tinjauan manajemen · 2016-03-07 · analisa persepsi kepuasan pelanggan untuk perbaikan kinerja...
TRANSCRIPT
2
Tinjauan Manajemen
Desember 2012
Unit Jaminan Mutu
Jurusan Ilmu Ekonomi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya
Malang
2012
Lembar Pengesahan
1. Jenis Berkas : Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit : Unit Jaminan Mutu Jurusan Ilmu Ekonomi
3. Nama Institusi : Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya
4. Penanggungjawab : Dr. Sasongko, SE., MS.
5. Tim Penyusun : a) Dr. Iswan Noor., SE., ME
b) Dr. Khusaini, SE., M.Si., MA.
6. Periode : Desember 2012
Malang, Desember 2012
Ketua UJM IE FEB UB,
Dr. Sasongko, SE., MS.
NIP. 19530406 198003 1 004
Daftar Isi
LEMBAR PENGESAHAN i
DAFTAR ISI ii
I. PENDAHULUAN 1
II. LINGKUP BAHASAN 1
III. PELAKSANAAN 2
IV. HASIL DAN TINDAK LANJUT 2
1. Audit Internal Mutu (AIM) 2
2. Audit Eksternal oleh LRQA 4
3. Umpan Balik Pelanggan 5
4. Capaian Sasaran Mutu 13
5 . Tindakan Pencegahan dan Tindakan Koreksi 15
6. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya 17
7. Hal-hal yang mempengaruhi SMM di Jurusan Ilmu Ekonomi 17
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM di Jurusan Ilmu Ekonomi `18
V. PENUTUP 18
VI. LAMPIRAN
Lampiran 1. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 10 dan CAR
Lampiran 2. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 11 dan CAR
Lampiran 3. Borang Laporan 1st Surveillance ISO 9001 oleh LRQA
Lampiran 4. Sasaran Mutu Jurusan Ilmu Ekonomi
1
I. Pendahuluan
Organisasi yang sehat adalah organisasi yang selalu melakukan evaluasi
diri dan tanggap terhadap dinamika lingkungan. Dengan melakukan evaluasi diri
secara rutin, maka organisasi dapat mengetahui efektifitas dan efisiensi proses
manajemennya dalam memenuhi sasaran yang telah ditetapkan Ketua Program
Studi beserta Ketua Jurusan dan Ketua UJM.
Tinjauan manajemen Jurusan Ilmu Ekonomi (JIE) ini disusun dengan
mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung
terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen guna pencapaian sasaran
mutu JIE. Hasil dari tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perubahan
sistem organisasi guna pencapaian sasaran mutu JIE yang telah ditetapkan
bersama sehingga visi, misi, dan tujuan JIE dapat terwujud. Sebagai catatan
Tinjauan Manajemen ini akan membahas kondisi yang terjadi di 3 (tiga) Program
Studi Jurusan Ilmu Ekonomi, yakni: PS S1 Ekonomi Pembangunan (EP); PS S2
Ilmu Ekonomi (Program Magister Ilmu Ekonomi –PMIE-); PS S3 Ilmu Ekonomi
(Program Doktor Ilmu Ekonomi –PDIE-).
II. Lingkup Bahasan
Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka
Jurusan Ilmu Ekonomi melaksanakan tinjauan manajemen dengan bahasan
seperti yang dipersyaratkan, yaitu:
1) Hasil audit, meliputi temuan-temuan dalam audit internal mutu (AIM)
Siklus 10 dan siklus 11 Tahun 2012 dan temuan-temuan 1st surveillance
ISO 9001 oleh Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA).
2) Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik mahasiwa terhadap kinerja
dosen dan umpan balik pengguna lulusan terhadap kemampuan lulusan
Jurusan Ilmu Ekonomi.
3) Kinerja proses bisnis (capaian sasaran mutu masing-masing bidang) dan
kesesuaian produk.
4) Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-
masing bidang dan tindak-lanjut untuk mengatasi hambatan tersebut).
5) Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu
mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).
2
6) Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari
eksternal), yaitu adanya perubahan struktur organisasi di UB dan adanya
regulasi baru di tingkat nasional.
7) Saran dan masukan untuk perbaikan SMM bagi Jurusan Ilmu Ekonomi.
III. Pelaksanaan
Tinjauan manajemen Jurusan Ilmu Ekonomi dilakukan dalam beberapa
tahapan. Secara umum, proses persiapan tinjauan manajemen Jurusan Ilmu
Ekonomi diawali dengan penyusunan konsep teknis pelaksanaan tinjauan
manajemen, terdiri dari jadwal, data yang diperlukan untuk bahan tinjauan
manajemen dan pembagian tugas. Selanjutnya, rapat pleno UJM akan
memberikan koreksi dan persetujuan terhadap konsep pelaksanaan tinjauan
manajemen.
Pengumpulan data terkait mengacu pada sasaran mutu Jurusan Ilmu
Ekonomi untuk membahas capaian sasaran mutu masing-masing. Hasil
pembahasan tersebut disertai dengan uraian hambatan, koreksi dan
pencegahan/terobosan baru yang dilakukan dalam pelaksanaan program-
program guna pencapaian sasaran mutu Jurusan Ilmu Ekonomi. Hasil
pembahasan tersebut disampaikan kepada Ketua UJM untuk dilakukan kompilasi
dan analisis efektifitas dan efisiensi sistem.
