Tjänstemännens IT-miljö 2010Ett systemfel?

Tjänstemännens IT-miljö 2010Ett systemfel?

4

Förord

Sverige är en framstående IT-nation. Under flera decennier har vi till-hört de länder som gått i bräschen för den informationsteknologiska utvecklingen. Det ställer höga krav på en god IT-miljö på våra arbets-platser. IT-systemen är det viktigaste arbetsverktyget för många tjänste män. Vid en förändring eller införande av ett nytt IT-system handlar det lika mycket om hur verksamheten, organisationen och ar-betsprocesserna ska förändras som om hur de tekniska systemen ska utformas. IT-systemen måste stödja verksamheten – inte tvärtom. För att uppnå goda effekter i användningen av IT-systemen måste man även lyssna på användarna. Medarbetarna behöver i större utsträck-ning än idag vara med vid införande och uppföljning.

Tjänstemännens IT-miljö 2010 – Ett systemfel? beskriver vad Unionens medlemmar tycker om sin IT-miljö. Det långsiktiga målet med rap-porterna kring tjänstemännens IT-miljö är att bidra till att bättre ta tillvara de möjligheter IT ger, både vad det gäller att utveckla verksam-heten och att förbättra medarbetarnas arbetsmiljö. Tillsammans med de två tidigare rapporterna ”Bättre men långt ifrån bra” (Sif 2007) och ”Tjänstemännens ITmiljö – Varför blir det inte bättre” (Unionen 2008) ger resultaten en god bild över hur tjänstemännen ser på sin IT-miljö i det privata näringslivet.

Rapporten är framtagen av enheten för politik, opinion och påverkan och är en del i en rapportserie som ska stödja påverkan på och föränd-ring av Unionens medlemmars arbetsliv. Enheten för politik, opinion och påverkan svarar för Unionens politikutveckling, utredningsverk-samhet och påverkansarbete. Enhetens arbete ska bidra till att Unio-nen påverkar företagens utveckling och medlemmarnas arbetsplatser till det bättre.

Rapporten har utarbetats av Karin Fristedt på enheten för Politik, opi-nion och påverkan i samarbete med Torbjörn Lind och Sara Daniels på UsersAward.

Cecilia Beskow Tf enhetschef

5

Sammanfattning

Detta är Unionens tredje rapport om tjänstemännens IT-miljö. Det är en uppföljning av tidigare genomförda undersökningar om tjänste-männens IT-miljö 2007 och 2008. Undersökningen genomfördes un-der våren 2010 genom en webbenkät. De redovisade resultaten bygger på besvarade enkäter från mer än 2500 statistiskt slumpmässigt valda tjänstemän inom alla Unionens avtalsområden.

Motiven till denna undersökning är i grunden desamma som för de tidigare, det vill säga; vi vet att IT:s påverkan på tjänstemännens arbete under de senaste decennierna har ökat och vill veta mer om hur denna påverkan ser ut. Långsiktigt är målet att undersökningarna ska bidra till att bättre ta tillvara de möjligheter IT ger både vad gäller att ut-veckla verksamheten och att förbättra medarbetarnas arbetsmiljö.

Undersökningen visar att tjänstemännen ägnar allt större del av tiden åt datorarbete. Mer än 5 av 10 arbetar med datorarbete mer än 6 tim-mar per dag och ytterligare 3 av 10 mer än 3 timmar per dag. Trots detta har inte tjänstemännens inflytande över detta viktiga arbetsred-skap ökat utan snarare minskat sedan förra mätningen. Det är bara 30 procent som är nöjda med hur de har fått påverka rutiner och arbets-sätt vid införandet vilket kan jämföras med tidigare undersökningar 2007/2008 då 44 procent var nöjda. Inte heller beträffande fackligt/skyddsorganisationens inflytande ser det bra ut, färre än 1 av 10 menar att IT-införandet har varit föremål för någon samverkan. Några fler, 2 av 10, menar att det görs i efterhand genom uppföljning i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enkätresultaten visar som helhet på att tjänste-männens inflytande har försämrats.

En förklaring till detta kan vara yttre faktorer, såsom att undersök-ningen genomfördes under den senaste finanskrisen när företagens situation varit pressad och kanske mindre utrymme för inflytande givits. Fokus har sannolikt legat på överlevnad.

8 av 10 anser att IT generellt sett har underlättat arbetet, vilket är i nivå med de tidigare undersökningarna. Ett område där tjänstemännen an-ser att IT-användningen i arbetet har varit särskilt nyttigt är i samver-kan med andra kollegor och i ännu högre grad i kommunikation med andra enheter inom verksamheten. Här kan man se att utvecklingen

6

gått framåt. 8 av 10 användare anser detta, vilket är en ökning med 15 procentenheter i jämförelse med undersökningarna för tre/fyra år sedan.

När det gäller IT-systemens utformning är användbarheten på samma nivå som i tidigare undersökningar, det vill säga 5 av 10 är nöjda med att systemen är enkla att lära och lätta att hitta i. Men fortfarande är det nästan hälften som tycker att IT-systemen styr deras arbete på ett onödigt och besvärande sätt. Dessa problem kan vara en grund för den IT-relaterade stress som många användare känner. Tjänstemännen har många synpunkter på vad som skulle förbättra IT-miljön i arbetet, ex-empelvis snabbare system och förbättrad integration.

Att systemen inte fungerar som användarna vill leder även till att ef-fektiviteten blir lidande. 3 av 10 av dem som har besvarat enkätfrågan om hur mycket tid som skulle kunna sparas vid optimal användning anser att man skulle kunna spara minst 1 timme per dag om IT-syste-men fungerade bättre. Försiktiga beräkningar av användarnas själv-uppskattning visar att det finns en potential att spara mer än 12 miljar-der under ett år på bättre fungerande IT-lösningar. Samtidigt anser användarna att IT har sparat mycket tid redan, 5 av 10 anser att mer än en timme per dag har sparats i deras eget arbete.

7

Innehållsförteckning

1. Motiv och bakgrund till IT-miljöundersökningen 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81.1 IT-system är en viktig facklig fråga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81.2 Vad tycker Unionen om tjänstemännens IT-miljö . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2. Så här gick undersökningen till . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102.1 Respondenter i 2010 års undersökning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102.2 Påståenden om IT-arbetsmiljön 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102.3 Så mäts och redovisas nöjda användare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3. Detta tycker tjänstemännen om IT-miljön . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133.1 Införandet av IT-system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133.2 Den tekniska utformningen är bra, men inte för tillräckligt många . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163.3 IT-systemen underlättar utförandet och utvecklingen i tjänstemännens arbete . . . . . . . . . . . 173.4 Kommunikationerna underlättas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183.5 Hur effektiva är IT-systemen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203.6 Uppföljning av IT-system – en bristvara . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223.7 Krav, kontroll och stöd i arbetet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243.8 Användarkraven på IT-systemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

4. Har det blivit bättre? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284.1 Jämförelse med tidigare undersökningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284.2 Jämförelse mellan anställda inom vård/omsorg och Unionens medlemmar . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

5. Slutsatser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315.1 Verksamhetens utveckling – inte systemens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315.2 Arbetsmiljö – IT-relaterad stress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315.3 Undersökningen 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335.4 Delaktighet och inflytande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345.5 Arbetsgivarnas ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Bilagor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Bilaga 1: Om UsersAward . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Bilaga 2: Övergripande beskrivning av undersökningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Referenser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

8

1.1 IT-system är en viktig facklig frågaDetta är Unionens tredje rapport om tjänstemännens IT-miljö. Den första kom 2007 och den andra 2008. Att över tid följa upp IT-använd-ningen ger goda möjligheter att förstå hur användbarheten i IT-verkty-gen utvecklas i förhållande till de krav som arbetet ställer.

Motiven till denna undersökning är i grunden desamma som för de tidigare, det vill säga; vi vet att IT:s påverkan på tjänstemännens arbete under de senaste decennierna har ökat och vi vill veta mer om hur denna påverkan ser ut. Idag arbetar nästan alla tjänstemän i ett IT-system. Systemen styr arbetet och organisationen i stor utsträckning och teknik bestämmer ofta förändringstakten. Hur tjänstemannen ska, kan och får utföra sina arbetsuppgifter påverkas i mycket hög grad av hur IT-systemen är utformade och konstruerade, det vill säga hur de stödjer arbetet. Frågan är åt vilket håll utvecklingen går; når vi någon framgång för bättre IT-miljö, fungerande medverkan och inflytande för våra medlemmar?

