1

Til medlemmerne af FSA

HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Tanja Busk Sloth Telefon: 9940 38 90 E-mail: tbs@adm.aau.dk

Dato: 25-10-2016 Dagsorden for ekstraordinært møde i Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fællesservice, torsdag den 27. oktober 2016 kl. 11.00-13.00, Fredrik Bajers Vej 5, lokale 207, videokonference: 650630@v.aau.dk Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet.

1. Godkendelse af dagsorden

2. Orientering om resultatet af afværgeforanstaltningsperioden, samt omfanget nødvendige besparelser på lønbudgettet - både samlet og fordelt pr. afdeling. /Antonino Castrone Bilag 2.1: Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service

3. Drøftelse af procesplan ifm. afskedigelser i Fælles Service /HR-afdelingen Bilag 3.1: Procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service

4. Drøftelse vedr. orientering af medarbejdere i Fælles Service om resultatet / HR-afdelingen

5. Drøftelse af håndtering af opsagte medarbejdere (jf. ref. af 28. sept.) / HR-afdelingen o Herunder mulighed for outplacement

6. Drøftelse vedr. håndtering af tilbageværende medarbejdere (jf. ref. af 28. sept.) / HR-afdelingen

7. Evt.

o Præcisering af udvælgelseskriterier /HR-afdelingen Bilag 7.1: Udvælgelseskriterier for afskedigelser i AAU Fælles Service

Kommende møder, 2017 11. januar kl. 9.30 – 11.30 16. marts kl. 13.00 – 15.00 14. juni kl. 13.00 -15.00 3. oktober kl. 13.00 – 15.00

Side 1 af 2

Rektoratet

Fredrik Bajers Vej 5

Postboks 159

9100 Aalborg

Universitetsdirektør Antonino Castrone t +45 9940 9502 f +45 9940 3202 Director@.aau.dk www.aau.dk

Dato: 27. oktober 2016

Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service

I efteråret 2015 identificerede Fælles Service besparelser på driftsomkostningerne for 18 mio. kr. mhp. budget

2016.

I 2017 skal Fælles Service spare yderligere 25 mio. kr. pga. størrelsen af det interne indkomstgrundlag ift. om-

kostningerne for at få budget 2017 til at hænge sammen.

Omkostningerne i Fælles Service består hovedsageligt af lønomkostninger og driftsomkostninger i form af store

AAU-fællesudgifter (systemudgifter, licenser, m.m.). Det er derfor urealistisk at finde alle nødvendige besparel-

ser på driftsomkostningerne igen i år.

Det vurderes, at maksimum 8½ mio. kr. kan findes som besparelser og mindre forbrug på driftsomkostninger

og puljer. Dvs. at der skal spares 16½ mio. kr. på lønomkostninger.

Herudover har rektoratet besluttet, at også CAS skal gennemføre besparelser på lønbudgettet, som vil medføre

reduktion af medarbejderstaben i CAS. CAS tilhører organisatorisk set Fælles Service, men CAS’ økonomi er

ikke en integreret del af Fælles Services økonomi, hvorfor der er taget separat beslutning herom.

Den økonomiske situation samt besparelsen er blevet drøftet i FSA henholdsvis den 21. og 28. september

2016 samt 10. oktober 2016.

I perioden den 30. september – 18. oktober har der være gennemført en afværgeforanstaltningsperiode med

henblik på at reducere besparelseskravet på lønomkostningerne.

Det har på baggrund af drøftelserne i FSA, været lagt ud til de lokale samarbejdsudvalg i de enkelte afdelinger i

Fælles Service i samarbejde med medarbejderne, at identificere mulige besparelser på lønomkostningerne iht.

bilag: ”Afværgeforanstaltninger i AAU Fælles Service”. Derudover har der som afværgeforanstaltning været

åbnet op for muligheden for at indgå en senior- eller frivilligfratrædelsesordning i perioden iht. bilagene: ”Med-

arbejderorientering om seniorordninger”, Medarbejderorientering om indgåelse af frivillige fratrædel-

sesordninger” og ”Frivillige fratrædelsesordninger for medarbejdere med mindre end 9 års uafbrudt

beskæftigelse i staten eller folkekirken”

Afværgeforanstaltningsperioden er nu afsluttet og nedenfor fremgår resultatet heraf, fordelt pr. afdeling:

Side 2 af 2

Afdeling Oprindeligt besparelses-krav på lønomkostningerne

Besparelse opnået via Afværgeforanstaltninger

Manglende besparel-ser

AUB 3,00 mio. kr. 2,40 mio. kr. 0,60 mio. kr.

