СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ:

Возможности и сила тайм-менеджмента 9

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ:

ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

1. Новый взгляд на планирование и управление временем — 17

2. Что вам мешает? 27

ЧАСТЬ ВТОРАЯ:

АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

3. Как мы распоряжаемся своим временем? 55

4. Определение стратегических целей 73

ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ:

ПЛАНИРОВАНИЕ

5. Планирование времени 93

6. Выбор инструмента для планирования времени 127

ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ:

ДЕЙСТВУЙ!

Введение 159

7. Сортировка задач 163

8. "Зачистка" расписания 183

9. Выбор времени 215

10. Уплотняем время 227

1 1 . Гармонизация 245

ПРИЛОЖЕНИЕ:

Интернет-ресурсы и источники информации потайм-менеджменту и сопутствующим продуктам 254

ОБ АВТОРЕ 255

Эта книга посвящается памяти моего свекра,Джерардо Колона, чья безграничная любовьи доброта всегда будут вдохновлять меняи помогать мне находить время для людей,которых я люблю

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТИСКУССТВО ПЛАНИРОВАНИЯ

И УПРАВЛЕНИЯ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ

И СВОЕЙ ЖИЗНЬЮ

ВВЕДЕНИЕ

Возможности и сила тайм-менеджмента

Я не всегда была организованным человеком. Всю свою жизнья боролась с хаосом, беспорядком и собственной расхлябан-ностью, и достигла переломного момента, когда родилась моядочь. Когда ей было три недели от роду, в один прекрасныйлетний день она проснулась, и я поняла, что именно сейчаснаступил самый подходящий момент, чтобы вывести ее на пер-вую в жизни прогулку. К несчастью, мне потребовалось два споловиной часа, чтобы собрать все необходимое: одеяла, бу-тылочки, соски, пеленки, погремушки, одежду... где же все этобыло?! К тому времени, когда я была готова к выходу, она сновазаснула. Я упустила момент. Расстроенная и разочарованная,я смотрела на свою спящую в колыбели дочь и поняла, что,если я не соберусь и не возьму себя в руки, этот ребенок такникогда и не увидит солнечного света.

Так, начав с пеленок, я преодолевала хаос, в конечномитоге приведя в порядок свой дом, свой офис и свою жизнь.При этом я поняла, что самоорганизованность — не сверхъе-стественный дар, а скорее навык, искусство, которому мож-

но научиться. Я просто слишком поздно пришла к этомуубеждению: я все время с головой уходила в суматоху делвместо того, чтобы начать с планирования. Я поняла, что,потратив немного времени на предварительный анализ си-туации и создание стратегии поведения, я смогу построитьплан, выработать метод, который можно будет применятьв любых ситуациях.

Три года спустя я основала собственную компанию TaskMasters, службу, которая помогает людям достичь такогоуровня самоорганизации, овладев которым, они смогут житьболее плодотворно и получать от жизни большее удоволь-ствие. Мои сотрудники и я проводим семинары и даем ин-дивидуальные консультации по навыкам самоорганизациии планирования тысячам людей ежегодно. Работа с людьмисамого разного возраста, рода деятельности, придерживав-шихся самых разных стилей в жизни позволила мне углу-бить свое понимание процессов самоорганизации личностии сконцентрироваться на разработке решения для каждогочеловека в отдельности, в зависимости от его индивидуаль-ных особенностей. В 1998 году редактор издательства "Ген-ри Холт" предложил мне написать книгу о моих технологи-ях. Так появилась моя первая книга "Самоорганизация попринципу "изнутри наружу" {Москва: Издательство "Добраякнига", 2003 г.), ставшая бестселлером.

Через четырнадцать лет после памятного пораженияв схватке с пеленками, мне представилась возможность про-верить, насколько далеко я продвинулась в развитии собствен-ных навыков самоорганизации. Менее чем за две недели допразднования важного духовного события в жизни моей до-чери, я получила приглашение, о котором мечтают все авторыкниг, — приглашение принять участие в шоу Опры Уинфри.Они просили меня срочно вылететь к ним, чтобы привестив порядок и обустроить их офисы и несколько домов участ-

ников шоу перед очередной тематической телепередачей... ивсе в течение следующих десяти дней!

Была ли я готова без колебаний ринуться навстречу этойфантастической возможности? Была ли я достаточна орга-низованна, чтобы справиться со всеми делами одновремен-но? Конечно, да! Теперь я была намного более собраннойи организованной, и большинство дел, касающихся подготов-ки праздника для дочери, были сделаны. То, что еще оста-лось невыполненным, я внесла в список дел и записала налисте бумаги, так что мне было достаточно одного взгляда,чтобы понять, в каком состоянии находится процесс подго-товки. Навыки планирования и делегирования полномочийоказались как нельзя кстати — я смогла расставить приори-теты задач и решить, что мои сотрудники и друзья могут сде-лать вместо меня. Все необходимые материалы и база дан-ных были хорошо структурированы, поэтому любая инфор-мация, которая могла понадобиться для организации этихдвух событий, была у меня под рукой. И в водовороте делследующих двух недель мой органайзер помогал мне сосре-доточиться на всем, что я должна сделать и где должна по-бывать. Я не выбилась из графика.

Чемодан был мгновенно собран, и я села на ближайшийсамолет в Чикаго. Я не упустила возможности и смогла из-влечь выгоду из этого неожиданного совпадения неотлож-ных дел и "конфликта первоочередных задач". Результатомстала одна из самых замечательных, самых ярких недельв моей жизни — празднование важного духовного событияв жизни моей дочери и желанное появление на самом изве-стном в мире телевизионном ток-шоу. Вот она, сила тайм-менеджмента!

Быть организованным независимо от того, относится ли эток окружающему вас пространству или к вашему времени, оз-начает быть подготовленным, то есть чувствовать себя собран-

ным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имею-щиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и нео-жиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мыживем в сложном, быстро развивающемся мире, который по-лон безграничных возможностей. Когда вы уверенно владеетенавыками управления временем, вы празднуете жизнь, радуе-тесь жизни, наслаждаетесь жизнью — вместо того чтобы бытьподавленными и разбитыми ею. Вы знаете, что выбрать. Вы чув-ствуете в себе ясность и уверенность, готовность к любому вы-зову, который бросит вам жизнь.

Если вы не читали мою первую книгу "Самоорганизацияпо принципу "изнутри наружу", я советую вам сделать это.Она была задумана как учебник по самоорганизации. Путьот хаоса к порядку проще всего начинать с организации ок-ружающего вас пространства, потому что оно намного болееосязаемо, чем время. Более того, как только вы организова-ли пространство вокруг себя, в вашем распоряжении появ-ляется гораздо больше свободного времени, которым вы мо-жете распоряжаться. (Исследования показывают, что мы те-ряем в среднем от одного до двух часов в день, разыскиваянужные нам вещи или материалы в папках и неупорядочен-ных кипах бумаг, в шкафах и на стеллажах.)

Когда вы овладеете приемами управления временем,которые обсуждаются в этой книге, вы возьмете в свои рукиуправление своей жизнью. Вы почувствуете удовлетворениеи удовольствие от того, как вы проводите, проживаете свое вре-мя. Вы сможете поддерживать гармоничное равновесие междуработой, любовью, развлечениями и личной свободой, которыепобуждают вас к деятельности, придают вам силы, приносятрадость и делают вашу жизнь наполненной смыслом. Вы на-учитесь слушать самих себя, устанавливать внутреннюю гар-монию и последовательно использовать свое время так, что онобудет значимым и ценным для вас.

КАК ПОСТРОЕНА ЭТА КНИГА

Эта книга разделена на четыре части:

ЧАСТЬ 1: ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ.

Этот раздел коренным образом изменит ваши взгляды и пред-ставления о времени и подготовит вас к созданию собствен-ной системы управления им.

ЧАСТЬ 2: АНАЛИЗ СИТУАЦИИ. Прислушиваясь к себе. Эта частьпредлагает вам серию вопросов и тестов, чтобы помочь найтиваш индивидуальный стиль жизни, определить свои предпоч-тения, потребности и цели и на их основе разработать соб-ственный план управления временем.

ЧАСТЬ 3: ПЛАНИРОВАНИЕ. Создание модели такой жизни,какой вы ее любите. Этот раздел поможет вам составить про-грамму жизни, отражающую ваши идеалы, и выбрать подхо-дящие средства для ее реализации.

ЧАСТЬ 4: ДЕЙСТВУЙ! ЭТОТ раздел научит вас, как привести вашплан в действие и управлять его реализацией, сталкиваясьс реальностью повседневной жизни.

Несмотря на то, что вы должны изменить свое традиционноевосприятие и научиться некоторым новым навыкам, я не про-шу вас изменить и переделать себя для того, чтобы приспосо-биться к некой жесткой программе. Программа, изложеннаяв этой книге, уважает вас и ваши уникальные и неповтори-мые личные особенности и цели, оставляя вам полную свобо-ду и гибкость. Давайте же приступим к ней!

Часть первая

ОСНОВЫУСПЕШНОГО

ПЛАНИРОВАНИЯВРЕМЕНИ

новый взглядНА ПЛАНИРОВАНИЕИ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

Почему же планирование времени остается такой труднойзадачей? По моим наблюдениям, наиболее распространенноепрепятствие, с которым сталкиваются люди при планирова-нии своей жизни, заключается в том, как они воспринимаютсвое время. Следовательно, самый первый шаг на пути к ов-ладению искусством управления временем состоит в том, что-бы подвергнуть критическому рассмотрению само наше вос-приятие времени.

ДЕЛАЕМ ВРЕМЯ ОСЯЗАЕМЫМ

Большинство людей воспринимают время как нечто неосязае-мое. На пути от хаоса к порядку проще всего организовать и упо-рядочить окружающее вас пространство, а не время, потому чтопространство — это то, что вы можете видеть. Время, в свою оче-редь, совершенно невидимо и неосязаемо. Вы не можете увидетьего, пощупать или подержать в руках. Его нельзя накопить, сва-лить в кучу или физически передвинуть с места на место.

Время — это нечто, что вы чувствуете, ощущаете, и поощущениям оно... совершенно бесформенное. Некоторые днисо свистом улетают куда-то в прошлое, другие — медленно,словно с большим трудом, проползают мимо, полные тоскии печали. Даже наши задачи и дела, кажется, трудно изме-рить — они выглядят огромными и бесконечными по своемуобъему и продолжительности.

До тех пор пока время остается для вас неуловимым, эфе-мерным, ускользающим для восприятия и трудным для осмыс-ления, вы будете испытывать трудности, управляя своей жиз-нью. Вам нужно изменить свое восприятие времени и сделатьвремя более осязаемым. Вам необходимо научиться воспри-нимать его в более наглядных, измеряемых образах.

На моем пути к самоорганизации я совершила свой са-мый большой прорыв, когда поняла, что планирование и орга-низация времени на самом деле ничем не отличается от пла-нирования и организации пространства. Давайте сравним бес-порядок в шкафу с беспорядком в графике работы.

БЕСПОРЯДОК В ШКАФУ

• Ограниченный объем свободно-го места.

• Шкаф доверху набит вещами,для размещения которых посто-янно не хватает места.

• Вещи неразборчиво и беспоря-дочно втискиваются в любоесвободное место.

• Беспорядочное расположениевещей мешает вам увидеть и оце-нить содержимое.

• Неэффективное использованиешкафа как средства для органи-зации вещей в пространстве.

БЕСПОРЯДОК В РАСПИСАНИИ

• Ограниченное рабочее время.

• График перегружен задачами, навыполнение которых постоянноне хватает времени.

• Дела неразборчиво и беспорядоч-но выполняются в любой свобод-ный промежуток времени.

• Беспорядочное расположениезадач мешает вам увидеть и оце-нить то, что вы должны делать.

• Неэффективное использованиерасписания как средства дляорганизации рабочего времени.

Другими словами, точно так же, как шкаф является огра-ниченным пространством, в котором вы должны размес-тить определенное количество предметов, график или рас-писание — это ограниченное пространство, в котором выдолжны разместить определенное количество задач. Вашажизнь вовсе не бесконечна. Когда вы думаете о времениподобным образом, оно уже не кажется таким неощути-мым и эфемерным. На самом деле каждый день — простососуд, контейнер, блок памяти, обладающий определеннойвместимостью, которую вы можете использовать.

Как только вы осознаете, что у времени есть свои гра-ницы, вы начинаете смотреть на свои дела и хлопоты со-всем по-другому. Ваши дела и задачи становятся пред-метами, которые вы должны разместить в пространствесвоего времени. Каждая задача имеет свой объем, своиразмеры, и расстановка задач в расписании дня стано-вится для вас математическим уравнением. Как тольковы оценили, что вам необходимо сделать, вы начинаетевычислять объем, емкость каждой задачи и затем опре-деляете, сможете ли вы поместить их в пространстве ва-шего времени.

Когда вы начинаете смотреть на время как на нечто,обладающее, как и пространство, определенными грани-цами, вы более трезво и реалистично смотрите на то, чеговы хотите достичь и совершить в своей жизни. Это по-буждает вас овладеть различными приемами и средства-ми управления временем, которые могут помочь вам сде-лать как можно больше в отведенное вам время.

Если беспорядок в шкафу и беспорядок в графике жиз-ни по существу одинаковы, значит, и наведение порядкав каждом из них — тоже очень похожие процедуры. В моейпервой книге говорилось: что бы вы ни приводили в по-

рядок — шкаф, кухню, офис или график рабочего дня —разработка долгосрочной системы организации и плани-рования всегда состоит из трех шагов: АНАЛИЗ-ПЛА-НИРОВАНИЕ-ДЕЙСТВИЕ.

Эта книга — всестороннее исследование того, как этитри шага процесса самоорганизации применяются в соот-ветствии с особенностями управления временем. Здесья везде буду основываться на более осязаемом представ-лении о времени и покажу вам, как спланировать и пост-роить расписание дня подобно красиво обставленной ком-нате, которая отражала бы ваши стремления и идеалы, —все, что является для вас важным. Это поможет нам выяс-нить, в каком пространстве протекает ваше время, и найтив вашей жизни время для важных дел и задач, посколькукаждое дело и каждая задача обретут свое место.

УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМПО ПРИНЦИПУ "ИЗНУТРИ НАРУЖУ"

Управлять временем "изнутри наружу" — значит строить та-кое расписание дня, такой график жизни, которые подходятименно вам. Это значит определить, что важно именно вам,и найти для этой деятельности место в вашей жизни и в ва-шем расписании, которое будет основываться на ваших уни-кальных личных потребностях и жизненных целях. И еще этозначит — чувствовать себя глубоко удовлетворенным в кон-це каждого прожитого дня.

Автор книги признает, что все люди отличаются друг отдруга, уважает индивидуальные различия и подчеркивает их.У каждого из нас в разные моменты жизни есть свои потреб-ности. Не существует "правильного" способа прожить своюжизнь. Я не буду говорить вам, что вы должны жить простойспокойной жизнью, и не стану убеждать вас наполнить каж-

дую минуту высокопродуктивной деятельностью. Здесь вынигде не найдете трюизмов о том, что "кто рано встает, томуБог подает; ранняя пташка всегда червячка склюет", или чтовы должны меньше работать или меньше развлекаться, илибыть кем-то еще, кроме того, кто вы есть.

Вместо этого книга поможет вам глубже осознать, кто выесть и чего вы хотите, и затем даст вам средства и инструмен-ты, чтобы вы смогли построить свою жизнь вокруг своих иде-алов и потребностей. Вы сможете изучить и приобрести но-вые навыки и скорректировать свое поведение, но вы не смо-жете изменить самих себя, свою сущность, — и вы не должныэтого делать. Эта книга проведет вас через процесс самопоз-нания и раскрытия ваших симпатий и антипатий, естествен-ных склонностей, потребностей и желаний. Все они станутосновой, фундаментом вашей системы тайм-менеджмента,или управления временем. Я предлагаю вам принять участиев живом процессе, а не следовать директивам и установкам.

Два следующих очерка могут служить иллюстрацией того,насколько различными могут быть стили жизни разных лю-дей, и тем не менее каждый из них способен успешно управ-лять своим временем в соответствии с принципом "изнутринаружу", исходя из своих индивидуальных особенностей.

Патриция: организованная,предсказуемая и невозмутимая

Патриции тридцать восемь лет, она замужем и имеет четы-рехлетнего сына. Она работает редактором в журнале женс-кой моды. Она живет и процветает в обстановке размереннойработы, наслаждается ощущением покоя и ненавидит спеш-ку, суету и напряжение. Семья и личная жизнь для нее так жеважны, как и работа, и ей предельно важно поддерживать рав-новесие между этими сферами своей жизни.

Патриция ясно видит свои цели в жизни: она хочет, что-бы ее сын вырос в атмосфере любви и заботы, хочет иметь пре-красные отношения с мужем и поддерживать свою репутациюнадежного и талантливого редактора.

Каждое утро она поднимает своего сына в 6 часов 45 ми-нут, после чего начинаются милые утренние "ритуалы": онис сыном поют песни, пока она одевает его, завтракают и иг-рают перед выходом в детский сад. После того как Патрицияоставляет сына в саду, ей необходимо — и она это знает —время, чтобы перевоплотиться из "матери" в "редактора". По-этому каждое утро она спускается в метро и пропускает че-тыре поезда, просматривая утренние газеты. Она садитсяв пятый по счету поезд и приезжает в офис сосредоточеннойи готовой к работе.

Ее рабочий день тоже состоит из размеренного и моно-тонного труда. По утрам она редактирует статьи, затем в тече-ние дня общается с подчиненными и проводит совещания. Онапользуется блокнотом, чтобы видеть, что и к какому сроку ейнеобходимо сделать, и без колебаний приступает к выполне-нию своих задач. Она всегда сдает работу в срок.

Она работает с 9:30 до 5:30 пять дней в неделю. Три разав неделю она забирает сына из сада, по понедельникам и чет-вергам это делают ее мама или муж, поэтому по понедельни-кам она допоздна засиживается на работе, а по четвергам хо-дит с подругой в кино или театр. Патриция охотно перепору-чает заботу о сыне своим близким — она уверена, что участиеродственников в уходе за сыном не только помогает ей под-держивать равновесие в своей жизни, но и обогащает жизньсына общением с теми людьми, которые его любят.

Выходные тоже проходят по вполне предсказуемому сце-нарию. В пятницу вечером они всей семьей смотрят видео-фильмы. По утрам в субботу она ведет сына в музыкальнуюшколу, после занятий они обедают в местном ресторане и идут

играть на детскую площадку или в музей. Каждое воскресе-нье ее муж и сын уходят гулять, а Патриция остается дома,чтобы приготовиться к предстоящей рабочей неделе.

Патриция обращает особое внимание на то, сколько вре-мени займет у нее выполнение той или иной задачи, и пе-рекраивает свой график таким образом, чтобы иметь доста-точно времени для каждого занятия. Она рассчитала, сколь-ко времени ей требуется, чтобы собрать сына в детский сад,и будит его по утрам, исходя из этого расчета. Жизнь Пат-риции жестко построена вокруг ее приоритетов и стала длянее удивительно спокойной, предсказуемой и радостной.Такая жизнь соответствует ее личности и ее идеалам, при-носит Патриции радость и построена ею самой по принци-пу "изнутри наружу".

Эндрю: сосредоточенный на работе, живущийв высоком темпе, совершенно непредсказуемый

Эндрю пятьдесят шесть лет, он — исполнительный директоркрупнейшей в мире сети отелей. Ему нравится разнообразиев жизни, он любит общаться с самыми разными людьми и все-гда умел творчески подходить к решению проблем. Ему неприходится долго "потеть" над их разрешением. Он легок наподъем, уверен в себе, сосредоточен. Он легко меняет планы,без труда справляясь с препятствиями.

Эндрю страстно предан своей работе, его цель — поддер-живать и укреплять лидирующее положение своей компа-нии. Его миссия — ежедневно демонстрировать пример вы-дающегося обслуживания клиентов, использовать для роставсе имеющиеся возможности и изучить свое дело настолько,насколько это возможно.

Все время Эндрю организовано так, чтобы поддерживатьего личные особенности и помогать в достижении его целей.

Каждый его день построен таким образом, чтобы находилосьместо свойственным ему спонтанности и многообразию ин-тересов. Ежедневно он появляется в своем кабинете в семьчасов утра и первый час на рабочем месте посвящает чтениюспециализированных журналов; затем один час отводится наобработку электронной почты и на телефонные звонки. С де-вяти часов утра его время остается открытым для всех сроч-ных и неотложных дел и предложений, которые в течениевсего дня возникают в процессе управления крупной корпо-рацией. Эндрю составляет очень короткий список задач. Онпонимает, что его работа — удовлетворять потребности дру-гих людей, и длинный список запланированных дел толькоразочарует людей. В перерывах между встречами он возвра-щается в свой кабинет, чтобы ответить на письма и звонки.Его задачей на протяжении вот уже тридцати лет было отве-чать на каждый телефонный звонок (а теперь уже и на каж-дое письмо по электронной почте), который поступает в те-чение дня, и он с этим справляется. В конце каждого дня (ко-торый заканчивается где-то между шестью и восемью часамивечера) он проводит еще один час за своим рабочим столом,отвечая на оставшиеся звонки и письма.

Эндрю чрезвычайно эффективно делегирует свои полно-мочия, перепоручая выполнение задач подчиненным. Для уп-равления различными подразделениями компании он нахо-дит и нанимает на работу самых одаренных людей. Он рабо-тает в тесном контакте со своим секретарем Дороти, и у нихесть множество средств и инструментов для поддержки быст-рой и оперативной работы их управленческой команды. Ониразработали специальные таблицы и формуляры для ускоре-ния коммуникаций и контактов между ними при составлениипланов деловых поездок, назначении деловых встреч и сове-щаний и для добавления адресатов в каждый из шестнадцатисписков его контактов по электронной почте. Их компьюте-

ры объединены в сеть, чтобы оба они могли иметь доступк рабочему календарю Эндрю, который Дороти составляети ведет для него.

На протяжении всего рабочего дня Эндрю немедленноотвечает на запросы людей, с которыми работает. Он быстроразбирает бумаги на своем столе, за несколько мгновений от-правляя каждую из них в соответствующие ящики и лотки,делая короткие пометки прямо на бумагах или используязаранее заготовленные формы и бланки. Он быстро прини-мает решения.

Эндрю много работает — обычно по двенадцать часовв день, но он всегда оставляет свободным вечер для ужина сосвоей семьей и друзьями. Он получает массу удовольствияот своей работы — она является для него источником энер-гии. Тем не менее насколько он увлечен работой, настолькоже ценит свои отношения с близкими и друзьями. Выход-ные он всегда посвящает отдыху, кроме того, регулярно бе-рет отпуск.

Жизнь Эндрю богата событиями и приносит ему подлин-ное удовольствие. Он тоже построил свою жизнь "изнутри на-ружу", в соответствии со своими идеалами и приоритетами.

Как вы заметили, Патриция и Эндрю совершенно разные людис разными подходами к работе и жизни в целом. Патриция тес-но привязана к своему детально расписанному еженедельно-му плану, в то время как план Эндрю напоминает, скорее, го-лый скелет, оставляя место спонтанности. Но им обоим нра-вится то, как они распоряжаются своим временем, оба онивстречают каждый новый день с восторгом и энергией и чув-ствуют удовлетворение, когда этот день уходит.

Любой из нас хотел бы так же управлять своим временем,как это делают Патриция и Эндрю, но многим людям что-то

мешает сделать это. Как мы увидим в следующей главе, оченьважно понять, что мешает вам управлять своим временем.Как только вы узнали, что именно сдерживает вас, вы сможе-те сконцентрироваться на решении.

Когда люди изо всех сил стараются теми или иными способа-ми планировать свое время и свою жизнь, то после несколькихнеудачных попыток сделать это они часто приходят к выводу,что причины неудач кроются в недостатках их характера иличто у них просто нет к этому никаких способностей. Иногда,сдавшись и отказавшись от дальнейших попыток, они воздева-ют руки к небу, убеждая себя, что в быстро меняющемся совре-менном мире жизнь просто обязана быть неуправляемой и сти-хийной. Оба эти убеждения совершенно не верны.

Когда вы научитесь диагностировать проблемы, связан-ные с организацией планирования, вы перестанете зря тратитьвремя и силы, обвиняя себя в неспособности управлять соб-ственной жизнью или заставляя себя работать до полного из-неможения. Вы просто определите причины возникающихпроблем с помощью трехуровневой процедуры тестированияи, сосредоточившись на этих причинах, выработаете верноерешение. Быстро, четко и ясно. Итак, вот эта процедура, кото-рая, кроме всего прочего, сэкономит вам много времени.

Трехуровневая процедура диагностики

Первый уровень. Технические ошибки. Это легко исправи-мые методические ошибки в подходах к планированию вре-мени. Вам необходимо овладеть новыми приемами или мето-диками, которыми вы не пользуетесь, и эта книга научит вастаким приемам. Как только вы установили, что одна из такихошибок имеет место, вы просто вносите в свои действия необ-ходимые корректирующие поправки и все становится на своиместа. Проблема решена.

Второй уровень. Внешние факторы. К их числу относятсяфакторы окружающей вас среды, находящиеся за пределамивашего контроля. Вы не имеете к ним никакого отношения,но они накладывают некоторые ограничения на ваши возмож-ности планирования и самоорганизации. Признавая наличиетаких факторов, вы перестанете зря винить себя и найдете бо-лее эффективный способ справиться с внешними воздействи-ями или избежать их влияния.

Третий уровень. Психологические препятствия. Это скрытыевнутренние силы и убеждения, которые мешают вам добиватьсясвоих целей и жить так, как вы хотите. Если вы исправили всетехнические ошибки, преодолели негативное влияние внешнихфакторов и все-таки чувствуете, что ваша жизнь осталась недо-статочно организованной, скорее всего, какие-то силы в глубиневашей психики продолжают работать против вас. Когда вы вы-ясните, что является причиной этих вредных привычек, вы смо-жете порвать с ними и освободиться от их влияния.

Нередко проблемы в планировании времени возникают из-закомбинации таких причин. Рассмотрите все три группы оши-бок и препятствий, когда будете выяснять, в чем причина ва-ших неудач. Иначе вы можете исправить положение только

наполовину, например, справитесь с влиянием внешних фак-торов, мешающих достижению ваших целей, но психологичес-кие препятствия останутся.

Когда вы выяснили, в чем подлинные причины ваших труд-ностей, вы можете совершить в своей жизни важные и радикаль-ные изменения. Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с пробле-мами и в планировании, и управлении своим временем, спра-шивайте себя: "Эта проблема техническая, внешняя илипсихологическая?" Например, если вы испытываете трудностив делегировании выполнения задач другим людям, эта пробле-ма может быть технической ("Я не знаю, как это делать и не зна-ком с приемами эффективного делегирования полномочий"),внешней ("Рядом со мной нет никого, кому я мог бы поручитьэто дело") или психологической ("Я испытываю чувство вины,когда прошу других людей что-нибудь сделать для меня")?

Я советую вам перечитывать эту главу всякий раз, когда выбудете сталкиваться с трудностями в планировании своего вре-мени, и спрашивать себя, что на этот раз стало их причиной. Выможете обнаружить некоторые обстоятельства, которые сноваи снова приводят к возникновению проблем. В конце концов вынаучитесь распознавать первые признаки их возникновения, бы-стро справляться с ними, и эти обстоятельства перестанут ме-шать вам успешно управлять своим временем — и своей жизнью.

ПЕРВЫЙ УРОВЕНЬ: ТЕХНИЧЕСКИЕ ОШИБКИ

Ошибка №1:Для выполнения задач не отводится

конкретного времени и места в расписании

Одна из самых распространенных причин, по которой вы, воз-можно, никак не можете приступить к выполнению того, чтоявляется для вас важным, состоит в том, что вы не можете от-

вести или зарезервировать необходимый для этого промежу-ток времени. Слишком часто люди составляют перечень того,что они хотят сделать, не задавая себе при этом следующийважный вопрос: когда я собираюсь это сделать? До тех пор,пока у задачи "нет своего места", то есть пока в вашем распи-сании или графике для нее не отведен определенный интер-вал времени, вы не сможете взяться за ее выполнение.

Если вы говорите себе, что возьметесь за это дело в сво-бодное время, имейте в виду, что на самом деле того, что выназываете свободным временем, не существует! На самом делеу нас всегда оказывается намного больше дел и планов, чемвремени, достаточного для их выполнения. Единственная воз-можность для нас выкроить свободную минуту появляетсятогда, когда мы отказываемся от выполнения задуманного илибросаем запланированное дело. И тогда мы обычно не знаем,что делать с этим неожиданно освободившимся временем,потому что оно застает нас врасплох.

Поэтому, если что-то кажется вам действительно важным,отведите определенное время в вашем графике, чтобы это важ-ное для вас дело могло свершиться. В главе 5 "Планированиевремени" и в главе 9 "Выбор времени" вы подробнее прочита-ете об этом и научитесь назначать и распределять время длявыполнения задач.

Ошибка №2:Вы отводите для выполнения задачи неподходящее время

ЕСЛИ ВЫ назначили определенное время для выполнения чего-либо и при этом обнаруживаете, что по-прежнему не можетеприступить к запланированному делу, возможно, это проис-ходит потому, что вы отводите для выполнения этой задачинеподходящее время. У каждого из нас есть свои циклы, пе-риоды, на протяжении которых наши силы, энергия и способ-

ность сосредоточиваться на выполняемой работе циклическиизменяются. Так, например, одни из нас — "жаворонки", дру-гие наиболее активны и энергичны вечером. Некоторые из насрасположены начинать большие дела или приступать к реа-лизации новых проектов в определенное время года (напри-мер, в январе или сентябре — если со времен детства и юностиу вас осталась привычка начинать учиться — или весной, с при-ходом теплой погоды). Некоторые женщины считают, что су-ществуют определенные периоды времени в течение месяч-ного цикла, когда они лучше способны справляться с задача-ми, требующими концентрации или настойчивости.

Если вы работаете, не обращая внимания на ваши индиви-дуальные циклы изменения энергии или концентрации, вам бу-дет тяжело приступать к решению запланированных задач в пе-риоды упадка ваших сил или способностей. Если в конце каждо-го месяца вы не можете заставить себя разобраться в личныхфинансах, свести баланс в чековой книжке и составить план рас-ходов на будущий месяц (то, что вы каждый раз обещаете себесделать) — возможно, дело в том, что вы всегда пытаетесь сде-лать это поздним вечером после работы, когда вы устали и вашиинтеллектуальные способности снизились. Если вместо вечеравы запланируете эту задачу на утро, вы, возможно, почувствуетесебя более расположенным приступить к финансовым расчетам.

Для подробного изучения особенностей работы с вашимиестественными ритмами и циклами изменения энергии смотри-те главу 3 "Как мы распоряжаемся своим временем?".

Ошибка №3:Вы ошиблись в расчете времени,

необходимого для выполнения задач

Большинство людей крайне нереалистично оценивают объемработы, которую они способны выполнить за день. Если время,

необходимое для завершения всех запланированных вами дел,превышает время, имеющееся в вашем распоряжении, вы про-сто не сможете приступить к выполнению всех намеченных за-дач и в конечном итоге будете чувствовать себя расстроенны-ми и разочарованными. В любой ситуации этого можно избе-жать. Если вы точнее рассчитаете время, необходимое длявыполнения поставленных задач, вы сможете запланировать ре-алистичный объем работы. Научиться оценивать необходимоедля выполнения задач время может каждый, и вы овладеетеэтим навыком, прочитав главу 7 "Сортировка задач". Более того,когда вы знаете, каковы ваши долгосрочные стратегическиецели, вам будет намного проще сокращать время выполнениятех задач, которые не служат реализации ваших целей, делеги-ровать их исполнение другим или вовсе отказываться от их вы-полнения. Глава 8 "Зачистка" расписания" поможет вам овла-деть навыками выхода из таких ситуаций, когда дел у вас ока-зывается больше, чем времени на их выполнение.

Ошибка №4:Вы — неподходящий человек для выполнения задачи

Очень многие из нас совершают ошибку, думая, что мы вседолжны делать сами, что обращение за помощью — признакслабости или некомпетентности. Возможно, это тяжело при-знать, но, когда дело касается выполнения определенных за-дач, вы можете просто оказаться не подходящим для этого че-ловеком. Но, с другой стороны, этот факт становится для насизбавлением, источником свободы. Каждый из нас обладаетуникальными дарованиями и навыками, это относится ко всемлюдям. Согласившись с тем, что кто-то другой способен вы-полнить работу быстрее, лучше, эффективнее вас, и прини-мая этот факт, вы сэкономите уйму времени и сил, снимителишнюю головную боль и сердечные приступы. Может быть,

у вас есть сотрудники, помощники, друзья или близкие, кото-рые действительно получат удовольствие от работы, котораявам кажется трудной или скучной. Если кто-то другой лучшевас сможет составить рекламный проспект или свести бухгал-терский баланс, примите это, пригласите этих людей на рабо-ту и двигайтесь дальше.

Вы подробнее изучите искусство делегирования полно-мочий в главе 8 "Зачистка" расписания".

Ошибка №5:Задача чрезмерно сложна

Если вы не можете приступить к выполнению важных задач,возможно, причина в том, что вы излишне усложняете задачуи пытаетесь решить ее самым сложным способом. Если опре-деленная задача или операция слишком трудна и громоздка,есть вероятность, что вы просто будете избегать ее. Если выхотите добиться успеха, вам нужно упростить ее.

Многие люди создают системы хранения документов, кото-рые слишком сложны и запутанны, или состоят из сотен папок,в каждой из которых зачастую хранятся только один или двалиста бумаги. Такой способ хранения документов в конечномитоге тормозит работу, поскольку нередко бывает очень трудновспомнить, в какой папке подшит нужный документ. Поддер-живая ясную и понятную рубрикацию папок, вы оставляете себеменьше вариантов для выбора, куда именно вложить или гдеискать очередную бумагу, что позволит вам быстрее работатьс хранилищем документов, будь то папки с бумагами, картотекаили файловая система вашего компьютера. Пытаясь приступитьк большому проекту или одним махом решить сложную задачу,вы, скорее всего, будете ошеломлены или подавлены. Например,вы хотите разобрать кучу фотографий, пытаясь за один раз рас-сортировать все, что накопилось за пятнадцать лет, и разложить

фотографии по фотоальбомам в хронологическом порядке. Сво-им объемом эта задача может отпугнуть любого, и вы постояннобудете откладывать ее выполнение. Однако, если вы разобьетепроект на отдельные, меньшие по объему работ этапы, он станетвполне управляемым. В нашем примере вы можете для началакупить альбомы для фотографий. На следующий день рассор-тируйте фотографии и разложите их в хронологическом поряд-ке. Затем заполняйте по одному альбому в неделю до тех пор,пока задача не будет закончена.

Раскладывайте сложные проекты на ряд простых этаповили шагов, упрощая задачу. Глава 8 "Зачистка" расписания",содержит целый раздел, посвященный специальным приемамупрощения выполнения повседневных задач.

Ошибка №6:Вы не можете вспомнить, что вы должны сделать

Если у вас нет блокнота, в котором вы регулярно составляе-те список задач, ежедневника, специального органайзера илитак называемого тайм-менеджера, есть вероятность, что вытак и не приступите к выполнению многих важных задач, —просто потому, что вы не сможете вспомнить, что вы долж-ны сделать! Это звучит слишком банально, но в той напря-женной и суетливой среде, в которой мы живем, трудно и не-практично полагаться только на собственную память. Имеядаже самые лучшие побуждения, мы часто отвлекаемся и за-бываем о том, что хотели сделать. Чтобы избежать этого, вамнужно постоянно записывать ваши планы, составлять пере-чень предстоящих дел и встреч, включая встречи со своимиблизкими и с самим собой, в одном надежном месте. Глава 6поможет вам подобрать подходящее лично вам средство длятакого планирования — ежедневник или органайзер, бумаж-ный или электронный.

Ошибка №7:Ваше рабочее пространство

не организовано должным образом

Даже если вы во всех отношениях прекрасно справляетесьс планированием времени, не организованная должным об-разом рабочая среда украдет огромную часть вашей энер-гии и времени. Вы потеряете многие часы в поисках про-павших ключей, очков для чтения или каких-нибудь важ-ных документов. Вы будете работать неэффективно, теряявремя, переделывая однажды сделанное, заново составляяутраченные бумаги, постоянно покидая рабочее место в по-исках замены того, что вы потеряли.

Wall Street Journal сообщает, что обычный руководительежегодно тратит в среднем шесть недель на поиск пропавшейинформации и материалов на своем рабочем столе, которыйзавален неразобранными бумагами, в личных архивах и пап-ках. В итоге полезное рабочее время сокращается этим на одинчас в день в расчете на одного служащего — и это еще оченьоптимистическая оценка потерь времени. USA Today сообща-ет, что американцы ежедневно тратят на поиски потерянныхпредметов 9 миллионов часов.

Решение этой, по сути, чисто технической проблемы оченьпростое: организуйте свое пространство. В среднем для органи-зации рабочего пространства в обычном офисе требуется всеготри дня, в обычной жилой комнате — от одного до полутора дней.Это небольшое вложение времени и денег многократно окупает-ся приобретением шести или более дополнительных недель в год!

Очень трудно привести в порядок все сразу, но вы можетеначать с того помещения, в котором проводите большую частьвремени. И чем скорее вы вложите свое время в организациювашей среды, тем скорее вы извлечете огромную прибыльв виде дополнительного времени, которым вы сможете распо-ряжаться. Моя первая книга, "Самоорганизация по принци-

пу "изнутри наружу", познакомит вас с простыми и безотказ-ными приемами организации и управления любым простран-ством в вашем доме или на рабочем месте.

ВТОРОЙ УРОВЕНЬ: ВНЕШНИЕ ФАКТОРЫ

К внешним факторам относятся такие ситуации, когда вы стал-киваетесь с серьезными проблемами в планировании и управле-нии своим временем, с ситуациями, которые вам неподконтроль-ны и разрешение которых выходит за пределы ваших возмож-ностей. В таких ситуациях ваши способности планированияи управления временем подвергаются серьезным испытаниям.Когда вы признаете наличие таких внешних факторов, вы може-те выявить суть проблемы и сообразить, каким образом адапти-роваться к ситуации. Это позволит вам найти конструктивноерешение проблемы, вместо того чтобы во всем винить себя.

Внешний фактор № 1:Вы столкнулись с непомерно большим объемом работы

Иногда вы сталкиваетесь с нереальным для выполнения объе-мом работы в результате технических ошибок в планированиивремени или вследствие индивидуальных психологическихособенностей. Но временами это напряжение и в самом делебывает следствием внешних сил и факторов, и вам просто не-обходимо признать, что в данный момент вы оказались пере-груженными. Возможно, вы одновременно работаете, учитесьи пытаетесь растить детей. Возможно, ваш помощник по рабо-те уехал в отпуск, компьютер сломался или ремонт вашего домапродвигается очень медленно и список ваших дел моменталь-но оказывается заполнен задачами, которых вы не ожидали.

Если вы столкнулись с одной из подобных проблем, то не-зависимо от того, сколько времени будет длиться напряжен-

ный период, вы должны пересмотреть объем работ и сосредо-точиться на самосохранении. Будьте снисходительны и добрык самому себе. Избавьтесь от посторонних дел и задач, упрос-тите их или делегируйте их выполнение другим. Значительноснизьте свои требования к качеству выполнения некоторыхзадач — сейчас вам просто надо удержаться на плаву.

