tema: elaboraciÓn de un sistema de contabilidad...
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA: ELABORACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
UTILIZANDO MICROSOFT EXCEL EN LA FUNDACIÓN PARA EL
DESARROLLO HUMANO PROMOSER EN LA CIUDAD DE
QUITO, PROVINCIA DE PICHINCHA
AUTOR: ROBERTO AGUSTÍN MEDINA YÁNEZ
TUTOR: M.Sc. PABLO CUESTA
AÑO 2013
i
DEDICATORIA
Durante muchos años he dedicado tiempo y esfuerzo a la culminación de la carrera, nuestros padres
comienzan dándonos un gran aliento cuando con mucho orgullo y expectativa nos hacen ingresar en el
jardín de infantes, después nuestros sueños van aumentando conjuntamente con el desarrollo de
nuestro cuerpo, llegamos a la escuela y colegio, nos alejamos de la familia pero siempre están a nuestro
lado. Finalmente arribamos a una Institución en donde comienza nuestra vida profesional la
Universidad dueña de nuevos ideales y sueños.
Todas esas nuevas metas se ven plasmadas en el esfuerzo de la elaboración de este sistema contable
que se ve reflejado en este libro, dedico a Ti Dios porque siempre has estado a mi lado levantándome
en tus hombros y caminando a mi lado, a mis padres que han sido mi muralla y mi sostén en todos los
momentos de mi vida, a mi esposa que ha sido fiel compañera y a mis hijos que son mi motor de cada
día.
Roberto Agustín Medina Yánez
ii
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Tecnológica Equinoccial que ha sido mi hogar durante 7 años, a mis profesores que
han sabido ser la guía en el camino, no solo para adquirir nuevos conocimientos sino llevarnos a cada
uno de los estudiantes hacia nuevos senderos que se encuentran construidos en bases sólidas de ética
y valores. A mi profesor Pablo Cuesta quien me ayudó en gran manera a la culminación de esta Tesis,
brindándome todos sus conocimientos.
Roberto Agustín Medina Yánez
iii
DECLARATORIA DE AUTENTICIDAD O
RESPONSABILIDAD
El desarrollo de esta Tesis: “Elaboración de un sistema de contabilidad utilizando Microsoft Excel en la
Fundación para el Desarrollo Humano Promoser en la ciudad de Quito, Provincia Pichincha”, fue
autorizado por la Junta de Socios Fundadores de la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser de
acuerdo a procedimientos, técnicas propuestas y que son exclusiva responsabilidad del autor.
Roberto Agustín Medina Yánez
C.C. 1716609159
iv
CERTIFICACIÓN
Certifico que la presente Tesis: “Elaboración de un sistema de contabilidad utilizando Microsoft Excel
en la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser en la ciudad de Quito, Provincia Pichincha”, fue
elaborada luego de la investigación realizada por el Sr. Roberto Agustín Medina Yánez, como requisito
previo a la obtención de su título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría de la Universidad
Tecnológica Equinoccial modalidad a distancia.
MASTER PABLO CUESTA
DIRECTOR DE TESIS
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ....................................................................................................................................................... 3
1 TEMA ........................................................................................................................................................ 3
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................................................. 3
1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................................... 3
1.1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................................................ 3
1.1.3.1 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................................ 4
1.1.4 IDEA A DEFENDER .............................................................................................................................. 4
1.1.5 OBJETIVOS .......................................................................................................................................... 4
1.1.5.01 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 4
1.1.5.02 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................... 5
1.2 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA ..................................................................................................................... 5
CAPÍTULO II ...................................................................................................................................................... 8
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ......................................................................................................................... 8
2.1.1 MARCO TEÓRICO................................................................................................................................ 8
2.1.2 MARCO CONCEPTUAL ...................................................................................................................... 27
2.2 ANTECEDENTES ................................................................................................................................... 39
CAPÍTULO III ................................................................................................................................................... 41
METODOLOGÍA .............................................................................................................................................. 41
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ..................................................................................................................... 41
3.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................................................................... 41
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ..................................................................................................................... 41
3.3.1 POBLACIÓN ...................................................................................................................................... 41
3.3.2 MUESTRA.......................................................................................................................................... 42
3.4 FORMULA DE CUANTIFICACIÓN DE LA MUESTRA .............................................................................. 42
3.4 MUESTREO .......................................................................................................................................... 43
3.4.1 PROBABILÍSTICO ............................................................................................................................... 43
3.4.2 NO PROBABILÍSTICO ........................................................................................................................ 43
3.5 TIPO DE ANÁLISIS ................................................................................................................................ 43
3.6 ENCUESTA ............................................................................................................................................ 44
3.7 TABULACIÓN DE DATOS ...................................................................................................................... 44
3.7.1 VARIABLES CUANTITATIVAS ............................................................................................................ 45
3.7.2 VARIABLES CUALITATIVAS ............................................................................................................... 46
3.7.3 RESULTADOS .................................................................................................................................... 47
CAPÍTULO IV .................................................................................................................................................. 53
PROPUESTA ................................................................................................................................................... 53
4.1 SISTEMA DE CONTABILIDAD ............................................................................................................... 53
4.1.1 DISEÑO DEL PROGRAMA EN MACROS Y VBA ................................................................................. 53
4.2 RESULTADOS ....................................................................................................................................... 75
CAPÍTULO V ................................................................................................................................................... 88
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 88
5.1 CONCLUSIONES ................................................................................................................................... 88
5.2 RECOMENDACIONES ........................................................................................................................... 88
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................................ 90
GLOSARIO ...................................................................................................................................................... 92
ANEXOS .......................................................................................................................................................... 93
1
INTRODUCCIÓN
El Ecuador en la actualidad se encuentra en momentos en los cuales se han ido incrementado los
precios y por tanto cada una de las empresas piensan en cómo y en qué destinar sus recursos
monetarios, esto involucra la compra de un sistema contable que le ayude a llevar los datos de manera
ordenada, en caso de no hacerlo esto llevará a la Institución a no contar con datos precisos y si bien
tiene liquidez puede que se encuentre generando pérdidas; porque si bien tiene un buen movimiento
bancario eso no garantiza que tenga una utilidad o que pueda reconocer en que producto le está
generando Superávit o Déficit.
Los empresarios en el Ecuador no saben de la importancia que tiene la contabilidad y que se generen
los datos de forma rápida, oportuna y confiable; esto se genera con el personal capacitado en la materia
y con una herramienta informática. Por esto motivo se trata de implementar un programa contable
barato en el cual muchos profesionales del área financiera ya tienen conocimientos previos en
Microsoft Excel de nivel medio y avanzado, esto se debe a que en la profesión se utiliza este tipo de
software como que fuera el aire, por ello la gran mayoría de fórmulas, códigos mediante la utilización
de VBA con las que cuenta y que se han ido desarrollando facilita el ingreso de los documentos fuente
en cada una de las hojas de cálculo.
Las empresas grandes del país no tienen ese problema porque destinan una parte de sus ingresos a la
contratación de personal capacitado, y; en la adquisición de sistemas contables altamente eficientes,
que por el precio de los mismos las compañías pequeñas no pueden acceder. A esto se puede añadir
que el programa contable en la mayoría de ocasiones no se adapta a la realidad; debido a que fueron
creadas para un específico tipo de negocio entonces se sujeta el sistema solo a ese paradigma, también
para el entendimiento del nuevo software de la compañía se requiere de ingresar al personal a una
instrucción formal y eso lo hace un proceso costoso así como también de larga duración que al final del
período de implementación incluso cuándo ya está operativo ahí surgen los cuestionamientos por parte
2
de los empleados y ello va a generar un gasto, mientras que los ejecutivos de las empresas compraron
el producto para ser destinado como una inversión y tener resultados inmediatos.
Con la elaboración de este proyecto se busca introducir un nuevo sistema contable de código abierto,
por tanto barato, además que la persona que lo elabora vaya diseñando de acuerdo a las necesidades
de la empresa y del entorno, guiar en el desarrollo del mismo mediante la explicación de ciertas
fórmulas que se usan en Excel y VBA.
3
CAPÍTULO I
1 TEMA
“Elaboración de un sistema contable utilizando Microsoft Excel en la Fundación para el desarrollo
humano Promoser de la ciudad de Quito, Provincia de Pichincha”
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las empresas sin fines de lucro en este país buscan la forma de obtener recursos tanto públicos como
privados, y de esta manera poder trasladarlo a sus productos o servicios y dar beneficios a la sociedad;
estas mismas instituciones están en la búsqueda permanentemente de bajar los costos y gastos. El pago
a los profesionales y los valores que se destinan para llevar la información contable a los Estados
Financieros requiere una gran cantidad de recursos monetarios, obviamente eso depende del
proveedor del servicio y del profesional. Pero si de obtener resultados se trata se debe contratar lo
mejor y comprar el producto adecuado, los sistemas contables en el mercado son buenos pero unos 4
que se ha podido conocer (pero por ser una investigación no se va a nombrar a los programas) y utilizar
los mismos se topa con ciertas deficiencias, además que la institución necesita invertir en la
capacitación del personal y mantenimiento del software adquirido.
1.1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿De qué manera se puede implementar un sistema contable en una Fundación y que pueda ser capaz
de brindar una información financiera a la Dirección de la empresa de una manera oportuna y veraz?
4
1.1.3.1 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo se debe construir un software contable en Excel, en el que se pueda registrar y utilizar la
información de una manera sencilla y amigable para el usuario?
¿De qué manera podemos elaborar diferentes hojas de cálculo las que contengan fórmulas y
parámetros para que sean utilizadas en el manejo de la información y esta sea más fluida, útil y veraz
para la empresa?
¿Cómo le beneficia a la fundación trabajar con este tipo de sistema contable?
¿Cómo analizar la información y las fórmulas que se utilizan en cada hoja de cálculo para conocer cada
uno de los parámetros que involucran el sistema y que se encuentre bien configurado?
1.1.4 IDEA A DEFENDER
La implementación de un sistema contable utilizando el programa Microsoft Excel va a reemplazar los
diferentes sistemas contables que se encuentran en el mercado y va a brindar una información contable
y financiera oportuna, eficiente y productiva a la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser.
1.1.5 OBJETIVOS
1.1.5.01 OBJETIVO GENERAL
Elaborar un sistema contable en Microsoft Excel que vaya de acuerdo a las necesidades de la Fundación
para el Desarrollo Humano Promoser, incorporando en cada hoja de cálculo herramientas y fórmulas
que permitan ingresar la información contable y luego distribuir los datos y saldos a los diferentes
reportes financieros.
5
1.1.5.02 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Escuchar las necesidades de la empresa expresadas por parte de la Dirección de la Fundación
para el Desarrollo Humano Promoser para ir elaborando un análisis de los planes que tiene la
empresa en el área contable.
Elaborar un diagrama de flujo en donde se construya la forma en la que van a ser diseñadas las
hojas de cálculo para el correcto funcionamiento del sistema contable en Microsoft Excel.
Elaborar el Plan de Cuentas para la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser.
Dividir en hojas de cálculo el Plan de Cuentas, libro diario, mayor general, Balance de
Comprobación y General, Estado de Ganancias o Pérdidas, y otro tipo de informes: Semanales,
mensuales y anuales.
Analizar los resultados que se obtuvieron e identificar si cada uno de ellos es confiable para la
presentación de informes a los socios fundadores.
Elaborar reporte resumen que sirva para desarrollar las declaraciones de impuestos mensuales
que debe cumplir la Fundación.
Presentar los resultados que se obtuvieron en el periodo analizado a la Presidencia de la
empresa.
Recoger los comentarios que se obtuvieron de la Dirección para mejorar el sistema contable.
1.2 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA
Las experiencias obtenidas con los 4 diferentes programas contables ha sido productiva y a su vez
deficiente, los problemas más determinantes que se pueden identificar inmediatamente son los costos
de adquisición y de mantenimiento. A esto se debe añadir que al adquirir el software hay otro concepto
que se debe considerar porque los empleados no conocen el sistema salvo la persona que lo recomendó
por tanto se requiere brindar capacitación al personal que se encuentra laborando en la empresa.
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Se ha podido observar muchas veces que a los directivos no les gusta adquirir software y/o capacitar al
personal porque son considerados un gasto y no una inversión; para dar esta aseveración cito la
siguiente información que se encontró en Internet: “El temor de los empresarios a invertir en
capacitación radica en no poder cuantificar los beneficios provocados por ésta; inclusive, algunos creen
que intentar una medición específica puede tener más costos que beneficios.” (COMMUNICARE.NET,
2013). En pocas palabras prefiero tener un déficit de 100 antes que 1000 y enviar a los colaboradores
a la instrucción formal además de pérdida de tiempo es dinero para la compañía.
Durante las labores en cada una de las empresas también se encontró deficiencias en los programas,
en uno de ellos los Activos Fijos de la empresa se depreciaban si se le activaba al final del mes. Claro
está que en este caso eso es visto como una deficiencia de la política contable establecida por el
Contador; pero, la empresa proveedora del Software lo que hacía era aplicar deliberadamente el gasto
de un día como mes completo sin importar que día ingresaba el Activo Fijo a estar productivo.
Por estos ejemplos que se citaron anteriormente se propuso desarrollar una herramienta en Excel,
esperando que esto ayude a los contadores en la realización de su trabajo diario, porque todos los que
trabajan y estudian en esta área tienen un conocimiento alto de Microsoft Excel y en algunos casos
también Access, ello ayuda que sea posible y fácil para que cada uno de ellos pueden diseñar el sistema
contable de acuerdo a las necesidades de la empresa y por supuesto del personal que va a estar a cargo
del proceso de registro de la información.
Este tipo de herramienta puede ser útil para una compañía ya sea de servicios o producción, pero claro
está que va a ser para una PYME porque las empresas grandes que se encuentran en el mercado tienen
otro tipo de necesidades y problemas. Además que Excel tiene un inconveniente y es el número de
celdas con la que cuenta cada hoja de cálculo, es decir, es apto para cierto número de transacciones y
por ende registros contables al año.
Finalmente Excel se puede utilizar de diferentes formas, esto es una cualidad del programa porque
cuenta con gran cantidad de herramientas, los profesionales en esta área pueden usarla de una manera
7
sencilla y van a lograr realizar un trabajo optimo; por tanto se espera que las necesidades que se tengan,
se puedan acomodar a las de la empresa y de los profesionales contables.
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CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1.1 MARCO TEÓRICO
Al momento de buscar un sistema contable se debe realizar un análisis dentro de lo que se encuentra
en el mercado, porque se puede encontrar un software que vaya de acuerdo a los requerimientos
institucionales, los ERP son los más usados porque disponen de gran cantidad de recursos y sirven en
todos los ámbitos y áreas que componen las compañías; el más conocido y que consigue mayor
notoriedad es el SAP; comenzó en el mercado en las grandes empresas pero su participación de ventas
ha ido en aumento de acuerdo a los últimos años.
SAP AG (en la Bolsa de Fráncfort y NYSE, SAP) es una multinacional alemana dedicada al diseño
de productos informáticos de gestión empresarial, tanto para instituciones públicas como privadas.
Competidor directo del otro gigante del sector, Oracle, se calcula que «entre el 70% y el 80% del
mercado de grandes empresas» utilizan sus productos. Fundada en 1972, y con sede en Walldorf,
Baden-Württemberg, sus productos incluyen SAP ERP, SAP Business Warehouse (SAP BW), SAP
BusinessObjects software, y SAP HANA. Su capitalización bursátil en 2010 fue de 59 mil millones de
dólares. (WIKIPEDIA, WIKIPEDIA, 2013)
Entonces esto demuestra que hay un mercado fuerte el cual se lo puede explotar ya que no todos son
capaces de tener acceso a este formidable paquete de datos, si bien los programas ahora son
sofisticados; estos por si solos no desarrollan el trabajo necesitan la ayuda del digitador y del
profesional para poder valorar toda la información que se contiene en el sistema contable,
administrativo, financiero, tesorería, logística (compras, ventas, producción, despachos y recepción de
productos e insumos), inventarios, costos de producción, recursos humanos, nómina y demás módulos
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contenidos dentro de este tipo de programas. El principal material de las empresas sigue siendo el
capital humano para poder alcanzar altos estándares de eficiencia y llevar a las compañías a dónde se
encuentran.
