stmik gi mdp membangun sistem informasi kepegawaian pada ... · pdf filefakta dan data-data...
TRANSCRIPT
1
STMIK GI MDP
Program Studi Sistem Informasi
Skripsi Sarjana Komputer
Semester Ganjil Tahun 2011/2012
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
PADA CV. INDAH JAYA MOTOR
Wei Tjen 2008240195
Maria Fransiska 2008240223
Pembimbing Utama : Suwirno Mawlan S.Kom,M.T.I.
Abstrak
Tujuan penelitian skripsi ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem
informasi kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor Palembang yang menggunakan
basis data sehingga dapat mempermudah, mempercepat, dan mengurangi tingkat
kesalaahan dalam pengolahan data karyawan, absensi, gaji, cuti, dan promosi
karyawan. Metode yang digunakan untuk menganalisis adalah metode iterasi, dan
Diagram Use Case. Analisis yang dilakukan antara lain dengan melakukan survei
atas sistem berjalan, melakukan wawancara dan pengumpulan data untuk
memperoleh informasi yang dibutuhkan. Metode perancangan yang
digunakan adalah dengan menggunakan diagram konteks, Diagram Aliran Data
(DFD), kamus data, Diagram Hubungan Entitas (ERD), relasi antar tabel dan
tampilan antar muka serta rencana implementasi dari sistem yang diusulkan .
Adapun tahapan dalam metode iterasi ini terdiri dari survei sistem, analisis sistem,
desain sistem, pembuatan sistem, implementasi sistem, dan pemeliharaan sistem.
Hasil rancangan sistem informasi ini diharapkan dapat mempermudah pihak
manajemen dalam mengelola data kepegawaian, sehingga dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi dari masing-masing personil. Dengan adanya sistem ini
diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang ada pada data kepegawaian,
sehingga dapat meningkatkan kinerja pada CV. Indah Jaya Motor Palembang.
Kata Kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, CV. Indah Jaya Motor, Metode Iterasi,
Diagram Aliran Data (DFD), kamus data, dan Diagram Hubungan Entitas (ERD).
2
Abstract
The research objective of this thesis is to analyze and design information systems
personnel in the CV. Indah Jaya Motor Palembang who use data base so as to
facilitate, accelerate, and reduce the error rate in data processing employee,
attendance, payroll, leave, and promotion of employees. The method used to analyze
the iteration method, and the Use Case Diagram. Analysis conducted among others
by conducting a survey of the system is running, conducting interviews and collecting
data to obtain the information needed. Design method used is by using a context
diagram, Data Flow Diagram (DFD), data dictionary, Entity Relationship Diagram
(ERD), the relationships among tables and display interface and implementation plan
of the proposed system. The stage in the iteration method consists of a survey system,
system analysis, system design, manufacture systems, system implementation, and
maintenance of the system. The results of the design of information systems is
expected to simplify the management in managing personnel data, thus increasing the
effectiveness and efficiency of their personnel. With the existence of this system is
expected to address the problems that exist in the employment data, so as to improve
the performance of the CV. Indah Jaya Motor Palembang.
Keywords: Information Systems Officer, CV. Indah Jaya Motor, Iteration Methods,
Data Flow Diagram (DFD), data dictionary and Entity Relationship Diagram (ERD).
3
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
CV. Indah Jaya Motor saat ini menggunakan excel pada perhitungan
gajinya, jadi pada saat General Manager menghitung gaji pegawai, General
Manager harus mengumpulkan/membuka banyak data yang berhubungan dengan
perhitungan gaji pegawai yang menyebabkan perhitungan gaji lebih lama dan
kurang efisien, kesulitan dalam mempromosi pegawai, dan juga pengaturan cuti
pegawai. Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka penulis
akan menuangkannya dalam bentuk skripsi dengan judul “Membangun Sistem
Informasi Kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor Palembang”.
2. Permasalahan
a. Perhitungan gaji pegawai yang kurang efisien karena datanya tidak terhubung
satu dengan yang lainnya, sehingga sering terjadi keterlambatan pada
pemberian gaji pegawai.
b. Belum ada sistem perhitungan baku bagi perusahaan dalam memberi nilai
untuk promosi sehingga perusahaan kesulitan dalam mempromosikan
pegawai.
c. Pendataan cuti pegawai masih ditulis di kertas, sehingga terkadang pada saat
ada pegawai yang ingin cuti, perusahaan kesulitan dalam pencarian data cuti
pegawai.
3. Ruang Lingkup
a. Melakukan perhitungan gaji pegawai dan memberikan rekapitulasi dan slip
gaji pegawai tiap bulannya.
b. Melakukan perhitungan terhadap penilaian yang diberikan pada masing-
masing kriteria untuk promosi pegawai dan memberikan laporan promosi
pegawai.
c. Mencatat pelaksanaan cuti pegawai.
4
METODOLOGI
A. Survei Sistem
Survei sistem merupakan tahap awal dalam melakukan analisis
pengembangan pada suatu sistem. Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan
fakta dan data-data pada sistem yang sedang berjalan dengan cara melakukan
beberapa metode pengumpulan data.
B. Analisis Sistem
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk mengidentifikasi permasalahan-
permasalahan dari sistem yang sudah ada.
C. Desain Sistem
Fase ini menyatakan bagaimana sebuah desain sistem lanjutan yang akan
dibuat dengan menggambarkan sebuah model sistem untuk menyelesaikan
permasalahan yang dihadapi perusahaan.
D. Pembuatan Sistem
Pada fase ini, dilakukan pembuatan sistem baru (hardware dan software)
dengan alat bantu yang digunakan antara lain Microsoft Visual Studio 2008 dan
SQL Server 2005.
