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OFICIALÍA MAYOR Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto
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DDEE MMÉÉXXIICCOO EENN EELL EEXXTTEERRIIOORR
SSS III GGG EEE PPP PPP
Diciembre, 2017
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................. 3
1. RADICACIONES ..................................................................................................................................................... 4
1.1. Solicitud de recursos (UNG)........................................................................................................................... 4
1.2. Autorización de modificaciones al presupuesto (UNG) ............................................................................. 6
1.3. Impresión / desautorizacion (UNG) ............................................................................................................... 8
1.4. Recepción ventanilla (DGPOP) ..................................................................................................................... 9
1.5. Visto bueno (DGPOP) ..................................................................................................................................... 9
1.6. Radicación ordinaria (DGPOP) .................................................................................................................... 10
1.7. Radicacion extraordinaria (DGPOP) ........................................................................................................... 11
1.8. Operación financiera (DGPOP) ................................................................................................................... 12
1.9. Asignacion de recursos (RME) .................................................................................................................... 13
2. INGRESOS ............................................................................................................................................................. 14
3. EGRESOS .............................................................................................................................................................. 16
4. TRANSFERENCIAS ............................................................................................................................................. 18
4.1. Entre cuentas.................................................................................................................................................. 18
4.2. Entre representaciones ................................................................................................................................. 20
4.3. Entre conceptos ............................................................................................................................................. 21
5. RECTIFICACIONES .............................................................................................................................................. 23
6. CIERRE DE MES ................................................................................................................................................... 24
6.1. Conciliación de cuenta bancaria .................................................................................................................. 24
6.2. Cierre mensual ............................................................................................................................................... 26
7. CONSULTAS Y REPORTES............................................................................................................................... 27
7.1. Consulta de movimientos ............................................................................................................................. 27
7.2. Calendario de presupuesto .......................................................................................................................... 28
7.3. Reporte de saldos .......................................................................................................................................... 29
7.4. Impresión de polizas ...................................................................................................................................... 30
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INTRODUCCIÓN
Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 28 de la Ley Orgánica de la Administración Pública
Federal; artículo 45, fracción II, de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, y artículo
7, fracción I de su Reglamento; artículo 11, fracción IV, y 32, fracción XII, del Reglamento Interior de la
Secretaría de Relaciones Exteriores; y considerando que:
Es necesario regular el ejercicio de los recursos asignados a las Representaciones de México en el
Exterior (RME), de conformidad a los términos específicos conferidos a través de la “Convención de
Viena sobre Relaciones Consulares” y la “Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas”,
Las RME no son unidades administrativas, prolongaciones o agencias de la Secretaría de
Relaciones Exteriores (SRE), son representaciones del Estado Mexicano en el Exterior,
El presupuesto autorizado para las RME se clasifica administrativamente a través de las unidades
responsables de ejecutar la política exterior, y
El seguimiento de la aplicación de los recursos asignados a las RME lo efectúa la Oficialía Mayor de
la SRE a través de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
Al respecto, y con la finalidad de fortalecer el seguimiento en el ejercicio de los recursos, se han
implementado cambios relevantes a la operación del Sistema para la Gestión Programático Presupuestaria
(SIGEPP) para las RME, a partir de su instancia 2018.
Para tal efecto, se emite la presente “Guía Rápida de Operación del SIGEPP” la cual, además de
establecer un panorama general de los movimientos en el SIGEPP, da a conocer las mejoras en cada uno
de los procesos involucrados, tales como:
Todos los registros que involucren un movimiento de ingreso o egreso en cualquiera de sus
modalidades, será a nivel concepto.
Se mejora la trazabilidad en el ejercicio del gasto, ya que al registrar un movimiento de egreso, será
obligatorio indicar el origen del recurso, es decir, indicar el movimiento de ingreso que soporta el
gasto efectuado.
El control de saldos se llevará conforme al catálogo de conceptos autorizado por las Unidades
Normativas de Gasto (UNG) para las representaciones.
Los conceptos de gasto pueden estar vinculados a un programa o actividad especial que es
determinado por la UNG, por ende, todo registro de ingreso y egreso podrá identificarse por
programa o actividad especial.
