tänk på att - kahn pedersen · ten ge anbudsgivarna en tidsfrist för att lämna slutliga anbud....
TRANSCRIPT
örhandlat förfarande med föregående annonsering innebär att leverantörer (anbudssökande) ansöker om att få lämna anbud baserat på annonsen om upphandlingen eller ett underlag för anbudsansökan (ansökningsinbjudan). Därefter gör myndigheten en bedömning av om de anbudssökande uppfyller ställda krav (leverantörskvalificering) och väljer sedan ut minst tre av de kvalificerade anbudssökande till anbudsgivning. Den upphandlande myndigheten får sedan förhandla med anbudsgivarna om deras anbud.
Enligt LOU ska den upphandlande myndigheten förhandla med anbudsgivarna om förbättringar i anbuden, det vill säga bättre villkor eller lägre pris. Men det kan även finnas andra skäl för den upphandlande myndigheten att förhandla med anbudsgivarna. Ett skäl kan vara att klargöra oklarheter i anbuden eller att undanröja missförstånd. Det kan vara särskilt betydelse
I denna artikel redogör advokat Kristian Pedersen, Advokatfirman Kahn Pedersen, för när förhandlingar är tillåtna vid offent-liga upphandlingar, hur förhandlingarna går till och vad upphandlande myndigheter bör tänka på vid förhandlingar.
fullt i komplexa tjänsteupphandlingar eller i vissa varuupphandlingar, exempelvis när det gäller avancerade eller nya tekniska lösningar. Sådana förhandlingar kan även minska risken för överprövning och avtalstvister, för att parterna får bättre förståelse för varandra och för affären.
VID UPPHANDLING ENLIGT LOU ska i första hand öppet eller selektivt förfarande tillämpas. Förhandlat förfarande med föregående annonsering är ett undantagsförfarande, som får användas i fem specifika fall.
Det första fallet är om den upphandlande myndighetens behov inte kan tillgodoses utan anpassning av lättillgängliga lösningar.
Det andra fallet är om upphandlingen inbegriper formgivning eller innovativa lösningar. I upphandlingsdirektivet (2014/24/EU) anges som exempel på detta bland annat byggentreprenadkontrakt som inte avser standardbyggnader.
Det tredje fallet är då kontraktet inte kan tilldelas utan förhandlingar på grund av att det som upphandlas är särskilt komplicerat eller riskfyllt. I direktivet anges att krav på anpassning och form givning är nödvändiga särskilt när det gäller inköp av sofistikerade varor, intellektuella tjänster, exempelvis vissa konsult, arkitekt eller ingenjörstjänster, eller större projekt inom informations och kommunikationsteknik. Däremot bör förhandlat förfarande, enligt direktivet, inte användas för färdigproducerade tjänster eller varor, vilka kan tillhandahållas av flera olika leverantörer.
Det fjärde fallet är om myndigheten inte med tillräcklig precision kan utarbeta tekniska specifikationer med hänvisning till en standard eller liknande teknisk referens av det slag som nämns i LOU. I praktiken handlar dessa situationer ofta om ny teknik eller andra innovativa lösningar.
Det femte fallet är om den upphandlande myndigheten genomfört ett öppet eller selektivt förfarande och samtliga de anbud som inkommit är ogiltiga eller inte är acceptabla. Det handlar med andra ord om att ett påbörjat ett öppet eller selektivt förfarande som på grund av bristfälliga anbud inte kunnat slutföras.
FÖRHANDLINGARNA FÅR OMFATTA alla aspekter av anbuden. Tvärtemot vad många tror är även rena prisförhandlingar tillåtna. Men det finns gränser för vad som får förhandlas. Enligt LOU får förhandlingarna inte leda till ändringar av minimikraven (skakraven) eller tilldelningskriterierna.
Den upphandlande myndigheten måste också följa de grundläggande principerna i LOU. Det gäller exempelvis likabehandlingsprincipen och
märks bland annat genom att LOU anger att om ändringar görs i upphandlingsdokumenten under förhandlingarna, ska den upphandlande myndigheten informera alla kvarvarande anbudsgivare om det och ge dem skälig tid att ändra sina anbud. Men det gäller även öppenhetsprincipen, som innebär att förhandlingarna inte får leda till några väsentliga ändringar av förutsättningarna för upphandlingen. Myndigheten måste också följa offentlighets och sekretesslagens bestämmelser om den absoluta anbudssekretessen. Av rättspraxis från Högsta förvaltningsdomstolen framgår att det inte är tillåtet för myndigheten att föra vidare information från förhandlingar med en anbudsgivare till övriga anbudsgivare.
FÖRHANDLINGARNA FÅR DELAS upp i successiva steg, för att minska antalet anbud, om det har angetts på förhand. Den upphandlande myndigheten får efter varje sådant steg välja ut de anbud som myndigheten ska fortsätta att förhandla om. Valet ska göras med hjälp av tilldelningskriterierna. Efter varje förhandlingssteg görs en preliminär anbudsutvärdering. Då får vissa anbudsgivare inte fortsätta i upphandlingen, medan andra går vidare till nästa förhandlingssteg. Hur denna process ska gå till bör också anges i upphandlingsdokumenten.
När förhandlingarna avslutas ska myndigheten ge anbudsgivarna en tidsfrist för att lämna slutliga anbud. Dessa slutliga anbud får myndigheten inte förhandla om.
Enligt LOU ska den upphand lande myndigheten förhandla med anbudsgivarna om förbättringar i anbuden.”
Noga överväga vilka ska-krav som behövs. Om alltför mycket görs till ska-krav blir det i praktiken endast priset kvar att förhandla om. Om alltför lite görs till ska-krav kan det bli svårt att nå ett resultat som tillgodoser myndighetens behov och att få jämförbara anbud.
Se till att rätt personer deltar i förhandlingarna. De måste ha behörighet att fö-reträda sin uppdragsgivare, men även rätt kompetents och erfarenhet. Annars kan-ske förhandlingarna måste
Tänk på attavbrytas varje gång viktiga beslut ska fattas eller tek-niska frågor uppkommer.
Ha ett strukturerat förhållningssätt till infor-mation. Det behövs för att säkerställa att de grund-läggande principerna i LOU tillämpas, när det gäller vilken information som lämnas till anbudsgivarna och när. Men det är också viktigt för att undvika brott mot anbudssekretessen och för att efteråt kunna visa att bestämmelserna i LOU följts.
KRISTIAN PEDERSEN ADVOKATFIRMAN KAHN PEDERSEN
Tvärtemot vad många tror är även rena prisförhandlingar tillåtna.”
HBV-MAGASINET | NUMMER TVÅ 2019 | 11