Cada empresa requiere contar con una herramienta en la que canalice de una manera sencilla los datos
que se obtiene de los movimientos que se realizan diariamente, esto se logra con los programas
informáticos, la utilización de ERP es fundamental en la actualidad porque la manera que expresa la
información es necesaria para la toma de decisiones.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés), son sistemas
de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las
operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de
bienes o servicios.
La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la planificación de recursos de
manufactura (MRPII) y seguido de la planificación de requerimientos de material (MRP); sin embargo
los ERP han evolucionado hacia modelos de subscripción por el uso del servicio como: SaaS, cloud
computing1.
Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas
y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la Planificación de Recursos
Empresariales o el software ERP pudieron intervenir en el control de muchas actividades de negocios
como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y
la administración de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y
el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de
1 Revisar glosario
10
apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al
consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes o con los sistemas de negocios
electrónicos tales como: comercio, administración, telecomunicaciones y finanzas; asimismo, es un
sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación
administrativa con ellos (SRM).
Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus módulos más comunes se encuentran el
de manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además
la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administración de recursos humanos, y herramientas de
mercadotecnia y administración estratégica.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
Optimización de los procesos empresariales.
Acceso a la información.
Posibilidad de compartir información entre todos los componentes miembros de la
organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de
respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna
de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resume en la resolución de los problemas
contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, se permite un mayor en: control contable,
inmovilizado, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, y otros.
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Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de
ser modulares y configurables:
Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de
sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se
encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos
del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
Configurables: Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del
software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la partición de lotes pero otra por las características que posee no requiera de este
tipo de parámetros. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación
de cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos.
Otras características destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada.
Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos,
aunque no siempre es necesario (WIKIPEDIA, WIKIPEDIA, 2013).
Los sistemas contables fueron desarrollados para simplificar las tareas de contabilidad. El Software
contable registra y procesa las transacciones que se generan en una empresa o actividad productiva:
las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control
de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, y otros. Para ello solo hay que ingresar la
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información requerida, como las políticas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa
realice los cálculos automáticos necesarios.
Estas funciones del programa contable pueden ser desarrolladas internamente por la compañía que lo
está utilizando o puede ser adquirido a un tercero y desarrollado con capacidades extras, existiendo
también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un
tercero con modificaciones locales.
Desde mediados del año 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidación considerable, muchos
proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde
el 2000 ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de código abierto. (WIKIPEDIA,
WIKIPEDIA, 2013)
Lo que incrementa las posibilidades de ir en búsqueda de un software libre y que no se requiera de la
obtención de una licencia para poder utilizarlo y que se adapte a las necesidades y requerimientos de
la empresa.
Los sistemas contables de código abierto si bien no generan ningún egreso de dinero en la adquisición
del mismo, si se requiere de un profesional en sistemas que realice el desarrollo del mismo y adapte el
programa a la realidad nacional y empresarial.
Cuando se trata de PYMES que utilizan software de código abierto, parecen obtener la mayoría de la
prensa. Sin embargo, las pequeñas oficinas / oficinas en casa (SOHO) (POOC), así como las
configuraciones para empresas con 10 empleados o menos pueden ver aún incrementado los
beneficios por cambiar a las aplicaciones de código abierto.
¿Por qué todas las legiones POOCs deben considerar utilizar el software de código abierto?
Principalmente por el ahorro de costes. Un simple cambio de Microsoft Office a OpenOffice.org, por
ejemplo, puede ahorrar a una pequeña empresa alrededor de $ 400 (o más) por PC. Cuando estás en
la fase de arranque deben mirar cada centavo, el ahorro puede suponer una gran diferencia.
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Por supuesto, muchos propietarios de pequeñas empresas se atreven a probar el software de código
abierto. Después de todo, si usted tiene 10 o menos empleados, probablemente no tendrá un tipo de
TI que venga a ayudarle si algo va mal. Y otros nunca han oído hablar del software libre o no saben
acerca de las aplicaciones de alta calidad que están disponibles.
Con estos propietarios de negocio en mente, se ha recopilado una lista de 50 excelentes aplicaciones
de código abierto para usuarios de SOHO. Se trató de reducir la lista, las aplicaciones más probadas,
aplicaciones fáciles de utilizar que el promedio de propietarios de pequeñas empresas con mínima
experiencia técnica sería capaz de instalar y de usar por su cuenta.
Si usted está casado en el concepto de código abierto y listo para convertir a Linux en el escritorio o
nunca ha escuchado de software de código abierto antes de hoy, creemos lo que encontrará al menos
unas aplicaciones en esta lista que puede ayudar a su pequeña oficina mejorar su rentabilidad. (LINUX,
2013)
En el conocimiento previo que se pudo observar y se citó en párrafos anteriores, los países y las
empresas siempre están buscando la optimización de recursos porque la implementación de los
sistemas ERP son muy costosos son generosos en cuánto a la gran cantidad de datos que otorgan pero
por ello son costosos; es decir, siempre se está en la búsqueda de gastar menos dinero para generar un
mayor beneficio para el negocio.
La contabilidad no escapa de este esquema así que una buena forma de disminuir costos en las
pequeñas y medianas empresas es mediante la adquisición de un software contable de código libre.
Estas tendencias van creciendo y nacieron al tener a las grandes corporaciones tratando de generar
una mayor utilidad por el cobro de las licencias, de esta manera llegaron nuevos investigadores que
conocían el sistema pagado y que ahora quieren adaptar estos sistemas a su realidad.
Los procesos contables antes en cada región del mundo se llevaba diferente porque cada país contaba
con Normas de Contabilidad en el caso del Ecuador hasta el momento se las conoce como, las NEC (que
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aunque caducas porque todos los movimientos comerciales, financieros y de mercado han ido
evolucionando en el tiempo mientras que estás no siguieron el mismo camino y ya no cuentan con las
actualizaciones requeridas, por ejemplo: El arrendamiento mercantil, activos biológicos), reglamentos
y leyes que dictamina el SRI o entidades de control como es la Superintendencia de Compañías. Los
organismos internacionales se pusieron de acuerdo y ahora cada uno ingresa la información contable
de acuerdo a las NIIF las mismas que se desarrollaron en base a las NIC, a fin de presentar los Estados
Financieros de manera estándar, por tanto el trabajo de adaptación del sistema en cada una de las
empresas es más sencillo porque cada compañía ya sea que ofrezcan servicios o productos. De acuerdo
a estos principios contables, se las puede mirar de una manera igual al momento de analizar las cifras
que componen el Balance General.
Existe en el mercado nacional varios tipos de programas contables: de código abierto, con licencias,
importados, internacionales cambiados el código fuente en el país, entre otros. Pero una buena opción
para las Instituciones pequeñas y las sin fines de lucro, es contar con software libre e ingresar la
información contable en Excel de código abierto que es proporcionado por Linux. De esta forma no se
genera un gasto; primero en la adquisición de equipos de información tecnológica, porque cuentan con
el sistema operativo Windows que sería reemplazado por Linux, segundo porque incluso los programas
de Office de código abierto son también gratuitos, tercer punto en el que se puede ahorrar dinero es
por no generar un egreso para la adquisición de un software que lleve la contabilidad de la empresa;
un contador pueda desarrollar su propia sistema de acuerdo a sus requerimientos y necesidades.
El artículo 20 de LORTI habla acerca de los PCGA y Estados Financieros y dice lo siguiente: La
contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados
Unidos de América, tomando en consideración los PCGA, para registrar el movimiento económico y
determinar el estado de situación financiera y los resultados imputables al respectivo ejercicio
impositivo. (Ecuador, 2011, pág. 19)
15
Antes de comenzar las operaciones necesarias una vez que se ha comprobado que el sistema es viable
porque cumple con la normativa fiscal tributaria vigente y para llevar a cabo el proyecto contable
primero se debe hacer una consideración que se encuentra en ley, para ello se sujeta a la siguiente
información de la LORTI, Capítulo III Exenciones: “Art. 9 Exenciones.- Para fines de la determinación y
liquidación del Impuesto a la Renta, están exonerados exclusivamente los siguientes ingresos: 5. Los de
instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente constituidas, definidas como tales en el
Reglamento; siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines específicos y solamente en la
parte que se invierta directamente en ellos. (Ecuador, 2011, pág. 4 y 5)
En el artículo 9 hace referencia al Reglamento el mismo que en su Capítulo III Exenciones y en el artículo
14 habla lo siguiente: Los ingresos del impuesto a la renta de conformidad con la LRTI deberán ser
registrados como tales por los sujetos pasivos de este impuesto en su contabilidad o registros de
ingresos y egresos, según corresponda.
Artículo 19 Ingresos de instituciones de carácter privado sin fines de lucro.- No estarán sujetos al
Impuesto a la Renta los ingresos de las instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente
constituidas, de: culto religioso; beneficencia; promoción y desarrollo de la mujer, el niño y la familia;
cultura; arte; educación; investigación; salud; deportivas; profesionales; gremiales; clasistas; partido
políticos; los de las comunas, pueblos indígenas, cooperativas, uniones, federaciones y confederaciones
de cooperativas y demás asociaciones de campesinos y pequeños agricultores, legalmente reconocidas,
en la parte que no sean distribuidos, siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines
específicos y cumplan con los deberes formales contemplados en el Código Tributario, la Ley de
Régimen Tributario Interno, este Reglamento y demás Leyes y Reglamentos de la República; debiendo
constituirse sus ingresos, salvo en el caso de las Universidades y Escuelas Politécnicas creadas por la
Ley, con aportaciones o donaciones en un porcentaje mayor o igual a los establecidos en la siguiente
tabla:
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TABLA 2.1
INGRESOS ANUALES
EN DÓLARES
% INGRESOS POR
DONACIONES Y APORTES
SOBRE INGRESOS
De 0 a 50.000 5%
De 50.001 a 500.000 10%
De 500.001 en adelante 15%
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUENTE: SRI
Las donaciones provendrán de aportes legados en dinero o en especie, como bienes y voluntariados,
provenientes de los miembros, fundadores u otros, como los de cooperación no reembolsable, y de la
contraprestación de servicios.
El voluntariado, es decir, la prestación de servicios lícitos y personales sin que de por medio exista una
remuneración, podrá ser valorado por la institución sin fin de lucro que se beneficie del mismo, para
cuyo efecto deberá considerar criterios técnicos y para el correspondiente registro, respetar principios
contables, dentro de los parámetros promedio que existan en el mercado para remuneraciones u
honorarios según el caso. En condiciones similares, sólo para los fines tributarios previstos en este
Reglamento, la transferencia a título gratuito de bienes incorporales o de derechos intangibles también
podrán ser valorados, conforme criterios técnicos o circunstancias de mercado.
Para fines tributarios, el comodato de bienes inmuebles otorgado mediante escritura pública, por
períodos superiores a 15 años, será valorado conforme los criterios técnicos establecidos en el numeral
7 del artículo 58 de este Reglamento.
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Las donaciones señaladas en este artículo, inclusive las de dinero en efectivo, que por su naturaleza no
constituyen gasto deducible, no generan ingreso ni causan efecto tributario alguno, por lo que no dan
lugar al surgimiento de obligaciones tributarias.
Las únicas cooperativas, federaciones y confederaciones de cooperativas y demás asociaciones, cuyos
ingresos estén exentos, son aquellas que están integradas exclusivamente por campesinos y pequeños
agricultores entendiéndose como tales aquellos que no tengan ingresos superiores a los establecidos
para que las personas naturales lleven obligatoriamente contabilidad. En consecuencia, otro tipo de
cooperativas, tales como de ahorro y crédito, de vivienda u otras, están cometidas al Impuesto a la
Renta.
El Estado, a través del SRI, verificará en cualquier momento que las instituciones privadas sin fines de
lucro:
1. Sean exclusivamente sin fines de lucro y que sus bienes, ingresos y excedentes no sean
repartidos entre sus socios o miembros sino que se destinen exclusivamente al cumplimiento
de sus fines específicos.
2. Se dediquen al cumplimiento de sus objetivos estatutarios; y,
3. Sus bienes e ingresos, constituidos conforme lo establecido en esta Norma, se destinen en su
totalidad a sus finalidades específicas. Así mismo, que los excedentes que se generaren al final
del ejercicio económico, sean invertidos en tales fines hasta el cierre del siguiente ejercicio, en
caso de que esta disposición no pueda ser cumplida deberán informar al SRI con los
justificativos del caso.
En el caso de que la Administración Tributaria, mediante actos de determinación o por cualquier otro
medio, compruebe que las instituciones no cumplen con los requisitos arriba indicados, deberán
tributar sin exoneración alguna, pudiendo volver a gozar de la exoneración, a partir del ejercicio fiscal
en el que se hubiere cumplido con los requisitos establecidos en la Ley y este Reglamento, para ser
considerados como exonerados de Impuesto a la Renta.
18
Art. 20.- Deberes formales de las instituciones de carácter privado sin fines de lucro.- A efectos de la
aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, se entenderán como deberes formales, los
siguientes:
a) Inscribirse en el Registro único de Contribuyente;
b) Llevar contabilidad;
c) Presentar la declaración anual del impuesto a la renta, en la que conste impuesto causado si se
cumplen las condiciones previstas en la LRTI;
d) Presentar la declaración del Impuesto al Valor Agregado en calidad de agente de percepción,
cuando corresponda;
e) Efectuar las retenciones en la fuente por concepto de Impuesto a la Renta e Impuesto al Valor
Agregado y presentar las correspondientes declaraciones y pago de los valores retenidos; y,
f) Proporcionar la información que sea requerida por la Administración Tributaria. (Ecuador,
2011, págs. 8, 9, 10)
Esto es importante señalar porque el sistema contable se va a desarrollar en una empresa privada sin
fines de lucro por tanto debe cumplir con esta normativa y los parámetros con los que se debe crear
con algunas especificaciones para que la información salga filtrada al momento de hacer la declaración
del Impuesto al Renta de cada año, este proceso facilita el trabajo del contador para registrar la
información en el DIMM y posterior carga en la página web del SRI.
Para iniciar con el proceso contable dentro de la empresa Fundación para el Desarrollo Humano
Promoser vamos a empezar con el desarrollo del flujo de procesos para ir conociendo el orden de cómo
debemos ir creando las hojas y cargando la información de los documentos fuente este proceso debe
culminar lo más antes posible.
19
DIAGRAMA 2.1
FLUJOS DE PROCESO DEL SISTEMA CONTABLE
Investigación previa LRTI. Tipos de
sociedades
INICIO
Analizamos los parámetros a incluirse como: Código fuente en VBA, datos inciales para el sistema y leyes
SI
Plan de cuentas
SI
Elaboramos la hoja para Diarios contables mediante códigos en
VBA.
SI
Comprobamos que los elementos incluidos en la
hoja cumplan con los parámetros del SRI y que toda la información pase
al Libro Diario, Mayor General, ATS Referencial
SINO
Desarrollamos las fórmulas de Excel para que pasen los datos del Mayor hacia el Balance de Comprobación, 101,
Balance General y Estados de Resultados.