Optimización del Catálogo de Conceptos del SIGEPP, con apoyo de las UNG, a fin de contar con
mayores elementos para la identificación de los registros que efectúen las RME.
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1. RADICACIONES
Las Radicaciones, son envíos de recursos que las RME requieren para la operación y funcionamiento de sus respectivas oficinas en el extranjero. Las radicaciones pueden ser:
Ordinarias: recurso enviado, generalmente en forma mensual, para soportar el gasto de operación y funcionamiento de las representaciones en el extranjero; de conformidad a una programación anual previamente autorizada por las UNG y la DGPOP.
Extraordinarias: recurso solicitado por la RME y autorizado por la UNG, donde previo al envío, la DGPOP valora su factibilidad, ya que involucra presupuesto que en la programación anual original no esta considerado.
El trámite de una Radicación en el SIGEPP, se divide en tres fases:
Las UNG, puede ejecutar las acciones de: o Solicitar los recursos o Autorizar las modificaciones al presupuesto o Imprimir el trámite o desautorizarlo
La DGPOP, puede ejecutar las acciones de: o Recibir la solicitud en ventanilla o Otorgar el visto bueno al trámite o Identificar la radicación como ordinaria o extraordinaria o El área de operación financiera asigna los recursos a la RME
La RME, puede ejercutar la acción de: o Confirmar la asignación de recurso
1.1. Solicitud de recursos (UNG)
- Un usuario de UNG ingresa al SIGEPP.
-
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- Dentro del menu de PRESUPUESTO, selecciona la opción de “Solicitud de recursos”.
- Selecciona la unidad sustantiva, a la que pertenece la RME por distribucion geografica y/u operativa;
así como la propia RME.
- Para agregar un registro nuevo, se debe elegir la opcion “Agregar un nuevo registro” y posteriormente
dar clic en “Editar”.
- Los primeros dos campos de la siguiente pantalla son “Unidad sustantiva” y “Representacion”, los
cuales son un reflejo del paso anterior.
- “Año”, corresponde al ejercicio fiscal actual; “Estatus”, marca
el estatus de la radicacion; “Fecha de registro”, el dia en el
que se efectua la solicitud. Los tres campos se llenan en
automatico y no son editables.
- Los siguientes campos, corresponden a la “Partida”, “Subpartida” y “Concepto” a los cuales corresponde
la solicitud de recurso que se esta registrando.
- Una vez seleccionado el
concepto, se muestra la
“Actividad” o programa
especial al que pertenece
(en caso de tener alguno); en “Especificar”, se captura en texto libre la finalidad del movimiento;
“Unidad normativa”, se vincula a quien hace la solicitud del recurso.
- “Moneda”, es para indicar el tipo de
moneda en la que necesitan el recurso.
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- “Observaciones”, no editables en la
solicitud de recursos; “Justificacion”,
explicacion de la solicitud de recurso,
¿para qué se solicita el recurso?
- “Regularizable”, indica si esta solicitud será recurrente
en el ejercicio fiscal o no; “Radicacion”, clasificarla como
ordinaria o extraordinaria.
- A continuacion, se muestra una serie de campos en los
cuales deben capturar los importes en la moneda
seleccionada y en los meses que corresponda.
- Posteriormente, si el registro es correcto, se da clic en
“Guardar”.
- Si existen errores en el registro, se puede dar clic en
“Borrar” y la solicitud no genera registro.
- Será necesario repetir esta secuencia de actividades por
cada solicitud de recursos.
1.2. Autorización de modificaciones al presupuesto (UNG)
- Al seleccionar la opción, se muestran las solicitudes pendientes de autorización.
- “Referencia y/o acuerdo”,
deben especificar algún
folio o número de oficio.
- Seleccionar en la columna
de “incluir” los registros que serán autorizados al ejecutar la acción de “Autorizar”.
- Previo a la autorización se da clic en el botón de “Editar”, para ingresar a validar la solicitud:
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- Unidad radica, se selecciona la unidad de
donde deberá tomarse el presupuesto para
la solicitud.
