tin học đại cương - phạm văn vân - bộ môn tin học - trường Đại học nông...

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM BẮC GIANG

KHOA TIN HỌC – NGOẠI NGỮ -----------------------------

BÀI GIẢNG TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG Hệ đại học

Biên soạn: Bộ môn Tin học

Bắc Giang 2014

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TIN HỌC ............................................................................ 1

1.1. GIỚI THIỆU CHUNG ...................................................................................................... 1 1.1.1. Một số khái niệm .......................................................................................................... 1

1.1.1.1. Tin học ................................................................................................................................1 1.1.1.2. Thông tin .............................................................................................................................1 1.1.1.3. Dữ liệu ................................................................................................................................1 1.1.1.4. Chương trình .......................................................................................................................2

1.1.2. Hệ đếm trong máy vi tính ............................................................................................ 2 1.1.2.1. Hệ 10 ( Hệ thập phân: Decimal) ........................................................................................2 1.1.2.2. Hệ 2 (Hệ nhị phân: Binary) ................................................................................................2 1.1.2.3. Hệ 16 (Hexadecimal) ..........................................................................................................3 1.1.2.4. Biểu diễn số trong máy tính và các đơn vị thông tin .........................................................3 1.1.2.5. Chuyển đổi số giữa các hệ đếm .........................................................................................4 1.1.2.6. Các phép toán trong hệ 2 ......................................................................................................6

1.2. CẤU TRÚC MÁY VI TÍNH............................................................................................. 8 1.2.1. Chức năng và sơ đồ cấu trúc của máy vi tính ............................................................. 8

1.2.1.1. Chức năng của máy vi tính ................................................................................................8 1.2.1.2. Sơ đồ cấu trúc máy vi tính .................................................................................................9

1.2.2. Các bộ phận cơ bản của máy vi tính ........................................................................... 9 1.2.2.1. Bộ xử lý trung tâm(CPU: Central Processor Unit ) ...........................................................9 1.2.2.2. Bộ nhớ ( Memory) ............................................................................................................ 10 1.2.2.3. Thiết bị ngoại vi ............................................................................................................... 10

1.3. HỆ ĐIỀU HÀNH ............................................................................................................ 13 1.3.1. Khái niệm, chức năng của hệ điều hành .................................................................... 13

1.3.1.1. Khái niệm hệ điều hành .................................................................................................... 13 1.3.1.2. Chức năng của hệ điều hành .............................................................................................. 13 1.3.1.3. Phân loại hệ điều hành ..................................................................................................... 13 1.3.1.4. Một số hệ điều hành thông dụng ...................................................................................... 14

1.3.2. Hệ điều hành windows 7 ............................................................................................. 15 1.3.2.1. Giới thiệu ........................................................................................................................... 15 1.3.2.2. Khởi động và thoát khỏi MS Windows 7 .......................................................................... 16

1.3.3. Quản lý, cấu hình và tùy chỉnh Windows 7 ................................................................ 17 1.3.3.1. Màn hình nền Desktop ...................................................................................................... 17 1.3.3.2. Menu Start và thanh TaskBar ............................................................................................ 23

1.3.4. Sử dụng và quản lý tài nguyên trong Windows 7 ....................................................... 26 1.3.4.1. Tệp tin, thư mục, ổ đĩa và đường dẫn ................................................................................ 26 1.3.4.2. Windows Explorer ............................................................................................................. 28 1.3.4.3. Thao tác với tệp tin, thư mục và ổ đĩa ............................................................................... 30 1.3.4.4. Thực thi các chương trình ứng dụng ................................................................................. 31

1.4. MẠNG MÁY TÍNH ......................................................................................................... 32 1.4.1. Khái niệm và phân loại ............................................................................................... 32

1.4.1.1. Mạng máy tính là gì? ......................................................................................................... 32

1.4.1.2. Phân loại mạng máy tính ................................................................................................... 32 1.4.2. Internet và các ứng dụng ............................................................................................. 32

1.4.2.1. Tổng quan về Internet ....................................................................................................... 32 1.4.2.2. Sử dụng dịch vụ Web và Email ......................................................................................... 34

CHƯƠNG 2. MICROSOFT WORD 2010 ........................................................................... 37

2.1. THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN WORD 2010 ............................................................... 37 2.1.1. Làm việc với tệp văn bản *.docx ................................................................................ 37

2.1.1.1. Tạo mới văn bản ................................................................................................................ 37 2.1.1.2. Mở một văn bản tạo sẵn .................................................................................................... 38 2.1.1.3. Sao lưu một văn bản đang soạn thảo ................................................................................. 38

2.1.2. Thao tác với chuột và bàn phím .................................................................................. 39 2.1.2.1. Thao tác với chuột: ............................................................................................................ 39 2.1.2.2. Thao tác với bàn phím ....................................................................................................... 40

2.1.3. Các phím tắt trong word (phần này nên bỏ đi, coi như 1 bài tập cho sv tìm hiểu) ..... 41 2.1.4. Nguyên tắc nhập văn bản ............................................................................................ 46

2.1.4.1. Nguyên tắc nhập văn bản .................................................................................................. 46 2.1.4.2. Chế độ gõ dấu Telex .......................................................................................................... 46 2.1.2.3. Thao tác trên một khối chọn .............................................................................................. 47

2.2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ................................................................................................. 47 2.2.1. Định dạng kiểu văn bản .............................................................................................. 47 2.2.2. Định dạng đoạn văn bản ............................................................................................. 47 2.2.3. Thay đổi khoảng cách dòng và đoạn trong văn bản.................................................... 48 2.2.4. Định dạng cột, tab, số tự động .................................................................................... 49

2.2.4.1. Định dạng cột .................................................................................................................... 49 2.2.4.2. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) .................................................................................... 50

2.2.5. Các hiệu ứng đặc biệt .................................................................................................. 51 2.2.5.1. Tạo chữ hoa đầu dòng drop cap ........................................................................................ 51 2.2.5.2. Đánh dấu bản quyền thủy vân số watermark .................................................................... 52 2.2.5.3. Chèn Header and Footer .................................................................................................... 53 2.2.5.4. Đánh số trang .................................................................................................................... 54

2.2.6. Làm việc với toàn bộ trang văn bản ........................................................................... 55 2.2.6.1. Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang ............................................................................ 55 2.2.6.2. Áp dụng đường viền trang và màu sắc .............................................................................. 56 2.2.6.3. Tạo một ngắt trang ............................................................................................................ 57 2.2.6.4. Chèn một Trang bìa ........................................................................................................... 57 2.2.6.5. Chèn một trang trống ......................................................................................................... 58

2.3. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG ............................................................................................. 59 2.3.1. Chèn các ký tự đặc biệt ............................................................................................... 59 2.3.2. Chèn Clipart và hình ảnh ............................................................................................ 59 2.3.3. Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh ....................................................................................... 59 2.3.4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ .......................................................................................... 60

2.4. THAO TÁC VỚI BẢNG BIỂU ...................................................................................... 60 2.4.1. Thao tác tạo bảng và hiệu chỉnh bảng ......................................................................... 60 2.4.2. Định dạng đường viền và nền cho bảng ..................................................................... 61

2.4.3. Chèn công thức toán học vào trong bảng .................................................................... 62

2.5. HỖ TRỢ XỬ LÝ TRONG WORD 2010 ....................................................................... 63 2.5.1. Auto Correct ............................................................................................................... 63 2.5.2. Tìm kiếm, thay thế ...................................................................................................... 64 2.5.3. In tài liệu trong word .................................................................................................. 65

CHƯƠNG III. MICROSOFT EXCEL 2010 ........................................................................ 69

3.1. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL .................................................................... 71 3.1.1. Giới thiệu Excel .......................................................................................................... 71

3.1.1.1. Excel là gì .......................................................................................................................... 71 3.1.1.2. Ribbon là gì? ..................................................................................................................... 74 3.1.1.3. Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) .................................................................... 75

3.1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ ....................................................... 75 3.1.3. Thao tác với các đối tượng cơ bản trong excel ........................................................... 76

3.1.3.1. Thao tác với đối tượng ô ................................................................................................... 76 3.1.3.2. Thao tác với đối tượng vùng ............................................................................................. 78 3.1.3.3.Thao tác với đối tượng dòng và cột .................................................................................... 80

3.1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt .......................................................... 82 3.1.4.1. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang ................................................................................... 82 3.1.4.2. Thanh Sheet tab ................................................................................................................. 83 3.1.4.3. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển ........................................................................ 83

3.1.5. Thao tác với workbook ............................................................................................... 84 3.1.5.1. Tạo mới workbook ............................................................................................................ 84 3.1.5.2. Mở workbook có sẵn trên đĩa ............................................................................................ 84 3.1.5.3. Lưu workbook ................................................................................................................... 85 3.1.5.4. Đóng workbook ................................................................................................................. 86 3.1.5.5. Sắp xếp workbook ............................................................................................................. 87

3.1.6. Thao tác với worksheet ............................................................................................... 87 3.1.6.1. Chèn thêm worksheet mới vào workbook ......................................................................... 87 3.1.6.2. Đổi tên worksheet .............................................................................................................. 88 3.1.6.3. Xóa worksheet ................................................................................................................... 88 3.1.6.4. Sắp xếp thứ tự các worksheet ............................................................................................ 88 3.1.6.5. Sao chép worksheet ........................................................................................................... 89 3.1.6.6. Chọn màu cho sheet tab .................................................................................................... 89 3.1.6.7. Ẩn/ Hiện worksheet ........................................................................................................... 90

3.1.7. Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác .................................................. 90 3.1.7.1. Sử dụng thanh Zoom ......................................................................................................... 90 3.1.7.2. Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ .................................................................. 90 3.1.7.3. Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề ........................................ 91 3.1.7.4. Sử dụng Watch Window ................................................................................................... 92

3.2. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL .............................................................. 92 3.2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh .................................................................................................. 92

3.2.1.1. Nhập liệu ........................................................................................................................... 92 3.2.1.2. Nhập các ký tự đặc biệt ..................................................................................................... 93 3.2.1.3. Hiệu chỉnh nội dung .......................................................................................................... 94 3.2.1.4. Nhập đè lên ô có sẵn nội dung .......................................................................................... 94

3.2.1.5. Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu ................................................................................... 94 3.2.2. Định dạng .................................................................................................................... 97

3.2.2.1. Định dạng chung ............................................................................................................... 97 3.2.2.2. Tự động định dạng có điều kiện. ..................................................................................... 103 3.2.2.3. Bảng và định dạng bảng (table) ....................................................................................... 104 3.2.2.4. Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) ..................................................... 105

3.2.3. Tìm và thay thế dữ liệu ............................................................................................. 106 3.2.4. Sắp xếp và lọc dữ liệu ............................................................................................... 107

3.3. GiỚI THIỆU VÀ SỬ DỤNG CÁC HÀM .................................................................... 109 3.3.1. Giới thiệu công thức và hàm: .................................................................................... 109

3.3.1.1. Giới thiệu công thức (Formula) ....................................................................................... 109 3.3.1.2. Giới thiệu hàm (Function) ............................................................................................... 111 3.3.1.3. Nhập công thức và hàm ................................................................................................... 111 3.3.1.4. Tham chiếu trong công thức ............................................................................................ 113 3.3.1.5. Các lỗi thông dụng (Formulas errors) ............................................................................. 114

3.3.2. Các hàm thường dùng trong excel ............................................................................ 114 3.3.2.1. Các hàm tính toán và thống kê (Statistical) ..................................................................... 114 3.3.2.2. Các hàm lôgic .................................................................................................................. 116 3.3.2.3. Các hàm chuỗi (string), văn bản (text) ............................................................................ 117 3.3.2.4. Các hàm ngày, giờ (Date & Time) .................................................................................. 118 3.3.2.5. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (Lookup & Reference) ............................................... 119

3.4. ĐỒ THỊ TRONG EXCEL ............................................................................................ 120 3.4.1. Giới thiệu đồ thị ........................................................................................................ 120 3.4.2. Vẽ đồ thị .................................................................................................................... 121

3.5. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH .............................................................. 123 3.5.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel ....................................................................... 123 3.5.2. Thiết lập thông số cho trang in ................................................................................. 124 3.5.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print ............................................................................. 127 3.5.4. Các lưu ý khác .......................................................................................................... 128

Bài giảng Tin học đại cương – Bộ môn Tin học

1

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TIN HỌC

Chương này cung cấp những khái niệm, những kiến thức cơ bản nhất trong Tin học. Nội dung chính của chương này bao gồm các phần: Khái niệm Thông tin và Tin học, hệ đếm được sử dụng trong máy tính, mã hoá, đại số logic, tệp và thư mục, cấu trúc máy tính...

1.1. GIỚI THIỆU CHUNG

1.1.1. Một số khái niệm

1.1.1.1. Tin học

Từ "Tin học" (Informatique) được người Pháp tên là Phillipe Dreyfus dùng đầu tiên vào năm 1962 để định nghĩa cho một môn khoa học mới mẻ trong lĩnh vực xử lí thông tin. Sau đó vào năm 1966 viện hàn lâm khoa học Pháp đã đưa ra định nghĩa sau: "Tin học là môn khoa học về xử lí hợp lí các thông tin, đặc biệt bằng các thiết bị tự động, các thông tin đó chứa đựng kiến thức của loài người trong các lĩnh vực kĩ thuật, kinh tế và xã hội".

Vậy ta có thể coi môn học Tin học là một môn học nghiên cứu việc tự động hoá quá trình xử lý thông tin.

Định nghĩa trên cho phép ta phân Tin học thành hai lĩnh vực sau: - Phần mềm (Soft Ware): Xây dựng các thuật toán, các chương trình máy tính để xử

lý thông tin. - Phần cứng (Hard Ware): Thiết kế, lắp đặt, bảo trì các thiết bị tự động để xử lí

thông tin.

1.1.1.2. Thông tin

Thông tin là tập hợp các dấu hiệu, các đặc điểm, các tính chất cho ta hiểu biết về một đối tượng.

Thông tin có thể được biểu diễn dưới nhiều dạng phong phú như biểu tượng, kí tự, hình ảnh, âm thanh v.v... . Thi dụ biển đăng kí xe ô tô, xe máy bao gồm các kí tự dạng chữ và số, cho ta biết các thông tin về xe như xe đó thuộc tỉnh nào, xe công hay xe tư, .... Trên các bưu kiện có hình cái cốc và hình cái ô để báo cho biết trong thùng có vật dễ vỡ và phải che để không bị thấm nước.

Nói tới thông tin phải đề cập tới quá trình xử lý thông tin. Ngày nay do xã hội phát triển nên lượng thông tin cần xử lý rất lớn, độ phức tạp của quá trình xử lý rất cao, do vậy xử lý thông tin bằng thủ công, cơ giới không thể đáp ứng được yêu cầu tự động hoá quá trình xử lý thông tin. Tin học ra đời để đáp ứng yêu cầu đó.

1.1.1.3. Dữ liệu

Dữ liệu hay dữ kiện (Data): là vật liệu thô mang thông tin, là vật liệu sản xuất ra thông tin. Dữ liệu sau khi tập hợp lại đem xử lý sẽ cho ta thông tin. Trong thực tế dữ liệu có thể là:

- Tín hiệu vật lý (Physical Signal): tín hiệu điện, sóng điện từ, tín hiệu ánh sáng, âm thanh, nhiệt độ, áp suất, …

- Các số liệu (Number): các số liệu trong một bảng thống kê. - Các ký hiệu (Symbol): chữ viết (character), các ký hiệu khắc trên đá, … - Thông tin được lấy ra từ dữ liệu do con người đặt ra có khi nhờ tính quy ước: Ví dụ ký hiệu: I có thể là chữ cái I hoặc chữ số La Mã có giá trị là 1. - Thông tin được lấy ra từ dữ liệu có nguồn gốc tự nhiên thì không có tính quy ước: Ví dụ: tiếng nói, hình ảnh, … vì thông tin vốn là bản chất nội tại của vật thể.


2

Vì vậy con người phải tìm hiểu, rút ra được kết luận về cách biểu diễn thông tin của các dữ liệu này. Những dữ liệu do con người đặt ra để mã hoá thông tin thì có tính quy ước về cách biểu diễn.

1.1.1.4. Chương trình

Là tập hợp các câu lệnh (của một ngôn ngữ lập trình nào đó như: pascal, foxpro, Java…) được sắp xếp theo một trình tự nhất định mà khi thực hiện nó thi từ dữ liệu đầu vào ta thu được kết quả đầu ra như mong muốn.

1.1.2. Hệ đếm trong máy vi tính

1.1.2.1. Hệ 10 ( Hệ thập phân: Decimal)

Hệ 10 hay hệ thập phân là hệ đếm được sử dụng để đếm và tính toán trong đời sống hàng ngày. Hệ 10 sử dụng 10 kí hiệu chữ số 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 để biểu diễn các số. Do sử dụng bộ 10 chữ số nên hệ đếm này có cơ số là 10.

Để phân biệt số trong các hệ đếm khác nhau người ta thường viết số trong hệ 10 kèm theo cơ số dạng sau: Nb ( số N trong hệ đếm cơ số b) hoặc viết chữ D vào sau số.

Ví dụ: 209210; 789,1210 ; 1027D; 125,47D.

Ta có thể biểu diễn số theo cơ số của hệ đếm. Ví dụ biểu diễn số N trong hệ 10 theo cơ số của nó như sau:(theo anh thì nên để ví dụ là số nguyên, không nên lấy số phức tạp)

862310 = 8×103 + 6×102 + 2×101 + 3×100 Tổng quát biểu diễn một số trong hệ đếm cơ số b qua cơ số của hệ đếm như sau: Giả sử có số Nb có n+1 chữ số phần nguyên là anan-1 … a1a0. Số này được viết

tổng quát như sau Nb = anan-1 … a1a0

Số Nb được biểu diễn theo cơ số b như sau:

Nb = anan-1 … a1a0, c1c2 … cn = an×bn + an-1×b

n-1 +…+ a1×b1 + a0×b0 (*)

Công thức (*) nêu trên sẽ được sử dụng để chuyển đổi số giữa các hệ đếm.

1.1.2.2. Hệ 2 (Hệ nhị phân: Binary)

Hệ 2 hay hệ nhị phân là hệ đếm sử dụng 2 chữ số 0, 1 để biểu diễn các số. Bit là đơn vị cơ bản của thông tin theo hệ thống số nhị phân ( Binary digit). Các

mạch điện tử trong máy tính sẽ phát hiện sự khác nhau giữa hai trạng thái (dòng điện mức cao và dòng điện mức thấp) và biểu diễn các trạng thái đó dưới dạng một trong hai số nhị phân 1 hoặc 0. Vì việc chế tạo một mạch điện tin cậy có thể phân biệt được sự khác nhau giữa 1 và 0 là tương đối dễ dàng và rẻ tiền, cho nên máy tính có khả năng xử lý nội bộ các thông tin nhị phân một cách rất chính xác, theo tiêu chuẩn, nó mắc ít hơn một lỗi nội bộ trong 100 tỉ thao tác xử lý

Do chỉ sử dụng tập 2 chữ số nên hệ 2 (nhị phân) có cơ số là 2. Số N trong hệ 2 được kí hiệu N2 hoặc viết chữ B vào sau số.

Ví dụ: 100112 ; 110101112 ; 1110011B ; 10100001B

Biểu diễn tương đương hệ 10 và hệ 2 như sau:


3

Trong máy tính sử dụng hệ 2. Như vậy mọi thông tin đưa vào máy tính đều được mã

hoá và chuyển sang hệ 2. Hệ 2 trong máy tính được sử dụng do lý do kỹ thuật: chế tạo các lịnh kiện có 2 trạng thái (ứng với số 0 và số 1) thì đơn giản và có tính ổn định cao. Nếu sử dụng hệ 10 thì các linh kiện phải có 10 trang thái tương ứng với 10 chữ số như vậy sẽ rất khó khăn và phức tạp.

1.1.2.3. Hệ 16 (Hexadecimal)

Hệ 16 sử dụng 16 kí hiệu 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B,C,D,E,F để biểu diễn các số. Do sử dụng 16 kí hiệu nên hệ này có cơ số là 16. Mỗi chữ số của hệ 16 tương ứng với 1 nhóm 4 bít trong hệ 2. Số N trong hệ 16 được kí hiệu N16 hoặc viết chữ H vào sau số.

Ví dụ: 10EF16 ; AE9F16 ; 2EFBH ; 45CDH

Biểu diễn tương đương hệ 10, hệ 16 và hệ 2 như sau:

Hệ 16 được dùng để ghi địa chỉ các ô nhớ trong bộ nhớ của máy tính, địa chỉ các cổng

vào / ra của máy tính.

1.1.2.4. Biểu diễn số trong máy tính và các đơn vị thông tin

1/. Biểu diễn số trong máy tính Trong máy tính các số được biểu diễn theo một khuôn thống nhất, độ dài khuôn có

thể 8 bít hoặc 16 bít hoặc 32 bít, … Có thể biểu diễn số theo dạng dấu phẩy tĩnh hoặc dạng dấu phẩy động. Trong phần

này ta chỉ xét cách biểu diễn số nguyên theo dạng dấu phẩy tĩnh. Biểu diễn số nguyên dấu phẩy tĩnh: Số được biểu diễn theo khuôn thống nhất, bít trái

nhất (bít cao nhất) dùng để biểu diễn dấu: dấu dương (+) ứng với 0, dấu âm (-) ứng với 1. Các bít còn lại dùng để biểu diễn giá trị của số. Giả sử dùng khuôn 8 bít như sau:

Ví dụ: Biểu diễn số +610 trong khuôn 8 bít. Trước tiên phải đổi 610 sang hệ 2 là 1102,

kết quả như sau:

Biểu diễn số nguyên âm dấu phẩy tĩnh theo phương pháp bù 2: Qui tắc biểu diễn

số nguyên âm theo phương pháp bù 2: Trước tiên biểu diễn số nguyên dương có giá trị tuyệt đối bằng với số đó trong khuôn qui ước, sau đó đảo từng bít ( 1 đổi thành 0, 0 đổi thành 1), cuối cùng công với +1 (sẽ giải thích sau ở phần phép cộng trong hệ 2).


