standar operasional prosedur (sop) subbagian …
TRANSCRIPT
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
SUBBAGIAN TATA USAHA
TUGAS SUBBAGIAN TATA USAHA
Subbagian Tata Usaha
Tugas Pokok Subbagian Tata Usaha :
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penerimaan, pengagendaan dan pendistribusian serta penomoran surat secara
manual maupun elektronik, melakukan tata usaha, dan pengelolaan kinerja, serta evaluasi dan pelaporan pada Direktorat Pengolahan
Data dan Informasi Kepegawaian
PENYUSUNAN BAHAN LAKIP
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian Direktorat Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Nomor : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Disahkan oleh : Direktur Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Drs. Sidik Kadarusman NIP. 19610131 198503 1 001
Nama SOP : Penyusunan Bahan Lakip
DASAR HUKUM :
KUALIFIKASI PELAKSANAAN :
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
2. Keputusan Presiden RI Nomor 95 Tahun 1999 tentang Badan Kepegawaian Negara
Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 5 Tahun 2013
1. Memahami peraturan perundang-undangan bidang kepegawaian
2. Memahami kegiatan di Direktorat
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : SOP Penyusunan Rencana Kinerja 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait
2. Rencana Kinerja/ POK 3. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya 4. Scanner dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN: Apabila penyusunan Lakip terlambat maka berpengaruh terhadap penyusunan
Rencana Kinerja tahun berikutnya
Disimpan sebagai data elektronik dan manual
No Kegiatan
Mutu Baku
Pengelola
kegiatan
dan lap
Kasubbag
TU
Kasubdit
pengolahan
Data
Kasubdit
Informasi
Kepegawaian
Direktur
Lahta-
Inpeg
Deputi
Bidang
SINKA
Kelengkapan Waktu Output Keterangan
1. Mengelola kegiatan dan laporan
mengumpulkan bahan-bahan
pendukung laporan anggaran
kegiatan yang telah dilaksanakan,
kemudian meyampaikannya
kepada Kasubbag TU
Kuitansi,
laporan
perjalanan,
dll
3 minggu bahan
laporan
2. Menerima laporan anggaran
kegiatan kemudian
menginventarisir kegiatan yang
telah dilaksanakan apakah cocok
dengan anggaran yang ada telah
dikeluarkan, bahan laporan
disampaikan kepada Kasubdit
untuk dikoreksi
POK ,
bahan
laporan
2 minggu Bahan
laporan
3. Mengkoreksi bahan laporan
penyusunan Lakip, kemudian
disampaikan kepada Direktur
bahan
laporan 1 minggu
Bahan
laporan
4. Melakukan pembahasan bersama
dengan Subdit di lingkungan
Direktorat Lahta&Inpeg untuk
bahan penetapan Lakip direktorat
tahun berjalan
Bahan
laporan 2 minggu
Bahan
Lakip
5. Mengkoreksi dan menyetujui
bahan penetapan Lakip direktorat
kemudian disampaikan kepada
Deputi untuk dibuatkan Lakip
kedeputian dan disimpan
Kasubbag TU untuk arsip
Bahan
Lakip 1 hari laporan
PENYIAPAN ADMINISTRASI SURAT MASUK
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian Direktorat Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Nomor : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Disahkan oleh : Direktur Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Drs. Sidik Kadarusman NIP. 19610131 198503 1 001
Nama SOP : Penyiapan Administrasi Surat Masuk
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANAAN : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
2. Keputusan Presiden RI Nomor 95 Tahun 1999 tentang Badan Kepegawaian Negara
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 5 Tahun 2013
1. Memahami peraturan perundang-undangan bidang kepegawaian
2. Memahami kegiatan persuratan
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : - SOP Penyiapan Surat Keluar 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait
2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya
3. Scanner dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN: Disimpan sebagai data elektronik dan manual
No Kegiatan
Mutu Baku
Sekretaris Kasubbag
TU
Kasubdit
Pengolahan
Data
Kasubdit
Informasi
