su - erp implementation · sap r/3 ecc 6.0 sd mm pp qm pm hr fi co ps wm wf is...

SU - ERP Implementation 4 - 10 October 2017 SAP AP Overview Training

6th October 2017

1. วตถประสงคของการอบรม

(Training Objective)

1. เพอใหทราบแนวทางการท างาน (Function and Feature)

ของระบบงานบญชเจาหน และระบบการจายช าระ

(Accounts Payable)

2. เพอใหทราบค าศพทตางๆ (Terminology) ในระบบบญช

บรหารของระบบ SAP ERP

3. เพอเปนการปพนฐานใหกบ User ทจะเขารวมการออกแบบ

ระบบ (Business Blueprint Design)

วตถประสงคของการอบรม

2. ภาพรวมระบบบญชบญชเจาหน และการจายช าระเงน

(Accounts Payable )

ภาพรวมระบบบญชบญชเจาหน และการเงนจาย (AP Overview) - 1

SAP R/3ECC 6.0

SD

MM

PP

QM

PM

HR

FI

CO

PS

WM

WF

IS

ระบบขาย จดสง และกระจายสนคา (Sales & Distribution/Logistic)

ระบบจดซอจดหา และ บรหารสนคาคงคลง

(Material Management)

ระบบวางแผนการผลต(Production Planning)

ระบบบ ารงรกษา (Plant Maintenance)

ระบบบรหารทรพยากรบคคล (Human Resources)

ระบบควบคมคณภาพ(Quality Management)

ระบบบญชการเงน (Financial Accounting)

ระบบบญชบรหาร (Controlling)

ระบบบรหารโครงการ (Project System)

ระบบบรหารคลงสนคา(Warehouse Management)

ระบบจดการ Workflow(Workflow Management

ระบบงานตางๆ (Module)ในระบบงาน ERP ประกอบไปดวยระบบ ดงรปภาพ

ภาพรวมระบบบญชบญชเจาหน และการเงนจาย(AP Overview) - 2

ระบบงาน Financial Accounting (FI Module) เปนระบบงานพนฐานของ SAP เปนระบบงานยอยทรองรบงานดานการเงน การบญชทงหมด ตงแตการก าหนดรหสบญช การบนทกบญช รวมไปถงการออกรายงานตางๆ

ภายใต FI Module ประกอบไปดวยระบบงานยอย (Sub-Module) ดงน

ระบบบญชเจาหน และการเงนจาย – Accounts Payable (AP )

ระบบบญชลกหน – Accounts Receivable (AR)

ระบบสนทรพยถาวร – Fixed Asset (FA)

ระบบบญชแยกประเภท - General Ledger Accounting (GL)


Accounts Payable Module

General Ledger Module

AP Process Invoice AP Process Payment

Cost Center Accounting Module

จายเงนคนลกหน

กระทบยอดบญชแยกประเภท

บนทกคาใชจายในศนยตนทน/ศนยก าไร

ตงหน/ลดหนแบบม POตงหน/ลดหนแบบไมม PO


• การสราง/เปลยนแปลงขอมลหลกเจาหน

• การบลอคขอมลหลกเจาหน

• การยกเลกขอมลหลกเจาหน

• การบนทกตงหน/เพมหน/ลดหน เจาหนโดยไมอางองใบสงซอ (Invoice without PO)

- บนทกรายการเงนยมรองจาย

- บนทกขอมลหลกประกน- กลบรายการบนทกบญช

• การตงหนบนทกตงหน/เพมหน/ลดหน เจาหน โดยอางถงใบสงซอ (Invoice with PO)

• พมพใบขออนมตจาย

• บนทกจายช าระเงน

• พมพใบส าคญจาย

• พมพหนงสอรบรองหกภาษ ณ ทจาย (ถาม)

• พมพทะเบยนคมเชค

• รายงานแสดงยอดเจาหนคงคาง

• รายงานทะเบยนเชคจาย

• รายงานภาษหก ณ ทจาย

• รายงานเงนยมรองจาย

การบนทกรายการต งหน

(Process Invoice)

ขอมลหลกเจาหน(Master Data)

