template fm-staf fpsk
TRANSCRIPT
NAMA
NO. KAD PENGENALAN
JAWATAN
GRED
BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN
PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) FAKULTI PERUBATAN DAN SAINS KESIHATAN
TARIKH MEMEGANG JAWATAN
TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan)
NO. TELEFON
FAKS
TARIKH DIBUKA 1 DISEMBER 2009
NO. SEMAKAN 00
TARIKH DIKEMASKINI -
*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.
ARAHAN
FAIL MEJA
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-
tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:
(a) Maklumat organisasi;
(b) Struktur organisasi;
(c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);
(d) Struktur organisasi PTJ;
(e) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai pegawai lain;
(f) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);
(g) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);
(h) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan;
(i) senarai semakan (mengikut senarai tugas);
(j) Senarai jawatankuasa yang dianggotai;
(k) Senarai borang yang digunakan;
(l) Norma-norma kerja;
(m) Senarai tugas;
(n) Senarai tugas harian.
3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu, fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) .
4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:-
(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan
(b) sekurang-kurangnya setahun sekali.
FAIL MEJA Halaman: 2
ISI KANDUNGAN
Bil Perkara Halaman
1.0 MAKLUMAT ORGANISASI
1.1 Latar belakang UPM
1.2 Punca kuasa
1.3 Objektif penubuhan UPM
1.4 Visi UPM
1.5 Misi UPM 1.6 Matlamat UPM
1.7 Piagam pelanggan UPM
5
5
6
6
6
6
7
2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM 8
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
3.1 Latar belakang PTJ
3.2 Fungsi utama
3.3 Dasar Kualiti
3.4 Wawasan
3.5 Misi
3.6 Matlamat
3.7 Piagam Pelanggan
9
10
10
10
10
10
13
4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ 4.1 Carta Organisasi PTJ
4.2 Objektif Kualiti PTJ
15
16
5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 20
6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
21
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
FAIL MEJA Halaman: 3
Bil Perkara Halaman
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN
10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
12.0 SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
13.0 NORMA-NORMA KERJA
14.0 SENARAI TUGAS
15.0 SENARAI TUGAS HARIAN
FAIL MEJA Halaman: 4
1.0 MAKLUMAT ORGANISASI
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1.1 LATAR BELAKANG
Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti
Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya
adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan
Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu
Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Peternakan
dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan
tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam
bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.
Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada
kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan
sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan
sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang
sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya
kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana
Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu
langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi
yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping
berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi
kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.
1.2 PUNCA KUASA
1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);
1.2.2 Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia
(Pindaan) 1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan
1.2.3 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106]
berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.
FAIL MEJA Halaman: 5
1.3 OBJEKTIF PENUBUHAN
Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang
berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti
penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah
negara maju dan memenuhi keperluan pasaran sumber manusia
tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecemerlangan
Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.
1.4 VISI
Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.
1.5 MISI
Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang
memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan
dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia
dan penerokaan ilmu sejagat.
1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
UPM telah menetapkan sepuluh matlamat untuk merealisasikan
wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu
dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap
objektif pula bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan
masing-masing. Kesepuluh-sepuluh matlamat tersebut adalah seperti
berikut:
Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan
berusaha untuk terus maju;
Matlamat 2: Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan
kemahiran insaniah;
Matlamat 3: Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang
terkemuka;
Matlamat 4: Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan
pendidikan dan penyelidikan pertanian;
Matlamat 5: Meningkatkan jalinan industri dan masyarakat;
Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan
FAIL MEJA Halaman: 6
cemerlang;
Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan
amalan terbaik;
Matlamat 8: Menjanakan dan mengurus sumber kewangan universiti
secara cekap dan berkesan;
Matlamat 9: Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan
berasaskan ICT; dan
Matlamat 10: Memperkasakan UPM melalui Alumni
1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI
Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan
budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan
profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:
• Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam
aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan
perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik
yang diterima guna di peringkat antarabangsa;
• Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana
pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan
ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;
• Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang
dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara
secara menyeluruh;
• Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan
serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan
kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk
membangunkan potensi diri staf dan pelajar;
• Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan
kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan
• Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua warganegara dengan
tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan
tinggi yang berkualiti.