- Clave presupuestaria, se selecciona para
indicar de que clave presupuestaria se
tomará el recurso de la solicitud.
- Se mostrará el calendario que fue registrado en la solicitud, dando
oportunidad de rectificar lo registrado de ser necesario.
- Debajo del calendario, se encuentran opciones de acción; si seleccionan
“Autorizar” y dan clic en guardar, la solicitud se autoriza.
- Si seleccionan “NO Autorizar”, la solicitud no se autoriza y regresa a la
instancia de solicitud de recursos.
- Si selecciona “Pendiente”, la solicitud guarda los cambios efectuados y
queda pendiente de autorización.
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1.3. Impresión / desautorizacion (UNG)
- Seleccionando la “Unidad sustantiva” y “Representación” correspondiente, se mostrarán las solicitudes
autorizadas.
- De las solicitudes autorizadas, si se selecciona algún registro en la columna de “Desautorizar” y se da
clic en la acción “Desautorizar” , el proceso regresa al paso “1.2 Autorización de modificaciones al
presupuesto”.
- La principal función de la Impresión/desautorización, es la emisión de la Cédula de Radicación de
Recursos, que es enviada a DGPOP a traves de la ventanilla; formato que deberá estar firmado por el
Titular de la UNG.
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1.4. Recepción ventanilla (DGPOP)
- La solicitud que la UNG registró, es enviada a la ventanilla de recepción en la DGPOP. Para esto, se
ingresa con usuario DGPOP – Presupuesto, en el menú de “Presupuesto”, opción “Recepción de
soliciudes en ventanilla”
- Para localizar las solicitudes específicas, se indica la “Unidad”, “Partida”, “Subpartida” y “Concepto” que
solicitan.
- “Fecha DGPOP”, es el campo donde se registra la fecha de recepción en ventanilla y posteriormente
se elije en la columna “Seleccionar” la solicitud correspondiente y se da clic en “Asignar”. De esta
manera, la recepción en ventanilla ha quedado aplicada.
1.5. Visto bueno (DGPOP)
- El área de
presupuesto para
las RME de la
DGPOP ingresa al
menú
“Presupuesto”, en la
opción “Visto bueno
para radicación”.
- Filtra las solicitudes
seleccionando
“Unidad sustantiva”
y “Representación” de quien solicita la radicación; se localizan las solicitudes correspondientes y elije
en la columna “Seleccionar” los trámites a los que otorgará su visto bueno dando clic en la acción “Vo.
Bo.” para continuar con el trámite.
- El visto bueno se ejecuta una vez que el área de presupuesto valida que en efecto cuenta con
disponibilidad presupuestaria para cubrir el compromiso.
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1.6. Radicación ordinaria (DGPOP)
- Una vez identificada que la solicitud es ORDINARIA y ha sido otorgado el visto bueno, se ingresa al
menú “Radicaciones” y se elige la opción “Radicación ordinaria”.
- Como primer filtro para localizar los movimientos a radicar, se indica a que “Mes” y “Año”
corresponden; dar clic en “Siguiente”.
- En la siguiente ventana, se muestra todas las solicitudes autorizadas para el “Mes” y “Año”
seleccionado por “Unidad Normativa”.
- Hay una columna que se llama “Incluir en
radicación”, lo cual significa que la o las
solicitudes indicadas, se incluirán en la
radicación a tramitar; dar clic en
“Siguiente”, para avanzar el trámite.
- En esta sección tambien encontrarán
una columna que se llama “Incluir en
radicación”, ejecutar misma acción que el
inciso anterior.
- A continuación, se muestran las partidas,
monedas e importes involucrados en esta
“Radicación ordinaria”. Además, existen
recuadros donde debe indicarse el “No.
solicitud” y “Fec. solicitud”; en seguimiento,
se selecciona en la columna de “Incluir” las
partidas a radicar y se da clic en “Siguiente”.
- En el paso “Visualización previa de
los resultados” se tiene la posibilidad
de observar como será generada la
radicación; se pueden registrar
algunas especificaciones en la
sección de “Observaciones”.
