Sourcing Intake Form 

Updated 03.10.2015                            Questions?  Contact us at purchasing@nova.edu or by calling 954‐262‐8841 

The purpose of this form is to compile clearly defined specifications and needs for new products or services.  The information received on this form will be used by  the Office of Procurement Management  (OPM)  to  release  formal  invitations  to vendors  to submit competitive bids.   The duration of  the sourcing process is determined by the accuracy and completeness of the information received, the complexity of the purchase, and the need by/project completion date.   

Purchases for sole source items do not require the completion of the RFQ Intake Form.  For sole source purchases, use the Sole/Single Source Form located at:  http://nova.edu/procurement/forms/solesource.pdf. 

Part I.  Primary Point of Contact 

Department Name  Contact Name  Email Address  Phone Number 

Part II.  Budget and Timeline 

Sourcing Event Title  Need By Date  Projected Budget  Index Number 

Part III.  General Information 

1. What type of order are youplacing? 

Products ONLY   Services ONLY  Products AND Services 

2. Will a pre‐bid meeting be required? Yes           No 3. Will a pre‐bid site survey be 

required? Yes           No 

4. Is this a facilities‐related request? Yes           No 5. Will the vendor come on campus

to fulfill this request? Yes           No 

6. Is this a technology‐relatedrequest? 

Yes           No 7. Will vendor access NSU’s data or 

systems? Yes           No 

8. Are participants required to have any specific certificates/licenses inorder to participate in the bid? 

Yes           No  9. If yes to question 6, please specify

10. Is this request associated with a sponsored award managed by the Office of Sponsored Programs? 

Yes           No 11. If yes to question 10, provide the 

sponsoring agency name 

Part IV.  Post‐Purchase Support and Training 

1. Is training required for thisrequest? 

Yes           No 2. If yes to question 8, for how many 

users? 

3. If yes to question 8, in whatformat? 

Online  In Person  Other 

4. Does this request requireadditional support? 

Manufacturer Warranty Extension  24/7 Toll Free Support 24‐hour equipment replacement plan 

Dedicated support engineer  Other  NA 

Part V.  Location Constraints/Requirements 

1. Is onsite work limited to after hours or weekends? 

Yes           No 2. Are there any anticipated

hazardous operations? Yes           No 

3. Are there access limitations for the vendor (off limits areas)? 

Yes           No 

4. Will the location be occupied while the vendor is fulfilling the purchase? 

Yes           No 

Part VI.  Bid Participants List (See “Supplementary Data Sheet” if additional fields are required) 

Organization Name  Contact Name  Email Address  Phone Number 

Sourcing Intake Form 

Updated 03.10.2015                            Questions?  Contact us at purchasing@nova.edu or by calling 954‐262‐8841 

Part VII.  Product Details  (Complete this section if you selected Products ONLY or Products AND Services in Part III above.) 

#  Item Description Manufacturer 

Name Part #  QTY 

Estimated Cost/Budget 

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Part VIII.  Service Details  (Complete this section if you selected Services ONLY or Products AND Services in Part III above.) 

#  Service Requested, Minimum Requirements, Scope of Work 

Unit of Measure/ Frequency 

(Hours, Monthly, etc.) 

Estimated Cost/Budget 

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Sourcing Intake Form 

Updated 03.10.2015                            Questions?  Contact us at purchasing@nova.edu or by calling 954‐262‐8841 

Part IX.  Additional Questions for Bid Participants  (Use this section to specify any additional questions or clarifications from bid participants) 

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

STANDARD TEMPLATE INFORMATION The following information is covered under the standard sourcing templates; General Introduction – The Office of Procurement Management will provide a brief introduction to the bid participants regarding the purpose of the sourcing event using the information provided on this form; Schedule of Events – A schedule of events will be provided which includes dates for conference calls, site visits (if applicable), Q&A periods, and bid due dates; Minority Business Classifications – Questions regarding the supplier diversity status of the bid participants, including requests for certifications; and Standard Terms and Conditions – Standard terms and conditions general include a debarment, suspension, and criminal proceeding clause, background check requirements, tobacco and smoke free campus information; a indemnification clause; governing law, jurisdiction and venue requirements; a confidentiality clause, an agreement assignment, a cancellation or withdrawal clause, and insurance and accident requirements. 

COMPLETING AND SUBMITTING THE FORM Complete all applicable sections in the Sourcing Intake Form.  The spaces provided will be sufficient for most sourcing requests.  However, to facilitate the need for additional spaces for proposed participants, product details, service details, and/or additional questions for bid participants, a supplementary data sheet has been created.  Click the link below, double click the excel attachment to download the file, and submit along with the intake form once completed.  For assistance completing the form, contact us at purchasing@nova.edu or by calling 954‐262‐8841.   

When complete, you may submit your form via email at purchasing@nova.edu or by attaching the form to your Ariba Purchase Requisition.  A dedicated team of procurement staff members will be assigned to facilitate, monitor, and communicate the status of this sourcing event with the designated primary contact list in form Part I.