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LE SEMPLIFICAZIONI AGLI ADEMPIMENTI PRIVACY
INTRODOTTE DAL DECRETO SVILUPPO
D I R I T T O d’ I M P R E S A CIVILE, COMMERCIALE & NUOVE TECNOLOGIE
Avv. Luca Giacopuzzi – www.lucagiacopuzzi.itStudio Legale Giacopuzzi, Verona – Diritto d’Impresa
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PRIVACY: LE NOVITA’ DEL DECRETO SVILUPPOPRIVACY: LE NOVITA’ DEL DECRETO SVILUPPO
rilevanti modifiche
al Codice Privacy
Le modifiche, tutte immediatamente applicabili, realizzano una riforma della disciplina relativa al trattamento dei dati personali
effettuato dalle imprese
La L.12 luglio 2011 n.106, di conversione del D.L. 70/11, ha apportato
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IL DECRETO SVILUPPO: I TEMI OGGETTO D’INDAGINEIL DECRETO SVILUPPO: I TEMI OGGETTO D’INDAGINE
• la (ri)definizione delle “finalità amministrativo-contabili”• la deroga all’applicazione del Codice per i trattamenti di dati nei rapporti B2B per finalità amministrativo-contabili• l’esonero dal consenso per lo scambio informativo infragruppo• l’esclusione dall’obbligo dell’informativa e del consenso in caso di ricezione di curricula vitae trasmessi spontaneamente• l’allineamento del marketing postale al tele-marketing• l’estensione del campo di applicazione dell’autocertificazione sostitutiva del DPS
NOVITA’
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IL DECRETO SVILUPPO: GUIDA ALLA LETTURAIL DECRETO SVILUPPO: GUIDA ALLA LETTURA
Per comprenderne ratio e portata applicativa,le modifiche di recente introduzione
vanno considerate “tessere di un mosaico”
il sistema-privacy, unitariamente considerato
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LA “CHIAVE DI LETTURA” DELLA TEMATICA IN ESAMELA “CHIAVE DI LETTURA” DELLA TEMATICA IN ESAME
UN’AVVERTENZA PRELIMINARE:“La privacy” è una materia
complessa e di non immediata decifrazione, atteso chele regole normative vanno lette unitamente alle indicazioni del
Garante
Vi sono adempimenti da porre in essere e precetti da osservare,pena l’applicazione di sanzioni (amministrative e/o penali).
Il tutto fermo l’obbligo di risarcire il danno eventualmente arrecato.
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LE SANZIONILE SANZIONI
Il quadrodell’impianto sanzionatorio
Qualche esempio, senza alcuna pretesa di esausitivitàInidonea informativa: sino ad € 36.000,00Violazione misure di cui all’art. 33: sino ad € 120.000,00Incompleta notificazione: sino ad € 120.000,00Inosservanza provv. Garante ex art. 154.c: sino ad € 180.000,00Ipotesi aggravate: sino ad € 300.000,00
Artt. 161 - 172D.Lgs. 196/03
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““I PROVVEDIMENTI” DEL GARANTEI PROVVEDIMENTI” DEL GARANTE
ATTENZIONE:Un identico nome (id est “provvedimenti”)
per indicazioni differenti
QUALE PORTATA GIURIDICO-FORMALE?
mere indicazioni a carattere divulgativo (154.1.h)
prescrizioni impartite con efficacia vincolante (154.1.c)(sanzione per l’inosservanza: € 30.000,00 -180.000,00, ex art. 162.2-ter)
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LO “STATO DELL’ARTE” IN PUNTO PRIVACYLO “STATO DELL’ARTE” IN PUNTO PRIVACY
Da tale prassi conseguono adempimenti
superflui o ripetuti inutilmente
In tema di privacy, alcune modalità applicative sono ancora basate su approcci prettamente burocratici
e di ordine puramente formale
Si pone, dunque, la necessità di “rileggere” la materia
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PRIVACY: QUALI INDICAZIONI?PRIVACY: QUALI INDICAZIONI?
nozioni fondamentali
Giova recuperare alcune
da cui muovere
Le definizioni e gli istituti essenziali della disciplina ci sono noti?