FAIL MEJA Halaman: 7
2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM
Halaman: 8
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB
3.1 LATAR BELAKANG FAKULTI PERUBATAN DAN SAINS KESIHATAN
Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan ditubuhkan pada 1 Ogos 1996
melalui percantuman Jabatan Sains Bioperubatan dari Fakulti Kedoktoran
Veterinar dan Sains Peternakan dengan Jabatan Pemakanan dan Kesihatan
Komuniti dari Fakulti Ekologi Manusia dan perwujudan jabatan baru iaitu
Jabatan Sains Perubatan. Pada peringkat awal penubuhannya Fakulti ini
dikenali dengan nama Fakulti Bioperubatan dan Sains Kesihatan. Pada
bulan September 1997, Fakulti Bioperubatan dan Sains Kesihatan secara
rasminya ditukar nama kepada Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan.
Fakulti ini dirasmikan oleh Yang Berhormat Dato’ Seri Mohd. Najib bin Tun
Haji Abdul Razak, Menteri Pendidikan Malaysia pada 4 Ogos 1998.
Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan kini mempunyai empat belas (14)
jabatan iaitu;
1. Jabatan Kesihatan Komuniti
2. Jabatan Sains Bioperubatan
3. Jabatan Pemakanan dan Dietetik
4. Jabatan Perubatan
5. Jabatan Surgeri
6. Jabatan Obstetrik dan Ginekologi
7. Jabatan Patologi
8. Jabatan Ortopedik
9. Jabatan Pediatrik
10. Jabatan Psikiatri
11. Jabatan Pengimejan
12. Jabatan Mikrobiologi dan Parasitologi Perubatan
13. Jabatan Anatomi Manusia
14. Jabatan Perubatan Keluarga
3.2 FUNGSI UTAMAHalaman: 9
Fungsi utama Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan ialah:
1. Menawarkan program perubatan dan sains kesihatan pada peringkat
prasiswazah dan pascasiswazah;
2. Menjalankan penyelidikan dalam bidang perubatan dan sains
kesihatan; dan
3. Memberi dan menjalankan perkhidmatan perundingan profesional
dalam bidang perubatan dan sains kesihatan.
3.3 DASAR KUALITI
Kami beriltizam melahirkan graduan yang unggul dalam bidang perubatan
dan sains kesihatan dengan memenuhi kepuasan pelanggan menerusi
sistem pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan yang dilaksanakan
berasaskan Sistem Pengurusan Kualiti yang sentiasa dipertingkatkan
keberkesanannya selaras dengan MS ISO 9001:2008.
3.4 WAWASAN
Wawasan Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan ialah menjadi pusat
pendidikan, penyelidikan, perundingan dan perkhidmatan profesional
dalam bidang perubatan dan sains kesihatan yang bertaraf dunia.
3.5 MISI
Misi Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan, adalah menawarkan
pendidikan, menjalankan penyelidikan, memberi perundingan dan
perkhidmatan profesional secara cekap dan berkesan dalam bidang
perubatan dan sains kesihatan.
