sosialisasi dan penggunaan aplikasi sistem informasi sumber … · 2020. 6. 26. · ruang meranti,...
TRANSCRIPT
Ruang Meranti, Swiss Belresidence Hotel
Kalibata
Senin, 14 Mei 2018
Sosialisasi dan Penggunaan Aplikasi
Sistem Informasi Sumber Daya
Terintegrasi (SISTER)
untuk Dosen
di lingkungan Kopertis Wil. III
oleh: Hendri Irawan, S.Kom., M.T.I.
Agenda
Sosialisasi SISTER
Demo
Tanya Jawab
Surat Edaran Ditjen SDID
No.649/D1 2018 (23/02/2018)
Tentang Implementasi SISTER pada
Program PAK, Serdos dan BKD
Latar Belakang
Kebutuhan Data
Perencanaan Eksekusi MonevData
Proses di Ditjen Sumber Daya Iptek dan Dikti
PD
Dikti
Sistem
Layanan
Detil data tidak tersuplai PD Dikti
Sistem layanan dibutuhkan untuk:
1. Suplai dan pemutakhiran detil data
2. Peningkatan layanan kementerian.
Permasalahan Proses Bisnis
• Dosen dihadapkan pada banyak alamataplikasi
• Beban kerja berlebih untuk memasukkandata yang sama lebih dari sekali
• Ketidakjelasan pembagian tanggungjawabpengisian data antara dosen dan institusi
• Kelambatan di simpul-simpul proses verifikasi
• Perbedaan data antara aplikasi denganPangkalan Data Dikti
Permasalahan Teknis
• Database masing-masing aplikasi terpisahyang tidak dapat saling memanfaatkan
• Banyak intervensi manual pada prosessistem
• Rancangan terpusat yang memicu kebutuhaninfrastruktur yang luar biasa di sisi server
• Adanya PT yang mempunyai sistem BKD & PAK sendiri menginginkan transfer data secara langsung
Masalah dan tujuan SISTER
• Dosen memiliki informasi terkait Tridharma
yang sering sekali tercecer
• Ditubuthkan aplikasi yang memudahkan
pendokumentasian tridharma dan aktivitas
dosen
• One-stop-service yang melayani seluruh
rangkaian portofolio, pemutakhiran data dosen,
dan proses-proses terkait karir dosen
• Diisi oleh Dosen, Divalidasi oleh kepegawaian
PT, Pimpinan PT, Kopertis, Kementerian
Kebutuhan Peluang Perbaikan
Reduksi beban kerja Penyatuan pengisian data, data yang sudah diisikan tidakdiisikan lagi di sistem manapun
Aktivitas atau produk bersama beberapa dosen cukupdiisikan sekali
Aktivitas pengajaran diekstrak dari PD Dikti, tidak perlumengisi ataupun memilih
Peningkatan kualitas data Penataan ulang tanggungjawab pengisian data danvalidasinya
Melibatkan dosen dalam memeriksa data dari institusinyadan sebaliknya
Validasi berlapis yang tetap terbuka meski prosesassessment / penilaian sudah dinyatakan selesai
Peningkatan kualitaslayanan
Penyatuan jalan masuk ke sistem
Penyatuan pengaturan hak akses ke sistem
Dashboard untuk memantau kinerja proses layanan
Sistem terdistribusi untuk mendapatkan respons lebih cepat
Rancangan Sister
Ruang Lingkup
Sistem Sumber Daya Terintegrasi
Portal DosenPortal Tendik(Fungsional)
Portal Tendik(Administratif)
Portal Infrastruktur
Portal Periset& Perekayasa
Portal SumberDaya Lain
Sistem Sumber Daya Terintegrasi
DB SDID
DB Lokal
Integrasi
EksistingBKD
Serdos
PAK
PD Dikti
Penelitian
Pengajaran
Pengabdian
Pendukung
Publikasi
Pengajaran
Pengabdian
Pendukung
Riwayat Pangkat
Riwayat Pendidikan
Pengabdian
Pendukung
Sertifikasi
DB Lokal
DB Lokal
DB Lokal
Portofolio
Beasiswa & Diklat
Pendekatan Portofolio
• Merupakan penyatuan pengisian data
• Data exchange portofolio diwadahiPangkalan Data Dikti agar dapatdimanfaatkan lintas unit utama
• Dosen-dosen yang tergabung dalam satuaktivitas atau satu publikasi, tidak perlumengisikan aktivitas / publikasi tersebutmasing-masing. Cukup salah satu orang saja
• Assessment / penilaian cukup dilakukansekali, tidak perlu mengulangi untuk orangkedua, ketiga, dst.
