Ruj. Kami: KP.BT.300-8972/HK/Jld.17(8)

Tarikh: Mac 2013

Semua Pengarah Pelajaran Negeri

YBhg. Datuk/Dato’/Tuan

SURAT SIARAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) :

Pelaksanaan Tatacara Pelupusan Buku Teks

Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas.

2. Surat Siaran ini bertujuan memaklumkan bahawa Bahagian Buku Teks

(BBT) dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia (ANM) telah menyediakan Jadual

Pelupusan Rekod (JPR) Fungsian bagi tujuan pelaksanaan pelupusan buku teks di

seluruh negara. JPR ini mengandungi maklumat judul dan butiran berkaitan buku

teks yang dibenarkan untuk dibuat pelupusan. Merujuk kepada peruntukan seksyen

25 - 29 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]yang berkuat kuasa pada masa ini, buku

teks diklasifikasikan sebagai bahan bercetak iaitu rekod awam yang perlu dilupuskan

mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

...3. Selaras dengan ketetapan ini,sekolah hendaklah melaksanakan proses

pelupusan buku teks sebagaimana prosedur yang ditetapkan dalam JPR. Semua

permohonan pelupusan mestilah dihantar kepada pihak ANM terlebih dahulu melalui

Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) untuk kelulusan ANM. Manakala prosedur dan

kaedah pemusnahan pelupusan selepas kelulusan permohonan diberikan oleh ANM

pula adalah tertakluk di bawah peraturan dan bidang kuasa yang ditentukan oleh

pihak JPN masing-masing (sila rujuk Tatacara Pelupusan Oleh Sekolah di bawah

JPN - Lampiran 4dan Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks oleh

Sekolah di bawah JPN- Lampiran 5).

4. Untuk memastikan tatacara pelupusan ini terlaksana mengikut prosedur, JPN

perlu mematuhi langkah-langkah yang telah digariskan, termasuk menitikberatkan

tempoh simpanan buku teks di sekolah sebagaimana yang telah termaktub dalam

JPR. Tempoh penyimpanan buku teks (lupus) yang terlalu lama di sekolah selepas

mendapat kelulusan akan menyebabkan pihak sekolah mengalami kesulitan. Berikut

adalah tujuan JPR Fungsian dilaksanakan :

i. Menetapkan tempoh simpanan buku teks di sekolah-sekolah seluruh

negara sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan

ke Arkib Negara.

ii. Memastikan pelupusan rekod dilaksanakan dengan mematuhi garis

panduan ANM supaya rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan

selamat manakala rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.

iii. Membolehkan penggunaan ruang simpanan rekod secara lebih

ekonomik.

...5. Bersama-sama ini disertakan bahan rujukan yang berkaitan pengurusan

pelupusan rekod awam sebagai panduan kepada sekolah yang melaksanakannya.

Lampiran 1 - Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks.

Lampiran 2 - Contoh Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08.

Lampiran 2(a) - Penerangan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib

2/08

Lampiran 3 - Contoh Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib

12/08.

Lampiran 3(a) - Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam

Arkib 12/08.

Lampiran 4 - Tatacara Pelupusan Oleh Sekolah di bawah JPN

Lampiran 5 - Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah

di bawah JPN)

6. Sehubungan dengan itu, kerjasama pihak YBhg. Datuk/Dato’/Tuan adalah

diminta untuk memanjangkan perkara ini kepada semua sekolah di bawah

pentadbiran YBhg. Datuk/Dato’/Tuan.

Kerjasama daripada pihak YBhg. Datuk/Dato’/Tuan dalam hal ini amat di hargai dan

didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

(DATUK Dr. AMIN BIN SENIN)

Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran

Sektor Dasar Pendidikan

Kementerian Pelajaran Malaysia