3.6 MATLAMAT FAKULTI PERUBATAN DAN SAINS KESIHATAN
(a) Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya
saing dan berusaha untuk terus maju
i. Objektif
1:
Menawarkan program pengajian berkualiti dan berdaya
saing
Strategi
1 :
Mengemaskinikan kurikulum secara
berkala
FAIL MEJA Halaman: 10
Strategi
2 :
Memperkukuh rangkaian akademik
dalam dan luar negara
Strategi
3 :
Mempertingkatkan promosi pendidikan
ii. Objektif 2: Mempermantap sistem pengajaran dan pembelajaran
Strategi
1 :
Menyediakan sistem pengajaran dan
pembelajaran yang berpusatkan pelajar
Strategi
2 :
Menyediakan sistem dan kemudahan
sokongan yang terbaik untuk memenuhi
keperluan pelajar
Strategi
3 :
Meningkatkan kualiti sistem
penasihatan akademik pelajar
Strategi
4 :
Memantapkan sistem penilaian
pengajaran
Strategi
5 :
Menghasilkan pegawai akademik yang
cemerlang
Strategi
6 :
Mewujudkan sistem insentif kepada
pensyarah sebagai pengiktirafan
terhadap kecemerlangan dalam
pengajaran dan bimbingan pelajar
Strategi
7 :
Membentuk dan memperkukuh
komponen antara disiplin dalam
kurikulum program siswazah
(b) Matlamat 3: Menjadikan UPM sebagai Universiti
Penyelidikan yang terkemuka
i. Objektif 1: Melonjakkan tahap pencapaian penyelidikan ke
peringkat atau kedudukan yang diiktiraf cemerlang
Strategi
1 :
Mendapatkan peruntukan penyelidikan
daripada pelbagai sumber
Strategi
2 :
Menyediakan prasarana penyelidikan
FAIL MEJA Halaman: 11
Strategi
3 :
Mencapai pengiktirafan makmal dan
pusat sebagai entiti rujukan kebangsaan
dan antarabangsa
Strategi
4 :
Mewujudkan kepimpinan penyelidikan
dalam bidang terpilih yang telah
menunjukkan prestasi dan kualiti
bertaraf antarabangsa
Strategi
5 :
Memupuk (nurture) bidang yang
mempunyai potensi strategik
Strategi
6 :
Meningkatkan penyebaran hasil
penyelidikan secara terancang
Strategi
7 :
Memberi keutamaan dan pengiktirafan
kepada kecemerlangan dalam
penyelidikan dan pengkomersialan hasil
penyelidikan
Strategi
8 :
Menggalakkan serta menyediakan
kemudahan pertukaran penyelidik dan
lawatan ahli akademik
ii. Objektif 2: Meningkatkan aktiviti pengkomersialan hasil
penyelidikan
Strategi
1 :
Memperluas perkhidmatan sokongan
penyelidikan
Strategi
2 :
Melindungi Hak Milik Harta Intelek
Strategi
3 :
Menggalakkan pengkomersialan hasil
penyelidikan dan khidmat perundingan
kepakaran
3.7 PIAGAM PELANGGAN
Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan beriltizam memberikan
perkhidmatan secara profesional yang memenuhi kepuasan pelanggan
FAIL MEJA Halaman: 12
selari dengan Dasar Kualiti UPM. Piagam Pelanggan ini juga akan
dijadikan asas untuk peningkatan kualiti perkhidmatan di Fakulti
Perubatan dan Sains Kesihatan.
A. Pengajaran
Memastikan proses Pembelajaran dan
Pengajaran mencapai objektif yang telah ditetapkan dalam suasana
yang kondusif.
Menjamin tiada pertindihan tempat dan waktu
kuliah.
Menjamin kuliah diadakan tepat pada
waktunya.
Jadual Waktu boleh diperolehi seminggu
sebelum semester bermula.
Memastikan semua keputusan peperiksaan
pelajar dapat dikeluarkan dalan tempoh dua (2) minggu dari tarikh
peperiksaan.
Menjamin setiap pelajar dapat berjumpa
Penasihat Akademik sekurang-kurangnya 2 kali setiap semester.
Segala rayuan mengenai keputusan
peperiksaan akan diberi pertimbangan yang sewajarnya.
B. Penyelidikan
Menghormati kod etika penyelidikan semasa
menjalankan penyelidikan.
Menyebarkan hasil kajian fakulti melalui
penerbitan / konferensi / jurnal.
