Proceso Administrativo

Sesión 10: Control.

Objetivo

El alumno, al finalizar la

sesión, entenderá la esencia

del control como última etapa

del proceso administrativo al

reconocer la importancia de

explicar su operatividad a

partir de indicadores

cualitativos y cuantitativos.

Contextualización

Para la asignatura de Proceso Administrativo, la

empresa es su objeto de estudio y a ella nos

evocaremos en su análisis interno. Su

desempeño, como organización, dependerá de

su capacidad para adaptarse a los cambios del

medio que le rodea. En el entorno interno también

requieren adecuar sus funciones para que su

competitividad se haga realidad. El control, como

función administrativa no escapa de esas

adecuaciones, su utilidad es incuestionable por

ser el último eslabón en la cadena funcional de la

administración y por mantener una estrecha

relación con la planeación y dirección de

actividades.

Introducción

Cuántas veces hemos escuchado decir, se debe

controlar la emisión de contaminantes; la

delincuencia está fuera de control; se estableció un

control sanitario contra la gripe aviar en el norte del

país; hay enfermedades que no se curan sólo se

controlan, etcétera. El concepto control es una

constante en los ejemplos anteriores. En la vida

cotidiana estamos familiarizados con él, pareciera

que su connotación es de orden o se busca

manejar alguna situación. Pero te has preguntado:

¿Qué es el control para la actividad

administrativa?

Introducción

El concepto forma parte del proceso

administrativo, teoría que nace a inicios

del siglo XX, considerando a Henry Fayol

como su fundador. Actualmente tiene

vigencia, pero bajo distinto enfoque

debido a las condiciones del mercado tan

cambiantes. En esta sesión analizaremos

y explicaremos los siguientes puntos:

definición de control, el sistema de

control, la evaluación de la información,

la corrección de las desviaciones, y para

finalizar la evaluación del desempeño.

El control

Al igual que la planificación, el control se ejerce

continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control

que siempre deben estar funcionando en una empresa.

Controlar puede definirse como el proceso de medir y

evaluar el desempeño (o los resultados reales) de cada

componente organizacional de una empresa; y efectuar

la acción correctiva, cuando sea necesaria, para

asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos,

metas, políticas y normas de la empresa. La

planificación establece los objetivos, las metas, las

políticas y las normas de la empresa. El control se

ejerce a través de la evaluación personal, los informes

periódicos de desempeño (o de resultados reales, como

también se les denomina) e informes especiales (Hilton

y Rivera, 2005 p. 11.)

El control

La cita anterior nos da una explicación no tan

familiar para nosotros, pero la siguiente

explicación es más simple y con la cual nos

identificamos más.

… es el proceso que permite garantizar que

las actividades reales se ajusten a las

actividades proyectadas. De hecho, el control

está mucho más generalizado que la

planificación. El control sirve a los gerentes

para monitorear la eficacia de sus actividades

de planificación, organización y dirección. Una

parte esencial del proceso de control consiste

en tomar las medidas correctivas que se

requieren (Stoner, Freeman y Gilbert, 1996, p.

610.)

El sistema de control

El sistema de control es una herramienta

administrativa que sirve al tomador de

decisiones para entender el estado que guardan

los proyectos implementados; proyectos que

tienen el propósito de conseguir los objetivos y

metas de la empresa. El inconveniente es la

gran cantidad de información que se necesita

para poder hacer una evaluación objetiva, que

permita, por ejemplo, identificar los cuellos de

botellas que se pueden presentar en los

procesos, por ejemplo, el productivo. La

pregunta obligada es ¿Qué es un sistema al

interior de la empresa?

El sistema de control

Desde un punto de vista teórico un

sistema es un conjunto de elementos en

relación y referidos al todo. Se trata de

elementos de una cierta organización que

están en juego por medio de interacciones

mutuas. […]…una empresa debe

entenderse como un sistema social

abierto, que será tanto más eficaz en

cuanto sepa adaptarse mejor a su medio

ambiente (clientela, colectividad nacional

o supranacional) (Blanco, 2002, p. 17.)

El sistema de control

Los procedimientos convencionales de control (son):

a) Intervención: Carácter preventivo y rígido. Forma de control

proveniente de la Administración Pública. Supone un freno más que un

estímulo. Adopta dos formas: intervención del gasto; intervención del

pago, b) Inspección: Formula la crítica de las funciones (comercial,

contable…) basada generalmente en normas implícitas, c) Control

interno: Objetivo: prevención de errores y de fraude, d) Auditoría

externa: Examen de las actividades contables, financieras y de otro

tipo, hecho por un servicio independiente ligado a la Dirección General

o Presidencia(inclusive el Consejo de Administración), e) Auditoría

externa: Examen de estados financieros realizados por un profesional

calificado e independiente, f) Control presupuestario: Se basa en un

presupuesto (cuenta de explotación provisional); una constancia de las

realizaciones; un aviso de las desviaciones producidas (Blanco, 2002,

pp. 70-71.)

Evaluación de la información y

corrección de las desviaciones

Francisco Blanco (2002, p. 199) presupone cuatro niveles para evaluar la

información:

…la Alta Dirección. El mando que toma decisiones logísticas, el que controla

directamente a los que realizan las acciones y, por último, el nivel de

ejecución. […] …la Alta Dirección, necesita una información orientada,

simultáneamente, hacia el exterior –le interesa la coyuntura, el mercado y el

entorno- y hacia el interior –le interesa una evaluación crítica de los resultado

de la empresa- pero sobre todo, hacia el futuro. […] El mando orgánico de las

Direcciones necesita, sustancialmente, información de síntesis de sus

propios resultados con juicios de valor … […] El control operativo necesita

una información muy estable, lógica, previsible, analítica y concreta; es decir

muy rutinaria. El nivel de ejecución, igualmente, necesita una información

muy rutinaria, muy repetitiva, de control y aplicación inmediata, para la

realización de sus decisiones programadas.