Глава 8 "Зачистка" расписания" научит вас, как снизить своюрабочую нагрузку и полагаться на других, когда для вас насту-пили трудные времена. Глава 10 "Уплотнение времени" помо-жет вам согласовывать и корректировать свои планы в периодыкризисов и высокого напряжения сил. Следуя учебному плану,изложенному в этой книге, вы сможете создать собственную си-стему планирования и управления временем, которая будет дос-таточно гибкой, чтобы приспосабливаться к неожиданно возни-кающим обстоятельствам и кризисам.

Внешний фактор № 2:Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы

Когда вы чувствуете себя не лучшим образом и ваши силы ос-лаблены, очень трудно сделать все, что вы запланировали. Неко-торые люди страдают серьезными расстройствами здоровья, ог-раничивающими их силы и энергию. Темп вашей жизни можетснизиться из-за депрессии, расстройства концентрации внима-ния или из-за многих других проблем со здоровьем, о существо-вании которых вы можете даже и не подозревать. Если вы посто-янно чувствуете вялость, апатию или сонливость, это может бытьвызвано самыми разными причинами: от расстройства функциищитовидной железы до неполноценного питания. Проконсуль-тируйтесь у врача и выясните, не связаны ли внешние симпто-мы с расстройством организма, чтобы иметь возможность обра-титься к лечению и устранить их. Многие люди страдают рас-стройствами сна — молодые мамы, врачи, медсестры, люди,

работающие в ночную смену, или те, кто много путешествуети чья работа связана с частыми командировками. Не стоит недо-оценивать, насколько это может истощать ваши силы, энергию,а вместе с ними — способность концентрироваться и выполнятьсложные аналитические задачи.

И конечно, все мы время от времени подхватываем на-сморк или простуду, но большинство из нас считает, что и тог-да способны работать с обычной интенсивностью и браться завсе дела в своем рабочем графике. Берегите себя и работайте,учитывая свои временные или постоянные проблемы со здо-ровьем или нехваткой сил. Глава 5 "Планирование времени"покажет вам, как работать сообразно вашему уровню сили энергии, вместо того чтобы пытаться игнорировать есте-ственные пределы своих возможностей.

Внешний фактор № 3:Вы попали в полосу перемен

Когда в вашей жизни происходят радикальные перемены, по-началу очень трудно выяснить, как именно проводить своевремя. Ваш старый стиль жизни вам больше не подходит, и выеще не выработали новую схему деятельности, которая моглабы заменить старую.

В жизни бывает много ситуаций, которые могут дезори-ентировать и сбить вас с толку: вступление в брак, развод, рож-дение ребенка, смерть близкого человека, отставка или выходна пенсию, окончание школы или института, переезд, сменаместа работы, изменения в бизнесе и т.д. Когда устройствонашей жизни перестраивается, требуется время, чтобы при-способиться к этому. Мы привыкли делать дела определен-ным образом, и вдруг у нас появляется начальник, которыйзаставляет нас работать менее независимо и все время считать-ся с ним и его мнением. Или мы привыкли иметь возможность

по утрам подольше поспать после учебы и занятий до позднейночи, а теперь должны появляться на работе в восемь часовутра. И когда жизнь меняется, неожиданно освобождая "окно"во времени, которое ранее было постоянно занято, не всегдабывает просто сообразить, что именно мы хотим делать с этойнеожиданно обретенной свободой.

Когда вы попали в полосу перемен в жизни и дезориенти-рованы этим, определите свои цели и постарайтесь создать длясебя новую базовую схему, структуру жизни, понимая при этом,что она может меняться. Всегда начинайте с установки однойили двух четко определенных "контрольных точек", или "яко-рей", и выстраивайте новую схему жизни, отталкиваясь от них.Например, если ваш новый начальник постоянно требует от васотчета, установите определенное время в течение рабочего днядля коротких совещаний с ним. Следите за развитием ситуа-ции и вносите коррективы до тех пор, пока все не встанет насвои места. Глава 5 "Планирование времени" поможет вам со-здать такую структуру времени в вашем графике, которая бу-дет отражать ваши цели и способствовать их достижению.

Внешний фактор № 4:Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех

Среда с высоким уровнем помех становится проблемой даже длятех, кто в совершенстве овладел навыками планирования и уп-равления временем. Ни один доктор не может предугадать, ког-да одному из его пациентов понадобится экстренная медицинс-кая помощь. Специалисты по связям с общественностью, агентыпо продаже недвижимости, брокеры и трейдеры, работающие нафондовом рынке, менеджеры по сбыту и многие другие работни-ки сферы услуг — все они работают в условиях неопределеннос-ти в среде с высоким уровнем помех, и эта работа требует от нихотзывчивости и предельной внимательности к другим людям.

Как можно справиться с обстановкой, характеризующей-ся высоким уровнем помех? Признавая ее существование и от-водя ей место. Оставьте достаточно времени в своем графикедля помех, задержек, препятствий и кризисов. Затем создайтедля себя небольшой оазис времени, которое будет полностьюв вашем распоряжении, — включите на телефоне автоответ-чик, попросите сотрудников заменить вас или по утрам вста-вайте немного пораньше.

Врачи часто резервируют время для работы с бумагамииз расчета пятнадцати минут на каждый час приема пациен-тов. Они могут экономить это время, чтобы воспользоватьсяим в конце напряженного рабочего дня, и они знают, что дол-жны предусмотреть это время и попросить одного из коллегзаменить их, пока они разбирают бумаги. Этот оазис време-ни позволяет им восстановить контроль над ситуацией, покаобъем накопившейся бумажной работы не выйдет за рамкиразумного. Если вы — молодая мама, кормящая грудью, истрадаете расстройством сна, вы можете наверстать это, по-просив кого-нибудь из близких один раз в день кормить ре-бенка из бутылочки, чтобы у вас была пара липших часов не-прерывного сна.

Таким же образом, если вы проводите много временив поездках или в ожидании, вы можете использовать это пе-реходное время в качестве "плавающего оазиса". Держите присебе материалы для работы, которую вам нужно сделать, и вовремя переездов или в ожидании транспорта используйте этимоменты для того, чтобы уделить внимание отдельным пунк-там из вашего списка задач.

Глава 5 научит вас строить карту времени, которая позво-лит вам создавать эти "тихие гавани", свободные от помех,а глава 8 "Зачистка" расписания" поможет вам научиться пе-репоручать выполнение задач другим.

Внешний фактор № 5:Вам мешает неорганизованный партнер

Что делать, если вы живете или работаете с человеком, чьинеорганизованность и безответственность мешают вашим соб-ственным тщательно построенным планам? Если в вашей жиз-ни есть человек, чья неорганизованность регулярно наноситвам ущерб — неуправляемый супруг или супруга, ребенок, на-чальник, сотрудник, клиент или деловой партнер, — вам не-обходимо разрешить это противоречие для того, чтобы устра-нить собственную злость или раздражение и сохранить нор-мальные отношения с этим человеком. Если возможно,посвятите этого человека в тонкости тайм-менеджмента и при-митесь за работу по совершенствованию планирования его илиее времени. Если вы не сможете сделать этого, вам придетсяискать решение в процессе переговоров.

Помните, что хорошие переговоры всегда начинаютсяс определения общих целей, которые объединяют вас и ваше-го партнера. Этим вы устраните отчуждение и любые враж-дебные и оборонительные настроения и вместе с партнеромпо переговорам окажетесь "по одну сторону баррикад". Еслиэтот партнер — ваш начальник, вашей общей целью можетстать наибольшая эффективность производства. Если это вашсупруг, целью может стать создание гармоничной семьи и уют-ного дома. Как только вы согласовали общую цель, вы можетеобъяснить, каким образом лично вы вкладываете свое времяи работаете для достижения этой цели. Ваш партнер можети не согласиться с вашим выбором усилий, необходимых длядостижения общей цели, и в этом случае вы можете пойти накомпромисс и прийти к соглашению, как использовать вашевремя наиболее эффективно. Если же ваш партнер по перего-ворам согласен с тем, как вы используете свое время, вы мо-жете объяснить ему, как его манера в последний момент ме-нять свое мнение и планы подрывает ваши усилия, направ-

ленные на достижение общей цели. Затем, как одна команда,вы можете, используя метод "мозгового штурма", найти твор-ческие идеи и способы избежать хаоса в совместной работе.

Возможно, вам не удастся полностью решить проблему,но, обсуждая ее в поисках точек соприкосновения и общих ин-тересов, вы сможете избежать возмущения и обиды и будетеработать как одна команда, пытаясь найти решение. Главное -устранить ощущение безысходности и не чувствовать себяжертвой обстоятельств, чтобы иметь возможность строитьжизнь, которая подарит вам радость и удовлетворение.

ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ:ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ПРЕПЯТСТВИЯ

Иногда мы не даем себе возможности совершенствовать нашинавыки планирования и управления временем, не находя вре-мени для того, что нам действительно важно, из-за препятствий,коренящихся в нашей собственной душе. Мы знаем, что намнужно делать, но воздерживаемся от действий или внутреннесопротивляемся им потому, что наши проблемы с управлени-ем временем определенным образом служат нам — они удов-летворяют некоторые наши глубоко скрытые потребности, ко-торые мы даже не осознаем. Оставаясь неосознанными, этисилы будут подрывать все наши усилия овладеть своим време-нем и своей жизнью. Эти психологические препятствия зачас-тую не обнаруживают себя до тех пор, пока вы не преодолелитехнические ошибки и не справились с внешними факторами.В самом деле, иногда лучше всего впервые столкнуться с про-блемами планирования и тайм-менеджмента на практике.Очень часто случается, что, как только вы начинаете осозна-вать преимущества управления своим временем в соответствиис принципом "изнутри наружу", многие психологические пре-пятствия исчезают сами собой.

Если вы воспользовались подходом, предложенным в этойкниге, и все еще испытываете некоторые трудности в плани-ровании времени, вернитесь к этому разделу и потратьте не-которое время на размышления о собственных склонностях,стремлениях и целях. Очень часто именно выяснение и осо-знание того, что именно вы делали и почему, оказывается до-статочным, чтобы приступить к изменениям.

Поскольку я не психолог и не в состоянии продиагности-ровать корни всех существующих психологических препят-ствий, за годы практической работы в области человеческойсамоорганизации я выделила несколько основных типов пси-хологических блоков, которые удерживают людей от полно-ценного планирования и эффективного управления своимвременем и своей жизнью.

Психологическое препятствие № 1:Вы не прояснили собственные жизненные цели

и приоритеты

Не имея четко определенных целей, вы не имеете фундамен-та для принятия решений о том, как и где проводить свое вре-мя, как расставлять приоритеты в своей деятельности и ана-лизировать многочисленные альтернативы, с которыми выежедневно сталкиваетесь. Вот почему так важно прочитатьглаву 4 "Определение стратегических целей" и определить, ка-ковы ваши главные приоритеты в жизни.

Я убеждена, что большинство людей в глубине души зна-ют, чего они хотят. Проблема состоит в том, что многочислен-ные переживания нашего детства и весь опыт, который мы вы-несли оттуда, заставляют нас постоянно упускать из виду то,чего мы хотим, отвергать или отрицать наши желания и потреб-ности и все потому, что когда-то давно к нашим желаниям и це-лям относились как к неуместным, невозможным или незна-

чительным. Возможно, когда вы были ребенком, на вас свали-ли слишком много ответственности и обязанностей, и у вас сло-жилось представление, что ваши собственные потребностии желания не важны и ничего не значат, поэтому вы пересталиобращать на них внимание. Или в вашем распоряжении былостолько возможностей, что вы так и не выяснили, чего именнохотите на самом деле.

Не имеет значения, какие события прошлого заставиливас отказаться или отвлечься от собственных желаний — вашазадача состоит в том, чтобы найти способ обрести то, что де-лает вас счастливыми. Глава 4 поможет вам в этом.

Психологическое препятствие № 2:Укрощение хаоса

Если ваш график жизни постоянно переполнен делами, есливам постоянно приходится работать на пределе своих возмож-ностей, если вы всегда оставляете что-нибудь не выполнен-ным до самого последнего момента и ваша жизнь кажется не-прерывной чередой кризисов и катастроф, есть вероятность,что вы относитесь к таким людям, которых называют укроти-телями хаоса. Вы спланировали свою жизнь так, чтобы онапроходила в режиме постоянной борьбы с препятствиямии несчастьями потому, что — скажем об этом прямо — вы яв-ляетесь прекрасным антикризисным управляющим. В глуби-не души вам настолько нравится добиваться невозможного,что вы продолжаете создавать в своей жизни такие ситуации,чтобы иметь возможность в очередной раз спасти себя и своедело. И вы каждый раз справляетесь с трудными задачами —хотя, конечно, временами сталкиваетесь и с неудачами.

Если вы — укротитель хаоса, возможно, вы были подготов-лены к этой роли еще в детстве. Возможно, вы выросли в труд-ной среде, где вам приходилось быть организатором, миротвор-

цем, улаживать дела и постоянно самому решать возникающиепроблемы. Вы научились испытывать определенный комфортв периоды кризисов, и вам нравилась ваша способность справ-ляться с беспорядком. Теперь ваша задача — научиться ценитьэту свою способность, не испытывая и не применяя ее ежедневно.Советы для работы с привычкой всегда быть "антикризисным уп-равляющим" вы найдете в главе 10 "Уплотнение времени".

Психологическое препятствие № 3:Страх вынужденного бездействия

У некоторых людей вынужденное бездействие, или простой,вызывают тревогу, беспокойство или раздражение. Если к нимотноситесь и вы, сама мысль о том, что однажды может насту-пить день, когда вам нечего будет делать, наполняет вас ужасом.

Может быть, вы оказываетесь связанным чувством вины,если проводите время в бездействии или непродуктивно. Воз-можно, вы находитесь в постоянном движении потому, что по-лагаете: окружающие восхищаются вами и вашей активной де-ятельностью. Если так, вы, вероятно, живете в замкнутом ра-бочем цикле, не оставляя себе времени на восстановление сил.Это может привести к истощению.

Ваш график и в самом деле может быть перегруженным,а ваша голова — забитой многочисленными проблемами настоль-ко, что у вас никогда не остается времени подумать о еще болееважных и тяжелых вещах — о том, чего вы на самом деле хотитеот жизни или что делать с вашими безрадостными отношения-ми в браке. Будьте готовы к тому, что, как только у вас возникнетболее спокойный рабочий график и появится время для размыш-лений, вы можете столкнуться с проблемами, существования ко-торых не хотели замечать и о которых боялись даже подумать.

Причиной сильного страха свободного времени может так-же быть психическая травма, нанесенная вам в детстве. Люди,

с которыми плохо обращались в детстве, часто боятся остать-ся один на один со своими мыслями. Иногда, чтобы избежатьпопадания в спокойные ситуации, они подсознательно разви-вают в себе привычку хронически опаздывать. В конце кон-цов, если вы постоянно куда-то спешите, вам никогда не при-ходится чего-то или кого-то ждать... и думать.

Если вы подозреваете, что стремитесь занять себя работой,чтобы избежать неприятной задачи или проблемы, вы можетезахотеть, собрав все свое мужество, разобраться в этом вопро-се. Но вам не обязательно пытаться решить эту проблему од-ним махом. Сначала просто позвольте себе иметь плотный гра-фик работы. Однако вместо того, чтобы забить все свое время"важной работой", наполните его такой деятельностью, кото-рая действительно важна для вас. Запланируйте прибытиек местам назначения заранее, но имейте при себе что-нибудь,чем вы вынуждены будете заняться, если вам придется ждать.Включите в свой график жизни перерывы в работе, даже вы-ходные или отпуск, — но не валяйтесь на пляже. Наполнитеэто время деятельностью — физическими упражнениями, тре-нировками, ходите в музеи, в кино, путешествуйте (смотритестраницу 252, где вы найдете другие советы, как и чем занятьосвободившееся время). Это прекрасно — постоянно быть за-нятым работой, но убедитесь, что вы поддерживаете равнове-сие между важными для вас видами деятельности, включая ра-боту, развлечения, самосовершенствование и семью.

Психологическое препятствие № 4:Вам необходимо постоянно помогать другим,жертвуя собой

Оказывая помощь другим людям, вы можете сделать своюжизнь богатой и радостной. Иногда вы можете даже решитьпожертвовать всеми своими интересами и посвятить свою

жизнь служению другим. Обычно такая жертва многократновознаграждается, но если она нарушает внутренний баланс по-требностей, вы можете почувствовать себя обиженным, недо-оцененным или подавленным.

Прежде чем винить в этом окружающих вас людей, спро-сите себя: не вы ли на самом деле тот человек, который вы-звал в своей жизни эту дисгармонию? Иногда мы настолькозахвачены нашим желанием получить достойную оценкуокружающих, что не даем другим людям помочь нам.

Возможно, вы пытаетесь воспроизвести ваши воспоминанияо ком-то, кто очень много заботился о вас. Может быть, вы гор-дитесь тем, что способны угодить каждому, кто попросит вас обуслуге. Это приносит сиюминутное удовлетворение, но слиш-ком много "да" — и вы уже связаны своими обязательствами порукам и ногам и не способны двигаться дальше. В конечном ито-ге ваша благодушная неспособность говорить "нет" повредитвашей репутации больше, чем поможет ей.

Помните, что часть выражения любви, привязанности и за-боты по отношению к другим людям — предоставить им воз-можность и удовольствие помочь вам или выручить вас. Вывдохновляете людей, когда позволяете им помогать вам или со-трудничать с вами. Дайте себе передышку — и предоставьте ок-ружающим вас людям возможность расти и развиваться.

Загляните на страницы 185-187 — вы найдете там несколь-ко простых советов, как сказать "нет".

Психологическое препятствие №5:Страх перед возможной неудачей

Если вы знаете, каковы ваши цели, но не приступаете к выпол-нению того, что для вас важно, вероятно, вас сдерживает страхперед возможным провалом вашего начинания. Стремитьсяк своим целям и однажды выяснить, что ты не способен достиг-

нуть их, — такая перспектива может быть очень пугающей. Иног-да проще не прилагать усилий, обвиняя обстоятельства или ссы-лаясь на тот факт, что вы просто не приступили к попыткам до-биться желаемого, чем испытывать горечь неудачи. Вы можетечувствовать, что провал подействует на вас разрушительно.

Очень легко переоценить ужас предполагаемой неудачи.Иногда простая и честная оценка самого худшего, что можетс вами произойти, поможет вам преодолеть ваш страх. Крометого, если вы рассматриваете неудачи как возможность учить-ся, расти и приближаться к достижению своих целей, это по-может вам справиться с вашими страхами.

Каждый раз, когда вас постигает неудача, представляйтесебя рассказывающим историю своей жизни на телевизион-ном ток-шоу или в интервью десять лет спустя или когда-ни-будь своим внукам, вдохновляя окружающих своим расска-зом о препятствиях, которые вам приходилось преодолеватьна своем пути к успеху.

Психологическое препятствие № 6:Вы боитесь успеха

Перспектива успешного достижения ваших целей может вы-зывать у вас не меньше тревог и опасений, чем возможностьнеудачи. Успех может стать причиной вашего отчужденияот семьи и друзей. Поступление в институт, когда ваши дру-зья в то же время провалились на экзаменах, может заста-вить вас почувствовать оторванность от привычного кругаобщения. Назначение на руководящую должность и новыеобязанности контролировать работу друзей по службе мо-жет поставить вас в очень неприятное положение. Возмож-но, однажды в жизни вы уже получили "сообщение" или "сиг-нал" о том, что вы не заслуживаете успеха. Как только выосознали этот страх успеха, вам становится намного проще

преодолеть его. Каждый заслуживает успеха. Если вы бои-тесь успеха, проводите больше времени с теми людьми, ко-торых вы считаете успешными. Этим вы проясните для себяпугающие вас стороны проблемы и сможете почувствоватьатмосферу успеха.

Психологическое препятствие № 7:Страх нарушить существующее положение вещей

Иногда вы не преследуете поставленные цели потому, что бо-итесь реакции окружающих, привыкших к определенномуположению вещей (это может не понравиться вашему началь-нику, ваши дети могут остаться без присмотра и т.д.). Если выбоитесь нарушить статус-кво, вы можете променять то, что длявас наиболее важно, на привычный комфорт и безопасность.Это тоже разновидность страха успеха.

Если вы боитесь перемен, помните, что можете произво-дить перемены таким образом, что они будут постепеннымии менее разрушительными. Совершая изменения последова-тельно, шаг за шагом, вы дадите возможность себе и окружа-ющим привыкнуть к происходящим изменениям.

Психологическое препятствие № 8:Страх перед завершенностью

Некоторые люди с трудом продвигаются к своим целям и при-ступают к выполнению запланированных задач потому, что,в действительности, боятся их завершения. Они берутся за не-сколько дел сразу, постоянно перескакивая от одного к друго-му, но им с трудом удается закончить что-нибудь из начатого.Они никогда не получают подлинного удовольствия от завер-шения дела, и результатом становится потеря энергии и са-мооценки.

Часто люди с трудом заканчивают начатые проекты пото-му, что им нравится сам процесс творчества и они ненавидяттот момент, когда нужно принять решение, остановиться и от-бросить в сторону все прочие альтернативы и варианты. Еслиэто касается вас, постоянно напоминайте себе, что у вас все-гда будут новые проекты и новые возможности насладитьсяпроцессом творчества. Может оказаться полезным осознать,что внутри вас живут и творец, и редактор. Как только творецвыполнил свою работу в рамках проекта, приходит время ус-тупить место редактору, который завершит его. Другой при-ем — находиться в обществе людей, которые любят приводитьвсе к завершению. Иногда в процессе такого взаимного про-никновения вы можете почувствовать "вкус завершенности"и привить себе способность радоваться этому.

Если вы не заканчиваете начатый проект и затягиваетеего, иногда это происходит просто потому, что этот проектуже не важен для вас. Разрешите себе бросить это дело и за-будьте о том времени и силах, которые были в него вложе-ны. Когда вы отказываетесь от того, что устарело и переста-ло быть актуальным, вы освобождаете себя для реализацииновых проектов.

Психологическое препятствие № 9:Вам необходимы совершенство и безупречность

Если вы относитесь к перфекционистам, то есть к таким лю-дям, которые требуют совершенства во всем, вы вынужденыделать все в соответствии с таким же уровнем качества.

Люди, хорошо владеющие навыками тайм-менеджмента,рассматривают все вещи в перспективе времени. Они расстав-ляют приоритеты, вместо того чтобы придавать всем задачамравный вес и одинаковую важность. Если вы придерживае-тесь предельно высоких стандартов по отношению к каждой

отдельной задаче, к которой приступаете, вы просто не смо-жете сделать все, что задумали.

Потребность в совершенстве часто исходит из потребнос-ти одобрения и принятия. Она также может быть следствиемстраха критики, боязни унижения или резких суждений. Воз-можно, вы росли под присмотром действовавшего из самыхлучших побуждений учителя, или один из ваших родителейпостоянно вбивал в вашу голову: "Если ты собираешься де-лать дело, делай его как следует!" И вы не научились оцени-вать, какие задачи стоят огромных усилий, а какие — нет. Или,может быть, вы чувствуете себя более уверенно, когда все, каккажется, находится под вашим контролем.

Вам, ради самих себя, необходимо научиться гибко менятьваши стандарты и требования в зависимости от важности тойзадачи, к которой вы приступаете.

Психологическое препятствие № 10:Страх потери творческих сил

Многие творческие люди, или люди с правополушарным мыш-лением, опасаются, что внесение в их жизнь порядка и выст-раивание определенной структуры времени будет подавлятьих творческие способности или свободолюбивую натуру. В ре-зультате их личная и деловая жизнь беспорядочны и стано-вятся источником сильных стрессов.

Если это относиться и к вам, заверяю вас, что упорядочи-вание и структурирование времени в действительности мо-жет подействовать на вас освобождающе. Многие наиболеевыдающиеся писатели, художники и музыканты находилив упорядоченности и дисциплине источник огромной свобо-ды. Они творили ежедневно в одно и то же время. Временамипоток творческих сил бил фонтаном, временами — сочилсятонкой струйкой, но устойчивость и последовательность их

графика работы всегда обеспечивала им достаточно временидля занятий важным для них делом — творчеством.

Порядок не уничтожает ваши творческие импульсы, онпозволяет им процветать. В конце концов, когда ваш графикимеет произвольную форму, вы часто просто не приступаетек тому, что для вас наиболее важно. Ваши творческие планыуступают место более срочным потребностям других людей,и вы откладываете удовлетворение собственных нужд, напри-мер оплату счетов или визит к доктору.

Вы должны поверить в то, что способны внести систематич-ность и порядок в свое расписание и по-прежнему обладать дос-таточной свободой и иметь возможность слышать зов своей музы,или использовать неожиданно возникающие возможности, илипроводить время со своими друзьями, клиентами и коллегами.Вы не должны расписывать каждый час, но вы можете составитьобщий план своего дня, внеся в него определенный ритм.

Если вы боитесь порядка и систематичности, эта книга ста-нет для вас хорошим подспорьем и поможет вам приспособить-ся к вашему естественному стилю поведения. Вы сможете со-ставить такой график, который будет работать на вас, и вы убе-дитесь в этом, прочитав главу 5 "Планирование времени".

Осознав, что именно вам мешает, вы сможете существенноизменить свой подход к управлению собственным временем.Вооруженные новым пониманием причин ваших привычныхдействий, вы уже продвинулись далеко вперед по пути созда-ния важных долгосрочных изменений в своей жизни.

Теперь вы готовы приступить к программе управлениясвоим временем в соответствии с принципом "изнутри нару-жу". Следующим шагом будет анализ, при котором вы загля-нете вглубь своей души и выясните свое личное отношениеко времени.

Первый шаг на пути к овладению искусством управления вре-менем — честная самооценка. Такая самооценка поможет вамукрепить ваши сильные стороны и сберечь ваше время путемконцентрации усилий только на тех областях жизни, которыенуждаются в улучшении. И, что может быть еще более важ-ным, это поможет вам глубже понять ваше особенное личноеотношение к своему времени.

Я очень неорганизованный и медлительный. Я большуючасть времени занимаюсь мелкими незначительными дела-ми и в самый последний момент хватаюсь за то, что дляменя действительно важно. Я хочу снизить стресс и боль-ше гордиться своей жизнью.

Музыкант, 25 лет

Я составляю детально продуманные планы дел, но никогдане следую этим планам. Иногда я даже не вспоминаю, что

у меня есть этот план. Я всегда в числе отстающих — во всехобластях моей жизни.

Агент по продаже недвижимости, 52 года

Я благополучно приступаю к реализации проектов, но бы-стро оказываюсь в тупике. Мне трудно сконцентрироватьсяна чем-то одном. Когда я это понимаю, день уже заканчива-ется, и я остаюсь один на один с горечью из-за потерянноговремени и невыполненных дел. Я хочу изменить это.

Инженер-механик, женат, 41 год

Мне тяжело поддерживать гармоничное равновесие в сво-ей жизни. Я живу с мужем и тремя детьми. Я вижу, что напротяжении дня мне постоянно приходится играть множе-ство ролей — быть секретарем, поваром, прачкой, водителеми т.д. Я сильно устаю к вечеру, но все равно чувствую себя ви-новатой, когда отдыхаю, потому что всегда остается ещеслишком много незаконченных дел.

Жена священника, 31 год

Я всегда опаздываю. Я слишком долго собираюсь или про-сто не спешу выйти пораньше. Это создает массу напряже-ния, неприятностей и неудобных ситуаций для меня и моихдетей.

Домохозяйка, замужем, мать четверых детей, 40 лет

Несмотря на то, что многие люди часто бывают разочарованыи недовольны тем, как они распоряжаются собственным вре-менем, их проблемы весьма различны. Изучая свой собствен-ный особенный и неповторимый опыт планирования и управ-ления временем, вы узнаете о себе очень много нового.

То, что скрывается за хаосом и неразберихой вашей по-вседневной жизни, и есть ключевые особенности вашей

личности, ваши сильные и слабые стороны, ваш образ жиз-ни и ваши предпочтения, ваши неповторимые источникиэнергии и то, что приносит вам радость и делает вас счаст-ливыми. Теперь, прислушиваясь к себе, вы приступаетек процессу выработки индивидуальной стратегии, реше-ния, которое поистине будет соответствовать вам и вашимуникальным потребностям.

Изучая ваше личное отношение к своему времени, мы ис-следуем три вопроса:

1. Что работает и что не работает в вашей жизни.2. Ваши личные предпочтения в процессе планирования

и управления временем.3. Ваши циклы изменения энергии и источники сил.

ЧТО РАБОТАЕТ НА ВАС?

Не имеет значения, насколько неуправляемой выглядитваша жизнь, — в ней всегда есть что-то, что работает на вас,в дополнение к длинному перечню того, что не работает.Бесконечно важно начать именно с того, что уже работаети дает результаты. Прежде всего, это укрепит вашу уверен-ность в себе — что, несомненно, хорошо в начале пути. Вынеизбежно обнаружите, что у вас уже есть фундамент, ос-нова — способности для развития навыков планированияи управления временем, даже если в данный момент эти спо-собности "применяются выборочно". Когда вы обнаружитеэти способности, вы сможете опираться на них в другихобластях вашей жизни.

Определяя то, что работает, вы сэкономите массу време-ни и сил, поскольку, очевидно, нет никакой необходимостиприводить в порядок то, что и без того в порядке и хорошоработает.

Позвольте мне привести один пример.Джин, работавшая в качестве свободного консультанта по

компьютерам, чувствовала настоящее раздвоение личности, ког-да дело доходило до тайм-менеджмента. Когда бы она ни встре-чалась с клиентами, она всегда была на месте точно в нужноевремя, энергичная и сосредоточенная во время встречи, и посто-янно демонстрировала высокую работоспособность. Но в те дни,когда Джин работала в своем офисе, занимаясь административ-ной работой или выполняя иные относящиеся к своему бизнесуобязанности, она была чрезвычайно непродуктивна. Не имелозначения, какие задачи были запланированы в ее рабочем гра-фике (оплата счетов, переписка, стратегическое планирование),она постоянно откладывала дела, бесцельно бродила по офису,перечитывала почту, делала звонки, растрачивая по мелочам весьдень. В результате страдал ее бизнес (а вместе с ним и ее само-оценка и уверенность в себе).

Когда я спросила Джин, почему время встреч и перегово-ров с клиентами проходило намного более продуктивно, онаназвала две причины: во-первых, контакты и общение с людь-ми давали ей большой заряд энергии и, во-вторых, Джин оченьответственно подходила к планированию встреч и перегово-ров. Когда время начала и окончания беседы строго определе-но, объясняла Джин, она могла сконцентрироваться и вестисебя так, чтобы наилучшим образом использовать предостав-ленное время. Каким же образом ей можно было бы исполь-зовать эту свою особенность?

В дни работы в офисе я предложила ей установить времяначала и окончания работы для каждой задачи в ее рабочемграфике. Например, ей следовало записать "Сделать эскизнового рекламного проспекта: 10:00 — 10:45", "Работа с карто-текой 12:00 — 12:45" прямо в своем блокноте. Кроме того,я посоветовала ей чередовать выполнение задач, требующихконцентрации и уединения, с деловыми контактами и обще-

нием с людьми. Через каждые сорок пять минут сосредото-ченной работы в одиночестве ей следовало делать пару теле-фонных звонков, чтобы восстановить силы и энергию. Онатакже планировала обеды с клиентами, партнерами или дру-зьями во время дней работы в офисе в качестве перерыва и до-полнительного "вознаграждения" за свою работу. Такие "де-ловые встречи" с собственными проблемами и задачами в со-четании с общением и контактами с людьми на протяжениивсего рабочего дня заряжали Джин энергией и резко повыси-ли продуктивность ее работы в офисе.

Задумайтесь о том, что работает для вас и в вашу пользу.Вы можете выполнить это упражнение в произвольной фор-ме или использовать приведенные ниже незаконченные пред-ложения — это поможет вам приступить к анализу. Вы може-те набрать ваши ответы с помощью компьютера или записатьих в блокнот, оставив побольше свободного места для отве-тов. Обдумайте глубоко и тщательно эти вопросы и рассмот-рите все аспекты своей жизни — работу, дом, взаимоотноше-ния с людьми, личное развитие и т.д., — отвечая на них.

Теперь просмотрите свои ответы и определите, что нового выможете узнать о себе. Спросите себя, почему выполнение этихконкретных дел и задач у вас хорошо получается. Почему этоработает? Вы приступаете к выполнению определенных делпотому, что они вам очень нравятся? Или потому, что вы лов-ко с ними справляетесь? Или вы поддаетесь внешнему давле-нию ("Если я этого не сделаю, меня уволят, поэтому я всегдасправляюсь с этим") или воздействию внутренних установок("Если я не сделаю этого, я не буду удовлетворен и доволенсобой")? Все дело в том времени суток, которое вы выбираетедля этих задач, или в количестве времени, которое требуетсядля их выполнения? С какими задачами вы лучше справляе-

тесь — с теми, которые требуют от вас работы в одиночку илис требующими совместной работы с другими людьми? Спро-сите себя, что именно побуждает вас выполнять эти задачи.

Даже если некоторые области вашей жизни, находящие-ся под вашим полным контролем, сами по себе кажутся вамнезначительными, их анализ может помочь вам выяснить, какрешить другие, более серьезные проблемы.

Джейн была опытным адвокатом, но ее муж и трое де-тей всегда поражались чудовищному объему ее работыи страдали от недостатка внимания из-за ее постоянной ус-талости. Единственным делом, для которого у нее, казалось,всегда находилось время, было мытье холодильника. Ког-да я спросила ее, в чем причина этого, она ответила, чтомытье холодильника действовало на нее терапевтически.Эта задача требовала только физической работы, котораяочень радовала ее, потому что результаты этой работы быливполне осязаемы (в отличие от огромного объема умствен-ной работы, которую она выполняла как юрист и как матьи которая приносила неосязаемые результаты). Процессмытья холодильника был тридцатиминутным бегством отреальности, который заряжал ее колоссальной энергией.Когда Джейн проследила эту связь, она осознала, что фи-зические упражнения (именно то, на что она никогда не тра-тила времени) могут дать тот же эффект — это исключи-тельно физическая деятельность, которая могла бы восста-навливать ее энергию в перерывах между постояннойумственной работой и напряжением, которые преоблада-ли в ее жизни. Она начала планировать энергичные трид-цатиминутные прогулки во время обеденного перерываи обнаружила, что ее силы, которые она могла тратить наработу и семью, увеличились.

ЧТО НЕ РАБОТАЕТ?

Теперь, когда вы увидели, что вы и в самом деле хорошо уп-равляете по меньшей мере частью своего времени, и более-ме-нее поняли почему, пришло время задать себе следующий воп-рос: "Что не работает?" Отвечать на этот вопрос вам будет на-много легче; в конце концов, именно тот факт, что в вашейжизни что-то не работает и не получается, побудил вас про-читать в первую очередь именно эту книгу.

Полезно записать свои ответы и посмотреть на всю кар-тину целиком. Очень интересно сравнить ответы на этот воп-рос с ответами опросника в разделе "Что работает?".

Вы можете выполнить это упражнение в произвольнойформе или использовать приведенные ниже незаконченныепредложения, чтобы приступить к анализу. Не забудьте,отвечая на вопросы, рассмотреть все аспекты своей жизни.

Ваши ответы на вопрос "Что не работает?" станут длявас перечнем того, что вам нужно исправить. Прочитав этукнигу, вы научитесь, как обращаться со всеми этими про-блемами. Почаще возвращайтесь к этому списку, чтобы оп-ределить, как далеко вы продвинулись на пути к достиже-нию ваших целей.

Но перед тем как двинуться дальше, пристально посмот-рите на этот список проблем и сравните его со списком отве-тов на вопрос "Что работает?". Если вам трудно приступитьк выполнению или завершить одни задачи и в то же времявы не испытываете таких проблем с другими, спросите себя,почему это происходит. В некоторых случаях у вас ничегоне получается потому, что вам необходимо овладеть опреде-ленными навыками, например, научиться не допускать за-держек и пауз или точно рассчитывать время, необходимоедля выполнения задач. Или вам нужно просто научитьсяприменять навыки, которыми вы овладели в одной сфережизни, к другим предметам.

Так, например, Джеймс, владелец гастрономического ма-газина, казалось, никогда не сможет найти паузу для работыпо дому из-за того, что бизнес отнимал у него все время. Дав-ление, которое оказывали на него невыполненные дела, раз-дражало его, и в то же время ему очень не хотелось тратитьнесколько часов времени на неквалифицированную, но не-обходимую работу по дому. Его перечень ответов на вопрос"Что работает?" показывал, что на работе ему не составлялоникакого труда перепоручать выполнение дел своим сотруд-никам. Он даже взял на работу своего племянника-подрост-ка для выполнения текущих дел, и эта мера оказалась оченьэффективной. Размышляя об этом, он выяснил, что был спо-собен эффективно делегировать свои полномочия подчинен-ным потому, что составлял для них простые инструкциии методики выполнения операций. Он понял, что мог бы сде-

лать то же самое для выполнения многих работ по дому.Составив соответствующие инструкции и простые методи-ки, он смог перепоручить большинство домашних дел сво-им детям и нанять служанку для помощи по дому. Этим онразгрузил свой рабочий график.

ВАШИ ПРЕДПОЧТЕНИЯ В ПРОЦЕССЕПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Иногда вы справляетесь с одними задачами хуже, чем с дру-гими, не потому, что вам не хватает навыков, но из-за лич-ных предпочтений и конкретных условий, в которых выдолжны эти задачи выполнять. Осознаете вы это или нет,но у всех нас есть определенные предпочтения относитель-но того, когда и как выполнять разные задачи или дела. Ког-да мы уважаем свои предпочтения, выполнить запланиро-ванное становится намного легче. Обращая внимание на этиестественные склонности, мы можем объяснить, почемунекоторые задачи попали в наши списки того, что работаети что не работает.

Чтобы помочь себе выяснить предпочтения и личныесклонности, которые влияют на успешное выполнение илиневыполнение определенных задач и видов деятельности,сделайте следующее упражнение. Очевидно, что наши пред-почтения временами меняются, но, отвечая на предлагаемыевопросы, следуйте первому побуждению — тому, что вы чув-ствуете чаще всего.

На эти вопросы не может быть правильных или непра-вильных ответов, несмотря на то, что некоторые люди могутпопытаться убедить вас в том, что они существуют! Важно то,что эти ваши ответы могут помочь вам достичь большего по-нимания причин того, что работает и что не работает для вас.Эта информация поможет вам спланировать график, которыйбудет доставлять вам удовольствие. Например, если вам нра-вится жить и работать энергично, в высоком темпе, вы будетезнать, что вам надо планировать насыщенный день, наполняяего разнообразными видами деятельности. Если вы предпо-читаете размеренность и неспешность, вы можете ограничитьваш ежедневный список дел тремя-четырьмя задачами.

Слишком многие люди не задумываются о своих есте-ственных склонностях и в результате составляют для себя та-кое расписание, которое работает против них.

ВАШИ ИСТОЧНИКИ СИЛИ ЦИКЛЫ ИЗМЕНЕНИЯ ЭНЕРГИИ

Вдобавок к вашим естественным склонностям и предпочте-ниям, подъемы и спады ваших сил и энергии могут оказыватьогромное влияние на эффективность работы с определенны-ми задачами в вашем графике. Энергия придает вам силы; этото, что позволяет вам двигаться по направлению к своим це-лям. Как только вы осознаете и примите во внимание своиисточники и циклы изменения энергии, вы сможете управлятьими. Не обращая на них внимания, вы можете попытатьсявзяться за наиболее сложные виды деятельности в периодывялости и пассивности и потратить время наивысшего подъе-ма энергии на менее ответственные дела.

