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Subcomité de Documentación IRAM

• Esquema A (en preparación) de la Norma

• IRAM 32062 Información y documentación. Indicadores de desempeño de bibliotecas.

• 16.04.2003

Subcomité de Documentación IRAM – Normas por estudiar

• Directivas para la aplicación de la norma IRAM-ISO 9001:2001 en las bibliotecas.

• Indicadores de desempeño para los servicios electrónicos de las bibliotecas.

Norma IRAM 32062 Indicadores de desempeño de bibliotecas

• ISO 11620:1998 Library performance indicator.

• DRAFT AMENDMENT 1 Additional performance indicators for libraries.

• Norma española UNE 50137:2000 Indicadores de rendimiento bibliotecario.

Norma IRAM 32062 Indicadores de desempeño de bibliotecas

• Introducción• Esta norma trata de la EVALUACIÓN de

TODO TIPO DE BIBLIOTECAS.• No incluye indicadores sobre• SERVICIOS DE INFORMACIÓN• FORMACIÓN DE USUARIOS• SERVICIOS ELECTRÓNICOS EN

GENERAL

1 Objeto y campo de aplicación

• Esta norma es aplicable a todo tipo de bibliotecas.

• Esta norma no pretende excluir la utilización de indicadores de desempeño no especificados en ella (ver el capítulo 6).

2 NORMAS PARA LA CONSULTA

ISO 2789:1991 Information and documentation. International library statistics.

3 DEFINICIONES

• Para los fines de esta norma se aplican las siguientes definiciones. (3.1- 3.26)

• 3.2 adecuación Grado de aplicabilidad de un indicador para evaluar una actividad específica.

• 3.4 calidad Grado en que el conjunto de las características de un producto o servicio contribuye a la capacidad de la biblioteca de satisfacer necesidades declaradas o implícitas.

3 DEFINICIONES

• 3.7 eficacia Medida del grado de cumplimiento de los objetivos propuestos.

• 3.8 eficiencia Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

• 3.9 evaluación Proceso de estimación de la eficacia, eficiencia, utilidad y relevancia de un servicio.

3 DEFINICIONES

• 3.13 Indicador de desempeño Expresión numérica o verbal (derivada de estadísticas y datos de la biblioteca) y utilizada para caracterizar su desempeño.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO

• 4.1 Introducción

• 4.1.1 El objetivo de los indicadores de desempeño bibliotecario es servir de herramienta para evaluar la calidad y eficacia de los servicios prestados por una biblioteca, así como valorar la eficiencia de los recursos asignados por la biblioteca a tales servicios y a otras actividades.


• 4.1.2 El anexo B de esta norma incluye indicadores de desempeño cuya utilidad ha quedado suficientemente demostrada.

• 4.2 Criterios Un indicador adecuado debe cumplir con los siguientes criterios.

• Contenido informativo como herramienta para medir una actividad, identificar tanto los logros como los problemas y deficiencias, con el objetivo de poder actuar para remediarlos.


• Fiabilidad Un indicador de rendimiento debe ser confiable, en el sentido que produzca el mismo resultado cuando se utilice repetidamente bajo las mismas circunstancias.

• Validez El indicador, debe medir lo que intenta medir.


• Adecuación El indicador debe ser adecuado al objetivo para el que se ha formulado. Las unidades y escala deben ser las adecuadas, y las operaciones necesarias para implementar el proceso de medición deben ser compatibles con los procedimientos habituales de la biblioteca, su distribución física, etc.


• Practicidad El indicador debe ser práctico, en el sentido que utilice datos que resulten accesibles para la biblioteca, con un esfuerzo razonable en términos de tiempo y capacitación del personal, costos operativos, y tiempo y paciencia de los usuarios.


• Si el indicador se aplica a la comparación entre bibliotecas, ( Sexto criterio).

• Comparabilidad Un indicador de desempeño bibliotecario permite la comparación entre bibliotecas si el mismo resultado, una vez considerado el margen de error, significa que el nivel de calidad de servicios o de eficiencia de las bibliotecas comparadas es el mismo.


• 4.3 Marco descriptivo Los indicadores se describen de acuerdo con el siguiente marco

• Nombre. Único y descriptivo.

• Objetivo. Cada indicador debe tener un objetivo explícito, formulado en función de servicios o actividades a ser evaluados.

• Campo de aplicación. Establecer los tipos de bibliotecas a las que se puede aplicar.


