taklimat pengurusan stor - mofe.gov.bn documents/pdf/store management.pdf · folio no:aaa 111 srv...
TRANSCRIPT
PEGAWAI YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN
PK 15 - PEGAWAI PERKIRAAN
Seorang pegawai awam / Kerajaan yang diserahkan tugas untuk memungut, menerima atau
memperhitungkan sebarang Wang Awam / Negara; membayar Wang Negara; dan Menerima, Menyimpan
atau Membuang atau Memperhitungkan Barang-Barang Stor
PK 501 – TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
Setiap Ketua Jabatan secara peribadi dan kewangan bertanggungjawab terhadap pengawasan, pemeliharaan dan pengawalan secara am keatas barang-barang stor yang diterima atau dipegang olehJabatan yang perbelanjaannya dikawal oleh Ketua Jabatan itu.
PK 502 – TANGGUNGJAWAB PEGAWAI KERAJAAN
Mereka ini bertanggungjawab secara peribadi dan kewangan terhadap barang-barang stor yang di bawahkawalan atau dalam jagaannya.
Definasi Stor Negara :Semua barang stor yang diterima, dipegang, disimpan oleh pegawai Kerajaan atau atas tugasnya untukmembeli barang stor menggunakan peruntukan Kerajaan dan bagi kegunaan dan kemudahanKerajaan sahaja.
JENIS BARANG-BARANG STOR
PK 501
Istilah barang-barang stor adalah dikenakan kepada semua harta benda negara, barang-barang, alat-alat
kelengkapan, perabot-perabot, jentera-jentera, dan mesin-mesin , alat-alat pertukangan, perkakas-perkakas,
dan barang-barang gunahabis dsb.
PK 504 - Barang-Barang Tidak Beruntuk PK 505 - Barang-Barang Beruntuk
Barang-barang stor yang belum lagi
diperuntukkan peruntukannya dan yang dibiayai
melalui Kumpulan-Kumpulan Wang Berkanun
mengikut ta’arif Perintah Perlembagaan
(Peraturan Kewangan) 1959.
Barang-barang yang dibeli melalui peruntukan
Kementerian atau Jabatan yang diketahui,
ATAU
barang-barang yang diterima daripada Barang-
Barang Tidak Beruntuk
Contoh: Beras, Gula, Barang-Barang Jualan di
Pusat Kesenian & Pertukangan Tangan
Diperkirakan mengikut jumlah banyaknya dan
jenisnya.
Semua Barang-Barang Tidak Beruntok
hendaklah dinyatakan banyaknya dan harganya
dan “Trading Account” perlu disediakan
Buku Lejar, Buku Daftar dan Bin Card perlu
disediakan
PK 503 – 2 jenis Barang Stor
JENIS BARANG-BARANG BERUNTUK
Bil PK/Jenis KegunaannyaDicatit ke
dalam
Pihak yang
membenarkan
penghapusan
1.PK 505.1
Lejar Simpanan
Dipegang dalam simpanan untuk
kegunaan kemudian
Lejar
Simpanan
Kementerian
Kewangan dan
Ekonomi
2.
PK 505.2
Daftar Barang-Barang
(Fixed Assets)
Barang tahan lama untuk
digunakan serta-merta (seperti
perabot)
Buku Daftar
Kementerian
Kewangan dan
Ekonomi
3.
PK 505.3
Guna Habis
(Consumable)
Digunakan habis & tidak
dikehendaki untuk
diperhitungkan selanjutnya
Buku Daftar
(Jika perlu)
Setiausaha Tetap/
Ketua Jabatan
JENIS BARANG : LEJAR SIMPANAN
PERALATAN PAIP AIR PERALATAN PEJABAT
BAHAN PENCUCI PERALATAN BOMBA
• UNTUK KEGUNAAN
KEMUDIAN KELAK;
• BIN CARD BAGI SETIAP
BARANGAN; DAN
• PERLU DICATAT KE DALAM
BUKU LEJAR
CONTOH: BUKU LEJAR SIMPANAN
Keterangan Barang : Printer Cartridge 17G0152 (Lexmark)
Folio No: AAA 111
SRV – Store Receipt Voucher (Baucar Penerimaan Barang)
SIV – Store Issue Voucher (Baucar Pengeluaran Barang)
Tarikh
Bil.
