tipo dedocumento «':» .~ caracterizacion del … · externos../ listado maestro de...
TRANSCRIPT
Tipo de Documento
«':» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo
Empresa de AC:l,leduc:lo, 51.23Alc:anta~~r.g~l.~~pde Yapal
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión_ ...._.~2014-12-19 2014-12-19 01
1. INFORMACION GENERAL
IDENTIFICACION DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO: Contabilidad I TIPOLOGIA: Proceso de Apoyo
RESPONSABLE O LIDER DEL PROCESO: Contador
OBJETIVO DEL PROCESO:Reconocer y revelar la información contable y financiera de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Yopal E.LC.E -E.5.P, de acuerdo con
- características- de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad,-teniendo en-cuenta los prinCipios de contabilidadpúElica, las normas técnicas de lainformación contable y demás normas, procedimientos y políticas que rigen en materia contable y tributaria, con el fin de contribuir a la toma de decisiones.
DESCRIPCION DEL PROCESO
Este proceso contable comprende el conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos ylas operaciones financieras, económicas, sociaies y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para que la Empresa de Acueducto,Alcantarillado y Aseo de Yopal EICE -ESP preste sus servicios. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de laEmpresa, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, ios incorpora en suestructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación ensu estructura de libros y luego ios agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la tomaoportuna de decisiones sobre los recursos por parte de los diversos usuarios
RECURSOS REQUISITOS LEGALES-NUMERALES NORMA PROCEDIMIENTOSAPUCAR
Decreto 410 de 1971 - Código de ./ Conciliación bancariaTecnólogo contableComercio.Contador ./ Realizar pagosSecretarias de cada Dirección
HUMANOS Auxiliar administrativo tesorería Decreto 624 de 1989 \'Por el cual se ./ Manejo de caja menorTesorero expide el Estatuto Tributario de losDirector Administrativo y Financiero impuestos administrados por la Dirección ./ Rendición de informesRepresentante Legal
General de Impuesto Nacionales "
Página 1 de 10
Tipo de Documento
«'» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo51.23
Empresa de Acueducto,Alcantari~~~~¡.~~~/eYopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión___ ._.l'M-oO
2014-12-19 2014-12-19 01
TECNOLÓGICOS
Software Financiero y Contable, softwareComercial, Software Recursos Físicos
(Almacén y Recursos Humanos), SoftwareGestión Documental,Hojas de calculo
Procesador de Texto,Internet ilimitado.
Actualizaciones de validadores de información
Ley 142 de 1994 - Ley de serviciospúblicos domiciliarios.
Régimen de Contabilidad Pública.
Decreto 115 de 1996 "Por el cual seestablecen normas sobre la elaboración,conformación y ejecución de lospresupuestos de las EmpresasIndustriales y Comerciales del Estado yde las Sociedades de Economía Mixtasujetas al régimen de aquellas,dedicadas a actividades no financieras".
Manual de contratación de la Empresa.
.¡' Elaboración de estadosfinancieros
.¡' Proceso de interfaces
.¡' Elaboración ypresentación de declaracionestributarias
.¡' Calculo y registro deprovisiones
Estatuto OrgánicoFinanciero.
del Sistema
INFRAESTRUCTURAEquipo de Computo (2)
Impresoras, papelería, útiles de Escritorio,Escritorios
ISO 9000 y NTCGP 1000 numerales:
4.1 REQUISITOS GENERALES, 4.2.3.Control de Documentos, 4.2.4. Control deRegistros, 6.1. PROVISIÓN DERECURSOS, 8.1. GENERALIDADES, 8.2SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, 8.2.3Seguimiento y Medición de los Procesos,8.4 Análisis de Datos, 8.5 MEJORA, 8.5.1Mejora Continua, 8.5.2 Acción Correctiva,8.5.3 Acción Preventiva.
Normatividad aplicable al sector.
Página 2 de 10
Tipo de Documento
«'» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo
Empresa de Acueducto,51.23
Alcanta~~~go:'l.~;:pde YopalFecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión""'-_ .•.•...
