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LICENCIATURA EN
COMERCIO INTERNACIONAL Y ADUANAS
3º CUATRIMESTRE
Técnicas de Administración Moderna
M.E. Karol Patricia González Carvajal
ENERO – ABRIL 2014
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OBJETIVO
Al finalizar el curso, el alumno aplicará técnicas de la administración moderna en
los procesos de negociación y comercialización de productos y servicios en los
mercados internacionales y en la operación de las distintas fases de estas
funciones dentro de la organización de comercio exterior ya sea que este se
oriente exclusivamente a este campo o lo haga de manera parcial.
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INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
La administración es el acto de gobernar, ejercer autoridad y disponer de un
conjunto de bienes, de una institución o una nación. El término es amplio y puede
hacer referencia tanto al uso que alguien hace de sus propiedades y bienes (o
incluso de las ajenas) hasta a la administración política y económica de un Estado,
pasando por la administración organizativa de una empresa o entidad.
La administración debe ocurrir en el marco de reglas pautadas y consenso, en
general, de forma democrática, ya que suele tratarse de una práctica de
regulación en pos del progreso común. Sin embargo, cuando se habla de
administraciones corruptas o fraudulentas se refiere a casos en los que esto tiene
lugar por parte de un individuo u organización que hace uso de bienes o recursos
ajenos en contra de la voluntad de su propietario.
Existen diversas ciencias o disciplinas derivadas de este concepto, por ejemplo, la
administración de empresas, que estudia la organización de estas instituciones y
la forma en que se gestionan sus recursos y procesos., la administración pública,
refiriendo a la gestión de un Estado o conjunto político a nivel comunal, regional,
nacional, etcétera, la administración militar, la financiera, la judicial y otras.
Más recientemente, ha surgido el concepto de ‘management’ para hablar de las
prácticas que tienen lugar, con frecuencia, en instituciones privadas por parte de la
dirección hacia sus empleados, esto incluye: capacidades de liderazgo, de
administración de recursos y finanzas, de estructuración organizacional de
desarrollo de recursos humanos, de trabajo en equipo, unidad de mando y de
dirección, de investigación y evaluación, y de resolución de conflictos, entre otras
cosas. El estudio de estas prácticas tiene que ver con un fin fundamentalmente
estratégico en pos de la satisfacción de las necesidades y deseos de los
involucrados en una entidad a favor del progreso económico de la misma.
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La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de
otras disciplinas:
1. Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse
lo mismo en una empresa industrial, el ejercito, un hospital, una escuela, etc.
2. Valor Instrumental : Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la
administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma:
mediante ésta se busca obtener un resultado.
3. Unidad Temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases
y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan
aisladamente. Todas las partes del proceso administrativo existen
simultáneamente.
4. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una
organización formal.
5. Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias
y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter
específico.
6. Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y
técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
7. Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades
propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la
administración es inoperante.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la
trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es
necesario mencionar algunos de los argumentos más relevantes que fundamenta
la importancia de esta disciplina:
1. Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que
ésta es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier
organismo social.
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2. Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer
principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
3. Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de
cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena
administración.
4. Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al
bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y
generar empleos.
ENTIDAD ECONÓMICA
Es una unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por
combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados
por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines
para los cuales fue creada. La entidad puede ser una persona natural o una
persona jurídica, o una parte o combinación de ellas. No está limitada a la
constitución legal de las unidades que la componen.
Énfasis. En el aspecto económico. - La contabilidad financiera enfatiza el aspecto
económico de las transacciones y eventos, aún cuando la forma legal pueda
discrepar y sugerir tratamiento diferente. En consecuencia, las transacciones y
eventos deben ser considerados, registrados y revelados en concordancia con su
realidad y sentido financiero y no meramente en su forma legal.
Cuantificación. - Los datos cuantificados proporcionan una fuerte ayuda para
comunicar información económica y para tomar decisiones racionales.
Unidad de medida. - El dinero es el común denominador de la actividad económica
y la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis.
En consecuencia, sin prescindir de otras unidades de medida, la moneda es el
medio más efectivo para expresar, ante las partes, los intercambios de bienes y
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servicios y los efectos económicos de los eventos que afectan a la entidad.
Valor histórico original - Las transacciones y eventos económicos que la
contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se
afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al
momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán
ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su
significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de
contabilidad que en forma sistemática preserven la equidad y la objetividad de la
información contable.
Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios (método NGP) y
se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, susceptibles
de ser modificados, se considerará que no ha habido violación de este principio; si
se ajustan las cifras de acuerdo con el método que combina los cambios en el
nivel general de precios con los cambios en el nivel específico de precios (método
mixto), los resultados netos del período deben coincidir con los del método NGP y
sólo en este caso se considerará que no ha habido violación al principio del valor
histórico original. Independientemente de la aplicación de uno u otro método, la
situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca.
LA EMPRESA
La Empresa: Es una unidad productiva dedicada y organizada para la explotación
de una actividad económica.
Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:
Sectores Económicos
El origen de su capital.
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Su Tamaño
Conformación de su capital
El pago de impuestos
El número de propietarios
La función social
La forma de explotación
POR SECTORES ECONOMICOS
Extractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales.
Servicios: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad.
Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica.
Agropecuaria: Explotación del campo y sus recursos.
Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado.
POR SU TAMAÑO
Grande: Su constitución se soporta en grandes cantidades de capital, un gran
número de trabajadores y el volumen de ingresos al año, su número de
trabajadores excede a 100 personas.
Mediana: Su capital, el número de trabajadores y el volumen de ingresos son
limitados y muy regulares, número de trabajadores superior a 20 personas e
inferior a 100.
Pequeñas: Se dividen a su vez en.
Pequeña: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos son muy
reducidos, el número de trabajadores no excede de 20 personas.
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Micro: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en
cuantías muy personales, el número de trabajadores no excede de 10
(trabajadores y empleados).
Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotación en donde la familia es
el motor del negocio convirtiéndose en una unidad productiva.
POR EL ORIGEN DEL CAPITAL
Público: Su capital proviene del Estado o Gobierno.
Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares.
Economía Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares.
POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL.
Multinacionales: En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la
actividad en diferentes países del mundo ( globalización).
Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero
pertenecen al mismo grupo de personas o dueños.
Nacionales: El radio de atención es dentro del país normalmente tienen su
principal en una ciudad y sucursales en otras.
Locales: Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma
localidad.
POR LA FUNCIÓN SOCIAL
Con Ánimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propósito de explotar y
ganar más dinero.
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Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los
integrantes.
Sin Ánimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo más importante para
ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.
Economía Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin
importar a que actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los
asociados y su familia.
LA ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA
La administración científica observa a la administración como una ciencia que
permite mejorar el quehacer de la organización a través del estudio de las
operaciones de trabajo. Esta mejoría se mide a través del concepto de eficiencia.
FREDERICK WINSLOW TAYLOR
Frederick Winslow Taylor es considerado como el padre de la Administración
científica. Taylor (1911) considera a, la Administración Científica como una nueva
forma de pensar dentro de la administración de las organizaciones, en donde tanto
administradores como operarios tenían funciones específicas que desarrollar para
lograr el éxito en sus organizaciones.