SI
FIN
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
El segundo objetivo específico que se planteó al inicio de este estudió y a continuación se presenta el
plan de cuentas y que se expresa en el Tabla 2.1
20
TABLA 2.1
PLAN DE CUENTAS
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA
1 ACTIVO
11 ACTIVO CORRIENTE
111 DISPONIBLE
11101 BANCO DE GUAYAQUIL
11151 CAJA CHICA
112 EXIGIBLES
11201 CLIENTES
11203 CUENTAS POR COBRAR A TERCEROS
11204 PRESTAMOS AL PERSONAL
11205 ANTICIPO SUELDOS
11206 ANTICIPO PROVEEDORES
11207 ANTICIPOS VARIOS
11231 IVA EN COMPRAS
11232 IVA RETENIDO
15 ACTIVO FIJO
151 DEPRECIABLE
15111 MUEBLES Y ENSERES
15121 EQUIPO DE INFORMACIÓN TECNOLÓGICA
15131 VEHÍCULOS
152 DEPRECIACIÓN ACUMULADA
15211 DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES
15221 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS DE INFORMACIÓN TECNOLÓGICA
15231 DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHICULOS
2 PASIVO
21 PASIVO CORRIENTE
211 PROVEEDORES Y ACREEDORES
21101 PROVEEDORES
21102 ACREEDORES VARIOS
21103 ANTICIPO A CLIENTES
21104 CUENTAS POR PAGAR A SOCIOS
212 PROVISIONES POR PAGAR
21201 SUELDOS POR PAGAR
21202 DECIMOTERCERA REMUNERACIÓN POR PAGAR
21203 DECIMOCUARTA REMUNERACIÓN POR PAGAR
21204 VACACIONES POR PAGAR
21205 APORTE PATRONAL 11,15% IESS POR PAGAR
21206 APORTE IECE/SECAP 1% IESS POR PAGAR
21207 RETENCIONES AL PERSONAL 9,35% IESS POR PAGAR
21208 FONDOS DE RESERVA POR PAGAR
21210 OTRAS RETENCIONES AL PERSONAL POR PAGAR
213 IMPUESTOS POR PAGAR
21301 RETENCIÓN IMPUESTO A LA RENTA EMPLEADOS
21
21302 RETENCIÓN 10% HONORARIOS
21303 RETENCIÓN 8% SERVICIOS PROFESIONALES
21304 RETENCIÓN 2% SERVICIOS ENTRE SOCIEDADES
21305 RETENCIÓN 1% PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
21306 RETENCIÓN 1% TRANSPORTE
21307 RETENCIÓN 1% ACTIVOS FIJOS
21308 RETENCIÓN 8% ARRIENDO A PERSONAS NATURALES
21309 RETENCIÓN 0,10% PRIMAS DE SEGUROS
21310 RETENCIÓN APLICABLES EL 1%
21311 RETENCIÓN APLICABLES EL 2%
21312 IVA POR PAGAR
21350 RETENCIÓN IVA 100%
21351 RETENCIÓN IVA 70%
21352 RETENCIÓN IVA 30%
214 OBLIGACIONES BANCARIAS
21401 SOBREGIROS BANCARIOS
21402 OBLIGACIONES BANCARIAS CORTO PLAZO
22 PASIVO LARGO PLAZO
221 OBLIGACIONES BANCARIAS
22101 OBLIGACIONES BANCARIAS LARGO PLAZO
3 PATRIMONIO
31 CAPITAL
311 CAPITAL SOCIAL
31101 CAPITAL PAGADO
33 RESULTADOS
331 RESULTADOS ACUMULADOS
33101 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
33102 RESULTADO DEL EJERCICIO
4 INGRESOS
41 INGRESOS
411 VENTAS
41101 VENTAS
41102 CRÉDITO EN VENTAS
412 OTROS INGRESOS
41201 OTROS INGRESOS CON IVA 12%
41202 OTROS INGRESOS CON IVA 0%
5 GASTOS
51 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y VENTAS
511 SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
51101 SUELDOS Y SALARIOS
51102 APORTE PATRONAL 11,15% IESS
51103 APORTE PATRONAL IECE/SECAP 1%
51104 FONDOS DE RESERVA
51105 DECIMO TERCER SUELDO
51106 DECIMO CUARTO SUELDO
51107 ALIMENTACIÓN Y REFRIGERIOS
22
51108 GASTOS DE MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE
51109 BONO DE RESPONSABILIDAD
51110 SEGURO MEDICO
51111 VACACIONES
51112 OTROS BENEFICIOS SOCIALES PERSONAL DE LA EMPRESA
512 GASTOS GENERALES
51201 ARRIENDOS Y ALQUILERES
51202 SUMINISTROS DE OFICINA
51203 TELEFONOS
51204 SERVICIOS DE INTERNET
51205 GASTOS DE CORREO
51206 AGUA Y LUZ
51207 MATERIALES DE ASEO Y LIMPIEZA
51208 FORMULARIOS
51209 HONORARIOS PROFESIONALES
51210 COMISIONES PAGADAS
51211 GASTOS LEGALES
51212 GASTOS DE CONTRATACION A PERSONAL
51213 SEGURIDAD Y VIGILANCIA
51214 SEGURO EDIFICIOS, MUEBLES Y EQUIPOS DE ITS
51215 SUSCRIPCIONES Y PUBLICACIONES
51216 IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
51217 GASTOS DE PUBLICIDAD
51218 GASTOS DE VIAJE
51219 MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE OTROS
51220 ATENCIONES A CLIENTES Y TERCEROS
51221 GASTOS BANCARIOS
51222 MANTENIMIENTO EDIFICIOS
51223 MANTENIMIENTO EQUIPOS DE OFICINA
51224 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
51225 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
51226 MATRICULA Y SEGURO VEHICULOS
51227 DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES
51228 GASTOS MISCELANEOS
51229 GASTOS NO DEDUCIBLES
51230 RETENCIONES ASUMIDAS
51231 GASTOS DE SEMINARIOS
51232 IVA CARGADO AL GASTO
51233 DEPRECIACIÓN EQUIPOS DE INFORMACIÓN TECNOLÓGICA
51234 DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS
517 COSTOS FINANCIEROS
51701 INTERESES PAGADOS
51702 COMISIONES BANCARIAS PAGADAS ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
23
En la tabla anterior se puede observar el Plan de Cuentas de la Fundación para el Desarrollo Humano
Promoser que se creó en Excel, se tomó en cuenta el formulario 101 como base para que al final del
año se haga una mejor distribución de los datos que se encuentran contenidos en el Balance y en el
Estado de Resultados.
Una vez que se ha cumplido con él segundo objetivo específico que se planteó al comienzo de esta
investigación y ya se tiene el Plan de Cuentas de la empresa definido, ahora se puede proceder ya con
el ingreso de la información, todo sistema contable lo primero que necesita son los datos base. Se tiene
que crear una hoja adicional en Excel que se autodenomina “CONF”, aquí se procede a ingresar valores
predeterminados como son: el número de diario, de factura de retención, también el tipo de registro
que se va a ingresar en el Libro Diario y luego va a pasar esa misma información hacia otros reportes
que van a culminar en la elaboración de los Balances Generales.
A continuación se presenta el ejemplo de cómo se ingresó la información en la Hoja de cálculo
autodenominada “CONF”:
TABLA 2.2
CONFIGURACIÓN DATOS
TIPO DE COLABORADOR
CÓDIGO DE FACTURA
CÓDIGO DE RETENCIÓN
CÓDIGO DIARIO
Cliente 240 001 289
Proveedor 001
Diario 70
1234567890 ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
Ahora también se requiere de una información diferente para el ingreso de los documentos fuente,
aquí es necesario contar con datos específicos que requiere el SRI para que se pueda registrar en
contabilidad las facturas y demás documentos autorizados para su emisión. Crearemos una hoja de
cálculo en donde se registre el concepto de la retención y el porcentaje que se debe aplicar por el uso
24
de ese casillero específico obviamente todo está basado en la LRTI vigente. En el siguiente cuadro se
demuestra lo anteriormente descrito:
TABLA 2.3
CONFIGURACIÓN DE RETENCIONES
CASILLERO SRI
% RETENCIÓN
CUENTA CONTABLE
303 0,10 21302
304 0,08 21303
307 0,02 21313
308 0,02 21304
310 0,01 21306
312 0,01 21307
319 0,01 21305
320 0,08 21308
322 0,01 -
323 0,02 -
324 0,01 -
332 0,00 -
340 0,01 21310
341 0,02 21311
342 0,08 -
343 0,22 -
344 0,00 -
721 0,30 21352
723 0,70 21351
725 1,00 21350 ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUENTE: LORTI
En el cuadro anterior se puede observar casilleros que cuentan con una raya para identificar que no
tienen una cuenta contable predeterminada el motivo es simple y es que este tipo de retenciones no
se aplica en la empresa y que por tal motivo no se encuentran creadas en el Plan de Cuentas. Sí, a futuro
se requiere de estos valores simplemente se van añadiendo cuentas contables, retenciones y
porcentajes de retención de acuerdo a los cambios que el SRI vaya implementando.
25
Para complementar la información que se describió acerca de las retenciones ahora se requiere de los
valores predeterminados para las ventas y las compras, mediante la recopilación y para facilidad del
registro de la información de los documentos fuente los registros se crearon a una tabla de acuerdo a
lo que se presenta a continuación:
TABLA 2.4
INGRESO DE PROVEEDORES Y CLIENTES
RUC
RAZÓN SOCIAL
DIRECCIÓN
S1
S2
AUTORIZACIÓN
CADUCIDAD
TELÉFONO
CONTRIBUYENTE ESPECIAL
CONTACTO
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
En el campo RUC se va a ingresar la identificación del proveedor o cliente que al momento la empresa
se encuentre trabajando. Razón social sirve para poner el nombre con el que se encuentra registrado
el contribuyente en el SRI, dirección ponemos los datos que contenga el RUC, S1 y S2 en estas dos
celdas vamos a escribir el número de sucursal y de caja que va escrito por la imprenta antes del número
de la factura, autorización es la que se encuentra descrita en la factura y contiene 10 dígitos y es
entregada a la imprenta por el SRI.
Todo documento que sea válido para su emisión debe contener caducidad esto se va ingresando con la
demás información colocada por la imprenta y posteriormente registrada en esta base de datos. El
teléfono para contar en futuras ocasiones para comunicaciones con el proveedor o el cliente eso es
más importante para el ingreso de las facturas de venta y cotizaciones de algunos bienes o servicios
que requiere la empresa en determinados momentos es el mismo caso de el “contacto” descrito en la
tabla 2.4, facilita ciertos procesos administrativos.
En caso de ser contribuyente especial, esto sirve para conocer si a la empresa procede aplicar un
porcentaje de retención por concepto de IVA. Pero esta distribución descrita anteriormente en la tabla
26
2.4 se puede modificar de acuerdo a las necesidades del usuario; esto lleva una modificación del código
fuente elaborado en VBA.
El conocimiento de los hechos, suministrado por los registros de contabilidad, no tiene valor por sí
mismo. Su importancia depende del uso para el que se lo destine; es decir, que es un instrumento para
formular juicios. En las decisiones que llevan a actuar en una forma u otra, entra necesariamente algún
elemento de conjetura y azar; pero en las decisiones que se basan en datos exactos, bien recopilados
e interpretados, se conjetura poco y se procede más sobre seguro. Por último, en final de cuentas, el
contador debe hacerse responsable de los datos que suministren, aun cuando exista además una
oficina de estadística. (PATON, 1943, pág. 75)
Por estos motivos la información financiera se destina para expresar a los directivos de la empresa y
fines estatales y tributarios que tiene que cumplir la compañía. Claro que el proceso contable no se
encuentra terminado todavía falta presentar unas notas explicativas a los Estados de Situación de los
movimientos en las cuentas más importantes dentro del plan de cuentas.
Antes de continuar se va a realizar una configuración personalizada en las cuentas, vale mencionar que
estos parámetros son ocultados en las hojas BG y ER respectivamente para nuevamente ir separando
los datos requeridos y destinar la información contable al reporte que se esté elaborado en ese
momento, para que se registre en el formulario 101, así se automatiza mediante la utilización de la
misma fórmula descrita, ahora pasa la información de manera segura, confiable y rápida. Lo único que
cambia son los valores constantes porque se dirigen a otra hoja de cálculo. El formulario de
presentación de Balance General y Estado de Resultados se obtuvo de la página web del SRI (es
referencial porque puede haber cambios en la LRTI) y con el uso del condicional “SI” se puede concluir
con éxito el reporte de presentación de los Estados Financieros para el organismo de control estatal.
27
2.1.2 MARCO CONCEPTUAL
Para desarrollar el tema de investigación se requiere conocer ciertos términos para familiarizarse y que
a continuación se va a detallar:
MARCO TEÓRICO: Supone una identificación de fuentes secundarias sobre las cuales se podrá diseñar
la investigación propuesta. La lectura de textos, libros especializados, revistas y trabajos anteriores, en
la modalidad de tesis de grado, es fundamental en su formulación.
También lo es la capacidad de síntesis y comprensión de textos por parte del investigador. No existe
una norma en cuanto a la extensión del marco teórico que se formula en el proyecto; es importante
que quien lo presente lo haga de modo que le permita obtener un conocimiento claro y concreto del
mismo, ya que en el desarrollo de la investigación se ampliará y complementará. (MÉNDEZ, 2012, págs.
203, 204)
MARCO CONCEPTUAL: Su función es definir el significado de los términos (lenguaje técnico) que van a
emplearse con mayor frecuencia y sobre los cuales convergen las fases del conocimiento científico
(observación, descripción, explicación y predicción).
El número de términos por definir queda a criterio del investigador; lo importante es no manejar
conceptos que den lugar a interpretaciones equívocas. (MÉNDEZ, 2012, págs. 204, 205)
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS: Los PCGA son un conjunto de reglas
generales y normas que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición
del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA
constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos
uniformes de técnica contable.
28
Se aprobaron durante la 7ª Conferencia Interamericana de Contabilidad y la 7ª Asamblea Nacional de
Graduados en Ciencias Económicas, que se celebraron en Mar del Plata en 1965.
Los principios de la “partida doble” es un principio contable establecido por Fray Luca Pacioli (1445-510
E. C.) en 1494.
Su enunciado básico dice:
No hay deudor sin acreedor, y viceversa. (No hay partida sin contrapartida).
A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el
mismo importe.
En todo momento las sumas del debe deben ser igual a las del haber.
Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan.
El patrimonio del ente es distinto al de su/s propietario/s.
El principio de los recursos de un ente es igual al valor de las participaciones que recaen sobre
él.
Los componentes patrimoniales y las causas de sus resultados se representan por medio de
cuentas en las que se registran notas o asientan las variaciones al concepto que representan.
El saldo de una cuenta es el valor monetario de la misma en un momento dado. Este saldo se
modifica cada vez que una operación tiene efecto sobre los componentes que ella representa.
Las cuentas de activo y gasto son deudoras, y las de pasivo, ganancia y patrimonio neto son
acreedoras.
En toda anotación (asiento), cualquiera sea el número de débitos y créditos, la suma de los
saldos debe ser igual.
Para dar de baja un importe previamente registrado, la cuenta a registrar debe ser la que lo
representa y el importe debe ser el mismo previamente registrado.
Toda cuenta posee 2 secciones: DEBE Y HABER.
29
Los activos adquiridos por una empresa están sujetos, (financiados) a los derechos
(participaciones) de los acreedores propietarios o interesados ajenos a la empresa y como estos
derechos no pueden acceder al monto de los activos se tiene la siguiente igualdad: A = P + PN.1
(WIKEPEDIA, 2013)
PLAN DE CUENTAS: El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la
gerencia, los estados financieros y estadísticos, se recomienda diseñar un plan de cuentas de acuerdo
al formulario 101 o 102 del SRI.
Este es el primer paso y el más importante, si se ingresa correctamente el plan de cuentas a un sistema
contable de la empresa, no tendrá dificultades en presentar los informes financieros al cierre de un
período o ejercicio económico.
La estructura debe ser agrupada y jerárquica por niveles.
PRIMER NIVEL
Este grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial.
1. Situación financiera
1.1 Activos
1.2 Pasivo
1.3 Patrimonio
2. Situación económica
2.1 Ingresos
2.2. Gastos
3. Situación potencial
30
3.1 Cuentas de orden
SEGUNDO NIVEL
El subgrupo de las cuentas anteriores está dado por la división racional de los grupos, efectuado bajo
algún criterio de uso generalizado.
