teorie e modelli organizzativi per le universita’ e gli enti di ricerca unife e il cambiamento...
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TEORIE e MODELLI ORGANIZZATIVI per le UNIVERSITA’ e GLI ENTI di RICERCA
Unife e il cambiamento
Enrico PeritiDirettore Amministrativo Università di Ferrara
Corso SUM – Milano 28 maggio 2008
Cambiare - 1
Ogni cambiamento presuppone una motivazione.
La chiarezza, se vogliamo anche la condivisione, sulle ragioni del cambiamento sono già metà dell’opera.
Motivi interni ed esterni all’organizzazione.
Cambiare - 2
Il vero cambiamento lo fa l’utente, diciamolo: il cliente. Anche nelle organizzazioni pubbliche è l’attenzione al cliente che porta a rideterminare i processi interni. Ciò consente un recupero di efficienza.Non si da efficienza piena solo nel rideterminare i processi in funzione delle risorse economiche disponibili.
Agenti del cambiamento - 1Generalmente si immagina che sia il management il motore del cambiamento: Marchionne in Fiat.
Sicuramente si “ma anche” il ruolo degli organi di governo che esprimono vision e danno mandati.
Nell’università sono organi monocratici e collegiali.
La composizione degli organi, le relazioni fra gli organi, le relazione fra organi e management sono uno dei fattori centrali che rendono possibile il cambiamento
Agenti di cambiamento - 2
Rettore – illuminato
Organi – distinzioni chiare sugli ambiti decisionali, composizioni ‘leggere’ e anche specialistiche, partecipazione del territorio ?! Gruppo di management – sufficientemente coeso con volontà di raccogliere una sfida professionale, con ‘spirito di corpo’: si corre e si vince per l’ateneo!
Management FE - 1
Condizione di partenza: si fa con quello che c’è, salvo il direttore amministrativo assunto da fuori.Motivare (fare gruppo di vertice a cascata)Formare (da ‘specialismi’ a competenze relazionali, trasversali)Comunicare (indagine di clima, logo del cambiamento, campagna interna a sostegno del cambiamento, libro, bilancio sociale)Nelle strutture pubbliche non si può fare molto altro.
Management FE - 2
1) Processi
2) Competenze
3) Obiettivi
4) Misurazione (KPI e KGI)
5) Contabilità economico patrimoniale
6) Innovazione (ICT)
7) Servizi agli studenti
Management FE - 3
Uscita dal rapporto centro – periferia.
Ridefinizione del processo di gestione amministrativa della ricerca.
Ridefinizione della gestione del personale convenzionato medico.
Ruolo delle relazioni sindacali
Difficoltà
Quadro normativo in continua ridefinizione: meglio una legge sbagliata che l’incertezza normativa.
Conservazione accentuata in entrambe le famiglie: docenti e personale tecnico amministrativo. Si può fare una riorganizzazione; difficile cambiare la ‘testa’ delle persone (cultura del lavoro presente nell’organizzazione)!
Ruolo dei sindacati … ovverosia della conservazione?!
Good - Bad practices / riorganizzazione
Good- Riorganizzazione della parte
amministrativa dei dipartimenti
Bad- Progetto portale; Progetto contabilità
economica patrimoniale (gestione per progetto; mancanza di analisi; demotivazione su tempi lunghi)
AllegatiAllegato 1: Gruppi in Unife
Allegato 2: Il logo ExP
Allegato 3: L’esperienza di Unife: processi, obiettivi, competenze
Allegato 4: Processi KGI e KPI
Allegato 5: Tipologie KPI
Allegato 6: Obiettivi in Unife
Allegato 7: Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI
Allegato 8: Esempio di Profilo di Professionale - Bibliotecario
Allegato 9: Voip - costi fonia analogica
Allegato 10: Voip - taglio costi
Allegato 11: Andamento delle relazioni sindacali
Allegato 12: Alcuni dati dimensionali – docenza
Allegato 13: Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo
Allegato 14: Alcuni dati dimensionali – ricerca
Allegato 15: Alcuni dati dimensionali – le risorse
Allegato 16: Alcuni dati dimensionali: i bilanci
Allegato 1- I Gruppi in Unife
• 3 Dirigenti + 8 EP (5 linea direzione, 3 staff Rettore) • “Prima Linea”
+• 6 EP
• “Gruppo dei 14”
• 8 Segr. Plesso + 4 Coordinatori + 34 Resp. Ufficio • “Gruppo dei 60”
Allegato n.2 – Logo ExP
Allegato 3 - L’esperienza di Unife
ProcessiProfili
competenzePolicy
IncentivazionePolicy
Formativa
2 processi principali
18 processi secondari
Aggiornamento semestrale.