Långsiktigt är målet att undersökningarna ska bidra till att bättre ta tillvara de möjligheter IT ger både vad gäller att utveckla verksam-heten och att förbättra medarbetarnas arbetsmiljö

1.2 Vad tycker Unionen om tjänstemännens IT-miljöGenom kunskap från tidigare undersökningar om IT-miljön har Unio-nen gjort följande ställningstaganden:

• IT systemen måste vara anpassade till organisationen. Verksamheten ska stödjas av IT-systemen – inte tvärtom.

• Rutiner för användarmedverkan vid nya och/eller förändrade IT-system skall vara tydliga och väl förankrade. Utformningen av denna användarmedverkan är en kritisk faktor. Det ska vara en självklarhet att medarbetarna är med under hela införande-, genomförande- och uppföljningsprocessen.

• De fysiska, psykiska och sociala arbetsmiljöfrågorna ska väga tungt vid utvärdering, införande och planering av IT-miljön.

1. Motiv och bakgrund till IT-miljöundersökningen 2010

9

• Arbetet ska inte vara styrt och bundet av IT-miljön.

• IT-systemen ska vara anpassade till användarna, inte minst när det gäller rent tekniska lösningar som navigering, integration, svarstider och driftsäkerhet.

• Alla har rätt till en återkommande och individuellt anpassad kompe-tensutveckling så att man klarar att använda IT-systemen effektivt och säkert.

• För att IT-miljön ska bli bättre krävs goda arbetsmiljökunskaper från ledning och chefer, särskilt om de arbetsmiljörisker som datorstött arbete kan medföra.

10

2. Så här gick undersökningen till

2.1 Respondenter i 2010 års undersökningI 2010 års undersökning har ett statistiskt slumpmässigt urval av Unio-nens medlemmar uppmanats att besvara en webbaserad enkät. Under-sökningen har omfattat 5000 medlemmar. Svarsfrekvensen är inklu-sive bortfallsundersökningen 51 procent. Att gruppen användare som tillfrågats är representativ för hela Unionen gör att vi anser att under-sökningen ger en god bild av de erfarenheter tjänstemännen som hel-het har av IT-systemen.

2.2 Påståenden om IT-arbetsmiljön 2010I denna undersökning har vi inkluderat nya områden som inte funnits med i de tidigare undersökningarna. Det första området berör hur an-vändarna uppfattar att IT-systemen inverkar på arbetssituationen i förhållande till krav, kontroll och det stöd som användaren behöver för att göra ett bra arbete. Det andra handlar om hur effektiviteten påver-kas av IT-systemens funktionalitet.

Utöver detta har tjänstemännen svarat på en i stora stycken identisk enkät jämfört med tidigare undersökningar. Påståendena i undersök-ningen har valts så att det är möjligt att jämföra resultaten med tidi-gare undersökningar och med andra sektorer, för att se åt vilket håll utvecklingen går.

Frågorna/påståenden har grupperats i 7 områden:

• Införandet av IT-system: Har användarna deltagit vid införandet? Har användarna fått nödvändig information och de kunskaper som be-hövs för att använda IT-systemet effektivt? Har införandet skett i samverkan?

• Teknisk utformning/funktion: Är systemen tillförlitliga, lätta att an-vända och hitta i?

• IT-systemens påverkan på arbetet: Underlättar IT-stödet användarnas arbete? Bidrar systemen till utveckling eller styr de på ett onödigt sätt?

11

• Kommunikation/Upplevd nyttofaktor: Har stödet underlättat samver-kan med andra kollegor, externa leverantörer och kunder?

• Hur effektiva är IT-systemen?: Hur påverkar IT-systemen verksamhe-tens effektivitet? Har tid sparats genom användandet av IT-system? Finns ytterligare tid att spara?

• Uppföljning och support av IT-system: Sker det uppföljningar av tjänste männens behov av eller nöjdhet med IT-systemen? Fungerar supporten?

• Krav – kontroll – stöd: Är IT-systemen en bidragande faktor till att uppnå en balans av krav, kontroll och stöd i arbetet?

2.3 Så mäts och redovisas nöjda användareFrågorna i enkäten har formen av påståenden som respondenten ska ta ställningar till i utifrån skalan: 1, Instämmer inte alls – 6, Instämmer helt.

I denna undersökning redovisas andel ”nöjda” användare vilket bety-der andelen användare som svarat 4, 5 eller 6 det vill säga de som huvudsakligen instämmer i det positiva påståendet mot de ”inte nöjda”, de som svarat 1, 2 eller 3 det vill säga de som inte instämmer.

Instämmer inte alls

1 2 3 4 5 6

Instämmer helt

Vet ej Ej relevant

Användarnas nöjdhet med IT-systemens egenskaper inom de olika områdena presenteras genom att andelen nöjda användare redovisas på den positiva axeln och andelen användare som är mindre nöjda vi-sas på den negativa axeln i diagrammen. Under varje avsnitt finns ett urval av användarnas kommentarer som relaterar till området.

12

Vi har inte funnit några tydliga signifikanta skillnader i svaren bero-ende på kön eller ålder. Det finns en tendens att ju högre utbildning tjänstemännen har desto mindre nöjda är de med IT-systemens stöd i arbetet.

Vi har valt att göra en sammanslagning av värdena i Unionens tidigare undersökningar 2007 och 2008 som här blir jämförelsepunkt för 2010 års undersökning.

13

3. Detta tycker tjänstemännen om IT-miljön

3.1 Införandet av IT-system3.1.1 Användarinflytandet minskarAtt införa ett IT-system kan ofta vara en kritisk faktor för att nå fram-gång i ett verksamhetsprojekt. Har företaget tydliga och välförankrade mål för införandet ökar chanserna att fler användare aktivt deltar i förändringsarbetet, vilket är en viktig förutsättning för ett lyckat resultat eftersom ett införande av nya IT-system innebär att arbetet förändras.

I enkäten presenterades påståenden om huruvida tjänstemännen del-tagit aktivt vid utformningen av nya arbetsrutinerna vid införandet av IT-system, samt om de anser att de har fått tillräcklig information och kunskap för att kunna använda systemen på ett effektivt sätt.

Införande och utbildning Införande och utbildning

0

25

50

75

100

IT-systemen har införts utifrån tydliga och välförankrade idéer

När IT-systemen införs deltar användarna aktivt vid utformningen

av nya arbetsrutiner

Jag har fått nödvändig informationoch kunskap för att använda

IT-systemen på ett effektivt sätt

–100

–75

–50

–25 –43% –58% –43%

40% 30% 52%

Instämmer

Instämmer ej

Resultaten är nedslående. Användarinflytandet har sjunkit avsevärt sedan förra undersökningen. Endast 4 av 10 anser att IT-systemen in-förts utifrån tydliga och förankrade idéer, år 2007/2008 låg denna siff-ra på mer än hälften. Beträffande tjänstemännens aktiva deltagande har siffran sjunkit från 44 procent till 30 procent på några år. En möjlig förklaring till detta kan vara yttre faktorer, som att undersökningen genomfördes under den senaste finanskrisen när företagens situation

14

varit pressad och kanske mindre utrymme för inflytande givits. Om det istället är ett uttryck för en långsiktig trend där inflytandet och medverkan för användarna stadigt försämras är det dock mycket all-varligt.

Kommentarer från tjänstemännen kring delaktighet i införandepro-cessen:

” Vid införande av nya system måste hela företaget stå bakom och erfor-derlig utbildning ges.”

” Önskemålet är att som användare vara med från starten när något nytt system skall planeras/köpas in.”

” Arbetsgivaren har inte en tanke på att medarbetare ska vara delaktiga. Endast IT-folk och konsulter pular ihop lösningarna.”

3.1.2 Inte tillräckligt med utbildningYtterligare en viktig fråga är om Unionens medlemmar upplever att de får tillräcklig information och kunskap för att använda systemen på ett effektivt sätt. Endast hälften av medlemmarna anser detta. Nya system, program och utrustningar kan vara svåra att använda utan tillräcklig introduktion eller utbildning. IT-relaterad stress kan uppstå då använ-daren känner att den inte kan hantera verktygen.1

3.1.3 Införandet sker oftast inte i samverkanUndersökningsresultaten visar också hur det fackliga inflytandet varit vid införandet samt huruvida risk- och konsekvensbedömningar gjorts inför införandet av nya system.