La Cass. 21839/2011 qualifica il numero di un’utenza telefonica mobile come “dato sensibile” (errore grave)
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IL SISTEMA DEI DATI PERSONALIIL SISTEMA DEI DATI PERSONALI
DATI PERSONALI
COMUNI
SENSIBILI
GIUDIZIARI
SEMI-SENSIBILI
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GLIGLI ADEMPIMENTI PRIVACY, IN ESTREMA SINTESI ADEMPIMENTI PRIVACY, IN ESTREMA SINTESI
• Informativa• Consenso• Notificazione
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LE (PRINCIPALI) DESIGNAZIONILE (PRINCIPALI) DESIGNAZIONI
Il Titolare del trattamento deve individuare formalmente, con atto scritto,
i soggetti che hanno titolo per trattare i dati
DESIGNAZIONI
Responsabile: interno ed esternoDetta figura, la cui designazione è facoltativa (*),ricorre frequentemente in presenza di articolazioni interne delle realtà produttiveovvero in presenza di servizi in outsourcing[(*) v., tuttavia, Pr. Garante 16.06.2011]
IncaricatoDetta figura, la cui designazione è obbligatoria,individua le pers.fisiche che materialmentecompiono operazioni di trattamento dei dati
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L’INFORMATIVAL’INFORMATIVA
E’il primo “obbligo-privacy”
nei confronti dell’interessato
che cos’è?Deve rappresentare agli interessati, senza inutili formalità,
le caratteristiche essenziali dei trattamenti effettuati
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L’INFORMATIVA/2L’INFORMATIVA/2
L’utente deve anzitutto ricevere unachiara e completa informativa
in ordine al trattamento dei dati raccolti
Formule sintetiche o colloquiali?
Ammissibili, purchè inequivoche
Necessaria la presenzadegli elementi di cui
all’art. 13 D.Lgs.196/06
Auspicata la redazione diuna prima informativa breve,
che rinvia ad altra
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IL CONSENSOIL CONSENSO
Salvo ricorra una delle ipotesi di cui all’art.24, è NECESSARIO affinchè i privati e gli enti pubblici economici
possano TRATTARE i dati personali
espresso libero
informato revocabile
specifico
preventivo
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IL CONSENSO/2IL CONSENSO/2
Nello svolgimento dell’ordinaria attività d’impresa, il consenso NON è richiesto
se:• il trattamento viene posto in essere per dare esecuzione ad un obbligodi legge (art.24, 1 comma, lett.a)• i dati vengono trattati nell’esecuzione di un contratto o in faseprecontrattuale (art.24, 1 comma, lett.b)• i dati provengono da registri ed elenchi pubblici (art.24, 1 comma, lett.c)• i dati sono relativi allo svolgimento di attività economiche (art. 24,1 comma, lett.d)• se i dati sono comunicati “inter-company”per finalità amministrativo-contabili (NOVITA’ portata dal Decreto Sviluppo!)
DATI SENSIBILI? REGOLE ULTERIORI (art.26)
NOVITA’
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INFORMATIVA + CONSENSOINFORMATIVA + CONSENSO
è necessario uno specifico consensoper ciascuna finalità del trattamento dati
(Provv. 23 marzo 2011)
Il consenso: libero, informato e specifico
Con la precisazione che il consenso che l’interessato “debba” prestare per poter fruire
della prestazione richiesta non può definirsi libero, essendo piuttosto “indebitamente necessitato”
Ove l’art. 24 del Codice non possa trovare applicazione,
IL “DECRETO SVILUPPO”IL “DECRETO SVILUPPO”
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Che accade in concreto?
Delineati, seppur per cenni, iprincipi fondamentali,
è ora possibile prendere in esame le novità del Decreto Sviluppo
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LA DEROGA ALL’APPLICAZIONE DEL CODICELA DEROGA ALL’APPLICAZIONE DEL CODICE
Il comma 3-bis dell’art. 5 (introdotto dal Decreto Sviluppo) esonera dall’applicazione del Codice
SOLAMENTEi trattamenti di dati personali di
persone giuridiche, imprese, enti o associazioni effettuati dalle predette per fini amministrativo-contabili
E’necessario delimitare con precisione il perimetro applicativodella semplificazione normativa
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LE FINALITA’ AMMINISTRATIVO-CONTABILILE FINALITA’ AMMINISTRATIVO-CONTABILI
PRELIMINARE è chiarire cosa si intendaper finalità amministrativo-contabili
Il Garante, già nel 2008, si era sul punto così pronunciato:
“Diverse realtà trattano dati, anche in relazione a obblighi contrattuali,precontrattuali o di legge, esclusivamente per finalità di ordine amministrativoe contabile (gestione di ordinativi, buste paga e ordinaria corrispondenza conClienti, fornitori, realtà esterne di supporto anche in outsourcing, dipendenti)”(Provv. 16.06.2208)