- Si todo es correcto, es decir,
conforme al soporte documental y solicitud de las unidades normativas, se da clic en “Generar
radicación”, con la cual se dará la indicación de transferencia hacia la Representación. Si el trámite ya
no es procedente, se da clic en cancelar.
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- Al “Generar radicación” se podrá imprimir el formato de radicación y el proceso de radicación para el
área de presupuesto DGPOP en SIGEPP ha concluido.
- Esto implica que se dará la instrucción al área de Pagos - Operación Financiera para que sea
registrada la CLC, se afecte el presupuesto de la UNG y se pueda contar con la disponibilidad
en las cuentas concentradoras de la cancillería para su transferencia a las RME.
1.7. Radicación extraordinaria (DGPOP)
- Una vez identificada que la solicitud es EXTRAORDINARIA y ha sido otorgado el visto bueno, el área
de presupuesto debe ingresar al menú “Radicación” en la opción “Radicación extraordinaria”.
- El camino a seguir en SIGEPP para una radicación extraordinaria, son los mismos pasos contenidos
en el tema “1.6 Radicación ordinaria”, a partir del segundo inciso.
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1.8. Operación financiera (DGPOP)
- Ingresar al aplicativo con un usuario DGPOP del área de “Operación financiera”. Seleccionar menú de
“Radicaciones” y la opción de “Asignación de recursos”.
- “Año”, en automático aparecerá el ejercicio correspondiente; a manera de filtro, se indica el “Mes”,
“Moneda”, “Tipo radicación” y “No. de operación” (el cual corresponde al número de transferencia
bancaria); aparecerán las solicitudes correspondientes a lo indicado en esos campos, y deberá
seleccionar en la columna posterior a la de “Moneda”, las solicitudes que se asignarán. Dar clic en
“Siguiente”.
- Debe indicarse en la columna de
“incluir” las “Partidas” que se
considere radicar; dar clic en
“Siguiente”.
- A continuación, se observa el
importe total de los
movimientos previamente
seleccionados por DGPOP.
Dar clic en “Siguiente”; en
este momento el trámite de
radicación para DGPOP habrá
concluido.
- A partir del ejercicio fiscal 2018, cuando las RME consulten el presupuesto asignado, ya podrán
observar la distribución a nivel “Concepto de gasto”. Para conocer el cómo, favor de remitirse
al punto “7.3 Reporte de Saldos”.
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1.9. Asignación de recursos (RME)
- Al ingresar con un usuario de “Administrador RME”, en el menú principal se selecciona “Contabillidad”
y la opción “Asignación SRE”.
- En el campo de “Cuenta”, se selecciona la cuenta bancaria de radicación de recursos.
- Las asignaciones que aparecen en estatus “Asignado”, es por que la Representación ya validó contra
su cuenta bancaria el depósito efectuado, y por tanto ya pueden disponer del recurso.
- Las asignaciones enviadas por DGPOP que aparecen con estatus “Pendiente”, serán aquellas que la
RME debe revisar en su estado de cuenta, y en su caso validar el ingreso dando clic en “Editar”.
- Para confirmar la asignación, debe indicar en el campo “Fecha asignación” la fecha real del depósito;
al dar clic en “Guardar” el estatus del registro cambia a “Asignado”.
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2. INGRESOS
- Para el registro de algún “Ingreso”, deben elegir el menú “Contabilidad”, opción “Movimientos”.
- Para comenzar, deben seleccionar en primera instancia la “Cuenta” bancaria a la que se afectó con el
ingreso a registrar.
- A continuación, deben dar clic en “Ingreso”, localizado en la sección “Capturar en la cuenta un nuevo:”
- Una vez que seleccionan la opción de
“Ingreso”, se muestra una pantalla dividida
en tres secciones: Datos generales,
Capturar detalle por subpartida y Detalle.
- En “Datos Generales”, en primera instancia
se debe indicar el “Tipo de Ingreso”, el cual
puede ser “Ingreso Presupuestal” o “Ingreso
no Presupuestal”.
- Tratándose de “Ingreso Presupuestal”, se
tienen las opciones de:
o Reembolso: por recuperación de
algún pago que solventó un tercero.
o Transferencia a otra representación:
Ingreso que se origina por el envío
de recursos de otra representación.