Svaren visar att införanden som sker i samverkan med facklig/skydds-organisation förekommer mycket sällan. 12 procent har svarat ja eller ja, delvis på frågan om samverkan förekommit. Andelen som inte vet är dock mycket stor, ca 60 procent. Att genomföra risk- och konse-kvensbedömning inför införande av nya system förkommer inte heller ofta. Att inte involvera medarbetarna, facket och skyddsorganisatio-nen är att nonchalera de problem som dåliga IT-lösningar kan inne-bära för både verksamhet och användare.

1 http://www.prevent.se/sv/Arbetsmiljoupplysningen/Amnen/Teknikstress/

15

Samverkan vid införande Samverkan vid införande

0

25

50

75

100

12% 7%

Har införandet skett i samverkan?Har införandet skett i samverkan med facklig

organisation/arbetsmiljöombud?

Har införandet skett i samverkan?Gjordes en risk- och konsekvensbedömning

gällande arbetsmiljön vid införandet?

–100

–75

–50

–25

Instämmer

Instämmer ej

–29% –25%

Många har svårt att se fackets roll i detta:

” Kan inte se hur användare eller fack kan vara med och ställa krav på olika IT system då det krävs detaljkunskap i många områden.”

Tekniken är förstås viktig, men erfarenheter från forskning2 visar att den kanske viktigaste faktorn för lyckade IT-investeringar är använ-darmedverkan det vill säga att projektet har rätt kunskaper om vad det nya arbetet kräver. Här har den fackliga organisationen en viktig roll genom att bevaka och följa upp att projekten genomförs med god an-vändarmedverkan. Därigenom säkras möjligheten att medarbetarna kan bidra både till en mer uthållig arbetsmiljö och till att projektmålen uppnås. Det minskande inflytandet är inte bara ett problem för perso-nalen utan också för företagen då man missar viktig kunskap och god delaktighet från personalen vilket dämpar effekterna av förändringen. Långsiktigt hämmar detta tillväxtmöjligheterna i företaget och sam-hället.

2 Se tex The Standish Group: The CHAOS Report, Brynjofsson, 2001, Wired for Innovation, 2009

16

3.2 Den tekniska utformningen är bra, men inte för tillräckligt många

Det är lätt att uppleva att man har svårt att hålla jämna steg med ut-vecklingen och att man inte kan värja sig från tekniken. Arbetslivet blir allt mer beroende av att datorer och nätverk fungerar som de ska. Teknikstrul är en välbekant stressfaktor för de flesta.3

Teknisk utformning

Teknisk utformning

0

25

50

75

100

52% 54% 54% 49%

IT-systemenär lätta att hitta i

IT-systemenär enkla att lära sig

att använda

Jag kan lita på attIT-systemen fungerar

IT-systemen har lättanvändafunktioner för att ångra/ändra

feltryckningar i flera steg

–100

–75

–50

–25 –46% –43% –44% –45%

InstämmerInstämmer ej

En del av den tekniska utformningen handlar om systemets design el-ler gränssnitt, annat om dess driftsäkerhet. Litar tjänstemännen på att systemet fungerar, är systemet lätt att lära och att hitta i och tillåter systemet att ångra feltryckningar?

Drygt hälften av Unionens medlemmar anser att den tekniska utform-ningen, eller tillämpningarna av den, fungerar tillräckligt bra. Siffrorna överensstämmer med tidigare undersökningarna. För 4 av 10 är tekni-ken dock mer eller mindre ett problem. Systemen blir alltmer komplexa och trots den ökade datorvanan inte enklare att lära sig. Störningar i form av t.ex. långsamma sökhastigheter eller driftstörningar är besvä-rande för många av tjänstemännen. Detta beror sannolikt inte på att den tekniska standarden har blivit sämre utan främst på att tjänste-männen blivit mer beroende av att tekniken är ständigt fungerande.

3 http://teknikpanik.uat.inexor.se/TeknikPanik/

17

Önskningar från tjänstemännen kring IT-systemens tekniska utform-ning och funktion:

” Ett lättare användargränssnitt, alltså ett lättförståeligt system som man snabbt hittar i utan att behöva vara kodare!”

” Ett system som går fortare så man inte behöver vänta, skulle bli mindre stressande.”

” Driftsäkerhet och snabbare svarstider. Datorerna står ofta och ”tuggar” och man kan inte göra något då eller svara kunder.”

” Högre tillgänglighet, säkerhet, integrationer mellan system som används det vill säga genomtänkta arbetsflöden och informationsbehov.”

3.3 IT-systemen underlättar utförandet och utvecklingen i tjänstemännens arbete

Ett centralt krav på ett bra IT-system är att det ska bidra till att under-lätta arbetet för användarna. Viktiga frågor kopplat till detta är huru-vida systemen ger möjlighet till flexibilitet och självständighet i arbe-tet, om systemen bidrar till lärande i arbetet och om de upplevs som roliga att arbeta i. En annan viktig fråga är också i vilken mån tjänste-männen anser att de lär sig nya saker och utvecklas i sitt arbete med hjälp av IT-systemen.

Påverkan på arbetet Påverkan på arbetet

0

25

50

75

100

78% 51% 51% 66% 62%

IT-systemenunderlättar utförandet

av mitt arbete

IT-systemen är roliga och

engagerade attanvända

IT-styr inte på ett onödigt sätt hur jag måste

utföra mina arbetsuppgifter

Jag kan med störresjälvständighet

utföramitt arbete

IT-systemen bidrar till att jag lär mig nytt/utvecklas

i arbetet

–100

–75

–50

–25–20% –45% –45% –29% –33%

InstämmerInstämmer ej

18

Tjänstemännen har generellt sett gett positiva omdömen om IT-syste-mens påverkan på arbetet. Framför allt anser en mycket stor andel, 78 procent av de tillfrågade, att IT-systemen underlättar utförandet av de-ras arbete. Många menar också att det ger möjlighet till större själv-ständighet och att utvecklas i arbetet.

Kommentarer från tjänstemännen kring IT-systemens påverkan på arbetet:

” Då jag är spindeln i nätet så hittar jag mycket information med datorns hjälp. Skulle ta en evighet om jag skulle ringa runt och få informatio-nen.”

” Snabbt kunna ta fram uppgifter, söka uppgifter, agera snabbt i bråd-skande ärenden, bra programvaror.”

För så många som 45 procent styr dock IT-systemen deras arbete på ett onödigt och besvärande sätt. En del av detta kan hänföras till affärs-systemens oförmåga att leverera flexibla, branschanpassade och yrkes-rollbaserade lösningar.

3.4 Kommunikationerna underlättasKommunikation och samverkan handlar dels om samverkan internt med kollegor och andra enheter och dels kommunikationen externt med kunder och leverantörer. Påståendena i avsnittet fokuserar på huru-vida IT-systemen underlättat denna kommunikation/samverkan.

Underlättande av kommunikationen upplevs som en av de stora förde-larna med användning av IT-system i arbetet, såväl internt inom verk-samheten som utåt mot kunder och leverantörer.

19

Kommunikation och samverkanKommunikation och samverkan

0

25

50

75

100

76% 81% 73% 68%

IT-systemen underlättar min samverkan med andra kollegor inom

min enhet

Underlättar kommunikationmed andra enheter inom vår verksamhet/koncern

IT-systemen underlättarkommunikationenmed våra kunder

IT-systemen underlättarkommunikationen med

våra externa leverantörer

–100

–75

–50

–25

InstämmerInstämmer ej

–16% –12% –15% –13%

Systemens möjlighet att underlätta kommunikation och samverkan internt, mot kunder och mot leverantörer har enligt tjänstemännen ut-vecklats under de senaste 2–3 åren. Exempelvis har andelen som menar att IT-systemen underlättar kommunikationen med andra enheter inom deras verksamhet/koncern ökat från 65 procent i förra mätningen till 81 procent 2010. Förbättringar av kommunikationsstandarden i in-terna och externa nätverk möjliggör ett bättre utnyttjade av IT-kom-munikation. Undersökningar om användarnöjdhet från andra bran-scher och sektorer visar liknande resultat och bekräftar att den digitala infrastrukturen blir allt mer betydelsefull för allt fler.4

Kommentarer från tjänstemännen kring kommunikation:

” IT-systemet gör kommunikationen enhetlig för alla inom företaget, vi använder samma verktyg och metoder vilket gör vårt arbete effektivt och det är lätt att kompetensöverföra mellan medarbetare. Vi pratar samma språk. Vi använder också mobila enheter, dator, telefon mm som gör det lätt att arbeta hos kund och hemifrån.”

