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Taller de Apoyo para la Elaboración de Evaluaciones Internas 2015
Sesión 7
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Contenidos Generales
Sesión
7
• Mecanismos de seguimiento del padrón de beneficiarios o derechohabientes.
• Mecanismos de seguimiento de indicadores
• Mecanismos de seguimiento de recomendaciones.
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IV. Evaluación de Cobertura y Operación
Apartado Contenidos
IV.4. Seguimiento del Padrón de Beneficiarios o Derechohabientes
El objetivo de este apartado es determinar los avances y mecanismos implementados en la elaboración, seguimiento y depuración del padrón de beneficiarios o derechohabientes del Programa. De acuerdo a la Ley de Desarrollo Social del Distrito Federal y su Reglamento es responsabilidad de los entes a cargo de programas sociales la concentración resguardo y buen uso de los padrones de beneficiarios de programas sociales, además de dar a conocer a más tardar el 31 de marzo la versión pública de éstos. Por lo anterior, se espera que en este apartado se aborde entre otras cosas
- La descripción de los procesos existentes para el procesamiento de la información de los beneficiarios, es decir, si existen, acciones estandarizadas que permitan establecer cada una de las etapas presentes desde la recepción de documentación hasta el mantenimiento de la base de datos (incorporación y baja de los beneficiarios, actualizaciones, etc.).
- Sí existe un área específica encargada de la sistematización, depuración y actualización de la información de los beneficiarios, señalando sus funciones principales y los medios con que cuenta para ejecutar tal encomienda. De no estar presente habría que argumentar el por qué se presenta tal situación.
- Establecer si el seguimiento del padrón de beneficiarios ha permitido contar con información oportuna y, con ello, fortalecer el proceso de planeación
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Reglamentación en torno a Padrones de Beneficiarios
El seguimiento, monitoreo y evaluación de las acciones de la política social son una actividad crucial para el eficiente funcionamiento y desempeño de la gestión pública en cualquier gobierno. Tener claridad respecto de en dónde, a través de qué acciones y en qué población se han utilizado los recursos de cada uno de los programas sociales, contribuye a transparentar las acciones del gobierno y proporciona certidumbre a los habitantes de la Ciudad, sean o no beneficiarios; además de que con ello se dota a la ciudadanía de recursos para calificar y valorar de forma más objetiva el desempeño gubernamental.
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Reglamentación en torno a Padrones de Beneficiarios
Consolidar la evaluación de resultados de la acción
gubernamental como un instrumento de la gestión pública de la
Ciudad de México
Ley de Desarrollo Social para el Distrito
Federal (LDS-DF) Artículo 34 y 42C
Eje 5 del PGD-DF
“Efectividad, Rendición
de Cuentas y Combate a
la Corrupción”
Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Artículo 14
Reglamento de la LDS-DF
Artículos 56 al 60
Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del
Distrito Federal Artículos 10, 29 y 97
Estatuto Orgánico
Artículo 9 y 26
Cada uno de los programas sociales deberá tener actualizado un
padrón de participantes o beneficiarios. Además, corresponde al
EVALÚA-DF y a la Contraloría General realizar su verificación
Los entes a cargo de programas sociales han de
integrar un padrón de beneficiarios, el cual ha
de ser público, integrando el número de
participantes, su distribución por sexo y grupos
de edad, el monto de los recursos asignados y su
distribución por unidades territoriales.
Para impulsar la perspectiva de género, los
programas sociales identificarán a la población
objetivo y la atendida por sexo y grupo de edad.
Además, deberá existir coordinación entre las
Delegaciones para evitar duplicidad de acciones
Los Entes que a su cargo tengan programas
sociales deberán mantener actualizada la
información respecto de los montos, criterios,
convocatorias y listado de personas a quienes se
les entregue o permita usar recursos públicos.
Faculta a la Dirección General del
Consejo proponer al Comité el Programa
de verificación de padrones, el cual ha de
ser llevado a cabo por la Contraloría
General
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¿Cuáles son los Elementos de un Padrones de Beneficiarios?