การบนทกรายการเงนจาย(Process

Payments)

การปฏบตงานสนงวด(Periodic

Process)


ระบบบญชเจาหน และการเงนจาย (AP: Accounts Payable) ตามเกณฑพงรบพงจาย เปนการบนทกรายการหนสนทเปนภาระผกพน และการจายช าระเงนใหแกเจาหน อนเปนสวนหนงในระบบงานบญช

การเงน (FI: Financial Accounting) บนระบบ

เมอท าการผานรายการบญชในระบบบญชเจาหน ระบบจะมการสรางเอกสารทางบญชในระบบงาน เรยกวา Accounting Document (FI Document)

เมอท าการผานรายการบญชในระบบบญชเจาหน ขอมลตางๆจะถกเชอมโยง(Tightly integrated)กบหลายระบบงาน เชน ระบบจดซอ (MM-PO), ระบบสนคาคงคลง (MM-IM), ระบบบญชสนทรพย (FI-FA), ระบบบญชแยกประเภททวไป (FI-GL), และระบบบญชศนยตนทน (CO-CCA) โดยเชอมโยงดวย

➢ ใชรหสเจาหนเดยวกนทงระบบ

➢ ใชเลขทใบสงซอเดยวกนในการรบสนคาและบนทกตงหน.

➢ กรณทมการเบกใชพสดเพอใชในหนวยงานใด สามารถบนทกรายการสนคาคงคลงและคาใชจายส าหรบหนวยงานพรอมกน

➢ และทกรายการจะท าการบนทกเขาสระบบบญชแยกประเภททวไป.

การผานรายการบญชในระบบงานเจาหน จะมผลทางบญชทนท เรยกการท างานแบบนวา “Online Real Time”

Key หลกของระบบบญชเจาหน


Accounts Payable(Master Data)


ในระบบ SAP ผท จะไดรบการจายช าระเงนจะตองมการสรางขอมลหลกผขาย/เจาหนเสมอ ซงผขาย หรอเจาหนอาจเปนไดท ง ผขายสนคา, ผใหบรการ, บรษทขนสง, พนกงาน, กรรมสรรพากร เปนตน

Master Data : Vendor (ผขาย หรอเจาหน)

DEUTSCHEMARK

DEUTSCHE

MARK

DEUTSCHE

MARK

order account

?=

จดเกบขอมลหลกทวไปเพอลดความซ าซอน ของขอมลทใชระหวางระบบจดซอและระบบบญชเจาหนเชน ชอ ทอย เปนตน

จดเกบขอมลเฉพาะ ไดแกขอมลทางธรกจทใชในการตดตอ ไดแก เงอนไขการจายช าระเงน เปนตน

ขอมลทใชในการควบคมการบนทกรายการบญช เชน บญชคมเจาหน (Reconciliation Account) ขอมลทางภาษทเกยวของ (Withholding Tax) เปนตน


Master Data : Vendor Master File structure (โครงสรางขอมลหลกเจาหน)

ในระบบ SAP ขอมลหลกเจาหน มการจดเกบ 3 สวน คอ

• ชอ• ทอย• ชอบคคลทสามารถตดตอได• เลขประจ าตวผเสยภาษ1. ขอมลท วไป

(General data)

2. ขอมลดานจดซอ(Purchasing Org. Data)

001

3. ขอมลดานบญช

(Company Code Data)

• สกลเงนทใชในการจดซอ• เง อนไขในการช าระเงน

• บญชคมเจาหน• เง อนไขการจายช าระเงน• ภาษหก ณ ทจาย

Valid for theClient Level

Valid forOne Purch. Org.

