(standard operating procedure manual)doktoralpwd.usu.ac.id/images/pejaminanmutu/28-pe... ·...

PROGRAM STUDI

S3 PERENCANAAN WILAYAH – SEKOLAH PASCASARJANA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MANUAL PROSEDUR (Standard Operating Procedure Manual)

GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Prodi S3 Perencanaan Wilayah Sekolah Pascasarjana USU Oktober 2015

Tanggal Terbit Edisi I : 1 April 2012 Tanggal Terbit Edisi II : 2 Oktober 2015 Status Revisi : 01 Direvisi Oleh : Tim GKM S3 PW SPS USU Diperiksa dan disetujui oleh : Ketua Prodi S3 PW SPS USU Disahkan Oleh : Prof. Dr. Erman Munir, MSc Direktur SPS USU

PROGRAM STUDI

S3 PERENCANAAN WILAYAH - SEKOLAH PASCASARJANA


MANUAL PROSEDUR (Standard Operating Procedure Manual)

GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Prodi S3 Perencanaan Wilayah Sekolah Pascasarjana USU Oktober 2015

Tanggal Terbit Edisi I : 1 April 2012 Tanggal Terbit Edisi II : 2 Oktober 2015 Status Revisi : 01 Direvisi Oleh : Tim GKM S3 PW SPS USU Diperiksa dan disetujui oleh : Ketua Prodi S3 PW SPS USU Disahkan Oleh : Prof. Dr. Erman Munir, MSc Direktur SPS USU

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH

SEKOLAH PASCASARJANA


PROSEDUR:

PENGAJUAN PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA)

No. Dokumen : MP- GKM – PW – 028

Edisi : 2

Revisi : 1

Berlaku efektif : Oktober 2015

Halaman : 1 dari 10

PROSEDUR PENGAJUAN PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA)

PROGRAM DOKTOR PERENCANAAN WILAYAH

SEKOLAH PASCASARJANA USU

Disiapkan

Oleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Prof. Dr. lic.rer.reg.

Sirojuzilam, SE

Ketua

Prof. Erlina, SE, M.Si,

Ph.D, Ak

Sekretaris

Dr. Agus Purwoko, S.Hut,

M.Si Anggota

Disahkan

Oleh

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Prof. Dr. Erman Munir,

M.Sc

Direktur

DAFTAR DISTRIBUSI

No Penerima Personil Tanda Tangan Tanggal

1 Direksi Sekolah

Pascasarjana

Direktur SPs-USU

Wadir-I SPs-USU

Wadir-II SPs-USU

2 TU SPs KTU-SPs

3 Program Studi

Perencanaan Wilayah

Ketua

Sekretaris

Sekretariat

CATATAN PERUBAHAN

Revisi

ke

Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan

Oleh

Fungsi

(Jabatan)

Tanda

Tangan

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH



PROSEDUR:



Edisi : 2

Revisi : 1


Halaman : 2 dari 10

1. TUJUAN

Prosedur pengajuan PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) disiapkan untuk memberi

penjelasan kepada mahasiswa, dosen program studi, pegawai administrasi akademik dan

pegawai administrasi keuangan di lingkungan Sekolah Pascasarjana tentang tata cara

pelaksanaan kegiatan proses pengajuan PKA (Penundaan Kegiatan Akademik)

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini digunakan sebagai petunjuk dalam persiapan dan pelaksanaan penundaan

kegiatan akademik yang meliputi:

• Tujuan dan persyaratan PKA

• Pelaksanaan

3. DEFINISI

• Proses pengajuan PKA (Penundaan Kegiatan Akademik)

adalah masa penundaan kegiatan akademik oleh seorang mahasiswa untuk sementara

tidak melakukan seluruh kegiatan akademik karena alasan tertentu.