4 UsersAward, ex. Vård-IT-kartan, 2010

20

3.5 Hur effektiva är IT-systemen?IT-verktyg används för att underlätta, förbättra och effektivisera arbe-tet. Vi har ställt frågan till medlemmarna om hur mycket tid de tror att de har sparat med hjälp av IT och hur mycket tid man tror att man yt-terligare skulle kunna spara om IT fungerade som önskat.

Hur effektiva är IT-systemenHur effektiva är IT-systemen

0

10

20

30

40

3% 4% 6% 4% 5%

13%

20%

10%14% 14%

18%

36%

27% 28%

Ingen tid Mindre än 10 min

10 – 29 min 30 min – 1 tim 1 – 2 tim mer än 2 tim Vet ej

Kan spara Har sparat

Medlemmarna har sannolikt tydligare uppfattningar om vilken tid de redan har sparat än hur mycket ytterligare som kan sparas i framtiden. Den sparade tiden innefattar inte bara den inre effektiviteten utan ock-så vinster som verksamheten som helhet fått, exempelvis genom för-bättringar i infrastruktur och kommunikationer hos och med andra. Potentialen i framtiden kan med detta resonemang kanske vara myck-et större än vad man kan överblicka.

I undersökningen har vi inte hittat några stora skillnader beträffande den tid man anser sig ha sparat eller möjligheterna att spara tid i fram-tiden, relaterat till individers utbildningsnivåer. Det talar för att de ut-räkningar vi gör för Unionens medlemmar borde vara applicerbara på alla tjänstemän inom de undersökta branscherna. I jämförelse med andra branscher visar exempelvis en liknande undersökning inom vård och omsorg, att där bedöms potentialen att spara tid som betyd-ligt lägre än inom Unionens branschområden.

21

Genom att multiplicera antalet yrkesverksamma medlemmar i Unionen (årssiffran för 2009, arbetslösa borträknat) med den aktuella löne-kostnaden (beräknad utifrån medianlönen för Unionens medlemmar 2009 + arbetsgivaravgifter, 40 timmars arbetsvecka, 220 arbetsdagar per år) kan effekterna av användarnas självuppskattningar beräknas.

Medlemmar i Unionen dec 2009 (aktiva yrkesverk-samma, ej arbetslösa)

Medianlön Unionen 2009 + arbetsgivar- avgifter 31.42 %/månad

Kostnad/tim (176 tim/månad = 40 tim/v

Genomsnitt timmar per dag som förloras/ sparas

Genomsnitt per person och år (220 dagar) Summa

Kan spara 370 000 36 750 208 0,76 220 12 867 712 000

Har sparat 370 000 36 750 208 1,02 220 17 269 824 000

En försiktig beräkning av tjänstemännens självuppskattning av förlo-rad tid per dag (i snitt 46 min) 5 visar att omräknat i pengar finns det en potential att spara nästan 13 miljarder genom bättre fungerande IT-system inom de undersökta branscherna och då endast beräknat på Unionens medlemmar. Alternativt kan man se det som att 13 miljarder slösas bort på dåligt fungerande IT-system under ett år.

Utöver Unionens medlemmar finns naturligtvis ett stort antal tjänste-män som är organiserade i andra förbund eller oorganiserade. Räknas även deras potentiella arbetsbesparing in handlar det om ännu större summor.

Enligt samma beräkningsmodell uppskattar tjänstemännen att de redan har sparat tid (i genomsnitt 61 minuter/dag) motsvarande 17 mil-jarder i de arbetsuppgifter eller processer där de använt IT.

5 Uträkning finns i bilaga 1, fråga 9

22

En beräkning gjord endast på de 2150 personer som verkligen har svarat på just denna fråga, visar att enligt deras självuppskattningar skulle 75 miljoner kunna sparas på ett år om systemen fungerade som de önskade.

Det finns alltså en enorm potential i att ta tillvara medarbetarnas kun-skap om vad som behövs för att deras IT-system ska bli ett bättre och mer effektivt arbetsverktyg.

Kommentarer från tjänstemännen kring hur IT-systemen påverkar effektiviteten:

” IT-systemen bidrar till att jag kan vara mer effektiv och slippa telefon-samtal mm.”

” Jag kan skaffa mig en snabb överblick över vad som finns att göra en arbetsdag ute i produktionen istället för att allt skulle t.ex. ramla in via mail.”

” Det sämsta är att två avdelningar som arbetar väldigt tätt har två olika system att jobba i.”

” Vi kör många olika program och det hade varit önskvärt att koppla ihop dem i ett enda stort nätverk där full kompatibilitet rådde.”

3.6 Uppföljning av IT-system – en bristvaraKravhantering och uppföljning är viktiga verktyg för att uppnå pro-cessförbättringar. I undersökningen ställs frågor till tjänstemännen om huruvida det sker uppföljningar av deras behov och av deras IT-miljö, om eventuella uppföljningar ger relevanta resultat samt hur sup-porten fungerar.

23

Uppföljningar Uppföljningar

0

25

50

75

100

24% 19% 30% 50% 21%

Det sker uppföljningarav användarnas behov

och nöjdhet med IT

De uppföljningar somgörs ger synliga

resultat

Användarna ärdelaktiga vid

vidareutvecklingen/revideringen av

IT-systemet

Tillfredställandesystem- och

datorsupport erbjuds

IT-miljön tas upp i detsystematiska

arbetsmiljöarbetet

–100

–75

–50

–25

InstämmerInstämmer ej

–56% –52% –53% –43% –43%

Uppföljning är ett klart förbättringsområde enligt de svarande i un-dersökningen. Utvecklingen har dessvärre gått åt motsatt håll än öns-kat sedan den senaste mätningen, allt färre anser att det sker uppfölj-ningar och att dessa leder till synliga resultat. Även här brister alltså användarinflytandet. Många användare önskar möjlighet att kunna påverka de system de arbetar i och ett högre deltagande i utformning och uppföljning av system och processer. Att företagen gör det i så liten omfattning innebär att man försitter möjligheten att förbättra och ut-veckla verksamheten.

Supporten får bättre omdömen, men även där finns förbättringspoten-tial. Där supporten getts goda omdömen nämns ofta att supportperso-nalen har en förståelse för den specifika arbetssituation och vilka funktioner som är vitala för användaren samt att supporten går fort och är lätt att nå.

Kommentarer från tjänstemännen kring uppföljning och support:

” Årliga webbenkäter till anställda (för de IT-lösningar man jobbar i) för att följa upp/utvärdera/utveckla systemen efter användarnas önske-mål/synpunkter. Rangordna synpunkterna och gör det till en handlings-plan för kommande år.”

24

” Önskemål om att alltid ha med en grupp användare som kan ge input, testa och verifiera produkten innan den släpps.”

” Vår IT-ansvarige som förstår vårt arbete och därför skapar lösningar som passar oss.”

”Vi har lokal support så att vi får hjälp rätt fort.”

” Kan man systemet har man möjlighet att få ut väldigt mycket informa-tion, men eftersom det är så komplext gör det också att det är svårarbe-tat för ny personal som kommer in.”

3.7 Krav, kontroll och stöd i arbetetDen dominerande modellen för att analysera psykosociala arbetsför-hållanden och deras effekt på hälsa är den så kallade krav – kon-troll – stöd modellen6. Enligt denna är förhållandet mellan krav och kontroll som upplevs i arbetssituationen avgörande för om arbetet leder till stress. Ju större den upplevda kontrollen är desto högre yttre krav kan klaras av utan negativa effekter.

Detta innebär att en kombination av hög nivå av yttre krav och en låg nivå av personlig kontroll skapar påfrestningar som på sikt kan leda till psykisk och fysisk ohälsa. En kombination av höga krav och hög kontroll leder däremot till positiv aktivitet som underlättar utveckling och inlärning. Med kontroll menar man här dels graden av egenkon-troll/självbestämmande och dels stimulans och utveckling, exempelvis genom variation i arbetsuppgifter. Även socialt stöd är en viktig faktor då det fungerar som en buffert mot stress, medan brist på stöd i sig är en stressfaktor som påverkar arbetssituationen negativt.