Valid for One Company Code

PO AP

002003004

005

Account Group เปนตวก าหนดรหสเจาหนทจะท าการสรางในระบบ ซงการแบงกลมเจาหนจะชวยให

การเรยกดรายงานตามกลมเจาหนสามารถท าไดงายขน

การแบงกลมเจาหนจะชวยในการจดกลม และก าหนดชวงเลขทของรหสเจาหน โดยระบบสามารถให เราก าหนดเลขทในลกษณะ Internal Number range คอ running ใหตอเนองโดยอตโนมต หรอExternal Number range ซงผใชระบบตองก าหนดรหสเอง

Account Group ยงเปนตวก าหนดการเปด/ปด field ในหนาการสราง/เปลยนแปลง/แสดง ขอมลหลกเจาหนดวย

Master Data : Account Group (กลมผขาย หรอกลมเจาหน)


การเปด/ปด Field (Field Selection)

เปนการก าหนดขอมลทตองการในแตละกลมเจาหน โดยสามารถก าหนดวาเปนขอมลท

▪ จ าเปนตองม (Required Entry)

▪ ระบถาม (Optional Entry)

▪ ไมสามารถแกไข (Display)

▪ ไมตองการส าหรบกลมเจาหน (Suppress)


Regular vendorเจาหนทคาดวาจะท าการตดตอตอไปในอนาคตมากกวา 1 ครงขนไป และเพอเปนการลดเวลาในการกรอกรายละเอยดเกยวกบเจาหนทกครงทมการตดตอเพอสงซอสนคาและ/หรอผานรายการบญช

One-time vendorเจาหนทคาดวาจะท าการตดตอเปนครงคราว และเพอเปนการลดปรมาณการจดเกบขอมล ระบบ SAP ไดมการก าหนดประเภทเจาหน “one-time” โดยจะตองท าการบนทกขอมลเจาหนทวไปของเจาหนทกครงทมการตดตอเพอสงซอสนคาและ/หรอผานรายการบญช

Regular Vs. One-Time Vendors


Account Group No. Range

(รหสเจาหน)

ประเภทรหส ค าอธบาย

Z001

เจาหนพนกงาน

10 000 000 - 19 999 999 External การตงผรกษา/ถอวงเงนสดยอย และเงนทอน การขอเบกเงนสวสดการ

การตงพนกงานเปนลกหนเงนยมทดรองจาย โดยใชฟงกชนงานของระบบเจาหน

Z002

เจาหนนตบคคล

20 000 000 - 29 999 999 Internal เจาหนการคาททางคณะฯ ไดตดตอซอสนคาประเภทยา เวชภณฑ วสดและครภณฑ ทคณะฯ ตดตอซอ-ขายเปนประจ าทจดทะเบยนเปนนตบคคล

Z003

เจาหนบคคลธรรมดา

30 000 000 - 39 999 999 Internal เปนเจาหนทตดตอซอสนคาในเรองยาและเวชภณฑ, วสด และครภณฑตางๆ รวมถงเจาหนคาบรการตางๆ ทเปนบคคลธรรมดา

Z004

เจาหนการคาตางประเทศ

40 000 000 - 49 999 999 Internal เปนเจาหนการคาทตดตอซอสนคาและเจาหนคาบรการตางๆ ทจดทะเบยนนตบคคลในตางประเทศ

Z005

เจาหนภาครฐและรฐวสาหกจ

50 000 000 - 59 999 999 Internal เปนการตงเจาหนทเปนหนวยงานภาครฐและรฐวสาหกจ

ZONE

เจาหนขาจร (One-time)

90 – 99 External เจาหนขาจรทไมมรายการทางธรกจกบคณะฯ เปนประจ า เชน ผปวยทขอเงนคน หรอเจาหนการคา ทคณะฯมการซอสนคานอย


บญชคมยอด (Reconciliation Account)


บญชคมยอดเจาหน ในระบบ SAP ผใชงานไมสามารถบนทกรายการบญชผานรหสบญชเจาหน(บญชแยกประเภท)โดยตรงได จะตองบนทกผานระบบงานยอย(Sup-Ledger)เทานน โดยเมอบนทกผานระบบงานยอย ระบบจะบนทกเขาสบญชแยกประเภทในลกษณะ Online real time

บญชเจาหนรายตว

30,000

รหสเจาหน บจก.ไทยโคะอโท

200025

70,000

รหสเจาหน บจก.ไทยเมทลโคท

200026

บญชคมยอด

(บญชแยกประเภท)