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LE FINALITA’ AMMINISTRATIVO-CONTABILILE FINALITA’ AMMINISTRATIVO-CONTABILI
Ed ancora, sempre nel 2008, il Garante aveva definito cometrattamenti aventi finalità amministrativo-contabili i seguenti:
“trattamenti con strumenti elettronici finalizzati alla gestione dell’autoparcoaziendale, alle procedure di acquisto dei materiali di consumo, alla manutenzionedegli immobili sociali”(Provv. 27.11.2208, in tema di amministratori di sistema: FAQ 24)
Con il Decreto Sviluppo si introduce una definizione normativa
(art. 34, comma 1-ter)
L’ART. 34, COMMA 1-L’ART. 34, COMMA 1-TERTER
Art. 34, c. 1-ter, primo periodo:“I trattamenti sono quelli connessi allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, a prescindere dalla natura dei dati trattati”
Trattasi di una definizione di carattere generale, richiamatain diversi ambiti (P.19.06.08, Inf.Cons. – P.27.11.08, Misure minime sicurezza,P.27.11.08, Amministratori di sistema)
Art. 34, c. 1-ter, secondo periodo:“Perseguono tali finalità le attività organizzative interne, quelle funzionali all’adempimento di obblighi contrattuali e precontrattuali, alla gestione del rapporto di lavoro in tutte le sue fasi, alla tenuta della contabilità e all’applicazione delle norme in materia fiscale, sindacale, previdenziale-assistenziale, di salute, igiene e sicurezza sul lavoro”
Trattasi di un’elencazione non esaustiva
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LE FINALITA’ AMMINISTRATIVO-CONTABILI: LE FINALITA’ AMMINISTRATIVO-CONTABILI: COSA NON SONOCOSA NON SONO
• scopi di comunicazione o promozione commerciale (i.e.: marketing)
• analisi delle abitudini o scelte di consumo (i.e.: profilazione)
• valutazione e monitoraggio circa la solvibilità economica di controparti commerciali (cl.-forn.)
• finalità organizzative “esterne” (es.: trattamento di dati all’estero)
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LA DEROGA ALL’APPLICAZIONE DEL CODICELA DEROGA ALL’APPLICAZIONE DEL CODICE
Trattamento“B2B”
Dati relativiai soggetti
predetti
La deroga di cui all’art.5, comma 3-bis, opera in presenzadelle seguenti condizioni:
Il tr. è effettuato nell’ambito di rapporti tra personegiuridiche, imprese, enti e associazioniN.B.: anche con soggetti pubblici (es. P.A. o impreseche svolgono un pubblico servizio pur se aventi formagiuridica privata)
Es.: dati anagrafici, marchi e altri segni distintivi, riferimenti del legale rappresentante o di soggettiche rivestono cariche sociali
Finalitàammin.-cont.
Unica finalità contemplata dalla norma in esame
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LO SCAMBIO INFORMATIVO INFRAGRUPPOLO SCAMBIO INFORMATIVO INFRAGRUPPO
L’art. 24, lett. i-ter, individua una nuova ipotesi di esonero dal consensoper le comunicazioni di dati a fini amministrativo-contabili
In sostanza, vi è l’esonero dal consenso per le comunicazionieffettuate nell’ambito di gruppi o di altre forme organizzatedi esercizio dell’attività d’impresa, a fini amminist.-contab.
tra società, enti o associazioni con società controllanti, controllate, collegateo sottoposte a comune controllo, nonché tra consorzi, reti di imprese, raggruppamenti e associazioni temporanee di imprese con gli aderenti
LA GESTIONE DEI LA GESTIONE DEI CURRICULA VITAECURRICULA VITAE
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l’art. 13, comma 5-bis, elimina l’obbligo di fornire l’informativa.Cade anche la necessità di acquisire il consenso dell’interessato.
E’sollecitata la raccolta di CV a mezzo delle form sul sito web aziendale?
In relazione ai curriculainviati spontaneamente
da chi si candida all’instaurazione di un rapportodi lavoro o di collab.profess.
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CHE FARE, IN CONCRETO?CHE FARE, IN CONCRETO?
Sul piano pratico, la mera consultazione di un CV non sollecitato può avvenire senza una previa informativa
CV
NON INTERESSA VIENE CONSERVATO
Chi lo riceve deve distruggere i dati,cessandone il tratt., come per legge(art. 16)
Al momento del primo contatto, ilcanditato riceverà dal Titolare, ancheoralmente, un’informativa breve,a“contenuto predeterminato”
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LE NOVITA’ IN TEMA DI DPSLE NOVITA’ IN TEMA DI DPS
Il Decreto Sviluppo ha abrogato l’obbligo di redigere il DPS?