2014-12-19 2014-12-19 01
SEGUIMIENTO Y MEDICIONPARAMETROS DE CONTROL
Para el proceso contable de la EAAAY-EICE-ESPse establecerán los siguientes Parámetros de control
./ Cumplimiento con la información en las fechas establecidas por los entes de control.
./ Cumplimiento con las solicitudes de información por parte de Usuarios Internos y Externos .
./ Seguimiento a los Procedimientos establecidos .
./ Conciliación de Información entre las diferentes dependencias que alimentan al sistema contable (Tesorería. Recursos Humanos, Almacén; Comercial,Cartera, Facturación y demás dependencias involucradas)../ Verificación de balances de comprobación mensuales ../ Verificaciones de Formas de pagos establecidas en cada uno de los contratos objeto de elaboración de órdenes de pago ../ Verificación legal, conceptual, y procedimental de documentos soportes que respaldan los Hechos económicos a registrar en los libros decontabilidad../ Consecutivos de comprobantes contables .
INDICADORESDIRECTRIZ DE LA POUTICA OBJETIVO DE CALIDAD INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA
R.P. - 5.000
Activo corriente - Pasivo MillonesCapital de trabajo
corrienteCONSOUDADO Mensual
- 35.000Millones
Cumplir con todos los Rotación de capital de Ingresos totales / Capital de>1 Mensual
requisitos legales y trabajo trabajo
reglamentarios aplicables aRazón corriente olas actividades de la Activo corriente / Pasivo
Empresa. Liquidez financiera acorriente
L ~ 1.1 Mensualcorto plazo
Activos corrientes -Alta liquidez Inventarios - Deudores/ L ~ 1.1 Mensual
Pasivo corriente
Activos corrientes -Prueba Acida Inventarios / Pasivo L ~ 1.1 Mensual
corriente
Página 3 de 10
I
L
Tipo de Documento
«':» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo51.23
Empresa de Acueducto.Alcanta~~r.g:{':~~~pde Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión-_ ............
2014-12-19 2014-12-19 01
Rotación de cuentas por Cuentas por cobrar / ValorCumpliendo con todos cobrar por Servicios 70 días Mensuallos requisitos legales y Públicos facturado x 365
reglamentarios,mejorando Endeudamiento total Total pasivo / Total activo E,; 60% Mensualcontinuamente elsistema de gestión decalidad, utilizando todos Financiación propia Patrimonio / Activo total E <: 40% Mensuallos medios necesariospara que la operación Promover la mejorasea cada vez más eficaz continua del Sistema de Margen Neto de Utilidad Utilidad Neta / Ventas Netas 0.5% Mensualy eficiente a fin de Gestión de la Calidad.cumplir
Rentabilidad en relación Resultado del ejercicio /satisfactoriamente con 0.5% Mensuallos objetivos de la con los Ingresos totales Ingresos totalesorganización y losrequerimientos de los Rentabilidad en relación Resultado del ejercicio /usuarios. con los Ingresos Ingresos operacionales 0.5% Mensual
Operacionales
Índice de rentabilidad Resultado del ejercicio / 0.5% Mensualdel activo ROA Total de activos
Índice de rentabilidad Resultado del ejercicio / 0.5% Mensualdel Patrimonio ROE Total de Patrimonio
Control de gastos Gastos financieros / Venta o <1% Mensualfinancieros Ingresos Operacionales
% de gastos financieros Gastos financieros / Utilidadsobre la utilidad <1% Mensualoperacional Operacional
Página 4 de 10
Tipo de Documento
«':» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo
Empreaa de Acueducto, 51.23Alcantar~~~g~l_~~pde Yopa!