70,000

บญชเจาหนการคาและบรการในประเทศ 212120

30,000

ทะเบยนเจาหน

เจาหน 200025

เจาหน 200026

บญชเจาหนการคาและบรการในประเทศ 212120

100,000

ยอดคงเหลอ

บญชแยกประเภท

ยอดเงนทกรายการในระบบบญชยอยจะท าการบนทกเขาสระบบบญชแยกประเภทโดยอตโนมตผาน “บญชคมยอด” (Reconciliation Account)

ในระบบงาน SAP ขอมลหลกของเจาหนแตละรายจะผกกบบญชคมยอด (Reconciliation Account) เพอก าหนดวา เมอมการผานบญชไปยงระบบบญชแยกประเภทจะใหไปบนทกทบญชใด ซงระบบ SAP จะท าการบนทกบญชไปยงระบบบญชแยกประเภทนนๆโดยอตโนมต

โครงสรางของเอกสารทางบญช (Financial Document)


Document Header

Posting KeyControls: debit/credit, account type

Document Line Item

Debit = CreditMaximum line item = 999

ประเภทเอกสารทางการบญช (Document Type) ใชก าหนดประเภทรายการในการบนทกเขาสระบบ และ

เปนตวก าหนดเลขทเอกสารทมการจดเกบในระบบ เชน เอกสารการต ง/เพมหน เอกสารการจาย เปนตน

โดยระบบงาน SAP ประเภทเอกสารทางบญชเกดข นตามแหลงทมาของขอมลและประเภทรายการหลก

รหส ประเภทเอกสาร ชวงเลขทเอกสาร

ZL HR-FI Post Payroll 2000000000 - 2099999999

ZX ปรบปรง GL โดย AP 2000000000 - 2099999999

KR ตง/เพมหนไมPO 2100000000 - 2199999999

RE ตง/เพมหนมPO 2200000000 - 2299999999

KG ลดหน 2300000000 - 2399999999

KA รก.เกยวกบเจาหน 2400000000 - 2499999999

KZ การจายเงน 2500000000 - 2599999999

ZP จายเงนแบบอตโนมต 2500000000 - 2599999999

ZV ลางจายแบบอตโนมต 2600000000 - 2699999999

ZK การกลบรายการ 2700000000 - 2799999999

ZY เงนสดยอย 2800000000 - 2899999999

Z2 Interface (เจาหน) 2900000000 - 2999999999

C

เอกสารการบญช ZL/ZX

RE

KG

KA

KZ/ZP

ZV

2000000000-2099999999

2100000000-2199999999

2200000000-2299999999

2300000000-2399999999

2400000000-2499999999

2500000000-2599999999

2600000000-2699999999


รหสการผานรายการบญช (Posting Key) คอ รหสการผานรายการบญชวาเปนเดบต หรอเครดต และมาจาก

ระบบยอยใด (Sub Module) เพอควบคมการบนทกรายการไปยงบญช เชน บญชลกหน บญชเจาหน บญช

แยกประเภททวไป

SPECIAL G/L

รหสบญช

รหสเจาหน

รหสเจาหน +

รหสบญชแยกประเภท

เดบต

21

29

40

ลดหนเจาหน

เดบตรายการ Special GL

เดบตบญช

แยกประเภท

เครดต

31

39

50

ตงหนเจาหน

เครดตรายการ Special GL

เครดตบญช

แยกประเภท

ตวอยางรหสการผานรายการบญชเจาหน เชน


เง อนไขการช าระเงน (Term of Payment) : เปนการก าหนดวนครบก าหนดการช าระเงนของเจาหน ซ งจะก าหนดไวในขอมลหลกผขาย ดงนนเวลาทมการบนทกรายการตงหน/เพมหน/ลดหน ระบบจะดงขอมลเงอนไขการช าระเงนมาใหอตโนมต แตเราสามารถแกไขได

โดยการก าหนดเงอนไขการช าระเงนในระบบ SAP สามารถก าหนดได ดงน

➢ ก าหนดวนทฐานการคดวนครบก าหนด เชน วนทเอกสาร (วนทบนใบแจงหน), วนททบนทกรายการบญช (Entry date), วนทรบรรายการบญช (Posting Date)