Taylor consideraba que la administración debería de ser una ciencia, tan exacta
como cualquier otra, en la que la existencia de leyes, reglas y principios fueran
considerados como elementos directrices de la forma de administrar.
La eficiencia desde este punto de vista es considerada en términos de
productividad individual.
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Existen dos elementos claves en la administración:
a. El administrador (representado por las personas que ocupan puestos de
mando); y
b. El trabajador (representando por las personas que ocupan puestos de
subordinados).
El administrador es considerado como el elemento pensante de la organización
mientras que el trabajador es el elemento ejecutor de las tareas.
La participación del trabajador como ejecutor de las tareas, se ve reducida al
cumplimiento de las órdenes, y a la obediencia irrestricta de los diversos procesos
laborales. El trabajador bajo este supuesto es considerado como un recurso más
que la organización tiene, y puede utilizar para lograr sus objetivos.
Uno de los elementos esenciales de esta forma de pensar, es el papel del
estímulo económico como factor que motiva tanto a los administradores, como a
subordinados a desempeñar más eficientemente su trabajo. El dinero es el
motivador capaz de satisfacer las necesidades de los trabajadores.
Como se mencionó en párrafos anteriores, la división del trabajo entre la
administración y los obreros constituía el principio para dirigir eficientemente a las
organizaciones.
Se consideraban dos tipo de seres humanos: El primero es el administrador, a
quien se le reconoce una determinada capacidad de pensar. El segundo es el
obrero quien carece completamente de dicha capacidad.
En conclusión se puede decir que la visión de la administración de las
organizaciones bajo el enfoque de Taylor se resume de la siguiente manera:
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1. Cualquier tipo de operación desarrollada por un obrero es factible de análisis y
estudio bajo aspectos científicos.
2. Existen trabajadores que desempeñan más eficientemente determinadas
labores, sin embargo, se les debe adiestrar y controlar para asegurar el
incremento de su eficiencia.
3. Es necesaria la supervisión del obrero como mecanismo de control para
garantizar la buena ejecución de sus labores.
4. La división del trabajo entre obreros y administradores es esencial. Cada uno de
ellos debe desarrollar estrictamente sus funciones y aceptar su responsabilidad en
el desempeño de las mismas.
5. El trabajo en grupo es nefasto para la organización, cuando se integra un grupo,
los trabajadores en general y principalmente los del nivel operativo, tenderán a
desarrollar su función en forma similar al empleado más flojo del grupo.
ESCUELA HUMANO-RELACIONISTA.
( Elton Mayo 1880–1949)
El enfoque de esta escuela se centra en el aspecto humano de la administración.
La teoría que desarrollo Elton Mayo a partir de sus estudios establece que:
a) Los trabajadores tienden a reunirse en grupos informales para satisfacer sus
necesidades sociales y de estima.
b) Los grupos informales pueden ejercer mayor motivación en la conducta de los
trabajadores que la combinación del dinero y la autoridad.
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c) Los administradores en vez de reprimir la formación de grupos informales,
deberían alentarlos y acercase a ellos, mostrar interés activó por cada uno de sus
miembros y dejar al grupo una parte razonable de control sobre su propio trabajo.
d) Se recomienda capacitar a los jefes para mejorar las relaciones humanas con
sus subordinados, procurar la cooperación de los mismos y tratar de eliminar la
imagen del patrón o capataz que emplea métodos arbitrarios de dirección y
supervisión.
e) Es necesario desarrollar la comunicación entre administradores y subordinados.
Elton mayo y su grupo partían de la hipótesis de que las condiciones físicas de
trabajo afectaban de manera determinante el incremento en la producción, sin
embargo para su sorpresa pronto tuvieron que reconocer que había otros factores
que no habían considerado y que afectaban en esta situación.
Son tres las aportaciones que sintetizan el trabajo de Elton Mayo:
a) La definición del trabajo como la actividad social más relevante del hombre.
b) La importancia de la psicología y la fisiología del trabajo como factores
importantes para mejorar la situación concreta del trabajador, reducir esfuerzos y
mejorar su clima de trabajo
c) El reconocimiento de que la actividad humana dentro de la empresa se expresa
no en forma individual, sino a través de grupos, sus relaciones entre ellos y su
relación con la organización..
PARA EL ERA IMPORTANTE INTEGRAR AL HOMBRE EN GRUPOS DE
TRABAJO, BUSCANDO LAS RELACIONES INTERPERSONALES DEL
TRABAJADOR.
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ESCUELA ESTRUCTURALISTA
Esta corriente aparece a finales de los años cincuentas como consecuencia de la
baja productividad, ya que las corrientes científicas y del humano relacionismo
habían tomado en cuenta a la productividad o al personal pero en forma aislada y
esta integrada por un grupo de psicólogos y sociólogos que se dedican a estudiar
el comportamiento humano.
La corriente estructuralista, pretende equilibrar los recursos de la empresa,
prestando atención tanto a su estructura como al recurso humano. Es una
corriente que tiene como objetivo principal estudiar los problemas de la empresa y
sus causas prestando especial atención a los aspectos de autoridad y
comunicación.
Esta corriente considera que hay cuatro elementos comunes a todas las
empresas:
1.-AUTORIDAD: Todas las organizaciones cuentan con un grupo de personas o
persona que tienen a su cargo la dirección de otras.
2.-COMUNICACIÓN: En mayor o menor grado, en las empresas se da para lograr
los objetivos.
3.-ESTRUCTURA DE COMPORTAMIENTO: Este elemento se refiere a la división
del trabajo, a la forma en como funciona las empresas y al comportamiento del
personal.
4.-ESTRUCTURA DE FORMALIZACION: Consiste en estudiar las normas, las
reglas y políticas bajo las que trabaja la empresa.
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TEORÍAS CONTEMPORÁNEAS DE LA ADMINISTRACIÓN
La evolución de las teorías de la administración se inicia con la escuela del
enfoque de Sistemas. Este concepto visualiza a la organización como un
procedimiento unificado, compuesto de partes interrelacionadas entre sí, envuelto
en un ambiente externo mayor, con el que interactúa y presenta interdependencia.
Resalta el hecho de que lo que ocurra en cualquier parte de la empresa afectará al
resto de ésta.
Los Conceptos fundamentales que se deben considerara en esta escuela son:
Subsistemas. Son las que conforma un sistema global. Cada sistema puede
ser a su vez, subsistema de otro sistema mayor.
Sinergia. Este concepto nos dice que e! todo es mayor que la suma de sus
partes. Desde el punto de vista administrativo podemos decir que la adición
de esfuerzos coordinados y dirigidos hacia un objetivo, será más
productivo, que si se realiza de manera aislada.
Sistemas abiertos y cerrados. Es aquel que interactúa con su ambiente, en
tanto que uno cerrado no lo hace.
Límite del sistema. Es lo que separa a un sistema de su entorno. Los límites
pueden ser rígidos (sistemas cerrados) ó flexibles (sistemas abiertos).