Selanjutnya, hasil kompilasi dan analisis efektifitas dan efisiensi sistem di
UJM dirumuskan dalam suatu laporan tertulis. Konsep laporan tertulis tersebut
disampaikan kepada semua personil UJM untuk diperiksa ulang. Selanjutnya,
revisi terhadap laporan disampaikan kepada pimpinan.
IV. Hasil
1. Audit Internal Mutu (AIM)
Sepanjang tahun 2012 PJM telah melakukan dua kali audit internal mutu
pada PMIE, yaitu AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPA Siklus 11. AIM UKPA
Siklus 10 adalah audit internal yang dilakukan oleh PJM pada periode ke-10.
Lingkup audit AIM UKPA Siklus 10 meliputi: ( i ) Permintaan tindakan koreksi
atas temuan AIM Siklus 9 dan temuan second stage assessment ISO. ( i i )
3
Tinjauan kesesuaian sistem dan implementasi terhadap persyaratan SMM ISO
9001: 2008. ( i i i ) Audit kinerja standar mutu UB butir 7, y a i t u standar mutu
penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama, dan
keterlibatan mahasiswa Progam Studi Magister Ilmu Ekonomi dalam
kegiatan tersebut.
Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 11 adalah audit internal yang dilakukan
oleh PJM pada periode ke-11. Lingkup audit AIM UKPPA Siklus 11 meliputi:
( i ) PTK AIM Siklus 10 dan PTK Surveillance ISO 90012008 Tahap I. ( i i )
Implementasi Sistem Jaminan Mutu ISO 90012008. (iii) Implementasi Kinerja
Standar 3 dan 4 BAN-PT dengan mengisi borang Aplikasi SIDEA. (iv)
Implementasi SPMI berbasis standar Pelayanan Prima Dalam Dokumen dan
Rekaman.
Hasil temuan AIM UKPPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 11 yang
bersifat saran perbaikan (observasi) dan ketidaksesuaian (KTS) terhadap sistem
sudah ditindaklanjuti (closed).
a. AIM Siklus 10
AIM Siklus 10 adalah audit internal yang dilakukan oleh PJM pada
periode ke-10. Pada siklus yang ke-10 ini, kegiatan ini juga bertujuan untuk
mengevaluasi temuan yang ada pada First Stage Assement ISO 9001:2008 yang
dilaksanakan pada tanggal 9-11 Mei 2012. Dalam pelaksanaan assessment
tersebut, Jurusan Ilmu Ekonomi menjadi sample pada tingkat Jurusan. Sampling
dilakukan terhadap 5(lima) Fakultas yang terdapat di Universitas Brawijaya.
Selama persiapan assessment tersebut, Jurusan Ilmu Ekonomi sudah
mempersiapkan dengan cukup baik dokumen dan persyaratan yang dibutuhkan.
AIM Siklus 10 dilaksanakan pada 12 Maret 2012 dengan Program Studi
yang di-assest adalah PSEP, PMIE, dan PDIE di Jurusan Ilmu Ekonomi. Pada
PS EP ditemukan 12 (dua belas) temuan, dimana ada 5 (lima) temuan yang
tergolong KTS (Ketidak sesuaian) dan 7 (tujuh) temuan yang tergolong kedalam
Obs(Observasi). Pada PS yang lain, misalnya PMIE, ditemukan 12 temuan yang
dibagi kedalam 3 (tiga) temuan yang bersifat KTS (ketidaksesuaian) dan 9
(Sembilan) temuan yang bersifat Obs(Observasi). Pada PDIE, ditemukan
sebanyak 7 (tujuh) temuan yang terbagi kedalam 3 (tiga) temuan yang bersifat
KTS(Ketidaksesuaian) dan 4 (empat) temuan yang bersifat Obs(Observasi).
4
b. AIM Siklus 11
Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 11 adalah audit internal yang
dilaksanakan oleh PJM pada period ke-11 tepatnya dilaksanakan pada 12
September 2012. Program studi yang akan di- assessment adalah program
studi S1 Ekonomi Pembangunan (PS-EP), program master ilmu ekonomi (PMIE)
dan Program Doktor Ilmu Ekonomi (PDIE).
AIM SIklus 11 membahas mengenai beberapa hal yang berkaitan
dengan pelaksanaan sistim penjaminan mutu internal oleh UJM Jurusan Ilmu
Ekonomi yaitu membahas mengenai tindak lanjut atas temuan hasil audit AIM
SIklus 10. Pada pelaksanaan AIM Siklus 11, Borang Tindakan Koreksi AIM
Siklus 10 sepenuhnya sudah dinyatakan closed oleh para auditor AIM SIklus 10.
Pernyataan closed oleh para auditor tersebut tentunya juga didukung oleh hasil
perbaikan yang progresif dari Jurusan Ilmu Ekonomi.
AIM Siklus 11 dilaksanakan pada 12 September 2012 dengan Program
Studi yang di-assest adalah PSEP, PMIE, dan PDIE di Jurusan Ilmu Ekonomi.