• Definición del indicador. Se debe definir únicamente respecto a los datos que se han de recoger y/o a la relación que se debe establecer entre los mismos.

• Método. Se deben describir de forma concisa los datos que hay que recoger y los cálculos que hay que realizar.


• Interpretación y factores que afectan al indicador. Puede incluir información sobre la variabilidad esperada (estacional, hora del día), factores internos o externos a la biblioteca que puedan afectar a los resultados.

• Fuentes (opcional). Se pueden proporcionar referencias bibliográficas de la fuente del indicador.

• Indicadores relacionados. Cuando se considere oportuno.

5 UTILIZACIÓN DE INDICADORES

• Los indicadores deberían vincularse con las metas y la planificación y evaluación sistemáticas de la biblioteca. Los procesos de medición y evaluación se deberían llevar a cabo regularmente.

• Los resultados se deberían presentar de tal forma que proporcionen información para los procesos de toma de decisiones y demuestren cómo la biblioteca cumple su misión.

5.2 Selección de los indicadores de desempeño

• Los indicadores incluidos en esta norma son los que se han considerado mas útiles para las bibliotecas en general.

• Las bibliotecas deben decidir qué indicadores son más apropiados en cada situación, considerando la misión, metas y objetivos de la biblioteca. Es deseable que todas las partes estén de acuerdo en la idoneidad de los indicadores utilizados.


• Para seleccionar los indicadores se deberían tener en cuenta los siguientes factores :

• a) Servirá de ayuda el indicador de desempeño a la gestión de la biblioteca, al organismo financiador y a la población a servir ?.

• b) El bibliotecario tiene conocimiento de que una actividad o área en particular no funciona como debiera ?.


• c) Qué nivel de esfuerzo se puede pedir al personal para recopilar y analizar los datos necesarios para elaborar los indicadores.

• El bibliotecario tiene que ser consciente, al seleccionar los indicadores de desempeño, que éstos deben ser los más apropiados para la evaluación del funcionamiento de la biblioteca en relación con objetivos y metas.

5.3 Limitaciones

• Mejora de los resultados de los indicadores. Los resultados de los indicadores se deben interpretar considerando lo que la biblioteca quiere conseguir, y no simplemente para mejor los resultados de los indicadores específicos.

5.3 Limitaciones

• Grado de precisión. • La falta de precisión en la medición puede

deberse a:

• Errores de muestreo.• Aspectos subjetivos.• Tiempo o recursos insuficientes.• Indicadores imprecisos.

5.3 Limitaciones

• Relacionar recursos con servicios.

• No existe necesariamente una relación directa entre los recursos asignados y la calidad de los servicios.

5.3 Limitaciones

• Comparabilidad de los datos de los indicadores de desempeño.

• El objetivo principal de la utilización de indicadores de desempeño bibliotecario es el autodiagnóstico.

5.3 Limitaciones

• Un objetivo secundario es fomentar comparaciones útiles y significativas entre bibliotecas.

• Estas comparaciones se deberían hacer con precaución, teniendo en cuenta las limitaciones de tales comparaciones.

5.3 Limitaciones

• Aspectos por comparar de cada biblioteca.

• a) misión, metas y objetivos.

• b) desempeño de una serie de indicadores.

• c) recursos.

• d) tipo de usuarios.

• e) estructura de gobierno.

• f) procedimientos.

ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas.• Percepción del usuario: • Satisfacción del usuario• Servicios públicos:• Porcentaje de la población destinataria

alcanzado• Costo por usuario• Visitas a la biblioteca per capita• Costo por visita a la biblioteca

ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas.

• Suministro de documentos:• Disponibilidad de títulos -------------------B.2.2.1• Disponibilidad de títulos solicitados• Porcentaje de títulos solicitados existentes en la

colección• Uso de materiales en sala per cápita• Proporción de acervo no usado• Ubicación correcta en el estante• ________________________________________


• Recuperación de documentos:• Tiempo medio recuperación de documentos

desde depósitos cerrados• Tiempo medio de recuperación de documentos

en áreas de libre acceso• Préstamo de documentos:• Volumen de préstamos• Préstamos per capita• Documentos en préstamo per cápita


• Costo por préstamo• Préstamo por empleado• Proporción del acervo en préstamo• Suministro de documentos de fuentes externas:• Rapidez del préstamo interbibliotecario• Servicio de referencia e información:• Tasa de respuestas correctas


• Búsquedas de información:• .......• Instalaciones:• ......• Servicios técnicos:• ......• Servicios a los usuarios:• ......

