taller de lanzamiento de proyectos (asesor)

Taller de Lanzamiento de Proyectos

Visión General de la Jornada:

1. Visita de Validación2. Planificación Estratégica del Comité de Excelencia3. Estructura de Gestión4. Puntos Críticos5. Herramientas de Seguimiento6. Plan de Acción

Participantes:

Visita de Validación

Hora Hito Descripción Personas involucradas 1 09.00 – 09.30 Visita + Preparación Visita de las premisas y preparación para las entrevistas

a las 9:30

Validadores y lider de proyecto de C2E

2 09.30 –10.00 Presentación Introducción por los Validadores Vista general de la visita Preguntas y respuestas

Representación del grupo directivo yEquipos de Mejora

3 10.00 – 11.00 Autoevaluación y prioritización (presentación de la organización)

Discusión sobre la autoevaluación y el proceso de priorización.

Directivos y jefes de línea

11.00– 11.15 Tiempo del Validador

4 11.15– 12.15 Proyecto 1 Discutir sobre el enfoque, despliegue y medición. Equipo de mejora 1

12.15 – 13.15 Tiempo del Validador + Lunch

5 13.15-14.15 Proyecto 2 Discutir sobre el enfoque, despliegue y medición. Equipo de mejora 2

14.15-14.30 Tiempo del Validador 6 14.30 – 15.30 Proyecto 3

Discutir sobre el enfoque, despliegue y medición.

Equipo de mejora 3

15.30- 15.45 Tiempo del Validador

7 15.45 – 16.30 Focus Group Discutir el despliegue de varios proyectos Un grupo pequeño, de 4 a 5 participantes, que hayan sido influidos por proyectos de mejora (colaboradores que son beneficiarios del proyecto pero no estuvieron implicados en los grupos de proyectos).

16.30-17.00 Tiempo del Validador

8 17.00 -17.30 Reunión de cierre Resultado de validación Preguntas y respuestas Próximos pasos

Representación de Jefes y grúpos de mejora.


1. Visita de Validación

2. Planificación Estratégica del Comité de Excelencia

3. Estructura de Gestión

4. Puntos Críticos

5. Herramientas de Seguimiento

6. Plan de Acción

Clarificación del Rol del Comité de Excelencia

• Misión: – Llevar la Excelencia a toda la institución con herramientas y

motivación continua.

• Visión– Ser la Referencia y el Líder de Opinión en la institución en Gestión de

Excelencia con un equipo certificado en EFQM.

• Compromiso– Impulsar la Excelencia.

Rumbo Estratégico del Comité de Excelencia

Ser el área de referencia en temas de gestión de excelencia y coordinación del camino hacia la excelencia, ofreciendo la unión entre la alta dirección y el personal institucional así como formación y asesorías para la correcta ejecución de la mejora institucional, para la dirección, los grupos de excelencia y el personal en general.

Metas de los Indicadores

IndicadorMeta

2014 2015 2016OE 1: Objetivo 1: Fortalecer la gestión institucional para el logro de la estrategia a través de la autoevaluación con el uso de herramientas EFQM y el Reconocimiento EFQMIE 1.1.: % de mejora en la evaluación EFQM IE 1.2.: Reconocimiento EFQMIE 1.3.: % cumplimiento del comité evaluadorOE2: Objetivo 2: Aumentar la satisfacción del personal a través de proyectos de excelencia. IE 2.1.:Evaluación de satisfacción del personal con la gestión de excelencia en la institución

IE 2.2.:Evaluación del personal da las herramientas ofrecidas del Comité de Excelencia

OE3: Objetivo 3: Aumentar la integración e iniciativa del personal a través de la participación en la implementación de proyectos de excelencia IE 3.1.: Número de participantes en grupos de excelencia IE 3.2.: Número de ideas de mejora propuestas por el personalIE 3.3.: Número de proyectos de excelencia terminados IE 3.4.: % de temas solucionados por el auspiciante

OE4: Objetivo 4: Asegurar la coherencia y coordinación entre las diferentes áreas de gestión a través de herramientas homologadas en toda la institución y un Comité de Excelencia certificado

IE 4.2.: Número de herramientas de soporte que ofrece el Comité de Excelencia a los usuariosIE 4.3.: Certificación EFQM a los miembros del Comité de Excelencia