Долгий рабочий день, большое количество дел, давление,еда на скорую руку — все это может способствовать колеба-

ниям энергии. К числу факторов влияния можно отнести так-же температуру, влажность, монотонную работу, апатию, не-достаточное освещение, многочасовую работу на компьюте-ре, нарушение суточного биоритма организма в связи с пере-летом через несколько часовых поясов, расстройства снаи прием определенных лекарств. Некоторые из этих факто-ров стали неизбежной частью нашей жизни в XXI веке, но всеже старайтесь ограничить влияние известных вам факторовутечки энергии, если это возможно.

Поскольку вам не всегда удается самим выбирать времядля выполнения определенных задач, в целях наиболее эф-фективного планирования и управления временем вы такжедолжны определить, какие виды деятельности могут восста-навливать вашу энергию в периоды ее упадка. Это могут бытьсовершенно разные занятия для разных людей, поэтому заду-майтесь, что именно работает в вашем случае. Зная, что при-дает вам сил, вы сможете избежать снижения энергии на про-тяжении всего дня и наслаждаться всем тем, что вы делаете,будь это работа или развлечения.

Изучите естественные ритмы вашего тела и стимуляторыэнергии, ответив на следующие вопросы.

Иногда изменение темпа работы — это все, что вам нужно, что-бы повысить уровень сил. Если вы часами сосредоточенноработали и ваш мозг нуждается в перерыве, самое лучшее вре-мя сделать дело, которое требует от вас движения и использо-вания мускулов. Таким же образом, если весь день вы зани-мались физическим трудом, вашему телу нужен перерыв, новаш мозг может быть в прекрасной форме. Займитесь задача-ми, требующими умственного напряжения. Когда в вашемграфике много общественных дел, возможно, пришло время

запланировать задачу, выполнение которой требует от васуединения, и наоборот. Планируя свой день, убедитесь, чтовы внесли в него достаточно разнообразия, чтобы поддержи-вать и укреплять свои силы.

Основная идея этой книги — построить вашу жизнь, насколь-ко это возможно, вокруг ваших индивидуальных потребнос-тей и желаний. Реально ли это? Да, реально, обещаю вам. Кактолько вы овладеете некоторыми основными навыками тайм-менеджмента (а это может каждый), вы научитесь управлятьсвоей жизнью — и своим ежедневным, еженедельным и еже-месячным расписанием. Затем вы будете способны управлятьрасходом и восстановлением своей энергии, учитывать своипредпочтения относительно ритма и темпа работы, использо-вать пики и компенсировать спады своей энергии. И даже есливы не можете воздействовать на свое окружение, очень полез-но знать, какие условия для вас наиболее благоприятны, что-бы вы могли быстро определить, что работает против вас,и компенсировать это влияние.

Изменяя свой подход к времени, вы узнаете о себе многоинтересного и удивительного. Тайм-менеджмент — исходнаяточка для самосовершенствования, потому что он является темфундаментом, который позволит вам достичь своих целей вовсех областях своей жизни.

А если вы не знаете, каковы ваши цели? Тогда вам необ-ходимо ясно и четко определить их. Следующий шаг на путик себе — четко сформулировать, чего именно вы хотите от жиз-ни. В следующей главе вы сможете выяснить, в чем состоятваши долгосрочные стратегические цели.

В современном быстро развивающемся мире очень легко по-теряться в деталях: добывание средств к существованию тре-бует времени, от бесконечных дел и забот голова идет кругом.Вам это знакомо?

Слишком многое нужно сделать, я не знаю с чего и как на-чать. У меня такое чувство, что я с огромной скоростью не-сусь неведомо куда.

Агент по продаже недвижимости, 47 лет

Я хочу привести все в порядок. Мне не нравится тупая мо-нотонная работа, я хотел бы получать удовлетворение оттого, что использую свое время эффективно и двигаюсь впе-ред. Иногда мне бывает так тяжело, что я просто не хочу ду-мать о том, что необходимо сделать, — я боюсь оказатьсяподавленным, осознав предстоящий огромный объем работы!

Преподаватель информатики, 35 лет, разведен

Я делаю для себя небольшие заметки о том, что мне нуж-но сделать, над какими проектами поработать, записываюприходящие в голову новые идеи. Все эти заметки просто скла-дываются в небольшие стопки бумаги.

Консультант, 49 лет, женат

Мне кажется, что всю свою жизнь я занимаюсь уборкойи никогда ни к чему не стремлюсь. Я всегда чувствую себя ви-новатой, проводя время с детьми, потому что знаю, что спо-собна на большее. А порядка в доме все равно не прибавляется!

Домохозяйка, 31 год, замужем, трое детей

Когда жизнь превращается в тысячу и одно дело в вашем рас-писании, вы теряете видение перспективы в жизни. У вас нетпростого критерия выбора между двумя задачами, потому чтовсе они кажутся одинаково важными и срочными. Совершен-но невозможно испытать чувство удовлетворения в концедня, потому что никто и никогда не сможет завершить всебез исключения задачи, которые необходимо выполнить.Поэтому в конце дня вы устали, истощены и не испытываетеудовлетворения, чувствуя, что сделали не все или недоста-точно много. Даже если вы сделали много, вы чувствуете бес-цельность происходящего, как будто все было сделано на-прасно, потому что вы по-прежнему завалены работой, ко-торую обязаны сделать.

Какой бы беспокойной ни была жизнь, большинство ус-пешных людей способны возвыситься над хаосом повседнев-ности и продолжают смотреть в будущее, потому что у нихесть то, что я называю общей картиной, общим планом жизниили стратегическими целями. Общий план жизни — это вашепредставление о смысле жизни и о том, чего вы хотите от нее.Когда вы способны видеть этот общий план, вам легче справ-

ляться с задачами, которые вам не по душе, потому что выпонимаете, каким образом каждая задача связана с достиже-нием ваших жизненных целей.

Ваши стратегические цели являются движущими силамивашей жизни, придают ей смысл и направление. Они облегча-ют процедуру "отсеивания" лишних дел, когда вам не хватаетвремени, позволяя по-прежнему чувствовать удовлетворениев конце каждого прожитого дня. Следовательно, следующийваш шаг на пути к овладению искусством тайм-менеджмента —выяснение ваших долгосрочных стратегических целей.

КАКОВЫ ВАШИ МОТИВЫ И ПОБУЖДЕНИЯ?

Почему вы читаете эту книгу? Да, вы хотите научиться пла-нированию и управлению временем, но хотите этого потому,что это позволит вам достичь более высоких целей. Более эф-фективное управление своим временем позволит вам завер-шить нечто, являющееся для вас жизненно важным. Спроси-те себя, что это за "нечто".

Перед тем как писать эту книгу, я провела неформальныйИнтернет-опрос, в ходе которого спрашивала посетителей мо-его веб-сайта, почему они хотят научиться тайм-менеджмен-ту. Из 1500 участников, принимавших участие в опросе, бо-лее 70% респондентов ответили, что их цель — найти большевремени. Отличия состояли в том, для чего им нужно былодополнительное время:

Я хочу быстрее справляться с повседневными делами, что-бы иметь больше времени для встреч с друзьями, для досуга иразвлечений.

Секретарь-референт, 24 года

Мне нужно больше времени, чтобы уделять внимание каж-дому из моих детей.

Мать четверых детей, 36 лет

Найти время для развлечений — читать и слушать музыку.

Студент, 19 лет

Я хочу быть более дисциплинированным и способным до-водить дело до конца. Мое неумение планировать время приве-ло к тому, что я не достиг ни одной из своих целей в жизни,таких, как овладение новыми навыками, поддержание себяв хорошей физической форме, самообразование и, наконец, за-вершение докторской диссертации, чтобы получить хорошуюработу.

Социальный работник, 31 год

Чтобы иметь возможность остановиться и полюбовать-ся цветами, вдыхая их аромат, а не топтать их ногами, сломяголову несясь куда-то, где я должен был быть еще час назад.

Врач, 48 лет

Там были и другие причины, например:

Я хочу чувствовать внутреннее умиротворение — удов-летворение своими достижениями вместо постоянного разо-чарования.

Журналист, 28 лет

Я хочу лучше выглядеть перед своим начальником и колле-гами, чтобы получить повышение по службе.

Страховой агент, 32 года

Чтобы быть способной ежедневно находить время длятого, что, я знаю, я должна делать ради себя самой для своегодуховного роста.

Домохозяйка, 40 лет

Чтобы быть готовым к тому, что ждет меня впереди.

Управляющий, 57 лет

Запишите ваши собственные причины, которые заставили васначать учиться лучше управлять временем, и держите эти за-писи под рукой. Они станут исходной точкой для более тща-тельной разработки стратегических целей в каждой из облас-тей вашей жизни. Они также помогут вам сохранить энтузи-азм в процессе изучения тайм-менеджмента. Какими бы нибыли ваши мотивы, помните: даже если для достижения сво-ей цели вам придется изменить прочно укоренившиеся при-вычки, концентрируясь на всем том, чего вы в итоге добье-тесь, вам будет намного легче преуспеть.

ЦЕЛИ, СПОСОБЫ ИХ ДОСТИЖЕНИЯИ ТЕКУЩИЕ ЗАДАЧИ

Вы приобрели эту книгу потому, что в вашей жизни наверня-ка есть очень важные цели, которых вы хотите достичь, но вамне удается это сделать. Жизнь проходит, а вы чувствуете себянеудовлетворенным, расстроенным и разочарованным. Управ-лять временем "изнутри наружу" означает определить то, чтодля вас важно — ваши стратегические цели, — и внести такиеизменения в ваше поведение, которые позволят вам добивать-ся желаемого.

Есть три этапа определения жизни, которую вы хотите по-строить:

1. Определение долгосрочных стратегических целей.2. Выбор деятельности, которая поможет вам достичь ваших

целей или общих способов их достижения.3. Выбор ежедневных задач (дел), составляющих избранные

вами виды деятельности.

Третья часть этой книги поможет вам выяснить и отобрать теконкретные задачи, которые вы должны будете выполнитьв качестве составных частей вашей деятельности, направлен-ной на достижение ваших целей. Однако прежде, чем вы при-ступите к этому, вам потребуется ясное видение общего пла-на или стратегии вашей жизни и того, какой именно будетваша деятельность по реализации этой стратегии.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ

Ваши планы и желания — ядро тайм-менеджмента, построен-ного по принципу "изнутри наружу". Я искренне верю в то,что вы способны достичь практически всего, чего хотите, есливозьметесь за это со всей душой. Когда вы смотрите на общийплан жизни и думаете о том, чего вы хотите достичь, вы осно-вываетесь на своих глубочайших жизненных ценностях и ду-маете о тех фундаментальных вещах, которые сделают вас сча-стливыми. И как только вы поняли, что для вас действитель-но важно, вы можете работать для достижения этих целей.

Ваши стратегические цели, скорее всего, будут простымии общеизвестными, а не слишком специфическими: теплые от-ношения с любимыми людьми, счастливые дети, финансовая са-мостоятельность и благополучие, профессионализм в избранномвами деле, гостеприимный и уютный дом, чувство связи со сво-ей общиной или с группой единомышленников и т.д. Сейчас выне должны думать, как достичь того, чего вы хотите. Все, что вамнужно сделать, — это сказать, чего вы хотите в самых общих вы-

ражениях. Когда вы четко формулируете свои стратегическиецели, вы делаете предельно важный шаг к их реализации.

Необходимо рассмотреть ваши жизненные ценности и оп-ределить стратегические цели во всех основных областях жиз-ни, которые имеют для вас значение. Многие из моих клиен-тов ставили перед собой цели относительно карьеры или дос-тижения финансового благополучия, но не заботилисьо постановке целей в других важных областях своей жизни.Если ваша жизнь кажется неуравновешенной, посмотрите, начто вы тратите большую часть своего времени. Возможно, вашевремя было потрачено на те аспекты вашей жизни, относи-тельно которых ваши цели вполне ясны. Чтобы ощущать себяполным сил, а свою жизнь — гармоничной, вы должны уста-новить стратегические цели во всех значимых для вас облас-тях своей жизни. Каковы эти основные области жизни? Воз-можными аспектами для рассмотрения могут быть:

• Работа• Семейная жизнь• Личное развитие• Отношения с любимым человеком• Отношения с друзьями• Финансовое благополучие• Образование• Дом• Духовная жизнь

Те категории жизни, которые выберете вы, могут отличатьсяот вышеперечисленных. Возможно, в данный период вашейжизни отношения с друзьями или с любимым человеком длявас не столь важны. Может быть, вы считаете образование ча-стью личного развития или дом — частью семейной жизни.Вы можете составить собственный перечень областей жизни,

который отражает то, что важно для вас, и сформулироватьих в тех выражениях, которые вам удобны.

Теперь посмотрите на эти основные области жизни и спро-сите себя: "Что могло бы сделать меня счастливым в этих клю-чевых областях жизни?" Не ставьте себе ограничений (позжевы сможете определить, какие из этих целей слишком нереа-листичны). Когда все уже будет сказано и сделано, когда вы бу-дете покидать этот мир, — что вам необходимо, чтобы чувство-вать, что ваша жизнь была стоящей и принесла вам удовлетво-рение? Что вы мечтаете иметь, кем хотите быть, что делать?

Я уверена, что каждый из нас в глубине души знает, чтоименно даст нам чувство радости и удовлетворения, но мно-гие из нас боятся позволить себе стремиться к тому, чего насамом деле хотят. Вы заслуживаете счастья. Не редактируйтеи не судите себя. Просто помечтайте!

Запишите одну или две стратегические цели в каждой изобластей жизни. Вы можете их рассматривать как мини-мис-сию. Например, для области семейной жизни Диана написала:"Я хочу сделать свой дом теплым и гостеприимным местом, гдебудет жить моя семья и где я буду проводить время со своимидрузьями". Стратегическая цель Теренса в области семейнойжизни: "Сделать так, чтобы мои дети чувствовали любовь и за-боту". В области работы Алан, поставщик продовольственныхтоваров, сформулировал свою цель так: "Я хочу добиться при-знания как самый передовой поставщик продовольствия в го-роде". Джил, юрист, которая хотела проводить меньше време-ни на работе и больше со своими детьми, выбрала следующее:"Я хочу, чтобы моя работа давала мне хорошую материальнуюподдержку, оставляя мне при этом достаточно времени раститьдетей". Целью Полины в области отношений с любимым чело-веком было: "Сделать так, чтобы мой муж всегда знал, как я сча-стлива в браке с ним". Стратегическая цель Марии в областиобразования: "Стать знатоком театра".

ЕСЛИ у вас возникли трудностис определением ваших стратегических целей

Есть трудности с формулированием ваших целей?Откровенно говоря, я убеждена, что в глубине души вы

и в самом деле знаете, каковы они.В своей книге "Магия размышлений о самом важном" Дэ-

вид Шварц писал, что все мы хотим воплотить в жизнь своимечты, но немногие из нас поддаются этому желанию. Вместоэтого мы убиваем их, осуждая себя, стремясь к привычной бе-зопасности и с помощью других "орудий убийства". Шварцпишет, что успех требует усилий души и сердца и мы можемвложить свою душу и свое сердце только в то, чего мы искрен-не желаем. Если вам кажется, что вы "похоронили" в себе своимечты до такой степени, что даже не можете определить их,для вас есть хорошие новости. На самом деле вы не убили их;вы просто подавили их настолько, что они перешли в областьбессознательного. Вы можете воскресить их. Один из лучшихспособов выяснить, что именно приносит вам радость и мо-жет сделать вас счастливыми, состоит в том, чтобы простоочень внимательно наблюдать за собой и вести "дневник ра-достей жизни". В течение дня, когда бы вы ни заметили, чтотолько что сделали что-то, что принесло вам радость или удо-вольствие, отметьте это в своем дневнике. Начните обращатьвнимание на то, что вас радует. Эти виды деятельности обыч-но являются индикаторами, признаками того, что может сде-лать вас по-настоящему счастливыми и помочь вам прибли-зиться к определению ваших целей. Разрешите себе любитьто, что вы любите, — будь то мытье вашего холодильника, чте-ние стихов или перекрашивание стен на кухне.

Время от времени перечитывайте свой дневник и отме-чайте, что нового вы узнали о себе. Например, одна из запи-сей может быть такой: "Сегодня позвонила Бетти по поводупроблем в отношениях с ее бойфрендом; я потратила целый

час, помогая ей выяснить, что нужно делать. Люблю чувство-вать себя полезной, помогая друзьям". Какие личные целимогут следовать отсюда? Возможно, вы поймете, что вам нра-вится решать сложные проблемы или консультировать. Мо-жет быть, эти виды деятельности должны стать частью вашейработы и вам нужно отводить для них больше времени в лич-ной жизни.

Возможно, вам кажется, что вы настолько далеки от того,чего вы хотите достичь в жизни, что просто не можете позво-лить признаться самим себе в своих мечтах. Если вам тяжелооткрыто заявить, чего вы хотите от жизни прямо сейчас, по-пробуйте мысленно заглянуть в далекое будущее.

ИГРА "ДЕСЯТЬ ЛЕТ СПУСТЯ". Представьте себе свою жизнь де-сять лет спустя. Если бы вы могли иметь все, чего хотите, во-образите, на что могла бы быть похожа ваша жизнь. Нарисуй-те в своей голове картинку — ваша идеальная работа, дом, лич-ная и общественная жизнь. Не беспокойтесь о логичностивоображаемого. Ваша фантазия должна быть буйной и сво-бодной: чем большего вы пожелаете, тем лучше, до тех пор,пока все не будет казаться вам просто великолепным. У васесть десять лет, чтобы добиться всего этого; сроки не давят навас. Будьте смелыми и дерзкими!

Как только картина будущего сформировалась в вашемсознании, возьмите лист бумаги и разделите его на две колон-ки. Слева перечислите все основные области вашей жизни.Справа запишите то, что вы будете при этом делать. Вы може-те, например, написать:

• Личное развитие: "Я много путешествую".

• Семья: "Я женат (замужем) и живу с человеком, котороголюблю, и у нас трое детей".

• Работа: "Я занимаюсь управлением собственным бизнесом".

• Друзья: "У меня есть такие друзья, которые помогают мнев жизни, а не сосут из меня силы и энергию".

• Финансовое положение: "У меня есть собственный инвес-тиционный портфель акций".

• Общество: "Я живу в небольшом городе, где меня окружа-ют дружелюбные, заботливые люди".

Вы можете представить себе, как будет выглядеть ваша жизньво всех этих аспектах? Нет никаких оснований не стремитьсяк достижению этих целей, и вполне возможно реализоватьсвои мечты в жизни.

"ЗДЕСЬ И СЕЙЧАС". Иногда бывает трудно определить соб-ственные цели потому, что у вас есть слишком много интере-сов и желаний. Как ограничить число альтернатив и сузитькруг выбора? Вы хотите в совершенстве овладеть навыкамиработы на компьютере, научиться играть в теннис, начать соб-ственное дело, сделать ремонт в своем доме, получить степеньдоктора технических наук и написать роман — и сделать всеэто, работая полный рабочий день и воспитывая трех детей.Все это привлекает вас, и трудно отказаться даже от одной изэтих прекрасных идей. Вы не можете остановиться на выбореопределенных целей из этого списка потому, что это будет оз-начать отказ от достижения других. Но, поскольку вы не мо-жете сосредоточиться на чем-то одном, в результате вы не за-нимаетесь ни одним из этих замечательных дел.

Попробуйте упражнение "Здесь и сейчас", оно поможетвам сконцентрироваться. Составьте список всего, что вы хо-тите сделать. Петь в Карнеги-Холле. Съездить в Грецию.Иметь троих детей. Купить дом. Работать в международнойконсалтинговой компании. Запишите все, что привлекает вас.

Если вы критически относитесь к своим мечтам, кактолько они возникнут, вы будете слишком напуганы, что-

бы продолжать самовыражение. Не беспокойтесь, возмож-но ли то, о чем вы мечтаете, — просто мечтайте, и мечтайтедерзко.

Теперь выберите одну цель для достижения в настоящеевремя, здесь и сейчас. Имейте в виду, что вы можете в любоймомент добавить к ней другие цели. Вы можете передумать,если по ходу дела обнаружите, что это на самом деле не со-всем то, чего вы хотите. Помните: выбирая одно, вы не отка-зываетесь от других своих целей. Вы просто приступаете креализации одной из них.

ЗАПИШИТЕ ВАШИ ЦЕЛИ. Я настойчиво советую вам записатьваши стратегические цели. В широко известном исследованиигруппы выпускников Йельского университета, выполненномв 1953 году, недавних студентов спрашивали об их планах набудущее. Только у 3% респондентов планы на будущее суще-ствовали в виде записей целей, задач и планов действия. Двад-цать лет спустя именно эти 3% бывших выпускников выгля-дели намного более счастливыми и удовлетворенными жиз-нью, чем остальные; более того, члены этой небольшой группыдостигли большего благосостояния, чем оставшиеся 97% ихсокурсников, вместе взятые.

Когда вы письменно излагаете ваши цели, возможнос-ти для реализации задуманного вами сами начинают появ-ляться перед вами, словно по волшебству. Некоторые людиобъясняют это, утверждая, что вы начинаете притягиватьто, что вам нужно. Я не думаю, что это работает именно та-ким образом. Я убеждена, что мы окружены возможностя-ми для достижения практически всего, чего мы хотим в на-шей повседневной жизни. Но эти желания кажутся нам од-ним большим размытым пятном. Как только вы изложилисвои цели письменно, вы начинаете замечать на своем путиособенные возможности, которые могут помочь вам достичь

того, чего вы хотите. Ясность целей ведет к ясности в вос-приятии мира.

После того как вы составили список ваших целей, чащепересматривайте его. Повесьте его на стену в своем кабинетеили носите с собой в сумке или в бумажнике. Держите его пе-ред собой в уме; это поможет вам оставаться сосредоточенны-ми и значительно повысит вероятность успеха.

Джек Кэнфилд и Марк Виктор Хансен, авторы книгиChicken Soup for the Soul, поставили себе невероятно често-любивую цель: продать 1,5 миллиона экземпляров их первойкниги за полтора года. Каждый из них записал эту цель на обо-роте визитной карточки и перечитывал ее как минимум четы-ре раза в день. Достигли ли они своей цели? За восемнадцатьмесяцев они продали 1,3 миллиона экземпляров книги. Оченьблизко к задуманному. Дэниэль Стил поставила себе цель про-дать за 25 лет 500 миллионов книг; она добилась этого.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОНКРЕТНЫХ СПОСОБОВДОСТИЖЕНИЯ СВОИХ ЦЕЛЕЙ

Когда вы знаете свои стратегические цели, необходимо опре-делить конкретные виды деятельности, которые помогут вамих достичь. В отличие от стратегических целей, обычно не ме-няющихся годами, способы достижения этих целей будут из-меняться по мере необходимости. Они могут пересматривать-ся ежегодно или еще чаще в процессе вашего приближения косуществлению своих целей и выполнению задуманного, илиесли вы обнаружите более подходящий путь к своей цели.

Если ваша цель — образование и развитие интеллектуаль-ных способностей, вы можете выбрать такие виды деятельно-сти, как учеба в институте, чтение книг — по одной в неде-лю — или ежемесячное посещение лекций и семинаров. Есливаша цель — повысить собственное благосостояние, вы може-

те решить регулярно составлять личный бюджет и сократитьрасходы, или изучить фондовый рынок, чтобы иметь возмож-ность делать инвестиции и играть на фондовой бирже, илинайти финансового консультанта.

Возьмите каждую из ваших стратегических целей и со-ставьте список видов деятельности, которые на протяжениигода или двух лет смогут привести вас к ее достижению. Сде-лайте его как можно более подробным. Вот пример того, какможет выглядеть ваш список.

Области Стратегические Конкретные виды деятельностижизни цели

Личное Укрепить здоро- Больше спатьразвитие вье Ходить на тренировки три раза в неделю

Есть только домашнюю пищу

Семья Уютный и Ежедневное наведение порядкагостеприимный Еженедельная уборкадом Ремонт

Хорошо воспи- Ежеденевное общение с каждым из детейтанные дети Помощь в выполнении домашних заданий

Еженедельные выезды на прогулки или загород всей семьей

Работа Сделать карьеру Учеба и совершенствование навыков работыПоиск новой работыДеловые связи и знакомства

Отношения Прекрасный брак Ежедневное общение с супругом (супругой)с другими Еженедельные свиданиялюдьми Регулярные поездки за город в выходные

Крепкая дружба Еженедельное общениеПереписка по электронной почтеЕжемесячные вечеринки

Финансовое Повысить Инвестировать в акции 20% от суммы каж-ноложение собственное дого полученного чека

благосостояние Регулярно читать деловую прессуНаучиться правильно инвестироватьВовремя оплачиваь чеки

Обществен- Помогать нужда- Работать добровольцем в приюте для сиротная жизнь ющимся Отдавать нуждающимся ненужную одежду

У вас могут возникнуть трудности с определением того,как и каким способом попытаться достичь ваших целей. На-пример, вы хотите открыть собственный бизнес на дому, ноне знаете, что нужно сделать для этого. В этом случае вашимконкретным видом деятельности может стать изучение спо-собов реализации этого проекта. Вы можете прочитать не-сколько книг по этой теме, поискать информацию в Интерне-те и поговорить с владельцами других малых предприятий обих опыте открытия своего дела.

Другая проблема состоит в том, что вы можете перечис-лить так много конкретных видов деятельности, что простоне сможете заниматься всеми ими. Например, ваш список мо-жет содержать восемь видов деятельности в области профес-сионального роста, десять видов деятельности в области по-вышения благосостояния и пятнадцать видов деятельностидля того, чтобы ваши дети росли в атмосфере любви и заботы.Если вы перечислили более трех-четырех видов деятельнос-ти в любой категории, вы будете перегружены, и ваше распи-сание окажется несбалансированным. Сосредоточьтесь на трехили четырех основных видах деятельности в каждой из обла-стей жизни и на некоторое время отложите остальные. Чтобываш график был гармоничным и сбалансированным, он, преж-де всего, должен быть достаточно простым.

Ежегодно пересматривайте свой списоквидов деятельности

Как я уже говорила, ваши стратегические цели будут редкоменяться, поскольку все то, что вы цените, чаще всего остает-ся неизменным на протяжении всей вашей жизни (например,вы всегда можете хотеть иметь надежных друзей, хорошихдетей и быть финансово независимым человеком). Однако теспособы, с помощью которых вы стремитесь достичь ваших

стратегических целей, будут регулярно меняться. Вы будетеменять выбранные вами конкретные виды деятельности годот года по мере достижения вами промежуточных целей и до-бавлять к ним другие виды деятельности. Для вас может бытьвполне естественным пересматривать все, что вы делаете,в определенное время года — в январе, с начала нового года; всентябре, когда вы возвращаетесь к настроению "снова в шко-лу"; или, если вы живете в условиях холодного климата, — вес-ной, когда возвращаются тепло и солнечный свет и заряжаютвас энергией для новых проектов.

Изменение обстоятельств жизни тоже способно повлиятьна то, достижению каких целей вы придаете особое значениев различные периоды своей жизни. Когда ваши дети еще слиш-ком малы, их здоровье и благополучие более важны для вас,чем карьерный рост. Как только вы достаточно обеспечилисебя материально, вы можете решить отводить больше време-ни на виды деятельности, связанные с самореализацией.

Один раз в год пересматривайте виды вашей деятельнос-ти. В отношении каждой стратегической цели спросите себя:"Как, каким способом я буду стремиться к достижению этойцели в этом году?" Если одна из ваших целей — создать уют-ный и гостеприимный дом, вот пример того, как могут менять-ся конкретные виды вашей деятельности по достижении этойцели из года в год.

Стратегическая цель: уютный и гостеприимный дом

Год 1• Привести в порядок основное жилое пространство и шка-

фы для вещей• Составить график работ по поддержанию порядка в доме• Поддерживать чистоту; нанять домработницу для выпол-

нения уборки один раз в неделю

Год 2• Привести в порядок чердак, гараж и подвал• Привести график работ по дому в соответствие с новым рит-

мом жизни членов семьи (младший ребенок пошел в детскийсад, муж стал проводить на работе меньше времени и т.д.)

• Два раза в месяц приглашать гостей и устраивать вечеринки• Изменить отделку первого этажа

Год З• Сделать ремонт на кухне• Приглашать на ужин друзей два раза в месяц• Построить веранду

Год 4• Разбить сад перед домом• Посадить огород позади дома

Для некоторых людей процесс определения целей может статьпоистине поворотным моментом в жизни, заставляя их в пер-вый раз в жизни сосредоточиться и обратиться к тому, чегоони действительно хотят от жизни. Но для большинства этоне более чем процесс прояснения сознания. Вас наверняка ужепосещали отличные мысли о том, в чем состоят ваши целив жизни, даже если эти мысли были смутными и неопреде-ленными, поскольку вы все же выбирали какую-то деятель-ность, направленную на достижение чего-то, даже если до на-стоящего момента осознавали это "что-то" только отчасти.В самом деле, вы, вероятно, уже вовлечены в некоторые видыдеятельности, но, возможно, будете удивлены тому, что по-мимо них существует еще огромное количество способов до-стижения тех же целей, воспользоваться которыми вы и недумали. Когда вы составите карту времени и будете пользо-ваться ею, вы сможете решить эту проблему. Вы запланируе-

те определенные промежутки времени для различных видоввашей деятельности, и, когда вы будете смотреть на списоксвоих дел, вам будет совершенно ясно, когда вы собираетесьприступить к выполнению всех своих задач.

Выполняя упражнения, предложенные в двух после-дних главах, вы уже сделали важный вклад в свое собствен-ное развитие. Обладая полученным знанием, вы твердо сту-пили на путь к построению личной системы планированияи управления временем, которая поможет вам достичь глав-ной цели — сделать вашу жизнь такой, какой вы ее любите.Итак, теперь вы готовы к разработке стратегии своей жиз-н и — к планированию!

У каждого из нас очень много дел, которые мы хотим сде-лать, и нам бывает очень тяжело найти достаточно времени.Не кажется ли вам, что одна из областей вашей жизни пре-обладает над другими, поглощая все ваше время, вынуждаявас пренебрегать остальными жизненно важными областя-ми жизни?

Достичь равновесия и гармонии в жизни означает распре-делить свое время в правильных для вас соотношениях. Чтобыбыть уверенным, что вы выделили достаточно времени для техвидов деятельности, которые направлены на достижение вашихличных стратегических целей, вам нужно составить схему илиплан распределения времени, то есть образец, шаблон расписа-ния, который поможет вам добиться идеального для вас равно-весия между различными видами деятельности. План распре-деления времени — это просто наглядная, схема, отражающаяваш ежедневный, еженедельный и ежемесячный график жизни.Но это также и могущественный инструмент, помогающий вам

оставаться проактивными1 в водовороте задач и проблем, ко-торые встают на вашем пути. Вместо того чтобы считать, чтовы должны действовать, немедленно откликаясь на все возни-кающие пред вами вопросы и требования, вы можете взглянутьна план распределения времени, определить, когда у вас появит-ся время для этой неожиданно возникшей задачи, и либо зап-ланировать ее выполнение, либо пропустить ее.

"Детсадовская" модель организации пространства

В своей первой книге "Самоорганизация по принципу "изнутринаружу" я описала концепцию использования классной комна-ты детского сада в качестве идеальной модели для организациилюбого пространства.

Детский сад как идеальная модель организации пространства

1) Проактивное поведение — поведение, которое является следствием созна-тельного выбора и основывается на внутренних ценностях человека. Про-активному поведению противопоставляется поведение реактивное, то естьповедение, характеризующееся автоматическими реакциями на определен-ный стимул или воздействие со стороны внешней среды. — Прим. пер.

Причина, почему классная комната детского сада фун-кционирует настолько успешно, заключается в том, что онаразделена на четко определенные зоны деятельности, что-бы дети могли сосредоточиться в нужный момент на чем-то одном. В ней есть уголок для чтения, зона для занятийрисованием, лепкой и другими видами прикладного искус-ства, музыкальный уголок и зона для переодевания. Всевещи имеют четко определенное место расположения, по-этому всегда найдется только одно логически обоснован-ное место, где можно найти определенную вещь и куда мож-но снова положить ее.

Легко понять, как можно применить этот принцип к лю-бому физическому пространству, будь это ваша кухня иливаш офис, но как это можно применить к управлению вре-менем?

Зоны деятельности вашего расписания включают в себявсе родственные или связанные задачи: например, чтениеи сортировку корреспонденции, электронной почты и теле-фонные звонки. Точно так же, как для вашей обуви отведеноопределенное место в шкафу, для всех задач должно быть от-ведено определенное место в вашем расписании.

Когда вы устанавливаете обособленные зоны для каждо-го рода деятельности, это также предотвращает смешиваниеразнородных задач и перетекание задач из одной временнойзоны в другую, что подрывало бы вашу способность концент-рации и мешало бы вам наслаждаться текущим делом. Ска-жем, сейчас — вечер вторника, и вы играете в "Монополию"со своими детьми. Когда ваша фишка попадает на Парк Плэйси ваша дочь говорит вам: "Плати", вы вдруг вспоминаете, чтоу вас есть настоящие счета, которые вам нужно оплатить. Вме-сто того чтобы немедленно хвататься за свою чековую книж-ку, вы вспоминаете о своем плане распределения времени. Вызнаете, что оплачиваете счета по субботам утром, поэтому нет

никакого повода беспокоиться об этом во вторник вечером.

Вы возвращаетесь к своим детям с ясной головой. Ваш план

распределения времени позволяет вам исключить стресс из

своей жизни.

ЗОНЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИВАШЕГО ПЛАНА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

План распределения времени — это расписание, которое раз-

делено на зоны деятельности, соответствующие различным об-

ластям вашей жизни и включающие в себя все задачи в вашем

списке текущих дел. Как вы помните из главы 4, список обла-

стей жизни выглядит примерно так:

• Работа

• Семейная жизнь

• Личное развитие

• Отношения с любимым человеком

• Отношения с друзьями

• Финансовое благополучие

• Образование

• Дом

• Духовная жизнь

Все ваши действия будут содействовать реализации ваших це-

лей в этих областях жизни. Например, для достижения своих

целей в области образования вы можете создать зоны деятель-

ности для занятий на курсах французского языка или изучения

чего-то еще. Для достижения своих целей в области досуга вы

можете создать отдельные чередующиеся зоны деятельности для

отдыха и самосовершенствования: в один день вы проводите вре-

мя, отведенное для отдыха, медитируя на берегу озера, на следу-

ющий — используете его, сидя в Интернете; в один день время,

отведенное для самосовершенствования, используется для ка-

тания на велосипеде, в другой — для видеосъемок и монтажа ви-

деофильмов. Не думайте пока о планировании конкретных за-

дач и дел. Вы сможете решить позже, будете ли вы проводить

время отдыха, медитируя на берегу озера или сидя за компьюте-

ром. Суть в том, чтобы иметь установленное время для выбран-

ных вами видов деятельности, которые помогают вам достичь

вашей цели — отдохнуть и расслабиться — и знать, в какую из

зон деятельности включена каждая конкретная задача (вы на-

учитесь этому в главе 7 "Сортировка задач").

Ниже приведены примеры планов распределения времени

троих людей, каждый из которых живет своей особенной жиз-

нью. Заметьте, как изменяется то количество времени, кото-

рое отводится на каждый из видов деятельности, от человека

к человеку.

Вильям — генеральный директор крупной производствен-

ной компании. Его план распределения времени представлен

на странице 98.

Саманта — медсестра и мать двоих детей. Ее план — на стра-

нице 99.

Ирен — предприниматель и спортсмен-марафонец одновре-

менно. Ее план — на странице 100.

Ваш план распределения времени может отличаться от

всех остальных, но как фундаментальное опорное средство он

работает для каждого.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА ПЛАНОВРАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Как вы могли увидеть, план распределения времени — этохорошо структурированное расписание, которое учитываетвсе ваши виды деятельности, как шкаф, содержащий все вашивещи. Представьте себе порядок в шкафу: обувь на полкахдля обуви, свитера — на полках, шляпы и прочие головныеуборы висят на крючках. Если вы купили новую пару обуви,вы тотчас же увидите, где для нее найдется место. Если у васбольше нет места для обуви, вам придется его создать — над-строить еще одну полку за счет пространства для одежды илиизбавиться от другой пары обуви — так, чтобы ваша новаяпокупка смогла поместиться в шкафу. Если вы просто по-пытаетесь второпях затолкать новые туфли на полку с одеж-дой, кроме очевидного вреда самим вещам ваш шкаф лишит-ся должного порядка и вы потеряете драгоценное время,пытаясь разыскать в нем нужные вещи.

Чтобы управлять своим временем, вы должны всегдастремиться поместить новые задачи в те зоны, к которымони относятся. Когда происходит что-либо незапланиро-ванное, вы сможете тотчас же увидеть, удастся ли вам безтруда включить это в свои планы или придется урвать вре-мя от другой зоны деятельности, чтобы найти место дляэтой неожиданно возникшей задачи. Если вы втискиваетеновую задачу куда ни попадя в надежде, что по-прежнемууспеете сделать все остальное, вы вскоре обнаружите, чтовновь выбиваетесь из графика и чувствуете, что вам не хва-тает времени для самого важного. Смотрите на выбранныевами зоны деятельности как на сосуды, полки, ящики и кор-зины, которые содержат различные области вашей жизнии соответствующие им виды деятельности обособленно, —так, чтобы они не мешали друг другу.

КАК СОЗДАТЬ СВОЙПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Первый шаг в создании плана распределения времени — опи-

сание и схематическое изображение вашей деятельности

в настоящее время, чтобы вы смогли проанализировать ее. На

листе бумаги или с помощью компьютера (вы можете восполь-

зоваться для этого текстовым редактором Word, создав в нем

таблицу из восьми колонок, или редактором таблиц Excel)

изобразите ваш собственный незаполненный бланк плана рас-

пределения времени. Запишите названия дней недели по го-

ризонтали вверху страницы над колонками и часы дня слева

по вертикали. Начните свое расписание с того момента, когда

вы встаете утром, и закончите временем, когда вы ложитесь

спать. Включите в него регулярные перерывы на еду. Внесите

в него ваши встречи, совещания, занятия — те, которые про-

ходят регулярно и систематически в определенное время.

Затем в течение недели или двух ведите записи всего, что вы

делаете, час за часом или, если это не представляется возмож-

ным, отмечайте время, когда вы меняете характер деятельности.

Если ваш рабочий день длится с девяти утра до пяти вечера и вы

весь день мечетесь, разрываясь между общением с посетителя-

ми, исполнением административных обязанностей и проведени-

ем совещаний, попытайтесь в общих чертах отметить, в какое

время вы занимаетесь определенным видом работы. Если вы

вдруг заметили, что ничем не занимаетесь в течение нескольких

минут или более перед переключением с одного дела на другое,

это хороший знак — значит, план распределения времени обяза-

тельно окажет вам большую помощь!

Если области вашей деятельности совмещаются — напри-

мер, идя вместе с семьей в церковь, вы совмещаете время для

семьи со временем для духовного развития, — отметьте и это.

Вы, вероятно, уже выяснили для себя, как успешно сочетать

некоторые виды деятельности.