El activo se ordena bajo el criterio de liquidez
1 Activo corriente
2 Activo fijo o propiedad, planta y equipo
2 Diferido y otros activos
El pasivo se ordena bajo el criterio de exigibilidad
1 Pasivo corriente (corto plazo)
2 Pasivo fijo (largo plazo)
3 Diferidos y otros pasivos
El patrimonio se ordena bajo el criterio de inmovilidad
1 Capital
2 Reservas
3 Superávit de capital
4 Resultados
El Ingreso se ordena de acuerdo a la actividad económica de la empresa.
1 Ingresos operacionales
2 Ingresos no operacionales
31
3 Ingresos extraordinarios (otros ingresos)
Los Gastos se ordenan así:
1 Gastos operacionales
2 Gastos no operacionales
3 Gastos Extraordinarios
Las cuentas de orden se desagregan así:
- Deudoras
- Acreedoras
CÓDIGO DE CUENTAS: Son números que sirve para identificar a las cuentas antes mencionadas. Estos
códigos facilita el archivo, para la ubicación de las fichas o registros que representan las cuentas.
Permite añadir nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas operaciones.
Facilita, mediante la asignación de códigos, que se puedan distinguir las clases de cuentas; con un dígito
es para el primer nivel, con dos dígitos es para el segundo nivel, con tres dígitos es para clasificar las
cuentas, con cuatro dígitos es para reconocer al mayor contable y con cinco dígitos son las cuentas
auxiliares o de movimiento. (AUDITORES Y CONTADORES, 2013)
COMPROBANTE DE DIARIO: Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera
entrada o resumen, debe elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se basa en los soportes
de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada. El comprobante debe
tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo crean y aprueban, fecha,
origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y
32
nombre correspondiente en el PUC. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las
transacciones puede resumir las operaciones de un día, varios días, una semana o varias, pero el
período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden
elaborar varios comprobantes correspondientes a un día.
El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro
cronológico o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo
a lo establecido en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650 de 1993. (CAUCA,
2013)
ACTIVO: El activo puede clasificarse más convenientemente en forma objetiva, es decir, según la
naturaleza o la clase de propiedad o valor de que se trate. Así es como surgen cuentas de terrenos,
edificios, equipo, inversiones, materiales o accesorios, etc. La clasificación funcional del activo es
secundario o derivada y puede superponerse a otra clasificación de la misma especie. (PATON, 1943,
pág. 163)
TIPOS DE ACTIVO FIJO: Hay cinco grupos principales de activo fijo, a saber:
1. Recursos naturales.
2. Edificios o estructuras.
3. Equipo.
4. Inversiones.
5. Intangibles. (PATON, 1943, pág. 164)
PASIVO: Las cuentas de pasivo pueden clasificarse en dos grupos: fijo y circulante, aunque en este caso
solamente se trata de término o duración de vida. Aunque en este caso solamente se trata de término
33
o duración de vida. Los ejemplos principales de pasivo fijo son los bonos (de muchas clases), las
hipotecas y los documentos a plazos largos. Además hay muchos casos especiales de pasivo a largo
plazo, tales como contratos de terrenos, anualidades, perpetuidades, obligaciones que surgen en
relación con pagos anticipados a largo plazo, anticipos, etc. Las inversiones pasivas a largo plazo o
pasivo fijo, se suelen llamar obligaciones de capital. (PATON, 1943, pág. 166)
PATRIMONIO: Cuando se trata de sociedades por acciones, a menudo se emplea un grupo considerable
de cuentas para registrar los derechos de los accionistas.
En primer lugar la cuenta de capital social (una para cada clase o tipo de acciones), es una cuenta que
controla el mayor de accionistas. En el caso de acciones con valor nominal, se acostumbra acreditar el
valor nominal a la cuenta de capital social propiamente dicha, lo que requiere, cuando se emiten las
acciones por más o menos del valor nominal, el uso de cuentas especiales complementarias, para las
primas o los descuentos, según sea el caso. (PATON, 1943, pág. 166)
INGRESOS: Suelen ser, por lo general, de dos clases: directos o relacionados con la explotación, e
indirectos o no relacionados con la misma. Esta clasificación es siempre relativa, pues lo que dentro de
una empresa son productos directos pueden no revestir este carácter en otra empresa distinta. El título
(productos directos) se emplea para denotar los productos derivados de la finalidad primordial de una
empresa. (KESTER, 1972, pág. 43)
GASTOS: La definición de gastos incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen de las
actividades ordinarias de la empresa. (ENRIQUE CORONA ROMERO, 2005, pág. 940)
34
GANANCIA O PÉRDIDA FISCAL: Se calcula de acuerdo con las reglas establecidas por la autoridad fiscal,
sobre la que se calculan los impuestos a pagar (recuperar). (ENRIQUE CORONA ROMERO, 2005, pág.
940)
ESTADO DE RESULTADOS: En contabilidad el Estado de resultados, Estado de rendimiento
económico o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y
detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un período determinado.
El estado financiero es dinámico, ya que abarca un tiempo durante el cual deben identificarse
perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse
perfectamente al principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y
confiable para la toma de decisiones. (WIKIPEDIA, WIKIPEDIA, 2013)
BALANCE GENERAL: El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento
determinado. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que
organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).
El balance general, por lo tanto, es una especie de fotografía que retrata la situación contable de
la empresa en una cierta fecha. Gracias a este documento, el empresario accede a información vital
sobre su negocio, como la disponibilidad de dinero y el estado de sus deudas.
El activo de la empresa está formado por el dinero que tiene en caja y en los bancos, las cuentas por
cobrar, materias primas, máquinas, vehículos, edificios y terrenos. El pasivo, en cambio, se compone
por: deudas, obligaciones bancarias e impuestos por pagar, entre otros rubros.
Cabe destacar que el balance general también se conoce como estado de situación patrimonial. El
documento suele presentar distintas columnas, que organizan los valores según sean activos o pasivos.
35
La diferencia entre estos es el patrimonio neto, es decir, la diferencia entre lo que la compañía tiene y
lo que debe.
Más allá de que los balances son útiles para los dueños de las empresas, su elaboración suele estar a
cargo de especialistas en contabilidad. Los contadores se encargan de analizar los números y volcarlos
al balance. Una vez cerrado el balance, es presentado al empresario o al directivo pertinente, quien
tomará las decisiones correspondientes para la gestión de la empresa. (DEFINICIÓN, 2013)
El proceso de investigación que se lleva a cabo en el desarrollo de un sistema contable en Microsoft
Excel se necesita conocer la principal herramienta que se utilizan para crear los parámetros antes
mencionados para que ciertos procedimientos sean automáticos y se obtengan valores reales y
confiables al momento de obtener Balances.
VISUAL BASIC: A continuación se presentan algunas definiciones de acuerdo a la siguiente clasificación:
- Proyecto.
- Módulo.
- Procedimiento.
- Función.
PROYECTO: A cada libro abierto en Excel se le asocia un proyecto con todos los módulos de código VBA
agrupados por categorías.
MÓDULO: Los módulos contienen las macros grabadas y los procedimientos y funciones del usuario
escrito en VBA. Los módulos pueden exportarse en forma de archivos independientes para importarlos
en otros libros.
36
PROCEDIMIENTO: Los procedimientos son subprogramas escritos en VBA. Cada macro grabada genera
un procedimiento cuyo nombre es el de macro. También se puede crear procedimientos propios
utilizando la instrucción sub.
FUNCIÓN: Las funciones son procedimientos que devuelven un valor. Para crear una función hay que
utilizar la instrucción Function. (AMELOT, 2004, pág. 10)
ASOCIAR UNA MACRO A UNA IMAGEN CONTROL ACTIVEX:
- Active el modo Diseño (si no está activo) haciendo clic en el botón modo diseño de la ficha
Programador.
- Haga clic en el botón insertar de la ficha Programador.
- Dibuje una imagen con la ayuda de la herramienta gráficos (dentro de los controles ACTIVEX) y
suelte el botón del ratón.
- Ahora puede mostrar y modificar las propiedades de la imagen (en particular, asociar una
imagen por medio de la propiedad Picture), haciendo clic en el botón propiedades de la ficha
Programador.
- Haga doble clic sobre la imagen.
- Dentro del procedimiento VBA asociada a la imagen, escriba la instrucción Call seguido de la
macro que desea ejecutar.
- Desactive el modo Diseño haciendo clic en el botón modo diseño en la ficha Programador.
- Haga clic en la imagen: se ejecutará la macro.
EL ENTORNO DEL DESARROLLO VBE: VBE (Visual Basic Editor) es el entorno en el que puede escribir,
modificar y probar su código VBA. Este entorno se llama también IDE (Integrated Developmente
Environment) o editor de VBA.
37
El entorno VBE pone a su disposición numerosas herramientas para facilitar la programación y la puesta
a punto de su código VBA: herramientas de depuración, introducción asistida, exploración de objetos,
etc. (AMELOT, 2004, págs. 35, 36)
Saas: Software como Servicio es un modelo de distribución de software donde el soporte lógico y los
datos que maneja se alojan en servidores de una compañía de tecnologías de información y
comunicación (TIC), a los que se accede con un navegador web desde un cliente, a través de Internet.
La empresa proveedora TIC se ocupa del servicio de mantenimiento, de la operación diaria y del soporte
del software usado por el cliente. Regularmente el software puede ser consultado en cualquier
computador, se encuentre presente en la empresa o no. Se deduce que la información, el
procesamiento, los insumos, y los resultados de la lógica de negocio del software. (WIKIPEDIA,
WIKIPEDIA, 2013)
Cloud Computing: La computación en la nube, concepto conocido también bajo los términos servicios
en la nube, informática en la nube, nube de cómputo o nube de conceptos, del inglés cloud computing,
es un paradigma que permite ofrecer servicios de computación a través de Internet. (WIKIPEDIA,
WIKIPEDIA, 2013)
CRM: Es un modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente, el concepto
más cercano es marketing relacional (según se usa en España) y tiene mucha relación con otros
conceptos como: clienting, marketing 1x1, marketing directo de base de datos, etc. (WIKIPEDIA,
WIKIPEDIA, 2013)
SRM: La gestión de las relaciones con los proveedores (suministradores, acreedores) es un término que
describe los métodos y procesos de una empresa o una institución que compra. Esto puede ser para la
38
compra de suministros de uso interno, la compra de materias primas para el consumo durante el
proceso de fabricación, o para la adquisición de bienes de inventario para ser revendidos como
productos en la distribución y venta al por menor.
La función de la gestión de suministros de una organización es responsable de diversos aspectos de la
adquisición de bienes y servicios para la organización. En muchas organizaciones, la adquisición o
compra de servicios es llamada "contratación", mientras que el de mercancías se llama "compra" o
"adquisición".
Gestionar el desempeño de los proveedores: La aplicación de tecnologías, procesos, políticas y
procedimientos para apoyar el proceso de compra (Supplier Relationship Management). Hay varias
empresas que tienen el software para la aplicación de SRM
El proveedor de gestión de relaciones con el proceso: un proceso de proporcionar la estructura de
cómo las relaciones con los proveedores será desarrollada y mantenida
Las teorías económicas de la oferta y la demanda: La gestión de la oferta se considera
generalmente como un sistemático proceso de negocio que incluye más funciones que los
tradicionales de compra, tales como la coordinación interna de entrada y de pre-producción
logística y la gestión de inventario.
La gestión de la oferta se refiere principalmente a la supervisión y gestión de materiales y servicios de
insumos, gestión de los proveedores que proporcionan los insumos y el apoyo del proceso de
adquisición de esos insumos. El desempeño de la gestión de la oferta y servicios profesionales de la
gestión de la oferta se mide en términos de cantidad de dinero ahorrado para la organización. Sin
embargo, la gestión de riesgo es uno de los otros aspectos críticos de la gestión de la oferta,
especialmente el riesgo de no disponibilidad en el tiempo requerido de la calidad de bienes y servicios
críticos para una organización de la supervivencia y el crecimiento. (WIKIPEDIA, WIKIPEDIA, 2013)
39
DIAGRAMAS DE FLUJO DEL PROCESO: Aunque el diagrama de bloques también es un diagrama de
flujo, no posee tantos detalles e información como el diagrama de flujo del proceso, donde se usa una
simbología internacionalmente aceptada para representar las operaciones efectuadas. (URBINA,
2006, pág. 112)
2.2 ANTECEDENTES
Al ser un profesional en el área contable se ha podido conocer algunos sistemas, por el contacto con el
cliente y con el software se detectó que la información financiera no es óptima por las debilidades que
tiene cada sistema, además que no se acostumbra adquirir un sistema costoso, en pocas palabras lo ve
como un gasto y no como una inversión, también recalcar que cada profesional confía en un solo
programa informático financiero; ello involucra un problema porque tiene que capacitar a la gente para
optimizar la utilización del mismo, aunque las empresas poseedoras de los derechos brindan una guía
rápida a los contadores y al personal de las mismas y estos no adquieren el conocimiento total ese rato
sino que con el pasar del tiempo y las experiencias cotidianas se va adquiriendo una lectura real de
cómo funciona el sistema y por ende facilita el uso, también se va conociendo los problemas que
originan y las posibles soluciones. En pocas palabras desde el principio no se va tener un óptimo
rendimiento; eso va en contra de la productividad de cada institución.
En el Ecuador, las empresas han tenido que recurrir a sistemas de contabilidad con costos de
adquisición muy elevados o ineficientes; esto les significa a las instituciones una gran cantidad de salida
de dinero. Tampoco se han podido aprovechar al máximo las capacidades de los sistemas; como
ejemplo se puede tomar que con la implementación de las NIIFS hay sistemas que no se han adaptado
todavía, para ello algunas empresas recurren al Microsoft Excel para la elaboración de las
depreciaciones, hace que se generen algunos errores contables o matemáticos y por más que las
prácticas de control siempre estén revisando los procedimientos de valuación de los procedimientos
40
contables, esto con lleva otro problema la gran utilización de recursos humanos para la elaboración de
los mismos.
En el Internet se observó ciertos parámetros que sirven para poder elaborar un sistema contable que
funcione en hojas Excel, es decir, que se consigue varios estudios que pueden ayudar a desarrollar un
sistema en Office para la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser y estas puedan presentar una
información fidedigna a la Dirección de la empresa y tome decisiones para el mejoramiento de los
resultados dentro de un período contable.
Se toma como ejemplo la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser porque son las más
vulnerables en la sociedad debido a su constitución como entidades sin fines de lucro y no disponen de
gran cantidad de recursos.
Cualquier profesional que lleve contabilidad de una persona natural o jurídica no necesita de
capacitación para acceder a este nuevo sistema, la razón principal es porque los contadores saben
utilizar el Excel y cuentan con un conocimiento medio o avanzado de las herramientas que se utilizan
en las hojas de cálculo, la mayoría de personas pueden sacar el máximo aprovecho añadiéndole las
fórmulas que se expresan en este estudio; y, que sirven como guía para ingresar la información de los
documentos fuente en este programa especial de contabilidad en el que en el día a día se ingrese la
información financiera y que posteriormente brinde unos datos exactos a la compañía.
41
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Esta investigación es de tipo bibliográfica, debido a que la información que se utilizó en el proyecto
proviene de páginas de Internet los cuales han sido base para poder fundamentar el sistema contable
y su aplicación.
La investigación fue de campo, la información se tomó directamente de la empresa en la cual se aplicó
el sistema contable en base a Excel, porque los documentos fuente fueron extraídos en el período
contable 2012.
3.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
La tesis que se está presentando es longitudinal de diseño no experimental; debido a que se presentan
varios reportes durante el año fiscal 2012 y se puede evaluar cómo se está desempeñando el sistema y
esto quiere decir que se puede medir en el tiempo.
No es experimental porque no es el primer conocimiento que se aplica en el área contable; y existe una
gran cantidad de información en libros y en el Internet.
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA
3.3.1 POBLACIÓN
42
Es simplemente considerar a todos los elementos que componen el universo; es decir, si se realiza un
estudio en los hospitales de Quito la población es todos los hospitales públicos y privados que se
encuentre situados en el distrito metropolitano de Quito.
Para la utilización del cálculo de la muestra se tomó en cuenta 2 tipos de universo o población y estas
son: la finita y la infinita.
