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TALLER N° 1 LUIS YOVANI GONZALEZ CEDIEL UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

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Gestión Documental

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Page 1: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

TALLER N° 1

LUIS YOVANI GONZALEZ CEDIEL

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

Page 2: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

TALLER N° 1

LUIS YOVANI GONZALEZ CEDIEL

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

Page 3: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

TAREA (En issuu)

(Individual)

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras

fuentes, realice lo siguiente:

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente

documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en

http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo

General de la Nación.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición

que da del mismo el AGN.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión

Documental?

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal?

Page 4: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas

comprenden.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un

Programa de Gestión Documental para las empresas.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco

Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera

apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por

la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la

entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada

una su explicación.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos

puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.

Posteriormente, en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su nombre y el

enlace correspondiente(URL) donde quedó su trabajo en ISSUU.

Page 5: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

1. Origen de la Gestión Documental

En los inicios, la gestión documental ha existido desde hace miles de años.

Las bibliotecas antiguas organizaban listados de documentos por carpetas

y categorías (ej. La biblioteca del Vaticano todavía organiza sus

documentos por categorías).

Posteriormente –el desarrollo del sistema decimal nos permitió obtener

ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una

biblioteca pública, mediante las fichas/catalogo que ayudaban a encontrar

la sección y el libro buscado.

En las oficinas se llenan papeles por sistema (las oficinas tienen diferentes

sistemas, diferentes estructuras organizativas, diferentes herramientas de

localización, etc...). Pero la gestión documental supone un punto crítico, si

no se gestiona correctamente puede suponer un caos total a nivel de donde

se almacenan los documentos y como se indexan y distribuyen los mismos

(lo fácil que es encontrar un documento).

Inicio de las Computadoras, en los inicios del sistema operative DOS, los

documentos comenzaron a organizarse en diferentes discos "floppy disks" (de 5'

25" o 3' 5" pulgadas y con capacidad para 512Kb o 1024Kb) donde se etiquetaban

manualmente y se guardaban en cajas tipo archivador para poder encontrar el

disco apropiado según el documento que se necesitaba.

Page 6: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

El nombre del fichero digital también intentaba relacionar el contenido del mismo,

así se creaban documentos con el nombre NOMBRECLIENTE.FAC o

NOMBRECLIENTE.CON según si el documento era una factura o un contrato.

Con todo ello se conseguía un sistema de gestión documental rudimentario y que

dependía mayoritariamente del trabajo manual de los usuarios responsables de la

empresa.

Con el crecimiento de los sistemas Windows y Max, con interfaz gráfica

incorporada, el concepto de las carpetas desarrollaron la necesidad de organizar

los documentos en los propios sistemas. Las carpetas reemplazaron a los "floppy

disks" y los documentos eran almacenados en discos duros "hard drives", y

posteriormente cuando aparecieron los servidores (dentro de los discos duros de

los servidores), todo ello sin embargo bastante parecido al método con discos

"floppy disks".

A partir de este momento los documentos no tenían por qué estar presentes en

formato de papel pero cada documento en papel tenia un fichero digital que lo

referenciaba o identificaba, en cambio la información digital no debe tener

necesariamente tener un componente en papel.

En el siglo 21, con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos

tradicionales, los documentos se visualizan ahora como registros y datos adjuntos

que comprenden a información digital como (fotografías, imágenes, sonidos,

correos, folletos, presentaciones, videos, y por supuesto documentos escritos "que

se comprenden por cualquiera de los anteriores").

Page 7: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Los documentos en papel pueden estar en un solo sitio al mismo tiempo, en su

lugar los documentos digitales están disponibles en cualquier lugar y múltiples

usuarios pueden acceder a ellos simultáneamente.

2. Archivo General de la Nación

Según el Archivo General de la Nación la Gestión Documental es la encargada de

la conservación, uso y descarte de los documentos. Su objetivo es lograr

documentación exacta de las políticas y procedimientos de una organización.

Podemos determinar que la Gestión Documental es el conjunto de normas

técnicas y prácticas cuyo fin es administrar el flujo de documentos dentro de una

organización, permitiendo la recuperación, tiempo de vida, uso y descarte de la

información, aplicando principios de racionalización y economía.

3. AGN

Documento

Es la prueba o testimonio de un acto que tiene información relacionada con una

institución u organización en el desarrollo de sus funciones y actividades, puede

presentarse de forma física o digital.

Page 8: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Documento de Archivo

Un documento de archivo es el resumen de la información que produce una

persona u organización en el ejercicio de sus actividades, dicha información debe

tener valor económico, social, cultural, científico, etc. que debe ser conservada.

En este punto se excluyen documentos que puedan ser conservados como

material de referencia u otro tipo de información que sea guardada para ser

expuesta al público.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación?

La Corona española, desde el comienzo mismo de la Conquista, pretendió

proteger la documentación generada por la administración indiana. Así, Francisco

Pizarro recibió la orden de conformar archivos oficiales y que tal disposición se

siguiera en todas las posesiones españolas.