➢ ก าหนดไดมากสด 3 เงอนไข คอ เงอนไขท 1 การก าหนดระยะเวลาการจายช าระเงน, เงอนไขท 2 พรอม %สวนลดรบจากการจายช าระเงนในระยะเวลาทก าหนด, เงอนไขท 3 เปนการก าหนดระยะเวลาทถงก าหนดช าระ (Net Due)

➢ ก าหนดเปนเงอนไขการผอนช าระ (Installment payment)

ตวอยางการก าหนดเงอนไขในการรบช าระเงน

➢ 2/10 Net 30 (จายภายใน 10 วน ไดรบสวนลด 2%, Net due

ภายใน 30 วน)

➢ 5/15, 2/30 Net 45 (จายภายใน 15 วน ไดรบสวนลด 5%, Net

due ภายใน 30 วนไดรบสวนลด 2%, Net Due ภายใน 45 วน)

➢ Immediate due net (จายทนท)


ภาษซอ (Input VAT)

Output VAT Code

Description

V0 ภาษซอ 0%

V7 ภาษซอ 7%

VX ไมเกยวของกบภาษ

D7 ภาษซอยงไมถงก าหนด

ระบบจะค านวณจ านวนภาษ และมการบนทกรายการบญชภาษใหอตโนมตตามทก าหนดในระบบ แต ผใชระบบสามารถระบจ านวนภาษไดเองดวยเชนกน



รหส ค าอธบาย รหส ค าอธบาย

00 รายการทไมมภาษหก ณ ทจาย

33 ภงด3 - คาออกแบบ 5%

11 ภงด1- เงนเดอน/คาจาง 5% 34 ภงด3 - คาออกแบบ 10%

12 ภงด1- เงนเดอน/คาจาง 10% 35 ภงด3 - คาออกแบบ 15%

13 ภงด1- เงนเดอน/คาจาง 15% 36 ภงด3 - คาตอบแทน 5%

14 ภงด1- คาตอบแทน 5% 37ภงด3 - คาตอบแทน 10%

15 ภงด1- คาตอบแทน 10% 38 ภงด3 - คาตอบแทน 15%

16 ภงด1- คาตอบแทน 15% 51 ภงด53 - คาพสด/บรการ 1%

31 ภงด3 - คาพสด/บรการ 1% 52 ภงด53 - คากอสราง/คาปรบปรง 1%

32ภงด3 - คากอสราง/คาปรบปรง 1% 99 คาปรบ

รหสภาษหก ณ ทจาย (Withholding Tax Code)


การบนทกรายการต งหน/เพมหน/ลดหนในระบบ SAP แบงออกเปน 2 ประเภท

2. บนทกตงหน โดยอางองเอกสารสงซอ (ผานระบบ MM – Logistics Invoice Verification)

1. บนทกตงหน โดยไมอางองเอกสารสงซอ (ผานระบบ Accounts Payable)

หมายเหต : ตอนเจาหนาทคลงสนคาบนทกรบสนคา (Goods Receipt) ไดมการบนทกรายการ

เดบต สนคา / คาใชจาย / สนทรพย

เครดต GR/IR Clearing

ตงหน/เพมหนเดบต คาใชจายเดบต ภาษซอ(ถาม)เครดต เจาหน

ลดหนเดบต เจาหนเครดต คาใชจายเครดต ภาษซอ (ถาม)

ตงหน/เพมหน

เดบต GR/IR Clearing

เดบต ภาษซอ

เครดต เจาหน

เชน คาน าคาไฟฟาและ คาสาธารณปโภคอนๆ, คาใชจายการอบรมสมมนา, คาเบยเลยงเดนทาง, การน าสงภาษตาม ภพ. 36 เปนตน


Invoice w/o PO

INVOICE

Tax Invoice

• ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

• บนทกรายการตงหน• จดพมพใบส าคญตงหน

(Voucher Payable)

