Valmistelutilanne Uudellamaalla

Mikko Rotonen, ICT-hankejohtaja, Uudenmaan liitto

Helena Ylisipola, ICT-hankejohtaja, Uudenmaan liitto

7.9.2017

Esityksen sisältö

1. Hankeorganisaatio

2. ICT-hankkeen rekrytoinnin tilanne

3. ICT-toimittajien tilanne

4. ICT-hankkeen sisäiset toimintatavat

5. Syksyn aikataulut ja päätekemiset: ICT-hanke

6. ICT-valmistelun yhteys ydinhankkeeseen (rakenne ja toimintatavat)

Muutosjohtaja

Markus Sovala

ICT-tukipalvelut pr.johtaja Pekka Lampinen

Projektipäälliköt

TORI-järjestelmät pr.johtajat Timo Hakala, Into Laine

Projektipäälliköt

TOSI-järjestelmät pr.johtajat Arja Rantanen, Johannes Salminen, Ilkka Nenonen

Projektipäälliköt

ICT-Tekniikka pr.johtaja Janne Romo

Projektipäälliköt

Ohjausryhmä

Hankejohtajat

Mikko Rotonen ja Helena Ylisipola

Johtoryhmä

- Hankejohtajat

- Projektijohtajat

ICT-talous-kontrolleri

ProjektiassistenttiICT-arkkitehdit

Tietoturvapäälliköt ICT-lakimies

1. ICT-hankkeenorganisaatio(1/4)

1

2

3

4

1. ICT-hankkeen organisaatio (2/4)

1. Hankkeen ohjausryhmä▪ Maakuntajohtajan päätöksellä 18.8.2017 asetettu ICT- suunnitteluvaiheen

(1.9.2017 – 31.12.2017) työryhmä on hankkeen ohjausryhmä.

▪ Kokoukset noin kerran kuukaudessa ja 2 – 3 kokousta syksyn aikana siten, että osallistujina kaikkien Uudellamaalla uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden edustajat, ensimmäinen kokous 25.9.2017

▪ Kokousmateriaali julkaistaan Uudenmaanliiton sivuilla

2. Hankkeen johtoryhmä▪ Hankkeen johtoryhmän muodostavat hankejohtajat (Mikko ja Helena, pj

vuorotellen), projektijohtajat (Pekka Lampinen/tukipalvelut, Janne Romo/tekniikka, Ilkka Nenonen+Arja Rantanen+Johannes Salminen/TOSI, Into Laine+TimoHakala/TORI), ICT-talouskontrolleri, lakimies ja projektiassistentti, siht.)

▪ Kokoukset kerran viikossa keskiviikkoisin, ensimmäinen kokous 14.9.2017▪ Kokousmateriaali julkaistaan sharepointissa, (asialista min 2 päivää ennen

kokousta, muistio heti kokouksen jälkeen), johon pääsy hankkeen työntekijöillä

1. ICT-hankkeen organisaatio (3/4)

3. Hankkeen laajennettu johtoryhmä▪ Hankkeen laajennetun johtoryhmän muodostavat em. johtoryhmä ja

lisäksi erityisasiantuntijat: arkkitehdit (Annamari Raatikainen, Juha Muinonen, Jari Luotola, Heikki Kähkönen, Marko Kukkonen, Hannu Vilpponen) sekä tietoturvapäälliköt (Jouni Karvo ja Heikki Kähkönen)

▪ Kokoukset kerran kuussa (tarvittaessa useammin), ensimmäinen kokous 15.9.2017

▪ Kokousmateriaali julkaistaan sharepointissa, (asialista min 2 päivää ennen kokousta, muistio heti kokouksen jälkeen), johon pääsy hankkeen työntekijöillä

1. ICT-hankkeen organisaatio (4/4)

4. Projektikohtainen organisointi▪ Kunkin projektin johtaja organisoi oman projektinsa alaprojekteihin,

joita vetävät projektipäälliköt

▪ Kullakin projektilla on projektijohtajan johdolla työkokoukset

▪ Työkokousten dokumentaatio on sharepointissa sellaisessa paikassa, johon kaikilla hankkeen työntekijöillä on pääsy. Mikäli tarpeen suljetaan joitain kansioita suppeammalle ryhmälle, esim. tietoturva- tms. syistä, jotka syyt on erikseen perusteltu

▪ Projektien jakautuminen alaprojekteihin sovitaan 15.9. laajennetussa johtoryhmässä ja esitellään hyväksyttäväksi ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa osana koko organisoinnin esittelyä.

2. ICT-hankkeen rekrytoinnin tilanne Rekrytoinnin tilanne

➢ Rekrytointi-ilmoitukset heinäkuussa 2017 ja haku päättyi 2.8.2017

➢ Haettiin 20-40-60-80-100% työpanokselle eri tehtäviin projektijohtajia, projektipäälliköitä, kokonaisarkkitehtejä, tietoturvapäälliköitä ja muita asiantuntijoita, yhteensä 105 tehtävää

➢ Projektijohtajat ja erityisasiantuntijat on valittu maakuntajohtajan 18.8.2017 hyväksynnän perusteella.