4

Ví dụ: biểu diễn số – 6 trong khuôn 8 bít như sau:

- Biểu diễn + 6 :

- Đảo từng bít:

- Cộng +1

- Kết quả - 6 :

2/. Đơn vị thông tin BIT là đơn vị nhỏ nhất của thông tin, nó biểu thị một phần tử nhớ của máy tính. Các

thiết bị máy tính đều xây dựng bằng các linh kiện điện tử chỉ có hai trạng thái khác nhau và được mã hoá bằng hai số 0/1 (gọi là con số nhị phân), nếu qui ước gọi trạng thái này là 1 thì trạng thái kia là 0 (thí dụ công tắc điện đóng=1/ngắt=0 ; bóng đèn sáng=1/tắt=0).

Các thông tin đưa vào máy phải được chuyển hoá thành các xung điện có mức điện thế cao (gọi là mức Logic1) hoặc mức điện thế thấp (mức Logic 0). Mỗi phần tử nhớ của máy tính chỉ có thể được thiết lập ở trạng thái 1 hoặc 0 nên mỗi phần tử đó gọi là một BIT (Binary digiT=chữ số nhị phân).

BYTE (đọc là Bai) là một nhóm 8 BIT. Máy tính dùng 8 phần tử nhớ để ghi nhớ một kí tự. Vậy mỗi kí tự ứng với một BYTE (8 bit). Bít thấp nhất có số thứ tự là 0.

Ví dụ: Kí tự “A” có mã ASCII 6510 tương ứng với 10000012, được biểu diễn trong 1

byte như sau :

Cũng như các đơn vị đo lường khác, đơn vị đo lường thông tin cũng có các đơn vị

bội như sau: 1 BIT = 0 hoặc 1 1 Byte= 8 BIT

1 Kilobyte (KB) = 210 Bytes= 1024 Byte 1 MegaByte (MB) = 1024 KB 1 GigaByte (GB) = 1024 MB 1 TeraByte (TB) = 1024 GB

1.1.2.5. Chuyển đổi số giữa các hệ đếm

1/. Chuyển đổi số từ hệ đếm cơ số b sang hệ 10 Qui tắc: Muốn chuyển đổi số từ hệ đếm cơ số b sang hệ 10 ta dùng công thức (*)

trong mục 2.1 của chương này như sau: Nb = anan-1 … a1a0

Nb = an ×bn + an-1×bn-1 +…+ a1×b1 + a0×b0 Ví dụ 1 : Đổi số 1101012 sang hệ 10, ở đây b=2


5

N10 = 1 × 25 + 1×24 + 0 ×23 + 1×22 + 0×2 + 1 ×20 = 32+16+4+1 = 5310 Ví dụ 2: Đổi số 110101,112 sang hệ 10

N10 = 1 × 25 + 1×24 + 0 ×23 + 1×22 + 0×2 + 1 ×20 + 1×2-1 + 1×2-2

= 52+ 0,5 + 0,25 = 52,7510 Ví dụ 3: : Đổi số 10F16 sang hệ 10, ở đây b=16

N10 = 1×162 + 0×16 + 15×160 = 256+15 = 27110 2/. Chuyển đổi số từ hệ đếm 10 sang hệ đếm cơ số b

Qui tắc: Lấy số hệ 10 chia nguyên liên tiếp cho cơ số b, kết quả số trong hệ đếm cơ số b là các số dư của phép chia lấy theo thứ tự ngược lại ( số dư của phép chia cuối cùng là số lớn nhất).

Chú ý: Chia nguyên liên tiếp cho cơ số b có nghĩa là thương của phép chia trước lại được lấy chia nguyên tiếp cho b. . . và chỉ dừng lại khi thương = 0.

Ví dụ 1: Đổi số 3010 sang hệ 2, ta nên tạo ra bảng chia nguyên liên tiếp để theo dõi số

dư cho dễ dàng như sau:

Kết quả 302 = 111102

Ví dụ 2: Đổi số 17210 sang hệ 16, ở đây b=16

Kết quả 17216 = AC16 ( 10 ứng với A, 12 ứng với C )

3/. Chuyến đổi số từ hệ 16 sang hệ 2 và từ hệ 2 sang hệ 16 * Chuyển đổi số từ hệ 16 sang hệ 2:

- Quy tắc: Thay 1 chữ số hệ 16 bằng một nhóm 4 bít hệ 2 tương ứng. Ví dụ: Đổi số 105EF16 hệ 2

N2 = 0001 0000 0101 1110 11112

* Chuyển đổi số từ hệ 2 sang hệ 16: - Quy tắc: Thay một nhóm 4 bít hệ 2 bằng1 chữ số hệ 16 tương ứng, việc nhóm các bít hệ

2 được thực hiện từ phải qua trái, nhóm cuối cùng không đủ 4 bit thì sẽ thêm các bít 0 vào trước. Vì hệ 16 dùng để ghi địa chỉ nên chỉ dùng các số nguyên không có phần lẻ.

Ví dụ: Đổi số 11100101011102 sang hệ 16.

Ta thêm các số 0 vào trước cho đủ các nhóm 4 bít như sau: N2 = 0001 1100 1010 1110

tương ứng với N16 =1CAE16


6

1.1.2.6. Các phép toán trong hệ 2

1/. Phép cộng * Quy tắc cộng 2 bít như sau: Thực hiện theo bảng cộng ( còn gọi là bảng chân lý) sau đây, trong Carry là bít nhớ chuyển sang bít cao hơn.

Cách thức thực hiện phép cộng hai số hệ 2 có nhiều bít như sau: đầu tiên cộng từng

cặp bít có cùng thứ tự của hai số với nhau, sau đó cộng bít kết quả vừa thực hiện với bít nhớ chuyển sang từ bít thấp hơn.

Ví dụ : A =0 0 1 0 1 1 0 B =0 1 0 1 1 0 1

A+B =1 0 0 0 0 1 1 2/. Phép trừ * Quy tắc trừ 2 bít như sau: Thực hiện theo bảng trừ sau đây, trong đó Carry là bít nhớ chuyển sang bít cao hơn của số trừ.

Cách thức thực hiện phép trừ hai số hệ 2 có nhiều bít ta thực hiện trừ từng cặp bít

theo bảng trừ trên, làm tương tự như trong hệ 10. Ví dụ: A=1101011

B=1001101 A-B=0011110

Cách khác thực hiện phép trừ: Lấy số bị trừ cộng với số trừ biểu diễn ở dạng số âm. a- b = a + (-b) Ví dụ: Thực hiên phép tính 1510 – 610 trong khuôn 8 bít. Trong ví dụ này phải biểu

diễn số -610 trong khuôn 8 bít (lấy kết quả ở ví dụ mục 1.1.2.4)

1510 biểu diễn trong khuôn 8 bít:

-610 biểu diễn trong khuôn 8 bít :

Kết quả cộng 2 byte trên ( 1510 – 610 ) :

Khi cộng hệ 2 ta theo quy tắc ở trên, chú ý bít trái nhất là bít dấu nên khi cộng không nhớ


7

sang bít cao hơn. 3/. Phép nhân * Qui tắc nhân 2 bít: Thực hiện theo bảng nhân sau đây:

Cách thức thực hiện phép nhân hai số hệ 2 có nhiều bít ta thực hiện tương tự như

trong hệ 10 với bảng nhân trên, phép nhân được thực hiện kết hợp giữa phép dịch trái và phép cộng.

Ví dụ: a= 100112 b= 10112 , thực hiện a×b như sau:

5/. Các phép tính logic

Các phép tính logic đối với số nhị phân bao gồm các phép toán logic cơ bản như: NOT, AND, OR và XOR. Phép toán NOT là phép toán chỉ bao gồm một toán hạng, còn các phép toán AND, OR, XOR là các phép toán hai toán hạng.

Phép phủ định NOT còn được gọi là phép đảo bít, hoặc phép bù 1. Cần phân biệt sự khác nhau giữa phép logic AND với phép nhân, và phép logic OR với

phép cộng. Các phép toán cơ bản cộng và nhân thì thực hiện cộng giá trị của các bít và có nhớ sang hang bên cạnh. Còn các phép toán logic là thực hiện phép toán một cách logic trên từng bít của số nhị phân và không có nhớ.

Chúng ta có thể mô phỏng các phép toán logic thông qua một mạch điện bao gồm những công tắc và bóng đèn như sau:

- Đối với phép AND: Bao gồm 2 công tắc và một bóng đèn mắc nối tiếp với nhau. - Đối với phép OR: Bao gồm 2 công tắc mắc song song với nhau sau đó mắc nối tiếp

với một bóng đèn. Các giá trị logic chỉ nhận một trong hai giá trị: Đúng(True) hoặc Sai(False), tương

đương với True = 1 và False = 0. Sau đây sẽ trình bày 4 toán tử logic cơ bản theo thứ tự ưu tiên của các toán tử, các toán tử

logic khác đều có thể được biểu diễn qua 4 toán tử cơ bản này. Toán tử NOT ( phủ định hay đảo):

X NOT XFALSE TRUETRUE FALSE


8

Toán tử AND (và ): X Y X AND Y

FALSE FALSE FALSEFALSE TRUE FALSETRUE FALSE FALSETRUE TRUE TRUE

Toán tử OR (hoặc ):

X Y X OR YFALSE FALSE FALSEFALSE TRUE TRUETRUE FALSE TRUETRUE TRUE TRUE

Toán tử XOR (hoặc loại trừ )

X Y X XOR YFALSE FALSE FALSEFALSE TRUE TRUETRUE FALSE TRUETRUE TRUE FALSE

Thứ tự ưu tiên của 4 toán tử trên là: NOT, AND, OR, XOR Phép phủ định NOT còn được gọi là phép đảo bít, hoặc phép bù 1. Cần phân biệt sự khác nhau giữa phép logic AND với phép nhân, và phép logic OR với

phép cộng. Các phép toán cơ bản cộng và nhân thì thực hiện cộng giá trị của các bít và có nhớ sang hàng bên cạnh. Còn các phép toán logic là thực hiện phép toán một cách logic trên từng bít của số nhị phân và không có nhớ.

Chúng ta có thể mô phỏng các phép toán logic thông qua một mạch điện bao gồm những công tắc và bóng đèn như sau:

- Đối với phép AND: Bao gồm 2 công tắc và một bóng đèn mắc nối tiếp với nhau. - Đối với phép OR: Bao gồm 2 công tắc mắc song song với nhau sau đó mắc nối tiếp

với một bóng đèn.

1.2. CẤU TRÚC MÁY VI TÍNH

Để sử dụng tốt máy vi tính phục vụ cho chuyên môn của mình trước tiên phải hiểu chức năng và cấu tạo của máy vi tính. Đây là một bài giảng Tin học dạy cho sinh viên không phải chuyên ngành Tin học do đó không đi sâu vào cấu tạo chi tiết máy vi tính mà chỉ giới thiệu cấu trúc của máy vi tính hay các khối chính của máy vi tính, chức năng và sơ đồ cấu trúc của máy vi tính, CPU, bộ nhớ, các thiết bị ngoại vi...

1.2.1. Chức năng và sơ đồ cấu trúc của máy vi tính

1.2.1.1. Chức năng của máy vi tính

Máy vi tính là máy vi điện tử hoạt động theo chương trình và có các chức năng cơ bản sau đây:

* Tiếp nhận thông tin vào và đưa thông tin ra ( Vào / Ra : Input / Output). Với chức năng này người sử dụng giao tiếp được với máy vi tính.

* Xử lý thông tin hay biến đổi thông tin, đây là chức năng quan trọng nhất của máy vi tính, thực hiện nhiệm vụ tự động hoá xử lý thông tin thay cho con người.


9

* Lưu trữ thông tin. Các thông tin sử dụng trên máy vi tính nếu cần sẽ được lưu trữ để trao đổi và sử dụng cho nhiều lần sau.

1.2.1.2. Sơ đồ cấu trúc máy vi tính

Để đảm nhận được các chức năng cơ bản trên, máy vi tính được thiết kế với các khối chính theo sơ đồ cấu trúc sau

* Các tín hiệu thông tin từ người sử dụng qua đơn vị vào ( bàn phím, chuột, ổ đĩa

CD,...) được đưa vào bộ nhớ, từ bộ nhớ các thông tin được chuyển vào đơn vị tính toán số học và logic để xử lý, xử lý xong kết quả được chuyển vào bộ nhớ, từ bộ nhớ chuyển đến đơn vị ra ( màn hình, máy in, máy vẽ, ...) và tới người sử dụng.

* Các tín hiệu điều khiển được thiết lập giữa đơn vị điều khiển và các khối khác trong dàn máy vi tính để chuyển các tín hiệu điều khiển của đơn vị điều khiển tới các khối khác và chuyển các tín hiệu phản hồi từ các khối khác về đơn vị điều khiển.

* Các khối trong máy vi tính được nối với nhau bằng các cáp truyền dẫn ( BUS), gồm 3 loại cáp đó là cáp địa chỉ (Bus Address), cáp Dữ liệu (Bus Data) và cáp điều khiển (Bus Control).

* Trong máy vi tính 2 khối quan trọng nhất là đơn vị tính toán số học và logic, đơn vị điều khiển nằm trong cùng một vỏ của mạch vi xử lí (Micro Processor), được gọi là đơn vị xử lý trung tâm (CPU : Central Processor Unit) hay bộ vi xử lý (Micro Processor).

* CPU và bộ nhớ nằm trong thân máy. Đơn vị vào/ ra nằm bên ngoài máy được gọi chung là thiết bị ngoại vi, ngày nay các thiết bị ngoại vi của máy vi tính rất phong phú và đa dạng. Ngoài các khối cơ bản kể trên, để cho máy vi tính hoạt động cần có một bộ nguồn nối với máy.

1.2.2. Các bộ phận cơ bản của máy vi tính

1.2.2.1. Bộ xử lý trung tâm(CPU: Central Processor Unit )

1/. Chức năng của CPU CPU là bộ chỉ huy của máy vi tính, có các chức năng sau: - Thực hiện việc nhận lệnh, giải mã lệnh và điều khiển các khối khác thực hiện lệnh. - Thực hiện các phép tính số học, logic và các phép tính khác. - Sinh ra các tín hiệu địa chỉ trên máy.

2/. Cấu tạo của CPU CPU bao gồm các phần sau: * Đơn vị điều khiển (Control unit): Thực hiện việc nhận lệnh, giải mã lệnh và


10

điều khiển các khối khác thực hiện lệnh và sinh ra các tín hiệu địa chỉ trên máy để quản lý bộ nhớ.

* Đơn vị tính toán số học và logic (Arithmetic– Logic Unit): Bao gồm các vi mạch tính để thực hiện các phép tính số học, logic và các phép tính khác.

* Thanh ghi (Register) là một cấu trúc gồm 16 bít (hoặc 32 bit) nhớ liền kề nhau được thiết lập ngay trong mạch vi xử lý. Các thanh ghi này được phân thành 4 nhóm theo mục đích sử dụng sau:

- Nhóm 1: 4 thanh ghi đa năng kí hiệu là AX,BX,CX,DX được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.

- Nhóm 2: 4 thanh ghi địa chỉ đoạn (Segment) bộ nhớ, thanh ghi CS (Code segment) chứa điạc chỉ đoạn mã lệnh, thanh ghi DS (Data Segment) chứa địa chỉ đoạn dữ liệu, thanh ghi SS (Stack Segment) chứa địa chỉ đoạn ngăn xếp, thanh ghi ES (Extra Segment) chứa địa chỉ đoạn dữ liệu mở rộng.

- Nhóm 3: 5 thanh ghi địa chỉ tương đối (offset), thanh ghi IP (Instruction Pointer) trỏ tới ô chứa lệnh trong đoạn CS; thanh ghi SI (Source Index) trỏ tới ô chứa dữ liệu nguồn trong đoạn DS, Thanh ghi DI (Destination Index) trỏ tới ô chứa dữ liệu đích trong đoạn DS, Thanh ghi SP (Stack Pointer) trỏ tới ô chứa dữ liệu trong đoạn ngăn xếp SS và thanh ghi BP (Base Pointer) trỏ tới ô dữ liệu trong đoạn chứa dữ liệu mở rộng ES.

Nhóm 4: 1 thanh ghi cờ (Flag) để ghi các trạng thái (ta gọi là cờ) xảy ra trong các phép toán số học.

1.2.2.2. Bộ nhớ ( Memory)

Bộ nhớ hay còn gọi là bộ nhớ trong ( bộ nhớ ) chính của máy vi tính. * Chức năng của bộ nhớ: Bộ nhớ dùng để chứa các thông tin cần thiết như chương

trình, dữ liệu trong quá trình máy hoạt động. - Kích thước của bộ nhớ hay dung lượng của bộ nhớ là số lượng thông tin mà bộ nhớ có khả năng chứa được, thường dùng đơn vị MB hoặc GB. * Phân loại bộ nhớ: Theo tính chất thông tin chứa trong bộ nhớ người ta chia thành

bộ nhớ ROM và RAM. - ROM ( Read Only Memory): là bộ nhớ cố định cho phép chỉ đọc thông tin mà không

ghi thông tin vào được. ROM là bộ nhớ cứng do hãng chế tạo cài đặt sẵn các chương trình bên trong, bao gồm các chương trình kiểm tra và các chương trình cơ sở cốt lõi nhất của máy vi tính. Các thông tin trong ROM sẽ không bị mất đi khi ta tắt nguồn của máy.

- RAM (Random Access Memory): Là bộ nhớ mềm, có thể thay đổi, truy nhập một cách ngẫu nhiên. RAM làm từ các mạch vi mạch (gọi là Chip nhớ). RAM dùng để ghi chương trình của hệ điều hành nạp vào từ đĩa khởi động, chương trình và dữ liệu của người sử dụng. Có thể đọc và ghi thông tin vào RAM. Thông tin trong RAM sẽ bị mất đi khi ta tắt nguồn của máy, do vậy ta phải lưu trữ thông tin ra bộ nhớ ngoài.

1.2.2.3. Thiết bị ngoại vi

1/. Bàn phím (Keyboard) * Bàn phím là thiết bị vào thông dụng của máy vi tính. Dùng bàn phím có thể đưa

vào máy các lệnh điều khiển, chương trình, dữ liệu. * Nguyên tắc của bàn phím: ấn một phím thì gây ra sự tiếp điện giữa một dây dọc

và một dây ngang tạo ra một xung điện , xung điện này qua chương trình điều khiển bàn phím sẽ đưa vào máy mã ASCII của kí tự của phím đó.


11

* Bàn phím gồm 5 khu vực sau: - Khu phím máy chữ gồm các phím chữ, phím dấu và phím số như các phím trên

bàn phím máy chữ trong đó có phím cách (Space bar). - Khu phím chức năng F1,F2,..F12 có tác dụng thực hiện một chức năng hoàn

chỉnh nào đó khi ta gõ phím đó, tác dụng của nó được cài đặt tuỳ theo chương trình. Thí dụ DOS dùng phím F1 để nhắc lại từng kí tự của câu lệnh vừa gõ trước, F3 để nhắc lại toàn bộ câu lệnh vừa gõ.

- Khu vực phím số ở bên phải bàn phím. - Khu phím dịch chuyển con trỏ màn hình gồm các phím dịch lên, dịch xuống, dịch

trái, dịch phải, dịch về đầu màn hình (Home), dịch xuống cuối (End), dịch lên một trang (PgUp), dịch xuống một trang (PgDn), Dịch trái và xoá (Back space), phím TAB dịch con trỏ đi một khoảng 8 cột (gọi là một tab).

- Khu phím điều khiển: ESC để thoát ra khỏi chương trình hoặc lệnh đang thực hiện CapsLock để chuyển đổi thường xuyên kiểu chữ nhỏ sang to và ngược lại Shift có tác dụng chuyển tạm thời chữ to thành nhỏ hoặc ngược lại khi đè giữ

phím đó và gõ chữ . Với các phím có 2 kí tự thì nếu gõ được kí tự dưới, nếu đè shift và gõ thì cho kí tự trên.

Insert - chèn kí tự vào vị trí con trỏ Delete - xoá kí tự tại vị trí con trỏ Print Screen - In màn hình Scroll Lock - bật hoặc tắt trạng thái cuốn màn hình Pause/Break - Chờ hoặc ngắt chương trình Ctrl và Alt dùng để mở rộng chức năng của bàn phím. Num Lock - để kích hoạt bàn phím số, bàn phím số chỉ có tác dụng khi nào đèn

Num Lock sáng. 2/. Màn hình ( Display)

* Màn hình là thiết bị ra thông dụng tối thiểu của may vi tính. Các kí hiệu ta gõ vào từ bàn phím, các kết quả xử lý, các thông báo của máy vi tính đều được hiện ra trên màn hình.

* Màn hình có cấu tạo vật lý giống như một màn hình vô tuyến thông thường cũng gồm có ống phóng tia điện tử, mạch quét ngang và quét dọc, tia điện tử đập vào màn hình tạo thành một điểm sáng, bộ điều khiển CRT tạo tín hiệu bật hoặc tắt tia điện tử theo tín hiệu lấy ra từ bộ nhớ màn hình 1 hay 0, tia điện tử quét từ trái sang phải tạo thành một dòng, từ dòng trên cùng xuống dòng dưới cùng tạo thành một mành. Tần số quét mành bằng 60Hz nghĩa là trong 1 giây đồng hồ màn hình được làm mới lại từ đầu 60 lần, thời gian hồi dọc để tia điện tử chuyển về góc trái trên cùng là 1,25ms

* Có 2 kiểu màn hình: kiểu màn hình văn bản và màn hình đồ hoạ: - Màn hình văn bản (Text mode) được phân thành 2 chế độ: 80 cột ( kí tự) 25 dòng là

dạng chuẩn hoặc 40 cột ( kí tự) 25 dòng. - Màn hình Đồ hoạ (Graphic Mode) được thiết kế gồm nhiều điểm sáng (Pixel)

theo hai chiều ngang và dọc. Màn hình đồ hoạ được phân thành nhiều chế độ khác nhau tuỳ theo độ phân giải, chẳng hạn chiều ngang 640 pixel chiều dọc 200 pixel (640x200), 640x350, 640x480, 1024x768 . Màn hình càng có độ phân giải cao thì hình ảnh càng min.

