Archive Scanning Whitepaper The Design, Planning and Procurement of Large Scanning Projects; what you need to know before you digitise a document archive. By Adrian Kougianos Clockwork Print July 2011

1.0 The business case for digitising your archive

Most organisations have a physical document archive that has grown over the years. This includes 

filing cabinets, bookshelves, archive boxes or Compactus shelving that store a litany of different 

business documents. 

In recent years electronic document management systems (EDMS) are taking over from physical 

document archives and document controllers will need to decide what to do with the information 

locked in these archives.  

These archives aren’t always a high priority for office managers, so, putting off the decision to 

digitise is understandable. Even so, most office managers agree that physical archiving is not an ideal 

way for storing historical documents and, whilst the decision can be delayed, ultimately they must 

choose to either destroy, store or digitise these documents.  

 The argument for digitising a physical archive is strong. As you’d expect scanning your archive will 

give you all the benefits provided by your EDMS so the business case is similar to that of installing an 

EDMS in the first place. We’ve gone through some basic reasons why document controllers and 

office managers choose to digitise their physical document archives:  

 

Reason 1: Reducing Storage Costs Perth office space is at an all‐time premium and it doesn’t look like that will change any time soon. 

Costs associated with filing cabinets include the floor space they occupy, the cabinet itself plus the 

paper within it. Reducing the number of filing cabinets in your office can reclaim thousands of 

dollars of poorly utilised office space. Whilst offsite storage can reduce the cost, especially for those 

in the CBD, it introduces its own unique problems and ongoing charges. 

Reason 2: Reducing Retrieval Costs A large part of the cost of your archive is the time it takes to retrieve documents from it. Finding 

documents can be difficult in large, disorganised archives and chew up a lot of labour time. Even the 

best organised physical archive will soak up hours of your employee’s time. Retrieval times and costs 

can grow considerably when documents are stored offsite. Compared to the time taken to search 

through an EDMS the long term cost of retrieving electronic documents is considerably lower. 

Reason 3: Meeting Statutory Requirements  Depending on your industry you may have a legal requirement to retain certain documents. 

Government instrumentalities have a more pressing need to retain documents for longer periods of 

time. The period can be as long as 20 years once a document becomes inactive. Scanning your 

archive allows simple access to the documents without having to worry about the safety of the 

document for 20 years or more. 

Reason 4: Surviving a Disaster Physical archives are susceptible to fire & water damage. Scanning your archive allows you to create 

multiple redundancies for these documents in separate locations across the business. In the event of 

a disaster, business interruption is reduced to the absolute minimum. 

Reason 5: Maintaining Archive Integrity Physical archives deteriorate over time. Using the archive also can interfere with its integrity; files 

can go missing and papers can be returned to the archive in the wrong spot making any index less 

reliable. Digitising the archive halts the process of document  ageing and misfiling, preserving the 

integrity of the archive at the time it was scanned. 

Reason 6: Future proofing Your organisation never knows what’s going to happen in the future. Legal challenges may require 

evidence of original documentation. Critical design flaws in the future may require reference to 

original plans. As some buildings are designed to last one hundred years, it’s unlikely your 

predecessor will be able to find those blueprints from 2002 in 2102 unless they’re in a safe and 

accessible place. 

______________________________________________ 

All office managers and senior document controllers will eventually be faced with the decision to 

either destroy, store or digitise their ageing physical archives. One of the main purposes of this white 

paper is to give you a brief understanding of the decisions you may need to make when considering, 

planning for and implementing a large archive scanning project.  

 

 

 

 

   

2. Planning an Archive Scanning Project If you’ve made the decision to digitise your physical archive the next stage is to design your project. 

Archive scanning is a straightforward process but a lack of preparation results in roadblocks and 

inconsistent results. Without planning you may end up with an archive that is not fit for its intended 

purpose. 

 

 We’ve listed below some of the basic elements that you should consider as part of any large 

scanning project. By reviewing each step and having an answer to the questions posed you’ll have 

created a basic plan for a successful scanning project. 

Step 1 : Presorting  Not everything in your archive is of value. Rather than scan every item, you may choose to pre‐sort 

the archive, selecting the important documents and discarding the rest. Presorting can be a difficult 

and time consuming job that requires knowledge about what is and isn’t important so a skilled 

person from your organisation is required to do presorting. 

