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TeamMate 360

El administrador del equipo remoto

Workbook

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Registro de aprendizaje

Tome nota de los puntos clave de aprendizaje

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1. Introducción

El concepto de equipos virtuales o remotos no es un fenómeno nuevo. Sin embargo, los

avances en tecnología, globalización, estructuras organizativas y formas de trabajo han hecho

que este enfoque haya crecido significativamente en los últimos años. Ahora es mucho más

probable que las personas trabajen desde casa, desde su automóvil, en lugares alternativos o

incluso en el otro lado del mundo, lo que significa que los gerentes rara vez los ven.

En consecuencia, los gerentes a los que se les pide que dirijan estos equipos virtuales no solo

enfrentan los dilemas de liderazgo habituales, sino que también deben poder adaptarse a estos

desafíos en un entorno donde las reglas han cambiado.

La gestión de equipos virtuales requiere un enfoque diferente. Significa desarrollar nuevas

habilidades, metodologías de comunicación y técnicas para obtener lo mejor de los equipos y

mejorar el desempeño organizacional y personal.

Comencemos por aclarar brevemente qué entendemos por un equipo virtual o remoto, ya que,

por experiencia, esto puede significar cosas diferentes para diferentes personas. Un equipo

virtual se puede definir con esta simple descripción.

Un equipo virtual es…

Un grupo de personas que trabajan juntas, pero que no pueden reunirse cara a cara

regularmente porque:

• Trabajar en varios lugares, y / o

• Trabajar en horarios diferentes

Hay muchas razones por las que puede liderar un equipo virtual y para esta capacitación es

importante ser bastante amplio en lo que consideramos un equipo virtual. Algunos podrían

sugerir que un equipo virtual se describe solo como uno que se extiende geográficamente. Sin

embargo, es igual de importante incluir equipos que no puedan trabajar juntos debido a otros

factores como: trabajar diferentes turnos, tener que viajar con frecuencia, estar en diferentes

oficinas, trabajar desde casa, informar a diferentes gerentes o estar en diferentes proyectos.

Estos ejemplos presentan el mismo tipo de problemas y, por lo tanto, deben incluirse como

escenarios relacionados con la administración de equipos remotos.

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Beneficios y desafíos de los equipos virtuales

Como con la mayoría de las cosas, el trabajo virtual tiene puntos positivos y negativos tanto

para la organización que lo implementa como para las personas que trabajan dentro de él.

Echemos un vistazo a lo que estos podrían ser.

Organización – Beneficios

Beneficios individuales

• Gastos de viaje reducidos.

• Oficinas más pequeñas y menos

• Mayor productividad (menos

interrupciones)

• Más talento de diferentes geografías.

• Personal que entienda más a los clientes

locales.

• Mejor alcance de mercado.

• Más diversidad de equipos, mejores

soluciones.

• Costos de viaje reducidos

• Tiempo de viaje ahorrado

• Mejor equilibrio trabajo / vida.

• Más capaces de evitar políticas de oficina

• Sin distracciones / interrupciones de

oficina

• Más flexibilidad de tiempo

• Capaz de acomodar problemas familiares

• Menos reuniones que podrían

considerarse inútiles

• Reducción del estrés.

• Mejor comer, más saludable

Organización– Desafíos

Desafios Individuales

• Trabajo en equipo y objetivos compartidos

que crear

• La toma de decisiones se vuelve más

complicada

• Problemas de comunicación y mayores

malentendidos.

• Es difícil hacer un seguimiento de los

empleados

• Preocupación por el compromiso de

• La motivación puede ser difícil

• Distracciones que no consigues en el

cargo.

• Sentirse aislado y no formar parte del

equipo.

• No se puede apagar al final del día

• Falta interacción humana y estimulación.

• Consiga ‘olvidado’ para proyectos o

promociones

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trabajar.

• Aumento de los costos de la tecnología.

• La confianza puede ser difícil de

desarrollar y mantener

• Fuera de la vista, fuera de la mente

• Debe desarrollar el conocimiento

tecnológico.

• No incluido en la toma de decisiones.

Por supuesto, algunos de estos desafíos no se limitan a los equipos virtuales y pueden ocurrir

con la misma facilidad en equipos que tienen una estructura más tradicional. Sin embargo,

estos son problemas importantes y, si desea administrar equipos virtuales de manera eficaz,

deberá conocer los posibles desafíos y ser capaz de adaptar su enfoque de gestión para

disminuir su impacto.

Mucha gente dice que los beneficios superan los desafíos en lo que respecta al trabajo virtual,

aunque la experiencia nos dice que este es el caso solo en situaciones en las que los gerentes

han aprendido a abordar los problemas que crea el trabajo virtual. Tu objetivo debe ser hacer

precisamente eso.

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Competencias y habilidades de los líderes de equipos virtuales

Estar en un rol de liderazgo requiere una colección de habilidades y destrezas fundamentales,

y liderar equipos virtuales no es diferente. Hay un cierto cruce en estas habilidades, y temas

como la comunicación, la gestión del rendimiento y el desarrollo de las personas son

congruentes con todos los roles de liderazgo. Sin embargo, lo que está claro es que el líder del

equipo virtual necesita desarrollar ciertas competencias y habilidades por encima de aquellas

en una posición de liderazgo más tradicional.

Estas competencias y habilidades se pueden dividir en siete áreas clave, respaldadas por la

competencia central de liderazgo, que es fundamental.

i. Liderazgo

Esta es la base y la competencia central del líder virtual. Al igual que con cualquier rol de

liderazgo, el líder virtual debe ser capaz de inspirar y motivar a su equipo. Necesitan

habilidades sólidas de comunicación, desarrollo e interpersonales y capacidad para adaptarse

a los diferentes requisitos. Todas estas son habilidades fundamentales de un líder y es

importante señalar que los líderes virtuales necesitan las mismas habilidades como punto de

partida.

Rasgos clave de "liderazgo" de un líder de equipo virtual efectivo:

• Guía al equipo virtual y les informa exactamente de qué son responsables.

•Capacita a los miembros del equipo al darles autoridad, recursos, información y

responsabilidad

• Responde a la comunicación de los miembros del equipo dentro de las 24 horas

• Proporciona reuniones de revisión periódicas para los miembros del equipo para garantizar

que estén enfocados en los resultados

• Asegura que exista un proceso para compartir información, resolución de problemas y toma

de decisiones para el equipo

• Es flexible y no vincula al equipo a las reglas y regulaciones.

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ii. Creador de confianza

Generar confianza dentro de un equipo puede ser difícil y esto es especialmente difícil para los

equipos virtuales donde se reducen las interacciones y oportunidades habituales para que se

desarrolle la confianza. Esto hace que sea especialmente importante que los gerentes de

equipos virtuales se centren en este aspecto del liderazgo. La confianza es una piedra angular

para garantizar relaciones efectivas dentro de su equipo virtual. Los miembros del personal

deben sentir que pueden confiar en su gerente, y esto debe ser recíproco.

El camino para que un líder desarrolle confianza en un equipo virtual es comenzar con este

principio en mente desde el principio. Un buen gerente se centrará en el espíritu del equipo y

en el hecho de que los logros se basan en "nosotros" en lugar de "yo". Este enfoque inclusivo

ayudará a desarrollar una relación de responsabilidad combinada, que ayuda a formar la base

de relaciones de confianza..

