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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL
AUDITORA INTEGRAL AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
SUBSISTEMAS DE:
Seguridad y Salud en el Trabajo
Gestin Ambiental
Seguridad de la Informacin
Gestin de la Calidad
BOGOTA D.C.
MAYO DE 2017
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................. 3
2. CRITERIOS ........................................................................................................................................................... 3
3. METODOLOGA ................................................................................................................................................... 3
4. ALCANCE .............................................................................................................................................................. 3
5. INFORME ............................................................................................................................................................... 3
A. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .......................................................................... 4
B. SUBSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL ........................................................................................................ 17
C. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION ................................................................................ 25
1. GESTIN DE SERVICIOS TECNOLGICOS .......................................................................................... 25
2. PROVISIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS .................................................................................. 26
3. GESTIN DE LA PARTICIPACIN CIUDADANA EN LAS INSTITUCIONES DEL SGSSS ............. 27
4. GESTIN DE ATENCIN AL USUARIO DEL SGSSS ............................................................................ 27
D. SUBSISTEMA GESTION DE LA CALIDAD ....................................................................................................... 28
1. AUDITORAS A LOS SUJETOS VIGILADOS............................................................................................ 28
2. GESTIN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO. ......................................................................... 37
3. GESTIN CONTRACTUAL Y PRE CONTRACTUAL .............................................................................. 38
4. ADOPCIN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES Y MEDIDAS ESPECIALES........................................ 41
5. ADMINISTRACIN DE JUSTICIA EN EL SGSSS ................................................................................... 44
6. FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS ............................................................................................. 50
7. PROVISION DE SOLUCIONES TECNOLOGICAS .................................................................................. 50
8. EVALUACIN DE LA GESTIN INTEGRAL DEL RIESGO PARA LAS EMPRESAS SOCIALES
DEL ESTADO .......................................................................................................................................................... 51
9. ACTUACIONES DISCIPLINARIAS ............................................................................................................. 53
10. RESOLUCIN DE CONFLICTOS DERIVADOS ENTRE ACTORES DEL SGSSS ........................ 55
11. GESTIN PRESUPUESTAL ................................................................................................................... 56
12. COMUNICACIN INFORMATIVA .......................................................................................................... 58
13. ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ...................................................... 63
14. GESTION DE ATENCION AL USUARIO DEL SGSSS ....................................................................... 64
15. PRESTACIN DE LOS SERVICIOS GENERALES ............................................................................. 74
16. DISEO Y SOCIALIZACIN DE POLTICAS, METODOLOGAS, E INSTRUMENTOS DE IVC 76
17. ADMINISTRACIN DE PERSONAL ...................................................................................................... 83
18. ADMINISTRACIN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS ....................................... 84
19. ADMINISTRACIN DE LA GESTION DOCUMENTAL - PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION
DE ARCHIVO .......................................................................................................................................................... 85
6. CONCLUSIONES ............................................................................................................................................... 89
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1. OBJETIVO
Determinar si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva el sistema
Integrado de Gestin y si ste es conforme con las disposiciones y requisitos de la NTCGP
1000:2009, ISO 9001:2015, OSHAS 18001:2007, ISO 14001:2015, e ISO 27001:2013, y con los
requisitos establecidos por la Entidad.
2. CRITERIOS
Manual de Operaciones
Manual de procesos y procedimientos
Registros del Sistema de Gestin de Calidad, bajo las normas: NTCGP 1000:2009, ISO
9001:2015, OSHAS 18001:2007, ISO 14001:2015 e ISO 27001:2013.
3. METODOLOGA
La metodologa a seguir es la siguiente:
Anuncio y presentacin del Plan de Auditora.
Apertura de la Auditora
Solicitud de informacin
Trabajo de campo (verificacin in situ)
Presentacin del Informe Preliminar de Auditora. (Traslado)
Mesas de Trabajo con Auditores Lderes
Reunin de Cierre
Presentacin del Informe Final de Auditora al Despacho del Seor Superintendente Nacional
de Salud, luego de haber analizado las posibles observaciones de los auditados.
4. ALCANCE
Esta AUDITORA es aplicable a los procesos del sistema Integrado de Gestin que se relacionan
en el Plan de Auditora anunciado mediante NURC 3-2017-005393 del 7 de Abril de 2017, y los
requisitos de las Normas: Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009,
ISO 9001:2015, OSHAS 18001:2007, ISO 14001:2015 e ISO 27001:2013 y los requisitos
establecidos por la Entidad.
5. INFORME
El Informe se encuentra estructurado de la siguiente manera:
1. Se incorpora lo sealado en el Informe Preliminar
2. Las Observaciones del Lder del proceso o Subsistema, las cuales se transcribieron y
3. El Anlisis Final del equipo auditor, aparte en el cual se transcribieron los comentarios
realizados por los Auditores Lderes oportunamente designados, con los cuales
adicionalmente se sostuvo Mesas de Trabajo en la Oficina de Control Interno, con el nimo de
llegar a conclusiones que aporten al Mejoramiento de los Procesos de la Institucin, as como
del Sistema Integrado de Gestin (SIG).
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En este punto es preciso aclarar lo siguiente:
1. En las Regionales y Puntos de Atencin al Usuario se audit el Proceso Gestin de Atencin
al Usuario del SGSSS-Procedimiento Trmite PQRDs y los Subsistemas de Gestin
Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Las No Conformidades detectadas en las auditoras realizadas en las Regionales y Puntos de
Atencin, se trasladaron a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestin
Ambiental, Proceso de Administracin de Bienes de Consumo y Devolutivos, Proceso de
Administracin de Personal y Proceso de Gestin de Atencin al Usuario.
A. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
CONFORMIDADES:
Al Subsistema:
1. Se denota que, en el tiempo trascurrido entre las dos auditoras realizadas, se presenta un
gran avance y compromiso por parte de los funcionarios del grupo de Talento Humano y la
Secretara General en la implementacin del Sistema Integrado de Gestin, especficamente
en el Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Durante el desarrollo de la AUDITORA el Grupo demostr conocimiento del Sistema
Integrado de Gestin, especialmente en el Subsistema de Seguridad y Salud en el trabajo, lo
que se pudo corroborar a travs de preguntas realizadas a la Coordinadora del Grupo de
Gestin de Talento Humano, y dos (2) funcionarias que atendieron la visita. As mismo cabe
resaltar la buena actitud para recibir la Auditoria.
3. En el desarrollo de la auditoria, el equipo auditor realiz inspeccin a las instalaciones fsicas
de la Entidad que funcionan en el piso 6 y 7, verificando el cumplimiento de los requisitos del
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo establecido por la Superintendencia Nacional de
Salud.
4. Las preguntas que se realizaron establecen el conocimiento y la implementacin en la Entidad
de los requisitos establecidos en la Norma Tcnica OSHAS 18001:2007, Decreto 1072 de -
2015 y Resolucin 1111 de 2017.
En las Regionales:
Si bien la Auditora al Sistema Integrado de Gestin (SIG), se gener bajo un enfoque basado en
procesos, tambin lo es que se realizaron visitas a las Regionales (6) y Puntos de Atencin al
Usuario (6), evidenciando Conformidades, correspondientes al Subsistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo, as:
Regional Choc:
1. Los miembros del equipo saben cmo actuar ante una emergencia, tanto en SYSO como en
Ambiental y reconocen a su brigadista.
2. Conocen el trmite de reporte de accidentes e incidentes de trabajo.
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Regional Sur (Neiva)
En la entrevista sostenida con la Viga de la Regional Sur, en cuanto a los temas relacionados con
Seguridad y Salud en el Trabajo, se pudo evidenciar el conocimiento y empoderamiento que se
tienen sobre estos temas, y el dominio en la pgina web institucional, para identificar y consultar
los micro-sitios y la documentacin all relacionada, cumpliendo lo establecido en el numeral 4.4.2-
Competencia, Formacin y Toma de Conciencia, de la norma OHSAS 18001:2007.
Casa del Consumidor Neiva
En la entrevista sostenida Agente de la Casa del Consumidor, en cuanto a los temas relacionados
con los Subsistemas Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental, se pudo evidenciar el
conocimiento que tiene sobre estos temas y las actividades que los involucran, as como el dominio
en la Pgina Web institucional, para identificar y consultar los micro-sitios y la documentacin all
relacionada; adems, este Agente permiti consultar las capacitaciones que ha recibido por parte
de su empresa, e inform que ha participado en los simulacros y en las actividades relacionadas
con los subsistemas revisados, y que son programadas por los administradores del Centro
Comercial Popular Los Comuneros y el Coordinador de la Casa del Consumidor Neiva, cumpliendo
lo establecido en el numeral 4.4.2-Competencia, Formacin y Toma de Conciencia, de la norma
OHSAS 18001:2007, y numeral 7.2-Competencia y 7.3-Toma de Conciencia, de la norma ISO
14001:2015.
Regional Occidental (Cali)
La Regional Occidental conoce el Plan de Emergencias del Edificio Empresarial Torre Centenario
en el cual funciona, puntos de encuentro y Viga.
Regional Nororiental (Bucaramanga)
Se destaca el compromiso de los funcionarios de la Regional Nororiental - Bucaramanga, en
relacin con la Poltica de Seguridad y Salud Ocupacional, ya que, se encuentran definidos los
roles del Viga (Brigadista), se tiene conformada la Brigada, y el Lder de la evacuacin y se tiene
articulacin con el rea de Gestin del Riesgo de la Alcalda de Bucaramanga para participar en
los simulacros.
