t.p. N°4

1.  Una consulta es una forma de buscar, encontrar y exhibir determinada información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena la base. Es una selección de determinados datos (de acuerdo a los criterios que hayas elegido) en un base de datos

2. Tipos de consultas Según Access. Existen varios tipos de consultas y estos son :

Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas. 

Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral. 

Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos.

Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas. : Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access, que está relacionada con un tema o propósito concreto. 

Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

 Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla. Eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros

Consulta de actualización: Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

 Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.

 

Consultas de acción: Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción:

 Consultas de tabla de referencias cruzadas: Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.

Consultas de parámetros: Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos.

Consultas de selección: Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones).

Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

 Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

 Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

 Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

7- ) para crear una tabla debo seguir los siguientes pasos: Acess 2010En Crear-presionar DISEÑO DE CONSULTA elegir la tabla q deseo- elegir que temas quiero tratar presionar listo.

8- ) Consultas con Campos Calculados.En algunas ocasiones es necesario generar campos calculados a partir de los datos introducidos en una tabla o tablas de una base de datos, evitando mantener en las propias tablas información que, aunque no es repetida, es generable mediante este tipo de consulta cuando se necesite.

Por ejemplo, si en la tabla de socios se dispone del campo cuota y el iva a aplicar sobre la cuota es del 18%, no es necesario tener en dicha tabla un campo llamado total (ni siquiera el campo iva), porque esos resultados se pueden calcular a partir del campo cuota realizando unas sencillas operaciones.

Estos campos se crearán en la propia consulta y para ello bastará con establecer en la fila Campo de una columna vacía (en la parte inferior de la consulta) el nombre del campo seguido por el signo : (dos puntos) y la expresión válida que indica el cálculo a realizar (Nombre del campo: expresión). El nombre del campo calculado no debe coincidir con el de cualquier otro campo existente en la consulta.

Estas expresiones se pueden teclear directamente en la casilla indicada, lo que requiere un conocimiento exhaustivo de la sintaxis de la expresión que se quiere generar (si se trata de usuarios que conocen por ejemplo Excel puede ser un sistema útil), o bien se pueden crear las expresiones con ayuda del Generador de expresiones de Access, al cual se accede seleccionando la opción Generar, del menú contextual que se despliega al pulsar el botón derecho del ratón sobre la propia casilla del campo calculado en la parrilla inferior.

También se puede acceder al generador de expresiones haciendo clic sobre el botón Generador del Grupo "Configuración de consultas" en la Ficha de Diseño de la Consulta.

En ambos casos se presentará el cuadro de diálogo Generador de expresiones, que muestra la figura siguiente:

El cuadro de diálogo presenta dos zonas bien diferenciadas:

En su parte superior, un área rectangular blanca en la cual se muestra la expresión a medida que se va generando (o escribiendo o mezcla de las dos formas).

Y en la parte inferior se presentan los distintos elementos con los cuales poder generar la expresión, agrupados en distintas carpetas o bloques.

La parte inferior del cuadro está dividida en tres áreas. La primera de ellas (a la izquierda) presenta el listado con las distintas familias de elementos que se pueden utilizar para generar la expresión, la central muestra el contenido de la familia seleccionada y si el elemento seleccionado en esta parte central contiene más opciones éstas se presentan en la tercera parte de la derecha.

Los distintos conjuntos que se pueden visualizar en este cuadro son las que se muestran en la figura anterior. El elemento seleccionado que muestra un signo + indica que contiene más opciones (como en el Explorador de Windows). Para acceder al contenido habrá que hacer clic sobre él, y en forma jerárquica se irán mostrando las opciones disponibles. Su contenido se mostrará en el cuadro central.

El primer grupo contiene los campos de la consulta actual. El grupo funciones contiene todas las funciones de que dispone Access (funciones incorporadas). El grupo con el nombre de la base de datos contiene tantas Tablas, Consultas, Formularios e Informes como se hayan creado en la base de datos actual y cada una de ellas contendrá los campos correspondientes. El grupo Constantes presenta una serie de constantes que se pueden utilizar, el grupoa Operadores los distintos operadores y el grupo Expresiones comunes una serie de expresiones muy utilizadas.

A la hora de generar una expresión, se pueden ir introduciendo los elementos necesarios para ella accediendo a los grupos que los contienen y haciendo doble clic sobre el elemento en cuestión.

Al seleccionar un elemento este aparece sobre el área blanca superior. Si el elemento seleccionado precisa de algún dato o parámetro adicional, éste se indicará entre los signos <<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el puntero del ratón sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir éste lo sustituirá.

Por ejemplo, para crear un campo nuevo llamado Total que calcule la cuota más el 18% de "IVA" actuaremos como sigue tras entrar a crear una consulta nueva a partir de la tabla socios y bajar los campos que se deseen:

1. En una celda en blanco de la fila Campo de la consulta, introducimos el término Total: que será el nombre de este campo calculado.

2. Llamamos al generador de expresiones mediante el menú de contexto (botón de la derecha del ratón).

3. Creamos la expresión, tal y como muestra la siguiente figura:

Desplegamos el elemento que contiene las Tablas de la base de datos actual. Seleccionamos la Tabla Socios.

En la columna central seleccionamos el campo Cuota.