Menghasilkan penerbitan di dalam jurnal yang
berujukan (refered) atau terujuk (cited) melalui penyelidikan yang
berkualiti, releven dengan kehendak semasa dan berpotensi untuk
dikomersilkan sekurang-kurangnya satu penerbitan setahun.
C. Pengurusan
FAIL MEJA Halaman: 13
Menjamin layanan kepada pelanggan dalam
suasana mesra, efisien dan profesional.
Surat Jaminan Perubatan dapat disediakan
dalam tempoh satu hari.
Tuntutan perbelanjaan akan diluluskan tidak
melebihi dua (2) hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap
diterima.
Kelulusan Cuti Rehat / Aktiviti Luar Kampus
akan dimaklumkan dua (2) hari sebelum tarikh cuti / aktiviti yang
dipohon.
Semua kemusykilan dan pertanyaan daripada
pelanggan dalam dan luar Universiti akan diakui penerimaannya
sahaja tidak lewat dari atau satu (1) hari bekerja dari tarikh
penerimaan surat.
D. Perkhidmatan Profesional
Setiap pelanggan dilayan dengan baik, mesra,
bertimbang rasa, jujur dan ikhlas.
Memberi Perkhidmatan Profesional dari segi
kepakaran.
Setiap pelanggan akan diberi jaminan
kerahsiaan kes rawatan peribadi.
Segala maklumat mengenai pesakit dan
rawatan akan dirahsiakan dan hanya boleh diberitahu kepada pihak
tertentu dengan keizinan pelanggan tertakluk kepada undang-
undang.
• Memastikan proses Pembelajaran dan Pengajaran mencapai objektif yang telah ditetapkan dalam
suasana yang kondusif. • Menja semua keputusan peperiksaan pelajar dapat
dikeluarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh peperiksaan.
• Menjamin setiap pelajar dapat berjumpa Penasihat Akademik sekurang-kurangnya 2 kali setiap se
FAIL MEJA Halaman: 14
4.0 STRUKTUR ORGANISASI PUSAT TANGGUNGJAWAB
4.1 CARTA ORGANISASI
FAIL MEJA Halaman: 15
4.2 OBJEKTIF KUALITI FAKULTI PERUBATAN DAN SAINS KESIHATAN
A) Skop Pengajaran dan Pembelajaran
Bil. Proses Objektif Kualiti
1.
Pembentukan Program (Akreditasi dan penilaian program)
Membina program yang memenuhi keperluan pasaran, Dasar Pendidikan Negara dan Kemahiran baru
Mendapat akreditasi daripada badan profesional dan pengiktirafan daripada penilai program
Semakan semula program
Melaksanakan semakan / pengubahsuaian mengikut keperluan
2.
Pengurusan sumber manusia, infrastruktur dan persekitaran kerjaa) prasarana
Menyediakan makmal, kemudahan ITAV dan infrastruktur yang memenuhi keperluan pengajaran dalam bidang Perubatan dan Sains Kesihatan
Melaksanakan aspek-aspek keselamatan, kesihatan dan kebajikan pengguna di makmal mengikut Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, 1994
Pengendalian makmal, kemudahan ITAV dan infrastruktur oleh staf yang mencukupi dan kompeten
Pengurusan aktiviti makmal, ITAV dan infrastruktur yang terancang dan teraturi) menyediakan staf yang
berkelayakan dari segi akademik, kemahiran dan pengalaman
Memastikan nisbah pengajaran yang sesuai
Pengurusan sumber manusia, infrastruktur dan persekitaran kerjab) Latihan staf
Memberi peluang latihan secara berterusan kepada semua staf yang menjalankan tugas di Fakulti bagi menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
3.
a) Pengendalian Kursus (Kuliah dan Amali)
Pengendalian aktiviti pengajaran dan pembelajaran yang lengkap
Kelayakan tenaga pengajar
b) Penilaian Kursus Kursus yang mantap
c) Penilaian Pengajaran
Kursus yang mantap
4.
