subastas, compras, cuentas por pagar y desembolsos waleska i. rolón osorio auditora senior...
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Subastas, Compras, Cuentas por Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosPagar y DesembolsosSubastas, Compras, Cuentas por Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosPagar y Desembolsos
Waleska I. Rolón OsorioAuditora Senior
Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 7 de mayo de 2008
Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR
Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173
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2Contraloría a sus órdenes...
OBJETIVOSOBJETIVOS
• Conocer el proceso de compras
• Conocer el proceso de subastas
• Repasar la reglamentación aplicable
• Discutir los hallazgos más frecuentes
• Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos
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3Contraloría a sus órdenes...
BASE LEGALBASE LEGAL
• Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
• Leyes
• Código Penal de Puerto Rico
• Reglamentos
• Cartas y Memorandos Circulares
• Reglamentación Federal
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Proceso deProceso deCompras, Subastas Compras, Subastas y Desembolsosy Desembolsos
Proceso deProceso deCompras, Subastas Compras, Subastas y Desembolsosy Desembolsos
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5Contraloría a sus órdenes...
Proceso deProceso deCompras y Compras y
DesembolsosDesembolsos
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6Contraloría a sus órdenes...
Requisición
Orden de Compra o Contratos
Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado
Factura
Desembolso
Proceso de Adjudicación
Registros Contables
Asignaciones Presupuestarias
EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS
Archivo de Documentos
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7Contraloría a sus órdenes...
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestarias
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestarias
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8Contraloría a sus órdenes...
ASIGNACIONES PRESUPUESTARIASASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS
• Presupuesto del Municipio (art. 7.001)– Aprobado por la Legislatura Municipal– Por dependencia y partidas presupuestarias
• Responsabilidad– Jefes de Dependencia (preparan)– Alcalde (presenta)– Legislatura Municipal (aprueba)
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9Contraloría a sus órdenes...
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Asignaciones Presupuestarias
Requisición
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10Contraloría a sus órdenes...
REQUISICIÓNREQUISICIÓN
• Necesidad
• Propósito
• Cumplimentada en todas sus partes– Asignación de Número– Descripción adecuada de los suministros
o servicios
• Aprobada por los funcionarios autorizados – Jefe de Dependencia– Oficial de Compras
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11Contraloría a sus órdenes...
Compras por subasta y Compras por subasta y Junta de SubastasJunta de Subastas
Compras por subasta y Compras por subasta y Junta de SubastasJunta de Subastas
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestarias
RequisiciónRequisición
Proceso de SubastaProceso de Subasta
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12Contraloría a sus órdenes...
COMPRAS MEDIANTE SUBASTA PÚBLICACOMPRAS MEDIANTE SUBASTA PÚBLICA(Art. 10.001)(Art. 10.001)
• Compras > $40,000
• Obras o mejoras públicas >$100,000
• Cualquier venta de propiedad mueble e inmueble
• Anuncio en periódico
• Reglamentación Interna
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13Contraloría a sus órdenes...
COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA (Art. 10.002)(Art. 10.002)
• Compras a otros municipios, al gobierno de P.R. ó al gobierno federal
• Compras anuales < $40,000• Compras ó servicios en cualquier caso de
emergencia.• Compras que solamente exista un suplidor de
ese bien ó servicio• Cuando no concurran licitadores y exista el
peligro de perder la oportunidad de adquirir los bienes o servicios (mercado abierto debe aprobar Legislatura Municipal)
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14Contraloría a sus órdenes...
COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICACOMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA(Art. 10.002)(Art. 10.002)
• Contratos de construcción de obras, reparación, o mejora < $100,000
• Alteraciones o adiciones < 30% del total del costo de la obra
• Obras realizadas por administración• Adquisición de equipo pesado fuera de
Puerto Rico• Contratación de servicios de mecánica
para reparación de vehículos, equipos municipales y la reparación de equipo computarizado < $25,000
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15Contraloría a sus órdenes...
JUNTA DE SUBASTASJUNTA DE SUBASTAS
• Constitución de la Junta de Subastas (Art. 10.004)
• Funcionamiento de la Junta de Subasta– Quórum– Actas
• Funciones y deberes de la Junta de Subasta (Art. 10.006)– Criterios de adjudicación– Rechazar pliegos– Garantías y Fianzas– Declarar Subasta Desierta
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16Contraloría a sus órdenes...
Proceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de Adjudicación
Asignaciones Presupuestarias
Requisición
Proceso de Subasta/Adjudicación
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17Contraloría a sus órdenes...