Pada PSEP ditemukan 14 (empat belas) temuan, dimana ada 4 (empat) temuan
yang tergolong KTS (Ketidak sesuaian) dan 10 (sepuluh) temuan yang tergolong
kedalam Obs(Observasi). Pada PS yang lain, misalnya PMIE, ditemukan 10
temuan yang dibagi kedalam 3 (tiga) temuan yang bersifat KTS
(ketidaksesuaian) dan 7 (tujuh) temuan yang bersifat Obs(Observasi). Pada
PDIE, ditemukan sebanyak 5 (lima) temuan yang kesemuanya adalah termasuk
kedalam temuan observasi.
2. Audit Eksternal oleh LRQA
Berdasarkan hasil temuan AIM UKPPA Siklus 10 dan 11, tindakan koreksi
atas temuan Surveillance Tahap I ISO 9001:2008 telah ditindaklanjuti
sebagaimana uraian berikut ini:
a) Tinjauan Manajemen:
Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review)
sudah ditetapkan secara regular dan telah memenuhi
persyaratan SMM ISO 9001:2008.
Terdapat bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi
dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya.
b) Analisis Data mengenai Kepuasan Pelanggan
5
Tracer study dilaksanakan dengan metode online melalui website
http://ie.feb.ub.ac.id/ untuk mendapatkan umpan balik pelanggan
(customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini
adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan.
Selanjutnya hasil umpan balik akan dilakukan pengukuran dan
analisa persepsi kepuasan pelanggan untuk perbaikan kinerja
peningkatan sasaran mutu.
c) Infrastruktur:
Pengelolaan infrastruktur berada pada level fakultas. Pihak
fakultas telah melakukan penetapan, perencanaan dan bukti
pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana-prasarana
(asset maintenance).
Sarana-prasarana terkait PBM optimal digunakan dan setiap
periode ada program/penetapan untuk memelihara sarana-
prasarana tersebut.
d) Pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman dilaksanakan
secara seksama, yaitu: identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan,
retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip.
e) PMIE telah melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran
mutu).
f) Perencanaan:
Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM). Belum
semua perencanaan PBM sesuai dengan pelaksanaan,
termasuk belum adanya mekanisme evaluasi terhadap PBM.
Requirement (persyaratan) SDM terkait PBM belum
ditetapkan, serta belum adanya evaluasi kinerja SDM dan
tindak-lanjutnya.
3. Umpan Balik Pelanggan
a. Evaluasi Pelanggan Mahasiswa
Aktivitas evaluasi mahasiswa dilaksanakan melalui pengisian
lembar evaluasi mahasiswa yang menyatakan tingkat kepuasan
mahasiswa terhadap kinerja dosen. Unsur berikut hasil penilaian
mahasiswa akan dibagi menjadi tiga Program Studi, yaitu PSEP, PMIE,
6
dan PDIE.
a.1. Evaluasi Pelanggan Mahasiswa PSEP
Berikut ini akan dijelaskan hasil evaluasi pelanggan mahasiswa PSEP.
Tabel 1. Penilaian mahasiswa terhadap kinerja dosen PSEP
No. Unsur Penilaian
Tanggapan Mahasiswa
Sangat
Baik Baik Cukup Jelek
Sangat
jelek
1 Relevansi Materi yang
diajarkan 20% 50% 30% 0% 0%
2 Kemampuan menjelaskan
materi 25% 50% 25% 0% 0%
3
Kesempatan yang diberikan
pada mahasiswa untuk
bertanya atau minta
penjelasan
25% 75% 0% 0% 0%
4 Kemampuan menjawab
pertanyaan mahasiswa 40% 50% 10% 0% 0%
5 Metode pengajaran 35% 45% 20% 0% 0%
6 Frekuensi kehadiran 40% 50% 10% 0% 0%
7 Ketepatan waktu hadir 15% 60% 25% 0% 0%
8 Durasi mengajar dalam
setiap pertemuan 20% 25% 45% 0% 0%
9
Kemampuan memotivasi
mahasiswa untuk belajar
mandiri
20% 60% 20% 0% 0%
10
Wawasan dosen untuk
memperkaya materi kuliah
bagi mahasiswa
30% 50% 20% 0% 0%
Sumber: Tracer study PSEP periode 2011/2012.
Dari hasil evaluasi diatas, dapat dilihat bahwa hasil penilaian mahasiswa
terhadap kinerja dosen PSEP cukup baik, dimana rata-rata sebagian
besar tanggapan mahasiswa terhadap evaluasi kinerja dosen mahasiswa
PSEP cukup baik. Hal itu ditunjukkan dengan sebagian besar distribusi
penilaian mahasiswa ada di kriteria “baik”.
7
a.2. Evaluasi Pelanggan Mahasiswa PMIE
Berikut ini akan dijelaskan hasil evaluasi pelanggan mahasiswa PMIE.