Pengendalian Peperiksaan, Peperiksaan Akhir dan Peperiksaan Profesional
Peperiksaan mengikut perancangan Keputusan dikeluarkan pada masa ditetapkan Melaksanakan tindakan bimbingan bagi pelajar
lemahi) Program Doktor Perubatan <50%ii) Program Sains Kesihatan <40%
FAIL MEJA Halaman: 16
Bil. Proses Objektif Kualiti5.
Tindakan Pembetulan
Melaksanakan tindakan pembetulan ke atas aduan dan memastikan keberkesanan tindakan
6.Tindakan pencegahan
Memastikan analisa pola ketidakpatuhan yang berpotensi
B. Skop Penyelidikan dan Pembangunan Komersil
Bil. Proses Objektif Kualiti
1.
Penjanaan Dana Penyelidikan
Meningkatkan peratusan pensyarah yang memohon
Meningkatkan bilangan permohonan yang berjaya
2.Perlaksanaan dan Pemantauan Penyelidikan
Pengurusan Kewangan terancangi) Mencapai matlamat ‘milestone’ii) Menghantar laporan dalam jangka masa
yang ditentukaniii) Meningkatkan prestasi kerja felo
penyelidikan / felo perunding / pasca doctoral / pembantu penyelidik termasuk RA / GRF (menghantar penilaian prestasi sekurang-kurangnya 6 bulan bekerja)
iv) Meningkatkan kualiti datav) Memastikan bacaan tepat dan boleh
dipercayai
Perlaksanaan tindakan pembetulan
3.Penyebaran Hasil Penyelidikan
Penerbitan berwasit (setara)
Pembentangan hasil penyelidikan dalam konferensi nasional / antarabangsa
Penyebaran dalam bentuk penerbitan berwasit dan pembentangan hasil penyelidikan boleh diganti dalam bentuk paten / software copyright / plant variety / reka bentuk perindustrian
Produk komersil
C) Skop Pengajian Siswazah
FAIL MEJA Halaman: 17
Bil. Proses Objektif Kualiti
1.
Pengambilan dan Kemasukan Pelajar Siswazah
Keputusan permohonan kemasukan dimaklumkan selewat-lewatnya dua (2) bulan selepas tarikh tutup permohonan (tertakluk kepada permohonan lengkap diterima.
2.Pendaftaran Pelajar
Pelajar mendaftar tidak lewat dari minggu kedua (2) selepas semester bermula.
Keputusan permohonan pertukaran program / struktur/bidang pengajian dimaklumkan dalam tempoh dua (2) bulan selepas tarikh tutup permohonan (tertakluk kepada permohonan lengkap).
Keputusan permohonan naik taraf pengajian ke program PhD dimaklumkan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas permohonan lengkap diterima.
Keputusan permohonan penangguhan pengajian dimaklumkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas permohonan lengkap diterima.
Keputusan permohonan pelanjutan pengajian dimaklumkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas permohonan lengkap diterima.
3.Penyeliaan dan Penasihatan Pelajar
Penyelia mendapat sekurang-kurangnya skor 4 daripada 5 penilaian penyeliaan semester.
4. Penilaian tesis
Pelajar menduduki viva dalam tempoh tiga (3) bulan selepas penyerahan tesis kepada Sekolah Pengajian Siswazah / Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan untuk pemeriksaan.
5.Pengurusan Biasiswa / Bantuan Kewangan
Keputusan permohonan bantuan siswazah (GRF/GRA) dimaklumkan selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas tarikh tutup permohonan.
6.Pengurusan Prestasi Pelajar
Keputusan peperiksaan semester dimaklumkan kepada pelajar dalam tempoh satu (1) bulan selepas hari terakhir untuk memasukkan gred (Keputusan adalah termasuk gred TL).
Pelajar PhD bergraduat tidak lewat dari 10 semester.
7.Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah
Keputusan pengurniaan ijazah kepada pelajar dimaklumkan dalam tempoh satu (1) minggu selepas Senat membuat pengesahan.