AP Accountant

Journal voucher

(40) Dr. Expenses(40) Dr. Input tax/deferred tax

(31) Cr. Vendor

หนวยงานจดท าบญช

ตรวจสอบความถกตองและลงนามอนมตรายการบญช

Manager

INVOICE

Copy of Tax Invoice

หนวยเบกจายเงน

บนทกรายการจายช าระเงนเมอครบก าหนดช าระ

Payment

Finance Officer

การบนทกรายการต งหนในระบบ SAP โดยไมอางองเอกสารส งซอ

INVOICE

PO

รหสประเภทสนคาคงคลง

รหสประเภทสนทรพยถาวร

รหสบญช

Dr. สนคาคงคลง /คาใชจาย /สนทรพยถาวร(กรณซอ 1 ชน)

Cr. บญชพกระหวางการรบสนคาและ การตงหน (GR/IR Clearing)

Dr. บญชพกระหวางการรบสนคาและการตงหน (GR/IR Clearing)/สนทรพยถาวร(กรณสนทรพยหลายชน)

Dr. บญชภาษมลคาเพม-ซอ (Input VAT)Cr. บญชเจาหนการคา (Vendor)

คาใชจาย

รหสขอมลหลก

ก าหนดรหสบญช

โดยตรง

Dr. เจาหนการคาCr. เงนฝากธนาคาร

ภาษหก ณ ทจาย (ถาม)

งานจดหาพสด และ งานคลงพสดหนวยงานจดท าบญช หนวยเบกจายเงน

ข นตอนการรบสนคา (Goods Receipt)

ข นตอนการรบใบแจงหน/ใบสงของ/ใบก ากบสนคา

ข นตอนการจายช าระเงน

Approved PR


การบนทกรายการต งหนในระบบ SAP โดยอางองเอกสารส งซอ

ข นตอนการจดท าใบส งซอ (Purchase Order)

Special G/L indicator เปนฟงกชนในระบบงาน SAP ทสามารถก าหนดใหมการบนทกบญชผานระบบเจาหนไปยงระบบบญชแยกประเภท โดยทรหสบญชจะเปนบญชทตางจากบญชคมยอด (Reconciliation Account)

เจาหน ก

30,000

20,000

บญชแยกประเภททวไป

บญชคมยอดเจาหนรายตว ก.

บญชพเศษ เชน เจาหนเงนมดจ าจาย

30,000

20,000

Special G/L Ind. A

บญชเจาหนรายตว

โดยมรายการทางบญชทเกยวของดงน

เมอจายเงนมดจ าเดบต เจาหนเงนมดจ าจาย (Sp.GL “A”) 20,000เครดต เงนฝากธนาคาร 20,000-

เมอไดรบสนคาเดบต สนคา/คาใชจาย/สนทรพยถาวร 30,000เครดต เจาหน ก 30,000-

เมอจายช าระคาสนคาเดบต เจาหน ก 30,000เครดต เจาหนเงนมดจ าจาย (Sp.GL “A”) 20,000เครดต เงนฝากธนาคาร 10,000-

เชน เงนมดจ า (Special G/L indicator = A) คอ เงนทจายใหแกผขายสนคากอนการไดรบสนคาจรงและสามารถน าหกกลบกบมลคาสนคาทไดรบ

สงทตองการทราบ คอ เงนมดจ าดงกลาวจายใหแกเจาหนรายใด และอางองถงใบสงซอใด


Accounts Payable(Process Payments)


วธการจายช าระ (Payment Method)

เปนการก าหนดวธการจายช าระเงน ตวอยางเชน เมอเราตองการจายช าระเงนดวยเชค จะตองมการระบวธการจายช าระเงนในใบส าคญการตงหนเจาหนวาเปน “เชค” ซงระบบ SAPจะท าการจายเงนตามวธทไดระบวธการจายช าระเงนในใบแจงหน เชน