Tabel 2. Penilaian mahasiswa terhadap kinerja dosen PMIE
No. Unsur Penilaian
Tanggapan Mahasiswa
Sangat
Baik Baik Cukup Jelek
Sangat
jelek
1 Relevansi Materi yang
diajarkan 25% 55% 20% 0% 0%
2 Kemampuan menjelaskan
materi 20% 50% 30% 0% 0%
3
Kesempatan yang diberikan
pada mahasiswa untuk
bertanya atau minta
penjelasan
20% 80% 0% 0% 0%
4 Kemampuan menjawab
pertanyaan mahasiswa 30% 55% 15% 0% 0%
5 Metode pengajaran 25% 40% 35% 0% 0%
6 Frekuensi kehadiran 20% 55% 30% 0% 0%
7 Ketepatan waktu hadir 25% 55% 20% 0% 0%
8 Durasi mengajar dalam
setiap pertemuan 25% 35% 40% 0% 0%
9
Kemampuan memotivasi
mahasiswa untuk belajar
mandiri
25% 50% 25% 0% 0%
10
Wawasan dosen untuk
memperkaya materi kuliah
bagi mahasiswa
25% 55% 20% 0% 0%
Sumber: Tracer study PMIE periode 2011/2012.
Dari hasil evaluasi diatas, dapat dilihat bahwa hasil penilaian mahasiswa
terhadap kinerja dosen PMIE cukup baik, dimana rata-rata sebagian
besar tanggapan mahasiswa terhadap evaluasi kinerja dosen mahasiswa
PMIE cukup baik. Hal itu ditunjukkan dengan sebagian besar distribusi
penilaian mahasiswa ada di kriteria “baik”.
8
a.3. Evaluasi Pelanggan Mahasiswa PDIE
Berikut ini akan dijelaskan hasil evaluasi pelanggan mahasiswa PDIE.
Tabel 3. Penilaian mahasiswa terhadap kinerja dosen PDIE
No. Unsur Penilaian
Tanggapan Mahasiswa
Sangat
Baik Baik Cukup Jelek
Sangat
jelek
1 Relevansi Materi yang
diajarkan 35% 55% 10% 0% 0%
2 Kemampuan menjelaskan
materi 30% 40% 30% 0% 0%
3
Kesempatan yang diberikan
pada mahasiswa untuk
bertanya atau minta
penjelasan
35% 60% 5% 0% 0%
4 Kemampuan menjawab
pertanyaan mahasiswa 50% 40% 10% 0% 0%
5 Metode pengajaran 30% 40% 30% 0% 0%
6 Frekuensi kehadiran 30% 50% 20% 0% 0%
7 Ketepatan waktu hadir 40% 50% 10% 0% 0%
8 Durasi mengajar dalam
setiap pertemuan 20% 40% 40% 0% 0%
9
Kemampuan memotivasi
mahasiswa untuk belajar
mandiri
30% 50% 20% 0% 0%
10
Wawasan dosen untuk
memperkaya materi kuliah
bagi mahasiswa
30% 50% 20% 0% 0%
Sumber: Tracer study PDIE periode 2011/2012.
Dari hasil evaluasi diatas, dapat dilihat bahwa hasil penilaian mahasiswa
terhadap kinerja dosen PDIE cukup baik, dimana rata-rata sebagian
besar tanggapan mahasiswa terhadap evaluasi kinerja dosen mahasiswa
PDIE cukup baik. Hal itu ditunjukkan dengan sebagian besar distribusi
penilaian mahasiswa ada di kriteria “baik”.
9
b. Evaluasi Pelanggan Pengguna Lulusan
Aktivitas evaluasi pengguna lulusan dilaksanakan melalui pengisian
lembar kuesioner pengguna lulusan yang menyatakan tingkat kepuasan
pengguna terhadap lulusan Jurusan Ilmu Ekonomi. Unsur dan hasil
penilaian pengguna lulusan meliputi PS EP, PMIE dan PDIE.
b.1. Evaluasi Pelanggan Pengguna Lulusan PSEP
Berikut ini akan dijelaskan hasil evaluasi pelanggan mahasiswa PSEP.
Tabel 4. Penilaian pengguna lulusan PSEP
No. Jenis Kemampuan
Tanggapan Pihak Pengguna
Sangat
Baik Baik Cukup Kurang
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Integritas (etika dan moral) 30% 70% 0% 0%
2 Keahlian berdasarkan bidang ilmu
(profesionalisme) 10% 80% 10% 0%
3 Keluasan wawasan antar disiplin
ilmu 50% 50% 0% 0%
4 Kepemimpinan 30% 60% 20% 0%
5 Kerjasama dalam tim 25% 50% 25% 0%
6 Bahasa asing 40% 50% 10% 0%
7 Komunikasi 30% 50% 20% 0%
8 Penggunaan teknologi informasi 40% 30% 30% 0%
9 Pengembangan diri 30% 40% 30% 0%
Sumber: Tracer study PSEP periode 2011/2012.
Dari hasil evaluasi diatas, dapat dilihat bahwa hasil penilaian pengguna
lulusan PSEP, dimana rata-rata sebagian besar tanggapan pengguna
terhadap lulusan PSEP cukup baik. Hal itu ditunjukkan dengan sebagian
besar distribusi penilaian mahasiswa ada di kriteria “baik”. Hanya saja
perlu peningkatan, karena ada beberapa kriteria penilaian yang dirasakan
masih kurang optimal.
10
b.2. Evaluasi Pelanggan Pengguna Lulusan PMIE
Berikut ini akan dijelaskan hasil evaluasi pelanggan mahasiswa PMIE.
