technique documentation and internal...
TRANSCRIPT
1
TECHNIQUE DOCUMENTATION AND INTERNAL CONTROL SYSTEM IN
CASH EXPENDITURE IN INDUSTRIAL SYSTEM UPSTREAM OIL AND GAS
PT. PERTAMINA ENERGY HULU
RISNA HARIANISYA
Fakultas Ekonomi
Universitas Gunadarma
ABSTRACK
PT Pertamina Hulu Energi (PT PHE) has the activity of cash expenditure incurred in
cash and checks. In the cash expenditure activity in general, the risk that the company
has an impact on corporate losses. To determine the system of cash expenditure at PT
Pertamina Hulu Energi done with documentation technique consisting of the Document
Flow Chart and Data Flow Diagrams (DFD). Through this technique can be known
documentation of the internal control system applied by the company. After analyzing,
the system of cash expenditure at PT Pertamina Hulu Energi has conducted risk
assessments and implementing appropriate control systems are well recommended by
COSO.
Keywords: Cash Expenditure System, Technical Documentation, Commite of
Sponsoring Organizations of the Treadway (COSO)
PENDAHULUAN
Sistem pada dasarnya merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu
dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem
diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.
Sistem biasanya erat kaitannya dengan komputer, namun sebenarnya segala sesuatu
yang membutuhkan proses pasti terdapat sistem didalamnya seperti organ tubuh yang
mempunyai sistem secara alami. Sedangkan sistem buatan yang dapat dipelajari salah
2
satunya adalah Sistem Informasi Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi adalah
kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah
data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil
keputusan.
Aspek yang terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah bahwa sistem
itu sudah berjalan dengan baik dalam sistem pengendalian internal perusahaan. Sistem
pengendalian internal menyarankan tindakan – tindakan yang harus diambil dalam
perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas – aktivitas perusahaan. Sistem
pengendalian internal merupakan kewajiban pihak manajemen yang mendasar sebagai
bentuk tanggung jawab penyediaan informasi. Melalui pengendalian internal yang baik
memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan dikendalikan
dengan baik. Sistem pengendalian Internal dibutuhkan untuk mengurangi eksposur-
eksposur yang dapat menimbulkan efek - efek yang buruk bagi operasi dalam Sistem
Informasi Akuntansi.
Adapun komponen pengendalian internal adalah lingkungan pengendalian,
penilaian resiko, informasi dan komunikasi, pengawasan, dan aktivitas pengendalian.
(James A Hall. 2009).
PT Pertamina Hulu Energi (PHE) adalah salah satu Anak Perusahaan
PERTAM INA yang bergerak sebagai operator dan pengelola portofolio usaha sektor
hulu minyak dan gas bumi serta energi lainnya yang memiliki anak perusahaan sebagai
special purpose vehicle. Pada awal berdirinya tahun 1989, perusahaan ini bernama PT.
Aroma Operation Services, bergerak di bidang pengadaan jasa untuk mendukung
operasi kilang petrokimia di Cilacap. Perubahan menjadi PT PERTAHULU Energy
terj adi pada tahun 2002, dan akhirnya pada tahun 2008 telah berganti nama menj adi PT
Pertamina Hulu Energi. Perusahaan mengelola usaha kemitraan di bidang hulu migas
PERTAMINA melalui Participating Interest (PI). Usaha kemitraan meliputi 9 JOB-
PSC (Joint Operating Body–Production Sharing Contract), 14 Penyertaan PSC, 3 PSC
GMB (Production Sharing Contract Gas Metana Batubara), dan 7 penyertaan saham
dan PI di dalam maupun di luar negeri yang saat ini sedang diproses pengalihannya.