Los rasgos clave de ‘Trust Builder’ de un líder de equipo virtual efectivo:

• Demuestra apertura y honestidad en cada etapa y alienta lo mismo desde el equipo

• Confía en otro primero: demuestra confianza, lo que genera un respeto mutuo. Pone un

ejemplo

• Se comunica con frecuencia y de manera consistente y garantiza que todos reciban el

mismo mensaje y contexto.

• Hace lo que dicen y hará un seguimiento de las acciones y promesas.

• Es accesible y responde a las solicitudes del equipo.

• Proporciona un enfoque consistente y se vuelve predecible en sus acciones.

• Celebra el éxito y otorga el reconocimiento adecuado.

• Muestra interés por el aspecto social, familiar y familiar del equipo.

iii Resultados enfocados

Un buen administrador virtual establecerá los objetivos que desea que logre su miembro del

personal, pero dejará la toma de decisiones del día a día orientada a la tarea a la persona.

También pueden dejar en claro a qué limitaciones y límites debe adherirse la persona, pero en

última instancia, les dan espacio para continuar con el trabajo sin interrupciones innecesarias.

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Este es un claro alejamiento de la microgestión a un área donde los miembros del equipo están

facultados para poder lograr sus propios resultados. Esto es especialmente importante en los

equipos virtuales, ya que es posible que el gerente no siempre esté presente para responder a

los problemas que surjan y, por lo tanto, el miembro del equipo necesita la autonomía para

tomar decisiones.

Los rasgos clave "centrados en los resultados" de un líder de equipo virtual efectivo:

• Enfocado en los resultados y el "objetivo final" en lugar de la tarea y el proceso

• Esboza claramente las restricciones y los límites del proyecto

• Apoya y respalda al equipo y sus decisiones.

• Asegura el trabajo en equipo a un conjunto básico de principios y directrices

• Establece objetivos de rendimiento y resultados esperados con el equipo.

• Evalúa el desempeño del individuo contra los objetivos

iii. Facilitador

Un facilitador ayuda a que las cosas sucedan con mayor facilidad y una parte clave del trabajo

de los administradores virtuales es resolver los problemas y ayudar a encontrar formas para

evitar los problemas que impiden que el miembro del equipo haga su trabajo. Esto podría

significar crear oportunidades para la comunicación en equipo donde se puedan resolver los

problemas y los problemas, o abordar problemas específicos de la organización donde se

requiere el apoyo de la administración para resolver las complicaciones interdepartamentales.

En un entorno virtual puede ser difícil garantizar que las cosas funcionen sin problemas y

asegurarse de que puede reunir las herramientas, la información y las herramientas necesarias

para garantizar que el trabajo se realice. Requiere una amplia comprensión de las funciones del

equipo y la capacidad de comunicarse de manera efectiva para abordar los problemas que

ocurren. Tendrás que asegurarte de que entiendes; Presupuestos, herramientas, formación,

información, personal y dinámica de equipos.

Los rasgos clave de "facilitador" de un líder de equipo virtual efectivo:

• Proporciona una buena preparación y facilitación de reuniones de equipo (virtual o cara

a cara)

• Se enfoca en la dinámica del equipo y aborda los problemas que surgen

• Implementa técnicas efectivas de resolución de problemas.

• Ayuda al equipo a resolver problemas interdepartamentales.

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• Ayuda al equipo a resolver problemas dentro del equipo

• Apoya al equipo donde se necesitan decisiones y se requiere autoridad

iv. Red

Cuando un equipo se distribuye geográficamente o no puede mezclarse con otras personas

dentro de la organización de manera regular, es aún más importante que el administrador

virtual sea capaz de establecer redes y establecer relaciones con otros departamentos.

Los gerentes virtuales tienen el deber de tratar de desarrollar conexiones que proporcionen a

su equipo contactos y apoyo de recursos que les ayude a alcanzar sus objetivos. Esto significa

crear asociaciones, desarrollar una red sólida y fortalecer los vínculos dentro de la organización

y fuera de ella siempre que sea posible. Conocer a alguien que puede solucionar un problema

que surge puede ser un salvavidas para un miembro del personal que no tiene la capacidad de

tocar puertas.

Los rasgos clave de 'Networker' de un líder de equipo virtual efectivo:

• • Crea oportunidades para conocer gente en diferentes departamentos.

• • Se presenta a los miembros clave del personal y a las personas que pueden apoyar a su

equipo.

• • Desarrolla relaciones con los miembros del personal de alto nivel y personas influyentes

• • Asiste a oportunidades de reuniones de alto perfil

• • Presenta oportunidades para que los miembros del equipo trabajen con contactos

relevantes

v. Estratega

Tener una gran conciencia de los desafíos empresariales y centrarse en la dirección de la

organización es una parte importante del maquillaje de un administrador virtual. Deben poder

entender la estrategia de la empresa y luego enviarla en cascada al equipo de manera que lo

entiendan y se relacionen. La clave para esto es comprender el impacto que su equipo tiene en

el desempeño de la organización.

Un buen estratega estará al tanto de los cambios en los productos o servicios que surjan, lo

que está sucediendo desde la perspectiva de un departamento, el desempeño financiero de la

organización, las variaciones en los requisitos de los clientes, los cambios en la industria y la

forma en que todo esto afecta a su equipo.

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Los rasgos clave de "estratega" de un líder de equipo virtual efectivo:

• • Entiende y comunica lo que está sucediendo dentro de la organización.

• • Discute información sobre la oferta de productos / servicios de la organización de manera

regular

• • Revisa y comunica cambios que afectan el negocio y su equipo específico.

• • Mantiene informado al equipo sobre el desempeño financiero de la organización.

• • Muestra un interés por satisfacer las necesidades del cliente en todo momento.

• • Anuncia cambios a la estrategia de la empresa a medida que ocurren

vi. Defensor de la tecnología

Para gestionar un equipo virtual, la tecnología es invaluable. Es probable que sea el método

principal de comunicación con su equipo, ya sea de forma individual o en conjunto. También es

uno de los métodos clave para ahorrar dinero para una organización que tiene empleados muy

extendidos. El costo de viajar, los lugares de reunión y otros costos asociados se ha convertido

en una carga para muchas organizaciones donde el ahorro de costos se ha vuelto casi tan

importante como generar ingresos. Por estas razones, es crucial que te conviertas en un

defensor de la tecnología.

Ser un defensor de la tecnología significa entender las herramientas que están disponibles para

usted, saber qué método es el mejor para usar cuándo, entender qué miembro del equipo

prefiere qué tipo de comunicación y asegurarse de promover el uso de la tecnología en su

equipo en cada oportunidad.

Diferentes herramientas podrían ser; Correos electrónicos, teléfono, llamadas de conferencia,

videoconferencia, pantalla compartida, mensajería instantánea, portales de equipos, redes

sociales.

Los rasgos clave de "Defensor de la tecnología" de un líder de equipo virtual efectivo:

• Entiende cada herramienta disponible dentro de la organización y cómo usarla

• Asegura que el equipo sepa usar las herramientas de manera efectiva

• Identifica qué herramientas son preferidas por qué miembros del equipo y cómo encontrar

métodos para usar la relevante

• Incorpora diferentes formas de utilizar las herramientas para satisfacer el requisito.