Para este caso de estudio el universo y población es la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser,
pero también se puede extender este tipo de conocimiento y prácticas hacia otras fundaciones, que se
encuentran brindado los servicios dentro del país en distintas áreas como salud, educación; por lo que
el universo de acuerdo al dato investigado en la siguiente URL:
http://amerpages.com/spa/ecuador/items/search/page:9/category:1262 en el Ecuador existen 122
Fundaciones.
3.3.2 MUESTRA
Es un subconjunto de la población que se obtiene por la utilización de diferentes técnicas de muestreo
y cuyo estudio sirve para poder realizar un análisis de lo que piensa o hace la población que está sujeta
a investigación.
3.4 FORMULA DE CUANTIFICACIÓN DE LA MUESTRA
En la población se señaló 2 tipos las finitas en infinitas; al conocer el número determinado de
involucrados en el estudio se debe proceder con el cálculo mediante la utilización de fórmula para
poblaciones finitas, a continuación se presenta el cálculo de la muestra.
𝑛 =𝑍2. 𝑁. 𝑝. 𝑞
𝑒2. (𝑁 − 1) + 𝑍2. 𝑝. 𝑞=
1,962 ∗ 122 ∗ 0,50 ∗ 0,50
0,032 ∗ (122 − 1) + 1,962 ∗ 0,50 ∗ 05,0=
117,17
1,0711= 109,39
43
𝑛 ≅ 110 𝑓𝑢𝑛𝑑𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠
Se considera una distribución de Gauss de 1,96 un error del 3% y una probabilidad de ocurrencia y no
ocurrencia del 50% y la población que ya se describió anteriormente. Por tanto la muestra para el
estudio es de 110 fundaciones.
3.4 MUESTREO
3.4.1 PROBABILÍSTICO
En este tipo de muestreo, todos los individuos de la población pueden formar parte de la muestra,
tienen probabilidad positiva de formar parte de la misma. Por lo tanto es el tipo de muestreo que se
utilizó en la investigación, por ser de tipo riguroso y científico.
3.4.2 NO PROBABILÍSTICO
Aquí se puede observar una clara influencia de la persona que está realizando el estudio o simplemente
se realiza atendiendo a razones de comodidad. Por este motivo no es considerado como riguroso o
científico, se puede obtener unos datos más exactos en este tipo de investigación cuando en el universo
se encuentra una homogeneidad y el error es mínimo.
3.5 TIPO DE ANÁLISIS
La investigación es de tipo cuantitativo, se utilizó los datos y al final se presenta en reportes. Se
considera en primer lugar: el Plan de Cuentas, Libro Diario, Libro Mayor, reporte consolidado de
impuestos, reporte de Activos Fijos, Estado de Resultados, Balance General y de comprobación.
44
3.6 ENCUESTA
Una encuesta es aquella en que todos los individuos que participan en el proceso de investigación
deben presentar características similares a la población, es decir, tienen algunas características que se
consideren importantes, de acuerdo con el estudio o servicio que se está realizando (URBINA, 2006,
pág. 40).
Lo más importante a considerar al llevar a cabo una encuesta, es tener bien identificado o estratificado
el grupo de estudio así de esta forma se puede conocer con mayor precisión lo que piensa el universo
y los valores de errores van a disminuir considerablemente y proporcionar datos precisos que van a
servir en la investigación.
El estudio tiene como fuente primaria la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser, por tanto se
aplicó una encuesta de satisfacción al cliente para saber si el desempeño del programa implementando
en mencionada Institución sin fines de lucro cumplió con el objetivo de brindar datos mediante la
presentación de Balances al final del período contable.
3.7 TABULACIÓN DE DATOS
La tabulación consiste en presentar los datos estadísticos en forma de tablas o de cuadros, las partes
de la tabla deben contener la siguiente información:
- Título: Debe ser preciso y conciso.
- Contenido: La fila de encabezamiento o cabecera (títulos de las columnas), la columna matriz
con las modalidades o clases de la variable, columnas de parámetros.
- Notas explicativas: (Opcional), como fuente de los datos, abreviaturas, entre otros.
45
3.7.1 VARIABLES CUANTITATIVAS
Los datos se agrupan según la frecuencia de los valores. Es lo que se denomina distribución de
frecuencias. La forma de tabular depende del número de datos.
Si son pocos, se hace una tabla simple de forma similar a lo visto para las variables cualitativas. Cada
dato equivale a una modalidad. Al final nos quedaremos con la frecuencia de cada número y si se
prefiere también con el porcentaje. Los números se ordenan de menor a mayor o viceversa. La tabla
puede hacerse en sentido vertical u horizontal.
Si son muchos se agrupan en clases, que son intervalos sucesivos de valores. Los datos se asignan a la
clase que les corresponde y se cuentan los datos, que está representada por el punto medio o centro.
Esta agrupación es arbitraria con dos condiciones esenciales: que las clases sean mutuamente
excluyentes y que todos los datos sean a una clase. Ahora bien, la experiencia ha ido introduciendo una
serie de normas, que permiten hacer esa agrupación de la forma más racional posible.
La manera de tabular este tipo de datos es la siguiente:
- Calcular el rango (los límites de rango tanto superior como inferior)
- Calcular el número de clases, eso se lo realiza en base a la muestra, la fórmula que se aplica
aquí se la describe a continuación: 1+3,32*logn o 1+1,44*Inn.
- Calcular el intervalo, dónde la fórmula se expresa así: i=R/C, R = El rango y C = Es el número de
clases.
- Los valores que se encuentran de diferencia entre N*i y R se añade a los límites de intervalo y
así se obtiene la tabla culminada.
- La tabla debe contar con un formato para que se puedan analizar los datos.
- Realizar el conteo de los datos para conocer la frecuencia de repetición de los resultados
obtenidos.
46
- Registrar en los cálculos y la frecuencia de resultados obtenidos en la encuesta de satisfacción
a la Asamblea de socios fundadores.
3.7.2 VARIABLES CUALITATIVAS
Se representa de la siguiente forma:
- La frecuencia absoluta que es el número de veces que aparece cada modalidad (resultado del
recuento). La frecuencia total, de todas las modalidades juntas, se representa por N.
- La frecuencia relativa o proporción se obtienen dividiendo la frecuencia de cada modalidad
entre el total de datos. Los valores posibles oscilan entre 0 y 1. Suele expresarse con 3
decimales. La suma de las frecuencias relativas tiene que dar 1 o un número muy cercano al 1,
si ha habido redondeos.
- El porcentaje que es la frecuencia relativa multiplicada por 100. Suele expresarse con 3 dígitos.
La suma de todos los porcentajes debe dar 100 o un número muy próximo, si habido
redondeos.
- La frecuencia acumulada que se obtienen sumando la frecuencia de cada modalidad a las
frecuencias ya acumuladas anteriormente. En la primera modalidad no hay nada acumulado
de antes y por tanto su frecuencia acumulada será su misma frecuencia. La última modalidad
tiene que dar una frecuencia acumulada igual a N.
- Las frecuencias relativas acumuladas y los porcentajes acumulados se obtiene de forma similar.
- En las variables nominales las modalidades pueden ponerse en el orden que se quiera, pero en
las ordinales hay que respetar el orden lógico (BUESA, 2013).
47
3.7.3 RESULTADOS
Las preguntas en la encuesta fueron de tipo cuantitativo y cualitativo en algunos casos se contaron con
preguntas abierta o cerradas, el extracto poblacional simplemente se reduce a la Junta de socios
fundadores, la evaluación se realiza en dónde está operando el sistema contable, los resultados de las
6 preguntas se observan de la siguiente forma:
Pregunta 1: ¿Qué problemas detectó en el sistema contable?
TABLA 3.1
EXTRACTO DE
ANÁLISIS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 25
NO 3 75
TOTAL 4 100
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
GRAFICO 3.1
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
INTERPRETACIÓN: El 25% de los encuestados encontró que existe un problema con el sistema contable,
es decir, 1 socio fundador de 4 encontró que el programa tiene una deficiencia.
SI25%
NO75%
PREGUNTA 1
SI NO
48
PREGUNTA 2: Le satisfizo el sistema contable en base a Excel implementado en la Fundación para el
Desarollo Humano Promoser.
TABLA 3.2
EXTRACTO DE
ANÁLISIS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 3 75
NO 1 25
TOTAL 4 100 ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
GRÁFICO 3.2
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
INTERPRETACIÓN: El 25% de los fundadores manifestaron que el sistema contable no obtuvo un efecto
positivo, es decir, no cumple con las expectativas generadas para la presentación de información
financiera.
SI75%
NO25%
PREGUNTA 2
SI NO
49
PREGUNTA 3: El sistema contable de acuerdo a su criterio presenta información oportuna y real.
TABLA 3.3
EXTRACTO DE
ANÁLISIS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 4 100
NO 0 0
TOTAL 4 100 ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
GRÁFICO 3.3
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
INTERPRETACIÓN: El 100% de los socios cree que el sistema contable brinda la información financiera
de una manera oportuna y real para poder tomar decisiones.
SI100%
NO0%
PREGUNTA 3
SI NO
50
PREGUNTA 4: La compañía después de la implementación del sistema contable desearía seguir
contando con el mismo para seguir presentando su información financiera mensual y anualmente.
TABLA 3.4
EXTRACTO DE
ANÁLISIS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 3 75
NO 1 25
TOTAL 4 100 ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
GRÁFICO 3.4
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
INTERPRETACIÓN: El 75% de los socios encuentran productivo que se mantenga el sistema contable en
el siguiente período, gracias a las bondades del software y que la información financiera se presentó
de una manera oportuna. Un 25% cree que no se debe continuar con este programa porque se requiere
de un ERP.
SI75%
NO25%
PREGUNTA 4
SI NO
51
PREGUNTA 5: Con los reportes financieros que se presentaron, usted cree de acuerdo a su criterio qué
la información es sencilla de entender y cómoda para el usuario.
TABLA 3.5
EXTRACTO DE
ANÁLISIS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 3 75
NO 1 25
TOTAL 4 100 ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
GRÁFICO 3.5
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
INTERPRETACIÓN: Se mantiene la tendencia de las anteriores preguntas y los socios creen que un 75%
de la información del sistema contable se entiende fácilmente, pero un socio al mirar que no es un
sistema ERP completo, cree que la información ahí contenida le falta tener un mayor detalle de datos,
pero se encuentra conforme con el reporte final presentado.
OBSERVACIÓN50%
NO OBSERVACIÓN
50%
PREGUNTA 5
OBSERVACIÓN NO OBSERVACIÓN
52
PREGUNTA 6: ¿Qué piensa usted que se debería mejorar en él sistema?
TABLA 3.6
EXTRACTO DE
ANÁLISIS OBSERVACIONES
Socio 1 Ninguna
Socio 2 Ninguna
Socio 3 Implementar más módulos dentro del sistema, la capacidad de registro no es muy amplia
Socio 4 Mostrar un nuevo módulo que trabaje en base a resultados y análisis de objetivos ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
GRÁFICO 3.6
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
INTERPRETACIÓN: Los resultados de la preguntan brinda un camino abierto a la respuesta de cada uno
de los socios para recoger un análisis más extenso de información y mejorar el sistema contable en un
futuro. El 50% de la sociedad considera que debe haber algún tipo de cambio y el porcentaje similar
piensa que no se debe adicionar algo.
OBSERVACIÓN50%
NO OBSERVACIÓN
50%
PREGUNTA 6
OBSERVACIÓN NO OBSERVACIÓN
53
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1 SISTEMA DE CONTABILIDAD
La investigación va dirigida a la elaboración de un programa para una PYME y que sea útil para las
empresas, una propuesta diferente a los productos que se encuentran en el mercado ecuatoriano, la
base de este software se desarrolla en: macros y fórmulas de Excel.
Lo único requerido para desarrollar, es necesario contar con Excel, las fórmulas que se cuentan como
herramientas internas y en VBA; aquí es donde el programa utiliza comandos para realizar acciones
repetitivas y ayudar en el trabajo diario del contador.
4.1.1 DISEÑO DEL PROGRAMA EN MACROS Y VBA
Al software de contabilidad se lo puede separar en tres grupos: primero el diseño de la distribución de
la información, seguido por el desarrollo de los comando ACTIVEX que van a ir dibujados y distribuidos
de acuerdo a los criterios de la persona encargada de la creación del programa, finalmente escribir el
conjunto de comandos que hace posible pasar los datos contables de una manera automática a los
reportes de información financiera, los parámetros requeridos para ir a determinado lugar después de
la creación de las Hojas de Cálculo en el documento de trabajo se necesita de los siguientes detalle:
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Private Sub BTN101_Click() AbrirFormulario101 End Sub Private Sub BTN103104_Click() AbrirFormulario103y104
Con estos comandos lo que se hace es que
primero se reconozca cada botón, al hacer clic
54
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
End Sub Private Sub BTNATS_Click() AbrirAnexoTransaccional End Sub Private Sub BTNBG_Click() AbrirBalanceGeneral End Sub Private Sub BTNBGC_Click() AbrirBalanceDeComprobacion End Sub Private Sub BTNER_Click() AbrirEstadoDeResultados Sheets("PC").Select Range("A1").Select End Sub
con el mouse se abre inmediatamente la Hoja
de Cálculo a la cual se le está llamando.
Se repite para los botones que constan en los
cuadros 4.2 y 4.3 porque aquí simplemente se
le llama a que el código vaya a determinado
lado de la Hoja de trabajo.
Sub Macro1() ' ' Macro1 Macro ' ' Sheets("USUARIOS").Cells.Find(What:="1", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt:=xlWhole, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:=True _ , SearchFormat:=False).Activate End Sub
Este campo actúa al momento de que se tiene
información que llega procedente de las
seguridades que se ven un poco más adelante.
Sub OcultarHojas() ' ' OcultarHojas Macro ' ' Sheets("PC").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNPLANCUENTAS.Visible = False Sheets("ER").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNER.Visible = False Sheets("101").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTN101.Visible = False Sheets("MENSUALES").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTN103104.Visible = False
Esto va en cadena con el código de seguridad,
las Hojas de Cálculo van a ir ocultadas al
momento de abrir el documento de trabajo
porque no se ha ingresado ningún tipo de
usuario identificados como: administrador o
asistente.
También se usa el mismo código para ocultar
los recuadros ACTIVEX
55
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Sheets("ATS").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNATS.Visible = False Sheets("CYP").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNCYP.Visible = False Sheets("RET").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNRETENCIONES.Visible = False Sheets("REGISTROS").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNINFO.Visible = False ' Sheets("USUARIOS").Visible = xlVeryHidden Sheets("USUARIOS").Visible = True Sheets("DIARIOS").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNDIARIOS.Visible = False Sheets("ACTIVO").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNMACTIVO.Visible = False Sheets("PASIVO").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNMPASIVO.Visible = False Sheets("PATRIMONIO").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNMPATRIMONIO.Visible = False Sheets("VYG").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNVYG.Visible = False Sheets("SALDOS").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNBGC.Visible = False Sheets("BG").Visible = False Sheets("EMPRESA").BTNBG.Visible = False End Sub
Sub HabiltarHojasAsistente() ' ' HabilitarHojasAsistente Macro ' ' Sheets("PC").Visible = xlVeryHidden Sheets("EMPRESA").BTNPLANCUENTAS.Visible = False Sheets("ER").Visible = xlVeryHidden Sheets("EMPRESA").BTNER.Visible = False Sheets("101").Visible = xlVeryHidden Sheets("EMPRESA").BTN101.Visible = False Sheets("MENSUALES").Visible = True Sheets("ATS").Visible = True Sheets("CYP").Visible = True
El código se usa para abrir los comandos y las
hojas que van identificadas como asistente.
Para el administrador se usa el mismo concepto
solo que cambia la definición de todo por
verdadero eso lo activa y los hace visible.