Evaluación de la información y

corrección de las desviaciones

Es claro que las empresas trabajan bajo un marco de

incertidumbre y muchas veces lo planeado no se puede

llegar a concretizar por el entorno. Por eso es muy

importante implementar sistemas de control, esto permite a la

organización ubicarse en un riesgo tolerable, es decir

manejable. Reducir la incertidumbre implica la prevención de

desviaciones, por ejemplo, trabajar bajo estándares de

calidad; otra forma de prevenir es tener una vigilancia

estrecha de los procesos para asegurar que los objetivos se

están logrando, es aquí donde los estándares programados

cobran importancia. Como te darás cuenta, los mecanismos

de control ayudan al gerente a tener una visión más objetiva

del desempeño de la empresa. El siguiente eslabón a

considerar es la evaluación del desempeño, es decir los

logros alcanzados al final de los procesos.

Evaluación del desempeño

Evaluar cualquier etapa del proceso administrativo, o

del propio personal de la organización, requiere de

métodos rigurosos para determinar si se logró

alcanzar, o no, el objetivo o los estándares,

programados. Llevar a cabo la evaluación implica que

el evaluador cuente con información confiable ( ya sea

cualitativa o cuantitativa), que éste sea imparcial en su

valoración (alejado de juicios personales, cosa que es

muy difícil), y para que la evaluación justifique su

propósito, se requiere las personas o grupos

interesados se vean beneficiados con los resultados,

es decir, lo que le da razón de ser a todos los

procesos y procedimientos de la organización, en

nuestro caso son los dueños del capital, ya que su

objetivo es la ganancia como resultado de todos los

procesos de la empresa.

Evaluación del desempeño

1. El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se

asignan. El informe debe ser exactamente de conformidad con la

estructura organizacional. Debe formular un informe diferente

para cada casilla del organograma a fin de que se reporte el

desempeño de acuerdo con la autoridad y responsabilidad

asignadas.

2. Se designan los conceptos que son controlables y los que no

lo son. Estos dos grupos deben precisarse con claridad pues del

desempeño de un gerente debe medirse de manera razonable y

justa (es decir, únicamente sobre la base de aquellos aspectos

en los que el gerente responsable puede influir de modo

significativo.

Evaluación del desempeño

3. Se formulan informes oportunos. Para que el control se eficaz, los informes de

desempeño deben emitirse por períodos secundarios o provisionales –esto es,

sobre una base mensual, semanal o, en algunos casos, diaria. Para que sean

útiles y efectivos, los informes de desempeño deben presentarse a los gerentes y

superiores responsables unos cuantos días después el fin del período que se

cubre. Los informes que se reciben con semanas de atraso son de escaso valor,

pues para entonces, la supervisión se ve envuelto en demasiados problemas como

para preocuparse mucho por una serie de sucesos históricos que ya no pueden

cambiarse.

4. Se concede importancia a la comparación de los resultados reales con los

resultados planificados –los informes de desempeño deben designar al gerente

responsable y mostrar los resultados reales, los resultados planificados

(estándares) y la diferencia entre los mismos (variaciones). Los informes de

desempeño deben también llamar la atención hacia las posibles causas de las

variaciones, si ello se puede hacer (Hilton y Rivera, 2005, pp. 24-25.)

Conclusión

Cuando hablamos de control

administrativo, nos referimos a la última

etapa que cierra el ciclo, de acuerdo al

orden establecido dentro del proceso

administrativo. Es una función

administrativa, con principios propios. En él

los gerentes o administradores se

aseguran que las distintas actividades se

cumplan y se sujeten al plan establecido.

Para poder llevarlo a cabo, se debe basar

en estándares previamente establecidos

que a través de ellos se pueda medir el

desempeño, y si existen desviaciones

implementar las correcciones necesarias.

Conclusión

Al ponerlo en práctica, inmediatamente se relaciona con

las funciones de planeación y dirección. Con la primera se

establece el vínculo cuando se supervisa se cumpla con

lo planeado; en el caso de la segunda su relación se da

cuando se motiva a los empleados, o cuando se

establece a la autoridad responsable. Como se puede

observar la relación con las otras etapas del proceso es

estrecha, las fronteras entre ellas no son tan claras;

tomemos otro ejemplo las actividades de supervisión y

vigilancia, consideradas propias del control administrativo,

en la práctica se utilizan también en la planeación. En

concreto, el control no es un proceso aislado, es útil para

evaluar la eficacia tanto en la planeación, como en la

organización y dirección.

Para aprender más

La siguiente lectura aborda el tema: la toma de decisiones, en un

contexto distinto al propuesto en la etapa del control

administrativo. El enfoque que propone el autor será enriquecedor

en tu formación al incluir diversas perspectivas teóricas en las

decisiones estratégicas.

Sierra, J. (2003). La propiedad y el control en las decisiones de

internacionalización de las empresas. Consultado el 2 de octubre

de 2015:

http://brd.unid.edu.mx/la-propiedad-y-el-control-en-las-

decisiones...

Bibliografía

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México: Universidad Autónoma Metropolitana Xochimilco.

Blanco, F. (2002). El Control Integrado de Gestión. Iniciación a la

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Integral. España: Ediciones Gestión 2000.

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Stoner, J., Freeman, E., y Gilbert, D. (1996). Administración.

México: Editorial Pearson Prentice Hall.

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México: THOMSON.

Cibergrafía

Sierra, J. (2003). La propiedad y el control en las decisiones

de internacionalización de las empresas. Consultado el 2 de

octubre de 2015:

http://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/lic/AE/PA/AM/11/

propiedad_y_el_control.pdf