taller de primavera p6 - introducción a primavera p6. generalidades y configuración

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Sesión 01:

Introducción a Primavera P6

Generalidades y Configuración

TALLER DE

PRIMAVERA P6

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Objetivo de la sesión

Crear un Plan de Proyecto en Primavera P6.

Conocer los niveles de Programación y Planificación de

Primavera P6.

Conocer las Generalidades y Configuración de

Primavera P6.





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Contenido de la Sesión 01

1. Introducción a Primavera P6

1.1. Creación de un Plan de Proyecto en Primavera P6.

1.2. Gerencia de Proyecto Empresarial.

1.3. Nivel I – Planificación sin Recursos.

1.4. Nivel II – Seguimiento del Avance sin Recursos.

1.5. Nivel III – Programación con Recursos, Roles y

Presupuestos.

1.6. Nivel IV – Monitoreo y Control de un Recurso de

Cronograma.





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2. Generalidades y Configuración

2.1 Presentación Rápida

2.2 Definido Categorías y Preferencias Administrativas

2.3 Ajustes de Preferencias de Usuario

Contenido de la Sesión 01





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1. INTRODUCCIÓN A

PRIMAVERA P6





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Primavera P6 es un Software de Programación y Control de Proyectos, fue diseñado para soportar las necesidades de gestión de proyectos de organizaciones que manejan un gran número de proyectos a la vez. Estas aplicaciones integradas usan la Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM) para soportar las necesidades de administración de equipos de proyectos en diferentes lugares y con distintos niveles de la organización.





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1.1 CREACIÓN DE UN

PLAN DE PROYECTO

EN PRIMAVERA P6





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1.1 Creación de un plan de proyecto en Primavera P6 (1/2)

La planificación y programación deberá seguir estos pasos:

Ingrese a la estructura de descomposición del trabajo de los productos o proyectos derivables dentro del primavera P6.

Descomponga el proyecto en el trabajo requerido para crear los entregables e ingréselos dentro del Primavera P6 como actividades bajo el WBS apropiado.

Asigne las duraciones, restricciones, predecesoras y sucesoras de las actividades y por consiguiente se calculará la fecha inicial y final de todas las actividades.

Asigne los recursos y/o costos, los cuales representarán a las personas, equipos o materiales, para las actividades y calcule los requerimientos de recursos del proyecto y/o flujo de caja.

Optimice el plan del proyecto.





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Establezca el Programa Base (meta) y presupuestos para compararlas contra el avance.

Registre el avance real de las actividades y compárelas con el Programa Base y corrija el plan cuando sea requerido, permitiendo el cambio del alcance, etc.

Registre el consumo de recursos y/o costos y re-estime los recursos y/o costos requeridos para terminar el proyecto.

Elabore reportes de gerencia.

1.1 Creación de un plan de proyecto en Primavera P6 (2/2)





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1.2 GERENCIA DE

PROYECTO

EMPRESARIAL





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1.2 Gerencia de un Proyecto Empresarial

DIRECTOR

RESPONSABLE

(OBS)

WBS 1

WBS 2

WBS 3

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

NODO EPS NODO EPS NODO EPS

EPS

La Estructura de desglose del

trabajo (WBS) extiende más allá el

nivel de los proyectos. Todas las

actividades en el proyecto están

asociadas a un WBS

El gerente responsable usado para el nodo raíz en la rama Estructura de Proyectos de

Enterprise (EPS), es usado por defecto para los nodos EPS y proyectos de esa rama; se

puede cambiar la asignación.

Primavera P6 es un programa de Gestión de Proyectos Empresariales que trabaja con múltiples proyectos.





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Niveles de Programación

Existen 4 niveles de programación y pueden ser realizados con el Primavera P6:

Planificación Seguimiento

Sin recursos Nivel I Planificación sin recursos

Nivel II Seguimiento del avance sin recursos

Con recursos Nivel III Planificación con recursos

Nivel IV Seguimiento del avance con recursos





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1.3 NIVEL I -

PLANIFICACIÓN SIN

RECURSOS





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1.3 Nivel I – Planificación sin recursos (1/3)

Esta es la manera más sencilla de llevar a cabo una planificación. Está compuesta por 11 pasos:

Paso 1. Definición de la Estructura de Descomposición del Proyecto (PBS): Permite organizar jerárquicamente las actividades de un proyecto de numerosos códigos que se relacionan al proyecto.

Paso 2. Creación del proyecto: Es necesario un nodo EPS , un nodo WBS , ID del proyecto , el nombre del proyecto, la fecha de inicio del proyecto ó la fecha de finalización del proyecto y el tipo de ritmo de producción.

Paso 3. Definición del calendario: Estos serán usados para modelar el tiempo de trabajo para cada actividad del proyecto.

Paso 4. Adición de actividades: Las actividades pueden ser definidas antes de

que ellas sean asignadas al cronograma, pueden tener duraciones variables dependiendo del análisis de costos unitarios.