STS 2,50 mio. kr. 1,00 mio. kr. 1,50 mio. kr.

FS CPH 0,50 mio. kr. 0,00 mio. kr. 0,50 mio. kr.

HR 1,00 mio. kr. 0,47 mio. kr. 0,53 mio. kr.

ØA 2,00 mio. kr. 0,65 mio. kr. 1,35 mio. kr.

ITS 7,00 mio. kr. 1,22 mio. kr. 5,78 mio. kr.

RS+KOM 0,50 mio. kr. 0,00 mio. kr. 0,50 mio. kr.

CAS 3,00 mio. kr. 2,18 mio. kr. 0,82 mio. kr.

I alt 19,50 mio. kr. 7,92 mio. kr. 11,58 mio. kr.

Typerne af de gennemførte afværgeforanstaltninger er fordelt som følger:

Type: Antal:

Frivillige fratrædelsesordninger 6

Aftale om nedgang i tid 1

Der er derudover i opgørelsen inddraget vakante stillinger som ikke genbesættes og som efter en konkret vur-

dering er blevet godkendt som afværgeforanstaltning.

Derudover har der i løbet af 2016, været foretaget aktivitetsreduktioner som har medført, at stillinger er nedlagt,

herunder D-TAP og TAP stillinger og at rekvirering af konkrete VIP-ydelser er ophørt. Aktivitetsreduktionerne er

efter en konkret vurdering godkendt som afværgeforanstaltning.

Som det fremgår af oversigten mangler der at blive realiseret en besparelse på 11,58 mio. kr. på lønomkost-

ningerne før det samlede besparelseskrav er nået. Disse besparelser vil blive fundet via uansøgte afskedigel-

ser i FS-afdelingerne.

Det tilsigtes, at omfanget af afskedigelser sker i overensstemmelse med den enkelte afdelings manglende be-

sparelse iht. ovenstående. Dog kan det ikke forventes, at afdelingerne kan ramme det eksakte besparelsesmål

ifm. uansøgte afskedigelser, hvorfor der i sidste ende vil være tale om en helhedsvurdering og eventuel omfor-

deling for at kunne imødekomme det samlede besparelseskrav på 11,58 mio. kr.

Uansøgte afskedigelser vil ske i overensstemmelse med procesplan herfor; Procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service (november – december 2016)

.

M.v.h. Antonino

Side 1 af 5

HR-afdelingen

Fredrik Bajers Vej 7F

9220 Aalborg Ø

Dato: 27. oktober 2016

Procesplan for afskedigelser i AAU Fælles Service (november – december 2016)

Efter afværgeforanstaltningsperioden står det klart, at det ikke er lykkedes at realisere det samlede besparel-

seskrav jf. bilag: Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service, hvorfor afskedigelser

desværre ikke kan undgås.

Følgende procesplan er på den baggrund udarbejdet som et forslag til, hvordan konkrete afskedigelser be-

grundet i besparelser kan ske i AAU Fælles Service. Forslaget er udarbejdet under hensyn til AAU’s Retnings-

linjer om personalereduktioner begrundet i institutionens forhold:

http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewDocument/5055

Udvælgelse af medarbejdere (3. – 10. november)

I perioden fra 3. november og indtil 10. november 2016 skal FS-lederne udvælge de medarbejdere, som skal

påtænkes afskediget. Udvælgelse skal foretages med udgangspunkt i bilag: Udvælgelseskriterier for afske-

digelser i AAU Fælles Service, som er drøftet i FSA. Derudover kan der lokalt være drøftet en eventuel kon-

kretisering af udvælgelseskriterierne indenfor rammerne af de fremsendte udvælgelseskriterier.

Det er op til FS-lederen at kvalificere og fortolke kriterierne ifm. en konkret udvælgelse. Udvælgelse af medar-

bejdere i Fælles Service skal i hvert tilfælde ske på et sagligt grundlag og ud fra en samlet vurdering af alle de

fastlagte kriterier. Udvælgelse af medarbejdere kan således ikke ske på baggrund af forhold, som ikke fremgår

af udvælgelseskriterierne.