E. Implementasi Sistem
Pada fase ini, dilakukan penginstalan database dan program baru,
pelatihan bagi pengguna, dan konversi ke sistem yang baru.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Prosedur Sistem yang Berjalan
1. Proses Absensi
Proses Absensi pada CV. Indah Jaya Motor dilakukan secara manual
yaitu bagian Administrasi(bagi cabang di luar kota) mendata kehadiran pegawai
5
dengan memberikan tanda centang pada nama pegawai di kertas absensi setiap
harinya dan pada akhir bulan bagian ADM akan mengirimkan ke bagian HRD
dan HRD akan menyerahkan kertas absensi ke General Manager.
2. Proses Pendataan Pegawai
Setiap pegawai yang baru masuk dicatat secara manual pada selembar
kertas dengan mencantumkan nama, alamat, tanggal lahir, telepon, email,
jabatan, dan tanggal masuk dan disimpan di arsip.
3. Proses Penggajian Pegawai
Setiap akhir bulan, bagian HRD akan menyerahkan data absensi, data
angkat unit sedangkan bagian Administrasi akan menyerahkan laporan
penjualan cabang, KSG cabang, laporan penjualan sparepart yang kemudian
dari semua laporan tersebut akan dihitung gaji pegawai yang di transfer via
BCA pada setiap awal bulan kepada masing-masing pegawai.
4. Proses Promosi
Promosi akan diberikan kepada pegawai yang memiliki keahlian dan
kinerja yang baik. Promosi pada CV.Indah Jaya Motor dilakukan pada saat ada
jabatan yang kosong, dan General Manager akan menilai secara lisan pegawai
yang kira-kira mampu dan berbakat berada di jabatan tersebut, dan pegawai
tersebut di promosikan ke jabatan yang lebih baik atau tinggi.
5. Proses Cuti Pegawai
Cuti pegawai diberikan kepada pegawai yang sudah bekerja selama 1
tahun. Cuti bisa diambil oleh setiap pegawai yang memenuhi syarat dimana
pelaksanaan cuti 12 hari dalam 1 tahun. Cuti pegawai bisa dicicil dan di
akumulasikan setiap tahunnya. Setiap pegawai yang ingin cuti langsung
menyampaikannya permohonan cutinya kepada General Manager.
6
Diagram Dekomposisi
Sistem Informasi
Kepegawaian pada
CV.Indah Jaya Motor
1.0
Subsistem
Pengguna
2.0
Subsistem
Absensi
3.0
Subsistem
Kepegawaia
4.0
Subsistem
Penggajian
5.0
Subsistem
Promosi
6.0
Subsistem
Cuti
3.1*
Input Data
Karyawan
3.2*
Cari Data
Karyawan
2.1*
Input
Absensi
2.2*
Cari
Data
2.3*
Rekap
Absensi
5.1*
Input
Promosi
6.1*
Input
Cuti
5.2*
Cari
Promosi
6.2*
Cari
Cuti
4.1*
Tunjangan
Karyawan
4.2*
Hutang
Karyawan
4.3*
Insentif
Karyawan
7.0
Subsistem
Laporan
7.1*
Cetak
Laporan
Karyawan
7.2*
Cetak
Laporan
Absensi
7.3*
Cetak Slip
Gaji
7.4*
Cetak
Rekap
Gaji
7.5*
Cetak
Laporan
Promosi
7.6*
Cetak
Laporan
Cuti
7.7*
Cetak
Laporan
History
8
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan pada CV. Indah Jaya Motor
Palembang, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi kepegawaian ini
membantu dalam :
1. Pengolahan data karyawan dan absensi.
2. Mempercepat General Manager dalam menghitung gaji karyawan karena
datanya terintegrasi satu dengan yang lain.
3. Mendapatkan penilaian terhadap masing-masing karyawan untuk promosi
karyawan.
4. Pengolahan dan pencarian data cuti karyawan.
Saran
Dari kesimpulan diatas, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran
antara lain :
1. Data harus terus di back-up untuk mencegah kemungkinan terjadinya
kehilangan ataupun kerusakan data.
2. Sistem Informasi Kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor harus terus di
evaluasi dan diperbaharui agar penggunaannya dapat terus berlangsung.
3. Perlunya dilakukan pemeliharaan ataupun perawatan terhadap komputer dan
alat pendukung lainnya secara teratur.
4. Biarlah di Sistem Informasi Kepegawaian ini pengajuan cutinya bisa dibuat
secara komputerisasi.
5. Untuk memaksimalkan penggunaan sistem disarankan agar Sistem Informasi
Kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor Palembang dapat dibuat terintegrasi
di setiap cabang.
9
DAFTAR PUSTAKA
Daryanto. 2003, Belajar Komputer Visual Basic Bandung : Frama Widya.
Fatta, Hanif Al. 2008, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset,
Yogyakarta
Hasibuan, Malayu S.P. 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : Bumi
Aksara.
Hutang. Diakses tanggal 26 Oktober 2011 jam 14.30,
http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/lembar01.html
Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain, Yogyakarta : Andi Offset.
Mondy, R. Wayne. 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia jilid 2, Jakarta :
Erlangga.
Reeve, James M. 2010, Pengantar Akuntansi: Adaptasi Indonesia Buku 2, Jakarta :
Salemba 4
Sutanta, Edhy. 2003, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Graha Ilmu.
Suyanto, M. 2005, Pengantar Teknologi Informasi Untuk Bisnis, Yogyakarta : Andi
Whitten, Jeffery L. 2006, Metode Desain dan Analisis Sistem edisi 6. Yogyakarta:
Andi Offset.