Bab 3Mengikuti Tender : Proses Tender Teknik Sipil

Proses tender bangunan sipil berisi tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh setiap

kontraktor yang akan mengikuti tender setiap proyek sipil, dalam proses mengikuti tender sipil,

kontraktor harus melewati 5 tahap berikut:

1. Mendapatkan dokumen tender,

2. Mempelajatri dokumen tender,

3. Mengikuti rapat penjelasan proyek,

4. Menganalisis setiap pekerjaan, dan

5. Penawaran harga,

Selain lima proses diatas, apabila kontarak yang bersangkutan dinyatakan menang, maka

konsentarasi kontraktor akan beralih ke tahap yang lebih lanjut, yaitu pelaksanaan proyek

dilapangan.

A. mendapatkan dokumen tender

Dokumen tender adalah dokumen yang berisi:

Dokumen pelelangan

Rencana kerja dan syarat-syarat

Gambar arsitektur , gambar struktur, gambar mekanikal serta elektrikal.

Dokuen pelellananadalah dokumen yang dibagikan sebelum diadakan pelelangan

pekerjaan. Dokumen ini berisi:

Gambar bestek

Gambar yang berupa penjelasan secara visual dari proyek yan akan didirikan. Pada

gambar tersebut diperlihatkan lingkup danbentuk pekerjaan yang harus dibuat.

Gambar prarencana (preliminary drawings)

Gambar ini dibuat untuk memberikan konsepsi kasar dari ide yang akan dilaksanakan.

Gambar informasi (information drawings)

Gambar ini memberikan informai tentang proyek sehingga pengikut lelang dapat

menghitung dan mengajukan penawaran.

Gambar proyek (site drawings)

Gambar ini memperlihatkan denah dari lokasi proyek, topografi lapangan, dan fasilitas

fasilitas sarana dari keseluruhan proyek.

Gambar kerja (shop drawing/detail working drawings)

Gambar kerja disebut juga gambar pelaksanaan dan memberikan penjelasan visual pada

tiap-tiap bagian konstruksi dengan gambar potongan-potongan memakai skala-skala yang

memadai.

Gambar jadi (as-built drawing)

Kadang-kadang pada proyek yang memakai tipe design&built contract; kontraktor

memproduksi gambar-gambar kerjanya sendiri dan pada akhir proyek dibuat ambar as-

built, artinya gambar yang betul-betul cocok dengan keadaan sebenarnya yang telah

dibangun dilapangan.

Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS, bestek) didalamnya diuraikan penjabaran tugas

(job description) untu pemborong, sampaihal-hal yang sekecil-kecilnya. Secara luas dikenal isi

daribestek antara lain:

Kondisi umum (general condition)

Kondisi ini memuat persyaratan-persyaratan yang berlaku umum untuksegala macam

proyek konstruksi. Di Indonesia dikenal dengan A.V. san S.U. (syarat umum).

Kondisi khusus (special condition)

Kondisi khusus ini memuat persyaratan-peryaratan yang berlaku khusus untuk proyek

tersebut, misalnya siapa pemilik proyek, siapa perencana, kapan diadakanpelelangan, dan

sebagainya.

Spesifikasi teknik (technical specification)

Spesifikasi ini meliputi merek produk yang dipakai, mutu yang dihasikan, dan cara

penerjaannya. Untuk tender internasionl bestek diatas dikenal dengan nama “Instruction

to Tender”

Menurut Peraturan Pemerintah yang tertuang dalam Kepres 29 Tahun 1984, rencana

Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) pekerjaan sekurang-kurangnya memuat:

Syarat umum

Keterangan mengenai pemberia tugas;

Keterangan mengenai perencana;

Keterangan mengenai direksi;

Syarat-syarat peserta pelelangan;

Bentuk surat penawaran dan cara penampaiannya.

Syarat administrative

Jangka waktu peaksanaaan

Tanggal waktupenerahan

Syarat-syarat pembayaran

Denda atas keterlambatan

Besarnya jaminan pelelangan

Besarnya jaminan pelaksanaan

Syarat teknis

Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan

Jenis dan mutu bahan

Gambar detai, gambar konstruksi, dan sebagainya.

Pertama-tama diuraikan syarat-syarat administrasi syarat-syarat administrasi pelanggan

untuk diketahui dan diikuti sacara seksama oleh calon pemborong, agar dapat mengajukan harga

penawaran yang sah. Hal-hal dibawah ini umumnya merupakan isi dari persyaratab admiistrasi

dari pelelangan:

Keterqngan tentang proyek

Kapan dan dimana dokumen dimaksudkan

Besarnya jaminan tender

Sertifikat lulus prakualifikasi

Data perusahaan (akta pendirian, fiscal, struktur organisasi, dan pengalaman kerja

perusahaan)

Surat penawaran

Peraturanperaturan adminstrasi lainnya.