E’stato (semplicemente) esteso il campo di applicazionedell’autocertificazione sostitutiva del DPS, già prevista
NO
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IL PUNTO SULLE SEMPLIFICAZIONIIL PUNTO SULLE SEMPLIFICAZIONI
• Quando i dati trattati sono non sensibili o gli unici dati sensibili e giudiziari attengono a dipendenti, collaboratori e familiari
Autocertificazione Misure minime di sicurezza semplificate
• Quando il trattamento di dati, per finalità amministrativo-contabili, è effettuato da Pmi, professionisti ed artigiani
Misure minime di sicurezza semplificate
NOVITA’
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DPS: SI’ O NO?DPS: SI’ O NO?
Non vi è una risposta valida in assoluto: si deve valutare
la situazione concreta
la redazione del DPSE’ COMUNQUE OPPORTUNA
IN MOLTI CASI, tuttavia, a prescindere dall’obbligatorietà
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IL DECRETO SVILUPPO E IL MARKETINGIL DECRETO SVILUPPO E IL MARKETING
Il Decreto Sviluppo ha modificato l’art. 130, comma 3-bis
attività pubblicitarie o promozionali mediante posta cartacea
Ove il destinatario non si sia iscritto nel Registro Pubblico delleopposizioni (la cd. Robinson List), l’impresa può utilizzare gli
indirizzi contenuti negli elenchi telefonici pubblici per effettuare
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IL DECRETO SVILUPPO E IL MARKETINGIL DECRETO SVILUPPO E IL MARKETING
Il Decreto Sviluppo ha esteso al marketing postale, in precedenza fondato sull’opt-in (“scelgo di farne parte”),
il regime in tema di telemarketing, che si basa sull’opt-out (“scelgo di stare fuori”)
OPT-INL’operatore ha l’oneredi ottenere il consenso
dell’interessato
OPT-OUTE’l’utente a doversi fare carico
di opporsiall’uso dei suoi recapiti
Il perno è il registro pubblico delle opposizioni (cd. Robinson List),
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TELEMARKETINGTELEMARKETING E E MAIL MARKETINGMAIL MARKETING
Il regime di legge: l’OPT-OUT
D.P.R. 178/10 PROVV. GARANTE PRIVACYn.16 del 19.01.2011
La Robinson List mette l’abbonato al riparo dalle chiamate indesideratedei soli operatori che utilizzano come fonte dei propri contatti
gli elenchi telefonici pubblici e si avvalgono di addetti persone fisiche
La raccolta dei dati da fonti diverse e il relativo utilizzo deve avvenire a norma di legge
I RECENTI INTERVENTI DI SEMPLIFICAZIONEI RECENTI INTERVENTI DI SEMPLIFICAZIONE
Le semplificazioni in tema di marketing
Telemarketing e
Mail marketingL’e-mail marketing soggiace ancora ad una
rigorosa disciplina normativa, la cui portata viene precisata, altresì, da
Provvedimenti del Garante Privacy
hanno avuto ad oggetto unicamente
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MKT & PRIVACYMKT & PRIVACY
In tema di marketing
• TELEMARKETING• MAIL MARKETING
• E-MAIL MARKETING• FAX MARKETING
• MMS-SMS MARKETING• MESSAGGI REGISTRATI
• opt-out (v. la cd. “Robinson List”) • opt-in, salvo ipotesi residuali
per l’e-mail marketing (v. art. 130, comma 4)
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E-MAILE-MAIL MARKETING: NON SOLO PRIVACY MARKETING: NON SOLO PRIVACY
Una disciplina composita
REGOLAMENTAZIONE NORMATIVA
- art. 130 Codice privacy- art. 9 D.Lgs. 70/03
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E-MAIL MKTE-MAIL MKT
O B B L I G H I P E R L’ I M P R E S A:
a) Acquisire il previo consenso, informato, del destinatario
b) Esplicitare che la comunicazione ha carattere commerciale
c) Informare sulla facoltà di non ricevere ulteriori e-mails
d) Fornire un recapito, reale, per l’esercizio dei diritti ex art. 7 C.Pr.
N.B.: Quanto precede ferme le eccezioni di cui all’art. 130
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LE SANZIONILE SANZIONI
• Sanzioniamministrative
• Sanzionipenali
Informativa: da 6 a 36.000 euroConsenso: da 10 a 120.000 euro
Reclusione da 6 a 18 mesi
Attenzione: il tutto fermo l’obbligo di risarcire il danno, anche di natura non patrimoniale
ART. 15
Per casi di maggiore gravità: aumento sino al doppio.Per banche dati di particolare rilevanza: da 50 a 300.000 euro.
