Speaking on the Telephone

Vocabulary

bad line mala seal

caller interlocutor

collect call cobro revertido

directory gua telefnica

directory enquiry informacin telefnica

switchboard operator telefonista

Verbs

to call/ring back volver a llamar

to cut off cortar

to dial marcar

to hang up colgar

to hold [on] esperar

to pick up descolgar

to put through pasar la llamada

to transfer call pasar / conectar la llamada

Useful Phrases Answering the telephoneGood morning/Good afternoon, Susan [your name] speaking. (Buenos das/Buenas tardes. Le habla Susan [su nombre].)

XY Company [Company name], this is Susan [your name] speaking, how can I help you? ([Nombre de empresa], mi nombre es [su nombre], cmo le puedo ayudar?)

Asking to speak with someone May I/Could I speak with Mrs. Swanson please. (Podra hablar con la Sra. Swanson, por favor?)

Id like to speak with Mrs. Swanson, please. (Me gustara hablar con la Sra. Swanson, por favor.)

Im trying to contact Mrs. Swanson. (Estoy intentando contactar con la Sra. Swanson.)

Asking for callers name May I get your name, please? (Podra darme su nombre, por favor?)

May I say whos calling? (Puedo decirle quin est llamando?)

With whom am I speaking? (Con quin hablo por favor?)

Whos calling, please? (Quin llama, por favor?)

Explaining the reason were calling Im calling to ask about (Llamo referente)

Im calling in regards to (Estoy llamando en cuanto a)

Im phoning to tell you about (Estoy llamando para explicarle)

Asking to wait Can you please hold a moment? (Puede esperar un momento, por favor?)

One moment, please. (Un momento, por favor.)

Hold the line, please. (Mantngase en lnea, por favor.)

Please hold. (Espere por favor.)

Transferring a callThank you for holding. (Gracias por esperar.)

Ill transfer you now. (Ahora le paso.)

Ill put you through now. (Ahora le paso.)

Ill connect you now. (Ahora le conecto.)

Im sorry, but he/she is not available right now. (Lo siento, pero no est disponible ahora.)

Im sorry, his/her line is busy. (Lo siento, pero su lnea est ocupada.)

He/she is in a meeting at the moment. (Est en una reunin en este momento.)

Could you call back later? (Podra volver a llamar ms tarde?)

When we dont understand or cant hear Im sorry, I dont understand. Could you repeat that, please? (Lo siento, no he entendido. Me lo podra repetir, por favor?)

Im sorry, I cant hear you very well. Could you speak up a little, please? (Lo siento, no le oigo bien. Podra hablar ms fuerte, por favor?)

Could you spell that, please? (Me lo podra deletrear, por favor?)

Messages Would you like to leave a message? (Quiere dejar un mensaje?)

May I leave a message, please? (Puedo dejar un mensaje por favor?)

Could you give him/her a message? (Puede darle un mensaje?)

Could you tell him/her that I called? (Podra decirle que he llamado?)

Could you ask him/her to call me back, please? (Podra pedirle que me llame, por favor?)

Whats your name, please? (Cmo se llama, por favor?)

Whats your number, please? (Cul es su nmero de telfono de contacto, por favor?)

When is a good time to call back? (Cundo es un buen momento para volver a llamar?)

Ending a callThank you very much for your help. (Gracias por su ayuda.)

Thanks for the information. (Gracias por la informacin.)

Thank you for calling/your call. (Gracias por su llamada.)

Good-bye/Bye. (Adis)

Take care. (Tenga cuidado.)

Have a nice day! (Que le vaya bien!/Que tenga un buen da!)

Dialogue Conversation 1 Receptionist:Good morning, XY Company, Susan speaking. How can I help you? Buenos das, Compaa XY, le habla Susan. Cmo puedo ayudarle?

Mr. Smith:Hello, my name is Mr. Smith and Im calling for the Purchasing Department please. Hola, mi nombre es Sr. Smith y llamo para hablar con el Departamento de Compras por favor.

Receptionist:Okay, which company do you represent? Vale, a qu empresa representa Ud.?

Mr. Smith:Smith Office Materials. Materiales de Oficina Smith.

Receptionist:I will transfer you now. Le transfiero ahora.

Mr. Smith:Thank you. Gracias.

Sarah:Purchasing Department, this is Sarah speaking. Departamento de Compras, le habla Sarah.

Mr. Smith:Hello Sarah. My name is Mr. Smith and I am calling from Smith Office Materials. You have ordered materials from us in the past. Buenos das, Sarah. Mi nombre es Sr. Smith y llamo de Materiales de Oficina Smith. Uds. han comprado materiales nuestros en el pasado.

