I N T R O D U C T I O N

T h e p u r p o s e o f t h e p r o j e c t i s t o p r e s e n t t h e r e q u i r e m e n t o f t h e C o m p u t e r i z a t i o n

o f T e l e p h o n e B i l l i n g S y s t e m . T h e p r o j e c t t h u s c a l c u l a t e s t h e t e l e p h o n e b i l l s

a u t o m a t i c a l l y . I t d o e s a l m o s t e v e r y w o r k w h i c h i s r e l a t e d t o a u t o m a t i c t e l e p h o n e

b i l l i n g c o n n e c t i o n s y s t e m v i a - n e w c o n n e c t i o n , c u s t o m e r r e c o r d m o d i f i c a t i o n ,

v i e w i n g c u s t o m e r r e c o r d s & a l l w o r k s r e l a t e d t o r a t e o f b i l l s , m e t e r r e a d i n g s i n

a d d i t i o n t o b i l l c a l c u l a t i o n a n d b i l l g e n e r a t i o n . “ T e l e p h o n e B i l l i n g S y s t e m ” i s

d e v e l o p e d a s p e r s e e i n g t h e i n c r e a s i n g r e q u i r e m e n t t o s p e e d u p t h e w o r k a n d

i n c o r p o r a t e a n e w w o r k c u l t u r e . T h u s a n e w s o f t w a r e h a s b e e n p r o p o s e d t o r e d u c e

m a n u a l w o r k , i m p r o v i n g w o r k e f f i c i e n c y , s a v i n g t i m e a n d t o p r o v i d e g r e a t e r

f l e x i b i l i t y a n d u s e r - f r i e n d l i n e s s a s t h e s y s t e m p r e v i o u s l y f o l l o w e d w a s t o t a l l y

m a n u a l o n e w i t h l o t s o f e r r o r s .

A B S T R A C T

T h i s i s J a v a P r o j e c t s o n T e l e p h o n e B i l l i n g S y s t e m , w h i c h p r o v i d e d a l o t o f f a c i l i t y

t o t h e i r u s e r . T h e s c o p e o f m y P r o j e c t T e l e p h o n e B i l l i n g S y s t e m i s t o r e c o r d t h e

d e t a i l s v a r i o u s a c t i v i t i e s o f u s e r . I t w i l l s i m p l i f i e s t h e t a s k a n d r e d u c e t h e p a p e r

w o r k . D u r i n g i m p l e m e n t a t i o n e v e r y u s e r w i l l b e g i v e n a p p r o p r i a t e t r a i n i n g t o s u i t

t h e i r s p e c i f i c n e e d s . S p e c i f i c s u p p o r t w i l l a l s o b e p r o v i d e d a t k e y p o i n t s w i t h i n t h e

a c a d e m i c c a l e n d a r . T r a i n i n g w i l l b e p r o v i d e d o n a t i m e l y b a s i s , a n d y o u w i l l b e

t r a i n e d a s t h e n e w i s T e l e p h o n e B i l l i n g S y s t e m r o l l e d o u t t o y o u r a r e a o f

r e s p o n s i b i l i t y . A t t h e m o m e n t w e a r e i n t h e v e r y e a r l y s t a g e s , s o i t i s d i f f i c u l t t o

p u t a s p e c i f i c t i m e o n t h e t r a i n i n g , b u t w e w i l l k e e p p e o p l e i n f o r m e d a s p l a n s a r e

d e v e l o p e d . T h e s y s t e m i s v e r y u s e r f r i e n d l y a n d i t i s a n t i c i p a t e d t h a t f u n c t i o n s o f

t h e s y s t e m w i l l b e e a s i l y a c c e s s e d b y a d m i n i s t r a t o r s , a c a d e m i c s , s t u d e n t s a n d

a p p l i c a n t s . H e n c e t h e m a n a g e m e n t s y s t e m f o r t h e C o l l e g e m a n a g e m e n t h a s b e e n

d e s i g n e d t o r e m o v e a l l t h e d e f i c i e n c y f r o m w h i c h t h e p r e s e n t s y s t e m i s s u f f e r i n g

a n d t o e n s u r e .

O B J E C T I V E

T h e m a in o b je c t iv e w h ile im p le m e n t in g th e p r o je c t T e le p h o n e B ill in g S y s te m w e r e to

m in im iz e th e w o r k a n d a t th e s a m e t im e in c r e a s e th e s p e e d o f th e w o r k d o n e .

T h is n e w s y s te m is b u ilt w ith th e fo llo w in g o b je c t iv e :

T o r e d u c e w o r k l o a d o f s t a f f .

M a k e m a in te n a n c e c h a n g e s e a s y .

I n fo r m a t io n r e t r ie v a l w ill b e c o m e e a s y .

M a in te n a n c e o f d a ta b a s e a s w e ll a s o v e r a ll p r o je c t w i ll b e c o m e e a s y .

S e c u r it y m e a s u r e w ill b e a d o p te d , b y m a in ta in in g th e lo g in o f u s e r n a m e a n d th e

p a s s w o r d .

D a t a r e d u n d a n c y w i l l b e g r e a t l y r e d u c e d b e c a u s e t h i s n e w s y s t e m i s b u i l t

u s i n g j a v a a s f r o n t - e n d a n d s q l a s b a c k - e n d . I t e n t a i l s l o o k i n g i n t o

d u p l i c a t i o n o f e f f o r t s b o t t l e n e c k s a n d i n e f f i c i e n t e x i s t i n g p r o c e d u r e s .