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o Otros ingresos presupuestales: otro tipo de ingreso presupuestal no contemplado en el listado.
o Saldo inicial (presupuestal): saldo remanente de otro ejercicio fiscal, autorizado por instancia
competente para emplearlo como
saldo inicial del presente ejercicio
fiscal.
o Viáticos y pasajes: recurso enviado
a la cuenta en comento por
conceptos de viáticos y pasajes.
o Ingreso para cancelar movimiento:
En caso de haber realizado algún
registro de egreso que no debió efectuarse y cuyo movimiento por alguna justificación no
pueda cancelarse; la cancelación podrá efectuarse por el registro de un ingreso bajo el mismo
importe.
- “Referencia”, se indica algún no. de oficio o algún documento
que se tenga como referencia para el registro del movimiento;
“Importe”, es el total del ingreso; “Fecha”, en la que ingreso el
movimiento a la cuenta.
- A continuación se indican, seccionándolo en
“Partida – Subpartida – Concepto”, en que
queda aplicado el ingreso (que no procede de
una radicación).
- En la sección de “Actividad”, se visualizará si el concepto elegido está destinado para algún programa
especial de ejecución.
- “Detalle de póliza”, es texto libre para justificar el registro del ingreso por concepto; Importe, se indica el
monto por concepto a registrar, el cual no puede exceder el importe especificado en la sección de
“Datos generales”.
- Al dar clic en la opción “Agregar”, lo
especificado en los puntos anteriores,
se verá reflejado en el detalle de los
conceptos, tal cual se observa en esta
pantalla:
- “Guardar”, permite almacenar el ingreso capturado; Si el proceso debe incluir un concepto más,
directamente, deben referirse a la sección “Captura detalle…” y seleccionar nuevamente una “Partida –
Subpartida – Concepto”, “Actividad”, “Detalle de póliza” e “Importe” y dar clic de nuevo en la acción
“Agregar”.
- Para cancelar movimiento, requieren una contraseña de administrador.
- Al dar clic en “Guardar”, se afectan los saldos por conceptos registrados en este ingreso, y es
generada la póliza del movimiento.
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3. EGRESOS
- Para el registro de un “Egreso”, deben elegir el menú de “Contabilidad”, opción de “Movimientos”, se
debe seleccionar la cuenta de la cual efectuaron el gasto y finalmente dan clic en la acción de
“Egreso”.
- Como primer paso, debe seleccionarse el “Tipo de egreso”:
o Cheque / transferencia, por pago
con la emisión de algún cheque o
transferencia.
o Comisiones bancarias, registrar un
gasto por manejo de cuenta.
o Envio de recursos a otra
representación, al enviar recursos
a una representación diferente a la
que pertenece.
o Cheque con fondo de contingencia: pago del fondo de contingencia.
o Egreso para cancelar movimiento, en caso de haber realizado algún registro de ingreso que no
debió efectuarse y cuyo movimiento por alguna justificación no pueda cancelarse; la
cancelación podrá efectuarse por el registro de un egreso bajo el mismo importe.
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- “Beneficiario”, previamente ya debe estar
registrado en la base de SIGEPP, la
búsqueda puede efectuarse colocando
parte del nombre del beneficiario del pago.
- Una de las secciones nuevas en el registro de egreso es la de “Origen de Recurso”, dentro de la
cual deben especificar de que ingreso tomaron el recurso para el gasto que están registrando.
- “Origen de Recurso”, se debe
especificar de que tipo de ingreso se
debe tomar el recurso; “Póliza”,
mostrará los números de póliza o
pólizas que cuenten con disponibilidad para manejar como “Ingreso”.
- “Procedimiento de adjudicación”, en caso
de que el egreso sea con base en un
contrato, se selecciona el procedimiento de
adjudicación por el cual se realizó.
- “No. documento”, indicar el folio del
documento con que comprueban el
gasto; “No. cheque”, en automático se
genera o si prefieren puede capturarse
manualmente; “Importe”, monto del gasto
que registra y corresponda a la documentación comprobatoria; “Fecha”, en la que fue efectuado el
gasto.