- Mầu của màn hình được tạo ra bởi sự pha trộn của 4 yếu tố sau: 3 mầu cơ bản là đỏ


12

(Red), xanh lá cây (Green), xanh da trời (Blue) và độ chói. Với tổ hợp của 3 mầu cơ bản ở độ chói khác nhau của từng mầu mà máy tính có thể tạo ra tới 256 mầu khác nhau. 3/. Ổ đĩa và đĩa từ

Ổ đĩa và đĩa từ là thiết bị vào / ra : Có thể đọc thông tin từ đĩa từ và ghi thông tin vào đĩa từ.

* Ổ đĩa là khối hình chữ nhật có chứa các thiết bị và linh kiện để làm việc với đĩa từ. Máy vi tính có 2 loại ổ đĩa từ là ổ đĩa cứng (Hard Disk/ Fixed Disk) và ổ đĩa mềm (Soft Disk/Flopy Disk).

- ổ đĩa cứng được lắp trong thân máy, nếu máy có 1 ổ đĩa cứng thì tên ổ đĩa là C: , nếu máy có 2 ổ đĩa cứng thì tên là C: , D: . ổ đĩa cứng chứa các đĩa cứng có dung lượng lưu trữ lớn từ 40 MB đến hàng chục GB.

- ổ đĩa mềm lắp ngay bên ngoài vỏ máy, 2 ổ mềm có tên là A: , B: , ổ đĩa mềm chứa các đĩa mềm có dung lượng lưu trữ nhỏ hơn đĩa cứng, hiện nay thông dụng là 1,44MB.

* Đĩa từ có hình dạng tròn được cấu tạo bằng chất dẻo ( đĩa mềm ) hoặc nhôm ( đĩa cứng) có phủ các hạt sắt từ trên bề mặt để lưu trữ thông tin dựa theo đặc tính nhiễm từ của các hạt sắt từ. Các thông tin lưu trữ trên đĩa từ ở dạng mã nhi phân ( bít 0 hoặc 1).

- Mỗi đĩa từ mềm gồm có hai mặt từ hoá được đánh số là mặt 0/1, có 2 đầu từ tiếp xúc trên dưới để đọc và ghi thông tin, mỗi mặt phân thành nhiều rãnh (Track) đánh số từ 0 trở đi ,rãnh ngoài gần mép đĩa là rãnh số 0, mỗi mặt được phân thành nhiều cung (sector) được đánh số từ 1 trở đi, (đĩa 1,2M phân thành 80 rãnh và15 sectơ, đĩa 1,44 M phân thành 80 rãnh và 18 sectơ ), mỗi cung chứa 512 byte.

- Đĩa cứng gồm nhiều mặt đĩa cùng trục quay tạo thành khối trụ gọi là cylinder, số mặt tuỳ theo dung lượng của ổ đĩa, chẳng hạn ổ đĩa có 8 đầu từ (Head) đánh số từ 0 đến 7 gồm 4 mặt đĩa, mỗi mặt của đĩa cứng được phân thành 17 sectơ, mỗi mặt gồm nhiều rãnh (Đĩa cứng XT gồm 305 rãnh, đĩa cứng AT gồm 615 rãnh ), mỗi rãnh trên một cung chứa 1024 byte. 4/. Máy in (Printer)

* Máy in là thiết bị ra của máy vi tính, dùng để in ra kết quả xử lý, dữ liệu, chương trình, thông báo của máy vi tính.

* Máy in dùng trong máy tính gồm nhiều loại khác nhau hoạt động theo các nguyên lý khác nhau. Ta có thể phân thành các loại cơ bản sau:

- Máy in mầu (Ploter) gồm 8 bút vẽ màu khác nhau hoạt động trên nguyên tắc bút vẽ. - Máy in Lazer hoạt động trên nguyên tắc dùng tia Laeser ép nóng chẩy bột mực

khô bám trên lô. - Máy in kim (9 kim hoặc 24 kim) hoạt động trên nguyên tắc kim phun bắn vào

băng mực và tạo ra trên giấy các nốt chấm đen. Hiện nay máy in Laser được sử dụng rộng rãi vì có ưu điểm là in nhanh và chất

lượng tốt nhưng giá đắt hơn máy in kim. Máy in kim giá rẻ hơn và bền hơn nhưng chất lượng không cao và in chậm hơn. 5/. Thiết bị chuột

Chuột là một thiết bị vào của máy vi tính. Có thể chọn lệnh, chọn các đối tượng, di chuyển và thay đổi kích thước các đối tượng bằng chuột.

Thông thường chuột có 2 nút bấm. Nút trái dùng cho phần lớn các thao tác, nút phải tuỳ theo từng chương trình mà có các chức năng khác nhau, thông thường nhấn nút phải để hiện ra các lệnh có thể thực hiện được tại vị trí vừa chọn của chuột. lệnh này tuỳ thuộc


13

phần mềm đang sử dụng. 6/. Các thiết bị khác

Các thiết bị ngoại vi của máy vi tính hiện nay rất phong phú, ngoài các thiết bị cơ bản nêu trên còn các thiết bị khác như : Đĩa CD-ROM, máy chiếu (Projecter), máy quét ảnh (Scaner), ... Tất cả các thiết bị ngoại vi giúp cho việc đưa thông tin vào máy ở nhiều dạng từ các kí tự đến âm thanh, hình ảnh.

1.3. HỆ ĐIỀU HÀNH

Để sử dụng máy vi tính trước tiên phải hiểu và biết sử dụng bộ chương trình điều khiển các hoạt động chung của máy vi tính. Bộ chương trình đó chính là hệ điều hành. Phần này tình bày các kiến thức chính về hệ điều hành: Khái niệm hệ điều hành, các hệ điều hành thông dụng hiện nay, hệ điều hành Microsoft Windows 7 , khởi động và các thành phần cơ bản của windows 7, thay đổi các biểu tượng hoặc mục chọn trong Windows 7 , sử dụng Windows Explorer trong windows 7.

1.3.1. Khái niệm, chức năng của hệ điều hành

1.3.1.1. Khái niệm hệ điều hành

Hệ điều hành là hệ thống các chương trình điều khiển các hành vi cơ bản của dàn máy vi tính. Chỉ khi hệ điều hành được nạp vào trong bộ nhớ thì máy tính mới hoạt động. Hệ điều hành mục đích giúp người sử dụng máy tính dễ dàng và hiệu quả.

- Hệ điều hành điều khiển tất cả hoạt động của máy tính và các thiết bị ngoại vi. - Hệ điều hành là người thông dịch, cầu nối giữa người sử dụng và máy vi tính.

1.3.1.2. Chức năng của hệ điều hành

- Điều khiển việc thực thi các chương trình - Quản lý, phân phối và thu hồi bộ nhớ (nhớ trong, nhớ ngoài) - Quản lý thông tin (file) - Điều khiển các thiết bị, khởi động máy tính - Điều khiển và quản lý việc vào ra dữ liệu - Làm nhiệm vụ trung gian nối ghép giữa người và máy tính sao cho người sử dụng thấy

thuận tiện và hiệu quả.

1.3.1.3. Phân loại hệ điều hành

Có thể chia hệ điều hành thành 2 loại: * Hệ điều hành máy tính cá nhân là hệ điều hành viết để điều khiển một máy tính

riêng lẻ còn gọi là máy tính cá nhân. Các hệ điều hành máy tính cá nhân thông dụng như: MS-DOS, WINDOWS

95, WINDOWS 98, WINDOWS 2000, WINDOWS XP, WINDOWS 7, WINDOWS 8… * Hệ điều hành mạng là hệ điều hành viết để điều khiển một mạng máy tính bao gồm

1 máy chủ kết nối với các máy trạm, hệ điều hành được cài đặt trong máy chủ. Theo khoảng cách địa lý có thể phân ra các loại mạng máy tính sau: Mạng cục bộ,

mạng đô thị, mạng diện rộng, mạng toàn cầu. - Mạng cục bộ ( LAN - Local Area Network ): là mạng được cài đặt trong phạm

vi tương đối nhỏ hẹp như trong một toà nhà, một xí nghiệp... với khoảng cách lớn nhất giữa các máy tính trên mạng trong vòng vài km trở lại.

- Mạng đô thị ( MAN - Metropolitan Area Network ): là mạng được cài đặt trong phạm vi một đô thị, một trung tâm văn hoá xã hội, có bán kính tối đa khoảng 100 km trở lại.


14

- Mạng diện rộng ( WAN - Wide Area Network ): là mạng có diện tích bao phủ rộng lớn, phạm vi của mạng có thể vượt biên giới quốc gia thậm chí cả lục địa.

- Mạng toàn cầu ( GAN - Global Area Network ): là mạng có phạm vi trải rộng toàn cầu, Internet là một trong loại mạng GAN.

Các hệ điều hành mạng thông dụng hiện nay là: WINDOWS NT, UNIX, WINDOWS 2000 SERVER, WINDOWS 2003 SERVER, WINDOWS 2008 SERVER…

1.3.1.4. Một số hệ điều hành thông dụng

* Hệ điều hành MS-DOS Hệ điều hành MS DOS là một hệ điều hành ra đời cách đây khá lâu và rất phổ dụng

trước khi có sản phẩm cùng hãng của nó là hệ điều hành WINDOWS ra đời. DOS quản lý, lưu trữ thông tin dưới dạng các tập tin và thư mục. Giao diện của DOS

với người sử dụng là giao diện dòng lệnh. * Hệ điều hành WINDOWS 98/2000 Hệ điều hành WINDOWS 98/2000 do hãng phần mềm MICROSOFT phát hành. Đây

là một hệ điều hành theo phong cách hoàn toàn mới và nó nhanh chóng trở thành một trong những hệ điều hành phổ dụng và được yêu thích bởi giao diện có tính đa nhiệm.

Trước kia để làm việc được với hệ điều hành MS DOS, cần phải nhớ rất nhiều lệnh với cú pháp dài dòng và rắc rối, cùng với việc phải đối diện với một màn hình tối om sẽ làm cho công việc trở nên nhàm chán. Hệ điều hành WINDOWS ra đời, tương thích với hệ điều hành MS DOS, đã mang lại rất nhiều tiện lợi trong việc sử dụng. Hệ điều hành WINDOWS vì sử dụng giao diện đồ họa do đó rất dễ sử dụng.

Một số đặc điểm nổi trội của WINDOWS 98/2000: - Cung cấp một giao diện đồ hoạ người-máy thân thiện (GUI- Graphic User

Interface). - Cung cấp một phương pháp điều khiển thống nhất cho mọi ứng dụng trên

môi trường WINDOWS 95. - Hoạt động ở chế độ đa nhiệm - Môi trường Nhúng - Liên kết các đối tượng (OLE - Object Linking and Embeding) - Tự động nhận dạng và cài đặt trình điều khiển các thiết bị (Plus and Play). - Hỗ trợ mạng. * Hệ điều hành WINDOWS NT Windows NT là hệ điều hành mạng được người dùng tin cậy. Qua sử dụng, nó chứng

tỏ là hệ điều hành mạng tích hợp nhiều tính năng như các giao thức truyền tin chuẩn, tính năng tìm đường (routing), truy cập từ xa, tốc độ, bảo mật mức C2, giao diện đơn giản, dễ quản trị, đặc biệt đây là hệ điều hành nền tảng cho rất nhiều chương trình và ứng dụng phổ biến hiện nay như MS SQL Server. MS Mail Server, MS Exchange Server 4.0, Internet Infomation Server (bao gồm FTP Server, Gopher Server, W.W.W. Server), MS Proxy Server, ...

Windows NT là hệ điều hành 32 bit, đa nhiệm có ưu tiên nhằm khai thác hết khả năng của các bộ vi xử lý như Intel x86, RISC và các hệ thống đa xử lý đối xứng (symmetric multiproccessing system).

Bên ngoài là một giao diện người sử dụng giống như Windows, Windows NT đã được thiết kế lại phần hạt nhân (kernel) cần thiết với các hệ điều hành đã có Windows NT thực hiện được hầu hết các chương trình đang chạy trên các họ máy tính x86 và RISC dưới MS-


15

DOS, Windows, MS OS/2 version 1.x và các ứng dụng cùng với các chức năng phát triển về bảo mật và quản trị.

Tính mở: Để duy trì tương thích ví dụ với các ứng dụng viết trên UNIX theo chuẩn POSIX. Tuy nhiên để tận dụng hết khả năng của WINDOWS NT ta cần thực hiện các ứng dụng viết riêng cho hệ điều hành 32 bit này mà MS SQL Server là một ví dụ.

1.3.2. Hệ điều hành windows 7

1.3.2.1. Giới thiệu

Hiện nay có nhiều rất nhiều hệ điều hành khác nhau để phục vụ cho các loại máy tính

khác nhau và mục đích sử dụng khác nhau như MicroSoft Windows, Linux, Unix, Mac OS…

trong đó hệ điều hành phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay phải kể đến hệ

điều hành Windows do hãng MicoSoft sản xuất. Từ khi ra đời cho đến nay hệ điều hành

Windows đã trải qua rất nhiều phiên bản khác nhau như Win 3.1, Win 95, Win 98, Win 2000,

Win XP, Win Me… và hiện nay đang thịnh hành nhất là phiên bản Win 7, tương lai

MicroSoft sắp phát hành phiên bản Win 8 có nhiều cải thiện về tính năng và giao diện. Với

giao diện đồ họa đẹp mắt và thân thiện, dễ sử dụng, chương trình ứng dụng phong phú giúp

cho Windows trở thành hệ điều hành chiếm thị phần lớn nhất thế giới và đã trở thành một

thách thức cũng như làm khuynh đảo mọi nhà sản xuất hệ điều hành khác.

Với giao diện đồ họa Aero, Windows 7 tạo sự mượt mà và đẹp mắt nhất trong tất cả các

dòng Windows từ trước tới nay, với cửa sổ 3D trong suốt đem lại sự hứng thú cho người sử

dụng. Ngoài ra Windows 7 cho phép nhận dữ liệu trên bộ nhớ làm việc hiện thời lên tới 4GB

(hiện nay đã có 8GB) điều mà hệ điều hành Windows XP không thể làm được do XP chỉ sử

dụng 32 bít. Đó là lý do tại sao với Win XP bạn muốn nâng cấp RAM lên cao hơn nữa thì

cũng sẽ dẫn tới sự lãng phí vì Win XP không bao giờ sử dụng hết 4GB bộ nhớ RAM.

Windows 7 được chia làm hai dòng 32 bít và 64 bít, với nhiều phiên bản khác nhau:

Starter, Home Preminum, Professional, Ultimate. Phiên bản Starter nhẹ nhất và tối giản nhất

dành cho các máy netbook, Ultimate là phiên bản đầy đủ nhất và giá cao nhất. Để biết rõ hơn

về sự khác nhau giữa các phiên bản của Windows 7 chúng ta có thể tìm thêm thông tin trong

các cuốn tài liệu tham khảo hoặc truy cập vào trang web

http://www.microsoft.com/windows/windows-7/compare/ hoặc

http://www.microsoft.com/windows/windows-7/compare/32-bit-64-bit-faq.aspx để biết thêm

thông tin.

Yêu cầu hệ thống tối thiểu có thể chạy được Windows 7 đó là:

Bộ vi xử lý 32-bit (x86) hay 64-bit (x64) từ 1 gigahertz (GHz) trở lên

1 gigabyte (GB) RAM (cho phiên bản 32-bit) hay 2GB RAM (cho phiên bản 64-bit)

16 GB trống trên ổ cứng (cho phiên bản 32-bit) hay 20 GB (cho phiên bản 64-bit)

Thiết bị đồ họa hỗ trợ DirectX 9 với driver WDDM 1.0 hoặc cao hơn.

Ngoài ra tùy theo từng mục đích sử dụng mà chúng ta có thể bổ sung thêm các tính năng

cấu hình khác cho phù hợp.

Kết nối Internet (cần đăng ký và trả phí) Dựa trên độ phân giải, trình phát video có thể yêu cầu thêm bộ nhớ và phần cứng đồ


16

họa cao cấp dành cho những người chuyên về đồ họa.

Để tạo DVD/CD cần một ổ đĩa quang tương thích.

Thêm card sound dành cho âm nhạc và âm thanh.

Về cài đặt và nâng cấp hệ điều hành Windows 7 chúng ta có thể tham khảo thêm thông

tin trong các tài liệu tham khảo và các trang web liên quan.

1.3.2.2. Khởi động và thoát khỏi MS Windows 7

Khi bật máy Windows 7 sẽ được tự động khởi động, nếu bạn thiết lập tài khoản người

dùng thì sẽ có thêm thông báo yêu cầu nhập vào tên tài khoản (User Name) và mật khẩu

(Password) để định danh người sử dụng và đăng nhập vào màn hình chính của Windows 7.

Sau khi khởi động, màn hình Windows 7 chứa những thành phần cơ bản sau:

- Màn hình nền Desktop: chứa các biểu tượng (icon) để truy cập vào tài nguyên hệ thống

(ví dụ như biểu tượng My Computer, My Document, Rycycle Bin…) cũng như các chương

trình ứng dụng được cài đặt trong máy (Word, Excel, Unikey,…). Ngoài ra trên màn hình

Desktop còn có các ứng dụng Gadget chứa các tiện ích phục vụ cho mục đích cá nhân của

người dùng và do người dùng tùy chỉnh (Note, Calender, Clock, …).

- Thanh TaskBar: chứa nút Start; các biểu tượng truy cập nhanh (QuickLaunch) vào một

số chương trình ứng dụng và các chương trình đang thực thi; khay hệ thống (các icon mini thể

hiện thời gian, ngày tháng, các cảnh báo của hệ thống và một vài chương trình đang chạy

song song cùng với Windows 7…).

- Menu Start: cửa ngõ vào ra của tất cả các tiện ích, các chương trình được tích hợp và

cài đặt trong hệ thống.

Khi bạn đã hoàn tất công việc của mình, việc tắt máy đúng cách ngoài việc giúp tiết kiệm

năng lượng, giúp máy tính an toàn hơn mà còn đảm bảo dữ liệu được sao lưu đúng cách. Có 3

cách để tắt máy tính: sử dụng nút nguồn trên máy tính, sử dụng nút Shutdown trên MenuStart,

hoặc nếu bạn dùng laptop thì bạn có thể tắt Windows bằng cách đóng nắp lại.

Khi bạn lựa chọn việc sử dụng nút Shutdown trên MenuStart, bạn Click chuột vào nút

Start ở góc dưới cùng bên trái màn hình, sau đó chọn Shutdown, máy tính sẽ tiến hành đóng

tất cả các chương trình đang mở và song song đó tiến hành đóng hệ điều hành Windows, cuối

cùng là tắt máy tính và màn hình hiển thị. Việc tắt máy bằng cách này sẽ không lưu lại các dữ

liệu mà bạn đang làm dở nên lưu ý là phải sao lưu lại toàn bộ dữ liệu trước khi tiến hành tắt

máy. Nếu để ý, chúng ta sẽ thấy có một mũi tên nhỏ ở bên cạnh nút Shutdown, nhấp vào mũi

tên này sẽ cho phép chúng ta có thêm nhiều lựa chọn khác:

- Switch User: cho phép đăng xuất từ một tài khoản người dùng hiện thời và đăng nhập

sang một tài khoản người dùng khác đã được khởi tạo trong hệ thống, tuy nhiên các chương


17

trình ứng dụng đang thực thi của người dùng hiện thời chưa bị tắt ngay mà có thể quay lại để

làm việc tiếp.

- Log Off: cho phép đăng xuất tài khoản người dùng hiện thời và đóng hết toàn bộ các

chương trình ứng dụng đăng thực thi trên windows.

- Lock: khóa tài khoản người dùng hiện thời, giữ nguyên các chương trình ứng dụng

đang thực thi nhưng chỉ có tài khoản người dùng hiện thời mới đăng nhập tiếp vào hệ thống

còn các tài khoản khác không đăng nhập vào được.

- Restart: tắt hết các chương trình đang thực thi và khởi động lại hệ điều hành windows.

- Sleep: chế độ tắt windows tạm thời, nhưng vẫn giữ nguyên tình trạng đang làm việc của

các chương trình mà người dùng bật lên và đang thực thi.

- Hibernate: chế độ ngủ đông.

1.3.3. Quản lý, cấu hình và tùy chỉnh Windows 7

1.3.3.1. Màn hình nền Desktop

Tùy chỉnh các biểu tượng trên desktop

Có nhiều cách để bạn tùy chỉnh các biểu tượng trên desktop: bạn có thể định lại kích cỡ

của các biểu tượng, thay đổi biểu tượng, hoặc là gỡ bỏ các biểu tượng. Để tùy chỉnh các biểu

tượng ta thực hiện như sau:

1. Click phải chuột lên desktop và click Personalize.

2. Click vào Change Desktop Icons.

3. Ở đây chúng ta có thể chọn các biểu tượng mà bạn muốn hiển thị trên Desktop.


18

Để thay đổi các biểu tượng mặc định:

1. Làm theo bước 1-3 như bên trên.

2. Click vào Change Icon.

3. Trong hộp thoại Change Icon, click lên hình ảnh mà bạn muốn thay đổi bằng

hình ảnh được chọn và click OK.


19

4. Đánh dấu chọn biểu tượng mà bạn muốn và click nút OK.

5. Trở lại desktop và xem biểu tượng mà mình vừa thay đổi.

Để thay đổi kích cỡ, thứ tự, và canh chỉnh cho các biểu tượng trên Desktop:

1. Click phải chuột lên một vùng trống trên Desktop, click View, và chỉ định

kích cỡ và canh chỉnh cho biểu tượng.

2. Và hãy chọn xem các biểu tượng hiển thị hay ẩn đi trên desktop.

Cài đặt hình nền Desktop, Theme, Screen Saver

Một trong những cách dễ nhất để đưa phong cách riêng của chúng ta vào máy tính là

thay đổi hình nền – Wallpaper và Trình bảo vệ màn hình – ScreenSaver trên máy tính cá nhân

cũng như tìm hiểu cách lưu lại các thiết lập thành một Chủ đề - Theme để chúng ta có thể

dùng lại các thiết lập tuỳ chỉnh của mình bất cứ lúc nào chúng ta muốn.