Konsep Portal Dosen
Basis Portofolio
(Satu basis untuksemua keperluan)
Aplikasi(dibangun di
atas portofolio)
Data Pribadi
Satu portal untuk berbagaiproses layanan
Profil Dosen
Data pribadi
Pendidikan Formal
Diklat
Tes
Sertifikasi
Kepangkatan
Inpassing
Jabatan Struktural
Jabatan Fungsional
Tugas Tambahan
Tunjangan Kesejahteraan
Beasiswa
ProfilDosen
Aktivitas Tridharma
Pengajaran
Bahan Ajar
Membimbing Dosen
Detasering
Membimbing Mahasiswa
Penelitian
Visiting Scientist
Publikasi
Pembicara
Pengabdian
Kepanitiaan Penghargaan
Menguji Mahasiswa
Anggota Org. Profesi
Pengelola Jurnal
Aktivitas Tridhar
ma
Fungsi Sister Versi 1 (Portal Dosen)
Portofolio
Penilaian AngkaKredit
SertifikasiDosen
Beban KerjaDosen
Dashboard (Perencanaan dan Layanan)
Isian bagi dosen
Pangkalan Data Dikti
Layanan bagi dosen
Layanan bagiKementerian, Kopertis dan PT
Sister Versi 1
Arsitektur Data
SDT
db
Litabmas
db
Akreditasi
db
Kelembagaan
db
Pusdatin
PD Dikti
Feederdapodik
Feeder
PD DiktiFeeder
PD Dikti
Model integrasiyang belum pernah berhasil
Data Referensi
Data Transaksi
Data Pokok
PD Diktisebagai
backbone
Bus data pendidikan
Pelaporan& Statistik
Data mart & web svc
Informasi publik
Antar instansi /Antar kementerian
Fitur Penting Sistem SDT
Terintegrasi Penggunaan data bersama melalui PD DiktiSatu pintu untuk proses PAK, Serdos danBKDPenilaian / assessment lintas perguruantinggi
Terdistribusi Membagi beban kerja server agar responsif
Validasi Menggalang partisipasi para pemangkukepentingan untuk peningkatan kualitasdata
Pengamanan Data Otentik
Mencegah intervensi data dari luar aplikasi
Front end PT/Kopertis
Arsitektur Sistem
PD Dikti
Back end SDT(Ditjen)
Front end PT/Kopertis
Front end PT/Kopertis
o o o
Sinkronisasi
SinkronisasiSinkronisasi
Strukturbasisdatasimetris
DataPortofolio
Data Portofolio
Data Portofolio
Data ProsesBisnis
Data ProsesBisnis
instalasi terdistribusiuntuk membagi beban
Aliran Data
Pangkalan Data Dikti
FeederPD Dikti
SDTFront end
Litabmas
ForlapLayanan NIDN,
NUPN, NIDK
Pengajaran
Dosen
PTProdi
Penelitian,Pengabdian pada Masyarakat
Pendukung
SDTBack end
Asesor, Penilai
ManajemenAkses
Pengguna, Hak akses
Pemetaan Sumber Daya
PAK, Serdos BKD
Konfigurasi Sister
PD Dikti
Server BasisdataSister
Server AplikasiSister
ServerSister di PT “C”
ServerSister di PT “B”
Internet
ServerSister di PT “A”
Kemristekdikti
Perguruan Tinggi
Manfaat
Dosen
Kepastian
Kemudahan
Transparansi
PT
Data terorganisir
Tidak perlumembangun
aplikasi sendiri
Lebih bisadikelola
DitjenSDID
Data untukperencanaan
terpenuhi
Kapasitasmanajemenmeningkat
Pemetaan kompetensi SDM
lebih tajam
Tersediaindikator mutu
yang lebih akurat
Pusdatin
Tersedia data berbasis
aktivitas lengkap
Kualitas data PD Dikti meningkat
Pemutakhirandata sumberdaya terjamin
OPERASIONALISASI PORTAL DOSEN
Strategi ImplementasiUntuk Proses Layanan
PAK
Serdos
BKD
Paralel run,Separasi berdasar tanggal ajuan
Cut over,Separasi berdasar kesiapan PT
Cut over,Separasi berdasar kesiapan PT
t
AA dan Lektor di-enforce untuk cut-off (bukan paralel run)
PENGEMBANGAN SELANJUTNYA
Operasionalisasi PAK
• Operasional secara Paralel dengan sistem lama sampai seluruh ajuan bisa masuk melalui aplikasi SISTER.
• Untuk PT yang sudah mengikuti sosialisasi bisa di enforce segera menggunakan aplikasi SISTER untuk ajuan PAK nya.
• Pendampingan tim sampai aplikasi bisa berjaan dengan baik dan sesuai.
Operasionalisasi SERDOS
• Data sumber D1 berasal dari PDDIKTI
• Mekanisme usulan D1 menjadi data D3-D5 serta perubahan data dosen eligible bisa melalui aplikasi SISTER.
• Cut-off aplikasi lama, sepenuhnya berjalan melalui SISTER.
• Pendampingan tim sampai aplikasi bisa berjaan dengan baik dan sesuai.
• Sosialisasi lebih lanjut secara bersama
Operasionalisasi BKD
• Aplikasi BKD terintegrasi SISTER dalam
proses pengembangan tim.