Plan de Ejecución de las Iniciativas Estratégicas

Iniciativas Responsable 1 2 3 4 5 6 7 8 9

IE 1.1: Desarrollar la gestión del Comité Evaluador IE 2.1: Evaluar y retroalimentar la satisfacción del personal y del usuario IE 3.1: Desarrollar las herramientas de apoyo a la cultura a la excelencia

IE 3.2: Desarrollar el procesos de gestión de ideas IE 3.3: Transformar los proyectos en procesos y productos IE 3.4: Desarrollar herramientas de gestión del auspiciante IE 4.1: Desarrollar la plataforma de gestión del conocimiento

IE 4.2:Formación al equipo





4. Puntos Críticos


6. Plan de Acción

Estructura de Excelencia

El Comité Evaluador

El Comité Evaluador se ha constituido como una propuesta del Directorio. En su formación se ha considerado que haya un miembro de cada uno de los colectivos que forman la institución. Se ha quedado establecido que el Director General actúe como director de este Comité y el Líder del Comité de Excelencia, como secretario.

Composición:Director GeneralSub director Líder de PlanificaciónLíder de ComunicaciónLíder de Talento Humano Líder FinancieroLíder AdministrativoLíder de ProcesosLíder de Tecnología

Responsabilidades

Realizar la autoevaluación de la institución. Priorizar los proyectos de mejora que se llevarán a cabo. Actuar como Sponsors de Proyectos (de manera rotativa) . Designar y apoyar el Comité de Excelencia y los Grupos de Excelencia. Reunirse mensualmente para seguir la marcha de la implementación. Realizar evaluación continua de los resultados y propuestas de mejora. Dotar de los recursos necesarios el Comité de Excelencia y los Grupos

de Excelencia.

Normas de Funcionamiento

La evaluación general de la institución será realizada una vez al año. La recepción de avances y propuestas de mejora se realiza cada 2

meses. El comité Evaluador ha de marcar las innovaciones con temporalización

de dos meses. La toma de decisiones se hará de manera consensual, de no ser posible,

se recurrirá a votaciones.

Funcionamiento de las Reuniones:

La periodicidad de las reuniones será generalmente de seis veces al año. Se fijará el orden del día previamente a la reunión para que todo el mundo pueda

prepararla con tiempo. Se respetará el horario marcado para la reunión. Nadie podrá ser sustituido en la reunión. En caso de no estar presente en la

misma se considerará como ausente y acatará las decisiones de la mayoría. El lugar de la reunión se fijará y comunicará al Equipo Evaluador con suficiente

tiempo mediante nota informativa. El Director del Comité Evaluador se encargará de dirigir la reunión. En cada reunión se levantará el acta correspondiente que deberá ser aprobada en

la reunión siguiente. El acta deberá ser difundida a todo el personal participante. Se encargará un secretario (Líder del Comité de Excelencia) cuya función será

redactar el acta y su posterior difusión.

El Comité de Excelencia

El Comité de Excelencia se ha constituido como propuesta del Comité Directivo de la Institución. Este Comité representa la institucionalización del Programa de Excelencia y durará hasta la finalización del mismo. Se ha quedado establecido que el Comité de Excelencia será formado por un equipo del área de planificación.

Composición:

Director General (invitado)Líder de Excelencia Responsable de redacciónResponsable de estadísticas

Responsabilidades del Comité de Excelencia

Responsabilidades• Levantar la situación actual de la institución en base a datos

proporcionados por las diferentes áreas.• Convocar y concretar el orden del día de las reuniones del Comité

Evaluador.• Presentar al Comité Evaluador la situación actual de la institución.• Recibir y organizar ideas de mejora presentadas por parte de todo el

personal. • Presentar al Comité Evaluador las propuestas de mejora del personal.• Coordinar el proceso de priorización de acciones y propuestas de mejora.• Informar al Comité Evaluador la situación actual de los proyectos en las

reuniones de seguimiento.• Comunicar los objetivos y resultados de los planes de mejora.• Coordinar el apoyo de los líderes institucionales en los proyectos.• Gestionar el conocimiento de excelencia. • Fomentar la cultura de excelencia.• Reconocer el esfuerzo de los Equipos de Excelencia.