Flujo. Son todos los componentes que entran y salen de un sistema, tales
como insumos, productos, información, etc.
Retroalimentación. Es el conocimiento que el individuo tiene de sus propios
resultados en su desempeño, lo que le permite el análisis y corrección de
su actuación.
La perspectiva que logra el administrador a partir de éste enfoque es de gran
valor, pues le permite considerar sus decisiones dentro de un marco global.
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El nuevo movimiento de las relaciones humanas
Este enfoque integral surgido en los años setenta, se apoya en las aportaciones
de las escuelas del desarrollo organizacional y en la cultura organizacional y en la
cultura empresarial, proponiendo la forma en la que los directivos deben de
manejarse, tomando en cuenta todas las circunstancias que rodean a la
compañía. Combina un concepto positivo de la naturaleza humana con el estudio
científico de la organización para guiar la actuación de los directivos efectivos en
una gran variedad de situaciones. Tom Burn s y G.M. señalan que “el principio de
la sabiduría en la administración consiste en advertir que no existe un sistema
optimo de administración”.
Entre sus exponentes más reconocidos se encuentran Newton Margulies, W. E.
Deming, Peters y Waterman (autores de “En búsqueda de la excelencia”) y
Drucker entre otros, quienes consideran al ser humano como un ente sensible,
intuitivo y creativo, que constituye la “fuerza motriz” de la organización. Asimismo
dan importancia a los valores y consideran que las empresas deben enfocarse a la
calidad y a crear y mantener un perfil flexible que les permita aprovechar los retos
y cambios que se presentan continuamente, a fin de integrar en la empresa un
desarrollo organizacional en pos de crear una cultura de calidad y productividad.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de
las cuales se efectúa la administración. Mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica.
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La fase mecánica, es la parte teórica de la admón., en la que se establece lo que
debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en:
Previsión, Plantación y Organización.
La fase dinámica, se refiere a como manejar de hecho el organismo social. Y se
divide en: Control, Dirección e Integración.
PLANEACIÓN
Es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones.
Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben
cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la planeación comienza por
establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la
mejor manera posible.
Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor
camino para lograrlos. La planeación determina dónde se pretende llegar, qué
debe hacerse , cómo, cuándo y en qué orden.
Naturaleza de la Planeación
Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos
de la empresa.
La planeación tiene más relación con el control, porque la acción planificada
no puede ser eficiente, si el control no mantiene a los subordinados en la
dirección adecuada, mediante la corrección de las desviaciones de los
planes.
La planeación persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es aquel
que logra alcanzar los objetivos con un mínimo de consecuencias
imprevistas y con bajos costo.
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Una vez definida la planeación, se requiere determinar el "qué" de las
actividades, es decir, "qué se va a hacer". Conociendo lo anterior seguirá
"cómo se va hacer", posteriormente "en dónde se va hacer" y por último
"cuándo se va a hacer". En cuanto al tiempo, surge una clasificación: Si es
a corto o a largo plazo.
Componentes de la Planeación
Pronósticos
Objetivos
Políticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
Premisas de la Planeación
Se define como el ambiente previsto en el cual se espera que operen los planes.
Incluyen suposiciones o pronóstico del futuro y condiciones conocidas que
afectarán la operación de los planes. Ejemplo: Las políticas predominantes y los
planes existentes en la compañía que controlan la naturaleza básica de los planes.
Económicas : Relacionadas con la productividad de la empresa.
Fiscales: Relacionada con el Estado.
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Principios de la Planificación
Factor Limitante: Al seleccionar alternativas, cuanto más puedan los
individuos reconocer y resolver aquellos factores limitantes o esenciales
para el logro de la meta deseada, con más claridad y precisión podrá
seleccionar la más probable.
Compromiso: La planificación lógica abarca un período de tiempo en un
futuro necesario para prever, a través de una serie de acciones, el
cumplimiento de los compromisos incluidos en una decisión.
Flexibilidad: Cuanto mayor sea la flexibilidad que se pueda imprimir a los
planes, menor será el peligro de pérdidas en los cuales se incurre por
sucesos inesperados, pero el costo de la flexibilidad deben pasar es ante
los riesgos que implican los compromisos futuros.
Cambio de Rumbo: Cuanto más se comprometen con el futuro las
decisiones de la planificación, tanto más importante es para un analista o
planificador revisar periódicamente los acontecimientos y las expectativas, y
diseñar los planes en forma necesaria para mantener el curso hacia las
metas deseadas.
Racionalidad: Se basa en la selección de alternativas de forma inteligente,
analizando sus ventajas, eligiendo aquellas que permita el máximo
aprovechamiento de los recursos.
Previsión: Surge del análisis del pasado, del presente y de la proyección
de las tendencias detectadas a una fecha futura.
Nacionalidad/universalidad: Consiste en establecer objetivos claros y
precisos encuadrados dentro de la realidad, que correspondan a la
dinámica socio - económica local, o en el ámbito que abarcará el plan,
previendo las consecuencias que producirá su aplicación.
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Unidad: Integración de los diferentes planes a manera de obtener un todo
orgánico, coherente y compatible.
Continuidad: Los planes deben darse como un proceso continuo. No se
deben abandonar las metas. La planificación no tiene fin en el tiempo.
Inherencia o Inmanencia: La planificación es necesaria en cualquier
organización para alcanzar sus fines, objetivos y metas. Es necesario
planificar para prepararse a los cambios, la conducción empírica de
toda empresa trae resultados negativos.
Simplificación y Estandarización: Significa que las metas deben ser
simples y que los productos deben tratar de estandarizarse, al igual que
sus procedimientos.
Pasos y/o Etapas del proceso de Planificación
Según Cortés (1998), el proceso de planeación incluye cinco pasos principales:
Definición de los objetivos organizacionales.
Determinar dónde se está en relación a los objetivos.
Desarrollar premisas considerando situaciones futuras.
Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción.
Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.
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Igualmente, las etapas o pasos de la planificación serían:
Retrospectiva: Análisis de Pasado.
- Establecimiento de Metas y Objetivos.
- Estrategias.
- Políticas a Emplear.
Discusión y Aprobación.
Ejecución del Plan.
Control, Ajustes y Valoración.
Influencia de la Planeación en el Proceso Administrativo
Es favorable, puesto que a través de la misma se diseñan cursos de acción que
permiten el alcance de los objetivos que se pretenden alcanzar en un tiempo
determinado; destacando el hecho de que la planificación es una etapa mecánica
prediseñada en función a un análisis racional y sistemático de las necesidades y
actividades que se pretenden desarrollar.
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Influencia del tiempo en la Planeación
Uno de los problemas que se plantean los gerentes es el empleo del tiempo de la
manera más eficaz. Para que el ejecutivo aproveche mejor el tiempo debe tomar
en cuenta las siguientes consideraciones:
Preparar un plan de trabajo al iniciar las actividades laborales de cada día.
Establecer el orden de prioridades en el plan de referencia.