Через неделю или две возьмите текущий план распреде-

ления времени и пристально посмотрите на этот снимок ва-

шей жизни. Насколько она сбалансирована? Сколько време-

ни вы уделяете каждому виду деятельности? Раскрасьте бло-

ки времени: желтым — время, проведенное с семьей, синим —

время работы и т.д. — это поможет вам разглядеть ответ еще

более ясно. Не тратите ли вы слишком много времени на ка-

кое-то одно занятие (например, на просмотр телепередач) или

на один вид деятельности (отдых)? Возможно, вы посвящае-

те несколько часов в неделю административной работе и прак-

тически ничего — маркетингу своего бизнеса. Вы все еще тра-

тите время на занятия, которые вы давно переросли? Может

быть, вам не нужно проводить так много совещаний и встреч —

теперь, когда средства коммуникации стали настолько совер-

шенными. Не замечаете ли вы окна свободного времени, ко-

торые вы привыкли растрачивать по мелочам? Знание того,

когда эти окна обычно появляются и сколько времени они про-

должаются, поможет вам найти способ заполнить их важной

деятельностью. Или ваши дни настолько плотно забиты де-

лами, что это вызывает у вас постоянную головную боль?

Спросите себя, насколько ваше расписание кажется вам урав-

новешенным, сбалансированным.

Теперь, когда вы знаете, какова ваша исходная точка, вы

можете начать трансформировать ваш план распределения

времени, приводя его в соответствие с вашими ценностями

и желаниями.

Создание идеального плана распределения времени

В главе 4 вы определили свои стратегические цели и те конк-ретные виды деятельности, которые поддерживают реализа-цию этих целей. Теперь вам понадобится эта информация, по-тому что сейчас вы будете выделять регулярные области вре-мени в вашем расписании для всех тех видов деятельности,которые важны для вас.

Если ваш текущий план распределения времени показы-вает, что вы уделяли мало времени самим себе, вы должны от-вести для этого больше времени в вашем плане. У вас доста-точно времени на отдых в течение дня? Если одна из вашихцелей — играть на виолончели минимум четыре часа в неде-лю, а вы не выделили для этого времени, пришла пора сделатьэто. Вы можете запланировать для этого два периода временипо два часа каждый еженедельно или играть по одному часув день четыре дня в неделю.

Хотя у большинства из нас есть регулярные часы рабоче-го времени, у нас нет регулярного времени для других заня-тий. После того как вы выяснили, сколько времени вам сле-дует выделить для них, вы должны решить, когда их заплани-ровать. Вернитесь к главе 3, в которой вы изучали ваши ритмыи циклы изменения энергии. Вы будете знать, в какое времявам лучше всего заниматься тем или иным делом — в началедня или в конце.

В пределах зон деятельности вы можете создавать особен-ные, меньшие по продолжительности зоны. На работе вы мо-жете захотеть ежедневно выделять особое время для ответныхтелефонных звонков и писем и другой блок времени длявстреч с коллегами с целью обмена информацией. В большойблок времени, посвященного семье в выходные, вы можетевключить дела и задачи, выполнение которых поможет вамдостичь вашей цели по созданию уюта и тепла в доме. Я знаю,может оказаться очень непривычным думать об уборке в доме

как о "проведении времени в кругу семьи", но вы ведь делаетеэто потому, что вашей стратегической целью является чистыйи уютный дом. Если это сможет помочь вам воспринимать ру-тинную уборку именно таким образом, сделайте время убор-ки дома настоящей семейной задачей — утром по воскресень-ям вы можете приводить дом в порядок все вместе в течениедвух часов, слушая при этом энергичную музыку.

Давайте возьмем цель "Укрепление здоровья" из приме-ра в главе 4, чтобы проиллюстрировать, как составлять гра-фик распределения видов деятельности. Представьте на ми-нуту, что это ваша цель.

Области Стратегические Конкретные виды деятельностижизни цели

Личное Укрепить Больше спатьразвитие здоровье

Ходить на тренировки три раза в неделю

Есть только домашнюю пищу

Чтобы убедиться, что вы нашли время для всех видов деятель-ности, которые поддерживают эту вашу цель, запланируйтев своем плане время сна, достаточное для того, чтобы чувство-вать себя отдохнувшим, зарезервируйте блок времени для тре-нировок три раза в неделю и внесите в ваш ежедневный гра-фик время, чтобы готовить себе здоровую пищу.

Теперь вам нужно поместить все эти зоны деятельностина вашем плане распределения времени. Постройте новыйплан распределения времени, отражающий желаемое равно-весие между различными областями вашей жизни.Продол-жайте делать это в отношении всех своих стратегических це-лей. Распишите свое время на всю неделю.

Продолжайте делать это в отношении всех своих страте-гических целей. Распишите свое время на всю неделю.

Теперь спросите себя: "Действительно ли мое расписаниедостаточно сбалансировано? Все ли основные области моейжизни представлены в нем? Не забыл ли я включить сюда вре-мя для развлечений, отдыха и досуга? Уравновешены ли в этомплане моей жизни умственная и физическая работа, личноевремя и общественная деятельность? Подходит ли лично мневыбранный ритм и темп жизни? Позволяет ли этот план под-держивать и восстанавливать мои силы?"

Составление плана распределения времени напоминаетсобирание головоломки из множества маленьких кусочков.Перемещайте отдельные зоны деятельности с места на мес-то. Постарайтесь сложить кусочки так, чтобы жизнь в соот-ветствии с этим планом приносила вам радость и удоволь-ствие. Конечно, некоторые зоны, например ваше рабочее вре-мя или время учебы, нельзя передвинуть, но тем не менееподойдите к этой задаче творчески, так как вы можете пере-местить что-то другое. Если вы только начинаете работатьс этой системой планирования, вы можете не знать точно,когда лучше всего сходить за продуктами (если рядом с вамиесть круглосуточно работающий супермаркет, почему бы несходить за покупками ближе к полуночи, когда в магазинемало народу?). Не слишком беспокойтесь об этом. Если выне знаете, куда поместить то или иное занятие, всегда сле-дуйте своей интуиции, своему первому желанию. Оно обыч-но самое верное, а если нет — время само покажет вам это,и позже вы сможете все исправить.

Когда вы составили свой план распределения времени,придерживайтесь его в течение пары недель. Посмотрите нато, как вы будете себя чувствовать. После того как вы увидитеего в действии, вы сможете лучше оценить его и внести необ-ходимые изменения.

Когда вы составили свой план распределения времени, вы,скорее всего, избежите появления свободных окон в вашемграфике. Если у вас больше задач, чем времени, один из вари-антов выхода из создавшегося положения — работа в много-задачном режиме, совмещение или наложение задач, о чем рас-сказано ниже. Кроме того, в главе 9 "Назначение времени" вынаучитесь приемам снижения вашей рабочей нагрузки.

Работа в многозадачном режиме(совмещение задач)

После того как вы создали свой план распределения времени,может оказаться, что вы не находите в нем достаточно местадля всех ваших задач. Если это так, подумайте о том, можетели вы совмещать выполнение задач, то есть делать два или бо-лее дел одновременно.

Некоторые виды деятельности, например заполнение и оп-лата счетов, редактирование текстов или вождение автомоби-ля, требуют большой сосредоточенности, и было бы неразумносовмещать эти занятия с чем-то еще. Однако многие другиевиды деятельности легко могут быть объединены. Вы вполнеможете общаться с друзьями и родственниками по телефону,выполняя уборку и наведение порядка в доме, используя ра-диотелефон и специальную телефонную гарнитуру (устрой-ство, состоящее из наушников и микрофона, и закрепляющее-ся на голове). Вы можете выкраивать время для чтения во вре-мя авиаперелетов или поездок на железнодорожном транспортеили прослушивать записи чтения текстов книг на аудиокассе-тах. Вы можете делать два дела одновременно, если эти дела нетребуют от вас концентрации и интеллектуальной работы.

Тем не менее не стоит считать, что вы должны всегдаработать в многозадачном режиме или совмещать одно делос другим. Иногда лучше всего упростить свое расписание и

сосредоточиться на выполнении чего-то одного. Вы сами от-вечаете за использование своего времени. Если вы приоб-ретете привычку постоянно умещать выполнение несколь-ких разнородных задач в одно и то же время, вы, возможно,успеете сделать многое, но будете чувствовать себя раздра-женным и уставшим. Найдите удобное для себя равнове-сие между работой в многозадачном режиме и спокойнойсосредоточенной деятельностью с концентрацией на одномпредмете.

ПЛАНЫ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ В ДЕЙСТВИИ

Итак, каким же образом ваш план распределения времени мо-жет помочь вам? Он становится основой, каркасом той струк-туры, внутри которой вы размещаете все свои задачи, все, чтовы делаете. Это — ваш якорь и ваш компас в хаосе бурной де-ятельности, в водовороте возможностей и потребностей, ко-торыми полон мир. Он также дает вам власть и возможностьуправления временем, видение перспективы и становится ос-новой для принятия решений, как мы это увидим на приве-денных ниже примерах Миранды и Элли.

План распределения времени: Миранда

Миранда работала без определенного плана распределениявремени, и это очень сильно ограничивало ее продуктив-ность. Она — финансовый менеджер-консультант, и ее рабо-та состояла из общения с клиентами, формирования их ин-вестиционных портфелей и управления ими. Она рассказы-вала, что ей нужно было приспособиться к своим клиентам,подстроиться под их график жизни, поэтому всегда, когда ейзвонил кто-нибудь из клиентов и просил о встрече, она гово-рила: "Хорошо, когда вы хотели бы встретиться?" — и, какое

бы время они ни назначали, она отвечала, что это время ейподходит. Даже если знала, что в это время должна занимать-ся разработкой и реализацией инвестиционных планов, Ми-ранда всегда бросала эту работу и шла на встречу с клиен-том. Беспокойство за запущенную работу по формированиюиндивидуальных инвестиционных портфелей клиентов на-растало, и в результате ей приходилось засиживаться на ра-боте до полуночи два раза в неделю, чтобы попытаться на-верстать упущенное.

Я предложила ей ежедневно выделять особое время длявстреч с клиентами и специальное время для разработки дляних инвестиционных планов. Поскольку клиенты обычно на-значали встречи утром или в конце рабочего дня, Миранда,уважая их предпочтения, резервировала для встреч время каж-дое утро и дважды в неделю — вечернее время. Кроме этого,она ежедневно оставляла три часа после обеда для составле-ния инвестиционных портфелей своих клиентов и для управ-ления ими.

Теперь, когда очередной клиент просил ее о встрече, Миран-да вела себя иначе. Вместо открытого вопроса "Когда вы хотелибы встретиться?" она спрашивала: "Вам удобнее утром или в кон-це рабочего дня?" Когда все утреннее и вечернее время было заня-то, она сразу предлагала: "Давайте встретимся на следующей не-деле". Если Миранда действительно хотела угодить какому-ни-будь клиенту, который настаивал на встрече в середине дня, онамогла отложить свои занятия финансовым планированием, нотеперь это было сознательным решением. В этом случае она пере-носила работу с инвестиционными портфелями клиентов на утроили на вечер.

Используя новый план распределения времени, Миран-да за две недели перешла из состояния постоянной сумасшед-шей спешки в ритм спокойной и размеренной работы, — тако-ва разница между теми, кто не планирует свое время, и теми,кто его планирует.

План распределения времени: Элли

Элли, мать четверых детей, использовала свое рабочее времяочень эффективно. У нее был свой план распределения до-машнего времени, и она справлялась с планированием более-менее успешно до тех пор, пока не сократила свой рабочий гра-фик с полной рабочей недели до трех дней в неделю. У неепоявились выходные в понедельник и в пятницу — целых двадня, но она была удивлена тем, что не могла приступить ковсему, что планировала сделать в это неожиданно освободив-шееся время.

Кроме желания иметь больше времени для отдыха у Эллибыло множество планов и дел, которыми она хотела занятьсяв эти дни, чтобы иметь возможность побыть со своими деть-ми по вечерам и в выходные. Теперь, когда у нее наконец по-явилось время, чтобы приступить к ремонту мебели и прочи-

тать несколько новых романов, она обнаружила, что по-пре-жнему не может взяться за это. Вместо этого ее выходные былизаняты такой рутиной, как стирка и уборка. Ее неформаль-ный подход к проведению этих двух выходных не работал. Ейнужен был более формализованный план.

Элли и я составили план распределения времени по по-недельникам и пятницам. Мы решили, что по утрам она будетотвозить детей в школу, возвращаться домой и в течение од-ного часа готовить еду, заниматься стиркой и убирать дом. Попонедельникам и пятницам мы выделили время с девяти ча-сов утра до полудня для ее проектов по переустройству дома.В эти промежутки времени Элли могла заниматься любымиличными проектами и делами.

Время с двенадцати до трех часов дня по понедельникамона проводила в разъездах по делам. С двенадцати до трех ча-сов дня по пятницам Элли резервировала время для самой себя.Она могла пообедать с друзьями, почитать книгу или прогу-ляться — это было ее время. Личное время в пятницу после по-лудня было ее наградой в конце недели и стимулом для даль-нейшей работы.

Без четкого плана распределения времени понедельникии пятницы были для Элли открыты для всего и напоминали об-щую свалку. Все, с чем она сталкивалась, становилось срочными требовало ее внимания. Прежде чем она успевала об этом по-думать, день проходил, и она понимала, что не успела ничего за-кончить. Когда Элли составила план распределения времении выстроила график своих дней вокруг значимых для нее целей,она смогла взяться за все те дела, которые были для нее важны.

КАК ПОСТРОИТЬ ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ,СООТВЕТСТВУЮЩИЙ ВАШЕМУ СТИЛЮ ЖИЗНИ

Ваш план распределения времени позволяет вам наглядно изоб-разить то, чего вы решили достичь в своей жизни; он отражаетваши личные ценности и решения. Например, степень деталь-ности и систематизации вашего плана будет зависеть от вашихиндивидуальных предпочтений. Даже после того как вы соста-вили его, у вас есть возможность гибко подходить к его реализа-ции. Если вы процветаете в атмосфере порядка и систематично-сти, следуйте вашему плану распределения времени буквальнои в точности. Если вы хотите иметь больше гибкости, вы можетеотступать от него и позволять себе время от времени менять по-рядок вещей. В этом вся прелесть правильно составленного пла-на распределения времени: он становится поистине индивиду-ально настраиваемым инструментом, который вы используетев таком виде, в котором он подходит вам наилучшим образом.

План распределения времени помогает вам управлять тем,что вы делаете и когда вы это делаете, включая даже отказ отэтого плана, когда вам это необходимо. В третьей части этойкниги вы познакомитесь с передовыми методиками тайм-ме-неджмента, которые позволят вам делать это, по-прежнему со-храняя идеальное равновесие между различными видами ва-шей деятельности.

Делайте свои дела в подходящее для вас время

Составляя расписание дел, вы должны учитывать личные цик-лы изменения энергии. Какое время будет наилучшим длявыполнения вами каждой конкретной задачи? Когда вам нра-

вится делать то или иное дело? Когда вы выполните ту илииную задачу наилучшим образом?

Джереми был очень занятым редактором издательства,и его задачей было чтение и редактирование рукописей в тече-ние как минимум двадцати часов в неделю. Эта работа требова-ла времени и сосредоточенности. Офис Джереми был простосумасшедшим домом — постоянные хлопоты, телефонные звон-ки и помехи. Еще несколько лет назад он понял, что, если онхочет хоть что-нибудь сделать, он должен выполнять редактор-скую работу дома. Он появлялся в офисе по утрам, проверялпочту, общался с коллегами и отвечал на телефонные звонки.В полдень он возвращался домой и занимался редактировани-ем до конца дня в тишине своего домашнего кабинета.

Старый план распределения времени Джереми

Когда однажды он заново посмотрел на свой план и спросилсебя: "А стоит ли мне заниматься редактированием в после-обеденное время?" — он вынужден был ответить на этот воп-рос отрицательно. Да, он справлялся со своей редакторской

работой, что и было его целью. Но, когда по утрам он появ-лялся на работе, его ждала кипа срочных сообщений и запи-сок, накопившихся с прошлого дня, на которые он должен былответить. Авторам и сотрудникам казалось, что они никогдане могут застать его на рабочем месте. Кроме того, он частоуставал к вечеру, из-за чего его редакторская работа на домузатягивалась.

Новый план распределения времени Джереми

Джереми понял, что сама по себе его идея распределения вре-мени между различными видами деятельности была правиль-ной, но он просто занимался редактированием в неправильное,

не подходящее для этого время. Он переставил время редак-торской работы на утро. Теперь он проводил послеполуденноевремя в офисе, отвечая на телефонные звонки, накопившиесяза первую половину дня. Он перезванивал людям в тот же день.Все его проблемы в области коммуникаций тотчас же разре-шились. Джереми просто потребовалось внимательно посмот-реть на свой план распределения времени и внести в него про-стые изменения, и он стал прекрасно работать.

Помните, что его план распределения времени отображалего идеальное расписание. В те дни, когда Джереми должен былпринимать участие в совещаниях по проблемам производства

или маркетинга, он мог появляться в офисе, но при этом дол-жен был обязательно восполнить это время, чтобы иметь тесамые двадцать часов в неделю, посвящая их редакторской ра-боте. В главе 9 вы научитесь менять задачи местами, по-пре-жнему поддерживая идеальное равновесие между различны-ми видами вашей деятельности.

Управление временем в условиях кризиса

ЕСЛИ ВЫ живете в условиях кризиса или если ваша энергияи силы непостоянны и подвержены непредсказуемым изме-нениям, вы, возможно, считаете, что план распределения вре-мени не сможет помочь вам. Сможет, и вот каким образом.

Если вам приходится заниматься планированием време-ни в условиях кризиса — то есть ваша работа или жизнь в це-лом подвержены влиянию изменчивых или непредсказуемыхфакторов, тогда ваше расписание не может быть четко пост-роено вокруг определенных зон времени. Может быть, вы мать,ухаживающая за маленькими детьми, или врач, или журна-лист. Вы всегда находитесь в состоянии "боевой готовности"и можете сорваться с места по первому вызову.

Построение плана распределения времени для вас и в этомслучае остается посильной задачей. Прежде всего, вы долж-ны признать, что суть вашей работы — управление и самоуп-равление в кризисных ситуациях. У вас есть очень ограничен-ное время для заранее запланированной деятельности, поэто-му, когда вы строите ваш план распределения времени,выделите большую часть дня как время для антикризисногоуправления.

Затем составьте список дел, для выполнения которых вампостоянно не хватает времени. Прежде чем внести очереднуюзадачу в этот список, спросите себя, действительно ли она на-столько важна для вас и способствует ли она достижению ва-

ших стратегических целей. Пойдите на компромисс и отка-житесь от выполнения некоторых задач. Когда вы живете вусловиях кризиса, не стоит надеяться, что вы будете способ-ны браться за все подряд. Занимайтесь только тем, что имеетдля вас наибольшее значение. Вы можете отказаться от учас-тия в заседаниях различных комиссий и комитетов, или сни-зить требования к качеству своей работы по дому, или упрос-тить свою жизнь в других аспектах и другими способами.(Глава 8 "Зачистка" расписания" поможет вам овладеть при-емами рационализации и упрощения своей жизни.)

Возьмите составленный вами список задач, которые, каквы решили, вы действительно хотите выполнить, и разделитезадачи, попавшие в этот список, на две категории: "Обязатель-ные" и "Желательные".

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ. В вашем графике всегда найдется ме-сто для неприкосновенного, ничем не прерываемого временидля выполнения наиболее важных для вас задач. Я еще невстречала человека, который не смог бы найти и зарезервиро-вать тем или иным способом некоторое количество свободно-го времени, — означало ли это для него встать на полчаса рань-ше, сократить время обеденного перерыва или выделять дляэтого утро выходного дня пару раз в месяц.

Я также никогда не встречала людей, которым пришлось быжить в режиме "боевой готовности" двадцать четыре часа в сут-ки на протяжении семи дней в неделю и не "сгореть" от этого.От такого отсутствия передышек страдаете не только вы сами, —от этого страдают и те люди, которым вы служите и которые вамблизки и дороги. Рассматривайте время отдыха и восстановле-ния сил как обязательную задачу. Выделите для нее время в сво-ем графике.

Брендон — энергичный и уважаемый врач-терапевт, по-стоянно чем-то занятый. Он вел успешную врачебную прак-

тику, участвовал в работе нескольких комиссий в своем гос-питале и пользовался большой популярностью как лекторв разных уголках страны.

Каждый день становился для Брендона новым кризисом —встречи с персоналом, заседания врачебных комиссий, экст-ренные вызовы к пациентам, административные обязаннос-ти, учеба и проведение семинаров. Я попросила Брендона со-ставить список дел, которые он не успевал сделать, что при-водило к возникновению серьезных проблем. Первымпунктом в этом списке была подготовка к выступлениям. Ондолжен был просто зарезервировать для этого определенноевремя. У него не было никакой возможности делать это дажераз в неделю, но он мог выделить для этого воскресный вечеродин раз в месяц. В это время он был в состоянии подготовитьвсе свои запланированные выступления на месяц вперед.

Другой способ справиться с "обязательными задачами" со-стоит в том, чтобы втискивать их выполнение в любой дос-тупный момент свободного времени, как только вам удаетсяего найти. Этот способ пригодится вам, если у вас есть многовремени, когда вы вынуждены бездействовать, "простаивая"без работы, — во время ожидания, во время поездок, при вы-нужденных задержках и т.д.

Клаудия работала торговым агентом и проводила боль-шую часть времени в пути, делая звонки потенциальнымклиентам. Одной из ее обязательных задач было поддержа-ние постоянных связей с клиентами. Клаудия решила этупроблему, используя сотовый телефон, чтобы делать звон-ки в любое свободное время. В перерывах между деловымивстречами, в автомобиле, на улице она могла созванивать-ся со своими клиентами, принимая заказы и решая теку-щие проблемы. Она чувствовала, что все находится под ееконтролем, и клиенты всегда оставались довольны прекрас-ным обслуживанием.

ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ. Что делать с теми задачами, которыевы хотели бы выполнить, но не оцениваете их как обязатель-ные? Люси была матерью двоих детей, каждому из которыхне исполнилось и трех лет. Она не относила свои занятия йо-гой и наведение порядка в кладовой к обязательным задачам,но ей очень хотелось бы заниматься и этим тоже.

Для таких задач мы составили список непредвиденныхвозможностей с указанием времени, требуемого на выполне-ние каждого из таких дел. Когда у Люси неожиданно появля-лось окно свободного времени, она выбирала одну из задачподходящей продолжительности из этого списка и приступа-ла к ней. Например, если ее дети чудесным образом засыпалив середине дня, Люси могла, включив телевизор и видеомаг-нитофон, разучивать новые упражнения, пользуясь учебнымвидеокурсом по йоге.

Когда вы живете в условиях полной непредсказуемости,внезапно возникшие у вас излишки свободного времени мо-гут быть разными по своей продолжительности. В вашем рас-поряжении может оказаться пять свободных минут, или пол-часа, или даже — о чудо! — целый час. У вас внезапно появля-ется свободное время, но вы проводите добрую половину этого

времени в размышлениях о том, чем бы заняться, и в итогеупускаете это время и эту возможность.

Приготовьтесь к подобным ситуациям, составив списокнепредвиденных возможностей. Этот список должен быть раз-делен на три категории задач. (Если вам приходится занимать-ся большими проектами, разбейте их на части перед тем, каквносить в этот список.)

• Пять минут или меньше. Сделать короткие телефонныезвонки, прочитать статью в прессе, упорядочить файлы вкомпьютере, написать короткое письмо или поздравитель-ную открытку.

• Тридцать минут или меньше. Прочитать отчет, составитьбюджет или смету, приготовить обед, разобрать накопив-шиеся документы или картотеку, выйти на прогулку.

• Один час или меньше. Поиск информации в Интернете,расчеты, работа над бизнес-планом, составление и оплатасчетов, стирка.

Каждый раз, когда вы думаете о чем-то, что вам необходимосделать, спросите себя, сколько времени вам может на это по-требоваться. Затем, когда в вашем распоряжении оказывают-ся те самые окна свободного времени, обратитесь к своемусписку пятиминутных, тридцатиминутных и часовых задач со-ответственно и выберите одну из них.

Если вы предполагаете, что сможете выкроить дополни-тельное время перед деловой встречей или в ожидании своейочереди, заранее запланируйте работу на это время и имейтеее при себе. Возьмите с собой пачку газет, профессиональныхжурналов или тот самый роман, который вы уже и не надея-лись когда-нибудь прочитать. Имейте в виду, что, если эти нео-жиданные окна свободного времени не будут появляться дос-таточно часто, вам может понадобиться зарезервировать вре-

мя, чтобы наверстать упущенное в чтении, в вашем плане рас-пределения времени.

Что делать, если ваши циклы изменения энергиисовершенно непредсказуемы?

Люди, подверженные депрессиям или страдающие расстрой-ствами концентрации внимания или другими синдромами,которые мешают им идти вперед полным ходом, тоже сталки-ваются с необходимостью вносить особые изменения в своипланы распределения времени.

Если ваша энергия или силы непредсказуемо изменяются,прежде всего, перестаньте двигаться против течения. Вы долж-ны подходить к планированию жизни так же, как и в случаепланирования и управления временем в условиях кризиса.Примите ту реальность, те факторы жизни, с которыми выстолкнулись, и стройте свою жизнь с учетом этих факторови вокруг них. Оставьте в своем плане много свободного про-странства.

Алексис, агент бюро путешествий, страдала расстройствомвнимания, и иногда ей требовалось несколько часов, чтобы поутрам сосредоточиться и взяться за работу. Бывали дни, ког-да она вообще не могла ни на чем сконцентрироваться.В другие дни она могла работать с маниакальной настойчиво-стью двенадцать или даже пятнадцать часов без перерыва. Онане могла заранее предугадать, как она будет чувствовать себяна следующий день, поэтому ей было очень трудно планиро-вать свое время.

Работая с Алексис, я сократила список ее дел, оставивв нем только самое существенное. Мы установили, что напротяжении сорокачасовой рабочей недели она, как прави-ло, обладала высокой работоспособностью в общей слож-ности в течение двадцати четырех часов. Она никогда не

знала, на какие из дней недели выпадут эти часы. Следова-тельно, Алексис требовалось распланировать только тридня в неделю, в которые стоило работать. Таким образом,она обрела уверенность в том, что сможет выполнить все,что запланировала.

Гэйл столкнулась с временной проблемой упадка сил: онатолько что пережила тяжелый разрыв с мужем и каждое утрочувствовала вялость и апатию. Она решила, что лучший спо-соб справиться с этим временным состоянием депрессии —ходить по утрам в бассейн. Плавание, будучи занятием, по-зволявшим ей сосредоточиться на себе и регулярно получатьдостаточную физическую нагрузку, оказывало на Гэйл одно-временно расслабляющее и тонизирующее воздействие, даваяей заряд энергии на весь день. Она привыкла не планироватьникаких общественных мероприятий, ничего, что требовалоумственного напряжения, вплоть до полудня.

У каждого из нас бывали периоды, когда наши силыи энергия были неустойчивыми и колебались в широких пре-делах по той или иной причине. В главе 11 "Гармонизация"вы научитесь изменять ваш план распределения времени, что-бы приспособиться к этим ситуациям. Ваш план всегда дол-жен отражать ваши текущие интересы, потребности и цели.

После того как вы составили свой план распределения вре-мени, вы, по всей видимости, захотите знать то же, что всегдахотят знать в этот момент мои клиенты: "Теперь я знаю, чтов это субботнее утро у меня есть время для личных дел. Какиеже дела мне запланировать?" Или: "Я зарезервировал вечер-нее время для семьи. Что именно я собираюсь делать?"

Вот здесь как раз и пригодится ваша привычка составлятьсписки дел. В настоящий момент все, что вы сделали, — это,например, установили для себя свободное личное время в суб-боту утром. В третьей части этой книги мы выясним, как со-ставлять списки дел и как справляться с их выполнением.

Прежде чем мы перейдем к следующему этапу, вам нужновыбрать себе инструмент для планирования времени, которыйпоможет вам отслеживать весь ход вашей жизни и деятельно-сти и выполнение конкретных задач.

Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, кото-рые вы собираетесь выполнить в пределах каждой из зон дея-тельности, вам нужен подходящий инструмент для планиро-вания и управления временем. Существует множество альтер-натив: блокноты, органайзеры, тайм-менеджеры, календари,электронные планировщики и записные книжки. Как выбратьто, что подойдет именно вам?

Если в прошлом вы пытались пользоваться одним из та-ких инструментов для планирования времени, но отказалисьот него потому, что он не помогал вам, возможно, вы совер-шили одну из этих трех распространенных ошибок:

1. Вы не подобрали такой инструмент планирования вре-мени, который был бы удобен и подходил лично вам.

2. Вы не потратили достаточно времени на изучение егоособенностей и специфических функций и на то, чтобынаучиться пользоваться ими.

3. Вы не сделали этот инструмент единственным местомрегистрации своих планов, дел и встреч, чтобы полагать-ся только на него и доверять ему.

Хороший планировщик становится продолжением вас са-мих, поэтому вы должны выбрать его правильно. Чтобы выб-рать инструмент планирования времени, прежде всего заду-майтесь о том, какие его особенности и качества вам бы по-нравились, посмотрите, что предлагает вам рынок, а затемприобретите что-нибудь из того, что вам понравилось, и по-пробуйте воспользоваться функциями этого инструмента,чтобы адаптировать его для своих целей.

Независимо от того, какой именно инструмент плани-рования времени вы выберете, очень важно, чтобы вы сле-довали правилу исключительности выбора: этот инструментдолжен стать единственным и постоянным местом, где вырегистрируете все ваши дела, задачи и встречи. У вас однажизнь — и у вас должен быть один планировщик времени.Когда у вас один планировщик в компьютере, другой — всумке, а на холодильнике — календарь с заметками и напо-минаниями, процесс планирования времени становится гро-моздким и сбивает вас с толку. Когда вы переносите инфор-мацию из одного места в другое, время от времени важныеданные неизбежно теряются. Вы должны полагаться на одинпланировщик и хранить в нем информацию обо всех своихпланах, делах и встречах. Поскольку идеального и совершен-ного инструмента для планирования времени не существу-ет, вы должны выбрать такой планировщик, который под-ходит вам больше всего.

Есть четыре основных вида планировщиков:

• Настольные и настенные календари.

• Специализированные планировщики в форме записнойкнижки (или на основе взаимозаменяемых бумажныхбланков): блокноты, органайзеры, тайм-менеджеры.

• Компьютерные программы для планирования времени.• Портативные электронные устройства: электронные пла-

нировщики, органайзеры и записные книжки.

Чтобы выяснить, которым из них вам стоит воспользовать-ся, начнем с оценки ваших индивидуальных склонностей ипредпочтений.

Зрительно-осязательный тип

Люди, относящиеся к зрительно-осязательному типу, счи-тают наиболее удобными бумажные планировщики. Вот не-которые признаки того, что вы относитесь к зрительно-ося-зательному типу людей:

• Вам легче всего думать, когда под рукой есть перо и бума-га, записывая свои основные мысли.

• Вы легче запоминаете, если излагаете информацию в пись-менном виде.

• Вам нравится перелистывать страницы записной книжкиили блокнота взад-вперед, чтобы увидеть или восстановитьпоследовательность развития событий во времени.

• У вас есть привычка помнить, в каком именно месте стра-ницы вы записали нужные данные. ("Я записывал номерее телефона справа внизу, на уголке страницы".)

• Вы составляете списки дел в соответствии со своими ас-социациями или группируя их по темам (что надо купить,кому необходимо написать, куда позвонить), а не в соот-ветствии с их очередностью, приоритетом и хронологи-ческим порядком.

• Вы храните свои старые записные книжки и любите про-сматривать их много лет спустя.

• В целом вы считаете компьютерные технологии плани-рования времени неуклюжими, громоздкими и требую-щими слишком много времени.

Линейно-цифровой тип

Напротив, если вы относитесь к линейно-цифровому типулюдей, вам, скорее всего, понравится электронный плани-ровщик времени. Вот некоторые признаки вашей принад-лежности к линейно-цифровому, а не к зрительно-осязатель-ному типу людей:

• Вам легче думать, набирая текст на клавиатуре компьюте-ра или на пишущей машинке.

• Вы, скорее всего, будете искать нужное слово по имени, попервой букве или по цифре, чем пытаться вспомнить, гдевы записали информацию, которую ищите.

• Вам достаточно посмотреть на лист или на экран, отобра-жающий день или неделю, чтобы увидеть перспективуи представить себе события в хронологической последо-вательности.

• Вы чаще всего запоминаете запланированные задачи подате, дням недели, времени суток. ("Концерт состоится вовторник, через два дня после дня рождения моего мужа,в воскресенье, двадцать шестого числа".)

• Вы думаете и группируете предметы в соответствии с ихочередностью, приоритетом и хронологическим порядком,а не в соответствии с ассоциациями или с определеннымиобщими тематическими свойствами.

• У вас нет необходимости оглядываться на то, что вы сделализа прошедшие несколько дней, чтобы планировать, что делать

сегодня или в течение предстоящей недели; вы держитев уме те дела, которые нужно перенести на следующий день.

• Вы не чувствуете никаких неудобств при обращениис компьютерами или электроникой.

Варианты выбора для людейзрительно-осязательного типа

Если вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей,у вас есть два основных варианта выбора: настольные и на-стенные календари или планировщики на бумажной осно-ве. Какой из них вы выберете, зависит от того, насколько ве-лик тот объем информации, с которым вы работаете, и на-сколько мобильными должны быть вы сами.

НАСТОЛЬНЫЕ И НАСТЕННЫЕ КАЛЕНДАРИ. Такие календари, со-держащие сетку времени, разбитую по месяцам, неделями дням недели, достаточно удобны. Есть два обстоятельства,при которых настольный или настенный календарь можетиспользоваться в качестве важного компонента вашей сис-темы планирования и управления временем.

1. Если вы посто-янно работаете в од-ном и том же месте(помещении) и вашерасписание достаточ-но просто организо-вано, для успешногопланирования вы мо-жете пользоваться ав-тономным календа-рем. Я знакома с од-

ним предпринимателем, ведущим свой небольшой бизнес,который отмечал все свои планы в настольном календаре.Каждое утро он сверялся с календарем и выписывал списокдел на текущий день на лист бумаги или на карточку, включаявсе запланированные встречи и задачи. Затем он просто клалэтот список в карман и приступал к работе. Поскольку его жизньбыла относительно несложной, эта система планирования быладостаточна для удовлетворения его потребностей.

2. Вы можете использовать ваш настенный календарь в ка-честве средства коммуникации. Это прекрасно работает в се-мьях, где каждый член должен иметь возможность отслежи-вать планы других. Назначьте одного из членов семьи "храни-телем календаря", и он будет вести его, уточняя и согласовываяс остальными их домашние обязанности и планы на будущеев конце каждого дня.

Настенные календари как системы для тайм-менеджмен-та имеют, однако, два серьезных недостатка. Во-первых, онине подходят для составления и записи списка текущих дел.Текущие задачи взаимосвязаны с вашим календарем, посколь-ку, планируя каждую задачу, которую вы хотите выполнить,вы должны спросить себя, когда приступить к ней. Во-вто-рых, вам будет не совсем удобно носить ваш настенный ка-лендарь с собой. Следовательно, вы по-прежнему будете нуж-даться в планировщике, и у вас возникнут трудности, если выбудете записывать свои планы и задачи и в настольном (на-стенном) календаре, и в планировщике. Выберите что-нибудьодно; в большинстве случаев это будет ваш планировщик, по-скольку он более удобен и эффективен.

ПЛАНИРОВЩИКИ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ (НА ОСНОВЕ ВЗАИМО-

ЗАМЕНЯЕМЫХ БУМАЖНЫХ БЛАНКОВ): At-A-Glance, Day-Runner,

Day-Timer, Time Design, Time Manager, Franklin Covey Planner,

Filofax2. Эти ставшие уже классическими инструменты ус-пешно помогают очень многим людям даже в наш век высо-ких технологий. Вам не придется тратить много времени,чтобы научиться работать с ними, и занесение информациив них является естественным процессом. Вам не нужна элек-трическая сеть или батарейки. Более того, если вы хотитесоставить список дел или запланировать встречу, вам не нуж-но ждать, пока ваш инструмент включится и загрузится: выпросто делаете короткую запись в своем планировщике.И еще вы можете легко настраивать свою систему планиро-вания, используя только те виды страниц и бланков, кото-рые вам нужны, удалив из органайзера все остальное.

Недостатком здесь является то, что, если вы потеряли та-кой планировщик, это причинит вам много неприятностей

2) На российском рынке представлены не все перечисленные здесь маркиорганайзеров; кроме того, их широкому распространению препятствует вы-сокая цена. Российским покупателям хорошо знакомы более дешевыеверсии таких планировщиков, которые в широком обиходе называют орга-найзерами или тайм-менеджерами. В их конструкции реализован тот жесамый принцип взаимозаменяемости различных бланков и бумажных форм,которые по мере необходимости вставляются в раскрывающийся кольцевоймеханизм обложки, и повторяют структуру и стандартные форматы клас-сических планировщиков. — Прим. ред.

и хлопот. Здесь нет простых способов дублирования инфор-мации на экстренный случай ее потери. Кроме того, если кто-тодругой нуждается в доступе к вашему графику работ или к ин-формации, вам сложнее поделиться ею с таким человеком.

Самый большой недостаток таких планировщиков со-стоит в том, что, если у вас очень много информации для за-несения в него, он становится слишком объемным и тяже-лым. Для людей, которые много путешествуют, это можетстать поводом для беспокойства. Наилучшей альтернативойбудет приобретение компактных и хорошо структурирован-ных моделей таких планировщиков.

Варианты планировщиковдля людей линейно-цифрового типа

Если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей,у вас есть два основных варианта выбора: компьютерные про-граммы для планирования времени и портативные электрон-ные устройства: электронные планировщики, органайзерыи записные книжки.

Если вы решили использовать для планирования и управ-ления временем свой компьютер, вам нужно выбрать програм-мное обеспечение, содержащее в себе такие возможности, ко-торые более известны как "личный информационный менед-жер" (personal information manager, PIM) или "программыуправления контактами" (contact manager). Обе группы этихприложений имеют встроенные календари, формируют спис-ки задач и адресов, но PIM изначально предназначен для пла-нирования личного времени — ваших дел или задач, в то времякак программа управления контактами строится как база дан-ных, помогающая вам сконцентрироваться на всем том, что выдолжны сделать для ваших клиентов. Такие программы осо-бенно хорошо подходят для людей, занимающихся продажей

товаров и услуг. Чтобы не вдаваться в подробности, в этой гла-ве мы будем говорить только о PIM, поскольку такое програм-мное обеспечение получило более широкое распространение.

Если вам нужно что-то более компактное, одним из самыхлучших вариантов будет электронное устройство, котороеобычно называют личным электронным секретарем (personaldigital assistant, PDA). Существует множество разновидностейPIM и PDA, и они совместимы друг с другом. В ваш PDA обыч-но включаются программы, совместимые с программнымобеспечением вашего компьютера. Эта комбинация техничес-ки не нарушает принцип "одна жизнь — один инструмент дляпланирования", поскольку они работают в тандеме: вы подклю-чаете свой PDA к своему компьютеру, на котором установленопрограммное обеспечение типа PIM, даете команду синхрони-зации, и тотчас же ваш календарь, сформированный вами с по-мощью программного обеспечения на компьютере, и встроен-ный календарь PDA обновляют и дополняют информацию другдруга, извещая вас, если при синхронизации в календаре воз-никают конфликтующие друг с другом задачи.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ КОМПЬЮТЕРОВ (Act, Microsoft

Outlook, Day-Runner, Day-Timer, Lotus Organizer). Существу-ет много компьютерных программ, включающих календарь,возможности планирования и составления списков текущихзадач, управление контактами и коммуникациями и формыдля хранения и систематизации заметок и информации.