Arbetsmiljö och arbete vid bildskärm har studerats mycket. ”I prak-tiken har vi så gott som alltid, då nya eller förändrade IT-stöd införs, sett att man upplever det som att kraven ökar.” 7 Därför blir det otroligt väsentligt att finna sätt där införandet av nya IT-stöd kan kompletteras med god/ökad egenkontroll och socialt stöd.

6 Karasek, Robert & Theorell Töres: Healthy Work: Stress Productivity And The Reconstruction Of Working Life, 1990.

7 Sandblad, Bengt, IT-stöd i arbetet – utveckling, införande och arbetsmiljö, 2005

25

För att ta reda på hur Unionens medlemmar ser på sin arbetssituation och IT-miljö utifrån krav – kontroll – stöd aspekterna presenterades ett antal påståenden i enkäten. De berör om; IT-stöden bidrar positivt till att tidsramar och kvalitetskrav lättare kan uppfyllas, IT-stöden bidrar positivt till att kraven i mina arbetsuppgifter anpassas till min kompe-tens, IT-stöden bidrar positivt till att stödet från mina chefer och kol-legor underlättas.

Krav, kontroll och stöd Krav, kontroll och stöd

0

25

50

75

100

60% 47% 47%

IT-stöden bidrar positivt till atttidsramar och kvalitetskrav

lättare kan uppfyllas

IT-stöden bidrar positivt till attkraven i mina arbetsuppgifter anpassas till min kompetens

IT-stöden bidrar positivt till attstödet från mina chefer och kollegor

underlättas

–100

–75

–50

–25

InstämmerInstämmer ej

–29% –36% –38%

Passiv

KRAV

BESLUTS-UTRYMME

STÖD

HögaLåga

Lågt

Lågt

Högt

Högt

Spänd

Avspänd Aktiv

”Ideal”

Källa:Karasek, - Theorell;Healthy Work, 1990

26

Resultaten från undersökningen visar att en majoritet anser att IT-systemen bidrar positivt till att tidsramar och kvalitetskrav lättare kan uppnås, vilket tyder på goda uppföljningsmöjligheter för det egna ar-betet. Att IT-stöden bidrar till att kraven i arbetsuppgifterna anpassas till kompetensen kan tolkas som att IT- stöden gör att det blir enklare eller möjligt att lösa arbetsuppgifter som användaren annars skulle ha svårt att klara. Det kan till exempel vara avancerade hjälpfunktioner som vägleder användaren genom arbetsuppgiften.

På påståenden om stödet från chefer och kollegor underlättas av IT instämmer 47 procent, medan 38 procent är negativa. Det tyder på att det kollegiala stödet och ledningsstödet inte kan förlita sig på IT-syste-men utan även måste förmedlas/utövas på annat sätt och via andra ka-naler. Att se IT som en ersättare för det personliga mötet är inte rim-ligt. Frågan är om den ökade användningen av informationssystem, som ofta leder till färre direkta och personliga kontakter och möten, också leder till ökad otrygghet i arbetet eller om det delvis kompense-ras genom den ökade tillgängligheten exempelvis via e-mail och sms. Klart är dock att formerna för ledning och stöd förändras.

Kommentarer från tjänstemännen kring krav – kontroll – stöd:

” Jag tror att mail har ökat stressnivån avsevärt hos många. Det har blivit ett extra sätt att nå folk och att komma tillbaka efter semester eller sjukdom är en mardröm med en full mailbox.”

” Idag är det ett otroligt informationsflöde vilket jag upplever som stres-sande.”

3.8 Användarkraven på IT-systemen Resultaten i den här undersökningen skiljer sig inte på något väsentligt sätt mot den tidigare beträffande de krav användarna har på sina IT-system. Följande viktiga krav på IT-miljön och de IT-system som an-vänds lyfte användarna fram i 2010 års undersökning:

27

• Aktiv användarmedverkan vid utformning och val av system.• Bättre tillgänglighet och åtkomst av systemen, exempelvis vid arbete

hemifrån.• Högre flexibilitet hos systemen.• Anpassning av systemen för att bättre stödja arbetsprocesserna

istället för tvärtom.• Integration och transparens i systemen.• Utbildning och repetition i användning av systemen.• Möjlighet till snabb och kompetent datasupport.• Ökad driftsäkerhet och kortade svarstider i systemen.

28

4.1 Jämförelse med tidigare undersökningarEn jämförelse mellan undersökningarna 2007/2008 och 2010 visar att tjänstemännen i huvudsak inte har blivit mera nöjda med sina IT-sys-tem och stöd. Dessa resultat beror inte på att systemen i sig blivit säm-re utan att de fortfarande inte förmår leva upp till kraven som verk-samheten och användarna har. Tjänstemännen är i ännu lägre grad delaktiga vid införandet och uppföljningen av IT-system än 2007/2008. Förklaringarna kan vara flera. Som tidigare nämnts visar även andra undersökningar i andra sektorer att användarmedverkan i IT-projek-ten tappat mark. Det kan ha konjunkturella förklaringar, att företagen under krisåren lade fokus på andra saker, men långsiktigt är det inte bra vare sig för verksamheten eller för Unionens medlemmar. Ett stort plus i jämförelsen mellan undersökningarna är att tjänstemännen ger bättre omdömen för hur kommunikation och samverkan underlättas. Det är samtidigt betydligt fler som är delaktiga i kommunikationen med kunder eller leverantörer. En möjlig tolkning är att företag och verksamheter har större kundfokus 2010 än tidigare .

4. Har det blivit bättre?

29

Frågor/påståenden Nöjda 2007/2008

Nöjda 2010

IT-systemen har införts utifrån tydliga och välförankrade idéer

52 % 40 % �

När IT-systemen införs deltar användarna aktivt vid utformningen

44 % 30 % �

Jag har fått nödvändig information och kunskap för att använda IT-systemen

55 % 52 %

Har införandet skett i samverkan? 12 % 3 % �Gjordes en risk- och konsekvensbedömning 5 % 3 %

IT-systemen är lätta att hitta i 56 % 52 %

IT-systemen är enkla att lära sig att använda 55 % 54 %

Jag kan lita på att IT-systemen fungerar 58 % 54 %

IT-systemen har lättanvända funktioner för att ångra/ändra

46 % 49 %

IT-systemen är roliga och engagerande att använda 54 % 51 %

IT-systemen underlättar utförandet av mitt arbete 79 % 78 %

IT-systemen styr inte på ett onödigt eller besvärande sätt arbetet

52 % 51 %

IT-systemen bidrar till att ge mig större självständighet i arbetet

51 % 66 % �

IT-systemen bidrar till att jag lär mig nytt/utvecklas i arbetet

56 % 62 %

IT-systemen underlättar min samverkan med andra kollegor

67 % 76 % �

IT-systemen underlättar kommunikationen med andra enheter

65 % 81 % �

IT-systemen underlättar kommunikationen med våra kunder

60 % 73 % �

IT-systemen underlättar vår kommunikation med våra externa leverantörer.

53 % 68 % �

Det sker uppföljningar av alla anställdas behov och nöjdhet med IT

30 % 24 % �

De uppföljningar som görs ger synliga resultat 28 % 19 % �Användarna är delaktiga vid vidareutvecklingen/revideringen av systemet

29 % 30 %

Den system- och datorsupport som erbjuds för IT-systemet är bra

51 % 50 %

Som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet följs införandet upp

12 % 21 %

30

4.2 Jämförelse mellan anställda inom vård/omsorg och Unionens medlemmar

Det kan vara intressant att jämföra resultatet i undersökningen med en liknande inom en annan sektor. Vård IT-kartan 2010 (UsersAwards undersökning av användarnöjdheten med IT-system inom vård och omsorg) ger en möjlighet till en sådan jämförelse och vi kan se både svaga och starka sidor i IT-miljön för Unionens medlemmar.

