Microsoft OfFice

n h A x uAt b ả n v An h ổ a - t h ổ n g t in

MINH NGUYỄN - DIỆP CHI(Sưu tám giới thiệu)

TIN HỌC VÃN PHÒNG Word 2003 & word 2007

NHÀ XUẤT BẢN VÃ N H Ó A T H Ô N G TIN

LỜI NÓI ĐẨU

Soạn tháo uứn bản là cồng việc đuợc $ử dụng rất nhiều trong các cơ quan, x( nghiệp củng như như cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay.

Từ lâu, con nguời đã biết sứ dụng mđy móc vào uìệc soạn thảo võn bớn {máị/ gõ chữ). Gõ đến dâu, vàn bản đỉiỢc in ra ngaụ đến đó trên giốụ. Các công uiệc dịch chuị/ển trên vàn bản, củrtg như các kỹ nõng soạn thảo ưăn bần còn rất thô sơ, dơn giản. Đ ể tạo ra áược m ột uàn bản, đòi hỏi nguờì soạn tháo phải có những kỹ năng sứ dụng mdy gõ rất tố t (không nhưm áỵ tính bây giờ, hẩu như oi cũng có th ể học và soạn thào được m ột cách rô ràng). Soạn thảo là như vậỹ, còn về Ỉỉì ấn cũng có ưô cùng khó khàn. Đó !à trước đây, khi mà công nghệ thông tin còn chua phát triển.

Ngày nay, khi mà công nghệ thông tín đang phát triển rơm rộ, công nghệ thaụ dổi từng ngàịi, những bài toàn, những khó khàn cùa con người đang cỉdn dổn được mđy tính boá, thì việc soạn thảo những ưõn bớn bằng máy tính đõ ỉrở thàhh những công việc rất binh tbưcừig cho bốt kỷ ai biết sử đụng móy tính. Một trong những phồn mềm mđy tính được sứ dụng rộng rãi nhất hiện noy lá Microso/í Word của hãng Microsoft haụ còn gọi phần mềm Winword.

Ra dcfi từ cuối những năm 1980, đến nay phổri m ềm VJinword đã đạt đuợc tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soợn

- 5 -

tháo văn bản cũng như trong lĩnh pực oân phòng của bộ phồn mềm Microsoft Office nói chung. Có th ể liệt kê các dặc điểm nổi bật của phần m ềm này nhí/sau:

- Cung cấp đáy đủ nhất các kỹ nâng soạn tháo và định dạng vân bản đa dạng, dễ sử đụng;

- Khả nõng đổ hoạ đõ mạnh dần lên, kết hợp uới công nghệ OLE (Objects Linking ơnd Embeding) bạn có th ể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hinh ớnh uá âm thanh lên tài liệu luord nhtìi biểu đồ, bàng tính,.p.ư.

■ Có thê' kế t xuất, nhập dữ liệu duới nhiều ioại định dạng khác nhau. E>ậc biệt khổ nâng chuị/ển đổi àữ fiệu giữa Word ưới các phổn m ềm khác trong bộ MicrosoỊt Oịịice đã làm cho việc xử lý các ứng dụng oăn phòng trở nên đơn gián uà hiệu quớ hơn.

- D ễ dàng kết chuyên tài liệu thành dạng HTML đ ể chia sẻ dử liệu trên m ạng nội bộ, cũng như mạng Internet.

Đ ể giúp các bạn có được m ột công việc như ý, cuốn sách Tin học văn phràig Word 2003 & Word 2007 sẽ cập nhạt, giúp các bạn có th ể hoàn thiện hơn những công uiệc đang iàm. Họ vọng, cuốn sách sẽ phổn nào bổ ích uà giúp d ỡ bạn trong công uiệc hàng ngày.

Chúc các bạn thành công!

- 6 -

PHẨN 1:

M ICRO SO rr WORD 2003

- 7 -

Chưcmg 1:

KHÁI QUÁT VỂ WORD 2003

I. CÁCH KHỞI ĐỘNG

Có rất nhiểu cách có thể khời động dược phần mềm Word. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:

Cách I: Chọn lệnh Start của Windows: Start I Programs Microsoít Word

Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word Míaosoít Word nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh

tác vụ (lask bar), trên màn hình nển của Windows, w..Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tộp văn bản vừa soạn thảo gẩn

đây nhít trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start Ị Documents, chọn tên tệp văn bản (Word) cần mờ. Khi đó Word sê khởi động và mờ ngay tệp vãn bản vừa chỉ định.

II. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Sau khi khởi đông xong, màn hình làm việc của Word thưòng có dạng như sau:

- 9 -

^1.11 II títítKiaữiơHi ■■ . «ÌSÌ>1Ipiềt tẠk

fi^ - - j; • n i w !E * a a Hl= -D ^ P i í ềcàỹ '■ :• tt<T- / 4 . % ao c a ■ c -13?^.

,• >

I z:Hé chồag báoị tỉidog tỉuah Thiiòc tèchon cớna cụ

C ử a sổ so;in th .ìo tà ỉ iieu Thanh ưang thái

ị I \

Ht» r ỉ ú ĩ ‘ " ỊÍ Ím * ín 1 * V- 'r^í » ' •

Thường thì môi trường làm viêc trtn Word gổm 4 thành phán chính:

• Cửa sổ soạn thào tài liệu: Là nơi dể chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ vãn bin, định dạng, chèn các hình ảnh iên đây. Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi sử dụng !ènh in.

• Hệ thống bảng chọn (menu): chúa các lệnh đế gọi tới các chức năng của Worđ trong khi làm viêc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, dôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn.

' Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiểu thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ mộl nhóm công việc nào đó. Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating; hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc.

- 1 0 -

- Thước kẻ: gổm 2 thưóc (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này bạn có thể diều chỉnh được lẻ trang vãn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan.

- Thanh trạng thái: giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm viộc. Ví dụ: bạn dang làm việc ờ trang mấy, dòng bao nhiẽu, .v.v.

III. TẠO MỘT TÀI LIỆU MỚI

Làm việc với word là làm việc tròn các tài liỊu (E>ocuments). Mỗi tài liệu phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần mờ rộng .DOC. Thưòng thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được cất vào thư mục C:\My Documents trẽn dĩa cúng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi iại thông số này khi làm việc với Wofd.

Thông thường sau khi khởi đông Word, một màn hình trắng xuố hiện. Đó cũng ]à tài liệu mới mà Word tự động tạo ra. Tuy nhi£n để tạo một tài liệu mdi, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau;

- Mồ mục chọn R le I New..;hoặc

- Nháh nút New — trên thanh công cụ Standard;hoặc- Nhfa tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

IV. LƯU TÀI LIỆU

Đế lưu tài liệu dang làm viỉc vào máy hoặc dĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau;

- Mò mục chọn Fỉle I Save..;hoăc

-11 -

- Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard;hoặc- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + s.Sẽ có hai khả nàng xảy ra:Nếu đây là tài liêu mới, hộp thoại Save As xuất hiên, bạn sẽ chọn

đưèm dẫn dể lưu tài liệu vào nơi mình muốn:

5/iVír AsữaÊÊÊỊỄmmmÊÊKmÊÊÊÊm m Ê Ê K tm ^ * ^ ■1 5 Wy D0QjtwwTfct -»ị Toờ t •

jjxi

CầCĨPrữịữữS uJMeig f«v bnh

D«a Soicm

w«bsi^Q um V ĩnxrtQ thcng iÃwaấ5tuífc»Protactt

UVâNBngNỉn.doc bS.áoc

)WPCW2»C.Ì0C oteữ rour PC.<Joc

ỉ«0 brtữ troA9 norđ.ềxiJ____ __ ______

ỊI There are ởrée to Cryỉtal R«port n VI

ve hníí ĩTor Mord.docWtryW9.ÓCC

Gõ tta tép fin\Ào ékyĩ

i 2iMỵMeCMOrt

teas |wvdDocMrdoc)3u CmKé l

Hãy xác định thư mục (Polder)- nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên tệp tin vào mục FHe name: (ví dụ VanÌHinl rồi nhấn nút Save dể kết thúc việc lưu nội dung tài liệu.

Nếu tài liệu của bạn đă được lưu vào một tệp, khi ra lệnh cất tấf cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được lưu vào máy hoặc lên đĩa.

LUU Ỷ:

A Để tránh bị mất dữ liệu khi có sự cố bất ngờ như mất điện, trục trặc máy móc... trong quá trình soạn thảo vin bản bạn nên thưởng xuyên thực hiện thao tác lưu tài liệu bằng cách ấn vào biểu tượng lưu hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + s.

- 1 2 -