Senest torsdag den 10. november skal HR-afdelingen modtage en samlet liste fra FS-lederne med angivelse

af navnene på de medarbejdere, som er udvalgt iht. ovenstående og som ledelsen dermed påtænker at afske-

dige.

Kvalificering af udvælgelse samt udarbejdelse af partshøringsbreve ”påtænkt uansøgt afsked” (11. –

18. november)

Når HR-afdelingen har modtaget navnene på de berørte medarbejdere, kvalificeres udvælgelsen i samarbejde

med den relevante FS-leder. HR-afdelingen er i den forbindelse behjælpelig med at finde relevant information

såsom opsigelsesvarsler, overenskomstmæssig indplacering samt eventuelle krav på aldersbetinget godtgørel-

se iht. funktionærlovens § 2a.

HR-afdelingen udarbejder en standardskrivelse for samtlige påtænkte uansøgte afskedigelser. Dette gøres for

at sikre ensartethed ifm. afskedigelserne i Fælles Service. Af standardskrivelsen vil fremgå begrundelsen for

iværksættelse af uansøgte afskedigelser i Fælles Service samt det overordnede grundlag på hvilken medarbej-

derne er udvalgt.

Side 2 af 5

De enkelte breve vedr. påtænkt uansøgt afsked skal indsættes på det relevante områdes brevpapir og under-

skrives at afdelingens øverste ledelse (FS-lederen).

Overlevering af breve vedr. påtænkte uansøgte afskedigelser (21. – 23. november)

På Aalborg Universitet tilsigtes det, at en påtænkt uansøgt afsked, så vidt det er muligt, overleveres på et møde

mellem leder, den berørte medarbejder og dennes bisidder. Ligeledes tilsigtes det, at medarbejderen forinden

mødet bliver formelt indkaldt med oplysning om, at medarbejderen har mulighed for at medbringe en bisidder til

mødet, såfremt denne ønsker det.

Det er medarbejderens eget valg, hvorvidt denne medbringer en bisidder eller ej og i så fald, hvem den pågæl-

dende bisidder er. Der opfordres til, at medarbejderen kontakter sin tillidsrepræsentant (eller dennes faglige

organisation i de tilfælde, hvor der ikke findes en tillidsrepræsentant) med henblik på at medbringe denne på

mødet som sin bisidder. Der er alene tale om et overleveringsmøde, hvor medarbejderen eller eventuelt den-

nes bisidder har mulighed for at stille spørgsmål til den kommende proces.

På baggrund af tidligere erfaring forslås det, at alle medarbejdere bliver bedt om, så vidt det er muligt, at være

på arbejde en nærmere fastlagt dag (se nærmere herunder) og at de skal sidde klar ved deres mail kl. 9.00. I

løbet af nogle minutter fra kl. 9.00 vil de medarbejdere, som ledelsen agter at afskedige, modtage en mail fra

den relevante FS-leder med en mødeindkaldelse til et møde senere på dagen vedr. påtænkt uansøgt afsked.

De pågældende medarbejdere bedes herefter bekræfte modtagelsen samt deres deltagelse.

Når alle berørte medarbejdere har bekræftet modtagelsen og eventuelt deres deltagelse på mødet, vil FS-

lederen sende en mail til alle afdelingens medarbejdere om at de berørte medarbejdere nu er orienteret. Der

må ikke fremgå navne på de berørte medarbejdere i denne orientering, da dette er fortroligt (se nærmere her-

under).

Forslaget er i overensstemmelse med universitetets retningslinjer om personalereduktioner begrundet i institu-

tionens forhold, hvor det blandt andet fremgår, at alle afdelingens medarbejdere orienteres snarest muligt når

de direkte berørte medarbejdere har fået besked. På denne måde sikres også, at processen holdes så ensartet

som muligt i alle afdelinger i Fælles Service.

Idet der på nuværende tidspunkt ikke er foretaget en udvælgelse af, hvilke medarbejdere som ledelsen påtæn-

ker at afskedige, er det ikke muligt at fastlægge en præcis plan for overlevering af breve vedr. påtænkt uansøgt

afsked i denne procesbeskrivelse.