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Paso 5. Adición de las dependencias: Las dependencias pueden ser añadidas al cronograma para proveer el orden en que las actividades serán realizadas.

Paso 6. Adición de las restricciones: Las dependencias externas son aplicadas al cronograma como restricciones (constraints) y pueden modelar el impacto de los eventos fuera de la secuencia lógica de las actividades.

Paso 7. Tiempo de contingencia - Análisis de riesgos: Identifica las actividades de mitigación de riesgos que deberán ser añadidos al cronograma antes que estos sean presentados para su aprobación.

Paso 8. Programación del proyecto: Primavera calcula el tiempo más corto en el cual el proyecto puede ser completado, las actividades son desplazadas en el tiempo hasta que coinciden con una relación o restricción o un día no laborable del calendario.






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Paso 9. Formato de Visualización – Presentaciones y filtros: Existen herramientas para manipular la visualización de las actividades para que encajen con los requerimientos de generación de reportes del proyecto.

Paso 10. Impresión de Reportes: Existen características de Primavera P6 que permiten presentar en forma clara y concisa la información para los requerimientos de todos los miembros del proyecto.

Paso 11. Discusión del Plan: Todos los miembros del equipo deben revisar el plan del proyecto en un intento de optimizar el proceso o métodos empleados, ganar conciencia en medio de los miembros del equipo en cuanto a la lógica del proyecto, duraciones y estructuras de descomposición del proyecto.






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1.4 NIVEL II -

SEGUIMIENTO DEL

AVANCE SIN

RECURSOS





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1.4 Nivel II - Seguimiento del avance sin recursos

Puede realizar el seguimiento sin necesariamente asignar recursos a las actividades mediante: Establecimiento del Programa Base: El plan acordado y aprobado es usado como

un Programa Base, que sirve para medir el avance y monitorear los cambios.

Seguimiento del Avance: El cronograma deberá ser establecido (actualizado o avanzado) sobre una base regular y el avance registrado en un punto determinado.

Acción Correctiva: En este punto puede que además sea necesario optimizar el cronograma, esto debe ser discutido con los miembros del equipo del proyecto.





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1.5 NIVEL III-

PROGRAMACIÓN CON

RECURSOS, ROLES Y

PRESUPUESTOS





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1.5 Nivel III- Programación con recursos, roles y presupuestos

Estimación o Planificación para el control: Existen dos modos en que Primavera puede ser usado:

Estimación. Planificación para el control.

El balance entre el número de actividades y los recursos: Minimiza el número de recursos

en grandes cronogramas que serán actualizados regularmente, porque actualizar cada recurso asignado a cada actividad en cada cronograma actualizado es mucho consumo de tiempo.

Crear y usar recursos: Por lo general se establece un grupo de recursos ingresando todos los

recursos requeridos del proyecto en una tabla jerárquica en el software. Crear y usar roles: Primavera posee una función adicional llamada roles, el cual es usado para

planificar y administrar los recursos. Las relaciones entre recursos y roles: Primavera posee la habilidad de definir roles y

asociarlos con recursos. Tipo de actividad y tipo de duración: Las actividades pueden ser asignadas con un tipo de

actividad o duración, las cuales afectan la manera de cómo los recursos son calculados.





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1.6 NIVEL IV -

MONITOREO Y CONTROL

DE UN RECURSO DE

CRONOGRAMA





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Cuando actualiza un proyecto que tiene recursos, necesita recolectar información adicional: Las cantidades y/o Costos gastados a la fecha por actividad para cada recurso. Las cantidades y/o costos requeridos por recurso para completar cada actividad.

Después que el cronograma es actualizado, se puede realizar una evaluación de los requerimientos futuros de los recursos, fecha de termino del proyecto y flujo de caja. Control de un proyecto con recursos En este punto, se puede realizar una gran cantidad de análisis y usar técnicas de medida

del rendimiento del valor ganado.

Monitoreo de proyectos con recursos

1.5 Nivel IV – Monitoreo y control de un recurso de cronograma





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2. GENERALIDADES Y

CONFIGURACIÓN





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2.1 Presentación rápida

Inicie el módulo de Gestión de Proyectos (Project Management)





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Ingresar a Primavera Antes de usar el módulo de Primavera P6, debe ingresar un nombre válido de usuario y contraseña.






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Configurando el Cuadro de Diálogo de Bienvenida


Marque esta opción, si no desea que el cuadro de bienvenida aparezca cada ves que abra el módulo.

Abre el módulo sin necesidad de abrir o crear un proyecto. Sólo los datos globales y funciones administrativas están disponibles.

Haga clic en examinar para seleccionar un nuevo portafolio.





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Seleccionar un Idioma






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Esquemas para la Información del Proyecto (Vistas personalizadas o Layout)

Un esquema es una vista personalizada con la información del proyecto realizada para satisfacer sus necesidades específicas y se puede mostrar esta información en la parte superior e inferior.