• Dosen program studi

Tenaga pendidik perguruan tinggi dan/atau lainnya sesuai dengan kepakarannya yang

khusus diangkat oleh Rektor dengan tugas utama mengajar, membimbing dan meneliti

• Pegawai administrasi akademik

Tenaga administrasi di lingkungan Sekolah Pascasarjana yang diangkat oleh Rektor

dengan tugas utama mengerjakan tugas-tugas akademik sesuai dengan petunjuk pimpinan

• Pegawai administrasi keuangan

Tenaga administrasi di lingkungan Sekolah Pascasarjana yang diangkat oleh Rektor

dengan tugas utama mengerjakan tugas-tugas bagian keuangan sesuai dengan petunjuk

pimpinan

• Mahasiswa

Peserta didik yang terdaftar secara sah pada salah satu Program Studi Sekolah

Pascasarjana USU

4. REFERENSI

- Buku Panduan Peraturan Akademik SPs USU 2007

- Manual Mutu SPs USU 2005

- SK Direktur SPs USU No……tentang

- SK Rektor USU No…..tentang

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH



PROSEDUR:



Edisi : 2

Revisi : 1


Halaman : 3 dari 10

5. KETENTUAN UMUM

Mahasiswa peserta Sekolah Pascasarjana USU yang mengajukan masa PKA (Penundaan

Kegiatan Akademik) tidak dihitung sebagai masa studi, untuk melaksanakan proses

pengajuan PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) harus memenuhi persyaratan-persyaratan

dan aturan-aturan tertentu

Tujuan

a. Mahasiswa yang karena suatu hal yang tidak dapat dihindari dan atas persetujuan Ketua

Program Studi dapat mengajukan permohonan PKA (Penundaan Kegiatan Akademik)

kepada Direktur

b. Mahasiswa yang berstatus PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) tidak berhak

menggunakan fasilitas yang ada dalam Universitas

c. Untuk membantu mahasiswa dalam proses belajar pada Sekolah Pascasarjana

dikarenakan tugas atau alasan kesehatan

6. PERSYARATAN

a. PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) selama-lamanya 2 (dua) semester/trimester

kumulatif

b. Telah selesai mengikuti program pascasarjana minimal selama 1 (satu) semester/

trimester

c. PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) disetujui oleh ketua program studi dan ditetapkan

dengan Surat Keputusan Direktur

d. Peraturan akademik yang ada tetap berlaku bagi mahasiswa yang mengambil PKA

(Penundaan Kegiatan Akademik)

e. Selama masa PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) masa studi tidak diperhitungkan

7. TATACARA PELAKSANAAN

a. Mahasiswa yang mengajukan PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) harus membuat

sendiri dan ditandatangani diatas materai cukup (Lampiran 1)

b. PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) diajukan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan

sebelum semester berjalan dengan melampirkan bukti pembayaran biaya administrasi

yang telah disetorkan ke Bank Mandiri

c. Wajib membayar biaya administrasi PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) sesuai

dengan jumlah yang ditetapkan berdasarkan peraturan yang berlaku pada Sekolah

Pascasarjana

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH



PROSEDUR:



Edisi : 2

Revisi : 1


Halaman : 4 dari 10

d. Setelah disetujui oleh ketua program studi, permohonan PKA (Penundaan Kegiatan

Akademik) dilanjutkan ke Direktur (Lampiran 2)

e. PKA (Penundaan Kegiatan Akademik) berlaku setelah mendapat persetujuan dari

Direktur dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur (Lampiran 3)

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH



PROSEDUR:



Edisi : 2

Revisi : 1


Halaman : 5 dari 10

Diagram Alir Prosedur Pengajuan Penundaan Kegiatan Akademik

Pelaksana Proses

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH



PROSEDUR:



Edisi : 2

Revisi : 1


Halaman : 6 dari 10

Pelaksana Proses

(Lanjutan)

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH



PROSEDUR:



Edisi : 2

Revisi : 1


Halaman : 7 dari 10

Lampiran Contoh Format PKA

H a l : Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) Medan,

………………………..

Lamp. : Foto kopi transkrip nilai

Yang terhormat

Ketua Progam Studi ……..SPs

Universitas Sumatera Utara

Medan

Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama Mahasiswa : ……………..

N I M : …………….

Program Studi : ……………

Semester : ……………

Indek Prestasi : ……………

Alamat Rumah/Tel. : ……………

berhubungan karena saya …………………… maka saya dengan ini mengajukan Penundaan

Kegiatan Akademik untuk semester …………… tahun akademik ………… sampai dengan

……. Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu turut saya foto kopi transkrip nilai dan bukti

setoran SPP semester ……………….