Indtil videre foreslås det, at møderne finder sted i perioden 21. – 23. november 2016. Så snart der er foretaget

udvælgelse af medarbejderne, vil en præcis plan for overlevering blive udarbejdet. Planen forventes udarbejdet

umiddelbart efter den 10. november 2016 som er FS-ledernes frist for indlevering af navne på de personer som

skal påtænkes afskediget.

Ved fastlæggelse af planen vil der blive taget hensyn til, at samme tillidsrepræsentant ikke kan være flere ste-

der på én gang (se nærmere herunder), der tages dog forbehold for at det kan være nødvendigt at supplean-

terne inddrages i processen ifm. overleveringsdagene.

FS-ledelsen og tillidsrepræsentanter samt suppleanter bør tilstræbe at være til rådighed i perioden 21. – 23.

november 2016.

HR-afdelingen vil stå til rådighed samtlige dage, såfremt der bliver behov for at få afklaret konkrete spørgsmål i

relation til processen.

Involvering af tillidsrepræsentanten

I overensstemmelse med AAU’s Retningslinjer om personalereduktioner begrundet i institutionens forhold, skal

ledelsen så tidligt som muligt opfordre medarbejderen til at lade sig bistå af tillidsrepræsentanten eller dennes

Side 3 af 5

faglige organisation, hvis der ikke er valgt en tillidsrepræsentant. Dette gennemføres i praksis i denne proces

ifm. mødeindkaldelsen jf. ovenstående.

AAU har derudover en særlig forpligtelse til at orientere tillidsrepræsentanten om en forestående afskedigelse

af de medarbejdere, som denne repræsenterer. HR-afdelingen udarbejder en præcis plan for møderne (jf.

ovenfor) vedr. overlevering af breve vedr. påtænkt uansøgt afskedigelse, i perioden 21. - 23. november, så

snart FS-lederne har meddelt HR-afdelingen, hvem de berørte medarbejdere er. HR-afdelingen orienterer her-

efter de relevante tillidsrepræsentanter iht. nedestående:

De tillidsrepræsentanter, som repræsenterer berørte medarbejdere, vil blive orienteret om;

hvor mange af de udvalgte medarbejdere, som de repræsenterer,

i hvilke afdelinger de pågældende medarbejdere er ansat,

samt hvornår, at møderne for de pågældende medarbejdere afholdes.

Tillidsrepræsentanterne vil ikke blive oplyst om navne på de berørte medarbejdere, hvilket er i overensstem-

melse med Moderniseringsstyrelsens anbefaling på området1.

Såfremt medarbejderen ønsker at tillidsrepræsentanten skal deltage som dennes bisidder på mødet, er det op

til medarbejderen selv at kontakte tillidsrepræsentanten, som i så fald forinden vil have fået mulighed for at

reservere tidspunktet.

HR-afdelingen vil orientere relevante tillidsrepræsentanter om ovenstående proces senest den 7. november

2016, hvor de også vil blive opfordret til, allerede nu, at reservere dagene i perioden 21. – 24. november 2016,

således de kan stå til rådighed som bisidder, såfremt det bliver nødvendigt. Ligeledes opfordres de til at videre-

formidle orienteringen til deres suppleanter, såfremt det bliver nødvendigt at inddrage dem i processen.

Øvrige foranstaltninger iværksat på overleveringsdagene

I forbindelse med overlevering af breve vedr. påtænkt uansøgt afsked vil medarbejderen få besked om, at der

findes tilbud, som de kan vælge at benytte sig af, herunder tilbud om konkrete outplacmentforløb samt mulig-

heden for at anvende det psykologiske beredskab (der kan læses nærmere herom i AAU Håndbogen).

Tavshedspligt

Ledelsen og tillidsrepræsenter skal være opmærksomme på, at der i denne type af proces er pålagt tavsheds-

pligt. Indtil der er truffet en endelig afgørelse kan hverken ledere eller tillidsrepræsentanter mv. drøfte konkret

sager i relation til afskedigelsesprocessen, herunder navngivne personer, som er påtænkt afskediget mv. med

udenforstående, medmindre den enkelte medarbejder tilkendegiver andet.