Rujukn Pembekal/
Dikeluarkan ke
Bahagian/
Pengguna
Nilai
Harga
Banyaknya (Kotak)
Lain-lain Hal (Tandatangan
Penerima)
Inden/
SRV /
SIVTerima Keluar Baki
9.6.2015
Inden
758906
SRV
0240617
Pembekal :
Syarikat Brusin
$62.00 5 kotak 5 TandatanganPenyelenggara
Stor
11.6.2015
SIV
123456
Dibekalkan kpd:
Jabatan
Perbendaharaan
Cawangan KB
2
kotak
3 TandatanganJabatan
Perbendaharaan
Cawangan KB
FAEDAH LEJAR SIMPANAN
Untuk mengetahui
– Jumlah minima barang-barang stor
– Jumlah maxima barang-barang stor
Untuk menentukan bila hendak menempah barang-barang stor
(Reorder Level)
– bagi mengelakkan kekurangan barang stor
– bagi mengelakkan barang stor yang berlebihan dari
keperluan
JENIS BARANG
• DIBERIKAN NOMBOR PENDAFTARAN;
DAN DIGUNAKAN SERTA-MERTA
BUKU DAFTAR BARANG
• DIGUNAKAN SERTA-MERTA;
• KEBIASAANNYA TIDAK PERLU DICATAT KEDALAM BUKU LEJAR ATAU BUKU DAFTAR; DAN
• REKOD PENGGUNAAN ADALAH DIKEHENDAKI MENGIKUT KEPERLUAN JABATAN
Contoh: tayar dan pen
GUNA HABIS
PROSES PEMBELIAN BARANG-BARANG STOR
Pesanan/Pembelian
Tertakluk kepada Surat Keliling dan Peraturan Kewangan, 1983 mengenai tawaran dan
Sebutharga yang berkuatkuasa pada masa ini
Pembayaran
Barangan atau perkhidmatan dibekalkan setelah menerima Pesanan Pembelian
(Purchase Order) dikeluarkan oleh Jabatan
Menggunakan e-Invoice Portal / Contract Module
Tertakluk kepada Peraturan Kewangan, 1983, Surat Keliling Kementerian Kewangan
dan Ekonomi dan Surat Pemberitahuan Jabatan Perbendaharaan
PK 512 – Jangan membeli berlebihan dan sebarang kerugian hendaklah diganti
PK 513 – Barang yang dipesan hendaklah yang paling mendatangkan faedah kepada
Kerajaan (dari segi harga, mutu, kesenangan mendapatkannya, kegunaannya)
PENERIMAAN BARANG MASUK KE DALAM STOR
BARANG TIDAK
BERUNTUK
BARANG BERUNTUK
PK 550Semua barang stor yang diterima hendaklah direkod mengikut jenis barang stor dengan segera
LEJAR / DAFTAR BARANG
PK 552Rujukan baucar bagi barang stor yang diterima hendaklah direkod dalam lejar atau daftar barang
KEMASKINIKANBIN KAD
BARANG DITERIMA
1. Disemak [PO, DO & Invois]
• Jenis Barang
• Jumlah Barang
2. Menandatangani baucar penerimaan barang
(Store Receipt Voucher
i. Pembekal
ii. Penyelenggara Stor
iii. Pegawai atasan
PK 75
SAHKAN
DELIVERY ORDER
11
Saya dengan ini mengakui bahawabarang-barang stor di atas telahditerima dan :-
(a) Diterima masuk dalam Lejar(Folio…);
(b) Diterima dan dimasukkan kedalam Daftar Barang-Barang(Folio…);
(c) Sebagai barang-baranggunahabis yang telah digunakandengan serta merta
…………………………………
Penyelenggara Stor
Nama:………………….
PK 75 - PENGESAHAN BAGI
PENERIMAAN BARANG
PENGELUARAN BARANG-BARANG STOR
PK 562Rujukan baucar bagi barang stor yang dikeluarkan hendaklah direkod dalam lejar atau daftar barang
LEJAR / DAFTAR BARANG
REKOD
BORANG “REQUISITION AND STORE ISSUE VOUCHER (SIV)”
PK 560Baucar Pengeluaran barang (Store Issue Voucher) ditandatangani oleh:
1. Penerima barang
2. Penyelenggara Stor
3. Pegawai atasan
KEMASKINIKAN STOKKAD / BIN KAD
PENGELUARAN BARANG-BARANG STOR
PK 564
Barang Stor tidak boleh dikeluarkan atau dijual kepada Pegawai Kerajaan atas nama peribadi
mereka sendiri ataupn kepada orang-orang perseorangan. Kecuali barang yang dibuat atau
dibeli oleh Kerajaan untuk dijual kepada orang ramai di bawah skim-skim yang diluluskan
PK 566
Barang-barang stor Tidak Beruntuk tidak boleh dipinjam kecuali bagi tujuan Kerajaan dengan
kebenaran Ketua Jabatan
PK 568
Apabila kehilangan dihapuskan dari kira-kira maka kuasa kebenarannya hendaklah disebutkan
dalam baucer keluaran yang berkaitan.