Tabel 5. Penilaian pengguna lulusan PMIE
No. Jenis Kemampuan
Tanggapan Pihak Pengguna
Sangat
Baik Baik Cukup Kurang
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Integritas (etika dan moral) 25% 75% 0% 0%
2 Keahlian berdasarkan bidang ilmu
(profesionalisme) 10% 90% 0% 0%
3 Keluasan wawasan antar disiplin
ilmu 40% 60% 0% 0%
4 Kepemimpinan 50% 50% 0% 0%
5 Kerjasama dalam tim 40% 60% 0% 0%
6 Bahasa asing 20% 50% 30% 0%
7 Komunikasi 20% 40% 40% 0%
8 Penggunaan teknologi informasi 40% 40% 20% 0%
9 Pengembangan diri 20% 50% 30% 0%
Sumber: Tracer study PMIE periode 2011/2012.
Dari hasil evaluasi diatas, dapat dilihat bahwa hasil penilaian pengguna
lulusan PMIE, dimana rata-rata sebagian besar tanggapan pengguna
terhadap lulusan PMIE cukup baik. Hal itu ditunjukkan dengan sebagian
besar distribusi penilaian mahasiswa ada di kriteria “baik”. Hanya saja
perlu peningkatan, karena ada beberapa kriteria penilaian yang dirasakan
masih kurang optimal.
11
b.3. Evaluasi Pelanggan Pengguna Lulusan PDIE
Berikut ini akan dijelaskan hasil evaluasi pelanggan mahasiswa PDIE.
Tabel 6. Penilaian pengguna lulusan PDIE
No. Jenis Kemampuan
Tanggapan Pihak Pengguna
Sangat
Baik Baik Cukup Kurang
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Integritas (etika dan moral) 40% 60% 0% 0%
2 Keahlian berdasarkan bidang
ilmu (profesionalisme) 30% 70% 0% 0%
3 Keluasan wawasan antar disiplin
ilmu 30% 60% 10% 0%
4 Kepemimpinan 50% 30% 20% 0%
5 Kerjasama dalam tim 50% 40% 10% 0%
6 Bahasa asing 40% 50% 10% 0%
7 Komunikasi 30% 40% 30% 0%
8 Penggunaan teknologi informasi 30% 50% 20% 0%
9 Pengembangan diri 30% 40% 30% 0%
Sumber: Tracer study PDIE periode 2011/2012.
Dari hasil evaluasi diatas, dapat dilihat bahwa hasil penilaian pengguna
lulusan PDIE, dimana rata-rata sebagian besar tanggapan pengguna
terhadap lulusan PDIE cukup baik. Hal itu ditunjukkan dengan sebagian
besar distribusi penilaian mahasiswa ada di kriteria “baik”. Hanya saja
perlu peningkatan, karena ada beberapa kriteria penilaian yang dirasakan
masih kurang optimal.
c. Evaluasi Pelanggan Pimpinan
Pimpinan (Dekan) juga merupakan salah satu pelanggan
sebagaimana yang tercatata dalam Manual Mutu Jurusan Ilmu Ekonomi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya. Segala
permasalahan dan keluhan akan disampaikan dalam rapat kerja (raker)
tahunan Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang termasuk di dalam rapat
tersebut membahas evaluasi kinerja jurusan dan pemaparan rencana
12
kerja untuk tahun yang akan datang. Adapun jajaran yang hadir dalam
rapat kerja tersebut meliputi Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan
II, Pembantu Dekan III, Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan.
Pada tahun 2012, Jurusan Ilmu Ekonomi menyelenggarakan 2
(dua) rapat kerja untuk membahas evaluasi kinerja. Rapat pertama
dilaksanakan di Batu pada tanggal 23 Februari 2012. Kegiatan tersebut
memiliki tema “RAPAT KERJA PENYELARASAN VISI-MISI JURUSAN
ILMU EKONOMI DENGAN VISI -MISI FAKULTAS EKONOMI DAN
BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA” dan tujuan diselenggarakannya
adalah untuk:
1. Persiapan akreditasi untuk Program Studi Pascasarjana Ilmu
Ekonomi; dan
2. Tindak lanjut dari hasil visitasi ABEST 21 terkait visi, misi dan
kurikulum yang ada di fakultas belum selaras.
Hasil rapat kerja tersebut menghasilkan 2(dua) point sebagaimana
tujuan dari rapat kerja yakni:
1. Terbentuknya TIM untuk persiapan akreditasi Program Studi
Pascasarjana Ilmu Ekonomi
2. Ditindaklanjutinya hasil visitasi ABEST 21 terkait visi, misi
dan kurikulum yang ada di fakultas belum selaras.
Sedangkan rapat kedua dilaksanakan di Trawas pada 29-30
Oktober 2012 dengan tema “PENYEMPURNAAN GBPP S1, S2, DAN S3
JURUSAN ILMU EKONOMI DAN TINDAK LANJUT PENGEMBANGAN
PROGRAM STUDI PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN KEUANGAN
DAERAH (PPKD) FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS
BRAWIJAYA” dan tujuan diselenggarakannya kegiatan ini adalah untuk :
1. Melakukan sinkronisasi Matakuliah dan GBPP untukprogram
S1, S2, dan S3 di Jurusan Ilmu Ekonomi Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Brawijaya
2. Penyusunan tim persiapan dan kurikulum program studi baru
yaitu Perencanaan dan Pengelolaan Keuangan Daerah
(PPKD).