ANEXO BDescripción de los indicadores

• En la sección Método de cada indicador, (algunas descripciones) incluyen la expresión “extracción de una muestra representativa (aleatoria)”.

• Debe ser obtenida de tal manera que sea una muestra representativa de la población y tomada al azar.

• Deben usarse como guía obras clásicas de métodos estadísticos.

B.2.2 Suministro de documentos

• B.2.2.1 Disponibilidad de títulos (Indicador de desempeño)

• B.2.2.1.1 Objetivo

• Evaluar hasta que punto los títulos de la biblioteca están realmente disponibles para el usuario en el caso de que fueran solicitados.

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos

• B.2.2.1.2 Campo de aplicación

• Todas las bibliotecas. Se deben evaluar por separado las colecciones de referencia y de préstamo.

• Se puede utilizar para colecciones específicas, áreas temáticas, sucursales, o períodos de tiempo.

• Se puede utilizar para comparar bibliotecas con la misma misión. (mismo método)


• B.2.2.1.3 Definición del indicador

• Porcentaje de títulos de la biblioteca que están disponibles para los usuarios inmediatamente.

• Disponible significa, para el propósito de este indicador, que hay ejemplares de los títulos en la biblioteca para préstamo o para la consulta en sala.


• Los ejemplares en proceso técnico , catalogación, clasificación, encuadernación, reorganización de las estanterías etc. y los ejemplares no localizados por robo, colocación equivocada, etc.. Se cuentan como no disponibles, pero los títulos se incluyen en el número total de títulos.

• Los títulos, pueden incluir,(artículos de revistas, libros),debe expresarse claramente


• B.2.2.1.4 Método

• Seleccione una muestra representativa (aleatoria) de los títulos de la biblioteca. Registre para cada título de la muestra, si hay un ejemplar disponible.

• Medida aproximada: verifique con los registros de la biblioteca.

• Medida más precisa: comprobar si existen los ejemplares.


• La disponibilidad de títulos es:

• donde

• A es el número de títulos disponibles en la muestra.

• B es el número total de títulos en la muestra.

• Redondee al número entero mas próximo.

% 100 xB

A

• La bibliotecas con variaciones pronunciadas, por ejemplo variaciones estacionales, podrán obtener un indicador más preciso midiendo, disponibilidad a intervalos de tiempo y calculando después la disponibilidad media



• B.2.21.5 Interpretación y factores que afectan el indicador

• El indicador es un número entero entre 0 y 100. Estima la probabilidad de que un título seleccionado aleatoriamente en la biblioteca esté disponible. Un valor alto significa una disponibilidad elevada.


• Las variaciones estacionales, semanales o a lo largo del día.

• Otros factores:

• el número de ejemplares de cada título, especialmente los de mucha demanda;

• el período estándar de préstamo, los períodos especiales para títulos de mucha demanda. El número de documentos que pueden obtenerse simultáneamente.


• En el resultado pueden influir factores secundarios como:

• Número de títulos obsoletos y duplicados que ya no se necesitan.

• Número de títulos en (encuadernación u otros procesos).

• Rapidez de reubicación en las estanterías.


• B.2.2.1.6 Fuentes bibliográficas (ver anexo c)

• [3] (“Disponibilidad de materiales”)

• [17] p. 300

• B.2.2.1.7 Indicadores relacionados

• Tasa de uso de documentos. Disponibilidad de instalaciones. Disponibilidad de sist. automatizados

D isp o n ib ilid a d d e T ítu lo s

M u e s tra r ep re s en ta tiv a (a le a to r ia ) 1 2 0 0 T ítu lo s

P re s ta d o s a S a la d e le c tu ra 1 0P ro c e s o s té c n ic o s 1 0E n c u a d e rn a c ió n 1 5P re s ta d o s a d o m ic i lio 2 0N o lo c a liz a d o s 5T o ta l 6 0 T ítu lo s

N ú m ero d e tí tu lo s d isp o n ib le s en la m u e s tr a 1 1 4 0

V a lo r n u m é ric o d e l in d ic a d o r 9 5 %

%100xB

A

951001200

1140x

IRAM

• Perú 552/556 C1068AAB Buenos Aires

• Argentina.

• Tel.: + 54 11 43 46 06 00

• Fax: +54 11 43 46 06 01

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• Página Web: www.iram.org.ar

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