Kepegawaian
Direktur
Lahta &
Inpeg
Unit
kerja
lain
Kelengkapan Waktu Output Ket
1. Menerima surat dan memo dinas
dari instansi luar maupun dari
lingkungan BKN, kemudian
diserahkan kepada Sekretaris
Surat, memo
dinas
15
menit
Surat,
memo
dinas,
disposisi
2. Menerima surat dan memo dinas
dari Kasubbag TU untuk dicatat pada
buku agenda surat masuk
Surat, memo
dinas,
disposisi
20
menit
Surat,
memo dinas
3. Mencatat di buku agenda dan
diberikan nomor surat masuk, surat
dan memo dinas di serahkan kepada
Direktur untuk diberikan disposisi
Surat, memo
dinas 1 hari
Surat,
memo
dinas,
disposisi
4. Menerima surat, memo dinas yang
diberikan oleh Direktur kemudian
diserahkan kepada Kasubdit
Surat, memo
dinas,
disposisi
15
menit
Surat,
memo dinas
5. Menerima surat, memo dinas dari
kasie pelayanan direktorat dan
menindak lanjuti disposisi yang
diberikan kepada Direktur
Surat, memo
dinas,
disposisi
120
menit
Surat,
memo dinas
6. Memberikan surat, memo dinas
ditindak lanjuti dikirimkan kepada
unit kerja yang berkepentingan dan
disimpan sebagai arsip
Surat, memo
dinas
15
menit
Surat,
memo dinas
PENYIAPAN ADMINISTRASI SURAT KELUAR
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian Direktorat Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Nomor : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Disahkan oleh : Direktur Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Drs. Sidik Kadarusman NIP. 19610131 198503 1 001
Nama SOP : Penyiapan Administrasi Surat Keluar
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANAAN : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
2. Keputusan Presiden RI Nomor 95 Tahun 1999 tentang Badan Kepegawaian Negara
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 5 Tahun 2013
1. Memahami peraturan perundang-undangan bidang kepegawaian
2. Memahami kegiatan persuratan
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : - SOP Penyiapan Surat Masuk 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait
2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya
3. Scanner dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN: Disimpan sebagai data elektronik dan manual
Penyiapan Administrasi Surat Keluar
No Kegiatan
Pelaksanaan Mutu Baku
Pengadm
Kinerja Sekretaris Kasubbag TU
Direktur
Pengolahan
Data &
Inpeg
Unit kerja
lain Kelengkapan Waktu Output Ket
1. Memberikan perintah untuk membuat surat
dan memo dinas yang kemudian diberikan
kepada Kasubbag TU
Disposisi 10
menit Disposisi
2. Membuat konsep surat dan memo dinas
sesuai dengan disposisi Direktur
Disposisi 30
menit
Konsep Surat,
memo dinas,
disposisi
3. Mengadministrasikan kinerja mengetik
konsep surat, memo dinas yang diberikan
oleh Kasubbag TU dan diberikan kepada
Direktur
tidak Konsep surat,
memo dinas,
disposisi
15
menit
Konsep surat,
memo dinas
4. Menerima konsep surat yang diketik oleh
Pengadministrasi Kinerja untuk dikoreksi, bila
telah sesuai akan di setujui tetapi bila kurang
sesuai maka dikembalikan untuk diperbaiki
ya
Konsep surat,
memo dinas
60
menit
Surat, memo
dinas,
disposisi
5. Menyerahkan surat dan memo dinas yang
telah disetujui diserahkan kepada Sekretaris
untuk dicatat dibuku agenda surat keluar dan
diberikan nomor surat atau memo dinas
Surat, memo
dinas,
disposisi
20
menit
Surat, memo
dinas
6. Menindaklanjuti surat, memo dinas yang
dikirimkan kepada unit kerja yang
berkepentingan dan disimpan sebagai arsip
Surat, memo
dinas
15
menit
Surat, memo
dinas
PENYIAPAN SARANA DAN PRASARANA
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian Direktorat Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Nomor : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Disahkan oleh : Direktur Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Drs. Sidik Kadarusman NIP. 19610131 198503 1 001
Nama SOP : Penyiapan Sarana dan Prasarana
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANAAN : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