PHE mempunyai begitu banyak aktifitas yang mekanisme pencatatan dan pelaporannya
harus berjalan dengan baik untuk tujuan akuntabilitas perusahaan dan Good Corporate
Governance. Untuk mencapai tujuan diatas Perusahaan harus mempunyai Sistem
3
Informasi Akuntansi yang sesuai dengan tujuan Perusahaan. Sistem Informasi
Akuntansi yang baik adalah sistem yang cocok dengan nature transaksi yang
berhubungan dengan aktifitas Perusahaan dan efisien sehingga dapat digunakan untuk
melakukan pengendalian internal yang ada pada perusahaan tersebut. Didalam PHE
kegiatan pengeluaran kas dibagi menjadi dua garis besar yaitu pengeluaran kas untuk
kegiatan Pendanaan Operasi dan kegiatan untuk Pendanaan Investasi, namun karena
karakteristik Perusahaan ini agak berbeda dengan perusahaan pada umumnya sehingga
semua pengeluaran kas operasional ada pada Induk Perusahaan (Cost Center) seperti
pembayaran gaji, pembayaran pada pihak ketiga, pembayaran pihak terkait, pembayaran
perjalanan dinas dan akomodasi, pengeluaran layanan pegawai, pembayaran pajak, dan
pembayaran atas kegiatan operasional lainnya (biaya umum dan biaya kantor, ATK,
cash call, dll) ini semua merupakan biaya operasional yang ada di PHE kantor pusat
untuk mendukung kegiatan operasional Perusahaan, sedangkan Pendanaan untuk
kegiatan Operasi merupakan pembiayaan untuk kegiatan operasi operator yang sudah
berproduksi baik yang ada di Onshore maupun Offshore yang disebut dengan Cash
Call, dan pembiayaan untuk kegiatan investasi merupakan pembiayaan untuk wilayah
kerj a baru yang masih development.
Dan hal ini berkaitan erat dengan jalannya kegiatan pendanaan yang ada dalam
perusahaan, dan tidak menutup kemungkinan dapat terjadi penyimpangan dalam
prosedur pengeluaran kas seperti dokumen yang dibutuhkan tidak lengkap, bagian dari
surat permintaan pembayaran (tanggal, nomor referensi, keterangan pembayaran) tidak
dicantumkan secara jelas, dan penyimpanan dokumen yang tidak rapih sehingga dapat
menyebabkan hilangnya dokumen. Penyimpangan – penyimpangan ini dapat
menyebabkan keterlambatan pembayaran kepada pihak terkait dan terganggunya
kegiatan operasional karena pembayaran sebelumnya belum dilakukan, dan
penumpukan tagihan yang belum terbayarkan serta banyaknya klaim dari pihak terkait.
Karena setiap pengeluaran yang dilakukan PHE harus dipertanggungjawabkan, maka
sistem pengendalian internal yang baik sangat dibutuhkan untuk memperkecil
kemungkinan penyimpangan yang dapat terjadi.
4
TINJAUAN PUSTAKA
SISTEM
Menurut Steven A. Moscove (accounitng information system, 2001), sistem adalah
suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian – bagian yang saling berhubungan untuk
mencapai tujuan tertentu.
SISTEM INFORMASI
sistem informasi adalah kumpulan informasi didalam sebuah basis data
menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan
keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan
sesuatu yang penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak
manajemen. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti
bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Menurut Barry E. Chusing sistem informasi akuntansi suatu sumberdaya
manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi
keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan
pengolahan data akuntansi.
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran –
ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian
dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan – kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian internal tersebut
menekankan tujuan yang hendak ingin dicapai, dan bukan pada unsur – unsur yang
membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian internal tersebut
diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual,
dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
5
TEKNIK DOKUMENTASI
1. Bagan alir dokumen ( dokumen flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir
(form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunj ukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
2. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-
notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat
membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan j elas.
METODE PENELITIAN
Objek Penelitian
Pengolahan data dalam penelitian ini diperoleh dari PT Pertamina Hulu Energi
yang berlokasi di Jalan Medan Merdeka Timur No.6 Jakarta Pusat.
Metode Pengumpulan Data/ Variabel
Untuk memperoleh data tersebut penulis menggunakan data primer dan sekunder yang
diperoleh dengan cara wawancara, dengan melakukan tanya jawab untuk memperoleh
keterangan secara langsung dengan karyawan yang bersangkutan yang dilakukan
langsung di PT Pertamina Hulu Energi
Metode Analisis Data
Metode yang digunakan dalam menganalisis permasalahan yang ada pada skripsi ini
yaitu dengan menggunakan analisis deskriptif, yaitu teknik analisis yang
mendeskripsikan atau menggambarkan/ mengungkapakan karakteristik variabel –
variabel yang menjadi fokus kajian, serta penggunaan bagan alir dokumen, teknik
dokumentasi dan diagram Alir Data (DFD) dalam menganalisis masalah dan
mengembangkan data pada penulisan skripsi ini
6
Langkah – langkah Analisis
Adapun langkah analisis yang peneliti lakukan adalah sebagai berikut :
1. Mengumpulkan data
Hal pertama yang dilakukan adalah dengan mengumpulkan data guna
untuk mendukung pembahasan pada penelitian ini.