➢ Projektijohtajat valmistelevat esitykset 12.9.2017 puoleen päivään mennessä projektipäälliköistä ja projektiensa työntekijöistä. Esittely maakuntajohtajalle 12.9. klo 15.00.

Haasteet

➢ Alueellista edustavuutta ei saatu, hakijoita ei ollut pyydetty tarjous tulevan maakunnan alueella toimivilta ict-inhouse yrityksiltä (esim. Kuntien Tiera) tarvittavan asiantuntemuksen hankkimiseksi erityisesti teknisiin tehtäviin

➢ Joihinkin tarvittaviin tehtäviin ei tullut hakijoita (esim. tietoliikenne) määrätään osana omaa työtä tehtäväksi maakunnan tehtäviä, ei järjestetä välttämättä uutta hakua

➢ Kaikilla foorumeilla on viestittävä näiden tehtävien tärkeyttä huomioiden kuitenkin ydintoiminnan tarvitsemat jatkuvat ict-palvelut ja Apotti-hankkeen käyttöönoton tarvitsemat resurssit

3. ICT-toimittajien tilanne

➢ Keskustelut osaavien resurssien saatavuuden turvaamiseksi ICT-hankkeeseen on käynnistetty keskeisten eri ICT-toimittajien kanssajo kesäkuussa

➢Dialogi jatkuu koko ajan

➢Palaute on ollut sen suuntaista, että➢ resurssien toimituskyvystä ollaan huolissaan

➢ kokemukseen perustuen eri yhteyksissä esillä on epärealistisia tavoiteaikatauluja

➢ toteutukseen tarvitaan ulkomaisia resursseja, joten hankkeiden tietyt osuudetdokumentoidaan suoraan englanniksi

4. ICT-hankkeen sisäiset toimintatavat

• Dokumentointi

• Nopea tiedonkulku sekä vertikaalisti että horisontaalisti koko hankkeessa

• Realistinen riskien tarkastelu ja niille konkreettisten vastatoimien etsintä

• Nopea puuttuminen ongelmiin / potentiaalisiin ongelmiin

• Tiivis yhteydenpito ”normihankkeeseen”

• Motto: ”ICT mahdollistaa maakunnan rakentamisen ja palvelujen tuottamisen”

• Työskentelyote: yhteistyö – yhdessä saadaan enemmän aikaan; asiantuntijuus lisääntyy tiedon jakamisesta; avoin kommunikaatio ja ratkaisuhakuisuus.

5. Syksyn aikataulut ja päätekemiset: ICT-hanke (1/2)

Mitä syksyn aikana on saatava aikaan?Hankesuunnitelman (21.6.2017) mukaan projektin tulokset ovat

1. Kokonaisarkkitehtuurin kuvaus JHS 179 ohjeistukseen pohjautuen2. Toimialariippumattomien järjestelmien toteutussuunnitelma siten, että

täytäntöönpano voidaan käynnistää heti kun vuoden 2018 rahoitus on varmistettu3. Toimialasidonnaisten järjestelmien toteutussuunnitelma siten, että täytäntöönpano

voidaan käynnistää heti kun vuoden 2018 rahoitus on varmistettu4. ICT-teknisten toimintojen toteutussuunnitelma siten, että täytäntöönpano koko

maakunnan laajuudessa voidaan käynnistää heti kun vuoden 2018 rahoitus on varmistettu

5. ICT-käyttäjätuen toimintojen toteutussuunnitelma siten, että täytäntöönpano voidaan käynnistää heti kun vuoden 2018 rahoitus on varmistettu

6. Pidemmän tähtäimen, vuodesta 2022 eteenpäin, tavoitetilan kuvaus7. Loppuraportti

5. Syksyn aikataulut ja päätekemiset: ICT-hanke (2/2)

6. ICT-valmistelun yhteys ydinhankkeeseen (rakenne ja toimintatavat)

• Haasteita ja ratkaistavia asioita:

1. Miten luodaan toimiva yhteistyö hankejohtajin kanssa (erityisesti SOTE) ja jatkossa myös maakunnan muiden tehtäväalojen johdon kanssa.

2. Miten varmistetaan maakunnan tehtävänä olevien muiden kuin sote-palvelujen ja henkilöstön ja hallinnon ICT-tarpeiden toteutus?

3. ICT-toimittajahallinta – Ketkä ja kuinka paljon käytetään aikaa, koska Uudenmaan ict-tiekartta on erilainen kuin muilla maakunnilla

4. Kuinka varmistetaan oikean ja ajantasaisen tiedon saanti perustettujen ICT-yritysten ja Hetlin suunnitelmista?