Ley de Desarrollo Social (Artículo 34 ) • Nombres • Edad • Sexo • Unidad territorial • Delegación de los beneficiarios
Reglamento LDS-DF (Artículo 58 ) I. Nombre completo; II. Lugar y fecha de nacimiento; III. Sexo; IV. Edad; V. Pertenencia étnica; VI. Grado máximo de estudios; VII. Tiempo de residencia en el Distrito Federal; VIII. Domicilio; IX. Ocupación; X. Datos de los padres o tutores, en su caso, y XI. Clave Única de Registro de Población.
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Formato de integración de los Padrones de Beneficiarios
Subprograma o vertiente
Objetivo general
Tipo de programa social
Descripción de los bienes materiales,
monetarios y/o servicios que otorgó el
programa
Periodo que se reporta
Tipo de población atendida
Derecho social que garantiza de acuerdo a la
Ley de Desarrollo Social para el Distrito
Federal
Consecutivo
Nombre Completo Lugar de residencia
Sexo Edad Apellido
Paterno
Apellido
Materno Nombre(s)
Unidad
Territorial Delegación
1
2
3
"(NOMBRE DE LA ENTIDAD, DEPENDENCIA, DELEGACIÓN U ÓRGANO ENCARGADO DE OPERAR EL PROGRAMA)"
Padrón de Derechohabientes y/o Beneficiarios del Programa: (NOMBRE DEL PROGRAMA)
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¿Más que cumplir con la reglamentación
PARA QUÉ SIRVE TENER UN PADRÓN DE BENEFICIARIOS?
Permite tener la información básica del perfil sociodemográfico de la población atendida. Aporta elementos para hacer un seguimiento sobre los beneficios otorgados. Es un mecanismo de monitoreo entre diferentes instituciones (cruce de datos). Permite la Movilidad de la población beneficiaria e incorporación de la población en “espera”
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¿Cuáles son los procesos generales en la manipulación de un padrón de beneficiarios?
• Atención de nuevos beneficiarios y/o administración de expedientes
Procesamiento de datos
• Desarrollo de un sistema
• Actualización (altas, bajas, suspensiones…)
• Sistemas de seguridad y restauración
Resguardo y Depuración
• Uso de la información contenida en el padrón
Explotación
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Incorporación de Beneficiarios al Programa Educación Garantizada (primera parte)
Inicio
El menor y su tutor se
presentan en el Módulo de
Atención del Programa
Se recibe y revisa la
documentación
Se genera cédula de
registro física y electrónica
Se realiza la integración
del expediente del menor
No
Sí
¿Cumple con los
requisitos?¿Es posible solventar
los requisitos?
Se descarta la posibilidad de
acceso al ProgramaFin
No
Sí
Se agenda cita para el
siguiente día para
complementar el total de
los requisitos
Sigue en
el paso A
Paso
A
Se envía el total de
registros a la SLO
mediante oficio
Se turna a la DEAN para si
envío a FIDEGAR
Fin
Concepto Descripción
DEAN Dirección Ejecutiva de Apoyo a la Niñez
SLO Subdirección de Logística y Operación
FIDEGAR Fideicomiso Educación Garantizada
Evaluación de Cobertura y Operación del Programa Educación Garantizada 2007-2009
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Incorporación de Beneficiarios al Programa Educación Garantizada (2ª Parte)
Evaluación de Cobertura y Operación del Programa Educación Garantizada 2007-2009
Inicio
Fin
Conforma la transmisión
de archivo de “altas” e
imprime comprobante
Envía base de datos de
“nuevos beneficiarios” a la
DI
´Sí
Se identifica errores e
informa a la DI para su
corrección
General el archivo de
“Altas” y envía a la SRF
Recibe el archivo de
“altas” y lo transmite a
través de la banca
electrónica
¿Se realizó
correctamente?
