ténicas de administración módulo ii

TÉNICAS DE ADMINISTRACIÓNTÉNICAS DE ADMINISTRACIÓN

MÓDULO IIMÓDULO II

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

ORGANIZARFacilitador:Facilitador:

Lic. Yeigar GuzmánLic. Yeigar Guzmán

Al finalizar el módulo el alumno estará en capacidad de :

• Definir e interpretar una estructura organizativa• Identificar en que consiste la función de organizar desde el punto de vista

administrativo• Comprender lo que representa una estructura administrativa• Identificar niveles jerárquicos de una organización• Identificar los diferentes tipos de organigramas• Entender lo que es una departamentalización• Identificar y conocer lo que es un procedimiento• Aplicar técnicas sencillas para organizar• Identifica y entender la importancia de un manual Organizativo y cada una de

las partes que lo componen

OBJETIVOS DEL MÓDULO

Significa saber ¿Quien? va a realizar las tareas, implica diseñar el organigrama para establecer los niveles

jerárquicos, definir las responsabilidades y obligaciones de cada uno de los miembros. También

responde al ¿Cómo? se van a realizar las tareas, estableciendo para ello procedimientos y líneas de comunicación. Finalmente establecer ¿Cuándo? se

van a realizar esas tareas a través del diseño de estrategias y objetivos que guíen con secuencia un

plan de trabajo.

ORGANIZAR

• Identificar y clasificar las actividades que tienen que realizarse en un momento dado

• Agrupar todas las actividades para establecer un plan de acción

• Designar autoridad a cada grupo de actividades a efector de poder supervisar y tomar decisiones

• Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante de toda esta organización (Estructura Organizativa)

EN QUÉ CONSISTE LA FUNCIÓN DE ORGANIZAR

Representa la división de funciones, los niveles de autoridad y las líneas de responsabilidad que conforman la empresa; en ella se incluyen jefes de cada grupo, empleados, trabajadores, además de las relaciones que existen entre los diversos puestos, tomando en cuenta cada departamento o sección. Cumple con la finalidad de presentar el papel o rol de cada miembro.

QUÉ ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

QUÉ SON LOS NIVELES JERÁRQUICOS

Indican la autoridad de los diferentes niveles estructurales de una organización, se representa a través de un organigrama y se describen en los manuales de la empresa (M. Organizacional, M de Procedimientos, etc.). Supone las distintas posiciones de cada integrante y el grado de responsabilidad que éste tiene y su función. La jerarquía se basa en una serie de requisitos que hay que cumplir como por ejemplo las capacidades, el nivel de instrucción y la función que se cumple dentro de la empresa.

• Representa intencionalmente los roles de cada persona y su grado de subordinación

• Permite que cada individuo se aboque al logro de los objetivos

• Agrupa socialmente a todos los miembros con el propósito de establecer reglas

• Divide el trabajo en tareas y áreas de funcionamiento• Coordina las áreas de mando y los niveles de

comunicación

IMPORTACIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

QUÉ ES UN ORGANIGRAMA

Es un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para describir de manera sintética la estructura organizativa, las principales funciones y diferentes niveles de comunicación existentes dentro de un sistema social organizado o empresa. Incluye las principales funciones, las relaciones, los canales de supervisión y autoridad; forma parte del manual organizativo de la empresa y constituye una expresión gráfica de los diferentes niveles que la componen.

• Según su ámbito:– Generales: Representan toda la estructura de la Organización y sus funciones– Específicos o Departamentales: Representan una unidad funcional o

departamento• Según su contenido:

– Integrales: Representan tanto funciones como unidades, son sinónimos de los generales

– Funcionales: Representan las funciones que tienen asignadas cada unidad– De puesto: Indican el número de plazas y puestos que integran la empresa

• Según su disposición gráfica:– Verticales: Representa las unidades funcionales ramificadas desde arriba hacia

abajo– Horizontales: Representan las unidades funcionales desplegadas de izquierda a

derecha, colocando el nivel jerárquico superior en el extremo izquierdo– Circulares: Representan las unidades de mando en forma circular

donde la autoridad mayor se haya en el centro

TIPOS DE ORGANIGRAMA

ORGANIGRAMA GENERAL

Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades tal y como lo muestra la figura

ORGANIGRAMA ESPECÍFICO O DEPARTAMENTAL

Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y divisiones tal y como lo muestra la figura

ORGANIGRAMA INTEGRAL

Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y departamentos tal y como lo muestra la figura

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y funciones tal y como lo muestra la figura

ORGANIGRAMA DE PUESTOS

Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y cargos tal y como lo muestra la figura

ORGANIGRAMA DE VERTICAL

Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa cargos tal y como lo muestra la figura

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa cargos tal y como lo muestra la figura

ORGANIGRAMA CIRCULAR

Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa unidades y departamentos tal y como lo muestra la figura

QUÉ ES UNA DEPARTAMENTALIZACIÓN

Es la agrupación de actividades y personas en departamentos que permite, al menos en teoría, que las organizaciones crezcan en un grado indeterminado. Algunos tipos de departamentalización son:• Por tiempo: Toma en cuenta la prioridad de las actividades• Por Función: Toma en cuenta la secuencia de las actividades• Por Cliente: Toma en cuenta el tipo de cliente • Por Proceso: Toma en cuenta la prioridad de las funciones• Por Producto: Toma en cuenta las líneas de trabajo y las prioridades

de la demanda

QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO

Representa el cause formal a seguir en una actuación dentro de la organización. Tiene como fin garantizar que las cosas se hagan conforme a lo que está escrito. Un procedimiento resume cada fase de un proceso y las normas que deben seguirse para realizarla .