Tener al día una lista de objetivos, una agenda, un vendemécum,
un calendario anual y un programa de control presupuestal.
Aprovechar al máximo las reuniones y juntas gerenciales.
Preparar objetivos trimestralmente, revisar los resultados trimestrales y
tener al día previsiones a cuatro meses de plazo.
De esta manera se evitará la pérdida de tiempo de los gerentes y mejorará su
rendimiento.
Limitaciones de la Planeación
Dentro de la planeación existen limitaciones que deben tomarse en cuenta al
efectuarla; algunas de ellas son mencionadas a continuación:
No se puede contar con la información ni con los datos precisos en relación
con el futuro.
En la planeación siempre deben referirse a las actividades que van a
realizarse en un plazo más o menos próximo.
En ninguna empresa se pueden estimar con certeza lo que realmente va a
suceder, dada la incertidumbre que se tiene.
Los planes se deben juzgar a la luz de las relaciones de trabajo que
existen.
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Siempre se deben tomar en consideración cuales serán las modificaciones
que puedan afectar por medios tanto sociales como económicos, así como
de cualquier índole.
Por muchas razones no es posible fijar condiciones futuras con exactitud
matemática.
Cualidades de un buen Plan
Un buen plan debe poseer objetivos claros, actividades igualmente claras para
cada objetivo, secuencia perfectamente definida y puntos en los cuales sea
posible verificar el proceso. A medida que se obtenga mayor experiencia en
planeación y se adquieran los conocimientos específicos necesarios, aumentará la
habilidad para satisfacer estos requerimientos con cada plan que se elabore.
Elementos que se deben tomar en cuenta para realizar un buen Plan
1. Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
2. La investigación: Aplicada a la planeación, la investigación consiste en la
determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así
como de los medios óptimos para conseguirlos.
3. Los objetivos: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son
fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo específico.
4. Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la
dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones más ventajosas.
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5. Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten
dentro de una organización.
6. Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades
que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar
cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
7. Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del
grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación
subsecuente de la realización de dicho plan.
8. Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades
que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Algunos planes fallan; si un plan no conduce al logro del objetivo, es que falló en
su implementación o en su concepción misma. Por lo general se puede decir que
los planes fallan por tres motivos: Algo se omitió, algo se consideró de más o no
se anticiparon las actividades de otros. He aquí una lista breve de por qué falla la
planeación:
No se lleva a cabo.
Se abrevia demasiado la lista de actividades.
No se reconoce que para muchos objetivos hay actividades simultáneas.
El planeador queda tan fascinado con su plan, que se olvida de los
objetivos.
No se lleva acabo una revisión concienzuda del plan cuando no se alcanza
el objetivo.
Se omiten actividades claves.
No se consideran actividades de otros que pueden obstaculizar el plan.
No se verifica el proceso.
Las actividades se definen con vaguedad.
No se programa el plan.
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Ventajas Que Se Obtienen Al Planear
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al máximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
Importancia de la Planeación
"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la
planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes
delineados por su superior".
A pesar que en muchas ocasiones existe la incertidumbre respecto de las
operaciones que se realizarán en períodos futuros se pueden obtener muchas
ventajas al planear tales como las siguientes:
La planeación representa la base sobre la cual se ha de edificar la
supervisión y el éxito de las empresas.
Permite sabe cual es la acción necesaria para alcanzar los resultados
deseados.
Permite saber cuáles son los elementos básicos que se necesitan para
llevar a cabo las operaciones.
Reduce costos en las operaciones mismas de la empresa.
Permite una organización adecuada de todos los procesos.
Reduce el trabajo improductivo.
Permite llevar a cabo el trabajo necesario.
Se logra acortar el tiempo en que se deberán realizar las operaciones en la
empresa.
Facilita la delegación de autoridad.
Posibilita la delegación específicamente y señalar a quién se delega.
Es posible el objetivo que se debe alcanzar, como lograrlo y cual es el
marco de acción y decisión.
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La coordinación facilita la sincronización ordenadamente en los esfuerzos
para proveer adecuada cantidad, tiempo y dirección de ejecución;
obteniendo como resultado acciones combinadas hacia el objetivo fijado.
Se considera que existe una mayor relación dentro de las etapas que
forman el proceso administrativo como es en la planeación y control.
Estimula revisión de lo que se espera obtener y de lo que realmente se
obtuvo.
Es el punto de comparación que además nos indica la eficiencia con que
está operando la empresa.
Nos permite señalar en forma anticipada cuáles son los recursos,
maquinaria y equipo, mano de obra, materiales, gastos, etc., necesarios
para la empresa.
Se evitan crisis en las operaciones de la empresa.
Técnicas de Planeación
En general, las técnicas utilizadas en la planeación pueden emplearse también en
el control. Las técnicas más usadas para formular planes, presentarlos, explicarlos
y discutirlos son las siguientes:
Manuales
Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para presentar, analizar y
explicar un procedimiento.
Gráficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecución simultánea
de varias actividades que se realizan coordinadamente.
Programas en su forma de presupuestos y pronósticos.
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Manuales
Son instrumentos en los que se concentran las políticas, reglas, instructivos o
información general que sirve para orientar y uniformar la conductadel grupo
humano integrante de la empresa. Los manuales se clasifican en:
1. Manuales de Políticas: Como su nombre lo indica, reúnen las diversas
políticas aplicables en la empresa, clasificándolas en generales,
de personal, de producción, etc.
2. Manuales de Operación: Son los que contienen todo el procedimiento
que debe seguir un empleado para ejecutar determinada tarea.
3. Manuales Departamentales: Son aquellos en que se recogen todas las
políticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento específico. Son los
que mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definición dada.
4. Manuales del Empleado o de Bienvenida: Suelen recoger todo lo que
interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la
empresa.
5. Manuales de Organización: Son como una explicación, ampliación y
comentario de las cartas de organización; en ocasiones contienen
adicionalmente una síntesis de las descripciones de puestos y de las reglas
de coordinación interdepartamental.
Diagramas de Proceso
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los
estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller,
porque en ellas es más clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad se
emplean con gran amplitud en los trabajos administrativos de oficina.
En el taller se tomo en cuenta al personal, la maquinaria, el equipo y las
herramientas, las condiciones del medio ambiente, etc. En la oficina se consideran
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los trámites, las formas de documentos o reportes, las formas de registro y
estadística, al personal, el espacio, las condiciones, losarchivos, el equipo y los
útiles.
Para la simplificación del trabajo, existen cinco pasos esenciales en todo proceso:
Operación, transporte, inspección, demora y almacenamiento.
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ORGANIZACIÓN
Organizar es una de las bases del proceso administrativo. La actividad de
organizar depende de los planes de la empresa. Consiste en:
a) la subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables (es decir,
divisiones y departamentos),
b) la asignación o delegación de responsabilidades administrativas y,
c) la definición del lugar de las decisiones.
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi
todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de
asesoría (“staff”). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los
objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la
“cadena de mando”. Ejemplos son producción, compras y distribución. Los
gerentes (unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera
importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente son
proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las
unidades de “staff” no se encuentran en la cadena de mando. Ejemplo de dichas
unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personal y legal.