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• Promueve el uso de herramientas dentro del equipo y destaca los beneficios y el ahorro de

costos

vii. Coach

Un buen líder virtual se centrará en el desarrollo y la progresión de los miembros de su equipo.

Esto significa crear un enfoque constructivo para el coaching. El objetivo debe ser ayudar a los

miembros del equipo a trabajar de manera efectiva, desarrollar competencias, desarrollar y

aplicar sus habilidades mientras aprenden de sus errores. El líder como entrenador deberá

proporcionar apoyo en el desarrollo técnico, habilidades empresariales y prácticas

interpersonales tanto para el equipo como para las personas que lo integran.

Es probable que el coaching consuma la mayor parte del tiempo de los líderes de un equipo

virtual y que, como parte de un proceso de gestión del rendimiento o como un enfoque más

general, el coaching y el desarrollo sean uno de los instrumentos clave de la progresión del

equipo y el rendimiento individual.

Los rasgos clave del "entrenador" de un líder de equipo virtual efectivo:

• Promueve técnicas de resolución de problemas y autonomía haciendo preguntas en lugar

de dar respuestas.

• Brinda oportunidades para que los miembros del equipo se comuniquen juntos y trabajen

para resolver problemas

• Permite tiempo y dinero para oportunidades de capacitación y desarrollo

• Maneja el desempeño de los miembros del equipo de manera efectiva

• Proporciona comentarios efectivos y también está abierto a comentarios personales

• Busca oportunidades para que los miembros del equipo se desarrollen y progresen.

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Actividad:

¿Qué habilidades clave podrías desarrollar más? Escríbelas aquí ...

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2. Estudio de caso de un equipo virtual: primera parte

Revise el siguiente escenario de estudio de caso y discútalo con las personas de su grupo.

Debería rotular los desafíos y las oportunidades consideradas listas para que uno de su equipo

se presente al grupo en general. También hay dos casillas en la parte inferior del escenario

para que puedas anotar cualquier pensamiento personal.

Escenario

Steve es un gerente recientemente nombrado de un equipo virtual. Esta es una nueva

responsabilidad para Steve y, aunque él ha dirigido equipos antes, no tiene experiencia en la

gestión de personas en un entorno virtual o remoto.

Hay seis miembros en el nuevo equipo de Steve y todos trabajan en diferentes partes del país.

Está un poco preocupado por esta nueva forma de trabajar y no está seguro de qué habilidades

y competencias le serán necesarias. Afortunadamente, el nuevo jefe de Steve es muy útil y se

ha reunido con Steve para discutir las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo y

Steve lo ha transferido a una matriz para facilitar la referencia. Steve también se ha agregado a

esta matriz, para que pueda centrarse en sus propias fortalezas y debilidades también. Usando

la matriz en la página siguiente completa esta actividad.

Actividad:

Identifique los desafíos y oportunidades que Steve enfrenta:

Oportunidades: Desafíos:

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La matriz del equipo virtual de Steve

Miembro

del

equipo

Ubicación y

horas de

trabajo

Preferencia de

comunicación

¿Experiencia

virtual?

Fortalezas Debilidades

Steve

South East 9:00 - 5:00

E-Mail

No

• Desarrollar confianza

• Gestión del rendimiento y coaching.

• Redes

• Conciencia de TI

• Adaptar procesos y formas de trabajo.

• Gestión de equipos virtuales.

Mary

North West 8:00 - 4:00

Teléfono/Video

Conferencia

SI

• Habilidades interpersonales

• Uso de TI

• Gestión de proyectos

• Autogestión

John

South

9:00 - 13:00

Mensajes

instantáneos

NO

• Interacciones cara a cara y redes

• Uso de TI

• Conciencia de empresa y procesos.

Rajiv

West

9:00 - 5:00

Teléfono/Email

NO


• Autogestión

• resolución de problemas

Tracey

North East

13:00 - 18:00

SharePoint /

Videoconferencia

SI

• Uso de TI • Conciencia interpersonal

• trabajo en equipo


Dawn

N. Ireland

08:00 - 18:00

Teléfono

NO

• interacción del equipo

• Creación de procesos.

• Uso de TI

Ronald

South West

08:00 - 15:00

SharePoint/Email

NO

• Conciencia interpersonal

• Redes

• trabajo en equipo

• Gestión del tiempo

• Autogestión

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3. Construyendo un equipo virtual

Un buen proceso a seguir si está formando un equipo virtual (o reenfocando un equipo

virtual existente) es establecer un enfoque acordado sobre las formas de trabajar. Para

hacer esto, primero debemos ver qué conforma un equipo virtual efectivo.

i. Objetivos compartidos

El equipo virtual debe entender qué es lo que están tratando de lograr como equipo.

Esto significa resaltar las metas y objetivos del equipo y vincular esto con la estrategia

de la organización siempre que sea posible.

ii. Conocimiento de qué hacer

Además de saber cuáles son sus objetivos, también deben tener claridad sobre cómo

deben hacer su trabajo y lo que usted espera de ellos en el rol. Esto podría incluir

procesos y procedimientos y cualquier plan que deban seguir.

iii. Herramientas para hacerlo

Si hay ciertas formas de trabajar, ¿cuáles son? ¿Son sus herramientas, tecnología y

directrices preferidas que pueden usar para lograr sus objetivos?

iv. Capacidad de hacerlo

¿Tienen la habilidad y el conocimiento para usar las herramientas de su trabajo? Si no,

¿qué se puede hacer para ayudarlos a desarrollarse?

v. Deseo de hacerlo

¿Están motivados e inspirados para desempeñar bien sus trabajos y las formas en que

usted ha aceptado?

Por lo tanto, si su objetivo es mover a su equipo virtual a una posición en la que sientan

que todas las preguntas anteriores son respondidas por ellos, deberá establecer reglas

básicas con el equipo y asegurarse de que tengan claro lo que está tratando de lograr.

juntos.

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Los gerentes de equipos virtuales establecen reglas básicas durante la reunión inicial

del equipo. Durante esta reunión, deberán:

• Articular las metas y objetivos del equipoArticulate team goals and objectives

• Lista de roles y responsabilidades

• Determine cuándo y cómo se comunicará el equipo de manera formal e informal.- o reuniones de equipo o El intercambio de información o Pautas y reglas para el uso de diferentes tecnologías. o Comunicacion externa

• Determinar los estándares de cuándo y cómo coordinar las tareas del equipo.- o Comunicar el estado al gerente, miembros del equipo, cliente- o Tareas de seguimiento o Gestión de riesgos

• Establecer pautas para la colaboración. o Brainstorming o Compartir documentos o Tomando decisiones

• Diseñar una estrategia para la relación y la construcción de confianza a distancia.- o Comunidad virtual o Fiabilidad o Manejo de conflictos

• Determinar cuándo y cómo ejecutar las mejores prácticas para la gestión del rendimiento-

o Reuniones individuales o Retroalimentación motivacional y formativa.