2. Keputusan Presiden RI Nomor 95 Tahun 1999 tentang Badan Kepegawaian Negara
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 5 Tahun 2013
1. Memahami peraturan perundang-undangan bidang kepegawaian
2. Memahami kegiatan di Direktorat
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : - 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait
2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya
3. Scanner dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN: Disimpan sebagai data elektronik dan manual
Penyiapan Sarana dan Prasarana
No Kegiatan
Pelaksanaan Mutu Baku
Pengadm
Kinerja
Kasubbag
TU
Direktur
Lahta &
Inpeg
Unit kerja
lain Kelengkapan Waktu Output Ket
1. Menginventarisir sarana dan prasarana yang ada di
direktorat dan yang dibutuhkan oleh direktorat
Konsep laporan 60 menit Konsep laporan
2. Mengadministrasikan Kinerja mengetik sarana dan
prasarana yang ada maupun yang dibutuhkan
direktorat yang telah diinventarisir oleh Kasubbag TU
kemudian di cek fisik
tidak
Konsep laporan,
disposisi 60 menit Konsep laporan
3. Memeriksa hasil ketikan dari Pengadministrasi Kinerja
apabila telah sesuai di teruskan kepada Direktur dan
telah menjadi laporan
ya
Konsep laporan 30 menit Konsep laporan
4. Menerima laporan inventarisir sarana dan prasarana
yang ada maupun yang dibutuhkan kemudian
menyetujuinya
laporan 60 menit laporan
5. Menginventerisir yang telah disetujui oleh Direktur
diteruskan kepada unit kerja yang terkait dan diarsipkan
sebagai dokumen
laporan 15 menit laporan
PEMBUATAN SASARAN KERJA PEGAWAI (SKP)
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian Direktorat Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Nomor : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Disahkan oleh : Direktur pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian
Drs. Sidik Kadarusman NIP. 19610131 198503 1 001
Nama SOP : Pembuatan SKP
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANAAN : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
2. Keputusan Presiden RI Nomor 95 Tahun 1999 tentang Badan Kepegawaian Negara
3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 5 Tahun 2013
1. Memahami peraturan perundang-undangan bidang kepegawaian
2. Memahami kegiatan di Direktorat
3. Memahami jabatan yang diemban
4. Memahami tugas dan fungsi
KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : - 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait
2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya
3. Scanner dan printer
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN: Apabila tidak membuat SKP maka dijatuhi hukuman disiplin sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku
Disimpan sebagai data elektronik dan manual
Pembuatan Sasaran Kerja Pegawai (SKP)
No Kegiatan
Pelaksanaan Mutu Baku
Pengadm
Kinerja
Kasubbag
TU JFU/JFT
Kasi dan
Kasubbag
TU
Kasubdit
Direktur
Lahta
&Inpeg
Kelengkapan Waktu Output Ket
1. Membuat SKP sesuai dengan program
kegiatan direktorat dan mendukung
pekerjaan Deputi
RKT, POK, Tusi
10
menit Disposisi
2. Meyusun SKP Direktur ke masing-masing
Kasubdit, membuat SKP yang telah
diterjemahkan oleh kegiatan Direktur.
RKT, POK,
Tusi, SKP es II
30
menit
Konsep Surat,
memo dinas,
disposisi
3. Menyusun SKP yang telah dibuat Kasubdit
dibagi habis kepada kasi masing-masing dan
Kasubbag TU dan dibuatkan SKP sesuai
jabatan dan beban kerjanya.
RKT, POK,
Tusi, SKP es III
15
menit
Konsep surat,
memo dinas
4. Menyusun SKP yang telah dibuat Kasi
diterjemahkan kedalam SKP JFU di
bawahnya dan JFT sesuai dengan jabatannya
dan beban kerjanya
RKT, POK,
Anjab, SKP es
IV
60
menit
Surat, memo
dinas,
disposisi
5. Mengadministrasi kinerja mengumpulkan
semua SKP yang telah dibuat untuk
dikumpulkan dan diberikan kepada
Kasubbag TU
SKP direktorat 20
menit
Surat, memo
dinas
6. Menerima SKP yang telah dikumpulkan oleh
pengadministrasi kinerja untuk diserahkan
kepada yang biro kepegawaian dan di
dokumentasikan
Laporan SKP 15
menit
Surat, memo
dinas