รหสการจายช าระ ค าอธบาย

A เงนสด-งบรายได

B เชค A/C Payee-งบรายได

C เชค &CO-งบรายได

D ใบถอนเงนสหกรณ-งบรายได

E โอนเงนผานธนาคาร-งบรายได

F เชค A/C Payee-งบแผนดน

G เชค &CO-งบแผนดน

H โอนเงนผานธนาคาร-งบแผนดน

I เชค A/C Payee-งบแผนดนผานจฬาฯ

J เชค &CO-งบแผนดนผานจฬาฯ

K โอนเงนผานธนาคาร-งบแผนดนผานจฬาฯ

L จายตรงผาน GFMIS


การบนทกรายการจายช าระเงนในระบบ SAP สามารถจดท าได 2 แบบคอ1. Automatic Payment

เปนการบนทกรายการจายช าระเงนโดยท าการระบเงอนไขในการคดเลอกรายการตงหนทจะท าการจายช าระเงน เชน รหสเจาหน ประเภทการจายเงน (Payment Method) วนทครบก าหนดจายช าระเงน (Due Date) เปนตน

2. Manual Paymentเปนการบนทกรายการจายช าระเงนโดยผใชระบงานจะเปนผก าหนดรายการตงหนทตองการจายช าระเงน

โดยการบนทกรายการจายช าระเงน ระบบ SAP จะ☺ บนทกรายการจายช าระเงน พรอมทงผานรายการบญช

☺ พมพเชค พรอมทงบนทกทะเบยนคมเชค (Cheque Register) โดยอตโนมต

ทงนผใชระบบงานสามารถเลอกทจะจดท าพรอมกน หรอไมพรอมกนได


การจายเงนแบบ Manual มลกษณะการท างาน ดงน

• ผจายสามารถเลอกท าจายทละรายการ ตามเจาหนแตละราย

• ผจายสามารถเลอกจายกอนครบก าหนดช าระเงน

• ผจายจะตองก าหนดบญชธนาคารทจะท าจายเอง

• ผจายสามารถท าจายบางสวนของจ านวนเงนในใบแจงหนได (Partial payment)

Withholding taxcertification

พมพเชคและใบประกอบการจายเชค

Cheque Register

บนทกจายเงนพมพหนงสอรบรองหกภาษ ณ ทจาย (ถาม)พมพทะเบยนคม

เชค

การจายช าระเงนแบบ Manual


การจายเงนแบบ Automatic มลกษณะการท างาน ดงน

• ผจายสามารถเลอกท าจายทละหลายๆ รายการ จากเจาหนหลายๆราย

• ระบบสามารถเลอกรายการท าจายใหโดยอตโนมตเมอครบก าหนดช าระเงน

• บญชธนาคารทท าจายจะก าหนดใหโดยอตโนมต จากวธการช าระเงน

• ผจายไมสามารถท าจายบางสวนของจ านวนเงนในใบแจงหนได (Partial payment)

Run Proposal List ท าจายเมอครบก าหนดช าระ

พมพเชคและใบประกอบการจายเชค

ChequeRegister

พมพทะเบยนคมเชคพมพหนงสอรบรองหกภาษ ณ ทจายบนทกจายเงน

Withholding taxcertification

การจายช าระเงนแบบ Automatic



Accounts Payable(Month-End closing)


การปดบญชส นเดอน (Month-End closing) มข นตอนการท างาน ดงน

ปรบปรงบญชเมอส นงวดจดท างบทดลอง

จดท ารายงานการเงน

การกระทบยอดระหวางเจาหนรายตวกบบญชคมยอดเจาหน และบญชพก การจดเตรยมรายงานภาษซอ (Input VAT report) การจดเตรยมรายงานภาษหก ณ ทจาย (Withholding Tax Report) ผลตางจากอตราและเปลยนเงนตรา (Revaluation) Year-end balance carry forward


การกระทบยอดระหวางเจาหนรายตวกบบญชคมยอดเจาหน และบญชพก

วตถประสงคคอ• การกระทบยอดเพอใหทราบวายอดของบญชคมในระบบบญชแยกประเภททวไปมคาทถกตอง• ตองการตรวจสอบวารายการทกรายการไดบนทกเขาสระบบงาน (Clearing Account)

เพอใหการกระทบยอดสะดวกและรวดเรว ระบบ SAP รองรบวธการดงกลาว โดย

1. ใช Reconciliation Account ซงจากหลกเกณฑดงกลาวบญชคมยอดทระบบบญชแยกประเภททวไปจะไมสามารถบนทกผานระบบบญชแยกประเภททวไป ท าใหบญชคมจะเทากบยอดรวมของยอดคงเหลอของเจาหนรายตวเสมอ