Trabajar en estas reglas y pautas fundamentales como equipo lo ayudará a garantizar

que comience desde un punto de partida de confianza. Es posible que tenga una buena

idea de cómo desea abordar cada uno de los elementos que incluye en su reunión

inicial, pero si su equipo virtual siente que se los están imponiendo en lugar de decidirse

como grupo, puede descubrir que se rebelan. contra ellos y tus esfuerzos se habrán

desperdiciado. Por supuesto, habrá elementos de la discusión que no están listos para

el debate, tal vez donde la política o el proceso son importantes, y en estos casos, debe

dejar muy claro por qué ha tomado las decisiones que tiene para que no haya confusión

o confusión. oportunidad para disentir.

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4. Estudio de caso de equipo virtual - Parte dos

Revise el siguiente escenario de estudio de caso y discútalo con las personas de su

grupo. Debería incluir en el rotafolio las ideas que tiene sobre las cosas que Steve

debería incluir en su reunión inicial con su equipo virtual listo para que uno de su equipo

se presente al grupo en general. También hay una casilla en la parte inferior del

escenario para que anote cualquier pensamiento personal.

Escenario

Steve ha decidido reunir a su equipo virtual para una reunión inicial. Él no tiene mucho

tiempo para esta reunión. Por lo tanto, ha decidido que no puede centrarse en cada

elemento que le gustaría construir un equipo virtual. Sin embargo, le gustaría al menos

resolver algunos de los desafíos y oportunidades que estableció anteriormente. Por lo

tanto, el propósito de esta reunión es conocerlos, identificar métodos para superar

algunos de los desafíos que identificó, aprovechar las oportunidades, desarrollar

algunas formas acordadas de trabajo y generar confianza.

Actividad:

Steve cree que puede manejar siete puntos clave de la agenda. Por favor, ayúdelo

a decidir cuáles deben ser. Además, Steve sabe que el equipo debe establecer

algunas cosas y otras deben ser decididas por el equipo, e identificar cuáles

deberían ser para él.

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5.

6.

7.

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5. Trabajando en la confianza

La confianza es un factor clave cuando se trabaja con equipos virtuales. Aunque

tratamos brevemente este tema cuando hablamos sobre las competencias y habilidades

que requiere un administrador virtual, es un tema tan importante que deberíamos

dedicar un tiempo a analizar qué debe hacer específicamente un administrador virtual

para crear y mantener la confianza con su equipo. .

Anteriormente, identificamos algunos de los rasgos de un administrador virtual que se

centra en la confianza. Éstas eran…

• Demuestra apertura y honestidad en cada etapa y alienta lo mismo desde el

equipo

• Confía en otro primero: demuestra confianza, lo que genera un respeto mutuo.

Pone un ejemplo

• Se comunica con frecuencia y de manera consistente y garantiza que todos

reciban el mismo mensaje y contexto.

• Hace lo que dicen y hará un seguimiento de las acciones y promesas.

• Es accesible y responde a las solicitudes del equipo.

• Proporciona un enfoque consistente y se vuelve predecible en sus acciones.

• Celebra el éxito y proporciona el reconocimiento apropiado

• Muestra interés por el aspecto social, familiar y familiar del equipo.

Actividad:

Escriba algunas acciones específicas que puede tomar para demostrar confianza

para cada uno de los rasgos descritos anteriormente.

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La confianza no es algo que ocurra de inmediato, y puede llevar tiempo que cualquiera

de las cosas que haga inicialmente cree un entorno donde confíe en su equipo y ellos

confíen en usted. Sin embargo, debe ver este proceso como una base para trabajar con

confianza a lo largo del tiempo. Por supuesto, una vez que su equipo se conozca mejor

entre usted y con los demás, habrá más oportunidades para que trabaje con confianza,

pero si no intenta sentar las bases desde el principio, puede ser muy difícil construirlo

más adelante.

Como líder de un equipo virtual, el desarrollo de la confianza es su responsabilidad. Eso

no solo significa la confianza entre usted y cada miembro del equipo; También significa

la confianza entre el propio equipo. La clave para esto es ser abierto y consistente y

alentar a otros a actuar de la misma manera. Su equipo buscará modelar las acciones

de su líder y usted necesita seguir el ejemplo y ser ese modelo a seguir. Esto significa

demostrar los comportamientos que espera de su equipo.

No te desanimes si la confianza no parece desarrollarse de inmediato entre tu equipo.

Esto puede llevar mucho tiempo, incluso para los equipos que trabajan en la misma

oficina, por lo que para los equipos que trabajan en el entorno virtual, puede llevar

mucho más tiempo. Simplemente continúe brindando oportunidades para que su equipo

interactúe y con el tiempo verá que se desarrolla la confianza.

“La mejor manera de descubrir si puedes confiar en alguien es confiar

en ellos..”

- Ernest Hemingway

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6. Usando la tecnología efectivamente

La tecnología es una de las principales razones por las que los equipos virtuales se han

vuelto tan abundantes en la última década. Estas herramientas han hecho posible

mantenerse en contacto con las personas y comunicarse de manera mucho más

efectiva que nunca antes. El hecho de que la tecnología se haya vuelto tan avanzada ha

significado que ser remoto ya no significa estar aislado. Sin embargo, las mismas

herramientas que hacen que los equipos virtuales sean tan posibles ahora también

pueden causar problemas si no se usan correctamente.

Si no se utilizan de la manera correcta, estas herramientas pueden aumentar la

confusión, causar interrupciones innecesarias y resultar en una importante pérdida de

tiempo.

Algunas de las herramientas principales incluyen:

• Teléfono

• Tele-conferencia

• Mensajería instantánea (SMS)

• Conferencia web (por ejemplo, Skype, GoToMeeting)

• Email

• SharePoint i.e.(plataformas colaborativas. SamePage, Podio and Freedcamp)

https://www.samepage.io/

https://podio.com/

https://freedcamp.com/

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Actividad: Veamos las tecnologías clave; cuando el mejor momento para usarlos es, cuáles son los aspectos positivos y negativos del uso de cada uno de ellos y las reglas que consideramos importantes.

Teléfono Tele-conferencia Mensajes instantáneos

El mejor momento para usar

Positivos

Negativos

Reglas para buenas

prácticas de uso

Web conferencia E-mail SharePoints

El major momento para usar

Positivos

Negativos

Reglas para buenas

prácticas de uso

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i. Telefono

Esta sigue siendo la herramienta de negocios más popular en los negocios hoy en día.

A la gente le gusta esta herramienta porque es común, fácil de usar y muy accesible.

Sin embargo, puede verse como una interrupción y debido a que es tan común, las

personas pueden olvidar la etiqueta de negocios. También es la herramienta más

probable con la que las personas se comunicarán con usted fuera de sus "horas de

trabajo". Un último problema es que los teléfonos pueden ser una distracción en los

automóviles y muchas organizaciones prohibirán su uso mientras conducen, incluso con

kits de manos libres. Esto parece sensato ya que es una de las causas más comunes

de accidentes.

ii. E-Mail

Este es un método para enviar mensajes de una computadora a otra usando una

dirección establecida. Esta es otra herramienta que se ha vuelto muy común y es un

pilar en los negocios. Es útil ya que puede enviar mensajes en cualquier momento y

cuando sea conveniente para usted. También le permite adjuntar documentos,

imágenes, enlaces y otra información. Sin embargo, algunas personas pueden exagerar

los correos electrónicos y enviarlos demasiado o por cada pequeño pensamiento que

tengan. Las personas también pueden exagerar el botón "responder a todos" y usted

puede ser superado con un correo electrónico irrelevante. Otro problema con el correo

electrónico es que las personas pueden sentir que deben responder de inmediato y

permitir que esto cause problemas de administración del tiempo.

iii. Tele conferencia

Este es un método para comunicarse con más de una persona a la vez por teléfono.

