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Teoría y Diseño Organizacional
Décima Edición
Richard L. Daft
Capítulo 8
Uso de la
tecnología de
información para
la coordinación
y el control
Objetivos de Aprendizaje
Al finalizar la sesión de estudios el estudiante estará en condiciones de explicar:
1. La evolución de la tecnología de la información (TI)
2. Los sistemas de TI aplicados a las operaciones organizacionales
3. Utilización de la TI para la toma de decisiones y el control de la organización
4. Formas en que la TI puede añadir un valor estratégico
5. Forma en que la TI afecta el diseño organizacional y las relaciones interorganizacionales
Omar Maguiña Rivero
Contenido
1. Evolución de la tecnología de la información
2. Información para la toma de decisiones
3. Nivel y enfoque de los sistemas de control
4. Adición de valor estratégico: fortalecimiento de la coordinación interna
5. Adición de valor estratégico: fortalecimiento de la coordinación externa
6. Diseño organizacional e-business
7. Impacto de la tecnología de la información en el diseño organizacional
Omar Maguiña Rivero
Antes de empezar... Antes de ver la presentación, encierre en un círculo su opinión acerca de cada una de las siguientes afirmaciones:
1. Evolución de la Tecnología de la Información
El gerente de primera línea se preocupa por los
problemas bien definidos acerca de los aspectos
operativos y los acontecimientos pasados.
La alta gerencia, por el contrario, aborda en su mayor
parte los aspectos inciertos y ambiguos, como
estrategia y planeación.
Omar Maguiña Rivero
Evolución de la Tecnología de la Información (cont.) Los sistemas de TI basados en la computadora se han
vuelto cada vez más complejos, las aplicaciones han
aumentado para apoyar la coordinación, el control y la
toma de decisiones de la gerencia acerca de problemas
complejos e inciertos.
Omar Maguiña Rivero
Evolución de las Aplicaciones Organizacionales de la Tecnología de la Información
Sistemas de Procesamiento de Transacciones
• En sus inicios, los sistemas de tecnología de la información se aplicaban a las operaciones.
• Esos sistemas se llegaron a conocer como sistemas de procesamiento de transacciones, que automatizan la rutina de la organización, es decir, las operaciones de negocios cotidianas.
• Un SPT recaba los datos de operaciones como ventas, compras a los proveedores y cambios en el inventario y los almacena en una base de datos.
Omar Maguiña Rivero
Almacenamiento de Datos
Se refiere al uso de enormes bases de datos que combinan todos los datos de la empresa y permiten que los usuarios tengan acceso directo a ellos.
Omar Maguiña Rivero
Inteligencia de Negocios (Minería de datos)
• Se refiere al análisis de alta tecnología de los
datos de una empresa con el fin de tomar
mejores decisiones estratégicas.
• Busca y analiza datos de múltiples fuentes
con el fin de identificar patrones y relaciones
que podrían ser significativos.
Omar Maguiña Rivero
2. Información para la Toma de Decisiones y el Control
La tecnología puede ayudar a los gerentes a tomar decisiones importantes
El sistemas de información para la administración (SIA) incluye:
• Sistema de reportes de información
• Sistemas de información ejecutiva (SIE)
• Sistemas de apoyo a las decisiones (SAD)
Las organizaciones están usando tecnología para agregar valor estratégico
Omar Maguiña Rivero
Sistema de Información para el Control Administrativo y la Toma de Decisiones
gerenciales
Modelo de Control Basado en la Retroalimentación
Los sistemas efectivos de control implican el uso de
retroalimentación para determinar si el desempeño
cumple con los estándares establecidos para ayudar a
la organización lograr sus metas.
Omar Maguiña Rivero
Modelo Simplificado del Control de la Retroalimentación
Sistema de Control Administrativo
Rutinas formales, reportes y procedimientos que utilizan información para mantener o alterar patrones en las actividad organizacionales
Actividades formalizadas basadas en información de:
o Presupuestos, reportes financieros
o Distribución de recursos
o Sistemas de control de calidad
o Sistemas de incentivos
Los gerentes deben definir las medidas de desempeño y los estándares
Omar Maguiña Rivero
Sistema de Control – Contenido y Frecuencia
Omar Maguiña Rivero
Sistema de Control Administrativo (cont.)
Los sistemas de control de la calidad involucran
la capacitación de los empleados en los métodos de
control de calidad, la fijación de metas para la
participación de los empleados, el establecimiento de
pautas para el benchmarking y la asignación y medición
de las metas Six Sigma.
Omar Maguiña Rivero
Cuadro de Mando Ejecutivo
3. Nivel y Enfoque de los Sistemas de Control
Nivel organizacional: El Balanced Scorecard
• Integra mediciones financieras con los reportes estadísticos internos, mercados y clientes, así como en los empleados.