Step 2:  Document Transport,  Security and Retrieval  If you’ve got multiple sites or offsite storage you should consider how you’ll securely transport  your 

documents. Once you’ve got archiving boxes on the go you’ll also need to know where they are at 

any point in time because occasionally you’ll need to retrieve a document that’s queued in the 

archive scanning project. Clockwork provides courier services to and from businesses to ensure a 

complete chain of custody. This makes transport safer and retrieving the  documents much easier. 

Step 3:  Disassembly Instructions Your archive will contain loose sheets of paper, but will almost always contain bound items, booklets 

and folders . Sometimes entire ring binders and even books with spines can be lurking in your 

archive boxes. You need to know upfront how to deal with each item. For example if scanning a book, 

you can choose either to guillotine the spine & scan each loose page, or scan the book page by page. 

The decision has implications for the cost and timeframe of your project. 

Step 4: Scanning Technology Requirements Different items in the archive require differing technologies to scan them. For a basic project you’ll 

need options for small format scanning including A4 and A3 sizes. Anything larger than SRA3 will 

need a large format colour scanner. Irregular items or items with high relief may require a 

photographic service. Finally you may also require specialist services for scanning photographic 

negatives, microfiche, magnetic tape and other obsolete physical & digital archiving technologies. 

This becomes especially important when your archive is old. 

Step 5: Quality Considerations Depending on the reasons behind digitising your archive for you may opt for different levels of 

image quality. For example if your archive is for legal purposes you may need to scan at the highest 

quality level that preserves all information, including colour, borders or notes such as PostIt NotesTM. 

Alternatively if your archive is for information only you may opt for a lower level of quality, for 

example black and white scanning that ignores information in the margins or handwritten notes. 

This choice should be made considering your own needs right now and the future needs of anyone 

who will use the archive. 

 

 

Step 6: Error Checking & Recording In a large archive scanning job you can’t make the assumption that every single page will be scanned 

correctly first time so checking for errors and loss of information is one of the most critical processes 

in a successful project. It takes special skill and a natural attention to detail to make sure  no 

meaningful information is lost. You will need to determine how much time you wish to spend 

checking scans. Is missing the occasional few pages from your archive acceptable or  is it imperative 

you scan every single page? Note that archive scanning is a human process, so if you want 100% 

accuracy you will need to pay for it. Even then exceptions do occur. 

 

Coordinating and recording what has already been scanned must occur, to prevent duplications in 

the archive scan database so look for a system that has failsafe mechanisms to ensure scanning 

takes place. 

Step 7: File Processing Instructions  Once you’ve got the scan data you need to know how to process it. The basic processing rules for 

archive scanning will require you to: 

Choose a file format 

Choose a file naming convention 

Opt to rotate landscape images, or keep everything in portrait 

Insert bookmarks 

Parse information through an OCR engine for search capability 

Add metadata 

There are many more settings to consider before you start, but this detail forms part of deeper 

planning process. 

Step 8: Exceptions  It’s rare for an archive scanning project to be just neat bundles of loose A4 sheets. Archive boxes 

commonly contain older electronic formats like Zip discs, USB storage and CDs and you’ll need to 

provide the operator instructions on how to handle these. Some boxes can include damaged 

materials, imprinted materials or faded blueprints. You’ll need to know what to do with these items 

when it comes time to scan them. If you don’t have a plan for exceptions it’s a guarantee that your 

scanning project will grind to a halt almost immediately! 

Step 9: Reassembly The scanning process will strip every document to its components so that it can fit through a 

scanning device. You’ll need to provide instructions on whether you want the document 

reassembled. Choosing not to reassemble can save considerably time and cost during the project. 

You can choose to reassemble as per the original or stack neatly without reassembly. 

Step 10: Upload and Storage Methods Archive scanning generates significant volumes data. You’ll need to know where this data should be 

stored, how it should get there and what sort of redundancy is required. Clockwork can help with 

the process of uploading to a site like Aconex, Documentum, EMC or integrate with your custom 

document management system on request. 

 

Step 11: Treatment of the Originals Once your documents have gone through the entire process you’ll need to decide what to do with 

the originals. You can opt for secure destruction of all or part of the documentation. Alternatively 

you may choose to retain the physical documents, stored in a method that saves the maximum 

amount of space. Of course the more thorough the scanning process the less likely it is you’ll need to 

retain these documents. 