En este orden de ideas, atendiendo la evaluacin realizada por el Auditor asignado para auditar la
Regional Nororiental - Bucaramanga, relacionados con la norma OSHAS 18001:2007, conforme a
las evidencias y papeles de trabajo de la auditora que ahora se reporta, encuentra conforme el
Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Regional Caribe (Barranquilla)
Se evidencia conocimiento, respeto del Sistema Integrado de Gestin (Subsistema de Gestin de
Calidad, Subsistema de Gestin Ambiental y Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo) de
la Superintendencia Nacional de Salud por parte de los funcionarios que conforman la Regional
Caribe.
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OBSERVACIONES:
Al Subsistema:
Al solicitar las acciones encaminadas para atender la NO CONFORMIDAD decretada en
AUDITORA interna realizada en el ao 2016 referente a: Al solicitar los informes de los
simulacros de evacuacin realizados por la Entidad, especficamente en el simulacro realizado el
28 de Octubre de 2015, se establece como recomendacin el cumplimiento de la Ley 9, Ttulo III,
Enero 24 de 1979 Artculo 234. En todos los lugares de trabajo se tendrn en cuenta las
siguientes consideraciones respecto a las salidas de escape o de emergencia:
Ninguna parte o zona del edificio deber estar alejada de una salida al exterior y la distancia
deber estar en funcin del grado de riesgo existente.
Cada piso deber tener por lo menos dos salidas, suficientemente amplias, protegidas contra
las llamas y el humo y bien separadas entre s.
Las escaleras de madera, las de caracol, los ascensores y escaleras de mano no debern
considerarse como salidas de emergencia.
Las salidas debern estar marcadas y bien iluminadas.
El acceso a las salidas de emergencia siempre deber mantenerse sin obstrucciones. Las
escaleras exteriores y de escape para el caso de incendios no debern dar a patios internos
o pasajes sin salidas.
El lder del proceso informa que se suscribi un plan de mejoramiento en el que se contempla el
cambio de sede y tiene como fecha de cumplimiento el ao 2019, aunque las condiciones descritas
en el hallazgo del ao 2016 persisten, se est adelantando un plan de mejoramiento, por lo que
se deja a ttulo de Observacin.
En las Regionales:
Si bien la Auditora al Sistema Integrado de Gestin (SIG), se gener bajo un enfoque basado en
procesos, tambin lo es que se realizaron visitas a las Regionales (6) y Puntos de Atencin al
Usuario (6), evidenciando observaciones, correspondientes al Subsistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo, as:
Regional Choc
Se evidenci oportunidad de mejoramiento ante la necesidad de fortalecer el conocimiento que
tiene los funcionarios de la Regional Choc y el Funcionario que Opera en la Unidad de Victimas
con relacin al Sistema Integrado de Gestin, contribuyendo a la eficacia del sistema, en
cumplimiento de los establecido en el numeral 7.3 literal d, de la norma ISO 9001:2015.
Regional Sur (Neiva)
Se evidenci oportunidad de mejoramiento ante la necesidad de revisar el cuarto que contiene el
equipo del aire acondicionado, al cual se le desmontaron las puertas y al pasar cerca a este equipo
se percibe el calor que emana de all (lo cual representa una situacin de riesgo); en cumplimiento
de los establecido en el numeral 4.3.1-identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y anlisis
final de controles, de la norma OHSAS 18001:2007.
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Punto de Atencin Gobernacin del Valle del Cauca
Como Oportunidad de Mejora, se evidencia la ubicacin del Punto de Atencin, no es el ms
adecuado para desarrollar una apropiada atencin de los usuarios, toda vez que no cuenta con
silletera; tanto para la espera como para la consulta, as mismo, se observ que la altura del
puesto de trabajo no resulta ser la ms adecuada tanto para el usuario como para el funcionario;
situaciones que deben ser tenidas en cuenta a la luz del Subsistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo. Aunado a lo anterior no se cuenta con privacidad para que los Usuarios expongan temas
delicados y sensibles de salud, que son de competencia de la Superintendencia Nacional de Salud.
Regional Nororiental (Bucaramanga)
De acuerdo a la auditora realizada al proceso de Gestin de Atencin al Usuario del Sistema
General de Seguridad Social en Salud en la Regional Nororiental - Bucaramanga, se encontr
que, si bien es cierto, se conocen las posibles condiciones de inseguridad en el puesto de trabajo,
que ocasionan cansancio y dolor en las articulaciones, tambin lo es, que no se estn haciendo
las pausas activas, por falta de tiempo, aunado a la alta cantidad de usuarios en los mdulos de
atencin.
NO CONFORMIDADES:
No conformidad 1: En inspeccin realizada a la Sede Principal de la Superintendencia Nacional
de Salud en la ciudad de Bogot, se informa que la edificacin cuenta con 38 bateras de baos a
disposicin de los funcionarios, contratistas y visitantes de la Entidad. Al preguntar el nmero de
funcionarios y contratistas que permanecen en el edificio se respondi que son 608 funcionarios y
aproximadamente 30 contratistas, calculando un total de 638 usuarios de los servicios sanitarios,
incumpliendo lo establecido en la Resolucin 2400 de 1979 emanada del Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social, Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y
seguridad en los establecimientos de trabajo, en su TITULO II. DE LOS INMUEBLES
DESTINADOS A ESTABLECIMIENTOS DE TRABAJO. Capitulo II. Servicios de Higiene, Artculo
17.
Todos los establecimientos de trabajo (a excepcin de las empresas mineras, canteras y dems
actividades extractivas) en donde exista alcantarillado pblico, que funcionen o se establezcan en
el territorio nacional, deben tener o instalar un inodoro, un lavamanos, un orinal y una ducha, en
proporcin de un (1) por cada quince (15) trabajadores, separados por sexos, y dotados de todos
los elementos indispensables para su servicios, consistentes en papel higinico, recipientes de
recoleccin, toallas de papel, jabn, desinfectantes y desodorantes, en este orden de ideas se
requieren 43 bateras de baos para atender la poblacin que labora en la Entidad,
constituyndose en una NO CONFORMIDAD al incumplir el numeral 4.3.2 Requisitos legales y de
otro tipo, de la Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica La organizacin debe asegurar
que estos requisitos aplicables, legales y de otro tipo, a los que cuales la organizacin suscribe,
sean tomados en cuenta al establecer, implementar y mantener un sistema de gestin S&SO.
PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA
La Coordinadora del Grupo de Talento Humano, mediante correo electrnico del 19 de Mayo de
2017, en ejercicio del derecho de defensa y contradiccin, dio respuesta al informe de Auditora al
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Sistema Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de Mayo de 2017, en
los siguientes trminos:
Respuesta: Se realizar un trabajo conjunto con el Ministerio Salud, el Ministerio de Hacienda y otras
entidades estatales para analizar las opciones jurdicas y presupuestales que permitan la formulacin y
ejecucin de un proyecto orientado a la reubicacin de la Superintendencia Nacional de Salud.
No conformidad 2: El equipo auditor evidenci un incidente en el bao de mujeres ubicado en el
piso sexto, que pudo causar la cada de una funcionaria, evento que no cuenta con el soporte de
reporte ante la ARL, situacin que constituye una No Conformidad, toda vez que se evidencia
incumplimiento al numeral 4.4.2 Competencia, Formacin y Toma de Conciencia, de la Norma
Tcnica OHSAS 18000:2007, que indica:
Competencia, formacin y toma de conciencia, la organizacin debe asegurar que cualquier
persona bajo su control y que realiza tareas que pueden impactar sobre SySO, sea competente
tomando como base una educacin, formacin o experiencia adecuadas y debe mantener los
registros asociados. La organizacin debe identificar las necesidades de formacin asociadas con
sus riesgos de SySO y su sistema de gestin de SySO. Debe proporcionar formacin o emprender
otras acciones para cubrir estas necesidades, evaluar la eficacia de la formacin u las acciones
tomadas y debe mantener los registros asociados. La organizacin debe establecer, implementar
y mantener uno o varios procedimientos para asegurar que las personas que trabajan bajo su
control tomen conciencia de: a) las consecuencias reales o potenciales en materia de SySO, de
sus actividades laborales, su comportamiento, y los beneficios en materia de SySO de un mejor
desempeo personal.
Y el numeral 4.4.4 Documentacin: La documentacin del sistema de gestin de SySO de la
Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica que se debe incluir: d) los documentos,
incluyendo los registros, requeridos por esta Norma, y e) los documentos, incluyendo los registros,
determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin,
operacin y control de los procesos relacionados con la gestin de sus riesgos de SySO.
PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA
La Coordinadora del Grupo de Talento Humano, mediante correo electrnico del 19 de Mayo de
2017, en ejercicio del derecho de defensa y contradiccin, dio respuesta al informe de Auditora al
Sistema Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de Mayo de 2017, en
los siguientes trminos:
Respuesta: Socializaremos nuevamente el uso de la tarjeta cuntame, como mecanismo de participacin
y comunicacin de los incidentes y accidentes de trabajo.
No conformidad 3: Se evidenci que en la Casa del Consumidor ubicado en la Calle 38 N. 45-
53 2do piso (Antigua alcalda de la Ciudad de Barranquilla) en donde se dispone de un Punto de
Atencin de la Superintendencia Nacional de Salud, incumpliendo del numeral 7.1.3
Infraestructura el cual seala La organizacin debe determinar, proporcionar y mantener la
infraestructura necesaria para que la operacin de sus procesos logre la conformidad de los
productos y servicios, de la norma ISO 9001:2015 y la norma NTCGP 1000:2009, numeral 6.3,
literal a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados (por ejemplo: redes internas de
suministros de servicios pblicos o cableado estructural, entre otros) Los requisitos legales y
reglamentarios aplicables al producto y/o servicio; aunado al incumplimiento del Decreto 1081 del
26 de mayo de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario nico del Sector
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Presidencia de la Repblica, artculo 2.1.1.2.2.3. Accesibilidad a espacios fsicos para poblacin
en situacin de discapacidad. Los sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos
generales de accesibilidad y sealizacin de todos los espacios fsicos destinados para la atencin
de solicitudes de informacin pblica y/o divulgacin de la misma, conforme a los lineamientos de
la Norma Tcnica Colombiana 6047, Accesibilidad al medio fsico. Espacios de servicio al
ciudadano en la Administracin Pblica. Requisitos, o la que la modifique o sustituya, atendiendo
al principio de ajustes razonables establecido en dicha norma; toda vez que la locacin en la que
se encuentra el mencionado punto, carece de la infraestructura necesaria para garantizar el
acceso pleno a los usuarios del SGSSS.