Andelen nöjda användare (skala 1-10) i 2010 års undersökningar

Kriterier Vård-IT 2010 Unionen 2010

Användarmedverkan vid införande 3 2

Tillräcklig utbildning 7 5

Lätt att förstå 7 5

Flexibelt/styr inte arbetet 6 5

Underlättar kommunikation med kunden 3 7

Uppföljning av IT-kvalitet 3 2

IT-systemen i vården har inte, enligt användarna, i någon större om-fattning underlättat kommunikationerna med kunden (patienterna). Här sker kommunikationen huvudsakligen i det personliga mötet. Detta skiljer sig tydligt från resultatet i Unionens undersökning, där man istället ser en stor nytta med detta. Vård och omsorgsverksam-heterna verkar däremot ha satsat mer på utbildning än vad man tycks ha gjort inom privata näringslivet och systemen uppfattas som enklare att förstå av användarna inom vård/omsorg. Vad detta beror på är intressant att studera närmare. En hypotes kan vara att det finns en förväntan på tjänstemän inom privata näringslivet att de lättare ska förstå IT.

31

5.1 Verksamhetens utveckling – inte systemensGrunden i varför man vill införa ett nytt IT-system måste alltid vara att verksamheten behöver utvecklas. Man vill kanske effektivisera, kontrollera eller kvalitetssäkra. Om vi är överens om att företagens mål är att förbättra/utveckla verksamheten och att IT-system/IT- stödet är ett av verktygen för att uppnå denna verksamhetsutveckling, blir också slutsatsen att genom att införa ett nytt IT-system så inför man förändringar i arbetets innehåll/nya arbetsuppgifter. De föränd-ringsprocesser man arbetar efter när det gäller IT-utveckling och IT-införande ska därför inte bara vara fokuserade på hur de tekniska systemen ska utformas utan processerna ska även utgå från hur verk-samheten, arbetsorganisationen och arbetsprocesserna ska förändras och fungera.1

Om företaget har tydliga och välförankrade mål för införandet ökar chanserna att fler användare aktivt deltar i förändringsarbetet, vilket är en viktig förutsättning för ett lyckat resultat. IT-förändringar kan också leda till andra förändringar såsom förändrad bemanning, för-ändringar i arbetsorganisation och ledarskap, förändrat ansvar och befogenheter. Därför är det viktigt att planera för hur alla dessa möj-liga förändringar ska utformas och hanteras för att uppnå de eftersträ-vade positiva effekterna. Det är naturligtvis också väsentligt att se till att de inte leder till negativa bieffekter som kan uppstå i till exempel arbetsmiljö.

5.2 Arbetsmiljö – IT-relaterad stress Att nära häften av de svarande i undersökningen upplever att IT- systemen på ett onödigt sätt styr hur de måste utföra arbetet och att systemen inte är enkla att förstå, påverkar på ett påtagligt sätt deras arbetsmiljö.

1 Sandblad, Bengt, IT-stöd i arbetet – utveckling, införande och arbetsmiljö, 2005

5. Slutsatser

32

I de många kommentarerna till undersökningen pekar tjänstemännen på brister som:

• Dålig integration mellan de system man använder• Systemen är ofta tröga• Driftsäkerheten är låg• Svårt att få överblick över systemet• Utbildning och support inte är tillräckliga

Datorteknik styr och kontrollerar arbetet i högre grad idag än tidigare. När människor upplever att de är styrda av tekniken kan det leda till psykologiska arbetsmiljöproblem. Därför är det viktigt att skapa möjligheter för människor att ändå kunna påverka arbetsfördelning, arbetstakt och arbetssätt.

Eftersom det är vanligt att användarna upplever att de får mindre kon-troll över sitt arbete och sämre socialt stöd när nya IT-system införs är det viktigt att användarna är delaktiga i processen. Involveras använ-darna tidigt, kan man enklare styra utvecklingen av IT-systemet mot en lösning som är bättre anpassad till verksamheten. Genom att ta till-vara på användarnas erfarenheter och kunskaper kan man skapa system som är lättare att förstå och använda.

Om tekniken inte är anpassad efter verksamhetens behov, eller om programmen är för svåra att använda, uppstår användbarhetsproblem. Detta blir särskilt tydligt om användarna inte har tillräcklig kompe-tens inom de tekniska systemen och om möjligheterna till kompetens-utveckling är små.2

16 procent av tjänstemännen i undersökningen har uppgivit att deras arbetsuppgifter, under de senaste två åren, förändrats till det sämre. Det finns skillnader mellan dessa tjänstemän som upplever att de har fått en försämrad situation jämfört med dem som anser att den för-bättrats. Den förra gruppen anser att man inte har fått utbildning i den omfattning som man anser sig behöva, man upplever att systemen är svårare att använda och man är mindre nöjd med tjänstemännens del-aktighet vid vidareutveckling av systemen.

2 http://teknikpanik.uat.inexor.se/TeknikPanik/

33

5.3 Undersökningen 2010 Resultaten i den här undersökningen förstärker tidigare resultat och riktning på utvecklingen. Medarbetarna tycker att IT blir allt mer be-tydelsefullt och ser dess potential men får inte vara med och påverka vid införandet och uppföljning.

Medlemmarna är huvudsakligen positiva till IT. Framför allt anser en mycket stor andel (78 procent) av de svarande att IT-systemen under-lättar utförandet av deras arbete. Man ser nyttan av systemen, både internt i organisationen och externt mot kunder och leverantörer. De är till och med så positiva att de både uttrycker att de sparat mycket tid genom sina IT-system och att det finns en stor framtida potential att spara ännu mer genom effektivare, mer användarvänliga lösningar. Arbetsgivarna har helt enkelt många positiva medarbetare som har åsikter och idéer om hur man kan bli effektivare, kopplat till IT-syste-men och deras utformning.

Problemet är att Unionens medlemmar samtidigt, nu i ännu lägre grad än tidigare, inte upplever att de kommer till tals vid införandet av nya IT-system. De upplever att IT-systemen allt mer sällan införs utifrån tydliga och välförankrade idéer. Medlemmarna får inte aktivt delta i utformandet av arbetsrutiner o dylikt vid införandet av system. Facket eller arbetsmiljöombud är inte heller med i processen och/eller genom-för risk- och konsekvensbedömningar inför införandet av nya system. Användarinflytandet har sjunkit avsevärt sedan tidigare undersök-ningar.

När inhämtas då personalens kunskap om vad som behövs för att ut-veckla verksamheten, och därmed vilket behov av IT-stöd man har? Kan det vara så att detta istället sker i efterhand det vill säga i uppfölj-ningen av systemen och deras funktionalitet? Tyvärr är så inte fallet. Över hälften av de svarande i denna undersökning är inte nöjda med i vilken omfattning det sker uppföljningar av användarnas behov och nöjdhet av IT och beträffande deras delaktighet i vidareutvecklingen/revideringen av IT-systemen.

34

Det visar sig också att det är vanligt att de svarande anser att de inte har fått tillräckligt med information och kunskap/utbildning för att kunna använda systemen på ett effektivt sätt. I en jämförelse ser man här att vård- och omsorgsverksamheterna verkar ha satsat mer på att ge tillräckligt med utbildning än vad man tycks ha gjort inom privata näringslivet och systemen uppfattas också som enklare att förstå inom vård/omsorg.

5.4 Delaktighet och inflytande Undersökning visar att det finns ett stort intresse från Unionens med-lemmar att vara med och bidra till utvecklingen av företagen. Många ser att systemen skulle kunna bli mer effektiva, arbetsverktygen bli bättre och att tid skulle kunna sparas. Det skulle naturligtvis även kunna spara stora pengar, enligt medlemmarnas egna bedömningar, uppemot 13 miljarder på ett år.

Att inte använda denna potential är ett systemfel som på olika sätt drabbar Unionens medlemmar. Dels blir verksamheten mer sårbar, vilket på lång sikt är ett hot mot jobben och dels innebär de dåliga IT-lösningarna en sämre arbetsmiljö där risken för frustration, stress och utbrändhet ökar.

Att IT-systemen de facto är det viktigaste arbetsredskapet för tjänste-männen innebär att man måste ställa stora krav på IT-systemen när de införs, utvecklas och förvaltas. Därför är det allvarligt att tjänstemän-nen erfarenheter i så liten grad samlas in och tas tillvara, att delaktig-heten sjunker. Både denna och tidigare undersökningar visar att den fackliga organisationen har en mycket viktig roll att spela för att få till bra utvecklings- och införandeprocesser i verksamheten.

5.4.1 Verktyg för medverkanHur når vi då fram till en fungerande användarmedverkan? Naturligt-vis anser Unionen även fortsättningsvis att det ska finnas väl förank-rade rutiner för användarmedverkan vid införandet av nya och/eller förändrade IT-system och delaktighet under hela den processen.