No
La DEG recibe solicitud de
“nuevos beneficiarios”
Informa a la DEG que la
transmisión se realizó con
éxito
Los nuevos beneficiarios
son dados de “alta” en
espera de la entrega de la
tarjeta bancaria
Concepto Descripción
DEG Dirección de Educación Garantizada
DI Dirección de Informática
SRF Subdirección de Recursos Financieros
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Conformación del Padrón de Beneficiarios
Evaluación de Cobertura y Operación del Programa Va Segur@ 2008-2009
Aseguradora recibe reportes y envía concentrado a la
Coordinación de Aseguramiento contra Accidentes
Se establece comunicación con el
centro de contacto del Programa al
01 800 633 28 26
Operador analiza
la situación
No
Se registra y envía relación de
los eventos efectuados
Sí
Personal medico dictamina,
diagnóstica y atiende el evento
Se le asigna número de siniestro
y hospital de atención
No Sí
La Coordinación de
Aseguramiento contra
Accidentes recibe información
El estudiante sufre un accidente escolar
¿Cumple con los
requisitos?
¿Se presenta en el
hospital?
Los nuevos registros se integran al
padrón de beneficiarios Fin
Inicio
Fin
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Cada programa social lleva a cabo proceso específicos y cuenta con áreas definidas para procesar la información recogida de los beneficiarios para la integración de un padrón de beneficiarios. Dichos mecanismos no son homogéneos en todas las Entidades cada una establece los que mejor le convienen y que se ajustan a los recursos con que cuenta. Sin embargo, los elementos mínimos que debieran ser considerados en la construcción de un padrón de beneficiarios son: • Integración • Perduración • Congruencia • Nivel de difusión • Manejo y tratamiento del padrón
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Integración Se refiere a verificar que la versión pública de los padrones de beneficiarios cuenten las variables: nombres, edad, sexo, unidad territorial y delegación. En tanto, que la versión no publica incorpore una mayor cantidad de variables acorde a las necesidades de los operadores del programa. Perduración Verificar la durabilidad y estabilidad de los padrones a lo largo de los años de su operación, esto es, si un programa social se ha mantenido a lo largo del tiempo. El padrón sebe ser también perdurable, registrando y actualizando altas y bajas de los usuarios o derechohabientes.
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Integración Corroborar que los usuarios o derechohabientes sean aquellos que cumplen con los requisitos establecidos en las reglas de operación. Si existió modificación de los criterios de selección, estos cambios deberán de estar integrados para dar soporte al ingreso de los nuevos beneficiarios que se agreguen con las nuevas características de selección. Nivel de Difusión Constatar que de forma cotidiana el padrón de beneficiarios se encuentre publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, a más tardar el 31 de marzo del año de ejercicio.
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El Manejo y Tratamiento del Padrón Valorar si dentro de la entidad existen procesos estructurados desde la entrega de datos y documentación de los usuarios o derechohabientes, hasta la captura y procesamiento de dicha información; y Que la base de datos del padrón de beneficiarios sea lo suficientemente robusto para recuperarse frente a errores o usos inadecuados así como para realizar reparaciones, confirmar su seguridad en el acceso a datos compartidos y aplicaciones específicas; restricciones en el acceso a los procedimientos para ciertos usuarios; regulación de uso para los diferentes usuarios, etc.
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Programa de Verificación de padrones 2013
Total de padrones 45
Programas que se
Mantienen: 35 Programas Recientes:
10
Programas
Área Central:
14
Programas en
delegaciones:
21
Programas
Área Central:
1
Programas en
delegaciones:
9
10 Programas con el
mayor presupuesto
4 Programas con
presupuestos por debajo de
la media
15 Programas con el mayor
presupuesto
6 Programas con presupuestos
por debajo de la media
Programas con el
mayor presupuesto
asignado
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Resultados del Programa de Verificación de padrones Aún se presentan áreas de oportunidad significativas en torno a la estructuración adecuada de los padrones de programas sociales, pues los encargados de tales acciones muchas de las veces carecen de manuales y/o procedimientos estandarizados al interior de sus Entes que les permitan, en primera instancia, la sistematización y procesamiento adecuado de sus padrones de beneficiarios y, luego, un mayor control y explotación de éstos, con lo cual se conviertan en una herramienta de gestión pública y no sólo sean éstos una obligación mandatada por Ley.