En consecuencia, Sebastián de Belalcázar ordenó hacia 1535 que se depositaran

en un arca libros y registros de aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad

de Quito.

Page 9: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Años más tarde, hacia 1567, la Real Audiencia y Cancillería del Nuevo Reino de

Granada dispuso la creación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos

a causa de los continuos incendios que se sucedían en los sitios de su custodia.

La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos

oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real. En el

Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé, se precisó entonces, que por

orden de Andrés Díaz Venero de Leiva, presidente de la corporación y gobernador

del Nuevo Reino, "se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas

y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y

los que adelante se ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho

hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos

papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar

en buhíos y casas de paja..."

El Archivo General de la Nación fue creado a través de la Ley 80 de 1989.

5. Sistema Nacional de Archivos

Es el conjunto de instituciones archivísticas que desean pertenecer al sistema,

estas deben tener funciones privadas y públicas y pueden ser de orden

nacional, distrital, departamental o municipal, y de las comunidades indígenas

Page 10: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

creadas por ley. Articuladas dentro de ellas permiten la homogenización y

normalización de procesos archivísticos, promoviendo el desarrollo de estos

centros de información.

El Sistema Nacional de Archivos recibe orientación del Archivo General de la

Nación quien aporta a la construcción de la política archivística en Colombia,

brindando asesoría sobre su organización, manejo, preservación, servicio,

conservación y control de los archivos.

Para su desarrollo, el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de

articulación así:

• En el nivel Nacional

Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación.

Instancias Asesoras: Comités Técnicos.

• En el nivel Departamental

Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento.

Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.

Page 11: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

• En el nivel Distrital

Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito.

Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos.

• En el nivel Municipal

Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio.

Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.

6. Art. 3 Ley 594 de 2000.

7. Se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de

gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de

archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las

tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables,

notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.

Page 12: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

8. Objetivos

Objetivo General

Normalizar el programa de forma sistemática para la orientación de

entidades y hacer más eficiente su implantación.

Objetivos Específicos

Definir el Programa de Gestión Documental en términos de procesos

durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información,

formatos establecidos y aplicables.

Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los

procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una

institución.

Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas

por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión

documental.

9. Aspectos

Administrativos

Un programa debe poseer trasparencia como también deberá simplificar

trámites en el manejo de la documentación.

Page 13: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Económicos

- Reducción de costos en la conservación de documentos que no son

necesarios o no tienen un valor considerable

- Destino de los recursos

Archivísticos

Principio de procedencia y principio de orden original. Ley 594 de 2000

10. Procesos de un programa de gestión documental

La Ley 594 de 2000 en su artículo 22 establece que la gestión de documentos

dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la

producción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición

final de los documentos.

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental,

se determinan los siguientes procesos relacionados entre sí y se desarrollarán

en las unidades de correspondencia durante las etapas del ciclo vital del

documento.

- Producción

Page 14: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

- Recepción

- Distribución

- Trámite

- Organización

- Consulta

- Conservación

- Disposición final del documento

Producción documental

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

Marco normativo

Ley 43 de 1913

Código Penal Artículos 218 al 228 y 231

Código de Procedimiento Penal Artículos 261, 262 y 263

Código de Comercio Artículos 48, 51 y 54

Decreto 2649 de 1993 Artículo 123

Decreto 1584 de 1994

Decreto 2150 de 1995

Acuerdo AGN 060 de 2001

Page 15: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Circular Interna AGN N° 13 DE 1999

NTC 1673

NTC 222:1986

NTC 2676

NTC 3393

NTC 4436

Recepción de documentos

Conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una institución para

la admisión de los documentos remitidos a una persona natural o jurídica.

Marco Normativo

Constitución política Artículo 15

Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 32

Acuerdo AGN 060 de 2001

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12

Distribución de documentos

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Page 16: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Marco normativo

Decreto 229 de 1995

Decreto 2159 de 1995 Artículo 25

Acuerdo 060 del 2001 Artículo 3

Trámite de documentos

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de

su función administrativa.

Marco Normativo

Constitución Política Artículo 23

Ley 58 de 1982

Decreto 01 de 1984

Decreto 2150 de 1995 Artículos 6, 16, 17, 22 y 25

Decreto 1222 de 1999 Artículo 33

Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículos 3, 6 y 8

Page 17: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Organización de los documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los

documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

Marco Normativo

Ley 4 de 1913 Artículos 229 y 337

Ley 80 de 1993 Artículo 55

Código de Comercio Artículo 60

Decreto 1382 de 1995

Decreto 254 del 2000

Decreto 4124 de 2004

Acuerdo AGN 007 de 1994

Acuerdo AGN 09 de 1995

Acuerdo AGN 12 de 1995

Acuerdo AGN 09 de 1997

Acuerdo AGN 16 de 2002

Acuerdo AGN 030 de 2002

Acuerdo AGN 041 de 2002

Acuerdo AGN 042 de 2002

Page 18: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Acuerdo AGN 015 de 2003

Acuerdo AGN 02 de 2004

Acuerdo AGN 07 de 2002

Acuerdo AGN 01 de 2003

Circular AGN 07 de 2002

Circular AGN 01 de 2003

Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004

Circular AGN 01 de 2004

Resolución AGN 147 de 1997

Resolución AGN 081 de 2001

Resolución AGN 183 de 2004

Resolución MinSalud 1995 de 1999

Resolución MinProtección Social 001715 de 2005

NTC 4095

NTC 5029

Page 19: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Consulta de documentos

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen (GRGA).