119 profili mappati in Sede Amministrativa6 profili mappati nei Plessi Amministrativi4 famiglie di competenze, 364 indicatori/comportamenti individuati, 3853 abbinamenti indicatori/profiliIn fase di Mappatura i profili del personale Tecnico di Dipartimento: 140 tecnici, 11 macro profili in fase di dettaglio per professioanlità.
Obiettivi 2006- Dirigenti 9 - EP 36 - D 102Obiettivi 2007-Dirigenti 12 - EP 36 - D 92-Obiettivi 2008-Dirigenti 12 - EP 32 - D 35
4 linee guida:
1) Analisi in gruppi degli stati di avanzamento degli obiettivi;
2) Autoformazione basata su interventi di personale interno
3) Attività formative organizzate internamente riservate al gruppo dei 14 o dei 60
4) Percorsi formativi individuali per Dirigenti e EP
Fondo idee2006 presentate 73 selezionate in fase di realizzazione 322007 presentate 128selezionate in fase di realizzazione 20
Allegato n. 4 - Processi KGI e KPI
RISORSEIN ENTRATA
SERVIZIIN USCITA
ATTIVITA’
ATTIVITA’
ATTIVITA’
ATTIVITA’
ATTIVITA’
ATTIVITA’
KGI
VALORE
AGGIUNTO
KPI
AZIONE
PERFORMANTE
Relazione di
causa/effetto
Allegato 5 - Tipologie KPI
Tempestività del servizioTempi medi di attesa per consulenze su problematiche di rendicontazione non superiore a 5 giorni lavorativi
Livello aggiornamento del dato
Capacità di fornire "on demand" dati relativi ai fondi gestiti per tipologia di fondo, di settore scentifico disciplinare etc. tempi di attesa inferiori a due giorni lavorativi.
Rispetto della scadenza Capacità di organizzazione
Rispetto della tempistica amministrativa di supporto per la redazione dei formulari. Massimo 1 giornata di more rispetto alla scadenza.
Efficienza del personale Livelli medi di attivitàLivelli standard di carichi di lavoro
N. operazioni amministrative uomo/anno non inferiori a ………
Livello di gradimentoPercezione di valore da parte del "cliente"
Soddisfazione percepita del responsabile della ricerca in relazione a tematiche precise (mini questionario di gradimento volto ad indagare tematica specialistica erogato ad un campione significativo). % risposte positive pari almeno al 85% del totale
Tempi tra la chiusura del progetto finanziato e chiusra processo interno rendicontazione
Livello di precisione del processo
Efficacia
% rendicontato su rendicontabile non inferiore al 93% per i progetti (specificare tipologia o per fondo o per area)
Tipologia di indicatore Descizione dell'indicatore Informazione fornita Esempio di KPI
Efficienza
Sistema controlli
Capacità di pianificazione e controllo del processo
Tempi medi di risposta
Capacità di implementare sistemi di controllo efficace
Allegato 6 Obiettivi in Unife
Obiettivi assegnati negli anni
3
147140
39 12
0
36 36
0
10292
0
20
40
60
80
100
120
140
160
2005 2006 2007
Anni
Ob
iett
ivi
Obiettivi complessivi Obiettivi dirigenti Obiettivi EP Obiettivi D
2005 2006 2007Obiettivi complessivi 3 147 140Obiettivi dirigenti 3 9 12Obiettivi EP 0 36 36Obiettivi D 0 102 92
Gestione efficiente ed efficace dei processi
Obiettivi individuali D
Obiettivi individuali EP
Obiettivi dei dirigenti
ObiettiviStrategici d’Ateneo
Mac
chin
a O
rgan
izza
tiva
Piano strategico KGI
Delibera Cda - KGI
Direttore Amministrativo KGI - KPI
Direttore Amministrativo KPI - KGI
Misurazione KPI
Allegato 7 - Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI
Livello atteso
3
3
3
4
Livello atteso
3
4
4
4
4
4
3
3
3
3
5
Livello atteso
3
3
4
3
4
4
3
4
4
4
4
COMPETENZE DI ACCESSO
COMPETENZE SPECIALISTICHE
Bibliotecario
Organizza il proprio lavoro in base alle priorità.
Conoscenza del Contesto Organizzativo
Office Automation
Competenze Specialistiche Area Approvvigionamento
Competenze Specialistiche Area Biblioteconomica
Conoscenza dei processi interni e del collegamento operativo tra la propria e le altre strutture.
Elaborazione testi (creare tabelle, grafici, immagini, formattare e rifinire documenti).
Utilizzo di fogli elettronici (creare e formattare un foglio di calcolo elettronico, utilizzare le funzioni aritmetiche e logiche di base).