3. Memperoleh output berupa tambahan GBPPmata kuliah
program S1,S2 maupun S3 yang telah tersinkronisasi.
13
Hasil rapat kerja tersebut menghasilkan:
1. Penyempurnaan sinkronisasi kurikulum SAP-GBPP S1, S2, S3
Jurusan Ilmu Ekonomi.
2. Peninjauan dan pembuatan SAP-GBPP Prodi Keuangan
Perbankan dan Ekonomi Islam.
3. Pembuatan SAP-GBPP Prodi Perencanaan & Pengelolaan
Keuangan Daerah (PPKD).
Hasil rapat kerja tersebut dapat dilihat di lampiran xx
4. Capaian Sasaran Mutu Jurusan Ilmu Ekonomi
Sasaran mutu Jurusan Ilmu Ekonomi telah disusun sejak tahun 2009,
dengan target capaian hingga tahun 2013. Untuk tahun 2012, rata-rata capaian
sasaran mutu Jurusan Ilmu Ekonomi dapat dibedakan menjadi 3 PS, yaitu: (i) PS
EP; (ii) PMIE; dan (iii) PDIE.
4.1 Capaian Sasaran Mutu PSEP
Capaian Sasaran Mutu untuk Program Studi Ekonomi Pembangunan selama
2012 adalah sebagai berikut:
a) Jumlah kerjasama penelitian yang terjalin dengan lembaga
pemerintah dan non pemerintah pada tahun 2012 ditargetkan
sebanyak 10 judul penelitian. Sedangkan pencapaian pada tahun
2012 adalah sebanyak lebih dari 10 judul penelitian yang telah
dilakukan kerjasama.
b) Jumlah kerjasama pengabdian kepada masyarakat yang terjalin
dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah pada tahun 2012
ditargetkan sebanyak 5 judul penelitian. Sedangkan pencapaian pada
tahun 2012 sebanyak lebih dari 5 judul penelitian yang telah dilakukan
kerjasama.
c) Jumlah kerjasama pendidikan dan pengajaran yang terjalin dengan
lembaga pemerintah dan non pemerintah pada tahun 2012
ditargetkan sebanyak 2 kerjasama. Sedangkan pencapaian pada
tahun 2012 sebanyak lebih dari 2 kerjasama pendidikan dan
pengajaran yang telah disepakati.
d) Dosen tamu dalam negeri dan luar negeri yang diundang ke Jurusan
Ilmu Ekonomi pada tahun 2012 ditargetkan sebanyak 1 orang.
14
Sedangkan pencapaian pada tahun 2012 adalah lebih dari 2 orang
dosen dari luar negeri yang diundang untuk memberikan kuliah tamu
(misalnya Prof Joseph Mula dan Dr. Lean Hooi Hooi).
e) Jumlah mata kuliah S1 yang memiliki SAP hingga tahun 2012
ditargetkan sebanyak 90%. Sedangkan pencapaian pada tahun 2012
adalah lebih dari 90% mata kuliah PSEP yang sudah memiliki SAP.
f) Jumlah dosen yang mengikuti workshop atau seminar nasional
selama tahun 2012 ditargetkan sebanyak 18 orang dosen. Sedangkan
pencapaian pada tahun 2012 adalah sebanyak lebih dari 18 orang
dosen.
g) Jumlah dosen yang mengikuti workshop atau seminar internasional
selama tahun 2012 ditargetkan sebanyak 7 orang. Sedangkan
pencapaian pada tahun 2012 adalah sebanyak lebih dari 7 orang
dosen yang mengikuti seminar/workshop internasional.
h) Pencapaian kepatuhan terhadap setiap audit internal mutu pada
tahun 2012 ditargetkan sebanyak 96%. Sedangkan pencapaian untuk
tahun 2012 sudah mencapai 95%.
i) Pencapaian persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 pada tahun
2012 ditargetkan sebanyak 100% dan pada tahun 2012 sudah dicapai
100% dalam hal proses persiapan.
j) Rata-rata IPK Mahasiswa yang ditargetkan 3,00 dapat terlampaui
karena rata-rata IPK mahasiswa lulus tahun 2012 3,31.
k) Rata-rata lama studi mahasiswa yang ditargetkan 4,2 tahun, pada
2012 rata-rata lama studi mahasiswa 4,37 tahun. Sehingga dapat
disimpulkan belum bisa terlampaui.
l) Sebanyak 90% mata kuliah PSEP telah memiliki SAP-GBPP.
m) PSEP telah mendapat predikat A pada Akreditasi BAN-PT.
4.2 Capaian Sasaran Mutu PMIE
Capaian Sasaran Mutu untuk Program Magister Ilmu Ekonomi selama
2012 adalah sebagai berikut:
a) Rata-rata IPK Mahasiswa yang ditargetkan 3,25 dapat terlampaui
karena rata-rata IPK mahasiswa lulus tahun 2012 3,52.
b) Rata-rata lama studi mahasiswa yang ditargetkan 2,1 tahun, pada
2012 rata-rata lama studi mahasiswa 2,05 tahun.