Fecha de Elaboración Fecha Uttima Modificación Versión..._-,-2014-12-19 2014-12-19 01
(( Costos + gastosCoeficiente Operacional operacionales )/i ngresos ,; 100% Mensual
operacionales)* 100
Relación de Gastos (Gastos operacionales /operacionales sobre <30% MensualMaximizar recursos, Ingresos operacionales Ingresos operacionales)* 100
racionalizar costos y reducirRelación de Costo degastos que permitanventas sobre Ingresos (Costo de ventas / Ingresos <80% Mensualimpactar positivamente el operacionales)* 100
coeficiente operacional. operacionales
Control de Gastos (Gastos administrativos / <30% Mensualadministrativos Ingresos operacionales)* 100
Control de Gastos (Gastos provisión,
provisión, depreciación depreciación/ Ingresos <6% Mensualoperacionales)* 100
Dependencia financiera (Operacionesde operaciones interinstitucionales / Total <2% Mensualinterinstitucionales ingresos)* 100
Dependencia financiera (Otros ingresos / Total <2% Mensualde Otros ingresos ingresos)* 100
% de eficiencia en el (Número de Acciones
cierre de acciones correctivas resueltas / 100% Mensualcorrectivas número de Acciones
correctivas)* 100
Control de conciliaciones (Número de Ajustes100%Realizados / Numero de Mensualentre dependencias Conciliaciones)* 100
Nota. Las metas de los indicadores financieros se establecieron teniendo en cuenta los resultados obtenidos en el mes de octubre de 2014 y losexigidos por la resolución CRA 315 de 2005.
Página 5 de JO
Tipo de Documento
«':» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo
Empreaa de Acueducto.51.23
Atcanla1!~~~I. ~~pde Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión0IfT. __ •••••..•
2014-12-19 2014-12-19 01
DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION.¡' Registro de recibido y control de órdenes de pago.¡' Libros auxiliares de Contabilidad Software Financiero (Tesorería, Recaudos Presupuesto y Contabilidad).¡'
.¡' Reportes de los Diferentes oficinas (Almacén, Tesorería, .¡' Software de recursos Físicos ( Recursos Humanos - Almacén)Recursos Humanos, Facturación, Cartera, Comercial) .¡' Software Comercial ( Módulos de Facturación y Cartera).¡' Reportes de Interfaces de procesos.¡' Reporte cuenta de obligaciones fiscales.¡' Extractos Bancarios
2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES
PROCESOPROVEEDOR
ENTRADAS ALPROCESO
ACTIVIDADES DESCRIPCIONRESPONSABLEACTIVIDAD
REGISTRO CRITERIOSDE CONTROL
SALIDA DEPROCESO
PROCESOCUENTE
./ Verificación de lossoportes contables
./ Elaboración deprocedimientos delsistema contable.
./ Definir permisos yrestricciones para losusuarios delaplicativo contable.
./ Participar en laplaneación e metasde la informaciónfinanciera de laEmpresa.
Oficina deContabilidad
./ Documentos delS.G.C.relacionadoscon elproceso
./ Mapasde procesos
./ Procedimientos
./ Registros
./ Cumplimiento conlos entes decontrol y losentesexternos.
./ Listadomaestro dedocumentos
Archivos planosdigitales
Firma Libro Controlde Cuentas
Plan de Acción
Contador yTecnólogoContable
Se planificatodo el procesocontableestableciendometodologías,procedimientos yplanes de trabajopara el adecuadoregistro y controlde la informaciónfinancierareflejando todoslos hechoseconómicos através de lageneración de losestadosfinancieros.
de laplan
./ Definircomprobantescontables.
./ VerificaciónEstructura delcontable .
./ Calendariostributarios.
./ Calendarios deentrega deinformación par partede las Entidades deControl.
./ Requerimientos deEntidades de Controlo Clientes Externos.
./ Conceptos de la PDIAN.
./ Instructivos de la5SPD.
./ Documentossoportes de lastransaccioneseconómicas yfinancieras.
./ Instructivos de laContaduría General dela Nación.