2. Memahami alir dokumen dan data
Pada langkah analisis ini pneliti menanyakan secara langsung bagaimana
proses dari sistem pengeluaraan kas pada perusahaan, serta mempelajarinya.
3. Teknik dokumentasi
Dalam penelitian kali ini, peneliti menggunakan alir dokumen dan alir
data (DFD). Bagan alir dokumen ( dokumen flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan -tembusannya.
Sedangkan Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah
suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari
data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem
secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam
menggambarkan atau menjelaskan DFD ini sering disebut juga dengan nama
Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alir kerja, atau model
fungsi. Pembuaatan DFD ini bertujuan untuk memberikan indikasi mengenai
bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem dan
menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran
data.
4. Sistem Pengendalian Internal yang digunakanDalam penelitian kali ini peneliti menggunakan sistem pengendalian
internal yang ada dalam Pernyataan Standar Akuntansi No.78 (SAS 78). yang
juga sesuai dengan rekomendasi Committee of Sponsoring Organization of The
Treadway (COSO). Komite Organisasi Sponsor Komisi Treadway (COSO)
adalah sebuah organisasi swasta sukarela, didirikan di Amerika Serikat ,
didedikasikan untuk memberikan bimbingan kepada manajemen eksekutif dan
tata entitas pada aspek-aspek penting tata organisasi, etika bisnis, pengendalian
internal, perusahaan manajemen risiko, penipuan, dan pelaporan keuangan.
7
COSO telah menyusun suatu model pengendalian bersama internal terhadap
perusahaan dan organisasi dapat menilai sistem pengendalian mereka.
Kontrol lingkungan
Penilaian risiko
kegiatan Control
Informasi dan komunikasi
Monitoring
HASIL DAN PEMBAHASAN
Deskripsi Sistem Pengeluaran Kas Pada PT Pertamina Hulu Energi
Sistem pengeluaran kas pada PHE terdapat dua macam yaitu, pengeluaran kas
secara tunai yang ditujukan kepada pihak internal dan pengeluaran kas yang ditujukan
untuk pihak ekstern atau yang disebut juga sebagai pengeluaran bank. proses pengeluran
kas pada PT PHE yaitu diawali dengan penerimaan invoice lalu Pembuatan PR
(Purchasse Requisition) oleh user dan release sehingga dapat menghasilkan nomor PO
yang akan digunakan untuk proses selanjutnya. Dan melakukan pengesahan kepada
pejabat terkait kemudian Pembuatan PO (Purchase order) oleh SPC (Shared Processing
Center ) sehingga menghasilkan nomor PO yang akan digunakan untuk proses
selanjutnya. Selanjutnya kelengkapan dokumen (PR, PO, SP3) harus dicek kembali,
setelah dokumen lengkap akan diserahkan kepada bagian keuangan untuk dicatat hasil
pencatatan transaksi akan dikirim ke bagian SPC dan akan mengha silkan nomer
dokumen sesuai transaksi. Setelah nomor dokumen diperoleh, bagian keuangan akan
mencetak bukti kas keluar yang akan siap dibayarkan melalui cek oleh bagian kasir.
Kemudian melakukan pembayaran melalui bank dokumen akan disimpan arsip tetap
oleh bagian peyimpanan dokumen.
Formulir yang digunakan
Dalam transaksi pengeluaran kas dibutuhkan adanya dokumen sebagai barang
bukti dalam transaksi, dokumen juga dibutuhkan agar dapat mempermudah dalam
menilai pengendalian internal suatu perusahaan. Adapun dokumen yang digunakan
dalam transaksi pengeluaran kas pada PHE adalah :
8
a. Cek
b. Form Request
- PR, Purchase Requisitioner adalah formulir yang digunakan untuk
mencatat barang/ jasa yang akan digunakan perusahaan.
- PO, Purchase Order adalah formulir yang akan digunakan untuk
memesan barang/ jasa yang akan digunakan perusahaan.
- SA/ GR, Services Acceptance/ Goods Receipt adalah formulir yang
digunakan pada saat barang/ jasa sudah diterima oleh perusahaan.