Aspecto que fue detectado en Unidad de Vctimas de Choc, Casa del Consumidor de Neiva,
Punto de Atencin al Ciudadano de Pereira y Casa del Consumidor de Barranquilla.
PRONUNCIAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIN AL
USUARIO
El Superintendente Delegado para la Proteccin al Usuario, mediante NURC 3-2017-007860 del
19 de Mayo de 2017, en ejercicio del derecho de defensa y contradiccin, dio respuesta al informe
de Auditora al Sistema Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de
Mayo de 2017, en los siguientes trminos:
Es importante desde este punto mencionar que la metodologa en la que se presenta el informe genera
confusiones, en el entendido que, a las regionales y puntos de atencin, no les fueron discriminadas las no
conformidades por subsistemas como lo muestra en contenido del informe; sino que las rene todas en el
acpite D. Regionales y puntos de atencin al Usuario, situacin que en su primera lectura no separa los
subsistemas del Sistema Integrado de Gestin tal como lo establecen las resoluciones 2116 y 678 del 2014.
Manifestado lo anterior, es necesario mencionar que revisadas todas y cada una de las NO
CONFORMIDADES a las regionales, se presentan las siguientes observaciones;
Es importante resaltar que la infraestructura donde operan los puntos de atencin de unidad de vctimas,
casas del consumidor y gobernaciones y/o alcaldas NO SON DE PROPIEDAD, ni son arrendadas por parte
de la Superintendencia Nacional de Salud.
PUNTOS FSICOS DE ATENCIN AL USUARIO
En relacin con la contratacin de personal para la atencin en los puntos de atencin ubicados en Unidad
de Vctimas, Red Nacional de Proteccin al Consumidor y gobernaciones y/o alcaldas, resulta necesario
reiterar lo siguiente:
Para dar cumplimiento al artculo 73 de la Ley 1474 de 20111, relacionado con la estrategia para el plan
anticorrupcin y atencin al ciudadano, se requiere que todas las entidades de orden nacional centren sus
esfuerzos en garantizar el acceso de los ciudadanos, a los trmites y servicios de la Administracin Pblica
a travs de informacin completa, clara, eficiente, transparente, consistente y brindando calidad y
oportunidad en el servicio, garantizando el acceso en todo el territorio nacional a travs de distintos canales,
ajustndose a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano; en este sentido las entidades de
orden nacional han incorporado dentro de su ejercicio de planeacin, estrategias encaminadas a fomentar
la participacin ciudadana, brindar transparencia y eficiencia en el uso de los recursos fsicos, financieros,
tecnolgicos y de talento humano, con el fin de visibilizar el accionar de la administracin pblica.
1 Ley 1474 de 2011, Artculo 73. Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. Reglamentado por el Decreto Nacional 2641 de 2012. Cada Entidad del orden nacional, departamental y municipal deber elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcin y de atencin al ciudadano. Dicha estrategia contemplar, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupcin en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trmites y los mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano.
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Es as que, para fortalecer el canal personalizado, la SUPERSALUD suscribi los siguientes convenios:
Convenio Interadministrativo No. 107 de 2014, suscrito el 23 de octubre de 2014 con la Superintendencia
de Industria y Comercio (SIC), el cual se encuentra prorrogado hasta el mes de octubre del ao 2016 y por
medio del cual la SUPERSALUD, en aras de cumplir con sus objetivos estratgicos, principalmente la
promocin de mayores niveles de satisfaccin de los usuarios y de una eficiente prestacin de los servicios
de salud, se cohesion con la SIC a fin de garantizar su participacin en las estrategias implementadas por
la Red Nacional de Proteccin al Consumidor, quin ha dispuesto para el efecto las Rutas de
Consumidor y las Casas del Consumidor, cuya supervisin se encuentra actualmente en cabeza de
la Direccin de Atencin al Usuario.
Convenio Interadministrativo No. 163 de 2015 suscrito el 21 de octubre de 2015, decidi aunar esfuerzos
con la Unidad Administrativa Especial para la Atencin y Reparacin Integral a las Victimas para lograr la
participacin activa de la Entidad en los Centros Regionales de Atencin y Reparacin a Vctimas como
parte de la estrategia de articulacin interinstitucional en la implementacin de las medidas establecidas en
la atencin, asistencia y reparacin integral a las vctimas del conflicto armado interno, cuya supervisin se
encuentra actualmente en cabeza de la Direccin de Atencin al Usuario.
En consecuencia, ante la falta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de disponer
de personal que se ubique en las Casas del Consumidor, Rutas del Consumidor, Unidades de
Atencin y Reparacin de Vctimas, y prestar una operacin integral de la estrategia de atencin al usuario
de la Superintendencia Nacional de Salud, en diferentes regiones del territorio nacional con la provisin del
personal y los elementos y materiales necesarios para atender las necesidades e inquietudes de los usuarios
del SGSSS, se suscribi la orden de compra No. 131 de 2016 con AMRICAS BUSINES PROCESS
SERVICES S.A., el cual inici ejecucin el 31 de mayo de 2016 y finaliz el 31 de diciembre de 2016, cuya
supervisin se encontraba en cabeza de la Delegada para la Proteccin al Usuario.
El personal asignado para tender el Convenio Interadministrativo No. 163 de 2015, suscrito con la Unidad
Administrativa Especial para la Atencin y Reparacin Integral a las Victimas, la Red Nacional de Proteccin
al Consumidor SIC y Gobernaciones y Alcaldas, son agentes Front Office que hacen parte de los servicios
de centro de contacto adquiridos mediante orden de compra en virtud del Acuerdo Marco de Colombia
Compra Eficiente para este tipo de servicio. Para el ao 2016 la orden de compra No. 131 se suscribi el 6
de mayo con Amricas BPS, firma ganadora segn las normas de Colombia Compra Eficiente, y su
ejecucin termin el 31 de diciembre del mismo ao.
Para el ao 2017, una vez adelantado el trmite administrativo previo a la contratacin, la Orden de Compra
No. 092 del citado centro de contacto fue suscrita el 8 de febrero, con la firma Amricas BPS, ganadora
segn las normas de Colombia Compra Eficiente.
ANLISIS FINAL DEL EQUIPO AUDITOR
Una vez verificada la observacin presentada por la Superintendencia Delegada Para la
Proteccin al usuario en el sentido de: Es importante resaltar que la infraestructura donde operan los puntos de atencin de unidad de vctimas, casas del consumidor y gobernaciones y/o alcaldas NO SON
DE PROPIEDAD, ni son arrendadas por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, se debe
sealar que si bien es cierto lo afirmado por esta dependencia, tambin lo es que el
Alcance definido en el Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin
(ASMN02), Numeral 3.1 Alcance Subsistemas, establece: Seguridad y Salud en el Trabajo: Aplica al personal de planta, contratistas, subcontratistas, usuarios, visitantes y partes interesadas de la
Superintendencia Nacional de Salud.
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Igualmente, la Poltica de Salud y Seguridad en el Trabajo de la Entidad seala:
La Superintendencia Nacional de Salud, Entidad del Estado encargada de proteger los derechos en salud
de los habitantes del territorio colombiano; busca la satisfaccin de sus servidores (personal de planta,
contratistas y subcontratistas), usuarios, visitantes y partes interesadas dando cumplimiento a los requisitos
legales y de otra ndole y consciente que, el Talento Humano es su recurso ms importante (Subrayado
nuestro).
As mismo, la Poltica de Salud y Seguridad en el Trabajo de la Entidad seala:
La Superintendencia Nacional de Salud se compromete a:
1. Planear, organizar, ejecutar, evaluar y mejorar continuamente el Sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
2. Preservar el bienestar de sus servidores y contratistas.
3. Prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
4. Promover y garantizar un ambiente seguro y saludable a los funcionarios de la Entidad.
5. Revisar peridicamente los objetivos establecidos.
6. Adoptar medidas que contribuyan a la prevencin del consumo de sustancias psicoactivas, alcohol y
tabaco y, el porte de armas dentro de las instalaciones de la entidad.
7. Adoptar medidas orientadas a la prevencin, control y correccin de eventos de acoso laboral que se
presenten dentro de la Entidad.
8. Identificar y actualizar los peligros, valoracin de los riesgos y la ANLISIS FINAL de controles.
La Alta Direccin apoyar el desarrollo de las competencias en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo,
con el propsito de consolidar una cultura de prevencin que fortalezca la eficiencia de los trabajadores, la
competitividad y buena imagen de la Superintendencia Nacional de Salud.
Esta Poltica aplica a todas las sedes o centros de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud
(Subrayado nuestro).
Por lo anteriormente referido y de conformidad al sustento que se presenta, se mantiene el
hallazgo en mencin.
No conformidad 4: Se evidenci en la Regional Choc, el vencimiento de la recarga de los
equipos de Extincin de Incendios (Extintores), incumpliendo el numeral 4.4.7 Preparacin y
Respuesta ante Emergencia de la Norma OSHAS 18001:2007.
PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
A travs del Grupo de Recursos Fsicos se solicitar la recarga de los extintores de incendios en la Regional
Choc.
PRONUNCIAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIN AL
USUARIO
Dado que las no conformidades y observacin, fueron ubicadas en el literal D. y no en el A. ni en el B. del
Informe preliminar presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES transcritas
corresponden a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental, atendiendo lo
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dispuesto en la Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria General: d)
La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST), e)
La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
ANLISIS FINAL DEL EQUIPO AUDITOR
La no conformidad se mantiene, debido a que a le fecha de la AUDITORA an se encontraban
con fecha vencida los extintores de la Regional Choc.
No conformidad 5: No se evidencia que el Punto de Atencin de la Unidad de Victimas, tenga
establecido, documentado e implementado un Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el
Trabajo, Incumpliendo el Numeral 4.1 Requisitos Generales de la OSHAS 18001:2007.
Aspecto que fue detectado en la Unidad de Vctimas de Choc, Gobernacin del Valle del Cauca,
Casa del Consumidor Bucaramanga, Punto de Atencin de Pereira y Casa del Consumidor de
Barranquilla.
PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
El personal presente en la Unidad de Vctimas en Quibd, no es funcionario ni empleado ni contratista
directo de la Superintendencia Nacional de Salud; por ende, de acuerdo con la legislacin vigente, este
personal debe estar bajo el control de su empleador u organizacin contratante. En consecuencia, el
personal de Atencin al Usuario no pude estar incluido dentro del alcance directo del subsistema de Gestin
de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, puesto que cualquier
indicacin, recomendacin o instruccin que la Entidad le d directamente a este personal, implicara
responsabilidades legales y/o penales en caso de un accidente o de la aparicin de una enfermedad laboral.
Por ltimo, para el manejo de este personal, se estn implementando controles a la empresa contratista que
incluyen el suministro de la informacin de seguridad y salud que se le debe otorgar a los Agentes, el
estndar mnimo de puestos de trabajo y la necesidad de establecer inspecciones (as sea por muestreo)
para que retroalimenten a esta Entidad en trminos de cualquier tema que se deba gestionar con las
entidades donde se ubican los puestos de este personal.
La respuesta emitida por el Grupo de Talento Humano, es la misma para las no conformidades
establecidas en: Unidad de Vctimas de Choc, Gobernacin del Valle del Cauca, Casa del
Consumidor Bucaramanga, Punto de Atencin de Pereira y Casa del Consumidor de Barranquilla.
PRONUNCIAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCINAL
USUARIO
Una vez verificada la observacin presentada por la Direccin de Atencin al Usuario del SGSSS,
en el sentido de: Dado que las no conformidades y observacin, fueron ubicadas en el literal D. y no en
el A. ni en el B. del Informe preliminar presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES
transcritas corresponden a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental,
atendiendo lo dispuesto en la Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria
General: d) La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
(S&ST), e) La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
ANLISIS FINAL DEL EQUIPO AUDITOR
La No Conformidad antes descrita e incorporada en el Informe Preliminar para la Regional Caribe,
se elimina en el presente Informe Final.
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Respecto de la observacin formulada por el Grupo Talento Humano, y una vez verificada la
misma, se debe sealar que, si bien el personal que labora en el Punto de Atencin, no es personal
directo de la Superintendencia Nacional de Salud, tambin lo es que el Alcance definido en el
Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin (ASMN02), Numeral 3.1 Alcance
Subsistemas, establece: Seguridad y Salud en el Trabajo: Aplica al personal de planta, contratistas,
subcontratistas, usuarios, visitantes y partes interesadas de la Superintendencia Nacional de Salud.
Del anlisis de las respuestas emitidas por el Grupo de Talento Humano y la Superintendencia
Delegada Para la Proteccin al Usuario, respecto del Proceso Gestin de Atencin al Usuario del
Sistema General de Seguridad Social en Salud Procedimiento Tramites de PQRD, la No
Conformidad se mantiene y corresponde al Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, (tal y
como se manifest en el informe preliminar); por ende, en el Informe Final de Auditora la misma
se ver reflejada dentro del Subsistema referido.
En relacin con el funcionario que atiende El Punto de Atencin de Pereira, el Grupo de Talento
Humano inform que: El personal presente en el Punto de Atencin ubicado en la Calle 14 No. 5-20
piso 3 de la ciudad de Pereira (RIS), no es funcionario ni empleado ni contratista directo de la
Superintendencia Nacional de Salud; por ende, de acuerdo con la legislacin vigente, este personal debe
estar bajo el control de su empleador u organizacin contratante. En consecuencia, el personal de Atencin
al Usuario no pude estar incluido dentro del alcance directo del subsistema de Gestin de Seguridad y Salud
en el Trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, puesto que cualquier indicacin, recomendacin o
instruccin que la Entidad le d directamente a este personal, implicara responsabilidades legales y/o
penales en caso de un accidente o de la aparicin de una enfermedad laboral.
Por ltimo, para el manejo de este personal, se estn implementando controles a la empresa contratista que
incluyen el suministro de la informacin de seguridad y salud que se le debe otorgar a los Agentes, el
estndar mnimo de puestos de trabajo y la necesidad de establecer inspecciones (as sea por muestreo)
para que retroalimenten a esta Entidad en trminos de cualquier tema que se deba gestionar con las
entidades donde se ubican los puestos de este personal.
Sobre el particular el Auditor Lder de esta visita, seala, que el Punto de Atencin al Ciudadano
en la Ciudad de Pereira, es operado por profesional Especializado de la Superintendencia
Nacional de Salud, Doctor Alberto Rojas Mayorqun, quien ostenta grado 24 en la nomenclatura
de empleos de la institucin, desde hace ms de tres (3) aos; lo cual desvirta de tajo, la
observacin presentada por el Grupo de Talento Humano adscrito a la Secretara General, en lo
que refiere a este punto de atencin, manteniendo la No Conformidad.
No conformidad 6: En la matriz de identificacin de peligros, evaluacin y valoracin de riesgos
del Sub Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo, no se identifica como rea la Regional Sur
(Neiva), por lo tanto, no se discriminan los peligros y riesgos de este tipo, as como los controles
operacionales a los que se exponen los funcionarios de esta dependencia; incumpliendo lo
establecido en el numeral 4.3.1-Identificacin de Peligro, Evaluacin del Riesgo y ANLISIS FINAL
de Controles, de la norma OHSAS:18001:2007.
Aspecto que igualmente fue detectado en las Regionales Sur (Neiva), Occidental (Cali), Andina
(Medelln).
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PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
Se encuentra en proceso de levantamiento las matrices especficas de las regionales dentro de las cuales
se encuentra la regional sur con sede en Neiva.
PRONUNCIAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIN AL
USUARIO
El Superintendente Delegado para la Proteccin al Usuario, mediante NURC 3-2017-007860 del
19 de Mayo de 2017, en ejercicio del derecho de defensa y contradiccin, dio respuesta al informe
de Auditora al Sistema Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de
Mayo de 2017, en los siguientes trminos:
Es importante desde este punto mencionar que la metodologa en la que se presenta el informe genera
confusiones, en el entendido que, a las regionales y puntos de atencin, no les fueron discriminadas las no
conformidades por subsistemas como lo muestra en contenido del informe; sino que las rene todas en el
acpite D. Regionales y puntos de atencin al Usuario, situacin que en su primera lectura no separa los
subsistemas del Sistema Integrado de Gestin tal como lo establecen las resoluciones 2116 y 678 del 2014.
Manifestado lo anterior, es necesario mencionar que revisadas todas y cada una de las NO
CONFORMIDADES a las regionales, se presentan las siguientes observaciones;
Dado que las no conformidades y observacin, fueron ubicadas en el literal D. y no en el A. ni en el B. del
Informe preliminar presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES transcritas
corresponden a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental, atendiendo lo
dispuesto en la Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria General: d)
La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST), e)
La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
ANLISIS FINAL EQUIPO AUDITOR
Una vez verificada la observacin presentada por el Grupo de Talento Humano y la
Superintendencia Delegada Para la Proteccin al Usuario, se debe sealar, que si bien es cierto
el hecho que el enfoque que debe drsele a la No Conformidad generada, debe ser por proceso y
no por dependencia como aconteci (precisando, que fue encomendada la realizacin de auditora
a las regionales donde se instruy generar el correspondiente informe), la No Conformidad en
comento, fue detectada en la ejecucin del proceso Gestin de Atencin al Usuario en varias
regionales.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto, la No Conformidad se mantiene para el Subsistema
Seguridad y Salud en el Trabajo.
No conformidad 7: En la Vigencia 2016, se realiz cambio de Viga en la Regional Occidental,
sin embargo, a la fecha no se evidencia capacitacin a la nueva funcionaria encargada de esa
labor, incumpliendo el numeral 4.4.2. OHSAS 18001:2007 Competencia, Formacin y Toma de
Conciencia.
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PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
En la visita realizada el da 9 de mayo de 2017, se entreg la informacin relativa al COPASST y vigas de
la salud a la funcionaria designada en la regional (se entreg folleto de la ARL Positiva). Adems, se est
coordinando con la Administradora de Riesgos Laborales la capacitacin correspondiente.
PRONUNCIAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIN AL
USUARIO
Dado que las no conformidades y observacin, fueron ubicadas en el literal D. y no en el A. ni en el B. del
Informe preliminar presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES transcritas
corresponden a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental, atendiendo lo
dispuesto en la Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria General: d)
La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST), e)
La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
ANLISIS FINAL EQUIPO AUDITOR
De acuerdo a la Respuesta al Informe Preliminar, remitido por el Grupo de Talento Humano y la
Superintendencia Delegada para la Proteccin al Usuario, la No Conformidad se mantiene, toda
vez que no se presentaron las evidencias por parte del Grupo antes mencionado, y que a la fecha
de presentacin del Informe Preliminar, la Capacitacin a la Viga de la Regional Occidental no se
haba realizado.