• Sistema de control administrativo integral
• Mapa estratégico – visualización de los impulsores del éxito organizacional y como están relacionados
Nivel departamental: Comportamiento versus Control de resultados
• Como la gente hace su trabajo
• Resultados que produce
Omar Maguiña Rivero
Financieras
Principales Perspectivas del Balanced Socrecard
Mapa Estratégico de Desempeño Administrativo
Lograr la misión; crear un valor óptimo
Para un gerente, no debe importar mucho cómo o cuándo exactamente desempeñan su puesto las personas, siempre y cuando produzcan buenos resultados.
RESPUESTA: De acuerdo. El enfoque en los resultados, o en los productos, puede ser altamente efectivo para el control a nivel de departamento en numerosas organizaciones. Los empleados resienten el hecho de que los micro supervisen y no les agrada que los traten como si fueran niños. La mayoría de los gerentes encuentra que es necesario establecer límites razonables para un comportamiento correcto y el mayor énfasis del control debe ser en los resultados para lograr un desempeño del nivel más alto posible.
4. Adición de Valor Estratégico: Fortalecimiento de la Coordinación Interna
Incrementando la coordinación interna
Intranets
Herramientas Web 2.0
Administración del Conocimiento
Planeación de Recursos
Empresariales
Dos Enfoques para la Administración del Conocimiento
Omar Maguiña Rivero
Ejemplo de una red ERP
Base de datos
central
Finanzas y contabilidad
Ventas
Recursos humanos
Inventarios y manufactura
Distribución
Compras
5. Adición de Valor Estratégico: Fortalecimiento de la Coordinación Externa
• Fortalecimiento de la Coordinación Externa con TI
o Sistemas de administración de la cadena de suministros y de empresa integrada
o Herramientas para mejorar las relaciones con los clientes
o Diseño de organizaciones de eBusiness
• La Empresa Integrada
o Enlaces de información son claves para la coordinación
o Relaciones horizontales coordinan la cadena de abastecimiento para satisfacer las necesidades de los clientes
Omar Maguiña Rivero
Extranet e Intranet
Omar Maguiña Rivero
La Empresa Integrada
Omar Maguiña Rivero
Proveedor Fabricante
Coordinación inter-organizacional
Cliente
Datos compartidos Datos compartidos
El Sistema de Corrugated Supplies en Acción
Relaciones con el Cliente
• Muchas compañías están aplicando tecnología para construir relaciones con los clientes
• Directores de Social Media están mezclando marketing, promociones, atención al cliente y apoyo a través de Facebook, Twitter, y el sitio web de la compañía
• Aprox. 35% de compañías usan blogs corporativos para comunicarse con clientes
• Para los gerentes, blogs y Twitter se han convertido en requisitos
Omar Maguiña Rivero
Todos los gerentes deben tener un Blog.
RESPUESTA: En desacuerdo. Los blogs son una forma cada vez más popular para que los gerentes se comuniquen tanto con los empleados como con los clientes. Muchas personas creen que dentro de pocos años, el blogging (o blogueo) será tan común para los gerentes como lo es en la actualidad el correo electrónico. Pero los blogs todavía no son apropiados para muchos gerentes en numerosos entornos de trabajo
6. Diseño Organizacional E-Business
• E-business es cualquier negocio que se lleva a cabo a través de una red de computadoras
• E-commerce se está transformando en m-commerce en la medida que más transacciones se llevan acabo en equipos móviles
• Administradores deben descubrir la mejor estrategia real – virtual (bricks and clicks)
– División interna
– Spin-off
– Joint ventures Omar Maguiña Rivero
Rango de Estrategias para Integrar Elementos Físicos y Cibernéticos
División Interna Asociación Spin-off
La mejor forma de que una empresa grande establezca una división en Internet es creando una unidad separada y autónoma, una spin-off, debido a que la unidad tendrá la autonomía y la flexibilidad necesarias para operar a la velocidad de Internet, en vez de verse obstaculizada por las reglas y los procedimientos de la organización mayor.
RESPUESTA: En desacuerdo. Cada enfoque para crear una operación de e-business tiene ventajas y desventajas. La creación de una empresa escindida autónoma le puede proporcionar a la nueva unidad una mayor autonomía y flexibilidad, pero también puede reducir la eficiencia y requerir costos de inicio más altos. Los gerentes consideran cuidadosamente si deben utilizar una división interna, una spin-off, o una sociedad estratégica, cualquiera de las cuales puede funcionar mejor, dependiendo de las circunstancias de la organización.
7. Impacto de la Tecnología de la Información en el Diseño Organizacional
Omar Maguiña Rivero
Organizaciones más pequeñas
Estructuras descentralizadas de la organización
Coordinación horizontal mejorada
Relaciones interorganizacionales mejoradas
Estructuras mejoradas de red – organizaciones virtuales
Características Claves de las Relaciones Interorganizacionales Tradicionales Frente a las Emergentes
Resumen e Interpretación
Las organizaciones de éxito toman ventaja de la tecnología
La tecnología ayuda a una mejor toma de decisiones
Las organizaciones deben emplear controles para medir el desempeño
La tecnología está agregando valor estratégico internamente y externamente
La tecnología está impactando el diseño de las organizaciones
Omar Maguiña Rivero
Omar Maguiña Rivero