- En la sección “Detalle por concepto”,
debe seleccionar Partida – Subpartida
– Concepto que cuente con
disponibilidad dentro de la “Póliza”
seleccionada; “Saldo”, muestra el
importe disponible del “Concepto”
seleccionado; “Actividad”, se
visualizará si el concepto elegido está
destinado para algún programa
especial de ejecución; “Secuencia”, si
el concepto se encuentra registrado en varias ocasiones en la “Póliza” seleccionada, deberán
elegir la secuencia a utilizar; “Contrato”, si está vinculada a algún contrato (previamente
registrado en SIGEPP); “Detalle póliza”, texto lilbre para especificar el registro por concepto;
“Importe”, indicar el monto por concepto el cual no debe rebasar el importe total del egreso.
- Al dar clic en “Agregar”, el concepto
seleccionado se contempla para el
registro del egreso.
- Si desean agregar un concepto más,
deben referirse de nueva cuenta y en
directo a la sección “Detalle por
concepto”.
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4. TRANSFERENCIAS
4.1. Entre cuentas
- Para registrar una “Transferencia entre cuentas”, deben ingresar al menú “Contabilidad”,
opción “Movimientos”.
- Se selecciona la cuenta ORIGEN de la transferencia; dar clic en “Transferencia a otra
cuenta”.
- En la siguiente pantalla, se solicita
indicar la “Cuenta destino” de la
propia representación que recibirá
el envío.
- “Referencia”, oficio o descripción o
no. de documento que sustenta el
envío.
- “Importe”, el monto total a traspasar; “Tipo cambio”, se especifica ya que las cuentas manejan
diferente tipo de moneda; “Fecha”, efectiva en la que se realizó el traspaso.
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- Para el registro de una transferencia, debe referirse el
“Origen de Recurso”; indicar el “Tipo de Ingreso” y el “No.
Póliza” vinculada al tipo de ingreso seleccionada.
- Dentro de los datos a especificar, deben registrar Partida – Subpartida – Concepto de donde
tomarán el recurso a transferir; “Actividad”, se visualizará si el concepto elegido está destinado
para algún programa especial de
ejecución.
- “Saldo”, muestra el importe
disponible del concepto
seleccionado; “Secuencia”, si el
concepto se encuentra registrado
en varias ocasiones en la póliza
seleccionada, deberán elegir la
secuencia a utilizar; “Importe”,
indicar el monto por concepto el cual
no debe rebasar el importe total de la
transferencia.
- Al dar clic en la acción “Agregar”, en la sección de detalle se observa el concepto con detalles e
importe a transferir; si damos clic en “Guardar”, queda efectuado el registro de transferencia.
- En los “Movimientos de la
cuenta”, se observa como
“Egreso por transferencia
entre cuentas” el registro en
la cuenta ORIGEN.
- En los “Movimientos de la cuenta”,
se observa como “Ingreso por transferencia
entre cuentas” el registro en la cuenta
DESTINO.
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4.2. Entre representaciones
- Para el registro de las “Transferencias entre representaciones”, debe realizarse en dos secciones:
o Como EGRESO para la representación ORIGEN.
o Como INGRESO para la representación DESTINO.
- Representación ORIGEN:
o La representanción debe registrar
un EGRESO, seleccionando el
“Tipo de egreso” = “Envío de
recursos a otra representación”.
o El resto de los campos, debe requisitarse tal cual se indica en el inciso “3. EGRESOS”.
o Una vez registrado el
egreso, en los
“Movimientos de la
cuenta”, el registro se
observará como
“Envío de recursos a
otra representación”.
- Representación DESTINO:
o La representación debe
registrar un INGRESO,
seleccionando el “Tipo de
ingreso” = “Transferencia de
otra representación”.
o El resto de los campos, debe requisitarse tal cual se indica en el inciso “2. INGRESOS”.
o Una vez registrado el
ingreso, en los
“Movimientos de la
cuenta”, el registro se
observará como
“Ingreso por
Transferencia de otra
representación”.
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4.3. Entre conceptos
- Para registrar una “Transferencia entre conceptos”, deben ingresar al menú
“Contabilidad”, opción “Transferencia entre conceptos”.