- BOC/ Payment, formulir ini digunakan untuk mencatat sejumlah
transaksi yang akan dibayar. Formulir ini dibuat untuk menutup jurnal
yang nantinya akan dicatat bersamaan dengan formulir Expenses
(clearing). Formulir ini akan menghasilkan nomor dokumen 1 5xxxxxxxx
yang akan digunakan untuk clearing
- EXPENSES, formulir ini digunakan untuk mencatat biaya yang akan
dikeluarkan. Formulir ini akan menghasilkan nomor dokumen dengan
kepala 19xxxxxxxx / 51xxxxxxxx, yang akan digunakan untuk proses
clearing
- PANJAR, formulir ini digunakan untuk mencatat transaksi panjar oleh
para vendor setelah itu akan diminta oleh pejabat terkait untuk divalidasi,
dan pembayran baru dapat dilakukan.
- CASH CALL, formulir ini digunakan untuk mencatat transaksi cash call
(tagihan/ biaya yang diminta oleh anak perusahaan operator untuk
melakukan kegiatan operasi seperti pengeboran minyak, dll) dalam jurnal
cash call akan menutup dengan vendor terkait, formulir ini akan
menghasilkan nomor dokumen 14xxxxxxxx
- SP3 (Surat Permintaan Proses Pembayaran), Surat ini digunakan untuk
permintaan pembayaran kepada perusahaan. Dokumen ini juga sangat
membantu dalam proses penginput-an data, karena bagian dari dokumen
ini berupa tanggal, nomer referensi, keterangan transaksi, jumlah dana
yang diminta, dan juga terdapat tandatangan otorisasi dari pihak yang
terlibat sehingga keabsahan data dapat dipercaya dan dipertanggung
jawabkan.
9
- Invoice, surat tagihan yang diajukan dari vendor kepada perusahaan yang
harus segera dibayarkan.
- Outgoing payment voucher, bukti kas keluar / sej enis surat persetuj uan
dari pejabat yang terlibat untuk membayarkan tagihan – tagihan yang
datang kepada perusahaan. Setelah surat ini ditandatangani oleh yang
mempunyai otoritas maka pembayaran baru dapat dilakukan
Fungsi yang terkait
Berikut fungsi – fungsi terkait dalam sistem pengeluaran kas PT PHE :
a. Procurement/MMNH (Material Management non Hydro)
b. Treasury
c. Controller
d. Pendanaan & Perbendaharaan
Prosedur pengeluaran kas
Untuk melakukan pembayaran kepada pihak yang membutuhkan yang
menyebabakan terjadinya pengeluaran kas, PT PHE mempunyai prosedur pengeluaran
kas agar proses proses pembayaran dapat berlangsung dengan baik, berikut adalah
prosedur pengeluaran kas pada PT PH E :
1. Semua Invoice akan masuk ke Keuangan terlebih dahulu untuk dituangkan GL
account dan Cost Center.
2. Routing Slip akan dimulai dari Keuangan dan berakhir di Treasury.
3. Sesuai SLA proses pembayaran Procure to Pay paling lambat 7 hari, hal ini
akan dievaluasi setiap bulan.
4. Setiap form request harus melalui otorisasi pejabat terkait
5. Bagian keuangan terpisah dari kasir
6. Transaksi pengeluaran kas tidak dilaksanakan sendiri oleh kasir sejak awal
sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain
7. Pencatatan dalam jurnal kas harus didasarkan bukti pengeluaran kas harus
terlebih dahulu disahkan oleh pejabat terkait
8. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetuj uan dari
pejabat berwenang
9. Pencocokan kas antara pencatatan bank dan catatan perusahaan dilakukan setiap
hari
10
10. Penggunaan nomer referensi untuk membedakan dokumen – dokumen yang
ada
Berikut ini adalah gambar flowchart prosedur pengeluaran kas :
Sumber : PT PERTAM INA HULU ENERGI
Semua Invoice akan masuk ke Keuangan terlebih dahulu untuk dituangkan GL
account dan Cost Center. Kemudian akan diserahkan ke bagian SDM/MDTI untuk
membuat Purchase Requisition (PR) dan langsung Approve PR untuk setiap
Invoice/SP3 yang telah diverifikasi kelengkapannya oleh Keuangan. Setelah itu akan
dibuat form untuk Purchase Order (PO) dan Release PO yang di lakukan oleh level
Manager, dalam hal ini bisa dari M DTI/SDM yang tujuannya pengecekan kembali
(pengerjaannya akan dilakukan oleh SPC). Setelah PO jadi akan dibuat Service Entry