56
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Sheets("RET").Visible = True Sheets("REGISTROS").Visible = True Sheets("DIARIOS").Visible = True Sheets("ACTIVO").Visible = True Sheets("PASIVO").Visible = True Sheets("PATRIMONIO").Visible = xlVeryHidden Sheets("EMPRESA").BTNMPATRIMONIO.Visible = False Sheets("VYG").Visible = True Sheets("SALDOS").Visible = xlVeryHidden Sheets("EMPRESA").BTNBGC.Visible = False Sheets("BG").Visible = xlVeryHidden Sheets("EMPRESA").BTNBG.Visible = False End Sub
El desarrollo del sistema contable primero va a contar con la creación de viñetas descritas en el flujo de
procesos y se encuentra desarrollado en el marco teórico, esto se necesita para tener una mejor
distribución de la información y así se crea la Hoja denominada “REGISTROS”. En esta parte ya se puede
ingresar valores de ACTIVEX; para ello se utilizan: botones de comando, cuadros de tipo combinado y
de grupo. Se puede separar los datos de acuerdo al rango que se ingrese al principio del Diario Contable.
El primer registro denominado “TIPOCOLABORADOR” creado en la opción “DESARROLLADOR” de
Microsoft Excel que contiene la mayoría de comandos de está hoja de cálculo y sigue mediante cadena
a los demás reportes que se encuentran contenidas en el Sistema Contable. A continuación después
del cuadro en dónde va un diseño referencial para el ingreso de la información inicial se describe el
código que se utiliza como comando para que realice algunas funciones.
57
GRÁFICO 4.1
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
Creación de Hojas de cálculo
Escoger tipos de ACTIVEX,
desarrollarlos y ubicarlos en las Hojas
de Cálculo
Desarrollo de comandos base
Registro de información contable
Pasar la información contable con la ayuda
de comandos hacia los Estados
Financieros y Anexos Tributarios
SI
SI
SI
SI
FIN
INICIO
NO SI
NO
58
CUADRO 4.1
INFORMACIÓN CONTABLE INICIAL
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
RAZON SOCIAL COD
NÚMERO DE FACTURA RUC
AUTORIZACIÓN NÚMERO DE RETENCIÓN
FECHA AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN
NÚMERO DE TELÉFONO
CONTACTO
GLOSA
DETALLE FACTURA DETALLE DE RETENCIÓN
BASE NO OBJETO DE IVA % R. FTE 0,00
BASE 0% DE IVA % R. FTE 0,00
BASE 12% IVA % R. FTE 0,00
IVA 12% -$ % R. IVA 0,00
TOTAL
TOTAL FACTURA -$ TOTAL RETENCIÓN -$ -$
CODIGO DEBE HABER
0,00 0,00 VERDADERO
CUENTA
241241
REGISTRAR INFORMACIÓN
0000000290
Menú Principal
59
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Private Sub TIPOCOLABORADOR_Change() Dim NUMERORETENCION As String Dim S1RET As String Dim S2RET As String Dim RETAUT As String Dim CODIGODIARIO As String
Estos comandos sirven para poner un nombre a
la función que se va a utilizar; en este caso se
crea los valores automáticos que se va a ir
registrado al momento que se vaya ingresando
la información.
Primero se identifica el tipo de documento, en
el código fuente, se puede observar que se trata
de un proveedor, cliente o diario y luego en
caso de que cumpla la primera condición se
procede a inscribir el número de la retención
completo y el número secuencial y demás
parámetros.
If (TIPOCOLABORADOR = "Proveedor") Then NUMERORETENCION = Sheets("CONF").Range("c4") S1RET = Sheets("CONF").Range("c2") S2RET = Sheets("CONF").Range("c3") RETAUT = Sheets("CONF").Range("C5") ActiveSheet.TXTRET.Value = NUMERORETENCION ActiveSheet.TXTS1RET.Value = S1RET ActiveSheet.TXTS2RET.Value = S2RET ActiveSheet.TXTRETAUT.Value = RETAUT CMBRF1.Enabled = True CMBRF2.Enabled = True CMBRF3.Enabled = True CMBRI.Enabled = True ActiveSheet.Range("a31") = "11231" ActiveSheet.Range("d31") = "=b24" ActiveSheet.Range("e31") = "" ActiveSheet.Range("A32") = "21101" 'ActiveSheet.Range("E32") = ActiveSheet.Range("F27") ActiveSheet.Range("E32") = "=F27" ActiveSheet.Range("D32") = ""
Es la continuación de la primera fase, primero
se registra los datos que se van a ingresar al
presentarse el documento fuente como
proveedor.
El comando expresa que los datos automáticos
a obtenerse se sacan de la hoja denominada
“CONF” de la celda determinada en la fórmula.
Una vez conocido el dato que se va a extraer de
la Hoja de Cálculo y se va a registrar en el
recuadro ACTIVEX de acuerdo a la manera
descrita en la parte del código fuente.
Para que se ingrese la información se le registra
como verdadero, eso le indica al Excel que al ser
60
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
reconocido como proveedor estos campos
deben quedar activos.
Se requiere una información adicional para ello
se coloca la cuenta contable de manera
automática, de acuerdo a los requerimientos
del concepto “PROVEEDOR”.
Finalmente se pasa los campos que se crearon
en la parte inferior contenida en la retención y
el IVA de la factura de compra, en ambos casos
de ser necesario, sino simplemente se reconoce
la celda como en blanco.
ElseIf (TIPOCOLABORADOR = "Cliente") Then ActiveSheet.TXTRET.Value = "" ActiveSheet.TXTS1RET.Value = "" ActiveSheet.TXTS2RET.Value = "" ActiveSheet.TXTRETAUT.Value = "" CMBRF1.Enabled = False CMBRF2.Enabled = False CMBRF3.Enabled = False CMBRI.Enabled = False ActiveSheet.CMBRF1.Value = "" ActiveSheet.CMBRF2.Value = "" ActiveSheet.CMBRF3.Value = "" ActiveSheet.CMBRI.Value = "" ActiveSheet.Range("a31") = "21312" ActiveSheet.Range("e31") = "=b24" ActiveSheet.Range("d31") = "" ActiveSheet.Range("A32") = "11201" ActiveSheet.Range("D32") = "=F27" ActiveSheet.Range("E32") = ""
Al momento que se comienza a registrar los
Diarios contables se incluye un ACTIVEX en
donde se divide en tres tipos clientes,
proveedores y diarios.
Se observa que el código es diseñado para
“Cliente”; los mismos campos que se llenaron
para proveedores no requieren de texto
adicional y se bloquea los campos ACTIVEX para
que no se activen. El código al final indica que
cuentas van a ir registradas para esta clase de
registros.
ElseIf (TIPOCOLABORADOR = "Diario") Then ActiveSheet.TXTRET.Value = "" ActiveSheet.TXTS1RET.Value = "" ActiveSheet.TXTS2RET.Value = "" ActiveSheet.TXTRETAUT.Value = "" CMBRF1.Enabled = False
Se termina con la otra parte de registros, que se
conoce como Diario, este campo es requerido
en casos que no se tienen facturas como por
61
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
CMBRF2.Enabled = False CMBRF3.Enabled = False CMBRI.Enabled = False ActiveSheet.CMBRF1.Value = "" ActiveSheet.CMBRF2.Value = "" ActiveSheet.CMBRF3.Value = "" ActiveSheet.CMBRI.Value = "" ActiveSheet.TXTRUC.Value = "" ActiveSheet.TXTS1.Value = "" ActiveSheet.TXTS2.Value = "" ActiveSheet.TXTAUT.Value = "" ActiveSheet.TXTDIREC.Value = "" ActiveSheet.TXTFONO.Value = "" ActiveSheet.TXTCONTACT.Value = "" ActiveSheet.TXTFACT.Value = "" CODIGODIARIO = Sheets("CONF").Range("D2") ActiveSheet.TXTCOD.Value = String(10 - Len(CODIGODIARIO), "0") & CODIGODIARIO
ejemplo: depreciaciones, actas de Junta
General, resoluciones del SRI, entre otras.
En este caso el código prácticamente va sin
nada porque no requiere de valores en los
campos ACTIVEX exceptuando el código de
diario, glosa que va a transcribir dicha
información finalmente en el Libro Diario,
Mayor General y posteriormente Estados
Financieros.
End If End Sub
Concluye el código, si primero se inicia con el
llamado al momento de finalizar se cierra, con
estas palabras.
Sub IncrementarFactura() Sheets("CONF").Range("b2") = Sheets("CONF").Range("b2") + 1 End Sub Sub IncrementarRetencion() Sheets("CONF").Range("c4") = Sheets("CONF").Range("c4") + 1 End Sub Sub IncrementarDiario() Sheets("CONF").Range("d2") = Sheets("CONF").Range("d2") + 1 End Sub
Al ir ingresando los datos de los documentos
fuente, se requiere un código adicional que se
incremente los números al momento de hacer
clic en el botón comando conocido como
registro de la información.
Private Sub INGRESOFACT_Click() If (ActiveSheet.Range("D40") = ActiveSheet.Range("E40")) Then If (ActiveSheet.Range("F40") = "Verdadero") Then CopiarRegistrosContables IncrementarFactura If (TIPOCOLABORADOR = "Proveedor") Then IncrementarRetencion End If IncrementarDiario LimpiarFactura
Termina de ingresar la información del
documento fuente u otros tipos de papeles para
registrar como diario, si los valores no están
cuadrados aparece un mensaje de texto que
nos indica lo siguiente: “para registrar diario
debe estar saldado”.
62
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Else MsgBox ("Para registrar el diario debe estar saldado") End If End Sub
Si fue un proveedor se incrementa el número de
retención y obviamente el diario contable y
limpiar la factura para ingresar el nuevo
documento en el sistema contable.
Sub CopiarRegistrosContables() Dim Celda As String Celda = Sheets("DIARIOS").Range("a8").End(xlDown).Row + 1 For i = 31 To Range("a31").End(xlDown).Row Step 1 'If (Sheets("DIARIOS").Range("f" & Celda) > 0 Or Sheets("DIARIOS").Range("g" & Celda) > 0) Then Sheets("DIARIOS").Range("a" & Celda) = ActiveSheet.TXTFECHA.Value Sheets("DIARIOS").Range("b" & Celda) = ActiveSheet.TXTCOD.Value Sheets("DIARIOS").Range("C" & Celda) = ActiveSheet.TXTGLOSA.Value Sheets("DIARIOS").Range("d" & Celda) = ActiveSheet.Range("a" & i) Sheets("DIARIOS").Range("f" & Celda) = ActiveSheet.Range("d" & i) Sheets("DIARIOS").Range("g" & Celda) = ActiveSheet.Range("e" & i) Celda = Celda + 1 'End If Next i Sheets("DIARIOS").Range("a" & Celda) = "-" End Sub
La siguiente parte es considerar todos los datos
que constan en el comprobante de diario, y que
va a pasar al Libro Diario. Se usa el comando de
cadena. Termina el registro y continúa con el
siguiente parámetro.
Sub LimpiarFactura() ActiveSheet.Range("b18:b22") = "" ActiveSheet.Range("d18:d24") = "" ActiveSheet.Range("a31:a39") = "" ActiveSheet.Range("d31:d39") = "" ActiveSheet.Range("e31:e39") = "" ActiveSheet.TXTRUC.Value = "" ActiveSheet.TXTS1.Value = "" ActiveSheet.TXTS2.Value = "" ActiveSheet.TXTAUT.Value = "" ActiveSheet.TXTDIREC.Value = "" ActiveSheet.TXTFONO.Value = "" ActiveSheet.TXTCONTACT.Value = "" ActiveSheet.TXTFACT.Value = "" ActiveSheet.TXTCOD.Value = "" ActiveSheet.TXTRET.Value = ""
Los datos necesarios se copian en el Libro
Diario, ahora el comando va a limpiar todos los
cuadros de texto dejando en blanco para un
nuevo proceso.
63
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
ActiveSheet.TXTS1RET.Value = "" ActiveSheet.TXTS2RET.Value = "" ActiveSheet.TXTRETAUT.Value = "" ActiveSheet.TXTGLOSA.Value = "" ActiveSheet.TIPOCOLABORADOR.Value = "" ActiveSheet.TXTFECHA.Value = "" If (ActiveSheet.LSTCYP.Value = "Proveedor") Then ActiveSheet.CMBRF1.Value = "" ActiveSheet.CMBRF2.Value = "" ActiveSheet.CMBRF3.Value = "" ActiveSheet.CMBRI.Value = "" End If ActiveSheet.LSTCYP.Value = "" End Sub
Private Sub LSTCYP_Change() Dim RUC As String Dim RAZONSOCIAL As String Dim DIRECCION As String Dim S1 As String Dim S2 As String Dim AUTORIZACION As String Dim CADUCIDAD As String Dim TELEFONO As String Dim CONTRIBUYENTEESPECIAL As String Dim CONTACTO As String Dim NUMEROFACTURA As String Dim CODIGODIARIO As String Dim DatoEncontrado ClienteExistente = Application.WorksheetFunction.CountIf(Sheets("CYP").Range("B6:B110000"), _ LSTCYP) Set Rango = Sheets("CYP").Range("B6:B110000") DatoEncontrado = Rango.Find(What:=LSTCYP, LookAt:=xlWhole, MatchCase:=True).Address RUC = Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, -1).Value DIRECCION = Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, 1).Value S1 = Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, 2).Value S2 = Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, 3).Value
Primero se va a ligar los datos al comando
LSTCYP se crea variables para RUC, razón social,
números completos de factura, autorización de
documento, fecha de validez, teléfono, si
cumple con requisitos de contribuyente
especial, contacto para hacer la venta o la
compra y finalmente se hace cadena para
continuar con los registros de la numeración
automática para la factura y el diario.
Se usa la función buscar y se indica en donde se
van a registrar los valores encontrados
64
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
AUTORIZACION = Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, 4).Value CADUCIDAD = Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, 5).Value TELEFONO = Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, 6).Value CONTRIBUYENTEESPECIAL = Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, 7).Value CONTACTO = Sheets("CYP").Range(DatoEncontrado).Offset(0, 8).Value NUMEROFACTURA = Sheets("CONF").Range("b2") CODIGODIARIO = Sheets("CONF").Range("D2") ActiveSheet.TXTRUC.Value = RUC ActiveSheet.TXTS1.Value = S1 ActiveSheet.TXTS2.Value = S2 ActiveSheet.TXTAUT.Value = AUTORIZACION ActiveSheet.TXTDIREC.Value = DIRECCION ActiveSheet.TXTFONO.Value = TELEFONO ActiveSheet.TXTCONTACT.Value = CONTACTO ActiveSheet.TXTFACT.Value = NUMEROFACTURA ActiveSheet.TXTCOD.Value = String(10 - Len(CODIGODIARIO), "0") & CODIGODIARIO 'Range("G2").Value = Range(DatoEncontrado).Offset(0, -1).Value 'Range("H2").Value = Range(DatoEncontrado).Offset(0, 0).Value 'Range("I2").Value = Range(DatoEncontrado).Offset(0, 1).Value 'Range("J2").Value = Range(DatoEncontrado).Offset(0, 2).Value End Sub
Al momento de presionar en el botón registro de la información en la hoja “REGISTROS”, se borra los
valores digitados mediante el llamado al código de limpieza. Ahora con el paso de los datos contenidos
en los documentos fuente al Libro Diario se recorre a una nueva fórmula para que se detalle las cuentas
contables que el mismo Microsoft Excel dispone como herramienta, para comenzar con este paso
65
dentro del sistema se procede a poner el nombre de PLAN DE CUENTAS a toda la TABLA 2.1., así va
hacer más fácil la elaboración de la siguiente fórmula que requiere de los siguientes parámetros:
“Condicional SI, ESERROR y BUSCARV”, por ejemplo: Al digitar él número 11101 va a desplegar un
nombre y en este caso se ingresa la cuenta contable del Banco de Guayaquil, se escoge y se pasa al libro
diario, a continuación se redacta la fórmula para que las cuentas se escriban automáticamente.
