State Letters Online Monitoring Tool (SLOMT)

Sonia El SakkaICT and Marketing Regional Coordinator

State Letters Online Monitoring Tool (SLOMT)

Global/Regional Low level of replies to State Letters

That, in order to support States in the process of follow‐up and effective 

provision of replies to the ICAO MID Office State 

Letters, ICAO is invited to explore/implement an online 

monitoring tool

MSG CONCLUSION 6/38

6.67%

26.67%

13.33%6.67% 6.67%

0.00%

20.00%

0.00% 0.00%

26.67%

13.33%

26.67%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

100.00%

AN5/23

‐19/07

2

AN1/7–

18/408

AN8/2–

18/409

AN6/12

‐19/06

0

AN8/15

.1–1

9/06

1

AN7/5.7–

18/410

AN7/5.7–

18/411

AN6/31

.4–1

8/41

2

AN7/31

–18/41

3

AN7/36

–19/04

2

ME3

–19/05

6

AN10

/12‐19

/057

AGA AIM AIM ATM ATM CNS CNS CNS CNS CNS GEN MET

MID Office MSG6 Follow‐up Conclusions and Decisions State Letter Replies

State Letters Current Management Process

ICAO Follow up on States ActionReminder Need for Monitoring Tool

States Update Action/ NotificationType of State Letter  Action / Response 99% Email/ 1% Fax or Other

States Coordinate/ Distribute (Internal/ External) 

ICAO Dispatch State Letter to States ICAO SharePoint Distribution System MID Office Email/ Secure Portal

States Nominate Focal Point

ICAO‐States State Letters Management Process

Provide an online secure system to allow States to effectively manage, follow up and Search State Letters 

State Letters Online Monitoring Tool (SLOMT)

SLOMT Users  ICAO / States / International Organizations / Aviation Stakeholders

Access and Credentials‐Secure Site

Manage/ Update (Focal Point)

View

SLOMT User Manual

State Letters Online Monitoring Tool (SLOMT)

SLOMT ModulesTracking Module‐ ICAO State Letter Distribution

Monitoring Module‐ State Reply/Action

Searching Module‐ Searching Criteria/ Features

Reporting Module‐ Print Tailored Reports

Statistics Module‐ State Letter Statistics by Year, Subject, etc.

SLOMT Management Online Process

Follow up on States Action / Reply Reporting / Statistics 

States Update Action/ Reply Reply/Action “Updated” / Date Stamp  

States Coordinate/ Distribute Internal / External ‐ Life Cycle Identified

ICAO Dispatch State Letter to States  Status set “Received” / Date Stamp

States Nominate Focal Point Access Credentials  (Manage / Update)

STATE  DATE CATEGORY SUBJECT SL NUMBER

REPLY/ACTION

AVIATION STAKEHOLDERS

SLOMT‐ Searching Features / Criteria

SLOMT‐ TIMELINE

Phase 1• Tracking• Monitoring

Phase 2• Searching• Reporting

Phase 3• Statistics

DesignResources

States Support Focal Point

Hosting Infrastructure

DevelopmentInhouse 

Outsource

ModulesPhases

Testing Launching