sheet dan Release Service Entry sheet . Setelah Service Entry sheet j adi lal u akan dibuat
C
a
11
Goods Receipt (GR) atau Service Acceptance (SA) oleh SDM/MDTI untuk di print dan
ditandatangani oleh User masing-masing. Setelah GR/SA selesai maka akan dibuat
MIRO (pengakuan hutang di Keuangan) oleh bagian kontroller dengan mengisi form
request, posting MIRO ini akan dilakukan oleh SPC. Setelah MIRO hal ini berarti
pengakuan hutang di keuangan telah berjalan sehingga Treasury dapat langsung
Over / Undermembayar setelah proses ini, akan lebih baik lagi jika pembuatan form outgoing
Eppayment (BOC) dilakukan juga, hal ini akan dilakukan oleh bagian perbendaharaan
termasuk membuat form request Bank Charges sehingga pada pembayaran dilakukan,
pencocokkan data (clearing) di server BANK
melalui Electronic Bank Transfer (EBS) akan lebih cepat dan dan menghindari
terjadinya Backlog antara data EBS dengan BOC di dalam MySAP, kecuali satu
payment request terdiri lebih dari satu pembayaran satu Invoice sehingga tetap harus
dilakukan proses clearing antara data MySAP dengan EBS Bank, setelah hal ini baru
proses pembayaran secara keseluruhan telah selesai, hal ini akan dilakukan olehMIRO Jurnal
Pendanaan & Perbendaharaan.
Adapun transaksi lain seperti panjar kerja, prosedurnya adalah sebagai berikut :
Sumber : PT PERTAMINA HULU ENERGI
12
Untuk Permintaan Panjar Kerja melalui kategori USER PURCHASE yaitu
melalui pembuatan PR dengan tujuan untuk dicatatkan pekerja mana yang meminta
dana Panjar Kerja setelah itu langsung ke Treasury untuk dibuatkan form request BOC
ke SPC yang membutuhkan waktu antara 1-3 hari, setelah itu dapat dilakukan
pembayaran. Pertanggungjawaban adalah 15 hari kerja setelah uang Panjar Kerja
diterima, proses MySAP adalah meneruskan PR yang telah dibuat tadi ke PO dengan
tujuan pembebanan biaya yang telah diketahui di bukukan dengan memilih GL Account
Expense sesuai penggunaan dan langsung di MIRO agar tercatat di Vendor Employee di
Keuangan. setelah Expense tercatat, maka kelebihan/kekurangan Panjar Kerja tersebut
akan dicatat di COH. Setelah tercatat di Keuangan, maka Fungsi Perbendahaaraan akan
mencocokkan beban dengan uang yang dikeluarkan dan men-clearing sehingga di dalam
Vendor Employee tersebut akan matched dan outstanding-nya akan hilang.
Teknik Dokumentasi
Bagan Alir Dokumen Pengeluaran Kas (Invoice)
Keterangan :
1. Surat tagihan / invoice yang datang dari vendor yang meminta perusahaan
untuk melakukan pembayaran, pertama kali akan diterima oleh bagian
keuangan.
13
2. Invoice yang masuk akan terlebih dahulu dilakukan pengecekan oleh bagian
keuangan mengenai kelengkapan bagian invoice, yang terdiri dari tanggal,
nomor invoice, nama vendor, keterangan pembayaran, dan jumlah yang akan
dibayarkan
3. Setelah dilakukan pengecekan maka akan dilanjutkan dengan keputusan
diterima atau ditolak. Jika bagian dari invoice tidak jelas atau tidak lengkap
maka invoice akan dikembalikan kepada vendor. Tapi jika invoice sudah
memenuhi kelengkapan maka invoice tersebut akan dibuatkan Surat
Permintaan Pembayaraan (SP3) dengan menggunakan aplikasi Microsoft
Office Word
4. Setelah pembuatan SP3 selesai, maka akan divalidasi oleh bagian
procurement (user). User adalah fungsi yang mempunyai wewenang untuk
memvallidasi dokumen –dokumen sebelum melakukan pembayaran.
5. Setelah mendapatkan validasi, invoice & SP3 selanj utnya akan dibuatkan PR
(Purchase Requisition)oleh fungsi procurement/MMNH (Processor) dengan
menggunakan aplikasi SAP. Processor adalah fungsi yang bertugas untuk
menindaklanjuti dokumen setelah mendapatkan validasi dari user. PR yang
dibuat akan kembali di validasi oleh user
6. Dengan menggunakan Form PR akan menghasilkan nomer dokumen PR
yang akan dilanj utkan ke proses selanj utnya.