Để thay đổi hình nền của Desktop

1. Click phải chuột lên desktop và click Personalize

2. Click Desktop Background.

3. Chọn ảnh nền hay màu sắc mà bạn muốn, và chỉ định khu vực của nó.

(Chú ý: bạn có thể chọn nhiều hình nền và trộn chúng theo khoảng thời gian

định trước).


20

Windows Desktop Backgrounds: dùng một trong những mẫu hình nền có sẵn

hay hình ảnh đi kèm Windows 7.

4. Click Browse nếu bạn muốn chỉ định và dùng hình ảnh từ khu vực khác.

5. Bạn có thể chỉ định hình ảnh của bạn hiển thị như thế nào:

Khi bạn đã thỏa mãn với những gì hiển thị trên desktop, bạn có thể lưu lại thành chủ đề

bạn muốn. Một chủ đề là kết hợp của các cài đặt sau:

o Các lựa chọn về Màu sắc và Hiển thị.

o Phối màu.

o Phối hợp âm thanh.

o Phối hợp kiểu trỏ chuột.

o Các thiết lập nâng cao về hiển thị.

o Chọn lựa trình bảo vệ màn hình.

Những thiết lập này là duy nhất cho tài khoản của bạn trên máy tính, còn những thứ khác

như độ phân giải màn hình, là thiết lập toàn cục, bạn sẽ cần tự thay đổi bằng tay.

Để lưu các thiết lập của bạn thành một chủ đề - Theme

1. Click phải chuột lên desktop, và click Personalize.

2. Click chọn Save theme.


21

3. Đặt tên cho Chủ đề của bạn

Để thay đổi Trình bảo vệ màn hình – Screensaver của bạn:

1. Click phải chuột lên desktop và click Personalize.

2. Click Screen Saver.

3. Chọn Screensaver từ danh sách

4. Click Settings và chỉ định các tùy chọn screensaver mà bạn muốn.

Từ màn hình này, bạn sẽ có thể:

o Xem trước Screensaver ở chế độ đầy đủ trên màn hình.

o Chỉ định khoảng thời gian bạn muốn khi máy bạn ở chế độ nghỉ và

chuyển sang chế độ bảo vệ màn hình.

o Tùy chọn thêm là yêu cầu đăng nhập hay không sau khi bạn ngưng chạy

screensaver và quay lại công việc của mình.


22

Thiết lập độ phân giải màn hình

Để thiết lập giải pháp cho độ phân giải của màn hình ta thực hiện các bước sau:

1. Click phải chuột lên desktop và click chọn Screen resolution.

2. Click chuột vào mũi tên trong hộp Resolution để chọn độ phân giải phù hợp.

3. Nhấn OK.

Lưu ý: Với độ phân giải càng lớn (độ pixel cao) thì màn hình các sắc nét.

Thêm bớt các tiện ích Gadget

Các tiện ích Gadget là các tool được tích hợp sẵn trong Windows 7, khá thân thiện và

tiện dụng với người dùng. Đây cũng là một cải tiến mới của Windows 7 so với các phiên bản

Windows trước đó. Có khá nhiều Gadget thú vị cho người dùng lựa chọn và khám phá tính

năng mới này.

Để thêm bớt các Gadget trên màn hình Desktop ta thực hiện như sau:

1. Click phải chuột lên desktop và click chọn Gadgets.

2. Kéo thả các Gadget mà bạn muốn ra màn hình Desktop

Ngoài các Gadget được cung cấp sẵn có trong Windows 7, người dùng có thể download

thêm các Gadget khác trên Internet để phục vụ cho các mục đích khác nữa.


23

1.3.3.2. Menu Start và thanh TaskBar

Menu Start và desktop là 2 thành phần được sử dụng nhiều nhất trong Windows 7. Tùy

chỉnh 2 thứ này có thể giúp cho các kỹ năng sử dụng máy tính của bạn mở rộng và phong phú

hơn. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu làm sao tùy chỉnh và cải thiện menu Start, tùy

chỉnh thanh tác vụ - Taskbar, khay hệ thống - System tray.

Tùy chỉnh menu Start

Menu Start của Windows thường rất hay gặp lỗi bị phình ra và thường gây phiền toái cho

người sử dụng, ngay cả trong Windows 7 cũng chưa khắc phục được lỗi này. Có hai phần có

thể tùy chỉnh trong menu Start. Thứ nhất là tùy chỉnh bảng điều khiển bên phải và thứ hai là

quản lý thư mục các chương trình – All Programs.

Để tùy chỉnh bảng điều khiển bên phải:

1. Click phải chuột lên nút Start và click Properties.

2. Trên tab Start Menu, click vào nút Customize

Tại đây bạn có thể thay đổi những gì cần hiển thị trong phần bên phải của menu Start.

Nếu bạn không sử dụng thư mục Music, bạn có thể bỏ lựa chọn cho thư mục này đi khỏi bảng

điều khiển.

Sau khi cài đặt một vài chương trình, thì menu Start của bạn có thể trở nên lộn xộn. Để


24

làm giảm bớt các thư mục nằm trong phần bên trái của thanh menu, hãy xem xét bạn có dùng

các thư mục như ‘Media’, ‘Internet’... hay không.

Để tùy chỉnh danh sách các thư mục trong All Programs:

1. Click lên nút Start.

2. Click phải chuột lên Programs và click Open All Users / Open (bạn sẽ cần

phải chỉnh sửa cả hai).

3. Xóa hoặc thêm các link đến các chương trình bạn muốn.

Tùy chỉnh Taskbar

Windows Taskbar có thể được tùy chỉnh để đáp ứng theo nhu cầu của bạn; bạn có thể di

chuyển nó, thay đổi kích thước, ẩn nó, hay thậm chí bạn có thể thêm thanh công cụ khác vào

nó.

Theo mặc định, Thanh tác vụ - Taskbar thường trú ở cạnh bên dưới màn hình của bạn.

Bạn có thể di chuyển nó tới bất kỳ cạnh nào của màn hình thậm chí là trên một màn hình khác

nếu bạn sử dụng nhiều màn hình cho máy tính.

Để di chuyển thanh Taskbar:

1. Click phải chuột lên thanh Taskbar và phải lưu ý rằng tùy chọn Lock

the Taskbar chưa được chọn.

2. Kéo thanh Taskbar tới cạnh màn hình mà bạn muốn.

Theo mặc định, thanh Taskbar là một “dòng” trải rộng nằm ngang. Bạn có thể định lại

kích cỡ của nó theo bất cứ kích cỡ nào bạn muốn(có thể kéo lên một nửa màn hình của bạn!)

Để định lại kích cỡ của Taskbar:

1. Click phải chuột lên Taskbar và mục Lock the Taskbar chưa được đánh dấu

chọn.


25

2. Đặt con trỏ chuột lên bìa trên của thanh Taskbar cho tới khi trỏ chuột biến

thành mũi tên 2 đầu.

3. Kéo cạnh của thanh Taskbar để thay đổi kích thước của nó.

Có thể bạn thấy thanh Taskbar choáng trên màn hình khi bạn dùng một chương trình hay

khi làm việc trên desktop. Và bạn có thể cho nó tự động ẩn khi bạn không chọn làm việc với

nó.

Để tự động ẩn thanh taskbar:

1. Click lên nút Start, gõ vào taskb trong ô tìm kiếm, và click Taskbar

And Start Menu.

2. Đánh dấu chọn vào Auto-Hide The Taskbar và click OK.

Để truy cập vào thanh Taskbar, đơn giản bạn di chuyển con trỏ chuột tới cạnh màn hình

mà thanh Taskbar đang nằm và nó sẽ tự hiện lên.

Để khôi phục thanh công cụ Quick Launch:

1. Click phải chuột lên thanh taskbar và click Toolbars > New Toolbar…

2. Hãy dán đoạn mã bên dưới vào phần thư mục như hình bên dưới và click

Select Folder: %AppData%\Microsoft\Internet Explorer\Quick Launch

3. Click phải chuột lên thanh Taskbar và bỏ chọn Lock the taskbar.


26

4. MẸO: để gỡ bỏ chữ hiển thị, click phải chuột lên thanh công cụ và bỏ chọn

mục Show Text and Show Title

5. Để cho phép các biểu tượng lớn, click phải chuột lên thanh công cụ và click

View > Large Icons

1.3.4. Sử dụng và quản lý tài nguyên trong Windows 7

1.3.4.1. Tệp tin, thư mục, ổ đĩa và đường dẫn

Tệp (File) là một tập hợp các dữ liệu có quan hệ với nhau theo cấu trúc logic nào đó

và lưu trữ trên đĩa theo một quy cách mà hệ điều hành có thể quản lý và xử lý được chúng.

Ví dụ, khi chúng ta thực thi một file setup.exe, thực chất là hệ điều hành thực thi rất

nhiều các lệnh liên tiếp nhau theo một trình tự nào đó đã được quy định trong file đó. Tương

ứng với mỗi một loại file khác nhau hệ điều hành có các quản lý và xử lý khác nhau.

Quy tắc đặt tên tệp:

Tên tập tin đặt theo quy cách của MS-DOS: bao gồm hai phần

<Phần tên tệp>[.Phần mở rộng]


27

Trong đó Phần tên tệp (name) bắt buộc phải có, thể hiện nội dung của tệp tin. Độ

dài tối đa của phần tên trong DOS tối đa là 8 ký tự. Các ký tự có thể dùng để đặt tên tệp trong

DOS là các chữ cái, các chữ số, dấu gạch dưới, và một số ký hiệu khác. Trong tên tệp không

được có dấu cách và các toán tử. Tên tệp không được trùng với các từ dành riêng để chỉ tên

các thiết bị theo quy ước của DOS như: CLOCKS, CON, AUX…

Phần mở rộng (Extension): không bắt buộc phải có, thể hiển tệp tin này thuộc loại

nào. Phần mở rông bao gồm dấu chấm (.) và theo sau là từ 1 đến 3 ký tự để chỉ loại tệp.

Người dùng không nhất thiết phải đặt kiểu cho tệp. Một số phần mềm tự xác định kiểu do nó

tạo ra để phân biệt với các kiểu khác.

Như vậy trong MS-DOS có thể khái quát tên tệp có dạng như sau: ABCDEFGH.XYZ

Tên tệp đặt theo quy cách của Windows: Cách đặt tên tệp trong Windows cũng

giống với cách đặt tên tệp trong DOS. Vì Windows là hệ điều hành đa nhiệm, hỗ trợ 32 bít,

nên việc đặt tên tệp trong Windows hỗ trợ tối đa lên tới 255 ký tự. Tên tệp trong Windows

cũng bao gồm các ký tự chữ cái, ký tự số và một số ít các ký tự khác như @, #, $... và không

bao gồm các ký tự \ , /, : , * , ? , ” , < , > , | . Trong Windows XP chúng ta cũng nên lưu ý

rằng không đặt tên file trùng với tên của các thiết bị, các file hệ thống và các file đã tồn tại rồi.

Còn phần mở rộng của file cũng được dùng để phân biệt kiểu file và để hệ điều hành dễ quản

lý và xử lý.

Thư mục (Directory/Folder) là một đối tượng dùng để chứa các tệp có cùng chức

năng, các thư mục cùng nội dung hay cùng một người dùng.

Trong mỗi thư mục có thể chứa các tệp (file) khác nhau, hoặc chứa các thư mục khác gọi

là các thư mục con (SubDirectory/SubFolder).

Thư mục chứa tất cả các tệp và các thư mục thì được gọi là thư mục gốc

(RootDirectory/RootFolder). Thư mục gốc được chỉ định bởi dấu \. Thư mục gốc cùng với thư

mục con tạo thành cây thư mục (Trees). Hình ảnh của cây thư mục được xuất hiện khi chúng

ta mở cửa sổ Windows Explorer và ở bên trái cửa sổ. Cây thư mục cũng giống như cây phả hệ

trong đó có thư mục gốc giống như ông tổ của dòng họ, và trong một thư mục không được có

hai tệp hay hai thư mục con trùng tên nhau.

Thư mục gốc trong hệ thống thông thường chính là ổ đĩa của máy. Từ thư mục gốc có

thể tạo ra các thư mục con. Mỗi thư mục con được đặt một tên riêng để phân biệt. Quy tắc đặt

tên cho thư mục cũng giống như đặt tên tệp nhưng không có phần mở rộng.

Khi truy cập vào các thư mục con hoặc các tệp đang được lưu trên đĩa, trên thanh địa chỉ

sẽ xuất hiện một dòng danh sách các thư mục mà chúng ta đã đi qua, đó chính là đường dẫn

(Path).


28

Đường dẫn (Path) là một dãy các tên thư mục đặt cạnh nhau và được cách nhau bởi

dấu “\”, đường dẫn dùng để chỉ xác định vị trí một thư mục hoặc một tệp trên ổ đĩa.

Một đường dẫn có dạng: \<Thư mục>\<Thư mục>\...\<Thư mục>.

Ổ đĩa (Local Disk): chỉ ổ đĩa Logic được phân vùng trong máy tính dùng để chứa

các tài nguyên và dữ liệu. Các phân vùng này được tạo từ lúc cài đặt hệ điều hành. Thông

thường máy tính sẽ bao gồm một phân vùng chính (ổ đĩa C), và các phân vùng logic còn lại

(các ổ đĩa D, E, F…). Ngoài ra còn có các ổ đĩa ngoại vi khác dùng để phân biệt với các bộ

nhớ bên ngoài khi kết nối với máy tính. Cần chú ý phân biệt ổ đĩa Logic với ổ đĩa cứng thông

thường.

1.3.4.2. Windows Explorer

Windows Explorer thuộc nhóm Accessories trong menu Start, giúp quản lý tài nguyên

máy tính như tệp tin, thư mục, ổ đĩa… và các tài nguyên trong hệ thống mạng mà máy tính

đang gia nhập. Với Windows Explorer của Windows 7, các thao tác như sao chép, di chuyển,

sắp xếp, tìm kiếm, xóa bỏ, đổi tên… các thư mục, tập tin được thực hiện một các linh động,

nhẹ nhàng và khá dễ dàng. Để khởi động lên cửa sổ Windows Explorer có rất nhiều cách khác

nhau, có thể Click-Double chuột vào biểu tượng Computer trên màn hình Desktop, hoặc Click

chuột vào biểu tượng Folder trên thanh QuickLaunch, hoặc tìm trình cửa sổ từ menu Start…

Khi cửa sổ Windows Explorer được mở ra, chúng ta quan sát thấy cửa sổ này bao gồm

hai phần chính và một số các thanh công cụ nằm ngang như dưới hình sau:


29

- Thành phần cửa sổ phía bên trái (Danh mục các Folder): trong cửa sổ này trình diễn cấu

trúc và các tổ chức tài nguyên, dữ liệu được lưu trữ trong máy tính, bao gồm các ổ đĩa logic, ổ

đĩa CD, ổ đĩa ngoại vi khác nếu có, và ngoài ra còn có thêm các thư mục thường xuyên vào ra

của người sử dụng… Những đối tượng có chứa dấu mũi tên ở phía trước cho biết đối

tượng này còn chứa các thư mục con khác ở bên trong, nếu không có mũi tên chứng tỏ đối

tượng đó chỉ chứa tập tin hoặc là thư mục rỗng.

- Thành phần cửa sổ bên phải (Cửa sổ hiện thị): trong cửa sổ này sẽ hiện thị tất cả nội

dung có trong đối tượng được lựa chọn ở phía cửa sổ bên trái.

Ngoài ra chúng ta cần quan tâm tới một số các thành phần khác:

- Hộp công cụ - ToolBox: chứa các nút thao tác nhanh cho việc, giấu cửa sổ, phóng

to/thu nhỏ cửa sổ, hoặc thoát khỏi cửa sổ.

- Thanh địa chỉ - Address Bar: là nơi lưu giữ đường dẫn cho đối tượng được lựa chọn ở

cửa sổ phía bên trái hoặc bên phải.

- Hộp tìm kiếm: dùng để nhập từ khóa tìm kiếm khi người dùng muốn tìm kiếm File

hoặc Folder nằm trong đối tượng đang lựa chọn.

- Thanh MenuBar: Chứa các trình đơn cơ bản dành cho việc quản lý các tài nguyên. Bao

gồm các trình đơn File (dùng để thao tác chia sẻ, xóa… ), Edit (thao tác sao chép, dán, di

chuyển…), View (tùy chỉnh cánh thức hiển thị, sắp xếp các đối tượng…), Tool (tùy chỉnh

nâng cao khác), Hepl (trình đơn trợ giúp hướng dẫn người dùng).

- Thanh ToolBar: chứa các nút công cụ phục vụ cho việc cấu hình và cài đặt các tính

năng hoặc hiện thị của cửa sổ Windows Explorer. Trong thanh công cụ này cho phép chúng ta

có thể thực hiện được một vài thao tác nhanh trong cửa sổ Windows Explorer như sau:

+ Thay đổi cách thức hiện thị nội dung ở cửa sổ phía bên phải ( theo các chế độ

List, Detail, Title…) bằng việc Click vào mục Change your View

+ Có hiển thị thêm nội dung File ở cửa sổ thứ ba hay không bằng cách chọn mục

Show the preview pane , chia sẻ tài nguyên, thực thi tài nguyên, lưu trữ tài nguyên …

+ Tổ chức nhanh lại các đối tượng: chọn mục Organize


30

+ Đưa đối tượng hay sử dụng vào thư viện để dùng lại cho những lần sau:

+ Chia sẻ tài nguyên trên mạng: chọn Share with

+ Thực thi các file được lựa chọn:

+ Ghi dữ liệu ra ổ đĩa CD/VCD:

+ Tạo một Folder mới:

1.3.4.3. Thao tác với tệp tin, thư mục và ổ đĩa

Tạo một Folder mới: Chọn vị trí chứa Floder mới cần tạo, vào Menu File -> Chọn

New/Folder. Có thể Click chuột phải vào thư mục hiện hành và chọn New Folder, hoặc sử

dụng nút tạo folder nhanh trên thanh ToolBar


31

Sao chép thư mục/tập tin: Chọn một hoặc nhiều đối tượng cần sao chép, vào Menu

Edit -> Chọn Copy (hoặc chọn Copy to Folder), hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C. Sau đó đi đến

vị trí chứa đối tượng muốn sao chép, vào menu Edit -> chọn Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím

Ctrl+V. Nếu vị trí chứa đối tượng sao chép và vị trí ban đầu nằm trên hai ổ đĩa gốc khác nhau

thì có thể tiến hành click chuột vào đối tượng cần sao chép sau đó kéo rê chuột đến vị trí mới

là có thể sao chép thành công.

Di chuyển thư mục/tập tin: Chọn một hoặc nhiều đối tượng cần di chuyển, vào

Menu Edit -> Chọn Cut (hoặc chọn Move to Floder), hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X. Sau đó

đi đến vị trí chứa đối tượng muốn sao chép, vào menu Edit -> chọn Paste, hoặc nhấn tổ hợp

phím Ctrl+V. Nếu vị trí chứa đối tượng sao chép và vị trí ban đầu nằm trên cùng một ổ đĩa

gốc thì có thể tiến hành click chuột vào đối tượng cần sao chép sau đó kéo rê chuột đến vị trí

mới là có thể di chuyển thành công.

Xóa File/Folder: Chọn một hoặc nhiều đối tượng cần xóa, vào menu File -> Chọn

Delete, hoặc nhấn phím Delete. Những đối tượng đó sẽ được đánh dấu là đã xóa và được

chuyển đến thùng rác Ryclebin. Muốn khôi phục lại những đối tượng đã xóa chỉ cần mở

thùng rác Ryclebin ra -> Chọn đối tượng cần phục hồi -> Click chuột phải vào đối tượng ->

Chọn Restore.

Đổi tên File/Folder: Chọn đối tượng cần đổi tên, vào menu File -> Chọn Rename,

sau đó nhập tên mới theo đúng quy cách đặt tên trong windows, nhấn Enter để kết thúc. Ngoài

ra có thể nhấp chuột phải vào đối tượng cần đổi tên -> Chọn Rename.

1.3.4.4. Thực thi các chương trình ứng dụng

Khởi động một chương trình ứng dụng: Có rất nhiều cách khác nhau để khởi động

một chương trình ứng dụng trong Windows 7. Để khởi động chương trình thông qua menu

Start, ta Click chuột vào nút Start -> Chọn All Programs -> Tìm đến chương trình cần mở và

Click double chuột để mở. Nếu trên màn hình Desktop có shortcut của chương trình ứng dụng

thì chỉ cần click double chuột vào biểu tượng shortcut của chương trình đó để khởi động.

Hoặc trên thanh QuickLaunch có chứa icon của trình ứng dụng đó ta có thể click chuột vào

icon đó để mở chương trình ứng dụng ra…

Tự chạy chương trình ứng dụng khi khởi động windows: Một số trình ứng dụng có

thể khởi động ngay khi bắt đầu phiên làm việc của windows. Để làm được điều này ta thực

hiện như sau: Click chuột vào nút Start -> Trong ô Searchprogramsandfiles gõ msconfig ->

Xuất hiện hộp thoại, chọn Startup -> Check những chương trình cần khởi động cùng windows

hoặc bỏ check nếu không thấy cần thiết.


32

1.4. MẠNG MÁY TÍNH

1.4.1. Khái niệm và phân loại

1.4.1.1. Mạng máy tính là gì?

Với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghiệp máy tính. Nhu cầu trao đổi thông tin, liên lạc ngày càng cao. Có nhiều cách thước để trao đổi dữ liệu và thông tin liên lạc đã đựơc đưa ra. Trong đó việc kết nối giữa các máy tính thành mạng máy tính là một trong những ý tưởng xuất sắc. Mạng máy tính đã giải quyết đựơc rất nhiều vấn đề trong việc giao lưu thông tin, chia sẻ tài nguyên thông tin.

Mạng máy tính: là tập hợp các máy tính và các thiết bị liên kết được kết nối với nhau thông qua đường truyền logic và vật lý và tuân theo những quy tắc truyền thông nào đó.

Đường truyền: Hay môi trường truyền thông, dùng để truyền dẫn tín hiệu điện tử Quy tắc truyền thông: là cơ sở để các máy tính có thể liên lạc đựơc với nhau

1.4.1.2. Phân loại mạng máy tính

Có các tiêu chí phân loại mạng khác nhau: Phân loại theo kỹ thuật chuyển mạch, phân loại theo phạm vi địa lý… Phân loại theo phạm vi địa lý ta có các loại mạng sau:

- Mạng LAN (Local Area NetWork): Mạng máy tính có quy mô nhỏ, kết nối các máy tính trong phạm vi một văn phòng, cơ quan hoặc trường học (Bán kính vài trăm mét đến vài Km). Tốc độ truyền thông lớn. Nó là mạng cục bộ.