Esta es una herramienta muy útil para las personas que quieren hablar con muchas

personas al mismo tiempo y asegurarse de que reciban el mismo mensaje o puedan

expresar sus opiniones. Puede haber un problema con las personas que hablan entre

sí, que algunos miembros de la llamada no se involucren, que la gente no sienta que

puede expresar su opinión u otros problemas que surgen del "presidente" que no

administra la llamada correctamente.

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iv. Video conferencia

Este es un método para comunicarse con una o más personas y poder verse entre sí,

generalmente a través de Internet. Esta es probablemente una de las herramientas más

cercanas a una reunión "física" real y puede funcionar de manera muy efectiva ya que el

elemento de comunicación visual agrega algunos beneficios y ayuda con la

comunicación. Pueden surgir problemas con conexiones deficientes o el hecho de que a

algunas personas no les gusta estar frente a la cámara.

Este método también puede ser propenso a las interrupciones (en lugar de una

habitación que puede ser interrumpida, tiene una sala para cada persona en la llamada)

o personas que se olvidan de que están en la cámara y comienzan a hacer cosas como

comer, que es posible que no hagan. en circunstancias normales

v. Mensajes instantáneos

Una forma de enviar mensajes de texto en tiempo real a través de un sistema

informático. Similar al correo electrónico, pero generalmente se usa para mensajes

cortos y rápidos. Esta herramienta es excelente cuando desea obtener información

rápida de un colega que se encuentre muy lejos. Es un poco como mirar por encima de

un divisor de escritorio para hacer una pregunta rápida. Sin embargo, la mensajería

instantánea puede ser terrible si usted es el que está siendo interrumpido. Por lo

general, no tiene una "introducción" u opción para ignorar, sino que simplemente

aparece en su pantalla. Por esta razón, muchas personas dejan la herramienta apagada

cuando están ocupadas, lo que hace que la herramienta sea redundante.

vi. Web conferencia

Este es un método de comunicación mediante el cual los participantes pueden hablar

entre sí y también ver las pantallas de los demás. Esto permite compartir datos e

información, así como presentaciones y capacitación. Estos a veces se llaman

"seminarios web" o seminarios en la web. Este puede ser un método fantástico para

compartir información y mejorar la capacitación de un equipo. Una desventaja de esta

herramienta es que puede ser fácil para las personas "apagar", ignorar o distraerse y,

como presentador, es probable que ni siquiera lo note. Hay una historia de alguien que

está ejecutando una sesión de entrenamiento de esta manera y cuando terminaron la

sesión, el capacitador se dio cuenta de que solo quedaba una persona de las quince

iniciales. El entrenador había estado hablando bastante solo durante 30 minutos.

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vii. SharePoint (plataformas colaborativas)

Este es un lugar en Internet o intranet donde las personas pueden cargar y compartir

datos, imágenes, documentos e información. Estos pueden ser útiles para los equipos

virtuales, ya que el equipo puede tener un lugar para compartir información y obtener

los últimos datos. SharePoint es una herramienta específica de Microsoft. Sin embargo,

la frase se utiliza a menudo para herramientas genéricas. Estas pueden ser

herramientas fantásticas para equipos virtuales y es un poco como tener un sitio web de

mini equipo. Permiten un lugar para cargar fotos y descripciones breves del equipo, lo

que ayuda a desarrollar la confianza y la relación. También puede mantener a las

personas al tanto de la información más reciente del proyecto o los cambios de la

compañía. Elimina el temor de que las personas puedan estar utilizando documentos

obsoletos en su disco duro y asegura que las personas sepan dónde encontrar las

cosas. Un inconveniente es que a menudo estas herramientas se convierten en

cementerios de información. Si no se manejan correctamente, terminan siendo

descuidados y olvidados y anulan por completo su propósito original.

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7. Estudio de caso de un equipo virtual: tercera parte


grupo. Debería rotular las ideas que tiene sobre las cosas que Steve debería hacer para

mejorar los problemas que enfrenta con su equipo virtual listo para que uno de su

equipo se presente al grupo en general. También hay una casilla en la parte inferior del


Escenario

Después de la reunión inicial, Steve ha estado bastante satisfecho con el progreso que

ha hecho con su equipo virtual y, en general, las cosas parecen estar yendo bastante

bien. Sin embargo, las últimas semanas han resaltado algunos problemas que Steve

sabe que realmente necesita probar y resolver si va a poder avanzar con su equipo y

crear un enfoque de trabajo virtual positivo.

Los problemas específicos que Steve ha notado son:

• Algunos miembros del equipo responden con lentitud a los correos electrónicos y

esto dificulta que otros completen los proyectos a tiempo.

• John y Tracey están trabajando muy estrechamente en un trabajo específico,

pero debido a que sus horarios de trabajo no se cruzan, les resulta difícil

asegurarse de que ambos estén al tanto de lo que está sucediendo. Esto resulta

en la duplicación de tareas, la confusión sobre el estado de la tarea, los informes

de progreso en conflicto y una falta general de coherencia. También están

empezando a quejarse unos de otros.

• Es obvio que algunos miembros del equipo no tienen tanto conocimiento sobre

productos y servicios como otros, lo que significa que su trabajo se está

quedando atrás.

• Parece que hay una sensación general dentro del equipo de que Ronald está

"aflojando". Aunque no lo has podido confirmar, crees que puede haber algo de

verdad en esto.

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Actividad:

Las ideas de cosas que Steve debería hacer para mejorar los problemas que

enfrenta con su equipo virtual incluyen::

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8. Habilidades de comunicación

Vale la pena reconocer que la comunicación es el único método para garantizar que la

gestión de un equipo virtual sea un éxito. Esto se debe a que es lo único que mantiene

a los trabajadores virtuales conectados con sus colegas y su gerente. Por lo tanto, un

buen administrador virtual se asegurará de que haya un enfoque efectivo para la

comunicación dentro del equipo. Para hacer esto, necesita enfocarse en cinco mejores

prácticas de comunicación. Estos son:

i. Comunicación efectiva

Comunicarse a distancia y / o con personas de diferentes culturas puede ser bastante

desalentador. La distancia puede crear una gran cantidad de espacio para la falta de

comunicación y los malentendidos y, por este motivo, es importante que siga una serie

de pautas estándar cuando quiera asegurarse de transmitir su mensaje. Si bien esto

puede requerir más tiempo y esfuerzo, el resultado es que aumenta las posibilidades de

que todos entiendan su mensaje.

Eche un vistazo a la siguiente herramienta de planificación de la comunicación y úsela

cuando se prepare para compartir y comunicar mensajes importantes.

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Transmitir su mensaje ...

1. Indique el propósito de su mensaje.

2. Comunica tu mensaje usando estos tres components

• • Punto principal: describa su idea, opinión, observaciones, inquietudes, etc.

• • Sentimientos: Describe cómo te sientes acerca de la situación.

• • Efecto: describe lo que sientes que es el efecto de la situación

3. Escuchar la respuesta de los demás:

• Escuche atentamente y repita si es necesario.