8.Semakan Semula Program / Kursus
Semakan Semula Program/Kursus sedia ada dibuat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh lima (5) tahun (dikendalikan oleh Fakulti/GSM)
9.
Penilaian Pengendalian Kursus / Tutorial / Amali
Pensyarah/pensyarah sambilan mendapat skor 4 daripada 5 untuk penilaian pengajaran kursus / tutorial / amali.
FAIL MEJA Halaman: 18
Bil. Proses Objektif Kualiti10.
Perkhidmatan Serah Urus
Pemeriksa tesis mendapat skor 4 daripada 5 untuk penilaian pemeriksa tesis
FAIL MEJA Halaman: 19
5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI
Contoh:
FAIL MEJA Halaman: 20
6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Contoh:
Bil.Tugas pegawai atasan
yang ada hubunganTugas dan
tanggungjawabKuasa yang
diberiTugas pegawai lain yang ada hubungan
serta jenis hubungan1. Pendaftar/Wakil
Pengurusan Meluluskan dan
mengesahkan dokumen MS ISO 9001:2008
Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 dan sistem ISO INTRANET.
Tiada Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen di entiti Pejabat pendaftar (TPKD) Mengurus, mengawal dan
menyelenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di entiti masing-masing.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu Ketua seksyen mengurus,
mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 dan sistem ISO INTRANET.
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Membantu dalam penambahbaikan
Sistem ISO INTRANET.
Ketua Seksyen/Staf Pejabat Pendaftar Menyemak/menyedia draf dokumen
operasi masing-masing dan membuat permohonan pindaan dokumen kepada PKD/TPKD .
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Menyelenggara dokumen Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008
FAIL MEJA Halaman: 21
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
Contoh:
7.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-
undang Peraturan1. Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen
dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperti cop ‘Dokumen Terkawal’). Tempat simpanan ini adalah di Pusat Dokumen dan Rekod.
Pendaftar
2. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama dokumen terkawal.
3. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti sebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/PEND/P001).
Pendaftar/Wakil Pengurusan
Standard MS ISO 9001:2008
4. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam sistem ISO INTRANET.
5. Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub-menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET mengunakan perisian macromedia.
Pen. Peg. Teknologi Maklumat
6. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.
7. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)
FAIL MEJA Halaman: 22
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
Contoh:
8.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET
FAIL MEJA Halaman: 23
9.0SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN
BIL No. Dokumen Tajuk Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
FAIL MEJA Halaman: 24
10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
Contoh:
10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET
Bil PerkaraTandaka
n (√ )Catatan
1.Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD)
2. Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan
3. Pindaan pada dokumen
4.Pindaan pada Senarai Utama Dokumen Terkawal.
5.Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan Pendaftar pada muka hadapan dokumen
6.Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET
7. Cetakan
8.Pengedaran dan penarikan dokumen (Log Pengedaran dan Penarikan Dokumen)
9. Rincih dokumen
10.Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan Dokumen (PKD)
FAIL MEJA Halaman: 25
11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
Bil Jawatankuasa Keanggotaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
FAIL MEJA Halaman: 26
12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
FAIL MEJA Halaman: 27
13.0 NORMA-NORMA KERJA
Bil. Kerja / Aktiviti / ProjekPetunjuk Prestasi(Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)
1.
FAIL MEJA Halaman: 28
14.0 SENARAI TUGAS
Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ)
: Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan
Nama Pegawai dan No. Kad Pengenalan
:
No. Staf :
Jawatan dan Ged :
Bahagian/Seksyen/Jabatan :
Pegawai Penilai Pertama :
Pegawai Penilai Kedua :
Senarai Tugas dan Tanggungjawab:
Tarikh Kuatkuasa :
Tandatangan dan cop Ketua PTJ/Bahagian
:
FAIL MEJA Halaman: 29
15.0 SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :
Bil Tugas Catatan
Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau mana-mana log tugas harian
FAIL MEJA Halaman: 30