- Mạng MAN (Metropolitan Area NetWork): Là mạng được cài đặt với quy mô một đô thị hay một trung tâm kinh tế (Bán kính khoảng 100km).

- Mạng WAN (Wide Area NetWord): Mạng máy tính diện rộng có quy mô bao trùm một quốc gia hay lục địa.

- Mạng GAL (Golbal Area NetWord): Mạng toàn cầu, kết nối các hệ thống mạng trên toàn thế giới.

1.4.2. Internet và các ứng dụng

1.4.2.1. Tổng quan về Internet

1/. Giới thiệu về Internet


33

Năm 1965, Bộ quốc phòng Mỹ đã xây dựng một hệ thống mạng máy tính phục vụ cho việc nghiên cứu quân sự. Mạng này có tên là ARPnet, hệ thống này được thiết kế với khả năng chịu đựơc những sự cố nghiêm trọng như thiên tai, chiến tranh…Đây là tiền thân của mạng Internet hiện nay. Tại thời điểm này chỉ có các nhà khoa họ, cơ quan chính phủ Mỹ có quyền truy cập vào hệ thống ARPnet.

Vào cuối những năm 1980, hiệp hội khoa học Mỹ đã có những nỗ lực để cho phép các nhà khoa học, các trường đại học, cao đẳng có thể tham gia sử dụng hệ thống mạng ARPnet để chia sẻ những thông tin, dữ liệu khoa học của họ. ARPnet đã nhanh chóng không còn chỉ là mạng phục vụ cho mục đích quân sự nữa mà đã trở thành mạng toàn quốc gia Mỹ. Xuất phát từ nhu cầu thực tế các nhà khoa học thiết kế ARPnet đã ý thức được sự xuất hiện “Mạng của các mạng”, khái niệm Internet xuất hiện khoảng năm 1974. Các tổ chức chính phủ và giới kinh doanh cùng vào cuộc, biến Internet thành một xa lộ thông tin, nhanh chóng vượt ra ngoài phạm vi một quốc Mỹ và trở thành mạng toàn cầu với số lượng người dùng vài trục triệu như hiện nay.

Internet vào Việt Nam ở thập niên 90 và nhanh chóng trở nên phổ biến. Thông tin nào được đưa lên mạng Internet: Thông tin đưa lên mạng được xuất sứ từ

nhiều nguồn khác nhau với những mục đích khác nhau. Mỗi quốc gia có hệ thống pháp lý riêng, những hệ thống pháp lý này đôi khi trái ngược nhau nên thông tin đưa lên mạng hầu như không được kiểm soát.

2/. Một số khái niệm Địa chỉ IP (Internet Protocol Address): Mỗi máy tính khi tham gia mạng Internet được

gọi là một host, các máy tính này phải mang một địa chỉ dùng để nhận dạng gọi là địa chỉ IP. Hiện nay có hai phiên bản địa chỉ IP: IPv4 và IPv6. Phiên bản hiện nay là IPv4 và IPv6 là phiên bản dành cho tương lai. IPv4 gồm 32 bit địa chỉ, với khả năng lý thuyết cung cấp 232 = 4 294 967 296 địa chỉ. Cấu trúc IPv4 gồm 4 phần phân cách nhau bởi dấu chấm (.): mỗi phần là một số tự nhiên được giới hạn từ 0 - 255.

Hệ thống tên miền DNS (Domain Name System): Địa chỉ IP là những con số rất khó nhớ và sử dụng, vì vậy cần có một hệ thống địa chỉ Internet khác dễ nhớ, dễ sử dụng, đó chính là hệ thống DNS. Mỗi host trên Internet sẽ có hai địa chỉ: IP và DNS tương ứng. Khi người sử dụng đăng ký tên miền thì nó sẽ được ánh xạ tới địa chỉ IP tương ứng.

Ví dụ: www.yahoo.com, www.google.com, www.mit.edu… Domain mang tính tổ chức: Com tổ chức thương mại edu tổ chức giáo dục gov tổ chức chính phủ net tài nguyên mạng org các tổ chức khác Domain mang tính địa lý: gồm 2 ký tự viết tắt đại diện cho một quốc gia vn Việt Nam us Mỹ uk Anh au Australia ca Canada


34

3/. Các dịch vụ thông dụng trên Internet Net Banking: Đã thay thế cách thức hoạt động của ngân hàng cổ điển của mình. Ngày

nay chúng ta không phải đứng xếp hàng dài để rút tiền, gửi tiền hay cập nhật tài khoản của chúng ta, mà chỉ với một cái nhấp chuột chúng ta có thể có được thông tin mong muốn về tài khoản ngân hàng của mình.

Hệ thống giáo dục trực tuyến (Online education system): Sinh viên không còn bị buộc phải đến trường để đăng ký học. Mà thật ra ngày nay sinh viên không chỉ có thể đăng ký và theo học mà còn có thể tham gia kỳ thi của một lớp học nào đó mà mình theo học chỉ bằng một cái nhấp chuột.

Hệ thống việc làm trực tuyến (Online employment system): Nhờ nó mà những người làm việc có thể đăng ký và thu thập thông tin về các vị trí công việc đang được rao tuyển tại các công ty.

Tham gia thảo luận một chương trình TV mà bạn yêu thích với những người cùng sở thích ở khắp mọi miền trên thế giới.

Gửi và nhận các lời chúc vào các dịp khác nhau ở mọi miền trên thế giới. 4/. Kết nối Internet bằng cách nào? Sử dụng thiết bị điều chế và giải điều chế modem qua đường điện thoại. Sử dụng đường truyền riêng. Sử dụng đường thuê bao số bất đối xứng ADSL

1.4.2.2. Sử dụng dịch vụ Web và Email

1/. Dịch vụ World wide web (www) Người ta nói rằng WWW là linh hồn của Internet vì nó cung cấp cho người dùng một

giao diện lý tưởng khi làm việc với Internet. Người dùng máy tính không cần có hiểu biết sâu về máy tính cũng có thể sử dụng nó như một công cụ đắc lực để ngồi tại nhà xem toàn bộ thế giới với số lượng thông tin đồ sộ được cập nhật từng giây.

WWW dựa trên ý tưởng siêu văn bản Hypertext trong đó chứa các Hyperlink đến các văn bản khác và như vậy, ta có thể mở rộng mãi mãi trang văn bản của mình.

WWW ngày nay được mở rộng với khái niệm siêu phương tiện Hypermedia bao gồm cả hình ảnh, âm thanh..

Ngày nay, phần lớn ứng dụng trên Internet từ giải trí đến truy cập cơ sở dữ liệu đều được thực hiện trên WWW.

2/. Dịch vụ thư điện tử (Email: Electronic Mail) Thư tín điện tử là một tiện ích được dùng rộng rãi nhất trên mạng. Những người sử

dụng mạng luôn muốn liên lạc với nhau bằng cách nhanh nhất có thể được. Sự đòi hỏi liên lạc này đã dẫn đến việc phát triển thư tín điện tử. Thư điện tử hay thư tín điện tử là một công cụ đơn giản để gửi và nhận những thông điệp bằng chữ ngắn gọn giữa các cá nhân hay một nhóm người.

Thư tín điện tử là một dịch vụ tương tự như việc gửi thư thông thường tuy nhiên nó được dùng để gửi các thông điệp từ máy tính này sang máy tính khác. Một e-mail gồm 2 phần, phần địa chỉ và nội dung thông điệp. Dựa vào địa chỉ, thông điệp được chuyển đến. Đây là một dạng khác của việc chuyển tải tập tin từ máy tính này sang máy tính khác nơi một bản sao tài liệu được thực hiện từ máy người gửi thông điệp đến người nhận.

Một địa chỉ e-mail có vai trò giống như địa chỉ trên bì thư - Người đưa thư điện tử cần phải biết lá thư được gửi đi đâu. Mới nhìn địa chỉ e-mail có vẻ phức tạp, nhưng thực ra nó chẳng phức tạp chút nào cả. Địa chỉ của người gửi được tự động dính kèm với thư.


35

3/. Địa chỉ E-mail: Xét một địa chỉ E_mail sau: [email protected] Trong student@ bafu.edu.vn phần bên phải dấu @ liên quan đến máy tính thật sự nơi

hộp thư được đặt (máy chủ phục vụ), những gì nằm bên trái dấu @ liên quan đến người dùng tại địa chỉ đó.

Một địa chỉ E-mail cũng có dạng tương tự một số điện thoại nhưng thứ tự lại đảo ngược. Người thật sự chúng ta cần đến nằm đằng trước và nằm sau là phần xác định đến người đó như thế nào. Chẳng hạn như chúng ta nhìn địa chỉ này student@ bafu.edu.vn. Hai phần chính của địa chỉ là:

+ bafu.edu.vn: máy chủ phục dịch vụ thư điện tử của trường ĐH Nông Lâm Bắc Giang. + Student : Là người mà E-mail gửi đến. 4/. Cấu trúc E-mail:

Date: Wed, 3 Nov 2004 14:48:53 +0700 From: Nguyen Thanh Tien <[email protected]> To: [email protected] Cc: [email protected], [email protected] Subject: Ninh Bình 11/ 2004 Part(s): 2 ThumoiHL.doc application/msword 34.21 KB

Kính gửi: Các bạn Đoàn viên Khoa Khoa học. Thông báo về việc họp lệ Đoàn tháng 11/ 20013 trong File đính kèm. BCH Chi Đoàn cán bộ KKH

Hd

Bd


36

Câu hỏi ôn tập CHƯƠNG 1

1. Tin học là gì? 2. Trong máy tính dùng các hệ đếm nào? 3. Biểu diễn số trong máy tính như thế nào? 4. Trình bày các đơn vị thông tin sử dụng hiện nay. 5. Trình bày cách chuyển đổi số giữa các hệ đếm. 6. Trình bày các phép tính trong hệ 2. 7. Trình bày cách đặt tên tệp, tên thư mục. 8. Bảng mã thông dụng trong tin học hiện nay là bảng mã nào? Trình bày về bảng mã đó. 9. Trình bày các toán tử logic cơ bản theo thứ tự ưu tiên. 10. Trình bày cách so sánh 2 xâu kí tự. 11. Nêu các chức năng cơ bản của máy vi tính. 12. Tại sao CPU lại là bộ não của máy vi tính? Các thành phần của CPU. 13. Để chứa các thông tin cần thiết khi máy làm việc thì cần có bộ phận nào? Tại sao phải lưu trữ thông tin ra bộ nhớ ngoài? 14. Tại sao lại gọi là các thiết bị ngoại vi? Trình bày các thiết bị ngoại vi thông dụng của máy vi tính. 15. Cách bảo quản đĩa từ, màn hình, bàn phím. 16. Nêu khái niệm hệ điều hành, các chức năng cơ bản của hệ điều hành. 17. Nêu sự khác nhau giữa hệ điều hành máy tính cá nhân và hệ điều hành mạng. Nêu một số hệ điều hành đang được sử dụng rộng rãi hiên nay ở nước ta. 18. Chương trình Windows Explorer để làm gì ?. Nêu một số ứng dụng của Windows

Explorer.


37

CHƯƠNG 2. MICROSOFT WORD 2010 So với bộ Office 2003 vẫn quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía trên cửa sổ thì

trong bộ Office 2010 đã có một sự thay đổi giao diện một cách hoàn toàn mới. Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ. Bên cạnh đó, ta cũng có thể tạo thêm các tab mới để chứa các chức năng của riêng mình.

Trong word 2010 còn có thêm rất nhiều các tính năng mới như: Backstage view-mỗi một tác vụ sẽ có các chức năng tương ứng với các tác vụ đó; Paster Preview-cho phép xem trước nội dung soạn thảo trông như thế nào nếu một nội dung khác được dán vào trong nó; Text Effect – có thể định dạng văn bản với các hiệu ứng đẹp mắt giống như trong WortArt…

Ngoài ra, ta có thể lưu file dưới các định dạng PDF, XPS được tích hợp sẵn mà không phải cài thêm add-in như trong Office 2007; hỗ trợ các công cụ chỉnh sửa ảnh, video, chụp ảnh màn hình, xử lý ảnh, tạo các mức bảo mật khác nhau…

2.1. THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN WORD 2010

2.1.1. Làm việc với tệp văn bản *.docx

2.1.1.1. Tạo mới văn bản

Phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2010 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vào mục Blank document.

Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New. Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.


38

2.1.1.2. Mở một văn bản tạo sẵn

Phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Chúng ta cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open.

2.1.1.3. Sao lưu một văn bản đang soạn thảo

1/. Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S. Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab

File), chọn Save. Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và

chọn nơi lưu. Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), nhấn Microsoft Office Button (hoặc

Tab File), chọn Save As (phím tắt F12). 2/. Mặc định lưu tài liệu theo định dạng Word 2003 trở về trước Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC

mà chúng ta vốn đã quen thuộc. Với định dạng này, chúng ta sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cần cài thêm chương trình, Word 2010 cho phép lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, chọn Word 97-2003 Document).

Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.


39

3/. Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trường hợp treo máy, mất điện làm mất dữ liệu, chúng ta nên bật tính năng

sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save.

2.1.2. Thao tác với chuột và bàn phím

2.1.2.1. Thao tác với chuột:

a. Sao chép định dạng văn bản Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (nút

hình cây cọ trên thanh công cụ Standard). Chúng ta có thể dùng nó để sao chép định dạng từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là tiện lợi nhất.

Đầu tiên đánh khối văn bản có định dạng cần sao chép, bấm một lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán định dạng vào một đoạ n văn bản khác) hoặc bấm đúp nút (nếu muốn dán định dạng vào nhiều đoạn văn bản khác).

Tiếp theo, để dán định dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ cần đánh khối chúng là xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đó bạn bấm đúp nút Format Painter).

b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table Trong một table, nếu muốn sao chép thêm hoặc di chuyển một hay nhiều dòng hoặc cột thì

có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di chuyển, kéo khối đã chọn (nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mong muốn.

c. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản trên trang Thông thường ta hay dùng thước để định vị các dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang

hoặc đặt các tab dừng. Nhưng n còn một công dụng khác không kém phần thú vị và tiện lợi, đó là xem chính xác (thể hiện trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề, cạnh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi phần như thế nào, ta bấm và giữ chuột tại một vị trí nào đó trên thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi phần là bao nhiêu.

d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản Cũng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài liệu, chúng ta có thể

dùng cách kéo và thả trong việc sao chép hoặc di chuyển văn bản. Để có thể dùng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải được đánh dấu.


40

e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu Khi cần phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, thông thường ta sẽ chọn từ nút Zoom trên thanh

Standard, nhưng như thế cũng hơi bất tiện vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột có 3 nút thì có thể nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi đẩy nút chuột lên (phóng to) hoặc xuống (thu nhỏ).

f. Mở nhanh hộp thoại Tabs và Page Setup Khi cần chỉnh sửa chi tiết các dấu tab dừng trong đoạn văn bản, chúng ta sẽ phải dùng

đến hộp thoại Tabs, hoặc khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì ta lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup. Thay vì mở các hộp thoại đó từ menu Format-Tabs hay menu File-Page Setup, ta có thể nhanh chóng mở chúng bằng cách bấm đúp chuột vào bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang (phần khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp thoại Tabs hoặc trên hàng số để mở hộp Page Setup).

g. Đánh khối toàn bộ tài liệu Trước khi cung cấp một định dạng nào đó cho toàn bộ văn bản, điều đầu tiên mà chúng

ta cần làm là đánh khối toàn bộ chúng, sau đó dùng những cách như bấm menu Edit-Select All hoặc nhấn Ctrl+A.

Còn một cách khác cũng khá thú vị bằng chuột như sau: đưa chuột về lề trái văn bản (mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải), khi đó bấm nhanh 3 lần chuột trái cũng có thể chọn toàn bộ tài liệu.

2.1.2.2. Thao tác với bàn phím

Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím: Các phím di chuyển con trỏ:

Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng.

Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng.

Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự.

Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một k tự. Các phím xoá ký tự:

Phím Delete: Xoá ký tự tại ví trí con trỏ (bên phải con trỏ). Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ. Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite).

Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ. Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ. Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình. Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End.


41

2.1.3. Các phím tắt trong word (phần này nên bỏ đi, coi như 1 bài tập cho sv tìm hiểu)


42


43


44


45


46

2.1.4. Nguyên tắc nhập văn bản

2.1.4.1. Nguyên tắc nhập văn bản

- Trong một đoạn văn bản không được ấn phím ↵ khi xuống dòng, để ngắt một đoạn ta

mới ấn phím ↵. - Với những đoạn có tính chất điều khoản, ấn phím Tab để thụt vào trước khi viết. - Nhập xong văn bản mới tiến hành chỉnh sửa kết hợp với soát lỗi chính tả. - Trước khi nhập văn bản, kiểm tra sự tương thích giữa font chữ và bảng mã (thông

thường nếu là Bảng mã TCVN3 thì dùng font .vnTimes, nếu là Bảng mã UNICODE thì dùng font Times New Roman).

- Trong quá trình soạn thảo nên sao lưu thường xuyên để tránh mất dữ liệu.

2.1.4.2. Chế độ gõ dấu Telex

aa = â uw = ư (hoặc ] ) aw = ă ow = ơ (hoặc [ ) dd = đ oo = Ô ee = ê


47

Muốn viết HOA, ta giữ phím Shift khi gõ. Gõ dấu: F: huyền, s: Sắc, j: nặng, r: hỏi, x: ngã, z: xoá dấu

2.1.2.3. Thao tác trên một khối chọn

1/. Đánh dấu khối - Dùng chuột: bấm chuột vào vị trí đầu, giữ chuột và rê chuột đến vị trí cuối

- Dùng bàn phím: giữ Shift + (←, ↑, →, ↓, Home, End, Page up, Page Down) Khối sau khi đã đánh dấu sẽ đổi thành màu đen để ta dễ nhận biết vì vậy còn gọi là bôi đen

2/. Các lệnh đối với khối Ctrl + C: sao chép khối (đưa khối vào bộ nhớ đệm) Ctrl + V: dán khối (đưa khối từ bộ nhớ đệm ra vị trí con trỏ) Ctrl + X: cắt khối (xoá khối trên màn hình, đưa vào bộ nhớ đệm)

Ta có thể dùng các công cụ trên thanh công cụ chuẩn để thực hiện các lệnh trên.

2.2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

2.2.1. Định dạng kiểu văn bản

B1: Bôi đen khối văn bản cần định dạng. B2: Chọn các thao tác nhanh trong vùng định dạng kiểu chữ (thẻ Home, nhóm Font)

Lưu ý: Có thể nhấn vào nút mở rộng bên dưới cùng bên phải để định dạng nâng cao. B3: Chọn các kiểu định dạng mong muốn:

-Thay đổi font chữ, chọn

-Thay đổi cỡ chữ, chọn -In đậm: Chọn B hoặc nhấn Ctrl + B -In nghiêng: Chọn I hoặc nhấn Ctrl + I -Gạch chân dưới chữ: Chọn U hoặc nhấn Ctrl + U

-Thay đổi màu chữ: Chọn

-Thay đổi hiệu ứng chữ: Chọn

-Đánh dấu highlight: Chọn

-Bỏ tất cả các định dạng: Chọn

2.2.2. Định dạng đoạn văn bản

B1: Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng. B2: Chọn các thao tác nhanh trong vùng định dạng đoạn văn bản (thẻ Home, nhóm

Paragraph)


48

Lưu ý: Có thể nhấn vào nút mở rộng bên dưới cùng bên phải để định dạng nâng cao. B3: Chọn các kiểu định dạng mong muốn:

-Canh lề trái: Chọn hoặc nhấn Ctrl + L -Canh lề phải: Chọn hoặc nhấn Ctrl + R -Canh lề giữa: Chọn hoặc nhấn Ctrl + E -Canh lề đều hai bên: Chọn hoặc nhấn Ctrl + J -Thay đổi giãn cách giữa các dòng: Chọn -Tạo màu nền cho cả đoạn: Chọn -Tạo đường viền cho cả đoạn: Chọn -Tô màu cho đường viền: Chọn -Thụt vào đầu dòng dòng đầu tiên của một đoạn: Chọn -Đánh số thứ tự tự động: Chọn (kiểu biểu tượng) hoặc Chọn (kiểu số).

2.2.3. Thay đổi khoảng cách dòng và đoạn trong văn bản

Nhấn vào nút mở rộng bên dưới cùng bên phải nhóm Paragraph sẽ xuất hiện hộp thoại:

Trong Indentation

-Left: đặt lề trái -Right: đặt lề phải

Trong Spacing -Before: khoảng cách dòng trước đoạn -After: khoảng cách dòng sau đoạn

Trong Line spacing


49

-Single (dòng đơn): Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà chúng ta đang sử dụng.

-1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn. -Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn. -At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font

hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng. -Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó không

tăng hoặc giảm cỡ chữ. -Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỷ lệ % so với dòng đơn đã

chỉ định. Ví dụ , nhập vào 1.3 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 30% so với dòng đơn.

2.2.4. Định dạng cột, tab, số tự động

2.2.4.1. Định dạng cột

1/. Cách thứ nhất: gõ văn bản trước, chia cột sau: - B1: nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuống hàng.

Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng.

- B2: đánh dấu khối nội dung cần chọn (không bôi đen khối dòng trắng ở cuối), tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, mục Columns, chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định. Hoặc nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại với thao tác khác:

- Presets: các mẫu chia cột - One – Two – Three: Chia làm 1-2-3 các cột có độ rộng bằng nhau - Left – Right: Chia thành các cột có độ rộng khác nhau - Number of Columns: Số cột muốn chia (nếu muốn số cột >3) - Line Between: Đường kẻ giữa các cột - Width and Spacing: Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách


50

- Equal column width: Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu click chọn vào ô vuông phía trước.

2/. Cách thứ hai: chia cột trước, gõ văn bản sau (dùng trong trường hợp toàn bộ văn bản được chia theo dạng bài báo).