Если вы проводите весь день в своем рабочем кабинете,вы сможете извлечь большую выгоду, пользуясь такими про-граммами. Кроме того, в обстановке большого офиса с соб-ственной локальной сетью, где множеству людей необходимдоступ к информации о ваших рабочих планах и о вашем гра-фике работ, возможность доступа к рабочим календарям со-трудников — чрезвычайно эффективное средство для управ-

ления. Если вы отсутствуете, ваш секретарь может дополнитьваше расписание. Ваши сотрудники и коллеги могут увидеть,когда вы заняты. Согласовать время встречи или совещаниянамного проще, когда по сети можно получить информациюо графике работы каждого участника. Вы можете ввести име-на тех людей, которых хотите пригласить на встречу, и про-грамма проверит календари всех потенциальных участников,выявит все конфликты с их планами, поможет вам выбратьболее удачное время, если это необходимо, и разошлет вашиприглашения на встречу по электронной почте.

Многими программами планирования времени можнопользоваться в режиме свободного доступа в сети Интернет.Вы можете получить доступ к вашим данным с помощью паро-ля и оперативно вносить изменения в ваше расписание в ре-жиме on-line. Вы можете также предоставить возможность дос-тупа к вашему расписанию другим людям. Другое преимуще-ство таких служб планирования времени в сети Интернетсостоит в том, что многие из них могут производить в сети по-иск информации о предстоящих событиях, входящих в круг ва-ших интересов — о концертах, фильмах, телепередачах, спортив-ных событиях, — и встраивать эти события в ваше расписание.Большинство таких Интернет-календарей совместимы со все-ми основными программами для компьютеров и PDA, поэтомувы можете синхронизировать полученную информацию.

Хотя вы и способны использовать специальное програм-мное обеспечение, установленное на вашем персональномкомпьютере в качестве единственного инструмента для пла-нирования и управления временем, периодически вам при-дется распечатывать информацию о ваших планах и контак-тах и носить ее с собой. Когда вы работаете за пределами офи-са, вам придется записывать информацию о новых задачахили контактах на бумаге и вводить ее в компьютер по возвра-щении на рабочее место. Этот метод может оказаться очень

неудобным, поэтому я не советую вам его использовать. Одна-ко, если вы достаточно дисциплинированы, чтобы вводить этуинформацию каждый раз, как только вы снова оказываетесьу компьютера, или у вас есть секретарь, который может сделатьэто за вас, этот метод может оказаться для вас подходящим.

Вы можете также использовать одну из таких программ,установив ее на своем мобильном компьютере (ноутбуке),если вы всегда носите его с собой. Но иногда бывает неудоб-но включать компьютер, ждать его загрузки и искать нуж-ную папку с файлами или раздел программы только для того,чтобы уточнить время и место встречи или ввести еще однодело в список задач. И до тех пор, пока ваша искушеннаявысокими технологиями "вторая половина" и все ваши детине связаны локальной сетью и не подключены к Интернету,это средство не подходит для планирования семейного вре-мени. Кроме того, вы должны заботиться о сохранности ин-формации, часто делая ее резервные копии, чтобы исклю-чить потерю данных в результате сбоев в компьютере.

ПОРТАТИВНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ (PALM, SHARP,

CASIO). ЭТИ устройства легкие, компактные и способны хра-

нить большой объем информа-ции. В их число входят и оченьпростые и недорогие электрон-ные органайзеры, и более доро-гостоящие личные электрон-ные секретари (personal digitalassistant, PDA), и весьма доро-гие портативные персональныекомпьютеры (например, Psion),которые ничем не уступаютперсональным компьютерами ноутбукам. Если акронимы,

сокращения и аббревиатуры не смущают вас и еще вам ненадоели, скажу, что эти мини-компьютеры также известныкак палм-топы (palm-top, palm-size PC, PPC). Базовые мо-дели PDA содержат календарь, списки текущих задач, теле-фонные и адресные книги и обладают функциями для за-писи заметок и графической информации. Самые совершен-ные модели "палм-топов" могут выполнять практическивсе те функции, что и персональные компьютеры, но в мень-шем объеме.

Основные преимущества таких устройств — небольшиеразмеры, малый вес и способность хранить большой объеминформации. Кроме того, они экономят время, которое вы тра-тите на ввод информации: большинство электронных орга-найзеров и PDA позволяют вам, однажды введя в календарьданные, просматривать их в разных форматах и масштабахвремени — в масштабе одного дня, недели и месяца — однимнажатием кнопки. Вы легко можете запрограммировать вашэлектронный планировщик на внесение в ваше расписаниепериодически повторяющихся событий. Вместо того чтобыкаждую неделю записывать в своем блокноте "Понедельник,утро: совещания по продажам" — пятьдесят два раза в год, выможете ввести эту информацию один раз, и одним нажатиемкнопки в ваше расписание будут внесены соответствующиедобавления до конца года. Электронные органайзеры и PDAтакже позволяют вам производить поиск и отбор информа-ции по ключевым словам или цифрам.

К недостаткам всех электронных органайзеров можно от-нести то, что их использование требует больше времени, чемобычно необходимо для беглого просмотра страниц в обыч-ных бумажных планировщиках или на запись в них текущейинформации. Кроме того, чтобы научиться пользоваться PDA,требуется время, поэтому многие люди в итоге используют ихпросто в качестве электронных записных книжек.

Планировщики на бумажной основе

ЗА• Нет необходимости изучать программное обеспечение• Запись информации производится естественным и удоб-

ным способом• Нет необходимости беспокоиться об электропитании• Вы можете легко перелистывать страницы, чтобы полу-

чить общее представление о своих делах• Вы можете хранить использованные листы и бланки на пол-

ке, чтобы всегда иметь возможность обратиться к ним

ПРОТИВ• Нет возможностей автоматического поиска информации• Есть возможность переполнения, планировщик становит-

ся громоздким• Сложно создавать резервные копии информации• Другие люди не могут получить доступ к вашей информа-

ции

Электронные планировщики

ЗА• Вы можете производить поиск и отбор информации по

ключевым словам или цифрам• Вы можете легко группировать и трансформировать данные• Легко создавать резервные копии информации• К вашей информации с помощью сети могут получить до-

ступ другие люди

ПРОТИВ• Вы можете просматривать одновременно только один эк-

ран или окно; сложно получить общий обзор• Неудобно обращаться к архивной информации• Ниже скорость обращения к данным

Если вам приходится пользоваться электроннымисистемами планирования времени

Даже если вы относитесь к людям зрительно-осязательноготипа, вы можете решиться совершить путешествие в мир элек-тронно-цифровых систем в том случае, когда другим людямнеобходим быстрый доступ к вашему расписанию или графи-ку работ. Возможно, компания, в которой вы работаете, потре-бует от вас пользоваться компьютерной системой планирова-ния рабочего времени. Или, если вам приходится хранить слиш-ком большой объем информации в своем блокноте илиорганайзере, вес и объем такого планировщика на основе бу-мажных бланков может оказаться для вас слишком большим.И наконец, вы можете предпочесть электронный планировщикпо соображениям безопасности и конфиденциальности инфор-мации, поскольку его программные средства требуют введенияпароля для получения доступа к вашим данным.

Если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типаи собираетесь использовать электронный планировщик, выможете научиться этому, но имейте в виду, что вам могут по-требоваться недели или даже месяцы, чтобы освоиться и чув-ствовать себя комфортно в работе с таким устройством или си-стемой. Переходя от бумажной технологии планирования вре-мени к электронной, лучше всего заранее побеспокоиться обадаптации программных средств электронного планировщи-ка к вашим потребностям и предпочтениям. Задумайтесь о том,что именно вам нравится в вашем бумажном органайзере —как вы привыкли пользоваться им, какая форма представле-ния информации вам удобна, — и затем посмотрите, можно линастроить ваш электронный планировщик так, чтобы его рабо-та соответствовала вашему стилю мышления. Если вы выбира-ете из нескольких моделей, изучите каждую из них поподроб-нее, чтобы убедиться, что выбранный вами планировщик мож-но приспособить к вашей манере организовывать информацию.

Размеры и удобство пользования

ЕСЛИ ВЫ МНОГО передвигаетесь, вы захотите выбрать самый ма-ленький из существующих органайзеров. Если ваша работа непредполагает частых разъездов, ваш инструмент для планиро-вания может занимать столько места, сколько вам необходимо.

Планировщики на основе взаимозаменяемых бумажныхбланков имеют самые разные размеры, от карманных до фор-мата А4 (21 х 29 см). Вы должны учитывать две вещи: размахвашего почерка и объем записей, которые вы обычно делаете.Если у вас плотный график работы и вы должны параллельноотслеживать графики сотрудников, вам понадобится большойпланировщик. Если вам требуется много места, но вы не хоти-те везде носить с собой слишком много бумаг, выберите пла-нировщик с небольшим диаметром кольцевого механизма, иносите с собой только бланки на ближайший месяц. Выбираяпрограммное обеспечение, проверьте свободное место на же-стком диске своего компьютера и убедитесь, что его будет до-статочно для запуска программы.

Электронные органайзеры должны быть компактными,и конкуренция между производителями заставляет их делатьвсе более и более легкие и миниатюрные устройства. Однакосуществует разумный предел компактности. Если вы не може-те читать информацию на дисплее без напряжения зрения, илиесли экран слишком мал, чтобы соответствовать объему вашейинформации, или клавиши управления слишком малы, чтобыбыло удобно обращаться с ними, — вы не сможете получитьудовольствие от работы с другими функциями вашего элект-ронного органайзера, какими бы замечательными они ни были.

Формат календаря

С каким бы планировщиком — бумажным или электрон-ным — вы ни работали, вам нужно выяснить, какой формат

календаря вы предпочитаете. Общеиспользуемые форматы

планировщиков на основе бумажных бланков представля-

ют собой размещаемые на одном листе бланки календарей

на день, неделю и месяц. Наилучшим вариантом будет пла-

нировщик, сочетающий в себе бланки календарей на месяц

и детализированные бланки планов на день или на неделю,

в зависимости от загруженности вашего расписания.

Напротив, программное обеспечение для компьютеров по-

чти всегда дает вам возможность обзора расписания в любых

масштабах времени, поэтому вам не придется выбирать. Вам

необходимо, однако, убедиться, что выбранная вами программа

позволяет вводить в свое расписание частично совпадающие или

перекрывающиеся во времени задачи. Например, если с двух до

пяти часов дня вы выделили время на подготовку отчета, но хо-

тите запланировать на три часа дня телефонный звонок, позво-

лит ли вам программа ввести в ваше расписание напоминание

об этом? Некоторые программы этого не позволяют, что может

значительно ограничить удобство работы с ними.

Другая возможность, наличие которой в программе я со-

ветую вам проверить, состоит в том, что программа должна

визуально выделять зарезервированный вами блок времени.

Например, когда вы запланировали деловую встречу в пери-

од с 2 до 5 часов дня, может ли программа четко выделить блок

времени из трех часов цветом или пометить его рисунком?

Или запланированная встреча появляется в расписании про-

сто как запись напротив черты, соответствующей 2 часам дня?

Дополнительно к календарю и страницам для записи теку-

щих задач все планировщики дают вам возможность регистри-

ровать и отслеживать все, что угодно: текущие расходы, отра-

ботанные часы, купленные книги, планируемые проекты, ад-

реса и номера телефонов, дни рождения, списки планируемых

подарков и многое другое. Выберите планировщик, который

позволит вам записывать все, что вы хотите записывать.

Формат планировщика, в котором на каждый день отводится однастраница календаря, удобен тогда, когда ежедневный список ваших

дел включает в себя до двенадцати задач

Если вы хотите сделать свой список дел более гибким, записывыйтесвои задачи на небольших стикерах (Post-It), сгруппируйте их потипам задач и затем размещайте на бланках своего планировщикав удобном для вас порядке

Распечатка списка задач из электронного планировщика Palm Pilot. Обра-тите внимание, что задачи рассортированы и сгруппированы в соответ-ствии с категориями и приоритетами. Указаны сроки выполнения задач,записи следуют в календарном порядке

Составляя расписание с помощью электронного планировщика Palm Pilot,вы можете объединить список задач со списком встреч и контактов. Един-ственный недостаток — незавершенные дела нельзя автоматически перено-сить на следующие дни

КАКУЮ МАРКУ ПЛАНИРОВЩИКА ВЫБРАТЬ

Для бумажных планировщиков выбор марки определяетсяв основном эстетическими соображениями. Зайдите в кан-целярский магазин, известный широким ассортиментом то-варов для офиса, и подержите в руках приглянувшиеся ваморганайзеры. Нравится ли вам внешний вид модели, прият-на ли на ощупь обложка планировщика? Выбирайте такуюмодель, которая представляет графики и планы в том фор-мате времени, который вам удобен и соответствует вашемустилю работы. Некоторые модели больше подходят тем, ктообладает "линейным" мышлением и мыслит в соответствиис хронологическим порядком событий; другие модели луч-ше использовать людям с "нелинейным" образом мышления,которым нравится группировать информацию и заметки настраницах по различным категориям. Если вы сомневаетесь,опирайтесь на интуицию и возьмите ту модель, на которуюпал ваш первый инстинктивный выбор.

Выбирая компьютерные планировщики, обратите внима-ние, что их пользовательский интерфейс должен представлятьвремя таким образом, чтобы вам было удобно и легко с нимработать. Удобно ли вам, если список дел расположен на одномэкране, а список встреч — на другом? Покупая программноеобеспечение, нужно учесть, совместимо ли оно с вашим компь-ютером и операционной системой и предоставляет ли компа-ния-производитель возможность получения обновленных вер-сий продукта и техническую поддержку. Если у вас есть выходв Интернет, вы можете скачать демонстрационную версию по-нравившейся программы и перед покупкой попробовать еев работе. При этом помните, что, несмотря на возможные зат-руднения в процессе приобретения навыков работы, програм-ма не должна быть слишком сложной и вы не должны тратитьмного времени на работу с ней, чувствуя себя дезориентиро-ванным, а свою работу с программой — непродуктивной.

Известные компании — производители планировщиковна основе бумажных бланков выпускают программное обес-печение в соответствующих форматах, поэтому, если вы хо-тите переносить данные с бумаги, переводя их в электрон-ный вид, прежде всего обратите внимание на известные мар-ки планировщиков.

Если вы приобретаете электронный органайзер, посмотри-те на объем его памяти и на простоту синхронизации информа-ции с вашим компьютером. Как правило, у самых дешевых мо-делей нет возможности соединения с компьютером, более доро-гие устройства имеют в комплекте кабель для обмена даннымис компьютером, и, наконец, в самых совершенных и дорогосто-ящих моделях используются специальные доковые устройства(docking station) или инфракрасный порт, что значительно об-легчает процесс синхронизации и обмена данными.

Обратите внимание и на то, как производится ввод ин-формации в ваш электронный органайзер. Дешевые моделиснабжены мини-клавишами, похожими на клавиши кальку-ляторов, что может делать процесс ввода данных неудобным.Более дорогие модели, особенно PDA, оснащены сенсорны-ми экранами, устройствами типа "электронное перо" илидаже клавиатурой.

Если вы хотите использовать ваш PDA для отправки и по-лучения электронной почты, выбирайте устройство, в котороевходит модем и соответствующее программное обеспечение.

Электронные технологии постоянно совершенствуют-ся, цены падают, и у вас столь широкий выбор, как никогдапрежде, но нет никакой необходимости покупать PDA сомножеством звоночков и свисточков, которыми вы никог-да не воспользуетесь. Даже простой электронный органай-зер будет очень хорошо планировать ваше время, ваши делаи контакты. С другой стороны, если вы много путешествуе-те, некоторые экзотические функции, например карта с на-

вигационным устройством или список ресторанов, могутоказаться очень полезными.

ВЫ И ВАШ ПЛАНИРОВЩИК

Независимо от того, какой планировщик вы приобрели, вамнужно потратить как минимум неделю или две, чтобы настро-ить его в соответствии со своими потребностями. Прочитай-те инструкцию и затем творчески используйте его возможно-сти. Определите, куда вы собираетесь записывать различныевиды информации (встречи, адреса, задачи и дела, расходыи т.д.). Не ограничивайтесь его использованием в том виде,как это задумали производители. Вы можете игнорироватьиндикаторы времени, нанесенные на левую сторону бланковежедневных планов, или вести дневник на полях, предназна-ченных для списка телефонных звонков. Если вы приобрелиэлектронный планировщик, то, как правило, можете изменятьего установки и настройки в соответствии со своими пред-почтениями. Изучите особенности программного обеспече-ния и клавиатурные комбинации команд быстрого вызова.

Убедитесь, что вы отмечаете в вашем органайзере каж-дый планируемый телефонный звонок, каждый проект, каж-дую назначаемую встречу и каждую задачу из списка вашихдел, не пропуская ничего. Не делайте никаких исключений.В начале года вносите в него ежегодно повторяющиеся собы-тия — дни рождения, годовщины событий, даты техническо-го осмотра и технического обслуживания автомобиля. (Есливы пользуетесь компьютеризированными системами плани-рования, вы сможете автоматически переносить эту инфор-мацию в план на следующий год.) Затем постепенно отводитеместо для другой информации, которую вы хотели бы фикси-ровать: размеры одежды членов семьи, размеры комнат, паро-ли, заметки и наблюдения, творческие идеи и т.д.

Еще один прием, который вы можете использовать, еслине хотите быть жестко привязанным к графику ваших дел, со-стоит в том, чтобы записывать свои дела на небольших бумаж-ных стикерах (небольшие бланки бумаги для записейс клеевым слоем типа Post-It, Post Note и др. — Прим. пер.), ука-зывая необходимое для их выполнения время и тип задачи вни-зу стикера. Наклейте стикеры внахлест на страницу с планомработы на день, как показано на странице 147. Если вы не смог-ли приступить к выполнению задачи, снимите соответствую-щий стикер и наклейте его на следующую страницу. Если зада-ча выполнена, стикер можно выбросить. Такой наглядныйи в буквальном смысле осязаемый способ работы с запланиро-ванными задачами может оказаться очень удобным.

Организация архива бумажных документовс помощью планировщика

Одна из самых приятных особенностей органайзера — в том,что это великолепный инструмент для наведения порядкав бумагах и документах. Кипы бумаг, скапливающиеся настолах многих людей, состоят из их заметок о том, что онипланируют сделать. Вы сможете легко избавить свою жизньот этого бумажного хаоса, если будете заносить в органайзервсе свои задачи, независимо от степени их завершенности,записывая, что вам нужно сделать и когда. Если вы должнызаполнить бланк заявления на выдачу кредита, прежде все-го отметьте в вашем органайзере, когда вы хотите это сде-лать, затем вложите бланк заявления в папку или в разделс соответствующим названием. Когда вы получили бумагус приглашением на совещание или на деловую встречу, про-сто сделайте в вашем органайзере запись об этом, включивсюда всю необходимую информацию, имеющую отношениек этой встрече, — адрес места проведения, номер телефона,

инструкции и указания, пункты повестки дня. Затем выбро-сите само приглашение.

Такой порядок регистрации дел позволит вам избавить-ся от бумаг, записок и напоминаний, скапливающихся навашем рабочем столе, на доске объявлений, в портфеле илисумке. Бумаги, сложенные в стопки и кипы, не выполняютсвою задачу как напоминания; они вскоре становятся похо-жи на визуальный аналог набившей оскомину мелодии, и выперестаете обращать на них внимание. Ваш органайзер спа-сет вас и ваши бумаги от такой судьбы.

Последнее, что вы должны помнить, выбирая инструментпланирования, который подойдет лично вам, — что ни одиниз них не является абсолютно совершенным. Вы можете най-ти органайзер, который будете любить, которому вы будетедоверять, но я еще не встречала человека, чей планировщикне имел бы пару раздражающих особенностей. Приобретитеорганайзер, который вам действительно будет нравиться,адаптируйте его к своим потребностям, настройте его в со-ответствии со своим характером и научитесь жить, считаясьс его слабостями и недостатками. Долгие годы он будет вамверным и надежным другом, помогая достигать поставлен-ные цели и делая вашу жизнь насыщенной.

Часть четвертая

ДЕЙСТВУЙ!Реализация своих замыслов

Итак, теперь у вас есть план распределения времени — рас-писание, которое отражает идеальное равновесие междуразличными видами вашей деятельности и ваши приори-теты. Как вы на самом деле заставите его работать в реаль-ном мире?

Выбранные вами виды деятельности (учеба для полу-чения диплома МВА, переписка с друзьями, занятия с деть-ми, уборка в доме) все еще выглядят слишком обобщенно.В масштабах одного дня вам нужно конкретизировать каж-дый из этих видов деятельности, а именно — решить, какиеписьма писать и кому, какие главы учебника изучать, по-читать детям книгу, поиграть с ними или пойти гулятьв парк; какую комнату в доме привести в порядок и насколь-ко тщательно. Эти конкретные решения и есть ваши по-вседневные задачи и дела.

Ежедневно вы сталкиваетесь с огромным количествомвозможностей и альтернатив, из которых должны выбратьто, что будете сегодня делать. Есть дела, которые вы хотите

сделать, и дела, которые вы должны сделать. Кроме запла-нированных задач каждые несколько минут вас отвлекаютнеожиданные занятия: письма, пришедшие по электрон-ной почте, телефонные звонки, незваные посетители. Чтобы вы ни предпринимали, в ходе реализации каждого изваших проектов возникают непредвиденные сложности,порождая целый ряд новых задач и дел. Новые возможно-сти и искушения подстерегают вас каждый раз, когда вычитаете очередной журнал, работаете в Интернете или ве-дете переговоры. Вас донимают не только внешние поме-хи — вы вступаете в борьбу с помехами внутренними (нео-жиданные повороты мысли, неожиданно возникшее по-буждение отложить намеченное дело, желание потянутьсяили что-нибудь выпить).

Учитывая все эти покушения на ваше время, как можнопринимать верные решения о том, что именно делать и когда?Как придерживаться плана распределения времени, которыйвы так тщательно составляли?

Пришло время засучить рукава и приступить к третьемуэтапу, когда вы, вооружившись планом распределения време-ни и своим органайзером, выйдете в реальный мир и реализу-ете ваш план в жизни. Теперь вам придется думать, от какихзадач отказаться, на каких делах сосредоточиться и как довес-ти их до конца.

В своей первой книге я писала о том, как можно исполь-зовать формализованную процедуру организации простран-ства, чтобы избавиться от хаоса и привести в порядок любоепомещение в вашем доме или офисе. В третьей части этойкниги я хочу показать вам, как с помощью аналогичной про-цедуры можно справиться с хаосом и беспорядком в делах,которые вам предстоит сделать.

Процедура обработки и систематизации ваших ежеднев-ных задач состоит из пяти этапов:

• Сортировка возможных задач по категориям.• "Зачистка" расписания, или удаление задач, которые не

представляют для вас важности.

• Назначение определенного времени для тех задач, кото-рые вы решили выполнить.

• "Уплотнение" времени для завершения задач в отведен-ные для них периоды.

• Гармонизация — постоянное совершенствование и об-новление вашего расписания, а также его адаптация к из-меняющимся обстоятельствам жизни.

Несмотря на то, что в этой книге объяснению каждого из эта-пов посвящается целая глава, имейте в виду, что на самом делеэта процедура обработки задач представляет собой очень бы-стрый мыслительный процесс. Изучив технику сортировки,"зачистки" и назначения времени, вы сможете мгновенно об-рабатывать список своих дел. Уплотнение времени — это на-бор приемов, которые вы можете использовать на протяже-нии всего периода выполнения конкретной задачи, а гармо-низация станет неотъемлемой частью вашей жизни.

Для того чтобы успешно применять эту процедуру обра-ботки задач, очень важно всегда иметь под рукой план рас-пределения времени — повесьте его на стену или носитес собой в бумажнике или в сумке. Он будет служить вам ви-зуальным напоминанием о вашем расписании, о ваших це-лях и приоритетах и об идеальном балансе между различны-ми видами деятельности в вашей жизни. Процедура обра-ботки задач и план распределения времени вместе будутвести вас сквозь хаос, путаницу и кризисы, с которыми выбудете сталкиваться в процессе планирования и управлениясвоим временем. Итак, приступим.

Когда огромный список дел требует от вас немедленныхдействий, очень соблазнительно принять этот вызов и тот-час же приступить к его исполнению. Но, чтобы хорошо уп-равлять своим временем, приступая к выполнению своихзадач, вы должны обработать их, используя приведеннуювыше процедуру. Начните с сортировки возможных аль-тернатив. Задайте себе два вопроса в отношении каждогопункта в вашем списке:

1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельно-сти, которые я выбрал и положил в основу плана распре-деления времени?

2. Сколько времени мне потребуется для выполнения за-дачи?

На этом этапе вы не должны думать о том, действительно ливы будете выполнять эту задачу или когда именно вы будетеэто делать. Этап сортировки состоит в том, чтобы просто

классифицировать и упорядочить задачи, оценив, скольковремени вам потребуется на их выполнение.

Вопрос №1. Соответствует ли эта задача одномуиз видов деятельности, которые я выбрали положил в основу плана распределения времени?

Когда вы сталкиваетесь с очередной задачей, спросите себя:является ли она частью того вида деятельности, который вызапланировали, — например, изучение основ инвестированияили поиск дополнительной работы. Если это так, вы можетерассмотреть возможность ее выполнения. Если нет, вспомни-те, что вы тщательно выбирали определенные виды деятельно-сти в соответствии с вашими стратегическими целями. Вы по-дорвете свои же усилия, если возьметесь за дополнительные за-дачи, которые не являются частью общего плана вашей жизни.

Например, ваш сосед просит вас на добровольной и без-возмездной основе организовать сбор денег на благоустрой-ство местного парка, сквера или дворовой площадки. Есливаша стратегическая цель — участие в общественной жизнисвоего микрорайона или в местном самоуправлении и в сво-ем плане распределения времени вы выделили отдельнуюзону времени для участия в общественных работах и мероп-риятиях, тогда вы можете обдумать возможность выполне-ния этой задачи. Помните, в этот момент вы еще не собирае-

тесь планировать выполнение этой задачи. Вы только про-пустили ее через первый круг проверок, чтобы понять,заслуживает ли она вообще дальнейшего рассмотрения.

Задача этапа сортировки — определить, относится лиданная конкретная задача к одному из видов деятельности,включенных в ваш план распределения времени, и если от-носится, то к какому именно. Предположим, по субботам вывыделили определенное время в середине дня, чтобы посвя-

тить его семье. В среду, когда ваш сын спрашивает вас: "Тыможешь взять меня с собой, когда пойдешь за покупками,чтобы купить мне кроссовки для футбола?" — вы знаете, чтов плане распределения времени у вас есть особое время, от-веденное для этого вида задач. Или, например, ваша подругаДженни звонит вам и хочет встретиться и пообщаться с вами.Вы знаете, что для встреч с друзьями у вас выделено времяпо понедельникам вечером, и поэтому спросите ее, какиеу нее планы на вечер в следующий понедельник.

Каждый раз, когда вы думаете о том, что хотели бы сделать,или если кто-нибудь обращается к вам с просьбой, проводитев уме эту простую проверку — к какой из выделенных вамив плане зон деятельности относится эта задача? Если она отно-сится к одной из таких зон деятельности, от нее зависит и дос-тижение одной или нескольких ваших стратегических целей.

А сейчас не беспокойтесь о том, будете ли вы приступатьк выполнению рассматриваемой вами задачи или нет. Все, чтоот вас требуется на этой стадии, — оценить, где в вашем пла-не распределения времени найдется для нее место.

Если задача не относится ни к одному из выбранных вамивидов деятельности, она, скорее всего, не служит достижениюни одной из ваших стратегических целей и поэтому не заслу-живает того, чтобы браться за ее выполнение. Иногда задачаможет помочь вам в достижении ваших целей, но не относит-ся к выбранным вами видам деятельности. Предположим, чтоброкер, управляющий вашим инвестиционным портфелемакций, посоветовал вам принять участие в семинаре по фон-довому рынку, чтобы научиться играть на фондовой бирже.Вы поставили себе цель добиться финансового благополучия,и самостоятельные операции на фондовом рынке могут по-мочь вам в достижении этой цели, но в текущем году в областифинансов в качестве конкретных видов деятельности вы выб-рали мероприятия по возврату долгов, финансовое планиро-

вание и сокращение расходов, чтобы оставаться в рамках бюд-жета. По крайней мере, в этот период в вашем плане распреде-ления времени нет места для обучения игре на бирже и дляпостоянного наблюдения за рынком акций, поэтому откажи-тесь от этой возможности. Затем, например, кто-то предлага-ет вам хорошо оплачиваемую работу в свободное от основ-ной работы время. Поскольку один из видов вашей деятель-ности в текущем году — возврат долгов, а дополнительныйзаработок поможет вам в этом, вы решаете рассмотреть воз-можность выполнения этой задачи. Теперь вам нужно опре-делить, сколько времени для этого потребуется.

Вопрос №2. СКОЛЬКО времени мне потребуетсядля выполнения задачи?

Многие люди никогда не задают себе этот вопрос. Или, возмож-но, они спрашивают себя, но не знают, как точно оценить время,необходимое для выполнения того или иного дела. Для выпол-нения одних задач требуется тридцать минут, а на иные нужнопотратить пять часов, и если вы способны точно определить вре-мя, необходимое для их выполнения, вы сможете реалистичнооценить, сможете ли вы выполнить эту задачу или нет.

Постарайтесь быть точным, производя оценку необходимо-го времени. Многие из нас страдают своего рода словесными су-дорогами, постоянно произнося: "Это займет у меня две мину-ты", независимо от того, идет ли речь о том, чтобы одеться, сде-лать звонок по телефону или сбегать в магазин, и это влияет нанаши представления о времени. Если вы бросите эту привычкуи начнете обращать внимание на то, сколько времени вам реаль-но требуется для того или иного дела, вы обнаружите, что вамстанет намного легче браться за все, что вы собираетесь сделать.

Более того, вам нужно начать просить других людейуточнять, сколько вашего времени им потребуется, когда они

просят вас о чем-либо. Если ваш коллега заявляет, что онхочет поговорить с вами о новом рабочем мероприятии, уз-найте, будет ли это пятиминутный разговор или получасо-вая беседа. Люди будут уважать вас за такую установку чет-ких ограничений во времени, и, возможно, даже будут боль-ше ценить собственное время, — и никто больше не спроситвас: "У тебя есть минутка?.."

Если вы постоянно ошибаетесь в расчетах требуемого длявыполнения задачи времени, вы обнаружите, что всегда бере-те на себя больше, чем можете сделать, и это наполняет вашужизнь постоянными стрессами. С другой стороны, невернаяоценка времени может также заставить вас уклоняться от вы-полнения поставленных задач.

Например, в доме Бетти сломался измельчитель мусораи не работал уже восемь месяцев. Она была уверена, что ейнужно просто его наладить, что займет не более пятнадцатиминут, и была смущена тем, что так долго откладывала стольпростое дело. Приступая к процедуре сортировки задач, мысделали следующие расчеты:

Эта задача была вовсе не пятнадцатиминутным делом,и где-то в глубине души Бетти знала это, несмотря на то, что онаникогда не пыталась подсчитать это время! Именно поэтомуона не приступала к этому делу восемь месяцев. Итак, ей при-шлось выделить на завершение этой работы более двух часов.

Когда вы привыкнете точно оценивать время работы надзадачей, вы будете менее расположены откладывать ее выпол-нение. Как только вы знаете, сколько времени требуется навыполнение задачи, даже если это большой проект, она будетвыглядеть вполне выполнимой.

Оценка и расчет времени

Точный расчет времени, необходимого для выполнения за-дач, не является неким сверхъестественным даром. Этим на-выком может овладеть каждый. Для этого может потребо-ваться от двух недель до одного месяца практики, но, несом-ненно, вы можете научиться этому. И возможно, этотнавык — самый важный навык из всего, чем вас вооружиттайм-менеджмент.

Вы можете подумать, что тратить время на то, чтобы вы-числять, сколько времени потребуется для выполнения каж-дой задачи, — это уже слишком, но этот навык поистине яв-ляется одним из главных секретов тех, кто успешно управ-ляет своим временем. Я знаю одну жительницу Манхеттена,которая подсчитала, что ей требуется одна минута, чтобыпройти один квартал между улицами, и три минуты, чтобыпройти квартал между авеню, — таким образом, она моглабыстро вычислять с точностью до минуты, сколько временией требуется, чтобы пешком дойти от одного места города додругого. Она никогда не опаздывала, даже когда у нее не былочасов. Знание этих простых цифр всегда будет помогать ейне опаздывать и чувствовать себя уверенно.

Некоторые люди сопротивляются необходимости про-водить такие вычисления. Они боятся, что при попытке че-стно проверить, сколько времени им потребуется для вы-полнения своих задач, они поймут, что у них нет достаточ-ного времени, чтобы сделать все, что они наметили.Отвечаю: планирование и управление временем — это ре-шение математического уравнения. Если вы заранее пре-небрегаете истиной, вы окажетесь пойманными в ловушкуреальности, не выполнив те важные задачи, к которым вына самом деле хотели приступить. Если вы знаете, что вампредстоит, вы можете планировать свое расписание соот-ветственно.

Учет личного времени

Один из способов научиться рассчитывать время — фикси-ровать время выполнения своих повседневных задач. От-слеживайте и отмечайте в своем органайзере все, чем вызанимаетесь на протяжении дня. Обращайте внимание,сколько времени вам требуется, чтобы убрать стол послееды, написать еженедельный отчет о работе или просмот-реть газету. Если вы никогда не выполняли такую работу,вы можете оценить необходимое для ее завершения время,основываясь на том, сколько времени вам потребовалосьбы, чтобы сделать нечто подобное. У моего брата Стивабыло десять недель, чтобы подготовиться к защите диссер-тации на ученом совете, — к экзамену, который он никогдапрежде не сдавал. За годы учебы в институте он узнал, чтоможет тщательно изучить и хорошо запомнить около деся-ти страниц учебного материала за день. Используя эту циф-ру в качестве ориентира, он рассчитал и спланировал свойграфик учебы.

Вам не всегда нужно быть столь детальным в своих расчетах,но когда вы сталкиваетесь с большими и сложными задача-ми, способность производить вычисления необходимоговремени может оказаться очень полезной.

Следующее упражнение поможет вам научиться точнееоценивать это время. В течение всей следующей недели, со-ставив список задач в вашем органайзере, слева от каждойзадачи укажите, сколько времени, по вашему мнению, зай-мет у вас ее выполнение. Например, ваш список может вы-глядеть таким образом:

Затем, когда вы будете выполнять каждую задачу, засекитевремя и запишите справа, сколько времени вам понадоби-лось для ее завершения. В конце дня ваш список может вы-глядеть так:

Насколько точными оказались ваши оценки? Большинствомоих клиентов бывают шокированы тем, насколько большевремени им в действительности требуется для выполнениясвоих дел, в сравнении с тем, на которое они рассчитывали.Кроме того, временами они бывают удивлены, видя, что за-дача, внушавшая им благоговейный трепет и поражавшаясвоими предполагаемыми размерами и затратами времени,

оказывалась завершенной намного быстрее, чем они моглисебе представить.

Необходимость отмечать предполагаемое время для завер-шения каждой задачи может сначала показаться вам обреме-нительной и неестественной, но вам не обязательно всегда бытьстоль же подробными в своих расчетах. Когда у вас за спинойбудет некоторый опыт, вы будете помнить, сколько времениу вас отнимает то или иное дело. У вас выработается интуитив-ное ощущение и знание того, сколько телефонных звонков высможете сделать утром за полчаса или сколько времени вамнеобходимо, чтобы еженедельно оплачивать счета. После двух-трех недель напряженной работы вам уже не потребуется оце-нивать время на выполнение тех задач в вашем списке дел, накоторые у вас на самом деле уходит не более пяти минут.

Тем не менее даже после того, как вы научились точнооценивать требуемое вам время, пользуйтесь своими навы-ками оценки времени, управляя большими проектами илив периоды большого напряжения сил, когда вы должны вме-стить большое количество задач в узкие временные рамки.

Чем больше вы практикуетесь, тем точнее будете оцени-вать, сколько времени вам необходимо для выполнения тогоили иного дела. Но имейте в виду: существуют факторы, ко-торые могут опрокинуть все ваши расчеты, и один из них —ваша неспособность оставаться сконцентрированным на вы-полнении одной конкретной задачи в определенный проме-жуток времени.

Научитесь не отвлекаться

Люди, которые постоянно прерываются и теряют концентра-цию, приступив к выполнению задачи, часто сталкиваютсяс большими трудностями при оценке необходимого для ее вы-полнения времени. Предположим, что в девять часов утра вы

садитесь за стол, чтобы подготовиться к докладу на предстоя-щем совещании. В течение следующих двух часов, работая наддокладом, вы отвечаете на пять телефонных звонков, сами зво-ните десять раз, отвечаете на двенадцать писем, пришедшихвам за это время по электронной почте, и успеваете побеседо-вать с тремя случайными посетителями. В четыре часа дня вызаканчиваете подготовку к докладу, но не имеете ни малей-шего представления о том, сколько же времени вам для этогопотребовалось.

Некоторым людям удается легко завершать свои дела вов-ремя, несмотря на подобные помехи, потому что они способныработать в многозадачном режиме (делать два или более делодновременно) и быстро переключаться с одного на другое. Длябольшинства же людей, однако, работа в таком беспорядочномрежиме мешает возвращаться в рабочий ритм, из-за чего частострадают производительность и качество их работы. Крометого, вычисление времени, необходимого для реализации оче-редной задачи, становится сложным делом, поскольку сегоднявы можете отвлечься десять раз и сделать десять перерывов, ана следующий день — тридцать раз.

Если это характерно для вас, вам необходимо развиватьтерпение и выработать в себе привычку к концентрации. Нач-ните с выделения определенных интервалов времени для вы-полнения отдельных задач и ограничивайте в это время пау-зы, перерывы и возможные помехи. Включите автоответчик,не обращайте внимания на приходящие по электронной по-чте письма и скажите нежданным посетителям, что погово-рите с ними позже. Если вы замечаете, что часто пытаетесьделать несколько дел одновременно или постоянно вскаки-ваете, чтобы в очередной раз позвонить по телефону илипотянуться, попытайтесь игнорировать эти побужденияи оставаться сосредоточенным на одном деле хотя бы в те-чение пятнадцати минут. Проделывайте это несколько раз

в день на протяжении одной недели. Затем постарайтесь ос-таваться сосредоточенным в течение тридцати минут без пе-рерыва, затем — в течение сорока пяти минут и в конечномитоге, если сможете, доведите это время до одного часа.

Это приведет к огромным и многообещающим переме-нам в вашем поведении. Как только вы увеличите время не-прерывной концентрации на выполнении конкретной зада-чи (будь это пятнадцать, тридцать, сорок пять или шестьде-сят минут), ваша продуктивность значительно повысится.Вы сможете разбить все свои задачи на части, требующиеудобной вам продолжительности выполнения, и наслаж-даться чувством удовлетворения от завершения задачи, ко-торого вы никогда прежде не испытывали.