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Resultados del Programa de Verificación de padrones “Integración” Se encontró que 32.7% de los registros analizados no presentaron observaciones (es decir, fueron integrados de forma adecuada). De los padrones que sí presentaron observaciones, se evidenció que la principal problemática detectada radica en la falta de “campos” en la base de datos de los padrones de beneficiarios, siendo que casi la mitad de los registros analizados (47.3%) presentan dicha anomalía.
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Resultados del Programa de Verificación de padrones “Perduración” Más de la mitad de los registros analizados (54%) cumplieron con los requerimientos del criterio y no presentaron observación alguna. De los que sí presentaron ésta se tiene que la mayor parte se centró en deficiencias en la actualización de la base de datos y sus registros (38.0%). “Congruencia” La mayor parte de los registros analizados no presentaron alguna observación al respecto (58.5%).
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Resultados del Programa de Verificación de padrones “Nivel de Difusión” Mayoritariamente los padrones analizados no presentan observación alguna en tal criterio; sin embargo, de los que sí, la categoría que en mayor proporción se registra fue la no publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal ni en el Sistema de Información del Desarrollo Social con un 29.2%. “Manejo y Tratamiento del Padrón” Casi la mitad de los padrones analizados no presentaron observación alguna (47.3%). En tanto, la principal deficiencia radicó en la existencia de deficientes o nulos procesos de organización y procesamiento de la base de datos y sus insumos (34.5%).
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IV. Evaluación de Cobertura y Operación
Apartado Contenidos
IV.5. Mecanismos de Seguimiento de Indicadores
El objetivo de este apartado es caracterizar los mecanismos de generación, recolección y registro de información para el seguimiento del programa a través de los indicadores diseñados. El seguimiento implica una función continua a partir de la cual se realizará una recopilación sistemática de datos sobre indicadores específicos mediante los cuales se proporciona a los administradores y a las partes interesadas, información relevante sobre el avance y el logro de los objetivos de un proyecto; así como, la utilización de los fondos y recursos asignados a este (Comité de Asistencia para el Desarrollo (CAD)-Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE). 2002. “Glosario de los principales términos sobre evaluación y gestión basada en resultados”. París, pág. 27).
En el apartado III.5. Matriz de Indicadores del Programa Social de esta evaluación interna se solicita el diseño de indicadores de monitoreo y evaluación del programa social, basados en la Metodología de Marco Lógico. En este sentido, en este apartado se deberá analizar la existencia y periodicidad de los procedimientos que permitan la concentración y tratamiento de la información “insumo” de dichos indicadores; la caracterización de las áreas encargadas de ejecutar tales procesos; las acciones de monitoreo a los resultados de tales indicadores y la retroalimentación y/o mejoras que han sufrido; entre otras
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Identificación de insumos
asociados a los indicadores
Descripción de procesos de
generación de información
Establecimiento
de áreas encargadas de
depurar información
Concentración de información
y resguardo
Identificación de procesos de
reporte periódico de los
indicadores
Mecanismos de Seguimiento de Indicadores
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Supervisión del Programa Va Segur@ por parte de la Dirección de Educación Garantizada
Envía mensualmente registro
de los beneficiarios que se
atendieron
Dirección de Educación
Garantizada
Coordinación de Aseguramiento
contra Accidentes
Aseguradora
Proporciona la ATENCIÓN
MÉDICA a los alumnos de
escuelas públicas del D.F. que
hayan sufrido un accidente
escolar
Supervisa
MECANISMOS DE
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO del
Programa.
Vigilia el
CUMPLIMIENTO DE
LA ASEGURADORA
de acuerdo a lo que se
estableció en el contrato
Promociona y difunde el
Programa
Evaluación de Cobertura y Operación del Programa Va Segur@ 2008-2009
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Inicio
DI actualiza el padrón de
beneficiarios incorporando
altas y bajas al Programa
DI revisa y genera la base de
datos para la dispersión
Solicita a DRF la
autorización de los recursos
DRF Verifica y respalda la
información
¿Autoriza los
recursos?