-B1: Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, mục Columns, chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định

-B2: Nhập văn bản vào. -B3: Tại thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọnBreaks, Column Break: để ngắt cột

khi muốn sang các cột còn lại.

2.2.4.2. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)

Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, chúng ta nên cho hiển thị thước ngang và thước dọc bằng cách chọn thẻ View, nhóm Show, tick vào ô Ruler. Khi thước cuộn ngang và cuộn dọc được hiển thị, chúng ta có thể thấy trên đầu thanh thước dọc có ô lựa chọn tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu).

Các bước đặt tab stops như sau: -B1: Đưa con trỏ về đầu dòng cần đặt tab stops. -B2: Click chuột vào ô tab selector để lựa chọn kiểu tab phù hợp. -B3: Click chuột vào vị trí muốn đặt tab stops trên thanh thước ngang. -B4: Tiến hành nhập văn bản (nhấn phím Tab để di chuyển đến các tab stops đã đặt). Tùy từng trường hợp có thể mà ta sẽ dùng một trong các kiểu tab sau: -Tab trái: Tự động canh lề trái đoạn văn bản tại vị trí đặt tab, khi nhập liệu chữ sẽ tự

động chạy sang phải. -Tab giữa: Tự động canh lề giữa đoạn văn bản tại vị trí đặt tab, khi nhập liệu chữ sẽ tự

động giãn sang hai bên. -Tab phải: Tự động canh lề phải đoạn văn bản tại vị trí đặt tab, khi nhập liệu chữ sẽ tự

động chạy sang trái. -Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm

trên cùng một vị trí. -Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại

vị trí đặt tab. Để tùy chỉnh thêm các lựa chọn về tab stops, click đúp chuột vào tab stop trên thanh

thước ngang, xuất hiện hộp thoại:


51

-Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 0.5” -Tab stop position: gõ khoảng cách vị trí điểm dừng Tab -Alignment: lựa chọn kiểu tab stop -Leader: chọn cách thể hiện tab

1 None: Tab tạo ra khoảng trắng 2-3-4 Tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch đứt hoặc gạch liền nét

-Các nút lệnh: Set: Đặt điểm dừng tab, vị trí thiết lập được đưa vào danh sách Clear: xóa vị trí đã thiết lập Clear all: xóa tất cả ví trí tab stops đã đặt

2.2.5. Các hiệu ứng đặc biệt

2.2.5.1. Tạo chữ hoa đầu dòng drop cap

Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấn mạnh gọi là Drop Cap. Đó là chữ cái đầu câu được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao. Cách tạo chữ Drop Cap như sau:

-B1: Bôi đen chữ cái cần nhấn mạnh (hoặc đặt con trỏ vào đoạn văn bản cần tạo chữ Drop Cap).

-B2: Chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon, trong nhóm Text chọn lệnh Drop Cap. Khi nhấn lên nút lệnh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hiện, chọn kiểu phù hợp.


52

Có 2 chế độ:

1. Dropped cap: Chữ cái nằm trên nhiều dòng của đoạn văn, nằm trong đoạn văn bản. 2. In-margin dropped cap: Chữ cái nằm ra ngoài đoạn văn bản. Để có thể tùy biến chữ cái nhấn mạnh này, click chuột lên lệnh Drop Cap Options trên

menu của Drop Cap. Trong hộp thoại Drop Cap, ta có thể chọn vị trí của chữ nhấn mạnh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn mạnh tới đoạn văn bản.

-B3: Nhấn OK để hoàn tất. Nếu muốn bỏ kiểu nhấn mạnh Drop Cap, chỉ cần chọn lại lệnh Drop Cap và chọn None.

2.2.5.2. Đánh dấu bản quyền thủy vân số watermark

Watermark(bản quyền thủy vân số) là một ảnh trong suốt xuất hiện mờ phía sau văn bản xuyên suốt tài liệu. Để chèn một hình mờ thao tác như sau:

-B1: Chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Background chọn nút Watermark.

-B2: Chọn kiểu Watermark mà ta muốn hiển thị hoặc chọn Custom Watermark và tạo

một hình Watermark riêng.


53

Để bỏ một Watermark, thực hiện các bước như trên nhưng chọn Remove Watermark.

2.2.5.3. Chèn Header and Footer

-B1: Chọn thẻ Insert, nhóm Header & Footer, chọn lệnh Header (đầu trang) hoặc Footer (chân trang). Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu để lựa chọn.


54

-B2: Nhập nội dung và định dạng cho Header hoặc Footer. -B3: Nhập xong click đúp chuột vào vùng chứa nội dung của trang văn bản (đã bị mờ

đi), khi đó Header hoặc Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ các trang của tài liệu. Để thay đổi lại nội dung hoặc cách trình bày Header hoặc Footer, Click đúp chuột vào

vùng chứa Header hoặc Footer để tiến hành chỉnh sửa.

2.2.5.4. Đánh số trang

1/. Chèn số trang vào văn bản Số trang thường được đưa vào Header hoặc Footer tùy theo yêu cầu văn bản. Để thực

hiện việc đánh số trang, ta thực hiện các bước như sau: -B1: Chọn thẻ Insert, trong nhóm Header & Footer, nhấn nút Page Number.


55

-B2: Trong menu xuất hiện, trỏ tới Top of Page (nếu muốn chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (nếu muốn chèn vào Footer). Word 2010 cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và nếu thích ta có thể chọn nhanh một trong các mẫu này.

2/. Thay đổi định dạng số trang Nếu không thích các mẫu đánh số trang do word cung cấp sẵn, ta có thể thay đổi định

dạng số trang theo ý thích của mình. Để thực hiện, click đúp vào Header hoặc Footer, nơi muốn đặt số trang. Khi đó trên thanh Ribbon xuất hiện thêm thẻ Design. Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer, nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers, sau đó tiến hành định dạng số trang theo ý muốn.

2.2.6. Làm việc với toàn bộ trang văn bản

2.2.6.1. Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang

1/. Lề trang có thể được chỉnh sửa qua các bước sau: -B1: Chọn thẻ Page Layout trên thanh Ribbon -B2: Trong nhóm Page Setup, kích chọn Margins

-B3: Chọn Default Margin (lấy khoảng cách mặc định của word), hoặc Chọn vào Custom Margins để nhập khoảng cách lề tương ứng.


56

2/. Để thay đổi hướng, kích thước hay cột của trang: -B1: Chọn thẻ Page Layout trên thanh Ribbon -B2: Trong nhóm Page Setup, Chọn Orientation, Size hoặc Columns

-B3: Chọn kiểu thích hợp.

2.2.6.2. Áp dụng đường viền trang và màu sắc

Đế áp dụng đường viền trang hay màu sắc: -B1: Chọn thẻ Page Layout trên thanh Ribbon. -B2: Trong nhóm Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp

dụng cho trang

hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang.


57

2.2.6.3. Tạo một ngắt trang

Để chèn một ngắt trang: -B1: Chọn thẻ Page Layout trên thanh Ribbon -B2: Trong nhóm Page Setup, Chọn lệnh Breaks. -B3: Xuất hiện một menu thả xuống, Chọn Page Break.

2.2.6.4. Chèn một Trang bìa

Để chèn một trang bìa: -B1: Chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon -B2: Chọn nút lệnh Cover Page trong nhóm Pages.


58

-B3: Chọn một kiểu trang bìa trong menu thả xuống.

2.2.6.5. Chèn một trang trống

Để chèn một trang trống: -B1: Chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon. -B2: Chọn nút lệnh Blank Page trong nhóm Page.


59

2.3. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG

2.3.1. Chèn các ký tự đặc biệt

Các ký tự đặc biệt như hệ thống chấm câu, cách khoảng, hoặc các ký tự đồ họa mà không có sẵn trên bàn phím. Để chèn các ký hiệu và các ký tự đặc biệt ta làm như sau:

-B1: Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn ký hiệu. -B2: Chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon. -B3: Chọn nút lệnh Symbol trong nhóm Symbols.

-B4: Chọn ký tự hoặc ký hiệu phù hợp.

2.3.2. Chèn Clipart và hình ảnh

Word 2010 cũng cho phép chèn các minh họa và hình ảnh vào tài liệu. Để chèn các minh họa và hình ảnh ta thực hiện như sau: -B1: Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh. -B2: Chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon. -B3: Chọn nút lệnh Clip Art.

-B4: Hộp thoại xuất hiện và có thể tìm hình mẫu. -B5: Chọn hình minh họa muốn chèn

2.3.3. Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh

Để chèn một hình ảnh: -B1: Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn -B2: Chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon -B3: Chọn nút Picture -B4: Tìm đến hình ảnh muốn chèn và chọn ảnh, Chọn Insert -B5: Chỉnh sửa ảnh nếu cần thiết


60

2.3.4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ

SmartArt là tập hợp các loại đồ họa mà ta có thể sử dụng để tổ chức thông tin, tóm tắt thông tin hoặc muốn trình bày thông tin một cách khoa học, logic trong tài liệu.

Để chèn SmartArt: -B1: Đặt con trỏ vào nơi muốn chèn minh họa hay hình ảnh -B2: Chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon, nhóm Illustrations -B3: Chọn nút SmartArt, Chọn một kiểu Smart Art theo ý thích

-B4: Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bản hoặc gõ văn bản trong đồ họa Muốn điều chỉnh SmartArt, click chọn SmartArt cần chỉnh sửa, chọn thẻ Design và

Format sẽ thấy các nhóm liên quan để chỉnh sửa.

2.4. THAO TÁC VỚI BẢNG BIỂU

2.4.1. Thao tác tạo bảng và hiệu chỉnh bảng

1/. Tạo bảng Để tạo một bảng: -B1: Đặt con trỏ vào vị trí nơi muốn tạo bảng -B2: Chọn thẻ Insert, Chọn nút Tables trong nhóm Tables. -B3: Có thể tạo bảng theo một trong 4 cách sau:

- Đánh dấu số dòng và số cột - Chọn Insert Table và nhập số dòng, số cột - Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách click và nhập số dòng, số cột - Chọn Quick Tables và chọn bảng.

2/. Nhập dữ liệu trong một bảng Đặt con trỏ vào ô muốn nhập thông tin, sau đó tiến hành nhập văn bản như bình thường.

Lưu ý, trong khi nhập dữ liệu trong bảng, nếu ấn phím TAB thì con trỏ sẽ nhảy sang ô kế tiếp, muốn sử dụng phím TAB với chức năng tạo khoảng cách ta nhấn tổ hợp phím Crtl + Tab.

3/. Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng: -B1: Chọn vào bảng muốn chỉnh sửa, ta sẽ nhìn thấy xuất hiện thêm hai tthẻ mới trên

thanh Ribbon là: Design và Layout, hai thẻ này dùng để thiết kế và bố trí bảng.


61

-B2: Trên thẻ Design, có thể chọn:

• Table Style Options: lựa chọn các kiểu màu sắc và đường kẻ cho bảng • Draw Borders: lựa chọn đường viền cho bảng

Để định dạng bảng: -B1: Chọn vào bảng, chọn thẻ Layout

-B2: Trong thẻ Layout cho phép ta thực hiện các thao tác sau:

• Xem Gridlines và các thuộc tính (trong nhóm Table). • Chèn dòng và cột (trong nhóm Rows & Columns). • Xóa bảng, dòng và cột (nhóm Rows & Columns). • Trộn hoặc tách các ô (trong nhóm Merge). • Tăng và giảm kích thước ô (trong nhóm Cell Size). • Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nhóm Alignment).

2.4.2. Định dạng đường viền và nền cho bảng

1/. Định dạng đường viền cho bảng Để tạo đường viền cho Tables ta thực hiện các bước như sau: -B1: Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools. -B2: Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border, chọn All Borders

-B3: Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK


62

2/. Tô nền cho bảng Để phối hợp màu sắc và tạo nền cho Tables ta có thể thực hiện theo các bước sau: -B1: Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design. -B2: Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô đó. -B3: Ngoài ra ta cũng có thể phối hợp các màu để cho Tables ấn tượng hơn.

2.4.3. Chèn công thức toán học vào trong bảng

Người dùng vẫn nghĩ công cụ Table của Word đơn giản chỉ là trình bày dữ liệu dạng bảng với dòng và cột. Tuy nhiên, mặc dù không thể so sánh được với Excel về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hiện được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng.

Cũng có thể người dùng cho rằng tính toán trong Word còn chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhiên, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là việc khi chỉnh sửa dữ liệu thì máy có khả năng tự cập nhật kết quả, trong khi nếu tính toán bằng tay mỗi lần chỉnh sửa dữ liệu ta lại phải tính toán lại nên sẽ mất công hơn.

Bảng 1. Bảng dữ liệu cần tính toán

Lấy ví dụ có thể như ở bảng 1. Để thực hiện bảng dữ liệu trên, người dùng thực hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tính toán và định dạng.

-B1: Nhập dữ liệu tất cả các cột, trừ cột Thành tiền -B2: Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá -B3: Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout, nhóm Data, chọn

Formula (fx) -B4: Nhập công thức tính theo hai cách tại ô Formula: + Tính trực tiếp theo cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel. Trong trường hợp

cụ thể này, Số lượng là cột D, Đơn giá là cột C, dòng cần tính là dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2

+ Hoặc có thể sử dụng các hàm có trong ô Paste Function ở bên dưới hoặc gõ tên hàm vào. Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) và có thể sử dụng địa chỉ ô và vùng như Excel. Để tính Thành tiền có thể viết như sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2)

- Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví dụ: #,##0) -B5. Sao chép xuống các ô bên dưới bằng cách bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và

paste xuống các ô bên dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng. -B6: Tính tổng bằng cách click chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và chọn

Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK.

Trong quá trình làm việc, nếu dữ liệu tại các cột Số lượng và Đơn giá có điều chỉnh thì chỉ cần bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu


63

mới. Chú ý: nếu người dùng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng Merge Cells thì có thể kết quả tính toán sẽ không chính xác.

2.5. HỖ TRỢ XỬ LÝ TRONG WORD 2010

2.5.1. Auto Correct

1/. Auto Correct Để tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đó có

sự lặp lại nhiều lần một hay nhiều nhóm từ, ta có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm sử dụng một vài ký tự viết tắt thay thế cho các từ đầy đủ nghĩa mà thông thường các từ này lại dài hơn. Ta thực hiện như sau:

-B1: Chọn biểu tượng Office 2010 trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options, xuất hiện hộp thoại:

-Correct TWo INitian CApitals : nếu hai ký tự đầu tiên trong một từ được gõ bằng

chữ in thì nó sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường. VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals -Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đầu một câu

mới và ký tự đầu câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường.


64

- Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tuần được gõ bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in.

- Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi gõ phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nhóm trạng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đầu tiên của một từ, sau đó nhả phím Shift gõ các ký tự còn lại của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ đổi từ đã gõ về đúng dạng đồng thời làm tắt luôn đèn capslock.

- Replace text as you type : tự động gõ từ sai thành từ đúng Trong hộp thoại trên, từ sai được liệt kê ở bên cột trái tương ứng với từ đúng ở bên cột

phải. Như vậy chỉ khi nào gõ đúng từ sai ở bên trái thì Word sẽ tự động thay thế từ đúng ở bên phải.

2/. Thêm các từ viết tắt do người dùng tự đặt -B1: Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace -B2: Nhập nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp With, sau đó click nút Add

để đưa vào danh sách AutoCorrect. -B3: Thực hiện tương tự các bước để nhập thêm các từ viết tắt khác. -B4: Khi thực hiện xong, nhấn OK để thoát khỏi hộp thoại. Muốn xoá từ viết tắt nào, click chọn từ trong danh sách và nhấn Delete. Muốn sửa đổi,

chọn từ trong danh sách và nhập lại vào nội dung trong khung Replace hoặc With. Trong khi gõ văn bản, muốn sử dụng AutoCorrect ta nhập vào từ viết tắt, sau đó nhập

thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu ph y, dấu chấm, dấu chấm hỏi, . . .) để đưa nội dung thay thế tương ứng vào văn bản.

2.5.2. Tìm kiếm, thay thế

1/. Tìm văn bản Ta có thể nhanh chóng tìm kiếm một từ hoặc một cụm từ theo cách sau: -B1: Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F).

-B2: Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, hãy nhập

vào đoạn văn bản cần tìm.

-B3: Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ

cùng một lúc trong văn bản, nhấn Find in, sau đó nhấn Main Document.


65

-B4: Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, nhấn ESC. 2/. Tìm và thay thế văn bản -B1: Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H). -B2: Trong mục Find what, nhập vào đoạn văn bản muốn tìm.

-B3: Trong mục Replace with, nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế. -B4: Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, nhấn Find Next. -B5: Để thay thế đoạn văn bản, nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang

đoạn văn bản tiếp theo. -B6: Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm được, nhấn Replace All. 3/. Tìm và tô sáng đoạn văn bản tìm được Để dễ dàng nhận biết các cụm từ tìm được, có thể tô sáng nó trên màn hình (không tô

sáng khi in ra). Thực hiện như sau: -B1: Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (Ctrl+F). -B2: Trong hộp Find what, nhập văn bản mà bạn muốn tìm. -B3: Nhấn Reading Highlight, sau đó chọn Highlight All. Tất cả từ tìm thấy sẽ được tô

sáng. Để tắt tính năng này đi, nhấn Reading Highlight lần nữa, chọn Clear Highlighting.

2.5.3. In tài liệu trong word

1/. Định dạng trang in Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu

soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần đến chi tiết chính xác hơn


66

chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác. Để mở hộp thoại định dạng trang có rất nhiều cách để thao tác:

-Cách 1: Click đúp chuột vào thanh thước ngang hoặc thước dọc. -Cách 2: Chọn thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở.

Trong thẻ Paper: +Paper Size : chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiển ra trong width và height, +Nếu chọn Custom phải nhập số đo kích thước giấy trong width và height

2/. Đặt lề cho trang in Chọn thẻ Margins

- Top : Lề trên của trang in - Bottom : Lề đáy của trang in


67

- Left : Lề trái của trang in - Right : Lề phải của trang in - Nếu có dùng lệnh Mirror Margins để làm sách (tạo tính đối xứng giữa các trang) thì

lệnh left và right sẽ trở thành Inside và Outside - Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách - From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer - Orientation : chọn hướng in

o Portrait : Giấy dọc

o Landscape : Giấy ngang - Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lệnh này có dùng, giấy sẽ được phân biệt

là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách. 3/. In tài liệu Chọn thẻ File, chọn Print:

- Copies: chọn số bản in - Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows.


68

- Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạc, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp.

Nếu máy in đang sử dụng không có tên trong danh sách này (nghĩa là nó chưa được khai báo) thì phải thực hi n các bước sau:

o Nhấn Start, chọn Control Panel\Hardware and Sound\Devices and Printers

o Click đúp vào biểu tượng Add Printer. Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard.


69

CHƯƠNG III. MICROSOFT EXCEL 2010

Giới thiệu những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 Chức năng Backstage View Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office

2010. Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn. Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, cho phép sửa tài liệu, kích cỡ file.

Thêm tính năng Sparkline Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với

Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell. Sparkline là cách hữu ích để thêm một yếu tố trực quan nhanh và gọn.

Tính năng Slicers Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích dữ liệu

của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn dữ liệu.

Định dạng dữ liệu có điều kiện Chức năng conditional format mới bao gồm nhiều kiểu định dạng và khả năng tô sáng

chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất … chỉ với 1 cú click chuột. Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu

khác nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:

Kiểu đánh giá sàng lọc Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích

riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính:

- Highlight Cells Rules: Làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau). Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính.

- Top/Bottom Rules: Quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng


70

hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất.

Kiểu đánh giá hiển thị mức độ - Data Bars: Bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện

ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp.

- Color Scales: Kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales /More Rules.

- Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình sẽ tự động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính.

Ví dụ: Dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng. Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets.

Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting /New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting /Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).

Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.

PivotTables và PivotCharts Giống như PivotTables, PivotCharts cũng được thực hiện một cách dễ dàng trong giao

diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc lọc được cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.

Share Workbook


71

Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.

3.1. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL

3.1.1. Giới thiệu Excel

3.1.1.1. Excel là gì

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro Nhiều ứng dụng khác để giúp ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính

toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16 384 cột và 1 048 576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65 536 dòng).

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.


72

Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”.

Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin,

lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước.

Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng

nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.


73

Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh


74

3.1.1.2. Ribbon là gì?

Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc

như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, … Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức,

điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích

dữ liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các

thiết lập bảo vệ bảng tính. View: Thiết lập chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …


75

Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office / Excel Options / Popular / Chọn Show Developer tab in the Ribbon.

Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

3.1.1.3. Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)

Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.

3.1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ

1/. Mở Excel -B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái -B2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải chọn

Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại.

-B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel. 2/. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel

Các nút điều khiển cửa sổ Excel 3/. Thu nhỏ cửa sổ Excel


76

Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang mở to Nhấp chuột chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu gọn lại thành một biểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start.

4/.. Phóng to cửa sổ Excel Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ

Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn của Excel trên thanh Taskbar bên phía dưới màn hình.

5/. Thoát khỏi Excel

Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách nhấn nút Office / chọn Exit Excel.

3.1.3. Thao tác với các đối tượng cơ bản trong excel

3.1.3.1. Thao tác với đối tượng ô

1/. Nhận dạng ô Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một

vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4).

Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.

2/. Thêm chú thích cho ô Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa

được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô / chọn nhóm Review / Comments / New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment.

Để đọc chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review / Comments / Next hay Previous.

Để ẩn/ hiện chú thích vào Review / Comments / Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn).


77

Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh chú thích / Review / Comments / Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuột và chọn Edit Comment từ thực đơn ngữ cảnh.

Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích / Review / Comments / Delete. Hoặc nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.

3/. Chèn, xóa ô, dòng và cột Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong

worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột.

4/. Chèn ô trống Bước 1. Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô không liên

tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô). Bước 2. Chọn Home /chọn nhóm Cells /Insert / Insert Cells… B3. Chọn lựa chọn phù

hợp trong hộp thoại Insert 5/. Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ

liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.

Bước 1. Chọn các ô cần nối lại. Bước 2. Chọn Home / Alignment / chọn Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong

ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment.

Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái. Bước 1. Chọn ô đang bị nối.


78

Bước 2. Chọn Home / Alignment , chọn Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được.