Las unidades de “staff” pueden ser:
a) de asesoría únicamente
b) de asesoría principalmente, pero con autoridad funcional dentro de su área
de pericia
c) de consultoría y
d) requeridas para ciertas aprobaciones seleccionadas de línea y de “staff”.
Las estructuras organizacionales deben estar soportadas con la descripción de
puesto para el gerente de cada unidad organizacional. Los datos básicos que
debe contener una descripción de puestos son:
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Titulo del puesto o de la unidad (área o departamento)
A quien debe reportar
Requisitos especiales para poder ocupar el puesto (estudios
requeridos, experiencia en área laboral etc.)
Responsabilidad de supervisión. Puestos o unidades que le reportan
y por los cuáles es responsable (flujo de autoridad)
Resumen del puesto., indicando las actividades básicas a desarrollar
Deberes. Analizando cada una de las operaciones y funciones por
las que se es responsable.
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad
y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.
Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura
organizacional.
FACTORES INTERNOS
1) Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma
de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2) Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor)
3) Diversidad de productos y clase de operación
4) Tamaño de la organización
5) Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina,
trabajadores)
FACTORES EXTERNOS
6) Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción)
7) Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes)
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8) Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales,
reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)
La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de
utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente
con la distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La
distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.
INTEGRACIÓN RECURSOS HUMANOS
Se retoma la integración de Recursos Humanos como la tercera proceso
administrativo, abarcando desde la fase de diagnóstico hasta la orientación o
inducción del empleado, esta fase del proceso consiste en planificar el empleo,
sumar personal mediante el diagnóstico e inventario de RH y el reclutamiento,
restar personal mediante el adelgazamiento, y seleccionar y contratar a los
empleados. Cuando las organizaciones desempeñan estos pasos debidamente,
podrán contar con empleados competentes que ayudarán a la organizaciones a
seguir su dirección estratégica. Así pues una vez que la organización ha
establecido su estrategia y ha diseñado su estructura, llega el momento de
agregar a las personas. Esto es uno de los roles mas importantes de la ARH, el
cual ha acrecentado la importancia de los gerentes de recursos humanos dentro
de la organización. Cuando hayamos contratado a las personas idóneas
tendremos que ayudarlas a adaptarse a la organización y asegurarnos que
mantengan actualizados sus conocimientos y habilidades para el trabajo a
desempeñar. Lo cual lo conseguiremos a través de la orientación, la capacitación,
el entrenamiento y desarrollo. Los últimos pasos del proceso de la ARH tienen el
propósito de identificar las metas del desempeño, aunado con sus
comportamientos, evaluar y corregir los problemas del desempeño y si fuera
necesario trabajar de cerca con los empleados para sostener un nivel alto de
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eficacia, a lo largo de toda su vida laboral. También es necesario considerar para
ello las remuneraciones y las prestaciones, así como la higiene y la seguridad de
su trabajo.
Una buena planeación ARH no garantiza el éxito y el bajo costo en cuanto a
recursos humanos de las organizaciones se refiere. La calidad y el éxito de una
organización están determinadas en gran medida por las aptitudes y actitudes de
las personas que se emplean. El reto de casi todas las organizaciones depende de
que estas encuentren a empleados que cuenten con los talentos naturales,
habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar debidamente las tareas
y alcanzar las avances, metas estratégicas de la compañía. Las decisiones y los
métodos de integración de personal y de administración de recursos humanos son
fundamentales para asegurarse de que la organización contrate al personal
adecuado, lo retenga y mantenga en óptimos niveles su plan de carrera.
La integración comprende la función a través de la cual el administrador revisa y
analiza mediante el diagnóstico, los puestos actuales y el inventario de los RH,
para posteriormente hacer la elección y suministrar de los recursos humanos
necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas y
ejecutar los planes.
Es necesario desarrollar estrategias dentro de cada proceso que involucre los
recursos humanos y materiales, los cuales son importantes para accionar y
ejecutar los planes de la organización. Aunque tradicionalmente se descuidara
esta función, tanto la experiencia como las investigaciones demostraron que el
factor humano es el aspecto más importante para cualquier empresa, ya que de su
desempeño dependerá el correcto aprovechamiento de los demás recursos.
Mediante la integración, la empresa obtiene y mantiene al personal idóneo para el
mejor desempeño de las actividades de la misma.
Dentro de los roles de un ARH, podemos señalar los siguientes: participar en la
definición del personal al revisar los perfiles, colocar a la persona adecuada,
buscar obtener una cooperación participativa y creativa de sus empleados, aplicar
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las políticas y procedimientos de la empresa, capacitar, entrenar y mejorar el
desempeño de sus trabajadores, proteger la saluda física y emocional del
empleado, mantener un clima de relaciones laborales agradable y productivo,
orientar a los nuevos empleados, evaluar y establecer métodos para mejorar el
desempeño, mantener comunicaciones de negociación, conciliación y gestión,
reconocer y recompensar los éxitos de sus empleados, actualizar el rubro de
compensaciones y prestaciones, tener bajo control indicadores de costo (mano
obra, rotación, tiempos muertos, etc.).
INTEGRACIÓN: Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la
organización y la planeación, señalan como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social.
ETAPAS:
Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener una bolsa de
trabajo.
Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se
recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada.
Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte en el trabajo.
Desarrollo - Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz
PRINCIPIOS DE LAS COSAS:
1) Carácter administrativos: Es tener especialistas en cada área, conocedores y
prepararos para realizar sus actividades.
2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo.
3) Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado.
4) Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.
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PRINCIPIOS DE LAS PERSONAS:
1) Ecuación de nombres y funciones: Poner en claro cuales son las funciones que
se van a llevar a acabo, y que las personas sean las correctas para
desempeñarlas.
2) Previsión de Elementos Administrativos: Tener a la gente necesaria para cubrir
las funciones.
3) Introducción Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas, no tener
ningun tipo de incertidumbre.
DIRECCIÓN.
Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando
o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran
que la administración y la dirección son una misma cosa.
Elementos que componen la Dirección:
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivación.
Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicación.
Supervisión.
Alcanzar las metas de la organización.
La dirección es trascendental porque:
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la
organización.
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A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los
miembros de la estructura organizacional.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos
de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la
organización funcione.
Principios.
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.
Impersonalidad de mando.
De la supervisión directa.
De la vía jerárquica.
De la resolución del conflicto.
Aprovechamiento del conflicto.
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses:
La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos
generales de la empresa.
Así mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones
deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
Impersonalidad de mando:
Se refiere a que la autoridad y su ejerció (el mando), surgen como una necesidad
de la organización para obtener ciertos resultados.
De la supervisión directa:
Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se
realicen con mayor facilidad.
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De la vía jerárquica:
Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se
realicen con mayor facilidad.
De la resolución del conflicto:
Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante
la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto:
Experiencia.
Experimentación.
Investigación.
Aplicar la decisión. Consiste en poner en practica la decisión elegida, por lo que
se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan
comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para
la implantación de la decisión.