Скрытые затраты времени

Другая причина, по которой люди неверно оценивают тре-буемое для выполнения задач время, состоит в том, что онине обращают внимания на скрытые затраты времени. Эми-ли — писательница-романист, и ее задачей было писать каж-дое утро в течение трех часов. По утрам она отводила дляэтого три часа своего времени. С точки зрения логики этогобыло вполне достаточно; однако изо дня в день ей удавалосьвыполнить объем работы, требовавший только двух часоввремени. Внимательнее присмотревшись к своим привыч-кам включаться в работу, Эмили поняла, что ей требовалосьоколо часа, чтобы настроиться, сосредоточиться на теме и"войти в образ". В это время она просматривала газеты, пилакофе и собиралась с мыслями. Если она пропускала этот шаг,все, что выходило затем из-под ее пера, было отвратитель-ным. Ей пришлось смириться с тем, что этап "настройки" былчастью ее творческого процесса. Чтобы продуктивно писатьв течение трех часов, Эмили необходимо было планировать

четыре часа работы. Чтобы точно рассчитать, сколько време-ни ей потребуется для написания романа, она должна былаучесть это "переходное" время.

Когда вы определяете время, которое займет у вас вы-полнение того или иного дела, учитывайте не только чистоевремя для выполнения самой задачи. Вот некоторые из техфакторов, на которые обычно не обращают внимания приоценке времени, и которые могут оказать существенное вли-яние на ваши расчеты.

ВРЕМЯ НА ПЕРЕДВИЖЕНИЕ ТУДА И ОБРАТНО. Люди, которые неучитывают этот фактор, в 10 часов утра входят в здание биз-нес-центра, чтобы успеть на деловую встречу, назначеннуюна 10 часов утра. Затем они нервно переминаются с ноги наногу в ожидании лифта, стискивают зубы, пока лифт приподъеме останавливается на каждом этаже, выходят из негои не могут найти нужный кабинет, — и они могут поклясть-ся, что весь мир ополчился сейчас против них. Если это вамзнакомо, вы можете впредь избегать этих напряженных си-туаций, приучившись принимать во внимание время на пе-редвижение к месту встречи. Поедете ли вы на встречу в часыпик или в относительно спокойное время? Будете ли выпользоваться общественным транспортом? Насколько на-дежно выбранное вами средство передвижения? Есть лив этом здании лифт или вам придется подниматься по лест-нице? Учитывайте все возможные затруднения, которые мо-гут замедлить ваше передвижение, и оставьте для них время.

ВРЕМЯ НА ПОДГОТОВКУ. Вспомните о Бетти и ее измельчите-ле мусора. Его ремонт и в самом деле был делом пятнадцатиминут, но поиск необходимых материалов — инструкции поэксплуатации и ремонту, винта нужного размера и отверт-ки — значительно увеличил время выполнения задачи. Рас-

считывая время выполнения задачи, учтите время, необхо-

димое для поиска или сбора материалов. Нужно ли вам под-

готовиться к выполнению проекта (например, сначала про-

читать инструкцию)? Придется ли вам переодеваться (на-

пример, для работы на улице)?

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ И ВРЕМЯ НА ИСПРАВЛЕНИЕ. Наихудшее время

для вычитки корректуры книги — это когда вы стоите перед

кассой магазина, а за вами — очередь раздраженных людей. Дав-

ление мешает вам внимательно читать корректуру, но многие

люди оказываются именно в таком положении, потому что не

учитывают время для получения обратной связи и время на

возможные исправления. Не понадобится ли вам проконсуль-

тироваться с другими людьми, прежде чем идти дальше? Сколь-

ко времени вам потребуется, чтобы повторно проверить фак-

ты, отредактировать текст и навести лоск? Нужно ли вам ждать

прихода начальника, чтобы подписать корректуру, прежде чем

отправить ее в печать? Зарезервируйте время для этих важных

этапов работы и снимите с себя напряжение.

ВРЕМЯ НА РАЗМЫШЛЕНИЕ. Некоторые задачи требуют време-

ни на обдумывание. Подобно писательнице Эмили, вам, воз-

можно, надо собраться с мыслями, прежде чем начать, или

такое время может понадобиться вам в процессе реализации

проекта. Оставить то, что вы написали, и вернуться к этому

днем позже — может помочь вам свежим взглядом посмот-

реть на вещи. Трудные и ответственные решения (например,

решения о крупных покупках), могут стать легче, если вы

возьмете время на раздумье. Это время для размышлений

вы должны учесть в своем расписании.

ВРЕМЯ НА ЗАВЕРШЕНИЕ ИЛИ СВОРАЧИВАНИЕ ДЕЛА. Представь-

те себя сидящим в середине комнаты в окружении сотен фо-

тографий, которые вы вытащили, чтобы разложить и упоря-

дочить их. Уже пришло время для других дел, а вам необхо-

димо по меньшей мере еще полчаса, чтобы убрать их, не сме-

шав кипы уже разобранных фотографий друг с другом. Про-

блема в том, что вы не учитывали время на завершение

задачи, а оно особенно важно, когда вы приступаете к боль-

шому проекту, который нельзя закончить в один присест.

Даже если завершение задачи требует нескольких минут,

отведя для него время, вы в значительной степени снимите

с себя напряжение.

ВРЕМЯ НА ОТДЫХ. Часто люди столь страстно желают закон-

чить дело, что заставляют себя работать несколько часов под-

ряд без перерыва. Но оставаться в одном положении или кон-

центрироваться на одном деле в течение длительного време-

ни — изнурительно, и в долгосрочной перспективе может

значительно снизиться продуктивность вашей работы. Очень

важно регулярно делать перерывы, чтобы прогуляться, раз-

мяться и отдохнуть. Учтите в вашем расписании время для

этого, а также время, чтобы поесть или выпить чашку чая.

Расчет времени для этих неявных, но необходимых дел мо-

жет освободить вас от многих проблем. Очень полезно отда-

вать себе отчет, что иногда в работе возникают неожиданные

препятствия или трудности и вы отстаете или опаздываете.

Решение этой проблемы состоит в том, чтобы создавать в сво-

ем расписании "буферы" времени. Даже если вы уверены, что

зимой на расчистку дорожки к дому вам потребуется пятнад-

цать минут, добавьте к этому времени еще пару минут на слу-

чай, если вам понадобится немного больше времени, — может

быть, снега выпало больше, чем обычно. Этот резерв времени

поможет вам не опаздывать на работу. И если вы собираетесь

делать дело в такое время дня, когда вам, скорее всего, придет-

ся отвлекаться, или если рядом с вами есть дети, создайте дос-таточный резерв времени, чтобы одна-две паузы или замин-ки не привели к срыву всего вашего расписания. Когда вы со-мневаетесь, какой именно резерв времени создать, добавьте20% к отведенному на выполнение задачи времени.

Как только вы научитесь спрашивать себя, сколько вре-мени займет у вас выполнение того или иного дела, и сможе-те делать реалистичные расчеты, вы увидите, что и в самомделе должны сделать очень многое. Но это — хорошие ново-сти! Это побудит вас овладеть другими навыками тайм-менеджмента, которые помогут вам снижать свою рабочуюнагрузку, — это делегирование задач и искусство диплома-тично говорить "нет". Вы на пути к самым сокровенным тай-нам тайм-менеджмента!

Расчет времени для выполнения незнакомых задач

ЕСЛИ у вас прежде не было опыта выполнения какой-либоопределенной задачи, особенно если она достаточно слож-на, очень полезно бывает спросить кого-нибудь, кто уже за-нимался подобными задачами и знает, сколько времени наэто может потребоваться. Иногда стоит спросить об этом не-скольких людей, имея при этом в виду, что разным людямтребуется разное время, чтобы справиться с одной и той жезадачей. Это даст вам общее представление о том, чего выможете ожидать. Предположим, что вы должны всей семьейпереехать в другой регион страны, и вы не занимались упа-ковкой вещей и организацией переезда с тех пор, как закон-чили институт, но тогда всех ваших вещей едва хватало, что-бы сделать пригодной для жизни комнату в общежитии. Те,кто уже неоднократно переезжал всем семейством, могутрассказать вам не только о том, сколько времени занял у нихвесь процесс переезда, но и о том, сколько времени им потре-

бовалось на завершение каждого из его этапов: на сбор ве-щей, на их упаковку, продажу недвижимости и лишнего иму-щества, на завершающую уборку в доме, перевод счетов надругой адрес и т.д. Получив точное представление о том,сколько времени от вас потребует весь процесс переездав целом и каждый из этапов в отдельности, вы, вероятно,с большим воодушевлением приступите к следующему эта-пу планирования переезда — к "зачистке" списка задач. Наэтом этапе вы сможете отказаться от некоторых из них, а ос-тальные упростить или делегировать их выполнение другим.

В самом деле, процесс сортировки задач и подсчет вре-мени на их выполнение делают любой ваш проект менее пу-гающим, чем просто длинный список связанных с этим про-ектом дел, и это вдохновит вас на то, чтобы двигаться даль-ше. Поэтому регулярно сортируйте список текущих дели затем продолжайте процесс обработки задач.

Но что же делать с тем огромным запасом незавершенныхдел, которые в виде бумаг, записок и напоминаний месяцамискапливаются у вас на столе? Мой совет — не обращать на нихвнимания до тех пор, пока вы не пропустите свой список теку-щих дел через последовательную процедуру их обработки. Во-первых, разбираясь с текущими задачами, вы можете неожи-данно выяснить, что некоторые из этих заброшенных дел мож-но смело вычеркивать из списка. Во-вторых, это уже слишком —пытаться управиться со всеми своими делами сразу. Но тем неменее есть способ справиться и с этим пугающим запасом неза-вершенных дел.

СОРТИРОВКА ЗАДАЧ В ДЕЙСТВИИ:БИТВА С ГРУДОЙ НЕЗАВЕРШЕННЫХ ДЕЛ

Если вы уже овладели навыком расчета времени, необходи-мого для завершения своих задач, и привыкли думать о них

в терминах тех областей деятельности и соответствующихим зон времени, частью которых эти задачи могли бы быть,вам будет намного легче иметь дело с накопившимся запа-сом незавершенных дел. Вот несколько общих советов.

• Зарезервируйте минимум два часа в день, чтобы разоб-раться с незавершенными делами.

• Не используйте это время для наверстывания того, что выкогда-то не успели сделать. Не останавливайтесь на том,чтобы "делать" любое из этих дел. Просто отсортируйте их,чтобы получить представление о том, что вы имеете.

• Начните с самых "свежих" задач — с того, что можно на-звать "эпицентром шторма", чтобы справиться с теми за-дачами, которые наиболее важны и актуальны.

Вот пример того, как произвести сортировку накопивших-ся незавершенных дел. Фаина была матерью четверых де-тей и при этом работала полную рабочую неделю — ее рас-писание было переполнено. Дома ее стол был забит бумага-ми, которые требовали внимания. Она ни на минуту немогла расслабиться, эта гора бумаг никогда не выходилау нее из головы.

Мы начали с того, что просмотрели всю эту груду, бу-мажка за бумажкой, сортируя дела. Что там было? Гаран-тийные карточки, квитанции на вещи, которые нужно вер-нуть, письма и поздравительные открытки, которые надоотправить, напоминания о том, кому нужно позвонить поповоду мелкого ремонта дома, страховые свидетельства,счета для оплаты, просьбы о пожертвованиях. Когда мыпросматривали каждый клочок бумаги, она записывала настикерах время, которое, по ее мнению, потребуется длявыполнения соответствующей задачи, и приклеивала сти-керы на бумаги.

Просмотрев все бумаги, скопившиеся на столе, мы про-суммировали и вычислили время, какое "олицетворяла" со-бой эта кипа. Оно составило девять с половиной часов. Фаи-на была в шоке. Как и большинство людей, она была убежде-на, что, если бы она могла найти три часа свободноговремени, она успела бы разобраться со всеми этими делами.Какая недооценка!

Фаина годами боялась груза накопившихся дел. И хотясначала оценка времени, необходимого для выполнения всехэтих дел, ошеломила Фаину, у этой истории был вполне сча-стливый конец. Процесс сортировки задач — это только пер-вый этап процесса обработки задач. На втором этапе, в про-цессе "зачистки" расписания, мы сократили эти девять с по-ловиной часов до трех!

У нее не было другого способа разобраться со своими де-лами, как только честно их рассмотреть. Она перестала отри-цать реальность и начала уважать ее — в этом была уже поло-вина успеха. Впервые Фаина оказалась в положении, когдамогла справиться со всеми накопившимися проблемами.

По окончании этапа сортировки задач вы уже знаете, что всезадачи в вашем списке дел соответствуют выбранным вамивидам деятельности и поддерживают ваши стратегическиецели. Вы также знаете, к какой из областей деятельности ониотносятся в вашем плане распределения времени и скольковремени вам потребуется для их выполнения.

Однако это вовсе не означает, что вы на самом делеобязаны выполнять все эти задачи. Вы проактивно подхо-дите ко всем возможностям и обязанностям, которые со-здает на вашем пути жизнь, и всегда лицом к лицу сталки-ваетесь с реальностью, в какой бы ситуации вы ни оказа-лись. Возможно, вы по-прежнему слишком много должны

успеть сделать, но теперь вы занимаете более сильную по-зицию по отношению к вашим делам и планам и можетеуправлять ими. В этом и состоит следующий шаг — "Зачи-стка" расписания.

К этому моменту вы произвели сортировку задач по выбран-ным вами видам деятельности и оценили время, которое по-надобится для их выполнения. Если вы похожи на большин-ство людей, вы, вероятно, обнаружили, что у вас по-прежнемуостается слишком много дел — больше, чем вы могли бы вы-полнить. Ваш следующий шаг — снизить свою рабочую на-грузку и уровень напряжения, избавившись от определенныхзадач путем "зачистки" вашего расписания. В конце концов,точно так же, как в шкаф или кладовку вы сможете поместитьограниченное количество вещей, в часы своего бодрствова-ния вы сможете сделать ограниченное количество дел.

Ваш план распределения времени непременно укажетвам на тот факт, что, если вы увеличите время, отведенное навыполнение задач в одной зоне деятельности, вам придетсяуменьшить его для других видов задач. Например, глядя насвой план распределения времени, вы увидели, что по суббо-там у вас запланировано три часа времени на дела по уборкедома. Но когда вы просуммировали все, что вам придется

сделать по дому на этой неделе, вы выясняли, что это займету вас не три часа, а четыре. Вы можете решить, что эти работыпо дому стоят того, чтобы выделить на их выполнение лиш-ний час, но это решение означает, что вам придется пожертво-вать тем часом своего времени в течение дня, когда у вас былазапланирована прогулка с ребенком.

Когда задач больше, чем времени, у вас есть три вариантадействий:

1. Исключить некоторые задачи из вашего расписания, от-казавшись от их выполнения.

2. Сократить некоторые задачи, чтобы ускорить их выпол-нение.

3. Делегировать выполнение некоторых задач другим людям.

ИСКЛЮЧЕНИЕ ЗАДАЧ

Иногда вам придется удалять некоторые задачи из вашегорасписания просто для того, чтобы сохранить свою жизньв равновесии. Любой работающий родитель согласится, чтоон ухитряется работать сразу в нескольких местах — раститьдетей, делать карьеру, вести домашнее хозяйство, — и любоеиз этих занятий способно монополизировать все его свобод-ное время. Если в жизни вы играете много ролей и имеетемного обязанностей, у вас неизбежно будет намного большепотенциально необходимых дел в каждой сфере вашей жиз-ни, чем вы сможете сделать.

Решая, от каких задач отказаться, спросите себя, какие изних более важны для вас, какие варианты действий помогутвам достичь своих целей более эффективно и быстро. Затемспросите себя, есть ли среди рассматриваемых вами задачтакие, которые помогут вам достичь нескольких целей сра-

зу. Чем больше целей поможет вам достичь определеннаязадача, тем выше для вас ее ценность.

Предположим, по понедельникам вы освободили тричаса, чтобы делать телефонные звонки потенциальным кли-ентам. Вы составили список тридцати возможных клиентови знаете, что успеете провести переговоры в этот трехчасовойпериод только с двадцатью из них. В этом случае вы решаетеоставить без внимания неподготовленных заранее клиентови звонить только тем, кто ранее уже проявлял интерес к ва-шим предложениям и "созрел" для заключения сделки.

Или, например, вы зарезервировали воскресенье для отды-ха с семьей. Члены вашей семьи выдвинули три разных пред-ложения на ближайшее воскресенье: сходить в кино, съездитьза город на пикник или пойти покататься на велосипедах в пар-ке. Поскольку одной из ваших целей было поддерживать хоро-шую физическую форму, велосипедная прогулка оказалась луч-шим предложением, и вы отказались от двух других.

Искусство говорить "нет"

Очень часто акт исключения задач из своих планов включа-ет в себя отказ другим людям. Если вам трудно говорить "нет",вы в конечном счете будете делать то, чего на самом деле нехотите делать, только потому, что будете чувствовать себявиноватым, отказывая другим. Всем нам очень не нравитсяразочаровывать других, но все дело в том, что люди всегдабудут просить вас что-нибудь сделать для них. Вы должнынаучиться поддерживать равновесие между тем, что вы де-лаете для людей, которые вам дороги, и тем, что делаете длясебя, всегда уважая собственные цели.

Для этого вы обязаны признать свое право сказать "нет".Только вы имеете представление о своих стратегическихпланах в жизни. Только вы можете решать, что соответству-

ет вашему плану распределения времени, а что — нет. Когдавы отвечаете отказом на чью-нибудь просьбу, вы вполне мо-жете сделать это вежливо и тактично; сказать "нет" вовсе неозначает быть невежливым и резким. Когда вы говорите"нет", вы не обязаны пускаться в пространные объяснения,почему вы отказываете этому человеку в его просьбе. Выможете иногда делать это, в частности, если вы говоритес человеком, с которым поддерживаете близкие отношения,но не чувствуйте себя обязанным делать это.

Во-вторых, отказывая человеку, вам нужно сказать "нет"таким образом, чтобы сохранить с ним хорошие отношения.Если вы не готовы к этому, заранее запаситесь несколькимиответами и запомните их. Тогда просьбы окружающих не за-станут вас врасплох и слова "Да, конечно, я сделаю" не будутнепроизвольно вылетать из ваших уст. Вы знаете, с какимипросьбами, скорее всего, столкнетесь, и можете сочинить стан-дартные ответы, подходящие к этим ситуациям. Вот некото-рые примеры, которые помогут вам сделать это:

• Чтобы отказаться от приглашения на мероприятие, на ко-тором вы не сможете присутствовать. "Спасибо, что по-думали обо мне. Я был бы рад присоединиться к вам, но,к сожалению, не смогу сделать этого".

• В ответ на просьбу сделать пожертвование. "Я составляюплан благотворительных пожертвований в начале годаи никогда не отступаю от него. Пожалуйста, больше не об-ращайтесь ко мне".

• В ответ на просьбу руководителя планового отдела. "Похо-же, это действительно отличный проект, и я польщен тем,что вы считаете меня самым подходящим человеком, спо-собным справиться с ним, но я слишком занят, чтобы подго-товить для этого проекта пакет документов прямо сейчас".

• Если собеседник продолжает настаивать. Не оправдывай-тесь и не продолжайте объяснять причины отказа, иначесобеседник перехитрит вас: он всегда найдет больше до-водов в пользу того, чтобы вы согласились выполнить егопросьбу. Просто улыбнитесь и повторяйте: "Извините,я не могу этого сделать", "Нет, спасибо" и старое доброестандартное "Нет".

Попрактикуйтесь говорить "Извините, я просто не могу это-го сделать" и "Нет" вслух в одиночестве. Произносите этифразы твердо и убежденно до тех пор, пока они не покажут-ся вам естественными.

Но что делать, если человек, который подходит к вамс просьбой, — ваш начальник? Кажется, в этом случае ска-зать "нет" невозможно, но я уверяю вас — иногда это воз-можно. Если ваш начальник загрузил вас массой "срочных"дел по самое горло, попросите его совета в расстановке при-оритетов ваших задач. Опишите свою ситуацию спокойнои без критики и сформулируйте свои предложения по реше-нию проблемы: "Я знаю, вы хотите, чтобы я занялся установ-кой и наладкой программного обеспечения, что займет пятьчасов, и я буду рад подготовить для вас текст выступленияна конференции, для чего мне потребуется около шести ча-сов. Проблема в том, что я не успеваю закончить оба делак концу рабочего дня. Которая из задач более важна для вас?Можем ли мы найти еще одного сотрудника, который взялбы на себя выполнение части одного из этих дел? Может лиодно из этих дел подождать до завтра?"

С уважением отнеситесь к решению вашего начальни-ка. (Этот подход эффективен также и в отношениях с кли-ентами, которые продолжают нагружать вас работой, выхо-дящей за рамки заранее согласованного задания или про-екта, и с детьми, которые сильно переживают, когда им

отказывают.) Основная идея здесь состоит в том, чтобы оз-накомить других людей с тем, сколько времени у вас займетвыполнение их заданий, приказов или поручений. Такимобразом, вы ненавязчиво обучаете их навыкам оценки вре-мени, необходимого для выполнения задач!

СОКРАЩАЕМ И УСКОРЯЕМ ВЫПОЛНЕНИЕТИПОВЫХ И МОНОТОННЫХ ЗАДАЧ

Кроме полного исключения отдельных задач, другая альтер-натива состоит в том, чтобы упростить или сократить зада-чу, ускорить ее выполнение и таким образом сделать работуза меньшее время. Скорее всего, вы, как и большинство дру-гих людей, чувствуете, что вашу жизнь буквально пожираетмонотонная и однообразная работа. Когда вы тратите слиш-ком много времени на утомительные повторяющиеся дета-ли, у вас остается меньше времени для другой деятельности,которая помогала бы вам в достижении ваших стратегичес-ких целей. Потратив несколько часов на разработку проце-дур для ускорения выполнения однообразных задач, вы из-бавитесь от необходимости тратить слишком много време-ни на черную работу.

Есть много способов ускорить выполнение однообраз-ных задач. Иногда вы можете пропустить определенные эта-пы выполнения задачи, чтобы работа пошла быстрее. Выможете разработать специальные шаблоны и формы, кото-рые облегчат вам выполнение повторяющихся задач. Созда-ние простых процедур для выполнения однообразных и мо-нотонных дел избавит вас от необходимости думать и при-нимать решения, поэтому вы сможете справляться с такимиделами намного быстрее. Когда вы должны думать, запоми-нать, взвешивать возможные варианты и мучаться над каж-дой маленькой задачей, это отнимает у вас массу времени, не

говоря уже о психической энергии. Но, когда вы принимае-те решения заранее, вы высвобождаете время для концент-рации на самой работе и на подготовке к ней, что более важ-но для вас.

Конечно, иногда мы заново изобретаем способ, которымделаем то или иное дело, потому что это кажется нам творчес-кой работой. Но если вы обнаружили, что переставляетебаночки со специями на кухонной полке в поисках идеально-го взаимного расположения или в третий раз подряд перевер-стываете информационный бюллетень для своей компании,спросите себя, нет ли у вас возможности тратить свою драго-ценную творческую энергию на что-нибудь более интересноеи продуктивное.

Поэтому потратьте несколько минут на то, чтобы переос-мыслить, как вы делаете то или иное дело. В долгосрочной пер-спективе такие инвестиции обернутся для вас многими часамисэкономленного времени.

Какие задачи стоит сокращать

Для минимизации рутинных операций, я настоятельно со-ветую вам пересмотреть все те ваши задачи, в основе кото-рых лежат повторяющиеся монотонные операции, чтобы вы-яснить, нельзя ли придумать способы делать их быстрее. Пер-вое, что стоит подвергнуть такому анализу, — хозяйственныеи бытовые работы в доме и рутинные операции на службе.Исследования, проведенные в Университете Мериленда, по-казали, что средний американец тратит более двадцати ча-сов в неделю на домашнее хозяйство. В соответствии с дан-ными Деклана Трейси, служащие и административные ра-ботники в среднем тратят более двенадцати часов в неделюна рутинную работу, связанную с обработкой почты и доку-ментов, и в поисках потерявшихся вещей.

Если вы определите ваши регулярные рутинные опера-ции и разобьете их на последовательные этапы, вам в головунаверняка придут какие-нибудь идеи о том, как ускорить ихвыполнение. Подумайте о том, как сократить или удалитьскрытые затраты времени на переезды, на поиск необходимыхматериалов, на проверки и исправления и на завершающиеоперации, — скорее всего, вы найдете много хитрых спосо-бов сокращения монотонных операций и не дадите рутинепожирать ваше время. Вот некоторые приемы, которые по-могут вам начать действовать в этом направлении.

Приемы борьбы с рутинными операциями дома

• Повесьте на двери перед выходом контрольный списоквещей, которые вы должны не забыть взять с собой передвыходом из дома, например: "Не забыть взять: бумажник,ключи, органайзер, чековую книжку, зонт, рюкзаки для де-тей, домашнюю работу, балетные тапочки, спортивную фор-му, сотовый телефон и зарядное устройство".

• Для упрощения закупок продуктов и приготовления едысоставьте меню и рассчитайте запас продуктов на две илитри недели (учитывая свой вкус и простоту приготовления),меняя блюда. Сделайте понедельник рыбным днем, втор-ник — днем птицы и картофеля и т.д. Если вы любите гото-вить, используйте выходные дни для приготовления болееизысканных блюд.

• Составьте контрольный список для походов за покупка-ми. Внесите в него те продукты и бакалейные изделия, кото-рые вы обычно покупаете. Сделайте несколько копий этогосписка и повесьте одну из них на холодильник или кухонныйшкаф. Когда вам придется идти за продуктами, проверьте хо-лодильник и отметьте в списке то, чего в нем не хватает. Этотприем подходит и для снабжения офисов.

• Отведите специальное место для стирки белья, в кото-ром будет находиться все, что вам потребуется, включая столдля глажения и складывания белья, перекладину и свобод-ные вешалки для развешивания белья, которое не нуждает-ся в глажении. Выделите отдельную корзину каждому членусемьи, чтобы каждый мог брать оттуда свои собственныевещи и раскладывать их по местам.

• Упростите набор цветов и цветовых комбинаций, кото-рые вы используете при подборе своей одежды. Выясните,какие цвета вам больше всего подходят, и покупайте одеж-ду, подходящую по своей цветовой гамме к уже имеющимсяу вас предметам гардероба. Использование заранее проду-манной цветовой схемы снижает время, которое вы тратитена обдумывание, поиск и принятие решений о том, что на-деть и какие аксессуары подойдут к вашей одежде.

• Определитесь с тем, что вы обычно будете дарить друзь-ям или знакомым на годовщину свадьбы или на день рожде-ния ребенка. Например, если вы приглашены на день рожде-ния ребенка, вы можете в любых случаях дарить красивоедетское одеяло или книгу. Этим вы сэкономите массу време-ни, которое могли бы потратить на поиски и выбор подарка.Если этот подход кажется вам слишком формальным, выбе-рите какой-нибудь один магазин, где вы всегда будете поку-пать подарки в случае необходимости.

• Покупайте поздравительные открытки сразу на весь годвперед в одном месте. Не тратьте свое время на поиски са-мой совершенной поздравительной открытки каждый раз,когда подходит время поздравлять очередного родственни-ка или знакомого с днем рождения. Раз в год покупайте от-крытки для всех памятных событий, подписывайте их и про-ставляйте дату, когда каждую из них необходимо будет от-править. Храните их вместе со своими счетами и отправляйтеадресатам в установленные сроки. Вы можете вообще пере-

стать прибегать к помощи обычной почты и пользоватьсязаранее выбранным сайтом для рассылки виртуальных от-крыток, что отнимет у вас не более пяти минут времени.

• Подпишитесь на услуги службы рассылки напоминанийоб интересующих вас событиях по электронной почте. От-правьте в такую службу список дат событий, напоминанияо которых вы хотите получать, и за определенный срок донаступления каждого из них вас уведомят о приближениипамятной даты по электронной почте, вместе с предложени-ем о приобретении возможных подарков к этому дню. Выможете купить подарок через Интернет и заказать его дос-тавку непосредственно тому, кого хотите поздравить. Есливы пользуетесь услугами America On-Line (AOL), чтобы уз-нать больше об этих услугах, перейдите на вкладку My AOLи выберите Reminder Service.

• Организуйте у себя дома специальное место для выпискии оплаты счетов. Храните там все необходимое для этого: че-ковые книжки, бланки квитанций об оплате, конверты, мар-ки, ручки, калькулятор, чтобы вам не приходилось каждыйраз искать все это снова. Храните ваши квитанции и отметкиоб оплате поблизости в специальных папках, чтобы избежатьнакопления неразобранных и неупорядоченных бумаг.

• Распорядитесь об автоматической оплате ваших еже-месячных счетов. Вы можете выбрать такой порядок опла-ты с вашего банковского счета для страховых платежейи пр. Если вы пользуетесь системой электронных платежейтипа "Клиент — банк", вы также можете установить напо-минание о регулярном перечислении ежемесячных плате-жей, возвращаться к ним раз в месяц, подтверждать вашесогласие на оплату, и компьютер банка переведет деньгис вашего счета на счет получателя. Проконсультируйтесьсо специалистами своего банка и спросите их, предостав-ляет ли банк такие услуги.

• Установите определенное время для наведения порядкав доме. Наводите порядок ежедневно, в одно и то же время,перед сном, перед обедом или рано утром. Когда вы установи-ли для этого определенное время, в течение дня вы не будетерасстраиваться и отвлекаться, думая: "Мне нужно еще навес-ти порядок в кухне", и сможете спокойно делать свои дела.

• Установите определенные дни недели для уборки в доме.Вы, например, можете решить, что каждую среду будете де-лать уборку в ванной, а каждую пятницу — в кухне.

• Научитесь эффективным приемам уборки. В книгеДжеффа Кэмпбелла "Быстрая уборка" объясняется, как ко-манда профессиональных уборщиков может сделать гене-ральную уборку в большом доме всего за сорок две минуты.Например, одним из их принципов является уборка поверх-ностей сверху вниз, смахивая мусор и пыль на пол, откудаих затем можно убрать пылесосом.

• Если вы можете себе это позволить, пользуйтесь услуга-ми профессионалов для проведения серьезных уборок в до-ме. В этом случае вам нужно запланировать время толькодля ежедневного наведения порядка.

• Избавьтесь от хаоса и беспорядка в доме. Профессиона-лы, занимающиеся уборкой помещений, говорят, что поря-док в комнате снижает время, необходимое для проведенияв ней уборки, более чем на 40 %.

• Составьте контрольный список вещей, необходимых вамв командировках и деловых поездках. Включите в этот спи-сок одежду, билеты, паспорт, фото- или видеокамеры, необ-ходимые лекарства, туалетные принадлежности и т.д. Вы мо-жете устанавливать количество предметов одежды в соот-ветствии с климатом и со сроками каждого путешествия.

• Заранее приготовьте запас зубной пасты, мыла и прочих ту-алетных принадлежностей — нет никакого смысла тратить вре-мя на их покупку и упаковку каждый раз, когда вам надо уехать.

• Составьте список последних действий и проверок, ко-торые должны быть сделаны перед отъездом из дома на дли-тельное время, — полить цветы, включить сигнализацию, от-ключить электробытовые приборы и т.д.

• Сделайте шаблоны для всех документов, которые вамнеоднократно приходится набирать на компьютере. Вноситеизменения в шаблоны документов, входящие в состав вашегопрограммного обеспечения, и создавайте новые. Эта проце-дура может незначительно отличаться в разных программах,но обычно вам просто нужно создать новый документ, при-дать ему нужную форму и затем сохранить его как шаблон,а не как обычный документ.

• Даже если вы не хотите, чтобы ваши письма выгляделиформальными и сухими, написание каждого письма занововедет к огромной потере времени. Создайте шаблоны или об-разцы для разных видов писем: предложений, благодарнос-тей, уведомлений о просрочках платежей и для любых другихдокументов, которые вам приходится составлять регулярно.

• Сделайте свою файловую систему (систему хранения до-кументов) достаточно простой. Если система хранения доку-ментов слишком сложна, вы будете терять время на выяснениетого, куда именно вам нужно подшить очередную бумагу. По-экспериментируйте с системами цветового кодирования до-кументов, чтобы всегда видеть, к какому типу документов от-носится та или иная бумага (например, выберите зеленый цветдля финансовых документов, красный — для личных). Залогподдержания порядка в бумагах — простота системы хранениядокументов и удобство пользования ею, поэтому всегда распо-лагайте шкаф с рабочими бумагами и папками в пределах дося-гаемости — не далее чем на расстоянии вытянутой руки от ва-шего рабочего кресла. Если у вас нет обычного шкафа для бу-маг, пользуйтесь передвижными ящиками для документов илиспециальными тележками для хранения файлов.

• Используйте передвижные стикеры (Post-It) с напоми-наниями о регулярных делах и задачах. Если вы пользуетесьорганайзером на основе бумажных бланков и регулярно вы-полняете определенные задачи в один и тот же день недели(предположим, оплачиваете свои счета по пятницам), запи-шите эту задачу на стикере, наклейте его на страницу орга-найзера, соответствующую ближайшей пятнице, и в концеэтого дня переклейте ее на следующую пятницу. Электрон-ные планировщики, такие как Palm Pilot, позволяют вам де-лать такой перенос задач автоматически, с помощью функ-ции "повторяющаяся задача" (смотрите страницы 134 — 139,где мы более подробно рассматривали особенности элект-ронных планировщиков времени).

КАК УСКОРИТЬ ВЫПОЛНЕНИЕНЕМОНОТОННЫХ ЗАДАЧ

Даже если задача не относится к числу ваших регулярныхдел, вы все равно можете найти способы ускорить ее вы-полнение. Один из таких способов заключается в том, что-бы пропускать отдельные этапы выполнения задачи. Вер-немся к нашему примеру переезда в другой регион стра-ны, — вы считаете, что должны организовать распродажу,чтобы избавиться от лишнего имущества, которое не хо-тите везти с собой за тридевять земель. Однако при бли-жайшем рассмотрении оказывается, что вам потребуетсяцелых пять дней, чтобы произвести сортировку и оценкувсех этих вещей, разложить их в гараже, дать рекламу и на-чать распродажу. Возможно, оценив затраты, вы сочтете,что время и деньги, выделяемые на организацию этой за-теи, не стоят тех дополнительных доходов, которые вы по-лучите от распродажи вещей. Возможно, ваша главная цель— поскорее переехать, а не выгадывать каждый цент лю-

быми способами. Разрешите себе отказаться от идеи рас-продажи ненужных вещей. Точно так же, если ваша ком-пания выходит на рынок с новой услугой и в вашем рас-поряжении только один месяц на то, чтобы нанять пер-сонал для новой службы, подготовить его, составитьи напечатать рекламный проспект, провести рекламнуюкампанию, организовать презентацию для журналистови праздничный банкет, спросите себя: все ли эти мероп-риятия одинаково необходимы для успеха проекта? Мо-жет быть, вы сократите этап подготовки рекламного про-спекта и вместо него напечатаете простое приглашение по-тенциальным клиентам со словами: "Приходите на нашупрезентацию и познакомьтесь с отличной новой услугой,которую предоставляет наша компания".

И конечно же, вы можете сократить свою работу путемделегирования — или перепоручения другим — отдельныхее частей. Наймите курьера для упаковки и доставки рекла-мы, воспользуйтесь услугами компаний по доставке горя-чего питания для организации банкета. Делегируйте тучасть работы, которая менее всего вам знакома. Вы не мо-жете постоянно тратить время на овладение новыми зна-ниями и навыками для того, чтобы завершить очереднойпроект. Позвольте кому-то другому профессионально по-заботиться о том, чтобы закуска оставалась горячей по до-роге из пункта А в пункт Б.

Другой способ ускорить выполнение задачи — снизитьсвои требования к качеству ее выполнения: вы вовсе не дол-жны каждый раз делать свою работу на "пять баллов". Учи-тывайте то, насколько важна данная задача; нужно ли вамсоставлять совершенный, изысканный по форме и содержа-нию доклад, если это всего лишь внутренний документ дляознакомления ваших коллег, или, быть может, вы хотите про-извести хорошее впечатление на своего босса?

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ

Если вы пришли к выводу, что задача в обязательном по-рядке должна быть выполнена, и сократили процедуру еевыполнения таким образом, что для этого потребуется ми-нимально возможное количество времени, следующим ша-гом в "зачистке" вашего расписания будет рассмотрениевозможности делегирования выполнения этой задачикому-то другому.

Когда вы поручаете другим людям взять на себя выпол-нение некоторых своих задач, вы высвобождаете свое времяи силы и можете сосредоточиться на тех задачах, выполнитькоторые вы можете наилучшим образом. (Делегируя задачу,убедитесь, что не перескочили через этапы удаления и со-кращения задач. Вы определенно не хотите, чтобы ваш по-мощник тратил больше времени, чем это необходимо для вы-полнения задачи. И если вы платите этому человеку за егоработу, это еще один повод предварительно сократить зада-чу и оптимизировать технологию ее выполнения.)

Один из самых восхитительных аспектов делегирования,на который обычно не обращают внимания, состоит в том, чтоделегирование строится на основе здоровой взаимозависимо-сти между людьми. Когда вы работаете как одна команда, та-кая работа сближает и сплачивает людей. Взаимоотношенияукрепляются путем разделения рабочей нагрузки и за счеттого, что совместно работающие люди учатся доверять другдругу и полагаться друг на друга.

Эффективное делегирование — один из самых важныхнавыков тайм-менеджмента, который необходимо освоитьи использовать. Но есть несколько причин, в силу которыхлюди сталкиваются с трудностями в процессе перераспре-деления своей работы и перепоручения своих задач другим.Вот некоторые наиболее распространенные причины такихзатруднений.

• Вам кажется, что вы слишком заняты для того, чтобыделегировать выполнение своих задач другим. Когда вы пе-регружены работой, вам может казаться, что у вас совсем нетвремени на делегирование задач и на контроль за их исполне-нием другими. Однако, потратив несколько часов (а чаще все-го — несколько минут) на выяснение того, что вы можете пе-репоручить другим, на поиск помощника и на его подготовкуи обучение, вы сэкономите огромное количество времени. Небойтесь тратить время на разработку общего плана действий —впоследствии это время многократно окупается.

• Вы испытываете чувство вины, "сваливая" свою работуна других. Если вы рассматриваете делегирование как поруче-ние кому-то другому выполнение неприятной или черной ра-боты, вы можете испытывать от этого чувство вины. В концеконцов, никто из нас не хочет прослыть "плохим большим бос-сом". Но вы вовсе не должны страдать от необходимости по-стоянно доказывать окружающим, что вы не считаете некото-рые дела недостойными вашего внимания. Помните: если выне любите выполнять определенные виды задач, это еще не зна-чит, что этого не любит никто. У каждого из нас есть свои навы-ки, интересы, дарования и склонности, поэтому не чувствуйтесебя виноватым, когда просите кого-то о помощи. Делегирова-ние работает лучше всего тогда, когда вы ставите нужного че-ловека на нужное место в нужное время и даете возможностькаждому внести важный вклад в успех общего дела.

• Вам трудно положиться на других и зависеть от них.Некоторые люди скованы убеждением: "Если я не сделаюэто сам, никто не сделает это за меня и никто не сможет сде-лать это лучше меня". Если вы выросли в среде, где не моглидоверять окружавшим вас взрослым, вам будет особеннотрудно полагаться на других и доверять им.

Рассматривайте делегирование как возможность дляличного развития и роста. Оно даст вам возможность порвать

с негативным опытом своего детства, когда вы были един-ственным человеком, который мог сделать все правильно,и обнаружить, что другие люди тоже могут высказывать ра-зумные суждения и выдавать прекрасные идеи. Обратитевнимание на то, что большинство окружающих похожи навас, — они ответственные и способные люди, и им нравитсясотрудничать с другими людьми.