- Se selecciona la “Cuenta” bancaria en la que se realizará el movimiento; elegir entre una de
las dos opciones “Sin Autorización” y “Con Autorización” y presionar el botón “Nueva
transferencia”.
- En el campo “Tipo de Ingreso” se elige el origen del recurso,
posteriormente se indica el “No. Póliza” de donde se
dispondrán los recursos para la realización de la
transferencia.
- La “Partida”, “Subpartida” y
“Concepto” y “Secuencia” se
muestran conforme a la póliza
seleccionada; de forma automática
en el campo de “Saldo” se observa la
disponibilidad del saldo de la
secuencia elegida.
- De forma automática se muestra la “Actividad” o programa
especial al que pertenece el concepto de gasto.
- Se captura el total del importe a transferir,la
fecha en la se registra la transferencia y un
texto de que justifique la transferencia que se
esta realizando.
- Al seleccionar el concepto, en automático se despliega una lista con los conceptos de gasto
que son posibles destino de los recursos que se van a transferir.
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- Se colocan los importes en cada celda de los
conceptos a utilizar y al final de colocar los
importes se deberá de presionar el botón
“Recalcular”, el cual realizará una suma de los
registros capturados.
- Posteriormente se deberá
de presionar el botón “Guardar”, con ello
se aplican los cambios y se actualizan los
saldos de los conceptos involucrados en
el movimiento; y el estatus de la
transferencia cambia a un estatus
“Aplicado”
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5. RECTIFICACIONES
- Hay que aclarar, que las “Rectificaciones de movimientos” se efectúan sobre EGRESOS de un mes
cerrado. Y para registrarla, debemos seleccionar el menú “Contabilidad”, opción “Rectificación de
movimientos”.
- Debe seleccionar la “Cuenta”, “Mes”, “Año” (sólo informativo, debe ser del ejercicio actual) y “Póliza” a
rectificar. De las secuencias que componen la póliza seleccionada, se elige cual y dan clic en “Rectificar”.
- “Fecha”, generalmente del día del registro; “Monto Original”, valor original de la secuencia elegida;
“Monto debe decir”, del monto original, deben indicar cuanto se va a rectificar; “Justificación”, texto libre
con explicación del movimiento; “Concepto dice”, visualiza concepto a cambiar.
- En la sección “Origen del Recurso”, se
elige la “Póliza” de donde tomarán el
monto a rectificar.
- En el “Detalle por concepto”, se elige
Partida – Subpartida – Concepto de la
póliza seleccionada; “Saldo”, se refiere
al importe que originalmente se erogó
en el concepto de la póliza
seleccionada; “Consecutivo”, si el
concepto se encuentra registrado en
varias ocasiones en la póliza
seleccionada, deberán elegir la
consecutivo a utilizar; “Detalle”,
explicación por concepto; “Monto
Rectificación”, importe a rectificar por
concepto; al dar clic en “Agregar”, se
integra el concepto al “Detalle de
conceptos”; cuando haya sido
completado el importe a rectificar, se da
clic en “Guardar”.
- Las disponibilidades para los registros correspondientes a “debe decir”, se validan a nivel
concepto.
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6. CIERRE DE MES
6.1. Conciliación de cuenta bancaria
- Para “Crear una Nueva Conciliación”, se deberá de ingresar a SIGEPP con la cuenta de Administrador de
la RME al menú Contabilidad en la opción “Conciliar una Cuenta”.
- Seleccionar cuenta bancaria que se va a conciliar y presionar botón “Nueva Conciliación” para abrir la
pantalla de conciliación de cuenta.
- En la pantalla de conciliación, se muestra en solo lectura el “Estatus” de la conciliación; el “Año”, que
corresponde al ejercicio fiscal; “Mes” a conciliar; “Fecha de la conciliación” generalmente corresponde al
día que abren la conciliación; “Periodo” fechas que concilian, la cual debe corresponder al “Mes”; “Saldo
bancario inicial”, generalmente es el saldo final del mes anterior; “Saldo final”, saldo al corte, tomado
directamente del estado de cuenta.