Etapas de Dirección:
Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se
allega, de los recursos para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes.
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado.
Los hombres deben poseer las características que la empresa
establezcan para desempeñar un puesto. Los recursos humanos
deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a
los recursos humanos.
2. De la provisión de elementos necesarios.
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A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos
necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su
puesto.
La comunicación.
Es la relación comunitaria humana consistente en la emisión-recepción de
mensajes entre interlocutores en estado de total reciprocidad, siendo por
ello un factor reciprocidad, siendo por ello un factor esencial
de convivencia y un elemento determinante de las formas que asume la
sociabilidad del hombre.
Es el proceso social esencial, para el hombre, la comunicación es la vía
mediante la cual adquiere su humanidad individual, mantiene y desarrolla
susrelaciones sociales.
Es el rasgo característico, definitorio de las agrupaciones humanas. Solo el
hombre puede transmitir e interactuar sean verbos claves en el proceso
comunicacional. Asimismo, podemos señalar como complementarios a
compartir e influir.
Es una relación establecida entre dos o más personas, una puesta en
común a través de un conjunto de señales, las cuales tienen un significado
o mensaje.
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Tipos de Comunicación.
Para el desarrollo de este aspecto, partiremos de la concepción de Roger Malicol,
quien señala que "la comunicación es la circulación del pensamiento en tres
niveles:
Unidimensional: Consigo mismo.
Bidimensional: Con los otros.
Tridimensional: Yo con los otros, el contexto y el medio.
Comunicación Intrapersonal – Unidimensional.
Comunicación Interpersonal – Bidimensional.
Comunicación Masiva – Tridimensional.
Comunicación Intrapersonal: A través de él se manifiesta una conversación
profunda y personal. Un emisor es receptor de sus propios mensajes. El hablante
es, al mismo tiempo, audiencia. El narrador es el protagonista, nos relata sus
vivencias. El centro del universo es él YO y su emisor de mensajes se logra
mediante símbolos verbales o representaciones imaginables. Como vemos, la
comunicación intrapersonal es intima y limitada, se da por la vía del monologo.
Comunicación Interpersonal: Cuando dos o más personas hablan, se dice que
hay una relación de comunicación. Esa relación recibe el nombre de interpersonal
y es el tipo de comunicación que la generalidad de nosotros practicamos a mayor
parte del tiempo. Ocurre cuando usted establece una comunicación dialogante con
otra u otras personas, cuando de parte con sus familiares, amigos, cuando solicita
orientación de sus asesores en el centro local. Esto quiere decir que pueda darse
dentro del marco familiar, en la comunidad, en una institución, organización o
asociación profesional. La comunicación interpersonal es la forma más primaria,
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directa y personal de la comunicación. Ella ofrece la oportunidad de que usted y
otra personas puedan verse., compartir ideas, interrumpir o suspender el dialogo.
La comunicación interpersonal es un acto creativo, que ofrece, tanto el emisor
como al preceptor, la posibilidad de una expansión sin limites por la vía del
dialogo. El dialogo, es la forma más completa de comunicación entre los hombres.
Se pone al monologo, pues si pone énfasis en el receptor del mensaje, se remite
simultáneamente a varios marcos de referencia y con una suma frecuencia utiliza
oraciones interrogativas, permite la exteriorización de las ideas por medio de la
conversación.
YEl dialogo se destruye cuando no se sabe:
Oír y entender las razones de los otros.
Expresar un punto de vista con sosiego, serenidad y equilibrio.
Respetar y tolerar la opinión divergente.
Sustituir el prejuicio prepotente por el juicio ponderado.
Derogar la compulsividad vehemente por el análisis pertinente.
Subrayar el espíritu de solidaridad en lugar de la estridencia enrojecida.
Comunicación Masiva: Al crecer la civilización y hacerse poderosa, sobrevino la
necesidad de nuevos medios de comunicación, cónsonos con ese desarrollo. Así
pues, al buscar el hombre su propia trascendencia, utilizo instrumentos que
permitieron la extensión de sus sentidos.
De la comunicación directa, personal se pasa a una comunicación masiva. Esto
quiere decir que cuando las implicaciones del mensaje van más allá de nuestras
propias fronteras, debemos recurrir a medios técnicos para ampliar el contenido y
la fuerza de la que queremos comunicar.
El proceso comunicacional sigue siendo el mismo, lo que cambia son los medios
utilizados. Ya no nos centramos solamente en las personas, sino que requerimos
de ciertos instrumentos de carácter técnico para ampliar los contenidos de los
mensajes y, en consecuencia, elevar el radio de acción y las responsabilidades de
lograr mayores efectos.
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Barreras De Comunicación
Sin duda, alguna vez en su vida, usted no ha podido comunicarse con otra
persona. Muchas pueden ser las causas: un teléfono dañado, un radio con
mucho volumen, el llanto de un niño, el estruendo ruido de una corneta, etc. Estas
diferencias se denominan ruidos o barreras.
¿En que elemento intervinientes del proceso hay la posibilidad que aparezcan una
restricción o barrera?
Todos los elementos intervinientes en el proceso de la comunicación pueden sufrir
obstrucciones o perturbaciones; anarquías, aleatorias e imprevisibles que
entorpecen, dificultan o imposibilitan la comunicación.
Estas barreras que impiden la comunicación pueden registrarse a nivel:
Semántico.
Físico.
Fisiológico.
Psicológico.
Administrativo.
Barrera Semántica: Si al hablar o escribir empleamos una palabra con una
aceptación que no le corresponde, se produce una barrera semántica. Esto quiere
decir: CAMBIO DE SIGNIFICACIÓN.
Estos ruidos o barreras se registran a diario. Los vehículos más eficaces en el uso
y divulgación de los mismos son los medios de comunicación social.
A través de los medios de comunicación de masas llamados canales televisión,
revistas, periódicos, prensa, llegan a nosotros incontables expresionesiguales a
estas. Cuando no precisamos el correcto significado de las palabras orales o
escritas surgen diferentes interpretaciones, y así el receptor capta no lo que dice el
emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Así mismo, se dificulta la
comunicación por una barrera semántica cuando no expresamos en forma
anfibológica. La anfibología nos remite a un doble sentido, a lo ambiguo, a
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la interpretación del discurso o palabra de múltiples maneras. Este problema se
registra a nivel de la construcción o sintaxis. Los ejemplos más corriente de
anfibología provienen del empleo confuso de los pronombres de tercera persona,
del posesivo, su, suyo, etc, y dela omisión del sujeto.
Barrera Física: Esta barrera se presenta cuando los medios utilizados para
transportar el mensaje no permiten que este llegue nítidamente al receptor y
provocan incomunicación.
El medio es el vehículo, instrumento o aparato que transmite la información,
también se le denomina canal comunicacional. Los medios mas empleados son:
Cartas.
Teléfono.
Radio.
Cine.
Televisión.
Periódico.
Revistas.
Conferencias, paneles, debates, reuniones, etc.
Carteles.
Libros.
Telégrafos.