T E C H N I C A L S P E C I F I C A T I O N

F r o n t E n d : J A V A

B a c k E n d : S Q L

M O D U L E S

1 . U p d a t in g C o n s u m e r in f o r m a t io n : E n te r te le p h o n e n u m b e r , n a m e , a d d r e s s ,

c it y , o p e n in g r e a d in g a n d c lo s in g r e a d in g .

2 . D e d u c t io n s : C a lc u la t io n o f r e n t , d e b it s , t a x , g r o s s a m o u n t , p r e v io u s b a la n c e , a n d

s u r c h a r g e c a n b e p e r fo r m e d .

3 . O u t s c r e e n : D e ta ils w h ic h a r e e n te r e d in a b o u t fo r m s a r e c a lc u la te d a n d s h o w n in

th e fo r m o f b ill fo r m a t . W h ic h c o n s is t o f a ll d e ta ils fo r c u t t in g s a n d p a y m e n ts w ith

a d d r e s s a n d n a m e .

B ill in g d e ta ils a r e u p d a te d to f ile a fte r o u tp u t is d is p la y e d .

S C O P E F O R F U R T H E R I M P R O V E M E N T

E v e r y p r o j e c t w h e t h e r l a r g e o r s m a l l h a s s o m e l i m i t a t i o n s n o m a t t e r h o w e v e r

d i l i g e n t l y d e v e l o p e d . I n s o m e c a s e s l i m i t a t i o n s i s s m a l l w h i l e i n o t h e r c a s e s t h e y

m a y b e b r o a d a l s o . T h e n e w s y s t e m h a s g o t s o m e l i m i t a t i o n s . M a j o r a r e a s w h e r e

m o d i f i c a t i o n s c a n b e d o n e a r e a s f o l l o w s :

O u r s y s t e m i s n o t o n l i n e s o f u r t h e r i t c a n b e i m p r o v e d .

T h e s e c u r i t y i s l i m i t e d s o s o m e a d d i t i o n a l a r r a n g e m e n t c o u l d b e m a d e t o

p r o v i d e m o r e s e c u r i t y t o t h e s y s t e m .

T h e r e i s n o p r o v i s i o n o f c o m p l a i n h a n d l i n g s o f u r t h e r i t c a n b e a d d e d .

P R O J E C T A D V A N T A G E S

S im p le a p p lic a t io n w ith e a s y to u n d e r s ta n d a n d p r in t b ill d e ta ils .

W e c a n a d d m o r e fe a tu r e s b y a d d in g m o r e m o d u le s to s o ftw a r e .

M a n u a l p a p e r w o r k p r o c e s s w ill b e r e d u c e d a n d d a ta is s e c u r e d .

D R A W B A C K S O F E X I S T I N G S Y S T E M

I n th e e x is t in g s y s te m a ll th e o ff ic e w o r k s w a s d o n e m a n u a lly . T h e m a n u a l w o r k p r o c e s s e s

w a s t im e c o n s u m in g a n d h e n c e s lo w . F o llo w in g a r e th e m a in d r a w b a c k s o f th e e x is t in g

s y s te m :

T h e e x is t in g s y s te m is to ta lly m a n u a l th u s th e r e a r e c h a n c e s o f e r r o r in p r o c e s s in g .

T h e b a s ic a n d m a jo r d r a w b a c k s in th e e x is t in g s y s te m a r e th e s p e e d o f r e t r ie v a l o f

d a ta fr o m file s , w h ic h le a d s to d e la y .

M a in te n a n c e o f v o lu m in o u s d a ta is v e r y c u m b e r s o m e a n d la b o r io u s jo b .

T h e m a n u a l jo b s s u c h a s c a lc u la t io n a r e m o r e e r r o r p r o n e .

T h e r e a r e p le n ty o f c h a n c e s o f d u p lic it y o f d a ta a n d in fo r m a t io n .

U p d a t in g is v e r y te d io u s jo b .

T h e r e is n o c e n t r a l d a ta b a s e fr o m w h e r e o n e c a n g e t d iffe r e n t s ta t is t ic a l d a ta a t

o n e p la c e .

C O N C L U S I O N

T h e n e w s y s te m t it le d “ T E L E P H O N E B I L L I N G S Y S T E M ” w a s h e n c e p r o p o s e d to r e m o v e a ll

th e d r a w b a c k s d is c u s s e d a b o v e . I n fo r m a t io n is a v it a l in g r e d ie n t fo r th e o p e r a t io n a n d

m a n a g e m e n t o f a n y o r g a n iz a t io n . T h u s a n y s y s te m s h o u ld h a v e th e a b ilit y to p r o v id e

e r r o r fr e e f ilt e r e d in fo r m a t io n a fte r p r o c e s s in g th e r e q u ir e d d a ta . T h is s y s te m h a s b e e n

ta k e n u p w ith a v ie w fo r d e v e lo p in g a m o r e s o p h is t ic a te d s y s te m th a t c a n b e e a s ily

h a n d le d b y a n y k in d o f u s e r s . T h e p r o p o s e d s y s te m a im s a t e ff ic ie n t a n d t im e ly

in fo r m a t io n fo r d e c is io n - m a k in g , in te g r a te w ith o th e r fu n c t io n s , a n d r e d u c e r e d u n d a n t

w o r k .