SI(ESERROR(BUSCARV(A31;PLANCUENTAS;1;0))=FALSO;BUSCARV(A31;PLANCUENTAS;2;0);"")
En la hoja “DIARIOS” se registra la información contable y de aquí se traslada al Libro Mayor para ello
como en las ocasiones anteriores se crea un nuevo botón en ACTIVEX para este botón se presenta un
nuevo código detallado a continuación:
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Private Sub BTNMAYOR_Click() limpiamos Sheets("DIARIOS").Select Fin = Range("d65536").End(xlUp).Row Range("d8:d" & Fin).AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CopyToRange:=Range( _ "I8"), unique:=True FinI = Range("I65536").End(xlUp).Row Range("I8:I" & FinI).Select Selection.Sort Key1:=Range("I8"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _ DataOption1:=xlSortNormal ''''''''''''''''''''''' Range("D8").Select fin2 = Range("I65536").End(xlUp).Row
Se pone un nombre al código fuente
“BTNMAYOR”; BTN se le usa para describir la
función de pasar del Libro Diario al Mayor
General los contenidos requeridos para hacer
una discriminación y agrupación entre
cuentas, al llamar al comando limpieza se lo
utiliza porque es necesario que los datos no se
sobre escriban.
Se nombra la hoja de cálculo, seleccionada
como “DIARIOS”, posicionamos desde que
parte hasta donde va a llegar la copia de los
datos.
El condicional fin2 se usa para culminar con la
información descrita en la parte superior y por
66
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
tanto indicar en que momento debe
comenzar la copia de los datos.
For i = 9 To fin2 If Not IsEmpty(ActiveSheet.Range("I" & i)) Then ActiveSheet.Range("D8:G" & Fin).AutoFilter Field:=1, Criteria1:= _ Range("I" & i) Range("A9:G" & Fin).SpecialCells(xlCellTypeVisible).Copy Sheets("ACTIVO").Select 'MsgBox (ActiveSheet.Range("a655").End(xlUp)) ActiveSheet.Range("a65536").End(xlUp).Offset(1, 0).Select ActiveSheet.Paste Sheets("DIARIOS").Select End If Next i
El condicional sirve para realizar una
discriminación entre cuentas y extraer en una
parte fuera del Libro Diario y esa es la
información que se va a copiar en ese orden
determinado. Se comienza desde el Activo,
Pasivo, Patrimonio, Ingresos y culmina con los
Gastos.
Al finalizar con una cuenta se prosigue con la
siguiente y así hasta terminar el proceso.
Sheets("ACTIVO").Select Dim oneRange As Range Dim CeldaFecha As Range Dim CeldaCuenta As Range Dim toCell As Range Set oneRange = Range("A10:G999999") Set CeldaFecha = Range("A10") Set CeldaCuenta = Range("D10") 'Set toCell = Range("A1") 'oneRange.Sort Key1:=toCell, Order1:=xlAscending, Header:=xlYes oneRange.Sort Key1:=CeldaCuenta, Order1:=xlAscending, Header:=xlYes, Key2:=CeldaFecha, Order2:=xlAscending, Header:=xlYes 'Sheets("ACTIVO").Select fin4 = Sheets("ACTIVO").Range("F65536").End(xlUp).Row Sheets("ACTIVO").Range("F" & (fin4 + 1)).Value = "=suma(F11:F" & fin4 & ")"
Al rango se le observa para ir determinando
como en la suma de cualquier valor que es lo
que se va a escoger como información.
Una vez que se indica el cuadro, ahora se
escoge los datos que van a pasar al Mayor
General y cómo van a estar organizados; en la
fórmula se expresa: la fecha, la cuenta y que
se va a dirigir a la celda A1.
La información va a tener un tope inicial y
final, para ello se registra en la fórmula las
celdas y se ingresa la fórmula para sumar; es
necesario porque los registros contables no
67
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Sheets("ACTIVO").Range("G" & (fin4 + 1)).Value = "=suma(G11:G" & fin4 & ")" Sheets("DIARIOS").Select 'Range("A1:F1").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range("a6"), CopyToRange:=Range("a8"), Unique:=True End Sub
deben ir escritos en cualquier parte de la Hoja
de cálculo.
Sub limpiamos() Sheets("DIARIOS").Columns("I:I").EntireColumn.Delete 'Sheets("ACTIVO").Select Fin3 = Sheets("ACTIVO").Range("G65536").End(xlUp).Row Sheets("ACTIVO").Range("A11:A" & Fin3).EntireRow.Delete End SuPrivate
El registro del comando para copiar la
información, se requiere de una limpieza
porque los datos pueden duplicar y sacar unos
valores diferentes al Libro Diario.
De aquí en adelante la información pasa a entrelazarse entre los diferentes módulos, del libro diario y
se pasa al libro mayor, todos los datos pasan a un Balance de Comprobación y a su vez llena los
siguientes reportes finales que son los Estados de Resultados y Balance General.
La Información en Libro Mayor y con totales en los cuales se presenta la información cuadrada, se
puede obtener de una manera más sencilla el Balance de Comprobación, aquí tenemos y conocemos
los saldos, aquí se deja el ACTIVEX y se utiliza una fórmula, a continuación se la describe:
SUMAR.SI(ACTIVO!$D$11:$D$790;SALDOS!A136;ACTIVO!$G$11:$G$790)
Donde los valores que se ingresan son los obtenidos en el Libro Mayor tanto de la columna debe como
la del haber y mediante una resta entre las dos columnas ahí se obtiene un valor en el saldo en el
Balance de Comprobación el cual va a pasar al Balance General y Estado de Resultados.
68
La información que se ha logrado cargar de manera automática en el sistema contable que se diseñó y
desarrollo en Excel, requiere de protección; los software incluso más comunes hacen una separación
en el tipo de usuarios, por ejemplo: algunos son considerados como administradores y otros son los
que no poseen accesos a ciertas áreas del programa, en otros también se carga el complemento para
realizar cambios aunque no se toma en cuenta la raíz del código fuente pero si en procesos automáticos
que involucran cambios en las bases de datos para eliminar o arreglar registros contables que sufrieron
modificación y eso ocurre por diferentes circunstancias que se van presentando en el día a día de las
labores cotidianas de las empresa.
Por este motivo la mayoría de las empresas invierten grandes cantidades de recursos para cuidar sus
conocimientos e información para ello recurren a diferentes tipos de seguridades, un ejemplo son: las
contraseñas. Ahora para la creación de la misma se va a proceder con el aumento de una hoja de cálculo
adicional en donde los actores principales son los usuarios del programa para ello se requiere inscribir
a cada persona en la tabla de datos, se lo realiza de la siguiente manera.
TABLA 4.1
USUSARIOS Y CONTRASEÑAS
USUARIOS MEDINA&ASOCIADOS
ID NOMBRE USUARIO CONTRASEÑA PERFIL
1 Roberto Medina 1716609159 Robina Administrador
2 Edgar Medina 1702653963 Edgina Administrador
3 Gabriela Noboa 1715544886 Gabboa Asistente
4 Beatriz Yánez 1702982693 Beanez Asistente
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
MEDINA&ASOCIADOS
En la primera parte se puede observar la identificación de acuerdo a como se vaya ingresando la
información de los usuarios, en la segunda columna se presenta el nombre del personal que tienen
acceso al sistema contable.
69
Se va a identificar de una manera numérica a cada persona que esté involucrada en este trabajo, la
mejor manera de hacerlo es con el número de cédula, ahora utilizando una nueva fórmula que Excel
proporciona se va a crear una contraseña especial que también es irrepetible, así el usuario va a tener
confianza en el sistema y en los datos que se ingresan no van a sufrir ninguna modificación. Con el perfil
se puede hacer la discriminación para el usuario y a dónde esta persona va a tener acceso, se puede
observar que existen 2 tipos: el administrador y el asistente; el primero tiene acceso incluso a los datos
del código fuente de VBA, el segundo con restricciones a las hojas de cálculo, por ejemplo: no van a
tener acceso a los Estados Financieros que son parte delicada de la empresa y que simplemente el
contador de la compañía conjuntamente con los socios son los que deben tener acceso a este tipo de
información.
La fórmula para generar una contraseña segura y que se utiliza es la siguiente:
IZQUIERDA(C3;3)&DERECHA(C3;3), donde se escoge el casillero de los nombres del usuario, primero se
escoge el tercero de la izquierda y se vuelve hacer lo mismo sino que comienza con la derecha.
En la primera hoja del sistema contable se va a ingresar diferentes botones ACTIVEX los cuales van a
facilitar las conexiones entre las diferentes viñetas, esto también para evitar el diseño en VBA y de estar
dibujando cada uno de los rectángulos se puede optar por los hipervínculos. Ahora se podrá ver una
idea de cómo se puede tener los botones para dirigirse a un lugar específico en la hoja de trabajo.
70
CUADRO 4.2
INGRESO AL SISTEMA PERFIL ADMINISTRADOR
Perfil: Administrador
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
Como se puede observar el usuario Roberto Medina a ingresado al sistema contable exitosamente y
puede observar cada hoja de cálculo y las cajas de comandos, mientras que a continuación
presentaremos un perfil de tipo asistente dónde los botones ACTIVEX y el resto del programa se
esconde.
71
CUADRO 4.3
INGRESO AL SISTEMA PERFIL ASISTENTE
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
Usuario: Gabriela Noboa
Perfil: Asistente
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUNACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMAN PROMOSER
En el cuadro 4.2 y 4.3 se observa diferencias claras y notorias aquí el código fuente va escrito en el
botón ACTIVEX ingreso de información, a continuación se comparte los valores con los cuales se realizó
el trabajo de ocultar botones y hojas de cálculo del sistema contable.
Los comandos que se observan en la parte superior, son ingresados en la hoja de cálculo denominada
“EMPRESA” conjuntamente con los cuadros ACTIVEX y es donde se van a exhibir las seguridades
activando o inactivando los parámetros, de acuerdo a las características del usuario que se haya
identificado sea como: “administrador” o “asistente”; para ingresar al sistema se creó un formulario de
tipo recuadro, para dar algunas funciones requeridas en seguridad se necesita nuevamente a VBA y a
continuación se pone el diseño y posteriormente se detalle el código fuente.
72
CUADRO 4.4
INGRESO AL SISTEMA CONTABLE CODIFICADO
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
Para activar los cuadros diseñados en ACTIVEX y las hojas de cálculo mediante la herramienta que se
encuentra en el cuadro VBA, se procede aplicar otro código fuente, esto va a permitir finalizar la
discriminación de perfil de los usuarios.
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Private Sub CommandButton1_Click() Unload Me End Sub Private Sub CommandButton2_Click() ':: By: Roberto Agustin Medina Yanez ':: Date: Agosto 2013 ':: Purpose: Acceso con usuario y contraseña '
Se le mantiene el código original, no se le cambia
nada a ninguno de los 2 cuadros ACTIVEX, este
tipo de discriminación se hace para poder
recordar los nombres de una manera más
sencilla, la siguiente parte en donde se ubica los
datos entre comillas simples eso hace que se
quede como comentario, no influye dentro del
código.
“Unload Me” llama al formulario, ahí se abre el
cuadro de dialogo indicado en el cuadro 4.4.
73
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Dim usuario As String Dim perfil As String Dim password As Variant Dim DatoEncontrado
Una vez que el cuadro de seguridad aparece se
requiere de conceptos adicionales para el ingreso
al sistema contable, para ello se necesita de la
cadena usuario, perfil, password y dato
encontrado.
Se busca en una base de datos la información,
después dependiendo de los registros va a
ingresar al sistema contable como administrador
o asistente.
UsuarioExistente =
Application.WorksheetFunction.CountIf(Sheets(
"USUARIOS").Range("D3:D12"), _
Me.txtUsuario.Value)
Set Rango =
Sheets("USUARIOS").Range("D3:D12")
If Me.txtUsuario.Value = "" Or
Me.txtPassword.Value = "" Then
MsgBox "Por favor introduce usuario y
contraseña", vbExclamation, Blog
Me.txtUsuario.SetFocus
ElseIf UsuarioExistente = 0 Then
MsgBox "El usuario '" & Me.txtUsuario & "' no
existe", vbExclamation, Blog
ElseIf UsuarioExistente = 1 Then
DatoEncontrado =
Rango.Find(What:=Me.txtUsuario.Value,
LookAt:=xlWhole, MatchCase:=True).Address
Contrasenia =
Sheets("USUARIOS").Range(DatoEncontrado).Of
fset(0, 1).Value
Se obtiene datos del usuario y se le designa unas
celdas específicas a escoger.
En caso de que no se haya ingresado alguna
información va a ejecutar una casilla de mensaje
diciendo que para ingresar es requerido los datos
de usuario y contraseña.
Al ingresar la información en el formulario VBA se
busca el tipo de usuario para después activar o no
los cuadros ACTIVEX que contiene la Hoja de
Cálculo “EMPRESA”.
74
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
If
CStr(Sheets("USUARIOS").Range(DatoEncontrad
o).Value) = Me.txtUsuario.Value And
Contrasenia = _
Me.txtPassword.Value Then
perfil =
Sheets("USUARIOS").Range(DatoEncontrado).Of
fset(0, 2).Value
Range("B4").Value = "Usuario: " &
Sheets("USUARIOS").Range(DatoEncontrado).Of
fset(0, -1).Value
Range("B5").Value = "Perfil: " & perfil
Range("B4:c4:d4").Select
With Selection
.HorizontalAlignment = xlLeft
.VerticalAlignment = xlCenter
.WrapText = False
.Orientation = 0
.AddIndent = False
.IndentLevel = 0
.ShrinkToFit = False
.ReadingOrder = xlContext
.MergeCells = False
End With
Selection.Merge If (perfil = "Administrador") Then HabiltarHojasAdministrador ElseIf (perfil = "Asistente") Then HabiltarHojasAsistente Else MsgBox ("El perfil del usuario no existe") End If ' Sheets("Hoja3").Visible = True 'Sheets("Hoja1").Visible=xlVeryHidden
Si el perfil es administrador o asistente se abre las
hojas de cálculo escogidas para cada uno.
Nuevamente si no se ha registrado el usuario
aparece la información adicional de que no
existe.
75
CÓDIGO FUENTE DESCRIPCIÓN DEL CÓDIGO FUENTE
Unload Me Else MsgBox "La contraseña es inválida", vbExclamation, Blog End If End If End Sub
Aquí aparece otro campo, los usuarios se pueden
equivocar al registrar la contraseña, para ello
recurrimos a un nuevo comando de mensaje el
que expresa que fue mal escrita y se termina la
función.
4.2 RESULTADOS
La aplicación del sistema contable en Excel, rindió sus frutos, esto se explica al haber obtenido datos
reales y confiables en el Balance General y en el Estado de Resultados, al final del período fiscal se
obtuvo con éxito un Formulario 101 completo y terminado, de acuerdo a lo que exige el SRI.
También se obtuvo la información de los demás formularios que componen las exigencias mensuales
del SRI, como el 103, 104 y ATS esto ayuda a llenar la información en el DIMM. Cabe anotar que estos
valores no se registran automáticamente solo se obtiene para referencia.
La elaboración de los Estados Financieros se lo hizo con la presentación de los informes a la Junta
General de los socios fundadores conjuntamente con el Formulario 101 que se presenta a los
organismos de control de la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser, esto fue aprobado por
unanimidad por parte de las personas ahí presentes.
En los cuadros siguientes se puede observar los resultados que aprobaron por unanimidad los socios
fundadores.