Otros casos que sirven como ejemplo de este tipo de barrera serian:
Interferencia en el radio o en el teléfono.
El exceso de ruido.
La distancia.
Barrera Fisiológica: Surgen cuando una de las personas que interviene en una
comunicación interpersonal (conversación) presenta defectos orgánicos en la vista,
en la audición o en la zona de articulación, lo que ocasiona interferencias en el
acto comunicativo. Tal es el caso de los sordos, los mudos y los ciegos, pero
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también, podemos señalar a aquellas personas que sin llegar a tales extremos,
presentan alguna deficiencia fisiológica, tienen alguna falla y no ven, no escuchan
o no hablan bien.
Barrera Psicológica: Todo ser humano tiene una forma particular
de vivir, de percibir y entender el mundo en el cual se encuentra inserto. Esta
forma recibe una nominación sicológica; esquema referencial. Aceptamos
las comunicaciones que se adaptan a nuestro esquema referencial. Usualmente
vemos, oímos y sentimos lo que queremos ver, oír y sentir y eludimos o
rechazamos toda comunicación que encierra para nosotros alguna amenaza,
agresividad o critica. Es por ello que, muchas veces, resulta difícil entendernos con
la gente. Esa dificultad se traduce en reacciones emocionales, en obstrucciones
para evitar la sensación de malestar, miedo, incertidumbre, ansiedad, etc. Estas
barreras se producen en el interior de cada individuo, en el mundo del yo. El tono
de voz del jefe, el uso que hace del vocabulario o su falta de tacto pueden hacer
que un empleado se sienta subestimado, agredido o rechazado. Siempre se
emiten mensajes en donde se encierre una amenaza, peligro o provocación, la
psiquis del individuo producirá una barrera para repeler cualquiera agresión. Son
muchos los factores que influyen en una persona que escucha para que se acepte,
comprenda o rechace el mensaje que le es dado.
Algunos de ellos son:
No tomar en cuenta el punto de vista de los demás.
Mostrar recelo, sospecha o aversión.
Registrar emociones ajenas al área laboral.
Mostrar excesiva timidez.
Emitir instrucciones, explicaciones poco precisas y claras.
Manifestar preocupación por problemas personales.
Demostrar sobre valoración o subestimación.
Para hacerse entender, usted necesita saber mucho acerca de las personas con
quien habla, motivar un entendimiento mutuo, armónico y accesible.
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A continuación citaremos algunas de las causas que contribuyen a crear barrera
psicológica:
Alta posición o jerárquica.
Poder para emplear o discutir.
Uso del sarcasmos.
Actitud despótica.
Criticas punzantes.
Maneras demasiado formales.
Apariencia física imponente.
Interrumpir a los demás cuando hablan.
Barrera Administrativas: Todos formamos parte de una sociedad, institución o
empresa, esto quiere decir que formamos parte de una estructura. Esta estructura,
grande y compleja, la mayoría de las veces, por su configuración puede causar
distorsión de mensajes.
Los factores que pueden originar barreara administrativas serian, entre otras:
La estructura organizacional.
Los circuitos, redes y patrones de comunicación.
Defectos en la red formada de la comunicación.
Ambigüedades en los status y roles.
Estos factores generan barreras relacionadas con:
Las personas.
Las ideas.
La ejecución o rendimiento.
La organización.
Las dispersiones o barreras que hemos estudiado y las investigaciones realizadas
sobre la conducta humana, dejan entrever que el hombre vive dentro de
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un estado de desesperación creciente, debido a lo difícil que se hace en
la actualidad la comunicación. Si por un lado, no podemos negar el progreso de
los diferentes medios de comunicación, por otro, debemos aceptar la importancia
del hombre para comunicarse.
Proceso de comunicación.
Ya sabemos que emisor, mensaje y receptor son tres componentes
imprescindibles en el proceso de la comunicación. Centremos nuestra atención, en
primer termino, en el sujeto de la comunicación.
Emisor: Es el agente que genera la salida de mensaje, el hacedor de las formas
expresivas, puede ser una persona, grupo, institución u organización. Su papel es
muy importante dentro del proceso comunicacional, ya que es él quien establece
la relación, al compartir una serie de informaciones.
Receptor: La precisión de los rasgos del receptor, al igual que en el caso del
emisor, es una tarea sumamente amplia. Bástenos con decir que este es el
agente, grupo, organismo o institución que es capaz de percibir el mensaje,
descodificarlo y asignarle significación mediante un proceso similar al del emisor,
pero a la inversa.
Mensaje: Llamamos mensaje a lo que quiere expresar, al contenido, al objeto de la
comunicación. Es todo aquello que el emisor practica al receptor.
Este producto físico creado por el emisor puede manifestarse a través de múltiples
formas: discurso oral, escrito, gesto, foto, cuadro, escultura, etc.
Ventajas y desventajas de la motivación en un ambiente de trabajo
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El proceso administrativo puede tener un efecto motivador sobre los empleados si
se aplica con eficacia en las organizaciones.
Motivación indica lo que mueve a hacer algo, en razón de, dar lugar a, ser causa
de, finalidad, causa, razón, fundamento, móvil, asunto, tema, por qué.
Motivar significa: dar motivo para una cosa, impulsar a actuar, originar, causar,
incentivar, explicar.
En inglés, motivación señala aquello que inspira coraje, base para una acción o
para una decisión, causa, incitación, apoyo, soporte, promoción,
y motivate denota: inducir coraje, inspiración y resolución para, mover a la acción
o a los sentimientos, provocar, proveer de un motivo, inducir.
Todos ellos derivan del verbo latino moveo, es, ere, movi, motum: mover,
remover, agitar, ponerse en movimiento, arrancar, desplazar, alejarse, partir,
echar, apartar, empujar, determinar, provocar, promover, influenciar, causar.
En un ambiente de trabajo, el término motivación ha llegado a tener las tres
siguientes conceptualizaciones:
1. Atender las necesidades de las personas que integran la empresa para que
produzcan más.
2. Inyectar una carga emotiva a las personas que integran la empresa para que
generen y mantengan un sobreesfuerzo y produzcan más.
3. Aplicar diversas herramientas administrativas, especialmente del proceso de
dirección, como el liderazgo, la comunicación, la remuneración la delegación, el
apoyo y la capacitación, para que las personas produzcan más y mejor.
1. En cuanto a la primera conceptualización: atender las necesidades de las
personas que integran la empresa para que produzcan más,nadie lo hace
mejor que los administradores orientales, quienes ayudan a las personas que
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integran la empresa a cubrir sus necesidades fisiológicas, de seguridad y de
pertenencia manteniendo el trabajo de por vida, los ayudan a cubrir sus
necesidades de estima manteniendo a los operarios en un nivel de estatus
organizacional igual al de los administradores y los ayudan a cubrir sus
necesidades de autorrealización manteniendo la facilidad de analizar, evaluar,
modificar y controlar en grupo las labores de su trabajo.