CONSOLIDADO NO CONFORMIDADES PARA EL SUBSISTEMA SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO
Atendiendo todo lo anteriormente expuesto y luego de evaluadas las respuestas de los auditados,
las que fueron presentadas dentro del plazo de traslado del informe preliminar, y la evaluacin
realizada por los Auditores designados oportunamente, de lo cual existe la correspondiente
trazabilidad, las No Conformidades del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo quedan
como se expone a continuacin:
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NO CONFORMIDAD DETECTADA EN:No conformidad 1: En inspeccin real izada a la Sede Principa l de la Superintendencia Nacional de Salud en la ciudad
de Bogot, se informa que la edi ficacin cuenta con 38 bateras de baos a dispos icin de los funcionarios ,
contratis tas y vis i tantes de la Entidad. Al preguntar el nmero de funcionarios y contratis tas que permanecen en el
edi ficio se respondi que son 608 funcionarios y aproximadamente 30 contratis tas , ca lculando un tota l de 638
usuarios de los servicios sanitarios , incumpl iendo lo establecido en la Resolucin 2400 de 1979 emanada del
Minis terio de Trabajo y Seguridad Socia l , Por la cual se establecen algunas dispos iciones sobre vivienda, higiene y
seguridad en los establecimientos de trabajo, en su TITULO II. DE LOS INMUEBLES DESTINADOS A ESTABLECIMIENTOS
DE TRABAJO. Capitulo II . Servicios de Higiene, Artculo 17.
Todos los establecimientos de trabajo (a excepcin de las empresas mineras , canteras y dems actividades
extractivas ) en donde exis ta a lcantari l lado pbl ico, que funcionen o se establezcan en el terri torio nacional , deben
tener o insta lar un inodoro, un lavamanos , un orina l y una ducha, en proporcin de un (1) por cada quince (15)
trabajadores , separados por sexos , y dotados de todos los elementos indispensables para su servicios , cons is tentes
en papel higinico, recipientes de recoleccin, toal las de papel , jabn, des infectantes y desodorantes , en este
orden de ideas se requieren 43 bateras de baos para atender la poblacin que labora en la Entidad,
consti tuyndose en una NO CONFORMIDAD al incumpl i r el numeral 4.3.2 Requis i tos legales y de otro tipo, de la
Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica La organizacin debe asegurar que estos requis i tos apl icables ,
lega les y de otro tipo, a los que cuales la organizacin suscribe, sean tomados en cuenta a l establecer, implementar
y mantener un s is tema de gestin S&SO.
Subs is tema de Seguridad y Salud en el
Trabajo
No conformidad 2: El equipo auditor evidenci un incidente en el bao de mujeres ubicado en el piso sexto, que pudo
causar la ca da de una funcionaria , evento que no cuenta con el soporte de reporte ante la ARL, s i tuacin que
consti tuye una No Conformidad, toda vez que se evidencia incumpl imiento al numeral 4.4.2 Competencia , Formacin
y Toma de Conciencia , de la Norma Tcnica OHSAS 18000:2007; y el numeral 4.4.4 Documentacin: La documentacin
del s is tema de gestin de SySO de la Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica que se debe inclui r: d) los
documentos , incluyendo los regis tros , requeridos por esta Norma, y e) los documentos , incluyendo los regis tros ,
determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la plani ficacin, operacin y control
de los procesos relacionados con la gestin de sus riesgos de SySO.
Subs is tema de Seguridad y Salud en el
Trabajo
No conformidad 3: Se evidenci que en la Casa del Consumidor ubicado en la Cal le 38 N. 45-53 2do piso (Antigua
alca lda de la Ciudad de Barranqui l la ) en donde se dispone de un Punto de Atencin de la Superintendencia
Nacional de Salud, incumpl iendo del numeral 7.1.3 Infraestructura el cual seala La organizacin debe determinar,
proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para que la operacin de sus procesos logre la conformidad de los productos
y servicios , de la norma ISO 9001:2015 y la norma NTCGP 1000:2009, numeral 6.3 , l i tera l a ) edi ficios , espacio de
trabajo y servicios asociados (por ejemplo: redes internas de suminis tros de servicios pbl icos o cableado
estructura l , entre otros) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto y/o servicio ; aunado al
incumpl imiento del Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario nico del
Sector Presidencia de la Repblica , artculo 2.1.1.2.2.3. Accesibilidad a espacios fsicos para stablezcan en el territorio nacional,
deben tener o instalar un inodoro, un lavamanos, un orinal y una ducha, en proporcin de un (1) por cada quince (15) trabajadores,
separados por sexos, y dotados de todos los elementos indispensables para su servicios, consistentes en papel higinico,
recipientes de recoleccin, toallas de papel, jabn, desinfectantes y desodorantes, en este orden de ideas se requieren 43 bateras
de baos para atender la poblacin que labora en la Entidad, constituyndose en una NO CONFORMIDAD al incumplir el numeral
4.3.2 Requ isi tos legales y de otro tipo, de la Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica La organizacin debe
asegurar que estos requis i tos apl icables , lega les y de otro tipo,
Unidad de Vctimas de Choc, Casa del
Consumidor de Neiva, Punto de Atencin al
Ciudadano de Pereira y Casa del Consumidor
de Barranqui l la .
No conformidad 4: Se evidenci en la Regional Choc, el vencimiento de la recarga de los equipos de Extincin de
Incendios (Extintores), incumpl iendo el numeral 4.4.7 Preparacin y Respuesta ante Emergencia de la Norma OSHAS
18001:2007.
Regional Choc
No conformidad 5: No se evidencia que el Punto de Atencin de la Unidad de Victimas , tenga establecido,
documentado e implementado un Sis tema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, Incumpl iendo el Numeral
4.1 Requis i tos Genera les de la OSHAS 18001:2007.
Unidad de Vctimas de Choc, Gobernacin
del Val le del Cauca, Casa del Consumidor
Bucaramanga, Punto de Atencin de Pereira
y Casa del Consumidor de Barranqui l la .
No conformidad 6: En la matriz de identi ficacin de pel igros , eva luacin y valoracin de riesgos del Sub Sis tema de
Salud y Seguridad en el Trabajo, no se identi fica como rea la Regional Sur (Neiva), por lo tanto, no se discriminan
los pel igros y riesgos de este tipo, as como los controles operacionales a los que se exponen los funcionarios de
esta dependencia ; incumpl iendo lo establecido en el numeral 4.3.1-Identi ficacin de Pel igro, Evaluacin del Riesgo
y ANLISIS FINAL de Controles , de la norma OHSAS:18001:2007.
Regionales Sur (Neiva), Occidenta l (Ca l i ),
Andina (Medel l n).
No conformidad 7: En la Vigencia 2016, se real iz cambio de Viga en la Regional Occidenta l , s in embargo, a la fecha
no se evidencia capaci tacin a la nueva funcionaria encargada de esa labor, incumpl iendo el numeral 4.4.2. OHSAS
18001:2007 Competencia , Formacin y Toma de Conciencia .
Regional Occidenta l (Ca l i )
SUBSISTEMA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
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B. SUBSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL
CONFORMIDADES:
Del Subsistema:
1. Disposicin para recibir la AUDITORA al Sistema Integrado de Gestin y la retroalimentacin
efectuada por el Auditor.
2. Se evidenci Listas de Asistencia socializacin del Subsistema de Gestin Ambiental, al
interior de la Superintendencia Nacional de Salud, incluidas Regionales. Numeral 7.3 Toma
de Conciencia de la ISO 140001:2015.
3. Se tiene definido las Responsabilidades y Autoridades del Sistema de Gestin Ambiental, se
evidenci Matriz de Roles y Responsabilidades Cdigo ASFT14. Numeral 5.3. Roles,
responsabilidades y autoridades en la organizacin.
4. Se evidenci Medicin y Seguimiento al Sistema de Gestin Ambiental mediante Indicadores
de seguimiento mensual, con los cuales se miden los Residuos, Agua, Energa, (estos se
encuentran en la pgina Web de la Entidad) no se encuentran actualizados porque en el 2017
se deban incorporar al Aplicativo Sistema Integrado de Planeacin y Gestin - ITS, sin
embargo a la fecha no ha entrado en funcionamiento; sin embargo, se viene realizado la
medicin de los Indicadores por parte del Responsable, de lo cual se evidenci Formato
Generacin de Residuos Cdigo ASFT23, del mes de Marzo de la Sede Central Piso 2, 6 , 7
y local primer piso. 6.1.4. Planificacin de Acciones y 9.1.1. Generalidades de la ISO
140001:2015
5. Se evidenci Lista De Asistencia de Capacitaciones realizadas a Contratistas. Numeral 8.1.
Planificacin y Control Operacional de la ISO 140001:2015
6. Se tiene Identificado por la Entidad, los requisitos ambientales para la compra de productos y
servicios, para lo cual existe formato cdigo ASFT24 Criterio de Seleccin de Proveedores y
Productos Crticos para el Sistema Integrado de Gestin. Numeral 8.1. Planificacin y Control
Operacional.
En las Regionales:
Si bien la Auditora al Sistema Integrado de Gestin (SIG), se gener bajo un enfoque basado en
procesos, tambin lo es que se realizaron visitas a las Regionales (6) y Puntos de Atencin al
Usuario (6), evidenciando Conformidades, correspondientes al Subsistema de Gestin Ambiental,
as:
Regional Choc
Los miembros del equipo saben cmo actuar ante una emergencia, tanto en SYSO como en
Ambiental y reconocen a su brigadista.
