tÉcnicas de reuniÃo
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TÉCNICAS DE REUNIÃO. Por que as pessoas estão investindo cada vez mais tempo em reuniões? Como evitar que se torne um fator de stress e passe a valer a pena?. Agenda do workshop. Planejamento Como conduzir uma reunião Lidando com imprevistos Tomada de decisões Encerramento Follow up - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
TÉCNICAS DE REUNIÃO
• Por que as pessoas estão investindo cada vez mais tempo em reuniões?
• Como evitar que se torne um fator de stress e passe a valer a pena?
Agenda do workshop
• Planejamento
• Como conduzir uma reunião
• Lidando com imprevistos
• Tomada de decisões
• Encerramento
• Follow up
• Ferramentas
Reunião – Definição
• Ato ou processo de se reunir, com a finalidade de realizar negócios.
• Congregação de pessoas com a finalidade de aumentar a confiança.
Para que convocar uma reunião?
• Precisa de informações de todos.• Quer a participação da equipe para solução de
um problema ou uma decisão• Garantir a atenção de todos em uma
determinada situação• Lidar com problema que exige atenção de
diversos grupos• Esclarecer um problema• Perceber necessidade do grupo de se reunir.
Não convoque uma reunião
• Para resolver questões pessoais• Não tiver tempo para se preparar• Outra estratégia de comunicação pode
funcionar• Problema já resolvido• Assunto que não é do interesse da
maioria• Há conflitos latentes e as pessoas ainda
não estão preparadas para tratá-los
REGRA BÁSICA DE COMUNICAÇÃO
• ELOGIE EM PÚBLICO E CRITIQUE EM PATICULAR
Quem participará da reunião
• Todos que estão envolvidos ou serão afetados
• O gestor precisa se preparar para fazer escolhas difíceis.
Quantas pessoas você deve convocar?
REGRA – 8 – 18 - 1800
Quantas pessoas você deve convocar?
• 8 – Solução de problemas ou tomada de decisão.
• 18 – Brainstorm
• 1800 – Se quiser aumentar a motivação de um grupo, provocar frenesi com um novo produto, novo benefício, .....
Reuniões Individuais
• Feedback
• Comunicar aumento, desligamento.
• Comunicar mudança que afete diretamente aquela pessoa.
Como se preparar?
• Reuniões proveitosas, eficazes, exigem planejamento e bom senso.
Qual é o objetivo da reunião?
• Informar
• Esclarecer
• Promover um brainstorm
• Resolver um problema
• Decidir
• Esclarecer papéis e responsabilidades
Quem deve ser convocado?
• Regra – 8 – 18 – 1800
• Pessoas realmente envolvidas e que deverão contribuir e depois implementar as ações definidas.
Como convidar as pessoas?
• Faça o convite individualmente
• Informe a finalidade
• Escolha um horário compatível aos participantes
• Atribua um papel ativo para os participantes
Planejamento
• Quando?
• Onde?
• O que vai precisar?
Equipamentos
Informações
Disposição da sala
Agenda da Reunião
• Finalidade• Objetivos ou Resultados esperados• Participantes• Data, Horário e Local• Duração• O papel de cada participante
Envie a agenda com antecedência para motivar os convidados
Cuide de suas competências gerenciais
• Ouvir idéias
• Acreditar nas pessoas
• Monitorar debates
• Gerenciar conflitos
• Dar e receber feedback
• Motivar pessoas
Como conduzir uma reunião?
• Respeite o horário
• Revise a agenda
• Estabeleça regras básicas
• Dê tempo para apresentações se for o caso
• Deixe as pessoas a vontade
Cuidados na condução de uma boa reunião
• Siga a agenda• Garanta que todos possam expor seus pontos
de vista• Estimule todos a participar• Ouça primeiro os menos experientes• Cuide do foco para que não haja dispersão• Anote as idéias em local acessível a todos• Cuide-se como líder da reunião.
Decisões em Grupo
• Consenso
• Maioria
• Chefe decide
Encerramento da Reunião
• Faça um resumo
• Registre tudo o que foi relevante
• Os principais itens de ação
• Peça feedback dos participantes
Imprevistos?
• Atrasos
• Cochichos
• Roubar a palavra
• Empacados
• Silêncio
• Perda de foco
• Conflitos
Problemas latentes
• Hipopótamo na sala de reuniões –
Nick Morgan
Ofereça funções para os participantes
• Fiscal – de tempo, de assuntos
• Secretário – anotações de decisões e próximas ações
• Consultor – alguém que traz informações que serão relevantes para o grupo.
Encerramento
• Respeite o horário de término, isso representa respeito aos participantes.
• Tenha apoio de alguém para cuidar do tempo.
• Antecipe o encerramento se for o caso.
Encerramento
• Relembre as principais decisões e faça um resumo.
• Anuncie os próximos passos.
• Agradeça a participação de todos.
Follow Up
• Implementar o que foi decidido é o mais importante para transformar em sucesso a reunião.
Sucesso
• Comunicar o plano de ação – sensação de algo realizado
O que?
Quando?
Quem?
Tecnologia – Reuniões Virtuais
• Videoconferência
• Audio
• Internet
• Webconferência
• Salas de bate papo
A tecnologia não elimina o planejamento.