB Guayana y Documentos de la F.A.B

10,23

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,28 1,28 13,0924 138 5,2828982 18,3753Promedio

0,00Excelente

0,03

Elaborar el Cuadre de los indicadores 356,4

Excelente 0,08

Excelente 0,09

0,17 1,17 416,988 138 168,25832 585,2463Promedio

0,00Promedio

0,00

Elaborar el Libro de compra y venta de UCAB Guayana 225,70

Excelente 0,08

Excelente 0,09

0,17 1,17 264,063 138 106,5518 370,6149Promedio

0,00Promedio

0,00

- 204 -


2011

Tabla 27. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Cajera



vTotal de

Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Pago de preinscripciones, inscripciones de pregrado,

cuotas del convenio colectivo, postgrado, CIAP, cualquier otro

concepto

7,31

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,20 1,20 8,77735 99 2,2807287 11,05808Regulares

-0,03Regulares

-0,02

Recibir y preparar efectivo, facturas, recibos, registro de

viajes, etc. al mensajero5,98

Excelente 0,08

Excelente 0,08

0,14 1,14 6,81783 99 1,771563 8,589396Regulares

-0,03Bueno 0,01

Entrega de pagos a Proveedores 4,29

Excelente 0,08

Excelente 0,09

0,14 1,14 4,88763 99 1,2700131 6,157639Regulares

-0,03Promedio

0,00

Realizar conformación de cheques de postgrado y

selección de cheques para su cobro

16,30

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,20 1,20 19,557 99 5,0817402 24,63874Regulares

-0,03Regulares

-0,02

Realizar el Cierre de Caja 35,78

Habilísimo 0,13

Habilísimo 0,12

0,23 1,23 44,011 99 11,43594 55,44698Regulares

-0,03Bueno 0,01

- 205 -


2011

Tabla 28. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Coordinadora de Recursos Humanos



vTotal de

Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Realizar el presupuesto de la nomina del personal de la universidad

89,65

Habilísimo 0,11

Habilísimo 0,12

0,21 1,21 108,478 95 26,767355 135,2456Regulares

-0,03Bueno 0,01

Realizar el presupuesto de la unidad de R.R.H.H. 12,71

Habilísimo 0,11

Habilísimo 0,12

0,21 1,21 15,3821 95 3,7955893 19,17771Regulares

-0,03Bueno 0,01

Aperturar cuentas electrónicas a los trabajadores en el sistema Banner

17,41

Habilísimo 0,11

Habilísimo 0,12

0,23 1,23 21,4143 95 5,2840481 26,69835Regulares

-0,03Excelente

0,03


57,49

Habilísimo 0,11

Habilísimo 0,12

0,20 1,20 68,984 95 17,022026 86,00603Regulares

-0,03Promedio

0,00


7,14

Habilísimo 0,11

Habilísimo 0,12

0,23 1,23 8,77913 95 2,1662776 10,9454Regulares

-0,03Excelente

0,03

- 206 -


2011

Tabla 29. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Coordinadora de Recursos Humanos



vTotal de

Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Revisión y seguimiento de la matriz de adiestramiento 82,27

Habilísimo 0,11

Habilísimo 0,12

0,18 1,18 97,0786 95 23,95446 121,0331Regulares

-0,03Regular

-0,02

Registrar en el sistema los beneficios contractuales 32,20

Habilísimo 0,11

Habilísimo 0,12

0,20 1,20 38,636 95 9,5335584 48,16956Regulares

-0,03Promedio

0,00

Modificar el segmento de Recursos Humanos en la página Web de la universidad

63,72

Habilísimo 0,11

Habilísimo 0,12

0,18 1,18 75,1935 95 18,554248 93,74778Regulares

-0,03Regular

-0,02

- 207 -


2011

Tabla 30. TPS, Cv, TN, Tolerancia, TE: Analista de Recursos Humanos



Concesiones

ΣTolerancia

(Min.)

Tiempo Estándar

(Min.)

Revisar, controlar y actualizar la nómina, sueldo y salarios 30,19

Habilísimo 0,13

Excelente 0,10

0,21 1,21 36,5299 77 7,1534185 43,6833Regulares -

0,03Bueno 0,01

Registro y control de empleados, profesores y profesionales 34,08

Habilísimo 0,13

Excelente 0,10

0,21 1,21 41,2368 77 8,0099279 49,2467Regulares -

0,03Promedio

0,01

- 208 -


2011

Anexo 7 - Fuerza Laboral

- 209 -


2011

- 210 -


2011

Tabla 31. Fuerza Laboral

Cargos

Tiempo Estándar

(Min*Hombre/ veces)

Frecuencia (Veces/semana)

TE*Frecuencia (Min*Hombre/

semana)

Σ TE*Frecuencia

Tiempo disponible

(Min/semana)Fuerza Laboral (Hombre)

Coordinadora de Servicio

Administrativo

10,3287 17 175,59

3726,04 2.400 1,553 284,8934 4 339,5797,8719 26 2544,6717,2521 32 552,0738,0471 3 114,14

Analista Contable

47,82 19 908,62

10966,02 2.400 4,569 5

50,13 12 601,5720,69 5 103,4468,93 6 413,59

128,48 4 513,92116,66 20 2333,23137,20 9 1234,8324,13 7 168,93

118,54 5 592,6935,42 5 177,1148,01 10 480,1320,32 6 121,9391,65 4 366,5972,40 6 434,37

254,92 4 1019,69321,85 2 643,7058,90 5 294,5022,31 21 468,4617,74 5 88,70

- 211 -


2011


Cargos

Tiempo Estándar

(Min*Hombre/ veces)



semana)

Σ TE*Frecuencia

Tiempo disponible



22,75 40 909,94

3709,51 2.400 1,546 2

24,65 8 197,2149,41 15 741,203,81 12 45,774,64 10 46,38

161,71 4 646,82129,57 3 388,7165,16 5 325,8258,24 7 407,66

Auxiliar de Contabilidad

18,38 32 588,012499,73 2.400 1,042 1585,25 2 1170,49

370,61 2 741,23

Cajera

11,06 240 2653,94

4077,54 2.400 1,699 28,59 18 154,616,16 23 141,63

24,64 12 295,6655,45 15 831,70

- 212 -


2011


Cargos

Tiempo Estándar

(Min*Hombre/ veces)



semana)

Σ TE*Frecuencia

Tiempo disponible


Coordinadora de Recursos

Humanos

135,25 7 946,72

2789,77 2.400 1,162 1

19,18 8 153,4226,70 6 160,1986,01 9 774,0510,95 8 87,56

121,03 2 242,0748,17 3 144,5193,75 3 281,24


43,51 20 870,281852,68 2.400 0,772 1

49,12 20 982,40

- 213 -

trabajo especial de grado final

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