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This session will begin shortly.The webinar will begin soon. While you wait, please share in the chat box: “How far along are you in your year of service?”

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Today’s Agenda

Giving Feedback

Receiving Feedback

Difficult Conversations

Recap, Closing, Evaluation

Q & A 

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Today’s Speakers

Mike BeebeLeadership for Change

Calvin LandrumVISTA Training Team

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What Is Feedback? 

Any information you get about yourself

How we learn about ourselves from experiences and other people; how we learn from life.

‐ Thanks for the Feedback: The Science & Art of Receiving Feedback Well by Douglas Stone & Sheila Heen

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Chat Question

What are some situations where you’ve had to give feedback in your VISTA role? 

Click this button if you don’t see the chat panel.

COMPUTER MOBILE

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Common VISTA Situations

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Giving Feedback

Coaching Skills for Non‐Profit Manager and Leaders: Developing People to Achieve Your Mission, by Judith Wilson and & Michelle Gislason

Objective Observation

Appreciative Feedback

Developmental Feedback

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Objective Observation

Articulate what you see without interpretation, evaluation, or judgement.

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Objective Observation: Example

Evaluation: Harriet has been talking too much and taking up too much time in meetings.

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Objective Observation: Example

Evaluation: Harriet has been talking too much and taking up too much time in meetings.

Observation without Evaluation:Harriet spoke five times during the last meeting in comparison to other staff who spoke once or twice. I also noticed she spoke an average of 4 minutes while other comments were one minute or less. 

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Objective Observation: Tips

•Focus on the person’s behavior.•Get specific and note exactly what the person said or did. •Ask yourself, “Would other people see or hear what I saw or heard?”

•Pretend you are taking a video of that person and then playing it back…what would you see or hear?

•Say what you observed without judgement.

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Appreciative Feedback

“People get on average only a couple of minutes of positive feedback each year, versus thousands of 

hours of negative feedback!”

‐David Rock, Quiet Leadership

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Giving Appreciative Feedback

Observation + Appreciation of the Positive Impact = Supporting & Encouraging Current Behavior

Coaching Skills for Non‐Profit Manager and Leaders: Developing People to Achieve Your Mission by Judith Wilson and & Michelle Gislason

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Appreciative Feedback: Examples

“Great job!”

“Nice work on that proposal.”

Well meaning, but could be more effective…

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Appreciative Feedback: Example

Coaching Skills for Non‐Profit Manager and Leaders: Developing People to Achieve Your Mission, by Judith Wilson and & Michelle Gislason

Step 1: Start with the observation.

“I noticed you said hi to each youth as they arrived at your after school program. “

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Appreciative Feedback: Example

Coaching Skills for Non‐Profit Manager and Leaders: Developing People to Achieve Your Mission, by Judith Wilson and & Michelle Gislason

Step 1: Start with the observation.

“I noticed you said hi to each youth as they arrived at your after school program. “

Step 2: Reflect back on your observation, based on facts.

“I saw smiles on young people’s faces and excitement to get started on their projects” 

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Appreciative Feedback: Example

Coaching Skills for Non‐Profit Manager and Leaders: Developing People to Achieve Your Mission, by Judith Wilson and & Michelle Gislason

Step 1: Start with the observation.

“I noticed you said hi to each youth as they arrived at your after school program. “

Step 2: Reflect back on your observation, based on facts.

“I saw smiles on young people’s faces and excitement to get started on their projects” 

Step 3: Communicate what that behavior means to you or the impact that it has made to the team, project, or organization.

“I greatly appreciate how your greeting of each youth creates a welcoming climate for all youth and creates an environment where they can build community and do good work on their projects.”  