Es importante recalcar que ayudar a las personas que integran la empresa a
satisfacer de alguna forma sus necesidades, no garantiza que trabajen más, ni
mejor. Para que lo hagan, se requiere aplicar sistemáticamente el proceso
administrativo: planear, coordinar, dirigir y controlar, y utilizar diversas
herramientas de dirección como: liderazgo, comunicación, remuneración,
delegación, apoyo y capa- citación.
2. La segunda conceptualización de la motivación en un ambiente de
trabajo: inyectar una carga emotiva a las personas que integran la empresa
para que generen y mantengan un sobreesfuerzo en el desempeño de sus
labores, se basa en el estilo de dirección aplicado por el entrenador Lombardi a
sus jugadores: los empacadores de la Bahía Verde, y es apoyado fuerte- mente
por la administración para la excelencia, que busca inyectar una fuerte carga
emotiva a las personas dentro del lugar de trabajo; por la reingeniería, que
sostiene que es necesario infundir en las personas de la organización una
combinación de desesperación y de ambición a fin de que hagan acopio de la
pasión y del entusiasmo que el esfuerzo requiere; y por el desarrollo
organizacional, que sugiere aplicar un flujo contaminante de energía humana,
canalizan- do hacia la consecución de los objetivos.
Esta inyección de una fuerte carga emotiva al ya emotivo ambiente laboral, obliga
a la siguiente consideración:
Las técnicas que cargan de emoción a las personas han demostrado su
efectividad sobre todo en los deportes, una actividad en la que se enfrentan dos
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personas o dos equipos en una exacta igualdad de circunstancias y de reglas de
competencia.
Las diferencias que incrementan las probabilidades de triunfo de cada equipo son
las habilidades personales de los competidores, el entrenamiento y la disciplina de
los mismos, y la capacidad de los entrenadores para detectar las contingencias de
la situación y aplicar el estilo más adecuado a ellas.
Una técnica que puede pesar fuertemente para decidir el triunfo es aquellas que
carga de emoción a los competidores durante todo el desarrollo de la competencia
y los impulsa a buscar el triunfo con denuedo durante dos horas a la semana, sin
son futbolistas; durante una hora cada varios meses si son boxeadores; durante
seis u ocho horas a la semana si son basquetbolistas y durante un tiempo
semejante en los otros deportes, contando siempre con tiempo para reponerse del
sobreesfuerzo dado durante poco tiempo y para prepararse para el próximo
sobreesfuerzo a dar.
Cuando se carga de emoción y se solicita un sobreesfuerzo a las personas que
laboran durante ocho horas diarias, a lo largo de cinco o seis días a la semana,
durante cincuenta o más semanas al año, por treinta o más años de su vida, los
tres principales problemas que surgen son: 1. - mantener la emoción a lo largo del
tiempo, 2. - mantener el esfuerzo a lo largo del tiempo (tanto la emoción como el
esfuerzo se caracterizan por su corta y fugaz duración), 3. - lograr que la emoción
no se desvíe, pues fácilmente impregna de sentimientos el ambiente de trabajo,
provocando situaciones de conflicto más emotivas que reales.
Si esto se logra, se presenta un problema aún mayor, el continuo sobredesgaste
físico y mental de las personas.
Un ejemplo muy utilizado en la capacitación ejecutiva es el siguiente:
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Se dice a los participantes. que lo que la empresa requiere de ellos es un
compromiso y no sólo una participación y se ejemplifica lo anterior de la siguiente
manera:
Para hacer unos huevos con jamón, la gallina aporta dos huevos, eso es
participación; en cambio el cerdo aporta su vida con el jamón, eso es compromiso.
Lo que no se considera del ejemplo, es que el puerco está aportando su vida, y la
gallina la vida de dos de sus hijos a fin de que alguien, otro ser, coma.
Finalmente, es importante recalcar que inyectar una carga emotiva a las personas
que integran la empresa, para que generen y mantengan un sobreesfuerzo es el
desempeño de sus labores, no garantiza que trabajen más productivamente.
Para que trabajen productivamente, lo que se requiere es aplicar sistemáticamente
el proceso administrativo de: planear, coordinar, dirigir y controlar y utilizar
diversas herramientas de dirección, como: liderazgo, comunicación remuneración,
delegación, apoyo y capacitación.
3. La tercera conceptualización de la motivación en un ambiente de
trabajo: aplicar diversas herramientas administrativas, especialmente del
proceso de dirección, como el liderazgo, la comunicación la remuneración,
la delegación el apoyo y la capacitación, para que las personas produzcan más,
no es más que buscarle cinco pies al gato.
La administración es una disciplina que tiene fundamentadas y validadas en la
práctica una serie de herramientas administrativas que permiten a quien las aplica
profesional y sistemáticamente una mayor probabilidad de alcanzar los objetivos a
través de otras personas y utilizando otros recursos. Entonces ¿Cuál es la razón
para englobar todas estas herramientas en un sólo término no administrativo,
subjetivo y por lo tanto, no medible y no administrable, denominado motivación?
Por cuestiones prácticas, a la administración le conviene seguir la línea adoptada
ya hace tiempo por la psicología experimental, y que consiste en utilizar lo menos
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posible los términos motivación y motivar y en su lugar especificar en términos
administrativos aquello de lo que se está hablando, de forma tal que se pueda
analizar, evaluar, corregir y/o mejora
CONTROL
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los
plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la
medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado.
Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos:
1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de
producción para los operarios y ventas para los vendedores.
2. Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes).
3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto
a los establecidos.
4. Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un
entrenamiento o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación,
continuar con la actividad.
Las actividades básicas que comprende el proceso de control son:
Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos,
productividad, competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado
(análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción);
comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias
(evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y establecer
medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).
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Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control,
dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que
están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son:
Administración de la Calidad Total
Reingeniería de Procesos de Negocios
Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello
implica la búsqueda por:
Mejorar la calidad del producto.
Reducir el tiempo del ciclo de producción.
Reducir los costos.
La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear:
Un clima armónico para hacer bien las cosas correctamente desde la
primera vez.
Prevenir la generación de errores en lugar de su corrección.
Crear una cultura de servicio al cliente.
Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevención y
evaluación) y por incumplimiento (por fallas internas y externas).
La reingeniería de procesos de negocios, es un enfoque sistemático para mejorar
radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se
refieren a los de naturaleza estratégica que son importantes e indispensables para
el cumplimiento de los objetivos, metas y para alcanzar un mayor nivel
competitivo.
La reingeniería de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr
cambios radicales en su desempeño, en los métodos de trabajo, medido en
costos, tiempo de servicio y calidad, mediante el análisis de diagramas de flujo de
proceso y otros métodos aplicados en la ingeniería industrial.
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Esta técnica comprende cinco etapas básicas que son:
Preparación. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y
objetivos que se pretenden alcanzar.
Identificación. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor
en los procesos fundamentales de valor estratégico.
Visión. Búsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos.
Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantación de las
percepciones por medio del diseño social que organiza y estructura los
recursos humanos necesarios que tendrán a su cargo el proceso
rediseñado.
Transformación. Ejecución de las visiones del proceso, implantando
versiones piloto y de plena producción.
51
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