Toolsfor Quality

43for Quality Vol.16 No.147

January 2010

ต่อจากฉบับที่แล้ว

สร ปิ่นอักษรสกุล

นักวิชาการ/ที่ปรึกษาอุตสาหกรรม/ผู้เชี่ยวชาญพลังงานและสิ่งแวดล้อม

สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น)

ทำไมจึงต้องทำ

5ส ดีอย่างไร 6ตอนที่

การตรวจประเมินโดยคณะกรรมการ 3 ระดับ และการวัดผล

ความสำเร็จในการทำกิจกรรม 5ส โดย Radar Chart

เพื่อให้การทำกิจกรรม 5ส มีความก้าวหน้าอย่างเป็นรูปธรรม และมีมาตรฐาน สามารถตรวจสอบและวัดผลได้ จึงจำเป็นต้องมีการตรวจประเมินเพื่อวัดผลของความสำเร็จในการทำกิจกรรม ซึ่งในการตรวจและประเมินผลความก้าวหน้าในการทำกิจกรรม 5ส นั้น มีวิธี-การตรวจและประเมินอยู่ 3 ระดับ นั่นคือ

● ระดับแรก คือ การตรวจประเมินด้วยตนเอง หรือ Self Audit ซึ่งการตรวจและประเมินด้วยตนเองนั้น หมายถึง การตรวจด้วยผู้ที่รับผิดชอบในพื้นที่นั้น ๆ เอง ซึ่งจะกำหนดระยะเวลาในการตรวจ-ประเมินกันเอง แต่โดยทั่ว ๆ ไปมักจะตรวจประเมินสัปดาห์เว้นสัปดาห์ หรือ 2 สัปดาห์ต่อครั้ง หรือจะห่างกว่านี้แล้วแต่ความเห็น

ของผู้ที่อยู่ในพื้นที่นั้น แล้วกำหนดให้ระยะเวลาห่างเท่า ๆ กัน ทุกพื้นที่

● ระดับที่ 2 คือ การตรวจและประเมินโดยคณะกรรมการ หรือ Committee Audit ซึ่งการตรวจและประเมินด้วยคณะกรรมการนี้ หมายถึง การตรวจประเมินด้วยคณะกรรมการกิจกรรม 5ส ที่ทางองค์การนั้น ๆ

Vol.16 N

o.1

47 January 2010

44

Vol.16 N

o.1

47 January 2010

44

Tools

Tools

Vol.16 N

o.1

47 January 2010

45

ได้แต่งตั้งขึ้นมา ดังได้กล่าวไว้แล้วในเรื่องที่เกี่ยวกับการแต่งตั้งคณะกรรมการ 5ส ระยะ-เวลาการตรวจประเมินของคณะกรรมการชุดนี้ ควรจะกำหนดไว้ให้ชัดเจนเช่นกัน เช่น ตรวจประเมินเดือนละครั้ง หรือ 2 เดือนครั้ง เป็นต้น

● ระดับที่ 3 คือ การตรวจประเมินโดยผู้บริหารระดับสูงขององค์การนั้น ๆ ผู้ที่ทำหน้าที่ในการตรวจประเมินในระดับนี้ ควรจะเป็นผู้บริหารระดับสูงขององค์การนั้นจริง ๆ เช่น ประธานบริษัท (president) หรือกรรมการผู้จัดการ (managing director) และรอง-ประธาน หรือรองกรรมการผู้จัดการ ซึ่งการตรวจประเมินในระดับนี้เรียกว่า Top Management Audit โดยที่การตรวจประเมินของกรรมการชุดนี้อาจกำหนดระยะเวลาในการตรวจไว้ ปีละครั้ง หรือปีละ 2 ครั้ง ก็ได้ (6 เดือนต่อครั้ง)

การตรวจประเมินทั้ง 3 ระดับนี้ ถือเป็นมาตรฐานทั่วไปในการตรวจประเมินความก้าวหน้าของการดำเนินกิจกรรม 5ส ในแต่ละองค์การ นอกจากนั้นบางองค์การอาจจะเชิญผู้เชี่ยวชาญด้าน 5ส จากหน่วยงานข้างนอกมาตรวจประเมินให้เป็นกรณีพิเศษในบางครั้งก็ได้ เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าได้ดำเนินกิจกรรม 5ส มาถูกที่ถูกทางที่ควรจะเป็น ซึ่งกรณีนี้จะเรียกว่า External Audit หรือการตรวจประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก ซึ่งการตรวจโดยผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกนี้ จากประสบการณ์ที่ผ่านมาของผู้เขียนเอง เคยได้รับเชิญจาก การไฟฟ้านครหลวง หน่วยงานรัฐวิสาหกิจ ซึ่งมีหน่วยงานย่อยร่วม 40 แห่ง (เขต) ดูแลรับผิดชอบการจ่ายไฟฟ้าให้แก่ผู้ใช้ไฟฟ้าครอบคลุมทั้ง 3 จังหวัดใหญ่ คือ กรุงเทพมหานคร สมุทรปราการ และนนทบุรี โดยผู้เขียนใช้เวลาหนึ่งวัน-เต็ม ๆ กับ 1 สำนักงานไฟฟ้า (เขต) เหล่านั้น