76
CUADRO 4.5
BALANCE GENERAL
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
RUC: 1791975375001
BALANCE GENERAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
MONEDA: USD
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA VALOR
1 ACTIVO 39.787,15
11 ACTIVO CORRIENTE 39.787,15
111 DISPONIBLE 9.122,75
11101 BANCO DE GUAYAQUIL 9.122,75
11151 CAJA CHICA 0,00
112 EXIGIBLES 30.664,40
11201 CLIENTES 29.969,40
11203 CUENTAS POR COBRAR A TERCEROS 0,00
11204 PRESTAMOS AL PERSONAL 0,00
11205 ANTICIPO SUELDOS 0,00
11206 ANTICIPO PROVEEDORES 695,00
11207 ANTICIPOS VARIOS 0,00
11231 IVA EN COMPRAS (0,00)
11232 IVA RETENIDO 0,00
15 ACTIVO FIJO 0,00
151 DEPRECIABLE 0,00
15111 MUEBLES Y ENSERES 0,00
15121 EQUIPO DE INFORMACIÓN TECNOLÓGICA 0,00
15131 VEHICULOS 0,00
152 DEPRECIACIÓN ACUMULADA 0,00
15211 DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES 0,00
15221 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS DE INFORMACIÓN TECNOLÓGICA 0,00
15231 DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHICULOS 0,00
2 PASIVO (39.787,14)
21 PASIVO CORRIENTE (39.787,14)
211 PROVEEDORES Y ACREEDORES (38.268,95)
21101 PROVEEDORES (11.957,56)
21102 ACREEDORES VARIOS (24.252,70)
21103 ANTICIPO A CLIENTES 0,00
21104 CUENTAS POR PAGAR A SOCIOS (2.058,68)
212 PROVISIONES POR PAGAR 0,00
21201 SUELDOS POR PAGAR 0,00
77
21202 DECIMOTERCERA REMUNERACIÓN POR PAGAR 0,00
21203 DECIMOCUARTA REMUNERACIÓN POR PAGAR 0,00
21204 VACACIONES POR PAGAR 0,00
21205 APORTE PATRONAL 11,15% IESS POR PAGAR 0,00
21206 APORTE IECE/SECAP 1% IESS POR PAGAR 0,00
21207 RETENCIONES AL PERSONAL 9,35% IESS POR PAGAR 0,00
21208 FONDOS DE RESERVA POR PAGAR 0,00
21210 OTRAS RETENCIONES AL PERSONAL POR PAGAR 0,00
213 IMPUESTOS POR PAGAR (1.518,20)
21301 RETENCIÓN IMPUESTO A LA RENTA EMPLEADOS 0,00
21302 RETENCIÓN 10% HONORARIOS (50,00)
21303 RETENCIÓN 8% SERVICIOS PROFESIONALES (884,91)
21304 RETENCIÓN 2% SERVICIOS ENTRE SOCIEDADES (0,00)
21305 RETENCIÓN 1% PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 0,00
21306 RETENCIÓN 1% TRANSPORTE 0,00
21307 RETENCIÓN 1% ACTIVOS FIJOS 0,00
21308 RETENCIÓN 8% ARRIENDO A PERSONAS NATURALES 0,00
21309 RETENCIÓN 0,10% PRIMAS DE SEGUROS (0,00)
21310 RETENCIÓN APLICABLES EL 1% (18,24)
21311 RETENCIÓN APLICABLES EL 2% 0,00
21312 IVA POR PAGAR (70,96)
21313 RETENCIÓN 2% PREDOMINA MANO DE OBRA 0,00
21350 RETENCIÓN IVA 100% (494,09)
21351 RETENCIÓN IVA 70% 0,00
21352 RETENCIÓN IVA 30% 0,00
214 OBLIGACIONES BANCARIAS 0,00
21401 SOBREGIROS BANCARIOS 0,00
21402 OBLIGACIONES BANCARIAS CORTO PLAZO 0,00
22 PASIVO LARGO PLAZO 0,00
221 OBLIGACIONES BANCARIAS 0,00
22101 OBLIGACIONES BANCARIAS LARGO PLAZO 0,00
3 PATRIMONIO 0,00
31 CAPITAL (2.190,89)
311 CAPITAL SOCIAL (2.190,89)
31101 CAPITAL PAGADO (2.190,89)
33 RESULTADOS 2.190,89
331 RESULTADOS ACUMULADOS 2.190,89
33101 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 2.190,89
33102 RESULTADO DEL EJERCICIO 0,00
TOTAL ACTIVO 39.787,15
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO (39.787,14) ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
78
CUADRO 4.6
ESTADO DE RESULTADOS
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
RUC: 1791975375001
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31 DE DICIEMBRE 2012
MONEDA: USD
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA VALOR
4 INGRESOS (52.655,00)
41 INGRESOS (52.655,00)
411 VENTAS (52.655,00)
41101 VENTAS (55.655,00)
41102 CREDITO EN VENTAS 3.000,00
412 OTROS INGRESOS 0,00
41201 OTROS INGRESOS CON IVA 12% 0,00
41202 OTROS INGRESOS CON IVA 0% 0,00
5 GASTOS 52.655,00
51 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y VENTAS 52.655,00
511 SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES 0,00
51101 SUELDOS Y SALARIOS 0,00
51102 APORTE PATRONAL 11,15% IESS 0,00
51103 APORTE PATRONAL IECE/SECAP 1% 0,00
51104 FONDOS DE RESERVA 0,00
51105 DÉCIMO TERCER SUELDO 0,00
51106 DÉCIMO CUARTO SUELDO 0,00
51107 ALIMENTACIÓN Y REFRIGERIOS 0,00
51108 GASTOS DE MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE 0,00
51109 BONO DE RESPONSABILIDAD 0,00
51110 SEGURO MEDICO 0,00
51111 VACACIONES 0,00
51112 OTROS BENEFICIOS SOCIALES 0,00
512 GASTOS GENERALES 52.655,00
51201 ARRIENDOS Y ALQUILERES 875,00
51202 SUMINISTROS DE OFICINA 77,91
51203 TELÉFONOS 183,66
51204 SERVICIOS DE INTERNET 0,00
51205 GASTOS DE CORREO 28,00
51206 AGUA Y LUZ 29,63
51207 MATERIALES DE ASEO Y LIMPIEZA 0,00
51208 FORMULARIOS 0,00
79
51209 HONORARIOS PROFESIONALES 27.608,89
51210 COMISIONES PAGADAS 0,00
51211 GASTOS LEGALES 28,60
51212 GASTOS DE CONTRATACIÓN A PERSONAL 0,00
51213 SEGURIDAD Y VIGILANCIA 0,00
51214 SEGURO EDIFICIOS, MUEBLES Y EQUIPOS DE ITS 0,00
51215 SUSCRIPCIONES Y PUBLICACIONES 0,00
51216 IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES 1.247,12
51217 GASTOS DE PUBLICIDAD 14.388,09
51218 GASTOS DE VIAJE 1.099,88
51219 MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE 0,00
51220 ATENCIONES A CLIENTES Y TERCEROS 22,82
51221 GASTOS BANCARIOS 42,61
51222 MANTENIMIENTO EDIFICIOS 2,90
51223 MANTENIMIENTO EQUIPOS DE OFICINA 120,00
51224 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 0,00
51225 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 0,00
51226 MATRICULA Y SEGURO VEHICULOS 0,00
51227 DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES 0,00
51228 GASTOS MISCELANEOS 7,99
51229 GASTOS NO DEDUCIBLES 0,00
51230 RETENCIONES ASUMIDAS 37,39
51231 GASTOS DE SEMINARIOS 5.560,00
51232 IVA CARGADO AL GASTO 1.294,51
51233 DEPRECIACIÓN EQUIPOS DE INFORMACIÓN TECNOLÓGICA 0,00
51234 DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS 0,00
517 COSTOS FINANCIEROS 0,00
51701 INTERESES PAGADOS 0,00
51702 COMISIONES BANCARIAS PAGADAS 0,00
UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO (0,00) ELABORADO: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO PROMOSER
El Ejercicio económico que se presentó anteriormente se puede observar que la información contable
se procesó en los cuadros mostrados y en ellos se encuentra un valor de resultado de cero. El activo es
igual a la suma del pasivo y patrimonio por tanto son valores reales y confiables se conoce esto porque
se realizaron conciliaciones bancarias, anexos a los balances y los valores se encuentran conciliados y
saldados.
80
El sistema es amigable con todas las personas que lo intenten utilizar, porque las formulas ya están
predeterminadas y es simplemente cuestión de adaptar al entorno de la empresa y comenzar a
registrar la información y recibir resultados a corto plazo.
Un CD va contener una demostración del sistema incluyendo el paso a paso del registro contable hasta
finalizar con la presentación de los Estados Financieros. A continuación se observa con cortes de
pantalla como se va realizando el registro automático en cada parte de las Hojas de Cálculo.
CUADRO 4.7
INGRESO AL SISTEMA
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
En el corte de página del cuadro 4.7 se puede observar la manera como se ingresa al sistema y la forma
de actuar de las macros en el tema de seguridad y no permiten que se observe ninguna de las hojas de
cálculo, comandos ACTIVEX todo ello, gracias al código de fuente que ya se describió anteriormente.
81
CUADRO 4.8
USUARIO Y CONTRASEÑA
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
La siguiente parte indica la manera en que la macro ahora pide al usuario registrar su número de cédula
y la contraseña para poder ingresar y los permisos que se le han otorgado dependiendo de esto el
personal contable va a tener la posibilidad de hacer el trabajo encomendado y no va a ver ninguna
violación en la seguridad ni tampoco tener acceso a datos sensibles que posee la compañía.
82
CUADRO 4.9
ACTIVAR MÓDULOS POR USUARIOS
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
El cuadro demuestra la activación de los diferentes módulos de acuerdo al tipo de usuario que vaya a
registrar la información en el sistema contable, aquí se encuentra el usuario Roberto Medina se ha
identificado como “Administrador” por tanto tiene acceso a los distinto módulos contenido en el
programa.
83
CUADRO 4.10
INGRESO DE COMPROBANTES CONTABLES
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
Los comandos ACTIVEX en el cuadro anterior se encuentran sin información, así se puede proceder a
llenar cada parte vacía con los datos contenidos en el documento fuente y continuar con el proceso
automático de los siguientes asientos contables una vez finalizado el proceso con el código limpieza.
84
CUADRO 4.11
REGISTRO CONTABLE
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
Los controles ACTIVEX ya se llenaron con información de documento fuente, en este caso se lleva a
cabo una venta con el registro de factura para la empresa AGRIFEG, los demás datos que no son
automáticos se llenan de acuerdo a las políticas y convenios de venta.
85
CUADRO 4.12
BORRAR INFORMACIÓN
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
Después de ingresar los datos requeridos por los comandos se realiza un clic en el botón registro de la
información y pasan al Libro Diario seguido de borrar los números y letras del asiento contable.
86
CUADRO 4.13
PASO DE INFORMACIÓN AL LIBRO DIARIO
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
Se registró el asiento contable 290 en el Libro Diario, la mayoría de requerimientos de la información
inmediatamente se traslada para continuar con el proceso de obtención de los Balances tanto mensual
y anual, además de eso también los diferentes reportes para impuestos requeridos para culminar el
trabajo satisfactoriamente.
87
CUADRO 4.14
LIBRO MAYOR
ELABORADO POR: ROBERTO MEDINA YÁNEZ
Los valores que llegaron al Libro Diario pasan al Libro Mayor clasificado por fecha y por cuenta para
realizar los cortes necesarios y posteriormente comenzar a trabajar en los análisis de las cuentas
contables y de esta manera poder obtener los anexos a Balances. Todos los cuadros utilizan los
comandos descritos anteriormente para que realice la estructuración de la información contenida en
los documentos fuente.
88
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
1. La Fundación para el Desarrollo Humano Promoser, carece de un sistema y de procesos contables, esto
le acarrea problemas a la Dirección de la empresa, porque no cuenta con reportes financieros
actualizados y por tanto también hay retrasos con las declaraciones de impuestos mensuales, al
momento de implementar estas soluciones se van a poder corregir las dificultades encontradas, el
programa va a lograr que haya una fluida información hacia los organismos de control estatales y la
empresa va a tomar decisiones acertadas.
2. Aunque complejo el proceso de diseño del programa es importante contar con un sistema contable
dentro de la empresa porque así como la información de documentos fuente que se mantienen de una
manera ordenada en archivos, el programa permite tener en forma digital los datos históricos de la
empresa.
3. Al momento de terminar los Estados Financieros a la Junta de Socios Fundadores, la máxima autoridad
de la empresa permite la presentación de los mismos a los organismos de control, con ello se pudo
observar que el sistema contable tuvo éxito de implementación en la Fundación para el Desarrollo
Humano Promoser.
5.2 RECOMENDACIONES
1. La Junta General de Socios Fundadores debe siempre aprobar los temas importantes y por ello se
requiere contar con la aceptación para mejorar los procesos contables, el máximo organismo de control
accede para seguir haciendo actualizaciones del sistema mientras se avanza con el trabajo del día a día
89
y así obtener un mejor rendimiento de la información que saca el programa, porque se recogieron datos
en la encuesta que son válidos para tomarlos en cuenta y desarrollar un mejor ERP.
2. El personal que labora dentro de la empresa debe tener un proceso de capacitación para observar las
bondades del sistema contable, mirar la funcionalidad y que reportes otorga, mientras más se conoce
mejor beneficio se le puede obtener a corto tiempo, los nuevos miembros del equipo de trabajo para
la Fundación para el Desarrollo Humano Promoser necesita de un proceso de formación en los procesos
financieros que se llevan a cabo dentro de la empresa y puedan pasar a laborar inmediatamente de
una manera productiva y que colaboren con la obtención de los Estados Financieros mensuales y
anuales; así también brinde datos exactos e inmediatos para las declaraciones de impuestos.
3. La información contable y las demás funciones que cumplan los empleados dentro de la empresa debe
estar separada, porque al realizar varias tareas que no van de acuerdo a las responsabilidades del
puesto de trabajo asignadas, se tiende a cometer errores en los procesos normales y diarios que se van
desarrollando en la institución, por ello las personas encargadas del área contable deben enfocarse en
la obtención de los Estados Financieros.
4. El proceso de implementación de la contabilidad debe ser inmediato, así la empresa va a contar con
parámetros financieros para poder evaluar y tomar decisiones a corto y largo plazo.
5. También se deben implementar políticas contables para que la información sea más fluida hacia el
personal que se encuentre laborando en la empresa, así el sistema va a registrar la realidad de la misma
y se va a poder observar en la presentación de los Estados Financieros y posterior toma de decisiones.
90
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91
16 WIKIPEDIA. (02 de OCTUBRE de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales
17 WIKIPEDIA. (11 de Octubre de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/SaaS
18 WIKIPEDIA. (30 de AGOSTO de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/Estado_de_resultados
19 WIKIPEDIA. (07 de OCTUBRE de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/SAP_AG
20 WIKIPEDIA. (11 de Octubre de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing
21 WIKIPEDIA. (11 de Octubre de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management
22 WIKIPEDIA. (11 de Octubre de 2013). WIKIPEDIA. Obtenido de WIKIPEDIA:
http://es.wikipedia.org/wiki/Supplier_Relationship_Management
92
GLOSARIO
PUC: Plan único de cuentas.
LRTI: Ley de Régimen Tributario Interno.
SRI: Servicio de Rentas Internas.
PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
PYMES: Pequeñas y medianas empresas.
IESS: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
ERP: Enterpreise Resourcing Program.
SaaS: Software as a Service.
CRM: Customer Relationship Management.
SRM: Supplier Relationship Management.
VBA: Visual Basic
ACTIVEX: Desarrollo de botones iniciales en macros.
NIC: Normas Internacionales de Contabilidad.
NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera.
DIMM: Declaración Medios Magnéticos.
REOC: Anexo de retenciones por otros conceptos.
ATS: Anexo Transaccional.
93
ANEXOS
ENCUESTA
¿Qué problemas detecto en el sistema contable?
Si ___
No ___
¿Cuántos?_________________
Le satisfizo el sistema contable en base a Excel implementado en la Fundación para el Desarrollo
Humano Promoser
Si ___
No ___
El sistema contable de acuerdo a su criterio presenta información oportuna y real
Si ___
No ___
La Fundación para el Desarrollo Humano Promoser, después de la implementación del sistema contable
desearía seguir contando con el mismo para seguir presentando sin información financiera mensual y
anual
Si ___
No ___ ¿Por qué? ____________________________________________
Con los reportes financieros que se presentaron en la Junta de Socios Fundadores de la Fundación para
el Desarrollo Humano Promoser, usted cree que la información es sencilla de entender y cómoda para
el usuario
Si ___
No ___
¿Qué piensa usted que se debería mejorar en el sistema?
________________________________________________________________________________