Marco Normativo

Constitución Política Artículo 20

Ley 4 de 1913

Ley 57 de 1985 Artículos 1 y del 12 al 27

Decreto 01 de 1984

Decreto 2126 de 1992 Artículo 51

Acuerdo AGN 47 de 2000

Acuerdo AGN 56 de 2000

Conservación de documentos

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, afoptadas para garantizar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

(GRGA).

Marco Normativo

Constitución Política Artículo 8 y 95

Page 20: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Código Procedimiento Civil Artículo 251

Ley 47 de 1920

Ley 14 de 1936

Ley de 1981 Artículos 1, 2, 3 y 4

Ley 63 de 1986

Ley 6 de 1992 Artículo 74

Ley 80 de 1993 Artículo 39

Ley 397 de 1997

Disposición Final de los documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su

conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en

las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Marco Normativo

Constitución Política Artículo 63, 70 y 71

Ley 47 de 1920

Ley 14 de 1936

Ley 163 de 1959

Page 21: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Ley 39 de 1981

Ley 80 de 1993 Artículo 39

Decreto 2527 de 1950

Decreto 3354 de 1954

Decreto 2620 de 1993

Decreto 960 de 1970

11. Tablas de Retención Documental

VENTAJAS DE LA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL Y EL LEVANTAMIENTO TÉCNICO DE LAS TABLAS DE

VALORACIÓN DOCUMENTAL Y SU APLICACIÓN AL FONDO DOCUMENTAL

ACUMULADO

El proceso de elaboración de las Tablas de Retención documental para la entidad

gracias a la aplicación de la Tablas de Retención Documental facilita la

administración, racionalización en los procesos documentales y el manejo Integral

de la información, además que reduce en gran medida el exceso de documentos

que generalmente se conservan en la institución y que no son importantes para la

misma.

Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

Page 22: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

Reducción de los costes de archivado

Reducción de la recuperación de un documento.

Acceso concurrente a un documento.

Mejora de atención a los clientes.

Reducción de costes legales.

Reducción de costes de acceso a la documentación.

Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.

Incremento en la satisfacción de Usuarios.

12. Ventajas Programa Gestión Documental

El programa de gestión documental es una guía que permite definir el proceso que

debe tener todo documento en sus etapas.

Ventajas

Localización. Dónde se almacenarán los documentos. Cómo se accederá a

ellos

Ahorro de tiempo en la recuperación de un documento

Seguridad. Las normas de restricción del acceso al documento permite su

conservación

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos

Productividad. Acceso mas eficiente

Page 23: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

13.

ENUNCIADO EXPLICACION

Acuerdo AGN 060 De 2001

Por el cual se establecen pautas para la

administración de las comunicaciones

oficiales en las entidades públicas y las

privadas que cumplen funciones

públicas

Define las clases de documentos y

forma de radicar, reglamenta acceso

y manejo de la correspondencia y

comunicaciones oficiales, internas,

externas, personal, entre otros.

Acuerdo AGN 002 de 2004

Por el cual se establecen los

lineamientos básicos para la

organización de fondos acumulados.

Establece los lineamientos a seguir

por las entidades del estado y las

privadas que prestan funciones

públicas, para la organización de

fondos acumulados y aplicación de

las TVD.

NTC 2223:1986

Equipos y Útiles de oficina. Tinta Liquida

para escribir.

Es una norma técnica en donde se

especifican las condiciones que

debe cumplir la tinta para impresión

de documentos, con el fin de

garantizar la perdurabilidad y

conservación en el tiempo.

Acuerdo N° 047 de 2000

Por el cual se establecen pautas para la

administración de las comunicaciones

Reglamenta el acceso a los

documentos con el fin de garantizar

su preservación, como fuentes de

Page 24: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

oficiales en las entidades públicas y las

privadas que cumplen funciones

públicas"

consulta y memoria histórica,

garantizando el cumplimiento de los

derechos y deberes de los

ciudadanos.

Decreto 2527 de 1950:

Procedimiento de microfilmen los

archivos y valor probatorio de las copias

fotostáticas de los documentos

microfilmados.

Es conveniente darle mayor

seguridad a los archivos, tanto

oficiales de la Administración

Pública, como a los demás de

interés colectivo, especialmente a

los de las instituciones de crédito y

las entidades vinculadas a la

economía y a la cultura patrias;

conservar los archivos en

condiciones de seguridad, economía

y eficacia.

14. Privacidad de los documentos

Constitución política de Colombia

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y

familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

Page 25: Taller 1 Luis Yovani González Cediel

De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las

informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en

archivos de entidades públicas y privadas.

- En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad

y demás garantías consagradas en la constitución.

- La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.

Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los

casos y con las formalidades que establezca la ley.