35

Det är också viktigt att lyfta möjligheten till delaktighet som finns genom det systematiska arbetsmiljöarbetet.

• Inkludera IT-systemen i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Då ska-pas en grund för att formulera krav för hur IT-systemen behöver fungera för att stödja medlemmarnas arbetsprocesser.

• Kartläggning av IT-relaterad stress. Färdig undersökning finns på Prevents hemsida ”Konsten att undvika teknikpanik”.3

5.4.2 IT-skyddsrondEtt annat nyare verktyg som dykt upp är IT-skyddsronden.

• Prova en s.k. IT-skyddsrond för att fokusera på att jobba med uppfölj-ning för förbättringar.

Inom vård och omsorg har det visat sig att många kvalitetsbrister och potentiella patientsäkerhetsrisker är kopplade till IT-systemen. Exem-pelvis är överblicken över patientinformationen i många system brist-fällig. En stor utmaning för vården har varit att hitta bra och effektiva metoder för att komma tillrätta med IT-systemens brister. Ett intres-sant exempel är den så kallade IT-skyddsronden, något som har prak-tiserats bland annat på Sahlgrenska i Göteborg (sprunget ur projektet Aktiva avvikelser).4

Användarna föreslog en åtgärdsplan som bland annat innehöll följande krav:

• Motivera och skapa incitament – visa på tidsvinst eller ökad säkerhet.

• Inför IT-skyddsronder regelbundet – med uppföljning för förbätt-ringar.

• Låt IT-leverantörerna gå med ute på golvet tillsammans med personal – mycket teknik finns som vi inte känner till, många funktioner kan förbättras i verksamheten som de inte känner till.

3 http://teknikpanik.uat.inexor.se/TeknikPanik/Gor-en-kartlaggning/Enkat/4 Båtelsson, Karin, http://www.sjukhuslakaren.se/2009/10/27/vad-ska-inga-i-en-it-rond-

%e2%80%a6och-vad-ar-det-for-nat/

36

• Och framförallt, genomför konsekvensanalyser innan och utvärde-ringar efter förändringar och införande av ny teknik, för återföring till verksamheten.

De förslag och krav som användarna beskriver skulle mycket väl kun-na fungera även på andra arbetsplatser.

Möjliga deltagare: Fackligt ombud, Verksamhetschef, IT-ansvariga, eventuellt på olika nivåer, Systemleverantör.

Tänkbart innehåll:

• Hårdvara – mjukvara• Systematisk genomgång av de system som ska granskas• Ergonomi• Utbildning kring IT-systemen• Haverirutiner

Ett exempel kan hittas på: http://www.slf.se/upload/Lakarforbundet/Trycksaker/PDFer/it-rond.pdf

5.5 Arbetsgivarnas ansvar Även om Unionen har medlemmar och förtroendevalda som är beredda att bidra i dessa processer så faller naturligtvis huvudansvaret på arbetsgivarna. Vi vill här särskilt lyfta tre punkter av betydelse:

• Användarmedverkan/användbarhet: IT-systemen ska vara anpassade till användarna. IT-verktyg används för att underlätta, förbättra och effektivisera arbetet. För att uppnå detta behövs att arbetsgivarna i större utsträckning ser kopplingen mellan användarmedverkan, nöjda användare och lönsamhet. Vår undersökning visar att här finns en stor potential för företagen att spara pengar. Det ska vara en självklarhet att medarbetarna är med under hela införande-, genom-förande- och uppföljningsprocessen.

37

• Arbetsmiljökunskap för cheferna: Arbetsmiljöfrågorna ska väga tungt vid utvärdering, införande och planering av IT-miljön. För att IT- miljön ska bli bra krävs också goda arbetsmiljökunskaper från led-ning och chefer, särskilt om de arbetsmiljörisker som datorstött arbete kan medföra. Verksamhetscheferna behöver mandat, tid och kunskap för att uppfylla denna roll. Här finns också företagshälso-vården som ett möjligt expertstöd till cheferna.

• Tillräcklig kunskap och information för medarbetarna: Alla ska ha rätt till en återkommande och individuellt anpassad kompetens-utveckling, så att man klarar att använda IT-systemen effektivt och säkert. Annars finns risker att IT-relaterad stress kan uppstå då an-vändaren känner att den inte kan hantera verktygen.

38

Bilaga 1: Om UsersAwardUnionens IT-miljöundersökning har genomförts av UsersAward. UsersAward har tidigare genomfört ett stort antal enkätundersök-ningar och analyser av användares upplevelser av IT-stöd i arbetslivet (t.ex. IT-kartan 2002), och har tillsammans med forskare från CID (Centrum för användarorienterad IT-design), KTH och Uppsala Uni-versitet (HCI), utvecklat en egen metod för att kartlägga användarnas upplevelser av sina IT-stöd. Forskarna vid samverkande kompetens-centra CID och HCI har lång erfarenhet av utvärdering av verksam-hetsnära IT-stöd.

Med denna metod har UsersAward genomfört olika undersökningar och uppdrag, bl.a.;

• ”Bank-IT-kartan”. Undersökningar av IT-system på svenska bank-kontor.

• Skatteverket. (Användarnöjdheten med IT-systemen i Skatteverket, intern rapport).

• Vård-IT-kartan. ( IT-system och IT-användning i svensk vård och omsorg).

• IT-kartan. (IT-system och användare i svenskt näringsliv).

Detta innebär vidare att de metoder som använts vid framtagningen av Unionens IT-karta har testats vid ett stort antal tillfällen och att resul-tat och utfall kan jämföras med andra liknande undersökningar. En av poängerna med att använda samma kriterier (med viss anpassning av begrepp och språkbruk) för de olika verksamheterna är att kunna göra jämförelser mellan branscher och applikationsområden.

Bilagor

39

Bilaga 2: Övergripande beskrivning av undersökningenUsersAward har för denna undersökning genomfört en enkätunder-sökning och en bortfallsundersökning bland Unionens medlemmar.

2.1 EnkätundersökningenUrvalet har gjorts utifrån Unionens medlemsregister, där medlemmar med e-postadresser slumpmässigt valts ut. En preliminär bedömning av antalet erforderliga enkäter har baserats på behovet av fördjupning och uppskattad svarsfrekvens. Enkäterna har besvarats via webbfor-mulär. En uppmaning att besvara enkäterna har skickats ut via e-post.

Enkätundersökningen 2010 har besvarats av 2500 av 5000 användare. Svarsfrekvensen är 51 procent.

Svarsfrekvensen är relativt god för den här typen av undersökning. Vi rekommenderar ändå att resultaten ska tolkas med viss försiktighet då antalet varianter av system och tillämpningar är mycket stor.

Det stora totala antalet svarande och mängden kommentarer som tjänstemännen har lämnat bidrar till att göra de kvalitativa resultaten rimligt säkra Att gruppen användare som tillfrågats är representativ för hela Unionen gör att vi anser att undersökningen ger en god bild av de erfarenheter tjänstemännen som helhet har av IT-systemen.

En jämförelse mellan tidiga resultat och sena resultat i undersökning-en visar god överensstämmelse mellan resultaten (alla skillnaderna är mindre än ±2procent för enskilda kriterier).

2.2 BortfallsundersökningenBortfallsundersökningen skickades ut till alla de som inte besvarade huvudenkäten. Svarsfrekvensen bland dessa var 30 procent. Eftersom samma frågor ställdes innebär detta att svarsfrekvensen ökade från 40 procent till drygt 50 procent på de viktigaste frågorna.

40

De viktigaste anledningarna till att medlemmarna inte svarat framgår av tabellen nedan:

Svar

Inte på eller i arbete när under-sökningen genomfördes

Tekniska problem med länk eller enkät

Hade inte tid

Glömde bort den

Använder sällan aldrig IT Annat

Respondenter 54 13 323 155 34 70

Andel respondenter 8% 2% 50% 24% 5% 11%

Mer än 80 procent av de svarande i bortfallsenkäten anger att de an-tingen inte varit närvarande eller inte hade tid eller helt enkelt glömde bort att svara.

En jämförelse mellan medeltalen för de båda undersökningar visar på relativt små eller inga skillnader mellan de som svarat i huvudunder-sökningen eller bortfallsundersökningen.