การที่ การไฟฟ้านครหลวง เชิญผู้เชี่ยวชาญจากนอกหน่วยงานของตนไปตรวจประเมินกิจกรรม 5ส ให้นี้ ถือเป็น External Audit ที่ การไฟฟ้านครหลวง ต้องการให้ไปดูความถูกต้อง ความบกพร่องในการทำ 5ส ของหน่วยงานตนว่าเป็นอย่างไร ยังมีจุดอ่อน จุดแข็งตรงไหนบ้าง ตลอดจนจะพัฒนาต่อไปให้ดีได้อย่างไร

Tools

Vol.16 N

o.1

47 January 2010

46

ก.พ. มี.ค.ม.ค. พ.ค. มิ.ย.เม.ย. ส.ค. ก.ย.ก.ค. พ.ย. ธ.ค.

เดือน

ต.ค.

กราฟแสดงการวัดประสิทธิผลการทำกิจกรรม 5ส โดยรวม

ซึ่งผู้เขียนและทีมงานได้ไปเห็นทั้งข้อดี และข้อด้อย (ในส่วนข้อด้อย พนักงานของการไฟฟ้านครหลวง ที่อยู่ในพื้นที่รับผิดชอบของตนเองเห็นประจำจนอาจเป็นความเคยชิน จึงไม่คิดว่านั่นคือ ข้อด้อยในการทำ 5ส ของตนก็ได้) โดยที่ผู้เขียนได้นำ Radar Chart ไปใช้ในการประเมินให้กับทุกสำนักงาน (เขต) ด้วย

การตรวจประเมินทั้ง 3 ระดับนี้ คณะกรรมการฝ่ายตรวจประเมินในองค์การนั้น ๆ จะต้องกำหนดเป็นแผนปีไว้ให้ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนในองค์การได้รับทราบแผนการตรวจ-ประเมินนี้ได้อย่างชัดเจน และเมื่อผลการตรวจในแต่ละครั้งเป็นอย่างไร ทั้งการตรวจด้วยตนเอง (self audit) การตรวจด้วยคณะกรรมการ (committee audit) รวมถึงการตรวจ-ประเมินด้วยผู้บริหารขององค์การ (top management audit) จะต้องนำผลนั้นมาแสดงให้ทุกคนในองค์การได้รับทราบ ทั้งที่บอร์ดของแต่ละพื้นที่และบอร์ดกลาง หรือบอร์ดประชาสัมพันธ์ขององค์การนั้น ๆ ดังตัวอย่างผลจากการตรวจโดยพื้นที่ (self audit) เปรียบเทียบกับผลของคณะกรรมการ (committee audit) และคณะกรรมการระดับสูง (top management audit) ดังต่อไปนี้

▲รูปที่ 1

การตรวจประเมินกิจกรรม 5ส โดยใช้ Radar Chart

Radar Chart ถือเป็นเครื่องมือ (indicator) ชนิดหนึ่งที่นำมาใช้ในการตรวจประเมินกิจกรรม 5ส ของหน่วยงานต่าง ๆ ที่ได้ดำเนินกิจกรรม 5ส เพื่อให้หน่วยงานนั้น ๆ ได้ทราบว่า กิจกรรม 5ส ของตน ประสบความสำเร็จแค่ไหน อย่างไร ซึ่งผู้คิดเครื่องมือชนิดนี้ขึ้นมาใช้ คือ Mr. Hiroyuki Hirano ผู้เขียนหนังสือเกี่ยวกับการดำเนินกิจกรรม 5ส ชื่อ Putting 5S to Work

ประโยชน์จากการใช้ 5S Radar Chart เพื่อการตรวจและประเมินกิจกรรม 5ส มีหลายประการ เช่น

1. ทำให้ผู้ตรวจและผู้ประเมินกิจกรรม 5ส รวมทั้งผู้ที่นำกิจกรรม 5ส มาใช้ในหน่วยงานของตน สามารถมองเห็นจุดอ่อน (weak point) จุดแข็ง (strong point) ในแต่ละ ส ทั้ง 5ส ได้อย่างชัดเจนจากแผนภูมินี้