Når der er truffet endelig afgørelse om opsigelse, tilsigtes det endvidere, at der alene orienteres overordnet

omkring opsigelserne, og at de konkrete sager ikke drøftes med udenforstående, medmindre der er særlige

grunde hertil.

Tavshedspligten gælder dog ikke den berørte medarbejder. Det er dennes eget valg, i hvilket omfang denne

ønsker at drøfte forholdet med andre.

Ledelse, medarbejder og tillidsrepræsentant kan med fordel drøfte rammerne for tavshedspligtens omfang på

overleveringsmødet, ligesom det kan aftales efter endelige afgørelse om opsigelse, hvordan en generel orien-

tering skal ske.

Partshøringsperiode (14 dage fra overlevering af partshøringsbrevet, uge 47 – uge 49)

1 Se nærmere i Moderniseringsstyrelsens Personaleadministrative Vejledning (PAV), afsnit 6.4.1.

Side 4 af 5

Efter ledelsen har afholdt møde med de medarbejdere, som er påtænkt afskediget, har medarbejderne herefter

en periode, hvor de har mulighed for at komme med indsigelser til de faktiske forhold (partshøring). Perioden er

angivet i brevet vedr. påtænkt uansøgt afsked med en frist for fremsendelse af indsigelser. Fristen er i denne

proces 14 dage for alle de berørte medarbejdere. Fristen tælles fra overleveringsdagen.

Medarbejderen har i denne periode mulighed for at komme med indsigelser til de faktiske forhold i den påtænk-

te uansøgte afsked. Det er vigtigt at nævne, at det alene er medarbejderen selv, som kan komme med indsi-

gelser. Denne kan dog lade sig bistå af eksempelvis dennes tillidsrepræsentant, som kan være behjælpelig

med at udforme et svar. Afsenderen skal dog, medmindre der ligger en fuldmagt på andet, være medarbejde-

ren selv.

Det er som udgangspunkt FS-lederen i de enkelte afdelinger, som modtager eventuelle indsigelser. Det vil

fremgå af brevet vedr. påtænkt uansøgt afsked, hvem der skal modtage eventuelle indsigelser.

Afdelingerne (FS-lederne) skal løbende fremsende indkomne indsigelser til HR-afdelingen, med angivelse af

deres vurdering af disse. Indsigelserne kan efter konkret behov drøftes med HR-afdelingen.

Afgørelse om opsigelse ”uansøgt afsked” (Uge 49 og 50)

Når fristen for partshøring er nået, skal FS-ledelsen gennemgå samtlige indsigelser og på baggrund af disse

træffe endelig beslutning om, hvorvidt man ønsker at fastholde opsigelsen eller trække den tilbage.

Har medarbejderen ikke fremsendt indsigelser eller er disse ikke fremsendt rettidigt, kan ledelsen træffe endelig

afgørelse på baggrund af oplysningerne og begrundelsen i brev vedr. påtænkt uansøgt afsked. Dette kræver

ikke en yderligere begrundelse.

Hvis der er fremsendt indsigelser fra medarbejderen, skal FS-lederen i hvert enkelt tilfælde udarbejde en skrift-

lig begrundelse for, hvorfor man på baggrund af en indsigelse enten vælger at fastholde opsigelsen eller træk-

ke denne tilbage (svar på indsigelse). Begrundelsen anvendes i den endelige afgørelse til medarbejderen.

I begge tilfælde skal FS-lederen udfylde et beslutningsskema, hvoraf det fremgår, hvorvidt ledelsen ønsker at

fastholde opsigelsen og i så fald på hvilket grundlag (HR-afdelingen har skabeloner hertil). Beslutningsskemaet

fremsendes til HR-afdelingen senest mandag den 12. december 2016.

Det tilsigtes dog, at de fleste afgørelser om opsigelse vil blive truffet allerede i uge 49 (perioden den 5. – 9.

december 2016), hvor en opsigelse i så fald ligeledes vil blive fremsendt. Men såfremt der er fremsendt indsi-

gelser, kan der være et behov for at få afklaret nogle forhold, hvilket kan medføre, at der først vil blive truffet

endelig afgørelse og dermed fremsendt en endelig opsigelse i uge 50 (perioden den 12. – 16. december 2016).