PENGAWASAN, PENYIMPANAN DAN
PENGAWALANBARANG-BARANG STOR
PK 575
Pegawai yang diamanatkan oleh Ketua Jabatan secara langsung bertanggungjawab mengawas,
menyimpan dan mengawal barang-barang stor. Akan tetapi, amanat ini tidak melepaskan tanggungjawab
Ketua Jabatannya.
PK 576
Pegawai Stor bertanggungjawab menjaga keselamatan barang-barang stor dan memastikan cara
penyimpanan yang sesuai (terlindung dari iklim dan suhu kelembapan).
UBAT-UBATAN KERTAS BAHAN-BAHAN KIMIA
DISUSUN DENGAN TERATUR
TEMPAT YANG TERKAWAL DAN BERKUNCI
SUHU IKLIM DAN KELEMBAPAN YANG BERSESUAIAN
PEMERIKSAAN BARANG-BARANG STOR
PK 577
Sekurang-kurang 3 bulan sekali, seorang pegawai hendaklah dilantik untuk melakukan
pemeriksaan ke atas barangsimpan-barangsimpan
PK Perkara yang perlu diperiksa
577.1 Perbandingan antara catitan lejar dengan baucar penerimaan dan baucar
pengeluaran
577.2 Perbandingan antara baki lejar dengan barang simpan yang sebenar
577.3 Pemeriksaan keadaan barang dalam simpanan dan cara penyimpanannya
577.4 Pemeriksaan bilik kebal dan halamannya, kunci dan penganching
577.5 Laporan pemeriksaan:
Hasil pemeriksaan 577.1 hingga 577.4
Samada lejar disimpan sewajarnya dan dikemaskinikan;
Samada baucer, invois dan borang keperluan difailkan sewajarnya;
Samada terdapat barang yang berlebihan atau tidak begitu laris; dan
Sebarang sokongan bagi memperbaiki perjalanan stor itu.
PEMERIKSAAN BARANG-BARANG STOR
PK 579
Pegawai Penyelenggara simpanan barang-barang stor kerajaan hendaklah menghadapkan kepada
Ketua Jabatan pada tiap-tiap suku tahunan:
o Senarai barang-barang stor yang tidak boleh digunakan lagi dan yang sudah usang; dan
o Senarai barang-barang stor yang disimpan berlebihan atau yang tidak begitu laris
penggunaannya.
TIDAK LAGI DIPAKAI TIDAK LARIS PENGGUNAAN
PENGURUSAN BARANG-BARANG STOR
DELIVERYORDER
Semak:
Purchase Order, Invois, Jumlah barang
Tandatangan:
Baucer Penerimaan Barang
PENERIMAANBARANG
Pastikan:
Rekod-rekod dokumen dicatitkan Jumlah Barang
BIN KAD, BUKU STOK, BUKU
LEJAR
REKOD
BIN KAD, BUKU STOK, BUKU LEJAR
Pastikan:
Baki di Bin Kad bersamaan dengan baki barang yang ada
REKOD
LAPORAN
3 bulan sekali:
1.
2.
3.
Laporan pemeriksaan
Baki barang dalam simpanan
Barang yang rosak dan berlebihan
PURCHASE
ORDER
PEMBELIAN
PENGGUNAAN/ KELUARAN
BARANG
Tandatangan:
Baucar Pengeluaran Barang
KEHILANGAN/PENYELEWENGAN
PK 290Ketua Jabatan membuat siasatan dan laporan kepada Jurukira Agung dan Juruaudit Agung seperti berikut:-
1. Tempat2. Tarikh3. Jumlah wang/nilai barang hilang4. Pegawai disyaki terlibat/bertanggungjawab5. Keadaan sekitar semasa kehilangan berlaku atau diketahui6. Sebab-sebab kehilangan – Kecuaian atau tidak7. Sudahkah dilaporkan kepada pihak Polis? Apakah hasilnya?8. Jika belum buat laporan Polis, nyatakan kenapa?9. Adakah kawalan keselamatan wujud dan dipatuhi?10.Pemeriksaan berkala11.Tarikh terakhir wang ke Bank dan siapa? Kali terakhir Buku resit/Buku Lejar Simpanan
diperiksa12.Nyatakan pegawi-pegawai yang patut dipanggil dan kenapa mereka tidak perlu mengganti
kehilangan13.Langkah-langkah pencegahan14.Akaun Pendahuluan telah dibuka untuk tujuan menggantikan kehilangan?