Normas de Funcionamiento

• El Comité de Excelencia ha de marcar sus objetivos con temporalización de manera periódica.

• La toma de decisiones se hará de manera consensual, en caso de no ser posible, se recurrirá a votaciones.

• Se reconoce el derecho del Comité Evaluador a vetar las decisiones tomadas por parte del Comité de Excelencia.

Funcionamiento de las Reuniones

La periodicidad de las reuniones, ordinariamente será quincenal. Se fijará el orden del día en la reunión anterior y éste deberá ser respetado. Se informará a los asistentes del orden del día y se entregará documentación

necesaria para que cada miembro del Comité pueda preparar la reunión, con una antelación de dos días

Se respetará rigurosamente el horario marcado de inicio y final de la reunión. Nadie podrá ser sustituido. La persona que falte asumirá las decisiones del equipo. El lugar de la reunión será la oficina del Líder de Excelencia Los medios materiales a disposición del Comité de Excelencia se concentrarán

con el Secretario del Comité El Líder del Comité de Excelencia será el encargado de dirigir las reuniones. De cada reunión habrá que levantar la correspondiente acta, que deberá ser

aprobada al inicio de la reunión siguiente. El cronometrador será el encargado de controlar el tiempo que dura la misma y

el cumplimiento de la agenda.

Equipos de ExcelenciaLos equipos de Excelencia son formados por personas de la institución y se forman por un periodo determinado para diseñar, hacer el seguimiento y mejorar los procesos críticos que añaden valor a la organización y que permiten conseguir resultados de Excelencia. Se compone de un Auspiciante, un Líder, y cinco miembros. Las áreas de mejora:

Serán consideradas como áreas de mejora todas las propuestas en las diferentes sesiones de formación realizadas, las que surjan de los procesos de evaluación interna y externa de la Institución, así como otras que se puedan plantear desde diversas instancias, y que afecten a procesos referidos a cada uno de los criterios del modelo EFQM, que funcionen de manera defectuosa y que provoquen efectos no deseables y costes de no Excelencia.

La priorización de las áreas de mejora corresponde al Comité Evaluador juntamente con el Comité de Excelencia. Para este proceso se tendrán en cuenta la viabilidad, la facilidad, el coste, las repercusiones, etc., que puedan tener.

La selección y temporización de las áreas de mejora y mejoras serán responsabilidad del Comité de Excelencia, quien fijará sus objetivos, juntamente con el Comité Evaluador.

Formación y Composición de los Equipos

• Se formarán Equipos de Excelencia siempre que haya un área que mejorar.

• Los Equipos de Excelencia se formarán por un grupo de cinco miembros aproximadamente.

• El auspiciante del grupo será, normalmente, miembro del Comité Evaluador.

• El líder del grupo será nombrado por el auspiciante.• Los otros miembros serán personas voluntarias aprobadas por el

auspiciante y el coordinador, interesadas con el objetivo del área de mejora o mejora.

• El Comité de Excelencia propondrá los miembros que han de formar cada uno de los equipos. La incorporación o no a los equipos será decisión personal de los implicados.

• Para la mejora continua del funcionamiento de la Institución, sería interesante que todos los miembros de la Institución se implicasen en algún Equipo de Excelencia a lo largo del proceso, siempre y cuando el esfuerzo aportado por ellos mejore el rendimiento del equipo.

• Una vez desarrollada la propuesta de mejora y evaluado su desarrollo, se disolverá el Equipo.

Funciones de los Equipos de Excelencia

• Los Equipos de Excelencia deberán definir claramente el problema y ajustar sus objetivos como grupo.

• Los Equipos deberán seguir y evaluar la implantación de las propuestas aprobadas.

• Una vez acabado este proceso se disolverá el Equipo de Excelencia.

Funcionamiento de las Reuniones

• Las reuniones serán fijadas por los miembros del Equipo en la sesión anterior.

• La duración será la elegida por los miembros del Equipo.• El orden del día se fijará en la reunión anterior y se deberá respetar siempre

que sea posible.• Se informará a los asistentes del orden del día y se pondrán los medios para

que cada miembro pueda preparar la reunión con la antelación suficiente.• Se respetará el horario marcado de inicio y fin de la reunión siempre que

sea posible.• Ningún miembro del grupo podrá ser sustituido.• La persona que falte a la reunión asumirá las decisiones del grupo.• De cada reunión se levantará la correspondiente acta, que posteriormente,

el Director de Excelencia les hará llegar a través del coordinador del grupo.