2. ทำให้ทราบและสามารถเปรียบเทียบได้ว่าระหว่าง ส1 ส2 และ ส3 ซึ่งเป็นวัตถุอุปกรณ์และสถานที่ และถือเป็น Hard Ware กับ ส4 และ ส5 ซึ่งเกี่ยวกับคนโดยตรง ถือเป็น Soft Ware โดยการดูและเปรียบเทียบจากแผนภูมิเรดาร์ หรือชาร์ทใยแมงมุมนี้ เพื่อเพิ่มเติมความรู้ในเรื่องการทำกิจกรรม 5ส ในที่นี้จะกล่าวถึงการตรวจประเมินกิจกรรม 5ส โดยใช้เทคนิค Radar Chart ดังรูปที่ 2

Vol.16 N

o.1

47 January 2010

47

S1 (clearing up)

S2 (neatness)

S3 (cleaning)S4 (standardization)

S5 (discipline/training) 1

2

34

0

▲รูปที่ 2

ความหมายของเลข 0 1 2 3 4 ในวงกลม คือ คะแนนที่

ได้ที่นำมาจาก Check Sheet การให้คะแนนของกรรมการที่ทำการตรวจประเมิน และให้คะแนน ซึ่งถ้าได้ 0 ก็คือ แย่มาก (very bad) 1 คือ แย่ (bad) 2 คือ ปานกลาง (average) 3 คือ ดี (good) และ 4 คือ ดีมาก หรือยอดเยี่ยม (very good or excellent)

การตรวจประเมิน โดยคณะกรรมการ 3 ระดับ ดังที่ได้กล่าวมาข้างต้นแล้วนั้น มี 3 ระดับ คือ

1. การตรวจประเมินกันเองโดยคนในแต่ละพื้นที่ (self audit)

2. การตรวจประเมินโดยคณะกรรมการ (committee audit)

3. การตรวจประเมินโดยผู้บริหารขององค์การ (top manage-ment audit)

เป็นการตรวจประเมินแล้วนำผลมาแสดงเป็นรูปกราฟ-แท่งเพื่อการเปรียบเทียบแต่ละพื้นที่ว่ามีความก้าวหน้าในการทำ 5ส อย่างไรบ้าง นอกจากนี้กราฟแท่งยังสามารถจะเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่ทางหน่วยงาน หรือองค์การที่ทำ 5ส นั้น ๆ ตั้งไว้ด้วย จะได้ทราบว่าพื้นที่ใดได้ถึงเป้าหมาย หรือได้สูงกว่าเป้าหมาย หรือได้ต่ำกว่าเป้าหมายบ้าง จะได้เร่งดำเนินการปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้นต่อไป

ส่วน ชาร์ทใยแมงมุม หรือ Radar Chart ดังที่เห็นในรูปข้างล่างนี้จะเป็นการแสดงว่า ส ใดบ้างทั้ง 5ส ที่ทำได้คะแนนดีหรือปานกลาง หรือยังไม่ดี ซึ่งจะเห็นว่า Radar Chart หรือชาร์ท-ใยแมงมุมนี้มีด้วยกัน 5 แฉก ซึ่งก็คือ 5ส นั่นเอง เริ่มกันตั้ง แต่ ส1 ส2 ส3 ส4 และ ส5 ซึ่งตามรูปข้างบนนั้น เป็นชาร์ทที่ยังไม่แสดงผล ส่วนรูปด้านล่างเป็นการใส่ผลของคะแนนจากการตรวจเรียบร้อยแล้ว นั่นคือ หากผลของการทำ ส ใดอยู่ในเกณฑ์ดีเยี่ยม จะได้คะแนนสูงสุด คือ 4 คะแนน ซึ่งจะอยู่รอบนอกสุด รองลงมา 3 คะแนน 2 คะแนน 1 คะแนน และ 0 คะแนน ตามลำดับ

รูปข้างล่างนี้ถือว่าผลของคะแนน ทั้ง ส1 ส2 ส3 ส4 และ ส5 อยู่ในเกณฑ์ดี (ส5 คะแนนเต็ม 4) ซึ่งเป็นของสำนักงาน (เขต) หนึ่งของ การไฟฟ้านครหลวง ที่ผู้เขียนไปตรวจประเมินให้

▲รูปที่ 3

การแสดงออกในรูปของ Radar Chart ดังกล่าวนี้ จะทำ

ให้เจ้าของพื้นที่ที่ทำกิจกรรม 5ส ได้ทราบว่า ยังมีจุดอ่อนใน ส ใด จะได้ปรับปรุงแก้ไขให้ได้ตรงเป้าหมายมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การวัดผลโดย Radar Chart นี้ จะต้องนำคะแนนมาจากตารางการตรวจ หรือ Check Sheet ให้คะแนนที่จัดทำไว้แล้วนำมาเข้าสูตรของ Radar Chart อีกครั้ง ซึ่งโดยปกติจะใช้โปรแกรม Excel ในการทำสูตร Radar Chart

อ่านต่อฉบับหน้า

Tools

5S Radar Chart (by Hiroyuki Hirano)