Todos losprocesos
página 6 de 10
Tipo de Documento
«':>:> CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo
Empresa de Acueduclo, 51.23Alca"ta~~~g~l.~é:p de Yopal
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión"". __ 7M.4
2014-12-19 2014-12-19 01
.". Requerimientos deinformación por partede 105 Clientesinternos de laEm resa.
./ Realizar Notas deContabilidad
./ Realizar Interfacesde Almacén,
./ Realizar Interfacesde Nomina
Todos losProcesos
UsuariosExternos
Entidades deControl
,¡' ComprobantesContables.
./ EstadosFinancierosti' Librosoficiales.". DeclaracionesTributarias./ InformesEntes deControl./ InformesClientesInternos yExternos./ Actas deConciliaciónentredependencias.ti' ActosAdministrativos.
ti' Consecutivo dedocumentos./ Aplicabilidad de lasNormas deArchivo yCorrespondencia.". Arqueosde Cajamenorti' Normasde ControlInternoContable./ Auditoria Internacontrolinterno.". Balancede Prueba ocomprobación,¡' CalendariosTributarias
de
de
de
de
dede
ti' Ordenespago.". NotasContabilidad.". ConciliacionesBancarias ../ Conciliacionesde Almacén./ Conciliacionesdirección comercial./ Comprobantesde nomina./ Interfaces deproceso ( Almacén
Recaudos,yNomina
Facturación)ti' Comprantes deCaja menor.". Resoluciones dePago deImpuestos../ FormatosDeclaracionesTributarias.,¡' ReportesEnvíosInformación,/ EstadosFinancieros./ LibrosContabilidadti' Certificados deRetenciones./ CertificacionesContables,ti' Respuesta deOficios
Contador yTecnólogoContable
los
enforma
de los
Realizar losregistroscontables detodos los Hechoseconómicos,sociales,ambientales yfinancieros que sepresentan en laEmpresa,teniendo encuenta losprincipios deContabilidadgeneralmenteaceptados enColombia, lasnormas y loslineamientosestablecidos porlos diferentesentes de control.
Realizarestadosfinancierosdebidadentroplazosestablecidos, parala rendición deinformes y latoma dedecisiones enfonna oportuna,estos estadosdeben refiejar lasituación real de
facturasde Otros
./ Realizarde Ventasservicios
./ Realizar interfacede servicios públicos
./ RealizarConciliación deAlmacén
./ Realizar lasórdenes de pago
./ RealizarConciliacionesBancarias
.". Realizarreembolsos de Cajamenor
./ Realizar pagos deCaja menor
./ VerificarComprobantes deNomina
.". Facturas
./ Contratos
./ Solicitudes dedesembolso deanticipos.". Actas parciales.". Actas deliquidación./ Cuentas de Cobro./ Solicitudes defacturación./ Soportes deMovimientos dealmacén./ Soportes denomina./ Soportes defacturación,¡' Soportes decartera,¡' Soportes derecaudo./ Actosadministrativos./ Resoluciones depago,¡' Soportes deTesorería.". ExtractosBancarios
Todos losprocesos
Página 7 de 10
Tipo de Documento
«':» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo
Empresade Acueducto.51.23
AICant8~~~l.~~pde Yapa! Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión_._.000.'_2014-12-19 2014-12-19 01
./ Elaboración deEstados Financieros
./ Rendición deInformes
./ Realizarcertificaciones deInformación
Contador yTecnólogoContable
Realizar lasdeclaracionestributariasestablecidas porlas normas ydentro de losplazos fijados porlos diferentescalendariostributariosexpedidos porcada entidad decontrol.
Realizar infonnesy de acuerdo a losplazosestablecidosdando respuestaoportuna bajo elprincipio decalidad de laInformación yveracidad de lascifras contenidasen los estadosfinancieros.
de la empresa en unperiodo de tiempodeterminado .
Cierres./ Realizarcontables
./ Elaborarrespuestas a losdiferentes Usuariosde Informaciónexternos e internos
,/ Analizar laInformaciónFinanciera
,/ Realizar Balancesde Comprobaciónpara verificar laInformación Contable
./ RealizarRecomendaciones./ Certificar estadosFinancieros
./ Presentación deDeclaracionesTributarias.