Es un instrumento presentado en forma escrita que organiza cada tarea dentro de las diferentes fases de un proceso

• Debe presentar los medios para el cumplimiento de las tareas

• Debe ser un texto expreso que detalle cada acción• Debe contener normas y reglas que describan el

cumplimiento expreso del cómo se van hacer las cosas• Su redacción debe ser fácil de interpretar• Debe explicar el funcionamientos de herramientas si

aplica y la manera como se utilizarán los materiales

QUÉ DEBE CONTENER UN PROCEDIMIENTO

Según instrucciones del docente elabore un procedimiento que contenga los elementos mencionados

EN QUÉ CONSISTE ORGANIZAR

• Definir objetivos• Determinar que recursos• Asignar Responsabilidades• Delegar Funciones • Describir deberes • Asignar actividades• Tomar medidas para transmitir normas y reglas• Establecer canales de información• Mantener un ambiente cómodo y cordial• Tomar medidas para establecer sistemas de control

TÉCNICAS PARA ORGANIZAR

• Tener claros los objetivos, presentando a los miembros la misión y la visión de la empresa

• Tener claros los recurso, realizando un estudio del personal con que se cuenta, quienes son y a cuanto ascienden sus capacidades y talentos. Cuanto y cuantos se necesitan para realizar las actividades definiendo tareas, materiales y herramientas

• Hacer una lista de actividades, priorizando en función de la demanda y las oportunidades

• Dividir cada actividad, según el tiempo que se necesite para realizarla, la persona que puede ejecutarla y los resultados que se esperan

• Elegir al Líder o persona capas de coordinar las actividades

QUÉ ES UN MANUAL ORGANIZATIVO

Es un documento gerencial que contiene todo el sistema de organización de una empresa, en él se detalla cómo está organizada, las unidades que la integran y sus departamentos. Tiene por finalidad informar todo lo relativo a la empresa: Historia, funciones, divisiones, subordinaciones, valores, organigrama, normativas, principios, Políticas, procedimientos y los diferentes cargos y jerarquías que la constituyen con sus respectiva descripción de funciones.

ESTRUCTURA DEL MANUAL ORGANIZATIVO

• Encabezado: contiene la identificación del manual, logotipo de la empresa, nro. De paginas, fecha revisión y responsables de su elaboración

• Propósito: Describe la función del manual(normalizar, establecer pautas)• Alcance: a que va dirigido• Responsables y Responsabilidades: describe las unidades encargadas de hacer cumplir lo pautado en

el manual y sus autoridades• Condiciones Normativas: orientaciones legales, normas• Estructura Interna: contenido del manual

– Introducción– Reseña Histórica– Políticas (De calidad, De seguridad, etc.)– Misión– Visión– Valores y Objetivos– Descripción de Cargos – Organigrama

PORTADA DEL MANUAL

MANUAL ORANIZATIVO

IMPRESTO C.A.

CÓDIGO DE DCUMENTO CONTROLADO

Edición Nro. NIVELES DE APROBACIÓN

Elaborado Por: NOMBRE CARGO FIRMA

Revisado Por:

Aprobado por:

Fecha de entrada en vigor: DD/MM/AA- cancela el documento “CÓDIGO DEL DOCUMENTO”. Versión Digital- COPIA NO CONTROLADA si se imprime (Aplica sólo para documentos digitales). UA 12/08/10 (UA: Ultima Actualización)

ENCABEZADO DEL MANUAL

El código es asignado por la empresa por lo general lo preceden las siglas POE (Procedimiento Organizativo Estandarizado)

MANUAL ORGANIZATIVOImpresto C.A.

Código:Edición:RevisiónPág.

Elaborado por:Fecha:

Revisado por:Fecha:

Aprobado por:Fecha:

La edición representa las veces que se ha realizado el manual y la revisiónn las fechas en que fue consultado para actualizarlo

ESTRUCTURA DEL MANUAL

MANUAL ORGANIZATIVO

Impresto C.A.

Código: POE 001Edición: Nro. 1Revisión: 12/08/11Pág. 1 de 4

I. Introducción xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

II. Reseña Histórica de la Empresa

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

III. Políticas 1.1 Política de Calidad

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Elaborada por:Fecha:

Revisado por:Fecha:

Aprobado por:Fecha:

MANUAL ORGANIZATIVO

Impresto C.A.


1.2 Política de SeguridadXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

IV. Misión

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

V. Visión

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

VI. Valores

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

VII. Objetivos

•Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx•Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx•Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx


Revisado por:Fecha:

Aprobado por:Fecha:

MANUAL ORGANIZATIVOImpresto C.A.


VIII. Descripción de Cargo 8. 1 Titulo del Cargo: Dierctór Departamento o División: xxxx Nivel de Reporte: xxxx Contactos Internos: xxxxx Contactos Externos: xxxx Funciones:

1. xxxxxxxxxx2. Xxxxxxxx3. Xxxxxxx4. xxxxcxx

Perfil del Cargo: 1. xxxxxxxxxx2. Xxxxxxxx3. Xxxxxxx4. xxxxcxx

8. 2 Titulo del Cargo: xxxxx Departamento o División: xxxx Nivel de Reporte: xxxx Contactos Internos: xxxxx Contactos Externos: xxxx Funciones:

1. xxxxxxxxxx2. Xxxxxxxx3. Xxxxxxx4. xxxxcxx

Perfil del Cargo: 1. xxxxxxxxxx2. Xxxxxxxx3. Xxxxxxx4. xxxxcxx


Revisado por:Fecha:

Aprobado por:Fecha:

MANUAL ORGANIZATIVO

Impresto C.A.


IX. Organigrama


Revisado por:Fecha:

Aprobado por:Fecha:

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