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Regional Sur (Neiva)
En relacin con Gestin Ambiental, se hizo entrevista en la Regional Sur con la seora encargada
de Aseo y Cafetera a quien se le dio la capacitacin para el manejo de residuos, manejo de tner
y en temas como el manejo del agua, la luz, las conexiones elctricas, entre otros; quien demostr
tener pleno conocimiento de las actividades que se deben desarrollar para ayudar a medio
ambiente y cumplir con los objetivos de este subsistema; adems, la mencionada funcionaria
incentiva y motiva en los dems funcionarios, el compromiso por ayudar al planeta; cumpliendo lo
establecido en el numeral 7.2-Competencia y 7.3-Toma de Conciencia, de la norma ISO
14001:2015.
Casa del Consumidor Neiva
En la entrevista sostenida Agente de la Casa del Consumidor, en cuanto a los temas relacionados
con los Subsistemas Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental, se pudo evidenciar el
conocimiento que tiene sobre estos temas y las actividades que los involucran, as como el dominio
en la Pgina Web institucional, para identificar y consultar los micro-sitios y la documentacin all
relacionada; adems, este Agente permiti consultar las capacitaciones que ha recibido por parte
de su empresa, e inform que ha participado en los simulacros y en las actividades relacionadas
con los subsistemas revisados, y que son programadas por los administradores del Centro
Comercial Popular Los Comuneros y el Coordinador de la Casa del Consumidor Neiva, cumpliendo
lo establecido en el numeral 4.4.2-Competencia, Formacin y Toma de Conciencia, de la norma
OHSAS 18001:2007, y numeral 7.2-Competencia y 7.3-Toma de Conciencia, de la norma ISO
14001:2015.
Regional Occidental (Cali)
1. La Regional Occidental conoce el Plan de Emergencias del Edificio Empresarial Torre
Centenario en el cual funciona, puntos de encuentro y Viga.
2. Se observa compromiso por parte de la Regional Occidental, con el Sistema de Gestin
Ambiental.
Regional Caribe (Barranquilla)
1. Tanto la Coordinadora, como los miembros del equipo que fueron auditados; conocen y ubican
dentro del Sistema Integrado de Gestin (SIG), las polticas de los Subsistemas de Calidad,
Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Conocen los controles respecto de los principales aspectos ambientales identificados en la
Entidad (consumo de agua, energa, papel y generacin de residuos), contribuyendo a su
control mediante el reciclaje de papel, apagado de luz y monitores en horas no laborales,
mayor uso del correo electrnico, disminucin en la impresin de documentos.
3. Se evidencia conocimiento, respeto del Sistema Integrado de Gestin (Subsistema de Gestin
de Calidad, Subsistema de Gestin Ambiental y Subsistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo) de la Superintendencia Nacional de Salud por parte de los funcionarios que
conforman la Regional Caribe.
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OBSERVACIONES AL SUBSISTEMA:
En la revisin efectuada al Procedimiento Verificacin, Registro y Evaluacin de las Obligaciones
de Cumplimiento ASPD06- se observa ambigedad en la designacin del responsable de la
actividad 6 la cual en el procedimiento figura a cargo de la Oficina de Control Interno y en el Punto
de Control de dicha actividad se registra como responsable al Lder Operativo de cada Subsistema.
NO CONFORMIDADES:
No conformidad 1: La comunicacin del Desempeo Ambiental, tanto al interior de la Entidad
como fuera de ella, no se evidenci, cumpliendo el numeral 9.1. Seguimiento, Medicin, Anlisis
y Evaluacin 9.1.1. Generalidades. La Organizacin debe comunicar externa e internamente la
informacin pertinente a su desempeo ambiental y la eficacia del sistema de gestin ambiental
No conformidad 2: Al verificar las papeleras dispuestas para el almacenamiento de Residuos, se
evidenci que en Tres (3) de ellas, los residuos no se encontraban almacenados en forma correcta.
Incumplimiento del numeral 7.3. Toma de Conciencia literal c y d.
No conformidad 3: Durante el desarrollo de la AUDITORA no se evidenci registros
documentados relacionados con los resultados de la evaluacin de cumplimiento de las
obligaciones de cumplimiento establecidas en la actividad 6 del Procedimiento Verificacin,
Registro y Evaluacin de las Obligaciones de Cumplimiento ASPD06. Lo anterior incumple con el
numeral 9.1.2. Evaluacin del Cumplimiento: La organizacin debe establecer, implementar y
mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus obligaciones de
cumplimiento y otras obligaciones.
La organizacin debe:
a. Determinar la Frecuencia con que se evaluara el cumplimiento;
b. Evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que sean necesarias;
c. Mantener el conocimiento y la comprensin de su estado de cumplimiento
La organizacin debe conservar informacin documentada como evidencia de los resultados de la
evaluacin del cumplimiento
PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA:
La Coordinadora del Grupo de Recursos Fsicos, mediante correo electrnico del 19 de Mayo de
2017, en ejercicio del derecho de defensa y contradiccin, dio respuesta al informe de Auditora al
Sistema Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de Mayo de 2017, en
los siguientes trminos:
Primero quiero manifestar mi sincera conformidad con la AUDITORA llevada a cabo al proceso de
Prestacin de Servicios Generales y al Sistema de Gestin Ambiental, puesto que fueron dos sesiones
bastante proactivas y se evidencia conocimiento y compromiso de parte de los auditores.
Todas las observaciones plasmadas en el informe fueron trabajadas con los auditores y reflejan lo hallado
en el momento de la auditora, razn por la cual estamos de acuerdo con las mismas.
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Queremos poner en consideracin las siguientes No Conformidades, para llevarlas a nivel de observacin,
puesto que son temas que se estn interviniendo por el Subsistema de Gestin Ambiental dentro de los
planes de trabajo para 2017.
NO CONFORMIDADES:
No conformidad 1: La comunicacin del Desempeo Ambiental, tanto al interior de la Entidad como fuera
de ella, no se evidenci, incumpliendo el numeral 9.1. Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin 9.1.1.
Generalidades. La Organizacin debe comunicar externa e internamente la informacin pertinente a su
desempeo ambiental y la eficacia del sistema de gestin ambiental
RESPUESTA:
Se solicita llevar esta No conformidad a nivel de observaciones, debido a que en el ao 2016 se hizo un
levantamiento de la lnea base del comportamiento ambiental, por tal motivo no se hizo despliegue de
informacin del desempeo ambiental. Para 2017 dentro de los planes de trabajo se encuentra la
programacin de la divulgacin del comportamiento de los indicadores ambientales, haciendo la
comparacin por cuatrimestres de 2016 vs 2017. Teniendo en cuenta que el lder operativo tiene esta tarea
dentro de sus cronogramas de trabajo, solicitamos que esta no conformidad sea llevada a nivel de
observacin.
No conformidad 3: Durante el desarrollo de la AUDITORA no se evidenci registros documentados
relacionados con los resultados de la evaluacin de cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento
establecidas en la actividad 6 del Procedimiento Verificacin, Registro y Evaluacin de las Obligaciones de
Cumplimiento ASPD06. Lo anterior incumple con el numeral 9.1.2. Evaluacin del Cumplimiento: La
organizacin debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el
cumplimiento de sus obligaciones de cumplimiento y otras obligaciones.
La organizacin debe:
a. Determinar la Frecuencia con que se evaluara el cumplimiento;
b. Evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que sean necesarias;
c. Mantener el conocimiento y la comprensin de su estado de cumplimiento
La organizacin debe conservar informacin documentada como evidencia de los resultados de la
evaluacin del cumplimiento
RESPUESTA:
Frente a la No Conformidad No.3 solicitamos sea llevada a nivel de observacin, toda vez que el Sistema
cuenta con la matriz de obligaciones de cumplimiento y segn el procedimiento esta matriz debe evaluarse
cada ao y dicha matriz tiene como fecha de actualizacin el 14 de octubre de 2016, razn por la cual la
evaluacin para 2017 deber ejecutarse en el segundo semestre del presente ao.
ANLISIS FINAL DEL EQUIPO AUDITOR
La Auditora Lder que audit este subsistema, mediante correo electrnico del 22 de Mayo de
2017, informa que:
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NO CONFORMIDAD No. 1
La comunicacin del Desempeo Ambiental, tanto al interior de la Entidad como fuera de ella, no
se evidenci, incumpliendo el numeral 9.1. Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin 9.1.1.
Generalidades. La Organizacin debe comunicar externa e internamente la informacin pertinente
a su desempeo ambiental y la eficacia del sistema de gestin ambiental
Respuesta del Responsable del Sistema de Gestin Ambiental
Mediante correo electrnico del 19 de Mayo de 2017, la dependencia Responsable del Sistema
de Gestin Ambiental, se refiri al hallazgo antes mencionado as: Se solicita llevar esta No
conformidad a nivel de observaciones, debido a que en el ao 2016 se hizo un levantamiento de
la lnea base del comportamiento ambiental, por tal motivo no se hizo despliegue de informacin
del desempeo ambiental. Para 2017 dentro de los planes de trabajo se encuentra la programacin
de la divulgacin del comportamiento de los indicadores ambientales, haciendo la comparacin
por cuatrimestres de 20165 vs 2017. Teniendo en cuenta que el lder operativo tiene esta tarea
dentro de sus cronogramas de trabajo, solicitamos que esta no conformidad sea llevada a nivel de
observacin.
Anlisis Final del Equipo Auditor
De acuerdo a lo expuesto anteriormente, y teniendo en cuenta que no se remiti por parte del
Responsable del Subsistema de Gestin Ambiental, el Cronograma de Trabajo establecido, que
evidencie que la Actividad se realizar durante la vigencia 2017, la No Conformidad se mantiene.
No conformidad 2: Al verificar las papeleras dispuestas para el almacenamiento de Residuos, se
evidenci que en Tres (3) de ellas, los residuos no se encontraban almacenados en forma correcta.