• Вы боитесь потерять свою важность и значимостьв глазах окружающих. Вы можете сопротивляться делеги-рованию из страха, что, если кто-то другой сможет сделатьвашу работу, в вас больше не будут нуждаться и перестанутценить. Если вы хорошенько задумаетесь над этим, вы, ве-роятно, увидите, что другие люди нуждаются в вас не толь-ко и не столько потому, что вы умеете выполнять опреде-ленный вид задач или способны справляться с нескольки-ми делами одновременно. Вы обладаете уникальнымии неповторимыми навыками, взглядами и личными осо-бенностями, за что вас и ценят окружающие. Поэтому ос-тавьте дела, с которыми лучше могут справиться другиелюди, и освободите себя для новых проектов.

Что делегировать

Есть два вида задач, которые легче всего делегировать:

• Рутинные повторяющиеся задачи, выполняемые регуляр-но и не требующие творческого подхода (мытье посуды,бухгалтерский учет, отправка факсов, упаковка и отправ-ка корреспонденции, собеседование с кандидатами приприеме на работу).

• Специальные проекты, разовые или нечасто повторяю-щиеся задания (подготовка рекламного проспекта, пла-нирование командировки, покупка нового компьютера).

Это разделение поможет вам, когда вы будете решать, стоитли задача усилий для ее делегирования. Что касается одно-образных рутинных задач, здесь почти всегда стоит потра-тить время на обучение кого-то еще. Первоначальные вло-жения времени освободят вас на многие годы вперед. Рас-сматривая возможность делегирования при выполненииспециальных заданий, оцените их масштаб и продолжитель-ность. Если вы потратите больше времени на подготовкуподходящего исполнителя, чем на то, чтобы сделать дело са-мостоятельно, и данное задание не будет повторяться в бу-дущем, более эффективно сделать его самому.

Вам также следует предусмотреть возможность делеги-рования следующих видов задач:

• Задачи, с которыми вы справляетесь недостаточно хоро-шо и которые гораздо лучше может сделать кто-то другой.

• Задачи, заниматься которыми вам не нравится.• Задачи, поглощающие вашу энергию или ваше время, если

они необходимы вам для более важных дел.

Иногда нам трудно делегировать выполнение задач другимпотому, что мы забываем: делегирование состоит не в том,чтобы делать то, что нам нравится, и избавляться от необхо-димости выполнять то, что мы ненавидим. Хорошие менед-жеры делегируют выполнение тех дел, которые им нравятся,когда в их списке дел есть задачи с более высоким приорите-том или если кто-то другой способен сделать эту работу бо-лее эффективно. Кроме того, иногда вы действительно луч-ше всех в команде подходите для выполнения той работы,которая вам не нравится.

Определите, какую работу вы возьмете на себя

После того как вы оценили свои задачи и их отдельные эта-пы, примите решение, что вы будете делать сами, а что до-верите другим. Рассматривая составные части каждой за-дачи, спросите себя, на выполнение каких из них лучшевсего потратить свое время, и где ваши усилия могут ока-заться наиболее полезными и эффективными. Оценитесвои способности, свою проницательность, свои навыки,склонности и предпочтения. Что можете сделать вы, и толь-ко вы? Какие из стоящих задач наилучшим образом отве-чают вашим целям?

Оставьте эти задачи за собой и делегируйте все осталь-ные. Иногда имеет смысл делегировать всю работу и высту-пать просто в роли руководителя, контролируя выполнениезадачи. В случае управления большими растущими проекта-ми, если вы слишком глубоко вдаетесь в детали, то неизбежнотеряете видение общей картины дела и не способны эффек-тивно руководить.

Карта-схема делегирования

Чтобы конкретно определить, что и кому нужно делегиро-вать, бывает удобно составить план делегирования задач.Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре столбца.В первом столбце выпишите свои стратегические цели. Вовтором перечислите все те виды деятельности, которые слу-жат достижению этой цели. В третьем столбце оцените вре-мя, которое требуется для выполнения каждой задачи. В чет-вертом отметьте, кто, по вашему мнению, лучше всего под-ходит для этой работы, учитывая такие факторы, какнеобходимое для выполнения задачи время, надежность кан-дидата и его пригодность к выполнению данной задачи. При-мер такого плана приведен на следующей странице.

Просмотрите свой список дел и убедитесь, что вы не вклю-чили в него излишние и ненужные задачи. Если задача не яв-ляется необходимой и обязательной для выполнения, не деле-гируйте ее выполнение другим — просто удалите ее из списка.

Кто лучше всех подходит для этой работы?

Принимая решение о том, кому делегировать выполнениезадачи, помните, что есть три вида объектов делегирования,и для работы с каждым из них от вас потребуется разное ко-личество времени.

1. Делегирование квалифицированному специалисту (экс-перту). Передача работы тому, кто способен сделать еелучше, быстрее или эффективнее, чем вы. С вашей сторо-ны для этого потребуются наименьшие затраты времени,а отдачу в виде экономии времени вы получите почти сра-зу. Например, наймите юриста или бухгалтера, которыйпозаботится о том, чтобы вы правильно и своевременноплатили налоги. Чтобы повесить полки для книг, восполь-зуйтесь услугами мастера, поскольку его умение забиватьв стену гвозди сэкономит вам много времени.

2. Делегирование равному себе по квалификации. Переда-ча работы тому, кто имеет такую же квалификацию в дан-ной области, как и вы сами. Он или она могут справитьсяс этой задачей так же хорошо, как и вы. Вам потребуетсяминимум времени, чтобы объяснить суть задания и датьисполнителю соответствующие указания.

3. Делегирование новичку. Передача работы тому, кто не стал-кивался с подобными задачами или не умеет выполнять ихтак же хорошо, как и вы. Чтобы делегировать выполнениезадачи такому человеку, вам потребуется много времени, так

как вы должны обучить его и осуществлять контроль за егоработой, но эти затраты времени и сил многократно окупят-ся в будущем. Вы станете наставником и приобретете благо-дарного помощника. Например, на службе вы можете деле-гировать своему помощнику или секретарю часть своей твор-ческой работы: подготовку деловой графики или наглядныхматериалов для докладов или составление рекламных пи-сем клиентам. Вам придется приложить некоторые усилиядля обучения или инструктажа этого человека. Но когда высделаете этот первоначальный вклад и ваш помощник будетготов к выполнению этой работы, вы будете рады тому, чтодали другому человеку возможность блеснуть своим талан-том, повысили у него уверенность в своих силах и, возмож-но, даже освободили себя на длительный период от необхо-димости тратить время на выполнение подобных задач.

Ваша задача заключается в том, чтобы поручить каждомусотруднику такую работу, выполняя которую они смогли бывнести наибольший вклад в ваш проект. Учитывайте спо-собности и навыки каждого из членов вашей команды, а так-же их загруженность. Рассматривая конкретную задачу, под-лежащую выполнению, спросите себя:

• Кто мог бы хорошо с этим справиться?• Кому понравилась бы эта работа или хотя бы отдельные

ее части?• Кто хотел бы научиться этому?• У кого есть для этого время?

Учитывайте также, каким временем вы располагаете для на-блюдения за работой сотрудника над порученным ему проек-том; чем меньше времени у вас для контроля за его работой, темквалифицированнее должен быть этот член вашей команды.

Дома вашей командой являются все члены вашей семьи.Однако, если вы сталкиваетесь с задачами, которые выходятза пределы способностей или возможностей ваших близких,вы можете привлечь себе на помощь других людей. Восполь-зуйтесь преимуществами служб по доставке товаров на дом.Наймите уборщицу, садовника или подростка для выполне-ния разовых поручений. Если вы не можете позволить себеоплачивать такие услуги, вы можете вести расчеты "по барте-ру", кооперируясь со своими друзьями и соседями. Некото-рые живущие рядом люди создают общую кухню на коопера-тивных началах, что экономит каждому из них массу времении одновременно сближает их. Суть в том, чтобы в своем рас-смотрении не ограничиваться очевидными кандидатурами.

То же самое справедливо и на работе. Типичная ошибкамногих менеджеров заключается в том, что они часто ограни-чивают себя, делегируя свои полномочия только своим под-чиненным, тогда как в некоторых случаях привлечение к вы-полнению задачи людей со стороны или оплата услуг соот-ветствующих служб или компаний оказывается в итоге болееэффективным и рентабельным делом. Нанимайте посторон-них в следующих случаях:

• Задача требует специальных навыков и квалификации.Например, если в вашем офисе необходимо провести на-ладку или ремонт компьютеров, не добавляйте эту задачук рабочей нагрузке ваших и без того перегруженных со-трудников, которые, к тому же, не обладают столь большимопытом работы с компьютерами. Это займет у них значи-тельно больше времени и не даст больших результатов.Пригласите специалиста.

• Задача слишком проста и не требует никаких специаль-ных навыков. Не отрывайте своего высококвалифициро-ванного администратора или секретаря от его важных ра-

бочих обязанностей, чтобы заставить его заниматься сор-тировкой старых архивных документов или вводом дан-ных в компьютер, если эти задачи, по всей видимости, зай-мут очень много времени. Наймите для этой работы вре-менного низкооплачиваемого сотрудника.

• Когда ваши штатные сотрудники уже работают на преде-ле возможностей. Если после того, как вы спросили себя:"Нужно ли это делать?", "Нужно ли это делать прямо сей-час?" и "Можно ли сократить или упростить эту задачу?" —у вас все еще осталась работа, для выполнения которой ненаходится времени, наймите для этого подходящих по-мощников со стороны.

Три этапа делегирования

Процесс делегирования можно разбить на три этапа. Вы дол-жны предусмотреть время для всех трех этапов.

• Этап 1: постановка задачи.

• Этап 2: доступность для обращений за помощью и для кон-сультаций, пока работа не завершена.

• Этап 3: обзор и оценка конечного результата.

ЭТАП 1: ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ. Людям особенно нравится по-могать другим тогда, когда они чувствуют, что своими уси-лиями вносят ценный вклад в дело. Давая задание или пору-чение, объясняйте людям, которым вы делегируете его вы-полнение, что они играют важную роль в вашей команде.Расскажите, какой вклад их работа вносит в общий успехпроекта и как их действия вписываются в общий план дел.

Объясните своим помощникам, в чем состоит их задача,но не давайте им детальных инструкций и предписаний от-носительно того, каким образом они обязаны ее выполнять.

Поставьте точную и поддающуюся измерению задачу и до-ведите до сведения сотрудника общие правила и пожеланияпо методам ее выполнения, но в итоге вы должны дать воз-можность другим людям участвовать в принятии решенийо том, как им достичь выполнения поставленной задачи. Вамможет быть трудно отказаться от мысли сделать это дело по-своему, и вы можете с трудом понимать и принимать то, какподходит к выполнению задачи другой человек, но гордость,которую он будет испытывать за свой вклад в ваше дело,и время, которое вы сэкономите для себя, стоят этих лишений.

Поощряйте творческий подход и самостоятельное мыш-ление в каждом из членов своей команды. Если вы не остав-ляете людям достаточно места для их особенного вкладав общую работу, от этого страдают все. Ваши сотрудники чув-ствуют себя опустошенными и деморализованными, им ка-жется, что с ними обращаются как с машинами, а вы самилишаетесь притока новых идей и свежих решений, которыемогут у них появиться.

Если вы поручаете задачу человеку, не столь опытному, каквы, его свежий взгляд и необычный подход могут решить го-раздо больше проблем, чем вы думаете. Маргарита наняла сту-дента-практиканта для ввода информации, поступившей на еевеб-сайт, в свою программу управления деловыми контактами.Это нудная работа, и студент нашел утилиту под названием WebGrabber, которая ускорила процесс более чем в десять раз. Есливы делегируете что-либо человеку, равному себе по квалифи-кации, или специалисту-эксперту, их подход может кое-чемунаучить вас самих. Более того, такое делегирование задачи,когда вы даете возможность другому человеку использоватьдля ее выполнения свой личный подход и стиль, вызываету сотрудников чувство собственного достоинства и дает имвозможность для самовыражения, а это один из сильнейшихмотивирующих факторов человеческой природы.

Далее, убедитесь в том, что вы даете сотрудникам точ-ную оценку времени, необходимого для выполнения зада-чи. На какое время вы занимаете их работой? Как эти задачивписываются в их текущий график работ? Установите дляних крайний срок выполнения задачи, и дополнительно ос-тавьте достаточный резерв времени, если выполненная ра-бота будет нуждаться в исправлениях или улучшениях, у васбудет время сделать это прежде, чем наступит настоящийкрайний срок.

ЭТАП 2: ДОСТУПНОСТЬ ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ ЗА ПОМОЩЬЮ И ДЛЯ

КОНСУЛЬТАЦИЙ, ПОКА РАБОТА НЕ ЗАВЕРШЕНА. Имейте в виду,что люди, работающие над реализацией ваших проектов, бу-дут нуждаться в вашем руководстве. Вы можете либо специ-ально запланировать время, когда ваши сотрудники будутотчитываться вам о своей работе, или отвечать на их запро-сы по мере необходимости. Этот порядок будет зависеть отзадачи и от конкретного исполнителя и должен быть уста-новлен при выдаче задания.

Если задача большая и ставки велики, имеет смысл запла-нировать периодические доклады о состоянии дел по ходу вы-полнения задачи, чтобы вы могли быть уверены, что все идетпо плану. В случае небольших и менее важных задач, позволь-те своим подчиненным заходить к вам тогда, когда им потребу-ется ваша помощь (если она вообще потребуется). Планируйтевремя для отчетов о проделанной работе таким образом, чтобыне чувствовать себя уставшим от постоянных перерывов дляответов на вопросы со стороны членов вашей команды.

ЭТАП 3: ОБЗОР ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЫ И ОЦЕНКА КОНЕЧНОГО

РЕЗУЛЬТАТА. После того как порученная вами работа былавыполнена, оцените, удовлетворяют ли ее результаты постав-ленной вами задаче. Если это так, сопротивляйтесь побуж-

дению во всем стремиться к совершенству и не думайте о том,каким был бы результат, если бы вы все сделали сами: чтополя документа могли бы быть немного шире, или что оту-тюженные рубашки могли бы быть сложены так, чтобыскладки оказались на менее заметном месте. Радуйтесь тому,что вам только что удалось сэкономить свое драгоценноевремя. Затем посмотрите на навыки и способности того чле-на вашей команды, который выполнял это задание, чтобы вследующий раз, если это необходимо, вы могли дать ему до-полнительные указания относительно этой работы, или де-легируйте эту задачу кому-то другому, если вы не удовлет-ворены результатами.

Семилетний сын Доры только что закончил мыть посу-ду. Дора проверила качество работы и сказала: "Тарелки пре-красно вымыты. Отличная работа!" Поскольку она былабольше озабочена тем, чтобы обучить сына новым навыкам,чем чистотой тарелок, она приберегла критические коммен-тарии для следующего раза. На следующей неделе, когда онаснова будет помогать ему готовиться к мытью посуды, онаскажет: "На прошлой неделе ты очень хорошо поработал. Наэтой неделе ты можешь вымыть тарелки еще чище, если бу-дешь пользоваться жидким мылом для мытья посуды!"

Если вы установили, что результаты работы вас удовлет-воряют, скажите члену вашей команды о том, что он или онасделали хорошо, что вам понравилось, что, по вашему мнению,было сделано с особым талантом или стало поистине уникаль-ным решением проблемы и каким образом работа этого чело-века помогла успеху всего проекта в целом. Если необходимыкакие-то изменения, постарайтесь не решать эту проблему сво-ими силами (для этого вам потребуется запланировать допол-нительное время в своем расписании, чтобы успеть к сроку)и не старайтесь тут же подсказать своему сотруднику, как имен-но нужно исправить это. Напомните ему или ей о том, в чем

состояла задача, и скажите: "Это очень близко, но не полностьюсоответствует поставленным требованиям. У вас есть идеио том, что можно сделать, чтобы результат полностью удовлет-ворял поставленным требованиям?" Позвольте вашему сотруд-нику самому найти решение проблемы. Такой уважительныйподход поможет члену вашей команды постоянно совершен-ствовать свои навыки, поддержит и вдохновит его.

Делегирование домашних дел

Разница между делегированием задач на работе и дома со-стоит в том, что на работе люди занимают свои должностив соответствии со своими навыками и способностями и об-ладают определенной квалификацией и областью компетен-ции, что и определяет ваш выбор, кому и что нужно делеги-ровать. В семье вы вовсе не собираетесь проводить собесе-дование со своими "сотрудниками" и нанимать их на работув соответствии с их деловыми качествами и квалификаци-ей — так же, как вы не можете уволить или заменить их. Этоозначает, что вы должны изучить всех членов вашей коман-ды, выявить их сильные и слабые стороны и постараться раз-вить их лучшие качества.

Очень важно, чтобы каждый из членов семьи держалв уме стратегические цели всей семьи в целом. Дети должныпомнить, что они выносят мусор или моют машину не для того,чтобы сделать приятное маме или папе, и не потому, что боят-ся получить нагоняй, а потому, что они — члены одной семей-ной команды. Все вы справедливо разделяете общую работус целью создания общего дома, который должен быть чистым,удобным и уютным местом для всех членов семьи. Действи-тельно, некоторые семьи даже разрабатывают и составляютсвою миссию, с которой согласен каждый член семьи и кото-рая выражает общие семейные ценности и цели.

В домашней обстановке то, что вы не собираетесь менятьчленов своей команды, означает, что вы должны тратить боль-ше времени на их обучение. Однако это очень ценное вложе-ние своего времени. Когда вся семья участвует в работе поведению домашнего хозяйства, это сближает ее членов. Вашидети получают навыки, которые пригодятся им позже. Этотакже снимет с вас часть нагрузки. Если вы будете пытатьсяделать все самостоятельно, из-за чего будете постоянно чув-ствовать себя перегруженным и подавленным, у вас не оста-нется достаточно энергии для того, чтобы вносить самый глав-ный вклад в вашу семью — вкладывать свою любовь, заботуи внимание в каждого из ее членов.

ДОМАШНИЕ ОБЯЗАННОСТИ,

С ВЫПОЛНЕНИЕМ КОТОРЫХ МОГУТ СПРАВЛЯТЬСЯ ДЕТИ

В возрасте от 2 до 3 лет:• Раскладывать на столе салфетки• Раскладывать игрушки по ящикам или корзинам, которые

помечены картинками• Складывать одежду в одном месте

В возрасте от 4 до 5 лет:• Начать одеваться самостоятельно• Чистить зубы и причесываться• Убирать со стола и накрывать на стол (кроме острых но-

жей)• Заправлять постель• Наводить порядок в комнате• Помогать в уходе за садом или огородом

В возрасте от 6 до 7 лет:• Выносить мусор

• Составлять список необходимых покупок• Делать мелкие покупки в супермаркете• Подавать завтрак• Поливать цветы

В возрасте от 8 до 10 лет:• Гулять с собакой

• М ы т ь посуду

• Загружать белье в стиральную машину• Делать бутерброды• Убирать листья в саду граблями• Мыть машину

В возрасте от 11 до 12 лет:• Подметать, пылесосить и мыть пол• Косить газоны• Готовить салаты• Разогревать еду• Принимать телефонные звонки и сообщения для других

членов семьи

В возрасте от 13 и выше:• Стирать свою одежду• Мыть ванну• Покупать продукты• Готовить несложные блюда

По мере того как растут ваши дети, а характер вашей жизнии работы изменяется, вы можете пересмотреть как распре-деление ваших домашних обязанностей, так и ваши страте-гические цели. Иногда у людей появляются общие интере-сы, и их повседневные заботы отражают это. Когда для одно-го из членов семьи наступает особенно ответственный

период времени на работе или в учебе, другие могут времен-но разгрузить его. Однако позаботьтесь о том, чтобы восста-новить равновесие как можно скорее, иначе эти временныеизменения могут стать постоянными. Чтобы поддерживатьсвою жизнь и свое расписание в равновесии, вы должны вре-мя от времени отступать в сторону и возвращаться к своимстратегическим целям.

Когда вы завершили этап "зачистки" расписания, вы удали-ли из него все посторонние задачи и излишние дополнитель-ные этапы отдельных задач и теперь готовы приступитьк работе. Теперь вопрос в том, когда именно вы (или вашисотрудники или помощники) будете делать свою работу?В следующей главе "Назначение времени" вы научитесьтому, как наметить конкретное время выполнения своих за-дач и встроить их в свою жизнь.

Теперь, когда вы решили, что собираетесь делать и скольковремени это у вас займет, следующий вопрос, который выдолжны себе задать — "Когда я собираюсь выполнять эту за-дачу? Я буду делать это на этой неделе или на следующей?Я собираюсь выполнять эту задачу именно в тот промежутоквремени, который я выделил для соответствующего ей видадеятельности, или мне потребуется отклониться от своегоплана распределения времени и пожертвовать чем-то другимради ее выполнения?"

Точно так же, как вам приходится выбирать место для каж-дой вещи в физическом пространстве, вам придется опреде-лить в своем расписании отдельное место для каждой из техзадач, которые вы решили выполнить. На этом этапе процес-са обработки задач вы должны взять в руки ваш планиров-щик и работать с ним. В идеале вы должны попытаться раз-местить свои задачи в пределах соответствующих зон време-ни, и вы действительно будете в состоянии распределитьтаким образом около 80 % ваших задач.

Возможно, сейчас вы думаете: "Да, в теории все это оченьпросто сделать, но я живу в реальном мире. Я не могу делатьвсе свои дела в соответствии с планом распределения вре-мени. Я сталкиваюсь с пожеланиями и требованиями дру-гих людей, которые хотят, чтобы события развивались в со-ответствии с их планами и с их расписанием, и поэтому мнеприходится иметь дело с кризисами и препятствиями".

Тем не менее здесь очень важно понять, что на самомделе в большинстве случаев целиком в вашей власти решать,когда вы будете делать свои дела. Слишком часто мы чув-ствуем себя жертвой обстоятельств, немедленно реагируя накаждое пожелание или прихоть окружающих. Эта инстинк-тивная реакция — результат нашей вовлеченности в пла-ны и приоритеты других людей, в то время как у нас нетгенерального плана (читай — плана распределения време-ни) для нашей собственной жизни. Если у вас нет конкрет-ного места, в которое вы помещаете определенные задачи,вам может показаться, что, если вы не сделаете это немед-ленно, вы, вероятно, никогда больше не приступите к это-му. И поэтому вы тотчас же делаете это.

Если вы постоянно живете в "реактивном" режиме, вы непросто чувствуете, что ваша жизнь неуправляема и неорга-низованна, вы теряете массу времени и значительно снижа-ете ее продуктивность. Делая дела в свое время, когда вы го-товы к этому, вы почти всегда экономите время и силы, по-тому что соответствующим образом подготовились к этомуи можете сразу приступить к тому, что для вас важно.

Когда вы отводите задаче свое место, вы решаете, когда де-лать те или иные дела, и таким образом именно вы — а не кто-тодругой, — управляете своей жизнью. Вы вполне можете отло-жить свою реакцию на определенные задачи до тех пор, пока небудете готовы к их выполнению. Вам не придется заставлятьлюдей (включая и себя самого) ждать, когда вы приступите

к выполнению задачи, потому что вы точно знаете, когда каж-дая задача может быть выполнена, и уверены в том, что онабудет выполнена "без сучка, без задоринки" и точно в срок.

КАЖДОЙ ВЕЩИ-СВОЕ МЕСТО,КАЖДОЙ ЗАДАЧЕ-СВОЯ ЗОНА ВРЕМЕНИ

Если вы коллекционировали музыкальные аудиозаписии организовывали "музыкальный уголок" в своей комна-те, вы, возможно, отвели в нем место для полок или стоекпод компакт-диски: одну для записей джазовой музыки,другую — для классики, третью — для регги. Вы не расстав-ляли компакт-диски беспорядочно. Таким же образом выдолжны отвести определенные места на своем плане рас-пределения времени для всех ваших дел. "Назначение вре-мени" означает, что для каждой конкретной задачи вы от-водите область времени внутри соответствующей зоны де-ятельности — другими словами, выбираете день и час, когдабудете заниматься ею. Вспомните модель "детского сада":каждая зона деятельности (и соответствующая ей областьвремени) включает в себя задачи, имеющие отношениек этому виду деятельности.

Например, Зоя, будучи писателем, установила для себяежедневное время для работы над своими текстами с семи доодиннадцати часов утра. На этапах сортировки задач и "зачи-стки" расписания она решила, какие именно рассказы и ста-тьи она будет писать. На этапе "назначения времени" она оп-ределила, в какой день недели она будет работать над каждымиз этих произведений. В понедельник и вторник с семи додевяти утра она пишет статьи для Broadway Review. С девя-ти до одиннадцати в те же дни недели она работает над ста-тьями для Чарли Паркера. В пятницу с семи до одиннадцатиона начинает работать над романом.

Зоя не просто назначает время для каждого из этихлитературных проектов, она записывает его в своем орга-найзере, и поэтому, садясь за работу, она уже точно знает,над чем она будет сегодня работать. Если ей в голову при-ходит идея для новой статьи, она сразу может сказать, чтона этой неделе для этого в ее расписании нет места. Чтобынайти место для этой новой литературной задачи, она дол-жна отказаться от написания какой-нибудь другой статьиили отложить эту идею на следующую неделю. Таким об-разом, ее внимание не отвлекают новые возможности. Ейясно, что она будет писать и когда.

Для каждой задачи, которую решили выполнять, вы дол-жны зарезервировать время в своем планировщике. Если этокороткий телефонный звонок, достаточно просто отметитьего в списке задач на соответствующий день. Однако, еслизадача требует пятнадцати минут или более длительного вре-мени для выполнения, выберите конкретный период време-ни, когда вы будете заниматься ее выполнением. Другимисловами, я прошу вас планировать свои дела так, будто выпланируете деловые встречи — встречи с самим собой.

Держитесь в рамках отведенного времени

Некоторые люди чувствуют себя скованно, когда пытаютсяпланировать свои дела вплоть до мельчайших подробнос-тей; другие же чувствуют себя более уверенно и не выбива-ются из графика, если заранее знают, что они будут делать,с точностью до тридцати минут и планируют свои действияв каждом из тридцатиминутных блоков времени. Ваши зоныдеятельности могут быть подобраны и установлены инди-видуально, как и ваш шкаф для одежды. Некоторым людямудобно отдельно складывать каждую пару носков, отделяяих друг от друга специальными перегородками; других впол-

не устраивает то, что они просто знают, что все их носки ле-жат в одном месте. Помните, ваш план распределения вре-мени составлен с учетом вашего стиля и ваших особеннос-тей и предпочтений.

Если результаты тестов по определению ваших есте-ственных ритмов и предпочтений в главе 3 показали, что вамудобно работать в хорошо структурированной и упорядо-ченной среде, вам, по всей видимости, понравится выделятьспециальное время для каждого телефонного звонка, длякаждого ответа на письмо — для любого проекта или дела.Если, напротив, тест показал, что вы эффективнее работаетев условиях гибкого графика, вы, возможно, просто захотитесказать себе: "Я буду делать телефонные звонки с девяти доодиннадцати утра. Вот список из восьми звонков, которыемне нужно сделать, и я буду делать их в любом порядке, ко-торый покажется мне удобным в то время".

Я настоятельно рекомендую вам установить для каждойзадачи свой лимит времени, когда вы только начнете пользо-ваться этим методом. Это поможет вам точнее вычислять необ-ходимое вам время и заставит вас определять относительнуюценность каждой задачи, — сколько же времени вы все-такиготовы потратить на нее? Позже, овладев этой технологией,адаптируйте ее к своему стилю работы. Вам нужна система пла-нирования, которая будет достаточно жесткой, чтобы поддер-живать заданную структуру времени для достижения вашихцелей, но в то же время достаточно гибкой, чтобы не быть обре-менительной и нереалистичной.

Список домашних дел на выходные. Я пометила в списке, к каким областямдеятельности относится каждая из этих задач, но вам не обязательно делатьэто при составлении собственного плана

График работы адвоката. Заметьте, что список звонков, которые нужно сде-лать, и писем, которые надо написать и отправить в этот день, помещенв правой колонке; эти задачи будут выполняться во время одного из двухпромежутков времени, отведенных для звонков и обработки корреспонденции

Систематизация задач в пределах отдельных областейдеятельности вашего плана распределения времени

Размещая свои задачи в пределах соответствующей областидеятельности, расставляйте их в том порядке, который ка-жется вам естественным и удобным. Если вы затрудняетесьсделать это, вы можете группировать задачи по следующимпризнакам.

ПО СРОЧНОСТИ. Даже если у вас достаточно времени на за-вершение всех задач в данной области деятельности, есливы в первую очередь завершите одну или две наиболее важ-ные задачи, вы почувствуете удовлетворение и прилив силдля следующих дел.

ПО ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ ЗАДАЧИ. Если вы запланиро-вали сделать пятнадцать телефонных звонков в течениечаса и знаете, что некоторые из тех, кому вы звоните, бы-вают чересчур занудными или чрезмерно словоохотливы-ми, вы можете оставить звонки этим людям напоследок,чтобы у вас осталось меньше доступного времени на пота-кание их слабостям.

ПО СЛОЖНОСТИ ИЛИ ПО СТЕПЕНИ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТИ.

Если некоторые задачи более сложны, чем все остальные, вы,возможно, захотите сделать их в первую очередь, со свежи-ми силами, чтобы у вас оставалось еще достаточно сил наболее легкие. Если вы в первую очередь принимаетесь за ре-шение неприятных задач, вы сохраните силы и энергиюв предвкушении тех следующих за ними задач, выполнениекоторых приносит вам радость.

ПО ГЕОГРАФИИ. Если вам предстоят поездки для выполне-ния различных поручений, оптимизируйте маршрут своего

передвижения по городу. Например, начните свой маршрутс мест, расположенных неподалеку, а затем приступайтек поручениям, требующим поездки в другую часть города.

Поэкспериментируйте с различными способами груп-пировки своих задач. Вы можете найти такой порядок ихвыполнения, который воодушевляет вас и делает вашу ра-боту наиболее продуктивной. Важно то, чтобы вы присту-пали к выполнению своих задач именно тогда, когда выэто запланировали.

ПЕРЕНОС И ЗАМЕНА ЗАДАЧ

Конечно, будут ситуации, когда вы не сможете втиснутьопределенную задачу в нужную зону деятельности на ва-шем плане распределения времени, а вы должны присту-пить к этой задаче как можно скорее. В качестве примерадавайте вернемся к ситуации из главы 7 "Сортировка за-дач", в которой ваш сын Джейсон просит вас взять егос собой, когда вы пойдете за покупками, чтобы купить обе-щанные шиповки. Для семейных дел у вас зарезервиро-вано время в субботу после полудня, и суббота настанетчерез три дня, но, к сожалению, футбольный матч, в кото-ром должен принять участие Джейсон, состоится завтра,поэтому шиповки ему нужны сегодня.

Конечно, вы могли бы сказать Джейсону, что вы заняты,и поручить кому-то другому сходить с ним в магазин илисократить задачу, заказав шиповки через Интернет-магазин.Но, если ни одно из этих решений неприемлемо, вы должныизучить свой план распределения времени и посмотреть, мо-жете ли вы произвести замену задач.

Если вы пойдете с Джексоном в магазин сегодня в шесть ча-сов вечера, вы пропустите свои занятия на курсах повыше-ния квалификации; если вы перенесете ваш поход в магазинна завтра, после восьми часов вечера, вам придется пожерт-вовать личным временем. Может быть, вы смогли бы поме-нять местами личное и семейное время или перенести времяучебы на утро субботы, чтобы наверстать пройденный мате-риал. Если это возможно, вы можете пойти с Джейсоном запокупками тогда, когда ему удобно, не жертвуя при этом важ-ными для себя делами.

Если точная замена невозможна, попробуйте немного пере-кроить свое расписание. Скажем, вы не можете занимать вре-мя в субботу утром потому, что уже купили билеты на детс-кий спектакль, на который пойдете всей семьей в отведен-

ное для таких событий семейное время. Может быть, на этойнеделе вы сможете заменить личное время на время учебыи компенсировать эту замену, зарезервировав в плане на сле-дующую неделю дополнительное личное время.

Работа с планом распределения времени обеспечивает вамдостаточно гибкости. Самое главное — отдавайте себе отчет,делая замены, и всегда старайтесь восстановить баланс меж-ду различными видами деятельности, который вы устано-вили для себя ранее.

УВАЖАЙТЕ СВОЕ РАСПИСАНИЕ

Хотя ваш план распределения времени может быть доста-точно гибким, я убедительно прошу вас рассматривать вре-мя, которое вы зарезервировали для выполнения определен-ных задач, как время для деловых встреч с важными клиен-тами. Это означает, что вы не должны срываться с местаи отменять намеченные дела, когда к вам обращается кто-тодругой. Скажите таким людям: "Извините, у меня заплани-рована встреча", — им вовсе не обязательно знать, что этоваша встреча с самим собой, чтобы порадовать себя, посвя-тив два часа занятиям любимым делом. Подобным же обра-зом, вы должны ясно дать понять на службе, что заняты вы-

полнением запланированной работы и поэтому не можетеотвлекаться. Если хотите, вы можете сказать сотрудникамили коллегам, что с двух до трех часов дня вы работаете с на-копившимися бумагами и документами, но иногда чем мень-ше вы говорите, тем лучше — вы не обязаны защищать свойспособ организации рабочего времени.

К этому моменту вы уже вложили много сил в определениетого, что вы хотите сделать и когда. Очень важно придержи-ваться своего плана. Это означает приступать к задачам и за-канчивать их выполнение тогда, когда вы это запланирова-ли. Как это сделать? Научившись "уплотнять" свои задачии свое время, то есть предотвращать перетекание одной за-дачи в зону времени, отведенную для других дел. Из следую-щей главы вы узнаете о том, как придерживаться расписа-ния, преодолевая отсрочки и медлительность, как избавить-ся от хронической привычки везде опаздывать, как справлятьсяс помехами и препятствиями, которые становятся главнымиврагами вашего ритма жизни.

Теперь, когда вы выделили место в своем расписании длявыполнения каждой из своих задач, вам нужно овладеть ис-кусством уплотнения времени, то есть научиться справлять-ся с запланированными задачами в пределах отведенногодля их выполнения времени. Никакой медлительности, ни-каких отсрочек — не позволяйте работе длиться вечно. На-учившись уплотнять время, вы обнаружите, что бодро и жиз-нерадостно расправляетесь со своими делами, и каждый деньиспытываете удивительное чувство глубокого удовлетворе-ния проделанной работой.

Уплотнение времени — важный навык, которым владе-ют все те, кто успешно управляет своим временем. Эти людибыстро принимают решения. Они не медлят. Они редко опаз-дывают. Они делают именно то, что запланировали сделать,и именно тогда, когда запланировали, нисколько не сомне-ваясь, безо всяких колебаний. Поскольку они заканчиваютсвои дела в запланированные сроки, они идут по жизни пол-ные энергии, оптимизма и удовлетворенные собой.

Так как же вы можете уплотнять время? Тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.

2. Преодолевая медлительность и привычку хроническиопаздывать.

3. Подавляя стремление к совершенству во всем ("перфек-ционизм").

МИНИМИЗАЦИЯ ПЕРЕРЫВОВ, ПОМЕХ И ИХ ВЛИЯНИЯ

Помехи и кризисы возникают постоянно, и большинство изних будут казаться неотложными, но, конечно, не каждая по-меха на самом деле перерастает в кризис. Очень соблазнитель-но реагировать на помехи незамедлительно, особенно учиты-вая тот факт, что люди, отрывающие нас от дел, могут бытьочень настойчивыми. Но даже если вы бросите привычку ре-агировать на помехи в тот самый момент, когда они возника-ют, вы по-прежнему можете произвольно переключаться насамые разные посторонние дела и к концу дня будете выгля-деть расстроенным и подавленным, не выполнив того, что зап-ланировали. Вы можете научиться минимизировать помехи,будь они внешними (вызванными действиями других людей)или внутренними (вызванными вашей собственной потреб-ностью произвольно переключаться с одного дела на другое).

Отложите свою реакцию

Очень важно понять, что большинство кризисов вовсе не яв-ляются кризисами в полном смысле слова. Когда люди обраща-ются к вам со своими так называемыми срочными делами и воп-росами, самое первое, что вы должны сделать, — это обдумать,что произойдет, если вы не ответите им немедленно. В боль-шинстве случаев вы можете отложить свой ответ как минимум

на несколько минут, а чаще — на более длительное время безовсякого ущерба, поэтому продолжайте делать то, что вы дела-ли, не отвлекайтесь или возьмите некоторое время на размыш-ление. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возник-шей проблемы в активном режиме, а не в режиме пассивногореагирования. Вы сможете провести возникшую перед вами за-дачу через этапы сортировки, "зачистки" и назначения времени,сэкономив свое драгоценное время и энергию, вместо того что-бы, бросив все, браться за немедленное ее решение.

Независимо от того, насколько точно расписан ваш график,постарайтесь не планировать дела слишком плотно, не остав-ляя никакого места для помех и кризисов, которые, несомнен-но, будут периодически возникать. Количество времени, кото-рое вам следует оставить свободным, будет зависеть от того,чем вы занимаетесь. Непредвзято посмотрите на те потребнос-ти, которые возникают перед вами на работе и в жизни, и вне-сите в ваши планы возможность возникновения помех и пре-пятствий, с которыми вы должны иметь дело.

Если ваша работа требует от вас ежедневно приниматьмассу телефонных звонков, вам, например, может потребо-ваться отвести для них шесть часов незанятого ничем другимвремени и запланировать только два часа сосредоточеннойработы. Это могут быть только два часа, но эти два часа сосре-доточенной работы без помех и перерывов окажутся, вероят-но, гораздо более продуктивными, чем то же количествовремени, распределенное в течение всего рабочего дня в пере-рывах между телефонными звонками.

Сокращение помех

Вот некоторые способы минимизации самых распростра-ненных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на ра-боте и дома.

• Если вы работаете в большом открытом помещении безперегородок, поставьте свой стол или кресло спиной или бо-ком к открытому пространству офиса, чтобы избегать прямо-го зрительного контакта с другими сотрудниками. Если этоневозможно, разместите несколько горшков с растениями напериферии своего рабочего стола или рядом с ним — они бу-дут выступать в качестве границы между вами и окружающейсредой. Люди будут гораздо меньше подходить и мешать вам,если не смогут устанавливать с вами прямой контакт глаз.

• Установите приемные часы. Повесьте на двери своегокабинета табличку со словами "Пожалуйста, не беспокойтедо 15:00" или скажите коллегам и сотрудникам, что вы за-няты и не сможете ни с кем говорить между двумя и тремячасами дня. В некоторых компаниях установлен ежеднев-ный "тихий час", когда все телефоны включаются в режимавтоответчика и у сотрудников есть один час на сосредото-ченную работу без помех.

• Пользуйтесь наушниками или берушами.• Установите определенное время дня, когда вы будете от-

вечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику при-нимать ваши звонки или включите автоответчик с соответ-ствующим исходящим сообщением. Чтобы этот прием рабо-тал, вы обязательно должны перезванивать людям в то время,когда обещали это сделать. Кроме того, вы проводите разго-вор по телефону более эффективно, когда сами звоните со-беседнику, — согласно статистике, сотрудник офиса в сред-нем тратит на прием входящего звонка одиннадцать минутвремени, а на то, чтобы сделать звонок самому — только семьминут. Это связано с тем, что в последнем случае у вас естьвремя, чтобы собраться с мыслями.