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DAL GARANTE PRIVACYDAL GARANTE PRIVACY
• Il Titolare che acquista le “liste” risponde in prima persona
del contenuto delle stesse (rectius: dell’idoneità delle predette)
• Il ricorso ad outsourcers non è “deresponsabilizzazione”
Indicazioni utili si ricavano, altresì, da un’attenta letturadei provvedimenti del Garante Privacy.
Senza pretesa di esaustività, si ricorda che:
Provv. 16.06.2011: il Garante prescrive, ai sensi dell’art. 154.1.c,di designare gli outsourcers come “responsabili”
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IL TRATTAMENTO DEI DATI DEI IL TRATTAMENTO DEI DATI DEI CLIENTICLIENTI
Non solo marketing:
ambiti ulteriori rispetto alle ordinarieipotesi di trattamento
Un complesso regime normativo:
1. Fidelizzazione in senso stretto2. Profilazione della clientela3. E-mail marketing
consenso non necessario
consenso informato e distinto
consenso informato e distinto,salve ipotesi particolari
NOTIFICAZIONE per profilazione; sanzione: € 20.000,00-120.000,00
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Dati clientiI principali
adempimenti,
in sintesi
Fidelizzazione in senso stretto
Profilazione
della clientela
marketing
SI’ NO SI’ NO SI’ NO
Informativa X X XConsenso X X X(1)
Notificazione X X XTempi di conservazione X X XMisure di sicurezza X X XDesignazioni dei soggetti X X X(1) Vedasi, tuttavia, anche l’art. 130 D.Lgs. 196/03 (per le eccezioni), nonché il diverso regime per il telemarketing e marketing “postale” (DPR 178/10, P.Garante 19.01.2011 – D.L. 70/2011, cd. “Decreto Sviluppo”)
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LA PRIVACY IN AZIENDA: CONCLUSIONILA PRIVACY IN AZIENDA: CONCLUSIONI
In ambito privacy si deve tendere a semplificazioni e a razionalizzazioni di sistema
• la chiave per decifrare una materia complessa• un obiettivo, cogente, evincibile da norme
La semplificazione rappresenta
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LO STATO DELL’ARTELO STATO DELL’ARTE
La materia, disomogenea e di non facile decifrazione,non deve essere l’alibi per non muovere
verso il rispetto delle indicazioni di legge e del Garante
Dal PROBLEMA
alla SOLUZIONE
COSA FARE, IN CONCRETO?COSA FARE, IN CONCRETO?
ADEGUAMENTO
TRATTAMENTI
“ORDINARI”
TRATTAMENTI
“PARTICOLARI”
N.B.: Il trattamento dei datinei diversi soggetti non è maiuguale l’uno all’altro, perchési deve tener conto dellespecificità proprie dei titolari.• modulistica• policy• varie ed eventuali (Decreto Sviluppo)
Tra gli altri:• marketing, on-line e cartaceo• telemarketing (Robinson list)• profilazione cliente• fidelizzazione cliente• videosorveglianza• biometria• trasferimento dati all’estero• web• amministratore di sistema
COSA FARE, IN CONCRETO?COSA FARE, IN CONCRETO?
UNA POSSIBILE SOLUZIONE PERESSERE IMMUNI DA
COMPLICAZIONI
ORGANIZZATIVE
SANZIONI
La soluzione proposta dallo Studio Legale Giacopuzzi:• servizio-privacy “a canone annuo” (Privacy “Gold” – Privacy “Platinum”)*
ESTERNALIZZARE LE INCOMBENZE-PRIVACY!
[* a richiesta, lo Studio è lieto di illustrarVi i contenuti di detti servizi]
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DISCLAIMER - REGIME DI UTILIZZO DELLE SLIDESDISCLAIMER - REGIME DI UTILIZZO DELLE SLIDES
Le presenti slides vanno considerate qualemera esemplificazione delle materie trattate.
Il materiale è, pertanto, propedeutico all’attività di consulenza e/odi assistenza legale fornita dallo Studio al Cliente.
Nessuna responsabilità legata ad una decisione assunta sulla base delle informazioni qui contenute potrà, quindi, essere attribuitaal professionista o allo Studio.
© Studio Legale Giacopuzzi, 2011 DIRITTO D’IMPRESA
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PER APPROFONDIMENTI:
37121 Verona,Stradone San Fermo n.21Tel.: 045.8011287Fax: 045.8039787Numero verde: 800-148791
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