Bilamana calon pemborong telah memenangkan pekerjaan, maka perhatian lebih

dipusatkan pada syarat-syarat pelaksanaan. Pada bagian kedua diuraikan parsyaratan pelaksanaan

pekerjaan yang mnjelaskan jubungan kerja antara pihak ownwr dewngan pemborong antara lain

tentang peraturan knstruksi yang perlu diperhatikan, misalnya:

Peraturan beton Indonesia

Peraturan Muatan Indonesia dan lain sebagainya

Hak-hak kewajiban pemilik (ownwr/bouwner/principal)

Hak-hak kewajiban pemborong

Lingkup pekerjaan (uraian bestek dan gambar)

Syarat-syarat pembayaran

Force majeure

Pekerjaan subkontrak

Jadwal pelaksanaan

Enda keterlambatan

Laporan harian/mingguan

Peneriman pekerja atau cara engukuran

Masalah arbitrasi dan lain-lain

Syarat-syarat dan pemeriksaan barang

Peralatan kerja

Pekerjaan yang ditolak (tidak baik)

Perubahan harga

Jangka waktu pemeliharaan

Pemutusan hubungan kerja

Bagian ketiga spesifikasi kontrak menguaraikn syarat teknis. Spesifikasi teknis dapat dibagi

menjadi tiga kategori:

Syarat bahan

Spesifikasi bahan meliputi merek, tipe, dan kualitas dari bahan tertentu.misalnya:

Tegel P.C. abu-abu ukuran 20x20 m2 ex Panti

Asbes gelombang (besar) ex Semen Gersik

Kayu jati ex Bojonegoro

Syarat pekerjaan (proses, workmanship)

Spesifikasi tentang pekerjaan, proses, workmanship meliputi cara pengolahan bahan

bangunan asal menjadi bangunan struktur, standar kerjayang diinginkan, metode dan

urutan kerja dari penyusutsn-penysutan atau pemasangannya toleransi yang

diperkenankan, dan ain sebagainya. Juaga dicantumkan pengamanan kerja, kecelakaan,

dan metode-metide kerja yang tak boleh digunakan, misalnya pekerjaan urugan pasir

untuk pondasi jalur jalan harus dilaksanakan per lapis denganlketebalan maksimal 25 cm

memakai mesin pemadat getar (vibrocompactor) seberat 2 ton. Pemadatan yang

dilakukan tanpa alat getar tidak diperkenankan.

Syarat produkyang dihasilkan spesifikasi pekerjaan instalasi/mekanikal meliputi kapsitas,

prestasi kerja, penampilan, dan operasi dari peralatan serta prosedur testing di lapangan

sebelum diadakan berita acara penyerahan pekerjaan tersebut, misalnya:

Mutu beton K225

Pemadatan tanah sampai CBR 90%

Membuat sumur yang menghasilkan air dengan kapasitas Xm3/dt

Pada prinsipnya semua keterangan harus diuraikan dengan akurat, dan tidak mengundang

interpretasi yang bermacam-acam. Suatu spesifikasi yang tidak jelas merupakan sumber

perselisihan dan pertenkaran.

B. Mempelajari Dokumen Tender

Dalam tahap ini kontraktor atau pemborong harus mempelajari semua isi dokumen tender

tersebut. Dengan mempelajari dokumen tender. Dengan mempelajari dokumen tender, kontraktor

dapat mempersiapkan perhitungn biaya kostruksi proyek sehingga kontraktor dapat membuat

suatu penawaran berdasarkan dokumen tender tersebut. Kontraktor dalam membuat harga

penawaran harus membuat suatu catatan pertanyaan untuk hal-hal yang tidak jelas dalam

dokumen tender tersebut. Kemudian, hal-hal yang tidak jelas ditanyaka dalam sesi rapat

penjeasan pekerjaan. Selain itu kontraktor juga mempersiapkan klegkapan semua dokumen

administrative sebab apabila ada kelalaian pada salah satu dokumen adminitratif, maka peserta

tender dinyatakan gagal atau gugur.

Hal ini perlu diperhatikan kontraktor agar dapat memenangkan sustu tender. Pada saat

penyerahan harga penawaran kontraktor juga harus dapat meyakinkan kepada panitia tender

dengan memerlihatkan kelebihan perusahaan yang dimiliki dalam berbagai hal yang dapat

mengubah nilai plus antara lain:

Metode kerjanya

Peralatan yang dipakai

Kualifikasi personel yang dipakai

Kualitas perusahaan

Dan lain-lain

C. Mengikuti Rapat Penjelasan Pekerjaan

Pertemuan diadakan untk tatap muka antara para peminat/calon kontraktor dengan pihak

pemilik. Dalam hal ini pemilik diwakili oleh konsultan perencana. Biasanya untuk proyek-

proyek pemerintah, rapat ini biasanya diselenggarakan oleh panitia pelelangan,pembicaraanya

berkisar pada dua bidang yaitu administratif dan teknis.

Pada bidang administratif dijelaskan perstyaratan-persyaratan yang tercantum daam

dokumen tendr seandainya terdapat hal-hal yang masih meragukan misalnya tentang syarat-

syarat peserta pelelangan, bentuk surat penawaran, referensi bank, dan lain-lain.

Pada bidang teknis proyek dijelaskan antara lain tentang modifikasi baru atau ukuran-

ukuran gambar ang tidak cocok dengan yang tertulis dalam spesifikasi teknis pelaksanaan,

gambar-gambar konstruksi yang sulit dimengerti atau dibaca, serta kesalahan-kesalahan tulis

yang terjadi.

Hasil temu wicara ini dibuatkan berita acara penjelaan (aanwijing) dan ditandatangani

oleh dua wakil daridua calon peserta pekerjaan, tergantung dari peraturan pelelangan setempat.

Dokumen berita ini kemudian menjadi bagian yang mengikat sebagai dokumen tender tambahan

(addendum).

Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan yang pertama ini dirasakan belum

menyelesaikan semua maalah dokumen tender dengan tuntas, maka dapat diadakan temu wicara

yang kedua. Biasanya halite apat terjadi setelah diadakan tinjauan ke lapangan oleh calon peserta

sebelum mereka membuat suatu pnawaran mempunyai arti yang sangat penting. Banyak hal

yang tidak dapt dilihat dengan jelas di lapangan. Cara yang efektif untuk mendaptkan sebanyak

mungkin informs di lapangan adlah dengan mempersiapkan tabel-tabel pertanyaan sebagai

berikut:

Topografi, kemiringan tanah, dan batas-batas lokasi.

Kondisi tanah, muka air tanah tertinggi dan terendah, stabilitas, permabilitas,dan

sebagainya.

Saliran-saluran air yang ada, listrik , gas, telepon, dan lain-lain.

Jalan masuk ke lokasi

Kondisi cuaca setempat

Kemungkinan menerapkan beberapa metode konstruksi.

Jasa pelayanan yang ada di sekitar lokasi.

Instalasi lapangan dan bangunan-bangunan sementara.

Matrial setempat yang bisa di dapat

Tnaga kerja

Jalan transportasi

Kondisi lingkungan dan budaya masyarakat setempat.

D. Menganalisis Setiap Pekerjaan

1. Volume setiap pekerjaan

Biaya langsung didapaat dengan mengalikan volume/kuantitas suatu pos pekerjaan

dengan haarga satuan (unit cost) pekerjaan tersebut. Harga satuan pekerjaan tersebut terdiri dari

harga bahan, upah buruh, dan biaya peralatan. Volume/kuantitas pekerjaan dihitung menurut

satuan dari harga satuan. Dimensi keduanya harus cocok. Contoh: jika menggunakan harga

satuan memakai Rp/m2 maka volume/kuantitas dihitung dengan satuan m2, sedangkan jika

menggunakan harga satuan memakai Rp/m3 maka volume/kuantitas dihitung dengan satuan m3

Volume tidak lain adlah panjang x lebar x tinggi. Jadi, untuk mengukur tiggal mengukur

gambar bestek. Pkerjaan menghitung volume dilakunan dengan memperhatikan skala gambar.

Untuk proyek-proyek tertentu, pada waktu penjelasan pekerjaan (aanwijzing) volume/kuantitas

pekerjaan sudah diberikan kepada rekanan/kontraktor. Volume-volume ini ditulis dalam buku

bill of quantity yang seharusnya dibuat oleh quantity suveyor, yaitu suatu badan yang membantu

konsultan perencana, khusaua dalam menghitung volume pekerjaan.

Pada jenis tender lain, para peserta tenderlah yang diminta mencocokkan sendiri

perhitungan volumenya satu dengan yang lain, sebelum tender.

Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahan teknis dalam perhitungan volume

sehingga pada waktu evaluasi lebih mudah membanding-bandingkan rekanan-rekanan yang satu

dengan yang lain. Namun, pada umumnya, rekanan masih harus menghitung sendiri volume dan

kuantitas pada waktu mengajukan penawaran. Apabila tampak adanya perbedaan antara gambar

bestek dan bestek/spesifikasi/rencana kerja dan syarat-syarat, atara denah dan gambar detail,

antara gambar arsitektur dengan gambar sipil, maka bacalah kembali bestek, dan carilah

keterangan yang berlaku. Untuk hal-hal yang belum jelas, harap ditanyakan pada waktu

penjelasan pekerjaaan. Ingatlah bahwa Berita Acara Penjelasan Pekerjaan( aanwijizing)

merupakan dokumen yang sah untuk segala perubahan yang dibuat. Bila bertentangan dengan

bestek/RKS, maka berita acara penjelasan itu yang berlaku.

Untuk memperjelas apakah gambar bstek itu sesuai dengan yang ada dilapangan ayng

sebenarnya atau tidak ( misalnya keadaan dan ketinggian tanah asal, keadaan medan, dan

lingkungan), maka rekanan perlu mengadakan survey lapangan (site inspection)

Peninjauan lapangan ini biasanya dilakukan setelah acara rapat penjelasan pekerjaan

selesai. Untuk proyek tertentu, mungkin saat peninjauan ke lapangan sangat terbatas. Bahkan

mungkin hanya satu kali saja. Supaya tidak ada yang luput atau terlupakan dari pengamatan para

rekanan, sebaiknya disiapkan suatu daftar pertanyan.

2. Analisis Harga Satuan untuk Kebutuhan Bahan dan Ongkos Pekerjaan

Harga satuan dapat dianalisis dengan berbagai cara. Cara lama yang masih dipakai

memakai analisia biaya (BOW) dari zaman Belanda. Sebagai contoh:

Untuk mengerjakan pekerjaan 1m3 galian tanah biasa diperlukan tenaga dan biaya dari :

0.75 pekerja dan 0.025 mandor.

Untuk mengerjakan pekerjaan beton konvensional dengan campuran perbandingan

volume 1ps : 2pc: 3 kerikil, diperlukan tenaga dan biaya dari:

0.82 m3 kerikil

0.54 m3 pasir

6.8 zak portland cement

Tukang batu

Kepala tukan batu

6 pekerja

0.3 mandor

Bila dibandingkan dengan keadaan sekarang, maka banyak koefisien-koefisien dari BOW

(Burgerlikje Openbare Werken) yang sudah tidak cocok lagi. Lagipula terdapat banyak jenis

pekerjaan yang belum tercantum di dalamnya, misalnya lapisan sitru jalan, beton prektikan, aspal

beton, dan lain sebagainya.