• Tim pengembang aplikasi akan
berkonsultasi dengan Tim BKD Ditjen
SDID
• Target Maret 2018 sudah mulai di ujicoba.
Demo SISTER
Implementasi di Univ. Budi Luhur
http://sister.budiluhur.ac.id/
2. Jika belum memiliki
username/pasword
registrasi telebih dahulu
Klik Daftar di sini
1. Masukkan URL
alamat aplikasi sister
pada perguruan tinggi
Registrasi NIDN dan Email
Masukkan NIDN dan Email.
Email diharapkan berdomain lembaga
Kemudian klik Register
Jika registrasi berhasil
Sistem akan secara
otomatis mengirimkan link (tautan)
Lakukan aktivasi dengan cara
mengklik link (tautan) yang ada
pada email
Aktifkan akun dengan
mengisi password
Masukkan password dan
konfirmasi password (sama)
Kemudian klik Aktifkan
Akun anda siap untuk digunakan
Buka lama sistem sister pada
masing-masing PT
Masukkan email dan password
sesuai registrasi awal
Lalu klik Login
Halaman awal setelah login
(Dashboard)
Modul didalam Sister
Modul didalam Sister (lanjut.)
• Dosen dapat melakukan penambahan
aktivitas/kegiatan penelitian, pengabdian
kepada masyarakat, dan aktivitas
pendukung melalui laman portofolio dosen
• Sedangkan seluruh kegiatan pengajaran
diisi melalui feeder PD-Dikti
• Data portofolio dosen yang sudah valid
kemudian disinkronisasi dengan data PD-
Dikti
• Sebagian data profil dan aktivitas dosen
sudah terdapat di PD-Dikti
• Keberadaan SISTER, data profil dan
aktivitas tridarma dosen dapat dilihat,
diperiksa, dan diajukan perubahan/
penambahannya langsung oleh dosen
yang bersangkutan melalui laman
portofolio dosen
• Apabila terdapat kesalahan pada data-data yang
terdapat dalam portofolio, dosen dapat mengusulkan
Perubahan Data Dosen (PDD) melalui SISTER.
• Usulan tersebut kemudian divalidasi terlebih dahulu oleh
Bagian Kepegawaian Perguruan Tinggi.
• Untuk dosen PTS, data yang terlah divalidasi oleh
Bagian Kepegawaian PT akan divalidasi kembali oleh
Kopertis untuk kemudian diusulkan ke Kementerian.
• Sedangkan usulan perubahan data dosen PTN yang
telah divalidasi oleh Bagian Kepegawaian PT dapat
langsung diusulkan ke Kementerian. Data-data yang
telah divalidasi oleh Kementerian akan
mengupdate/memutakhirkan data di PD-Dikti
Data Pribadi
Rigid data
• Data-data yang harus divalidasi oleh Kementerian melalui Ditjen. SDID agar dapat memutakhirkan data di PD-Dikti
Open data
• Dapat langsung memutakhirkan data di PD-Dikti apabila sudah divalidasi oleh PTN/Kopertis (tanpa validasi Kementerian)
Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidaksesuaian
dengan kenyataan, PTN/Kopertis dapat menerima sanksi
Rigid vs Open
data
Secara Umum
Memilih menu data yang
akan dimukhtahirkanMemeriksa data
Mengajukan
Perubahan DataMengajukan
Penambahan Data
Mengajukan
Penghapusan Data
Mengunggah dokumen
pendukung
Memantau status ajuan Melihat status ajuan
Profil – Data Pribadi Klik tombol untuk
Ajukan Perubahan
1. Pilih Menu Data
kemudian Klik
2. Periksa Data
3b. Tambah Data3a. Ubah/Hapus
Isi semua data sesuai dengan kondisi
Isi semua data (lanjut.)
Upload Dokumen
Upload dokumen pendukung,
keterangan dan pilih jenisnya.
Jika ada, dapat diberikan
tautannya (link url)Tambahkan dokumen lain
multiple document
Kolaborasi Dosen dan Mahasiswa
Tambahkan Data Dosen.
Cukup dientry sekali, jika sudah disetujui
maka akan muncul di laman sister
dosen kolaboratornya.
Baik PT sendiri atau dosen PT LainMasukkan jika melibatkan mahasiswa
Jika sudah disimpan, data entrian
dapat dilihat di menu utama data
Kesimpulan
• Update data dosen (profil dan portofolio)
dikembalikan kepada kesadaran masing-
masing Dosen
• Dibutuhkan bagian kepegawaian PT (SDM)
khusus sebagai validator data yang dientri
Dosen. Dibutuhkan kepastian waktu.
• Dibutuhkan penunjukan khusus orang/tim
teknis sister yang konsern terhadap update
aplikasi, dan mengatasi permasalah yang
mungkin akan muncul
Sumber
• Slide paparan dari tim SDID Ditjen Dikti
• Group telegram admin sister
http://s.id/telegramadminsister