Spisová služba

• Ivana Šmídová• 564 602 253• 724 650 178• smidova.i@kr-vysocina.cz

Co je to dokument

jakýkoliv záznam

v analogové nebo digitální podobě,

který vznikl z činnosti původce

Co je výkon spisové služby

• Zajištění odborné správy dokumentů došlých a vytvořených z činnosti organizace (tzv. původce), která zahrnuje:

řádný příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení.

Nová právní úprava

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

• Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

• Metodický návod odboru archivní správy MV ČR k vyhlášce č. 646/2004 Sb.

Kdo je povinen vykonávat SSL

Povinnost vykonávat spisovou službu mají „určení původci“ stanovení v § 63 odst. 2 zákona.

Jsou povinni zpracovat vlastní předpis pro výkon SSL obsahující spisový řád, skartační řád, spisový a skartační plán.

Určenými původci jsou

• Obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem

• Školy • Zdravotnická zařízení• Organizační složky a PO založené nebo

zřízené ÚSC, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více jak 25 zaměstnanců

Obce, které nejsou určenými původci

Jsou povinny zajistit přiměřený výkon spisové služby, tj. příjem dokumentů, jejich evidenci v podacím deníku, vyřizování, podepisování a odesílání. Vyřízené dokumenty ukládat způsobem, který umožní zpracování skartačního návrhu pro vyřazení.

Způsob výkonu SSL

• Spisovou službu lze vykonávat písemnou formou nebo elektronickou formou.

• Při zajištění pomocí SW je nezbytné prověřit, zda splňuje podmínky výkonu SSL dle zákona, zejména náležitosti podacího deníku, sledování oběhu, možnosti tisku rejstříků atd.

Státní oblastní archivy

• Vykonávají kontrolu nad výkonem spisové služby

• Nabízejí součinnost, spolupráci a metodickou pomoc pro nastavení výkonu spisové služby v souladu se zákonem

SOA v kraji Vysočina

Havlíčkův Brod, Kyjovská 1125, tel. 569 429 742

Jihlava, Friztova 19, tel. 567 301 963

Pelhřimov, Pražská 127, tel. 565 323 626

Třebíč, Na Potoce 2123, tel. 568 845 760

Žďár nad Sázavou, U Malého lesa 4, pp 146,

tel. 566 621 723

Právní úprava v oblastie-podpisu a e-podatelen

• Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád

• Zákon č. 634/2004 Sb. o správních poplatcích

• Zákon č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím

• Zákon č. 227/2000 Sb., o e-podpisu

• NV č. 495/2004 k provedení zákona o e-podpisu

• Vyhláška č. 496/2004 Sb., o e-podatelnách

• Zákon č. 365/2000 Sb. o ISVS

Právní úprava v oblastie-podpisu a e-podatelen

Příjem e-podání

Pro příjem dokumentů v digitální podobě je orgán veřejné moci povinen zřídit elektronickou podatelnu v souladu s vyhláškou č. 496/2004 Sb.

E-podání dle správního řádu

Není-li správní orgán schopen zajistit příjímání podání v elektronické podobě, uzavře obec, jejíž je tento správní orgán součástí s obcí s rozšířenou působností, v jejímž správním obvodu má sídlo, veřejnoprávní smlouvu o provozování e-podatelny (§ 37 odst. 7).

Povinnostipři zřízení e-podatelny

Vydat vnitřní předpis upravující postupy dle vyhlášky č. 496/2004 Sb., bezpečnost informačního systému a ochranu dat před ztrátou, změnou a neoprávněným přístupem.

Vybavit zaměstnance oprávněné činit právní úkony kvalifikovanými certifikáty.

Zveřejnit informace o e-podatelně dle NV č. 495/2004 Sb.

Závěr

Zásady vedení spisové služby

1) Řádný příjem

2) Jednotná metodika evidence a oběhu

3) Vyřizování a podepisování oprávněnou osobou

4) Ukládání a pravidelní vyřazování