Oleh karena itu, pada praktiknya para kontraktor mengumpulkan data-data historis dari

pengalaman pengalaman kerjanya dan menjabarkannya sebagai koefisien-koefisien BOW yang

lebih mendekati kondisi dan situasi setempat. Dengandemikian, koefisien-koefisien BOW

tersebut dipebaiki dengan angka-angka yang lebih akurat. Tapi sayangnya sampai saat ini belum

terlihat ada suatu penyempurnaan BOW ini sehingga yang dipakai adalah standar biaya secara

nasional.

Metode yang lain untuk perhitungn tenaga manusia adalah man day atau man hour. Stu

man day artinya upah kerja dibayarkan kepada satu orang yang bekerja selama satu hari.

Pada tahun 1973, Direktorat Jendral Bina Marga yang pernah membuat analisis dengan

cara ini. Salah satu contoh perhitungan dengan harga satuan memakai man-day telah dilkukan.

Isinya sebagai berikut:

Galian tanah (lunak) = 0.7 man day/ m3

Timbunan dengan pemadatan (lunak) = 0.52 man day/ m3

Adukan aspal / hotmix = 11.0 man day / m3

Menyetel tulangan beton = 77 man day / m3

Sementara itu, patoksn nilai uangnya sebagai berikut:

1 man day = harga ± 5 kg beras

1 man hour = harga ± 1¼ kg beras

Jam kerja efektif dianggap 4 jam sehari

Perlu diketahui bahwa di daalam perhitungan masih harus dikalikan dengan faktor-faktor

lainnya seperti pengaruh-pengaruh jam kerja efektif, macam tenaga kerja, lamanya kerja, adanya

kepadatan penduduk, tenaga pinjaman, persaingan tenaga kerja, dan pengaruh-pengaruh lainnya.

3. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan pada Perhitungan Harga Satuan Bahan, Ongkos

Kerja, dan Peralatan

Berikut ini hal yang perlu diperhatikan pada perhitungan harga satuan bahan, ongkos

kerja, dan peralatan:

Bahan bangunan

Untuk menghitung biaya untuk kebutuhan bahan yang diperlukan:

Bahan/sisa yang terbuang

Harga loco atau fracto

Cari harga terbaik yang masih memenuhi syarat bestek

Cara pembayaran pada suplier

Upah buruh

Untuk menghitung upah buruh dibedakan upah harian, borongan per unit volume,

atau borongan keselurhan (borongan dol) untuk daerah daerah tertentu.

Sekain tarif upah perlu diperhatikan faktor-faktor kemampuan dan kapasitas

kerjanya

Perlu diketahui baik buruh atau mandor dapat diperoleh di daerah sekitar atau

tidak. Kalau tidak berarti harus didatangkan buruh dari daerah lain. Ini

menyangkut ongkos transport, penginapan, gaji ekstra, dan lain sebagainya.

Undang-undang buruh yang berlaku perlu diperhatikan.

Peralatan

Untuk peralatan yang disewa peru diperhatikan ongkos keluar masuk garasi,

ongkos buruh untuk menjalankan alat, bahan baku, dan reparasi kecil.

Untuk alat ayng perlu dibeli perlu diperhatikan bunga investasi, depresiasi,

reparasi besar, pemeliharaan, dan ongkos mobilisasi.

Urutan pekerjaan

Pekerjaan persiapan

Pekerjaan pengukuran

Pekerjaan tanah

Pekerjaan pondasi

Pekerjaan pemancangan

Pekerjaan beton

Pekerjaan dinding

Pekerjaan plesteran

Pekerjaan kayu

Pekerjaan baja konstruksi

Pekerjaan logam arsitektur

Pekerjaan peunci dan penggantung

Pekerjaan plumbing (penyediaan air)

Pekerjaan instalasi fire alarm system

Pekerjaan pekerjaan hydrant dan instalasinya

Pekerjaan instalasi penangkal petir

Pekerjaan listrik dan sistem udara

Pekerjaan sistem PABX

Pekerjaan sistem CCTV

Pekerjaan eskalator dan elevator

Pekerjaan instalai AC

Pekerjaan pengecatan

Pekerjaan pagar kompleks bangunan

Pekerjaan kaca

Pekerjaan finishing dan interior

Pekerjaan pertamanan/ landscape dan penghijauan

Pekerjaan pembersihan

E. Penawaran Harga

Pada waktu yang ditentukan semua calon peserta membawa penawarannya dan

dimasukkan kedalam kotak pelelangan yang telah disediakan dan dilakukan sebelum tender

dibuka.

Pada jam yang telah ditentukan ketika pemasukan surat penawarn dinyatakan ditutup,

baru masing-masing amplop penawaran dibuka satu per satu di hadapan yang hadir. Harga

penawaran beserta kelengkapan-kelengkapan administaratif dibaca keras-keras dan ditulis pada

papan pengumuman. Bilamana terdapat kesalahan pada salah satu persyaratan administratifnya,

maka calon peserta dinyatankan gugur dari calon pemborong. Kontraktor yang telah

memasukkan harga penawaran beserta kelengkapan administratifnya harus juga dapat

memberikan jaminan tender (bid-bos) kepada pemilik proyek.