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- En una segunda sección se encuentra el importe total de los movimientos ya “Conciliados”, tanto
“Ingresos” como “Egresos” y un campo de “Diferencia” que indica el resultado de “Saldo Inicial +
Ingresos – Egresos”. Dichos importes se modifican automáticamente cada vez que agregamos o
quitamos movimientos a la conciliación. Así mismo se muestra el importe de movimientos (ingresos y
egresos) que quedarán en tránsito o que no se están considerando para la conciliación.
- Para agregar movimientos a la conciliación se debe de seleccionar en la columna “Incluir”, los
movimientos considerados o reflejados en el estado de cuenta; una vez seleccionados se oprime el
botón “Guardar como conciliados” y se considerarán como “Movimientos Conciliados”.
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6.2. Cierre mensual
- Para “Cerrar una conciliación mensual”, se deberá de ingresar a SIGEPP con la cuenta de Titular de la
RME al menú Contabilidad en la opción “Cierre Mensual”.
- Se identifica el “Año” que corresponde al ejercicio fiscal; “Mes” al cual se aplica el cierre; y un espacio
para introducir “Contraseña” del
Titular de la RME.
- En la siguiente sección “Conciliaciones
efectuadas” se muestra en forma de
lista todas las conciliaciones
pendientes de cerrar.
- Para cerrar el mes, se selecciona una
conciliación, se introduce la contraseña del Titular y se oprime el botón “Cerrar Mes”.
- Una vez cerrado el mes, se muestra un número de acuse de cierre, y en la sección “Histórico de Cierres”
se verá la conciliación que se ha cerrado.
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7. CONSULTAS Y REPORTES
7.1. Consulta de movimientos
- A continuación, se muestra un ejemplo de consulta de movimientos (ingresos y egresos), donde se
pueden establecer desde 1 o más filtros para detallar el resultado de la búsqueda.
- Posteriormente, cuando se da clic en “Recuperar”, por debajo de los criterios de búsqueda, aparece una tabla
con la información localizada.
- Así mismo, si requieren generar un archivo con esta información, pueden seleccionar, copiar y pegar la tabla
en una hoja en blanco, o bien, oprimir la opción “Excel” o “Reporte” para un formato .PDF.
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7.2. Calendario de presupuesto
- Esta opción tiene la finalidad de que las UNG y RME conozcan su calendario Original, Modificado,
Radicado y Pagado.
- En “Unidad normativa”, se selecciona
la unidad responsable de administrar el
presupuesto de la RME; “Unidad
sustantiva”, a la cual pertenece por
distribución geográfica y/o política la
RME; “Representación”, el dato de la
RME de la cual se consultará el presupuesto.
- Al dar clic en alguno de los botones, ejemplo “Original”, nos muestra el presupuesto de forma
calendarizada.
- Si se elige la acción “Reporte”, el formato se emite en .PDF
- O, si oprimen la opción de “Excel”…
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7.3. Reporte de saldos
- Para conocer la disponibilidad del presupuesto por RME, deben ingresar al menú “Contabilidad”,
opción “Reporte de saldos”.
- En la siguiente pantalla,
se especifica la “Unidad”,
“Representación” y se
elige la “Cuenta” bancaria
a consultar.
- Se cuenta con dos
posibilidades, observar la
información por “Subpartida” y/o “Concepto”; dar clic en la opción deseada.
- Ejemplo: “Consulta por concepto”…
- Cuando se quiere conocer el detalle de movimientos para alguno de los conceptos, deben seleccionar
la opción “Detalle”
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7.4. Impresión de polizas
- Para imprimir una o varias pólizas, deben seleccionar el menú “Contabilidad”, opción “Impresión de
pólizas y cheques”.
- Presenta una pantalla, donde se debe indicar la “Cuenta” bancaria de la RME, los “Tipos de póliza a
localizar” y un “Rango de pólizas”; dar clic en la opción de “Recuperar”.
- En la parte inferior de la pantalla, aparece el listado de las pólizas localizadas.
- En la columna “Seleccionar”, se eligen las que se desean imprimir y se da clic en la acción “Imprimir
póliza”.