7. Nomer PR yang dihasilkan dengan dilampiri dengan invoice dan SP3 akan
dibuatkan PO oleh processor dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office
Excel untuk pembuatan request dan SAP untuk mem-posting ke SPC. ()
8. Pembuatan PO akan divalidasi oleh user terlebih dahulu.
9. Setelah mendapat kan validasi maka dari proses tersebut akan menghasilkan
nomer dokumen PO.
10. Setelah mendapatkan nomor dokumen PO dengan dilampiri dengan invoice,
SP3, dan nomor PR, maka proses selanj utnya akan dibuatkan SA/GR/M IRO
dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel untuk pembuatan
request dan SAP untuk mem-posting ke SPC.
11. Selesai pembuatan SA/GR/M IRO akan divalidasi terlebih dahulu oleh
controller. Hal ini dilakukan karena proses pengeluran kas ini akan
14
berpindah fungsi kepada fungsi treasury dan akan segera dilakukan
pembayaran maka harus melalui persetujuan controller.
12. Setelah mendapatkan validasi maka akan menghasilkan
nomor SA/GR/MIRO untuk proses selanjutnya.
13. Setelah mendapatkan nomor dokumen PR,PO,SA/GR/MIRO maka
invoice siap dibayarkan dan diberikan kepada fungsi treasury untuk
dibuatkan BOC nya (dalam pembuatan BOC, aplikasi yang digunakan
adalah Microsoft office Excel).(a&4b)
14. Setelah BOC selesai dibuat maka akan divalidasi oleh controller.
15. Kemudian akan menghasilkan nomor dokumen.
16. Dari nomer dokumen tersebut maka akan dibuatkan bukti kas keluar(dalam
pembuatan bukti kas keluar ini menggunakan aplikasi SAP) (Lampiran 8)
17a. Bukti kas keluar yang telah dibuat harus melalui validasi fungsi controller
terlebih dahulu.
17. Setelah divalidasi maka akan dilakukan pembayran dan kliring oleh
fungsi treasury.
1 8a. Bukti kas keluar, SP3, Invoice, PR,PO,SA/GR/MIRO akan diarsip tetap.
18. Proses pengeluran kas invoice selesai, yang berarti transaksi untuk
invoice tersebutditutup.
15
1. Vendor employee adalah pekerja yang membutuhkan uang panjar untuk
keperluan perusahaan dan akan menyerahkan SP3 panjar kepada fungsi Treasury
untuk diproses.(b)
2. Kemudian SP3 akan dilanjutkan dengan pembuatan PR oleh fungsi Procurement
(processor). (Lampiran 3)
3. Yang kemudian akan divalidasi oleh user.
4. Dari hasil validasi akan menghasilkan nomor dokumen PR untuk panjar.
5. Dari nomor dokumen tersebut akan dibuatkan form request BOC dengan
menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel (Lampiran 6a)
6. BOC kemudian akan divalidasi oleh fungsi controller
7. Dari hasil validasi akan dihasilkan nomor BOC unutk Panjar
8. Yang kemudian akan dibuatkan bukti kas keluar oleh fungsi
pendanaan&perbendaharaan (Lampiran 8)
8a. Bukti kas keluar beserta SP3 panjar akan diarsip tetap oleh fungsi
pendanaan&perbendahraan
9. Bukti kas keluar tersebut akan divalidasi terlebih dahulu oleh fungsi controller
16
Dalam transaksi panjar ini penjurnalan yang dicatat adalah :
Vendor Employee xxx
BOC xxx
Setelah kas keluar untuk panjar dan pihak terkait melakukan tugasnya terlebih
dahulu, dan pada saat pihak terkait selesai melakukan tugas nya maka pihak terkait
tersebut harus menyerahkan surat pertanggungjwaban atas panjar yang telah
diberikan. Waktu yang diberikan untk pertanggungjawaban adalah 15 hari setelah
setelah selesai melakukan tugas, jika surat pertanggungjawaban tidak diberikan
dalam jangka waktu tersebut maka akan dikenakan denda melalui pemotongan gaji.