Utilizzo della rete (internet, navigazione e ricerca in web, posta elettronica).
Conoscenza e utilizzo del programma di gestione patrimoniale.
Consapevolezza Organizzativa
Flessibilità
Interazione con l'Utente
Comprende e risponde al cambiamento organizzativo.
E' disponibile ad adattare le proprie abitudini lavorative in funzione di particolari esigenze della propria struttura.
Orientamento al Risultato
Orientamento all'Utente
Pianificazione
Presta attenzione all'ordine, alla qualità e all'accuratezza del proprio lavoro nel rispetto dei tempi stabiliti.
Esprime un costante impegno per la risoluzione delle problematiche proposte dagli utenti (interni ed estreni).
Conoscenza delle modalità di utilizzo degli strumenti di ricerca in rete: OPAC, METAOPAC e motori di ricerca.
Conoscenza delle tipologie delle fonti d'informazione nei rispettivi settori disciplinari
Conoscenza degli standard nazionali e internazionali di catalogazione adottati
Conoscenza ed utilizzo del modulo catalogazione di Sebina.
Capacità di gestione e catalogazione dei periodici cartacei.
Conoscenza e gestione del modulo acquisizioni di Sebina.
Conoscenza delle tecniche di catalogazione semantica (soggettazione e classificazione).
Conoscenza dei processi relativi agli acquisti di materiale bibliografico.
Conoscenza delle tipologie contrattuali e delle modalità di utilizzo delle risorse on line.
Conoscenza e capacità di gestione del processo di fornitura di documentazione bibliografica agli utenti.
Mantiene aggiornate e migliora le proprie competenze utilizzando tutti gli strumenti a disposizione (aggiornamento, studio personale, ecc.).
Propone miglioramenti alle attività ed ai processi in cui è coinvolto.
Aggiornamento e Innovazione
COMPETENZE TRASVERSALI
Si preoccupa di mettere a proprio agio l'utente comunicando con chiarezza e cortesia sia in presenza che a distanza (telefono, e-mail, fax).Gestisce le situazioni critiche con l'utente senza perdere il controllo, trasmettendo un'immagine positiva dell'Amministrazione.
Condivide con i colleghi informazioni, competenze, proposte e piani di lavoro per raggiungere gli obiettivi del gruppo.
Rispetta i tempi e gli impegni presi con il responsabile ed i colleghi.
Lavoro in Team
Alle
gato
8 -
Ese
mpi
o di
P
rofil
o P
rofe
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nale
: B
iblio
teca
rio
Allegato n. 9 - Voip
Allegato n. 10 - Voip
Allegato 11 - Andamento delle Relazioni Sindacali in Unife2005 2006 2007 ad oggi 2008
Ore di contrattazione 26,45 50 44,45 20,1
Ore di contrattazione
0
10
20
30
40
50
60
2005 2006 2007 ad oggi 2008
Ore di contrattazione
2005 2006 2007 2008Verbali di contrattazione 9 16 17 9
Verbali di contrattazione
02468
1012141618
2005 2006 2007 2008
Verbali di contrattazione
Allegato 12 - Alcuni dati dimensionali: docenza
Prof. a contratto titolari di corsi ufficiali/integrativi
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
Archit
ettura
Econom
ia
Farmacia
Giurisp
rude
nza
Inge
gneria
Lette
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Filoso
fia
Med
icina
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irurg
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Scienze
mm
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.
Atre st
ruttu
re*
Facoltà
N.
