stormöte sept 2006 elektronisk inköps- och fakturahantering lupin
DESCRIPTION
Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Projektledare [email protected]. Innehåll. Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Stormöte sept 2006
Elektronisk inköps- och fakturahantering
LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system
www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf
Projektledare [email protected]
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
Bakgrund
• Bättre affärer (mer värde för
pengarna!)
• Mer tid åt kärnverksamheten
• Ökad kvalitet
• Miljövinster
• Omvärldstryck
Bakgrund
Vi köper tjänsten av:
som ägs av
Proceedo är en s k ASP: Application Service ProviderDe sköter hårdvara, mjukvara, teknisk drift o underhåll, vidareutveckling/uppgraderingar (2 ggr per år)
Skanning av pappersfakturor sköts av:
Pappersfakturorna långtidsarkiveras på:
Bakgrund
Andra Proceedokunder:
Mölndals Stad
Norska Forsvaret
Bakgrund
Lunds universitets inköp 2005
• 8 400 leverantörer
• 1,5 miljarder kronor
• Låg avtalstrohet
• 400 ramavtal
• 130 000 fakturor
(exklusive privatpersoner)
Bakgrund
Antal fakturor per leverantör 2005
Andel leverantörer som skickade EN faktura år 2005
2
3
4
5-9
10-99
100-9991000-6100
Bakgrund
Antal fakturor per leverantör 2005- endast de som skickade fler än 4 fakturor
• 2 000 leverantörer (tot 8 400)
• 120 000 fakturor (tot 131 000)
(exklusive privatpersoner)
0
1 000
2 000
3 000
4 000
5 000
6 000
7 000
VIA TRAVEL AB 6 066
BTI NORDIC AB 4 706
VWR INTERNATIONAL AB 3 706
TELIA SONERA SVERIGE AB 3 131
VODAFONE SVERIGE AB 2 853
TNT SVERIGE AB 2 706
SIGMA-ALDRICH SWEDEN AB 2 514
DUSTIN AB 2 251
REGIONSTYRELSEN REGION SKÅNE 2 010
AKADEMIBOKHANDELSGRUPPEN AB 1 936
KILLBERGS KONTORSVARUHUS AB 1 862
ADLIBRIS AB 1 569
FRANS SVANSTRÖM & CO AB 1 517
INVITROGEN AB 1 477
Bakgrund
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
God
känn
ande
Leve
rans
kvitt
ens
Leve
rans
Order
Bet
alni
ng
Ej matchning/ej order Granskning
Attest
digital faktura
Abonnemangs-avtal
pappers-faktura
Skanningelektroniskfaktura
Från behov till betalning!Behov
Beställning:Katalog
Extern webbutikInköpsformulär
Rekvisition
Behov t betalningElektroniskt inköpElektronisk fakturahantering
Matchning mot order/leveranskvittens
Matchning mot abonnemangs-
avtal
Beställning GodkännandeOrder till
leverantörSakattest
Utbetalnings-order
Ankomst-registrering
Definitiv-registrering
Betalnings-godkännande
Tillbetalning
Gamla flödet- manuell hantering
Order tillleverantörOrder tillleverantör
Tillbetalning
Beställningo kontering
GodkännandeLeverans-kvittens
Nya flödet-manuellt inköp, elektronisk fakturahantering
-elektronisk inköps- och fakturahantering
Beställare/granskare
Godkännare/attestant
Ekonomiadm på inst.
Automatiskt steg
Behov t betalning
Faktura-matchningFaktura-matchning
Beställning GodkännandeOrder till
leverantörTill
betalning Granskningo kontering
Attest
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
Hur fungerar Lupin?Processen i Lupin
God
känn
ande
Leve
rans
kvitt
ens
Leve
rans
Order
Bet
alni
ng
Ej matchning/ej order Granskning
Attest
digital faktura
Abonnemangs-avtal
pappers-faktura
Skanningelektroniskfaktura
Från behov till betalning!Behov
Beställning:Katalog
Extern webbutikInköpsformulär
Rekvisition
Elektroniskt inköp
Matchning mot order/leveranskvittens
Matchning mot abonnemangs-
avtal
Processen i Lupin
Beställning
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
Processen i Lupin
Produktsökning - katalog Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
Underlag för beställning
Fördefinierade leveransadresser
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
Underlag för beställning
Lupin föreslår konto
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
Godkänna beställning – i Lupin Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
….eller direkt via e-post!Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
Order till leverantör/-er
• Godkänd beställning går automatiskt vidare i Lupin
• Varje beställning genererar automatiskt en eller flera order till en eller flera leverantörer
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
Leveranskvittens Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
God
känn
ande
Leve
rans
kvitt
ens
Leve
rans
Order
Bet
alni
ng
Ej matchning/ej order Granskning
Attest
digital faktura
Abonnemangs-avtal
pappers-faktura
Skanningelektroniskfaktura
Från behov till betalning!Behov
Beställning:Katalog
Extern webbutikInköpsformulär
Rekvisition
Elektronisk fakturahantering
Matchning mot order/leveranskvittens
Matchning mot abonnemangs-
avtal
Processen i Lupin
Pappersfakturornas väg innan du ser dem i Lupin
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
• Postöppning• Sortering• Skanning• Tolkning• Validering
• Överföring- till Lupin (digitala fakturan)- till Svenskt Arkiv för arkivering
(pappersfakturan)
Fakturahantering och betalning
• Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och utförd leveranskvittens
• Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet
• Order saknas = krävs efterattest
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
Efterattestflöde: Processen i LupinGranska faktura
Processen i LupinEfterattestflöde: i LupinAttestera faktura
Processen i Lupin…eller direkt via e-post
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
Inköp – regler
• Inköp ska ske via ramavtal när sådant finns för önskad vara eller tjänst
• Om ramavtal ej finns = upphandling
<300 tkr Direktupphandling
>300 tkr Upphandling => kontakta institutionens inköpssamordnare
Regelverk
Inköp – vägledning/information• Ny hemsida är under utveckling
– Info kommer på Lupins välkomstsida!