Incumplimiento del numeral 7.3. Toma de Conciencia literal c y d.
Respuesta del Responsable del Sistema de Gestin Ambiental
No se realiz pronunciamiento, por parte del Responsable del Sistema de Gestin Ambiental.
Anlisis Final del Equipo Auditor
Teniendo en cuenta que, el Responsable del Subsistema de Gestin Ambiental no se pronunci
respecto de la No Conformidad No. 2, esta se mantiene.
NO CONFORMIDAD No. 3
Durante el desarrollo de la AUDITORA no se evidenci registros documentados relacionados con
los resultados de la evaluacin de cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento establecidas
en la actividad 6 del Procedimiento Verificacin, Registro y Evaluacin de las Obligaciones de
Cumplimiento ASPD06. Lo anterior incumple con el numeral 9.1.2. Evaluacin del Cumplimiento:
La organizacin debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el
cumplimiento de sus obligaciones de cumplimiento y otras obligaciones.
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La organizacin debe:
a. Determinar la Frecuencia con que se evaluara el cumplimiento;
b. Evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que sean necesarias;
c. Mantener el conocimiento y la comprensin de su estado de cumplimiento
La organizacin debe conservar informacin documentada como evidencia de los resultados de la
evaluacin del cumplimiento
Respuesta del Responsable del Sistema de Gestin Ambiental
Mediante correo electrnico del 19 de Mayo de 2017, la dependencia Responsable del Sistema
de Gestin Ambiental, se refiri al hallazgo antes mencionado as: Frente a la No Conformidad No.3
Solicitamos sea llevada a nivel de observacin, toda vez que el Sistema cuenta con la matriz de obligaciones
de cumplimiento y segn el procedimiento esta matriz debe evaluarse cada ao y dicha matriz tiene como
fecha de actualizacin el 14 de octubre de 2016, razn por la cual la evaluacin para 2017 deber ejecutarse
en el segundo semestre del presente ao.
Anlisis Final del Equipo Auditor
Teniendo en cuenta que no se aportaron evidencias sobre la evaluacin del cumplimiento de las
obligaciones de cumplimiento, por parte del Lder Operativo; y As mismo, se evidenci que la
Matriz de Obligaciones de Cumplimiento ASFT20, seala en la columna Evaluacin del
cumplimiento Legal que sta se realizara el 9 de Agosto de 2016, situacin que se evidenci
durante el proceso auditor, la No Conformidad se mantiene.
No Conformidad 4: En la matriz de Aspectos e Impactos Ambientales, no se identifica como rea
las Regionales, consecuentemente, no discriminando los aspectos e impactos ambientales, as
como los controles operacionales que debe gestionar esta regional, con el fin de mitigar sus causas
teniendo en cuenta el contexto de la misma; incumpliendo lo establecido en los numerales 6.1.1 y
6.1.2 de la norma ISO 14001:2015.
Esta No Conformidad fue detectada en las Regionales: Choc, Sur (Neiva), Occidental (Cali),
Andina (Medelln), Nororiental (Bucaramanga), Unidad de Vctimas de Choc.
PRONUNCIAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIN AL
USUARIO
El Superintendente Delegado para la Proteccin al Usuario, mediante NURC 3-2017-007860 del
19 de Mayo de 2017, en ejercicio del derecho de defensa y contradiccin, dio respuesta al informe
de Auditora al Sistema Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de
Mayo de 2017, en los siguientes trminos:
Es importante desde este punto mencionar que la metodologa en la que se presenta el informe genera
confusiones, en el entendido que, a las regionales y puntos de atencin, no les fueron discriminadas las no
conformidades por subsistemas como lo muestra en contenido del informe; sino que las rene todas en el
acpite D. Regionales y puntos de atencin al Usuario, situacin que en su primera lectura no separa los
subsistemas del Sistema Integrado de Gestin tal como lo establecen las resoluciones 2116 y 678 del 2014.
Manifestado lo anterior, es necesario mencionar que revisadas todas y cada una de las NO
CONFORMIDADES a las regionales, se presentan las siguientes observaciones;
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Dado que las no conformidades fueron ubicadas en el literal D. y no en el A. ni en el B. del Informe preliminar
presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES transcritas corresponden a los
Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental, atendiendo lo dispuesto en la
Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria General:
ANLISIS FINAL EQUIPO AUDITOR
Una vez verificada la observacin presentada por la Direccin de Atencin al Usuario, se debe
sealar, que si bien es cierto el hecho que el enfoque que debe drsele a la No Conformidad
generada, debe ser por proceso y no por dependencia como aconteci (precisando, que fue
encomendada la realizacin de auditora a las regionales donde se instruy generar el
correspondiente informe), la No Conformidad en comento, fue detectada en la ejecucin del
proceso Gestin de Atencin al Usuario en varias regionales.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto, la No Conformidad se mantiene y en el Informe Final se
ver reflejada como una sola, para el Subsistema de Gestin Ambiental.
No Conformidad 5: No se evidencia que el Punto de Atencin de Unidad de Victimas, tenga
establecido, documentado e implementado un Sistema de Gestin Ambiental, Incumpliendo el
Numeral 4.4 Sistema de Gestin Ambiental de la ISO 14001:2015.
Esta No Conformidad fue determinada en los siguientes puntos de atencin: Unidad de Vctimas
Choc, Punto de Atencin Gobernacin del Valle del Cauca (Cali), Punto de Atencin Pereira
(Regional Andina), Regional Caribe (Barranquilla) y Casa del Consumidor Barranquilla.
ANLISIS FINAL EQUIPO AUDITOR
Una vez verificada la observacin presentada por la Direccin de Atencin al Usuario del SGSSS,
en el sentido de: Dado que las no conformidades y observacin, fueron ubicadas en el literal D. y no en
el A. ni en el B. del Informe preliminar presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES
transcritas corresponden a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental,
atendiendo lo dispuesto en la Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria
General: d) La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
(S&ST), e) La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Gestin Ambiental (SGA) , se
debe sealar, que en efecto la No Conformidad anteriormente sealada, se mantiene y
corresponde al Subsistema de Gestin Ambiental.
No conformidad 6: En la Regional Choc, no se evidenci control en la impresin de papel, por
lo tanto, no hay trazabilidad en los funcionarios de la Regional al imprimir documentos,
incumpliendo la Poltica del Subsistema de Gestin Ambiental (ASPO04) numeral 3, y la norma
ISO 14001:2015 Sistema de Gestin Ambiental numeral 6.1.3 Obligaciones de cumplimiento literal
(c).
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ANLISIS FINAL DEL EQUIPO AUDITOR:
Ante la omisin de emitirse pronunciamiento por parte del lder del proceso, aunado a la evidencia
objetiva recaudada, se mantiene la no conformidad.
CONSOLIDADO NO CONFORMIDADES PARA EL SUBSISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
Atendiendo todo lo anteriormente expuesto y luego de evaluadas las respuestas de los auditados,
las que fueron presentadas dentro del plazo de traslado del informe preliminar, y la evaluacin
realizada por los Auditores designados oportunamente, de lo cual existe la correspondiente
trazabilidad, las No Conformidades del Subsistema de Gestin Ambiental, quedan como se
expone a continuacin:
NO CONFORMIDAD DETECTADA EN:
No conformidad 1: La comunicacin del Desempeo Ambiental , tanto al interior de la Entidad
como fuera de el la , no se evidenci, cumpl iendo el numeral 9.1. Seguimiento, Medicin,
Anl is is y Evaluacin 9.1.1. General idades . La Organizacin debe comunicar externa e
internamente la informacin pertinente a su desempeo ambiental y la eficacia del sistema de
gestin ambiental
Subs is tema Gestin Ambiental
No conformidad 2: Al veri ficar las papeleras dispuestas para el a lmacenamiento de Res iduos ,
se evidenci que en Tres (3) de el las , los res iduos no se encontraban almacenados en
forma correcta. Incumpl imiento del numeral 7.3. Toma de Conciencia l i tera l c y d.
Subs is tema Gestin Ambiental
No conformidad 3: Durante el desarrol lo de la auditoria no se evidenci regis tros
documentados relacionados con los resultados de la evaluacin de cumpl imiento de las
obl igaciones de cumpl imiento establecidas en la actividad 6 del Procedimiento
Veri ficacin, Regis tro y Evaluacin de las Obl igaciones de Cumpl imiento ASPD06. Lo anterior
incumple con el numeral 9.1.2. Evaluacin del Cumpl imiento: La organizacin debe establecer,
implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus obligaciones de
cumplimiento y otras obligaciones.
Subs is tema Gestin Ambiental
No Conformidad 4: En la matriz de Aspectos e Impactos Ambientales , no se identi fica como
rea las Regionales , consecuentemente, no discriminando los aspectos e impactos
ambientales , as como los controles operacionales que debe gestionar esta regional , con el
fin de mitigar sus causas teniendo en cuenta el contexto de la misma; incumpl iendo lo
establecido en los numerales 6.1.1 y 6.1.2 de la norma ISO 14001:2015.
Regionales : Choc, Sur (Neiva), Occidental
(Ca l i ), Andina (Medel l n), Nororiental
(Bucaramanga), Unidad de Vctimas de
Choc.
No Conformidad 5: No se evidencia que el Punto de Atencin de Unidad de Victimas , tenga
establecido, documentado e implementado un Sis tema de Gestin Ambiental ,
Incumpl iendo el Numeral 4.4 Sis tema de Gestin Ambiental de la ISO 14001:2015.
Puntos de atencin: Unidad de Vctimas
Choc, Punto de Atencin Gobernacin del
Val le del Cauca (Cal i ), Punto de Atencin
Pereira (Regional Andina), Regional Caribe
(Barranqui l la ) y Casa del Consumidor
Barranqui l la .