Los miembros de un Equipo de Excelencia

Auspiciante

El Auspiciante del Equipo de Excelencia será nombrado por el Director General en una sesión del Comité Evaluador, y será miembro del mismo mientras dura en sus funciones.

Funciones:

Realizar el lanzamiento de Equipo y presentar los resultados esperados de la realización del mismo.Servir de enlace entre el Comité Evaluador y el Equipo.Animar la marcha del grupo y dinamizar cada componente.Realizar el seguimiento de la buena ejecución del proyecto.Conseguir el apoyo y el involucramiento de los líderes en caso se necesita.Realizar cambio de líder o de miembro de equipo en caso sea necesario.Conseguir formación, apoyo técnico o financiamiento para el grupo en caso sean necesario.

Líder

El líder del Equipo de Excelencia será nombrado por el auspiciante.

Funciones:

Informar a los miembros de su Equipo de las funciones de cada miembro y de sus obligaciones y responsabilidades.Presidir las reuniones de Equipo.Actuar de moderador del Equipo.Servir de enlace entre el Equipo, el Comité de Excelencia y el Auspiciante.

Secretario

Uno de los miembros del grupo será el secretario durante el tiempo que dure el área de mejora.

Funciones:

Elaborar las actas de cada reunión.Dar una copia del acta de la reunión al Líder del Comité de Excelencia, el Líder del Equipo de Excelencia y el Auspiciante.Poner al día de lo acontecido en la reunión a los posibles ausentes a la misma.Archivar la documentación del Equipo.

Cronometrador

Puede ser un miembro diferente en cada reunión o ser el mismo durante el tiempo que dure el área de mejora.

Funciones:

Fijar el tiempo de intervención de cada miembro.Recordar periódicamente el tiempo de que disponen.Procurar que cada punto del orden del día tenga un tiempo para ser tratado.

Ejercicio 1: Plan Estratégico del Comité de Excelencia

Objetivo– Acordar la Misión, Visión, Objetivos, Indicadores, Metas y Acciones.

Tiempo permitido– 30 minutos.

Método– Discutir en grupo y acordar la planificación estratégica del Comité de

Excelencia Institucional.

Entregable– Adaptar la planificación.

Ejercicio 2: Manual de Funcionamiento

Objetivo– Desarrollar la descripción de su Comité o Equipo de Excelencia y sus

respectivas responsabilidades.

Tiempo permitido– 30 minutos.

Método– Formar grupos de trabajo, y que cada grupo se responsabilice de un tema.– Discutir en grupo y acordar la estructura de su equipo. – Presentar al resto los resultados de la discusión.

Entregable– Manual de funcionamiento de su Comité o Equipo de Excelencia.





4. Puntos Críticos


6. Plan de Acción

Puntos Críticos de un Comité de Excelencia

Desarrollar y Retener el Compromiso de la Dirección

Desarrollar y desplegar sus comunicaciones

a) QUÉ mensajes necesita comunicar?

b) A QUIÉN necesita comunicar esos mensajes?

c) QUIÉN debería comunicar estos mensajes?

d) CÓMO deberían ser comunicados?

e) CUÁNDO deberían ser comunicados?

f) DÓNDE deberían ser comunicados?

Seleccionar y Formar a las Personas directamente Implicadas

¿Ha documentado ya completamente en su Hoja de Ruta

a) Cómo desarrollara y motivará al equipo que haga la Autoevaluación?

b) Cómo desarrollará y motivará a los equipos que se harán cargo de los tres Proyectos de Mejora?

c) Qué formación será necesaria para ayudar a las personas involucradas a hacer un buen trabajo?