• Under tiden:– www.upphandling.lu.se– portal.adm.lu.se
• Nyhetsbrev – anmäl dig under Inställningar
• Kort info om inköp/upphandling under Inköp
Regelverk
Ny delegationsordning för attesträttigheter
• Prefekten delegerar - får inte delegeras vidare
• Stående delegation till stf prefekt när prefekten inte är
tillgänglig
• Rätt delegera till biträdande prefekt
• Delegation till annan kräver godkännande av kanslichef för
berört områdeAnnan: • Verksamhetsledare med budgetansvar (kst eller aktivitet/-er)• Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning (t ex administrativt ansvarig)
• Ingen anställd får attestera för utgifter som berör personen själv
(prefekts egna utlägg ska t ex attesteras på områdesnivån)
• Beslut om delegation ska revideras och uppdateras årligen
• Kopia på beslut ska skickas till Ekonomienheten
Regelverk
Ny attesthierarki
Beloppsgränser i kombination med
kostnadsställe / aktivitet
Möjligheter, exempel:
• Prefekten attesterar allt
• Biträdande prefekt/-er attesterar allt, prefekten attesterar biträdande prefekts inköp
• Avdelningsföreståndare attesterar på sina kostnadsställen – ev i kombination med att även prefekten attesterar allt över ett visst belopp
• Personer med verksamhetsansvar attesterar sina delar (aktivitet = även kostnadsställeansvarig måste attestera)
Man kan inte attestera egna beställningar.
Regelverk
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
Tidplan för införande av LupinFAS 1 Områdesvisa stormöten
Vad: Allmän info, starta tankearbetet…
Vem: alla berörda
FAS 2 Institutionsbesök/uppsättningVad: Inköp,
attesthierarki,gruppstruktur…Vem: institutionsledningen
FAS 3 Institutionsbesök/utbildningVad: Utbildning
Vem: alla som behöver utbildning, bestäms av institutionsledningen
FAS 4 Utrullning efter hand under hösten 2006,
ev även första kvartalet 2007
Tidplan
Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)
Institutionsledningen behöver vara förberedd på att prata om institutionens:
Inköp
Attesthierarki
Gruppstruktur
Tidplan
Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)
Inköp
Tidplan
Samordna inköp eller ej?
Olika för olika typer av inköp:• kontorsmaterial?• kemikalier?• datorer och kringutrustning?• resor?• fika/dyl till möten?• böcker?• …?
Attesterare bör inte vara inköpare
Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)
Attesthierarki
Tidplan
Olika aspekter att fundera på:• ansvar• närvaro • antal personer per beställning/faktura• semestervikarier• man får ej godkänna egna inköp
Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Gruppstruktur
Tidplan
Lunds universitet
Område A
Institution X
Institution Y
Avd 1
Avd 2
Område B
Färdig, Klara
Duktig, Bror
Kula, Kalle
Värden (aktiviteter, v-grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat.
Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesök 1.
Grupp z
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
E-learning för anställda:
Proceedo Academywww.proceedo.net/academy
1. Vid login första gången: klicka här. Då får du upp en ruta:
2. Ange Företag: Lunds universitet, Kod: 5000
Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord
3. Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy
Alternativ för Mac-användare: info kommer på http://www.eken.lu.se/org/efh/
Lär dig mer…
1
2
3
Bilderna finns på Ekonomienhetens hemsida:
www.eken.lu.se• Längst ner på sidan: ”Elektronisk
inköps- och fakturahantering (LUPIN)”
www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf
Där finns även fler exempel på attesthierarkier
samt på gruppstruktur m m.
Appendix
Attesthierarki, exempel AAttesthierarkier
Kostnadsställehierarki
Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999
Prefekten attesterar allt på institutionen.
Attesthierarki, exempel B
Kostnadsställehierarki
Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Hansson 0-999Avd f Hansson 0-999
Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar.
Attesthierarkier
Attesthierarki, exempel C
Kostnadsställehierarki
Prefekt Åberg 25-999Prefekt Åberg 25-999Avd f Widén 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Hansson 0-999Avd f Hansson 0-999
Avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.