10. Surat pertanggungjawaban panjar akan diterima oleh fungsi keuangan. (c)
11. Kemudian akan dibuatkan PO oleh fungsi procurement (processor) ()
12. Dan akan divalidasi oleh user
13. Setelah proses validasi akan menghasilkan nomor dokumen PO.
14. Dengan melampirkan PTJ panjar dan nomor dokumen PO maka akan diserahkan
kembali kepada fungsi pendanaan&perbendahraan untuk dibuatkan
MIRO/SA/GR (Lampiran 5)
15. MIRO yang selesai dibuat akan divalidasi oleh fungsi controller
16. Dan akan menghasilkan nomor dokumen MIRO/SA/GR
17. Dari nomor dokumen tersebut maka akan dibuatkan BOC/Expenses (Lampiaran
5B)
18. BOC yang selesai dibuat akan divsalidasi oleh fungsi controller
19. Dan menghasilkan nomor dokumen
1 9a. Nomor dokumen yang dihasilkan akan dibuatkan bukti kas keluar kembali.
(Lampiran 8) Bukti kas keluar PO/MIRO, PTJ panjar akan diarsipkan tetap
20. Setelah membuat bukti kas keluar tersebut maka akan dilakukan proses kliring
untuk menutup jurnal
Pada transaksi pertanggungjawaban ini jurnal yang akan dicatat adalah :
Beban/ Biaya Panjar xxx
Vendor employee xxx
Maka setelah jurnal untuk menutup transaksi panjar ini akan dicatat sebagi
berikut :
Beban/biaya panjar xxx
17
BOC xxx
20a. Transaksi selesai
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi
untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu
untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
18
Keterangan :
DFD Pengeluaran kas (Invoice)
Diagram konteks
Sistem pengeluaran kas diawali dengan invoice yang akan diinput kedalam sistem. Lalu
sistem menghasilkan tanda terima untuk kembali diserahkan kepada vendor sebagai
tanda invoice telah diterima. Kemudian sistem menghasilkan laporan pengeluaran kas
yang akan digunakan oleh manajemen perusahaan.
Diagram Zero
Dalam sistem pengeluran kas terdapat 4 proses yang terdiri dari, pembuatan PR,
pembuatan PO, pembuartan GR/SA/MIRO, dan proses pencatatan. Masing – masing
memil ki proses lanj utan. Pada proses pembuatan PR terdapat proses validasi data dan
menghasilkan nomer dokumen untuk PR. Begitu pun dengan proses pembuatan PO dan
SA/GR/M IRO. Pada proses pencatatan terdapat pula proses validasi dan pembuatan
jurnal.
Diagram Level
Arus data pada sistem ini adalah sebgai berikut :
Proses pembuatan PR
a. Validasi data
Data input : f.invoice
- No.invoice
- Tanggal
- Nama vendor
- Keterangan pembayaran
- Amount
Data output : f. Transaksi
b. Pencetakan PR
Proses pembuatan PO
a. Validasi data
Data input : f. PR
- Nomor dokumen PR
Data output : f. Transaksi
b. Pencetakan PO
19
Proses pembuatan GR/SA/MIRO
a. Validasi data
Data input : data PO & PR
- Nomor dokumen PR&PO
Data output : f. Transaksi
b. Pencetakan SA/GR/MIRO
Proses pencatatan
a. Validasi data
Data input : data PO,PR, SA/GR/MIRO
-Nomor dokumen PO,PR, SA/GR/MIRO
Data output : bukti kas keluar
b. Pencatatan
Data input : d. Bukti kas keluar
- Nomor dokumen BKK
Data output : laporan pengeluran kas
SLaPeng.KasMAJEMEN
Keterangan
DFD Pengeluaran kas (Panjar)
Diagram konteks
Sistem pengeluaran kas untuk panjar kerja diawali dari vendor employee yang
membawa SP3 panjar kepada sistem. Lalu sistem menghasilkan tanda terima untuk
kembali diserahkan kepada vendor sebagai tanda telah diterima. Kemudian sistem
menghasilkan laporan pengeluaran kas yang akan digunakan oleh manajemen
perusahaan.
Diagram Zero
Dalam sistem pengeluran kas terdapat 4 proses yang didalamnya yaitu pembuatan PR,
pencatatan panjar , pembuatan MIRO panjar , dan proses pencatatan
pertanggungjawaban. Masing – masing memilki proses lanjutan. Pada proses
20
pembuatan PR terdapat proses validasi data dan menghasilkan nomer dokumen untuk
22
PR. Begitu pun dengan proses pembuatan MIRO. Pada proses pencatatan terdapat pula
proses validasi dan pembuatan jurnal.