Seguimiento al Proceso

• Evaluacion de los resultados• Seguimiento de los entregables• Documentar las lecciones aprendidas • Comunicar los resultados• Celebrar el exito





4. Puntos Críticos


6. Plan de Acción

Agenda de Reuniones de Seguimiento

Hora Ítem Detalle Duración Responsable

8:30Situación de compromisos de la reunión pasada

Revisión del estado 30 mLíder del Comité de Excelencia

9:30 Revisión general

•Revisión de mapa estratégico del Comité de Excelencia•Identificación de puntos clave

30 mLíder del Comité de Excelencia

10:00Revisión de indicadores

Revisión de indicadores de los proyectos

3 horasCada auspiciante de proyecto

13:00Revisión de la reunión

Síntesis de como comunicar avances

15 mLíder del Comité de Excelencia


Retroalimentación 15 m Ministro


Requerimientos nuevos 15 m Director General

13:45 Próxima reunión Próxima reunión 15 mLíder del Comité de Excelencia

Seguimiento de un Equipo de Excelencia

Acta de Reunión Equipo de Excelencia

Fecha Hora de inicio y fin Ubicación

Plan de acción Tema Responsable Fecha de fin

Puntos a tratarse

Asistentes

Ausentes

Temastratados

Decisiones

Bitácora de Actividades

Bitácora de Cambios

Fecha Problema Cambio InvolucradosAjustes de

cronograma

Ficha de Puesta al Día

Cierre de un Equipo de Excelencia

Gestión documental y resultados del proyecto, este documento incluye:

– Los productos finales del proyecto.– Los informes de avances entregados y el informe final.– las actas del proyecto.– Aprendizaje.– Herramientas utilizadas durante el proceso que se podrán replicar.– Plan de acción inicial y final del proyecto.– Archivo mediático.

Presentación de los resultados

– Un evento de cierre en el cual se comparte los resultados y experiencias del equipo a los directivos de la institución.

– Agradecimiento y reconocimiento al esfuerzo del Equipo de Excelencia. Implementación como parte de la gestión institucional

– Presentación al personal involucrado en los resultados del proyecto para su información y aplicación.

– Integración a los procesos institucionales con el equipo responsable de los procesos.

Ejercicio 3: Puntos Críticos del Comité y Cierre del Proyecto

Objetivo– Definir los puntos críticos del Comité de Excelencia.

– Definir entregables del cierre del proyecto.

Tiempo permitido– 20 minutos

Método– Formar 4 grupos de trabajo.– Discutir en grupo y acordar las actividades que realizaran para atender a los

puntos críticos de la implementación.– Discutir en grupo y acordar que entregarán el último día de ejecución.

Entregable– Ficha de actividades para atender desafíos del proceso (puntos críticos).– Ficha de cierre del proyecto.





4. Puntos Críticos


6. Plan de Acción

Información Clave del Plan de Acción (1ra. Parte)

1. Información general (Datos y Cifras)

2. Retos y estrategia de la institución

3. Mercado, propuesta y clientes

4. Operaciones, socios y proveedores

5. Estructura directiva y actividades

Informacion clave 1: Información general (Datos y Cifras)

Eso debe incluir: Nombre de la organización Dirección de la oficina del mas alto directivo Sector de actividad Misión Tipo de estatus legal Dueños- Inversionistas – relación directa con otras organizaciones en caso

existiera Organigrama de la empresa Información financiera clave Numero de empleados – (por área y por nivel jerárquico) Cobertura geográfica Numero de sitios Historia y Logros pasados (Breve reseña)

Informacion clave 2: Retos y estrategia de la organización

Eso debe incluir: Visión Estrategia de negocios FODA Ventaja competitiva Objetivos claves (Que soportan la misión, el logro de la visión y la estrategia) Factores claves de éxito

Información clave 3: Mercado, propuesta y clientes

Eso debe incluir: Mercado actual y futuro: descripción de gráficos (participación de

mercado y proyección). Segmento actual y futuro: descripción, necesidades y gráficos

(división de los ingresos – utilidad – significado para el futuro). Enliste la competencia clave actual y futura. Oferta actual y futura por segmento por producto: descripción del

producto y gráficos (división de los ingresos – utilidad – significado para el futuro).

Información clave 4 : Operaciones, socios y proveedores

Eso debe incluir: La estructura organizacional y las funciones claves Recursos y bienes claves Socios y proveedores claves– tipo y significado de la relación Impacto de la organización en la sociedad

Información clave 5: Estructura directiva y actividades

Eso debe incluir: La estructura de gobierno Valores Reuniones directivas claves Gestión de los resultados (Como la organización gestiona y mejora

sus resultados)

Completando la Autoevaluación

Fecha de la Autoevaluación

¿Uso un facilitador Externo?