Pada dasarnya jaminan ini merupakan pernyataan bahwa perusahaan atau kontraktor

sungguh-sungguh melakukan pekerjaan ini dan bilamana perusahaan atau kontraktor

mengundurkan diri, maka jaminan tender tersebut akan masuk ke kantong pemilik. Besarnya

jaminan tender diatur dalam dokumen tender dan umumnya berkisar antara 1% sampai dengan

3% dari biaya total pekerjaan fisik proyek.

F. Tender

Untuk proyek-proyek pemerintah, berdasarkan hasil evaluasi, maka panitia pelelangan

menetapkan calon-calon pemenang yang diusukan pada instansi berwenang, yang kemudian

menetapkan pemenangnya. Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia pelelangan

mengumumkan hasilnya. Kemudian, bila tidak ada sanggahan, penolakan, atau apabila semua

sanggahan telah dijawab, maka tugas panitia pelelangan telah berakhir. Kemudian, pimpinan

proyek mengeluarkan SPK (Surat Perintah Kerja).

Untuk proyek-proyek non-pemerintah, calon peserta yang telah diputuskan untuk

memenangkan tender ini oleh panitia kemudian diberi tahu secara tertulis dan sifat

pemberitahuan dapat berbebtuk sebagai berikut:

Dengan memakai SPK

Di dalam surat tersebut calon pemenang yang bersangkutan dinyatan menang dan diminta

dalam tempo sekian hari sudah harus memulai pelaksanaan fisiknya di lapangan. SPK ini

sifatnya mengikat dan dinberikn terlebih dahulu untuk mempercepat pelaksanaan

administratifnya. Meskipun kontrak kerja belum ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Untuk tender internasional istilahnya adalah letter to proceed.

Dengan memakai surat pemberitahuan (letter of award)

Surat ini isinya menjelaskan bahwa calon kontraktor telah menang dan sekaligus menjadi

tanda bagi calon kontraktor tersebut untuk memulai persiaan administratif. Letter of

award dibuat karena adanya kaitan dengan pihak ketiga misalnya untuk kontrak-kontrak

internasional yang sifatnya antara pemerintah (Government to Government / G to G) atau

apabila dananya terdapat di bank internasional.

G. Pelaksanaan Proyek di Lapangan

Pelaksanaan proyek dilapangan dibagi menjadi tiga elemen yang sangat penting dalam

menunjang sukses tidaknya kinerja suatu perusahaan yang telah memenangkan suatu tender.

Berikut ini adalah tiga hal tersebut:

1. Organisasi kerja

Pada saat sebuah tender penawaran dinyatakan menang, maka kegiatan administrasi

proyek akan beralih ke lapangan. Dalam menyusun organisasi kerja di lapangan prinsip

dasar manajeman harus diperhatikan dengan baik terutama faktor-faktor berikut:

Jalan intruksi harus sependek mungkin.

Masing-masing staf personel harus memiliki uraian pekerjaan (job description)

secara jelas, terperinci, dan dibuat oleh atasannya.

Masing-masing individu harus dibekali dengan wewenang untuk mengambil

keputusan yang sesuai dengan jabatannya.

Iklim kerja harus dibina dan dipelihara untuk memungkinkan setiap orang bekerja

secara maksimal, sepadan dengan kapasitas dan kapabilitasnya. Dengan demikian,

kerja sama dapat berjalan tanpa hambatan.

Konsederasi untuk kelangsungan hidup organisasi perusahaan perlu diadakan dengan

cara latihan di semua lapisan, mengembangkan SDA, melakukan alih teknologi, dan

pengetahuan dalm rangka mempersiapkan ke jenjang yang lebih tinggi bagi staf

personelnya.

Organisasi pemilik proyek di lapangan, pada umumnya struktur organisasi yang ada dari

pihak pemilik akan sulit dibebani tanggung jawab untuk mengendalikan proyek secara langsung

mulai dari proses peelaksanaan sampai selesai. Cara menanganinya dengan membentuk Gugus

Tugas (task force) yang penempatannya dikoordinasi di bawah pengelolaan seorang pemimpin

proyek.. Umur gugus tugas ini sama halnya dengan pelaksanaan proyek sehingga apabila proyek

telah selesai dikerjakan, maka otomatis gugus tugas itu akan bubar.

Pihak pemilik proyek biasanya menempatkan seorang resident enginer atau PPHP

(Pimpinan Pelaksana Hari Proyek) atau PROMA (Project Manager) yang pada dasarnya

mewakili pihak pemilik proyek. Bilamana perusahaan pemilik cukup besar, maka pengelolaan

proyek ditangani oleh LITBANG (Bagian Penelitian dan Pengembangan). Dengan demikian

Proma atau PPHP umumnya diambilkan dari bagian tersebut dan bertanggung jawab kepada

manajemen atas. Proma atau PPHP akan dibantu dengan stafnya sebagai gugus tugas proyek

apabila lingkup dan ukuran proyek cukup besar. Proma atau PPHP harus memiliki otoritas dan

wewenang yang cukup untuk mengemban tugasnya sebagai wakil pemilik proyek di lapangan.

Seprang resident engineer mungkin dapat disetarakan dengan pengelola teknik proyek.

Tugas utamanya adalah memonitor pekerjaan kontraktor dan sub kontraktor dengan

tujuan supaya hasil pekerjaan di lapangan akan benar-benar sesuai dengan gambar dan

spesifikasi kontrak serta memenuhi persyaratan pelaksanaannya.

Bilamana pekerjaan yang ditangani melebihi kapasita staf personel yang tersedia maka

umumnya pihak pemilik proyek akan melibatkan pihak ketiga, yaitu konsultan pengawas sebagai

pembantunya.