Kriterier Huvudundersökning (medeltal)

Bortfallsundersökning (medeltal)

Jag har fått nödvändig information och kunskap för att använda IT

4 4

IT-systemen är enkla att lära sig att använda 4 4

IT-systemen bidrar till att jag lär mig nytt/utvecklas i arbetet

4 4

IT-systemen underlättar kommunikationen med andra enheter inom verksamheten

5 5

Användarna är delaktiga vid vidareutvecklingen/revideringen av IT

3 3

Jag kan lita på att jag inte kontrolleras eller övervakas elektroniskt

3 3

Hur mycket tid tror du att du skulle kunna spara per dag

4 5

I bortfallsundersökningen har de svarande något högre uppskattning-ar av vad som kan antas sparas om IT-systemen fungerade som man önskade.

41

2.3 Demografiska data 1. Hur lång tid arbetar du med datorarbete varje dag?

Svar Antal respondenter Andel respondenter av totalInte alls 10 1%

Mindre än 15 minuter 24 1%

15 min – 1 timme 79 4%

1–3 timmar 211 11%

3–6 timmar 552 29%

Mer än 6 timmar 1017 54%

Total: 1893 100%

83 procent av tjänstemännen använder IT mer än 3 timmar per dag.

2. Har du bytt arbetsuppgifter de senaste två åren?

Svar Antal respondenter Andel respondenter av totalJa 390 21%Ja, delvis 584 31%Nej 920 49%Total: 1894 100%

Hälften av tjänstemännen har bytt eller delvis bytt arbetsuppgifter under de två senaste åren. Det finns dock inga skillnader mellan gruppen som har bytt arbetsuppgifter och de som inte har det avseende nöjd-heten med IT-systemen.

42

3. Har arbetsuppgifterna förändrats?

Svar Antal respondenter Andel respondenter av totalFörändrats till det sämre 299 16%

Ingen skillnad 913 49%

Förändrats till det bättre 644 35%

Total: 1856 100%

Under de senaste två åren har 16 procent av tjänstemännen sett sina arbetsuppgifter förändrats till det sämre. Det finns skillnader mellan de som upplever att de har fått en försämrad situation jämfört med dem som anser att den förbättrats. Den förra gruppen anser att man inte har fått utbildning i den omfattning som man anser sig behöva, man upp-lever att systemen är svårare att använda och man är mindre nöjd med tjänstemännens delaktighet vid vidareutveckling av systemen.

4. Kön?

Svar Antal respondenter Andel respondenter av totalMan 895 47%

Kvinna 993 53%

Total: 1888 100%

Det finns inga tydliga signifikanta skillnader mellan könen men dock en tendens att kvinnor är mera nöjda än män (0,2 högre medeltal).

43

5. Hur många anställda finns på företaget?

Svar Antal respondenter Andel respondenter av totalMindre än 9 96 6%

10 till 19 105 7%

20-49 199 13%

50-99 123 8%

100-249 209 14%

250-499 174 12%

Fler än 500 585 39%

Total: 1491 100%

Den största gruppen av respondenterna arbetar på stora företag eller koncerner. Det finns inga större skillnader mellan grupper annat än att de i små företag vet i större utsträckning om e-posten blir kontrollerad eller ej.

6. Hur gammal är du?

Svar Antal respondenter Andel respondenter av totalYngre än 25 år 19 1%

25-34 år 249 17%

35-44 år 335 22%

45-54 år 621 42%

Äldre än 54 år 270 18%

Total: 1494 100%

Inga skillnader finns mellan åldersgrupperna generellt sett. Det finns skillnader mellan äldsta och yngsta åldersgruppen t.ex. avseende att de yngre menar att systemen är enklare att lära men anser i mindre grad att man lär sig nytt genom systemen. Eftersom den yngsta åldersgrup-pen är mycket liten antalsmässigt är det svårt att dra slutsatser för hela kollektivet utifrån den.

44

7. Ange högsta utbildning

Svar Antal respondenter Andel respondenter av totalGrundskola 93 6%

Gymnasieskola 577 39%

Eftergymnasial utbildning 335 23%

Högskola/universitet 442 30%

Annan högre utbildning 30 2%

Total: 1477 100%

En tendens är att ju högre utbildning tjänstemännen har desto mindre nöjda är de med IT-systemens stöd i arbetet (=0,5 i snittskillnad mellan grundskola respektive annan högre utbildning). Undantag är bland annat påståenden om personlig integritet där tjänstemännen ger i stort sett samma omdömen oavsett utbildningsnivå.

8. Har du tidigare deltagit i någon IT-undersökning från Unionen/Sif/HTF liknande denna?

Svar Antal respondenter Andel respondenter av totalJa 87 6%

Nej 1401 94%

Total: 1488 100%

Inga skillnader mellan de som tidigare har deltagit i IT-miljöundersök-ningar och andra.

45

9. Användarnas självuppskattning av tid som borde kunna sparas

Svarsalternativ Antal min Antal svar per alternativ Kan sparaIngen 0 60 0

<10 minuter 5 120 600

10–29 min 20 284 5680

30 min – 1 tim 45 420 18900

1 – 2 tim 90 303 27270

mer än 2 120 382 45840

Vet ej/ej 0 581 0

Antal svar 2150

Total tid/dag 98290

Antal min/dag 46

Vi har ställt frågan om hur mycket tid man tror sig kunna spara/dag om systemen fungerade som önskat. Användarna uppskattar att man kan spara i genomsnitt 46 minuter. Besparingen för de som svarat ”vet ej ”har satts till 0. Vi har också ställt frågan till medlemmarna om hur mycket tid de tror att de redan har sparat med hjälp av IT jämfört med när dokumentationen var på papper (vilket kan vara länge sedan för vissa grupper av användare). Beräkningen av redan sparad tid har skett på motsvarande sätt. Den uppgår till drygt 61 minuter.

46

10. Beräkning av genomförda och möjliga besparingar med hjälp av IT

Genom att multiplicera antalet yrkesverksamma medlemmar i Unionen (årssiffran för 2009, arbetslösa borträknat) med den aktuella lönekost-naden (beräknad utifrån medianlönen för Unionens medlemmar 2009 + arbetsgivaravgifter, 40 timmars arbetsvecka, 220 arbetsdagar per år) kan effekterna av användarnas självuppskattningar beräknas.

Medlemmar i Unionen dec 2009 (aktiva yrkesverk-samma, ej arbetslösa)

Medianlön Unionen 2009 + arbetsgivar- avgifter 31.42 %/månad

Kostnad/tim (176 tim/månad = 40 tim/v

Genomsnitt timmar per dag som förloras/ sparas

Genomsnitt per person och år (220 dagar) Summa

Kan spara 370 000 36 750 208 0,76 220 12 867 712 000

Har sparat 370 000 36 750 208 1,02 220 17 269 824 000

Beräkningarna visar att hela 12,8 miljarder skulle kunna sparas om systemen fungerade som användarna önskade och då endast beräknat på Unionens medlemmar. Utöver det finns ett stort antal tjänstemän som är organiserade i andra förbund eller oorganiserade. Räknas även deras potentiella arbetsbesparing in handlar det om ännu större summor. Användarna gör även uppskattningen att IT redan har sparat 17,2 miljarder, återigen beräknat på Unionens medlemmar.

Brynjolfsson, Erik and Saunders, Adam, Wired for Innovation: How Information Technology is Reshaping the Economy. The MIT Press, 2009

Båtelsson, Karin, Sjukhusläkarföreningens vice ordförande: http://www.sjukhuslakaren.se/2009/10/27/vad-ska-inga-i-en-it-rond-%e2%80%a6och-vad-ar-det-for-nat/

Karasek, Robert & Töres Theorell: Healthy Work: Stress Productivity And The Reconstruction Of Working Life, 1990.

Prevent: http://www.prevent.se/sv/Arbetsmiljoupplysningen/Amnen/Teknikstress/

Prevent: http://teknikpanik.uat.inexor.se/TeknikPanik/

Sandblad, Bengt: IT-stöd i arbetet – utveckling, införande och arbets-miljö, Statens kvalitets- och kompetensråd, 2005

The Standish Group: The CHAOS Report, 2001

UsersAward, Vård-IT-kartan, 2010

Referenser

Olof Palmes gata 17105 32 Stockholm08-504 15 000www.unionen.se

Tnr:

1469

:1 IS

BN: 9

78-9

1-739

1-270

-9 U

pplag

a: 30

00 ex

Illu

stra

tion:

Tove

Hen

nix P

rodu

ktio

n: Un

ione

n Tr

yck:

NRS

Mar

s 201

1