ANOTACIÓN:

1. Access antepone al nombre del campo entre corchetes rectos, el propio nombre de la tabla a la que pertenece utilizando como separador el signo de admiración derecho: Es el campo cuota de la tabla socios. [Socios]![Cuota].

2. Además introduce la expresión <<Expr>>. En este caso resulta innecesaria, puesto que el campo ya tiene nombre, así que procedemos a borrarla.

Introducimos la expresión *1,18 tras los corchetes.

Importante: para que la expresión se genere correctamente, la coma que separa los decimales en los números tiene que ser la coma del teclado, NO la del teclado numérico.

4. Pulsar el botón Aceptar, el aspecto del campo es:

Otra expresión "más casera" para realizar la misma operación sería:

Total:[Socios]![Cuota]+[Socios]![Cuota]*18/100

Muy Importante: Siempre que en Access un campo es aludido en una expresión o fórmula, el nombre del campo aparecerá entre corchetes rectos [ ]. Si el campo lo "coloca" en la expresión el generador de expresiones, el propio generador lo hace. Si es el usuario el que lo teclea lo hará entre corchetes, SIEMPRE. Por ejemplo [cuota], por ejemplo [precio], por ejemplo [fecha_alta]...

5. Ejecutar la consulta y ver que funciona.

6. Para obtener el formato moneda en el campo calculado picar sobre el mismo (estando en la vista diseño de la consulta), pulsar el botón derecho y tomar la opción Propiedades, en el cuadro de diálogo Propiedades del campo, en formato elegir moneda.

7. El resultado será el que muestra la siguiente imagen:

Crear un campo calculado1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.2. Desplácese horizontalmente a la columna situada más a la derecha de la tabla y haga

clic en el encabezado de columna Haga clic para agregar.3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y, a continuación, haga clic

en el tipo de datos que desee para el resultado.

Access muestra el Generador de expresiones.

4. Comience a escribir el cálculo que desea realizar en este campo, por ejemplo:

[Cantidad] * [precio unitario]

 Nota    Resulta que no es necesario que la preceda la expresión con un signo igual (=) .

5. Haga clic en Aceptar.

Access agrega el campo calculado y, a continuación, resalta el encabezado de campo para que escriba el nombre del campo.

6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.

Para obtener más información acerca de cómo crear expresiones, vea el artículo de crear una expresión .

Modificar un campo calculado1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.2. Haga clic en el campo calculado en la que desea modificar.3. En la Campos ficha, en el de Propiedades grupo, haga clic en Modificar la

expresión.

Access muestra el Generador de expresiones.

4. En el cuadro de expresión, realice las modificaciones necesarias para el cálculo.

 Nota    No es necesario que la preceda la expresión con un signo igual ( de =).

5. Haga clic en Aceptar.

T.P N°5

2- ) La vista diseño de informe La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe

Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel de navegación y

pulsar en su menú contextual o en la Vista de la pestaña Inicio.

Nos aparece la ventana diseño:

3-) El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar únicamente al principio del informe, como su título.

El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al principio de cada página, como los encabezados de los registros, el logo, etc.

Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un único registro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros.

El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada página, como la fecha del informe, el número de página, etc.

El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en el menú contextual del informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.

Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresión del informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección. Para hacerlo deberás acceder a la Hoja de propiedades, desde su botón en la pestaña Diseño > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la sección (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su propiedad Visible a Sí o a No según te convenga. Los cambios no se observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes.

Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.

12.5. La pestaña Diseño de informeSi has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.

A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra una mezlca de la vista Informes y Diseño y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.

La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a impresora.

En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al informe. No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de los formularios.

El botón Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y totales permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos más adelante.

En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante. También encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de página.

En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa página de código haciendo clic sobre el botón .

Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botón .

11-) los informes tienen cinco tipos de sección:

Secciones de encabezado Las secciones de encabezado contienen información que aparece en la parte superior del informe o en la parte superior de cada página del informe.

El encabezado del informe aparece una sola vez, al principio del informe. El contenido que va a aparecer en la parte superior del informe (como el nombre de la compañía, la dirección y el logotipo) debe formar parte del encabezado del informe.

El encabezado de página aparece en cada página del informe. El contenido que va a aparecer en la parte superior de cada página, como los nombres de las columnas, debe formar parte del encabezado de página.

Detalle La sección de detalle contiene la mayor parte de la información de un informe. Por ejemplo, la sección de detalle de una factura muestra todos los elementos individuales adquiridos y su precio.

Pie de página El pie de página aparece en cada página. El pie del informe aparece una sola vez, al final del informe. La sección del pie de página puede contener el número de página; la sección del pie del informe puede contener la conclusión, como un total.

12- )

Info extra

Tipos de consultas Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más adelante.

Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o nuestro Curso de SQLServer, con los que aprenderás a realizar consultas manualmente

Crear un informe

Crear un informe

Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear:

 Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.

 Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.

 Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

 Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.

12.3. El asistente para informes

En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el

botón  .

Esta es la primera ventana que veremos:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo

y clic sobre el botón   o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón   y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón   o

deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón  .

Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página.. .

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo

por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón   (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo

para seleccionarlo y pulsar el botón  .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones  , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón   podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página...

En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.

Para seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página.. .

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado).

Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.

A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

 Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión

o bien,

 Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.