• Выделите отдельное время дня, чтобы обрабатывать по-чтовые сообщения, электронную и голосовую почту. Вы мо-жете поговорить с начальником или с сотрудниками о том,

что вам необходимо ограничить частоту проверок вашегоэлектронного почтового ящика.

• Удаляйте несанкционированные почтовые отправле-ния, не открывая их, и удалите свой адрес из списков по-чтовой рассылки.

• Настройте свою программу получения электронной по-чты на автоматическое удаление сообщений, приходящих отуже известных вам спаммеров (людей, рассылающих спам —не санкционированные вами объявления и рекламу, засоря-ющие ваш почтовый ящик). Вы также можете настроить своюпрограмму приема электронной почты на прямое удалениесообщений, в тексте которых содержатся определенные клю-чевые слова или фразы, например: "Возможность хорошо за-работать" или "XXX".

• По возможности отвечайте на письма, пришедшие поэлектронной почте, короткими "Да", "Сделаю" или "Спаси-бо!". Если для ответа на письмо вам требуется время для раз-мышления, работы или дополнительных исследований, не-медленно отправьте адресату короткий ответ, давая емузнать, что вы получили его письмо и работаете над ним.

• Ограничивайте число постоянно приходящих назойливыхпосланий, пользуясь Интернетом и коммуникационными про-граммами типа ICQ, входите в сеть под различными именами,пользуйтесь разными электронными почтовыми ящиками. Ис-пользуйте запасные имена электронных адресов, о которых зна-ете только вы, или установите программную блокировку на по-лучение всех сообщений или некоторых из них. Уважайте чу-жое время; не думайте, что если кто-то доступен вам в режимеon-line, то у него обязательно есть время для общения с вами.

• Чтобы ограничить поток спама, оставляя объявленияв сети Интернет, пользуйтесь для обратной связи дополни-тельными электронными адресами. Спаммеры получают элек-тронные адреса именно из таких баз данных. Если вам нужно

поместить объявление, откройте отдельный электронный по-чтовый ящик специально для этой цели. Все пришедшие нанего сообщения будут либо спамом, либо откликами на объяв-ление, поэтому вам будет легче сортировать их и не засорятьпри этом ваш основной электронный почтовый ящик.

• Планируйте регулярные встречи для общения с близки-ми людьми. Если вы работаете в тесном контакте с другимчеловеком или в течение дня вам нужно созваниваться с суп-ругой или детьми, чтобы проведать их, тогда короткие встре-чи или общение по телефону один или два раза в течениерабочего дня — лучшее в мире средство для экономии време-ни. Это гораздо предпочтительнее, чем беспокоить друг дру-га каждые десять минут для того, чтобы поделиться очеред-ными новостями или обменяться информацией.

• Составляйте и распространяйте отчеты с информациейо ходе текущих дел. Если вы работаете над проектом совместнос другими людьми, введите в практику ежедневный или ежене-дельный текущий отчет о ходе реализации проекта, чтобы каж-дый из членов вашей рабочей группы мог легко ознакомитьсяс состоянием дел, не отвлекая для этого других. Дома или наработе вы можете запланировать проведение регулярных со-вещаний для обмена информацией, лично или по телефону.

ВНУТРЕННИЕ ПОМЕХИ

Конечно, далеко не всегда нас отрывает от дел кто-то другой.Иногда мы сами отвлекаемся, и это может оказать не меньшеевлияние на снижение нашей продуктивности. Вот некоторыесоветы по минимизации этих внутренних помех.

• Запаситесь едой и питьем перед тем, как приступитьк работе. Вместо того чтобы нарушать нормальный режимпитания, оставаясь без еды на длительное время, или перио-дически бегать к ближайшему киоску за шоколадными ба-тончиками, чтобы заморить червячка, потратьте несколькоминут на то, чтобы приготовить легкую закуску перед тем,как приступите к длительной работе. Поставьте на стол бу-тылку с водой, запаситесь термосом с горячим кофе.

• Всегда держите свой планировщик под рукой, чтобы в лю-бое время вы могли записать в него новые мысли, пришедшиевам в голову. Если у вас нет одного постоянного места для за-писи новых дел, которые вы планируете сделать, или новыхидей, которые вы хотите обдумать и реализовать, вам трудноудержаться от искушения приступить к выполнению таких за-дач немедленно. Но если у вас есть надежное место для записивсей этой информации, вы можете побороть это искушение.Держите планировщик под рукой и записывайте свои мыслии планы по мере их возникновения. На работе каждый сотруд-ник должен брать с собой свой органайзер на совещания и де-ловые встречи, чтобы делать для себя заметки. Одна из компа-ний создала и ввела в практику работы своих сотрудников блок-ноты под названием "Парковка", в которых сотрудникизаписывали все, что приходило им в голову во время совеща-ний, даже если это не относилось к повестке дня, — к этим но-вым идеям обращались позже и тщательно их обрабатывали.

• Держите под рукой специальный блокнот или диктофон,чтобы записывать более сложные и развернутые идеи. Твор-

ческим людям часто требуется больше места для записи сво-их неожиданных озарений, чем его могут предоставить обыч-ные планировщик или органайзер, они нуждаются в другомсредстве отображения информации. Постоянно носите с со-бой диктофон для записи возникающих музыкальных идейили блокнот, в котором вы можете рисовать или чертить схе-мы и графики, если находите это полезным.

• Запланируйте время на разминку. Периодически вампонадобится вставать из-за стола и делать разминку, еслитолько вы не хотите, чтобы ваше тело приняло форму вашегокресла. Просто запланируйте десять минут в конце каждогочаса для разминки или делайте это чаще, если вам так удобнее,и затем снова возвращайтесь к работе.

ПРЕОДОЛЕВАЕМ МЕДЛИТЕЛЬНОСТЬИ ПРИВЫЧКУ ХРОНИЧЕСКИ ОПАЗДЫВАТЬ

Медлительность и привычка хронически опаздывать частоидут рука об руку и в большинстве случаев вызваны однимии теми же причинами. Следовательно, решения для каждойиз этих проблем очень похожи.

Медлительность

Исходя из собственного опыта, могу сказать, что к тому мо-менту, когда, используя мою программу, люди приступают кэтапу уплотнения времени, медлительность уже перестаетбыть для них проблемой номер один. Поскольку вы прошличерез процесс определения своих целей и составили план рас-пределения времени, вы узнали настоящую цену своему вре-мени. Вы чувствуете вдохновение и заинтересованы в успеш-ном завершении каждой задачи, стоящей в списке ваших дел,потому что знаете, что ее выполнение связано с достижением

одной из ваших стратегический целей, и с энтузиазмом пере-ходите к следующей задаче в вашем списке. Тем не менее иног-да вам все же будет тяжело следовать вашим планам на день.

Медлительность — самый главный враг успешно сплани-рованного дня. Когда вы стартуете с опозданием, одна из ва-ших задач может занять время, отведенное для следующей, итак далее — возникает эффект домино, из-за чего многие делав вашем списке остаются несделанными. Проблема усугубля-ется тем, что, когда вы медлите с выполнением своих дел, вычасто отвлекаете себя выполнением незначительных мелкихдел, которые никак не связаны с вашими стратегическимицелями, поэтому время, на которое вы отложили свои плано-вые дела, оказывается потраченным впустую.

Одно из наихудших следствий медлительности состоитв том, что в результате истощаются ваши силы. Вы теряетевремя, расстраиваясь оттого, что не успели сделать то, чтодолжны были сделать, и эти переживания отнимают ещебольше времени и сил, подрывая вашу способность перехо-дить к следующим делам в вашем списке.

Вы медлительны или склонны постоянно откладыватьсвои дела не потому, что ленивы или безответственны. Мед-лительность может быть вызвана разными причинами,и многие из них легко устранить.

Прежде всего, спросите себя, откладываете ли вы выпол-нение только отдельных задач или практически всех. Есливы медлите только с выполнением отдельных задач, вы, ве-роятно, допускаете технические ошибки в планированиивремени. Вероятно, в самих этих специфических задачах илив том, как вы подходите к их планированию и выполнению,есть что-то, вызывающее задержку. Если вы откладываетепрактически все задачи, причины вашей медлительности,скорее всего, коренятся в ваших психологических установ-ках и в ваших мотивах, — вернитесь к разделу "Психологи-

ческие препятствия" в главе 2 "Что вам мешает?". Обратитеособое внимание на следующие психологические препят-ствия: №2 "Укрощение хаоса"; №5 "Страх перед возможнойнеудачей"; №6 "Страх успеха" и №8 "Страх завершения". Вотнекоторые инструкции по преодолению наиболее типичныхтехнических причин медлительности.

НЕУВЕРЕННОСТЬ И НЕРЕШИТЕЛЬНОСТЬ. Один из способов мед-лить с выполнением дел — откладывать принятие решений.Хорошие менеджеры знают, что быстрое принятие решенийпозволяет не отставать от графика и является залогом сво-евременного завершения проектов.

Так как же ускорить принятие правильных решений? До-верять своему природному чутью, интуиции, и всегда держатьв уме общий план жизни и стратегию своих действий. Когдавы помните о своих целях, вы сознаете, что каждая задача —только один из аспектов общего плана и что ни одно ошибоч-ное решение не сможет помешать успешному его выполне-нию. Такой взгляд делает вас свободным, и вам легче прини-мать быстрые решения. Если вы медлите с принятием реше-ния или постоянно откладываете его, спросите себя, в чемзаключаются ваши стратегические цели. В большинстве слу-чаев это поможет вам увидеть ситуацию в перспективе и при-нять верное решение.

НЕГОТОВНОСТЬ. Иногда вы откладываете дело только пото-му, что просто не готовы к выполнению этой конкретной за-дачи. Вы можете не обладать всей полнотой информации,необходимой для принятия решения, или чувствовать, чтоне готовы к тем последствиям, которые наступят в результа-те реализации проекта.

Так, например, вы можете постоянно откладывать наймнового сотрудника, потому что на самом деле вы пока еще не

готовы пойти на увеличение вашего фонда заработной пла-ты. Вы можете медлить с ответом на предложение о повыше-нии по службе, поскольку чувствуете, что еще не обладаетеопределенными навыками, чтобы успешно справлятьсяс новыми обязанностями. Честно проверьте, готовы ли выиметь дело с результатами завершения задачи, — и если нет,разрешите себе отступить от этого дела на некоторое время.

Если вы не готовы приступить к определенной задаче,все, что вы можете сделать, — это сосредоточить свои усилияна том, чтобы подготовиться к ней. Если вы откладываетенайм нового сотрудника, потому что не готовы пойти на до-полнительные расходы, вашим следующим шагом можетстать повторный анализ установленной вашим предприя-тием нормы прибыли или специальные мероприятия по уве-личению объема доходов. Если вы откладываете свое согла-сие занять более высокий пост из-за недостатка квалифика-ции, в качестве следующего шага попробуйте пройтидополнительное обучение на курсах или изучить специаль-ную литературу по соответствующей теме.

ПОДАВЛЕННОСТЬ ОБЪЕМОМ ПРЕДСТОЯЩЕЙ РАБОТЫ. Некоторые

задачи и проекты настолько сложны, что вы просто не знаете,с какого конца к ним подступиться. Или, возможно, вы знае-те, с чего надо начать, но проект кажется очень трудоемким,а отдачу от него можно будет почувствовать очень и очень нескоро. Например, вам нужно разобрать гору бумаг, накопив-шихся за последние десять лет, или написать новый роман.

Разбейте трудоемкие задачи на мелкие части, которыебудут легко поддаваться управлению и планированию. Вме-сто того чтобы в нерешительности стоять перед одной ог-ромной и бесформенной задачей, грозно нависающей надвашей головой, разделите ее на три (или шесть, или десять)доступных для выполнения шагов. Каждый шаг должен за-

нимать у вас один час или один день времени. Затем сосре-доточьтесь на выполнении только первого шага.

Иногда размеры или трудоемкость предстоящего проек-та парализуют человека. В этом случае возьмите себе на воо-ружение фразу или поговорку, чтобы просто помочь себе сдви-нуться с мертвой точки, взяться за дело и начать действо-вать, — иногда это все, что вам нужно. Многие люди в такихслучаях думают: "Просто делай это", "Сделай это сейчас!" или"Если не сейчас, то когда?" Я сама в таких случаях всегда вспо-минаю одну старую песенку со словами: "Ты должен делатьэто, просто делать это". Я услышала ее однажды, когда смотре-ла телевизор со своей маленькой дочерью. Песенка была оченьпростой — именно то, что мне было нужно, чтобы в любоймомент справиться с сомнениями и нерешительностью.

Как только вы решили действовать, все вокруг вас меня-ется. Вы рискнули, и у вас все получилось. Вы чувствуете,как ветер дует вам в лицо, и уверенность в своих силах воз-вращается к вам. Вы будете удивлены тем, как стремительнонарастает ваша энергия, ваши силы и скорость вашего дви-жения, но, прежде всего, вам понравится само путешествие.

ЧУВСТВО ОТВРАЩЕНИЯ К ВЫПОЛНЯЕМОЙ ЗАДАЧЕ. Часто мы постоянно

откладываем дело потому, что, откровенно говоря,

нам просто противно им заниматься. Не заставляйте себяплыть против течения и не ругайте себя за свою недисцип-линированность. Делегируйте выполнение этой задачи дру-гим! Возможно, вы наймете кого-то для этого. Вы будете удив-лены, когда узнаете, какими экзотическими услугами мож-но воспользоваться за умеренную плату: вы можете нанятьлюдей, чтобы разобрать фотографии в ваших фотоальбомах,выгуливать вашу собачку, собирать вещи для поездки напикник, готовить индейку на День благодарения, смотретьза детьми или вести архив ваших исков по выплате меди-

цинской страховки. Вы даже можете нанять людей для вы-полнения части своей задачи: специальные услуги предла-гают дизайнеры по интерьерам — они могут просто приехатьк вам домой и дать умные советы по отделке помещений;существуют службы доставки продуктов на дом, и в Деньблагодарения они привезут вам индейку, зажаренную повсем правилам кулинарного искусства, оставив вам возмож-ность самим приготовить к ней клюквенный соус. Вы такжеможете провести бартерный обмен со своей "второй поло-виной" или со своим соседом — поменять дело, которое не-навидите вы, на дело, которое опротивело ему или ей.

А если ненавистное вам дело просто невозможно поручитьдругим, например, делать зарядку или ходить к зубному врачу?В этом случае найдите способ сделать задачу более привлека-тельной, и это даст вам преимущество, чтобы победить медли-тельность в тяжелой борьбе с самим собой. Соедините эту зада-чу с тем, что вы при любых обстоятельствах любите делать. Есливы ненавидите физические упражнения, соедините занятия навелотренажере с просмотром вашей любимой телепередачи;возьмите аудиоплейер и слушайте любимую музыку во времяутренней пробежки; ходите в тренажерный зал с другом, об-щаться с которым вам приятно, или катайтесь на коньках вме-сте со своими детьми.

Вы можете помочь себя перенести внушающее вам страхдело иначе: подкупив самого себя. Запланируйте маникюрсразу после каждого посещения стоматолога. Читайте "жел-тую" прессу (те газеты и журналы, наслаждаться чтением ко-торых вы обычно стесняетесь) всегда, когда ожидаете своейочереди к стоматологу — и только тогда.

Очень помогает концентрация на своих целях. Когда высосредоточены на той пользе, которую принесет выполнен-ная задача, а не на процессе ее выполнения, внушающем вамужас, это может сделать любую процедуру более сносной.

И наконец, вы всегда можете ограничить выполнение та-кой задачи коротким промежутком времени. По возможнос-ти, раздробите задачу: если вам нужно потратить тридцатьминут в месяц, чтобы оплатить свои счета, и вы считаете этуработу пыткой, разбейте ее на две пятнадцатиминутные сес-сии вместо одной, продолжающейся изнуряюще долго. Созна-ние того, что эти мучения не будут длиться вечно, поможетвам перестать откладывать выполнение задачи. У вас дажебудет стимул закончить дело раньше намеченного срока.

НЕУДАЧНЫЙ ВЫБОР ВРЕМЕНИ. В главе 3 вы читали о том, что

следует уважать собственные ритмы жизни и циклы изме-нения энергии. Когда вы признаете наличие подъемов и спа-дов сил для занятий различными видами деятельности и учи-тываете их, можно преодолеть медлительность, вызваннуютем, что вы приступаете к определенной задаче в неподхо-дящее время. Если вы не можете заставить себя сделать в до-ме уборку после напряженного рабочего дня, сделайте еев выходные или утром, когда вы полны сил.

НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕШНЕГО ДАВЛЕНИЯ. Многие люди и в са-

мом деле работают лучше, находясь под давлением внешнихобстоятельств. Когда их работа ограничена жесткими срока-ми и над ними висят санкции за просрочку ее выполнения,таким людям легче освободиться от излишнего перфекцио-низма. Это помогает им оживиться, перестать беспокоитьсяи просто заниматься своим делом.

Если вы и в самом деле способны лучше справляться сосвоими задачами, откладывая все до последней минуты, пер-вое, что вы должны сделать, — принять эти особенности своейнатуры. Затем помимо заданных вам сроков установите своисроки выполнения задач. Если вы должны составить бизнес-план к пятнице, установите себе срок на три дня раньше. Затем

запланируйте другие срочные дела на последующие дни. Этосоздаст необходимое напряжение, оставив вам трехдневныйрезерв времени на случай, если работа на самом деле пойдетплохо. Вы будете вне опасности.

В практике моей работы большинство людей, взявших навооружение эту практику "ложных сроков", в конечном итогепреодолевали свою потребность откладывать все на последнююминуту. Через некоторое время они понимали, насколько сво-бодно можно чувствовать себя, заканчивая дела за несколькодней до намеченного срока, и начинали наслаждаться этим.

Преодолеваем привычку хронически опаздывать

Что делать, если вы постоянно опаздываете? Если вы вечноотстаете от намеченного графика, то, в конце концов, разруша-ете все свои планы. Вы приходите на встречу на двадцать ми-нут позже назначенного времени и чувствуете себя крайне не-удобно. Вы тратите еще десять минут на извинения, в течениеследующих пятидесяти минут — расстраиваетесь, испытываячувство вины, и ругаете себя, постоянно повторяя заклинаниео том, что вы больше никогда не будете опаздывать.

Привычка хронически опаздывать так же выбивает васиз графика, как и медлительность. Более того, она деморали-зует вас, заставляя постоянно извиняться и ругать себя. Мно-гие из приемов преодоления медлительности помогут вамсправиться и с постоянными опозданиями, но в последнейпривычке есть некоторые особенные черты, которые надорассмотреть отдельно.

Несмотря на то, что хронически опаздывающих людейчасто обвиняют в невежливости, я верю, что они никогда и недумали о том, чтобы быть невежливыми по отношению к дру-гим. Они просто настолько закружились в хаосе своих дел,что им даже не приходит в голову подумать о том, что они

могут нанести другим людям вред своими опозданиями.И только после запоздалого, как правило, исцеления от этойпривычки они понимают, насколько невнимательными ка-зались другим людям, которым приходилось их ждать.

Если вы боретесь с привычкой опаздывать, вы изо всехсил пытаетесь все делать вовремя, но, кажется, что-то все вре-мя встает у вас на пути. Для того чтобы установить истиннуюпричину своих опозданий, спросите себя: "Я всегда опазды-ваю на одно и то же время или нет?" Если вы опаздываете по-разному, скорее всего, вы совершаете чисто технические ошиб-ки в планировании времени, а именно: вам трудно точно под-считать необходимое для выполнения задач время. Вернитеськ главе 7 "Сортировка задач", чтобы научиться лучше это де-лать. В другом случае, если вы всегда опаздываете на одно и тоже время (например, вам всегда не хватает пятнадцати ми-нут), вы, скорее всего, сталкиваетесь с психологическими пре-пятствиями (смотрите главу 2 "Что вам мешает?"). Обратитеособое внимание на "Психологическое препятствие" №2: "Ук-рощение хаоса" и №3: "Страх вынужденного бездействия".

Если проблема в том, что вы плохо оцениваете время,необходимое для выполнения своих дел, решение состоитв том, чтобы научиться делать это лучше, используя те при-емы, которые я предложила в главе 7. До тех пор, пока вы ненаучитесь точно оценивать время, необходимое для выпол-нения долгих дел, запланируйте достаточные резервы вре-мени перед своими деловыми встречами. Планируйте своеприбытие к месту за пятнадцать минут до встречи и захва-тите с собой материалы для чтения, пока вы ждете. Переве-дите свои часы на десять минут вперед и действуйте так, будтоони показывают точное время.

Если от своевременного выхода на встречу ваше внима-ние отвлекают внезапно возникшие помехи, вернитесь к вы-шестоящему разделу этой главы, который посвящен мини-

мизации помех и перерывов в работе. Помните, умениесправляться с возникающими помехами — очень важныйнавык для уплотнения времени и реализации ваших планов.

ПОДАВЛЯЕМ СТРЕМЛЕНИЕ К СОВЕРШЕНСТВУВО ВСЕМ (ПЕРФЕКЦИОНИЗМ)

Если вы и в самом деле хотите уплотнить время выполнениясвоих задач, вы должны победить свое стремление к абсолют-ному совершенству во всем. Бывает очень тяжело прекратитьвыполнение дела, когда вы пытаетесь довести результат до со-вершенства, особенно если это важное дело или если оно вамнравится. Когда вы убираете ванную комнату, вы понимаете,что она будет выглядеть гораздо лучше, если вы еще немногопочистите ванну и плитку чистящим средством. Составляяписьмо, вы обязательно будете находить все более и более изящ-ные способы выражения своих мыслей. Таким образом, пись-мо будет переписываться несколько раз, и вы наверняка вый-дите за пределы отведенного на эту задачу времени.

Овладеть искусством уплотнения времени означает на-учиться в нужное время оставить свое стремление к совер-шенству, чтобы не затягивать выполнение задачи сноваи снова. Чтобы увидеть место конкретной задачи в перспек-тиве своей жизни, отвлекитесь на секунду и спросите себя,какой смысл в том, чтобы шлифовать результат, пытаясь ещена одну ступень приблизить его к совершенству, и чего выхотите этим добиться. Не придется ли вам из-за этого отры-вать время от другого важного дела?

Чтобы избежать неразумного затягивания работы над за-вершением задачи, установите для себя четкий срок его завер-шения и сразу после него запланируйте другую задачу. Есливы скажете: "Я должен написать письмо, и я просто буду писатьего до тех пор, пока не закончу", эта задача займет у вас гораздо

больше времени, чем тогда, когда вы скажете себе: "Я собираюсьнаписать это письмо за полчаса и затем позвонить Джо и пого-ворить с ним о нашем новом клиенте". Вы действительно не от-станете от графика, если запишите в своем органайзере: "14:30 —15:00: написать письмо. 15:00 — 15:30: разговор с Джо".

Жесткие сроки могут не только создавать напряжение,но и быть большим благом. Ли, известный ведущий радио-передач, говорит, что, не будь строгих сроков, ни одна пере-дача никогда бы не вышла в эфир. Редакторы продолжалибы писать и переписывать сценарии, бесконечно совершен-ствуя и оттачивая текст".

Сроки вынуждают вас принимать решения и ограничи-вать ваше стремление к совершенству. Когда что-то ожидаетвас по ту сторону установленного срока, вы значительноболее заинтересованы в том, чтобы закончить одно делои приступить к другому.

Когда вы привыкните работать со своим планом распре-деления времени, вам будет легче помнить, что затягиваниедела для того, чтобы просто еще немного "поиграть" с ним,заставит вас производить в своем расписании замены, кото-рые вам совсем не хотелось бы делать.

Итак, в данный момент вы произвели сортировку задач,"зачистку" расписания, назначили время для выполнения за-дач и уплотнили его. Ваша жизнь наполняется важными и ос-мысленными делами, которые помогают вам в достиженииваших стратегических целей. Жизнь кажется прекрасной. Выв полном порядке. Чего не хватает? Гармонии. В главе 11 вынаучитесь поддерживать постоянное равновесие и гармониюв своей жизни и справляться с кризисами — ежедневными,периодически повторяющимися и длительными, — которыемогут выбить вас из колеи.

Планирование и управление временем совсем не похоже натупую рутинную процедуру. Это постоянное взаимодействиемежду вами, вашими целями и постоянно меняющимся рит-мом и темпом жизни. Жизнь полна сюрпризов, и ваш путьможет приносить вам радость, если у вас есть план и навыки,чтобы реагировать на его изменения, сопротивляясь или при-спосабливаясь к ним.

В этом суть гармонизации: отслеживать текущую ситу-ацию и затем вносить коррективы, чтобы не сбиться с наме-ченного курса. Управляя своим временем, вы должны забо-титься о гармонизации своей жизни и уравновешивать своерасписание — ежедневно или раз в два месяца, и всегда,когда вы выбиваетесь из графика, срывая свои планы. Со-хранять равновесие, даже когда жизнь делает неожидан-ные повороты, — большое искусство.

Ежедневный мониторинг

Для того чтобы не отклоняться от курса (или хотя бы знать,насколько далеко вы отклонились), вам необходимо про-сматривать свой планировщик как минимум дважды в день:один раз утром и один раз в конце дня. Кроме того, вам необ-ходимо постоянно заглядывать в него на протяжении дня,если ваш график сильно загружен или содержит много раз-личных задач.

В конце каждого дня приводите свое расписание в по-рядок, производя вечернюю "зачистку" вашего плана рас-пределения времени. Просмотрите список своих дел и от-метьте все, что вы сделали. Изучите задачи, к которым выне приступали, и подумайте, можете ли вы удалить некото-рые из них. Задача, казавшаяся очень важной утром, можетстать абсолютно неуместной к вечеру. Например, вы соби-рались составить и отправить важное письмо с деловымипредложениями одному их своих потенциальных клиен-тов, но тем временем этот клиент позвонил сам и сделалвам заказ, поэтому теперь вы можете вычеркнуть эту зада-чу из своего списка.

Задачи, которые вы все еще собираетесь выполнить, дол-жны быть перенесены в вашем планировщике на следующиедни. Просмотрите свое расписание на ближайшие несколькодней и решите, когда вы приступите к выполнению этих за-дач, вписав их в план на соответствующий день.

Я люблю ставить значок в виде кружочка слева от каждо-го дела, за которое я не успела взяться в течение дня, просточтобы получить представление о соотношении сделанныхи несделанных дел за истекший день. Это дает мне возмож-ность честно оценить эффективность планирования своеговремени и помогает совершенствоваться; я постоянно совер-шенствую свои навыки оценки необходимого времени, пла-нирования и делегирования задач.

Пересмотр планов раз в два месяцаи другие корректировки

Поскольку жизнь быстро меняется, для успешного плани-рования и управления своим временем раз в два месяца выдолжны пересматривать свои планы. Ваш план распределе-ния времени должен отражать ваши текущие цели, приори-теты и интересы. Каждые два месяца пересматривайте свойплан распределения времени, чтобы убедиться, что он дей-ствительно отражает ваши текущие цели. Вам может потре-боваться увеличить время, отведенное на один вид деятель-ности, и сократить время для других видов задач.

Несмотря на то, что ваши стратегические цели меняютсяредко, виды деятельности, которые вы выбрали для достиже-ния своих целей, будут меняться постоянно. Каждые два ме-сяца пересматривайте выбранные вами виды деятельностии оценивайте, заслуживают ли они места в вашем расписа-нии. Возможно, вы уже достигли некоторых из своих целейили ваши приоритеты к этому времени уже изменились.

Кроме того, имейте в виду, что как бы ни менялась вашажизнь, вы должны перестраивать свой план распределениявремени в соответствии с этими изменениями. Если в ва-шей семье рождается ребенок, вы должны внести в своипланы время для ухода за малышом, оставив тем не менеевремя для себя и для своих отношений с другими близки-ми людьми. Продвижение по службе потребует модерни-зации вашего расписания; может быть, вам придется боль-ше общаться с посетителями и поэтому зарезирвироватьбольше времени для помех извне или вам чаще придетсяпринимать участие в различных совещаниях, чем рань-ше. Если вы вступили в брак, решили снова пойти учить-ся или у вас просто появились новые интересы, которымвы хотите посвятить свое время, — вам потребуется встро-ить эти новые дела в свое расписание, скорректировать

время, отведенное для других видов задач, или изменитьпривычное время их выполнения.

Как поддерживать равновесие в периоды кризисов

В жизни каждого из нас бывают периоды, когда сразу не-сколько бед подряд обрушиваются на нас и наши приорите-ты сходятся в одной точке времени, вступая в конфликт меж-ду собой. Каким бы организованным и уравновешенным выни были в нормальных обстоятельствах, внезапно вы обна-руживаете, что находитесь в ситуации, когда все ваши дела —срочные, важные и неотложные. В таких ситуациях вы дол-жны внести изменения в образ ваших действий. Столкнув-шись с таким давлением, вы можете испытать побуждениевернуться к жизни в реактивном режиме, реагируя на то, чтов данный момент громче всех взывает о помощи. Однако этодалеко не лучший подход.

Первое, что вам нужно сделать, — отойти в сторону и под-няться над хаосом. Вы должны собраться с мыслями и про-анализировать ситуацию, а делать это лучше всего, стоя в сто-роне. Если возможно, установите в прямом смысле слова дис-танцию между собой и ситуацией. Прогуляйтесь, примитедуш, съездите за город или сходите в тренажерный зал. Мо-мент перегруппировки позволит вам отвлечься от деталей,подняться над суетой и начать принимать правильные реше-ния. Ваша цель — выработать план действий, который точнои подробно описывал бы, что вам делать и когда делать, что-бы вы могли заниматься только самыми важными вещами.

Воспользуйтесь нашей процедурой обработки задач. От-сортируйте все задачи, с которыми вы столкнулись. Удалитеиз своего расписания все, что возможно. Спросите себя, от ка-ких дел можно отказаться, а какие — сократить. Рассмотритевозможности делегирования выполнения каждой из ваших

задач или отдельных ее частей. Когда жизнь похожа на лихо-радку, вам нужно сохранять здравый ум и экономить силыдля тех задач, которые представляют для вас наибольшуюважность, назначая время в своем плане только для этих дел.

Вам придется на время отказаться от некоторых повсед-невных дел. Может быть, вам не следует, как обычно, тратитьмного времени на приготовление здоровой пищи или посто-янно содержать свой автомобиль в идеальной чистоте. При-мите это и не чувствуйте себя виноватым.

Даже если вы относитесь к тому типу людей, которым нра-вится жить в обстановке неопределенности, сохраняя гибкостьи спонтанность, когда вы находитесь в кризисе и все дела ока-зываются срочными, вы должны четко структурировать своевремя. Запланируйте "встречи с самим собой" для каждой за-дачи в списке ваших дел. Так вы сохраните сосредоточен-ность и высокую продуктивность на работе, и ни одна задачане сможет монополизировать ваше время — в обстановке вы-сокого напряжения вы не можете себе этого позволить.

Ваш план позволит вам сконцентрироваться только на те-кущем моменте времени. Распланировав, когда и как вы буде-те проводить свое время, и отведя для каждого дела местов своем расписании, вы больше не должны беспокоитьсяо том, как вы успеете сделать все, что запланировали. Вы ужерешили это и теперь можете сосредоточиться только на том,что делаете в данный момент.

Какой бы напряженной ни была ваша работа, убедитесь,что вы всегда оставляете некоторое количество времени дляотдыха и восстановления сил. Определите, какая деятель-ность наиболее эффективно восстанавливает ваши силы(тренажерный зал, массаж, занятия любовью), и отведите дляэтого время. Это даст вам силы, которые необходимы, чтобысправиться с кризисом. Берегите себя: хорошо питайтесь, от-дыхайте и занимайтесь физическими упражнениями. Вы-

берите одно занятие из всех критически важных для вас об-ластей жизни (отношения с детьми, свидания с любимымчеловеком, общение с друзьями) и встройте его в свой гра-фик. Затем запланируйте все остальное и сосредоточьтесьна кризисе.

Восстановите идеальный баланс между различными ви-дами деятельности как можно скорее. Когда кризис прошел,вам может понадобиться несколько недель, чтобы компенси-ровать то, что вы не смогли сделать в тот период времени.

Имейте в виду, что иногда кризис требует от вас постоян-ной корректировки ваших планов и расписания, потому чтообстоятельства вокруг вас постоянно меняются. После каж-дого кризиса пересматривайте свой план распределения вре-мени, возможно, он будет нуждаться в изменениях.

Простите себе свои неудачи

Если вы так и не смогли приступить к выполнению всего,что запланировали на текущий день или в период кризи-са, не ругайте себя. Очень немногие люди добираются дозавершения последней задачи в своем списке дел на день.По мере того, как вы планомерно добиваетесь достижениявсех важных для вас целей в жизни, вам уже не придетсябеспокоиться о том, что вы не выполнили отдельную те-кущую задачу.

Поскольку жизнь меняется слишком быстро, ваши при-оритеты могут меняться вместе с ней. Ваше настроение непо-стоянно, и ваши силы и энергия также подвержены перио-дическим изменениям. Проект, для завершения котороговам, кажется, практически не нужно прилагать никаких уси-лий, оказывается очень трудным и изматывающим, что,в свою очередь, повлияет на ваше настроение и самочувствиев конце недели. Есть обстоятельства, которые могут вас рас-

страивать: проблемы в личной жизни, болезни. Есть обстоя-тельства, которые, напротив, могут придать вам сил и энер-гии, — вы влюбляетесь, и внезапно у вас оказывается столькоэнергии и уверенности в себе, что за одно утро вы справляе-тесь с делами, намеченными на ближайшие два дня. Дайтесебе возможность "оседлать" такие приливы энергии и все-гда заглядывайте в свой планировщик, чтобы внести в рас-писание соответствующие изменения.

Худшее, что можно сделать, — это ругать себя за перио-дическую медлительность, за снижение время от временитемпа работы и за то, что иногда вам не удается сделать все,что вы наметили. Время и энергия, которые вы потратите,обвиняя себя, обернутся вашей собственной непродуктив-ностью. Даже у самых энергичных и эффективных людейиногда бывают неудачные дни. Искусство тайм-менеджментасостоит в том, чтобы считать эти дни частью своей жизни,прощать себя, вносить соответствующие коррективы в своипланы и идти дальше.

Если день складывается неудачно, найдите время и про-анализируйте, что идет не так. Вы слишком сильно загруже-ны, расслабились, устали или чрезмерно напряжены? Какоесобытие заставило вас пренебречь своими планами? Как мож-но избежать этой проблемы в будущем?

Самый важный аспект управления временем по прин-ципу "изнутри наружу", аспект, который делает нас поис-тине свободными людьми, — это тот способ планирова-ния и создания собственной жизни, который питает нашесущество и дает нам возможность чувствовать всю полно-ту жизни. Вы — хозяин своей жизни, и хотя вы не можетеуправлять всеми событиями, происходящими вокруг вас,вы можете управлять своими реакциями на эти события.Вместо того чтобы останавливаться на достигнутом, по-верьте в то, чего вы можете достичь.

Отпразднуйте свой успех

Особые моменты успеха дают нам повод для радости и воз-можность отпраздновать их. Слишком часто мы стремимсяне обращать внимания на эти мгновения, торопясь скорееприступить к выполнению следующей задачи в своем рас-писании. Когда мы так поступаем, мы лишаем себя одногоиз величайших удовольствий в жизни.

Найдите время, чтобы отпраздновать свои победы. Вынаконец заключили большой контракт, над которым долго инапряженно работали? У вас появился верный повод дляликования — ура! Позвоните другу, откройте бутылку шам-панского, купите себе билеты в театр — сделайте для себячто-нибудь веселое и приятное. Когда у вас есть цели и выдостигаете их, вы ощущаете потрясающий вкус успеха! На-слаждайтесь этим чувством и пригласите людей, которые вамблизки, разделить его с вами. Это поддержит вашу самооцен-ку, придаст вам сил и вдохновит вас на новые достижения.

Когда вы начнете применять приемы и технологии, изло-женные в этой книге, это покажется вам непростой работой.Однако через некоторое время вы заметите, что ваше времянаходится под контролем, и вы продвигаетесь по направле-нию к значимым для вас целям — и достигаете их. Вы наби-раете скорость и начинаете чувствовать уверенность в сво-их силах и любить свою жизнь. Это и есть настоящий смыслуспеха, и вы должны это отпраздновать!

Поздравляем вас! Вы познакомились с совершенно но-вым подходом к планированию и управлению своим вре-менем. Навыки, которые вы приобрели, читая эту кни-гу, будут служить вам на протяжении всей вашейжизни, независимо от того, через какие личные изме-нения вы пройдете, и от того, какие сюрпризы ждутвас впереди.

В танце, когда меняется мелодия, нам часто тре-буется некоторое время, чтобы уловить новый ритми подстроиться под него. И если у вас есть немноготерпения и вы продолжаете концентрироваться насвоем партнере и на музыке, вы даже не замечаете,как входите в новый ритм. То же самое происходити в жизни. Когда вас заносит на очередном крутомвираже жизни, вам нужен короткий период адапта-ции. Но до тех пор, пока вы продолжаете обращатьпристальное внимание на свои потребности и на то,что делает ваш партнер (время), вы будете тот-час же возвращаться на твердую почву реальности.

Тайм-менеджмент "изнутри наружу" — замеча-тельный способ жить насыщенной и полноценной жиз-нью и радоваться каждому своему шагу на этом пути.Поэтому ни минуты более не оставайтесь в стороне.Выходите на арену жизни, словно на танцевальнуюплощадку, и танцуйте! Позвольте себе быть тем, ктовы есть, и стремитесь к своей мечте. Удивительная,полная радости жизнь уже ждет вас...

ПРИЛОЖЕНИЕИнтернет-ресурсы и источники информации потайм-менеджменту и сопутствующим продуктам

Органайзеры и другие инструментыдля планирования времени

Day-Runner: www.dayrunner.comDay-Timer: www.daytimer.comTime Manager: www.timemanager.ruFranklin Covey Co.: www.franklincovey.comFilofax: www.filofax.comHarold Taylor: www.taylorontime.com

Электронные планировщики, палм-топы

CASIO: www.casio.comHewlett-Packard: www.hp.comPalm: www.palm.comPsion: www.psion.comSharp: www.sharp.com

Календари и программы планирования времени

На этих сайтах вы можете вести ваши личные календари играфики времени, а также организовать доступ к ним со сто-роны третьих лиц.

Yahoo! Calendar: www.calendar.yahoo.comFranklin Covey Co.: www.franklinplanner.com

ОБ АВТОРЕ

Джулия Моргенстерн — основатель компании Task Masters,которая оказывает профессиональные консалтинговые ус-луги по планированию и организации рабочей среды пред-приятиям, организациям и частным лицам. Среди ее корпо-ративных клиентов — компании American Express, SonyMusic и Microsoft. Джулия — постоянный участник шоу TheHome Page на канале MSNBC и частый гость многих другихтелевизионных программ, читает лекции и проводит семи-нары в разных уголках Америки. Джулия живет в Нью-Йор-ке вместе со своей дочерью.

ООО "Издательство "Добрая книга"121615, Москва, Рублевское ш., 16-3-216.

Адрес для переписки /e-mail: mail@dkniga.ru

Подписано к печати 1.11.2003. Формат 60x901/16. Бумага офсетная.Печать офсетная. Усл. печ. л. 16. Доп. тираж 5000 экз. Заказ № 2592

Отпечатано в полном соответствиис качеством предоставленных диапозитивов

в ОАО "Можайский полиграфический комбинат".143200, г. Можайск, ул. Мира, 93.