• Haga preguntas: las preguntas lo ayudan a aclarar y entender las respuestas que recibe de

otros.

4. Aclare cualquier malentendido:

• Reitere su propósito: regrese al paso 1 y use diferentes palabras para describir el propósito de

la comunicación.

• Repita el mensaje: use diferentes palabras para expresar su opinión, describa sus sentimientos

y explique el efecto.

• Agregar significado: proporcione ejemplos y experiencias para mejorar la comprensión de los

demás de su mensaje.

5. Resumir

• • Revisión: repase lo que se ha discutido, los acuerdos que realizó, etc.

• • Planificar: inicie los pasos de acción que sean necesarios como resultado de la discusión.

• • Seguimiento: establezca un horario para hablar o reunirse nuevamente, según sea necesario.

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ii. Escucha empatica

La tercera etapa en el proceso de transmitir su mensaje es: "Escuche la respuesta de

otros". Es muy importante escuchar y recordar tanto los hechos como los sentimientos

que la persona transmite para establecer las preocupaciones importantes que destacan.

Este tipo de enfoque a menudo se conoce como "escucha empática".

Escuchar con empatía significa escuchar activamente a la persona y asegurarnos de

que entendemos tanto el significado como las emociones detrás de su mensaje.

¿Cómo podemos asegurarnos de que estamos escuchando de esta manera?

• Parafraseando - repitiendo en tus propias palabras

• Comprobación de la percepción - asegurando que entiendas sus

sentimientos

• Invitar: animar a la persona a contarle más.

• Relacionarse: tomarse el tiempo para sentir cómo debe sentirse el

• Reconocimientos verbales (ah, sí, ya veo, claro, continúo, etc.)

• Usar preguntas que se relacionan con el tema que se está discutiendo.

• Silencio: guardar silencio y dejar que la otra persona hable

• Resumir: revise los puntos principales, la acción y los próximos pasos

para finalizar

iii. Exhaustivo

Es fácil olvidar todas las pequeñas formas de descubrir las cosas que ocurren cuando

se encuentra en una oficina. Los tablones de anuncios del personal, las conversaciones

con el enfriador de agua, las charlas a la hora del almuerzo, los chocar con viejos

colegas en el corredor son cosas que ya no ocurren para las personas que trabajan

virtualmente. Es sensato que no se envíen correos electrónicos masivos a toda la

empresa por cada pequeño incidente que ocurra, como que alguien esté enfermo o un

poco de comentarios positivos de los clientes. Sin embargo, esto crea un dilema para el

administrador virtual, que debe apuntar a garantizar que su equipo reciba la mayor

comunicación posible, ¡pero sin saturarlos de datos!

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Una forma de superar este problema es usar la tecnología disponible para usted. Es

sensato intentar usar un portal o un punto compartido como un "tablón de anuncios

virtual" para que los miembros del equipo publiquen información relevante que puedan

compartir entre ellos. Tal vez configure un tablón de anuncios, proporcione los enlaces

por correo electrónico y luego converse con su equipo sobre cómo usarlo y qué

información debe compartirse. Por lo general, es mejor dar a uno o dos miembros del

equipo la propiedad del portal, ya que esto garantiza que se mantenga regularmente.

Incluso sin el uso de un portal, debe concentrarse en proporcionar la mayor cantidad de

información relevante posible a su equipo virtual y siempre recordar que no es probable

que reciban tanta información como usted como gerente. Puede ser útil analizar cómo

su equipo desea recibir información, cuándo desea recibirla y con qué frecuencia, justo

al comienzo de trabajar juntos. De esa manera los límites se establecen desde el

principio. Intente fomentar un entorno virtual de intercambio para que las personas se

acostumbren a trabajar en colaboración para garantizar una mejor comunicación.

iv. Frecuente

Así como hemos mencionado que es esencial que su equipo virtual reciba una

comunicación integral, también es muy importante que reciban la comunicación de

usted con frecuencia. Trabajar como miembro de un equipo virtual puede hacer que los

empleados se sientan aislados y, por lo tanto, el contacto con usted se hace más

imperativo, ya que desea mantenerlos involucrados y comprometidos.

Al comunicarse con los miembros del equipo regularmente, puede asegurarse de estar

al tanto de cualquier problema que puedan tener con su carga de trabajo. Como no está

en una oficina, no puede darse el lujo de poder detectar los signos de advertencia de

estrés o ansiedad en los miembros de su equipo, por lo que la comunicación regular se

vuelve imprescindible.

Además, al mantener un contacto regular con sus empleados, puede medir su carga de

trabajo y evaluar el trabajo que su equipo está dispuesto y capaz de realizar en

cualquier momento. Con el tiempo, comenzará a evaluar cómo le gusta trabajar a cada

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miembro del equipo, cuánta comunicación requieren y cómo trabajar mejor con ellos.

Esto se traduce en buenas relaciones de trabajo para todos.

v. Oportuno

Por supuesto, la comunicación no siempre será de una manera y habrá ocasiones en

que sus empleados acudirán a usted para pedirle consejo y apoyo. En estos casos, es

absolutamente crítico que responda a ellos de manera oportuna. Como se mencionó

anteriormente, trabajar virtualmente puede hacer que los empleados se sientan muy

aislados y nada mejora esto más que en un momento en que necesitan ayuda y sienten

que se les ignora o se les pone de lado.

A la inversa, si puede asegurarse de que su respuesta a las comunicaciones de los

empleados se realice en un período de tiempo adecuado, sentirán que están bien

conectados con usted y con la empresa, y esto promueve un sentido de interconexión.

vi. Pensativo

Debería ser obvio, pero los empleados responderán mejor si usted es genuino y atento

en lo que dice cuando se comunica con ellos. Desafortunadamente, en el mundo

ocupado en el que vivimos, a menudo podemos apresurar un correo electrónico que la

persona que lo lee recibe mal cuando la intención no era nada. Sin embargo, si se

comunica, siempre debe considerar el mensaje que recibe la persona con la que está

hablando. Esto se vuelve aún más importante en el entorno virtual, donde los

malentendidos son difíciles de detectar y aún más difíciles de resolver.

La investigación ha resaltado una lista de rasgos que son más y menos apreciados en

el lugar de trabajo.

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Rasgos más apreciados Rasgos menos apreciados

• honestidad

• El respeto

• cortesía

• Consideración

• Profesionalidad

• Un tema atractivo

• Comunicación clara,

concisa y objetiva.

• paciencia

• objetividad

• Tolerancia de diferentes

puntos de vista.

• • equidad

• Deshonestidad

• Falta de respeto

• Grosería

• Demasiado o muy poco

detalle.

• Explicaciones largas

• Falta de enfoque y dirección

• Falta de claridad

• Interrupciones

• Condescension

• comunicación apresurada

• Falta de apertura a otras

ideas.

• Comunicación unilateral

• • Gritos y otras conductas agresivas.

La comunicación efectiva con su equipo definirá su éxito como un administrador virtual

y, por lo tanto, es importante que se centre en estos rasgos, ya sean buenos o malos, y

haga lo que pueda para crear un enfoque de comunicación positivo. Esto es verdad de

toda forma de comunicación; por teléfono, en llamadas de conferencia, en persona o

por correo electrónico, etc. Sus habilidades de comunicación lo definirán; Asegúrate de

que estás ofreciendo lo mejor.