3.1.3.2. Thao tác với đối tượng vùng

1/. Chọn vùng Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái

của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím để đến ô cuối của vùng và thả các phím. (Bạn cũng có thể làm ngược lại là chọn ô cuối của vùng trước và kéo chọn đến ô đầu tiên).

Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn <Ctrl+A>, còn muốn chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets.

2/. Sao chép và di chuyển vùng Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính

và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:

Dùng Ribbon: Chọn vùng /Home / nhóm Clipboard / nhấn nút hay (Copy

hay Cut), đến nơi đích và Home / nhóm Clipboard / nhấn nút (Paste). Bạn có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh / nhấp phải chuột.

Dùng chuột: Chọn vùng / giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) / kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột.

3/. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ

nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau:


79

Hạng mục Mô tả All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and number formats

Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số, các định dạng khác bị loại bỏ.

Values and number formats

Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc của các con số.

None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của

vùng nguồn. Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của

vùng nguồn. Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của

vùng nguồn Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn

4/. Đặt tên vùng Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như: Vùng

được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5).… Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là số, tên không được đặt giống các địa chỉ tham chiếu. Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặt tên / chọn nhóm Formulas / Defined Names / Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần, xong thì nhấn OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực tiếp từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng chọn từ Formulas / Defined Names / Create from Selection hoặc dùng thực đơn ngữ cảnh.


80

Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas / Defined Names /

Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,…

3.1.3.3.Thao tác với đối tượng dòng và cột

1/. Chèn dòng Bước 1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số

dòng tương ứng phía trên các dòng này. Bước 2. Chọn Home / chọn nhóm Cells / Insert / Insert Sheet Rows

2/. Chèn cột Bước 1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột

tương ứng phía bên trái các cột này. Bước 2. Chọn Home / chọn nhóm Cells / Insert / Insert Sheet Columns 3/. Xóa các ô, dòng và cột Bước 1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa Bước 2. Chọn Home / Cells / Delete / chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)


81

4/. Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tự có

thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòng cột:

Bước 1. Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng Bước 2. Chọn Home / Cells / Format / Chọn lệnh phù hợp Row Height: Chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng AutoFit Row Height: Chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù

hợp với nội dung. * Column Width: Chọn lệnh này để qui định độ rộng cột AutoFit Column Width: Chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp

với nội dung. Default Width: Chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho

worksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng.


82

Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook

bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để

thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột

đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự

dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng.

3.1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt

Bạn có thể dùng chuột, các phím mũi tên, thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính.

3.1.4.1. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang

Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác,


83

nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính.

Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống.

Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên. Có hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang.

3.1.4.2. Thanh Sheet tab

Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab. Ngoài ra chúng ta có thể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành. Để trở về sheet đầu tiên bạn nhấp chuột và nút trên thanh sheet tab và để đến sheet cuối cùng thì bạn nhấp

chuột vào nút trên thanh sheet tab. Nếu muốn đến một sheet nào đó trong trường hợp có

quá nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phải chuột vào thanh và chọn tên sheet cần đến.

3.1.4.3. Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển

Để đến được nơi cần thiết trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn ngang và dọc, các phím mũi tên thì bạn nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dưới để giúp di chuyển được nhanh hơn.

Nhấn phím Di chuyển

→ hoặc Tab Sang ô bên phải

← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xuống dòng Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình

F5 Mở hộp thoại Go To

End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống


84

3.1.5. Thao tác với workbook

3.1.5.1. Tạo mới workbook

Chọn nút Office / New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create.

3.1.5.2. Mở workbook có sẵn trên đĩa

Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách: 1. Chọn nút Office / chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có tối

đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office / Excel Options / Advance / phần Display / Show this number of Recent Documents ).

2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.

3. Chọn nút Office / Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập

Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành


85

tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).

3.1.5.3. Lưu workbook

Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office / Excel Options / Save, sau đó đánh dấu chọn � vào Save AutoRecover

information every minutes. Một số cách lưu workbook: 1. Chọn nút Office / Save

2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>. Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là

tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ.


86

Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows.

Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ < > |

Để bảo mật tập, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mã mới được phép mở tập tin.

Bước 1. Nhấn nút Office / Save As, hộp thoại Save As hiện ra. Bước 2. Nhấn nút Tools / chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện ra Bước 3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để

tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK Bước 4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK Bước 5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK Bước 6. Nhấn nút Save để hoàn tất.

Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).

3.1.5.4. Đóng workbook

Một số cách đóng workbook: 1. Chọn nút Office / Close


87

2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. Nếu workbook có sự thay đổi nội

dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó.

3.1.5.5. Sắp xếp workbook

Trong trường hợp mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View / chọn nút Arrange All / Chọn kiểu bố trí thích hợp.

3.1.6. Thao tác với worksheet

3.1.6.1. Chèn thêm worksheet mới vào workbook

Có nhiều cách thực hiện:

1. Nhấn vào nút trên thanh sheet tab 2. Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành. 3. Nhấn chọn nhóm Home / đến nhóm Cells / Insert / Insert sheet 4. Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn

Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành.


88

3.1.6.2. Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? *

3.1.6.3. Xóa worksheet

Muốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau: 1. Chọn sheet muốn xóa / chọn nhóm Home / chọn nhóm Cells / Delete / Delete sheet 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.

3.1.6.4. Sắp xếp thứ tự các worksheet

Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như: 1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột. 2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp,

chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấn OK.


89

3.1.6.5. Sao chép worksheet

Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy…/ chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet / đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy / nhấn nút OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép / giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab / thả trái chuột.

Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet.

Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).

3.1.6.6. Chọn màu cho sheet tab

Việc tô màu giúp quản lý thanh sheet tab được tốt hơn. Để tô màu cho các sheet tab bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, tiếp theo hãy chọn Tab Color và chọn màu thích hợp.


90

3.1.6.7. Ẩn/ Hiện worksheet

Khi bạn không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn. Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ần và chọn Hide thế là sheet đã được ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide… sau đó chọn tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK.

3.1.7. Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác

Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có được góc nhìn tốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng một worksheet dưới nhiều góc độ khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề một danh sách dài trong khi cuốn các thanh cuốn,…

3.1.7.1. Sử dụng thanh Zoom

Excel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ.

3.1.7.2. Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hay các worksheet trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ được gắn thêm chỉ số phía sau tên tập tin. Chọn nhóm View / Window / New Window


91

Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn tiếp nhóm View / Window

/ View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốn thanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng được cuốn theo. Để tắt tính năng cuốn đồng thời này bạn vào View / Window / Synchronous Scrolling (nếu nó đang bật).

3.1.7.3. Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề

Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View / Window / Split. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2 lần lên đường chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọc và ngang có một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng

(công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốn chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính.

Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đó trên cửa

sổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hình xuống phía dưới để nhập liệu. Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View / Window / Freeze Panes / chọn kiểu cố định phù hợp. Nếu chọn:

Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách


92

Để bỏ cố định thì vào View / Window / Freeze Panes / Unfreeze Panes

3.1.7.4. Sử dụng Watch Window

Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn muốn giám sát ô nào thì đưa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. Gọi cửa sổ Watch Window bạn chọn nhóm Formulas / Formula Auditing / Watch Window, sau đó chọn ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồ Watch Window.

3.2. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL

3.2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh

Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.

3.2.1.1. Nhập liệu

Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm Bước 1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu Bước 2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần Bước 3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện

hành chuyển qua phải) để kết thúc. Lưu ý: Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn

bản tăng thêm chiều rộng cột. Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập

phân. Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì bạn nên định dạng ô là

Text trước khi nhập (Home / nhóm Number / chọn Text từ danh sách). Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel

/ Regional and Language Options.


93

Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007. Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+;>. Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+#>.

Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+Shift+;>. Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+@>. Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó nhấn <Ctrl+Enter>. Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều sheet, bạn hãy chọn các sheet đó, sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành, tiếp theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ chọn các sheet thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets.

Ví dụ nhập các loại dữ liệu

3.2.1.2. Nhập các ký tự đặc biệt

Bước 1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô. Bước 2. Chọn Insert / nhóm Text / chọn Symbol Bước 3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font. Bước 4. Nhấn nút Insert để chèn.


94

Ví dụ chèn vào ô Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng

Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím <Ctrl+Z> Đang nhập liệu vào ô muốn hủy thì nhấn phím ESC

Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím <Ctrl+Y> Để thực hiện lại lệnh sau cùng nhấn <Ctrl+Y>

3.2.1.3. Hiệu chỉnh nội dung

Xóa nội dung các ô Bước 1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa Bước 2. Nhấn Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung các định dạng

của ô vẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home / nhóm Editing / Clear ( ) và chọn các lệnh:

Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có * Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table)

3.2.1.4. Nhập đè lên ô có sẵn nội dung

Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè.

Hiệu chỉnh nội dung các ô Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau: 1. Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh / dùng chuột hoặc các phím mũi tên di

chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh /dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung sau đó nhập vào nội dung mới.

2. Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự như trên 3. Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula)

3.2.1.5. Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu

Sử dụng chức năng AutoFill Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có

sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình. Danh sách một số AutoFill như sau:

Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng

1, 2, 3 4, 5, 6

9:00 10:00, 11:00, 12:00

Mon Tue, Wed, Thu


95

Monday Tuesday, Wednesday, Thursday

Jan Feb, Mar, Apr

Jan, Apr Jul, Oct, Jan

Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00

15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct

1999, 2000 2001, 2002, 2003

1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,...

Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...

Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...

Text1, textA text2, textA, text3, textA,...

1st Period 2nd Period, 3rd Period,...

Product 1 Product 2, Product 3,...

Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm như sau: Bước 1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1 Bước 2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2

vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp). Bước 3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill

handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen. Bước 4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.

Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô

bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau:


96

1. Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao chép.

2. Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đến, sau đó vào Home / nhóm Editing / Fill / chọn hướng phù hợp (Down, Right, Up, Left).

Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office / Excel Options / Popular / trong phần Top options for working with Excel / chọn Edit Custom Lists / hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách tự tạo của bạn.

Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete. Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List

entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add. Sử dụng chức năng Automatic Completion Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ở các ô

được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút Office / Excel Options / chọn Tab Advance / tại Editing options / Enable AutoComplete for cell values.

Sử dụng chức năng AutoCorrect AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh, ngoài ra

nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bước sau:

Bước 1. Chọn nút Office /Excel Options / Proofing / AutoCorrect Options


97

Bước 2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng

Bước 3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký) Bước 4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký) Bước 5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mới vào

hai hộp Replace và With, sau đó nhấn nút Replace. Muốn xóa một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và nhấn nút Delete.

Minh họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn

3.2.2. Định dạng

3.2.2.1. Định dạng chung

Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.


98

Định dạng văn bản và số Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn

truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home / nhóm Cells / Format / Format Cells…

Giải thích hộp thoại Format Cells

Định dạng Mô tả Tab Number

Category Danh sách các loại định dạng số, giá trị Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định

dạng bạn chọn Decimal places Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng


99

Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific. Use 1000 Separator (,)

Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number

Negative numbers

Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency.

Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting

Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom.

Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special.

Tab Alignment Text alignment Horizontal

Có các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa.

Vertical Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiều dọc. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.

Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô. Orientation Chọn các hướng của văn bản trong các ô. Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ Text control Wrap text

Nội dung trong ô được xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi tiết phần dưới)

Shrink to fit Giảm kích cở chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột Merge cells Nối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên) Right-to-left Text direction

Xác định trình tự đọc và canh lề

Tab Font Font Chọn kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri Font style Chọn kiểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ, kiểu mặc

định là Regular. Size Kích thước font chữ , từ cở 1 đến 1638 và mặc định là cở chữ 11

point. Underline Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là

None. Color Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự

chọn màu) Normal font Nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng Font khác và trở về dạng

bình thường Effects Strikethrough

Có thêm đường gạch ngang văn bản

Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dưới Preview Xem trước kết quả định dạng bạn vừa chọn Tab Border


100

Line Chọn kiểu và kích cở các đường kẻ khung, sau đó chọn các nút bên hộp Border để kẻ

Presets Chọn không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ các đường phân cách giữa các ô

Color Chọn màu cho các đường kẽ Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ các đường bao các

ô Tab Fill Background Color

Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền (xem chi tiết phần dưới).

More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu. Pattern Color Các mẫu màu nền Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước kết quả chọn màu và kiểu

mẫu tại Sample Tab Protection Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi

sheet được bảo vệ Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảo vệ

(xem phần sau) General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài

hơn 12 số thì định dạng General chuyển sang dạng Scientific Number Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách

thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.

Currency Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.

Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau.

Date Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).

Time Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).

Percentage Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân.

Fraction Định dạng này hiển thị con số dưới dạng phân số tùy theo Type bạn chọn.

Scientific Hiển thị con số dưới dạng khoa học <Con số E+n>. Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui


101

định số con số sau dấu thập phân. Text Định dạng nội dung ô giống như những gì nhập vào kể cả các

con số. Special Định dạng các con số dạng mã bưu chính (ZIP Code), số điện

thoại, số bảo hiểm … Custom Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới

các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau)

Sử dụng Wrap Text Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text

hoặc dùng <Alt+Enter> để xuống dòng tại vị trí mong muốn. Bước 1. Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1

Bước 2. Chọn Home / Alignment / chọn Wrap Text ( ). Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home / Cells / Format / tại Cells Size chọn AutoFit Row Height

Xoay chữ (Orientation) Bước 1. Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1 Bước 2. Chọn Home / nhóm Alignment / Orientation / Angle Counterclockwise

Định dạng khung (border) Kẻ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét

mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ. Bước 1. Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18 Bước 2. Chọn Home / nhóm Cells / Format / Chọn Format Cells Bước 3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color Bước 4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset Bước 5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset Bước 6. Nhấn OK hoàn tất


102

Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) Bước 1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18 Bước 2. Chọn Home / nhóm Cells / Format / Chọn Format Cells Bước 3. Vào Tab Fill / Chọn Fill Effects… Bước 4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2

(Blue) Bước 5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3 Bước 6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.


103

3.2.2.2. Tự động định dạng có điều kiện.

Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.


104

3.2.2.3. Bảng và định dạng bảng (table)

Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết.

Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng Bước 1. Chọn danh B2:E18 Bước 2. Chọn Home / nhóm Styles / chọn Format As Table Bước 3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các

biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9 Bước 4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận. Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu

mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu. Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home / Style /Format As Table, tại phần Custom

nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete. Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools / Tab Design trên thanh Ribbon


105

Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại Tab

Design vào nhóm Table Styles chọn More ( ) / chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng.

Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range.

3.2.2.4. Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)

Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và chế biến các mẫu này.

Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout / Themes / Chọn một biểu mẫu từ danh sách.

Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lại kiểu Font và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.

Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.


106

Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout / Themes / chọn Colors / chọn Create New Themes Colors hay Page Layout / Themes / chọn Fonts / chọn Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo.

Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đối tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.

3.2.3. Tìm và thay thế dữ liệu

Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu: - Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home - Chọn Find hoặc Replace


107

- Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên).

- Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn

3.2.4. Sắp xếp và lọc dữ liệu

Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.

Sắp xếp Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: - Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp - Kích nút Sort & Filter trên tab Home - Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)


108

Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp xếp nhiều hơn một cột: - Kích nút Sort & Filter trên tab Home - Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên - Kích Add Level - Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp - Kích OK

Lọc dữ liệu Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử

dụng bộ lọc: - Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc - Trên tab Home, kích Sort & Filter - Kích nút Filter - Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên - Kích Text Filter - Kích Words bạn muốn lọc


109

- Để không áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter - Kích Clear

3.3. GIỚI THIỆU VÀ SỬ DỤNG CÁC HÀM

3.3.1. Giới thiệu công thức và hàm:

3.3.1.1. Giới thiệu công thức (Formula)

Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì?


110

Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.

Ví dụ:

Các toán tử trong công thức

Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả + Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6 - Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5 / Chia =3/3 3 chia 3 là 1 ^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn

bậc 4 của 16 thành 2 & Nối chuỗi =”Lê” & “Thanh” Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại

thành “Lê Thanh” = Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

FALSE > Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

FALSE < Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

TRUE >= Lớn hơn hoặc bằng =A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

FALSE <= Nhỏ hơn hoặc

bằng =A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

TRUE <> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

TRUE , Dấu cách các tham

chiếu =Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

9 : Tham chiếu mãng =Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả:

9 khoảng trắng

Trả về các ô giao giữa 2 vùng

=B1:B6 A3:D3 Trả về giá trị của ô

Thứ tự ưu tiên của các toán tử

Toán tử Mô tả Ưu tiên : (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu

phẩy) Toán tử tham chiếu 1


111

– Số âm (ví dụ –1) 2 % Phần trăm 3 ^ Lũy thừa 4 * và / Nhân và chia 5 + và – Cộng và trừ 6 & Nối chuỗi 7 = < > <= >= <> So sánh 8

3.3.1.2. Giới thiệu hàm (Function)

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.

Ví dụ: =Rand(): hàm không có đối số =If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”): hàm 3 đối số =PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn Trong Excel 2010 có các hàm chính như sau: Hàm ngoại: Call, Registed.ID,… Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,… Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,… Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,…. Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,… Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,… Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,… Hàm luận lý: If, And, Or,… Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,… Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,… Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,… Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…

3.3.1.3. Nhập công thức và hàm

Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức. Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu.

Ví dụ:

Trong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suất chiết

tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi


112

thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kết quả NPV mới ngay không cần phải chỉnh sửa lại công thức.

Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm như sau:

Bước 1. Tại ô B4 nhập vào =NPV( Bước 2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện ra Bước 3. Chọn LaiSuat và nhấn OK Bước 4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3 Bước 5. Chọn DongTien và nhấn OK Bước 6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu + Bước 7. Nhấp chuột vào ô B2 Bước 8. Nhấn phím Enter

Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng thư viện

hàm. Khi bạn muốn sử dụng hàm nào chỉ việc vào thanh Ribbon / chọn nhóm Formulas / Function Library -> chọn nhóm hàm -> chọn hàm cần sử dụng. Ngoài ra bạn có thể nhấn vào

nút để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng và khi cần tìm hiểu về hàm này bạn chỉ cần nhấn vào Help on this function.


113

3.3.1.4. Tham chiếu trong công thức

Các tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau:

Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4

Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4

Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.

Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.

Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.


114

Bước 1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó quét chọn cả vùng D2:D14 và gõ <Ctrl+D>. Vào các ô D3, D4... D14 ta thấy công thức các dòng tự động được thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ tương đối của B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép công thức xuống phía dưới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo.

Bước 2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14. Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao công thức xuống thì các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán.

Bước 3. Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15. Lưu ý: Tham chiếu đến địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì có dạng Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*’Thong so’!B4 Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’ Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng [Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ: =A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4 =A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’ =A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này không mở =A2*’\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng

3.3.1.5. Các lỗi thông dụng (Formulas errors)

Các lỗi thông dụng

Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy

#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dương

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.

3.3.2. Các hàm thường dùng trong excel

3.3.2.1. Các hàm tính toán và thống kê (Statistical)

1/. Hàm Sum Cú pháp: SUM(danh sách đối số) Hàm Sum tính tổng các số có mặt trong danh sách đối số của nó.


115

Trong đó: Danh sách đối số có thể là hằng (số hoặc chuỗi số), khoảng các ô chứa số hoặc một hàm trả về giá trị kiểu số.

Ví dụ: Sum(2, “4”, True) = 7, vì “4” được chuyển thành số 4; True=1 (False=0). Nếu C2 chứa 7; C3 là 4; C4 là 10 thì Sum(C2:C4) = 21

2/. Hàm Max Cú pháp: MAX(danh sách đối số) Hàm Max trả lại giá trị số lớn nhất trong danh sách đối số. Ví dụ: Max(2, 5, 7) = 7. Nếu C2 chứa 7; C3 là 4; C4 là 10 thì Max(C2:C4) = 10 3/. Hàm Min Cú pháp: MIN(danh sách đối số) Hàm Min trả lại giá trị số nhỏ nhất trong danh sách đối số. 4/. Hàm Average Cú pháp: AVERAGE(danh sách đối số) Hàm Average trả lại giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách đối số. Ví dụ: Average(2, 5, 7) = 4.66(6) Nếu C2 chứa 7; C3 là 4; C4 là 10 thì Average(C2:C4) = (7+4+10)/3 = 7 5/. Hàm Round Cú pháp: ROUND(số, số_chữ_số) Hàm Round trả lại giá trị số (kiểu số thực) đã được làm tròn đến độ chính xác tùy thuộc

vào số_chữ _số. Nếu: số_chữ_số > 0 làm tròn phần lẻ ví dụ: Round(21.546, 2) = 21.55 số_chữ_số = 0 lấy số nguyên gần nhất ví dụ: Round(21.546, 0) = 22 số_chữ_số < 0 làm tròn phần nguyên ví dụ: Round(21.546, -1) = 20 6/. Hàm Int Cú pháp: INT(số) Hàm Int trả lại phần nguyên của số (làm tròn số đến số nguyên gần bằng nhất) So sánh với hàm Round(n, 0) là hàm làm tròn trên, Int là hàm làm tròn dưới. Ví dụ: Int(2.57) = 2; Int(7/4) = 1; Int(-3.49) = -4 7/. Hàm Mod Cú pháp: MOD(số, số chia) Hàm Mod tính phần dư trong phép chia nguyên của số với số chia Ví dụ: Mod(13, 4) = 1 vì 13 chia 4 được 3, dư 1 Giả sử tại ô C3 chứa số ngày làm việc, khi đó công thức = Int(C3/7) sẽ cho số tuần; và

công thức = Mod(C3, 7) cho lại số ngày lẻ. 8/. Hàm Count Cú pháp: COUNT(danh sách đối số) Danh sách đối số có thể là các giá trị số, ngày, logic, chuỗi... hoặc một danh sách tham

chiếu. Hàm Count đếm các giá trị kiểu số (hoặc giá trị có thể chuyển tự động thành kiểu số, như: kiểu ngày, chuỗi số, lôgic...) có mặt trong danh sách đối số. Hàm này có thể kết hợp với hàm Sum để thay cho Average khi cần đảm bảo tính chính xác của phép lấy trung bình một khoảng giá trị mà không chắc các giá trị này là số.