No conformidad 6: En la Regional Choc, no se evidenci control en la impres in de papel , por
lo tanto, no hay trazabi l idad en los funcionarios de la Regional a l imprimir documentos ,
incumpl iendo la Pol tica del Subs is tema de Gestin Ambiental (ASPO04) numeral 3, y la
norma ISO 14001:2015 Sis tema de Gestin Ambiental numeral 6.1.3 Obl igaciones de
cumpl imiento l i tera l (c).
Regional Choc
SUBSISTEMA GESTION AMBIENTAL
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C. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION
1. GESTIN DE SERVICIOS TECNOLGICOS
CONFORMIDADES:
Se evidenci compromiso por parte de los funcionarios que hacen parte del proceso Gestin de
Servicios Tecnolgicos (Lderes del Subsistema de Seguridad de la Informacin, Coordinadores y
funcionarios asistentes) de la Oficina de Tecnologas de la Informacin, en relacin con el
conocimiento y dominio en cuanto a la consulta e interpretacin de los documentos que hacen
parte de este subsistema; se pudo evidenciar que se cuenta con un recurso humano competente
y comprometido con la implementacin y mantenimiento de la certificacin obtenida durante la
vigencia 2016, ya que este proceso fue parte del alcance de dicha certificacin; y mxime que la
Oficina de Tecnologas de la Informacin es el lder operativo del Subsistema de Seguridad de la
Informacin, en cumplimiento de los numerales 4.4 - Sistema de Gestin de la Seguridad de la
Informacin, numeral 5.1-Liderazgo y Compromiso de la Norma ISO 27001:2013.
NO CONFORMIDAD
Se evidenci desactualizacin en la versin de la Matriz de Valoracin de Activos y Anlisis de
Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Informacin, toda vez que el registro que se encuentra
publicado en la Pgina Web de la Entidad, en la matriz de mapa de riesgos, seala el cdigo del
formato ASFT22 VERSIN 2, y el formato igualmente publicado en la Pgina Web de la Entidad,
se encuentra en VERSIN 3 (fecha ltima actualizacin Febrero 28 de 2017), incumpliendo lo
establecido en el numeral 7.5 Informacin Documentada de la norma ISO 27001:2013.
OBSERVACIONES
1. Se evidenci debilidad en el conocimiento exacto de algunos temas, como por ejemplo el
manejo de contraseas, tema relacionado en la gua GSGU09, numeral 6.6 y Control A.9.2 del
Anexo A del a norma ISO 27001:2013.
2. Se evidenci una oportunidad de mejora, respecto de la realizacin de reuniones peridicas
entre el Oficial de Seguridad de la Informacin con la Mesa de Servicios, para evaluar las
incidencias de seguridad de la informacin, en cumplimiento del Control A.16.1.6 de la norma
ISO 27001:2013 y lo establecido en la gua GSGU08-Gestin de Incidentes de Seguridad de
la Informacin.
3. Se hizo revisin de los documentos que aparecen publicados en el portal web, en el micro-sitio
del Subsistema de Seguridad de la Informacin, encontrando que algunos de ellos no se
encuentran activos o generan error al tratar de consultarlos, como por ejemplo: FPFT02-
FPFT03-Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos del Subsistema de Seguridad de la
Informacin.
PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA:
Mediante NURC 3-2017-007638 del 18 de Mayo de 2017, en ejercicio del derecho de defensa y
contradiccin, el lder del subsistema auditado, dio respuesta al informe de Auditora al Sistema
Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de Mayo de 2017, en los
siguientes trminos:
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En relacin del memorando de referencia y ejercicio el derecho a la defensa y contradiccin (Debido
Proceso); de manera atenta remitimos respuesta a los hallazgos del informe preliminar de auditora referente
al Subsistema de Seguridad de la Informacin, los cuales se relacionan a continuacin:
C. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION
NO CONFORMIDAD
Se evidenci desactualizacin de la versin de la Matriz de Valoracin de Activos y Anlisis de Riesgos de
Seguridad y Privacidad de la Informacin, toda vez que el registro que se encuentra publicado en la Pgina
Web de la Entidad, en la matriz de mapa de riesgos, seala el cdigo del formato ASFT22 VERSIN 2, y el
formato igualmente publicado en la Pgina Web se encuentra en VERSIN 3 (fecha ltima actualizacin
Febrero 28 de 2017) de la Entidad, incumpliendo lo establecido en el numeral 7.5 Informacin Documentada
de la norma ISO 27001:2013.
Respuesta: La Matriz de Valoracin de Activos y Anlisis de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la
Informacin publicada en la Pgina Web tiene como fecha de actualizacin el 23 de Diciembre de 2016
como se evidencia en la siguiente imagen, es decir cuando se realiz el registro de la matriz mencionada
estaba vigente la versin 2, conforme se vayan generando nuevas matrices de los dems procesos o
actualizando de acuerdo al mejoramiento continuo se usar la versin 3 del mencionado formato.
OBSERVACIONES
Se hizo revisin de los documentos que aparecen publicados en el portal web, en el micro-sitio del
Subsistema de Seguridad de la Informacin, encontrando que algunos de ellos no se encuentran activos o
generan error al tratar de consultarlos, como, por ejemplo: FPFT02-FPFT03-Plan Gerencial y Despliegue de
Objetivos del Subsistema de Seguridad de la Informacin.
Respuesta: Se realiza la prueba de descargar el documento mencionado desde la ubicacin especificada
y se encuentra disponible., lo que sucede es que la plataforma SharePoint, sobre la cual estn montados
estos documentos genera errores de compatibilidad con el navegador Internet Explorer.
ANLISIS FINAL DEL EQUIPO AUDITOR
El lder de la auditora efectuada a este subsistema, en correo electrnico del 22 de Mayo de 2017,
informa que:
Una vez analizada la informacin remitida por la Oficina de Tecnologas de la Informacin, se observa que
la NO CONFORMIDAD ser atendida una vez se produzca la modificacin a la Matriz de Riesgos
Institucional, por lo cual, se debe suscribir el correspondiente Plan de Mejoramiento; por lo anterior, la NO
CONFORMIDAD se mantiene.
2. PROVISIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS
CONFORMIDAD
Se evidenci compromiso por parte de los funcionarios que hacen parte del proceso Provisin de
Soluciones Tecnolgicas (Coordinadores y funcionarios asistentes) de la Oficina de Tecnologas
de la Informacin, en relacin con el conocimiento y dominio en cuanto a la consulta e
interpretacin de los documentos que hacen parte de este subsistema; se pudo evidenciar que se
cuenta con un recurso humano competente y comprometido con la implementacin y
mantenimiento de la certificacin obtenida durante la vigencia 2016, ya que este proceso fue parte
del alcance de dicha certificacin; y mxime que la Oficina de Tecnologas de la Informacin es el
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lder operativo del Subsistema de Seguridad de la Informacin, en cumplimiento de los numerales
4.4 - Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin, numeral 5.1-Liderazgo y Compromiso
de la Norma ISO 27001:2013.
NO CONFORMIDADES
No se evidencian No Conformidades para este proceso
OBSERVACIONES
No se evidencian Observaciones para este proceso
3. GESTIN DE LA PARTICIPACIN CIUDADANA EN LAS INSTITUCIONES DEL SGSSS
CONFORMIDADES
En las entrevistas sostenidas con los funcionarios que hacen parte del proceso: Gestin de la
Participacin Ciudadana en el SGSSS, a cargo de la Superintendencia Delegada para la
Proteccin al Usuario, en relacin con el conocimiento y dominio en cuanto a la consulta e
interpretacin de los documentos que hacen parte de este subsistema; se pudo evidenciar que se
cuenta con un recurso humano competente y comprometido con la implementacin y
mantenimiento de la certificacin obtenida durante la vigencia 2016, ya que este proceso fue parte
del alcance de dicha certificacin; en cumplimiento de los numerales 4.4 - Sistema de Gestin de
la Seguridad de la Informacin, numeral 5.1-Liderazgo y Compromiso de la Norma ISO
27001:2013.
NO CONFORMIDADES
No se evidencian No Conformidades para este proceso
OBSERVACIONES
No se evidencian Observaciones para este proceso
4. GESTIN DE ATENCIN AL USUARIO DEL SGSSS
CONFORMIDADES
En las entrevistas sostenidas con los funcionarios que hacen parte del proceso: Gestin de
Atencin al Usuario del SGSSS, a cargo de la Superintendencia Delegada para la Proteccin al
Usuario, en relacin con el conocimiento y dominio en cuanto a la consulta e interpretacin de los
documentos que hacen parte de este subsistema; se pudo evidenciar que se cuenta con un
recurso humano competente y comprometido con la implementacin y mantenimiento de la
certificacin obtenida durante la vigencia 2016, ya que este proceso fue parte del alcance de dicha
certificacin; en cumplimiento de los numerales 4.4 - Sistema de Gestin de la Seguridad de la
Informacin, numeral 5.1-Liderazgo y Compromiso de la Norma ISO 27001:2013.
NO CONFORMIDADES
No se evidencian No Conformidades para este proceso
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OBSERVACIONES
No se evidencian Observaciones para este proceso.
CONSOLIDADO NO CONFORMIDADES PARA EL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA
INFORMACION
Atendiendo todo lo anteriormente expuesto y luego de evaluadas las respuestas del lder operativo
del Subsistema, las que fueron presentadas dentro del plazo de traslado del informe preliminar, y
la evaluacin realizada por los Auditores designados oportunamente, de lo cual existe la
correspondiente trazabilidad, las No Conformidades del Subsistema de Seguridad de la
Informacin, quedan como se expone a continuacin:
D. SUBSISTEMA GES