Demikian di sampaikan atas izin Bapak/Ibu diucapkan terima kasih.

Hormat saya

dto

(Nama mahasiswa)

Tembusan :

Direktur Sekolah Pascasarjana USU

Materai Rp. 6000,-

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH



PROSEDUR:



Edisi : 2

Revisi : 1


Halaman : 8 dari 10

Lampiran Surat dari program studi

Nomor : ……/PS…..SPs-USU/20.. Medan,…………………………

Lamp. : 1 berkas

Hal : Penundaan Kegiatan Akademik (PKA)

Yang terhormat :

Direktur Sekolah Pascasarjana

Universitas Sumatera Utara

Medan

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat saudara ………… NIM ………………… mahasiswa Program Studi

…………… Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara T.A. 20../20… (fotokopi

terlampir) dengan ini kami menyetujui permohonan mahasiswa tersebut untuk PKA pada

semester ……………………… tahun …………... sampai dengan …………….

Demikian disampaikan dan atas perkenan Saudara diucapkan terima kasih.

Ketua Program Studi

dto

Nama

NIP.

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH



PROSEDUR:



Edisi : 2

Revisi : 1


Halaman : 9 dari 10

Lampiran Contoh format SK PKA

K E P U T U S A N

DIREKTUR SEKOLAH PASCASARJANA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

NOMOR: /JO5.4/SK/KP/20..

T E N T A N G

PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK A.N...................NIM.................

MAHASISWA PROGRAM STUDI............... SEKOLAH PASCASARJANA USU

TAHUN AKADEMIK 20../20..

DIREKTUR SEKOLAH PASCASARJANA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Menimbang : 1. Permohonan mahasiswa progam studi ………………… An.

……………………… NIM ……………… dan persetujuan Ketua Program

Studi …………………. Nomor ………………. Tanggal ………… tentang

Penundaan Kegiatan Akademik semester ……… tahun …………. Pada SPs

USU

2. Untuk maksud di atas perlu menerbitkan satu Surat Keputusan tersendiri.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20/U/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah:

a. Nomor 61 Tahun 1999 tentang Penetapan Perguruan Tinggi Negeri

sebagai Badan Hukum Milik Negara.

b. Nomor 56 Tahun 2003 tentang Penetapan USU sebagai Badan Hukum

Milik Negara.

3. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. Nomor 232/U/2000

tanggal 20 Desember 2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum

Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa.

4. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Depdikbud No.

../DIKTI/Kep/ 19.. tanggal ….. tentang Pembentukan Program Studi S2 ....

USU.

. 5. Keputusan Majelis Wali Amanat USU No.1/SK/MWA/I/2005 tanggal 8

Januari 2005 tentang Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga USU.

6. Keputusan Majelis Wali Amanat USU No. 4/MWA/III/2005 tanggal 28 Maret

2005 tentang Pengangkatan Rektor USU Periode 2005 – 2010.

7. Keputusan Rektor USU No. 544/JO5/SK/KP/2005 tanggal 21 April 2005

tentang Pengangkatan Direktur Sekolah Pascasarjana USU Periode 2005 –

2010.

M E M U T U S K A N

Menetapkan

PROGRAM DOKTOR

PERENCANAAN WILAYAH



PROSEDUR:



Edisi : 2

Revisi : 1


Halaman : 10 dari 10

Pertama : Memberikan izin Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) Saudara ................ NIM

............... Program studi .................pada semester ......... tahun ............. sampai

dengan .......

Kedua : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan hingga mahasiswa tersebut

mengajukan surat aktif kuliah kembali

Ketiga : Surat Keputusan ini dapat ditinjau kembali dan diperbaiki sebagaimana mestinya

apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini.

Ditetapkan di : M e d a n

Pada Tanggal :

Direktur

dto

Prof. Dr. Ir. T. Chairun Nisa B., MSc.

NIP. 130535852

Tembusan:

1. Rektor USU

2. Ketua Progam Studi ............

3. Ybs. untuk diindahkan dan dilaksanakan

(standard operating procedure manual)doktoralpwd.usu.ac.id/images/pejaminanmutu/28-pe... ·...

Documents