Secara garis besar resident engineer dalam tugasnya sehari-hari di lapangan adalah

memelihara kerjasama dengan pimpinan proyek kontraktor. Hubungan ini merupakan hubungan

resmi dan formal. Tujuan utam dengan terselenggaranya hubungn kerja sama yang baik, yaitu

menyelesaikan proyek dengan berhasil. Dalam rangka mengamankan kepentingan pihak pemilik

yang diwakilinya, seorang resident engineer tanpa mengurangi tuntutan spesifikasi berusaha

sebaik mungkin membantu dan mempermudah pekerjaan kontraktor. Dia harus mampu

mendapatkan hasil pekerjaan kontraktor yang baik, tanpa direpoti hal-hal yang tidak relevan

dengan pekerjaan. Faktor kejujuran dan keadilan dalam mengambil keputusan yang cepat dan

mantap perlu dimilikinya.

Bilamana lebih dari sebuah kontraktor yang terlibat, maka seorang resident engineer

juga berperan sebagai koordinator sehingga pekerjaan dari para kontraktor tidak saling

menghalangi atau tumpang tindih.

Kemampuan lain yang harus dimiliki resident engineer, yaitu menginterpretasikan

gambar-gambar, spesifikasi, dan kondisi umum dari kontrak secara baik dan tidak berat sebelah.

Semua tes-tes di lapangan dan inspeksi kualitas pekerjaan di lapangan adalah tugasnya dibantu

dengan stafnya. Dia bertanggung jawab atas kelengkapan dan pembuatan dokumen prestasi

kerja. Memeriksa permintaan angsuran(progress plan) kontraktor, dan memberikan penyelesaian

akan hasil yang telah dicapai oleh kontraktor. Dengan demikian, resident engineer memberikan

persetujuan untuk pembayaran atas bagiannya termasuk dari pemborong tersebut dan

mengusahakan bahwa uang yang dibayarkan dapat cepat sampai ke tangan kontraktor.

Perubahan volume dan macam pekerjaan, misalnya:

Pergantian macam pekerjaan,

Tambahan kerja,

Pengurangan volume pekerjaan,

Penghapuan pekerjaan

Kerja ekstra.

Semua itu dapat dilakukan resident engineer bilamana situasi di lapangan dan kondisi

lainnya memaksanya demikian. Perubahan desain sering terjadi pada waktu pelaksanaan karena

dinilai lebih efisien dalam melancarkan pelaksanaan proyek. Perusahaan desain ini membawa

konsekuensi perubahan volume dan macam pekerjaan (work changes) yang mana sebelumnya

tentu telah ada yang diganti. Semua perubahan yang terjadi dalam tahapan perkembangan

implementasi proyek harus direkam dalam set gambar yang disediakan. Dengan demikian, pada

waktu akhir kontrak ia akan mendapatkan rekaman gambar yang up to date dari struktur yang

telah selesai (as built drawing).

Gambar-gambar ini dipersiapkan sejalan dengan berkembangnya perubahan-perubahan

konstruksi dan memperlihatkan detail-detail yang berbeda dari desain yang semula. Gambar ini

bersama dokumen tertulis yang lain merupakan dasar untuk menaksir/menilai bilamana ada

perubahan pembayaran akibat pekerjaan yang bertambah atau berkurang dari kontraktor.

Pertemuan rapat kerja lapangan secara berkala diorganisasi oleh resident engineer guna

membicarakan kemajuan kerja dan masalah-masalah yang perlu dipecahkan secara bersama.

Rapat semacam ini harus dihadiri oleh kontraktor dan sub-kontraktor yang terlibat alam

implementasi proyek. Tujuan rapat ini bukanlah untuk merencanakan dan mengorganisasi tugas

pekerjaan kontraktor, melainkan untuk meninjau hasil pekerjaan yang sedan ditangani.

Frekuensi pertemuan lapangan sendiri ini bergantung pada informasi masalah yang

dibahas. Umumnya antara dua minggu sekali sampai satu bulan sekali. Dengan kata lain, fungsi

resident engineer bersama stafnya adalah untuk melihat bahwa pemilik proyek menerima hasil

pekerjaaj yang diselesaikan oleh pemborong sesusi dengan uang yang dibayarkan kepadanya.

Struktur organisasi lapangn yang tepat bagi sebuah proyek tergantung dari hal-hal berikut

ini:

Lingkup dan besarnya proyek,

Sifat hubungan kontraktual dengan klien.

Kebijakan perusahaan.

Anggota staf yang tersedia untuk proyek tersebut.

Dari pihak kontraktor akan menempatkan stafnya ayng dipimpin oleh manajer lapangan

Penentuan jumlah dan tipe personel/staf yang ditempatkan di lapangan sangat bergantung

pula pada ukuran besarnya proyek dan macam pekerjaannya. Bagan organisasi lapangan dapat

berbentuk sebagai berikut:

Gambar 2 Bagan Organisasi Lapanagn

Proyek manajer sebagai pimpinan keseluruhan proyek mengetahui situasi dan status dari

proyeknya dan dapat mengoordinasi kegiatan bawahannya. Tujuan kepemimpinannya adalah

untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan persyaratan yang telah

ditntukan dalam spesifikasi dan berjalan mengikuti program kerja yang direncanakan dalam

janka waktu dan biaya yang telah ditentukan. Disamping itu, ia harus mengamankan laba yang

telah digariskan oleh piminan perusahaan tanpa harus mengorbankan kualitas pekerjaaan.