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El Espacio de Trabajo (Workspace)


Barra de Herramientas Barra de Navegación

Barra de Comandos

Barra de Directorio

Barra de Menú





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2.2 DEFINIENDO

CATEGORÍAS Y

PREFERENCIAS

ADMINISTRATIVAS





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El módulo de Dirección de Proyectos de Primavera permite a la organización definir un conjunto de parámetros y valores a todos los módulos que se aplican a los proyectos en una Estructura de

Proyectos de la Organización. Utilice estas opciones para personalizar el módulo y así cumplir con los requerimientos y

estándares específicos.





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Use el cuadro de diálogo “Preferencias de Admin” para especificar las configuraciones por defecto establecidos por el Coordinador del control del proyecto.

Pestaña General





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Pestaña Periodos





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Pestaña Valor Obtenido (Ganado)

Seleccione que tipo de valor del Programa Base que será usado para calcular el Valor Obtenido.






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Seleccione para definir un conjunto que consta de un encabezado, pie de página y etiqueta de texto personalizada.

… Luego especifique el texto personalizado para el conjunto encabezado, pie de página y etiqueta personalizada.

Pestaña Informes






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Pestaña Tipo de Tarifa


Puede definir nuevos títulos para estos tipos de tasas, por ejemplo, Tasa comercial o Tasas del Gobierno.





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Pestaña Hojas de Tiempo: Use esta pestaña para establecer opciones por defecto cuando use el módulo control de horas.

Pestaña Límites de Datos: Use esta pestaña para especificar el número máximo de niveles para la estructura jerárquica.

Pestaña Longitud de Id: Use esta pestaña para especificar el número máximo de caracteres para los IDs y códigos.

Pestaña Opciones: Use esta pestaña para especificar el intervalo de tiempo en que los resúmenes de costos y cantidad deben calcularse para el recurso y para mostrar en la actividad de hoja de cálculo.






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Utilice el cuadro de diálogo Categorías de Administrador, para definir valores y categorías estándar que serán aplicables para todo el proyecto.





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Definir y crear una nueva moneda

Puede hacer cambios a la información de la moneda en esta pestaña.

La ficha General muestra la información correspondiente a la moneda seleccionada en el listado.

1.

1. En el Menú Admin seleccione Monedas.

Al hacer clic en el botón “Agregar”, se añadirá una nueva moneda





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2. ID de moneda NSL

Nombre de moneda Nuevo Sol Símbolo de moneda S/. Tipo de Cambio 0.333333

3.

4.

Puede cambiar el numero de decimal a 2.

Definir y crear una nueva moneda





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2.3 AJUSTES DE

PREFERENCIAS DE

USUARIO





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Este cuadro de diálogo es usado para especificar parámetros y preferencias las cuales incluyen mostrar la información del tiempo, fecha y moneda. También es posible establecer las

opciones para enviar correos electrónicos, especificar opciones de inicio y cambiar la contraseña.





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2.3 Ajustes de Preferencias de usuario

Este cuadro de diálogo es usado para especificar parámetros y preferencias las cuales incluyen mostrar la información del tiempo, fecha, moneda, correos electrónicos, cambio de contraseñas.

1. En el menú Editar seleccione Preferencias del usuario.





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Pestaña Unidades de Tiempo






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Seleccione el formato de preferencia que desee.

Seleccione esta opción para excluir el tiempo para los campos de datos.

Esta opción muestra un ejemplo del formato seleccionado.

Seleccione el carácter que desea usar para separar días, meses y años.

Pestaña Fechas






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Haga clic para seleccionar la moneda para visualizar costo.

Pestaña Moneda






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En este campo se ingresa el correo del administrador.

Esta opción se desactiva cuando escoge el protocolo de correo como Internet.

Pestaña Correo






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Si desactiva uno o las dos casillas de verificación y adiciona un nuevo recurso o actividad, necesitará usar el diseño actual para ingresar la información.

Pestaña Asistencia






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Haga su elección basado en el área en la que trabaja más a menudo; puede cambiar esta configuración a medida que sus requerimientos cambian.

Esta opción permite crear automáticamente un archivo de registro llamado ERROR.LOG cada vez que trabaje en el módulo de administración del proyecto.

Pestaña Aplicación






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2. Escriba una nueva contraseña.

3. Reescriba la nueva contraseña para la verificación.

Pestaña Contraseña

1. Haga Clic para cambiar su contraseña.






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Si elige calcular el límite del rol basado en Límite personalizado de roles y no hay un límite que haya sido definido para el rol, el módulo asume que dicho rol tiene un límite máximo de cero unidades/tiempo.

Si usted manualmente planifica la asignación de recursos futuros en la Hoja de Cálculo de uso de recursos, este valor determina el intervalo de escala de tiempo mínimo en donde puede introducir un valor.

Pestaña Análisis de Recursos






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Cuando cambia una opción en el filtro de inicio, usted debe cerrar y luego reiniciar el modulo para que los cambios surtan efecto.

Pestaña Filtros de Inicio






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Caso Práctico Nº 01





taller de primavera p6 - introducción a primavera p6. generalidades y configuración

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