Sarah:Yes, of course. Im familiar with the company. S, claro, les conozco.

Mr. Smith:We have just printed our new catalog of office materials and I would like to make an appointment to show it to you and tell you about some of our new products. Acabamos de editar un nuevo catlogo con nuestro material de oficina y quisiera programar una visita con Uds. para ensearselo y comentarles sobre algunos de nuestros nuevos productos.

Sarah:Okay, lets see. Can you come on September 15th at 9:00am? Bien, vamos a ver. Puede venir el 15 de septiembre a las 9:00 de la maana?

Mr. Smith:Yes, thatd be great. Ill see you on the 15th then. S, estara muy bien. Les veo el da 15 entonces.

Sarah:Okay, great. See you then. De acuerdo, muy bien. Hasta entonces.

Conversation 2Receptionist:Good morning, XY Company, Susan speaking. How can I help you? Buenos das, Compaa XY, le habla Susan. Cmo puedo ayudarle?

Mr. Jones:Hello, my name is Mr. Jones from Jones Computer Service and Im calling for Mr. Kendall please. Hola, me llamo Sr. Jones, de Servicios Informticos Jones y llamo para hablar con el Sr. Kendall por favor.

Receptionist:One moment, please. Un momento, por favor.

Receptionist:Im sorry. His line is busy right now. Would you like to leave a message? Lo siento. Su lnea est ocupada ahora mismo. Quiere dejar un mensaje?

Mr. Jones:Yes, please tell him that Mr. Jones called and to call me back when its convenient. S, por favor, digale que ha llamado el Sr. Jones y que me llame cuando le sea ms conveniente/posible.

Receptionist:Can I get your phone number, please? Puede decirme su nmero de telfono, por favor?

Mr. Jones:Yes, it is 888-564-7781. S, es 888-564-7781.

Receptionist:Okay, thank you. Ill give him the message. Muy bien, gracias. Le dar el mensaje.

Mr. Jones:Thank you. Good-bye. Gracias. Adis.

Receptionist:Have a nice day! Que tenga un buen da!

Speaking on the Telephone Saludos Cada llamada debe empezar con una forma de saludo: Hi, how've you been? (Hola qu tal?) o Nice to hear from you (Es agradable recibir sus noticias!). Aunque el propsito de la llamada sean los negocios, es de mala educacin hablar directamente del tema; es aconsejable empezar la conversacin hablando sobre cosas menos trascendentes. Ir al grano Pero siempre llega un momento en el que hay que ir al grano y dirigir la conversacin hacia el verdadero motivo de la llamada. Para ello puedes recurrir a: I'm just calling to... e introducir el tema. Por ejemplo: I'm just calling to see if you'd like to set up a meeting (slo llamaba para ver si Ud. quera que nos reuniramos). Si por el contrario, eres t quien quiere saber por qu esa persona te ha llamado, pregunta: So what can I do for you? (qu puedo hacer por Ud.? Interrumpir sin insultar Si sucede que la persona al otro lado de la lnea es muy habladora, puede que te resulte difcil get a word in edgewise, poder participar en la conversacin. Si alguien habla por los codos y quieres interrumpirle, hazlo de forma educada. En ingls puedes empezar diciendo: I would like to say something here, if I may (me gustara decir algo, si me permite) o Allow me to make a point (djeme que le diga algo). Tambin puedes optar por algo ms directo como: May I interrupt you for a second? (puedo interumpirle un momento?) Confirmar la accin Si haces planes por telfono, asegrate de confirmar los detalles importantes al final de la llamada. Empieza con frases como: Please let me confirm... o bien So, let me make sure I've got things straight... y vuelve a repetir la informacin tal y como t la has entendido. Conclusin A veces, la parte ms delicada de una conversacin telefnica es precisamente cmo terminarla. Es el momento de decir cosas como: good luck on that interview (buena suerte en la entrevista) o hope you feel better soon (espero que se mejore pronto) si es apropiado. Si quieres confirmar una cita: I'll see you on Friday, then (entonces hasta el viernes). Tambin puedes terminar diciendo que te ha gustado mucho poder hablar con l/ella. Hay otras formas ms sutiles de terminar una conversacin; si empiezas una frase con la palabra well, indicas que ests listo/a para acabar la conversacin: Well John, it's been a pleasure talking to you.

Llamadas telefnicas en el trabajo

Empezar una llamada telefnica - saludos"Good morning (afternoon, evening), British Airways. Can I help you?" "Good morning, British Airways. This is John speaking. How can I help you?"