Diagram Level
Arus data pada sistem ini adalah sebgai berikut :
Proses pembuatan PR
a. Validasi data
Data input : f.invoice
- No.invoice
- Tanggal
- Nama vendor
- Keterangan pembayaran
- Amount
Data output : f. Transaksi
b. Pencetakan PR
Proses pencatatan
a. Validasi data
Data input : data PR
- Nomor dokumen PR
Data output : bukti kas keluar
b. Pencatatan
Data input : d. Bukti kas keluar
- Nomor dokumen BKK
Data output : PO
Proses pembuatan MIRO
a. Validasi data
Data input : f. PR & PO
- Nomor dokumen PR&PO
Data output : f. Transaksi
b. Pencetakan MIRO
23
Proses pencatatan
a. Validasi data
Data input : data PO,PR, MIRO
- Nomor dokumen PR, PO, MIRO
Data output : bukti kas keluar
b. Pencatatan
Data input : d. Bukti kas keluar
- Nomor dokumen BKK
Data output : laporan keuangan
KESIMPULAN DAN SARAN
KESIMPULAN
Sistem pengeluaran kas pada PT Pertamina Hulu Energi melibatkan fungsi – fungsi
antara la in fungsi keuangan, Control le r , Procurement , dan fungsi
Pendanaan& Perbendaharaan. Pada proses pengeluaran kas dibutuhkan adanya
dokumen – dokumen pendukung sebagai bukti konkrit pembayaran seperti Invoice yang
diterima dari vendor, SP3, BOC, PO,PR,SA/GR/MIRO, dan Bukti kas keluar.
Resiko yang akan dihadapi oleh PT PHE adalah kecurangan dalam jumlah
nominal tagihan, otorisasi validasi dokumen yang masuk dan kerusakan data. Hal ini
akan berdampak pada keterlambatan pembayaran, banyaknya klaim dari vendor terkait
dan tagi han – tagihan yang menumpuk.
Sistem pengeluaran kas pada PT Pertamina Hulu Energi telah melakukan
penilaian resiko dan penerapan sistem pengendalian internal yang baik sesuai dengan
sistem pengendalian yang direkomendasikan oleh COSO. Sistem pengendalian internal
ini mencakup 5 komponen yaitu lingkungan pengendalian, informasi dan komunikasi,
penilaian resiko, aktifitas pengendalian, dan pengawasan.
Saran
Saran yang dapat diberikan dari penelitian diatas adalah sebagai berikut :
1. Pengecekan terhadap invoice yang masuk ke perusahaan harus lebih teliti
sebelum invoice tersebut diproses
24
2. Jalannya proses invoice dari satu fungsi ke fungsi yang lain harus terdapat tanda
terima penerimaan invoice
3. Batas waktu penerimaan invoice harus diperhatikan agar tidak terjadi
penumpukan tagihan
4. User/ divisi harus aktif memantau perkembangan GL yang terdapat pada
MySap untuk segera melakukan kliring
5. Pada saat pemrosesan kliring bukti formulir permintaan harus ditunjukan kepada
SPC agar tidak terjadi kesalahan dalam peng-inputan data
6. Pem-back up-an harus dilakukan setiap hari
7. Prosedur, peraturan maupun SLA yang berlaku harus benar- benar dijalankan
dan harus ada pengawsan khusus untuk semua kegiatan agar prosedur, peraturan
maupun SLA tidak hanya dilakukan secara teori
DAFTAR PUSTAKA
Hall, A James. 2009. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI. Salemba 4. Jakarta
Romney, B Marshall. 2009. ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM, buku 1 Edisi
9. Salemba 4. Jakarta
Sarosa, Samiaji. 2009. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI. Gramedia. Jakarta
Tata, Sutabari. 2004. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI. Andi, Yogyakarta.
Yogyakarta
Sistem Informasi Akuntansi. 2007.UPP STIM YKPN. Yogyakarta
Pertamina Hulu Energi (GCG). 2000. Jakarta
Wikipedia.com
Hardian Frasetya / 20204422
Linawati / 21299097
M. Yusuf (mahasiswa Prog.S2. Fak. Ekonomi UGM Yogyakarta)
PP Nomor 60 Tahun 2008
Romney & Steinbart (2004 :229)