2. ระบบ SAP จะมบญชพกหลก คอ GR/IR Clearing Account และในการปรบปรงรายการดงกลาวจะสามารถจดท าผาน

• Maintain GR/IR Clearing Account Feature -> เปนฟงกชนปรบปรงรายการส าหรบใบสงซอทรบของและรบใบแจงหนครบถวนแลว แตมจ านวนเงนคงเหลอ

• Regroup – GR/IR Clearing Feature -> เปนฟงกชนปรบปรงรายการพกเขากลมทถกตองระหวาง• รายการสนคาระหวางทาง (Goods in Transit) ส าหรบรายการทตงหนแลวแตยงไมไดรบของ• บญชคาใชจายคางจาย (Accrued Expenses) ส าหรบรายการทรบของแลวแตยงไมไดรบใบแจงหน


ประโยชนของ GR/IR Clearing account

❖ ทกสนเดอนจะมการ Run program GR/IR Clearing เพอเรยกดรายงานยอดคงคางบญช

พกรอการตงหนและตรวจสอบวามยอดคงคางรายการใดอยในระบบ

➢ ถาบญชอยทางดานเดบต หมายถง ไดมการบนทกตงหนเจาหนเขาไปในระบบ แตยงไมไดท าการบนทกรบสนคา

➢ ถาบญชอยทางดานเครดต หมายถง ไดมการบนทกรบสนคาเขาไปในระบบ แตยงไมไดบนทกตงหนเจาหน

❖ ในรายงานยอดคงคางบญชพกรอการตงหน บญชเจาหนสามารถตรวจสอบรายละเอยดตางๆจากเลขทเอกสารการสงซอ และ การรบของ เชนวนทบนทกรายการ, ผรบของ, ผ สงซอ เพอตรวจสอบหาสาเหตของยอดคงคาง


การจดเตรยมรายงานภาษซอ (Input VAT report)หลกเกณฑทวไป จะมการจดท ารายงานภาษมลคาเพมเพอน าสงใหแกกรมสรรพากรทกวนท 15 ของเดอนถดไป

ในระบบ SAP มฟงกชนรองรบ 1. Transfer Posting for Deferred VAT -> เปนฟงกชนทใชในการโอนรายการภาษซอรอการน าสง (Deferred VAT) เปนภาษ

ซอ (Input VAT) พรอมทงจ าท ารายการบญชใหโดยอตโนมตเดบต ภาษซอเครดต ภาษซอรอน าสง

2. Advance Return for Tax on Sales/Purchases -> เปนฟงกชนในการจดเตรยมรายงานภาษซอพรอมทงจดท ารายการบญช

ใหโดยอตโนมตเดบต บญชพกเจาหนกรมสรรพากร

เครดต บญชภาษซอ

การจดเตรยมรายงานภาษหก ณ ทจาย (Withholding Tax)หลกเกณฑทวไป จะมการจดท ารายงานภาษหก ณ ทจาย เพอน าสงใหแกกรมสรรพากรทกวนท 7ของเดอนถดไป

ในระบบ SAP มฟงกชนรองรบคอ Generic Withholding Tax Reporting เปนฟงกชนในการจดเตรยมรายงานภาษหก ณ ทจายพรอมทงจดท ารายการบญช เดบต ภาษหก ณ ทจาย

เครดต เจาหนกรมสรรพากร

การประชมเพอเกบความตองการ

AP – ระบบบญชเจาหน

วนท : 18 ตลาคม 2560 เวลา 9:00 น. – 16:00 น.

วนท : 19 ตลาคม 2560 เวลา 9:00 น. – 12:00 น.

สงทตองจดเตรยม

➢ ตวอยางแบบฟอรม รายงาน ทใชในปจจบน

➢ Workflow ส าหรบการท างานในปจจบน (ถาม)

➢ ระเบยบทเกยวของ

su - erp implementation · sap r/3 ecc 6.0 sd mm pp qm pm hr fi co ps wm wf is...

Documents