Opsigelse (Uge 49 og 50)

Såfremt FS-lederne beslutter at fastholde opsigelserne, fremsender HR-afdelingen individuelle opsigelsesbreve

til medarbejderne hurtigst muligt efter, at ledelsen har fremsendt deres beslutningsgrundlag.

HR-afdelingen udarbejder, på baggrund af beslutningsgrundlaget fra FS-lederne, de endelige opsigelser til

medarbejderne samt underskriver og fremsender disse. Desuden fremsender HR-afdelingen en kopi af den

endelige opsigelse til medarbejderens hovedorganisation, hvilket Aalborg Universitet er forpligtet til jf. de for-

skellige overenskomster.

Seneste dato for fremsendelse af opsigelser tilsigtes at blive fredag den 16. december 2016. Derfor er det nød-

vendigt, at FS-lederne medvirker til en hurtig proces ifm. afslutning af partshøringsfristen og overholder fristen

ifm. fremsendelse af det endelige beslutningsskema til HR-afdelingen, jf. ovenfor.

En opsigelse har virkning med udgangen af den måned, hvor medarbejderen modtager opsigelsen. Det vil i

dette tilfælde betyde at medarbejdernes individuelle varsler løber fra 1. januar 2017.

Eventuelle forhandlinger efter opsigelse

Side 5 af 5

Efter fremsendelse af opsigelsen har medarbejderens hovedorganisation (for månedslønnede) én måned fra

afgivelse af opsigelsen, til at gøre indsigelser og kræve sagen forhandlet, såfremt de vurderer, at opsigelsen

ikke er sagligt begrundet. Forhandling skal ske med inddragelse af HR-afdelingen. FS-lederen bedes således

kontakte HR-afdelingen straks, såfremt der bliver rettet henvendelse direkte til dem med henblik på forhandling.

Side 1 af 4

Rektoratet

Fredrik Bajers Vej 5

Postboks 159

9100 Aalborg

Universitetsdirektør Antonino Castrone t +45 9940 9502 f +45 9940 3202 Director@.aau.dk www.aau.dk

Dato: 27. oktober 2016

Udvælgelseskriterier for afskedigelser i AAU Fælles Service

Med udgangspunkt i universitetsdirektørens redegørelse om den økonomiske situation i Fælles Service gæl-

dende for 2017 og frem af den 21. september 2016, herunder besparelse på lønbudgettet i Fælles Service, er

det ledelsens forventning, at en realisering af besparelseskravet medfører, at afskedigelser, trods eventuelle

lokale besparelser, som følge af afværgeforanstaltninger, ikke vil kunne undgås.

Efter afværgeforanstaltningsperioden står det klart, at det ikke er lykkedes at realisere det samlede besparel-

seskrav jf. bilag: Resultatet af afværgeforanstaltningsperioden i AAU Fælles Service, hvorfor afskedigelser

desværre ikke kan undgås

På den baggrund har ledelsen fastlagt følgende kriterier for udvælgelse af de medarbejdere, der bedst kan

undværes, ifm. de kommende afskedigelser, begrundet i besparelseskravet.

Følgende kriterier er forinden drøftet i det Fælles Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (FSA) i Fælles Service

henholdsvis den 21. og 28. september 2016 samt i de lokale samarbejdsudvalg i perioden 30. september - 18.

oktober 2016 og endeligt gennemgået på FSA-mødet den 27. oktober 2016.

Udvælgelseskriterier

Udvælgelse af medarbejdere i Fælles Service skal ske ud fra et strategisk og driftsmæssigt hensyn og i over-

ensstemmelse med følgende udvælgelseskriterier:

Opgaver eller opgaveområder, der skal nedprioriteres eller eventuelt helt ophøre

o Herunder opgaver eller opgaveområder der kan sammenlægges eller på anden måde ændres

Faglige kompetencer

Personlige kvalifikationer samt opgavevaretagelse. Ledelsens vurdering skal ske under hensyntagen til

AAU’s principper for værdiskabende administration & service (jf. vedlagte bilag)

Udvælgelse iht. ovenstående fastlagte kriterier, skal ske ud fra en helhedsvurdering af alle kriterierne.

Det er i forbindelse med udvælgelsen op til de enkelte områders ledelse, at kvalificere og fortolke ovennævnte

kriterier i overensstemmelse med områdets strategiske og driftsmæssige hensyn.