Método de Autoevaluación

Brevemente describa:El Método usado para su autoevaluaciónComo se llevo a cabo la autoevaluaciónQuienes participaron de este ejercicio

¿Cuáles fueron las lecciones aprendidas y como se podría mejorar la próxima autoevlauaciónt?

Resultados de la Autoevaluación

Fortalezas Claves•Enliste las fortalezas más importantes de la organización que se identificaron y acordaron en la autoevaluación•Procurar colocar 2 fortalezas por cada concepto del Modelo.

Áreas de Mejora Claves•Enliste las áreas de mejora más importantes de la organización que se identificaron y acordaron en la autoevaluación.•Procurar colocar 2 áreas de mejora por cada concepto del Modelo.

Priorización de las Acciones de Mejora Descripción del Método de Priorización Utilizado para determinar los proyectos de mejora que se

llevaran a cabo.

Método de Priorización

Resultados

Enliste los 3 proyectos de mejora priorizados:

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Plan General

Proyecto Líder Sponsor J F M A M J J A S O N D Status

Proyecto 1

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Proyecto 2

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Proyecto 3

Fase 1

Fase 2

Fase 3

RREDEEDERR en la Planificación de Proyectos en la Planificación de Proyectos

Resultados– Lo que se quiere lograr

Enfoque– ¿Cómo se lo va a lograr?

Despliegue– ¿Cómo y en qué parte de la

organización debe aplicarse Evaluar

– ¿Cómo se mide la eficacia y eficiencia del enfoque y del despliegue en la entrega de los resultados esperados?

Refinar– La forma de utilizar el aprendizaje

y la innovación para mejorar el enfoque y despliegue

Preguntas REDER

• Resultados esperados– ¿Qué es lo que se quiere lograr?

• Enfoque– ¿Cómo se lo va a alcanzar?

• Despliegue– ¿Cómo / dónde / cuándo fue implementado?

• Evaluar– ¿Cómo se mide si está funcionando ó no?

• Refinar– ¿Qué hemos aprendido y que mejoras se han realizado?

Plan de Acción (2da. Parte)

Título

Responsable

Fecha de finalización del despliegue

Criterio del Modelo EFQM

Resultados Agentes

Estado Actual

Plan de Acción (cont.)

RESULTADO DESEADO: Describa el resultado o impacto que quiere lograr

¿Cuál es el objetivo? Que será diferente, el antes vs. el después

¿Por qué es importante para su organización?

¿Cómo medirá el éxito?

¿Cuál es el objetivo de mejora?


ENFOQUE: Describa como se planifica el proyecto y porque es necesario

¿Cuál es el problema que está tratando de solucionar?

¿Cómo fue identificado?

¿Qué planea hacer?

¿Por qué lo hará de esta manera?


DESPLIEGUE: Describa como se implementará el proyecto

¿Cómo el enfoque será implementado?

¿Dónde y Cuándo será implementado?

¿Quién o quienes contribuirán en la implementación?


EVALUACIÓN Y MEJORA: Describa como medirá el progreso del proyecto

Control y registro del progreso en comparación al plan (despliegue)

Control y registro del progreso en comparación al objetivo (los resultados)

Identificación, registro y difusión de aprendizajes


Acción ResponsableFecha de

finalizaciónE F M A M J J A S O N D Estatus

Ejercicio 4: Elaboración del Plan de Acción Institucional

Objetivo– Completar la Información de la Institución – Comité de Excelencia

– Utilizar REDER para determinar el plan de acción definido. – Equipos de Excelencia

Tiempo permitido– 45 minutos

Método– Aplique el REDER para describir con más detalle:

• ¿Cuál es el objetivo?• ¿Cómo funciona el enfoque?• ¿Cuándo se implementa?• ¿Cómo se determina si es eficaz y eficiente?• ¿Cómo se va perfeccionado y mejorando con el tiempo?

Entregable– Descripción de la Información Clave– Descripción REDER del proyecto escogido.

taller de lanzamiento de proyectos (asesor)

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