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9. Habilidades de feedback

Una de las habilidades más importantes que un equipo virtual necesita desarrollar es la

capacidad de proporcionar comentarios para que el equipo pueda desarrollarse y

mejorar. Liderando este enfoque está el administrador virtual, que debe asegurarse de

que tenga las habilidades necesarias para comunicarse de manera efectiva donde se

pueden mejorar las cosas. También deben hacer lo que puedan para alentar al equipo a

usar habilidades de retroalimentación dentro del equipo cuando sea necesario.

La retroalimentación por lo general funciona mejor cuando se da en persona y las cosas

como las conversaciones de desempeño son difíciles de hacer de otra manera, ya que

sin estar en la sala con alguien es difícil fomentar una comunicación abierta y honesta

que garantice una comprensión clara. El desafío para las personas que trabajan en un

entorno virtual es que hay muchos elementos de retroalimentación que no pueden

esperar hasta que se encuentren cara a cara con alguien. Por lo tanto, debe desarrollar

habilidades de retroalimentación sólidas que funcionen por teléfono tan bien como lo

hacen en una habitación.

Antes de ver el proceso de retroalimentación, primero establezcamos el propósito de la

retroalimentación en un equipo virtual.

i. Reconocimiento

Recibir comentarios por un trabajo bien hecho puede ser una experiencia muy

gratificante y se sabe que lleva a las personas a un buen desempeño. Si bien los

gerentes pueden ser reacios a proporcionar este tipo de retroalimentación, puede ser

extremadamente útil para motivar a los miembros del equipo y elevar la moral. Esto es

especialmente importante para los miembros del equipo virtual que pueden sentir que

no reciben la apreciación que el personal de la oficina puede obtener.

ii. Mejora continua

Es valioso proporcionar comentarios a los equipos, incluso cuando las cosas van bien.

Esto asegura que los enfoques positivos para el trabajo continúen y se identifiquen y

trabajen nuevas mejoras.

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iii. Problemas correctos

Por supuesto, la retroalimentación también es importante cuando las cosas no van tan

bien. Puede ser que necesitemos asegurarnos de que se detengan los errores en los

procesos de trabajo o que estemos buscando un cambio en el comportamiento de las

personas. En un entorno virtual es importante proporcionar este tipo de comentarios de

manera oportuna o los pequeños problemas pueden escalar rápidamente.

Cualquiera que sea el propósito de los comentarios que está dando, vale la pena

recordar algunos principios rectores que asegurarán que usted sea efectivo en su

enfoque.

iv. Ser oportuno

Por lo general, es mejor proporcionar los comentarios tan pronto como la situación haya

ocurrido lo más posible. De esta manera, las cosas están frescas tanto en tu mente

como en la persona con la que estás hablando. También evita una situación en la que

ha reunido una gran cantidad de comentarios y la persona no puede asimilarlo todo de

una vez.

v. Tomar posesión

Asegúrese de que la retroalimentación provenga de usted como la persona que la está

diciendo. La retroalimentación no debe basarse en especulaciones o su opinión sobre

los sentimientos de los demás. Si comienza a especular o juzgar las opiniones de otros,

puede destruir la confianza dentro de su equipo virtual. No solo con la persona a la que

está brindando retroalimentación, sino también con aquellos que luego escuchan sobre

su enfoque.

vi. Centrarse en el tema

Asegúrese de centrarse en el problema o el comportamiento sobre el que está

proporcionando retroalimentación en lugar de a la persona. Esto asegura que evites ser

demasiado personal en tu enfoque. Su objetivo debe ser ayudar a una persona a

mejorar y asegurarse de que construye formas de trabajo positivas. No hay ningún valor

en atacar a un individuo dentro de tu equipo.

vii. Permitir debate

La retroalimentación es un proceso bidireccional y debe tratar de evitar simplemente dar

una conferencia o dominar a la persona a la que se lo proporciona. En los equipos

virtuales, esto puede hacer que las personas se retiren a su entorno virtual y hace que

su gestión sea mucho más difícil.

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Sea cual sea el escenario, siempre debe evitar proporcionar cualquier comentario que

pueda ser perjudicial. Si ataca a las personas (en lugar de los problemas o las

cuestiones), se entrega demasiado tarde para que la persona haga algo al respecto,

sea demasiado vaga o no esté relacionada con los objetivos del equipo, dolerá más que

la ayuda.

Siempre que sea posible, siempre es mejor prepararse para la retroalimentación que va

a dar. Tener una buena estructura configurada para su conversación lo ayudará a

mantenerse en el camino y obtener todos los puntos que deseaba. Por supuesto, no

siempre es posible dedicar tiempo a la preparación de comentarios, pero practicar el

enfoque siempre que sea posible ayudará a que el proceso sea de lo más natural y se

convierta en parte de su conjunto de habilidades.

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Prepación para el Feedback

Use estas preguntas para prepararse para las oportunidades de retroalimentación.

1. ¿Cómo describirías los comentarios?

2. ¿Cuál es el propósito de la retroalimentación (reconocimiento, mejora o problema)?

3. ¿Cómo se relaciona esto con los resultados deseados del equipo?

4. ¿Qué esperas cambiar a causa de estos comentarios?

5. ¿Qué tan urgente es la situación? ¿Se puede esperar una hora, un día, una

semana?

6. ¿Cuáles son los hechos, incidentes, comportamientos y percepciones relacionados

con el incidente?

7. ¿Qué tan receptivo será la persona a la retroalimentación y qué puedo hacer para

ayudar?

8. ¿Cómo se deben entregar los comentarios? ¿Privado publico? ¿Cara a cara?

¿Teléfono? ¿Vídeo llamada?

9. ¿Quién más, además de mí, debería estar presente cara a cara o virtualmente?

10. ¿En qué formas estoy preparado para apoyar y ayudar a esta persona?

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10. Estudio de caso de equipo virtual: parte cuatro


grupo. Deberá tener en el rotafolio las ideas que tenga sobre cómo Steve podría

abordar los problemas que enfrenta y que uno de los miembros de su equipo

presentarán al grupo en general. También hay un cuadro en la parte inferior del


Escenario

Steve ha estado muy impresionado por la forma en que el equipo se ha desarrollado

durante el último mes aproximadamente y ha visto algunos resultados realmente

buenos en el trabajo en el que el equipo ha estado involucrado. En general, los

comentarios han sido que el equipo de Steve se ha convertido en un activo para la

organización y su enfoque es refrescante y positivo.

Uno de los problemas que Steve se ha dado cuenta que debe enfrentar es el hecho de

que un miembro del equipo, Ronald, no se ha desempeñado como le gustaría a Steve.

Steve ha decidido tener una discusión sobre el rendimiento para discutir esto con

Ronald.

Los problemas específicos que Steve ha notado son:

Otros miembros del equipo han mencionado en varias ocasiones que Ronald se ha

retrasado con ciertos trabajos y, cuando lo han discutido con él, se ha vuelto bastante

grosero y agresivo.

Ronald rara vez responde sus llamadas y su respuesta a sus correos electrónicos

siempre es breve y, a menudo, no responde la pregunta planteada.

Cuando solicitó una actualización sobre el progreso del trabajo actual durante una

reunión de equipo, Ronald se mostró evasivo y no muy próximo.