Bagian departemen engineering dikelola oleh perekayasa proyek (project engineering)

yang bertanggung jawab atas:

Rencana tapak dan rancang bangun

Rencana, penjadwalan, dan pengontrolan proyek

Kontrol kualitas dan pngujiannya.

Engineering lapangan.

Pematokan dan pengukuran.

Permintaan pembayaran

Sub bagian kepala kantor bertanggung jawab atas:

Menyajikan laporan evaluasi prestasi pekerjaan lapangan secara berkala dan biaya yang

terpakai.

Membuat estimasi biaya

Mengelola buku laporan proyek yang harus diisi setiap hari oeh engineer lapangan

tentang:

Cuaca

Material yang tiba

Absensi tenaga kerja

Peralatan kerja

Program kerja

Masalah lapangan

Keadaan istimewa

Pembuatan permintaan pembayaran

Membuat gambar detail rancang bangun

Membuat as-built drawing, bekerjasama dengan pihak pemilik

Subbagian engineering perencanaan bertanggung jawab atas:

Laporan kemajuan fisik proyek (progress report)

Jadwal pelaksanaan(construction schedule)

Pekerjaan tambah-kurang dan keterlambatan.

Subbagian engineer lapangan dan juru ukur melaksanakan pengukuran di lapangan,

pengujian bahan, pengukuran volume bahan dan pekerjaan, inspeksi lapangan, dn pengawasan.

Pengawasan secara langsung terhadap tenaga kerja di lapangan, pemakaian lapangn kerja

dan bahan, pembagian pekerjaan antar kelompok kerja, memecat dan mempekerjakan seseorang

dalam kelompok kerja tertentu, dan kualitas dari konstruksi merupakan tugas dan tanggung

jawab dari kepala pelaksanaan (chief foreman) atau disebut juga construction superintendent.

Bila ada pekerjaan yang disubkontrakkan, maka kepala pelaksanalah yang mengorganisir

pekerjaannya dengan timnya. Disamping itu, ia harus dapat bekerja sama denagn bagian

akuntansi untuk memastikan bahwa gaji yang tepat dan data biaya yang dikeluarkan oleh anak

buahnya sesuai dengan anggaran yang disediakan.

Bersama bagian perekayasaan, ia menetapkan jumlah pesanan material yang akan

dipakai. Pemesanan peralatan kerja yang akan dipergunakan sembari memerhatikan persyaratan

keseluruhan aspek teknis pelaksanaannya. Dia juga harus menjaga peralatan yang disewa agar

dioperasikan dengan semestinya oleh anak buahnya. Tujuan utama dalam bekerja ialah

menjamin nilai kualitas pekerjaan yang tinggi sesuai dengan spesifikasi dengan biaya minimum.

Sering pengalaman kerjanya dimanfaatkan ole bagian engineer perencanaan (planning

engineer) untuk berkonsultasi masalah-masalah kebutuhan tenaga kerja, tenggang waktu

aktivitas-aktivitas pekerjaan, metode praktis pelaksanaan beserta anak buahnya merupakan

kelompok inti proyek yang menjadi motor pekerjaan sehingga membuahkan produk bangunan

konstruksi.

Bergantung pada kerumitan proyek serta kemampuan personel-personel yang terlibat,

kepala pelaksana dapat ditempatkan lahgsung dibawah manajer proyek atau dibawahi oleh

perekayasa proyek.

Bagian akuntansi memiliki tugas membuat/mencatat pengelolaan keuangan proyek,

menyiapkan daftar gaji, melaksanakan tertib administrasi perkantoran proyek, dan pekerjaan-

pekerjaan administratif lainnya. Pengenalan akan pekerjaan di lapanganserta liku-likunua akan

membantu mereka mendapatkan pengertian yang lebih jelas tentang terminologi pekerjaan,

metode konstruksi, pekerjaan, den sebagainya.

Tugas utama bagian akntansi adalah pada dua bidang pekerjaan :

Bidang perencanaan pembayaran sebelum pekerjaan dilaksanakan, dalam hai ini

berhubungan dengan bagian perekayasaan.

Bidang akuntansi yang mengatur pengadaan dana dan yang mengalokasikan jumlahnya.

Status laporan proyek yang berkenaan dengan biaya proyek muncul pada bagian ini.

Estimator proyek mengumpulkan data-data pembiayaan dan mengolahnya menjadi laporan

proyek untuk kemudian dipakai sebagai dasar masukan bagi manajer proyek.

Tujuan utama pengadaan pekerjaan estimator proyek yaitu:

Mendeteksi pembiayaan yang tidak efisien dan saran untuk menanggulanginya.

Membuat ramalan tentang pemakaian dana untuk pekerjaan mendatang dapat disiapkan

tepat pada waktunya. Banyak pekerjaan proyek yang terbengkalai atau terlambat karena

penyediaan dana untuk kebutuhan yang mendatang tidak dipikirkan/diramalkan jauh-jauh

hari sebelumnya.

Pendekatan yang paling baik organisasi pemborong untuk pekerjaan yan besar adalah

dengan cara WBS (Work Breakdown Structure). Pada prinsipnya tugas proyek yang besar

dipecah-pecah menjadi struktur yang dapat diatasi secara mandiri serta disesuaikan dengan

lokasi dan macam-macam pekerjaan yang dilaksanakan.