 

______________________________________________ 

 

Hint: Clockwork already has a step by step design program for ensuring every question is answered upfront which you may wish to

take advantage of.

3. Resourcing an Archive Scanning Project You’ve got management buy in and a rough plan of attack. You now need to determine a budget and 

the best way to resource the project. The three most common ways of staffing an archive scanning 

project are: 

 

Option 1: Contract a scanning service  The easiest, fastest and best value for money method is to contract a scanning service. Contracting a 

scanning service: 

Requires no project management resources  

Offers the most experienced operators for fastest project execution 

Provides industrial rated scanning equipment and includes specialty services such as 

microfiche scanning and photography, fragile document scanning and document 

repair. 

Facilitates continuous processing for fastest execution 

Offers documented processes for Quality Assurance 

Presents advanced processing options for you to consider 

Allows integration with MIS or doc management systems on request. 

This method is recommended if there is no management experience in the project, if the archive is 

large, complex or old or if the desire to do the work within the organisation is low. Contracting a 

service means you don’t have to worry about human resources, training and QA processes and the 

smooth and continual operation of the project will require minimum input from you.  Typically most 

medium to large businesses who don’t have dedicated document management teams will choose 

this option.   

 

Option 2: Recruiting employees experienced with archive scanning or using 

existing document management employees Depending on the size of your project and the strength of your management team, you may have 

capacity within your organisation to run an archive scanning project. Building your own scanning 

team: 

Requires project management resources to design, plan, execute and maintain 

essential project functions. 

Allows you to recruit experienced operators sourced by your HR department 

Requires dedicated office space 

May require an increase in budget to purchase or rent specialist scanners. Note that 

you still may need to outsource particular  documents that are too large or difficult 

to scan 

May have an impact on the day to day workload of your document control team 

Presents advanced processing options for you to consider 

Allows direct integration with MIS or doc management system. 

This option is generally considered by large corporations with dedicated document control teams 

and requires backing from HR and both internal training and also external training from scanning 

equipment providers. Scanning work is labourious and it can be difficult to retain staff who are 

dedicated scanner / checkers who also have a high rate of accuracy. Document management staff 

also cost a company considerably more per hour so it’s important that the overall cost of the project 

be managed. 

 

Option 3: Using temping staff and renting or buying a dedicated scanning 

machine 

For small projects of low importance temping staff are sometimes hired from the local temping 

agency. This is the most hands on approach and typically the slowest as temp staff usually don’t 

have the speed or accuracy associated with trained document controllers or reprographic staff. 

Choosing this method means: 

Hands on management is required to make all project decisions as temp staff will 

not have the authority or inclination to make critical judgements 

Your operator will have little or no experience 

There is no recourse with the temp staff once the job is complete so if quality 

becomes a consideration after the scan there is little you can do about it. 

 You’ll need office space 

Basic scanning equipment required, but you may still need to outsource the 

exceptions. 

Batch Processing that is slowed down by exceptions 

Low Capacity equates to long project length  

Time based charges means there is no incentive to finish the project on time.  

This method is suggested for small projects where scan quality and QA is not as important. For larger 

projects resourcing this way is not the best value for money.  

Hint: Management is the critical component of a successful archive scanning project. If experienced management resource is lacking from your project either delay the project until you have the appropriate management resource or contract a scanning service.

 

4. Procurement – Quotes or Tendering For the purposes of this whitepaper we’ll assume that you’re resourcing this project by contracting a 

scanning service.  

 

Procuring a quote for an archive scanning job is always challenging because of the many variables 

involved. It’s common for large scanning jobs to go out to tender. There are a number of companies 

in the marketplace who can quote. Below is a list of procurement tips for you to follow: 

Tip 1 : Have enough information on hand We commonly get clients asking for a fixed price per box without knowing how many documents 

they have and what state the documents are in. You’ll find many companies will just refuse to quote 

if you can’t give them at least an indication of what you have. Be prepared to invest some time so 

that you can provide counts for an average archive box including the number of A4, A3 or larger than 

A3 documents.  Alternatively commission a survey of the documents so that you know what you’re 

dealing with. 

Tip 2: Look for value not lowest price Most procurement services already focus on value but this is especially important when it comes to 

scanning services. Archive scanning projects are labour intensive and require constant management, 

so a very low scanning quote either means lax management on behalf of the supplier or that the 

supplier plans to externalise the burden of managing the project onto you.  