Elever er ikke omfattet af afskedigelserne

Side 2 af 4

Marts 2016 DE 5 PRINCIPPER

PRINCIP 1 Vi leverer løsningsorienteret og værdiskabende administration og service Det gør vi ved at:

hjælpe brugeren med at nå sit mål bedst muligt, evaluere vores opgaveløsning og lære af det

kommunikere modtagerorienteret, forstå brugerens opgaver og mål samt tilføre værdi med egen stær-ke faglighed

tage stilling til den nødvendige kvalitet, omfang af opgaven og placere beslutningskompetence tæt på opga-verne

Løsningsorienteret og værdiskabende administration og service er kernen i de administrative enheders opgaveløsning, og begreberne – det løsningsorienterede og værdiskabende hhv. administration og service - hænger uløseligt sammen.

Administrative opgaver og løsninger indgår i komplekse sammenhænge, hvor bl.a. lovgrundlag, systemunder-støttelse og ressourceforhold spiller en rolle.

Ambitionen er at bringe den administrative faglighed i spil i en sammenhæng, hvor den enkelte bruger ople-ver at blive serviceret med høj kvalitet, samtidig med at de administrative løsninger er hensigtsmæssige og fungerer som en helhed. Vi sikrer at give hinanden god kollegial feedback og skaber dermed læring ved at opfordre til, at tilfredshed såvel som utilfredshed med ydelsen åbent kommunikeres direkte til opgaveløser. Vi kommunikerer modtagerorienteret, idet vi lytter, spørger og taler i et forståeligt sprog, som giver en god dia-log og afklarer brugerens behov. Vi hjælper altid brugeren til en løsning og inddrager eventuelt dén kollega, der har den nødvendige faglighed til at løse opgaven. Vi bliver i processen, indtil opgaven er afsluttet. Vi tager stilling til den nødvendige kvalitet, omfang af opgaven og placerer generelt beslutningskompetencerne tæt på opgaverne. Sammen med brugeren forventningsafstemmer vi således tid, indhold, kvalitet og ressourcefor-brug. Vi sikrer, at den formelle og faglige beslutningskompetence er direkte tilstede hos opgaveløser. PRINCIP 2 Vi leverer organisatorisk helhedssyn Det gør vi ved at:

Samarbejde og have blik for viden i organisationen, der kan bidrage og anvendes kreativt

Repræsentere det fælles frem for egeninteresser og hjælpe kolleger på tværs

Anerkende gensidige afhængigheder og fælles ansvar Gode administrative løsninger er helhedsorienterede og tager højde for AAU´s samlede interesser. Dette inde-bærer, at den centrale administration inddrager den lokale og omvendt. Vi vil dele viden ved at indgå i samarbejde og dialog på tværs. Vi har en ambition om at opnå fælles forståelse i forhold til opgaveløsning. Vi anerkender, at vi arbejder med afsæt i egen del af organisationen, men forventer, at alle særinteresser er i overensstemmelse med AAU’s helhedsinteresser. Det er vigtigt, idet administrative opgaver ofte indgår i en sammenhængende række af opgaveløsninger, og derfor har betydning for hele AAU. Vi vil have blik for de faglige fællesskaber, udnytte de kollegiale muligheder, både med henblik på faglig udvik-ling og med henblik på optimering af løsninger og ressourceforbrug. I opgaveløsningen forholder vi os til de sammenhængende processer og det flow, der skal være mellem de enkelte led såvel vertikalt som horisontalt, så opgaver bringes smidigt i mål med god kvalitet. Vurderinger af de administrative løsningers kvalitet og effek-tivitet sker med udgangspunkt i en helhedsbetragtning.