./ ElaboraciónDeclaracionestributarias
./ ExpedirCertificados deRetenciones.
Página 8 de 10
Tipo de Documento
«':>:> CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo
Empresa de Acueducto.51.23
A'canta~~~g~l.~~pde Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión_._-~2014-12-19 2014-12-19 01
o/ Análisis de losdocumentossoportes de losregistroscontables.
o/ Análisis de:cuentas o/ Libros Auxiliares
o/ Verificación de Contables. cuentas contablesregistros contables en Contador y del sistemael sistema financiero. o/ Seguimiento Financiero.o/ Verificación de las a indicadores. Tecnólogo EstadosInterfaces que Contable Financieros Proceso de
o/ Informes del Informes Contabilidadsistema financiero. alimentan al software o/ Seguimiento o/ Cruce de Certificadoso/ Informes del contable al cumplimiento cuentas contables
Sistema Comercial. de los Vs Interfaces de
Informes delo/ Verificación de la procedimientos procesos (o/
Sistema de Recurso correcta causación de contables Facturación,
Físicos ( Almacén los comprobantes Almacén ,, contables generados o/ Elaboración Tesorería, RecursosProceso de Recursos Humanos) por las de interfaces. de Informes Humanos)o/ Informes de VContabilidad Cartera
o/ Verificación delBalance de Prueba o/ Seguimiento o/ Certificación deo/ Estado de Cuenta
de la Dian.o/ Realizar ajustes al Cumplimiento Cumplimiento en la
o/ Reportes de requeridos. de los rendición de
Informacióno/ Rendición de Calendarios informes
expedidos por los Informes a los Tributarios. expedidos por los
Diferentes Entes de diferentes entes de diferentes entes de
Control control. o/ Seguimiento control oo/ Elaboración de a las fechas de Contador y consultados en lasinformes e presentación de
Tecnólogo plataformasindicadores de Informes a las Contable tecnológicas Estados Proceso degestión del proceso. Entidades e dispuestas para tal Informes Financieros Contabilidad
Control y fin Certificadosverificación delosCumplimientos
o/ Verificacióndel Estado deCuenta de laDIAN
Página 9 de JO
Tipo de Documento
«'» CARACTERIZACION DEL PROCESO CONTABILIDAD FormatoCódigo
Empresa de Acueduc:to.51.23
Alc:antar;:~~l.~S~pde Yapal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión...•_-_ .....,2014-12-19 2014-12-19 01
PLANEAR _ HACER m__V_E_R_IF_IC_A_R A_CT_U_A_R__
Proceso deContabilidad Auditorias Acciones correctivas y
preventivas
p
Tomar accionescorrectivas ypreventivas delas diferentesactividades.
Contador AccionesCorrectivas
Mejoracontinua delos procesos
Proceso deContabilidad
3. DOCUMENTOSRELACIONADOS
,¿ Procedimientos: Conciliación bancaria, Realizar pagos, Manejo de caja menor, Rendición de informes, Elaboración de estadosfinancieros, Procesode interfaces, Elaboración y presentación de declaraciones tributarias, Calculo y registro de provisiones.
,¿ Decreto 410 de 1971 - Código de Comercio, Decreto 624 de 1989 "Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestosadministrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales", Ley 142 de 1994 - Ley de servicios públicos domiciliarios, Régimen deContabilidad Pública, Decreto 115 de 1996 "Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de lospresupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen deaquellas, dedicadas a actividades no financieras", Manual de contratación de la Empresa, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, ISO9000 YNTCGP1000.
4. APROBACIONES
Elaboró
5. BITÁCORA DEACTUALIZACIÓN
Revisó
FREDDYALEXANDERLARROTACANTORRe resentante or la Dirección SGC
Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por
01 2014-12-19 Aprobacióninicial Aprobacióninicial RepresentanteLegal
Página 10 de 10