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Developmental Feedback: Example

Obs

Observation “John, I noticed that I have been directly tutoring youth over half of my time at the tutoring center for many weeks now.“

Impact of Behavior ”I am concerned that if I am spending so much time directly tutoring members, I will not have time to build our capacity to tutor more youth by recruiting more volunteers” 

Request for the Future “Could we make a plan together for me to reduce my hours gradually doing direct tutoring so that I can carry out the responsibilities in my VAD of volunteer recruitment? ”

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Developmental Feedback: Example

Obs

Observation “John, I noticed that I have been directly tutoring youth over half of my time at the tutoring center for many weeks now.“

Impact of Behavior ”I am concerned that if I am spending so much time directly tutoring members, I will not have time to build our capacity to tutor more youth by recruiting more volunteers” 

Request for the Future “Could we make a plan together for me to reduce my hours gradually doing direct tutoring so that I can carry out the responsibilities in my VAD of volunteer recruitment? ”

Change in Behavior/Improved 

Outcomes

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Developmental Feedback: TipsPrepareCheck your attitudeAsk permission to give feedbackAddress one issue at a timeDo not blameStay on trackCheck it outHelp the person move forward

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Practice ScenarioYou have been in your VISTA position for 3 months now and while you know that some direct service is appropriate for VISTAs, you are concerned that you are doing more direct service than capacity building. You decide to have a conversation with your supervisor.

What could you say to your supervisor when you have your next check‐in? 

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Chat Question

Think of a time you received feedback that was NOT helpful.

What about it did you find unhelpful?

Click this button if you don’t see the chat panel.

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Receiving Feedback:  Three Triggers

Truth: “The feedback is wrong, unfair, unhelpful!”

Relationship: “I can’t hear this feedback from YOU.”

Identity: “The feedback is threatening and I’m off balance.”

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Receiving Feedback

“That’s Wrong”                  “Tell Me More” 

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Asking for Feedback: Name One Thing

“What’s one thing I could change that would make a difference to you?”

Ask “What’s one thing you see me doing that is working well for you and our team?” 

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HOT TIP…..

If you haven’t all ready discussed with your supervisor how you like to receive feedback, immediately put that on your “to do” list! 

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How Do You Like To Receive Feedback? 

Timing? 

In person vs. in writing? 

One to one vs. in group setting? 

Direct vs. Indirect? 

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Holding Difficult Conversations

Three components:

Strong disagreement

Emotions run high

Important to all

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Chat Question

What kinds of fear come up in difficult conversations? 

Ex: “Fear of…..”

What consequences might people be afraid of? 

Click this button if you don’t see the chat panel.

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Power Dynamics! How do power dynamics impact your ability to have difficult conversations?

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Strategies To Address Power DynamicsWhat strategies have you used to address these power dynamics? 

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Strategies For Starting A Difficult Conversation

Use I‐statements

Speak to be heard and not to change minds

Express your needs and ask for theirs

Make reasonable requests

Refrain from judgment

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Using I statements

1. I feel…

2. When __ happens… (describe the behavior, not the person)

3. It makes me think…

4. And I would like to… (to discuss this with you, etc.) 

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Practice ScenarioYour supervisor keeps coming over and disrupting you while you work to talk about personal issues. They see it as relationship building, but you have observed it’s been harder to get your work done on time.

How could you approach this conversation?

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Resources

Nonviolent Communication  by Marshall Rosenberg

Thanks for the Feedback: The Science & Art of Receiving Feedback Well by Douglas Stone & Sheila Heen

Compass Point (www.compasspoint.org) Clearinghouse for resources and training focused on non‐profits

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Evaluation

Please take a few moments to share your feedback through the quick poll on the right side of the screen.  

How can we improve these sessions?  What topics should we include in future webinars?

Thank you very much for your time and participation!

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Questions

To ask a question verbally, call in using the number on this slide and press *1 To ask a question electronically, use the Q&A feature located in the bottom right corner of the screen. Please ask “All Panelists”

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Thank You for Your Participation! If you have further questions or for more information, contact 

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Our next webinar:

Generating In‐Kind Contributions For Your OrganizationDecember 18, 20172:00pm Eastern

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