Tomar una accinLa respuesta tpica despus del saludo puede ser:"My name is Jack Jones from London PC Services. Could you put me through to extension 321, please?" "My name is Jack Jones from London PC Services. I'd like to speak to Jean Langdon in Sales, please?" Tu contestas:"Certainly, Mr Jones. I'll just put you through." o,"Of course, Mr Jones. I'll just see if she's available. Please, hold the line." Si la persona que recibe la llamada tambin es de habla inglesa, al contestar el telfono t dices:"Mrs Langdon? I've got a Mr Jack Jones on the line for you from London PC Services. Will you take the call?" "Yes, please put him though." "Mr Jones? Thank you for holding. I'm just putting you through to Mrs Langdon." Si la persona que llama no dice su nombre, tu dices:"May I have your name, please?" Es protocolo conocido de emplear la palabra "caller" si desconoces el nombre:"Hello, caller. Could I have your name, please?" Puedes emplear los trminos muy formales, "madam" o "sir" si piensas que el perfil de la empresa corresponde:"Excuse me, sir. Could you tell me your name, please?" "Yes, it's Jack Jones." "Thank you." "And where are you calling from, Mr Jones?" "I'm calling from London PC Services in the UK." Si no entiendes algo que ha dicho, puedes decir:"Sorry, I didn't quite catch that. Could you say your name again, please?" Y si sigues sin entender:"I'm so sorry. The line is very bad this end. Could I ask you to repeat your name, please?" Muy til es de pedir que deletree un nombre anglo sajn de una fontica compleja:"Could I ask you to spell your surname for me, please?" Si la ortografa es imprescindible o para que sepas escribir una palabra incomprensible verbalmente, puedes utilizar el cdigo fontico reconocido en todos los pases anglo sajones y as evitas errores. "Yes. That's: J - O - N - E - S." "So that's: J Juliet, O Oscar, N November, E Echo, S Sierra. Is that correct?" "That's correct." Si Mrs Langdon no est disponible, tu comunicas a Mr Jones la razn que sea:"I'm afraid Mrs Langdon is unavailable at the moment..." "I'm afraid Mrs Langdon is in a meeting until 2 o'clock..." "I'm afraid Mrs Langdon isn't in the office this morning..." "I'm sorry but Mrs Langdon is away on business until Thursday..." Y luego la accin que propones:"Could I ask you to call back later?" "Would you like to leave a message? I'll make sure she gets it as soon as she comes in""Would you like to leave a message? I'll forward it to her by email straight away?" "Would you like her mobile phone number?" (Am. Eng. "cellphone number")"Is there anyone else you would like to speak to?" "If you'd like to give me your number, I'll ask her to call you back."

Decir el nmero de telfonoEn los pases de habla inglesa, los nmeros telefnicos se suelen decir uno a uno o utilizando la palabra "double":"Yes, thank you. My number is: seven, six, eight, double seven, one, two, double two" (768 77 12 22)"The country code for the UK is double four. The area code is 0, three, five, nine." (Am. Eng. 0 se dice: zero)Terminar la llamada telefnicaCuando la persona que llama no la puedas pasar y cuando ya tenga la informacin que necesite, puedes emplear una frase para indicar de una manera corts que la llamada ha terminado:"Is there anything else I can help you with, Mr Jones?" "No, that's all, thank you. Thank you very much, you've been very helpful." "Thank you for calling, Mr Jones. Good bye." "Thank you for calling British Airways. Have a nice day!"

Notas*Una persona que se identifica por telfono puede decir: "My name is...", "This is...", "It's...", pero nunca: "I'm...". **(Nota: Br. Eng. "speak to", Am. Eng. "speak with".) ***Si la persona que llama es mujer y no se presenta como "Mrs" ni "Miss", ej. "It's Mary Smith here", emplea el tratamiento Ms (siendo una alternativa neutra de Miss y Mrs):"Yes, Ms Smith. I'll just put you through." En otros casos emplea el tratamiento dado."Yes, Miss Smith. I'll just put you through." "Yes, Mrs Smith. I'll just put you through."

Alfabeto internacional fontico para deletrear en inglsA ALPHAH HOTELO OSCARU UNIFORM

B BETAI INDIAP PAPAV VICTOR

C CHARLIEJ JULIETQ QUEBECW WHISKY

D DELTAK KILOR ROMEOX X-RAY

E ECHOL LIMAS SIERRAY YANKEE

F FOXTROTM MIKET TANGOZ ZULU

G GOLFN NOVEMBER