do
cen
ti
2003-2004
2004-2005
2005-2006
2006-2007
210
225
243
7
211
226
234
6
209
221
236
5
0100200300400500600700
2005 2006 2007
ANNI
Composizione del personale docente
AS
RU
PA
PO
ANNO PO PA RU ASA
CONTRATTO
2005 210 225 243 7 1420
2006 211 226 234 6 1450
2007 209 221 236 5 1536
Allegato 13 - Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo
Personale tecnico-amministrativo in servizio suddiviso per genere e tipologia di contratto nel triennio 2005-2007
176
328
179
336
173
339
22 30 2149
22
57
0
50
100
150
200
250
300
350
400
M F M F M F
2005 2006 2007
Genere
Un
ità
di p
ers
on
ale
Tempo Indeterminato Tempo Determinato
Personale Tecnico - Amministrativo in servizio nelle varie strutture nel triennio 2005 - 2007
192 200
228
35 39 44
127
271 278
152
21 20 1620 206
17 28 18
0
50
100
150
200
250
300
2005 2006 2007
Anni
Un
ità
di
per
son
ale
Sede Biblioteche Plessi Dipartimenti Centri Servizi Comuni Presidenze di Facoltà
Allegato 14 - Alcuni dati dimensionali: ricerca
F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F + M
Architettura 8 3 7 3 13 3 5 7 12 5 5 5 31 45 76Biochimica e biologia molecolare 1 5 4 3 2 7 2 4 2 13 3 10 1 2 38 21
59Biologia ed evoluzione 4 12 5 12 17 8 11 6 5 5 11 9 12 6 3 2 65 63 128Centro d'Ateneo per la cooperazione allo sviluppo internazionale
1 1 01
Centro di Microscopia Elettronica
3 1 3 14
Chimica 7 7 12 8 6 3 2 1 8 5 2 4 1 3 1 30 40 70Discipline medico chirurgiche 8 2 6 4 7 5 2 5 5 7 9 8 5 3 2 1 34 45 79Economia,istituzioni,territorio 1 8 3 10 5 5 2 2 6 7 4 1 4 25 33 58Fisica 1 13 1 11 3 14 5 11 1 2 9 13 3 8 1 1 23 74 97Ingegneria 1 18 13 6 16 3 10 4 19 5 29 6 14 4 25 123 148Matematica 5 6 5 7 3 7 1 4 1 5 3 1 18 30 48
Medicina clinica e sperimentale 2 15 6 9 8 10 1 4 6 1 6 7 15 14 6 6 1 3 1 51 70121
Medicina sperimentale e diagnostica 10 4 5 8 5 11 2 4 4 1 2 1 28 29
57
Morfologia ed embriologia 1 4 2 2 3 3 7 1 2 3 18 10 28Scienze biomediche e terapie avanzate 9 3 4 5 5 1 3 8 3 2 1 1 1 20 26
46Scienze chirurgiche,anestesiologiche e radiologiche
6 9 2 9 1 2 4 1 1 1 6 3036
Scienze della terra 1 7 2 11 2 2 6 2 3 6 6 8 3 4 1 23 41 64Scienze farmaceutiche 9 1 7 4 4 5 2 3 2 8 4 3 2 3 2 1 27 33 60Scienze giuridiche 4 20 3 10 10 7 1 2 2 16 13 8 5 42 59 101Scienze storiche 2 7 5 4 3 2 3 1 13 10 5 5 31 29 60Scienze umane 6 8 14 9 8 2 6 4 1 35 23 58Totale 29 180 70 151 104 132 1 4 82 54 61 69 131 131 75 70 20 23 1 11 574 825 1.399
57,59 58,58 53,37 52,54 44,61 44,33 60 60,5 45 47 53 54
53,94 32,6 50
ETA' MEDIA
TOTALE COMPLESSIVO
32,646 54
ETA' MEDIAETA' MEDIA
D EP
Personale tecn-scient.DottorandiAssegnisti
INDICATORE N. 10 - Potenziale di ricerca di Ateneo
dati al 31/12/2007
Dipartimenti
Personale docente
già dottori di ricerca
solo laureati XX e XXI cicloXXII ciclo (iscritti al 1°
anno)PO PA RU ASS
Allegato 15 - Alcuni dati dimensionali: le risorse
Valori assoluti2005 2006 2007
19.196.657,67 19.678.923,44 21.957.786,582005 2006 2007
2.666.970,00 3.387.595,00 3.388.622,00
Contribuzioni studentesche
Entrate per prestazioni c/terzi
Allegato -16 Alcuni dati dimensionali: i bilanci
CONTO CONSUNTIVO ESERCIZI 2005-2006-2007
Conto finanziario – gestione di competenza TITOLO DI ENTRATA ACCERT. 2005 ACCERT. 2006 ACCERT. 2007
Entrate correnti 119.264.636,49 124.040.101,03 132.365.422,78
Entrate in conto capitale 5.671.082,76 9.693.733,48 4.891.224,67
Partite finanziarie 26.053.959,49 27.328.763,09 35.305.401,85
Accensione di mutui 2.127.569,58 2.001.332,84 68.778,26
Totale accertamenti 153.117.248,32 163.063.930,44 172.630.827,56
Avanzo finanziario di competenza 309.298,92 2.137.380,69
Tot. Accertamenti - avanzo 153.117.248,32 162.754.631,52 170.493.446,87
TITOLO DI USCITA IMPEGNI 2005 IMPEGNI 2006 IMPEGNI 2007
Spese correnti 112.542.290,89 119.347.866,85 118.868.011,74
Spese in conto capitale 10.768.436,90 14.859.177,44 15.058.460,65
Partite finanziarie 26.040.759,43 27.298.750,46 35.290.496,23
Rimborso di prestiti 1.273.443,90 1.248.836,77 1.276.478,25
Totale impegni 150.624.931,12 162.754.631,52 170.493.446,87