PROCESO DE ADJUDICACIÓNPROCESO DE ADJUDICACIÓN
• Subasta Formal
– Excepciones
• Subastas Informales [Cotizaciones]
– Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización
• Mercado Abierto
• Único Proveedor
• Emergencia
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18Contraloría a sus órdenes...
Orden de CompraOrden de Compra
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de Compra Orden de CompraOrden de Compra
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19Contraloría a sus órdenes...
ORDEN DE COMPRAORDEN DE COMPRA
• Disponibilidad de fondos
• Cumplimentada en todas sus partes
• Registrada en los libros
– Contratos registrados en la OCPR
• Aprobada por los funcionarios que participan del proceso
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20Contraloría a sus órdenes...
ReciboRecibo dede InspecciónInspección
Inspección
Recibido
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección
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21Contraloría a sus órdenes...
RECIBO DE BIENES Y SERVICIOSRECIBO DE BIENES Y SERVICIOS
• Cumplimentado en todas sus partes
• Verificación de los bienes y servicios
– Corrección
– Exactitud
• Firmado por el personal autorizado
• Envío a los departamentos concernientes
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22Contraloría a sus órdenes...
FacturaFactura
Factura
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra
Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura
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23Contraloría a sus órdenes...
FACTURAFACTURA
• Original
• Corrección y exactitud
• Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes
• Aprobada por el funcionario autorizado
• Contiene la Certificación de falta de interés del suplidor
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24Contraloría a sus órdenes...
DesembolsoDesembolso
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra
Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso
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25Contraloría a sus órdenes...
DESEMBOLSODESEMBOLSO
• Corrección y Exactitud
• Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo
– Extravagante, excesivo e innecesario
• Aprobado por los funcionarios autorizados
• Justificantes del desembolso y cheque
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26Contraloría a sus órdenes...
Registros Registros
ContablesContablesRequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra
Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso
Registros ContablesRegistros ContablesRegistros ContablesRegistros Contables
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27Contraloría a sus órdenes...
• Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato
• Se anotó en la partida correspondiente• Se anotó en el año económico
correspondiente• Se concilia mensualmente el Mayor de
Cuentas por Pagar
REGISTROS CONTABLESREGISTROS CONTABLES
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28Contraloría a sus órdenes...
ArchivoArchivo dede
documentosdocumentos
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra
Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección
FacturaFacturaFacturaFactura
DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso
Proceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de Adjudicación
Registros ContablesRegistros ContablesRegistros ContablesRegistros Contables
Archivo de Archivo de documentosdocumentosArchivo de Archivo de documentosdocumentos
Asignaciones PresupuestariasAsignaciones PresupuestariasAsignaciones PresupuestariasAsignaciones Presupuestarias
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29Contraloría a sus órdenes...
ARCHIVO DE DOCUMENTOSARCHIVO DE DOCUMENTOS
• Personal Autorizado– Documentos Activos e Inactivos
• Organizado– Números consecutivos y año fiscal
– Por suplidor o contratista, si aplica
• Área segura
– Libre de inundaciones y de humedad
– Control de acceso
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30Contraloría a sus órdenes...
HALLAZGOS MÁS FRECUENTESHALLAZGOS MÁS FRECUENTES
• Cotizaciones falsas
• Fraccionamiento de las compras
• Compras y arrendamientos de equipos sin subastas
• Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones
• Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia
• Especificaciones que incluían las características de una marca en particular
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31Contraloría a sus órdenes...
Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTESCont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES
• Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones
• Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado
• Pagos de deudas incurridas ilegalmente
• Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes
• Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen
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32Contraloría a sus órdenes...
Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTESCont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES
• Las subasta fueron adjudicadas a un proveedor que no era el mejor postor
• Los expedientes de subastas estaban incompletos
• Deficiencias en las Actas de la Junta de Subastas
• Compras sin celebrar subastas públicas alegando estado de emergencia y sin el consentimiento de la Legislatura Municipal
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33Contraloría a sus órdenes...
Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTESCont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES
• No se requería en las subastas las fianzas que garantiza la entrega de los bienes y servicios
• Órdenes de cambio relacionadas con la construcción de una obra sin someterse a la aprobación de la Junta de Subastas
• Constitución de la Junta de Subasta sin el ciudadano particular y presidida por el Alcalde
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34Contraloría a sus órdenes...
Información adicionalInformación adicional
División de Auditorías de Municipios
• Myriam Rivera Pérez
Directora
787-200-7251, ext. 561
PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069
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Contraloría a sus Contraloría a sus órdenes...órdenes...