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Actividad:

Tome algunas notas sobre cómo cree que Steve debería abordar la reunión con

Ronald:

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11. Gestionar el rendimiento a distancia

Supervisar y evaluar el trabajo de los miembros del equipo virtual es un desafío clave

para el administrador virtual. A diferencia del entorno de la oficina, es imposible pasar

por el escritorio de un empleado para asegurarse de que todo esté bien encaminado, o

para tener una idea de cómo alguien se está acercando a su trabajo y ofrecer asistencia

cuando descubres que algo está mal. De la misma manera, no desea llamarlos cada

cinco minutos para verificar el progreso, ya que se lo puede considerar como un micro-

manejo, lo que es desmoralizador para el trabajador virtual.

La gestión del rendimiento de los trabajadores virtuales es un desafío clave para el

administrador virtual porque deben encontrar el equilibrio perfecto entre confiar en que

el empleado haga su trabajo y asegurarse de que están haciendo lo que se espera.

Afortunadamente, hay dos cosas clave que puede implementar para asegurarse de que

supervisa el trabajo de su equipo sin ser demasiado autocrático en su enfoque.

Estado de los Meetings: Informe virtual

• Revisar tareas

• discutir el progreso

• Resaltar cuestiones

• Monitoreo de plazos

• Baja o alta tecnología

• Estado del proyecto

• Hitos

• Plazos

i. Estado de los Meetings

Proporcionar reuniones de estado regulares le brinda una oportunidad perfecta para

monitorear el trabajo de cada miembro del equipo sin que sientan que usted está

microgestionando su trabajo. Durante estas reuniones, ambos deben discutir las tareas

individuales y el progreso en contra de ellas. También debe revisar cualquier problema

que pueda ser una preocupación para usted o para el empleado y resaltar cualquier

fecha límite que se avecina y asegurarse de estar preparado para cumplir con ellos o

tener un plan establecido si no lo hace.

El calendario de estas reuniones y su frecuencia deben decidirse al unísono con el

empleado y se elegirán caso por caso. Algunas personas en el equipo pueden sentirse

cómodas con reuniones semanales más regulares, mientras que otras pueden sentir

que solo de vez en cuando se prefiere. Estas reuniones pueden tener lugar en el mejor

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formato para el individuo, pero pueden ser telefónicas, en persona o por

videoconferencia.

Si tiene empleados que trabajan en diferentes zonas horarias para usted y es difícil

tener una reunión regular, es posible que desee desarrollar un proceso mediante el cual

le envíen periódicamente un correo electrónico con los datos de los que normalmente

hablaría. De esta manera, puede asegurarse de que se mantenga actualizado y pueda

abordar cualquier problema rápidamente.

ii. Virtual Reporting

Los informes virtuales son un excelente método para mantenerse al día con lo que

sucede con sus empleados y se pueden usar como complemento o como reemplazo de

las reuniones de estado.

Existen versiones de informes virtuales tanto de baja como de alta tecnología, y puede

usar cualquiera de ellas en función de los sistemas disponibles. Una versión de baja

tecnología sería una simple hoja de cálculo de Excel guardada en un portal o disco duro

al que todos puedan acceder y una versión de alta tecnología podría ser una pieza

específica de software creada para rastrear proyectos y programas.

Sea cual sea la herramienta que utilice, la premisa simple es que este enfoque le

permite verificar el estado del proyecto, los hitos y los plazos para el trabajo que cada

uno de sus empleados está realizando. Sin embargo, es importante que se mantenga al

tanto de este enfoque de informes y se asegure de que su equipo lo actualice

regularmente.

iii. Evaluación performance

Al implementar uno o ambos procesos, el trabajo de evaluar el desempeño de su equipo

se vuelve mucho más fácil. Tiene una idea clara de las tareas completadas (o no) y

puede medir su desempeño en comparación con los logros establecidos de los planes

del proyecto o la lista de tareas.

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También es cierto que de alguna manera, evaluar el desempeño de los trabajadores

virtuales es mucho más fácil que con los trabajadores en la oficina. Debido a que usted

tiende a ver a estas personas en persona mucho menos, es probable que su opinión de

ellos no esté nublada por las opiniones y sentimientos personales sobre sus

comportamientos que pueda obtener de las personas en la oficina.

Con suerte, el hecho de que los evalúes con respecto a los objetivos y metas y no a la

personalidad significa que tu enfoque se basa en hechos en lugar de opiniones o

sentimientos subjetivos.

iv. Establecer metas

El establecimiento de objetivos es un elemento crítico de la gestión del rendimiento, ya

que le brinda al empleado un objetivo claro al cual apuntar y al gerente una clara

medida de logro en la que centrarse. Esto es aún más importante en un entorno virtual,

donde debe asegurarse de tener una línea clara de sitio para las tareas en las que

espera que trabaje su equipo. Estos deben ser desarrollados y acordados con el

individuo en cada caso.

La siguiente técnica de establecimiento de objetivos se puede utilizar para establecer

los objetivos iniciales, pero también proporciona una forma de controlar los logros del

empleado.

¿Cuál es mi objetivo (vinculado a los objetivos organizacionales y departamentales)?

¿Por qué es importante este objetivo?

¿A quién necesito para apoyarme en el logro de este objetivo?

¿Dónde necesito estar o visitar para lograr este objetivo?

¿Cuándo necesito alcanzar este objetivo y los hitos clave?

¿Cómo puedo asegurarme de lograr este objetivo?

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v. Revisiones de rendimiento

Otro proceso que no debe pasarse por alto cuando se considera el desempeño del

equipo virtual es la revisión del desempeño organizativo o "evaluaciones". Por supuesto,

esto es algo que la mayoría de las organizaciones tienen y, al igual que los empleados

tradicionales, el equipo virtual puede beneficiarse enormemente de los resultados de

este proceso.

Un buen proceso de revisión del desempeño asegurará que se aliente la comunicación

consistente entre los miembros del equipo y sus gerentes. Afortunadamente, este

enfoque es realmente útil para el administrador virtual, ya que proporciona una

estructura clara para las revisiones individuales y las discusiones de rendimiento que se

basan en los objetivos de la empresa que se vinculan con las metas individuales.

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Probablemente tenga su propio sistema de gestión del rendimiento y esta diapositiva

debe usarse solo como una guía. Sin embargo, lo que puede ver es que este proceso

brinda muchas oportunidades no solo para establecer objetivos vinculados a los

objetivos de la organización, sino también para revisarlos de manera regular. Esto

proporciona el entorno perfecto para que un administrador virtual se asegure de que su

equipo se está enfocando en los objetivos correctos y al mismo tiempo brinda la

oportunidad de un contacto regular y actualizaciones.

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12. Lectura adicional

Guía del gerente para equipos virtuales - Kimball Fisher, Mareen Fisher

El gerente virtual - Kevin Sheridan

Éxito del equipo virtual - Richard Lepsinger y Darleen DeRosa

Libertad virtual - Chris Ducker

Liderazgo Virtual - Jacklyn Kostner

Donde en el mundo es mi equipo - Terence Brake

Control remoto: no se requiere oficina - Jason Fried, David Heinemeier Hansson

teammate 360 el administrador del equipo remoto workbook€¦ · el administrador del equipo remoto...

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