Dalam contoh di atas pembagian pekerjaan lebih mendetail untuk masing-masing

subproyek dapat dikembangkan lagi. Hal ini akan terjadi bilamana proyek makin berkembang

dan makin sibuk. Sebuah proyek yang besar dapat mempekerjakan sampai ribuan orang dalam

waktu beban pekerjaan mencapai puncaknya. Menjelang akhir proyek selesai, struktur

organisasinya juga akan menyusut, menyesuaikan dengan situasi dan kondisi pekerjaan di

lapangan.

Pada proyek konstruksi yang relatif kecil, pos pekerjaan yang dapat dirangkap akan

menjadi tanggun jawab satu orang. Beberapa alternatif penempatan staf personel di lapangan

dapat dirinci sebagai berikut:

Bagian akuntansi, pembelian barang, administrasi teknis perekayasaan ditempatkan di

kantor pusat. Sementara yang bertugas di lapangan dalah kepala pelaksana beserta anak

buahnya. Alternatif ini umumnya dipilih apabila lokasi proyek dan kantor pusat

pemborong tidak terlalu jauh.

Engineering perencana, estimator, dan bagian logistik ditempatkan di lapangan bila lokasi

proyek amat jauh

Tipe kontrak yang sifatnya lumpsum cenderung menempatkan staf personel yang

sungguh-sungguh dibutuhkan di lapangan, dengan maksud untuk menekan biaya tidak

langsung sekecil mungkin, lain halnya apabila kontrak diselesaikan dengan tipe prime

cost contracts.

Pada proyek konstruksi yang menggunakan peraatan berat secara intensif, perlu

dipikirkan penempatan seorang manajer peralatan (plant manager) yang membawahi tiga fungsi

pekerjaan sebagai berikut:

Operasi dan pemeliharaan yang dipimpin oleh operator.

Reparasi/service yang dipimpin oleh kepala mekanik (chief mechanic)

Pendukung (gudang spare part, perkakas kerja) yang dipimpin kepala bengkel.

Pada bagian operasi pemeliharaan bertanggun jawab memenuhi kebutuhan peralatan

berat yang siap dipakai. Kapan suatu peralatan berat siap dipakai. Kapan suatu peralatan berat

sudah saatnya diservis dan mengetahui secara tepat mana masing-masing peralatan itu sedang

bekerja dan apa kerjanya.

Bagian reparasi bertanggun jawab pada keadaan “siap pakai” pada alat-alat yang dipakai.

Lokasi bagian pendukung pada umumnya dijadikan satu dengan bagian produksi acuan

(formwork), pekerjaan metal/perpipaan, dan bagian pembesian.

Metode pengelolaan alat-alat berat yang banyak dipakai, yaitu dengan cara

“menyewakan” peralatannya pada pihak proyek, seolah-olah plant departement “berdiri sendiri”

di luar proyek, Hal ini dilakukan untuk mendapat efektifitas kerja bagian peralatan dalam proses

pembangunan konstruksi.

2. Sarana Pelengkap Fasilitas Lapangan (Site Installation)

Perencanaan pelaksanaan pekerjaan proyek konstruksi di lapangan tidak dapt terlepas dari

pelengkapan sarana tempat kerja dan fasilitasnya. Fungsinya sama dengan “dapur” untuk

mengolah bahan/material menjadi “produk” bangunan konstruksi.

Sebagai penjelasan gambar di bawah ini menggambarkan proses perubahan dari masukan

yang berupa material, orang, peralatan, dan metode menjadi keluaran yang berbebtuk bangunan

konstruksi.

Produk

Lapangan

“Dapur”

Meterial _

Orang_______________ Bangunan Kontruksi

Peralatan_____________

Metode_____________

Gambar 3. Proses pekerjaan proyek konstruksi

Perencanaan fasilitas lapangan memberikan peran yang besar dalam persiapan kerja

(work preparation). Kesalahan dalam perencanaan dan penempatan instalasi di lapangan akan

berakibat penanbahan biaya proyek dan mempersulit pelaksanaan konstruksinya.

Elemen-elemen fasilitas lapangan umumnya yang perlu dipikirkan dalam pelaksanaannya

yaitu:

Kantor lapangan. Bilamana diperlukan, dapt dilengkapi dengan tempat tidur/bermalam.

Gudang penyimpanan bahan bangunan seperti peralatan sanitasi, pipa dan lain lain dan

tempat penyimpanan peralatan kerja (pompa air, beton vibrator, dan lain lain). Tempat

penyimpanan bahan bakar harus diletakkan jauh dari sarana yang lain untuk menghindari

bahaya kebakaran.

Tempat kerja untuk menyiapkan acuan, pembengkokan dan pemotongan besi beton,

membuat pra-cetak, dan lain lain.

Peralatan transport untuk memindahkan bahan-bahan dari satu tempat ke tempat lainnya,

misalnya menara angkat (tower crane).

Bengkel mekanik/listrik dan tempat persediaan suku cadang.

Laboratorium untuk menguji kualitas bangunan yang diproduksi.

Garasi atau tempat parkir kendaraan-kendaraan transport.

Fasilitas penerangan (gen-set), air bersih, kompresor, komunikasi (telepon SBB)

tergantung kebutuhan dan situasi setempat.

Fasilitas pembuangan air kotor/WC dan sampah-sampah sebagai hasil produk sampingan

dari proses pelaksanaan. Seperti oli mesin, potongan-potongan kayu, besi beton, peralatan

kerja yang rusak, dan lain sebagainya.