Ví dụ: Count(13, “432”, “abc”) = 2 vì chuỗi 432 được chuyển thành giá trị số Count(12/8/98, TRUE) = 2 các kiểu ngày, lôgic được chuyển thành số 9/. Hàm CountA Cú pháp: COUNTA(danh sách đối số)


116

Hàm CountA đếm số các giá trị có mặt trong danh sách đối số và chỉ bỏ qua không đếm các ô rỗng trong khoảng tham chiếu.

Ví dụ: Xét 4 ô A1:D1 như sau:

y 5 rue Khi đó: CountA(A1:D1) = 3 vì B1 rỗng 10/. Hàm Rank Cú pháp: RANK(số cần xếp hạng, danh sách số, phương pháp sắp) Hàm Rank trả lại thứ hạng của số cần xếp hạng theo các giá trị của danh sách số. Nếu

phương pháp sắp bằng 0 (hoặc bỏ qua) thì danh sách số được sắp theo thứ tự giảm dần, ngược lại là thứ tự tăng dần trước khi so sánh giá trị. Ví dụ nếu cần sắp thứ hạng học lực thì phương pháp sắp sẽ là 0, nếu cần sắp thứ hạng thành tích vận động viên theo thời gian thì phương pháp sắp sẽ khác 0 (bằng 1 chẳng hạn). Đối với các giá trị bằng nhau trong danh sách số thì thứ hạng tương ứng của chúng sẽ bằng nhau.

Ví dụ: Giả sử các ô từ A1 đến A5 chứa giá trị tương ứng là 5, 6, 9, 4, 8 Khi đó: Rank(A1, A1:A5, 1) = 2 (thứ tự tăng: 4, 5, 6, 8, 9) nhưng: Rank(A1, A1:A5, 0) = 4 (thứ tự giảm: 9, 8, 6, 5, 4) Ví dụ tổng hợp về các hàm tính toán, thống kê:

D E F G =SUM(A1:C1) =MAX(A1:C

1) =MIN(A1:

C1) =AVERAGE

(A1:C1) =SUM(A2:C2) 2 2.57 21.546 =SUM(A3:C3) =MOD(B2,E

2) =INT(F2) =ROUND(G

2,2) =SUM(A4:C4) =RANK(A1,

A1:A4,0) =ROUND(G

2,0) =COUNT(A4:

C5) =COUNTA(

A4:C5) =ROUND(G

2,-1) Từ các công thức và số liệu cho ở trên, ta có các kết quả sau:

3.3.2.2. Các hàm lôgic

Các hàm logic thường sử dụng, hoặc tạo ra - các biểu thức logic. Biểu thức logic là một biểu thức được lượng giá bởi hai giá trị: đúng (True = 1) và sai (False = 0). Trong đó các toán hạng có thể là hằng, tham chiếu ô, kết quả của một hàm... nhưng chúng được liên kết với nhau bởi các toán tử so sánh (<, >, =, <=, >=, <>) và có thể là đối số của các hàm logic (And, Or, Not...)

Ví dụ: Các biểu thức sau cho giá trị True:


117

5 > 4; “A” < “C” (so sánh chuỗi) Các biểu thức sau cho giá trị False: (3+5) <> 8; (2*10) = ((5-2)*9) 1/. Hàm And Cú pháp: AND(danh sách biểu thức logic) Hàm And trả lại giá trị True nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là True;

ngược lại nếu có ít nhất một biểu thức logic trong danh sách nhận giá trị False thì hàm trả lại giá trị False.

Ví dụ: And(3>2, “Toi” >= “Ta”, C3=0) sẽ là True nếu ô C3 chứa giá trị 0 vì khi đó 3 biểu thức trong danh sách đều nhận giá trị True; ngược lại sẽ có giá trị False.

2/. Hàm Or Cú pháp: OR(danh sách biểu thức logic) Hàm OR trả lại giá trị False nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là False;

ngược lại nếu có ít nhất một biểu thức logic trong danh sách nhận giá trị True thì hàm trả lại giá trị True.

Ví dụ: OR(3<=2, “Anh” = “Em”, C3=0) sẽ là False nếu ô C3 chứa giá trị khác 0 vì khi đó cả 3 biểu thức trong danh sách đều nhận giá trị False; ngược lại sẽ có giá trị True.

3/. Hàm Not Cú pháp: NOT(biểu thức logic) Hàm Not đổi ngược giá trị của biểu thức logic. (Not(True) = False và Not(False)=True) Ví dụ: Not(3<5) = True vì 3<5 là False 4/. Hàm If Cú pháp: IF(bt_logic, giá trị nếu bt_logic đúng, giá trị nếu bt_logic sai) Hàm If căn cứ vào sự lượng giá của bt_logic để trả về một trong hai giá trị: giá trị nếu

bt_logic đúng và giá trị nếu bt_logic sai. Giá trị trả lại có thể lại được nhận thông qua kết quả của một hàm khác. Điều này chính là khả năng lồng nhau của các hàm trong Excel.

Ví dụ: Giả sử tại ô A3 chứa thông tin về trình độ văn hóa. Khi đó công thức: If(A3 = “ĐH”, “Đại học”, If(A3 = “CĐ”, “Cao đẳng”, “Trung cấp”)) sẽ trả về một trong 3 chuỗi ký tự “Đại học”, “Cao đẳng” hoặc “Trung cấp” tùy thuộc

vào nội dung của A3 là “ĐH”, “CĐ” hay “TC”

3.3.2.3. Các hàm chuỗi (string), văn bản (text)

Các hàm loại này thường yêu cầu đối số có kiểu ký tự, hoặc kết quả của hàm trả lại là một kiểu ký tự. Nếu kết quả của các hàm là một chuỗi số thì có thể được sử dụng trong các phép tính toán vì Excel tự động chuyển chuỗi số thành giá trị số khi cần thiết. Trong các trường hợp khác cần lưu ý đến kiểu của giá trị để xử lý đúng.

1/. Hàm Len Cú pháp: LEN(text) Hàm Len lấy đối số text có kiểu ký tự và trả lại độ dài của text. Các ký tự trống (khoảng

cách) trong text cũng được đếm như các ký tự khác. Ví dụ: Len(“Đây là một chuỗi”) = 16 Len(“”) = 0 (chuỗi rỗng) Nếu ở ô G2 có chứa chuỗi “MASO 125” thì Len(G2) = 8 2/. Hàm Left Cú pháp: LEFT(text, num)


118

Hàm Left trả lại num ký tự bên trái nhất của text. Nếu bỏ qua đối số num thì xem như lấy ký tự đầu tiên của text. Nếu num lớn hơn độ dài của text thì lấy toàn bộ text.

Ví dụ: Left(“AC035”, 2) = “AC” (lấy 2 ký tự bên trái) Left(“AC35”) = “A” (bỏ qua đối số num) 3/. Hàm Right Cú pháp: RIGHT(text, num) Hàm Right trả lại num ký tự bên phải nhất của text. Nếu bỏ qua đối số num thì xem như

lấy ký tự cuối cùng của text. Nếu num lớn hơn độ dài của text thì lấy toàn bộ text. Ví dụ: Right(“AC035”, 2) = “35” (lấy 2 ký tự bên phải) Right(“AC035”) = “5” (bỏ qua đối số num xem như lấy 1 ký tự) Right(“A035”, 2)*20 = 700 (tự động chuyển kiểu khi tính toán) 4/. Hàm Mid Cú pháp: MID(text, pos, num) Hàm Mid trả lại num ký tự của text, tính từ vị trí pos. Ký tự đầu tiên của text được đếm

là 1. Nếu pos lớn hơn độ dài của text thì trả lại chuỗi rỗng. Ví dụ: Mid(“AC035”, 2, 3) = “C03” (tính từ vị trí thứ 2, lấy 3 ký tự) Mid(“AC035”, 6, 1) = “” (vị trí pos vượt quá độ dài của text) 5/. Nối hai chuỗi & Cú pháp: text1 & text2 Toán tử nối chuỗi & lấy hai đối số kiểu ký tự text1 và text2 để tạo thành chuỗi mới là

hợp của hai chuỗi này. Ví dụ: “MASO là ” & Left(“A124”) = “MASO là A”

3.3.2.4. Các hàm ngày, giờ (Date & Time)

Một số lưu ý khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel: Hệ thống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thiết lập trong Regional Options của Control

Panel. Mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy). Bạn có thể sửa lại thành hệ thống ngày của VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy).

Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi.

Dữ liệu kiểu ngày trong Excel được tính từ ngày 01/01/1900 đến 31/12/2078 (hoặc 31/12/9999 trong Excel 97) tương ứng với giá trị từ 1 đến 65380. Kiểu ngày có thể được chuyển thành một số và ngược lại; ví dụ: ngày 05/01/1900 được tính như là giá trị 5, và giá trị 1245 được xem như ngày 29/05/1903.

Dạng giờ trong Excel là hh:mm:ss (giờ:phút:giây), giờ có thể theo dạng 12 giờ (dùng ký tự AM và PM để biểu thị buổi sáng, chiều) hoặc dạng 24 giờ.

Trên các kiểu dữ liệu này có thể thực hiện các phép tính số học thông thường như +, - giữa các đối số kiểu ngày (tính toán sự chênh lệch giữa hai ngày) hoặc giữa một đối số kiểu ngày với một số nguyên (tăng hoặc giảm ngày).

1/. Hàm Day Cú pháp: DAY(dãy số kiểu ngày) Hàm Day trả lại giá trị ngày (từ 1 đến 31) từ dãy số kiểu ngày. Dãy số kiểu ngày có thể là một chuỗi ngày (“03/01/98”) hoặc tham chiếu đến ô chứa giá

trị ngày. Ví dụ: Day(“07/21/98”) = 21 (ngày 21 tháng 7 – dạng mm/dd/yy)


119

2/. Hàm Month Cú pháp: MONTH(dãy số kiểu ngày) Hàm Month trả lại giá trị tháng (từ 1 đến 12) từ dãy số kiểu ngày. Ví dụ: Month(“07/21/98”) = 7 (ngày 21 tháng 7 – dạng mm/dd/yy) 3/. Hàm Year Cú pháp: YEAR(dãy số kiểu ngày) Hàm Year trả lại giá trị năm (từ 1900 đến năm lớn nhất có thể) từ dãy số kiểu ngày. Ví dụ: Year(“07/21/98”) = 1998 (năm nhập 2 chữ số được xem như 19xx) 4/. Hàm Now Cú pháp: NOW() Hàm Now không có đối số, trả lại giá trị là một dãy số gồm ngày, tháng, năm và giờ

hiện tại đang được lưu trong đồng hồ của máy tính. Ví dụ: Year(Now()) trả lại năm hiện tại (là 2005) Giả sử ô C7 chứa ngày sinh, khi đó công thức: Year(Now()) - Year(C7) sẽ cho giá trị là tuổi của đối tượng. 5/. Các hàm về thời gian Hour : Trả lại giá trị giờ (1 – 24) Minute : Trả lại giá trị phút (1 – 60) Second : Trả lại giá trị giây (1 – 60)

3.3.2.5. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (Lookup & Reference)

Các hàm trong nhóm này thường sử dụng một bảng chứa các giá trị sẽ trả lại qua một quá trình tìm kiếm theo khóa tìm. Bảng này thường được gọi là bảng dò hay bảng tìm và để dễ xử lý ta nên đặt tên cho bảng. Có hai loại bảng: bảng ngang và bảng dọc.

Bảng ngang (chứa giá trị cần tìm theo hàng ngang), ví dụ:

Ở bảng trên, các giá trị cần tìm A, B, C trải ra theo phương ngang ở hàng số 1; các giá

trị x1, x2, x3 (ở hàng 2) và y1, y2, y3 (ở hàng 3) là các giá trị sẽ trả lại sau quá trình tìm. Các ô LPH, TTUAN, TNGAY chỉ có tính chất tham khảo, làm rõ ý nghĩa của bảng, chứ không tham gia vào quá trình tìm kiếm. Thực chất bảng trên chỉ có 9 ô (từ ô chứa A đến ô chứa y3).

Bảng dọc (chứa giá trị cần tìm theo hàng dọc), ví dụ:

Các ô chứa A, B, C ở cột 1, các giá trị còn lại ở cột 2 và cột 3. Tương ứng với hai loại bảng ở trên là hai loại hàm tìm kiếm: HLOOKUP và

VLOOKUP. 1/. Hàm VLookup Cú pháp: VLOOKUP(gt_tìm, bảng_tìm, cột_trả_gt, cách_tìm)


120

Nếu cách_tìm = 1 (True) thì cột đầu tiên của bảng_tìm được sắp thứ tự tăng dần. Ngược lại, nếu cách_tìm = 0 (False) thì bảng_tìm không yêu cầu sắp.

Hàm VLOOKUP tìm trong cột đầu tiên của bảng_tìm một giá trị hợp lệ so với gt_tìm, sau đó nếu tìm thấy thì sẽ trả lại giá trị tương ứng theo hàng ở cột_trả_gt.

Bảng_tìm là một bảng, trong đó cột đầu tiên (đánh số 1) của bảng này chứa các giá trị tương hợp với các giá trị sẽ tìm. Các cột còn lại chứa các giá trị trả lại tương ứng với hàng của giá trị tìm thấy.

Ví dụ: VLookUp(“B”, [Bảng_tìm], 2, 0) = x2 2/. Hàm HLookup Cú pháp: HLOOKUP(gt_tìm, bảng_tìm, hàng_trả_gt, cách_tìm) Nếu cách_tìm = 1 (True) thì hàng đầu tiên của bảng_tìm được sắp thứ tự tăng dần.

Ngược lại, nếu cách_tìm=0 (False) thì bảng_tìm không yêu cầu sắp. Hàm HLOOKUP tìm trong hàng đầu tiên của bảng_tìm một giá trị hợp lệ so với gt_tìm,

sau đó nếu tìm thấy thì sẽ trả lại giá trị tương ứng theo cột ở hàng_trả_gt. Bảng_tìm là một bảng, trong đó hàng đầu tiên (đánh số 1) của bảng này chứa các giá trị

tương hợp với các giá trị sẽ tìm. Các hàng còn lại chứa các giá trị trả lại tương ứng với cột của giá trị tìm thấy.

Ví dụ: HLookUp(“C”, [Bảng_tìm], 3, 0) = y3

3.4. ĐỒ THỊ TRONG EXCEL

3.4.1. Giới thiệu đồ thị

Đồ thị giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thị chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như bây giờ. Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá thế giới đồ thị của Excel trong bài học này. Đồ thị là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng này chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất phong phú. Nhìn chung, Excel có 2 loại đồ thị đó là đồ thị nằm trong WorkSheet (còn gọi là Embedded chart) và ChartSheet. Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau: Chọn đồ thị / Chart Tools / Design / Location / Move Chart / chọn Object in + Tên Sheet (đồ thị nằm trong Worksheet) hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào.


121

3.4.2. Vẽ đồ thị

Phần này trình bày các bước vẽ đồ thị từ một bảng số liệu cho trước và một số tùy chọn của đồ thị. Kết quả nghiên cứu về sự thõa mãn của các nhóm khách hàng phân theo độ tuổi được cho như hình bên dưới, nếu chúng ta dùng kết quả này để báo cáo cũng không có vấn đề gì, tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành đồ thị để được nhìn thấy một cách trực quan hơn.

Hãy làm theo các bước sau để vẽ đồ thị: B1. Chọn vùng dữ liệu A3:D9, chọn luôn các

nhãn của các cột. B2. Chọn kiểu đồ thị từ Ribbon / Insert / Charts. Mỗi nhóm đồ thị bao gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụ chúng ta chọn nhóm Column / Clustered Column.

B3. Xong bước 2 là chúng ta đã có ngay một đồ thị dạng cột như hình trên, tuy nhiên

chúng ta có thể đổi các bố trí của các thành phần trên đồ thị. Chọn đồ thị/ Chart Tools/ Design/ Chart Layout/ Chọn cách bố trí thích hợp. Ví dụ ta chọn kiểu Layout 3 trong Chart Layout.


122

B4. Đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngược lại: Chart Tools / Design / Data

/ Switch Row/Column. Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thị ở bước trên chưa hiển thị đúng như mong muốn. Ví dụ chúng ta muốn nhóm các nhóm tuổi lại để dễ so sánh giữa các tháng với nhau.

B5. Nếu thấy kiểu đồ thị trên không đẹp, chúng ta có thể đổi sang kiểu khác bằng cách:

Chart Tools / Design / Type / Change Chart Type, hộp thoại Insert Chart hiển thị liệt kê toàn bộ các kiểu đồ thị hiện có của Excel tha hồ cho bạn lựa chọn.


123

B6. Ngoài ra, nếu bạn thấy tông màu của đồ thị chưa đẹp thì vào chọn Chart Tools /

Design / Chart Styles / chọn More ( ).

3.5. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH

3.5.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel

Excel 2010 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn có thể thấy được kết quả in ngay trên màn hình.

Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview. Để truy cập các chế độ xem vào nhóm View / chọn Workbook Views / chọn kiểu xem.

Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán,… trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.


124

Page Layout View: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này bạn vẫn có thể tính toán và nhập liệu.

Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang.

3.5.2. Thiết lập thông số cho trang in

Tất cả các tùy chọn thiết lập thông số trang in có tại nhóm Page Layout / nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…). Bạn có thể thiết lập các thông số tại đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào

nhóm Page Layout / đến nhóm Page Setup / nhấn vào nút


125

1. Ribbon / Page Layout / Page Setup / Orientation / chọn Portrait (trang dọc)/ chọn

Landscape (trang ngang) 2. Trong hộp thoại Page Setup / chọn ngăn Page / Orientation / chọn chiều trang in

Portrait / Landscape Khổ giấy (Size) 1. Ribbon / Page Layout / Page Setup / Size / chọn khổ giấy 2. Trong hộp thoại Page Setup / chọn ngăn Page / Page size / chọn giấy Canh lề giấy (Margins) 1. Ribbon / Page Layout / Page Setup / Margins / chọn kiểu chừa lề 2. Trong hộp thoại Page Setup / chọn ngăn Margins / nhập các giá trị vào Top (lề trên),

Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn canh giữa: Horizontally (canh giữa trang theo chiều ngang) và Vertically (canh giữa trang theo chiều dọc)

Chọn vùng in (Set Print Area) Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon / Page Layout / Page Setup / Print Area / Set Print

Area. Ngắt trang (Page Break) Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hiện hành đến nơi sẽ chèn ngắt trang tại cột A, sau

đó vào Ribbon / Page Layout / Page Setup /Breaks / Insert Page Break. (Nếu không để ở cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và dọc)

Bỏ từng dấu ngắt trang: Di chuyển ô hiện hành đến ô nằm ngay dưới dấu, sau đó vào Ribbon / Page Layout / Page Setup /Breaks / Remove Page Break.

Bỏ tất cả đánh dấu ngắt trang: Ribbon / Page Layout / Page Setup /Breaks / Reset All Page Breaks.


126

Thêm hình nền (Background) Vào Ribbon / Page Layout / Page Setup /Background / chọn hình lưu trữ trên máy /

nhấn nút Insert In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers) Vào Ribbon / Page Layout / Sheet Options /Headings / chọn Print In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang B1. Vào Ribbon / Page Layout / Page Setup /Print Title B2. Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số 1 vào / $1:$1 B3. Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A / $A:$A B4. Nhấn OK hoàn tất.

Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Trong một số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào một số trang nhất

định khi đó ta dùng Ribbon / Page Layout / Scale To Fit / Scale. Ta có thể thu nhỏ tài liệu đến 10% và phóng to tới 400%.

Ngoài ra ta có thể ép Excel in tài liệu ra với số trang ta qui định tại Ribbon / Page Layout / Scale To Fit / Width và Ribbon / Page Layout / Scale To Fit / Height.

In đường lưới của các ô Để in đường lưới kẽ các ô trong bảng tính ta chọn Ribbon / Page Layout / Sheet

Options / Gridline / Print. Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer) Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin xuất

hiện ở cuối mỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào.


127

Vào Ribbon / View / chuyển sang chế độ xem Page Layout / Tiến hành thêm Header và Footer vào.

Lưu ý bạn phải nhấp chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra.

Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer Nút lệnh Mã lệnh Chức năng

&[Page] Hiển thị số trang tài liệu

&[Pages] Hiển thị tổng số trang được in

&[Date] Hiển thị ngày hiện tại

&[Time] Hiển thị giờ hiện tại

&[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi

lưu tập tin và Tên tập tin

&[File] Hiển thị tên tập tin

&[Tab] Hiển thị tên sheet

Không có Chèn hình lựa chọn vào. Bạn phải tìm

đến hình cần chèn vào trong hộp thoại Insert Picture, chọn hình và nhấn nút Insert.

Không có Thiết lập các thông cố cho hình chèn

vào. Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, do vậy trong trường hợp đoạn văn bản

trong Header và Footer cần dùng ký hiệu & thì bạn hãy nhập ký hiệu này 2 lần &&. Ví dụ bạn muốn nhập “Công thức & Hàm” vào Header thì hãy nhập “Công thức && Hàm”. Các lựa chọn khác của Header và Footer:

Different First Page: Nếu chọn thì bạn có thể thiết lập thông tin khác vào header/ footer của trang đầu tiên so với header/ footer của các trang còn lại trong tài liệu.

Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, thì bạn có thể đặt header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ.

Scale With Document: Nếu chọn, kích thước chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.

Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu.

3.5.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print

Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Office / chọn Print hay nhấn tổ hợp phím <Ctrl+P>. Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng bản sao và một số tùy chọn khác.


128

Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nhấn lệnh Office / Print Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn. Entire workbook: In toàn bộ workbook Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng

này. Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.

3.5.4. Các lưu ý khác

Ngăn không cho in một số vùng Trong một số trường hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn in ra.

Khi đó bạn làm theo các cách sau. Ẩn các dòng hay cột chứa thông tin đó. Home / Cells / Format / Chọn lệnh ẩn.

Tô màu chữ giống với màu nền của các ô. Vẽ hình đè lên vùng dữ liệu nhạy cảm. Ngăn không cho in các đối tượng


129

Một số đối tượng trên bảng tính như đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn không muốn in thì làm như sau:

Bước 1. Nhấp phải chuột lên đối tượng và chọn Size and Properties. Bước 2. Chọn ngăn Properties trong hộp thoại Bước 3. Bỏ lựa chọn tại Print Object.