Side 3 af 4

PRINCIP 3 Vi leverer relevant standardisering Det gør vi ved at:

Sikre effektive processer, fælles systemer og ensrettede løsninger til ensartede opgaver

Søge enkle løsninger med færrest mulige arbejdsgange og løbende optimere arbejdsgange

Være opmærksom på behov for særlige løsninger Vi ønsker at reducere den administrative kompleksitet og herved sikre effektive og kvalificerede arbejdsproces-ser i forhold til vores brugere. Relevant standardisering er et af midlerne. Universitetets drift giver anledning til mange ensartede opgaver, som ofte er forankret mange forskellige steder på universitetet. Ensartede opgaver udføres som udgangspunkt på en ensartet måde i fælles standardiserede processer, så der som udgangspunkt kun skal udvikles og vedligeholdes ét sæt af processer. Med denne til-gang til opgaverne skaber vi samtidig det bedste udgangspunkt for overskud til at håndtere de særlige sager, som indimellem opstår. Vi lægger vægt på, at vores processer er udformet med størst mulig enkelhed, brug af best practice og generel-le statslige aftaler. Målgruppen for processerne skal involveres og høres i forbindelse med procesbeskrivelser-ne. Administrative regler, arbejdsgange, og løsninger evalueres løbende, og der er en særlig opmærksomhed rettet mod at forenkle og optimere, så ressourceforbruget til de administrative opgaver står mål med opgaveudførel-sens værdi. PRINCIP 4 Vi bidrager til et attraktivt og udviklende arbejdsmiljø Det gør vi ved at:

Udvikle kompetencer til gavn for den enkeltes og den fælles opgaveløsning

Lægge vægt på en god omgangstone og gensidig respekt for hinandens arbejdsopgaver og faglighed

Sikre rammer, der motiverer til at gøre en forskel og nå vore mål Medarbejderne er en afgørende ressource for universitetet, og universitetet er afhængig af, at medarbejderne forstår at bruge egne og andres viden og kompetencer i løsning af de fælles opgaver samt at samarbejde på tværs. Vi vil styrke opbygning og udvikling af en stærk faglighed i alle dele af administrationen og understøtte, at med-arbejderne til stadighed besidder de nødvendige faglige kompetencer. Vi skal have øje for talentet og give plads til, at det kan udvikle sig, så det kan være med til fagligt at løfte andre medarbejdere og de faglige fælles-skaber, de indgår i. Vi vil sikre et vedvarende godt arbejdsmiljø, som præges af gensidig respekt og anerkendelse af andres ind-sats og faglighed. Vi skal kommunikere respektfuldt med hinanden og om hinanden. Vi vil skabe gode rammer for medarbejderne både i forhold til det fysiske, psykiske og sociale arbejdsmiljø. Det omfatter også de rette it-systemer, øvrige arbejdsredskaber og processer. Vi ønsker en arbejdskultur, hvor medarbejderne forfølger nye idéer for at nå frem til bedre løsningsmuligheder.

PRINCIP 5 Vi udviser god ledelse og godt samarbejde

Side 4 af 4

Det gør vi ved at:

Omsætte strategi til lokale mål og prioritere engagerende kommunikation

Uddelegere, involvere, prioritere og samtidig tage ansvar for beslutninger og resultater

Udvise loyalitet i holdning og handling ved at efterleve målsætninger, beslutninger og fælles værdier Ledelse skal udøves med respekt, integritet og god dømmekraft overalt, og samtidig skal god ledelse respekte-res. Når beslutninger er taget, efterlever vi beslutningerne, fordi vi ønsker en ensartet og effektiv administration og vil bruge vores ressourcer fokuseret.

Den enkelte leder har ansvaret for at kommunikere klart om politiske og administrative beslutninger. Lokale drifts- og udviklingsopgaver sættes i sammenhæng med overordnede mål for eget funktionsområde – for hele administrationen og for universitetets strategiske indsatser og generelle virke. Retning, rammer og råderum for medarbejderne skal tydeliggøres gennem dialog og inddragelse.

Vi har en løbende dialog i universitetets forskellige ledelseslag og mellem ledelse og medarbejdere om, hvor-dan konkrete beslutninger skal implementeres bedst muligt. Dialogen skal give plads til nytænkning og udfordre ’plejer’.

Ledelse og medarbejdere vil bidrage proaktivt til forbedring og udvikling af eget opgaveområde, egen enhed og hele det administrative område. Vi evaluerer systematisk vores gældende praksis, og vi vil handle og tage initi-ativ, hvis noget ikke fungerer optimalt.

Der vil være en klar forventningsafstemning mellem ledere og medarbejdere, ligesom der skal gives konstruktiv feedback både i relationen mellem ledere og medarbejdere og mellem medarbejderne.