Sí
No
DI envía base de datos para
dispersión a la Institución
Bancaria
Institución Bancaria realiza
el depósito
Institución Bancaria informa
a la DI
DI recibe informe y
comunica a la DEG
Fin
Sistematización de la Información para el Depósito de los Apoyos Económicos del
Programa de Educación Garantizada
Evaluación de Cobertura y Operación del Programa Educación Garantizada 2007-2009
Concepto Descripción
DEG Dirección de Educación Garantizada
DRF Dirección de Recursos Financieros
DI Dirección de Informática
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Pago a los Beneficios
Evaluación de Cobertura y Operación del Programa Va Segur@ 2008-2009
Inicio El estudiante sufre accidente
escolar
Fin
Se comunica al Centro de Contacto y recibe la orientación
Requiere atención
médica
Se establece procedimiento
de indemnización
Se determina pago
de gastos
funerarios
Sí No
Se establece pago
de prima por
muerte accidental
¿El estudiante es
menor de 12 años?
Aseguradora investiga y
comprueba el siniestro
Se elabora
diagnóstico
Recibe número de
siniestro
¿El estudiante se
recupera
satisfactoriamente?
Sí No
Sufre pérdida
de órganos
Fallece
Tiene pérdida de
órganos A
Fallece B
A B
Acude a la
institución indicada
El padre o tutor recibe
cheque con el pago de a
cuerdo al monto establecido
La Coordinación de Aseguramiento contra
Accidentes recibe reportes
¿El pago procede?
Sí No
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Supervisión de las acciones del Programa
Evaluación de Cobertura y Operación del Programa Va Segur@ 2008-2009
Inicio
Se verifica que los procedimientos se
realicen en tiempo y forma de
acuerdo a lo establecido
Se revisar que toda la documentación de los
beneficiarios se encuentre en un expediente
individual debidamente identificado y archivado
La Coordinación de Aseguramiento contra Accidentes
establece contacto con el representante de la aseguradora
El programa opera adecuadamente Fin
¿La inspección es
satisfactoria?
Sí No
¿La anomalía
es interna?
Sí No
Se revisa nuevamente
la documentación de
los beneficiarios
Se establece comunicación
con la aseguradora para
corregir falla
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Atención de Quejas y Sugerencias
Evaluación de Cobertura y Operación del Programa Va Segur@ 2008-2009
El solicitante se comunica con el Programa
La solicitud es analizada
Se cuenta con la
información suficiente
La solicitud se
responde
inmediatamente
Sí No
Sí No
Se investiga la
información requerida
La Coordinación se comunica
con el solicitante
¿La información corresponde a
la Coordinación
Concluye el proceso
Se turna la solicitud al área
correspondiente y se da
aviso al ciudadano
Inicio
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IV. Evaluación de Cobertura y Operación
Apartado Contenidos
IV.6. Avances en las Recomendaciones de la Evaluación
De acuerdo con los Lineamientos para la Evaluación Interna 2014, el año anterior se solicitó que las evaluaciones internas realizadas, derivado de las conclusiones a las que se llegaban, plantearan medidas correctivas o de reorientación y un cronograma de seguimiento, incluyendo las áreas encargadas de su instrumentación. En ese sentido, durante la presente evaluación se deberá reportar el avance en la instrumentación de dichas recomendaciones y/o sugerencias.
Además se deberá describir cuál es el área responsable de su seguimiento, plantear en cada caso una justificación del nivel de cumplimiento de la recomendación o las razones para ser desechada, además de los retos enfrentados para su instrumentación y seguimiento.
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IV. Evaluación de Cobertura y Operación
Plazo Recomendación
o sugerencia
Etapa de incidencia en el programa Situación al primer
semestre 2015
Diseño Operación Control Evaluación En proceso No iniciada Desechada
Corto plazo (hasta 6 meses)
Mediano plazo (hasta un año)
Largo plazo (más de un año)