Tip 3 : Know what’s not included in the price Unfortunately many clients are not aware of what isn’t included in their  archive scan quote . To 

ensure you don’t get a nasty surprise once you begin the project make sure you ask what’s not 

included in the price. Less reputable companies will quote impossibly low prices to win your business 

and lock you into the project. Once the project starts you can suddenly find that things as basic as 

disassembling and reassembling originals aren’t included in the price.  

 

Tip 4 : Find a specialist  Anyone with a scanner and a sales pitch can sell you an archive scanning project. Your best bet is to 

find a specialist who can manage the project and provide you a useable archive. Look for someone 

with experience and references who can provide case studies. No supplier can provide a reliable 

quote without requesting at least some basic information so be wary of salespeople who fire a price 

at you off the top of their head. Finally, if a supplier is not prepared to visit you and at least take a 

look at your archive on site, strike them off your list of potentials.  

______________________________________________ 

 

Hint: If you don’t have the time you can always commission Clockwork to accurately survey your document archive.

 

 

5. CClockwo

quality o

is design

price.  

The Cloc

Clockwo

below:  

Clockwork has a syst

of your scans

ned to be rel

ckwork Proce

An interview

uncover wha

A thorough 

A site visit a

A project pla

Customisatio

A scanning t

ork has prove

work’stemised scan

s and ultimat

iable so that

ess includes:

w with both t

at needs to b

questionnair

nd documen

an  

on of the pro

trial to provid

en its archive

Verve Muja Po

In 2011 

Energy’s

archive 

word pr

Docume

project i

again. 

RCR ToPlan Sca

RCR Tom

their en

The stor

damage

each mo

month b

service. 

ArcconPlans an

Arccon c

had no f

rate tha

and spe

history o

is availa

demand

s Appnning proces

tely provide 

t you know w

: 

the person w

be done 

re to uncove

nt inspection

oject to suit y

de a refined 

e scanning cr

Energy Scower Station

Clockwork s

s Muja Powe

included boo

ocessed doc

ents dated ba

included org

omlinsonanning Projec

mlinson Engi

gineering De

rage site was

d.  RCR cont

onth for an a

basis, allowin

 

n Build annd Specificat

contracted C

fixed deadlin

n normal for

cifications fo

of Arccon’s c

ble” approac

d scanning. 

roachss designed t

you the mos

what you’ll b

who is comm

er all the bas

n  

your particu

quote and t

redentials on

canning PLibrary Scan

canned the e

er Station loc

oks, manuals

cuments, tra

ack from 196

ganisation of

Engineerict. 2010‐201

neering ama

epartment in

s actually a w

tracted Clock

agreed value

ng RCR to acc

nd Construions Building

Clockwork to

ne for this pr

r a reduced p

or all comple

construction

ch saved Arc

h 

to minimize t

st value for y

e getting up

issioning the

ic requireme

lar needs 

imeframe 

n a number o

roject  n ‐ 2011 

entire library

cated in Colli

s, document

nsparencies,

63 to current

f transport fr

ing  11 

assed 15 yea

n Welshpool 

workshop an

kwork to sca

. The project

curately bud

uct  g Archive  20

 scan their e

roject, so the

price. The ar

eted construc

. Specific ben

ccon thousan

the time take

your scannin

front and wh

e project and

ents 

of large proje

y of docume

e Western A

ation handw

, blueprints, 

t date. Challe

om Collie to 

rs’ worth of 

for various e

d plans were

n a minimum

t continues o

dget the cost

009‐2010 

ntire buildin

e plans were 

chive include

ction project

nefits of the 

nds of dollars

en, maximize

g dollar. The

hat’s include

d the end use

ects includin

nts for Verve

Australia. Thi

written, typed

CDs and disc

enges for thi

o Perth and b

printed plan

engineering 

e at risk of be

m number of

on a month t

t of their pro

ng archive. A

scanned at a

ed blueprint

ts over the e

“scan when

s compared 

e the 

e process 

ed in the 

er to 

g those 

e 

s 

d and 

cs. 

is 

back 

ns in 

projects. 

eing 

f plans 

to 

ject as a 

rccon 

a slower 

ts, plans 

ntire 

capacity 

to on