Attesthierarkier
Attesthierarki, exempel D
Kostnadsställehierarki
Administrativa chefen attesterar allt och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.
Attesthierarkier
Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999
Attesthierarki, exempel E
Kostnadsställehierarki
Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Hansson 0-999Avd f Hansson 0-999
Aktivitet50002134001 Våld och genus del A Gr chef Lövborg 0-99950002134002 Våld och genus del B Gr chef Lövborg 0-999
Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar (jfr B). Inköp i forskargruppen ”Våld och genus” ska dock först attesteras av forskargruppschefen innan det går för attest av avdelningsföreståndaren.
Attesthierarkier
Gruppstruktur, exempel A
Personer som beställer/godkänner för hela institutionen läggs under grupp 50002000(Etnologiska inst).
Personer som beställer/godkänner för en avdelning läggs under den avdelningen, t ex 50002100(Etnologi).
Varje avdelning tilldelas sitt kostnadsställe, alla verksamhetsgrenar och alla sina aktiviteter.
Gruppstruktur
Gruppstruktur, exempel B
Här har man på den ena avdelningen även lagt undergrupper för några forskningsgrupper.
Personer som beställer/godkänner för endast en forskningsgrupp läggs under den gruppen, t ex 5000210002(Våld och genus).
Forskningsgrupperna är helt och hållet bidragsfinansierade så de tilldelas inte alla verksamhetsgrenar utan endast 35 Forskning bidrag, och endast sina aktiviteter.
Gruppstruktur
Ankomsthantering fakturor
Välj flödeVälj flöde
Automatiskt processteg
Manuellt processteg
Roller
LA Leverantörsansvarig
LH Lupin Helpdesk
P Proceedo
Roller
LA Leverantörsansvarig
LH Lupin Helpdesk
P Proceedo
FakturaFakturaValidera och addera info om lev. på
faktura
Validera och addera info om lev. på
faktura
Kontrollera leverantörRoll: LA
Kontrollera leverantörRoll: LA
Makulera faktura
Makulera faktura
Meddelande till leverantör
Ej OK
Hitta/skapa leverantör
Hitta/skapa leverantör
Kontrollera fakturanRoll: LH
Kontrollera fakturanRoll: LH
Kontrollera faktura
Till: Abonne-
mangsflödeKontrollera leverantör
Kontrollera leverantör
Utred fel, hantera
undantagRoll: P
Utred fel, hantera
undantagRoll: P
Kontrollera leverantör
OK OK
Ej OK
Validera och addera
info på faktura
Validera och addera
info på faktura
Ej OK
OK
Till: Order-matchnings-
flöde
OK
Till: Efterattest-
flöde
Processen i Lupin
OrdermatchningsflödeMatchning mot inköpsorder och leveranskvittens
Matcha artiklar på
faktura mot order
Matcha artiklar på
faktura mot order
Från: Ankomst-
hanteringen
Kontrollera leverans-kvittens
Kontrollera leverans-kvittens
Kontrollera villkor (priser)
Kontrollera villkor (priser)
Manuell matchning
Roll: LH
Manuell matchning
Roll: LH
Roller
LH Lupin Helpdesk
B Beställare
Roller
LH Lupin Helpdesk
B Beställare
Kontera faktura
Kontera faktura
Avvakta leverans-kvittens
Roll: B (LH)
Avvakta leverans-kvittens
Roll: B (LH)
OK OK OK
Ej OK Ej OK
Automatiskt processteg
Manuellt processteg
Till: Kontroll av kontering och sänd faktura
Processen i Lupin
EfterattestflödeNär referens till order eller abonnemang saknas
Välj granskare, (förkontera)
Roll: LH
Välj granskare, (förkontera)
Roll: LH
Roller
LH Lupin Helpdesk
G Granskare
A Attestant
Roller
LH Lupin Helpdesk
G Granskare
A Attestant
Granska,kontera
Roll: G (LH)
Granska,kontera
Roll: G (LH)
Attestera
Roll: A (LH)
Attestera
Roll: A (LH)
Ej granskare
Kontrollera granskare
Kontrollera granskare
Kontrollera granskning
Kontrollera granskning
Kontrollera attest
Kontrollera attest
OK OK OK
Ej OK Ej OK Ej OK
Till: Kontroll av kontering och sänd faktura
Från: Ankomst-
hanteringen
Automatiskt processteg
Manuellt processteg
Processen i Lupin
Kontroll av kontering och sändning av faktura
Färdig- konterad
e-Faktura
Färdig- konterad
e-Faktura
Kontrollera kontering
Roll: LH
Kontrollera kontering
Roll: LH
Kontrollera kontering
Kontrollera kontering
Sänd faktura
Sänd faktura
OK
Ej OK
OK
Roller
LH Lupin Helpdesk
Roller
LH Lupin Helpdesk
Exporttill Orfi
Från: Efterattest-
flöde
Från: Abonnemangs-
flöde
Från: Order-matchnings-
flöde
Från: Kreditflöde
Automatiskt processteg
Manuellt processteg
Processen i Lupin