15
c) Semua mata kuliah PMIE telah memiliki SAP-GBPP.
d) PMIE mendapat predikat A pada Akreditasi BAN-PT.
4.3 Capaian Sasaran Mutu PDIE
Capaian Sasaran Mutu untuk Program Doktor Ilmu Ekonomi selama 2012
adalah sebagai berikut:
a) Rata-rata IPK Mahasiswa yang ditargetkan 3,30 dapat terlampaui
karena rata-rata IPK mahasiswa lulus tahun 2012 3,56.
b) Rata-rata lama studi mahasiswa yang ditargetkan 4,2 tahun, pada
2012 rata-rata lama studi mahasiswa 4 tahun.
c) Semua mata kuliah PDIE telah memiliki SAP-GBPP.
d) PDIE belum mendapat predikat A pada Akreditasi BAN-PT. saat ini,
PDIE masih mengusahakan untuk re-akreditasi ulang guna
mendapatkan predikat A.
Sasaran mutu Jurusan Ilmu Ekonomi (PS S1, S2, S3) dapat dilihat pada
lampiran 4.
5. Tindakan Pencegahan dan Tindakan Koreksi
Dalam pelaksanaan program kerja guna pencapaian sasaran mutu,
Jurusa Ilmu EKonomi telah melakukan tindakan perbaikan sistem, proses, dan
output atas temuan AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPA Siklus 11 Tahun 2012.
Program Studi yang menjadi objek audit AIM UKPA Siklus 10 dan 11 meliputi
PSEP, PMIE dan PDIE.
5.1 Tindakan Perbaikan PSEP AIM UKPA Siklus 10 dan 11
Tindakan perbaikan yang sudah dilaksanakan oleh PSEP selama
pelaksanaan AIM Siklus 10 adalah sebagai berikut:
a. Melakukan sinkronisasi Manual Mutu dengan menambahkan persyaratan
pelanggan untuk S2 dan S3.
b. Menyusun retensi rekaman proses kegiatan output.
c. Membuat Daftar Acuan Silang dengan ISO 9001:2008.
Sedangkan untuk tindakan perbaikan yang sudah dilaksanakan oleh
PSEP selama pelaksanaan AIM Siklus 11 adalah sebagai berikut:
a. Perbaikan rasio calon mahasiswa dan daya tampung.
16
b. Memperhatikan rasio jumlah mahasiswa barureguler yang registrasi dan
lulus seleksi.
c. Menambahkan Data Pustakawan selain dari PS sendiri juga dari
Universitas.
5.2 Tindakan Perbaikan PMIE AIM UKPA Siklus 10 dan 11
Tindakan perbaikan yang sudah dilaksanakan oleh PMIE selama
pelaksanaan AIM Siklus 10 dan 11 adalah sebagai berikut:
a. Melengkapi Manual Prosedur layanan guna referensi normatif dan teknis
penyusunan prosedur kerja.
b. Melakukan evaluasi RENSTRA dengan pengumpulan data-data yang
terkait capaian sasaran mutu.
c. Menyesuaikan format managemet review sesuai dengan standar SMM
ISO 9001:2008.
d. Melaksanakan sosialisasi PMIE kepada publik secara intensif melalui
website dan kegiatan-kegiatan akademik.
e. Adanya mekanisme pelaporan bagi mahasiswa yang meraih
penghargaan bidang akademik di tingkat nasional/internasional.
5.3 Tindakan Perbaikan PDIE AIM UKPA Siklus 10 dan 11
Tindakan perbaikan yang sudah dilaksanakan oleh PDIE selama
pelaksanaan AIM Siklus 10 adalah sebagai berikut:
a. Melakukan sinkronisasi Manual Mutu dengan menambahkan persyaratan
pelanggan untuk S2 dan S3.
b. Menyusun retensi rekaman proses kegiatan output.
c. Membuat Daftar Acuan Silang dengan ISO 9001:2008.
Sedangkan untuk tindakan perbaikan yang sudah dilaksanakan oleh
PDIE selama pelaksanaan AIM Siklus 11 adalah sebagai berikut:
a. Telah dibuat Manual Prosedur Penerimaan mahasiswa baru, termasuk
proses uji kelayakan akademik calaon mahasiswa.
b. Membuat Manual Prosedur jadwal kuliah.
c. Membuat database melalui SIDEA (Memanfaatkan SIDEA sebagai alat
untuk menyimpan data).
17
Lebih lanjut, tindakan perbaikan yang sudah dilaksanakan oleh PSEP,
PMIE dan PDIE dapat dilihat secara lengkap di dokumen Borang Klarifikasi.
6. Tindaklanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Terdapat beberapa hal dalam tinjauan manajemen tahun 2011 yang
harus menjadi perhatian dan tindaklanjut untuk tahun 2012. Beberapa hal terkait
efektifitas sistem/proses telah ditindaklanjuti, yaitu perbaikan struktur format
managemet review sesuai dengan standar SMM ISO 9001:2008 dan terus
memperbaiki/melengkapi format pelaporan aktifitas management review.
Penambahan Manual Prosedur baru, Penyempurnaan GBPP dan SAP
untuk mata kuliah baru dan mata kuliah yang sudah disinkronisasikan dengan
kurikulum baru.
7. Hal-hal yang mempengaruhi SMM di Jurusan Ilmu Ekonomi
Beberapa hal yang masih dirasa sangat mempengaruhi SMM adalah
belum efektifnya mekanisme pelaporan mahasiswa yang meraih penghargaan
bidang akademik di tingkat nasional/internasional. Sehingga kurang
terdokumentasinya prestasi mahasiswa di bidang akademik tingkat
nasional/internasional.
Sedangkan dalam peningkatan mutu dan kualitas mahasiswa baik
mahasiswa PSEP, PMIE dan PDIE dalam forum internasional juga masih belum
banyak terlihat. Sehingga sangat diperlukan sebuah langkah untuk mendorong
mahasiswa dalam mengembangkan kemampuan menulis karya ilmiah dan
mempresentasikan
Selain itu, beberapa sasaran mutu yang belum tercapai baik itu di PSEP,
PMIE dan PDIE disebabkan oleh mekanisme yang belum berjalan dengan baik
dan diperlukan evaluasi serta perbaikan untuk periode kedepan. Kondisi tersebut
tidak hanya ditemukan pada PSEP saja, tetapi juga ditemukan di PMIE dan
PDIE.
PMIE pada tahun ini akan mempersiapkan proses re-akreditasi yang
akan kadaluarsa pada tahun 2013. Pada saat ini, PMIE masih mempunyai nilai B
untuk akreditasi BAN-PT. Diharapkan pada re-akreditasi tahun 2013, PMIE bisa
mendapatkan nilai A.
PMIE pada saat ini sedang mempersiapkan ABEST21 dan diharapkan
pada tahun 2013 bisa mengirimkan Accreditation Plan (AP). Selain itu, saat ini
18
dalam usaha mengajukan akreditasi eksternal (luar negeri) AUN-QA yang
diharapkan dokumen bisa diselesaikan dan dikirim akhir tahun 2013 mendatang.
8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM di Jurusan Ilmu
Ekonomi
Saran dan masukan untuk perbaikan SMM di Jurusan Ilmu Ekonomi
diperoleh dari saran dan masukan yang didapat dari umpan balik setiap kegiatan.
Saran dan masukan juga diperoleh dari hasil tracer study yang dilaksanakan
melalui http://ie.feb.ub.ac.id/ dan keluhan pelanggan melalui
http://ecomplaint.feb.ub.ac.id/. Beberapa saran yang berkaitan dengan
perbaikan/penyempurnaan sistem dan prosedur adalah sebagai berikut:
a. Dukungan/penghargaan atas prestasi mahasiswa di bidang akademik
untuk meningkatkan motivasi mahasiswa untuk berpartisipasi di
seminar/konferensi/publikasi karya ilmiah di level nasional/internasional.
b. Meningkatkan rasio mahasiswa asing terhadap mahasiswa local melalui
sosialiasi intensif dan kerjasama.
c. Akan direncakanan usaha untuk meningkatkan jumlah publikasi
mahasiswa melalui mewajibkan mahasiswa untuk menerbitkan jurnal
ilmiah sebagai salah satu persyaratan kelulusan.
d. Akan direncanakan kegiatan pertukaran mahasiswa PMIE dengan
Universitas Luar Negeri (direncakanan pada Program Magister Ilmu
Ekonomi melalui kegiatan PHK B2 UB).
e. Meningkatkan partisipasi mahasiswa pada forum internasional melalui
keikutsertaan pada seminar-seminar berskala internasional.
V. Penutup
Tinjauan manajemen ini merupakan agenda rutin Jurusan Ilmu Ekonomi
di setiap akhir tahun. Tinjauan manajemen ini diharapkan dapat menjadi
pedoman bagi perbaikan kinerja guna pencapaian sasaran mutu Jurusan Ilmu
Ekonomi. Hasil tinjauan manajemen ini juga dapat menjadi masukan kepada
pimpinan FEB-UB (Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu
Dekan III), pimpinan UB (Rektor, Pembantu Rektor I, Pembantu Rektor II,
Pembantu Rektor III) dan dan pimpinan unit kerja di lingkungan UB untuk
19
menetapkan strategi dan kebijakan dalam upaya meningkatkan efektifitas
pengelolaan organisasi.
VI. LAMPIRAN
Lampiran 1. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 10 dan CAR
Lampiran 2. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 11 dan CAR
Lampiran 3. Borang Laporan 1st Surveillance ISO 9001 oleh LRQA
Lampiran 4. Sasaran Mutu Jurusan Ilmu Ekonomi
Lampiran 1. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 10 dan CAR (PSEP)
Lampiran 1. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 10 dan CAR (PMIE)
Lampiran 1. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 10 dan CAR (PDIE)
Lampiran 2. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 11 dan CAR (PSEP)
Lampiran 2. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 11 dan CAR (PMIE)
Lampiran 2. Borang Laporan AIM UKPA Siklus 11 dan CAR (PDIE)
Lampiran 3. Borang Laporan 1st Surveillance ISO 9001 oleh LRQA